Gesto de arquivos e

Documentao
Professor
Ricardo Jos Ferreira de Brito

Teoria Arquivstica
Princpios e Conceitos
A Teoria Arquivstica, tambm conhecida como Arquivologia,
pode ser entendida como um conjunto de princpios, conceitos e
tcnicas a serem observados na produo, organizao, guarda,
preservao e uso de documentos em arquivos.
H 2 (dois) aspectos que devemos salientar sobre
Arquivologia
a) O primeiro refere-se aos grandes volumes de documentos
acumulados diariamente pelas organizaes, o que exige uma
maior sofisticao dos esquemas de classificao e;
b) O segundo relaciona-se ao desenvolvimento terico da
organizao de documentos arquivsticos.

Teoria Arquivstica
Princpios e Conceitos
Princpios:
Os princpios arquivsticos constituem o marco principal da
diferena entre a Arquivstica e as outras cincias
documentrias.

Teoria Arquivstica
Princpios e Conceitos
Princpio da Provenincia:
Fixa a identidade do documento, relativamente a seu
produtor. Por este princpio, os arquivos devem ser
organizados em obedincia competncia e s atividades da
instituio ou pessoa legitimamente responsvel pela
produo, acumulao ou guarda dos documentos.
Arquivos originrios de uma instituio ou de uma pessoa
devem manter a respectiva individualidade, dentro de seu
contexto orgnico de produo, no devendo ser mesclados a
outros de origem distinta.

Teoria Arquivstica
Princpios e Conceitos
Princpio da Provenincia:
Respeito ao fundo: conjunto de documentos de uma mesma
provenincia (instituio)
Fundo aberto
Em atividade

Fundo Fechado
Atividade encerrada

Teoria Arquivstica
Princpios e Conceitos
Princpio da Organicidade:
As relaes administrativas orgnicas se refletem nos
conjuntos documentais. A organicidade a qualidade
segundo a qual os arquivos espelham a estrutura, funes e
atividades da entidade produtora/acumuladora em suas
relaes internas e externas.
Um documento de arquivo retirado do seu conjunto, perde
muito do seu significado

Teoria Arquivstica
Princpios e Conceitos
Princpio da Unicidade:
No obstante, forma, gnero, tipo ou suporte, os documentos
de arquivo conservam seu carter nico, em funo do
contexto em que foram produzidos.

Teoria Arquivstica
Princpios e Conceitos
Princpio da Indivisibilidade ou integridade:
Os fundos de arquivo devem ser preservados sem disperso,
mutilao, alienao, destruio no autorizada ou adio
indevida.

Teoria Arquivstica
Princpios e Conceitos
Princpio da Cumulatividade:
O arquivo uma formao progressiva, natural e orgnica.

Teoria Arquivstica
Princpios e Conceitos
Princpio do respeito a ordem original:
Os documentos devem ser no arquivo na mesma ordem que
lhe foi atribuda nos setores que os criaram.

CONARQ
O Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ um rgo
colegiado, vinculado ao Arquivo Nacional do Ministrio da
Justia;
Tem por finalidade definir a poltica nacional de arquivos
pblicos e privados, como rgo central de um Sistema Nacional
de Arquivos
Exercer orientao normativa visando gesto documental e
proteo especial aos documentos de arquivo.
Foi criado pelo art. 26 da Lei n 8.159/91 e regulamentado
pelo Decreto n 4.073, de 3 de janeiro de 2002.

CONARQ
COMPETNCIAS
Estabelecer diretrizes para o funcionamento do Sistema Nacional
de Arquivos -SINAR, visando gesto, preservao e ao acesso
aos documentos de arquivos;
Promover o inter-relacionamento de arquivos pblicos e
privados com vistas ao intercmbio e integrao sistmica das
atividades arquivsticas;
Propor ao Ministro de Estado da Justia normas legais
necessrias ao aperfeioamento e implementao da poltica
nacional de arquivos pblicos e privados;
Zelar pelo cumprimento dos dispositivos constitucionais e legais
que norteiam o funcionamento e o acesso aos arquivos pblicos;

CONARQ
Estimular programas de gesto e de preservao de
documentos pblicos de mbito federal, estadual, do Distrito
Federal e municipal, produzidos ou recebidos em decorrncia
das funes executiva, legislativa e judiciria;
Subsidiar a elaborao de planos nacionais de
desenvolvimento, sugerindo metas e prioridades da poltica
nacional de arquivos pblicos e privados;

CONARQ
Estimular a implantao de sistemas de arquivos nos Poderes
Executivo, Legislativo e Judicirio da Unio, dos Estados, do
Distrito Federal e nos Poderes Executivo e Legislativo dos
Municpios;
Estimular a integrao e modernizao dos arquivos pblicos e
privados; Identificar os arquivos privados de interesse pblico e
social, nos termos do art. 12 da Lei no 8.159, de 1991;
Propor ao Presidente da Repblica, por intermdio do Ministro
de Estado da Justia, a declarao de interesse pblico e social
de arquivos privados;

CONARQ
Estimular a capacitao tcnica dos recursos humanos que
desenvolvam atividades de arquivo nas instituies integrantes
do SINAR;
Recomendar providncias para a apurao e a reparao de atos
lesivos poltica nacional de arquivos pblicos e privados;
Promover a elaborao do cadastro nacional de arquivos
pblicos e privados, bem como desenvolver atividades
censitrias referentes a arquivos;

CONARQ
Manter intercmbio com outros conselhos e instituies, cujas
finalidades sejam relacionadas ou complementares s suas, para
prover e receber elementos de informao e juzo, conjugar
esforos e encadear aes;
Articular-se com outros rgos do Poder Pblico formuladores
de polticas nacionais nas reas de educao, cultura, cincia,
tecnologia, informao e informtica.

SINAR
O art. 26 da Lei n 8.159/91, no s criou o Conselho Nacional
de Arquivos - CONARQ como institui tambm o Sistema
Nacional de Arquivos - SINAR, cuja competncia,
organizao
e
funcionamento
esto
regulamentados
pelo Decreto n 4.073, de 3 de janeiro de 2002.
De acordo com esse dispositivo legal, o SINAR tem por
finalidade implementar a poltica nacional de arquivos pblicos
e privados, visando gesto, preservao, e ao acesso aos
documentos de arquivo.

SINAR
Compete aos integrantes do SINAR:
promover a gesto, a preservao e o acesso s informaes e aos
documentos na sua esfera de competncia, em conformidade com as
diretrizes e normas emanadas do rgo central;
disseminar, em sua rea de atuao, as diretrizes e normas
estabelecidas pelo rgo central, zelando pelo seu cumprimento;
implementar a racionalizao das atividades arquivsticas, de forma a
garantir a integridade do ciclo documental;
garantir a guarda e o acesso aos documentos de valor permanente;
apresentar sugestes ao CONARQ para o aprimoramento do SINAR;
proporcionar aperfeioamento e reciclagem aos tcnicos da rea de
arquivo, garantindo constante atualizao.
Os integrantes do SINAR seguiro as diretrizes e normas emanadas do
CONARQ, sem prejuzo de sua subordinao e vinculao
administrativa.

Teoria das Trs Idades

Corresponde ao ciclo vital das informaes
Baseada no uso dos arquivos pelas organizaes ou grau de
frequncia de uso
Segundo Marilena Leite Paes, as 3 idades so complementares.
Cada uma delas corresponde a uma maneira diferente de
conservar e tratar os documentos e, consequentemente, uma
organizao adequada.
3 idades, 3 ciclos, 3 estgios
Primeira idade; segunda idade; terceira idade.
Corrente, intermedirio, permanente.

Teoria das Trs Idades

Primeira idade (arquivo corrente)
so aqueles em curso, ou que, mesmo sem movimentao,
constituam objeto de consultas frequentes;
Vinculados ao objetivo imediato;
Contribuem para a tomada de decises;
Contribuem para a execuo das atividades;
Devem ser preservados junto aos rgos produtores ou os
que usam frequentemente.
Fcil acesso

Teoria das Trs Idades

Segunda idade (arquivo intermedirio)
Originados dos arquivos Correntes;
Uso pouco frequente;
por razes de interesse administrativo, aguardam a sua
eliminao ou recolhimento para guarda permanente;
Mantidos por precauo;
No h necessidade de serem guardados prximos aos
escritrios
Permanncia transitria
Liberar espao no arquivo corrente

Teoria das Trs Idades

Terceira idade (arquivo permanente)
Conjunto de documentos preservados ou guardados em
funo do seu valor;
Podem ter valor histrico, probatrio e informativo, e por
isso devem ser definitivamente preservados;
Documentos que foram produzidos a muito tempo;
Pouqussimo Uso;

Teoria das Trs Idades

TRANSFERNCIA E RECOLHIMENTO
Arquivo corrente para o arquivo intermedirio TRANFERNCIA;
Arquivo Intermedirio para o arquivo permanente RECOLHIMENTO.

OBS: Alguns documentos do arquivo corrente podem ser

recolhidos sem, necessariamente, passar pelos arquivos
intermedirios; e um arquivo permanente pode voltar a ser
arquivo corrente.