Registro de las transacciones de negocios

FIGURA 2-10
2 10

Cuentas del mayor despus del traspaso

ACTIVOS
Efectivo
Abr 1 30,000
Abr 8 5,500
Abr 22 2,000
Abr 24 9,000
Saldo 21,000

Abr 2 20,000
Abr 15 3,200
300
Abr 21
Abr 30 2,000

PASIVOS
Cuentas por pagar
Abr 21 300

Cuentas por cobrar

Abr 10 3,000
Saldo 1,000

Abr 22 2,000*

CAPITAL CONTABLE
DEL PROPIETARIO*
Sheena Bright, Capital

Abr 3 500
Abr 30 100
Saldo 300

Abr 1 30,000
Saldo 30,000

INGRESOS
Ingresos por
servicios
Abr 8
Abr 10
Saldo

5,500
3,000
8,500

Sheena Bright,
Retiros
Abr 30 2,000
2,000
Saldo

Suministros de oficina
Abr 3
Saldo

GASTOS
Gasto por renta,
computadora
Abr 15
Saldo

600
600

Gasto por renta, oficina

Abr 15 1,000*
Saldo
1,000
Gastos por salarios
Abr 15 1,200
Saldo
1,200

500
500

Gastos por servicios

generales

Terreno
Abr 2 20,000
Saldo 11,000

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Abr 24 9,000

Abr 15
Abr 30
Saldo

400
100
500*

*Estos valores son intencionalmente distintos de los que se presentaron en el captulo 1.

Detngase a pensar
Alguna vez usted ha caminado por la playa y juntado conchas y moluscos de mar? Tal vez usted
tena ms de una cubeta y puso todos los erizos en una, todos los cangrejos en otra, y as sucesivamente. Esa separacin es exactamente lo que sucede en los traspasos al mayor. Todo lo que
estamos haciendo es recolectar transacciones que afectan la misma cuenta (por ejemplo, todas
las transacciones a Efectivo) y ponindolas en la cuenta-T. Se colocan ya sea del lado izquierdo o
del derecho de la cuenta-T, segn si aparecen del lado izquierdo o del lado derecho del asiento del diario. El traspaso al mayor es simplemente un proceso de clasificacin no ocurre ningn
cambio en los cargos ni en los abonos, desde la transaccin hasta los traspasos al mayor.

Preparacin de la balanza de comprobacin a partir

de las cuentas-T
Una balanza de comprobacin resume el contenido del mayor al presentar una lista de todas las
cuentas con sus saldos: los activos primero, seguidos por los pasivos y, luego, el capital contable
del propietario. En un sistema de contabilidad manual, la balanza de comprobacin brinda una
prueba de exactitud, mostrando si los cargos totales son iguales a los abonos totales. En todos
los tipos de sistemas, la balanza de comprobacin es un resumen til de las cuentas y de sus saldos porque muestra, a una fecha especfica, los saldos de todas las cuentas del sistema contable
de una compaa. La figura 2-11 es una balanza de comprobacin de Smart Touch Learning al
30 de abril de 2010, es decir, el final del primer mes de operaciones.

Preparar la balanza de
comprobacin a partir
de cuentas-T

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Captulo 2

Advertencia: No confunda la balanza de comprobacin con el balance general. Una balanza de comprobacin es un documento interno que nicamente es usado por el personal
interno de la empresa. El pblico nunca ve la balanza de comprobacin. Las personas externas
a la empresa tan slo reciben los estados financieros de la compaa.
FIGURA 2-11

Balanza de comprobacin
p
SMART TOUCH LEARNING
Balanza de comprobacin
30 de abril de 2010

Ttulo de la cuenta
Efectivo

Debe

Saldo
Haber

$21,000
1,000

Cuentas por cobrar

500
11,000

Suministros de oficina
Terreno
Cuentas por pagar

Sheena Bright, Capital

2,000

Sheena Bright, Retiros

Ingresos por servicios

8,500
600

Gasto por renta, computadora

Gasto por renta, oficina

1,000

Gastos por salarios

1,200

Gastos por servicios generales

Total

300

30,000

500
$38,800

$38,800

Correccin de la balanza de comprobacin

Durante todo el proceso contable, el total de cargos siempre debe ser igual al total de abonos. Si
no es as, hay un error. Los sistemas contables computarizados eliminan muchos errores, porque
la mayora de los programas de cmputo disponibles no permiten realizar un asiento del diario
que no cuadre. Sin embargo, las computadoras no pueden eliminar todos los errores, porque los
seres humanos son susceptibles de ingresar datos incorrectos.
Los errores se pueden detectar mediante el clculo de la diferencia entre el total de cargos
y el total de abonos en la balanza de comprobacin. Posteriormente, se debe realizar una o ms
de las siguientes acciones:
1. Busque alguna cuenta que falte en la balanza de comprobacin. Por ejemplo, suponga que
el contador omiti Retiros de la balanza de comprobacin en la figura 2-11. El total de cargos sera entonces $36,800 ($38,800 $2,000). Rastree cada cuenta desde el mayor hasta
la balanza de comprobacin, y de este modo localizar la cuenta que falta.
2. Divida entre 2 la diferencia entre el total de cargos y el total de abonos. Un cargo tratado
como un abono, o viceversa, duplica la cantidad del error. Suponga que el contador traspas un abono de $500 como un cargo. El total de cargos contiene los $500, y el total de
abonos omite los $500. El monto fuera de equilibrio son $1,000. El hecho de dividir la
diferencia entre 2 identifica los $500 de la transaccin. Posteriormente busque en la balanza de comprobacin una transaccin de $500 y remtala a la cuenta afectada.
3. Divida la cantidad que no cuadra entre 9. Si el resultado es equitativamente divisible
entre 9, quizs el error sea un resbaln de cifras (ejemplo: escribir $1,000 como $100
o escribir $100 como $1,000) o una transposicin entre nmeros (ejemplo: tratar
$1,200 como $2,100). Suponga, por ejemplo, que el contador anot los Retiros
de $2,000 como $20,000 en la balanza de comprobacin. ste es un error del tipo
resbaln de cifras. El total de cargos diferira del total de abonos en $18,000 ($20,000
$2,000 = $18,000). Al dividir $18,000 entre 9 se obtiene la cifra de $2,000, que es el
monto correcto de los retiros. Rastree los $2,000 a travs del mayor, hasta que usted
llegue a la cuenta Retiros. De este modo, se habr encontrado el error.

Registro de las transacciones de negocios

Detalles de los libros del diario y el mayor

En la prctica, el diario y el mayor brindan suficientes detalles para crear un rastro o una
huella a travs de los registros. Suponga que un proveedor nos factur dos veces por un
artculo que compramos. Para demostrar que ya hemos pagado la factura, debemos comprobar nuestro pago. Ello requiere que usemos el libro del diario y el mayor.

Detalles en el diario
La figura 2-12 ilustra una transaccin y posteriormente muestra el diario con estos detalles:

La fecha de la transaccin, 1 de abril de 2010

Las cuentas cargadas y abonadas, junto con sus montos en unidades monetarias
La referencia del traspaso, abreviada como Ref. trasp.

Detalles del registro en el diario y

del traspaso al mayor

FIGURA 2-12

Asiento del diario

Pgina 1
Fecha

Cuentas y explicacin

2010
Abr 1

Efectivo

Ref. de tras.

(A+)

Sheena Bright, Capital

Inversin del propietario.

101
311

(Q+)

5
1

Partida

2010
Abr 1

Ref. dia.
D.1.

EFECTIVO
Debe
Fecha

Haber

30,000
30,000

4
3

Mayor

Fecha

Debe

Nm. de cuenta 101

Partida
Ref. dia. Haber

30,000

Fecha

Partida

Nm. de cuenta 311

SHEENA BRIGHT, CAPITAL
Ref. dia. Debe
Fecha
Partida
Ref. dia. Haber
2010
Abr 1

D.1.

30,000

Detalles en el mayor
La palabra traspaso significa copiar informacin del diario al mayor. Pero, cmo manejamos
los detalles? La figura 2-12 ilustra los pasos, los cuales se denotan con flechas.
Flecha 1 Traspaso de la fecha de transaccin del diario al mayor.
Flecha 2 Traspaso del cargo, $30,000, del diario como un cargo a la cuenta Efectivo en
el mayor.
Flecha 3 Del mismo modo, traspaso del crdito, $30,000, del diario a la cuenta Capital
en el mayor. Ahora las cuentas del mayor tienen los montos correctos.

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Captulo 2

Flecha 4 Traspaso de los nmeros de cuenta (101 y 311) del mayor nuevamente al diario.
Este paso muestra que el cargo y el abono se traspasaron al mayor. Ref. trasp. es la abreviatura de Referencia del traspaso.
Flecha 5 Traspaso del nmero de pgina del diario al mayor. Ref. dia. significa referencia
del diario, y D.1 se refiere a la Pgina del diario 1. Este paso muestra de dnde vienen los
datos, en este caso de la Pgina del diario 1.

La cuenta de cuatro columnas: Una alternativa a la cuenta-T

Las cuentas del mayor que hemos ilustrado hasta este momento aparecen como cuentas-T, con
el cargo a la izquierda y el abono a la derecha. La cuenta-T separa claramente los cargos de los
abonos y se usa para la enseanza de la contabilidad, cuando no existen muchos detalles. Otro
formato de cuenta tiene cuatro columnas de cantidades, como se ilustra en la figura 2-13.
FIGURA 2
2-13
13

Cuenta con formato de cuatro columnas

EFECTIVO

Nm. de cuenta 101

Saldo

Fecha
2010
Abr 1

Partida

Ref. dia.

Debe

D.1

30,000

Haber

D.1

Abr 8

D.1

Abr 15
Abr 21

D.1
D.1

Abr 22

D.1

2,000

Abr 24

D.1

9,000

Abr 30

D.1

Haber

30,000
20,000

Abr 2

Debe

10,000
15,500

5,500
3,200
300

12,300
12,000
14,000
23,000

2,000

21,000

El primer par de columnas Cargo/Abono es para los montos de las transacciones que se
traspasan a la cuenta desde el diario, como el cargo de $30,000. El segundo par de columnas
de cantidades muestra el saldo de la cuenta en cada fecha. Por tal razn, en la prctica el formato de cuatro columnas se usa con ms frecuencia que el formato de cuentas-T. En la figura
2-13, Efectivo tiene un saldo deudor de $30,000 despus de la primera transaccin, y un saldo
de $10,000 despus de la segunda transaccin. Observe que el saldo despus de la ltima
transaccin del 30 de abril es $21,000, que es el mismo saldo que se calcul en la cuenta-T de
la figura 2-10.