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ACTIVIDAD 4

ENTRAR

ADMINISTRACIN Y
CONTROL DE INVENTARIOS

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NDICE
1.

Los stocks.
1.1
1.2
1.3
1.4

Categoras principales de stocks.

Control de stock.
Stock de artculos terminados.
Control de stock ptimo.

1.4.1 El sistema de cantidad fija de pedido.

1.4.1.1
Stock de seguridad.
1.4.1.2
Nivel de servicio (Disponibilidad de Stock).
1.4.1.3
Nivel de reposicin.
1.4.1.4
Tiempo de adelanto (lead time).
1.4.2 El sistema de intervalo fijo.
1.5 Stock de poltica.
1.6 Faltantes.
1.7 Pronstico para control de stock.
1.7.1 Componentes de un sistema de pronstico.
2.

Demanda en los inventarios.

3.

Intercambio electrnico de datos.

4.

Polticas del inventario.

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1. Los stocks.
1.1 Categoras principales de stocks.
Materias primas.
Stock de artculos semi-terminados.
Trabajo en progreso.
Artculos terminados.
Materiales auxiliares, por ejemplo: material impreso, qumicos, colorantes,
combustibles, empaques, provisiones de taller.

I. Tradicionalmente los artculos semi terminados y terminados fueron

considerados como: stock comerciables. Cuando se comprende que materias
primas y trabajo en progreso pueden ser el equivalente de estos stocks, en
volumen, y que los valores de materiales auxiliares y mermas pueden ser
importantes, el concepto de responsabilidad de stock total se hace significativo.
II. El capital en giro comprometido en stock es capital que podra estar ganando
utilidades. En nuestro negocio este valor tiende a estar bien en exceso del
activo fijo neto, y a menudos es tanto como 50% ms que las cuentas por cobrar
de clientes. Las ventajas de tener stock deben sobrepasar el costo de
oportunidades de retener el stock. El impacto sobre el balance general de la
compaa y el rendimiento sobre los activos empleados, son por lo tanto
fuertemente influenciados por el nivel total y el valor de los stock retenidos, que
son necesarios dado nuestro estilo de negocio, como fabricante principalmente
y ofreciendo un servicio ex stock.
III. Un resumen de todos los inventarios se deben preparar y revisar por lo

menos trimestralmente (mensualmente en reas mayores). En este estado

los stock identificados arriba son resumidos y analizados en los trminos
siguientes:
- Volumen peso o longitud.
- Valor valor de compra o de manufactura.
- Estndar nivel calculado de stock en volumen y valor suficiente. para
dar el nivel deseado de servicio.
- Venta das valor del stock expresado en ventas das

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1.2 Control de stock.

El control de Stock es el medio de determinar la cantidad correcta de stock para varios
productos y categoras, que es necesaria para dar servicio a clientes, y al mismo tiempo
proporcionar un amortiguamiento adecuado entre el mercado y la unidad de suministro
(stock fabricado o comprado).
I.
Esto se hace mejor investigando las condiciones de oferta y demanda para los
diferentes productos, teniendo en cuenta los costos involucrados en los pedidos y
almacenamiento, mientras permanecen sin venderse en los anaqueles del almacn, o
esperando ser procesados en la fbrica.
II.

Al comienzo es necesario tomar dos decisiones cruciales.

El nivel de servicio que la Compaa desea dar a sus clientes.
Costo y disponibilidad de fondos para financiar el stock

Estas dos decisiones estn interrelacionadas. Obviamente una afectar a la otra. Si existen
restricciones en la disponibilidad de fondos (costo o suministro) ser necesario un nivel ms
bajo de stock, y esto a su vez causar un nivel ms bajo de servicio al cliente.

1.3 Stock de artculos terminados.

Se considera primero el stock de Artculos terminados, ya que estos constituyen el inters
nico y directo del cliente. Las razones principales para tener este stock son:

Proporcionar a los clientes un servicio.

Para satisfacer demanda futura, por lo tanto, mientras ms exacto sean los
pronsticos de ventas, estaremos en mejor posicin para satisfacer el nivel deseado de
servicio al cliente.

Como un amortiguador contra la incertidumbre de la demanda.

Para nivelar la produccin para los tems que tienen demanda

estacional (de temporada).

Para prepararse para un aumento sbito esperado de la

demanda, resultante de ofertas especiales, promociones, o aumentos
anticipados de los precios.
Por supuesto nosotros tambin tendemos a tener stock de movimiento
lento o durmientes, que se originan por presupuestos defectuosos,
racionalizacin de extensin de calidades y planificacin de produccin
o mala suerte (modas en particular). Aqu no hay razn para retener
dicho stock, hay que deshacerse de dicho stock tan pronto como sea
posible y con el mnimo de prdidas.

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1.4 Control de stock ptmo

un sistema de control de stock ptimo.

Para todas las compaas algunos stock son esenciales; la decisin est en la
cantidad de stock a retener. Esto requiere un sistema de control que
proporcione administrar con una poltica racional, para determinar el equilibrio
entre el servicio y los objetivos financieros, esta poltica racional debe ser lo
suficientemente flexible para equilibrar un nmero de variables (por ejemplo;
nivel de servicio a ser ofrecido, capacidad mxima de retencin de stock,
nmero de pedidos que nosotros podemos atender) con el objeto proporcionar

Sistema de Control de Stock

El sistema de cantidad
fija de pedido
Stock de seguridad
Nivel de reposicin
Nivel de servicio
(disponibilidad de Stock)

Tiempo de Adelanto
(Lead Time)

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ACTIVIDAD 4

El sistema de
intervalo fijo

Se consideran dos tipos particulares de sistemas:

Sistema de pedido de cantidad fija.

Sistema de intervalo fijo (sistema de periodo de tiempo).

Un concepto bsico en el sistema de cantidad de pedido fijo es la

cantidad de pedido econmico (EOQ), que se puede calcular para un
conjunto dado de condiciones: ms adelante se detalla mas este tema.
El sistema de intervalo fijo se basa en revisar los stock peridicamente,
por ejemplo: semanalmente, y elevando pedidos para cubrir el periodo
siguiente.
La cantidad econmica de pedido busca encontrar el monto de pedido
que reduzca al mnimo el costo total del inventario de la empresa.
Una de las herramientas que se utilizan para determinar el monto
ptimo de pedido para un artculo de inventario es el modelo de la
cantidad econmica de pedido (CEP). Tiene en cuenta los diferentes
costos financieros y de operacin y determina el monto de pedido que
minimice los costos de inventario de la empresa.
El modelo de la cantidad econmica de pedido se basa en tres
supuestos fundamentales, el primero es que la empresa conoce cul es
la utilizacin anual de los artculos que se encuentran en el inventario,
segundo que la frecuencia con la cual la empresa utiliza el inventario no
vara con el tiempo y por ltimo que los pedidos que se colocan para
reemplazar las existencias de inventario se reciben en el momento
exacto en que los inventarios se agotan.

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Por motivo que la demanda de la mayora de los productos flucta en el
plazo corto, y por motivo que las fechas de entrega de los proveedores no
son siempre cumplidas, son necesarios algunos stocks de seguridad para
cubrir el riesgo de quedarse sin stock. El nivel correcto de stock de seguridad se puede determinar si se conoce y se monitorean continuamente: La
fluctuacin de la demanda y el nivel de servicio al cliente a ser ofrecido.
El problema del control de stock puede ser resumido en esta frase:
Cundo se debe colocar un pedido, y cuando se debe pedir, de manera
que el costo total se mantenga a un mnimo y la demanda sea satisfecha?
Estas preguntas se aplican igualmente a los sistemas de pedido de cantidad fija y de intervalo fijo.

1.4.1 El sistema de cantidad fija de pedido.

A continuacin se presenta un diagrama que muestra en una forma simplificada la fluctuacin de un tem de stock:

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La cantidad usada durante un periodo es el consumo (usage) en

ese periodo.
A medida que el stock se consume en el periodo, el nivel de stock
baja, hasta que llega a un nivel (marcado x) en el cual se coloca el
periodo. X es el nivel de reposicin (ROL) (reorder level). Cuando el
stock baja hasta el nivel de reposicin, un pedido se coloca por
cierta cantidad. Esta cantidad se conoce como cantidad a reponer
(ROQ).
La cantidad de pedido no llega inmediatamente despus de que ha
sido pedida. El tiempo que transcurre entre el momento en que el
stock alcanza el nivel de reposicin y la llegada de la cantidad de
pedido, es el tiempo de adelanto (lead time).
Tiene una duracin desde el tiempo que se decide pedir nuevo stock
de un tem, hasta el tiempo que el nuevo pedido est realmente en
el almacn y disponible para el consumo.
Los stocks continan bajando durante el tiempo de adelanto hasta
que la cantidad de pedido llega. En una situacin ideal los stocks
llegaran a cero justamente al llegar el nuevo stock. Entonces
cuando la cantidad de pedido llega, el nivel de stock subira hasta un
mximo.
A partir del diagrama podemos ver que el stock mximo es igual al
monto de la cantidad de pedido y el nivel de stock mnimo es cero.

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Ejemplo 1:
Con el objeto de determinar la cantidad de pedido y el nivel de reposicin correctos, consideraremos un ejemplo. Asumimos una compaa, que mantiene un almacn, produce
y compra una gran variedad de artculos en volumen, y los vende en cantidades
pequeas a los mayoristas. Uno de los artculos es un hilo de coser, tem que compra a
US$3 por caja y vende 100 cajas por mes en promedio. El proveedor suministrar el hilo
en mltiplos de 5 cajas, y la compaa puede obtener el hilo desde el proveedor en
exactamente un mes. Asumir que la compaa espera normalmente un rendimiento
financiero sobre sus fondos (costo de oportunidad) de 24% por ao. El consumo mensual (usage) dado es de 100 cajas, y el tiempo de adelanto (lead time) es de un mes

Cunto debe pedir la compaa y cundo?

Solucin:
Adoptemos una cifra arbitraria para la cantidad de pedido, y veamos si es la mejor cifra.
Suponer que la compaa decide pedir una vez al mes, para frente a todo el consumo mensual. Su cantidad de pedido sera entonces 100 cajas a la vez, y su stock de trabajo promedio
sera x 100= 50 cajas. A un precio de US$ 3 por caja, la compaa ha resultado comprometiendo US$ 150 en los stocks de este tem. Tambin espera un rendimiento de su capital de
24% por ao, esto es: 2% por mes.
Esto significa, que si pudiera liberar el capital que tiene comprometido en la tenencia de stock
y ponerlo en una inversin alternativa, podra estar ganando US$3 por mes con dicho capital.
Obviamente est en el inters de la compaa recortar su nivel de stock promedio. La compaa puede hacer esto disminuyendo su cantidad de pedido. Si hace esto, por supuesto,
deber pedir hilo ms frecuentemente.
Supongamos que la compaa ha decidido pedir cada semana. Su cantidad de pedido sera
entonces 25 cajas, su nivel de stock promedio sera 12 , y el costo de su inventario sera sim-

plemente US$ 0.75 por mes. Por otra parte, los costos administrativos se elevaran ya que ahora tendra que pedir 4 veces al mes,
en lugar de una vez. Supongamos que a la compaa le cuesta
US$ 5 en costos de oficina para colocar un pedido. De esta
manera para una cantidad de pedido de 100 cajas, los costos
administrativos de pedir son US$5 al mes, lo cual para una cantidad de pedido de 25 cajas, los costos son US$ 20 al mes.

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Cul es la mejor combinacin del costo de tenencia de stock y el costo de pedir?

Se puede redactar una tabla como se muestra a continuacin:

Cunto debe pedir la compaa y cundo?

El costo total ms bajo por mes se logra con una cantidad de pedido de
aproximadamente 125 cajas, y por lo tanto esta es la cantidad de pedido
econmico. La situacin de la compaa se puede presentar en un grfico, en
donde la cantidad de pedido econmico se puede leer como aproximada-

mente 128 cajas (costo total ms bajo).

En lugar de hacer una tabla basada en una serie de clculos individuales,
la cantidad de pedido econmico puede ser encontrada con la frmula:

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200*A*O
EOQ

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Uno de los problemas de la empresa ha sido ahora resuelto, el problema de

cuanto pedir a la vez. El EOQ es de 129 cajas, y como tiene que ordenar en
mltiplos de 5, su cantidad de pedido es de 130.

C+I

Se debe notar que la frmula de arriba se aplica a la condicin donde la cantidad pedida es suministrada y facturada en una partida, y sin un descuento
diferente para volumen diferente.
En donde:

Ejemplo 2:
A continuacin tenemos un ejemplo para la compra de material impreso, el
cual usualmente atrae descuentos considerables para cantidades grandes.

EOQ = Cantidad de pedido econmico en cajas.

A = Consumo anual en cajas.
B = Costo de colocar un pedido en US$.
C = Costo por caja en US$.
I = Costo de tenencia de stock en %

Requerimientos = 20.000 cajas impresas por ao.

Costo de pedir = US$ 12 por perodo.
Costo de tenencia de stock = 24% por ao.
Precio por Caja = US$ 0.04 por una cantidad de 7.000 cajas.

Por lo tanto, en nuestro ejemplo podemos calcular:

Solucin:

200*20.000*12
EOQ

200*1200*5
EOQ

3+24

0.04+24

7.071 Cajas

Asumamos que la imprenta ofrece descuentos sobre el precio arriba indicado, como sigue:

129 Cajas

15% por un pedido de 10.000, esto es 0.034 por caja.

20% 15.000 0.032.
23% 20.000 0.0308.
24% 25.000 0.0304.

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Podemos calcular la EOQ en la tabla siguiente:
Pregunta: Vale la pena o es prudente comprar 20.000 cajas en
lugar de simplemente 10.000?

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El pedir y obtener 20.000 en lugar de 10.000 duplica el stock de trabajo

y el capital comprometido en dicho stock?
Tenemos espacio disponible?
Pueden las condiciones climticas afectar la calidad?
Cules son los riesgos de caer en desuso del artculo para el cual las
cajas estn destinadas?
Conclusin de los ejemplos 1 y 2:
Existen unas consideraciones que influencian los clculos aritmticos, y
muy bien podran conducir a pedir ciertamente 15.000 y posiblemente slo
10.000 cajas. Consideraciones como: costo de pedidos, tenencias de
stock, flujo de pedido, cantidad a pedir, espacio disponible, factor climtico,
riesgo de desuso.

La tabla muestra que para una cantidad de pedido OQ de 20.000 cajas, esto es,
los requerimientos de un ao, sera en efecto la cantidad ms econmica. Sin
embargo, la tabla tambin muestra que no existen ahorros substanciales entre
10.000 y 20.000; de aqu que se deben hacer varias consideraciones:
US$702 es el costo total ms bajo por ao y consecuentemente en la EOQ (cantidad de pedido econmico).
Consideraciones:
De acuerdo al ejemplo 2 del tema sistema de cantidad fija de pedido. Tenemos
confianza que nuestros costos de pedidos y tenencia de stock son correctos?

Cul es el efecto sobre el flujo de efectivo?

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1.4.1.1 Stock de seguridad.

Antes de pasar a encontrar el nivel de reposicin, debemos introducir un poco ms
de realismo en nuestro ejemplo. Hasta ahora hemos asumido una situacin ideal,
esto es, que el consumo (usage) es siempre 100 cajas al mes, y el tiempo de
adelanto (lead time), siempre de un mes. En la prctica, por supuesto, la demanda
vara, los suministros son demorados o inaceptables, en otras palabras existe
incertidumbre y por lo tanto un stock de seguridad se hace aconsejable.
Supongamos que las cifras de ventas mensuales en un ao fueron:
96, 145, 94, 101, 107, 101, 131, 84, 92, 84, 141, 96. Estos son 106 cajas por mes
en promedio. Si la compaa acta como hemos supuesto anteriormente, y maneja
su stock bajando hasta llegar a cero, justo cuando la cantidad de pedido va a llegar,
la compaa estar an en mayores dificultades. De manera que la compaa
retiene stock extra para que este acte como un amortiguador contra esta incertidumbre. Las fluctuaciones de stock se podran representar ahora como se muestra
en la figura siguiente.

El stock que se usa para satisfacer el consumo esperado es el stock de

trabajo, y el stock extra ha tenido como un amortiguador contra la incertidumbre al stock de seguridad. De esta manera el stock total de la compaa est compuesto del stock de trabajo ms el stock de seguridad.
Por supuesto, la situacin obvia es: si la compaa no conoce su consumo esperado, con certeza.
Cmo conoce el consumo mximo posible, son el objeto de determinar
el nivel de stock de seguridad?
La respuesta es que la compaa no lo conoce. Tarde o temprano la compaa tendr un consumo mximo mayor que el considerado, y se quedar sin stock. Mientras mayor sea el stock de seguridad que la compaa
retiene, menor ser la probabilidad de quedarse sin stock, pero es difcilmente factible eliminar completamente la posibilidad de quedarse sin
stock. El costo de la tenencia de stock suficiente para este fin sera prohibitivo. De manera que aqu tenemos nuevamente el problema del balance
de costos. El costo de la tenencia de altos niveles de stock debe ser comparado con el costo de quedarse sin stock.

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1.4.1.2 Nivel de servicio (Disponibilidad de Stock).

1.4.1.3 Nivel de reposicin.
El costo de quedarse sin stock es difcil de evaluar, pero la mayora de las compaas tienen una buena idea del nivel de servicio (disponibilidad de stock) que
se requiere para su mercado.
Supongamos que nuestra compaa decidi que no puede permitirse quedarse sin stock, en ms del 2% de los pedidos. En otras palabras, la poltica de
gerencia es que 98% de los pedidos deben ser atendidos desde el stock, esto
es, el nivel de servicio deseado es 98%. Este nivel de servicio debe ser especificado antes de que uno pueda determinar el stock de seguridad a ser retenido.
La interaccin del nivel de servicio y el stock de seguridad, es un asunto complejo, y es tratado en una edicin separada. Aqu debe ser suficiente decir que
una simple estadstica de ventas, de las ltimas 26 semanas (52 seran mejor),
para algunos tem representativos, es una gua til. Las estadsticas de falta de
stock tambin dan una indicacin aceptable, en lo que se refiere a la adecuacin del nivel actual del stock de seguridad, y de aqu la importancia de
monitorear rigurosamente estas cifras.
Para los fines de este ejemplo, nosotros asumimos que se desea un nivel de
servicio de 98% y que este nivel requiere un stock de seguridad de 35 cajas.

Nosotros debemos determinar ahora el nivel de stock en el cual nuestra

compaa necesita colocar un nuevo pedido; el nivel de reposicin o ROL
U (recorder Level).
Lo ideal es reponer. Cuando justamente hay suficiente stock restante para
hacer frente al consumo durante el tiempo de adelanto (lead time),
como se explica arriba, se necesita incluir el stock de seguridad, con el
objeto de evitar el quedarse sin stock.
Por lo tanto, la cantidad de stock necesaria durante el tiempo de adelanto,
es igual a:
(Tiempo adelanto x consumo) ms stock de seguridad = nivel de
reposicin
En nuestro ejemplo, tal como se calcul anteriormente es:

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Nivel de reposicin = (1x100)+35=135.

Si nuestra compaa pidi cada vez que su stock actual a la mano era menor de q35
cajas, debera estar continuamente pidiendo, durante el periodo cuando estaba esperando la llegada de stock. La compaa no hace esto porque conoce que tiene stock
en pedido, y que estar llegando en su debido tiempo. De esta manera trata todos los
pedidos pendientes como si estuvieran ya en stock. La regla para pedir de esta
manera se convierte en la siguiente: Pedir cuando el nivel de stock (a la mano ms
en pedidos) cae por debajo del nivel de reposicin (re-order-level:ROL).
Para controlar el stock la compaa, por lo tanto, usa las dos reglas siguientes:
Pedir cuando el stock a la mano, ms el stock en pedido cae por debajo de 135
cajas.
Pedir 130 cajas a la vez.

1.4.1.4 Tiempo de adelanto (lead time).

Un tiempo de adelanto de un mes se ha usado en el ejemplo de arriba. Es el tiempo
desde que el stock alcanza el punto de reposicin, hasta el tiempo que el nuevo
pedido est en las estanteras. Los elementos principales del tiempo de adelanto
son:
Tiempo para negociar con proveedor(es)
Tiempo para redactar el pedido y remitirlo al proveedor
Tiempo de entrega del proveedor, el cual comprende: procesado del pedido, sepa-

racin de los artculos, embalaje y despacho.

Tiempo de transporte desde el proveedor hasta nuestra compaa
Tiempo de los mismos en los anaqueles.
Es de beneficio para la compaa, que estos elementos de tiempo sean
tan cortos como sea posible. Mientras ms corto sea el tiempo de adelanto mejor ser para nosotros.
Debemos comprobar el tiempo de adelanto de los productos principales,
frecuentemente, y tomar accin si excede de lmites convenidos.

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1.4.2

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El sistema de intervalo fijo.

En el sistema de intervalo fijo (o revisin cclica) el nivel de stock se revisa sobre un

ciclo regular, digamos una vez al mes, cada dos semanas, o aun semanalmente
para tem de movimiento muy rpido. Algunas veces se denomina en Cotas el sistema de hoja de regulacin cuando se usa para los tems de ms grande movimiento en una frecuencia ms alta (probablemente semanal). Usualmente el periodo de
revisin se fija la conveniencia administrativa pero se puede calcular en la misma
manera como la frmula EOQ (cantidad de pedido econmico), equilibrando el
costo de hacer pedido contra el costo de tenencia de stock.
Se ha establecido la frecuencia de hacer pedidos. Esto nos conduce a encontrar la
cantidad que se debe ordenar. Como se explic anteriormente nosotros deseamos
stock suficiente para poder pasar a travs del tiempo de adelanto, con tolerancia
para la incertidumbre. De manera que el stock necesario durante el tiempo de
adelanto es:

[Tiempo de adelanto x consumo] + Stock de seguridad.

En contraste con el sistema de cantidad de pedido fija el nivel de stock en el
sistema de intervalo fijo no es revisado despus de cada movimiento. Despus de
una fecha de revisin no habr oportunidad de observar el nivel de stock
nuevamente, hasta la prxima fecha de revisin. Cuando se calcula la cantidad
que se va a pedir, por lo tanto, debemos tomar en cuenta el periodo de revisin as
como tambin el tiempo de adelanto. Para determinar la cantidad que se va a
pedir, nosotros calculamos el stock requerido. El stock que tenemos a la mano y
en pedidos, inmediatamente despus de una revisin (fecha), debe ser suficiente
para durar hasta que el pedido que nosotros colocamos, en la prxima fecha de
revisin se encuentre disponible. Este pedido no llegar hasta un tiempo de

adelanto despus de la prxima fecha de revisin. En el clculo del

stock requerido, entonces, se deben considerar ambos el tiempo de
adelanto y el periodo de revisin.
Stock requerido = [(Tiempo adelanto + periodo Rev.)x consumo)]+ stock
de seguridad.
En cada fecha de revisin, el stock a la mano ms el stock en pedido
deben ser determinados y comparados con el stock requerido, y la diferencia entre las dos cifras es la cantidad de pedido.

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De esta manera:
Cantidad de pedido = stock requerido menos (stock a la mano + stock en pedido).
Supongamos que nuestra compaa asumida decidi operar un sistema de intervalo fijo, en lugar del sistema de cantidad de pedido fija. Decide tener un periodo de
revisin de tres semanas. De manera que para encontrar el stock requerido tiene
que calcular su consumo sobre un periodo de 7 semanas, esto es: el tiempo de
adelanto de 4 semanas ms el periodo de revisin de 3 semanas.
La compaa necesitar llevar ms stock de seguridad, ya que el stock de seguridad ahora tiene que dar proteccin sobre un periodo adicional de 3 semanas.
Supongamos que la compaa necesita 15 cajas extras para esto, esto es: su stock
de seguridad es ahora 50 cajas.
De manera que:

sino tambin sobre el periodo de revisin.

Stock requerido = [(Tiempo adelanto + periodo Rev.) x consumo] + stock de seguridad = (7x25)+50 = 225 cajas.

Esto puede ser compensado en muchos casos por la mayor comodidad

del sistema de intervalo fijo. Si una gran cantidad de pedidos puede ser
colocada en una fecha conocida (por ej. La fecha de revisin), esto conduce a una carga ms constante sobre el departamento de control de
stock y el departamento de compras. Tambin significa que la compaa
puede disponer, revisar todos los tem que compra de un vendedor, en el
mismo da, y colocar un pedido comn para todos los tem que desea de
dicho proveedor.

En cada fecha de revisin, se pide suficiente stock para llevar el stock a la mano ms
el stock en pedido a 225 cajas.
El costo combinado de la tenencia de stock y colocar pedidos, siempre ser mayor
en un sistema de intervalo fijo, que en un sistema de cantidad de pedido fija, por
motivo que los stock tienen que durar , no solamente sobre el tiempo de adelanto

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El sistema de intervalo fijo tambin asegura que todos los stock sean revisados dentro de un periodo dado, si hubiese habido o no mucho movimiento del
stock. Esto se aplica en particular a materiales que son pedidos juntos aun
proveedor.
En el sistema de cantidad de pedido fija. La revisin es dependiente del consumo, ya que el stock es revisado solamente cuando llega al nivel de
reposicin. Cualquiera que sea el sistema de control de stock que se use, se
deben examinar peridicamente todos los factores que contribuyen a la determinacin del nivel de reposicin, o el stock requerido, y el tiempo de las revisiones

1.5 Stock de poltica.

Los stocks de poltica son tenidos por una variedad de razones, estos stocks pueden
cubrir: expectativa de un aumento de precio, promocin de un producto, demanda
estacional, lanzamiento de artculo nuevo, etc. Con cualquier mtodo de control de
stock que se use, dicho stock de poltica se debe considerar cuidadosamente. La
experiencia pasada ayuda a decidir la cantidad correcta. Es crtico revisar regularmente a medida que cambian las condiciones, siendo muy fcil permitir que dichos
stock permanezcan, y an agregar stock de seguridad como parte del sistema general.

1.6 Faltantes.
Un ciento por ciento de disponibilidad de stock no se puede esperar de un proveedor,
particularmente con la clase de escala de tem el stock que se ofrecen. De manera
que las faltas ocurrirn, y esto suscita la pregunta sobre cmo el cliente o proveedor
hace frente a dichas faltas.

Existen dos maneras:

El proveedor registra la falta y suministra lo pertinente despus que recupera su
stock.
El proveedor no registra la falta, pero el cliente repone este tem.
Ambas opciones necesitan ser consideradas cuidadosamente; tiene ventajas y
desventajas para ambos, el proveedor y el cliente.
En el primer caso la responsabilidad est en el proveedor para reducir al mnimo
el costo de administracin y distribucin de entregar los tems faltantes. Si por
ejemplo 5 tems de un pedido estuvieron fuera de stock y no se pudieron entregar, dichos tem deben ser entregados en una sola partida y no en varias. Si el
cliente es provedo regularmente, posiblemente una vez a la semana o cada dos
semanas preferiblemente los 5 tems deben ser entregados junto con una de
estas entregas regulares.
El registro de faltas y su entrega subsiguiente, reduce el riesgo del cliente de quedarse sin stock y perder ventas. Esto podra ser, en muchos casos, una prdida
absoluta de ventas para nosotros, ya que nuestro producto puede ser fcilmente
substituido por el producto de un competidor.

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Si se supone que el cliente va a reponer, debe ser nuestro inters, que el cliente
realmente lo haga y en la oportunidad siguiente, esto es cuando el cliente coloca
ante nosotros su siguiente pedido regular. Siempre existe un peligro que el cliente
olvide de cancelar el pedido anterior, el cual puede estar todava apareciendo en su
registro de stock como stock en pedido. Todos los tems, que son entregados por
el proveedor, por lo tanto deben ser transferidos inmediatamente al nuevo pedido o
marcados para ellos.
Otro mtodo puede ser que una observacin en la factura y/o nota entrega, solicita
al cliente reponer los tems faltantes (especficos).
Una parte vital de la poltica de servicio es una poltica con respecto a faltas o
remanentes, razonable pero bien definida y completamente respetada, probablemente referenciada por tipo de producto y cliente, y an por regin o por accin o
reaccin competitiva especfica.

1.7. Pronstico para control de stock.

Todo sistema de control de stock necesita el consumo esperado para calcular el
stock de seguridad, el nivel de reposicin y la cantidad de reponer. El consumo
esperado se encuentra por medio de pronstico. Existen muchas tcnicas para
pronosticar, pero ninguna es ciento por ciento efectiva. Hay un antiguo proverbio que
dice: Una afirmacin que es exacta es que el pronstico ser incorrecto. Por lo
tanto, es necesario tener una idea del grado de inexactitud del error del pronstico,
ya que el pronstico es necesario para determinar el nivel del stock de seguridad.
Los principales criterios de un buen sistema de pronstico son:

Error de pronstico.
Estabilidad y respuesta.
Costo de computacin.

El error de pronstico es la diferencia entre la venta esperada y la venta real,

y se debe medir de la misma manera. Esto se puede hacer muy crudamente
o en ms detalle, dependiendo de la significacin que el pronstico tiene
para el control de stock y servicio al cliente.
Estabilidad y respuesta se usan para describir la manera como el sistema
de pronstico reacciona con respecto a las dos clases diferentes de cambios, que ocurren en la demanda durante un perodo de tiempo.

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Estas son:
Cambios importantes en la demanda y
Fluctuacin al azar en la demanda.
El grfico ilustra esto.

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ACTIVIDAD 4

No obstante que se puede apreciar que la demanda flucta al azar y considerablemente. Existe un cambio importante mucho ms estable, que se muestra en el grfico con una lnea recta, esto significa un movimiento lento hacia arriba de la demanda. La estabilidad significa que el pronstico debe ser capaz de mostrar la demanda
importante, sin poner mucho nfasis en las fluctuaciones al azar. Nosotros requerimos que nuestro sistema de pronstico sea capaz de identificar, rpidamente, los
cambios importantes en la demanda. Sin embargo, existe un peligro que el sistema
sea muy sensible y reaccione ms ante las fluctuaciones al azar, haciendo de esta
manera inestable a todo el sistema de control.
El costo de computacin y comodidad de operar el sistema, no debe ser tan grande
que sobrepase los beneficios que se originan del sistema.

1.7.1 Componentes de un sistema de pronstico.

En todo sistema de pronstico existen 4 componentes posibles. Un sistema de este
tipo puede tener cualquiera de los componentes, o todos ellos, para adaptarse a
circunstancias diferentes:
No obstante que se puede apreciar que la demanda flucta al azar y considerablemente. Existe un cambio importante mucho ms estable, que se muestra en el grfico con una lnea recta, esto significa un movimiento lento hacia arriba de la demanda. La estabilidad significa que el pronstico debe ser capaz de mostrar la demanda
importante, sin poner mucho nfasis en las fluctuaciones al azar. Nosotros requerimos que nuestro sistema de pronstico sea capaz de identificar, rpidamente, los
cambios importantes en la demanda. Sin embargo, existe un peligro que el sistema
sea muy sensible y reaccione ms ante las fluctuaciones al azar, haciendo de esta
manera inestable a todo el sistema de control.
El costo de computacin y comodidad de operar el sistema, no debe ser tan grande
que sobrepase los beneficios que se originan del sistema.

I.
Mtodos de trazado usan el patrn de demanda pasada para estimar demanda futura; estos mtodos son fciles de computar y se adaptan bien a circunstancias
importantes cambiantes. Son la modalidad ms comn para el pronstico, especialmente para corto plazo, esto es hasta un ao. Mientras ms lejos trata de mirar el
pronstico, ms importantes se hacen otros factores.
II.
Otros modelos matemticos, tales como Box- Jenkins, son bastante elaborados; usualmente estos modelos necesitan todava la experiencia y el conocimiento
detallado de las circunstancias importantes. Pueden ser muy difciles, y a menudo
pueden ser operados solamente por medio de una computadora.

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III.
Una causa asignable es un evento discreto, grande, que se conoce por
adelantado o inmediatamente despus de su ocurrencia y no tiene relacin
con el pasado. Ejemplo son: El advenimiento sbito de un producto muy competitivo, una huelga o incendio en un competidor principal, ganar o perder un
cliente principal, cambios en especificaciones de artculos, surtido de artculos o en las reglamentaciones de importacin.
IV.
Los mtodos intuitivos se basan en el juicio humano, ms bien que
tcnicas estadsticas o matemticas
Todava el ms comn y simple de los mtodos de trazado es usar las ventas
reales del ao pasado para el pronstico en el ao siguiente. Donde la demanda
es bastante regular durante el ao, uno puede dividir el ao entre 12, y de esta
manera tener un pronstico mes a mes. Donde existe una influencia estacional,
el pronstico debe hacerse por trimestre y se aplica el factor compensado apropiado sobre una base mensual.
En todo caso, son indispensables las estadsticas de demanda o ventas al nivel
de: artculo / tem y estas estadsticas estn disponibles usualmente, en una
forma u otra. Si no estuvieran disponibles al nivel del tem desde el anlisis de
la demanda, entonces deben ser calculadas una vez por ao, usando los registros de inventario y el volumen recibido.
Por ejemplo
Stock a enero 1 de 2003 = 120 cajas.
Cantidad recibida en 2003 = 1.160 cajas.
Stock al 31.12.03 = 90 cajas.
Ventas en 2003 = 1.190 cajas.
Promedio de ventas por mes = 99 cajas.

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Las 1.190 cajas por ao o 99 cajas por mes son tomadas entonces como el
pronstico de demanda para 1985. Por supuesto, si nosotros tenemos buenas
razones para creer que nosotros venderemos ms, debemos aumentar el
pronstico correspondiente y viceversa.
El pronstico puede ser revisado frecuentemente, por lo menos trimestralmente,
son el objeto de proporcionar un nivel adecuado de stock y servicio, e impedir la
inactividad
Esta revisin puede ser muy simple y sin llevar otros registros que aquellos usados
para llevar stock.
Otro tipo ligeramente avanzado de mtodo de trazado es un pronstico hecho de
las demandas promediadas sobre un periodo de pocos meses anteriores. Este tipo
se conoce como promedio mvil. Este tipo de promedio, se est poniendo al da
todo el tiempo. Cuando se hace un pronstico, la demanda en el perodo ms
anterior se suprimida de los clculos, y se substituye la demanda ms resiente.
Un ejemplo de esto es donde la demanda sobre los ltimos 6 meses ha sido: 8, 10,
12, 12, 13, 14, y la demanda en el sptimo mes result ser 15, el pronstico para el
octavo mes, usando un promedio mvil de 6 meses es:

10 +12 +12+ 13 +14+15

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da de pronstico, entonces el pronstico nuevo sera igual al pronstico viejo.

Para dar el pronstico de demanda para el mes siguiente de:
12,6 Esta demanda es menor que la demanda en el ltimo mes, pero es as,
porque la demanda de hace seis meses es dada con igual prominencia (o
ponderacin) en el pronstico con la demanda del ltimo mes.
Si uno desea otorgar ms nfasis a los meses recientes, uno puede hacer
esto como sigue: otorgando una ponderacin creciente con el tiempo, por
ejemplo:
(1/12)(10)+(1/12)(12)+(1/12)(12)+(2/12)(13)+(3/12))(14)+(4/12)(15)
Para dar un promedio compensado de 13.5.
En este caso, el mes ms reciente tiene el mayor peso. Son posibles otras
combinaciones de factores de ponderacin, pero los factores de ponderacin
deben sumar 1. Sin embargo, existe el peligro de que no toma en cuenta los
factores estacinales y de aumento de precios.
La suavizacin exponencial es una tcnica matemtica ms avanzada, en la
cual el pronstico se encuentra por medio de la frmula:
Pronstico nuevo = Pronstico viejo + (Demanda este mes pronstico viejo)

La demanda real este mes menos el pronstico de demanda para este mes,
nos da el error de pronstico. De esta manera nosotros hacemos nuestro
pronstico a partir del pronstico viejo, pero tomamos en cuenta la cantidad por
la cual el pronstico viejo estaba incorrecto. Nosotros modificamos el ltimo
pronstico segn un factor del ltimo error de pronstico, este factor es (Alfa).
Este factor se denomina una constante de suavizacin, y puede tener cualquier
valor entre 0 y 1. Si no ha habido diferencia entre la demanda real y la deman-

Estamos usando como nuestro pronstico un promedio de demanda pasada.

Una manera ms general de escribir la frmula de suavizacin exponencial:

Promedio nuevo =Promedio viejo + (Do promedio viejo).

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En donde Do = es la demanda de este mes.

Este mtodo simplifica considerablemente el pronstico, ya que no requiere grandes
cantidades de datos, para ser llevados adelante por cada pronstico. Solamente se
necesita una cifra del pasado, a saber: El promedio viejo. Las nicas otras dos cifras
necesarias para calcular el pronstico del prximo mes son: Do y ; Do se conoce,
pero qu hay acerca de ?
Si = 0, el promedio nuevo = promedio viejo, esto es: el pronstico no toma en
cuenta la demanda corriente y adopta el valor del mes anterior.
Si = 1, el promedio nuevo = Do, esto es, el pronstico sigue cada cambio en la
demanda, no tomando en cuenta el pasado. Mientras ms alto sea el valor de , ms
peso se pondr en la ltima demanda.
Se debe determinar un equilibrio entre un sistema estable, y un sistema sensible. No
existe una regla general para seleccionar . Si se desea que el sistema responda
lentamente a los cambios, e ignore la mayor parte de las fluctuaciones al azar en la
demanda, se selecciona un valor bajo para , por ejemplo: 0,2 o 0,3. Donde la
demanda es probable que aumente o decline substancialmente, podra ser apropiado seleccionar un valor de 0,5 o 0,6. Uno puede realizar pruebas con datos del
pasado, usando valores diferentes de para ver cul valor proporciona la mejor
aproximacin al patrn de la demanda real.

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Un punto crucial en todo pronstico es que estos son hechos seriamente y son
auspiciados por la gerencia. Una serie de pronsticos o presupuestos que varan
entre divisiones, por ejemplo: Un presupuesto de ventas, un pronstico de logstica,
y un pronstico financiero, que son todos diferentes, es una receta para el desastre.

2. Demanda en los inventarios.

En materia de inventarios tiene gran importancia la distincin de dos tipos de demanda: la dependiente y la independiente.
I. Demanda independiente (bienes finales), es la que viene determinada directamente por el mercado. Demanda de artculos demandados por el mercado de
manera inmediata (productos terminados, repuestos, etc.).
II. Demanda dependiente, es aquella que se encuentra vinculada a la demanda de
otros productos. Entre el mercado y los bienes demandados median otros bienes,
por ejemplo la demanda de ruedas depende de la demanda de automviles.
Si la demanda de bienes finales se conoce con certeza, se conocer la de los que
dependen de ellos, y al contrario. Con lo que realmente interesa es la demanda de
bienes finales.

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3. Intercambio electrnico de datos.

En los ltimos aos, la relacin con los clientes y proveedores es cada vez ms electrnica y la documentacin en papel intercambiada es cada vez menor.
EDI son las siglas de Electronic Data Interchange y consiste en el traspaso de documentos comerciales en un formato normalizado llamado mensaje EDI de forma que
la informacin entre las empresas pueda ser procesada sin intervencin manual.
Se produce por teletransmisin entre aplicaciones instaladas en ordenadores de
diferentes empresas o "socios comerciales" y constituye la alternativa al intercambio
de documentacin en soporte papel: costosa, ineficaz y con errores.
El mensaje EDI no es un correo electrnico de formato libre; los datos que contiene
estn estructurados y basados en un estndar internacional.
Algunos de los factores positivos asociados a la implantacin de EDI son:
Facilita el modelo just in time.
Mejora el control del flujo de los stocks.
Se logran ventajas aduaneras y en el transporte.
Mejora la imagen y el servicio ante los clientes.
Reduce los recursos humanos asignados a tareas administrativas.
Supone avanzar hacia la oficina sin papel.
Aumenta la rapidez en la gestin al tiempo que reduce los errores.
Refuerza las relaciones y uniones estratgicas entre las empresas.
Facilita las relaciones comerciales con otros pases.

Una de las causas por la cual las organizaciones estn implementando

EDI es para integrar y sincronizar los ERP y SGA.
Pero que son los SGA y los ERP?
Un sistema de gestin de almacn (SGA), es un programa de
informacin para centros de almacenamiento y distribucin que resuelve
la gestin fsica del flujo de la mercanca desde que entra hasta que sale
del almacn. Su trmino proviene del ingls Warehouse Management
System (WMS).

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Un ERP -Enterprise Resource Planning-, es un sistema integral

gestin empresarial diseado para planificar los recursos con el fin de
automatizar la mayora de los procesos de la organizacin: administracin, logstica, produccin y comercializacin.
La empresa debe conseguir la plena integracin de ambos sistemas
-SGA y ERP- para que la implantacin de ambos sistemas sea efectiva,
ya que comparten una importante cantidad de informacin.
Los ficheros de ambos sistemas deben estar sincronizados, de forma
que cualquier cambio en uno, signifique el mismo cambio en el otro,
evitando duplicidad de trabajo de introduccin de datos y errores.
Los ficheros que deben estar sincronizados son los referidos a: Proveedores, clientes, artculos, pedidos a proveedores y pedidos a clientes.

Normalmente, esta informacin se crea en el ERP y fluye hacia el SGA,

pero a veces sucede a la inversa; cuando se recibe un artculo en el
almacn, se cuenta y se verifica respecto a su cantidad, calidad y en su
caso, caducidad. Si el artculo no cumple los estndares, por ejemplo en
cuanto a cantidad, esta informacin fluye hacia el ERP a efectos de
facturacin.

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Un ejemplo de cmo se producira la sincronizacin de la informacin entre

ERP y SGA va EDI podra ser:

Propsitos de las Polticas:

Planificar el nivel ptimo de inversin en inventarios.

A travs de control, mantener los niveles ptimos tan cerca como sea posible de lo planificado.

Los niveles de inventario tienen que mantenerse entre dos extremos; un nivel excesivo que causa
costos de operacin, riesgos e inversin insostenibles,
y un nivel inadecuado que tiene como resultado la
imposibilidad de hacer frente rpidamente a las
demandas de ventas y produccin.
Las principales polticas son las siguientes:

4.Polticas del inventario.

Las Polticas del Inventario se refieren a la Revisin y Disciplina utilizada para ordenar y controlar los inventarios.
El establecimiento de una poltica de inventario debe considerar una serie de elementos cualitativos cuyo propsito es establecer un equilibrio entre el riesgo de mantener un determinado
nivel de inventario y la rentabilidad generada por la inversin de dicho rubro.

Reducir al mximo la inversin de inventarios

en das de inversin, sin afectar las ventas y la produccin.

Obtener el mximo financiamiento (sin costo) a

travs de los proveedores.

Fijar el nivel aceptable de surtido de productos

en los pedidos de los clientes.

Mantener las existencias, mediante una administracin eficiente.

Vigilar la exposicin de los inventarios ante la

inflacin y la devaluacin.

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Bibliografa
Mller, M. (2005). Fundamentos de Administracin de Inventarios. Editorial norma.
Rubio, F. Villarroel Valdemoro, J. (2012). Gestin y pedido de stock. Madrid, Espaa: Editorial.
Ministerio de Educacin de Espaa.

Webgrafa
Inventario.us. (2013). Polticas del Inventario. Consultado el 09 de junio de 2014, en
http://www.inventario.us/fisico/balances/legal/politicas_del_inventario/

Aula virtual. (2013). Los Inventarios. Consultado el 09 de junio de 2014, en

http://w4.escolapia.cat/terrassa/aulavirtual/assignat/empresa/Inventaris_esp.pdf
Monografas. (2013). Control de inventarios. Consultado el 09 de junio de 2014, en
http://www.monografias.com/trabajos60/control-inventarios/control-inventarios.shtml
Supply Chain - Idaccion Business News. (2013). Diez tips para mantener en control el inventario. Consultado el 09 de junio de 2014, en http://idnews.idaccion.com/diez-tips-para-mantener-en-control-el-inventario/

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