2.

UNIDAD DE CONTABILIDAD
Es una unidad tcnico-administrativo, creada con la finalidad de ser responsable
del registro contable de los movimientos financieros de ingresos y egresos de la
Municipalidad.

Para la consecucin de sus objetivos, se hace necesario que dicha Unidad se

desarrolle de una manera adecuada, acorde a las necesidades especficas de la
Municipalidad, por los cual no debe asignarse varias funciones a una misma
persona; el jefe o director de la AFIM deber supervisar de forma continua las
actividades que se llevan a cabo, a manera de cumplir con los principios de control
interno.

A travs de la informacin contable generada, las autoridades podrn hacer el

anlisis de la gestin, que les permita tomar decisiones oportunas orientadas a la
mejora continua y lograr una mayor transparencia.

Objetivos Generales
Para el adecuado funcionamiento de la Unidad de Contabilidad, se debe observar
lo siguiente:

Proporcionar informacin oportuna y fidedigna, que permita a las autoridades

conocer la situacin financiera municipal para tomar decisiones congruentes
para el beneficio de las comunidades.

Cumplir con el ordenamiento de coordinar, controlar y registrar las

operaciones.

Apoyar la gestin financiera Municipal con la finalidad de proporcionar

informacin que sirva de apoyo y fundamentacin para la toma de decisiones.

41

REGISTROS CONTABLES
El Sistema de Contabilidad efectuar los registros en forma electrnica, a travs
del Sistema Integrado de Administracin Financiera -SIAF MUNI-, el cual se regir
por las disposiciones que emita la Direccin de Contabilidad del Estado del
Ministerio de Finanzas Pblicas, como rgano rector del sistema y como mnimo
deber registrar en materia de egresos, las etapas de: comprometido, devengado
y pagado.

Objetivo
Servir de instrumento til para guiar el proceso de los registros contables, como
el que se muestra a continuacin:

Registrar

sistemticamente

tcnicamente

que

afecten

todas
la

las

posicin

transacciones

reconocidas

econmica-financiera

de

la

Municipalidad de San Miguel Petapa.

Registro de las operaciones financieras

Se aplicar el Manual de Clasificaciones Presupuestarias para el Sector Pblico
de Guatemala.

El Sistema de Administracin Financiera, generar informacin relevante para la

toma de decisiones a los distintos niveles de gestin pblica, entre los cuales
estn:

Ejecucin presupuestaria de ingresos y gastos.

Movimiento y situacin del tesoro; y,

Elaboracin de Estados Financieros.

42

Base Legal
Segn el Artculo 48 de la Ley Orgnica del Presupuesto, el Sistema de
Contabilidad Integrada Gubernamental lo constituye el conjunto de principios,
rganos, normas y procedimientos que permitan el registro de los hechos que
tienen efectos presupuestarios, patrimoniales y en los flujos de fondos inherentes
a las operaciones del Estado, con el objeto de satisfacer las necesidades de
informacin destinadas a apoyar el proceso de toma de decisiones de la
administracin y el ejercicio del control, as como informar a terceros y a la
comunidad sobre la marcha de la gestin pblica.

PROCEDIMIENTO DE REGISTROS CONTABLES

No.
1

ACTIVIDAD
RESPONSABLE
Recepcin de informacin
Verifica los documentos que necesita utilizar como Encargado de
soporte para respaldar los asientos contables
Contabilidad
identificados.

Registro de asiento contable

Elabora el asiento contable de reclasificacin en un
cuadro para su presentacin.

Encargado de
Contabilidad

Impresin y sellado
Imprime y firma el cuadro de asiento contable de
reclasificacin.

Encargado de
Contabilidad

Envo de informacin
Traslada al Director Financiero para su revisin y visto
bueno.

Encargado de
Contabilidad

Comprobacin
Verifica los documentos, si estn correctos, da el Visto
Bueno del a operacin.

Director
Financiero

Envo de asiento contable

Entrega el cuadro de asiento de reclasificacin con los
documentos de soporte.

Director
Financiero

43

No.
7

ACTIVIDAD
RESPONSABLE
Recepcin de documentos
Recibe el cuadro de asiento de reclasificacin aprobado Encargado de
y documentos de soporte de la Autoridad Administrativa
Contabilidad
Superior.
Registro de documentos
Encargado de
Registra y aprueba el asiento contable de reclasificacin
Contabilidad
en el Sistema.
Impresin
Encargado de
Imprime el reporte y adjunta los documentos de soporte
Contabilidad
al expediente y archiva.

44

DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMIENTO DE REGISTROS CONTABLES

No.

Actividad

Encargado de Contabilidad
A

Director Financiero
B

INICIO

2
3

1
5

4
5

6
SI
7
8

Estn
correctos los
datos?

NO

3
6

4
A

No Aprueba
la
Operacin

FIN

45

PROCEDIMIENTO PARA EL REGISTRO DE LO COMPROMETIDO Y

DEVENGADO
El Compromiso y Devengado simultneo, registra la ejecucin presupuestaria en
las etapas de compromiso y devengado al mismo tiempo, esto se hace debido a
que existen operaciones de las que se toma conocimiento, hasta cuando se
reciben las facturas del gasto realizado (servicios de energa elctrica, agua,
telfono, u otros), sin que se cuente con registro previo del Compromiso.

En estos casos, el sistema verificar que exista saldo disponible de crdito y de

cuotas de compromiso y devengado para la imputacin contenida en el
documento. Confirmar la ejecucin del presupuesto y generar en forma
automtica el asiento de partida doble en la contabilidad.

Objetivo
Efectuar un adecuado registro de las operaciones que se realizan en la Unidad,
para tener un control apropiado como se menciona a continuacin:

Encaminar, controlar y mejorar las operaciones de registro, en sus diferentes

etapas.

Requisitos
Los requerimientos necesarios para ste procedimiento, se muestra a
continuacin:

Toda la documentacin de soporte de los registros de las transacciones

financieras debe ser archivada y seguir un orden lgico, de manera que sea
fcil su localizacin, en un lugar adecuado. Se deben adoptar las medidas de
seguridad contra robos, incendios u otro riesgo, mantenindola por el tiempo
que establezca la Contralora General de Cuentas.

46

El registro de los ingresos se respalda a travs de la certificacin de la

Tesorera nacional. Para registrar los gastos emitir un certificado de
factibilidad ante la solicitud de la Direccin que lo requiera.

Normas
En los Gobiernos Locales el registro de las operaciones econmico-financieras se
realiza a travs del Sistema de Contabilidad Integrada Municipal, que est sujeto
a los preceptos legales emitidos para el efecto, y se rige por las normas, polticas
y manuales que emita la Direccin de Contabilidad del Estado del Ministerio de
Finanzas Pblicas, como rgano rector.

Rendicin de Cuentas
La informacin contable generada a travs del Sistema de Contabilidad Integrada
Municipal es el medio de rendicin de cuentas y a travs de ella se demuestra con
transparencia el origen y destino de los recursos utilizados en los Gobiernos
Locales.

Separacin de funciones
Las operaciones contables y financieras deben estar separadas. Ninguna persona
deber estar en situacin de controlar los registros y al mismo tiempo controlar las
operaciones que originan los asientos de registro.

Capacidad del personal

El personal de la Unidad de Contabilidad debe cumplir con los requisitos mnimos
de conocimiento, de tal manera que est en condiciones de manejar y
especialmente de obtener el mayor beneficio del sistema, para fructificar la
informacin que produce el mismo.

47

El conocimiento del personal debe estar en concordancia con las necesidades de

los procesos y de rendicin de cuentas, esto permite transparencia de la
informacin y del mismo sistema.

Propiedad de la documentacin contable

Los comprobantes que respaldan la contabilidad, forman parte integral de sta.
La documentacin contable es propiedad de la Municipalidad y por ningn motivo,
los servidores o ex servidores podrn sustraerla total o parcialmente.

Plan nico de Cuentas

Est constituido por el ordenamiento de cuentas que registrarn las transacciones
econmico-financieras dentro de la estructura del Sistema de Contabilidad
Integrada Municipal.

El catlogo de cuentas posibilita el registro automtico de las transacciones y

estandariza los procedimientos de registro. Est orientado al funcionamiento del
Sistema de Contabilidad Integrada Municipal y facilita la integracin automtica
con las clasificaciones presupuestarias.

Niveles de Agrupacin y Codificacin

El Plan nico de Cuentas ha sido desagregado a diversos niveles y estructurado
bajo el enfoque de interrelacin operativa entre contabilidad, presupuesto y
tesorera.

El Catlogo de Cuentas, parte del Plan nico de Cuentas, ha sido codificado en

forma numrica, emplendose los dgitos del 1 al 9 para la apertura de los distintos
niveles. Su clasificacin y codificacin es de la siguiente manera:

48

El Plan nico de Cuentas est integrado por los siguientes grupos:

Grupo 1 Cuentas de Activo: comprenden el conjunto de bienes y derechos

econmicos propiedad de la Municipalidad, registrados de acuerdo a los
Principios y Normas de Contabilidad.

Grupo 2 Cuentas de Pasivo: comprenden el conjunto de obligaciones

econmicas contradas por la Municipalidad, registradas de acuerdo a los
Principios y Normas de Contabilidad.

Grupo 3 Cuentas de Patrimonio: comprenden el Capital Contable,

registrado de acuerdo a Principios y Normas de Contabilidad.

Grupo 4 Cuentas de Orden: son registros contables de operaciones que no

afectan o modifican los Estados Financieros, pero cuya incorporacin en libros
es necesaria para consignar derechos o responsabilidades contingentes,

49

establecer recordatorios en forma contable o controlar en general algunos

aspectos de la administracin.

Grupo 5 Cuentas de Ingresos: son los recursos captados, registrados

contablemente de acuerdo a los Principios y Normas de Contabilidad.

Grupo 6 Cuentas de Gastos: es el uso o consumo de recursos en actividades

propias, registrados contablemente de acuerdo a los Principios y Normas de
Contabilidad.

Grupo 7 Cuentas de Cierre: este grupo se utiliza al cerrar el ejercicio

contable y refleja el resultado corriente.

50

Ejemplo de una cuenta de Activo:

Nivel
1
2
3
4
5
6
7
8
9

Nombre
Cuenta Mayor
Subcuenta 1
Subcuenta 2
Auxiliar 01
Auxiliar 02
Auxiliar 03

Ejemplo
1
ACTIVO
11
Activo Corriente
111 Activo Disponible
1112 Bancos
01 Bancos Fondo Comn
00 Sin Subcuenta 2
01 Nmero de Cta. Monetaria
00 Sin Auxiliar 02
00 Sin Auxiliar 03

PROCEDIMIENTO DEL REGISTRO DE LO COMPROMETIDO Y DEVENGADO

No

ACTIVIDAD

RESPONSABLE

Recepcin de informacin
Recibe de las diferentes unidades informacin necesaria
para la ejecucin presupuestaria de ingresos y gastos.

Auxiliar de
Contabilidad

Revisin de informacin
Toma conocimiento de las facturas del gasto realizado.

Auxiliar de
Contabilidad

Comprobacin de documentos
Verifica que exista saldo disponible de crdito y de
cuotas de compromiso y devengado.

Auxiliar de
Contabilidad

Ratificacin de ejecucin
Confirma la ejecucin del presupuesto y generar en
forma automtica el asiento de partida doble en la
contabilidad.
Ejecucin presupuestaria de ingresos y gastos
Registra contablemente los ingresos y gastos
presupuestarios, y las cuentas de activo o pasivo que
correspondan.
Movimiento y situacin del Tesoro
Realiza y enva un informe de rendicin de cuentas a las
distintas Unidades requeridas, se debe realizar uno de
forma mensual para la Contralora General de Cuentas.

Encargado de
Contabilidad

Encargado de
Contabilidad

Encargado de
Contabilidad

51

No

ACTIVIDAD

RESPONSABLE

Elaboracin de Estados Financieros

Realiza un registro de la ejecucin presupuestaria para
la elaboracin de los Estados Financieros.

Auxiliar de
Contabilidad

Presentacin de los Estados Financieros

Verifica que los Estados Financieros se elaboren y
presenten en la forma y fechas establecidas, de acuerdo
con las normas y procedimientos emitidos por el ente
rector.

Encargado de
Contabilidad

52

DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMIENTO DE COMPROMISO Y DEVENGADO DE CONTABILIDAD

No.

Actividad

Recepcin de
informacin

Revisin de
informacin

Comprobacin de
documentos

Ratificacin de
informacin

Auxiliar de Contabilidad
A

INICIO

Encargado de Contabilidad
B

Ejecucin
presupuestara de
ingresos y gastos

A
6

Movimiento y situacin
del Tesoro

Elaboracin de
Estados Financieros

SI

4
8

Presentacin de los
Estados Financieros

Saldo
Disponible

NO

Informa a
Encargado de
Contabilidad

FIN

53

NORMAS DE CONTROL INTERNO

Se refieren a los criterios tcnicos generales de control interno, que deben ser
aplicados en el registro de los hechos que tienen efectos presupuestarios,
patrimoniales y en los flujos de fondos inherentes a las operaciones del Sector
Pblico no financiero, conforme la metodologa uniforme establecida en los
manuales emitidos por el rgano rector.

Objetivo
Para dar cumplimiento a las Normas de Control Interno se realizar lo siguiente:

Desarrollar las operaciones de una manera adecuada y homognea de las

operaciones de control interno de la Municipalidad.

Requisitos
Los ordenamientos bsicos para ste procedimiento, se muestran a continuacin:

Archivar la documentacin de respaldo de las operaciones financieras y

administrativas que realicen.

PROCEDIMIENTO PARA APLICACIN DE NORMAS DE CONTROL

INTERNO
No

ACTIVIDAD

RESPONSABLE
Director
Control Interno preventivo
Financiero
Establecer los mtodos, medidas y procedimientos de
y
control antes de la ejecucin de las operaciones o de
Encargado de
que sus actos causen efectos.
Contabilidad
Control Interno concurrente
Establecer y aplicar mecanismos y procedimientos de
Auditor Interno
supervisin permanentes durante la ejecucin de las
operaciones y en el proceso de registro.
Registros contables
Generar registros a partir de la ejecucin presupuestaria Encargado de
y los movimientos de tesorera como componentes del
Contabilidad
Sistema.
54

No
4

ACTIVIDAD
RESPONSABLE
Procedimientos de registro
Efecta los registros en forma automtica, a travs de la Encargado de
aplicacin de clasificadores presupuestarios y el Plan
Contabilidad
nico de Cuentas.
Archivos de soporte
Archivar la documentacin de respaldo de las Encargado de
operaciones financieras y administrativas que realicen
Archivo
los Gobiernos Locales.

DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMIENTO DE CONTROL INTERNO

No.

Actividad

Control Interno
preventivo

Control Interno
concurrente

Registros contables

Procedimientos de
registro

Archivos de soporte

Encargado de
Contabilidad
A

Director Financiero
B

Auditor Interno
C

Encargado de Archivo
D

INICIO

FIN

55

2.1

UNIDAD DE PRSTAMOS Y DONACIONES

Lo constituyen los desembolsos recibidos en efectivo provenientes de donaciones

nacionales e internacionales, que son depositadas en la Cuenta nica de
Tesorera Nacional.

Objetivo
Contribuir a que la Municipalidad disponga de los recursos financieros para
cumplir con sus planes a corto, mediano y largo plazo y su correcto manejo.

Base legal
Para el desarrollo de los distintos procedimientos de la Unidad de Prstamos y
Donaciones, se toma en cuenta la siguiente normativa:

Ley Orgnica del Presupuesto

Acuerdo Gubernativo 540-2013

Normativa de la Direccin de Contabilidad del Estado.

Requisitos
La Unidad Ejecutora debe contar con un instrumento de formalizacin de la
donacin.

Normas
Los requerimientos que se deben tomar en cuenta en los procedimientos para
prstamos y donaciones, son los siguientes:

Los programas y/o proyectos de inversin pblica que forman o no capital fijo,
a financiarse con fondos de la cooperacin internacional no reembolsable,
debern formularse de acuerdo a las normas del Sistema Nacional.

Los programas y/o proyectos a financiarse con fondos de cooperacin

internacional no reembolsable, debern observar los lineamientos de la
Poltica de Cooperacin no reembolsable, adems cumplir con la alineacin a
56

las prioridades nacionales sectoriales y territoriales, y se promueve la

ejecucin

travs

de

la

institucionalidad

pblica

financiera

administrativamente.

La Secretara de Planificacin y Programacin de la Presidencia, en el plazo

de 15 das hbiles, una vez cumplidos los requisitos para tal efecto, emitir
opinin favorable al expediente.

Una vez cumplidos los requisitos de aceptacin y aprobacin, todo convenio

de donacin deber ser aprobado por la entidad beneficiaria por Acuerdo
Ministerial, cuando la donacin sea a favor de un Ministerio, y, por resolucin,
para el caso de las Secretaras, entidades autnomas, descentralizadas y
empresas pblicas.

Para aceptar una donacin, se debe contar con el aval de la Autoridad

Superior.

Para el registro de toda donacin en el Sistema se debe contar con la

documentacin de soporte respectiva.

Al registrar una donacin dineraria en el Sistema, se tendr afectacin en

presupuesto, contabilidad y tesorera.

El registro de una donacin en especie, tendr tratamiento estrictamente

contable, con base a lo establecido en el Reglamento de la Ley Orgnica del
Presupuesto y la normativa de la Direccin de Contabilidad del Estado.

Todas las operaciones pertinentes a las donaciones deben registrarse en el

Sistema de manera oportuna para una presentacin razonable de los saldos
contables.

DONACIONES DINERARIAS
Son las provenientes de instituciones nacionales o internacionales, pblicas o
privadas, se realizar mediante publicacin escrita dirigida al Alcalde de la
Municipalidad.

57

Objetivo
Cubrir las necesidades funcionales anuales de la municipalidad de San Miguel
Petapa y utilizar los recursos de manera eficiente.

Requisitos

La Unidad Ejecutora debe contar con un instrumento de formalizacin de la

donacin.

PROCEDIMIENTO PARA DONACIONES DINERARIAS

No
1

ACTIVIDAD
RESPONSABLE
Revisin de documentos
Director
Conoce documento de respaldo de la donacin dineraria
Financiero
emitido por la entidad donante.
Ratificacin de donacin
Director
Aprueba la donacin para lo cual emite Punto de Acta de
Financiero
Concejo o Resolucin de Junta Directiva.
Registro de donacin
Encargado de
Registra en el Sistema los datos generales de la
Contabilidad
donacin segn convenio.
Asignacin de destino de donacin
Encargado de
Registra asignacin de destino y programacin de
Contabilidad
desembolsos.

Envo de donacin
Traslada a Encargado de Presupuesto el expediente.

Encargado de
Contabilidad

Realiza modificacin
Registra la modificacin presupuestaria que se origina
de la donacin.

Encargado de
Presupuesto

Traslado
Traslada solicitud a Director Financiero.

Encargado de
Presupuesto

Solicitud de modificacin
Traslada a la Autoridad Superior la solicitud de
modificacin presupuestaria.

Director
Financiero

58

No

ACTIVIDAD

RESPONSABLE

Aprobacin de resolucin
Aprueba en Punto de Acta o Resolucin la modificacin
presupuestaria de la donacin.

Director
Financiero

10

Aprobacin de modificacin
Aprueba la modificacin presupuestaria en el Sistema.

Director
Financiero

Notificacin
11 Notifica a Encargado de Donaciones la existencia de los
crditos presupuestarios.

Director
Financiero

Creacin de cuenta
12 Genera en el Sistema la cuenta escritural que
corresponde a la donacin para futuros desembolsos.

Director
Financiero

59

DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMIENTO DE REGISTRO DE DONACIONES DINERARIAS

No.

Actividad

Revisin de
documentos

Ratificacin de
donacin

Registro de donacin

Asignacin de destino
de donacin

Envo de donacin

Realiza modificacin

Traslado

8
9

Director Financiero
A

Encargado de
Contabilidad
B

Encargado de
Presupuesto
C

INICIO

Solicitud de
modificacin
Aprobacin de
resolucin

10

Aprobacin de
modificacin

11

Notificacin

12

Creacin de cuenta

10

11

12

FIN

60

SUBPROCEDIMIENTO PARA DESEMBOLSOS DE DONACIONES

DINERARIAS
No.

3
4
5

ACTIVIDAD
RESPONSABLE
Generacin de copia
Solicita copia de la forma autorizada por la Contralora
Director
General de Cuentas donde consta el ingreso, boleta de
depsito o crdito registrado en el estado de cuenta
Financiero
bancario.
Registro de datos
Director
Ingresa en el Sistema los datos de la forma autorizada,
Financiero
afecta el rubro de ingresos que corresponde a la
donacin y la cuenta escritural.
Director
Aprobacin
Aprueba el registro en el Sistema.
Financiero
Traslado
Director
Traslada a Encargado de Contabilidad para archivo.
Financiero
Recepcin
Encargado de
Recibe, revisa y archiva expediente.
Contabilidad

61

DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMIENTO DE REGISTRO DE DESEMBOLSOS

DE DONACIONES DINERARIAS
No.

Actividad

Generacin de copia

Registro de datos

Aprobacin

Traslado

Recepcin

Director Financiero
A

Encargado de
Contabilidad
B

INICIO

FIN

62

DONACIONES EN ESPECIE
Proporcionan ingresos sin fines de lucro, reducen los gastos del presupuesto.
Objetivo
Tener apoyo externo para obtener recursos tiles que ayuden al buen
funcionamiento de las operaciones.

Requisitos
La Unidad Ejecutora debe contar con un instrumento de formalizacin de la
donacin.

PROCEDIMIENTO PARA REGISTRO DE DONACIONES EN ESPECIE

No.
1

2
3
4

ACTIVIDAD
Recepcin de Acta
Recibe certificacin del Acta de Aceptacin de la
Donacin, con detalle de los bienes, materiales o
servicios.
Aprobacin
Firma el Acta de Aceptacin de la Donacin y autoriza el
registro en el Sistema.
Traslado
Traslada documento a Contabilidad.
Registro
Registra en el libro dicha operacin.
Comprobacin
Verifica documentacin de soporte y realiza el registro
contable de la donacin en Sistema, segn el
procedimiento de registro de la donacin en especie,
emitido por la Direccin de Contabilidad del Estado y/o
procedimiento establecido por la Municipalidad.
Revisin
Genera comprobante contable y revisa afectaciones en
las cuentas contables correspondientes en los Estados
Financieros generados en el Sistema. Archiva
documentacin de soporte.

RESPONSABLE
Director
Financiero
Director
Financiero
Director
Financiero
Encargado de
Contabilidad
Encargado de
Contabilidad

Encargado de
Contabilidad

63

DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMIENTO DE REGISTRO DE DONACIONES EN ESPECIE

No.

Actividad

Recepcin de Acta

Aprobacin

Traslado

Registro

Comprobacin

Revisin

Director Financiero
A

Encargado de Contabilidad
B

INICIO

SI

B
6

Existe
Documentacin
de Soporte?

NO

No Realiza
el Registro

FIN

64

2.2 UNIDAD DE INVENTARIOS

Se encarga de llevar el control, registro y custodia de todos los bienes propios de
la municipalidad de San Miguel Petapa, para ello emite tarjetas de
responsabilidad, al momento de ingreso se codifican y son entregados a los
responsables de cada Unidad para que sean utilizados posteriormente.

Objetivo General
Mejorar el uso que se le d a los bienes de la municipalidad de San Miguel Petapa,
mediante la formalizacin y estandarizacin de los procesos de trabajo, para que
se contribuya a la prestacin de servicios de calidad.

Base Legal
Con el objetivo de fortalecer y actualizar los procedimientos que se llevan a cabo
en la Unidad de Inventarios, resulta necesario mencionar las leyes y reglamentos
aplicables:

Constitucin Poltica de la Repblica de Guatemala

Decreto 57-92 del Congreso de la Repblica de Guatemala, Ley de

Contrataciones del Estado y su Reglamento

Acuerdo Gubernativo 217-94 del Ministerio de Finanzas Pblicas, Reglamento

de Inventarios de los Bienes Muebles de la Administracin Pblica

Circular 3-57 de la Direccin de Contabilidad del Estado

Normas
A continuacin, un detalle de los principales criterios que se deben adoptar en la
Unidad de Inventarios de la municipalidad de San Miguel Petapa:

La falta o atraso en los registros para el control de inventarios puede ser

sancionado por la Contralora General de Cuentas -CGC- por un monto
mnimo de Q 4,000.00 hasta Q 80,000.00.

65

El personal al que se le asignan los bienes, debern ser empleados o

funcionarios nombrados.

Para el control de los bienes fungibles, se debe llevar un libro auxiliar de

inventario o tarjetas Kardex en el que se registra el control de ingresos y
egresos de los mismos.

ALZAS EN EL INVENTARIO
Corresponde al Encargado de la Unidad, realizar el registro de alzas por compra
o adquisicin de activos en el Libro de Inventario, as mismo el registro en las
respectivas tarjetas de responsabilidad de los empleados o funcionarios quienes
los utilizarn.

Objetivo
Mantener actualizado el Inventario de bienes pertenecientes a la municipalidad de
San Miguel Petapa, y que stos se encuentren al servicio de los funcionarios
pblicos que laboran en cada Unidad.

Requisitos
La documentacin requerida en ste procedimiento es la siguiente:

Constancia de Ingreso a Almacn e Inventario.

Libro de Inventarios Institucional.

Documentacin que da soporte al bien.

Tarjeta de Responsabilidad.

Normas
Los criterios que se deben cumplir en ste procedimiento son los siguientes:

Verificar que existan los documentos de respaldo de los bienes que se

ingresan al Inventario.

66

Las alzas o bajas en las tarjetas de responsabilidad de los bienes de Activos

no Fungibles deben contar con la aprobacin del Concejo Municipal.

PROCEDIMIENTO DEL REGISTRO DE ALZAS EN EL INVENTARIO

No.

6
7

ACTIVIDAD
RESPONSABLE
Ingreso del bien
Recibe el bien, gestiona firma del Encargado de
Encargado de
Inventario en la forma "Constancia de Ingreso a
Almacn
Almacn e Inventario", y se le hace entrega de copia
de la forma y factura.
Registro del bien (s)
Recibe y revisa forma "Constancia de Ingreso a
Almacn e Inventario" y factura, registra en el Libro
Encargado de
de Inventario Institucional y procede a etiquetar los
Inventario
activos fijos y/o fungibles (estos ltimos nicamente
para efecto de asignar responsable, no forman activo
fijo).
Solicitud de bienes
Presenta requisicin de bienes del activo fijo o
fungible al Encargado de Inventarios.
Registro del bien en Tarjeta de Responsabilidad
Inscribe el bien en la forma "Resguardo de
Responsabilidad"-Tarjeta de Responsabilidad- del
servidor o empleado pblico que tendr bajo su
resguardo los bienes de activos fijos o fungibles,
firma y sella de "inventariado" o "bajo resguardo"
segn corresponda, entrega original y copia de la
Requisicin de bienes de activos fijos o fungibles y el
triplicado para su archivo.
Aceptacin de la obligacin por parte del
Funcionario Pblico
Firma "Resguardo de Responsabilidad", recibe
copias de la requisicin realizada y devuelve a
Almacn.
Entrega de los bienes
Realiza la transferencia de los bienes de activos fijos
o fungibles.
Recepcin de los bienes
Recibe el bien de activos fijos o fungibles.

Persona
Interesada

Encargado de
Inventarios

Persona
Interesada

Encargado de
Almacn
Persona
Interesada
67

DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMIENTO DEL REGISTRO DE ALZAS EN EL INVENTARIO

No.

Actividad

Ingreso del bien

Registro del bien

Solicitud de bienes

Registro del bien en

tarjeta de
responsabilidad

Aceptacin de la
obligacin por parte del
Funcionario Pblico

Entrega de bienes

Recepcin de bienes

Encargado de
Almacn
A

Encargado de
Inventario
B

Persona Interesada
C

INICIO

FIN

68

BAJA DE BIENES POR DETERIORO

Comprende las acciones realizadas para dar de baja del inventario, bienes que se
encuentran en mal estado, inservibles o deteriorados y que no es posible su
utilizacin.

Objetivo
Rebajar del inventario los bienes que se encuentren en mal estado, para
conservar nicamente aquellos que contribuyan al desarrollo de las operaciones
de manera eficiente.

Requisitos
La documentacin requerida en ste procedimiento es la siguiente:

Acta o Resolucin del Concejo Municipal

Resolucin de Contralora General de Cuentas

Documentacin que da soporte al bien.

Tarjeta de Responsabilidad.

Libro de Inventarios Institucional.

Normas
Para que se realice la baja de activos fijos y/o fungibles, debe contarse con la
aprobacin del Concejo Municipal, quien es la Autoridad Mxima en la
municipalidad de San Miguel Petapa.

69

PROCEDIMIENTO DE BAJA DE BIENES POR DETERIORO

No.
1

ACTIVIDAD
RESPONSABLE
Trmite del Dictamen Tcnico
Persona
Evala la baja de bienes de activo fijos o fungibles, si
Interesada
se justifica la baja gestiona Dictamen Tcnico.
Solicitud de baja de los bienes de activo fijo o
fungibles
Persona
Realiza solicitud, justifica la baja del bien e indica las
Interesada
caractersticas del bien inservible y traslada la solicitud
a la Unidad de Inventarios.
Obtencin de Certificacin sujeta a discusin y
Dictamen definitivo
Realiza inspeccin fsica del bien inservible, suscribe
Encargado de
acta y certifica de la baja del bien, traslada expediente
Inventario
al Concejo Municipal para discusin y dictamen
definitivo.
Emisin de Acta o Resolucin por parte del
Concejo Municipal
Conoce, discute y analiza expediente, si procede, se
acuerda la baja del bien, emite Acta o Resolucin,
Concejo
indica el procedimiento a seguir, define si se dan en
Municipal
donacin, incineran, reciclan o destruyen en su
totalidad y se traslada a Unidad de Inventario. Solicita
resolucin de Contralora General de Cuentas.
Recepcin del Acta en que consta la decisin del
Concejo Municipal
Encargado de
Recibe expediente y procede en presencia de Auditor
Inventario
Interno, a dar cumplimiento al procedimiento indicado
en el Acta o Resolucin del Concejo Municipal.
Registro de la Baja de bienes
Se realiza el Registro correspondiente en el Libro de
Encargado de
Inventario, descarga de tarjetas de responsabilidad los
Inventario
bienes y traslada a Encargado de Contabilidad.
Resguardo de los documentos de soporte
Registra baja de bienes en el Sistema, genera
Encargado de
reportes, adjunta documentos de soporte y archiva
Contabilidad
expediente.

70

DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMIENTO DE BAJA DE BIENES POR DETERIORO

No.

Actividad

Persona Interesada
A

Encargado de Inventario
B

Concejo Municipal
C

Encargado de Contabilidad
D

Trmite del dictamen

tcnico

INICIO

Solicitud de baja de
bienes de activo fijo o
fungibles

Certificacin y
dictamen definitivo

Emisin de acta

Recepcin del acta

Registro de la baja de
bienes
2

NO

SI
SI

Resguardo de los
documentos de
soporte
B

Baja
justificable?

NO

No gestiona
dictamen

Expediente
en orden?

FIN

No se emite
Acta

71

SOLVENCIA DE BIENES O FINIQUITO

Es la constancia de solvencia que se extiende a los servidores pblicos, por haber
entregado los bienes asignados en su totalidad, al dar por concluida la relacin
laboral.

Objetivo
Mantener un registro actualizado sobre los bienes de la Municipalidad, de sta
manera se proceder a desligar el bien del funcionario pblico, mismo que
quedar a disposicin de quien lo requiera.

Requisitos
La documentacin requerida en ste procedimiento es la siguiente:

Notificacin de la baja de un empleado.

Solvencia de la Direccin Administrativa.

Solvencia del jefe inmediato superior.

Solvencia de multas de trnsito, en caso de tener asignado vehculo.

Norma
Este procedimiento es aplicable en el caso de renuncia de los funcionarios
pblicos, por lo cual, deber entregar todos los bienes que tiene bajo su custodia,
para que le sean pagadas sus prestaciones o liquidacin.

72

PROCEDIMIENTO PARA OBTENER SOLVENCIA DE BIENES O FINIQUITO

No.
1

ACTIVIDAD
RESPONSABLE
Comprobacin de los bienes
Encargado de
Verifica en la tarjeta de responsabilidad los bienes
Inventario
que tiene asignados el empleado.
Confrontacin fsica
Encargado de
Constata que los bienes se encuentren fsicamente
Inventario
en el lugar de trabajo.
Solvencia de Inventario
Extiende solvencia o finiquito correspondiente y firma
Encargado de
el mismo. Traslada al Director Financiero para su
Inventario
visto bueno.

Revisin de la Solvencia
Recibe, revisa y firma solvencia de inventario o
finiquito. Traslada al Auxiliar de Inventario.

Director
Financiero

Resguardo de los documentos de soporte

Proporciona original al interesado y archiva la copia.

Encargado de
Inventario

73

DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMIENTO PARA OBTENER SOLVENCIA DE BIENES O FINIQUITO

No.

Actividad

Comprobacin de los
bienes

Confrontacin fsica

Solvencia de
inventario

Revisin de solvencia

Resguardo de los
documentos de
soporte

Encargado de Inventario
A

Director Financiero
B

INICIO

SI

NO
Bienes en
orden?

No extiende
solvencia

B
B

FIN

74