Manuale utente

P-Time 1.0.1

Sommario
Installazione

Installiamo P-Time ..................................................................................................................1

Entrare in P-Time

Login .......................................................................................................................................2

Configurazione Anagrafica Azienda

Configurazione dati aziendali globali.......................................................................................4

Configurazione Anagrafica Dipendenti

Impostazione del profilo personale ..........................................................................................7

Arrotondamenti

12

Configurazione degli arrotondamenti.....................................................................................12

Gestione della pausa pranzo

14

Gestisci pausa pranzo.............................................................................................................14

Timbrature rosse

15

Come evidenziare ritardi ed anticipi.......................................................................................15

Gestione dellorario rigido

17

Impostazione dellorario rigido ..............................................................................................17

Configurazione delle Voci

19

Personalizzazione delle Voci .................................................................................................19

Configurazione delle festivit

21

Festivit .................................................................................................................................21

Barra degli strumenti di P-Time

23

Strumenti principali ...............................................................................................................23

Tasti di scelta rapida

26

Tasti funzione per lavorare con P-Time .................................................................................26

P-Time 1.0.0 Manuale utente

Sommario iii

Elaborazione del cartellino mensile

27

Come si lancia lelaborazione del cartellino mensile..............................................................27

Chiusura del monte ore giornaliero ........................................................................................31
Bloccare una giornata ............................................................................................................32
Cancellazione timbrature .......................................................................................................33
Modifica manuale delle timbrature ........................................................................................33
Aggiunta dei giustificativi di assenza .....................................................................................35

Stampe

37

Stampare i reports ..................................................................................................................37

Stampa anagrafica dipendenti ................................................................................................38
Stampa del cartellino mensile ................................................................................................41
Stampa del libro presenze ......................................................................................................42
Stampa dei totali del periodo..................................................................................................43

Export file paghe

44

Generazione del file paghe.....................................................................................................44

Password di accesso

46

Modificare user name e password ..........................................................................................46

Totalizzatori

48

Visualizzazione dei totalizzatori ............................................................................................48

P-Com

49

Avvio di P-Com.....................................................................................................................49

Indice

iv Sommario

53

P-Time 1.0.0 Manuale utente

Installazione

Installiamo P-Time
PTime un software rilevazione presenze per ambiente Windows 98 2000 Me
NT, XP
Prima di iniziare la procedura di installazione chiudere tutte le applicazioni.
Inserire il cd-rom nellapposito drive del personal computer; entro pochi secondi il
programma inizia automaticamente la procedura di installazione. Seguire le
indicazioni a video fino alla conclusione dellinstallazione.
Se la procedura di installazione non dovesse partire in automatico baster utilizzare il
comando esegui e digitare:
X:\ SETUP.EXE
Sostituire la X con la lettera assegnata al lettore CD rom.

P-Time 1.0.1 Manuale utente

Installazione 1

Entrare in P-Time

Login
Dal menu Avvio selezionare, Programmi, Planet, P-Time
Allavvio del programma appare la seguente schermata di Login:

Per accedere al programma necessario digitare (con caratteri minuscoli):

Utente:

super

Password: super
Esistono due livelli di accesso:
con super / super si accede al programma con la possibilit di eseguire tutte le
funzioni, anche quella di modificare le password;
con user / user si accede al programma in modalit read-only (sola
visualizzazione).

2 Entrare in P-Time

P-Time 1.0.1 Manuale utente

Di default P-Time cercher nella cartella principale di programma il cui percorso

C:\programmi\planet\P-Time la presenza del file1.txt che contiene le timbrature
scaricate dallorologio.
Se il file1.txt presente, verr automaticamente importato in P-Time e cancellato.
Se il file1.txt non presente, apparir il seguente messaggio:

Possono essere due i motivi per cui il file1.txt non trovato:

Non si sono ancora scaricate le timbrature dallorologio oppure P-Time gi stato
aperto in precedenza e quindi il file1.txt gi stato importato e poi eliminato).

P-Time 1.0.1 Manuale utente

Entrare in P-Time 3

Configurazione Anagrafica
Azienda

Configurazione dati aziendali globali

La schermata principale di P-Time appare come segue:

Dal menu principale di P-Time selezionare Anagrafiche, Azienda

4 Configurazione Anagrafica Azienda

P-Time 1.0.1 Manuale utente

Appare la seguente finestra i cui campi dovranno essere compilati con i dati della
propria azienda.

Il contenuto del campo RAGIONE SOCIALE verr riportato come intestazione su

tutte le stampe.
Il campo CONSIDERARE NULLE LE ORE LAVORATE PRIMA DELLE:
serve per escludere dal conteggio delle ore lavorate quelle antecedenti allorario
fissato nel campo. Se ad esempio inseriamo il valore 08:00 ed un dipendente effettua
le seguenti timbrature:
07:24 (entra)

12:00 (esce)

14:00 (entra)

18:00 (esce)

il risultato del calcolo di giornata sar: ore ordinarie 08:00 e nessuno straordinario.
Senza linserimento del parametro 08:00 nel suddetto campo, il risultato del calcolo
di giornata sarebbe: ore ordinarie 08:00 ore straordinarie 00:36.
Il campo PAUSA PRANZO serve per gestire in forma automatica il tempo minimo
da assegnare alla pausa pranzo indipendentemente dalle timbrature effettuate dai
singoli dipendenti.
Se si inserisce la pausa pranzo dalle 12:00 alle 14:00 ed un dipendente effettua
le seguenti timbrature:

08:00 (entra)

12:45 (esce)13:15 (entra)

18:00 (esce)

il risultato del calcolo di giornata sar: ore ordinarie 08:00 ore

straordinarie 00:00
senza linserimento del parametro su PAUSA PRANZO il risultato del calcolo di
giornata sar: ore ordinarie 08:00 ore straordinarie 01:30.

P-Time 1.0.1 Manuale utente

Configurazione Anagrafica Azienda 5

(si noti che nella configurazione del profilo personale di ogni singolo dipendente
possibile scegliere se gestire o meno la pausa pranzo in modo automatico).
La pausa pranzo viene gestita di default in presenza di 4 o pi timbrature giornaliere;
se ci sono solo due timbrature giornaliere la pausa pranzo viene gestita solo
modificando le impostazioni nel file P-Time.ini come vedremo sotto.
Al termine dellinserimento dei parametri dellanagrafica azienda salvare i dati
cliccando sullicona

.A questo punto possibile

uscire dalla videata cliccando sullicona

Per gestire in modo automatizzato la pausa pranzo anche in presenza di due sole
timbrature sar necessario modificare il file di configurazione P-Time.ini che si
trova nella cartella principale del programma.
Aprire il file P-Time.ini con un qualsiasi editor di testi, modificare la riga
Timbrata=no ponendo Timbrata=si.La porzione di file .ini da considerare
prima della modifica appare come segue:

[Orario]
Limite=08:00
Inizio_Pausa=12:00
Fine_Pausa=13:00
Timbrata=no

Salvare le modifiche fatte sul file e riavviare P-Time.

6 Configurazione Anagrafica Azienda

P-Time 1.0.1 Manuale utente

Configurazione Anagrafica
Dipendenti

Impostazione del profilo personale

Cliccando sul comando Anagrafiche e e selezionare Dipendenti:

si apre la seguente finestra:

P-Time 1.0.1 Manuale utente

Configurazione Anagrafica Dipendenti 7

Per aggiungere un nuovo dipendente cliccare sullicona

Compare la seguente schermata:

Compilare tutti i campi, ponendo particolare attenzione allinserimento del corretto

numero di badge associato al dipendente, perch in base a questo numero veranno
associate le timbrature fatte sullorologio al dipendente in esame. Il monte ore
giornaliero si fissa nel campo ORE ORD. Questo dato consente di stabilire il numero
di ore giornaliere che il dipendente deve lavorare.

La sezione arrotondamenti consente di fissare il limite per gli arrotondamenti sul

totale delle ore lavorate e straordinari di un singolo giorno (gli arrotondamenti non
agiscono sulle singole timbrature).
Ad esempio se si desidera arrotondare per difetto di 5 minuti il totale delle ore
ordinarie lavorate in un giorno si deve selezionare il check box ORDINARIO,
scegliere 05 minuti dal menu a tendina subito a destra e cliccare sul check box sotto
la lettera D.

Una procedura simile va fatta se si desidera arrotondare per difetto il totale delle ore
straordinarie fatte in un giorno.

8 Configurazione Anagrafica Dipendenti

P-Time 1.0.1 Manuale utente

Deselezionando il flag sul check box al di sotto della lettera D larrotondamento

verr fatto per eccesso.

Sulla parte destra del form di inserimento dati anagrafici del dipendente troviamo la
sezione OPZIONI

I quattro check boxes consentono di definire:

Selezionando questa opzione, tutte le ore lavorate del Sabato saranno

automaticamente classificate come ore di Straordinario nella colonna dei risultati del
cartellino mensile.

Selezionando questa opzione si considereranno come straordinario tutte le ore

lavorate la Domenica e nei giorni festivi.

Questa opzione deve essere selezionata se si desidera che il calcolo delle ore lavorate
venga fatto in base alle timbrature che il dipendente effettua sullorologio.
Deselezionando questa opzione, in fase di elaborazione del cartellino, al dipendente
viene assegnato ogni giorno il monte ore giornaliero che

stato fissato nel campo

P-Time 1.0.1 Manuale utente

Configurazione Anagrafica Dipendenti 9

Selezionando questa opzione

si sottrae
automaticamente dal computo delle ore lavorate lintervallo di tempo che a livello
aziendale stato fissato nellapposito campo
form dellanagrafica azienda.

Per salvare le modifiche cliccare su

nel

Si noti che non possibile cancellare tutti i nomi dei dipendenti: il software richiede
che almeno un dipendente sia caricato.
Cliccando sulla seconda cartella, DATI ANAGRAFICI
schermata:

si ha la seguente

Su questo form si configurano i dati personali del dipendente. Per poter visualizzare
la foto del dipendente, necessario disporre di una immagine su file in formato JPG
e posizionarlo nella cartella images
C:\Programmi\Planet\P-Time\images
Il file dellimmagine deve essere chiamato con il numero di MATRICOLA del
dipendente.
Ad esempio se si desidera inserire limmagine del dipendente che come numero di
matricola ha 0009, il file contenente limmagine deve essere rinominato con
0009.jpg e copiato nella cartella IMAGES.
C:\Programmi\Planet\P-Time\images\0009.jpg

10 Configurazione Anagrafica Dipendenti

P-Time 1.0.1 Manuale utente

Un parametro utile a livello operativo quello della data di fine rapporto. Se viene
inserita la data di licenziamento,

il software provvede automaticamente a togliere il dipendente licenziato dallelenco

dei dipendenti con decorrenza dal mese successivo a quello del licenziamento.

Al termine dellinserimento dei parametri dellanagrafica cliccare sul tasto

per salvare le modifiche.

P-Time 1.0.1 Manuale utente

Configurazione Anagrafica Dipendenti 11

Arrotondamenti

Configurazione degli arrotondamenti

Per accedere alla schermata che consente la configurazione degli arrotondamenti
selezionare Anagrafiche, Dipendenti e doppio click sul dipendenti desiderato.
Il campo ore ordinarie serve per calcolare in automatico le ore ordinarie e quelle
straordinarie. Tutte le ore che giornalmente vengono lavorate in pi rispetto al
quantitativo indicato su questo campo
straordinarie.

vengono considerate ore

Sia per le ore ordinarie che straordinarie possibile indicare i criteri di

arrotondamento, scegliendo tra i valori previsti (5, 10, 15, 30 e 60 minuti).
La sezione arrotondamenti consente di fissare il limite per gli arrotondamenti sul
totale delle ore lavorate e straordinari di un singolo giorno (gli arrotondamenti non
agiscono sulle singole timbrature).
Ad esempio se si desidera arrotondare per difetto di 5 minuti il totale delle ore
ordinarie lavorate in un giorno si deve selezionare il check box ORDINARIO,
scegliere 05 minuti dal menu a tendina subito a destra e cliccare sul check box sotto
la lettera D.

Una procedura simile va fatta se si desidera arrotondare per difetto il totale delle ore
straordinarie fatte in un giorno.
Deselezionando il flag sul check box al di sotto della lettera D larrotondamento
verr fatto per eccesso.

12 Arrotondamenti

P-Time 1.0.1 Manuale utente

Nel caso in cui le ore ordinarie previste sono 8 e non vengono utilizzati i parametri di
arrotondamento, ed un dipendente effettua le seguenti timbrature:

07:59 (entra) 12:01 (esce) 13:55 (entra)

18:01 (esce)

il risultato del calcolo di giornata sar: ore ordinarie 08:00 ore

straordinarie 00:08.
Il motore di calcolo di P-Time elabora gli arrotondamenti sulle ore ordinarie
solo se dalle timbrature il numero delle ore lavorate minore di quello fissato
nel campo monte ore giornaliero.

Ad esempio fissiamo il parametro di arrotondamento ordinario

a 5 minuti. Supponiamo che il dipendente

abbia effettuato le seguenti timbrature:
08:00 (entra) 15:57 (esce)
il risultato del calcolo di giornata sar ore
straordinarie 00:00

P-Time 1.0.1 Manuale utente

ordinarie

07:55

ore

Arrotondamenti 13

Gestione della pausa pranzo

Gestisci pausa pranzo

Dal menu principale selezionare Anagrafiche, Dipendenti e doppio clic sul
dipendente scelto. Nella parte bassa del form dati aziendali, possibile scegliere
selezionando il check box se gestire o meno in modo automatico la pausa pranzo.
Se il campo non viene selezionato il software effettua i conteggi tenendo conto solo
delle timbrature effettive del dipendente.
Selezionando questa opzione
si sottrae
automaticamente dal computo delle ore lavorate lintervallo di tempo che a livello
aziendale

stato
fissato
nellapposito
campo
ad
esempio
nel form dellanagrafica azienda.
Per gestire in modo automatizzato la pausa pranzo anche in presenza di due sole
timbrature sar necessario modificare il file di configurazione P-Time.ini che si
trova nella cartella principale del programma.
Aprire il file P-Time.ini con un qualsiasi editor di testi, modificare la riga
evidenziata ponendo Timbrata=si

[Orario]
Limite=08:00
Inizio_Pausa=12:00
Fine_Pausa=13:00
Timbrata=no

Salvare le modifiche fatte sul file e riavviare P-Time.

14 Gestione della pausa pranzo

P-Time 1.0.1 Manuale utente

Timbrature rosse

Come evidenziare ritardi ed anticipi

Dal menu principale di P-Time selezionare Anagrafiche, Dipendenti e doppio clic
sul dipendente desiderato.
Nella parte bassa del form dati aziendali si trovano i quattro campi per definire le
fasce rosse.
Queste fasce orarie servono per evidenziare (con uno sfondo rosso sulle caselle del
cartellino) le entrate in ritardo o le uscite in anticipo rispetto allorario di lavoro
previsto.

Questo parametro non ha nessuna influenza sui risultati delle elaborazioni se non si
seleziona il check box GESTISCI ORARIO RIGIDO.
Esempio pratico: fissiamo ad esempio le fasce per le timbrature rosse come segue:

supponiamo che il dipedente abbia effettuato le seguenti transazioni:

08:07 (E1) 13:00 (U1) 14:00 (E2) 16:59 (U2)

Una porzione del cartellino mensile del dipendente selezionato apparir come segue:

P-Time 1.0.1 Manuale utente

Timbrature rosse 15

Risultano evidenziate con un retino rosso, le timbrature delle ore 08:07 e delle ore
16:59, rispettivamente entrata in ritardo ed uscita in anticipo rispetto alle fasce
fissate.

16 Timbrature rosse

P-Time 1.0.1 Manuale utente

Gestione dellorario rigido

Impostazione dellorario rigido

Per accedere alla schermata che consente la configurazione dellorario rigido
selezionare Anagrafiche, Dipendenti e doppio clic sul dipendente desiderato.
Nella zona inferiore del form dati aziendali sono presenti i campi che definiscono
lorario rigido.

Porre il flag sul check box per scegliere di gestire lorario rigido.
Supponiamo che al dipendente sia stato assegnato un monte ore giornaliero pari a 8
ore.
Ad esempio se esso avr effettuato le seguenti timbrature:
08:07 (E1) 12:30 (U1) 13:00 (E2) 17:00 (U2)
La porzione di cartellino mensile del dipendente selezionato apparir come segue:

Lentrata E1 evidenziata su retino rosso, poich rappresenta un ritardo di 00:07

minuti rispetto allorario fissato.
Se lanciamo lelaborazione del cartellino del dipendente in esame, la sezione relativa
ai risultati dellelaborazione apparir come segue:

P-Time 1.0.1 Manuale utente

Gestione dellorario rigido 17

Si noti come i 7 minuti di ritardo relativi ad E1 siano stati messi nella colonna dei
Recuperi (Rec), mentre i 30 minuti lavorati in pi rispetto al limite delle ore 12:00
sono considerati come straordinario per cui inseriti nella colonna degli Straordinari
(Stra), infine la colonna relativa alle ore ordinarie mostrer 07:53 (Ordi).

18 Gestione dellorario rigido

P-Time 1.0.1 Manuale utente

Configurazione delle Voci

Personalizzazione delle Voci

Dal menu principale di P-time selezionare Configurazione, Voci

Cliccando su Voci si apre la seguente finestra:

Possono essere inserite fino a 6 voci oltre alle prime 3 che sono voci di sistema (ore
Ordinarie ,ore Straordinarie, Recupero) non sono eliminabili/modificabili e
vengono utilizzate dal programma per classificare le ore lavorate.
Le altre 6 voci possono esser utilizzate per inserire i giustificativi di assenza, come
ad esempio ferie, permessi, malattia, ecc.

P-Time 1.0.1 Manuale utente

Configurazione delle Voci 19

Per personalizzare una voce di assenza, selezionare quella che interessa nellelenco
disponibile:

poi cliccare su
descrizione.

, appare il seguente form di editing della voce e della sua

Sono ammessi valori letterali.

Se si desidera identificare la voce con un identificatore numerico obbligatorio
inserirlo tra parentesi quadra come nellesempio.
Al termine dellinserimento della voce, salvare cliccando

su

20 Configurazione delle Voci

ed uscire dalla videata cliccando su

P-Time 1.0.1 Manuale utente

Configurazione delle festivit

Festivit
Dal menu principale di P-time selezionare Configurazione, Gestione Festivit

Appare il calendario su cui possibile selezionare i giorni festivi configurabili a

seconda delle regole aziendali.

P-Time 1.0.1 Manuale utente

Configurazione delle festivit 21

Facendo un semplice clic sulle singole date dei giorni festivi si defiinscono le
festivit previste nel corso dellanno.
Per annullare una festivit inserita basta posizionarsi sulla stessa con il cursore del
mouse e fare un clic. Prima di uscire salvare le modifiche premendo il tasto Salva.

22 Configurazione delle festivit

P-Time 1.0.1 Manuale utente

Barra degli strumenti di P-Time

Strumenti principali
Nella schermata principale di P-Time abbiamo una serie di strumenti che ci
permettono un utilizzo semplice ed intuitivo del software.

I due tasti verdi ci consentono di visualizzare il cartellino mensile del dipendente

selezionato scorrendo i mesi in avanti oppure indietro.

E possibile visualizzare il cartellino mensile di un mese selezionando un qualsiasi

giorno dal calendario che si apre premendo il menu a tendina a destra della data:

Anagrafica dipendenti.

Anagrafica azienda.

P-Time 1.0.1 Manuale utente

Barra degli strumenti di P-Time 23

Configurazione import timbrature

Gestione festivit

Stampe

Elaborazione del cartellino del mese corrente di tutti i dipendenti

Annulla il calcolo del cartellino mensile per tutti i dipendenti

In basso a destra sulla schermata principale di P-Time si hanno altri tasti funzione
raggruppati come che segue:

Di seguito il dettaglio di ogni singolo tasto con la funzione ad esso associata:

Elabora il cartellino del mese corrente per il dipendente selezionato.

Annulla il calcolo del mese corrente per il dipendente selezionato.

Salva e aggiorna la vista del cartellino

Inserisci/Elimina

24 Barra degli strumenti di P-Time

P-Time 1.0.1 Manuale utente

Importa timbrature

Lista presenti, questo comando consente di avviare una sessione di

comunicazione con lorologio per scaricare le timbrature e visualizzare lanteprima
di stampa della lista presenti (N.B. Per poter utilizzare questa funzione
necessario che lorologio sia alimentato con un alimentatore esterno 9-12V DC).

Informazioni

Esci dalla visualizzazione del cartellino

P-Time 1.0.1 Manuale utente

Barra degli strumenti di P-Time 25

Tasti di scelta rapida

Tasti funzione per lavorare con P-Time

Per lanciare le principali funzioni di P-Time possibile utilizzare i seguenti tasti
funzione della propria tastiera.

26 Tasti di scelta rapida

F5

Salva e aggiorna il cartellino

F6

Blocca la giornata

F7

Sblocca la giornata

F8

Sblocca la giornata ed annulla il calcolo

F9

Chiusura monte ore

P-Time 1.0.1 Manuale utente

Elaborazione del cartellino

mensile

Come si lancia lelaborazione del cartellino mensile

Prendiamo ad esempio una porzione di cartellino mensile di un dipendente.

Si nota subito che le timbrature possono essere di tre colori diversi.

Timbrature nere: sono timbrature originali scaricate dallorologio.
Timbrature verdi: sono timbrature originali scaricate dallorologio e poi modificate
manualmente.
Timbrature blu: timbrature aggiunte manualmente su caselle vuote.
Se si desidera che tutte le timbrature, indipendentemente dalla loro natura siano di
colore nero baster editare il file di configurazione di P-Time, P-Time.ini che si trova
nella cartella principale di programma.
[Cartellino]
Carattere=Arial
Dimensione_Carattere=8

P-Time 1.0.1 Manuale utente

Elaborazione del cartellino mensile 27

Dimensione_Carattere_Casella=7
Altezza_Riga0=300
Altezza_Riga1=300
Altezza_Righe=300
Larghezza_Colonna0=600
Larghezza_Colonne=630
Color=SI
Sostituire lultima riga Color=SI con Color=NO, poi salvare il file e riavviare PTime perch la modifica abbia effetto.
Per aggiungere/rimuovere/modificare una timbratura sulla griglia di un cartellino
non ancora elaborato basta fare un clic sulla casella desiderata e poi digitare
lorario desiderato.

Naturalmente lorario inserito dovr essere congruente con la successione temporale

delle timbrature presenti, infatti se volessi inserire invece delle ore 19:00 le ore 12:00
nella casella selezionata:

il software avverte che si sta tentando di inserire un valore errato.

A questo punto necessario digitare un valore ammissibile, altrimenti per pulire il

contenuto della casella coinvolta nella modifica premere il tasto Esc sulla tastiera del
proprio PC.
Una volta effettuate tutte le modifiche manuali al cartellino premere il tasto salva per

renderle effettive

E ora possibile lanciare lelaborazione dello stesso, ovvero il calcolo di tutte le voci
risultanti dallelaborazione dei dati presenti nella griglia.

28 Elaborazione del cartellino mensile

P-Time 1.0.1 Manuale utente

Per lanciare lelaborazione del cartellino del mese visualizzato per il dipendente

selezionato premere il tasto

Il cartellino mensile elaborato apparir come segue, le giornate correttamente

processate saranno evidenziate nella colonna di separazione tra timbrature e risultati
attraverso una casella verde contrassegnata con la lettera

Una porzione del cartellino apparir come segue:

I risultati che si ottengono dipendono dalle impostazioni che sono state scelte sia a
livello aziendale che a livello personale, per la configurazione fare riferimento al
capitolo Configurazione Anagrafica Dipendenti.

Si noti che se un giorno il dipendente, con le trimbrature rilevate, non stato

raggiunto il monte ore giornaliero di 08:00 (come nel presente esempio) la differenza
compare sotto la voce Recuperi.
Con un semplice doppio clic del mouse possibile trasferire le ore di recupero
direttamente su un'altra voce a scelta.
Ad esempio se desideriamo spostare le ore di recupero 03:24 di un certo giorno
come nellesempio nella casella relativa alla voce Malattia

P-Time 1.0.1 Manuale utente

Elaborazione del cartellino mensile 29

fare doppio clic sulla casella corrispondente al giorno interessato sotto la voce
MALA.
Automaticamente le ore da recuperare si sposteranno nella casella dove abbiamo
cliccato due volte. Se si desidera spostare il contenuto di questa casella in un'altra
casella, ad esempio quella FERI (Ferie) sar necessario prima cancellare il
contenuto della casella MALA selezionando la casella e premendo il tasto Canc
della propria tastiera, poi fare doppio clic sulla casella corrispondente al giorno
interessato sotto la voce FERI. La stessa funzione pu essere attivata premendo il
tasto funzione F9 sulla tastiera.
Avremo la seguente situazione:

al termine delloperazione si consiglia di bloccare la giornata coinvolta nelle

modifiche facendo un doppio click sulla casella
nellimmagine che segue:

premere poi il tasto salva

, che si trasformer in

come

per salvare le modifiche.

E importante bloccare la giornata perch, in caso di annullamento del calcolo e

successiva elaborazione del cartellino i risultati che hanno subito la vostra modifica
non vengono sostituiti da quelli generati dal software.

30 Elaborazione del cartellino mensile

P-Time 1.0.1 Manuale utente

Se dopo aver fatto le precedenti modifiche provate ad annullare il calcolo del

cartellino mensile premendo il tasto

La porzione di cartellino che stiamo considerando appari cos:

dunque la giornata coinvolta nelle modifiche rimasta intatta nonostante abbiamo

cancellato lelaborazione del cartellino.

Chiusura del monte ore giornaliero

Chiudere il monte ore giornaliero significa completare le ore che mancano al
raggiungimento delle ore ordinarie quotidiane fissate per ogni dipendente con una
delle voci che compaiono nella tabella dei risultati.
Dopo lelaborazione del mese la colonna Rec indica in quali giorni il dipendente non
ha raggiunto il monte ore giornaliero.
Su tali giorni possibile agire manualmente per completare il monte ore con una
nelle voci che abbiamo configurato.
Ad esempio, supponiamo che un dipendente abbia effettuato le seguenti timbrature:

la griglia dei risultati mostrer:

si pu completare il monte orario giornaliero semplicemente con un doppio clic sulla

casella selezionata nella colonna relativa al giustificativo scelto, oppure premendo
F9 sulla tastiera del proprio PC.

P-Time 1.0.1 Manuale utente

Elaborazione del cartellino mensile 31

otteniamo quindi:

a questo punto necessario bloccare la giornata facendo doppio clic sulla casella

poi salvare le modifiche premendo il tasto

Bloccare una giornata

Se avete effettuato degli inserimenti manuali che vanno a modificare i risultati del
calcolo (ore ordinarie,straordinarie, completamento del monte ore con dei
giustificativi) consigliabile bloccare la giornata.
Il blocco della giornata evita che in caso di annullamento del calcolo e successiva
riesecuzione i risultati manuali vengano sostituiti da quelli generati in automatico dal
software.
E consigliabile bloccare tutte le giornate man mano che vengono controllate ed i
risultati sono quelli definitivi che vogliono essere stampati sul cartellino e/o sul libro
presenze.
Per bloccare una giornata basta fare un doppio clic su una delle caselle che identifica
lo stato di elaborazione della giornata che pu essere elaborata (lettera E su sfondo
verde) oppure no (casella vuota).

con un doppio clic su queste due caselle otteniamo:

Una volta fatte le modifiche e bloccato le giornate di interesse necessario salvare

col il tasto

32 Elaborazione del cartellino mensile

P-Time 1.0.1 Manuale utente

Cancellazione timbrature
P-time consente di cancellare timbrature e risultati per il periodo selezionato. Dal
menu principale di P-Time selezionare Utilit, Cancellazione Timbrature

appare la seguente finestra che permette la selezione dei dipendenti, il periodo, e

cosa cancellare.

Una volta scelti i parametri premere il tasto OK.

Modifica manuale delle timbrature

Se ad esempio il risultato del calcolo delle timbrature ha generato 6 ore di lavoro
ordinario e volete chiudere automaticamente la giornata con la voce permesso,
basta posizionarsi sulla casella dei risultati relativa alla colonna permessi e
premere il tasto F9 oppure con un doppio clic, il software in automatico inserir un
quantitativo di ore necessario per chiudere la giornata in base alle ore lavorative
previste per il dipendente selezionato, ad esempio 2 ore se per il dipendente le ore
previste di lavoro giornaliero sono pari a 8.

P-Time 1.0.1 Manuale utente

Elaborazione del cartellino mensile 33

Si nota subito che le timbrature possono essere di tre colori diversi.

Timbrature nere: sono timbrature originali scaricate dallorologio.
Timbrature verdi: sono timbrature originali scaricate dallorologio e poi modificate
manualmente.
Timbrature blu: timbrature aggiunte manualmente su caselle vuote.

Per aggiungere/rimuovere/modificare una timbratura sulla griglia di un cartellino

non ancora elaborato basta fare un clic sulla casella desiderata e poi digitare
lorario desiderato.

Naturalmente lorario inserito dovr essere congruente con la successione temporale

delle timbrature presenti, infatti se volessi inserire invece delle ore 19:00 le ore 12:00
nella casella selezionata:

il software avverte che si sta tentando di inserire un valore errato.

A questo punto necessario digitare un valore ammissibile, altrimenti per pulire il

contenuto della casella coinvolta nella modifica premere il tasto Esc sulla tastiera del
proprio PC.
Una volta effettuate tutte le modifiche manuali al cartellino premere il tasto salva per

renderle effettive

34 Elaborazione del cartellino mensile

P-Time 1.0.1 Manuale utente

Aggiunta dei giustificativi di assenza

Per completare il monte ore giornaliero con pi di una voce fra quelle che sono state
configurate si pu procedere come nellesempio che segue.
Supponiamo che un dipendente abbia effettuato le seguenti timbrature:

Dopo aver lanciato lelaborazione del cartellino abbiamo la seguente situazione:

Selezionando la casella Rec, e cancellandone il contenuto premendo il tasto Canc, si

ha:

A questo punto possibile inserire manualmente ad esempio 02:00 ore nella casella
MALA

A questo punto si pu procedere inserendo manualmente il numero di ore rimanenti,

distribuendole sulle altre voci oppure, completare il monte ore giornaliero con un
doppio clic ad esempio sulla casella corrispondente a PERM

P-Time 1.0.1 Manuale utente

Elaborazione del cartellino mensile 35

E necessario ora bloccare la giornata con un doppio clic sulla casella

che diventa una

Premere il tasto

per salvare le modifiche.

Si ricorda che se non si blocca la giornata su cui sono state fatte le modifiche
manuali, annullando lelaborazione del cartellino mensile esse saranno sovrascritte
dai risultati generati dal software.
La finestra per linserimento / eliminazione dei risultati consente di inserire o
eliminare in modo rapido i valori desiderati sulle varie voci disponibili. Ad esempio
linserimento di un periodo di ferie di 15 giorni per il dipendente selezionato pu
essere fatto con ununica operazione.
Selezionare un dipendente dallelenco dei dipendenti poi, cliccare sullo strumento

appare la seguente schermata, nella quale possibile scegliere lintervallo

temporale del mese corrente, la quantit in ore da aggiungere/togliere e il tipo di
giustificativo.

36 Elaborazione del cartellino mensile

P-Time 1.0.1 Manuale utente

Stampe

Stampare i reports
Dal menu principale di P-Time selezionare Utilit, Stampe

Appare la seguente schermata:

P-Time 1.0.1 Manuale utente

Stampe 37

P-Time in grado di generare 4 tipi di report.

Sul bordo destro della precedente schermata sono disposte le icone che consentono la
generazione dei reports.
Stampa anagrafica dipendenti

Stampa del cartellino mensile

Stampa del libro presenze

Stampa dei totali del periodo

Stampa anagrafica dipendenti

, se desiderate possibile la stampa dei dipendenti per ordine di
Cliccare su
matricola selezionando il check box
, cliccare su
, appare la finestra di dialogo

cliccare su Si e appare lanteprima di stampa.

38 Stampe

P-Time 1.0.1 Manuale utente

Nella parte superiore della finestra di anteprima di stampa, presente una barra degli
strumenti.

vediamoli in dettaglio:

Stampa del report corrente.

Esporta il report corrente, cliccando su questa icona appare la seguente finestra
di dialogo nella quale possibile scegliere il formato di export:

Dallelenco selezionare uno dei formati disponibili:

P-Time 1.0.1 Manuale utente

Stampe 39

selezionare la destinazione e poi cliccare sul tasto OK.

40 Stampe

P-Time 1.0.1 Manuale utente

Stampa del cartellino mensile

Cliccando su

sar possibile selezionare il periodo di interesse, i dipendenti e inoltre si pu

stampare sul cartellino anche il SALDO ORDI-STRA (se viene selezionato il check
box) che consiste nellassegnazione delle ore di straordinario solo al raggiungimento
di un monte ore ordinarie per il periodo fissato. Questa funzione non modifica i dati
del cartellino ma solo un conteggio delle ore ORDI e STRA in base alle ore ordinarie

fissate in

P-Time 1.0.1 Manuale utente

Stampe 41

Notiamo come alcune timbrature sono evidenzite in modo diverso.

Quelle in grassetto sono timbrature originali modificate manualmente, quelle
sottolineate sono timbrature aggiunte manualmente su caselle vuote, mentre quelle
evidenziate in grigio sono timbrature originali effettuate dal dipendente al di fuori
delle fasce rosse. (Vedi paragrafo Timbrature Rosse). Se si desidera non
evidenziare le vare tipologie di timbrature nelle stampe necessario editare il file di
configurazione P-Time.ini che si trova nella cartella principale di programma e
modificare le istruzioni che si trovano sotto lintestazione [Stampe]
[Stampe]
Segnala_rosse=Si
Segnala_manuali=Si
Cambiarle in Segnala_rosse=No e Segnala_manuali=No Salvare il file e
poi riavviare P-Time per rendere effettive le modifiche.

Stampa del libro presenze

La stampa del libro presenze si lancia cliccando sullicona
scegliere se stampare tutte le voci dei risultati o solo alcune di esse).

( possibile

Nel libro presenze ci sono tutti i totali giornalieri e mensili dei dipendenti selezionati.

42 Stampe

P-Time 1.0.1 Manuale utente

Stampa dei totali del periodo

Cliccando su
possibile configurare la stampa dei totali del periodo. Una
volta selezionato il periodo e i dipendenti si pu lanciare la stampa che compare in
anteprima:

P-Time 1.0.1 Manuale utente

Stampe 43

Export file paghe

Generazione del file paghe

Con lexport file paghe possibile generare un file di testo con le informazioni
necessarie per lesecuzione dei cedolini paga in automatico.
Dalla barra dei menu di P-Time selezionare Utilit, Export

la seguente finestra di dialogo permette di scegliere il tipo di totali e il periodo.

Il periodo si pu scegliere cliccando sulla barra di scorrimento in basso, per far

scorrere lanno si deve cliccare sulla barra stessa, mentre per scorrere il mese sulle
due frecce nere.

44 Export file paghe

P-Time 1.0.1 Manuale utente

E possibile scegliere tra due tipologie di export.

Totali di giornata, crea il seguente file:
Campo

Posizione Lunghezza

Matricola Dipendente

Data (ggmmaaaa)

11

Codice Voce

19

Valore della Voce (hhmm) 25

10

Totali mensili, crea il seguente file:

P-Time 1.0.1 Manuale utente

Campo

Posizione Lunghezza

Matricola Dipendente

10

Data (mmaaaa)

11

Codice Voce

17

Valore della Voce (hhmm) 23

Export file paghe 45

Password di accesso

Modificare user name e password

La modifica dello user name e password consentita solo accedendo a P-Time come
super/super.
Dal menu principale di P-Time selezionare Utilit, Password

appare la seguente finestra che consente la modifica dello user name e password.

Se i dati inseriti sono corretti premendo il tasto

apparir il

seguente messaggio di conferma.

46 Password di accesso

P-Time 1.0.1 Manuale utente

altrimenti un altro messaggio avvertir che qualche dato incorretto.

P-Time 1.0.1 Manuale utente

Password di accesso 47

Totalizzatori

Visualizzazione dei totalizzatori

La schermata principale di P-Time consente la visuaizzazione dei totali del mese ed
annuali relativi alle giornate che sono state elaborate per il dipendente selezionato. Si
possono visualizzare i totali mensili cliccando sulla cartella MENSILE oppure quelli
annuali cliccando sulla cartella ANNUALE come illustrato nelle seguenti
immagini

Totali del mese

Totali dellanno.

48 Totalizzatori

P-Time 1.0.1 Manuale utente

P-Com

Avvio di P-Com
Dal menu Utilit ed il sotto men Parametri si accede al programma P-Com.

Per le istruzioni far riferimento allHelp on line di P-Com.

P-Time 1.0.1 Manuale utente

P-Com 49

P-Time 1.0.1 Manuale utente

51

P
Personalizzazione delle Voci 19

Indice

S
Stampa anagrafica dipendenti 39
Stampa dei totali del periodo 44
Stampa del cartellino mensile 42
Stampa del libro presenze 43
Stampare i reports 38
Strumenti principali 23

T
Tasti funzione per lavorare con P-Time 26

A
Aggiunta dei giustificativi di assenza 35
Avvio di P-Com 50

V
Visualizzazione dei totalizzatori 49

B
Bloccare una giornata 32

C
Cancellazione timbrature 33
Chiusura del monte ore giornaliero 31
Come evidenziare ritardi ed anticipi 15
Come si lancia l'elaborazione del cartellino mensile 27
Configurazione dati aziendali globali 4
Configurazione degli arrotondamenti 12

F
Festivit 21

G
Generazione del file paghe 45
Gestisci pausa pranzo 14

I
Impostazione del profilo personale 7
Impostazione dell'orario rigido 17
Installiamo P-Time 1

L
Login 2

M
Modifica manuale delle timbrature 34
Modificare user name e password 47

P-Time 1.0.0 Manuale utente

Indice 53