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Elaborado por:
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Aprobado por:
Consejo Universitario
1. Ttulo
Proyecto de implementacin del sistema de gestin de biblioteca.
2. Resumen ejecutivo
Las bibliotecas siguen siendo piezas cruciales del sistema de educacin e
investigacin, en su versin clsica de contenedoras de libros y a travs de su oferta
de acceso a textos provistos por los materiales audiovisuales, Internet, entre otros. En
un mundo donde la informacin se ha convertido en uno de los bienes ms preciados
para el crecimiento econmico, social y cultural, contar con bibliotecas actualizadas y
con recursos tcnicos modernos resulta central.
Actualmente los docentes y estudiantes de la Facultad de Ciencias de la Salud reciben
los servicios de la Biblioteca Central de la Universidad Peruana Unin mediante
estantera abierta con el sistema de clasificacin DEWEY. Con el propsito de brindar
un mejor servicio la institucin ha realizado la adquisicin de Sistema Integrado de
Gestin de Bibliotecas SYMPHONY que es una herramienta capaz de administrar
cientos de bibliotecas desde una central
Los avances en la tecnologa, las normas de catalogacin y las normas de estndares
internacionales permiten a las bibliotecas trabajar en forma mas sistematizada en las
actividades de Adquisicin, Procesos tcnicos y otras, lo que conlleva a ahorrar costos
a la institucin y muchas dificultades tcnico bibliotecarias.
Actualmente la Biblioteca cuenta con algunos documentos de gestin que en su
mayora no estn actualizados y aprobados por los rganos de gobierno
institucionales. Adems an falta elaborar polticas, objetivos y actividades de un
sistema de gestin de biblioteca, que permita identificar oportunidades de mejora
como parte del proceso de mejora continua.
La Biblioteca cuenta con los siguientes documentos:
Cabe indicar que algunos procesos de biblioteca generan datos que an no han sido
sistematizados como parte del sistema de gestin de biblioteca en el contexto de la
mejora continua.
En este sentido se ha elaborado el Proyecto de implementacin del sistema de gestin
de biblioteca con el propsito de optimizar el servicio a los estudiantes y docentes de
la Facultad de Ciencias de la Salud y de este modo ejercer un importante
protagonismo en la formacin profesional e investigacin.
3. Objetivo general
Implementar un sistema de gestin de biblioteca que permita mejorar los procesos
internos y la calidad del servicio a los usuarios.
4. Objetivos Especficos
1. Planificar la implementacin del sistema de gestin de biblioteca.
2. Disear el sistema informtico de bsqueda y consulta de bibliografa, as
como la difusin de dichas herramientas.
3. Implementar la ejecucin del sistema de gestin de biblioteca.
4. Evaluar el avance de la implementacin del sistema de gestin de biblioteca
con la participacin estudiantes, docentes y personal tcnico especializado de
la biblioteca.
6. Normatividad.
Estatuto
Reglamento general del trabajo
Reglamento general de estudios
Polticas institucionales
Plan estratgico institucional
Plan estratgico de la EAPs
4
5
Principales actividades
Nombrar la comisin
responsables del Sistema
de Gestin de Biblioteca
Meta
Indicador(es)
Comisin
General
conformada
Resolucin de
aprobacin de
comisin
Subcomisiones
conformadas
Resolucin de
aprobacin de
sub comisiones
Revisin de reglamentos y
polticas relacionadas al
servicio de biblioteca.
Informe sobre
reglamentos y
polticas
existentes
Diagnstico situacional
sobre los procesos de
biblioteca
Planificacin del sistema de
biblioteca
Planificacin de la difusin
del proyecto de
implementacin del sistema
de gestin de biblioteca.
Informe revisado
Informe
Informe revisado
Plan
Plan aprobado
Plan de difusin
Plan de difusin
aprobado
Recursos
Recursos
Humanos
Materiales de
oficina
Infraestructura
Presupuesto
(S/.)
Plazo
No requiere
Agosto
2015
No requiere
Agosto
2015
50.00
100.00
50.00
50.00
Responsable
Vicerrectorado
Director de Biblioteca
Gerente de Recursos
Humanos
Decanos
Directores de EP.
Comisin General
Setiembre
2015
10
11
12
Principales actividades
Meta
Indicador(es)
Recursos
Presupuesto
(S/.)
Mapa de
procesos
Mapa de proceso
diseado
7,200.00
Diseo de la metodologa,
procedimientos, programas y
formatos.
Metodologa
que regulan el
proceso de
mejora
continua.
Metodologa,
procedimientos,
programas y
formatos para la
mejora continua.
250
Carpeta de
formatos
Carpeta de
Formatos para
cada fase de
procesos.
Estrategias de
capacitacin
diseadas
para su
ejecucin.
Estrategias de
difusin
diseadas
Actualizacin de documentos de
gestin de biblioteca de acuerdo
a las mejoras.
Adecuacin de
Organigrama,
MOF,
Reglamento,
manuales de
usuarios,
Documento que
contiene el diseo
de estrategias de
capacitacin.
Documento que
contiene el diseo
de estrategias de
difusin.
Documentos de
gestin
actualizados y
aprobados por
rganos de
gobierno
Recursos
Humanos
Materiales de
oficina
Infraestructura
1000.00
Plazo
Responsable
Noviembre
2015
Febrero
2016
Febrero
2016
Comisin
General y
Subcomisiones
300.00
Febrero
2016
300.00
Febrero
2016
6000.00
Diciembre
2016
Principales actividades
13
Capacitar al personal de
biblioteca y otros
involucrados en la
identificacin,
caracterizacin, y mejora de
procesos del sistema de
gestin de bibliotecas.
100% de
personal
involucrado
capacitado
% de personal
involucrado
capacitado
14
Aprobacin de la
metodologa,
procedimientos, programas
y formatos elaborados.
Normas,
procedimientos
y formatos
aprobados
puestos en
vigencia.
Normas,
procedimientos y
formatos aprobados y
publicados en pgina
web institucional.
15
Socializar la normatividad,
procedimientos, programas
y formatos elaborados.
16
Desarrollo Talleres de
identifiacin, caracterizacin
y mejora de procesos
17
Meta
Indicador(es)
Recursos
Presupuesto
(S/.)
500.00
Recursos
Humanos
Materiales de
oficina
Infraestructura
No requiere
170.00
100% de
procesos
identificados,
caracterizados
y analizados
% de procesos
identificados,
caracterizados y
analizados.
2000.00
90% de
procesos
mejorados
% de procesos
mejorados
270,00
Responsable
Marzo
2016
Marzo
2016
Comisin
General y
Subcomisiones
Conocimiento de
normas,
procedimientos,
programas y
formatos
Informe
Plazo
Marzo
2016
Marzo a
Diciembre
2016
Marzo a
Diciembre
2016
18
19
Adecuacin y puesta en
marcha del sistema
integrado de bibliotecas
(Hardware y software)
Capacitacin en el uso de
los servicios de biblioteca a
docentes y estudiantes.
Hardware y
software
adecuado y en
operatividad
90% de
docentes y
estudiantes
capacitados
Sistema operativo y
al servicio de usuario.
20000.00
% de docentes y
estudiantes
capacitados
2100.00
Marzo a
Diciembre
2016
Marzo a
Diciembre
2016
8.4. FASE DE SEGUIMIENTO Y CONTROL: Las actividades de seguimiento y control segn objetivo
N
Principales actividades
Meta
Indicador(es)
20
Aprobacin de documentos
de gestin de biblioteca de
acuerdo a las mejoras.
Documentos de
gestin
aprobados
Documentos
aprobados y
publicados en
web para puesta
en vigencia
21
22
100% de fases
del proceso
reciben
monitoreo
70% de
satisfaccin
% de fases que
son
monitorizados
respecto al
cumplimiento de
actividades.
% de satisfaccin
Presupuesto
(S/.)
Recursos
Recursos
Humanos
Materiales de
oficina
Infraestructura
Plazo
Diciembre
2015
Agosto
2015 a
Diciembre
2016
(mensual)
500.00
Abril,
Junio,
Noviembre
2016
Responsable
Comisin
General y
Subcomisiones
23
Evaluacin e Informacin
semestral el cumplimiento
de las actividades segn
cronograma
100% de
actividades
cumplidas.
% de
cumplimiento de
las actividades
24
Informe de
evaluacin
300.00
Junio y
diciembre
2016l
Informe de
evaluacin
realizado.
2000.00
Junio y
diciembre
2016
25
Evaluacin de la
disponibilidad de recursos
de informacin suficiente
para la formacin e
investigacin
100% de
disponibilidad de
acervo
bibliogrfico de
las escuelas de
Enfermera,
Nutricin y
Psicologa
% de
disponibilidad de
acervo
bibliogrfico de
las escuelas de
Enfermera,
Nutricin y
Psicologa
250.00
Marzo y
agoto
2016.
26
Retroalimentacin del
sistema e implementacin
de sus procesos para
alcanzar los objetivos
previstos.
Plan de mejora
Plan de mejora
aprobado
500.00
Abril y
Agosto
2016
ACTIVIDADES
A
AO 2016
D
Planificacin
Diseo y desarrollo de
productos
Implementacin
Seguimiento y control
X. Presupuesto
PRESUPUESTO
FASE
N de actividades
Psicologa
Enfermera
Nutricin
Humana
06 actividades
principales
S/. 145.00
S/. 55.00
S/. 50.00
06 actividades
principales
S/. 8,729.00
S/. 3,311.00
S/. 3,010.00
Actividades de implementacin
del proyecto del sistema de
gestin de la biblioteca
07 actividades
principales
S/. 14,523.20
S/. 5,508.80
S/. 5,008.00
Actividades de seguimiento y
control del proyecto del sistema
de gestin de la biblioteca
07 actividades
principales
S/. 2,059.00
S/. 781.00
S/. 710.00
S/. 9,655.80
S/. 8,778.00
S/. 43890.00
XI. Financiamiento
El proyecto ser financiado por el presupuesto operativo de Biblioteca y Escuelas
Profesionales.
Planificacin
Revisin
Induccin al usuario
C
L
I
E
N
T
E
Gestin de recursos
bibliogrficos:
Adquisicin, catalogacin,
evaluacin, conservacin y
restauracin
Evaluacin
C
L
I
E
N
T
Infraestructura y
mantenimiento
Gestin de recursos
E
S
Informacin y comunicacin
Procesos directivos
Procesos clave
Procesos de apoyo
PROCEDIMIENTOS
Cd.
PB - 01
Induccin al
usuario
PR01
PB-02
Registro de
usuarios
PB - 03
Atencin del
usuario
PR02
PR03
PR04
OBJETIVO
Circulacin y
Prstamos
PR05
Prstamos de revistas
Prstamos de tesis
Acceso a Internet
Acceso a bases de datos
Describir los pasos que debe cumplir el usuario para efectuar los
distintos tipos de prstamos de biblioteca
Cd.
PB - 05
PB - 06
PROCESO
NOMBRE DEL
PROCESO
Gestin de recursos
bibliogrficos
Evaluacin
PROCEDIMIENTOS
OBJETIVO
Cd.
PR06
PR07
PR08
PR09
PR10
Mantenimiento o restauracin de
material bibliogrfico o hemerogrfico
PR11
PR12
PR13
PR14
PR15
Catalogacin
METODOLOGA
A
S
ISO 9001:2008*
Actuar
(4)
Planificar
(1)
Satisfaccin de la
Comunidad Universitaria
BPM**
BSC****
Verificar
(3)
Hacer
(2)
Seleccionar
a
docentes
competentes para el desarrollo
del sistema.
Ejecutar el sistema de de gestin
de biblioteca.
ISO 9001:2008*: IS0 (International Organization for Standarization) es una organizacin internacional que certifica la calidad de los procesos y sistemas de
una empresa u organizacin.
BPM**: Business Process Management
PMBOK***: La Gua del PMBOK es un estndar en la Administracin de proyectos desarrollado por el Project Management Institute (PMI)
BSC****: Balanced Scorecard
13 | Universidad Peruana Unin www.upeu.edu.pe