26/02/2013

Unidad 6.- Bases de Datos en Access

Autor:
Dr. Ramn Roque Hernndez
http://ramonroque.com/Materias/POOTec.htm
ramonroque@yahoo.com
Colaboradores:
Ing. Gloria Ma. Rodrguez Morales
grodrguez@itnuevolaredo.edu.mx
Ing. Bruno Lpez Takeyas, M.C.
www.itnuevolaredo.edu.mx/takeyas
takeyas@itnuevolaredo.edu.mx

Base de datos en Access

Las bases de datos de Access tienen la extensin .MDB
En un sistema de base de datos relacional, los datos se
organizan en Tablas.
Las tablas almacenan informacin sobre un tema como pueden
ser los clientes de una empresa, o los pedidos realizados por
cada uno de ellos.

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Tablas de datos
Una tabla de datos es un objeto que se define y utiliza para
almacenar los datos.
Una tabla contiene informacin sobre un tema o asunto
particular, como pueden ser clientes o pedidos.
Las tablas contienen campos que almacenan los diferentes
datos como el cdigo del cliente, nombre del cliente, direccin,...
Y al conjunto de campos para un mismo objeto de la tabla se le
denomina registro o fila, as todos los campos de un cliente
forman un registro.

Ejemplo
Si consideramos una posible base de datos con los datos de una
empresa, una tabla de CLIENTES podra ser:
Campos
Cdigo

Nombre

Apellidos

Direccin

C.P.

Registro 1

Luis

Prez Garca

Alemania 23

Registro 2

Marta

Gonzlez Puente

Mayor 34

46723
46625

Registro 3

Francisco

Ramrez Gutirrez

Valle 56

46625

Registro 4

Mara

Martnez Perea

Franciscano 67

46521

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Consultas
Una consulta es un objeto que proporciona una visin personal
de los datos almacenados en las tablas ya creadas.
Existen varios tipos de consultas para seleccionar, actualizar,
borrar datos,..., pero en principio se utilizan para extraer de las
tablas los datos que cumplen ciertas condiciones.
Por ejemplo, podramos crear una consulta para obtener todos
los datos de los clientes cuyo cdigo postal sea 46625.

Formularios
Un formulario es el objeto de Access diseado para la
introduccin, visualizacin y modificacin de los datos de
las tablas.
Existen diferentes tipos de formularios pero los que ms se
utilizan tienen la forma de fichas de datos.

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Informes
Un informe es el objeto de Access diseado para dar formato,
calcular, imprimir y resumir datos seleccionados de una tabla.
Generalmente se utiliza para presentar los datos de forma
impresa.

Crear una base de datos

Hacer clic sobre la opcin Base de datos en blanco del panel
de tareas que aparece a la derecha de la pantalla.

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A continuacin aparecer el siguiente cuadro de dilogo donde

indicaremos el nombre de la base de datos que estamos
creando y el lugar donde se guardar.

Automticamente se crear nuestra nueva base de datos a la

cual Access asignar la extensin .MDB, y aparecer la ventana
Base de datos:

Tipos de objetos que

podemos tener en la
BD

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Crear una tabla de datos

Hay que posicionarnos en la ventana base de datos con el
objeto tablas seleccionado, si hacemos clic en el icono se abre
una ventana con las distintas formas que tenemos para crear
una tabla:

Vista Hoja de datos consiste en introducir directamente los

datos en la tabla y segn el valor que introduzcamos en la
columna determinar el tipo de datos que tiene la columna.
Asistente para tablas utiliza un asistente que nos va guiando
paso por paso en la creacin de la tabla utilizando un juego de
tablas que tiene ya predefinidas.
Importar tabla consiste en crear una nueva tabla a partir de
otra existente en otra base de datos.
Vincular tabla consiste en crear una referencia a otra tabla
almacenada en otra base de datos.

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Otra forma ms rpida de llegar a la vista diseo es desde la

ventana Base de datos con el objeto tablas seleccionado,
haciendo doble clic en la opcin Crear una tabla en vista
Diseo.

Aparecer la ventana Diseo de tabla:

Nombre de la tabla

Rejilla de datos
Ayuda
Fichas General y
Bsqueda

Rejilla de datos: Es donde definiremos cuales son los datos que compondrn la tabla.

Fichas General y Bsqueda: Son para definir propiedades del campo es decir
caractersticas adicionales de la columna que estamos definiendo.

Ayuda: Es un recuadro con un texto que nos da algn tipo de ayuda sobre lo que tenemos
que hacer.

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Tipos de datos
A la hora de crear un campo en una tabla, hay que especificar de qu
tipo son los datos que se van a almacenar en ese campo.
Los diferentes tipos de datos de Access son:
Texto: Permite almacenar cualquier tipo de texto, siendo su longitud mxima de
255 caracteres. Normalmente se utiliza para almacenar datos como nombres,
direcciones o cualquier nmero que no se utilice en clculos, como nmeros de
telfono o cdigos postales.
Memo: Se utiliza para textos de ms de 255 caracteres como comentarios o
explicaciones. Tiene una longitud mxima de 65.536 caracteres.
Nmero: Para datos numricos utilizados en clculos matemticos.
Fecha/Hora: Para la introduccin de fechas y horas desde el ao 100 al ao
9999.

Moneda: Para valores de dinero y datos numricos utilizados en clculos

matemticos en los que estn implicados datos que contengan entre uno y
cuatro decimales.
Autonumrico: Nmero secuencial (incrementado de uno a uno) nico, o
nmero aleatorio que Microsoft Access asigna cada vez que se agrega un
nuevo registro a una tabla.
S/No: Valores S y No y campos que contengan uno de entre dos valores
(S/No, Verdadero/Falso o Activado/desactivado).
Objeto OLE: Objeto como por ejemplo una hoja de clculo de Microsoft Excel,
un documento de Microsoft Word, grficos, imgenes, sonidos u otros datos
binarios.
Hipervnculo: Texto o combinacin de texto y nmeros almacenada como texto
y utilizada como direccin de hipervnculo. Una direccin de hipervnculo puede
tener hasta tres partes:
Texto: El texto que aparece en el campo o control.
Direccin: Ruta de acceso de un archivo o pgina.
Subdireccin: Posicin dentro del archivo o pgina.
Sugerencia: El texto que aparece como informacin sobre herramientas.

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Definir campos
En la primera fila escribir el nombre del primer campo, al pulsar
la tecla ENTER pasamos al tipo de datos, por defecto nos pone
Texto como tipo de dato.
Si queremos cambiar de tipo de datos, hacer clic sobre la flecha
de la lista desplegable de la derecha y elegir otro tipo.

Observa como una vez tengamos algn tipo de dato en la segunda

columna, la parte inferior de la ventana, la correspondiente a
Propiedades del campo se activa para poder indicar ms
caractersticas del campo.
Esta tercera columna no es obligatorio utilizarla ya que nicamente
sirve para introducir un comentario, normalmente una descripcin del
campo, de forma que la persona que tenga que introducir datos en la
tabla sepa qu debe escribir ya que este cometario aparecer en la
barra de estado de la hoja de datos.
Repetir el proceso hasta completar la definicin de todos los campos
(columnas) de la tabla.

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La clave principal
Antes de guardar la tabla tendremos que asignar una clave principal.
La clave principal proporciona un valor nico para cada fila de la
tabla y nos sirve de identificador de registros de forma que con
esta clave podamos saber sin ningn tipo de equivocacin el registro
al cual identifica.
Para asignar una clave principal a un campo, seguir los siguientes
pasos:
Hacer clic sobre el nombre del campo que ser clave principal.
Hacer clic sobre el icono Clave principal de la barra de herramientas.
A la izquierda del nombre del campo aparecer una llave indicndonos que
dicho campo es la clave principal de la tabla.

Guardar una tabla

Para guardar una tabla, podemos:
Ir al men Archivo y elegir la opcin Guardar.
O bien hacer clic sobre el botn Guardar de la barra de
herramientas.
Como nuestra tabla an no tiene nombre asignado, aparecer el
siguiente cuadro de dilogo:

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