IDEA Tutorial

Software para Anlisis de Datos
V E R S I O N
TUTORIAL
O C H O
IDEA Versin Ocho
CaseWare IDEA Inc. es una compaa privada de desarrollo y comercializacin de software, con oficinas
en Toronto y Ottawa, Canad, compaas subsidiarias en Holanda y China, y distribuidores en ms de
90 pases. CaseWare IDEA Inc. es subsidiaria de CaseWare International Inc., lder mundial en software
de inteligencia de negocios para auditores, contadores y profesionales en sistemas y finanzas
(www.CaseWare-IDEA.com).
IDEA es distribuido bajo licencia exclusiva de:
CaseWare IDEA Inc.
469 King Street West, 2nd Floor
Toronto, CANADA
M5V 1K4
IDEA es una marca registrada de CaseWare International Inc.
Copyright Agosto 2010 (v8.5) CaseWare IDEA Inc. Todos los derechos reservados. Este manual y sus
archivos de datos son propiedad registrada y poseen todos los derechos reservados. Ninguna parte de
esta publicacin puede ser reproducida, emitida, transcripta, guardada en un sistema para su posterior
recuperacin o traducida en ningn idioma bajo ningn concepto sin el permiso de CaseWare IDEA Inc.
CONTENIDO
prlogo
Prlogo.......................................................................................................................................9
prefacio
Prefacio.....................................................................................................................................11
seccin uno
IDEA - Informacin General ....................................................................................................13

Carpetas de Trabajo de IDEA..................................................................................................................... 13
Proyectos de IDEA Server .......................................................................................................................... 14
Relacin entre las Carpetas de Trabajo de IDEA y los Proyectos de IDEA Server ......................................... 14
Iniciar IDEA ............................................................................................................................................... 14
seccin dos
Qu hay en la pantalla de IDEA? .........................................................................................15

Pantalla de IDEA sin Bases de Datos abiertas............................................................................................. 15
Pantalla de IDEA con una Base de Datos abierta ....................................................................................... 16
seccin tres
Ventanas y Barras de Herramientas de IDEA .......................................................................17

Ventanas de Base de Datos y Propiedades................................................................................................. 17
Propiedad Datos ................................................................................................................................. 18
Propiedad Historial ............................................................................................................................. 19
Propiedad Estadsticas de Campo........................................................................................................ 20
Propiedad Total de Control ................................................................................................................. 21
Propiedad Criterio............................................................................................................................... 22
Propiedad Resultados ......................................................................................................................... 23
Propiedad Indices ............................................................................................................................... 24
Propiedad Comentarios ...................................................................................................................... 25
Barra de Herramientas de Operaciones............................................................................................... 26
Ventana de IDEAScript .............................................................................................................................. 27
Barra de Herramientas de IDEAScript.................................................................................................. 28
Ventana de Explorador de Archivos ........................................................................................................... 29
Barra de Herramientas del Explorador de Archivos.............................................................................. 30
IDEA Versin Ocho

Ventanas movibles .................................................................................................................................... 30
Tareas en ejecucin ............................................................................................................................ 30
Lista de Tareas (no disponible en IDEA Server).................................................................................... 31
Resultado de la bsqueda................................................................................................................... 31
Conclusiones ...................................................................................................................................... 31
seccin cuatro
Tutorial de Iniciacin...............................................................................................................33
Introduccin.............................................................................................................................................. 33
Accediendo a IDEA.................................................................................................................................... 33
Establecer una Carpeta de Trabajo ............................................................................................................ 34
Conectar a IDEA Server (si posee acceso a IDEA Server) ............................................................................ 36
Importar un archivo de Microsoft Access................................................................................................... 38
Formato de los Datos ................................................................................................................................ 40
Vista de las Estadsticas de campo ............................................................................................................. 42
Seleccin de una Muestra aleatoria de registros ........................................................................................ 45
Extraer registros ........................................................................................................................................ 47
Importar un archivo de texto..................................................................................................................... 50
Acceder al Asistente de Importacin................................................................................................... 50
Seleccionar el archivo a importar ........................................................................................................ 50
Paso Tipo de Archivo .......................................................................................................................... 51
Paso Especificar Longitud de Registro ................................................................................................. 52
Paso Especificar Delineadores de Campo ............................................................................................ 53
Paso Detalles de Campo ..................................................................................................................... 54
Paso Crear Campos ............................................................................................................................ 56
Paso Criterio de Importacin............................................................................................................... 57
Paso Especificar Nombre de Archivo de IDEA...................................................................................... 58
Sumarizar los datos ................................................................................................................................... 60
Estratificar los datos .................................................................................................................................. 62
Ver el grfico de los resultados.................................................................................................................. 68
Crear una Tabla Pivot ................................................................................................................................ 70
Unir Bases de Datos .................................................................................................................................. 73
Revisar el Historial ..................................................................................................................................... 77
Desplegar todos los registros que contengan "" ......................................................................................... 79
Agregar un campo virtual.......................................................................................................................... 82
Realizar una extraccin de registro ............................................................................................................ 84
Identificar facturas duplicadas ................................................................................................................... 85
Identificar omisiones en una secuencia de facturas.................................................................................... 86
Ejecutar una Extraccin por Valor Clave..................................................................................................... 88
Extraer registros usando @Funciones......................................................................................................... 90
Diseo de un reporte ................................................................................................................................ 92
Asistente de Reportes......................................................................................................................... 98
Paso Encabezado................................................................................................................................ 99
Paso Definir cortes............................................................................................................................ 100
Paso Cortes de Reporte .................................................................................................................... 101
Paso Sumas Totales .......................................................................................................................... 102
Paso Encabezado/Pie de Pgina........................................................................................................ 103
Vista previa e imprimir un reporte ........................................................................................................... 104
Importar un archivo de reporte impreso o un archivo Adobe PDF............................................................ 106
Trabajar con campos Hora....................................................................................................................... 119
Bsqueda de Registros ............................................................................................................................ 120
Crear un Campo de Accin...................................................................................................................... 123
Contenido
Uso del Sistema de Ayuda ....................................................................................................................... 125

Eliminar Bases de Datos........................................................................................................................... 126
apndice a
Mantenimiento del Trabajo..................................................................................................127

Resguardar y restaurar archivos de datos ................................................................................................ 127
Eliminar Bases de Datos........................................................................................................................... 129
Eliminar Otros Archivos ........................................................................................................................... 129
Copiar Archivos de Datos ........................................................................................................................ 129
Mover Archivos de Datos ........................................................................................................................ 130
Actualizar el Explorador de Archivos........................................................................................................ 130
apndice b
@Funciones ............................................................................................................................131
indice
Indice ......................................................................................................................................135
PRLOGO
Prlogo
El ltimo ao el Software para Anlisis de Datos IDEA ha celebrado su vigsimo aniversario. Este ao
hemos alcanzado otro objetivo con el lanzamiento de IDEA Versin Ocho, representando un nuevo paso
en nuestra misin constante de alcanzar la cima en cuanto a facilidad de uso, funcionalidad y
performance.
Tengo el placer y el orgullo de comunicarles que el mercado ha reconocido nuestros esfuerzos con un
crecimiento continuo en cuanto a ventas y renovaciones. Estamos incorporando nuevos clientes da a
da y muchos de nuestros clientes estn expandiendo el uso de IDEA.
Tenemos grandes expectativas para con IDEA Versin Ocho. Antes de su lanzamiento hemos
presentado esta versin en una Conferencia Global de Distribuidores y en una Conferencia de Usuarios
de IDEA de Amrica del Norte. Quienes asistieron a estos eventos quedaron muy impresionados con sus
bondades y esperamos que ocurra lo mismo con usted. Nuestro equipo de desarrollo ha hecho todo lo
posible para asegurarse de que usted cuente con la herramienta lder para anlisis de datos.
La clave de nuestro xito es escuchar a nuestros usuarios. Por ello le pedimos que participe con sus
comentarios y sugerencias para futuras versiones aportando su ayuda, de esta forma, a nuestro
compromiso de mejora constante.
Bob Cuthbertson
Chief Operating Officer
CaseWare IDEA Inc.
PREFACIO
Prefacio
IDEA (originalmente la abreviacin de Interactive Data Extraction and Analysis) otorga a auditores,
contadores y profesionales en sistemas y finanzas, la posibilidad de leer, visualizar, analizar, manipular,
obtener muestras y extraer datos de cualquier fuente - mainframe a computador personal - incluyendo
reportes impresos. IDEA le permitir realzar y extender el alcance de su trabajo proporcionndole
funciones exclusivas y caractersticas no disponibles en otros software.
IDEA combina un incomparable poder de anlisis con una gran facilidad de uso en entorno Windows. Es
una herramienta verstil de suma utilidad para cualquier tipo de interrogacin de archivos y permite a
los usuarios, entre otras cosas, lo siguiente:
Documentar el plan de anlisis y el progreso del mismo en una Lista de Tareas (no disponible en
IDEA Server).
Importar datos desde un amplio rango de tipos de archivo.
Crear vistas personales de los datos y los reportes.
Llevar a cabo anlisis especficos de los datos como el clculo de estadsticas diversas, deteccin de
omisiones, deteccin de duplicados, sumarizaciones y anticuacin de fechas.
Efectuar diversidad de clculos.
Obtener muestras usando diversas tcnicas de muestreo.
Unir y comparar diferentes archivos de datos.
Crear tablas pivot para anlisis multi-dimensional.
Generar automticamente un historial completo documentando los anlisis realizados.
Registrar, crear y editar macros con IDEAScript (una herramienta que puede ser adaptada a sus
necesidades compatible con VBA) y Visual Script (disponible para IDEA Versin Ocho).
Realizar pruebas de excepcin para elementos inusuales o inconsistentes utilizando criterios simples
o complejos.
IDEA cuenta con @Funciones para aritmrtica, textos, fechas y horas, e incluso @Funciones
financieras. Estas @Funciones le permiten ejecutar operaciones con fechas, clculos financieros y
estadsticos, y bsquedas de textos. A su vez, a partir de IDEA Versin Ocho, los usuarios podrn crear
sus propias funciones personales.
12
IDEA Versin Ocho

Esquema de este Tutorial
Para obtener instrucciones acerca de cmo instalar y desinstalar IDEA, y para requerimientos de sistema,
consulte la Gua de Instalacin de IDEA Versin Ocho proporcionada en formato PDF en el CD-ROM
de IDEA.
Este Tutorial comienza con instrucciones acerca de cmo iniciar IDEA y luego brinda un panorama
general de las funciones y mdulos de IDEA. En la Ayuda de IDEA podr encontrar ms informacin
acerca de IDEA y los mdulos que lo componen. Adicionalmente, desde el CD-ROM de IDEA podr
acceder al Tutorial de Report Reader para IDEA Versin Ocho en formato PDF.
El Tutorial Inicial de la Seccin Cuatro (para ser completado usando los archivos de ejemplo
proporcionados) le brinda una introduccin acerca de la importacin de archivos de datos, la ejecucin
de pruebas de auditora, la creacin de reportes, la revisin del Historial y el mantenimiento del trabajo.
Este Tutorial de Iniciacin no cubre la totalidad de las funciones de IDEA pero es recomendable a modo
de introduccin antes de usar el producto o antes de concurrir a un curso de entrenamiento en IDEA.
Contacte a su distribuidor local para obtener informacin acerca de las fechas para los cursos
disponibles en su regin o consulte nuestro sitio en la web www.CaseWare-IDEA.com
Los Apndices contienen informacin referente al Mantenimiento del Trabajo y una lista de
@Funciones para convertir y manipular datos. Las @Funciones le permiten realizar operaciones con
fechas y horas, clculos estadsticos y financieros as como bsquedas de textos.
SECCIN UNO
IDEA - Informacin General

Este Tutorial cubre la funcionalidad de los siguientes productos:
IDEA - Usado para importar o enlazar datos as como para ejecutar pruebas y anlisis de auditora.
Datos de diversas fuentes, incluyendo Microsoft Access, dBASE, y archivos SAP/AIS, pueden ser
importados directamente en IDEA usando el Asistente de Importacin. IDEA se encuentra
disponible en sus versiones ASCII y Unicode.
IDEA Server: Una poderosa aplicacin para anlisis de datos que opera usando servidores de red
en combinacin con IDEA. Mientras visualiza los datos y lleva a cabo su anlisis usando el IDEA
cliente instalado en su PC, todos los datos son almacenados y procesados sobre un servidor. Para
ms informacin, visite la seccin IDEA Server del sitio web de CaseWare IDEA.
Por una cuestin de practicidad a lo largo de este Tutorial nos referiremos a los productos mencionados
arriba solamente como IDEA.
Por otra parte, las imgenes usadas en este Tutorial pueden no reflejar lo que usted visualiza en su
pantalla dependiendo del tipo de producto de IDEA que este utilizando.
Los mdulos cuentan con una extensa Ayuda en lnea la cual incluye explicaciones paso por paso de las
diferentes tareas. Para poder acceder a la Ayuda en lnea deber contar con Internet Explorer 4.01,
aunque es recomendable contar con Explorer 6.0. o posterior.
Tambin puede visitar el sitio web de IDEA (www.CaseWare-IDEA.com) para obtener informacin
adicional como consejos y sugerencias, respuestas a las preguntas ms frecuentes (FAQs), e informacin
tcnica.
CARPETAS DE TRABAJO DE IDEA

Una Carpeta de Trabajo es simplemente una carpeta que contiene las bases de datos de IDEA que
desea analizar. Es recomendable que todos los archivos relacionados con cada auditora o investigacin
sean almacenados en carpetas o directorios diferentes para simplificar el mantenimiento del trabajo.
Por defecto, al abrir IDEA por primera vez, la Carpeta de Trabajo ser C:\Documents and
Settings\<Nombre de Usuario>\Mis Documentos\IDEA\Samples.
Las bases de datos de IDEA incluidas en la Carpeta de Trabajo sern mostradas en el rea Archivos
IDEA del Explorador de Archivos. IDEA mantendr la ltima Carpeta de Trabajo como la carpeta
activa hasta que la misma sea modificada.
14
IDEA Versin Ocho

PROYECTOS DE IDEA SERVER
Un Proyecto de IDEA Server es el equivalente a la Carpeta de Trabajo de IDEA. Un proyecto es una
especie de contenedor de IDEA para conservar una serie de archivos originales, manteniendo los datos
importados desde un cliente, y cualquier archivo generado producto del anlisis.
Estos proyectos son a su vez agrupados basndose en el tipo de proyecto como: Compartido,
Personal, o Muestra.
Las bases de datos de IDEA incluidas en la Carpeta de Trabajo sern mostradas en el rea Archivos
IDEA del Explorador de Archivos.
RELACIN ENTRE LAS CARPETAS DE TRABAJO DE IDEA Y LOS PROYECTOS DE IDEA SERVER
La siguiente informacin slo es aplicable si posee IDEA Server.
Luego de conectarse exitosamente a IDEA Server via Archivo > IDEA Server > Conectar, el
proyecto de IDEA Server al que se conecte ser asociado a la Carpeta de Trabajo actual. Desde
entonces, cada vez que trabaje en esa Carpeta de Trabajo, IDEA se conectar en forma
automtica a su proyecto asociado.
Si modifica la Carpeta de Trabajo, se establecer una nueva conexin al proyecto de IDEA Server
asociado con dicha Carpeta de Trabajo .
Si posee una Carpeta de Trabajo y su proyecto de IDEA Server asociado abierto, si cambia el
proyecto de IDEA Server mediante el dilogo Seleccionar Proyecto el nuevo proyecto pasar a
estar asociado con la Carpeta de Trabajo actual.
Si se desconecta de IDEA Server usando la opcin del men Desconectar, la asociacin con la
Carpeta de Trabajo actual ser eliminada. Las asociaciones no son eliminadas en caso que su PC
se apague accidentalmente.
Puede tener un proyecto de IDEA Server asociado con diferentes Carpetas de Trabajo, no
obstante, no podr tener una Carpeta de Trabajo asociada con diferentes proyectos de IDEA
Server.
INICIAR IDEA
Puede acceder a IDEA seleccionando desde el men Inicio de Windows las opciones Programas >
IDEA > IDEA.
Una vez cargado IDEA, deber ser establecida una Carpeta de Trabajo. Por defecto, al abrir IDEA por
primera vez, la Carpeta de Trabajo ser C:\Documents and Settings\<Nombre de Usuario>\Mis
Documentos\IDEA\Samples. Si posee acceso a IDEA Server, deber conectarse tambin al servidor y
seleccionar un proyecto. De esta forma estar listo para importar los archivos de datos y ejecutar las
correspondientes pruebas de anlisis.
Consulte el Tutorial de Iniciacin de la Seccin Cuatro para obtener ms informacin acerca de estos
pasos.
SECCIN DOS
Qu hay en la pantalla de IDEA?

PANTALLA DE IDEA SIN BASES DE DATOS ABIERTAS
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IDEA Versin Ocho

PANTALLA DE IDEA CON UNA BASE DE DATOS ABIERTA
Descripcin
1
Barra de Men: En la parte superior de la aplicacin para acceder a las funciones y

herramientas de IDEA.
Barra de Herramientas de Operaciones: Esta es una barra flotante que puede ser personalizada
y que contiene botones de acceso rpido a las funciones ms frecuentemente utilizadas.
Barra de Herramientas del Explorador de Archivos: Localizada en la parte superior de la

Ventana Explorador de Archivos con botones para el manejo de archivos.
Ventana de Explorador de Archivos: Esta ventana muestra todas las bases de datos de IDEA
pertenecientes a la Carpeta de Trabajo y al Proyecto de IDEA Server (si posee acceso a IDEA
Server). Puede ajustar el tamao de esta ventana para visualizar mayores detalles acerca de las
bases de datos como por ejemplo cantidad de registros o fecha de la ltima modificacin.
Ventana de Base de Datos: La ventana principal de IDEA. IDEA abrir cada base de datos en
una ventana por separado.
Ventanas movibles: Ventanas que son accesibles desde las solapas situadas en la parte inferior
de la pantalla.
Barra de Estado: Con Ayuda sensible al contexto, la ruta de la Carpeta de Trabajo, la cantidad
de registros en la base de datos activa, y el espacio disponible en disco para la Carpeta de
Trabajo.
Ventana de Propiedades: Desde esta ventana, tendr acceso a las principales propiedades de
las bases de datos activa (Datos, Historial, Estadsticas de Campo, Total de Control,
Criterio) as como tambin acceso a los Resultados. Tambin podr crear, eliminar y regenerar ndices y agregar comentarios.
SECCIN TRES
Ventanas y Barras de Herramientas de IDEA

IDEA utiliza las siguientes ventanas principales, las cuales son descriptas en esta seccin:
Ventana de Base de Datos
Ventana de Propiedades
Ventana de Explorador de Archivos
Ventana de IDEAScript
Ventanas movibles
VENTANAS DE BASE DE DATOS Y PROPIEDADES

La ventana de Base de Datos le permite ver los campos contenidos dentro de una base de datos. Si
bien pueden abrirse mltiples bases de datos a la vez, cada una de ellas se abre en una Ventana de
Base de Datos distinta y se muestra el nombre de la base de datos activa en la barra de ttulo de IDEA.
Cada base de datos posee diferentes propiedades asociadas que pueden ser accedidas desde la ventana
Propiedades. Estas propiedades son:
Datos
Historial
Estadsticas de Campo
Total de Control
Criterio
Resultados
Indices
Comentarios
Cuando una propiedad se encuentra activa aparecer una tilde a su lado dentro de la ventana de
Propiedades.
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IDEA Versin Ocho

Propiedad Datos
La propiedad Datos se utiliza para visualizar los datos del archivo en forma de tabla con los nombres de
campos como encabezados de columnas y los nmeros de registros como nmeros de filas.
La propiedad Datos puede ser accedida haciendo click en el enlace Datos dentro de la ventana de
Propiedades.
Cuando la propiedad Datos se encuentra activa, aparecer una tilde al lado del enlace Datos dentro de
la ventana de Propiedades.
Limitaciones de Base de Datos:
2.1 billones de registros (100.000 registros para IDEA Express) dependiendo del sistema operativo.
1.8 Exabytes por tamao de archivo
Todas las columnas (campos) se pueden cambiar de tamao. Haciendo doble click en los separadores
de campo se puede ajustar la longitud de los mismos. Alternativamente la longitud del campo se puede
modificar moviendo los separadores de nombre de campo, haciendo click y arrastrndolos hacia la
posicin deseada. Este ajuste modifica la longitud de la informacin del campo en la vista y
consecuentemente en un reporte a ser impreso.
La cantidad de registros de la base de datos, la ruta de la Carpeta de Trabajo, y el espacio disponible
para la Carpeta de Trabajo aparecern en la barra de estado en la parte inferior de la aplicacin.
La informacin de la propiedad Datos no puede ser editada (a menos que sea contenida en un campo
editable) pero puede ser impresa haciendo click en el botn Imprimir de la Barra de Herramientas de
Operaciones o seleccionando en el men Archivo > Imprimir > Imprimir.
La informacin de la propiedad Datos tambin puede ser editada en Microsoft Word (no disponible en
versiones Unicode de IDEA) o en formato PDF usando los botones Editar en Microsoft Word y Editar
en PDF de la Barra de Herramientas de Operaciones o seleccionando en el men Archivo > Imprimir
> Editar en....
Seccin Tres: Ventanas y Barras de Herramientas de IDEA
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Propiedad Historial
La propiedad Historial es utilizada para ver el historial de todas las operaciones llevadas a cabo sobre el
archivo. Cada base de datos posee su propio Historial. Para ver el historial de todas las operaciones
ejecutadas sobre todas las bases de datos de la Carpeta de Trabajo y/o Proyecto, observe la
informacin del Diagrama Global del Proyecto seleccionando Archivo > Diagrama Global del
Proyecto.
La propiedad Historial puede ser accedida haciendo click en el enlace Historial dentro de la ventana de
Propiedades.
Cuando la propiedad Historial se encuentra activa, aparecer una tilde al lado del enlace Historial
dentro de la Ventana de Propiedades.
Al activar la propiedad Historial algunas opciones pasarn a estar no disponibles.
La propiedad Historial de la ventana de Base de Datos aparcece en la siguiente figura. La informacin
del Historial es acumulativa, es decir, se van agregando sucesivamente las distintas pruebas realizadas
sobre las base de datos. Haciendo click en las cruces, cada seccin se expande mostrando los detalles de
las pruebas. Pueden copiarse, inclusive, los cdigos de IDEAScript a una Ventana de IDEAScript para
volverse a ejecutar las tareas.
Es recomendable imprimir o exportar el Historial de cada base de datos para poder revisar el mismo al
final de la auditora como evidencia de la misma.
20
IDEA Versin Ocho
Propiedad Estadsticas de Campo

La propiedad Estadsticas de Campo es utilizada para acceder a las estadsticas de los campos con tipo
Numrico, Fecha u Hora pertenecientes a la base de datos activa.
La propiedad Estadsticas de Campo puede ser accedida haciendo click en el enlace Estadsticas de
Campo dentro de la ventana de Propiedades.
Cuando la propiedad Estadsticas de Campo se encuentra activa, aparecer una tilde al lado del enlace
Estadsticas de Campo dentro de la ventana de Propiedades.
A continuacin se muestra la propiedad Estadsticas de Campo de la ventana de Base de Datos:
21
Las estadsticas de campo proporcionan informacin til sobre los campos numricos y de fecha
existentes en la base de datos. Las estadsticas de campos numricos, as como las de campos fecha y
hora pueden ser vistas al mismo tiempo pudiendo efectuar una simple comparacin.
Haciendo click en el botn correspondiente las estadsticas de campo podrn ser impresas, guardadas,
recalculadas o exportadas a Microsoft
Excel y CaseWare Working Papers (si se encuentra instalado) . Las Estadsticas de campo cuentan con
un acceso en detalle que permite ver, imprimir o guardar los registros asociados a las mismas.
A su vez pueden ser visualizadas para todos los campos aplicables en la parte superior de la base de
datos cuando la propiedad Datos se encuentre activa seleccionando Ver > Estadsticas de Campo.
Al activar la propiedad Estadsticas de Campo algunas opciones pasarn a estar no disponibles.
Propiedad Total de Control
La propiedad Total de Control es utilizada para visualizar el total de un campo Numrico seleccionado
a los efectos de su conciliacin.
La propiedad Total de Control puede ser accedida haciendo click en el enlace Total de Control dentro
de la ventana de Propiedades.
Cuando la propiedad Total de Control se encuentra activa, el total del campo Numrico seleccionado
en el dilogo Seleccionar Total de Control aparecer al lado del enlace Total de Control dentro de la
ventana de Propiedades. Por defecto, IDEA mostrar el mismo campo de total de control para las
bases de datos hijas de la base de datos activa.
Slo podr seleccionar un campo Numrico cuyas estadsticas hayan sido generadas, ya sea en la
importacin o mediante la opcin Estadsticas de Campo. Si selecciona un campo cuyas estadsticas no
hayan sido generadas, aparecer un mensaje consultndole si desea generar las estadsticas para el
campo. Haga click en S para calcular las estadsticas para todos los campos Numricos, no slo para el
campo de total de control. El valor del campo de total de control ser registrado en el Historial.
Una vez activa la propiedad Total de Control para la base de datos, la propiedad Total de Control no
podr ser desactivada. No obstante esto, podr modificar el campo Numrico utilizado para el total de
control haciendo click en el enlace Total de Control dentro de la Ventana Propiedades para volver a
invocar al dilogo Seleccionar Total de Control.
Para poder acceder a la propiedad Total de Control, la propiedad Datos deber estar activa.
22
IDEA Versin Ocho

Propiedad Criterio
La propiedad Criterio es utilizada para visualizar registros que satisfagan un criterio determinado.
La propiedad Criterio puede ser accedida haciendo click en el enlace Criterio dentro de la ventana de
Propiedades.
Cuando la propiedad Criterio se encuentra activa, el criterio ingresado aparecer al lado del enlace
Criterio dentro de la ventana de Propiedades.
Sin embargo la opcin Criterios de Presentacin no genera una base de datos de salida, simplemente
muestra, en la Ventana de Base de Datos slo aquellos registros que satisfacen el criterio. La barra de
Estado muestra la cantidad de registros de la base de datos que satisfacen el criterio especificado como
una porcin de la cantidad total de registros de la base de datos.
Los criterios son ecuaciones creadas a travs del Editor de Ecuaciones. Puede invocar el Editor de
Ecuaciones haciendo click en el enlace Criterio de la ventana de Propiedades. Tambin puede
guardar ecuaciones y reaplicarlas a travs del Editor de Ecuaciones.
Si la propiedad Total de Control se encuentra activa al activar la propiedad Criterio, el total de control
tomar en cuenta la nueva cantidad de registros producto del criterio aplicado.
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Propiedad Resultados
La propiedad Resultados es utilizada para visualizar los Resultados de las funciones aplicadas.
La propiedad Resultados puede ser accedida haciendo click en el enlace Resultados dentro de la
ventana de Propiedades.
Cada Resultado cuenta con una barra de herramientas con opciones relevantes para exportar los
resultados a un archivo, graficar los resultados, y ver los registros asociados con los datos seleccionados.
Todos los Resultados son automticamente guardados como parte de la base de datos. Los
Resultados no son guardados como archivos independientes de la base de datos. Si lo desea puede
eliminar Resultados desde el rea Resultados dentro de la ventana de Propiedades. El rea
Resultados de la ventana de Propiedades slo mostrar los Resultados de la base de datos que se
encuentre actualmente activa.
Nota: Al ejecutar una funcin, si marca las opciones Crear base de datos y Crear resultado dentro
del dilogo correspondiente, la base de datos resultante pasar a ser la base de datos activa. Para ver
los Resultados, coloque como activa a la base de datos original y luego seleccione el enlace requerido
dentro del rea Resultados de la ventana de Propiedades.
Las siguientes funciones pueden generar Resultados:
Deteccin de Omisiones (opcional)
Estratificacin (opcional)
Sumarizacin (opcional)
Antigedad (opcional)
Generar Nmeros Aleatorios
Tabla Pivot
Muestreo de Unidad Monetaria (no disponible en IDEA Server)
Muestreo de Variables Clsicas (no disponible en IDEA Server)
Ley de Benford
Graficar Datos
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IDEA Versin Ocho

Propiedad Indices
La propiedad Indices es utilizada para ver los datos ordenados a travs de ndices creados, para eliminar
ndices o para quitar un ndice de la base de datos activa. Puede generar un ndice ya sea haciendo
doble click sobre el encabezado de campo requerido o seleccionando en el men Datos > Indices. Una
vez creado un ndice, IDEA mostrar los registros en la base de datos en base al ndice especificado.
Todos los ndices generados aparecern disponibles en el rea de Indices de la Ventana de
Propiedades.
El ndice activo aparecer marcado con una tilde.
IDEA mostrar, a su vez, una flecha en el encabezado de columna del ndice, para poder identificar
fcilmente el campo indexado y su direccin (Ascendente o Descendente). La clave primaria ser
indicada con una flecha roja en tanto que las claves secundarias aparecern con una flecha azul.
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Propiedad Comentarios
La propiedad Comentarios es utilizada para agregar comentarios a la base de datos activa. Tambin es
utilizada por IDEA para mostrar mensajes de advertencia relacionados con la base de datos activa.
Haciendo click en el enlace Agregar comentario del rea Comentarios de la ventana de

Propiedades, podr acceder al dilogo Comentarios Base de Datos. Para cada comentario podr
agregar un enlace a una base de datos de la Carpeta de Trabajo actual o a una base de datos de otra
carpeta, as como asignar un estado de prioridad. La barra de herramientas del dilogo Comentarios
Base de Datos cuenta con opciones para insertar un nuevo comentario, o copiar, cortar, pegar,
actualizar, imprimir y cancelar un comentario. Tambin podr ordenar las columnas del dilogo
Comentarios Base de Datos en sentido ascendente o descendente haciendo click en los encabezados
de columna.
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IDEA Versin Ocho

Barra de Herramientas de Operaciones
La Barra de Herramientas de Operaciones contiene una serie de botones que proporcionan un rpido
acceso a las funciones ms frecuentemente utilizadas. Se encuentran disponibles herramientas adicionales
para cada opcin del men a travs de la opcin Personalizar Barra de Herramientas (Ver >
Personalizar Barra de Herramientas).
En la barra de herramientas de Operaciones se encuentran disponibles los siguientes botones
predeterminados:
Importar en IDEA
Importar en IDEA
Server
Conector Visual
Unir Bases de
Datos
Agregar Bases de Datos
Crear un Reporte
Editar en PDF
Editar en Microsoft
Word
Vista Previa
Imprimir
Copiar
Pegar
Volver a Ejecutar
Tarea
Configuracin de
Columna
Smbolo de Moneda
Separador de
Miles
Dividir Campos Caracter
Agrupar registros
Indices
Manejo de Campos
Definir Campo de
Accin
Graficar Datos
Bsqueda
Extraccin Directa
Deteccin de
Omisiones
Detectar Clave
Duplicada
Estratificacin
Sumarizacin
Tabla Pivot
Correlacin
Anlisis de
Tendencias
Series de Tiempo
Muestreo Aleatorio de
Registros
Grabar/detener
grabacin de una
macro
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VENTANA DE IDEASCRIPT
IDEA incluye una herramienta desarrollada para extender su funcionalidad denominada IDEAScript.
Los IDEAScript pueden ser grabados, escritos desde cero, o una combinacin de ambos. El cdigo
IDEAScript se genera o se ingresa en la Ventana de IDEAScript. Esta ventana cuenta con una barra de
herramientas con las opciones ms comnmente usadas como as tambin con funciones de asistencia
para la escritura, edicin y depuracin de IDEAScript.
En IDEA Versin Ocho tambin podr crear macros a travs de una nueva utilidad llamada Visual
Script. Visual Script es utilizado para crear, editar y mantener macros visualmente dentro de IDEA. En
esencia, la opcin Visual Script es una representacin visual de IDEAScript. La ventaja de Visual
Script radica en que le permite automatizar tareas que ejecuta regularmente sin tener que ingresar
ningn cdigo. De ser necesario, puede convertir un Visual Script en un IDEAScript. Para obtener ms
informacin acerca de Visual Script consulte la Ayuda de IDEA.
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IDEA Versin Ocho

Barra de Herramientas de IDEAScript
Los siguientes botones se encuentran disponibles en la barra de herramientas de la ventana de
IDEAScript para asistirlo en la creacin, edicin o depuracin de los IDEAScripts.
Nueva
Siguiente Marcador
Abrir
Marcador Previo
Guardar
Eliminar todos los marcadores
Imprimir
Explorador de Lenguaje
Cortar
Nuevo dilogo
Copiar
Ejecutar Script
Pegar
Detener Depuracin
Buscar
Alternar punto de corte
Buscar Siguiente
Quitar todos los puntos de corte
Reemplazar
Siguiente instruccin
Deshacer
Siguiente procedimiento
Rehacer
Vista Rpida
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29
VENTANA DE EXPLORADOR DE ARCHIVOS

La ventana Explorador de Archivos muestra todas las bases de datos abiertas en una Carpeta de
Trabajo o proyecto (si posee acceso a IDEA Server) en forma de rbol u ordenadas. Al conectarse a
IDEA Server, el Explorador de Archivos divide su pantalla entre Archivos de IDEA y Archivos de
IDEA Server.
La ventana Explorador de Archivos puede ser re-dimensionada para visualizar mayores detalles acerca
de las bases de datos tales como nombre de la base de datos, cantidad de registros, tamao, fecha de
la ltima modificacin y fecha de creacin.
30
IDEA Versin Ocho

Barra de Herramientas del Explorador de Archivos
La Barra de herramientas del Explorador de Archivos se utiliza para manejar los archivos alojados en la
Carpeta de Trabajo o Proyecto (si posee acceso a IDEA Server).
Se encuentran disponibles los siguientes botones predeterminados en la barra de herramientas del
Explorador de Archivos.
Manejo de Archivos
Ver Archivo
Cambiar vista de rbol
Eliminar
Actualizar lista
Explorador de archivos
vertical
Marcar archivo
VENTANAS MOVIBLES
Se encuentran disponibles las siguientes solapas en la base de la ventana de Base de Datos:
Tareas en ejecucin
Lista de Tareas (no disponible en IDEA Server)
Resultado de la bsqueda
Conclusiones
Las ventanas pueden ser fijadas haciendo click en el pin ubicado en su extremo superior derecho.
Tareas en ejecucin
La ventana Tareas en ejecucin le detalla la informacin de progreso de una tarea en ejecucin.
Esta ventana cuenta con la siguiente informacin:
Ubicacin: La ubicacin fsica donde est siendo ejecutada la tarea (Mi PC o IDEA Server).
Tarea: El nombre de la tarea actualmente en ejecucin como por ejemplo Antigedad.
%: Sigue el progreso de la tarea hasta ser completada.
Cancelar: Al ejecutar una tarea aparecer el botn Cancelar permitiendo abortar la tarea.
31
Lista de Tareas (no disponible en IDEA Server)

Cada Carpeta de Trabajo posee su propia Lista de Tareas. En esta seccin podr ingresar, modificar,
imprimir y revisar tareas requeridas. Puede ingresar y modificar fechas de vencimiento, as como
ingresar notas o la cantidad de horas insumidas en una tarea.
Puede agregar o eliminar campos desde la Lista de Tareas haciendo click en el botn derecho del
mouse sobre cualquier sector de la Lista de Tareas y seleccionando la opcin Campos a Desplegar.
Resultado de la bsqueda
Puede llevar a cabo una bsqueda por palabra clave dentro de los registros de una base de datos
seleccionando Datos > Bsqueda.... IDEA mostrar los resultados de la bsqueda en la ventana
Resultado de la bsqueda, la cual, por defecto, estar ubicada en la base de la ventana de Base de
Datos. Dentro de esta ventana, las nuevas bsquedas pisarn las anteriores. Haciendo click en el botn
derecho del mouse sobre la ventana Resultado de la bsqueda, podr volver a realizar la bsqueda
(tal como est o ajustarla) o imprimir los resultados. Puede ordenar los resultados haciendo doble click
en los encabezados de columna dentro de la ventana Resultado de la bsqueda. Aparecer una
flecha en el encabezado de columna indicando la direccin del orden (Ascendente o Descendente).
Resultados de la bsqueda incluye los siguientes campos:
BASE DE DATOS: el nombre de la base de datos donde fue encontrado el registro. Es de destacar
que pueden efectuarse bsquedas en mltiples bases de datos.
NUMERO REGISTRO: el nmero de registro de la base de datos donde fue encontrado el

resultado.
NOMBRE_CAMPO: el nombre del campo de la base de datos donde fue encontrado el resultado.
TEXTO: el criterio de bsqueda mostrado como un enlace. Haciendo click en el enlace se abrir la
base de datos donde fue encontrado el texto y se marcarn las apariciones en los registros
coincidentes.
IDEA Server permite que mltiples usuarios puedan buscar en la misma base de datos en forma
simultnea sin el riesgo de sobrescribir otros resultados de bsquedas.
Conclusiones
La ventana Conclusiones muestra los resultados de las rutinas instaladas para Smart Analyzer para
IDEA. La ventana de Conclusiones no es aplicable a las funciones de IDEA.
SECCIN CUATRO
Tutorial de Iniciacin
INTRODUCCIN
Esta seccin contiene un Tutorial de Iniciacin para comenzar a utilizar IDEA. Este Tutorial cuenta con
informacin para iniciar el software, especificar una Carpeta de Trabajo, conectarse al servidor (si tiene
acceso a IDEA Server), importar archivos de diversos formatos, ejecutar una serie de pruebas, crear
reportes, efectuar revisiones y mantener el trabajo. Le recomendamos a todos los usuarios, ya sean
principiantes, o a quienes actualicen el software desde versiones anteriores, a que completen este
Tutorial. El mismo lo asistir acerca de cmo utilizar las funciones tpicas de IDEA en una auditora o
investigacin. Se puede obtener mayor informacin acerca del uso del software visitando la Seccin de
Soporte en el sitio web de IDEA (www.CaseWare-IDEA.com) o asistiendo a un curso de entrenamiento.
Cada seccin contiene un objetivo a alcanzar. Los ejercicios establecidos en este Tutorial deben
completarse en forma secuencial, puesto que existen determinadas pruebas que se llevan a cabo sobre
la base de resultados obtenidos en ejercicios anteriores.
Este Tutorial no cubre todas las funciones y utilidades de IDEA. Su intencin es proporcionar una
introduccin a los nuevos usuarios y a quienes actualizan el software desde versiones anteriores.
ACCEDIENDO A IDEA
Desde el men Inicio de Windows seleccione Programas > IDEA > IDEA.
Luego de iniciar IDEA haga click en el botn Maximizar de la Ventana de IDEA si es necesario.
El Explorador de Archivos de IDEA contendr las bases de datos de muestra disponibles para efectuar
pruebas. No obstante, le recomendamos que primero complete el Tutorial que se detalla a
continuacin. Las bases de datos de muestra podrn ser luego utilizadas para pruebas adicionales.
34
IDEA Versin Ocho

ESTABLECER UNA CARPETA DE TRABAJO
Objetivos:
Establecer una Carpeta de Trabajo.
Identificar los archivos que deben ser guardados en una Carpeta de Trabajo.
Para facilitar el mantenimiento del trabajo, se recomienda utilizar una carpeta de trabajo distinta para
cada auditoria o investigacin. Toda la informacin referente a la auditoria, incluyendo los archivos de
datos, ecuaciones, vistas y definiciones de importacin pueden ser almacenados en la Carpeta de
Trabajo.
Este ejercicio le explicar cmo establecer una Carpeta de Trabajo e ingresar informacin del proyecto
que luego aparecer en todos los reportes.
1.
Seleccione Archivo > Establecer Carpeta de Trabajo.

Alternativamente, en la barra de herramientas del Explorador de Archivos, haga click en el
botn Manejo de archivos, y luego seleccione Establecer Carpeta de Trabajo.
Aparecer el dilogo Establecer Carpeta de Trabajo.
Seccin Cuatro: Tutorial de Iniciacin

2.
35
Busque y haga doble click en la carpeta C:\Documents and Settings\<Nombre de

Usuario>\Mis Documentos\IDEA\Tutorial.
Notas:
Este ejercicio asume que tiene instalado IDEA en la carpeta predeterminada en el dico C. De no
ser as, seleccione la carpeta correspondiente.
Si lo desea puede agregar una sub-carpeta dentro de la Carpeta de Trabajo actual haciendo
click en el botn Manejo de archivos de la Barra de herramientas del Explorador de
Archivos, y luego seleccionando la opcin Crear carpeta.
3.
Haga click en Abrir.

Aparecer el dilogo Propiedades de Proyecto.
En el dilogo Propiedades de Proyecto ingrese lo siguiente:
Nombre Proyecto: Tutorial
Perodo: Ene 1 2006 - Dic 31 2006
4.
Haga click en Aceptar.

La carpeta Tutorial se convertir en la Carpeta de Trabajo, cerrando la carpeta Samples (la
Carpeta de Trabajo predeterminada).
El Explorador de Archivos aparecer ahora vaco.
36
IDEA Versin Ocho

CONECTAR A IDEA SERVER (SI POSEE ACCESO A IDEA SERVER)
Objetivos:
Conectarse a IDEA Server
Crear un Proyecto de Muestra en IDEA Server.
Como IDEA Server es una aplicacin cliente - servidor, las bases de datos de IDEA residen en el servidor
y las tareas son ejecutadas sobre el mismo. Por consiguiente, deber conectarse al servidor, para
acceder a las bases de datos y analizar los datos. Consulte la seccin Relacin entre las Carpetas de
Trabajo de IDEA y los Proyectos de IDEA Server
Si est conectado al servidor, puede copiar o mover bases de datos entre su unidad local y el servidor.
Puede llevar a cabo esto de dos formas: utilizando el botn Ver archivo de la Barra de Herramientas del
Explorador de Archivos o arrastrando y soltando los archivos entre las secciones Archivos IDEA y
Archivos IDEA Server de la ventana Explorador de Archivos.
1.
Seleccione Archivo> IDEA Server > Conectar.

Aparecer el dilogo Conectar a IDEA Server.
2.
Ingrese la siguiente informacin proporcionada por el Administrador de IDEA Server.

Servidor
Nombre de Usuario
Contrasea (sensible a may/min)

3.
37
Haga click en Conectar.

Aparecer el dilogo Seleccionar Proyecto.
4.
Haga click en Crear muestra.

Un Proyecto de Muestra ser creado con el nombre Tutorial_su nombre de usuario y ser
listado en el rea Proyectos del dilogo Seleccionar Proyecto.
5.
Seleccione el nuevo proyecto de muestra creado desde la lista disponible haciendo click sobre el
nombre de proyecto y luego haciendo click en Abrir.
La ventana Explorador de Archivos aparecer dividida en Archivos IDEA y Archivos IDEA
Server. La Carpeta de Trabajo seleccionada y el proyecto sern asociados. Relacin entre una
Carpeta de Trabajo de IDEA y un Proyecto de IDEA Server
Usando el dilogo Seleccionar Proyecto, puede crear su propio proyecto Personal. Para crear su
propio proyecto Personal, haga click en Crear para abrir el dilogo Nuevo Proyecto. En el cuadro
Nombre, ingrese Tutorial, y luego haga click en Aceptar. El Proyecto Tutorial aparecer en el dilogo
Seleccionar Proyecto. Seleccione Tutorial haciendo click sobre el nombre de proyecto, y luego
haciendo click en Abrir. Este proyecto pasar a ser el Proyecto activo en IDEA Server.
Ahora podr usar la Carpeta de Trabajo seleccionada en el ejercicio anterior o el Proyecto Tutorial de
IDEA Server para completar los prximos ejercicios.
38
IDEA Versin Ocho

IMPORTAR UN ARCHIVO DE MICROSOFT ACCESS
Objetivos:
Importar un archivo de Microsoft Access.
Generar estadsticas de campo para la base de datos.
Este ejercicio le explica cmo importar un archivo en IDEA. Si cuenta con acceso a IDEA Server, podr
importar tambin archivos en IDEA Server. No obstante, para este ejercicio, importaremos un archivo en
su Carpeta de Trabajo.
1.
Seleccione Archivo > Asistente de Importacin > Importar en IDEA.

Alternativamente, en la Barra de herramientas de Operaciones, haga click en el botn Importar
en IDEA.
Aparecer el Asistente de Importacin.
2.
En el Asistente de Importacin, marque la opcin Microsoft Access.
3.
Haga click en el botn Examinar al lado del cuadro Nombre para seleccionar la base de datos de
Microsoft Access que desea importar.
Aparecer el dilogo Seleccionar Archivo.

4.
39
Busque y seleccione C:\Documents and Settings\<Nombre de Usuario>\Mis

Documentos\IDEA\Tutorial\Clientes.MDB.
Puede importar tanto archivos *.mdb como *.accdb (Microsoft Access 2007). Nota: Si posee
Windows 2000 SP4, no estar en condiciones de importar archivos Microsoft Access 2007.
5.

Se cerrar el dilogo Seleccionar Archivo y la ruta seleccionada aparecer dentro del cuadro
Nombre en el Asistente de Importacin.
6.
Haga click en Siguiente.

Aparecer el dilogo Microsoft Access.
7.
En el cuadro Seleccionar tablas, seleccione Base de Datos1.

Nota: Si importa un archivo Microsoft Access que posea ms de una tabla, podr importar mltiples
tablas en forma simultnea seleccionando las opciones apropiadas. Todas las opciones seleccionadas
sern aplicadas a todas las tablas importadas.
8.
Todos los campos Caracter sern importados con una longitud de 255 caracteres a menos que esto
sea modificado. Esta no parece ser la longitud para los campos caracter. Por consiguiente, deje
seleccionada la opcin Analizar registros para longitud de campo. A su vez, acepte el valor
predeterminado de 10.000 registros en el cuadro Analizar solo para determinar la longitud de
campo mxima.
9.
Acepte el nombre de archivo predeterminado (Clientes), y luego haga click en Aceptar.

Al importar el archivo el nombre de la base de datos pasar a ser nombre de archivo - nombre de
tabla. En este caso la base de datos importada en IDEA pasar a llamarse Clientes-Base de Datos1.
40
IDEA Versin Ocho

FORMATO DE LOS DATOS
Objetivos:
Cambiar el formato de las columnas de datos.
Secuenciar (indexar) los registros en la Ventana de Base de Datos.
1.
Asegrese que la base de datos Clientes - Base de Datos 1 se encuentre activa con la propiedad
Datos seleccionada en la ventana de Propiedades.
2.
Ajuste y optimice las longitudes de los campos:
3.
i.
Posicione el cursor en el separador de campo de los dos primeros campos. Haga click en el
separador de columna y reduzca la longitud del campo NUM_CLI para ajustar los datos.
ii.
Posicione el cursor sobre el primer campo y observe la sugerencia mostrando el nombre

completo del campo NUM_CLI. Esto ocurrir cada que vez que IDEA no muestre en la vista
el nombre completo de un campo.
iii.
Optimice la longitud del campo NUM_CLI para ver el nombre completo y sus datos
haciendo doble click en el separador de campo.
Secuencie los registros:

IDEA proporciona dos opciones para secuenciar los registros: ordenar e indexar. Mientras que
indexar ordena los registros en la base de datos activa, ordenar crear una nueva base de datos
con los registros ordenados en base a la clave de orden ingresada. Se puede hacer una indexacin
rpida haciendo doble click en el encabezado de una columna para secuenciar el campo en
orden Ascendente. Haciendo doble click una segunda vez el campo se secuenciar en orden
Descendente.
i.
Ordene el campo LIM_CREDITO en sentido Ascendente haciendo doble click sobre su

encabezado. Aparecer una flecha hacia arriba en el encabezado del campo LIM_CREDITO
indicando que el campo ha sido indexado en orden Ascendente. Tambin, observe que el
ndice es mostrado en el rea de Indices dentro de la ventana de Propiedades.
ii.
Regrese a la secuencia original de registros seleccionando la opcin Sin ndice en el rea de

Indices de la ventana de Propiedades.

4.
41
Cambie la configuracin de las columnas:

i.
En la ventana de Base de Datos, haga click en el botn derecho del mouse sobre el nombre
de campo NUM_CLI para acceder a una lista de opciones generalmente utilizadas.
Nota: haciendo click en el botn derecho del mouse sobre un registro de la Base de Datos
aparecer una lista de opciones diferentes.
ii.
Seleccione Configuracin de Columna....

Aparecer el dilogo Configuracin de Columna. Observe que el campo NUM_CLI ya se
encuentra seleccionado en el dilogo.
iii.
Ingrese las siguientes configuraciones para el campo NUM_CLI:

Fuente: Negrita
Color de texto: Azul
Color de fondo: Gris claro
iv.
Dentro del dilogo Configuracin de Columna, seleccione el campo LIM_CREDITO e

ingrese las siguientes configuraciones:
Configuracin de campo: Usar smbolo de moneda, Usar separador de miles
Color de texto: Rojo
v.
Haga click en Aceptar para salir del dilogo Configuracin de Columna.
42
IDEA Versin Ocho

5.
Reordene los campos moviendo el campo LIM_CREDITO luego del campo NUM_CLI:
i.
Haga click en el campo LIM_CREDITO para seleccionarlo y luego haga click nuevamente sobre
el mismo para que aparezca el cono de arrastre.
ii.
Arrastre la columna hacia el campo NUM_CLI. Observe que la lnea roja indica la posicin de
arrastre.
iii.
Suelte la columna a la derecha del campo NUM_CLI.

Nota: Una vez modificada una vista, IDEA guarda las configuraciones junto con la base de
datos. Estas configuraciones permanecern activas hasta que sean modificadas o restauradas.
Cualquier base de datos hija creada a partir de esta base de datos heredar esta configuracin.
6.
Restaurar la vista seleccionando Ver > Vistas > Restaurar.

IDEA quitar los cambios efectuados.
VISTA DE LAS ESTADSTICAS DE CAMPO

Objetivo:
Ver las estadsticas de campo para los campos numricos de la Base de Datos activa.
Las estadsticas son usadas para reconciliar totales, obtener un panorama general de los valores de la base
de datos, y para detectar errores potenciales focalizando las tareas a ejecutar.
1.
2.
Dentro de la ventana Propiedades, haga click en Estadsticas de campo.
3.
Haga click en S para generar las estadsticas de campo para todos los campos.
Por defecto, la ventana Estadsticas de Campo mostrar las estadsticas para los campos numricos.
En este caso, aparecern las estadsticas para el campo LIM_CREDITO, el nico campo Numrico de
la base de datos.
43
Para visualizar las estadsticas de los campos Fecha y Hora de la base de datos, haga click en las
opciones Fecha y Hora en el cuadro Tipo de campo dentro de la ventana Estadsticas de
Campo. En la base de datos actual no existen campos Fecha ni campos Hora.
Si la base de datos contiene ms de un campo, ya sea Nmerico, Fecha u Hora, las estadsticas
apareceran juntas en la misma pantalla para todos los campos facilitando la comparacin de los
valores.
44
IDEA Versin Ocho

4.
Verifique las estadsticas de campo para el campo LIM_CREDITO.

Observe en particular lo siguiente:
# de Registros: 341
# Elementos Cero: 0
Valor Medio: $62.475,07
Valor Mnimo: $2.000
Valor Mximo: $3.901.000
5.
Si su mquina se encuentra conectada a una impresora, imprima las estadsticas de campo

haciendo click en el botn Imprimir de la Barra de herramientas de Operaciones.
6.
Vea el registro que posee el Valor Mximo haciendo click en el valor correspondiente al campo
Valor Mximo.
Aparecer el dilogo Valor Mximo de LIM_CREDITO, mostrando el registro de la base de

datos que constituye el valor mximo. Podr guardar o imprimir el registro. Haga click en Hecho.
7.
En la ventana Propiedades haga click en Datos para regresar la vista original de la base de datos.
45
SELECCIN DE UNA MUESTRA ALEATORIA DE REGISTROS

Objetivo:
Seleccionar una muestra de elementos aleatorios para analizar.
1.
2.
Seleccione Muestreo>Aleatorio....
Alternativamente haga click en el botn Muestreo Aleatorio de Registros de la Barra de
herramientas de Operaciones.
Aparecer el dilogo Muestreo Aleatorio de Registros.
3.
En el cuadro Cantidad de registros a seleccionar, ingrese 10.
4.
Deje la semilla aleatoria proporcionada por IDEA.

IDEA utilizar la semilla de nmeros aleatorios para obtener los mismos. Si es necesario ampliar
una muestra, ingrese la misma semilla pero con un tamao de muestra mayor. Se obtendr la
misma seleccin original pero con el agregado de los elementos adicionales requeridos.
5.
Acepte las opciones predeterminadas para Nmero registro inicial a seleccionar y Nmero
registro final a seleccionar.
IDEA establecer por defecto al primer y ltimo registro de la base de datos, en este caso 1 y 341.
6.
Deje desmarcada la opcin Permitir registros duplicados.
7.
En el cuadro Archivo, ingrese Muestra de Clientes.
46
IDEA Versin Ocho

8.
Haga click en Campos.

Aprecer el dilogo Campos. Observe que, por defecto, IDEA selecciona todos los campos de la base
de datos para extraer en la base de datos Muestra de Clientes.
9.
10.
En el dilogo Muestreo Aleatorio de Registros haga click en Aceptar.
11.
Observe la base de datos resultante. Aparecer un campo adicional llamado MUES_NUMREG

agregado por IDEA al final de la base de datos. Este campo contiene el correspondiente nmero de
registro en la base de datos original (Clientes-Base de Datos1). Observe que esta base de datos
aparece como una base de datos hija de la Base de Datos Clientes-Base de Datos1 en la ventana
Explorador de Archivos.
12.
Expanda el Explorador de Archivos para visualizar toda su informacin.
13.
Achique el Explorador de Archivos para visualizar slo los nombres de los archivos.
14.
Cierre la base de datos Muestra de Clientes seleccionando en el men Ventana > Cerrar.
Clientes-Base de Datos1 pasar ahora a ser la base de datos activa.
47
EXTRAER REGISTROS
Objetivo:
Extraer clientes con lmites de crdito elevados.
1.
2.
Seleccione Datos > Extracciones > Extraccin Directa....

Alternativamente, haga click en el botn Extraccin Directa de la Barra de Herramientas de
Operaciones.
Aparecer el dilogo Extraccin Directa.
3.
En la primera fila de la columna Nombre de Archivo, reemplace el nombre de archivo

predeterminado por Lmites de crdito elevados.
4.
Haga click en el botn Editor de Ecuaciones.

Aparecer el Editor de Ecuaciones.
48
IDEA Versin Ocho

5.
Ingrese la expresin LIM_CREDITO >= 30000 de la siguiente manera:

i.
Desde la lista de campos, en la parte inferior de la ventana Editor de Ecuaciones, haga

doble click sobre LIM_CREDITO. IDEA mostrar su tipo, longitud, cantidad de decimales,
parmetro y descripcin.
ii.
Haga click en el botn Mayor o igual que (>=).
iii.
En el rea de Ecuacin, luego del smbolo Mayor o igual que, ingrese 30000. No agregue
ni smbolos de monedas ni separador de miles.
iv.
Verifique la sintaxis haciendo click en el botn Validar. Si se ha producido un error de

sintaxis corrija la expresin y vuelva a comprobar la sintaxis.
v.
Para salir del Editor de Ecuaciones, haga click en el botn Validar y salir.
La ecuacin aparecer en la columna Criterio del dilogo Extraccin Directa.

6.
49
Haga click en Aceptar para iniciar la extraccin.

La base de datos resultante, Lmites de crditos elevados, aparecer en la ventana de Base de
Datos. La misma debera contener 61 registros.
7.
Seleccione Archivo > Cerrar Base de Datos para cerrar la base de datos Lmites de crdito
elevados.
Alternativamente haga click en el botn derecho del mouse sobre la solapa Lmites de crdito
elevados en la parte superior de la ventana de Base de Datos y luego haga click en Cerrar.
8.
Cierre la base de datos Clientes-Base de Datos 1.
50
IDEA Versin Ocho

IMPORTAR UN ARCHIVO DE TEXTO
Objetivos:
Importar el archivo de texto de longitud fija Ventas alojado en su Carpeta de Trabajo.
Es necesario, previo a la importacin, definir su formato en IDEA. El Asistente de
Importacin lo guiar a travs de las diferentes etapas para definir e importar el archivo para su
posterior anlisis.
Este ejercicio le mostrar cmo:
Acceder al Asistente de Importacin
Crear una definicin para un archivo de texto de longitud fija.
Guardar la definicin.
Importar datos en IDEA.
Seleccionar un campo numrico como total de control de la base de datos
Acceder al Asistente de Importacin

Seleccionar el archivo a importar
1.
En el dilogo principal del Asistente de Importacin, seleccione la opcin Texto.
2.
Haga click en el botn Examinar ubicado al lado del cuadro Nombre.

Aparecer el dilogo Seleccionar Archivo.
3.
Seleccione el archivo ventas.txt en la carpeta C:\Documents and Settings\<Nombre de

Usuario>\Mis Documentos\IDEA\Tutorial.
Si lo desea puede modificar el filtro Tipo de archivos para ver slo los archivos *.txt en la lista de
archivos.
4.

Se cerrar el dilogo Seleccionar Archivo y la ruta seleccionada aparecer dentro del cuadro
Nombre en el Asistente de Importacin.
5.
51
Paso Tipo de Archivo

Una vez seleccionado el archivo de datos, el Asistente de Importacin analizar los datos del archivo y
tratar de determinar su tipo.
En este caso IDEA identificar correctamente el formato Longitud fija.

52
IDEA Versin Ocho

Paso Especificar Longitud de Registro
Durante este paso, IDEA identificar la longitud de cada registro, en este caso 42 bytes (caracteres)
incluyendo los delimitadores de registro. IDEA excluir automticamente de la importacin los
delimitadores de registro.
1.
Verifique el archivo en la seccin vista previa ubicada en la parte inferior del dilogo. Navegue a lo
largo de los registros y verifique que las columnas de datos (campos) se encuentren alineadas.
2.
53

Paso Especificar Delineadores de Campo
En este paso puede identificar la posicin de inicio y finalizacin de cada campo en los registros. El
Asistente de Importacin insertar lneas para un mejor ajuste en la presentacin de los datos dentro
de los registros.
Puede crear, eliminar, o mover las lneas de los campos siguiendo las instrucciones detalladas en la parte
superior del dilogo.
1.
Es de suma utilidad obtener una definicin de registro para archivos de este tipo. Modifique las
posiciones de los delineadores de campo de acuerdo a la siguiente definicin de registro:
Nombre de campo
Tipo
Inicio
Lon
NUM_FACT
FECHA_OPER
TIPO_PAGO
16
VENDEDOR
20
ID Vendedor
NUM_CLI
23
Nmero de Cliente
COD_PROD
28
IMPORTE
30
11
Dec
Mscara
Descripcin
Nmero de factura
AAAAMMDD
Fecha de transaccin
Tipo de Pago
Cdigo de Producto
2
Monto
Nota: En la definicin anterior, el tipo de campo C significa caracter, N significa numrico y

F significa fecha.
2.
54
IDEA Versin Ocho

Paso Detalles de Campo
En este paso podr definir el nombre y los detalles de cada campo, y descartar reas o determinados
campos de la importacin. Utilice la informacin de la definicin de registro proporcionada en el paso
anterior para completar los detalles de cada campo.
1.
Seleccione el campo en el rea de datos.
2.
En el cuadro Nombre de campo, ingrese un nuevo nombre para el campo.
3.
Opcionalmente, en el cuadro Descripcin, ingrese una breve descripcin para el campo.
4.
En el cuadro Tipo, acepte o modifique el tipo de campo. Tenga en cuenta que el primer registro
de cada campo ser convertido al tipo seleccionado y mostrado en el cuadro Ejemplo
convertido. Si los datos mostrados en el cuadro Ejemplo convertido no son correctos, haga
click en el botn desplegable Tipo y seleccione el tipo de campo apropiado.

5.
55
Pulse aceptar, corrija o agregue informacin adicional al tipo de campo:

Cantidad de decimales: Algunos campos Numricos pueden requerir de decimales.
Mscara: Ingrese una mscara de fecha que describa el formato de fecha del archivo, en este
caso, AAAAMMDD.
No importar este campo: Si no desea importar algunos de los campos marque esta opcin para
excluirlo.
Decimales implcitos: Seleccione esta opcin si el campo Numrico que est definiendo contiene
decimales implcitos.
6.
Una vez definidos todos los campos haga click en Siguiente.
56
IDEA Versin Ocho

Paso Crear Campos
Durante este paso podr agregar campos Virtuales, Editables, Booleanos, o Multi-estado al archivo a
importar.
En este ejercicio no crearemos ningn campo. Haga click en Siguiente.

Paso Criterio de Importacin
En esta etapa del proceso de importacin podr ingresar una ecuacin para filtrar los datos a ser
importados en IDEA.
A los efectos de este ejercicio, no se ingresar ninguna ecuacin. Todos los registros del achivo
ventas.txt sern requeridos para posteriores ejercicios de este Tutorial. Haga click en Siguiente.
57
58
IDEA Versin Ocho

Paso Especificar Nombre de Archivo de IDEA
Durante el paso final deber especificar las opciones de importacin as como el nombre de la base de datos
resultante.
1.
Acepte la opcin Importar base de datos (preferible a enlazar).

IDEA se ejecuta ms rpido cuando importa un archivo en lugar de enlazarlo.
2.
Marque la opcin Generar estadsticas de campo.

Las estadsticas de campo pueden ser usadas para conciliacin de datos.
3.
IDEA guardar automticamente en la carpeta de trabajo la definicin de registro utilizada con el

nombre Ventas.rdf/rdm Posteriormente, de ser necesario, podr utilizar esta definicin para importar
archivos de datos de similares caractersticas, o para realizarle alguna modificacin.
4.
En el cuadro Nombre Base de Datos, ingrese Detalle de ventas.
5.
Haga click en Finalizar.
59
IDEA importar el archivo en la Carpeta de Trabajo, mostrndolo en la ventana de Base de

Datos.
En caso de que exista algn dato errneo en el archivo, por ejemplo caracteres en un campo
Numrico, o una fecha errnea (ej. se define una columna usando la mscara de fecha DD/MM/
AA y la columna contiene fechas como 05/15/02, 02/31/02, 31122002, 07/07/2002), IDEA
generar un Archivo de datos errneos con estos datos. Este archivo ser alojado en el
Explorador de Archivos justo debajo de la nueva base de datos y tendr el mismo nombre que
la base de datos ms la expresin '_DatosErrneos'.
Nota: Si no desea generar un archivo de datos errneos por separado, modifique la solapa
Sistema del dilogo Opciones accediendo a travs del men Ver. Para ello marque la opcin "No
generar una base de datos errneos al importar".
6.
Maximice la Ventana de Base de Datos.
7.
En la ventana Propiedades, haga click en Total de control.

Aparecer el dilogo Seleccionar Total de Control.
8.
Seleccione el campo IMPORTE, y luego haga click en Aceptar.

Aparecer el total de control 6,406,119.08 al lado del enlace Total de Control en la ventana de
Propiedades. Los auditores deberan conciliar este importe contra el total de ventas del perodo
segn la fuente externa con las correspondientes pruebas de auditora.
60
IDEA Versin Ocho

SUMARIZAR LOS DATOS
Objetivo:
Totalizar las ventas por cliente para obtener una lista de saldos pendientes e identificar la
cantidad de cuentas activas y el nmero de operaciones por cuenta.
1.
Asegrese que la base de datos Detalle de ventas se encuentre activa con la propiedad Datos
seleccionada en la ventana de Propiedades.
2.
Seleccione Anlisis > Sumarizacin....

Aparecer el dilogo Sumarizacin.
3.
En el dilogo Sumarizacin seleccione lo siguiente:

Campo para sumarizar: NUM_CLI
Campos numricos para totalizar: IMPORTE
4.
Haga click en Campos.

Aprecer el dilogo Campos. Observe que no hay campos seleccionados. Esto evita incluir
informacin no deseada en el archivo de sumarizacin.
5.
Haga click en Aceptar para regresar al dilogo Sumarizacin.
6.
Marque la opcin Usar Sumarizacin rpida.

La opcin Usar Sumarizacin rpida puede ser seleccionada para sumarizar ms rpido la base
de datos. Sin embargo, slo puede efectuarse una Sumarizacin rpida si la base de datos no
posee ms de 4.000 claves nicas. A su vez, la Sumarizacin rpida le permite seleccionar slo
un campo para sumarizar.
Tenga en cuenta que al usar la Sumarizacin Rpida la opcin Sum de la seccin Estadsticas a
incluir ser seleccionada en forma predeterminada y el resto de las opciones sern desactivadas.
7.
Hay dos tipos de salidas para la funcin Sumarizacin:

Base de Datos de Sumarizacin
Resultado de Sumarizacin
Acepte la opcin Crear Base de Datos puesto que esta base de datos ser unida con la base de
datos Clientes-Base de Datos1 en el prximo ejercicio.
Al marcar la opcin Crear resultado generar resultados accesibles a travs del rea de
Resultados de la ventana de Propiedades. En este ejercicio no seleccionaremos esta opcin.
Como en la mayora de las funciones de IDEA, puede aplicar un criterio a la funcin, por ejemplo,
sumarizar slo las operaciones de un perodo especificado. Como ocurre siempre que aplica un
criterio, si aplica un criterio a la base de datos usando el enlace Criterio dentro de la ventana de
Propiedades, la ecuacin aparecer en el cuadro Criterio dentro del dilogo de la funcin. Sin
embargo, puede ingresar un nuevo criterio, o modificar uno existente usando el Editor de
Ecuaciones.
8.
En el cuadro Archivo, ingrese Operaciones sumarizadas.
9.
10.
Observe en la base de datos resultante los siguientes campos:
61
NUM_CLI - Lista todos los nmeros de clientes nicos

NUM_DE_REGS - Cantidad de registros (operaciones) para cada cliente
IMPORTE_SUM - Total de ventas por cada cliente
Observe tambin la cantidad de registros en la barra de Estado (303).
IDEA crear en forma automtica un enlace a la base de datos madre Detalle de ventas. Este
enlace le permitir ver los registros de la base de datos Detalle de ventas desde el archivo
Operaciones sumarizadas haciendo click sobre un valor (en color azul) del campo
NUM_DE_REGS. Vea el ejercicio Crear un Campo de Accin para ms informacin.
62
IDEA Versin Ocho

ESTRATIFICAR LOS DATOS
Objetivo:
Estratificar los saldos de ventas para obtener un perfil de la cantidad y los valores de las
cuentas dentro de cada banda.
1.
Asegrese que la base de datos Operaciones sumarizadas se encuentre activa con la propiedad
2.
Dentro de la ventana Propiedades, haga click en Estadsticas de campo.

Se le consultar si desea crear estadsticas para todos los campos.
3.
Haga click en S para generar las estadsticas.

Observe las siguientes estadsticas para el campo IMPORTE_SUM:
Valor Mnimo: 0.00
Valor Mximo: 3,656,762.47
4.
En la ventana Propiedades haga click en Datos.
5.
Haga click en el botn derecho del mouse sobre cualquier registro dentro de la ventana de Base
de Datos, y luego seleccione Estadsticas de campo.
Aparecer el dilogo Seleccionar Estadsticas para Mostrar.

6.
De la lista de estadsticas disponibles para campos numricos, seleccione Valor neto, Valor
absoluto, Valor mnimo, y Valor mximo.
7.
63
Las estadsticas seleccionadas apercern sobre una banda de color amarillo en la parte superior de
la ventana de Base de Datos.
64
IDEA Versin Ocho

8.
Ajuste las longitudes de las columnas, incluyendo la columna Nmero de Registro/Nombre de

Estadstica, para ver los nombres y los valores de las estadsticas en forma completa. Mueva el
curso a travs de las filas y observe los mensajes con los nombres de los estadsticas.
9.
Haga click en el botn derecho del mouse sobre cualquier registro de la base de datos, y
seleccione la opcin Estadsticas de campo, luego haga click en Quitar Todo.
10.
Haga click en Aceptar para remover la banda amarilla con las estadsticas.
11.
Seleccione Anlisis > Estratificacin....

Aparecer el dilogo Estratificacin.
12.
En el cuadro Campos para estratificar, seleccione IMPORTE_SUM.
13.
En el cuadro Campos a totalizar, seleccione NUM_DE_REGS.

14.
65
Especifique las bandas de estratificacin.

i.
Modifique el Incremento a 5.000,00
ii.
Haga click en el cuadro < Lmite Superior de la primera fila.

Observe que el cuadro de texto es completado con el valor 5.000,00.
iii.
Haga click en la segunda fila del rea de hoja de clculo.

Esto colocar automticamente las cantidades 5.000,00 a 10.000,00
iv.
Marque las siguientes tres filas del rea de hoja de clculo hasta llevar el rango a 25.000,00.
v.
Modifique el Incremento a 25.000,00
vi.
Seleccione las siguientes 7 filas del rea de hoja de clculo, es decir hasta la fila 12.
15.
Asegrese que la opcin Crear resultado se encuentre seleccionada.
16.
En el cuadro Nombre resultado, ingrese Estratificacin Numrica.
66
IDEA Versin Ocho

17.

El resultado Estratificacin Numrica de la base de datos Operaciones Sumarizadas pasar a
estar activo y aparecer como un enlace en el rea de Resultados de la ventana Propiedades.
Observe que existen 219 cuentas en la primera banda (mayor e igual a cero y menor a 5.000,.00).
18.
En la Barra de herramientas de Operaciones, haga click en el botn Vista Previa.
67
19.
Ajuste el zoom para apreciar mejor el reporte (por ejemplo al 100%).
20.
Si su mquina se encuentra conectada a una impresora, imprima el reporte haciendo click en el

botn Imprimir de la Barra de herramientas de la Vista Previa.
21.
Vuelva a la vista de Resultados cerrando la ventana de Vista Previa.
68
IDEA Versin Ocho

VER EL GRFICO DE LOS RESULTADOS
Objetivo:
Crear un grfico personalizado representando los resultados de la funcin Estratificacin.
1.
Asegrese de que la base de datos Operaciones Sumarizadas sea la base de datos activa y que la
opcin Estratificacin Numrica se encuentre seleccionada en el rea de Resultados de la ventana
de Propiedades.
2.
Maximice la Ventana de Base de Datos.
3.
Posicinese con el cursor sobre cada botn de la barra de herramientas de Resultados y vea sus
funciones descriptas en los respectivos mensajes.
4.
Obtenga un grfico de los resultados haciendo click sobre el botn Alternar entre ver los
resultados en un grfico o en una grilla.
Aparecer un grfico representando los datos del Resultado.
Si no puede ver el grfico puede ocurrir que la ventana de Base de Datos no se encuentre
maximizada.
5.
En el men Galera seleccione cada tipo de grfico para ver las opciones disponibles.
Al ir seleccionando distintos tipos de grficos observe que el cono Galera de la barra de
herramientas de grfico ir representando el tipo de grfico seleccionado.
6.
Vuelva a seleccionar la opcin grfico de barras.
7.
Haga click en el botn Propiedades de la barra de herramientas de grficos.
69
8.
Seleccione la solapa Eje Y.
9.
Asegrese que la opcin Mostrar Guas se encuentre seleccionada y haga click en Aceptar.
10.
Ubique el cursor sobre el estrato 6 del grfico y observe que su color es slido y los valores de los
ejes X e Y (nmero de estrato e importe total) aparecen en una sugerencia de color amarillo.
11.
Haga click sobre la barra del estrato 6 y luego seleccione Ver registros para acceder a las
operaciones que conforman el importe.
12.
Haga click en Hecho.
13.
Regrese a la vista del Resultado Estratificacin haciendo click en el botn Alternar entre ver los
resultados en un grfico o en una grilla de la Barra de Herramientas de Resultados.
14.
En la ventana de Propiedades, haga click en Datos para regresar a la vista de la base de datos
Operaciones sumarizadas.
15.
Seleccione Ventana > Cerrar Todo.
70
IDEA Versin Ocho

CREAR UNA TABLA PIVOT
Objetivo:
Obtener un perfil del archivo Detalle de ventas en formato tabla.
Esta funcin permite al usuario crear mltiple sumarizaciones en una tabla calculando los
totales, el promedio o la cantidad de registros.
1.
Abra la base de datos Detalle de Ventas.
2.
Seleccione Anlisis > Tabla Pivot.

Aparecer el dilogo Campos Tabla Pivot.
3.
En el cuadro Nombre resultado, ingrese Tabla Pivot Detalle de ventas y luego haga click en
Aceptar.
4.
En Campos Tabla Pivot, marque el campo TIPO_PAGO y llvelo con el mouse al rea titulada como
Colocar Campos de Fila Aqu. Marque el campo COD_PROD y llvelo con el mouse al rea titulada
como Colocar Campos de Columna Aqu. Marque el campo IMPORTE y llvelo con el mouse al
rea titulada como Colocar Elementos de Datos Aqu.
Si los datos son demasiado largos para el campo, IDEA le mostrar los valores del campo con signos
pound (#). Simplemente haga click y arrastre los separadores de campo para alargar los mismos y ver
todos los valores.
En el dilogo Campos Tabla Pivot haga click en Cerrar.
De esta manera obtiene un perfil de la base de datos Detalle de ventas por Tipo de Pago y Cdigo
de Producto con los totales (IMPORTE) correspondientes a cada combinacin.
Se muestran tambin los totales de columna y fila. Haga click en el botn derecho del mouse sobre
uno de los cdigos de producto para acceder al men. Este men cuenta con opciones para ocultar
los totales o para revertir el orden mostrado para los cdigo de productos. Seleccione las diversas
opciones y observe sus consecuencias.
71
5.
Modifique la tabla para calcular la cantidad de registros para cada combinacin. Haga click en el
botn derecho del mouse sobre cualquier registro de la tabla para invocar el dilogo Campo de
Tabla Pivot.
6.
Seleccione Cantidad y haga click en Aceptar.
7.
Observe los registros correspondientes a las cuatro ventas del cdigo de producto 02 que fueron
pagadas usando American Express (AMEX) seleccionando el pie total para el cdigo de producto
02 y luego haciendo click en el botn Vista de los registros que conforman un valor
seleccionado en el Area de Datos de la Barra de Herramientas de Tabla Pivot.
72
IDEA Versin Ocho

8.
9.
La Tabla Pivot de IDEA permite a los usuarios tener mltiples campos en una fila, columna, o rea
de datos. Abra el dilogo Campos Tabla Pivot haciendo click en el botn Abrir el Dilogo
Campos Tabla Pivot de la Barra de Herramientas de Tabla Pivot. Agregue el campo
VENDEDOR en el rea de columnas ubicndolo a la izquierda del campo COD_PROD. Haga click
en Cerrar.
A continuacin veremos slo las ventas para los cdigos de producto 02 y 04, pero tomando
como eje principal al campo Vendedor. Haga click en el desplegable COD_PROD y seleccione slo
las opciones para los cdigos de producto 02 y 04.
Observe que puede comprimir o expandir los detalles de cada vendedor haciendo click sobre los
smbolos o + ubicados al lado de cada nmero de vendedor. Para comprimir todo, haga click con
el botn derecho del mouse sobre el campo VENDEDOR en el rea de columnas y seleccione la
opcin Comprimir todo.
10.
11.
Seleccione Ventana > Cerrar.
73
UNIR BASES DE DATOS

Objetivo:
Con el fin de probar si los lmites de crdito han sido excedidos es necesario unir la Base
de Clientes-Base de Datos1, que contiene los lmites de crdito, con la de Operaciones
sumarizadas que contiene los saldos de venta.
Esta prueba identificar tambin clientes que no poseen saldos y operaciones para las cuales no existe
un registro en la base de datos de Clientes-Base de Datos1.
1.
Abra la base de datos Operaciones Sumarizadas.

La clave en comn a travs de la cual se van a unir las bases de datos, es el campo Nmero de
Cliente. El tipo de datos que contenga este campo clave debe ser el mismo para cada base de
datos, pudiendo variar su longitud. Anteriormente ha importado la base de datos Detalle de
ventas y ha definido este campo como Numrico. Sin embargo, el campo correspondiente en la
base de datos Clientes-Base de Datos1 es de tipo Caracter.
2.
Seleccione Datos > Manejo de Campos....

Aparecer el dilogo Manejo de Campos.
3.
Para el campo NUM_CLI despliegue la lista en tipos de datos y seleccione Caracter.

Observe que aparecer un asterisco junto con el nuevo tipo de datos seleccionado. Esto es un
indicador de cambio. IDEA conservar el tipo de datos original y, cuando posteriormente, sea
revertido el asterisco desaparecer.
4.
Haga click en Aceptar para cerrar el dilogo Manejo de Campos.
74
IDEA Versin Ocho

5.
Aparecer un mensaje de advertencia informndole que al efectuar cambios a la base de datos

podra afectar los elementos relacionados con el campo modificado como por ejemplo los indices.
Haga click en S.
Nota: En la base de datos Operaciones Sumarizadas, los enlaces del Campos de Accin
NUM_DE_REGS ya no estarn activos. Esto es debido a que se ha modificado el Tipo del campo
NUM_CLI a Caracter apuntando los enlaces al campo NUM_CLI de la base de datos Detalle de
ventas, siendo este un campo Numrico. Debido a que estos dos campos ya no comparten un
mismo tipo de datos los enlaces pasarn a estar truncos. En el futuro el campo NUM_CLI de la
base de datos Operaciones Sumarizadas podr ser modificado nuevamente al tipo Numrico para
restaurar la Accin de enlace.
6.
Seleccione Archivo > Unir Bases de Datos....

Aparecer el dilogo Unir Bases de Datos con la base de datos Operaciones sumarizadas
como la base de datos primaria.
7.
Haga click en Campos para la base de datos primaria.

Aprecer el dilogo Campos. Observe que todos los campos se encuentran seleccionados para la
base de datos resultante.
8.
Haga click en Aceptar para cerrar el dilogo Campos.
9.
Haga click en el botn Seleccionar para poder elegir la base de datos secundaria.
Aparecer el dilogo Seleccionar Base de Datos.
10.
Seleccione la base de datos Clientes-Base de Datos1 y haga click en Aceptar.
11.
En el cuadro Archivo, ingrese Saldos de clientes.
12.
Especifique la clave de coincidencia haciendo click en el botn Coincidencia.

Aparecer el dilogo Campos Clave de Coincidencia.
13.
Haga click en la primera fila de la columna Primario y seleccione NUM_CLI en la lista de campos.
Acepte la opcin predeterminada Ascendente que aparece en el cuadro Orden.

14.
Haga click en la primera fila de la columna Secundario y seleccione NUM_CLI en la lista de

campos.
15.
16.
Marque la opcin Todos los registros en ambos archivos.

El dilogo Unir Bases de Datos aparecer tal como se describe en la siguiente pantalla:
75
76
IDEA Versin Ocho

17.
Haga click en Aceptar para unir las bases de datos seleccionadas.
18.
Observe la base de datos resultante Saldos de clientes. La misma debera contener 346 registros.
77
REVISAR EL HISTORIAL
Objetivo:
Acceder al Historial conservado por IDEA para verificar las acciones efectuadas. IDEA
mantiene un registro de todas las acciones realizadas en una base de datos, comenzando
con la importacin de la misma.
1.
Asegrese que la base de datos Saldos de clientes se encuentre activa con la propiedad Datos
2.
En la ventana Propiedades haga click en Historial.
3.
Expanda y examine cada seccin del Historial.
4.
En la ltima seccin podr observar los detalles acerca de cmo se unieron las bases de datos.
Observe lo siguiente:
Cantidad de Registros: 346 (ventas coincidentes con clientes)
Regs primarios no coincidentes: 5 (ventas a clientes no incluidos en la base de datos
Clientes-Base de Datos1)
Regs secundarios no coincidentes: 43 (clientes sin ventas en el perodo)
78
IDEA Versin Ocho
5.
Examine la seccin Cdigo de IDEAScript del Historial de la Unin de Bases de Datos.

Esto puede ser til para volver a ejecutar o automatizar las pruebas realizadas.
6.
Comprima el Historial para la prueba Unir Bases de Datos.
7.
Para imprimir el Historial, haga click en el botn Imprimir de la barra de herramientas de

Operaciones.
Aprecer el dilogo Imprimir.
8.
Seleccione la impresora, y luego haga click en Aceptar.
9.
Agregue un comentario a la base de datos haciendo click en Agregar comentario dentro de la

seccin Comentarios de la ventana de Propiedades.
Aparecer el dilogo Comentarios Base de Datos.
10.
Ingrese lo siguiente en la columna Comentario:

Ventas sin autorizacin: Existen tres ventas a clientes no autorizados.
11.
Cierre el dilogo Comentarios Base de Datos.

Los comentarios son agregados como un enlace en el rea Comentarios dentro de la ventana de
Propiedades. Puede hacer click sobre este enlace para editar y modificar el comentario.
12.
Regrese a la vista de base de datos haciendo click en Datos dentro de la ventana de

Propiedades.
79
DESPLEGAR TODOS LOS REGISTROS QUE CONTENGAN ""

Objetivo:
Buscar todos los registros no coincidentes o aquellos sujetos a una condicin en
particular. En este ejercicio, buscaremos identificar clientes con saldos pendientes y
operaciones para las cuales no existen registros dentro de la base de datos Clientes-Base
de Datos1.
1.
2.
Localice el registro 9. Observe que no existen valores en el campo NUM_CLI1 para este registro
(se trata de una venta sin coincidencia en la base de datos Clientes-Base de Datos1).
3.
Haga click en el botn derecho del mouse sobre el campo en blanco, y luego seleccione la opcin
Desplegar todos los registros que contengan .
Aparecer el dilogo Desplegar todos los registros que contengan
80
IDEA Versin Ocho

4.

IDEA aplicar el criterio NUM_CLI1 == en la base de datos y lo agregar debajo del enlace
Criterio dentro de la ventana de Propiedades.
Observe que hay 5 registros que cumplen con el criterio ingresado. Esta es la cantidad de ventas
para las cuales no existe un registro en la base de datos Clientes-Base de Datos1.
5.
Haga click en el botn derecho del mouse sobre el enlace Criterio dentro de la ventana de
Propiedades y luego seleccione Eliminar.
El criterio ser eliminado de la base de datos mostrndose todos los registros.

6.
Repita el proceso para identificar todos los clientes sin ventas en el perodo usando el criterio
NUM_CLI =.
Existen 43 registros. Estos son los clientes sin ventas.
7.
Elimine el criterio volviendo a ver todos los registros de la base de datos Saldos de clientes.
81
82
IDEA Versin Ocho

AGREGAR UN CAMPO VIRTUAL
Objetivos:
Agregar un Campo Virtual (calculado) para calcular el nuevo lmite de crdito.
Identificar los clientes que excedan el nuevo lmite de crdito.
1.
2.
Seleccione Datos> Manejo de Campos....

Aparecer el dilogo Manejo de Campos.
3.
Haga click en el botn Agregar e ingrese lo siguiente:

Nombre de campo: NUEVO_LIMITE
Tipo: Numrico virtual
Longitud: No aplicable para campos numricos
Decimales: 2
Parmetro: LIM_CREDITO * 1.1
Etiqueta: No aplicable
Descripcin: Lmite de crdito actualizado
4.
Haga click en Aceptar para agregar el campo NUEVO_LIMITE.
5.
Aparecer un mensaje de advertencia informndole que al efectuar cambios a la base de datos

podra afectar los elementos relacionados con el campo modificado como por ejemplo los indices.
Haga click en S.

6.
Observe que al final de la base de datos ha sido agregado un nuevo campo llamado
NUEVO_LIMITE.
El color de los campos virtuales est determinado por el color establecido en la solapa
Configuracin de Rejilla del dilogo Opciones (Ver > Opciones).
83
84
IDEA Versin Ocho

REALIZAR UNA EXTRACCIN DE REGISTRO
Objetivo:
Realizar una extraccin con el fin de identificar los clientes que han excedido el nuevo
lmite de crdito.
1.
2.

3.
En la columna Nombre de Archivo, reemplace el archivo predeterminado por Lmites de crdito

excedidos.
4.
Haga click en el botn Editor de Ecuaciones y luego ingrese la ecuacin IMPORTE_SUM >
NUEVO_LIMITE.
5.
Haga click en el botn Validar y salir para regresar al dilogo Extraccin Directa.
6.
7.
Observe la base de datos resultante de 6 registros (incluyendo ventas a clientes no autorizados).
8.
Cierre todas las bases de datos seleccionando Ventana > Cerrar Todo.

IDENTIFICAR FACTURAS DUPLICADAS
Objetivos:
Comprobar la validez de las facturas.
Verificar la existencia de nmeros de facturas duplicados.
1.
2.
Seleccione Anlisis > Clave Duplicada > Deteccin....

Aparecer el dilogo Detectar Clave Duplicada.
3.
Deje seleccionada la opcin Salida de Registros Duplicados.
4.
En el cuadro Archivo, ingrese Facturas duplicadas.
5.
Haga click en Clave.

Aparecer el dilogo Definir Clave.
6.
En la columna Campo, seleccione NUM_FACT y deje la direccin Ascendente.
7.
Haga click en Aceptar para regresar al dilogo Detectar Clave Duplicada.
8.
Haga click en Aceptar para ejecutar la tarea.
9.
Observe la base de datos resultante de 4 transacciones con 2 pares de facturas duplicadas

(1000097 y 1000350) que deberan ser investigadas.
10.
85
86
IDEA Versin Ocho

IDENTIFICAR OMISIONES EN UNA SECUENCIA DE FACTURAS
Objetivo:
Prueba de integridad.
Realizar una prueba de omisiones en la secuencia de nmeros de facturas para
comprobar que no existan faltantes.
1.
2.
Seleccione Anlisis> Deteccin de Omisiones....

Aparecer el dilogo Deteccin omisiones.
3.
En el desplegable Campo a usar, seleccione NUM_FACT.
4.
En el rea Numrico, marque la opcin Todo para aceptar el rango completo de facturas para la
prueba.
5.
Acepte como incremento de omision 1 para verificar todos los nmeros faltantes.
6.
En el rea Salida, marque la opcin Crear resultado.
7.
En el cuadro Nombre resultado, ingrese Nmeros de facturas faltantes.

8.
87

El Resultado Nmeros de facturas faltantes pasar a estar activo.
9.
Haga click en el botn Vista Previa de la Barra de herramientas de Operaciones.

Se abrir la ventana de Vista Previa.
10.
Cierre la ventana de Vista Previa regresando al Resultado Nmeros de facturas faltantes.
11.
88
IDEA Versin Ocho

EJECUTAR UNA EXTRACCIN POR VALOR CLAVE
Objetivo:
Seleccionar aquellos registros que respondan a un valor clave determinado para
extraerlos a un archivo separado.
En este ejercicio se extraern las ventas que fueron pagadas con VISA para los cdigos de
producto 05 y 06.
1.
2.
Seleccione Datos > Extracciones > Extraccin por Valor Clave.

Aparecer el dilogo Extraccin por Valor Clave.
3.
En el desplegable Claves existentes seleccione TIPO_PAGO/A + COD_PROD/A.

Todos los valores para TIPO_PAGO/A + COD_PROD/A aparecern seleccionados en la parte
inferior del dilogo.
89
4.
Haga click en el botn Quitar Todo, y luego seleccione slo los pagos con VISA para los cdigos
de producto 05 y 06.
5.
Puede tambin, llegado el caso, agregar algn criterio. Dado que nuestro objetivo es extraer todas
las ventas pagadas con VISA para dos cdigos de producto dejaremos sin completar la propiedad
Criterio.
6.
Deje marcada la opcin Crear una base de datos para cada clave nica.
Tenga en cuenta que puede optar por crear una nica base de datos con todos los registros
resultantes.
7.

En el Explorador de Archivos, IDEA crear dos bases de datos hijas debajo de la base de datos
madre Detalle de ventas: ValCla=VISA + 05 y ValCla=VISA + 06 .
8.
9.
Cambie el nombre de las dos bases de datos hijas haciendo click en el botn derecho del mouse
dentro del Explorador de Archivos seleccionando la opcin Cambiar Nombre. Ingrese como
nombre para las bases de datos Pagos con VISA para cdigo de producto 05 y Pagos con
VISA para cdigo de producto 06.
90
IDEA Versin Ocho

EXTRAER REGISTROS USANDO @FUNCIONES
Objetivo:
Realizar una prueba de excepcin ms avanzada, identificando todas las operaciones
realizadas un da domingo.
El Editor de Ecuaciones proporciona @Funciones para la manipulacin de datos. Este ejercicio le
mostrar cmo utilizar una @Funcin simple y cmo obtener ayuda para utilizar todas las @Funciones.
1.
2.

3.
En la columna Nombre de Archivo, reemplace el archivo predeterminado por Operaciones da

domingo.
4.
Para crear un criterio haga click en el botn Editor de Ecuaciones.

Aparecer el Editor de Ecuaciones.
5.
En el Editor de Ecuaciones, expanda la categora Fecha / Hora y seleccione la funcin dow en la

lista.
La @Funcin seleccionada aparecer en el rea de Ecuacin.
6.
Complete la ecuacin de la siguiente manera: @Dow(FECHA_OPER) = 1.

7.
91
Haga click en el botn Validar y salir.

El Editor de Ecuaciones desparecer y regresar en la vista el dilogo Extraccin Directa. El
criterio ingresado aparecer en la columna Criterio.
8.
Haga click en Aceptar para ejecutar la extraccin.
9.
Observe la base de datos resultante y su Historial.

Existen 30 operaciones en da Domingo.
10.
Cierre la base de datos Operaciones da domingo.
92
IDEA Versin Ocho

DISEO DE UN REPORTE
Objetivo:
Seleccionar los datos a mostrar e imprimir.
Dar formato a los datos a mostrar e imprimir.
La vista de la base de datos puede modificarse ya sea para verla en pantalla o para imprimirla. Puede
guardar una vista y aplicarla a otra base de datos compatible, como puede ser el caso de una base de
datos hija. IDEA siempre guarda la ltima vista permaneciendo activa hasta que la modifique. Puede
establecer opciones adicionales para imprimir, las cuales sern guardadas con la vista por IDEA.
Puede modificar o especificar las siguientes opciones en una vista:
Los campos visibles, incluyendo su orden.
La fuente para cada campo / columna, incluyendo el tamao.
La alineacin de los datos dentro de las columnas.
Los formatos numricos, incluyendo el Smbolo de Moneda, Separador de miles y Formato negativo
Los formatos de Fecha.
Longitud de columnas.
El color de texto y de fondo.
Puede especificar las siguientes opciones adicionales para imprimir:
Encabezados y pies de pginas de reportes, junto con sus fuentes y alineaciones asociadas.
La secuencia de los registros
Encabezados de campos, subtotales, totales, y formatos numricos.
Incluir en forma opcional los nmeros de registros.
Longitud de columnas.
Los mrgenes de impresin.
La orientacin de pgina.
Este ejercicio le mostrar cmo modificar la vista de su base de datos tanto para verla en pantalla como
para imprimirla.
1.
2.
Modifique el orden de los campos de la siguiente manera:

NUM_CLI, FECHA_OPER, TIPO_PAGO, IMPORTE
El orden de los campos puede ser modificado haciendo click en el nombre del campo para
seleccionar toda la columna, luego haciendo un segundo click y manteniendo apretado el botn
del mouse hasta que aparezca el cono de arrastre, pudiendo as desplazar la columna a la
posicin deseada. Arrastre el campo a la posicin deseada.
3.
Seleccione los campos NUM_FACT, VENDEDOR, Y COD_PROD.
4.
Haga click en el botn derecho del mouse sobre un nombre de campo y luego seleccione la
opcin Ocultar campos.
IDEA ocultar los campos seleccionados.
93
5.
Seleccione Ver > Campos > Configuracin de Columna....
6.
Modifique las configuraciones de columna para cada campo de acuerdo al siguiente detalle.
NUM_CLI
Alineacin: Izquierda
Fuente: Negrita
Color de texto: Azul
94
IDEA Versin Ocho

FECHA_OPER
Alineacin: Izquierda
Fuente: Normal
Formato de Fecha: Seleccione un formato de fecha apropiado para su pas.
TIPO_PAGO
Alineacin: Centrada

IMPORTE
Alineacin: Derecha
Usar smbolo de moneda
Usar separador de miles
Formato Negativo: (1.00) en rojo
Color de texto: Rojo
7.

Ajuste, si es necesario, la longitud de las columnas para ver sus nombres completos.
8.
Seleccione Ver > Vistas > Guardar Vista....

Aparecer el dilogo Guardar como.
95
96
IDEA Versin Ocho

9.
Guarda la vista como Detalle de ventas en la Carpeta de Trabajo.

Observe que el archivo posee la extensin *.vw2/.vwm.
10.
Haga click en el botn Guardar para guardar las configuraciones y regresar a la ventana de Base
de Datos.
11.
Especifique la configuracin de pgina seleccionando Archivo > Imprimir > Configuracin de

Pgina
Aparecer el dilogo Configuracin de Pgina.

12.
97
Ajuste la configuracin seleccionando la orientacin y los mrgenes apropiados y haga click en

Aceptar.
Nota: La Configuracin de Pgina es global y se aplicar cada vez que se imprima una base de
datos a menos que se modifique.
13.
Cree un reporte usando las configuraciones de vista seleccinando Archivo > Imprimir > Crear
Reporte.
Alternativamente, haga click en el botn Crear Reporte de la Barra de herramientas de
Operaciones.
Aparecer el Asistente de Reportes.
98
IDEA Versin Ocho

Asistente de Reportes
Acepte las opciones predeterminadas y marque la opcin Permitir encabezados ocupar mltiples
lneas. Haga click en Siguiente.

Paso Encabezado
Modifique los encabezados del reporte de la siguiente manera y haga click en Siguiente:
NUM_CLI - Nmero de cliente
FECHA_OPER - Fecha de operacin
TIPO_PAGO - Tipo de Pago
IMPORTE - Importe
99
100
IDEA Versin Ocho

Paso Definir cortes
Durante este paso, defina los cortes de control (requeridos para los totales del reporte).
Ordene los registros de la base de datos de la siguiente manera:
NUM_CLI: Orden Ascendente
FECHA_OPER: Orden Descendente

Nota: se mostrarn los registros del reporte de acuerdo al ndice especificado. IDEA mostrar la
descripcin del ndice en el rea de Indices de la ventana de Propiedades una vez completado el
reporte.

Paso Cortes de Reporte
Cree un corte y totalice el campo IMPORTE por cada nmero de cliente (NUM_CLI).
Complete las opciones de acuerdo a la siguiente imagen y haga click en Siguiente.
101
102
IDEA Versin Ocho

Paso Sumas Totales
Cree los totales generales slo para el campo IMPORTE, utilice como fuente la opcin negrita, y luego
haga click en Siguiente.
103
Paso Encabezado/Pie de Pgina

Ingrese la siguiente informacin y haga click en Finalizar.
Marque la opcin Imprimir Pgina de Cubierta.
Ttulo: Detalle de ventas
Comentarios: Ordenado por nmero de cliente y fecha
Preparado por: Ingrese su nombre o sus iniciales.
Encabezado: Ingrese el nombre de su empresa.
Fecha/Hora: Acepte las opciones predeterminadas a menos que tenga una preferencia en
particular.
Nota: Las opciones seleccionadas afectarn la forma en la que se imprime el reporte. El nombre
ingresado en el cuadro Preparado por aparecer en los reportes accedidos via la Vista Previa de un
Resultado.
104
IDEA Versin Ocho
VISTA PREVIA E IMPRIMIR UN REPORTE

Objetivo:
Revisar los reportes antes de la impresin para asegurarse que se encuentran en las
condiciones deseadas.
1.
Una vez que haya creado el reporte usando el Asistente de Reportes, IDEA le preguntar si
desea acceder a la Vista Previa del Reporte. Haga click en S.
Alternativamente haga click en No, y luego haga click en el botn Vista Previa de la barra de
herramientas de Operaciones.
2.
Vea el reporte, cambiando entre una sola pgina y dos pginas.
3.
Utilice el botn de acercamiento para ver el reporte detalladamente. Existen dos niveles de
acercamiento.
4.
Controle que todas las configuraciones, incluyendo la longitud de los campos, sean las correctas.
105
Nota: Si desea imprimir la vista, haga click en el botn Imprimir de la ventana Vista Previa.
Todas las configuraciones seleccionadas para el reporte (cortes de reporte, encabezados de
campos, totales, informacin pgina cubierta) sern guardadas con la vista. Cada vez que cree un
reporte, se debe guardar la vista para conservar la configuracin del reporte.
5.
Cierre la ventana de Vista Previa.
6.
Guarde la vista de la base de datos seleccionando Ver > Vistas > Guardar Vista....
Aparecer el dilogo Guardar como.
7.
Ingrese como nombre para el archivo Detalle de ventas y Reporte en la Carpeta de Trabajo.
8.
Haga click en Guardar.
9.
Seleccione Ventana > Cerrar.
106
IDEA Versin Ocho
IMPORTAR UN ARCHIVO DE REPORTE IMPRESO O UN ARCHIVO ADOBE PDF

Objetivo:
Importar datos desde un archivo de reporte impreso usando el mdulo de IDEA Report
Reader.
1.

2.
Marque la opcin Reporte Impreso y Adobe PDF.
3.
Seleccione el archivo a importar haciendo click en el botn Examinar. Busque y seleccione

C:\Documents and Settings\<Nombre de Usuario>\Mis
Documentos\IDEA\Tutorial\Weblog.prn.
4.

5.
107

Se abrir Report Reader con el contenido del achivo weblog.prn.
Este archivo cuenta con un detalle de los sitios de Internet visitados por los empleados. Si lo desea
podr ver la totalidad del reporte. Observe atentamente el formato del reporte. Observe que si un
sitio fue visitado ms de una vez en el mismo da, IDEA repetir la informacin del usuario.
Vea el formato dentro del reporte, incluyendo los encabezados del mismo, la fecha y los registros
de acceso.
6.
La primera tarea a realizar al definir un reporte es identificar las lneas de detalle. stas lneas
tendrn la informacin a identificar como un registro en la base resultante de IDEA. En este caso se
desea obtener una operacin (registro) para cada acceso a la Web. Para ello seleccione la lnea que
contiene informacin acerca del usuario.
108
IDEA Versin Ocho

7.
Aparecer un mensaje consultndole si desea crear:

Un diseo estndar: elija esta opcin cuando el reporte se encuentre encolumnado.
Un diseo flotante: elija esta opcin si los datos no se encuentran encolumnados.
La tercera opcin Excluirla de la salida, slo estar disponible una vez creado el Diseo Base
(primer diseo). Esta opcin le permitir excluir lneas no requeridas para la importacin.
Seleccione Crear un diseo estndar, y haga click en S.
Tenga en cuenta que el primer diseo definido ser el Diseo Base. El Diseo Base le indica a
Report Reader ingresar un registro para cada aparicin de la informacin definida en este diseo.
La lnea seleccionada ser copiada en la parte superior de la pantalla de Report Reader conocida
como Editor de Campo. El Editor de Campo es la seccin comprendida entre las dos lneas
amarillas con una flecha roja en el margen izquierdo.
109
La ventana Detalles de campo aparecer, a su vez, en el sector derecho de la pantalla. Al definir un

campo, esta ventana mostrar las propiedades y atributos del campo.
8.
A esta altura deber definir que distingue a la lnea de detalle del resto de las lneas del reporte.
Puede ser un texto especfico (por ejemplo que cada operacin comience con el texto "Salida:) o un
formato determinado como ser que las fechas tengan el formato NN-NN-NNNN donde N puede ser
cualquier nmero. En Report Reader estos formatos reciben el nombre de Referencias".
9.
Para este reporte, se puede observar que cada lnea cuenta con informacin debajo del encabezado
HORA. Utilizando esta informacin, puede definirse una referencia en la seccin Editor de ancla
situada por encima del Editor de campo. Para ello, posicione el cursor dentro de la seccin Editor
de Ancla directamente arriba de la primera informacin de HORA, justo a la altura de los ltimos
dos puntos (:). Puesto que se desean importar todos los accesos a la web (todas las horas), ingrese el
smbolo dos puntos (:) y haga click dos veces en el botn Referencia numrica.
Nota: Todas las lneas que cumplen con la condicin o siguen ese patron son marcadas en azul lo
que indica que han sido seleccionadas. Esto indica que las lneas han sido seleccionadas para la
importacin.
110
IDEA Versin Ocho

Las otras opciones disponibles para las referencias son:
Referencia de texto
Referencia de espacio
Referencia no en blanco
Puede examinar el reporte para asegurarse que todas las lneas de detalle hayan sido
seleccionadas. Si todas las lneas fueron selecccionadas, deber definir los campos (la informacin
de las lneas de detalle que desea importar en IDEA). En el Editor de Campo, seleccione los datos
de la HORA. El color del campo seleccionado ser naranja. IDEA marcar toda la informacin de
HORA en las lneas de detalle del reporte.

10.
111
Defina ahora el campo DURACIN dejando suficiente espacio para un nmero largo. Haga lo
propio con USUARIO para seleccionar los nombres de usuarios.
112
IDEA Versin Ocho

11.
Para cada uno de estos campos ingrese o modifique la informacin en la ventana Detalles de
campo de acuerdo a la siguiente tabla. Para ingresar la informacin haga click en la celda situada
a la izquierda para activar la fila (aparecer en color azul) e ingrese los datos requeridos. La
informacin existente se actualizar de acuerdo a lo ingresado en el margen derecho de la
ventana.
HORA
Nombre: HORA
Tipo: Hora
Mscara: HH:MM:SS
DURACION
Nombre: DURACIN
Tipo: Numrico
Mscara: (ninguna)
USUARIO
Nombre: USUARIO
Tipo: Caracter
Mscara: (ninguna)
Una vez ingresada la informacin haga click en el botn Guardar diseo de la Barra de
herramientas de Report Reader.
12.
De vuelta en el reporte crearemos dos nuevos diseos (Diseos Agregados) para definir los
campos Fecha y Sitio. stos sern agregados a los datos definidos en el Diseo Base, es decir, el
primer diseo creado. Para que Report Reader pueda importar la informacin correctamente, es
importante que las muestras para la fecha y el sitio sean tomadas en el mismo registro que se
tom la muestra para el Diseo Base. Esto le indicar a Report Reader la posicin relativa de los
campos en el Diseo Agregado respecto de los campos del Diseo Base. En este caso los datos
para los campos fecha y sitio se encuentran en la lnea anterior a los campos definidos para el
Diseo Base (Hora, Duracin y Usuario), lo que convierte a este diseo en un Diseo Agregado
Anterior.
113
13.
Seleccione la primera lnea con la fecha 2004-01-05 como la lnea de muestra para capturar
aquellas lneas del reporte que comiencen con una fecha.
14.
Ahora defina el Ancla de campo seleccionando 2004-01-05 en el Editor de campo y defina sus
propiedades en la ventana Detalles de campo de acuerdo a lo siguiente:
Nombre: FECHA
Tipo: Fecha
Mscara: AAAA-MM-DD
Como la informacin del campo fecha es compartida por varios registros, buscaremos repetir la
informacin de cada registro (lnea de detalle) que sea aplicable a los registros posteriores. Para
indicarle a Report Reader que desea repetir la informacin seleccione en el cuadro Celdas en
blanco la opcin Usar valores de registros previos. Haga click en el botn Guardar diseo de
la barra de herramientas.
114
IDEA Versin Ocho

15.
Cree otro diseo para definir el campo Sitio. Nuevamente seleccione el primer URL del reporte
como la lnea de muestra y haga click en S para crear un nuevo diseo.
Ingrese :// en el Editor de Ancla directamente arriba de los smbolos :// en el Editor de campo.
No se utilizan las Referencias genricas en este caso debido a que se desean seleccionar todas
las lneas que posean ://. Esto difiere de utilizar los botones de referencias mediante los cuales se
pueden hacer mencin a cualquier nmero o caracter.
Defina el campo Sitio seleccionando el sitio hasta el final de la lnea asegurndose que el sitio ms
largo no sea cortado.
Defina las propiedades de campo de acuerdo a la siguiente tabla y guarde el diseo.

Nombre: SITIO
Tipo: Caracter
Celdas en blanco: Usar valores de registros previos

16.
115
Finalmente defina y guarde el diseo para el campo Semana ingresando el caracter : como la
referencia. Seleccione 200902 en el Editor de campo. lngrese como nombre de campo SEMANA
con tipo Numrico y seleccione la opcin Usar valores de registros previos".
Nota: El Editor de Ancla, por defecto, no es sensible al uso de maysculas /minsculas. Esto
puede modificarse cambiando la configuracin de las Referencias en el dilogo Propiedades, al
cual se accede va Archivo > Propiedades. Si la referencia caracter ingresada en el Editor de
Ancla no coincide con el caracter de la lnea de muestra, la referencia aparecer sobre un fondo de
color rojo y no se seleccionar ninguna lnea del reporte.
116
IDEA Versin Ocho

Puede accederse a la vista previa de la base de datos resultante en cualquier momento haciendo
click en el botn Vista previa Base de Datos de la Barra de herramientas de Report Reader. IDEA
mostrar el reporte completo en la ventana Vista Previa Datos.
Si necesita modificar el archivo antes de importar en IDEA, le recomendamos que ejecute la opcin
Bsqueda de errores haciendo click en el botn Anlisis de errores de la Barra de herramientas
de Report Reader.
Report Reader examinar si en el reporte existe algn caracter contiguo a un campo definido que
pudiese quedar afuera del mismo. Por ejemplo si defini el campo Sitio con una longitud de 46
caracteres y algunos nombres de sitios exceden dicha longitud, los mismos podran ser identificados
a travs de la funcin Anlisis de errores pudiendo incrementar la longitud del campo para ser
capturados.
17.
Una vez satisfecho con el diseo haga click en el botn Importar en IDEA de la Barra de
herramientas de Report Reader. Si no ha guardado la plantilla, Report Reader le sugerir hacerlo.
La plantilla vendra a ser la definicin de registro. La misma contiene toda la informacin definida en
Report Reader. De esta forma, podr volver a utilizar la plantilla para importar un reporte similar o
para modificar alguna de sus especificaciones.

18.
117
La ltima pantalla le permite ingresar el nombre de base de datos de IDEA. Tambin puede
seleccionar la opcin para generar las estadsticas de campo. Sin embargo, si cuenta con un archivo
muy grande, es recomendable no marcar la opcin Generar estadsticas de campo para hacer ms
rpido el proceso de importacin. Haga click en Finalizar.
118
IDEA Versin Ocho

La siguiente figura muestra el contenido de la nueva base de datos weblog lista para trabajar en
IDEA.
119
TRABAJAR CON CAMPOS HORA

Objetivo:
Buscar registros basndose en un criterio que contenga un campo tipo hora.
Ahora IDEA le permite importar, manipular y analizar campos horas. En este ejercicio, se extraern aquellas
operaciones que fueron llevadas a cabo fuera del horario de trabajo. Si sospecha que algunos empleados
estn usando sus mquinas por la noche para navegar por la web, la siguiente prueba verifica si esa sospecha
es cierta.
1.
Asegrese que la base de datos weblog se encuentre activa con la propiedad Datos seleccionada en la
ventana de Propiedades.
2.

3.
Ingrese el criterio HORA > 20:00:00 .OR. HORA < 06:00:00.
4.
Ingrese como nombre para el archivo resultante Accesos de noche y realice la extraccin.
Obtendr una base de datos con todos los accesos (66) ocurridos durante la noche.
5.
Cierre la base de datos Accesos de noche.
120
IDEA Versin Ocho
BSQUEDA DE REGISTROS
Objetivos:
Buscar registros que contengan textos o patrones en uno o ms archivos.
Esta funcin le permite realizar bsquedas de registros en base a un criterio especfico en mltiples
campos y mltiples archivos. Se utilizan criterios de bsqueda diferentes a los de una ecuacin comn
debido a que la bsqueda no est basada en un coincidencia exacta sino en patrones.
Puede especificar caracteres genricos como asteriscos (*) para cualquier ocurrencia de cacacteres que
se presente una o ms veces o un smbolo de pregunta (?) para buscar palabras compuestas en forma
diferente. Por ejemplo, puede buscar las palabras blanco y blanca ingresando blanc? como criterio. Si la
palabra no se encuentra al comienzo de un campo deber agregar un asterisco antes de la expresin. Si
las palabras blanco o blanca pueden estar en cualquier parte del campo, debe ingresar *blanc?* como
criterio.
Puede efectuar bsquedas de ms de una palabra utilizando Operadores Lgicos como AND, OR o
NOT. Si desea bscar una expresin, debe ingresar la expresin entre comillas.
En este ejercicio aprender a cmo extraer cualquier registro que aparente ser un abuso del trabajo en
internet. Podr detectar si los empleados estuvieron usando sus mquinas para apostar por Internet.
1.
Asegrese que la base de datos weblog se encuentre activa con la propiedad Datos seleccionada
en la ventana de Propiedades.
2.
Seleccione Datos > Bsqueda....

Aprecer el dilogo Bsqueda.
3.
En el cuadro Texto a buscar, ingrese *Gambl* OR *casino* OR *Lotto* OR *vegas*.

Nota: Se utilizan asteriscos * para indicar que se estn buscando palabras independientemente de
que exista un caracter antes o despus de la palabra.
4.
En este ejemplo la bsqueda se hizo en un solo archivo; sin embargo, de ser necesario, puede
realizar bsquedas en otros archivos. Los resultados sern presentados en la ventana Resultado
de la bsqueda en la parte inferior de la ventana de Base de Datos para todos los registros en
todos los archivos y en todos los campos.
5.
Seleccione los campos a bsqueda: En este caso, la bsqueda ser slo en el campo Sitio.

6.
Marque la opcin Crear una base de datos de extraccin.
7.
En el cuadro Archivo, ingrese como nombre Apuestas.
8.
121
Obtendr una base de datos (Apuestas-Weblog) que tendr los hallazgos (20 registros) as como
los resultados mostrados en la ventana Resultado de la bsqueda. Observe que la informacin en
el campo TEXTO es mostrada en forma de enlaces. Haciendo click en el enlace requerido aparecer
seleccionado el registro encontrado en la base de datos original. Los archivos de resultados indican
la base de datos (en este caso la bsqueda fue en un archivo), el nmero de registro, y el nombre
de campo donde fue encontrado el texto (en este caso la bsqueda fue en un campo).
122
IDEA Versin Ocho

9.
Al haber seleccionado la opcin crear una base de datos de extraccin, todos los registros que
coincidan con el criterio de bsqueda sern extraidos a una base de datos por separado. De esta
forma podr ver a los jugadores, donde y cuando apostaron y el tiempo de trabajo perdido.
10.
Seleccione Ventana > Cerrar Todo.
123
CREAR UN CAMPO DE ACCIN

Objetivo:
Crear una accin al hacer click sobre un valor de un campo especificado.
Los Campos de Accin le permiten enlazar un campo o grupo de campos de otro archivo o pasar los
valores a un IDEAScript. En este ejercicio, se enlazar la base de datos Clientes-Base de Datos1 con la base
de datos Operaciones sumarizadas utilizando el nmero de cliente. A diferencia de la funcin Unir que
crea un nuevo archivo, los Campos de Accin slo crearn un enlace en la base de datos Clientes-Base de
Datos1 que le permitir visualizar el total de ventas a un cliente especfico.
1.
Abra la base de datos Clientes-Base de Datos 1.
2.
Haga click en el botn derecho del mouse sobre cualquier valor del campo NUM_CLI y luego
seleccione la opcin Definir Campo de Accin....
Aparecer el dilogo Definir Campo de Accin.
3.
En este caso se acceder a la vista previa de extraccin desde el campo NUM_CLI de la base de
datos Clientes-Base de Datos1 al campo NUM_CLI de la base de datos Operaciones
Sumarizadas. Si no est seleccionada, marque la opcin Crear una accin de enlace para
visualizar la vista previa de extraccin, y haga click en el botn Examinar para seleccionar la
base de datos Operaciones sumarizadas.
124
IDEA Versin Ocho

4.
Haga click en Campos a consultar.

Aparecer el dilogo Campos no encontrados. Este dilogo muestra los campos de la base de
datos Clientes-Base de Datos1 no presentes en la base de datos Operaciones Sumarizadas.
5.

Aparecer el dilogo Campos a consultar.
6.
Asegrese que el campo NUM_CLI se encuentre seleccionado y haga click en Aceptar.
7.
Haga click en Aceptar dentro del dilogo Definir Campo de Accin para crear la accin de
enlace.
La base de datos Clientes-Base de Datos1 posee ahora un enlace (en azul y subrayado) a la base
de datos Operaciones Sumarizadas. Haciendo click sobre cualquier nmero de cliente podr
visualizar las operaciones de ese cliente en la base de datos Operaciones Sumarizadas.
8.
En el campo NUM_CLI, haga click en 10000 para mostrar la ventana Vista Previa de Extraccin.
Aparecern las operaciones totales para el nmero de cliente 10000.
9.
125
USO DEL SISTEMA DE AYUDA

Objetivo:
Acceder al Sistema de Ayuda de IDEA para poder localizar una determinada informacin.
Para poder acceder a la Ayuda en lnea deber contar con Internet Explorer 4.01, aunque es
recomendable contar con Explorer 6.0.
1.
Seleccione Ayuda > Contenidos.

Aparecer la ventana Ayuda para IDEA.
2.
Seleccione la solapa Contenido en el Navegador de la Ayuda situado a la izquierda de la Ventana

de Ayuda.
La Ayuda es proporcionada en una serie de libros. Cada libro puede ser expandido para ver
sus temas (u otros libros).
3.
Seleccione el libro Usar funciones de IDEA.
4.
Seleccione el tpico Antigedad.
5.
Lea la ayuda para Antigedad.
Nota: Si desea tener un tema de la Ayuda abierto mientras trabaja en IDEA haga click en el botn
Minimizar Ventana. Podr acceder a la ventana de Ayuda en cualquier momento desde la barra
de tareas.
126
IDEA Versin Ocho
ELIMINAR BASES DE DATOS

Objetivo:
Eliminar Base de Datos innecesarias para liberar espacio en disco. Debera eliminar las
bases de datos que ya no le son tiles.
Antes de eliminar las bases de datos, los auditores deben considerar la posibilidad de hacer copias de
seguridad necesarias como evidencia del trabajo. Se deberan hacer copias tambin de las vistas,
ecuaciones, definiciones de registros y reportes. Consulte el Apndice A para obtener informacin al
respecto.
Para eliminar la base de datos activa:
1.
Seleccione Archivo > Eliminar Base de Datos.
2.
Confirme la eliminacin haciendo click en S.
Para eliminar bases de datos seleccionadas:

1.
Asegrese de que todas las bases de datos estn cerradas.
2.
Desde la Barra de Herramientas del Explorador de Archivos expanda todos los nodos en el
Explorador de Archivos para ver todos los archivos haciendo click en el botn Ver archivo y
luego selecccione la opcin Expandir todo.
3.
Seleccione las bases de datos que desea eliminar.
4.
Haga click en el botn Eliminar Base de Datos de la barra de herramientas del Explorador de
Archivos.
5.
Confirme la eliminacin haciendo click en S.
Nota: No podr eliminar bases de datos que se encuentren abiertas en la Ventana de Base de Datos.
APNDICE A
Mantenimiento del Trabajo

Como ocurre con todos los sistemas informticos, el mantenimiento del trabajo (incluyendo las copias
de seguridad y la eliminacin de archivos no deseados) es de suma importancia al trabajar con IDEA.
RESGUARDAR Y RESTAURAR ARCHIVOS DE DATOS

Se pueden realizar copias de seguridad por diversas razones tales como transferir archivos a otras
computadoras; guardar datos relevantes o por restricciones de espacio en el disco.
IDEA utiliza un compresor de archivo simple con la extensin *.imd (las versiones Unicode de IDEA usan
la extensin de archivo *.idm) para almacenar toda la informacin asociada al archivo como los datos, el
esquema, el Historial, los comentarios, indices y reportes.
IDEA guarda cada uno de estos archivos en su Carpeta de Trabajo o Proyecto (si tiene acceso a IDEA
Server), junto con la Lista de Tareas asociada. No obstante esto no sern guardados dentro del archivo
.IMD los archivos de vistas, las ecuaciones, las definiciones de archivos y cualquier archivo de texto
creado.
128
IDEA Versin Ocho

La siguiente tabla detalla las ubicaciones y extensiones de los archivos de IDEA. En cada caso, la
segunda extensin de archivo es la utilizada para las versiones Unicode de IDEA. Para realizar una copia
de seguridad de archivos de proyecto de IDEA Server, contacte a su Administrador de IDEA Server.
Archivo
Ubicacin
Extensin
Datos y archivos
relacionados
Carpeta de Trabajo
.IMD/.IDM
Lista de Tareas
Carpeta de Trabajo (Notes.mdb)
.MDB/.MDB
Vistas
Especificada en la creacin
.VW2/.VWM
Ecuaciones
.EQX/.EQM
Funciones Personales
Carpeta especificada en la solapa Carpetas

del dilogo Opciones (Ver > Opciones)
.IDEAFUNC/.IDEAFUNC
Definiciones de Registro
Carpeta de Trabajo
.RDF/.RDM
Plantillas Report Reader
.JPM/.JPM
Informacin del Proyecto
Carpeta de Trabajo (Client.inf)
.INF/.INF
Macros IDEAScript
.ISS/.ISM
IDEAScript compilado
Macros Visual Script
.VSCRIPT/.VSCRIPT
Archivos de variables
externas
Carpeta donde se encuentra guardada la

macro asociada.
.EVARS/.EVARS
.ISE/.EXE
.IEM/.EXE
Utilice el Administrador de Archivos, el Explorador de Windows, o alguna otra herramienta similar para
realizar copias de seguridad de los archivos requeridos.
Consejo: Utilice aplicaciones de compresin tales como WinZIP, PKZIP o LHA antes de realizar la copia
de seguridad para reducir el tamao de los archivos.
Apndice A: Mantenimiento del Trabajo
129
ELIMINAR BASES DE DATOS

Consulte el ejercicio Eliminar Bases de Datos del Tutorial de Iniciacin para conocer ms acerca de cmo
eliminar la o las bases de datos seleccionadas.
Si desea utilizar la papelera de reciclaje al eliminar archivos, asegrese de haber marcado la opcin Usar
papelera de reciclaje en el dilogo Opciones accesible desde el men Ver.
ELIMINAR OTROS ARCHIVOS

Utilice Windows Explorer para eliminar otros archivos tales como definiciones de registro, vistas y
mscaras.
COPIAR ARCHIVOS DE DATOS

Para copiar una o ms bases de datos a otra carpeta de proyecto:
1.
En el Explorador de Archivos haga click en el botn derecho del mouse sobre la base de datos
que desea copiar.
2.
Seleccione Copiar a
3.
Navegar y seleccionar la carpeta requerida.
4.
130
IDEA Versin Ocho
MOVER ARCHIVOS DE DATOS

Para mover una o ms bases de datos a otra carpeta de proyecto:
1.
En el Explorador de Archivos haga click en el botn derecho del mouse sobre la base de datos
que desea mover.
2.
Seleccione Mover a
3.
Navegar y seleccionar la carpeta requerida.
4.
ACTUALIZAR EL EXPLORADOR DE ARCHIVOS

Puede actualizar el Explorador de Archivos de IDEA de tres formas:
Seleccione Ver > Actualizar Explorador.
Pulse F5.
Haga click en el botn Actualizar lista de la Barra de herramientas del Explorador de Archivos.
APNDICE B
@Funciones
IDEA proporciona ms de 90 @Funciones para ejecutar operaciones tales como aritmtica de fechas,
bsqueda de texto, clculos financieros y estadsticos.
Se accede a estas @Funciones a travs del Editor de Ecuaciones. Al seleccionar una @Funcin se
proporciona una ayuda rpida que incluye la sintaxis, una breve descripcin y un ejemplo de uso para la
@Funcin seleccionada. Por otro lado se proporciona una ayuda detallada en el Sistema de Ayuda del
Editor de Ecuaciones al cual se acceder a travs del botn Ayuda de la Barra de herramientas del
Editor de Ecuaciones.
Nota: En IDEA Versin Ocho tambin podr crear funciones personales. Para ms informacin al
respecto consulte la Ayuda de IDEA.
Verifique las siguientes definiciones para familiarizarse con cada @Funcin.
Una expresin numrica hace referencia a un nmero o a una ecuacin que evala a un nmero.
Una cadena es una serie de caracteres como un nombre o una direccin.
@ABS
@AFTERNOON
@AGE
@AGEDATETIME
@AGETIME
@ALLTRIM
@ASCII
(no disponible en versiones
Unicode de IDEA)
@BETWEEN
@BETWEENDATE
@BETWEENTIME
@BIT
@BITAND
@BITOR
Devuelve el valor absoluto de una expresin numrica.

Devuelve 0 si la hora est dentro de la banda AM, 1 si la hora cae
dentro de la banda PM y -1 si la hora no es vlida.
Calcula la cantidad de das entre dos fechas especificadas.
Devuelve la cantidad de segundos entre dos fechas y horas
Devuelve la cantidad de segundos entre dos horas
Elimina todos los espacios iniciales y finales.
Devuelve el cdigo ASCII de un caracter
Determina si una expresin numrica se encuentra en un rango

especfico
Devuelve un nmero indicando si una fecha cae dentro de un
rango especificado (1) o no (0).
Devuelve un nmero indicando si una hora cae dentro de un rango
especificado (1) o no (0).
Identifica el valor de un bit
Oculta bits no deseados.
Especifica bits requeridos.
132
IDEA Versin Ocho

@CHR
Unicode de IDEA)
@COMPARENOCASE
@COMPIF
@CTOD
@CURFORM
@CURVAL
@DATE
@DAY
@DAYSTOD
@DB
@DDB
@DELETE
@DOW
@DTOC
@DTODAYS
@DTOJ
@EXP
@FIELDSTATISTICS
@FINDONEOF
@FINYEAR
@FORMAT12HOURCLOCK
@FV
@GETAT
@GETNEXTVALUE
@GETPREVIOUSVALUE
@HOURS
@IF
@INSERT
@INT
@IPMT
@IRR
@ISBLANK
@ISFIELDDATAVALID
@ISIN
@ISINIP
@JTOD
@JUSTLETTERS
@JUSTNUMBERS
@JUSTNUMBERSLEADING
Devuelve el caracter equivalente a un cdigo ASCII especificado
Compara expresiones sin tener en cuenta maysculas / minsculas

Determina si un registro satisface un criterio mltiple
Convierte fecha tipo caracter al Formato de Fecha de IDEA
Convierte un valor numrico en texto formateado
Convierte un campo caracter en un campos numricos
Devuelve la fecha actual
Devuelve el da en una fecha
Convierte la cantidad de das desde el1 de Enero de 1900 al
formato fecha
Calcula el saldo peridico de depreciacin decreciente para un
perodo especfico
Calcula el saldo de la depreciacin doble decreciente
Elimina una cantidad determinada de caracteres en una cadena
Devuelve el da de la semana
Convierte formato fecha a caracter
Obtiene la cantidad de das que hay entre el1 de Enero de 1900 y
una fecha especificada
Convierte fechas a formato Juliana
Calcula el valor exponencial de una expresin numrica
Devuelve el valor numrico de una estadstica de campo
especificada.
Encuentra la posicin del primer caracter coincidente en dos
cadenas
Devuelve el ao financiero para una fecha dada basndose en el fin
de ao
Devuelve una cadena representando la hora en formato
HH:MM:SS TT
Calcula el valor futuro de una inversin
Devuelve el caracter que aparece en una posicin numrica
especificada
Devuelve el valor siguiente del campo seleccionado.
Devuelve el valor anterior del campo seleccionado.
Devuelve la parte correspondiente a la hora en una hora dada
Permite optar por dos resultados en base a la evaluacin de una
condicin
Inserta una cadena dentro de una cadena existente
Devuelve la porcin entera de una expresin numrica.
Calcula el inters pagado para un perodo dado
Calcula la tasa interna de retorno
Comprueba si un campo caracter contiene blancos
Devuelve 1 si el dato del campo es vlido, o 0 si es incorrecto.
Devuelve la posicin inicial de una cadena dentro de otra cadena
(tiene en cuenta maysculas / minsculas)
Devuelve la posicin inicial de una cadena dentro de otra cadena
(no tiene en cuenta maysculas / minsculas)
Convierte fechas julianas al Formato de Fecha de IDEA
Devuelve una cadena sin todos sus caracteres numricos
Devuelve todos los nmeros (al inicio y al final)
Devuelve los nmeros iniciales
Apndice B: @Funciones
@JUSTNUMBERSTRAILING
@LASTDAYOFMONTH
@LEFT
@LEN
@LIST
@LOG
@LOG10
@LOWER
@LTRIM
@MATCH
@MAX
@MID
@MIN
@MINUTES
@MIRR
@MONTH
@NOMATCH
@NPV
@NTOD
@PMT
@PPMT
@PRECNO
@PROPER
@PV
@QTR
@RANDOM
@RATE
@RECNO
@REGEXPR
Unicode de IDEA)
@REMOVE
@REPEAT
@REPLACE
@REVERSE
@RIGHT
@ROUND
@SECONDS
@SEED
@SLN
133
Devuelve los nmeros finales
Devuelve el ltimo da para una combinacin de mes y ao
especificada.
Devuelve la cantidad de caracteres especificada en una cadena
contando desde la izquierda
Devuelve la longitud de una cadena, incluyendo los espacios del
final
Determina si una expresin cumple un criterio en una lista de
valores
Calcula logaritmos naturales
Calcula logaritmos en base 10x.
Convierte todos los caracteres de una cadena a minsculas.
Quita los espacios iniciales de una cadena
Determina si una expresin cumple un criterio en una lista de
valores
Devuelve el valor mximo de dos expresiones numricas
Extrae una porcin de texto desde una cadena
Devuelve el valor mnimo de dos expresiones numricas
Devuelve la parte correspondiente a los minutos en una hora dada
Calcula variaciones en la tasa interna de retorno
Devuelve el mes en una expresin tipo fecha
Determina si una expresin no cumple ningn criterio en una lista
de valores
Calcula el valor actual neto de una inversin
convierte una expresin numrica en formato de fecha de IDEA.
Calcula la cuota de un prstamo
Devuelve el capital principal de un prstamo
Devuelve el nmero de registro fsico
Convierte a maysculas la primer letra de cada palabra en una
cadena
Devuelve el valor actual de una inversin
Basndose en el fin de ao, devuelve 1-4 representando el
cuatrimestre correspondiente en el que cae una fecha dada
Genera nmeros aleatorios
Calcula el porcentaje de inters de una inversin o prstamo
Devuelve el nmero de registro lgico (sensible a ndices)
Compara expresiones de caracter utilizando un complejo conjunto
de reglas
Elimina todas las ocurrencias de un caracter especfico
Repite el primer caracter de una cadena un nmero determinado
de veces
Reemplaza una cadena o subcadena con otra
Invierte el orden de caracteres en una cadena
Devuelve la cantidad de caracteres especificada en una cadena
contando desde la derecha
Redondea valores numricos
Devuelve la parte correspondiente a los segundos en una hora
dada
Genera la semilla de nmeros aleatorios
Devuelve la depreciacin lineal de un activo
134
IDEA Versin Ocho

@SOUNDEX
Unicode de IDEA)
@SOUNDSLIKE
Unicode de IDEA)
@SPACESTOONE
@SPANEXCLUDING
@SPANINCLUDING
@SPLIT
@SQRT
@STR
@STRATUM
@STRIP
@STRIPACCENT
@SYD
@TIME
@TRIM
@TTOC
@UPPER
@VAL
@WORKDAY
@YEAR
Devuelve el cdigo de sonido para una palabra
Determina si dos palabras son fonticamente iguales
Elimina espacios en blanco dejando solo un espacio entre palabras

en una cadena
Devuelve los caracteres que aparecen antes de cualquier otro juego
de caracteres especificados en una cadena
Devuelve los caracteres al comienzo de una cadena que coinciden
con cualquier caracter en otra cadena especificada
Corta una cadena en segmentos separados por caracteres como
espacios o comas y devuelve el segmento especificado.
Calcula la raz cuadrada
Convierte expresiones numricas en cadena de caracteres
Agrupa registros por intervalos
Quita toda la puntuacin y los espacios en una cadena
Elimina el acento en un caracter acentuado.
Devuelve la suma de aos de depreciacin lineal en un activo
Devuelve la hora actual
Elimina los espacios del final
Convierte una hora o nmero en una cadena con el formato
HH:MM:SS
Convierte todos los caracteres de una cadena a maysculas.
Convierte una expresin tipo caracter a numrica
Devuelve 1 si una fecha dada cae entre Lunes y Viernes o 0 si la
fecha cae entre Sbado y Domingo
Devuelve el ao en una fecha
INDICE
Indice
Smbolos
@ALLTRIM 131
@Funciones 90, 131
A
ABS 131
Accediendo a IDEA 33
Actualizar Explorador de Archivos 130
AFTERNOON 131
AGE 131
AGEDATETIME 131
AGETIME 131
Agregar un campo Virtual 82
Agregar un comentario 78
ALLTRIM 131
ASCII 131
Asistente de Importacin 38, 50
Asistente de Importacin - Crear campos 56
Asistente de Importacin - Detalles de campo 54
Asistente de Importacin - Especificar Delineadores de Campo 53
Asistente de Importacin - Especificar longitud de registro 52
Asistente de Importacin - Especificar nombre de archivo de IDEA 58
Asistente de Importacin - Tipo de Archivo 51
Asistente de Reportes 98
Asistente de Reportes - Cortes de Reporte 101
Asistente de Reportes - Definir cortes 100
Asistente de Reportes - Encabezado/Pie de Pgina 103
Asistente de Reportes - Encabezados 99
Asistente de Reportes - Sumas Totales 102
B
Bandas de estratificacin 65
Barra de herramientas de Operaciones
26
136
IDEA Versin Ocho

Barra de herramientas Explorador de Archivos 30
Barra de herramientas IDEAScript 28
BETWEEN 131
BETWEENDATE 131
BETWEENTIME 131
BIT 131
BITAND 131
BITOR 131
Botn validar 48
Bsqueda de registros 120
C
Cadena 131
Campo de Accin 123
Campos Clave de Coincidencia 74
Campos hora 119
Carpeta de Trabajo 34
CHR 132
Cdigo IDEAScript 78
Colocar Campos de Columna Aqu 70
Colocar Campos de Fila Aqu 70
Colocar Elementos de Datos Aqu 70
Color de campos Virtuales 83
Comentarios 25
COMPARENOCASE 132
COMPIF 132
Conclusion 31
Conectar a IDEA Server 36
Configuracin de columnas 41
Configurar Pgina 96
Copia de Seguridad 127
Copiar archivos de datos 129
Creacin de un Reporte 97
Criterio 22, 80, 84
CTOD 132
CURFORM 132
CURVAL 132
D
DATE 132
Datos errneos 59
DAY 132
DAYSTOD 132
DB 132
DDB 132
DELETE 132
Desplegar registros que contengan
Deteccin de Omisiones 86
Detectar Clave Duplicada 85
79
137
Indice
Dilogo Definir Clave 85
Diseo estndar 108
Diseo Flotante 108
DOW 132
DTOC 132
DTODAYS 132
DTOJ 132
Duplicados 85
E
Editor de Ecuaciones 131
Eliminar Bases de Datos 126, 129
Eliminar otros archivos 129
Estadsticas de Campo 20, 42, 62
Estratificacin 62
Excluir de la salida 108
EXP 132
Explorador de Archivos 29
Expresin numrica 131
Extraccin de Registros 47, 84, 90
Extraccin Directa 47, 84
Extraccin por Valor Clave 88
F
FINDONEOF 132
FINYEAR 132
FORMAT12HOURCLOCK
Formato negativo 92
FV 132
132
G
GETAT 132
Grfico de Barras 68
Grfico de resultados 68
Guardar la definicin de registro
Guardar vista 95, 105
50
H
Historial 19,
HOURS 132
77
I
IDEA 11
IDEA Server 13
IF 132
Importar 38
Importar un archivo Adobe PDF 106
Importar un reporte impreso 106
138
IDEA Versin Ocho

Imprimir un reporte 104
ndice 40
Indices 24
Informacin del Proyecto 34
Iniciar IDEA 13
INSERT 132
INT 132
IPMT 132
IRR 132
ISBLANK 132
ISFIELDDATAVALID 132
ISIN 132
ISINI 132
J
JTOD 132
JUSTLETTERS 132
JUSTNUMBERS 132
JUSTNUMBERSLEADING 132
JUSTNUMBERSTRAILING 133
L
LASTDAYOFMONTH 133
LEFT 133
LEN 133
Lmite superior 65
LIST 133
Lista de Tareas 31
LOG 133
LOG10 133
Longitud de columnas. 64
Longitud Fija 50, 51
LOWER 133
LTRIM 133
M
Manejo de Campos 73, 82
Mscara de fecha 55
MATCH 133
MAX 133
Men Galera 68
MID 133
MIN 133
MINUTES 133
MIRR 133
MONTH 133
Mover archivos de datos 130
Muestreo Aleatorio de Registros
45
139
Indice
N
NOMATCH 133
NPV 133
NTOD 133
O
Ocultar campos
92
P
Pantalla 15
Permitir a los encabezados ocupar mltiples lneas
Plantilla 116
PMT 133
PPMT 133
PRECNO 133
PROPER 133
PV 133
Q
QTR
133
R
RANDOM 133
RATE 133
RECNO 133
Referencia de espacio 110
Referencia de texto 110
Referencia no en blanco 110
Referencias 109
REGEXPR 133, 134
Relacin entre IDEA e IDEA Server
REMOVE 133
Reordenar campos 42
REPEAT 133
REPLACE 133
Reportes 92
Reportes - Campos visibles 92
Restaurar 127
Restaurar vista 42
Resultado de la bsqueda 31
Resultados 23
REVERSE 133
RIGHT 133
ROUND 133
S
Salida de registros duplicados
Salida resultados 23
85
14
98
140
IDEA Versin Ocho

SECONDS 133
Secuencia de registros 40
SEED 133
Separador de miles 92
Smbolo de moneda 92
Sistema de Ayuda 125
SLN 133
SOUNDEX 134
SPANEXCLUDING 134
SPANINCLUDING 134
SQRT 134
STR 134
STRATUM 134
STRIP 134
Sumarizacin 60
SYD 134
T
Tabla Pivot 70
Dilogo Campos 71
TIME 134
Total de Control 21, 59
TRIM 134
Tutorial de Iniciacin 33
U
Unir Bases de Datos 73
Unir Bases de Datos - Campos primarios 74
Unir Bases de Datos - Campos secundarios 75
UPPER 134
V
VAL 134
Valor mximo 63
Valor mnimo 63
Valor neto 63
Ventana de Base de Datos 17
Ventana IDEAScript 27
Ventana Tareas en Ejecucin 30
Ventanas movibles 30
Ventanas y Barras de Herramientas
Vista Previa 66, 87, 104
W
WORKDAY
Y
YEAR
134
134
17
www.caseware-idea.com
CaseWare IDEA Inc.

469 King Street West, 2nd Floor
Toronto, Canada M5V 1K4

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Software para Anlisis de Datos

IDEA Versin Ocho

IDEA - Informacin General ....................................................................................................13

Qu hay en la pantalla de IDEA? .........................................................................................15

Ventanas y Barras de Herramientas de IDEA .......................................................................17

IDEA Versin Ocho

Uso del Sistema de Ayuda ....................................................................................................................... 125

Mantenimiento del Trabajo..................................................................................................127

Importar datos desde un amplio rango de tipos de archivo.

Crear vistas personales de los datos y los reportes.

Efectuar diversidad de clculos.

Obtener muestras usando diversas tcnicas de muestreo.

Unir y comparar diferentes archivos de datos.

Crear tablas pivot para anlisis multi-dimensional.

Generar automticamente un historial completo documentando los anlisis realizados.

IDEA Versin Ocho

IDEA - Informacin General

CARPETAS DE TRABAJO DE IDEA

IDEA Versin Ocho

Qu hay en la pantalla de IDEA?

IDEA Versin Ocho

Barra de Men: En la parte superior de la aplicacin para acceder a las funciones y

Barra de Herramientas del Explorador de Archivos: Localizada en la parte superior de la

Ventanas y Barras de Herramientas de IDEA

Ventana de Base de Datos

Ventana de Explorador de Archivos

VENTANAS DE BASE DE DATOS Y PROPIEDADES

IDEA Versin Ocho

1.8 Exabytes por tamao de archivo

Seccin Tres: Ventanas y Barras de Herramientas de IDEA

IDEA Versin Ocho

Propiedad Estadsticas de Campo

Seccin Tres: Ventanas y Barras de Herramientas de IDEA

IDEA Versin Ocho

Seccin Tres: Ventanas y Barras de Herramientas de IDEA

Deteccin de Omisiones (opcional)

Generar Nmeros Aleatorios

Muestreo de Unidad Monetaria (no disponible en IDEA Server)

Muestreo de Variables Clsicas (no disponible en IDEA Server)

IDEA Versin Ocho

Seccin Tres: Ventanas y Barras de Herramientas de IDEA

Haciendo click en el enlace Agregar comentario del rea Comentarios de la ventana de

IDEA Versin Ocho

Agregar Bases de Datos

Dividir Campos Caracter

Seccin Tres: Ventanas y Barras de Herramientas de IDEA

IDEA Versin Ocho

Eliminar todos los marcadores

Alternar punto de corte

Quitar todos los puntos de corte

Seccin Tres: Ventanas y Barras de Herramientas de IDEA

VENTANA DE EXPLORADOR DE ARCHIVOS

IDEA Versin Ocho

Cambiar vista de rbol

Lista de Tareas (no disponible en IDEA Server)

Tarea: El nombre de la tarea actualmente en ejecucin como por ejemplo Antigedad.

%: Sigue el progreso de la tarea hasta ser completada.

Seccin Tres: Ventanas y Barras de Herramientas de IDEA

Lista de Tareas (no disponible en IDEA Server)

Resultados de la bsqueda incluye los siguientes campos:

NUMERO REGISTRO: el nmero de registro de la base de datos donde fue encontrado el

IDEA Versin Ocho

Seleccione Archivo > Establecer Carpeta de Trabajo.

Seccin Cuatro: Tutorial de Iniciacin