Manual de CIVIContactos

CRM para empresas del sector hotelero

La siguiente informacin se ha tomado de la URL

http://www.ctamlibre.org/?q=civicrm/node/369 respetando los
derechos de autor y confines acadmicos y pedaggicos
nica y exclusivamente.
La adaptacin de estilo se ha efectuado por Popayn Vive
Digital

Contenido General

Prepararse para organizar su informacin ..................................................................... 6

1.
1.1

Ejercicio ............................................................................................................................ 6

1.2

Una mudanza .................................................................................................................. 7

2.

3.

Mapeo de contactos ........................................................................................................... 8

2.1

Informacin bsica ..................................................................................................... 8

2.2

Las relaciones entre los contactos .......................................................................... 9

2.3

Actividades .................................................................................................................. 9

2.4

Seminarios, eventos, presentaciones y reuniones (CiviEvents) ....................... 10

2.5

Membresas ............................................................................................................... 10

2.6

Agrupar y etiquetar los componentes.................................................................... 11

2.7

Perfiles ....................................................................................................................... 11

Contactos ........................................................................................................................... 12
3.1

Un vistazo rpido a los contactos .......................................................................... 12

3.2

Acciones para Contacto .......................................................................................... 13

3.3

La pestaa Resumen ............................................................................................... 13

3.4

Campos para individuos .......................................................................................... 14

3.5

Direcciones ................................................................................................................ 14

3.6

Nmeros de telfono ................................................................................................ 14

3.7

Direcciones de correo electrnico.......................................................................... 15

3.8

Preferencias de comunicacin y opciones de privacidad .................................. 15

3.9

Saludos y campos de destinatario ......................................................................... 15

3.10

Otras pestaas .......................................................................................................... 15

3.11

La pestaa Relaciones ............................................................................................ 15

3.12

La pestaa Actividades ............................................................................................ 16

3.13

La pestaa Contribuciones...................................................................................... 16

3.14

La pestaa Membresas .......................................................................................... 17

3.15

La pestaa Eventos .................................................................................................. 17

3.16

La pestaa Grupos ................................................................................................... 18

3.17

La pestaa Notas ...................................................................................................... 19

3.18

La pestaa Etiquetas ............................................................................................... 19

3.19

La pestaa Registro de modificaciones ................................................................ 19

3.20

Aadir contactos ....................................................................................................... 20

3.21

Consejos tiles al agregar contactos: ................................................................... 21

3.22

Estandarizar las direcciones ................................................................................... 21

3.23

Editar contactos ........................................................................................................ 21

4.

5.

3.24

Eliminar contactos .................................................................................................... 22

3.25

Recuperar contactos ................................................................................................ 22

3.26

Subtipos de contacto................................................................................................ 23

3.27

Personalizacin de la vista de los contactos ........................................................ 23

3.28

Buscar contactos ...................................................................................................... 24

3.29

Informacin ms avanzada en el manual de CiviReport .................................... 24

3.30

Bsqueda avanzada ................................................................................................ 25

3.31

Importar contactos .................................................................................................... 25

3.32

Consideraciones antes de importar ....................................................................... 25

3.33

Preparacin para la importacin de datos ............................................................ 25

3.34

Crear el archivo CSV para importar los datos ..................................................... 28

3.35

Ejecutar la importacin ............................................................................................ 28

3.36

Importacin de datos relacionales ......................................................................... 33

Grupos y etiquetas ........................................................................................................... 36

4.1

Configuracin y funcionalidad de los grupos ....................................................... 36

4.2

Visibilidad ................................................................................................................... 36

4.3

ID de grupo ................................................................................................................ 37

4.4

Etiquetas .................................................................................................................... 37

4.5

Grupos vs. etiquetas ................................................................................................ 37

4.6

Ventajas de las etiquetas {#vetiqueta} .................................................................. 38

4.7

Ventajas de los Grupos {#vgrupo} ......................................................................... 38

4.8

Limitaciones de los Grupos ..................................................................................... 38

4.9

Gestin de grupos .................................................................................................... 39

4.10

Bsqueda de contactos en un grupo ..................................................................... 39

4.11

Grupos y listas de control de acceso (ACL por sus siglas en ingls) .............. 40

4.12

Trabajar con etiquetas ............................................................................................. 40

4.13

Conjuntos de etiquetas ............................................................................................ 42

4.14

Una nota acerca de la bsqueda de etiquetas y conjuntos de etiquetas ........ 42

4.15

Grupos inteligentes .................................................................................................. 43

4.16

Cundo usar un grupo inteligente? ..................................................................... 43

4.17

Crear grupos inteligentes ........................................................................................ 43

4.18

Cambiar los criterios para grupos inteligentes ..................................................... 44

4.19

Guardar grupo inteligente en la memoria cach {gicache} ................................ 45

Actividades ........................................................................................................................ 46
5.1

Atributos de las actividades: ................................................................................... 47

5.2

Crear nuevos tipos de Actividad ............................................................................ 47

6.

7.

5.3

Configurar campos personalizados para las Actividades .................................. 48

5.4

El estado de la actividad.......................................................................................... 49

5.5

Relaciones ................................................................................................................. 49

5.6

Crear relaciones entre contactos ........................................................................... 50

5.7

Conectar empleados y empleadores ..................................................................... 50

5.8

Agregar contactos a las organizaciones ............................................................... 51

5.9

Agregar contactos a los hogares ........................................................................... 51

5.10

Crear nuevos tipos de relaciones .......................................................................... 52

5.11

Crear nuevos tipos de relaciones .......................................................................... 53

Perfiles ............................................................................................................................... 54
6.1

Cmo usar los Perfiles ............................................................................................. 54

6.2

Diferentes usos: Recoger informacin en pginas pblica ................................ 54

6.3

Visualizacin de la informacin en pginas pblicas .......................................... 55

6.4

Personalizar la interfaz de usuario ........................................................................ 55

6.5

Actualizacin de la informacin en los lotes......................................................... 56

6.6

Gestin de listas de correo electrnico ................................................................. 56

6.7

Planificar sus perfiles ............................................................................................... 56

6.8

Creacin y gestin de perfiles ................................................................................ 57

6.9

Crear un perfil y entender su configuracin ......................................................... 57

6.10

Ajustes avanzados ................................................................................................... 58

6.11

Adicin de campos y elegir la configuracin del campo en perfiles ................. 61

6.12

Gestin de perfiles {#gestin} ................................................................................. 62

6.13

Formularios independientes con perfiles .............................................................. 62

6.14

Campos de valores mltiples en los perfiles ........................................................ 63

6.15

Hacer directorios con perfiles ................................................................................. 63

6.16

Crear enlace al Directorio........................................................................................ 64

6.17

Actualizacin por lotes a travs de perfiles .......................................................... 65

6.18

Limitaciones de actualizacin por lotes................................................................. 65

6.19

Ver / editar / registrar nuevos usuarios a travs de perfiles .............................. 65

6.20

Incluir perfiles en la pantalla Mi cuenta de Drupal............................................... 66

6.21

Crear nueva cuenta desde el perfil de inscripcin .............................................. 66

6.22

Incluir perfiles en formas en componentes CiviCRM .......................................... 66

6.23

Alternativas a los perfiles ........................................................................................ 67

6.24

Alternativas especficas de Drupal......................................................................... 67

6.25

La API ......................................................................................................................... 68

Crear campos personalizados ............................................................................................. 69

7.1

Conjuntos de campos personalizados .................................................................. 69

7.2

Nombre del grupo ..................................................................................................... 71

7.3

Usado para ................................................................................................................ 71

7.4

Orden.......................................................................................................................... 72

7.5

Registros mltiples ................................................................................................... 72

7.6

Estilo de visualizacin .............................................................................................. 73

7.7

Est esta configuracin personalizada de datos activa? ................................. 73

7.8

Pre y post formulario de ayuda .............................................................................. 74

7.9

Otros ajustes ............................................................................................................. 74

7.10

Los campos personalizados ................................................................................... 74

7.11

Etiqueta de campo.................................................................................................... 75

7.12

Tipo de campo de entrada de datos ...................................................................... 76

7.13

Tipo de opcin........................................................................................................... 78

7.14

Base de datos de longitud de campo .................................................................... 79

7.15

Orden.......................................................................................................................... 79

7.16

Valor por defecto ...................................................................................................... 79

7.17

Ayuda anterior y posterior al campo ...................................................................... 79

7.18

Requerido? .............................................................................................................. 79

7.19

Se puede buscar con este campo? ..................................................................... 79

7.20

Activo? ..................................................................................................................... 80

7.21

Ver slo? ................................................................................................................. 80

7.22

Elegir entre campos, grupos y etiquetas .............................................................. 80

7.23

Limitaciones de los campos personalizados ........................................................ 81

Contenido de Ilustraciones

Ilustracin 1 Acciones ejecutables sobre un contacto ................................................................ 13

Ilustracin 2 Campos del contacto .............................................................................................. 13
Ilustracin 3 Ejemplo de datos completos .................................................................................. 14
Ilustracin 4 Panormica de otras pestaas ............................................................................... 15
Ilustracin 5 Ejemplo que muestra las relaciones....................................................................... 16
Ilustracin 6 Pantalla de registro de actividades ........................................................................ 16
Ilustracin 7 Membresas activas ................................................................................................ 17
Ilustracin 8 Pgina activa de eventos del contacto ................................................................... 18
Ilustracin 9 Pantallazo de aadir notas ..................................................................................... 19
Ilustracin 10 Etiquetas ............................................................................................................... 19
Ilustracin 11 Log de cambios realizados en el registro del contacto ........................................ 20
Ilustracin 12 Panel de creacin de contactos............................................................................ 20
Ilustracin 13 Edicin del contacto ............................................................................................. 22
Ilustracin 14 Importacin de contactos .................................................................................... 29
Ilustracin 15 Opciones de importacin ..................................................................................... 30
Ilustracin 16 Campos coincidentes............................................................................................ 31
Ilustracin 17 Nombre y descripcin del campo......................................................................... 31
Ilustracin 18 Mensaje de aviso de errores en filas de archivo csv ............................................ 32
Ilustracin 19 Importacin de registros a nuevo grupo .............................................................. 32
Ilustracin 20 Resmen de las importaciones ............................................................................ 33
Ilustracin 21 Revisin de los campos a importar ...................................................................... 34
Ilustracin 22 Relacin de los identificadores externos ............................................................. 34
Ilustracin 23 Pantallazo de administracin de grupos .............................................................. 39
Ilustracin 24 Pantallazo de contactos en un grupo ................................................................... 40
Ilustracin 25 Etiquetas de las categorias ................................................................................... 40
Ilustracin 26 Formulario deingreso de las etiquetas ................................................................. 41
Ilustracin 27 Activacin o desactivacin de etiquetas .............................................................. 42
Ilustracin 28 Bisqueda avanzada de registros ........................................................................... 44
Ilustracin 29 Parametros de grupo............................................................................................ 45
Ilustracin 30 Pantallazo de tipos de actividad ........................................................................... 46
Ilustracin 31 Pantallazo de tipos de actividad ........................................................................... 48
Ilustracin 32 Conjunto de campos personalizados ................................................................... 49
Ilustracin 33 Creacion del conjunto de campos personalizados ............................................... 71
Ilustracin 34 Pantallzo de definicion de campos personalizados .............................................. 75
Ilustracin 35 Formato de datos ................................................................................................. 76
Ilustracin 36 Pantallazo de opciones adicionales de campos personalizados .......................... 78

1. Prepararse para organizar su informacin

Esta seccin trata de los principales bloques que CiviCRM utiliza para almacenar datos y
ofrece consejos sobre cmo transferir y organizar su informacin. El xito de la implementacin
de CiviCRM depende de almacenar los datos en el lugar correcto y de la manera correcta. Para
hacerlo, se requiere un poco de planificacin y reflexin al mapear sus datos.
Antes de empezar, piense en los sistemas que usa actualmente para almacenar y organizar
sus datos. Pueden incluir:
Hoja de clculo, base de datos
Sistema de correo electrnico
Archivos de papel o en la memoria de alguien
Al pensar en sus contactos y sus interacciones con su organizacin, hable con sus compaeros
de trabajo, desde los fundadores y veteranos hasta los que acaban de ingresar. Hable con
tantas personas como sea posible para obtener una imagen completa de sus interacciones con
todo tipo de contactos; asegrese de tener una charla con cada uno de los representantes por
rea.
Muchas organizaciones cometen el error de no pensar en quines son sus contactos en
realidad. Dedique tiempo a identificar a todas las personas involucradas en su organizacin.
Con qu diferentes tipos de personas que interactan, en qu se diferencian unos de otros?
Cuanto mejor comprenda esto, mejor podr organizarlo todo en CiviCRM y ste le ser ms
til.

1.1 Ejercicio
Aqu hay algunas preguntas importantes que debe hacerse:
1. Tiene hojas de clculo con informacin sobre sus contactos, donaciones u otros datos
valiosos?
2. Tiene notas o archivos con la informacin de su comunidad?
3. Alguien en su organizacin saben mucho acerca de los miembros de la comunidad?
4. Cmo viene el dinero en su organizacin?
5. Cules son las tareas cotidianas que el personal y los voluntarios llevan a cabo?
6. Cmo se comunica actualmente con sus contactos?
7. Qu clasificaciones o etiquetas est usando para sus contactos existentes (es decir,
ex alumnos, estudiantes, padres de familia, los principales donantes, voluntarios,
miembros, directores, inscritos, interesados, organizaciones amigas, aliadas, afines...)?
8. Cmo realizan el seguimiento de las actividades y las comunicaciones (correos
electrnicos, reuniones, seminarios y otros eventos) que tiene con su comunidad?
9. Tiene una lista correos o de contactos agrupados segn intereses o preferencias?
10. Cmo manejan los nuevos contactos?
11. Existen informes que le gustara crear? Qu informacin le gustara tener?
CiviCRM ha sido diseado para ser flexible y adaptable, con base en la retroalimentacin de
muchas diferentes organizaciones no lucrativas, pero puede que no se asocien exactamente
con la forma en que su organizacin trabaja actualmente. Hacer uso de CiviCRM podra
significar hacer algunas adaptaciones al flujo de trabajo actual en el entendido de hacerlo ms
eficiente al adoptar mejores prcticas en materia de tecnologa.
Hay que ser pragmtico y flexible, la intencin es que CiviCRM se adapte a la forma de trabajo
de la organizacin, no que sea un proceso traumtico y difcil.

Vale la pena recordar que CiviCRM ofrece muchas oportunidades de interactuar con tus
contactos formas nuevas. El aprovechamiento de estas nuevas posibilidades puede conducir a
cambios positivos y mejoras.

1.2 Una mudanza

Puede ser til pensar en los datos preexistentes en la misma forma que los muebles de una
casa de la que se van a mudar. Es oportunidad de decir si se desechan o conservan muchas
cosas.
Ubique datos que ya no le sirven, tal vez viejas divisiones organizativas que se han
abandonado, o direcciones de oficina que ya no ocupan. Algunos datos antiguos seguirn
teniendo valor.
Por ejemplo, una organizacin en un apuro financiero decidi utilizar una vieja lista de donantes
fundadores que no haban dado dinero durante muchos aos. Result que an tenan fuertes
lazos emocionales con la organizacin que haban fundado y vinieron a su rescate. En ese
caso, conservar esa informacin es crucial.
As como al mudarse a un nuevo espacio hay que limpiar, tambin hay que depurar los datos
antes de llevarlos a CiviCRM. De nada le servir tener a mano nmeros de telfono y
direcciones de correo electrnicas que ya estn caducas por lo que usted est comenzando
con tan limpio y til una base de datos como sea posible. Puedes leer ms sobre esto en el
apartado "Mapeo de datos".
Para el traslado de informacin a CiviCRM hay que invertir tiempo corroborando la edad de
personas, y tomar decisiones para estandarizar cmo se almacenarn los diferentes elementos
de los registros de contactos (por ejemplo, se introducir la ubicacin como Distrito Federal o
como Ciudad de Mxico?). Hay que cuidad de eliminar los registros duplicados, las entradas
accidentales, la informacin obsoleta, y los registros daados.
Los siguientes apartados le ayudarn a entender lo que puede almacenar en CiviCRM datos y
cul es la mejor manera de asignar los registros existentes en la estructura CiviCRM.

2. Mapeo de contactos
Todo el mundo piensa acerca de los datos de manera diferente. Por ejemplo, "Donacin",
"Aportacin", y "Contribucin" son conceptos que se refieren, todos, a dinero dado a su
organizacin, aunque podran existir diferencias sutiles entre ellos.
Eso no importa: CiviCRM es flexible y adaptable, as que incluso si la informacin relevante
para la organizacin se maneja con mucho detalle, es posible acomodar cada pieza en un lugar
adecuado; nada ms es necesario detenerse a pensar cmo organizarla.
Hay que resistir la tentacin de aadir campos personalizados de inmediato. Antes de aadir
un nuevo campo, hay que aprender la pertinencia de cada mdulo CiviCRM que automatiza
procesos, como la vigencia de una membresa, la caducidad de una afiliacin y los
recordatorios de renovacin.
Si antes de revisar que ya haba un campo para la informacin que quiere guardar crea un
campo nuevo, al final tendr dos cajones para guardar la misma informacin, y esto causar
confusiones posteriores. Evite este tipo de duplicados.
En las siguientes secciones conocer las opciones que ofrece CiviCRM y tendr consejos para
el mapeo de los datos. En lugar de utilizar hojas de clculo planas, tendr datos relacionados.
Gracias al uso de las relaciones, podr tener una idea ms completa de la comunidad que
apoya a su organizacin.
2.1 Informacin bsica

CiviCRM viene con campos predeterminados para almacenar nombres, direcciones, nmeros
de telfono, correos electrnicos, notas y otra informacin de contacto. CiviCRM fue diseado
para organizaciones no lucrativas, por lo que el mapeo de la informacin de su componente
bsico debe ser fcil.
CiviCRM contempla tres grandes tipos de contacto, dependiendo si son:
Individuos
Organizaciones

Hogares

Cualquier persona de la que su organizacin quiere mantener un registro.

Puede ser una ONG sin nimo de lucro, una empresa, un rea interna de su
organizacin, o un comit de alguna institucin gubernamental.
En general, usted debera crear al menos un contacto de tipo Organizacin
para representar a su propia organizacin. Esto es especialmente til
cuando se est configurando membresas.
Est pensado para una familia o un grupo de personas que comparten un
lugar fsico.

Cada tipo de contacto viene con diferentes campos. Por ejemplo, el gnero slo se aplica a los
individuos, no las organizaciones o los hogares, por lo que el campo de gnero slo est
1
disponible para los tipos de contactos individuales y subtipos.

Informacin acerca de sus contactos que es especfica para su organizacin (introduccin

bsica a los campos personalizados)
Muchas organizaciones recolectan los datos especficos de sus actividades o estructura.

Para leer ms sobre los campos bsicos incorporados CiviCRM y la forma de utilizarlos,
consulte el apartado de Contactos de este mismo manual.

A pesar de que CiviCRM viene con campos para almacenar los datos bsicos que las
organizaciones recogen, puede ser que necesite crear campos personalizados para guardar la
informacin que es muy especfica para sus necesidades. Por ejemplo, su puede estar
interesado en recopilar informacin sobre las alergias de sus miembros (en el caso de
contactos individuales) o el rea de servicio (organizaciones).
Al asignar datos en CiviCRM, debe decidir si la informacin se refiere a un individuo,
organizacin u hogar. Informacin adicional como el "rea de servicio" slo tiene sentido para
contactos del tipo organizaciones u hogar.
2.2 Las relaciones entre los contactos

Las relaciones capturan la informacin actual e histrica sobre cmo dos registros se conectan
entre s.
Usted o sus colegas probablemente saben ms acerca de sus contactos de lo que piensan.
Puede que no hayan recogido previamente esa informacin porque no haba espacio o que se
haya recogido como una "nota mental".
CiviCRM viene con un conjunto predefinido de tipos de relacin entre ellos "empleador empleado", "padre - hijo", y "empleado - empleador". Puede crear ms relaciones para describir
sus relaciones especficas de organizacin, por ejemplo, puede definir un tipo de relacin de
"vicario - Iglesia".
Cuando crea una nueva relacin, puede definir cuando comenz la relacin y, en su caso,
cuando termin. Se puede acceder a las relaciones anteriores despus de que terminaron. Por
ejemplo, se puede ver que trabaj en un lugar incluso despus de que esa relacin se ha roto.
El trmino hogares y los tipos de relaciones -como miembros de los hogares, cabeza de
familia- confunde a muchos nuevos usuarios CiviCRM.
Es til agrupar a los individuos que comparten una direccin comn en un hogar, por lo que
slo reciben un correo. El "jefe del hogar" designado ayuda a las organizaciones a saber a
quines deben abordar en el correo, por ejemplo, al padre y no al nio.

2.3 Actividades

Es importante saber cmo y cundo sus contactos participan con su organizacin. Saber que
alguien asiste con frecuencia mensual como voluntario o que renueva su membresa anual
sugiere que responde bien a las oportunidades de fortalecer su relacin con su organizacin.
CiviCRM permite grabar las interacciones tales como llamadas telefnicas, correos electrnicos
y reuniones entre el personal y los mandantes. Estas caractersticas ayudan a una
organizacin a construir un recuerdo imborrable de sus relaciones.
CiviCRM llama este tipo de intercambios actividades. Estn estrechamente vinculados a otros
mdulos CiviCRM. Al grabar las contribuciones, asistencia a eventos, suscripciones de
membresa, y correos electrnicos, CiviCRM crear automticamente una actividad relacionada
en el registro de contacto.
Debe decidir si su organizacin necesita diferentes tipos de actividades, adems de que vienen
por default, como podran ser actividades de formacin, revisin, exmenes, etctera.

2.4 Seminarios, eventos, presentaciones y reuniones (CiviEvents)

CiviCRM ayuda a gestionar y rastrear cualquier ocasin en la que hay miembros de la

comunidad juntos en un determinado lugar y tiempo. Seminarios, eventos, presentaciones y
reuniones tienen fechas y horas de inicio y fin, los lugares (incluso en lnea) y las razones para
la reunin.
Puede ser que slo se acuda con invitacin, que sea un acto abierto o que se requiera que los
convocados acudan con carcter obligatorio. CiviCRM viene con la funcionalidad para
promover eventos y registros discogrficos.
Si tiene registros de que ha participado en eventos pasados, puede transferir estos archivos
valiosos a CiviEvents.
El campo Tipo de evento ayuda a distinguir entre los diferentes tipos de eventos de su
organizacin anfitriones. Esto es til para evaluar cuntas personas han participado en una
serie similar de eventos o si alguien prefiere un tipo de evento sobre otro.

2.5 Membresas

Muchas organizaciones ofrecen un programa estructurado en el que los miembros de la

comunidad pueden inscribirse para recibir ciertos beneficios durante un perodo predefinido de
tiempo.
Los contactos pueden elegir entre una variedad de niveles de vencimiento o beneficios; en
general, cuanto ms se da la organizacin ms se recibe a cambio. Las organizaciones
tambin pueden dar la membresa gratis, tal vez como un premio a voluntarios.
Los beneficios pueden ser el acceso a directorios de miembros, clubes de actividades, acceso
a contenido extra, descuentos, etctera.
La principal diferencia entre las cuotas de afiliacin y las donaciones es que las membresas
redefinen la relacin de una persona a la organizacin por un perodo de tiempo. Las
organizaciones a menudo esperan que las membresas se renueven ao tras ao, mientras
que una donacin es un regalo de una sola vez.
Las organizaciones deben enviar un correo de reconocimiento a quien hace una donacin, pero
no necesariamente se comprometen a darles los mismos beneficios que a los miembros.
Vale la pena analizar la estructura de su composicin actual antes de importar los registros de
membresa en CiviCRM. Tmese el tiempo para eliminar los niveles de afiliacin no utilizados o
simplificar los beneficios que prometen. La nica informacin que realmente necesita transferir
para cada miembro es la fecha, la duracin, las cuotas de afiliacin pagadas, y el tipo de
membresa.
En general, tener ms de 10 a 15 tipos de membresa puede ser difcil de manejar. A veces, las
organizaciones pueden tener muchos tipos de afiliacin a fin de preservar otra informacin
2
acerca de los componentes en el registro de afiliacin.
Parte de la informacin que usted registr como informacin esttica antes ahora se puede
calcular de forma dinmica. Por ejemplo, CiviCRM puede calcular el nmero de aos dado que
dado contacto ha sido miembro sobre la base de la fecha de la Membresa, que puede ser
anterior a la fecha en la que importe esa informacin a CiviCRM.
2

Se recomienda verificar en primer lugar si CiviCRM ya tiene un contenedor nativo para llevar
un registro de esa informacin antes de extender el registro de socios.

2.6 Agrupar y etiquetar los componentes

Los directores de desarrollo, coordinadores de voluntarios y actividades, y los directores de

programas almacenan una gran cantidad de informacin en sus cabezas. A menudo toman
decisiones sobre a quin invitar a un evento, quienes no deben recibir una convocatoria o cul
es una oportunidad perfecta para ampliar el voluntariado.
Grupos y etiquetas pueden almacenar ese tipo de informacin y actuar como los bloques de
construccin para la creacin de listas de correo electrnico y de invitaciones. Los grupos son
tiles para identificar a dos o ms contactos con algo en comn, a diferencia de las relaciones
que slo se puede capturar informacin acerca de dos contactos.
Los grupos tambin pueden actuar como listas de correo. Un grupo de personas que se
suscriban a su boletn de noticias (s) es un buen comienzo.
Las organizaciones pueden tener estrategias complejas de comunicacin, en el que se envan
diferentes correos a varios subconjuntos de su comunidad.
Un individuo puede ser miembro y voluntario, por lo que recibe comunicaciones para los
miembros en general y especficas para el voluntariado. Los grupos tambin son tiles para
gestionar las preferencias de comunicacin.
Por ejemplo, si un grupo de personas ha solicitado no recibir solicitudes para recaudar fondos,
cuando envi un correo electrnico para convocar a la recaudacin de fondos, puede excluir a
estas personas.
Evite crear de grupos basados en la informacin que puede ser almacenada por otros campos
en CiviCRM.
No necesita crear un grupo para las personas que no aceptan envos masivos, ya que esa
opcin se selecciona en su registro de contacto.
CiviCRM excluye automticamente estos componentes de cualquier correo masivo. Del mismo
modo, no es necesario un grupo llamado "donantes" porque se puede ejecutar una bsqueda
avanzada para encontrar a los contacto que tengan registros de donacin, en cualquier
intervalo de fechas. La mayora de las funciones disponibles para grupos tambin estn
disponibles a travs de la pantalla de resultados de bsqueda.
Si desea que los nuevos registros que cumplan con un criterio particular que se aadan
automticamente a un grupo, puede crear un grupo inteligente a partir de una bsqueda
avanzada.
Por ejemplo, es posible que desee tener un grupo inteligente para todos los miembros que han
donado ms de $ 100 en el ltimo ao. Cuando en el sistema se registre que un miembro hace
una nueva donacin de $ 100 o ms, despus de que el grupo ha sido creado, se agregar
automticamente al grupo inteligente.
Las etiquetas son como las palabras clave que desea asociar con un rcord. Usted puede
agregar fcilmente o quitar las etiquetas, pero no hay una manera fcil de ver el historial de
cambios. Las relaciones son una herramienta mucho mejor para ver la historia de la
informacin.

2.7 Perfiles

CiviCRM le permite sacar juntos conjuntos de campos para diferentes propsitos, y le ayudar
a reducir la cantidad de tiempo que el personal dedica a tareas administrativas. Estos conjuntos
de campos se conocen como perfiles.
Los perfiles son acerca de cmo se edita sus datos o los muestra a su personal u otros grupos
de usuarios, no sobre cmo se almacena su informacin.

3. Contactos
Los contactos son los cimientos de CiviCRM. Aqu veremos la forma de buscar, ver, agregar,
editar y eliminar contactos. Tambin se trata cmo extender y personalizar los contactos, y
cambiar la forma en que aparecern los contactos en la interfaz de usuario.
CiviCRM viene con tres tipos de contacto:

Individuos - personas particulares

Organizaciones - por ejemplo, empresas u otras organizaciones sin fines de lucro
Hogares - normalmente familias o grupos pequeos que comparten un lugar fsico

Cada registro de contactos viene con un conjunto de campos bsicos, que incluye:

nombres (nombre y apellido para los individuos, nombre de organizacin para las
organizaciones)
saludo y campos de destinatario para diferentes mtodos de comunicacin
mtodos de contacto -correo electrnico, nmeros de telfono, direccin webdirecciones (es decir, ubicaciones fsicas)
preferencias de comunicacin: los mtodos a travs de los cuales cada contacto prefiere
recibir comunicacin o aquellos por medio de los cuales no quieren ser contactados.

Puede definir nuevos subtipos de contacto con base en estos tipos. Tambin puede aadir
campos personalizados que se extiendan a todos los contactos, o que se apliquen slo a
ciertos tipos de contacto o subtipos.
Piense en los contactos como el centro del universo CiviCRM. El resto de los bloques de
construccin de CiviCRM -como las relaciones, actividades, grupos y contribucionesdescansan sobre los contactos.
3.1 Un vistazo rpido a los contactos
Los contactos se organizan en pestaas. La primera ficha que se ve cuando se mira en un
contacto est en la ficha resumen, que tiene informacin bsica del contacto en cuestin.
A partir de la pestaa de resumen se puede abrir una serie de otras pestaas, cada una
muestra informacin sobre los diferentes aspectos del contacto.
Esta organizacin ayuda a gestionar la gran cantidad de datos que es posible recolectar con el
tiempo.
Las fichas se pueden activar o desactivar dependiendo de qu componentes estn habilitados
(debe tener permiso para hacerlo). Por ejemplo, slo ver la ficha de miembro si el componente
CiviMember est activado y tiene permiso.
Tambin se pueden crear ms fichas para mostrar informacin adicional que usted quiera
recopilar sobre sus contactos.

A continuacin abordamos lo ms importante de la pantalla de contacto.

3.2 Acciones para Contacto
Por encima de la lnea de las pestaas, ver unos botones.
El primero es el botn de acciones, es un atajo muy til para llevar a cabo acciones con este
contacto. Por ejemplo, puede agregar una nota a este contacto, o grabar un nuevo aporte,
reuniones u otras actividades.

Ilustracin 1 Acciones ejecutables sobre un contacto

3.3 La pestaa Resumen

La pestaa Resumen muestra informacin general acerca de su contacto.
Aqu encontrar los nombres, direcciones y datos de contacto, as como detalles de los
mtodos de contacto.
Algunos campos de esta ficha son slo para las personas, Otros campos son slo para las
organizaciones. Aqu mostramos los campos para organizaciones:

Ilustracin 2 Campos del contacto

3.4 Campos para individuos

Nombres de las personas se dividen en las siguientes partes: prefijo, nombre, segundo
nombre, apellido, sufijos y apodo (no es obligatorio usar todos). Los prefijos y sufijos son
seleccionados de una lista desplegable.
Si no puede encontrar el que desea, puede aadir ms opciones a la lista.
Vaya al men Administrar CiviCRM> Pantallas de datos personalizados> Opciones de las
listas despegables> Prefijos (Sra., Sr. Dr., Mtra., etctera).

Ilustracin 3 Ejemplo de datos completos

3.5 Direcciones
Puede grabar una o ms direcciones a cada contacto. Cada direccin tiene que estar en un tipo
de ubicacin diferente (por ejemplo: trabajo, casa). Una de las direcciones se marca como
primaria y se utilizar para envo de correspondencia. Puede elegir de forma explcita la
ubicacin primordial o dejar que por defecto sea la primera introducida.
Tambin puede compartir direcciones entre los contactos. Por ejemplo, usted puede necesitar
la informacin de sus contactos y de las organizaciones en las que trabajan.
Por ejemplo, para compartir la direccin de un contacto a una organizacin, al crear o editar la
direccin de trabajo para un individuo, puede marcar la casilla "Compartir direccin con". Si la
organizacin que busca ya existe en su base de datos, puede seleccionarla. Si no, puede crear
sobre la marcha un registro seleccionando "Nueva Organizacin" del men desplegable "Crear
nuevo contacto".
Otros ejemplos. Puede crear una "direccin de facturacin" para enviarle facturas a un
contacto.
3.6 Nmeros de telfono
Puede almacenar varios nmeros de telfono para cada contacto. Los nmeros de telfono
tienen ubicaciones (personal, trabajo, casa, etctera) y tipos (fijo, fax, mvil). Tenga en cuenta
que los nmeros de telfono que se agregan como de tipo mvil estarn disponibles para el
envo de SMS.

3.7 Direcciones de correo electrnico

Puede almacenar varias direcciones de correo electrnico para cada contacto. Una de estas
direcciones de correo electrnico puede marcarse explcitamente como la direccin de la cual
recibe todos los envos a granel, como los boletines electrnicos y anuncios (por ejemplo, estos
son mensajes de correo electrnico de su organizacin enviara mediante el componente
CiviMail).
Cualquier correo electrnico que rebote se marca automticamente como en suspenso cuando
se enva a travs de CiviMail. Vea la seccin de CiviMail para ms informacin.
3.8 Preferencias de comunicacin y opciones de privacidad
Se puede definir el mtodos de comunicacin que prefieren los contactos y las opciones de
privacidad (por ejemplo, si alguno no quiere ser contactado por correo electrnico).
3.9 Saludos y campos de destinatario
Hay saludos predeterminados y campos de destinatario se calculan con base en los campos de
nombre de contacto. Por ejemplo, un saludo automtico para "Juan Prez" puede ser "Querido
Juan".
En general, los saludos por defecto se configuran aqu: Administrar CiviCRM>
Comunicaciones> Formato de saludo del correo electrnico o Formatos de destinatario.
Tambin se pueden seleccionar diferentes formatos para cada contacto y personalizarlos uno
por uno en la base de datos.
3.10Otras pestaas
Cabe recordar que todas estas descripciones son de las pestaas que se encuentran en la
informacin de contacto, y no en las opciones del men de CiviCRM, que estn en la parte
superior.

Ilustracin 4 Panormica de otras pestaas

3.11La pestaa Relaciones

Las relaciones son las conexiones entre los registros de contactos en su base de datos.
Cada conexin puede tener un nombre para describir la naturaleza de la conexin, y un
contacto puede tener muchas relaciones con otros contactos en la base de datos.

Ilustracin 5 Ejemplo que muestra las relaciones

3.12La pestaa Actividades

La ficha Actividades muestra una lista de todas sus interacciones con un contacto, incluidas las
actividades integradas en todo CiviCRM como asistencia a los eventos, contribuciones,
llamadas telefnicas, etc., as como cualquier actividad personalizada que haya agregado.
Tambin le permite grabar las actividades con los contactos.
Al hacer clic en los conos de la parte superior de la pantalla (Enviar un correo electrnico,
reuniones, llamadas de telfono), aparecer una pantalla donde podr introducir los detalles.

Ilustracin 6 Pantalla de registro de actividades

3.13La pestaa Contribuciones

Contribuciones muestra las contribuciones financieras realizadas por un contacto, as como un
resumen de la actividad de la contribucin del contacto (cantidad total de contribuciones a
travs del tiempo, el nmero total de las contribuciones, y el monto promedio de las
cotizaciones).
La pestaa tambin le permite registrar contribuciones que se hicieron fuera de lnea usando el
botn Registro de contribucin (cheque, efectivo), o grabar una transaccin de tarjeta de
crdito a nombre del contacto con el botn Registrar contribucin de tarjeta de crdito. Estos

dos botones conducen a formas que le permiten seleccionar el tipo financiero, adems de la
informacin que aporte normal obtenida de las pginas de cotizacin pblica.
3.14La pestaa Membresas
Esta pestaa muestra las membresas que un contacto tiene.
Desde aqu puede aadir membresas y presentar los pagos de tarjetas de crdito si lo
requiere. Tambin puede renovar o eliminar membresas desde el vnculo "ms".

Ilustracin 7 Membresas activas

3.15La pestaa Eventos

Muestra los eventos relacionados con este contacto. Por ejemplo, los eventos a los que se han
registrado para asistir o si acudi a una convocatoria como voluntario.
Desde esta pgina se puede registrar el contacto para un evento registrar un pago con tarjeta
de crdito si se requiere. El pago aparecer en la pestaa Contribuciones del contacto, en la
primera fila.
Tambin se puede modificar la informacin del contacto en lo que respecta al evento haciendo
clic en Editar. Por ejemplo, puede cambiar el estado del evento del contacto
de registrado a asisti.

Ilustracin 8 Pgina activa de eventos del contacto

3.16La pestaa Grupos

Aqu se muestran los grupos a los que el contacto pertenece. Los grupos se pueden utilizar de
varias maneras, como para definir los miembros de una lista de correo y o los permisos de
gestin.
Puede agregar y eliminar grupos para cada contacto, y ver el historial de los grupos de los
cuales ha sido suscrito o dado de baja.

La columna Estado muestra si ha aadido el contacto al grupo. Puede configurarse para que
los usuarios puedan decidir unirse a un grupo.
Cuando se muestran en el sitio anuncios para unirse a un grupo, los usuarios pueden unirse
llenando un perfil a travs de formularios.
Encontrar ms informacin sobre el uso de **Perfiles aqu**

3.17La pestaa Notas

Aqu se pueden grabar bits aleatorios de informacin sobre un contacto.
Si despus de vaciar en los campos personalizados la informacin de sus contactos todava
quiere agregar notas adicionales, este es el lugar.
Pero tenga cuidado porque no est estructurada, especialmente si hay varias personas que
usan CiviCRM.
Las notas son de texto libre. Puede seleccionar "Solo el autor" para darle confidencialidad; esto
significa que slo la persona que escribi la nota, o alguien con permiso de "ver todas las
notas" (por medio de su CMS) puede verlo o editarlo.

Ilustracin 9 Pantallazo de aadir notas

3.18La pestaa Etiquetas

Las etiquetas son una forma de categorizar los contactos de su base de datos (otros mtodos
son los datos personalizados y los grupos). Puede configurar qu etiquetas que quiere utilizar.
Despus, puede buscar contactos a partir de las etiquetas y crear grupos inteligentes basados
en ellas.
Tambin puede agrupar etiquetas por medio de un Tagset. Los Tagset agrupan etiquetas
especficas.
Las etiquetas no son jerrquicas, se puede crear una nueva etiqueta en un conjunto de
etiquetas simplemente escribiendo una nueva etiqueta en el campo. Las etiquetas existentes
que coincidan con lo que escribe aparecern como una lista de las que las puede seleccionar.

Ilustracin 10 Etiquetas

Aqu puede leer con ms detalle sobre las etiquetas y los grupos.
3.19La pestaa Registro de modificaciones

Esta pestaa ofrece informacin acerca de los cambios realizados en el registro del contacto.
Se muestra la fecha del cambio y quin hizo el cambio, pero no se especifica qu cambi.

Ilustracin 11 Log de cambios realizados en el registro del contacto

NOTA: Los administradores pueden utilizar el reporte de registro de contactos para obtener
informacin detallada sobre los cambios.
3.20Aadir contactos
La forma ms sencilla de aadir un contacto es desde el men de navegacin en la parte
superior. Vaya a: Contactos> Nuevo individuo.
Puede crear cualquier tipo y subtipo de contacto desde aqu.

Ilustracin 12 Panel de creacin de contactos

Cualquier forma de crear un contacto muestra la informacin de manera similar, con la

informacin bsica (nombre, correo electrnico, etctera) en la parte superior del formulario y
campos ms especficos agrupados en mens desplegables (como la preferencia de
comunicacin y otros campos personalizados).
Sin importar el tipo de contacto, una vez que introdujo la informacin, utilice la opcin Buscar
contactos que coincidan para comprobar si los hay y evitar entradas duplicadas.
Para aadir una Persona, el nombre y apellido, o direccin de correo electrnico son
obligatorios. Para aadir una Organizacin u Hogares slo se requiere el nombre.
Los puede llenar como guste, es posible volver atrs y hacer cambios mediante la pantalla de
edicin.

3.21Consejos tiles al agregar contactos:

Direccin: se pueden agregar mltiples a un contacto. Esto le permite almacenar direcciones
de casa, trabajo y si es necesario, una direccin de facturacin diferente.
Ver una casilla de verificacin que le permite compartir la direccin de un contacto o crear un
nuevo contacto. Si selecciona Nuevo contacto, deber elegir el tipo de contacto en la caja popup que aparecer.
Nota: cuando se comparte la direccin entre los contactos, slo se puede editar desde el
registro del "contacto principal", la fuente donde fue guardara originalmente la informacin.
Las opciones disponibles en el men desplegable de pases dependern de los que haya
definido en Administrar> Localizacin> Idiomas, moneda, localidades de los pases
disponibles.
Puede haber campos que no necesita. Para editarlos, vaya a Administrar> Localizacin>
Opciones de direccin. El campo "Nombre de direccin" que se puede utilizar para etiquetar
una direccin en particular (por ejemplo, "casa de verano") est oculto por defecto, pero se
puede activar aqu.
Grupos y etiquetas: especifique etiquetas y grupos para su contacto. Tenga en cuenta que slo
le puede agregar los que ya existen. Ms detalles, en el apartado que corresponde.
Una vez que llen el formulario, tiene tres opciones para hacer clic:

Guardar, guardar el registro de contacto y le llevar a la pantalla de contacto.

Guardar y Nuevo, guardar el contacto y reiniciar el formulario a cero para que aada la
informacin de otro contacto.
Cancelar descartar la informacin.

3.22Estandarizar las direcciones

Para muchas organizaciones, un elemento importante en la limpieza de los datos es la
estandarizar las direcciones de sus contactos. Esto es necesario para introducir estos datos
correctamente en CiviCRM, y obtener resultados ms precisos en las bsquedas por direccin.
CiviCRM puede analizar direcciones basado en los estndares de USPS si usted as lo elige en
las opciones de configuracin de la instalacin.
3

Para saber ms acerca de las Normas de la USPS para las direcciones, consulte esta
publicacin o esta.
3.23Editar contactos
Modificar la informacin desde la pantalla de resumen es simple. En el bloque de datos que
desea editar se abrir la opcin Editar informacin si pasa el puntero del ratn sobre la esquina
superior derecha.
Si necesita modificar ms informacin del contacto, haga clic en el botn Editar que est sobre
las pestaas.

Unites States Postal Services

Ilustracin 13 Edicin del contacto

Es raro, pero puede suceder que dos usuarios administradores editen un mismo contacto de
manera independiente al mismo tiempo.
En ese caso, el segundo ser notificado de la edicin del primero y se le dar la opcin de
'fusionar' las ediciones.
3.24Eliminar contactos
En la parte superior derecha hay un botn para eliminar el contacto. Esto no borra el registro
por completo, slo lo mueve a la papelera, de donde puede ser recuperado en una fecha
posterior (mediante una bsqueda en la papelera mediante la opcin de bsqueda avanzada).

Hay varias formas de eliminar un contacto:

Contacto simple

Mltiples contactos

Abrir el registro del contacto y hacer clic en el botn 'Eliminar contacto'

en la parte superior.
Tambin puede hacer una bsqueda y, desde la lista de resultados, al
final de la fila del contacto que se trate, haga clic en "Ms" y seleccione
"Eliminar contacto".
Haga una bsqueda avanzada, seleccione las casillas de cada contacto
que desea borrar (o seleccione todo con la casilla de verificacin en el
encabezado en la parte superior) y en el men desplegable "Acciones",
seleccione "Eliminar contactos" para enviar los contactos a la basura (si
est activado) o "Eliminar permanentemente".
Le aparecer una advertencia para verificar su intencin, haga clic en
"Eliminar" para continuar o en "Cancelar" para volver a la pantalla
anterior.

3.25Recuperar contactos
Por defecto, los contactos eliminados se envan a la papelera de reciclaje, y pueden
recuperarse en una fecha posterior por un administrador (o cualquiera que tenga el permiso
"acceso contactos borrados).
Para restablecer estos contactos, vaya a Bsqueda avanzada, introduzca los detalles del
contacto y compruebe la bsqueda en la ventana de checar-papelera de reciclaje debajo de la
seccin Criterios bsicos.

En la lista de resultados, puede recuperar los contactos de forma individual utilizando el enlace
de restauracin al final de la fila, o seleccionando Restaurar contactos desde el men
desplegable.
Si est seguro de que usted ya no tiene necesidad de este contacto en particular, lo puede
eliminar de forma permanente.
Tenga en cuenta que puede desactivar la funcin de papelera si usted gusta en Administrar>
Opciones del sistema> Recuperar, Registro y Recaptura
3.26Subtipos de contacto
Adems de los tipos de contactos por defecto, puede definir tipos de contacto adicionales (o
sub tipos de contacto) para satisfacer sus necesidades.
Cada subtipo de contacto que defina debe basarse en uno de tipos de contacto bsicos.
Por ejemplo, 'Estudiante' se basara en el tipo de contacto 'Individuo'', y 'Enlaces de gobierno'
en los contactos de tipo 'Organizacin', o en el tipo de contacto 'Hogar', dependiendo de lo que
necesite.
Los subtipos de contacto son muy tiles para organizar y personalizar conjuntos de datos.
Por ejemplo, si desea para recoger informacin sobre materias y calificaciones de los maestros
en su base de datos, pero no quiere tener esos campos para otras personas.
En ese caso, debe crear un subtipo de contacto llamado Maestro, basado en el tipo de contacto
Persona y luego crear un conjunto de datos personalizado que slo se aplique a las personas
clasificadas en el tipo de contacto Maestro.
Los tipos de contactos bsicos son mutuamente excluyentes, es decir, un contacto no puede
ser una organizacin y un individuo.
Sin embargo, los contactos pueden estar en ms de un subgrupo, por decir, uno que sea
Maestro y tambin Padre de familia.
Para editar los tipos de contacto y crear nuevos subtipos vaya a Administrar> Pantallas y
datos personalizados>Tipos de contacto Tenga en cuenta que no puede eliminar los tipos
de contacto bsicos pero puede cambiar sus nombres y las imgenes asociadas con ellos.
Para aadir campos personalizados a los subtipos de contacto especficos, consulte el
apartado correspondiente.
3.27Personalizacin de la vista de los contactos
Despus de trabajar en la edicin de contactos un tiempo, puede notar que hay secciones o
campos que no le son tiles. Puede ocultar algunos de ellos.
Por ejemplo, si su organizacin no necesita almacenar informacin demogrfica, puede
eliminar esto al configurar las preferencias del sitio. Para hacerlo el usuario requiere tener
privilegios de administracin.
Vaya a Administrar> Pantallas y datos personalizados> Preferencias de
visualizacin Desactive la casilla de Demografa bajo Edicin de la Gua. Haga clic en
Guardar.
Tambin puede utilizar esta pantalla para cambiar el orden en que la informacin se muestra
pulg in.

Del mismo modo, si desea eliminar (o aadir) campos de la seccin de la direccin, vaya
a: Administrar> Localizacin> Opciones de direccin Marque o desmarque campos los
campos en Editar Direccin. Haga clic en Guardar.
Si algunas de las pestaas no le son tiles, puede desactivar o activar las fichas especficas
en Administrar> Pantallas y datos personalizados> Preferencias de visualizacin**.
Si no puede ver algunas de las pestaas, es posible que necesite habilitarlas.
*La visibilidad de algunas pestaas depende de los componentes que se activan con su
instalacin de CiviCRM**.
Por ejemplo, la ficha Contribuciones estar oculta si el componente *CiviContribute est
deshabilitado.
3.28Buscar contactos
Vamos a empezar con algunas bsquedas simples y luego pasar a las tcnicas ms
avanzadas. Los principiantes en CiviCRM deben estar familiarizados con Bsqueda rpida,
bsqueda avanzada y las bsquedas de componentes.
Los usuarios ms avanzados tambin deben revisar los informes, bsquedas personalizadas y
Generador de bsquedas.
Hay tres razones principales para realizar una bsqueda:
1. Para buscar un contacto especfico: en el cuadro de bsqueda rpida puede encontrar los
contactos por nombre, direccin de correo electrnico u otras caractersticas.
2. Para realizar una accin en un contacto o seleccin de contactos que cumplen con ciertos
criterios: un flujo de trabajo comn en CiviCRM, llamada una bsqueda-accin, es
encontrar los contactos que cumplen con ciertos criterios y luego realizan una accin en
ellos.
Por ejemplo, es posible que desee buscar todos los contactos de un grupo para invitarlos
a una reunin, encontrar a los contactos cuya membresa o suscripcin venci para
enviarles un recordatorio de renovacin, o buscar todos los contactos menores de 25 aos
en una ubicacin especfica para enviar un correo electrnico acerca de un prximo
evento cerca.
3. Para informes ad-hoc la bsqueda es a menudo til, pero tiene sus limitaciones. Por
ejemplo: no se puede agrupar los resultados por criterios particulares, resumir, o producir
fcilmente grficos de los resultados.

3.29Informacin ms avanzada en el manual de CiviReport

La forma ms fcil de encontrar un contacto especfico es utilizar el cuadro de bsqueda rpida

que aparece en el men de navegacin en la parte superior izquierda de la pantalla.
Usted puede elegir buscar por uno de varios criterios. Los contactos que coinciden con la frase
que introduzca aparecern en una lista desplegable debajo de la ventana. Por ejemplo, si usted
est buscando con nombre / Email, introduciendo "peter" encontrar:

gente con ese apellido

gente que tiene Peter como parte de su nombre, por ejemplo, Mara Peterson
gente que tiene a Peter como parte de su direccin de correo electrnico, por
ejemplo peter@gmail.com

organizaciones con Peter en su nombre, por ejemplo, Petersfield Centro Comunitario.

Usted no tiene que escribir el nombre completo de la persona, nicamente las primeras letras.
3.30Bsqueda avanzada
Bsqueda avanzada le permite buscar a travs de toda la informacin que tenga sobre sus
contactos. Por ejemplo, se puede encontrar "todos los contactos en Venezuela" o "todos los
miembros del grupo asesor".
Si especifica dos o ms categoras de informacin, la bsqueda muestra todos los contactos
que coincidan con todas las categoras.
Por ejemplo, se pueden combinar los dos criterios que acabamos de mencionar de encontrar
"todos los miembros del grupo asesor en Venezuela".
La pantalla de bsqueda avanzada es accesible desde el men de
navegacin Buscar>Bsqueda avanzada.
En esta pantalla, los criterios de bsqueda se agrupan en secciones que se refieren a
diferentes tipos de datos que se pueden buscar en l, tales como datos de direcciones, notas e
informacin de los componentes como Contribuciones o Eventos.
Cada grupo de criterios se muestra como una barra gris. Si hace clic en una barra de color gris,
se expande para mostrar las opciones dentro de ese grupo.
Por ejemplo, si quiere buscar todas las personas en su base de datos de 16 a 18 aos de
edad, haga clic en la barra de Demografa. Se expande, como se muestra en la siguiente
figura, y se puede especificar el intervalo de fechas de nacimiento que le interese.

3.31Importar contactos
La mayora de las organizaciones tienen sus datos en fuentes externas, como bases de datos,
hojas de clculo y libretas de direcciones de correo electrnico utilizadas con anterioridad.
Es tedioso introducir manualmente muchos datos, por eso CiviCRM tiene la opcin de
importarlos de forma masiva si la fuente se puede exportar a un formato comn, como un
archivo en versin separada por comas (CSV por sus siglas en ingls).
3.32Consideraciones antes de importar
Para ms detalles sobre la manera de pensar de sus datos antes de importarlos a CiviCRM,
por favor lea la seccin sobre "La organizacin de los datos", en especial "Mapping sus datos
en CiviCRM".
3.33Preparacin para la importacin de datos
Importacin de datos requiere una gran atencin y cuidado, as que vamos a presentar algunos
de los conceptos aqu que usted debe saber antes de empezar su primera importacin.
Puede importar tanto bsicos como de datos personalizados para los contactos, as como
datos de asistencia a los eventos, actividades, membresas y contribuciones.
Este captulo se centra exclusivamente en el proceso de importacin de contactos, aunque los
procesos de otros datos son similares.
Hay dos formas de importar datos:

a partir de archivos CSV {#cvs} La mayora de aplicaciones de bases de datos y hojas de

clculo (por ejemplo OpenOffice.org Calc, Google Spreadsheets, Microsoft Excel) pueden
crear y manipular archivos en este formato. A menudo es ms fcil de ver y limpiar sus
datos cuando est en un archivo CSV que mientras que todava est dentro de su base de
datos antigua.

Cada columna del archivo CSV se asignar a un campo en CiviCRM, as que asegrese de
usar una columna diferente para cada parte distinta de la informacin.
Dependiendo de su pas o regin, los campos en los archivos CSV pueden ser separados por
punto y coma (;) en vez de comas.
Si es as, tendr que cambiar el valor de importacin / exportacin de campo Separador en la
configuracin de CiviCRM localizacin yendo al men de navegacin y seleccionando
Administrar> Configurar> Configuracin general> Localizacin.

desde otra base de datos MySQL o SQL almacenada en el mismo servidor, mediante una
consulta SQL {#sql}

Si usted no tiene una idea clara de los datos que tiene y cmo va a asignar a los campos
CiviCRM, experimentar frustraciones y problemas cuando intente importar los datos.
Por favor, lea acerca de cada tipo de datos en la seccin Mapeo de datos de este mismo
manual, o visite la documentacin en lnea CiviCRM
Las siguientes recomendaciones le ayudarn reducir los problemas al importar datos:
Siempre pruebe a importar un pequeo subconjunto de sus registros, y despus visite los
registros de los contactos creados en CiviCRM y asegrese de que los datos se importaron
como usted esperaba.
Puede ser til crear contactos de prueba que tengan todos los atributos que haya definido en el
grupo de contactos que usted tiene y quiere importar. Haga la prueba de importarlo y verifique
que en CiviCRM se muestran correctamente todos los datos.
Asigne a cada columna de datos un campo de datos para CiviCRM. Durante la importacin,
CiviCRM puede guardar esta asignacin de campos como un mapa para la importacin de
datos en el futuro.
Esto es til si va a importar varios archivos con la misma estructura.
Para guardar la asignacin de campos, haga clic en la opcin Guardar este mapeo de
campos en la casilla de verificacin que est en la parte inferior de la pantalla Asignar
campos del asistente de importacin.
Dele un nombre y una descripcin apropiada.
Para volver a utilizar el mapa de importacin que guard, seleccinelo en el men
desplegable Cargar Asignacin de Capos Guardada, que est en la pantalla Elegir origen de
datos (paso 1 del asistente de importacin).
Si sus importaciones toman demasiado tiempo, hgalas en lotes ms pequeos. Si tiene los
permisos necesarios en el servidor web, tambin puede aumentar los valores
para memory_limit y max_execution_time en el archivo php.ini.
Puede agregar todos los contactos importados en grupos o etiquetas nuevas o existentes; a
todos los contactos que importe en el lote se les dar los mismos grupos y etiquetas. Esto tiene
un par de efectos en su importacin:

Asegrese de que los grupos y etiquetas que asigna se aplican a todos los contactos en el
conjunto importado, porque se aplicarn a todo el lote.
Si lo necesita, importe lotes ms pequeos de contactos para asignarle a cada uno diferentes
grupos y etiquetas.
Como alternativa, puede crear campos de datos personalizados en CiviCRM para que,
despus de que importar los contactos, les asigne grupos y etiquetas al seleccionarlos
mediante una bsqueda.
Es decir, define una columna con un campo personalizado, hace la importacin, y despus
realiza en CiviCRM una bsqueda de los contactos segn correspondan al campo
personalizado que defini y entonces los aade a un grupo o les pone una etiqueta.
Puede usar esta caracterstica para administrar la importacin. Se puede considerar como un
marcador el que los contactos se agreguen a un grupo o etiqueta especficos, as puede saber
a qu lote de importacin corresponda cada contacto, saber desde cundo se import y, si es
necesario, deshacer la importacin de todo el lote.
Los nombres y apellidos van en campos separados, por lo que al organizar su informacin en
el archivo CSV estos datos deben aparecer cada uno en su columna.
Lo mismo ocurre con la ciudad y el cdigo postal. La mayora de los programas de hojas de
clculo contienen herramientas que automatizan el proceso de divisin de texto a travs de
campos.
Asegrese de que los nombres de pases en su lote de datos se expresan de la misma manera
que en CiviCRM, es decir, 'Estados Unidos', no 'Estados Unidos de Amrica'; y 'Reino Unido',
no 'Gran Bretaa'.
Si va a importar varias direcciones, la que se configurar como ubicacin primaria. Si es
necesario, mueva las columnas para asegurarse de que la primera ubicacin corresponde a la
principal.
Quiz le sea til dividir su importacin en lotes ms pequeos para manejar esto ms
fcilmente.
Si va a importar campos personalizados con datos de mltiples opciones (como casillas de
verificacin), puede utilizar una etiqueta o un valor para definir el origen de los datos. Una
etiqueta ser visible para los usuarios de CiviCRM, un valor se guardar en la base de datos
para esa opcin. CiviCRM lo reconocer e importar de manera apropiada. Al importar a
campos de datos bsicos multirrespuesta, en el origen de datos slo puede especificar el valor,
no la etiqueta.
Si va a actualizar opciones de mltiple eleccin, los nuevos valores se reemplazarn en todo el
campo. Por ejemplo, si para un contacto actualiza el valor del campo Colores de "naranja" a
"azul", el resultado ser que Colores se establece en naranja, no en naranja y azul.
Asegrese de que su fuente de datos utiliza un formato de fecha aceptada, y de que usted
elige el mismo formato de fecha en la pantalla Elegir origen de datos del asistente de
importacin.
Asegrese de que los prefijos y sufijos de nombre a utilizar se han creado en la interfaz de
administracin (vaya a Administrar> Pantallas de datos personalizados>Opciones de las
listas desplegables).
Si planea importar datos adicionales relacionados con sus contactos (por ejemplo, datos de
cotizacin, de participacin en eventos o de afiliacin), le ser ms fcil si se asegura de que
sus registros de contacto tienen identificadores nicos asociados a esos datos.

Al hacer la importacin inicial de sus datos de contacto, importe estos identificadores nicos y
asgnelos al campo CiviCRM External ID, de modo que usted pueda utilizar su ID original para
que coincida con los registros de contacto en la importacin posterior de los datos
relacionados.
3.34Crear el archivo CSV para importar los datos

Para crear la hoja de clculo, piense en los datos que est recopilando y en los encabezados
de columna.
Seguramente tendr que utilizar ms de un archivo .csv y realizar varias importaciones hasta
terminar, dependiendo de qu tan amplia sea su base de datos.
Para este punto, es crtico que ya antes haya comprendido en qu consiste la gestin de
contactos en CiviCRM y que tenga una idea muy clara de cmo organizar su informacin para
que responda a esta lgica.
Si va a importar datos que se refieren a un contacto especfico, por ejemplo, informacin de su
participacin en eventos, datos de donaciones, etctera, tendr que asegurarse de que cada
contacto tiene un identificador nico o que registro tiene nombre, apellido y correo electrnico
para que pueda conectar estos datos relacionados con las importaciones posteriores.
Si tiene el ID nico, lo puede correlacionar con el Identificador externo de CiviCRM durante la
importacin.
3.35Ejecutar la importacin
El proceso tiene cuatro pasos:

Paso 1: Configuracin Aqu puede especificar detalles bsicos de su importacin,

incluyendo la fuente de los datos. Los datos pueden provenir de un archivo CSV o una
consulta en la base de datos SQL de su servidor. Una casilla de verificacin le permite
indicar si la primera fila del archivo contiene los encabezados de columna.

Ilustracin 14 Importacin de contactos

Tenga en cuenta que las importaciones utilizan la regla de supervisin predeterminada para
decidir si un registro de contacto es un duplicado (consulte el captulo depuracin y fusin para
obtener informacin sobre las reglas de coincidencia duplicados en CiviCRM).
Puede especificar qu accin tomar cuando una importacin encuentra un duplicado:
Omitir
Update

Relleno

Sin
comprobacin
duplicada

Saltarse el contacto duplicado, es decir, dejar el registro original como est.

Actualizar el registro original con los campos de la base de los datos de
importacin.
Los campos que no se incluyen en los datos de importacin quedarn como
estn.
Rellena datos de contacto adicionales. Es decir, toma de la importacin los
campos que faltan o estn en blanco en los registros originales, y deja los
campos que ya contenan valores como estn.
Inserta todos los registros vlidos sin comparar los registros con los
contactos que ya existen para evitar posibles duplicados.

Ilustracin 15 Opciones de importacin

**Asignaciones de importacin* indican cmo los campos de datos en el archivo de importacin

correspondern a los campos en CiviCRM. La primera vez que importa desde una fuente de
datos en particular, es buena idea activar la casilla Guardar esta asignacin de campos en la
parte inferior de la pgina antes de continuar. La asignacin de campos se guarda y se puede
volver a utilizar fcilmente la prxima vez importe un lote con datos similares.

Paso 2: Hacer coincidir los campos Si las columnas de su archivo tienen encabezados,
stos aparecern en la primera columna del lado izquierdo de la hoja de campo, y las dos
columnas siguientes mostrarn datos de dos filas del archivo que quiere importar, la cuarta
columna es la coincidencia de campos en CiviCRM.

Si ha cargado una asignacin de importacin en el Paso 1, sus opciones se vern reflejadas

aqu. Usted puede editarlos para que se ajusten a su importacin.

Ilustracin 16 Campos coincidentes

La coincidencia de campos en CiviCRM incluye un juego de datos estndar, como nombre y

apellido, as como los campos personalizados que haya configurado su registro de contactos.
Elija el campo indicado haciendo clic en la lista desplegable y seleccione los datos apropiados.
Por ejemplo, si la cabeza de la segunda columna es el apellido, usted debe elegir "apellido"
como su Matching CiviCRM Field.
Seleccione "- no import -" si en su archivo de hay columnas que no quiere importar en
CiviCRM.
Si usted tiene una asignacin de campos guardada para un conjunto especfico de columnas
de hoja de clculo, y su diseo de hoja de clculo cambi (por ejemplo, tiene campos
adicionales para los que agreg columnas), puede modificar y guardar la asignacin de
campos.
Para facilitar el proceso de asignacin cuando importa campos adicionales, en su archivo CSV
coloque las nuevas columnas a la derecha de las columnas de los campos que ya haba
importado previamente.
Esto le permite utilizar la asignacin de campos que haba guardado para asignar los campos
iniciales, y continuar con la asignacin de los nuevos campos.

Ilustracin 17 Nombre y descripcin del campo

Si no lo hace as, tal vez no pueda no usar la asignacin guardada y tendr que reasignar los
campos de importacin uno por uno, de nuevo.

Una vez que haya asignado sus campos, usted puede decidir si desea mantener sin cambios la
asignacin guardada originalmente o si quiere incluir los campos nuevos o actualizarlos.
En este caso, marque la casilla para actualizar esta asignacin de campos.

Paso 3: Vista previa Es una pantalla para tener una vista previa de los resultados de la
importacin, en ella se muestra el nmero de filas que se van a importar y le permite
volver a comprobar los campos.

Si alguna de las filas de su hoja de clculo contiene datos que no coinciden con los requisitos
de CiviCRM para uno o ms campos, ver un mensaje de error en el que se indican las filas no
vlidas. Haga clic en el enlace de descarga errores y revise los errores en el archivo
descargado para corregirlos antes de realizar la importacin.

Ilustracin 18 Mensaje de aviso de errores en filas de archivo csv

En la parte inferior del formulario, puede elegir agregar los contactos a un grupo existente,
importar a un nuevo grupo, crear una nueva etiqueta o importar registros de etiquetas.
Es muy recomendable aadir los registros importados a un grupo particular, pues facilita
encontrar rpidamente las importaciones y, si es necesario, borrarlas y volver a hacerlas.

Ilustracin 19 Importacin de registros a nuevo grupo

Paso 4: Resumen La ltima pantalla informa de las importaciones exitosas junto con los
contactos duplicados y errores. Si estableci que a los contactos se les asignara un grupo
o una etiqueta, desde aqu puede hacer clic para ver cmo quedaron los registros.

Ilustracin 20 Resmen de las importaciones

Vale la pena comprobar para que la importacin funcione como se espera. Haga una bsqueda
de los contactos a los que acaba de importar y examine los campos y datos personalizados
para asegurarse de que todo est bien.
3.36Importacin de datos relacionales
En los apartados anteriores describimos el proceso para importar un archivo de datos de
contacto bsicos.
Qu pasa si usted desea importar otros datos, como las relaciones entre padres e hijos,
actividades, registro de donaciones, etctera? Para cada uno de estos tipos de datos,
necesitar crear un archivo CSV separado.
CiviCRM dispone de herramientas especficas para la importacin de este tipo de datos para
los contactos: para la importacin de Contribuciones, Membresas, participacin en Eventos,
etctera (esta informacin se encuentra en la documentacin de los captulos especficos de
estos mdulos de CiviCRM).
En particular, para importar las relaciones, debe ejecutar mltiples importaciones de contactos.
Por ejemplo, si quisiramos establecer relaciones de familias, se importaran primero los datos
de los nios y luego los de los padres, de modo que ejecutaramos tres importaciones: una
para los nios, una para los padres y otro para las madres.
Al importar los nios, recuerde incluir un identificador externo que se pueda utilizar para que
hacer coincidir al nio con sus padres.
Luego se importan los archivos de los padres y las madres como contactos relacionados, que
se vinculan con el nio a travs del identificador externo del nio.
En el siguiente ejemplo tenemos un archivo CSV que contiene el padre y la madre la
informacin. Utilizamos este archivo CSV dos veces como parte de la importacin.

Ilustracin 21 Revisin de los campos a importar

Estamos vinculando el padre con el nio utilizando el identificador externo, y se luego importa
el nombre de padre con Hijo de como tipo de relacin.

Ilustracin 22 Relacin de los identificadores externos

Cuando realice la importacin, puede volver atrs y comprobar los datos al buscar a los padres
y revisar la pestaa relacin, donde debe aparecer el vnculo con el nio.
Puede repetir este proceso para la madre, y tambin para otras relaciones que sean
necesarias.
Fuentes: http://book.civicrm.org/user/current/organising-yourdata/contacts/ http://book.civicrm.org/user/current/common-workflows/importing-data/ Nota:
todas las imgenes de cmo importar datos fueron tomadas de la fuente original en ingls.

4.

Grupos y etiquetas

Hay dos tipos de grupos: normales e inteligentes.

Los grupos normales le permiten colocar manualmente los contactos en un grupo.
Puede asignar manualmente los miembros del directorio de su organizacin a un grupo
llamado Consejo de Administracin creado como grupo normal.
A continuacin, les puede enviar fcilmente mensajes de correo electrnico relacionados con
juntas o notificaciones importantes sin tener que buscar cada uno de los correos.
Los grupos inteligentes son automticos, se configuran para agrupar contactos que comparten
ciertas caractersticas o actividades.
A medida que las caractersticas de los contactos cambian, CiviCRM los comprueba y actualiza
los grupos inteligentes de modo que agrega o elimina contactos segn respondan a las
caractersticas que se han definido.
Por ejemplo, puede crear un grupo inteligente para Contribuciones California 2014 que incluya
contactos que han aportado donaciones en el 2010 (una actividad) y que tengan domicilio en
California (una caracterstica). Cuando los nuevos contactos ubicados en California hagan una
contribucin en 2014, se agregan automticamente a este grupo.
Otro ejemplo es un grupo inteligente que incluya todos los donantes a los que todava no se ha
enviado una carta de agradecimiento.
Al recibir las cartas, los donantes salen automticamente del grupo inteligente, as tiene
siempre una lista actualizada.
4.1 Configuracin y funcionalidad de los grupos
Cada grupo debe tener un nombre fcil y descriptivo que permita a los otros usuarios de
CiviCRM entender qu agrupan.
Esto es especialmente importante cuando se empiezan a manejar muchos grupos diferentes.
Es una buena idea marcar en la descripcin del grupo quin de la organizacin lo cre para
que en el futuro se pueda comprobar si el grupo todava se utiliza o si se puede eliminar.
Los grupos estndar que se pueden crear son de dos tipos: {#tipoestandar}
Lista de Correo se usa si tiene previsto utilizar este grupo como una lista de correo en
CiviMail. Este tipo de grupo est disponible tanto para los grupos normales como los
inteligentes.
Control de Acceso (Drupal solamente) se utiliza para asignar permisos de acceso de CiviCRM
a un conjunto de contactos. Slo funciona para los grupos normales.
Es posible crear tipos de grupo adicionales para reflejar sus necesidades especficas. Esto es
particularmente til si su organizacin tiene cientos de grupos que puedan usarse como filtros
en la pantalla de administracin de grupos.
Para crear tipos de grupo adicionales vaya a:
Administrar> Opciones del sistema> Grupo de opcin y seleccione Tipo de grupo.
4.2 Visibilidad
Sirve para determinar los permisos sobre quin puede crear grupos para administrar contactos.
Seleccione User and User admin only si necesita que ese grupo slo sea administrado por los
usuarios autorizados CiviCRM. Seleccione Pginas Pblicas si desea permitir que los propios
contactos manejen su pertenencia al grupo por medio de registros cuentas de perfil.

A algunas organizaciones les resulta til crear una jerarqua de grupos. En CiviCRM, esto se
hace al crear grupos de padres y luego asignarles grupos hijos.
Al enviar correos a un grupo padre o buscar contactos entre un grupo padre, todos los
contactos en los grupos hijos se incluyen automticamente.
Por ejemplo, una organizacin que cuenta con una oficina nacional y 5 oficinas regionales pone
un grupo para cada regin.
Si crea un grupo nacional los grupos hijos pueden ser los de las regiones.
Puede decidir mandarles correos a todos en el grupo nacional o slo a algunos de los grupos
de las regiones.
4.3 ID de grupo
CiviCRM asigna un ID numrico nico para cada grupo. Estos identificadores de grupo se
pueden utilizar para varias operaciones.
Por ejemplo, el ID de grupo se puede usar para definir una URL para los grupos de inscripcin
abierta al pblico. Puede encontrar el ID de un grupo al comprobarlo en columna ID de la lista
de grupos que se abre en Men de navegacin> Contactos> Administrar grupos.
4.4 Etiquetas
Las etiquetas se utilizan para categorizar contactos, actividades y casos en CiviCRM.
Puede crear tantas etiquetas como necesite para clasificar a los contactos de la base de datos;
se recomienda evitar la duplicacin de etiquetas o aadir demasiadas cuando no son
necesarias.
Es til definir un proceso estndar para crear y usar etiquetas en su organizacin para evitar
estos problemas; este proceso debe ser acordado y conocido entre los usuarios que acceden a
CiviCRM.
4.5 Grupos vs. Etiquetas
La recomendacin que se describe en la introduccin de esta seccin es una gua, quiz
necesite adaptarlo a sus propias necesidades de segmentacin de su universo de contactos.
Una ventaja interesante de manejar diferentes grupos y etiquetas es que se pueden realizar
bsquedas ms refinadas usando las opciones AND y OR.
Por ejemplo, si usted tiene "periodistas", "voluntarios" y "miembros" como grupos y usa
etiquetas para identificar los temas de su inters como "desarrollo", "arte" o "recursos
naturales", se pueden encontrar fcilmente a todos los periodistas que estn interesados en
arte o desarrollo, todos los voluntarios o miembros que se interesan en recursos naturales o
cualquier otra combinacin.
Adems, los grupos tienen algunas caractersticas que las etiquetas no:

Los grupos se integran en varias funciones CiviCRM (notablemente CiviMail).

Los contactos se pueden agregar a grupos inteligentes automticamente en funcin de las
caractersticas.
Los grupos pueden estar asociados a Drupal.

En general, las etiquetas se pueden aplicar a contactos, actividades y casos, mientras que los
grupos admiten contactos.
En los prrafos siguientes describimos los pros y contras de los grupos frente a las etiquetas:

4.6 Ventajas de las etiquetas {#vetiqueta}

Fcil de configurar y usar

Es fcil de buscar por etiquetas (bsqueda bsica o avanzada)
Fcil de combinar con otras propiedades (como la residencia) para crear grupos
inteligentes

**Limitaciones de las etiquetas **

No se pueden crear etiquetas para usarlas exclusivamente con un tipo de contacto ( no

puede crear una etiqueta slo para individuos o slo para organizaciones)
Al exportar Etiquetas, todas las etiquetas que seleccione se exportan en una misma
unidad como una lista (por ejemplo, "Maestro, Voluntario")

Las etiquetas permiten selecciones mltiples, por lo que pueden no ser apropiadas para
determinadas caractersticas mutuamente excluyentes (por ejemplo, demcrata, republicano,
catlico, ateo, vegetariano, omnvoro)
No puede elegir mostrar u ocultar las etiquetas si permite a los usuarios crear y editar su Perfil
mediante formularios (se muestran todas las etiquetas todo el tiempo en los formularios de
edicin).
4.7 Ventajas de los Grupos {#vgrupo}
Los grupos son la forma ms flexible de segmentar sus contactos para una amplia variedad de
propsitos. Facilitan tareas recurrentes, como el envo de un boletn electrnico, la impresin
de listas de correo, etctera. Tambin le permiten restringir el acceso a determinados conjuntos
de contactos.
Los grupos permiten que tanto los usuarios finales como los administradores realicen acciones
de suscripcin y baja, y llevar un registro de ello en el sistema.
Las opciones de visibilidad le permiten decidir si el grupo se muestra en el perfil del usuario
final (es decir, algunos grupos pueden ser privados). Puede crear grupos inteligentes que
combinan miembros de diversos grupos normales.
4.8 Limitaciones de los Grupos

Todos los grupos se enumeran en Administrar grupos y en los formularios de bsqueda.

Esto puede causar una "sobrecarga" si maneja demasiados grupos.
Los grupos usados para proyectos a corto plazo deben borrarse cuando ya no son
necesarios.
Al exportar registros de contacto, todos los grupos a los que pertenece un contacto se
exportan como una lista separada por comas (por ejemplo, "Administradores, Suscriptores
del boletn").

Puede agregar contactos a grupos de varias maneras:

a travs de la opcin Grupos y contactos de la pantalla Editar detalles de Contacto

a travs de la pestaa Grupos de un contacto
mediante una accin por lote despus de una bsqueda, mediante la accin Agregar
contactos a un grupo / contactos etiquetados
haciendo clic en un enlace a un grupo de contactos en el men de
Navegacin Contactos>Administrar grupos.

Los dos primeros mtodos tambin permiten eliminar los contactos individuales de un grupo.
Los dos ltimos mtodos permiten agregar varios contactos a los grupos a la vez.

Los contactos individuales se pueden agregar a un grupo, ya sea en la pantalla Editar

contacto o a travs de la pestaa Grupos.
Para agregar varios contactos a un grupo a puede hacer una bsqueda y, a continuacin,
seleccionar Agregar contactos a un grupo dentro del men Ms acciones.
Otra manera de aadir varios contactos a un grupo, es ir a Administrar grupos y seleccionar los
miembros que desee de un grupo en particular y luego utilizar la opcin Agregar miembros a
este grupo que est en la parte superior de la pantalla.
Los contactos tambin se pueden aadir a un grupo ellos mismos si rellenar los datos de un
perfil.
4.9 Gestin de grupos
Para ver y administrar todos los grupos, vaya al men de navegacin Contactos> Administrar
grupos.

Ilustracin 23 Pantallazo de administracin de grupos

Utilice la opcin Encontrar grupos de la parte superior de la pantalla para buscar grupos por
nombre, tipo, visibilidad y si el grupo est activado o desactivado.
Tambin puede desplazarse o navegar por la lista de grupos de ms abajo en la
pantalla Administrar grupos. Esta lista incluye grupos normales e inteligentes.
Usted puede:

agregar contactos a un grupo al hacer clic en la opcin Contactos la fila del grupo
editar el grupo haciendo clic en Configuracin
desactivar o eliminar un grupo utilizando la opcin "ms" del men pop-up.

4.10Bsqueda de contactos en un grupo

La pgina de contactos de cada grupo incluye un formulario para buscar contactos dentro del
grupo. Puede hacer la bsqueda por nombre, correo electrnico, tipo de contacto, estado del
grupo (agregado, eliminado o pendiente) y las etiquetas.

Ilustracin 24 Pantallazo de contactos en un grupo

4.11Grupos y listas de control de acceso (ACL por sus siglas en ingls)

Listas de Control de Acceso (ACL) permiten administrar los detalles de permisos y roles en
Drupal.
Configuracin de las ACL requiere comprender bien el concepto, que se explica a fondo en la
documentacin CiviCRM lnea aqu
Al igual que con muchos procesos, la clave es asegurarse de que se han reunido todas las
piezas antes de tratar de unirlas. En este caso, debe configurar los grupos necesarios y
personalizar los datos de grupos, perfiles y roles antes de poder usarlos en ACL.
Desde la versin 1.6 se soporta tambin ACL para Joomla!.
4.12Trabajar con etiquetas
Para ver las etiquetas, vaya a: Contactos> Administrar Etiquetas (categora) en el Men de
navegacin.

Ilustracin 25 Etiquetas de las categoras

Una etiqueta se puede editar o borrar con los respectivos enlaces en su fila.

Para crear nuevas etiquetas haga clic en el botn Agregar Tag en la pantalla Gestin de
etiquetas (categoras) o vaya a Contactos> Nueva etiqueta en el men de navegacin.

Ilustracin 26 Formulario de ingreso de las etiquetas

Cada etiqueta debe tener un nombre claro y nico y una descripcin explicativa para ayudar a
los usuarios a entender su propsito. Las etiquetas pueden ser estructuradas jerrquicamente,
y designar subetiquetas a partir de una etiqueta existente al seleccionar una "etiqueta padre"
del men desplegable.
Puede aadir etiquetas a contactos, actividades y casos. Si se abre una etiqueta para
contactos, estar disponible para todos los tipos y subtipos de contacto; las etiquetas no se
pueden asignar solamente a un tipo de contacto.
Las etiquetas son una herramienta flexible y cada usuario puede crear ms si es necesario. Sin
embargo, las etiquetas muy importantes pueden ser bloqueadas para evitar que sean editadas
o eliminadas por usuarios que no tengan el permiso "administrar etiquetas reservadas"
(disponible para Drupal solamente).
Las etiquetas se pueden asignar a los contactos, las actividades y los casos de las siguientes
maneras:

al crear o editar el registro

en la pestaa Etiquetas del resumen de Contacto
mediante el uso de la accin por lote Tag Contactos despus de realizar una bsqueda.

Tambin puede utilizar los dos primeros mtodos para quitar las etiquetas.

Ilustracin 27 Activacin o desactivacin de etiquetas

4.13Conjuntos de etiquetas
Los conjuntos de etiquetas son una forma libre de etiquetar contactos, y son como las etiquetas
normales, pero tienen diferencias importantes:

actan como un cajn que le permite agrupar etiquetas (por ejemplo, "Temas de inters
para las personas" puede contener un conjunto de etiquetas como "vivienda asequible",
"justicia racial", o "calidad del agua")
permiten crear etiquetas sobre la marcha sin tener que acceder a la pgina Administrar
etiquetas
al usarlos aade un campo de bsqueda adicional en la seccin "Criterios bsicos" de la
"Bsqueda Avanzada"

Los conjuntos de etiquetas se crean en **Contactos> Administrar Etiquetas (categoras)*, en el

Men de navegacin. Una vez ah haga clic en el botn Add Tag Set. Pngale un nombre,
descripcin, e indique si el conjunto de etiquetas se aplicar a contactos, actividades, o casos.
Al hacer clic en la casilla reservar? le da ms seguridad al conjunto de etiquetas, pues evitar
lo edite un usuario sin permiso de administrador.
Cuando se crea un conjunto de etiquetas, aparece un nuevo campo en las pginas de edicin
de las actividades y casos, as como en la pestaa Etiquetas de los contactos.
Por ejemplo, si crea un conjunto de etiquetas llamado "Los temas que ms interesan a la
gente" que est asociado con los contactos, ver la opcin "conjunto de etiquetas" la prxima
vez que vaya a la pestaa "Etiquetas" en el registro de un contacto.
Este es un campo de autocompletado: a medida que escribe, CiviCRM busca etiquetas en el
conjunto de etiquetas y muestra las coincidencias.
Puede seleccionar una etiqueta o crear una nueva escribindola y pulsando la tecla Intro. La
etiqueta aparecer entonces en el campo en un cuadro.
Al hacer clic en la X remueve la etiqueta del registro que se est editando (contacto, caso o
actividad).
Las etiquetas dentro de un conjunto de etiquetas aparecern automticamente en la lista
normal de Contactos> Administrar Etiquetas (categoras), donde se pueden ver y editar. Sin
embargo, las etiquetas creadas dentro de un conjunto de etiquetas slo estarn disponibles
dentro de ese conjunto de etiquetas particular.
4.14Una nota acerca de la bsqueda de etiquetas y conjuntos de etiquetas
Para cada conjunto de etiquetas que cree se abrir un nuevo en la seccin de Criterios
Bsicos de la Bsqueda avanzada. Slo puede buscar en las etiquetas que ya existen en ese
conjunto de etiquetas.

La bsqueda en el campo de todas las etiquetas le permitir encontrar registros con etiquetas
(normales o dentro de un conjunto) que contengan una palabra o frase completa o parcial.
Por ejemplo, si usted tiene varias etiquetas que contienen la palabra "Donantes", puede
encontrar los contactos etiquetados con cualquiera de ellas mediante la introduccin de
"Donante" en este campo.
Lea sobre el uso de Bsqueda avanzada en el apartado Contactos de este manual, en la
seccin de Bsquedas.
http://book.civicrm.org/user/current/organising-your-data/groups-and-tags/
4.15Grupos inteligentes
Los grupos inteligentes son bsquedas guardadas. Sirven para darle seguimiento a grupos de
contactos que comparten determinados criterios, por ejemplo, 'todos los miembros con sede en
el extranjero'.
Crearlos es fcil: busque en la base de datos de acuerdo a los criterios que desee y luego
elija Crear grupo inteligente. Una vez creado el grupo inteligente, cada vez que busque
contactos en un grupo normal, CiviCRM buscar los contactos que cumplen los criterios que
defini.
Los Grupos inteligentes son una herramienta til en diferentes situaciones. Asegrese de que
comprende bien el concepto y la diferencia respecto de los grupos normales para que pueda
sacarles provecho.
4.16Cundo usar un grupo inteligente?
Son tiles en muchas situaciones diferentes. Aqu, un par de ejemplos:
Grupos inteligentes y Perfiles: un directorio de miembros
Un grupo inteligente podra usarse junto a un Perfil para mostrar un directorio de los miembros
en su sitio web. Debe crear un grupo inteligente que incluya los miembros de su organizacin y
crear un perfil que incluya los campos que usted desea que aparezcan en su directorio.
A continuacin, configure el perfil para mostrar slo los contactos que se encuentran en el
grupo inteligente de los miembros de su organizacin.
As, cuando un contacto se convierta en miembro -por ejemplo, al llenar un formulario de
inscripcin o hacer un pago en lnea- que se aadir automticamente al grupo inteligente y
aparecer en su directorio de miembros.

Grupos inteligentes como listas de correo: un boletn de eventos Se puede asumir que
cualquiera que se haya registrado o asistido a un evento tendra inters en recibir un
boletn eventos. Se puede crear un grupo inteligente que incluya a todas las personas que
se han inscrito o asistido a un evento, y especificar que se haga una lista de correo a partir
de l. La lista estar disponible en CiviMail y se puede usar para enviar el boletn de
eventos. Cuando haya gente nueva que se registre para asistir a un evento -o se registre
que asisti a uno- se aadirn automticamente al grupo inteligente y quedar
automticamente suscrito al boletn. Los Grupos inteligentes respetan las preferencias de
suscripcin de las personas. Si una persona desea darse de baja del boletn, ser
removida del grupo inteligente.

4.17Crear grupos inteligentes

Los Grupos inteligentes se pueden crear a partir del resultado de una bsqueda -de las muchas
formas de bsqueda de CiviCRM.

Por ejemplo, si quisiera crear un grupo inteligente para los donantes a los que no se les ha
enviado una carta de agradecimiento.
Conforme se enven las cartas, los donantes en cuestin saldrn automticamente el grupo
inteligente, que permite tener una lista siempre actualizada de las personas a las que est
pendiente hacer el envo.
Se puede utilizar la bsqueda avanzada para crear este grupo inteligente. Para hacerlo, vaya a
Buscar> Buscar Contactos> Bsqueda avanzada

Ilustracin 28 Bsqueda avanzada de registros

Baje hasta la seccin Contribuciones.

Vea en Thak-you date not set? y elija Donacin del men desplegable financtial type.
Haga clic en Buscar en la parte inferior de la pgina.
Seleccione todos los registros
En el men desplegable Acciones, seleccione Nuevo grupo inteligente, haga clic en
Go.
De al grupo inteligente un nombre y haga clic en Guardar grupo inteligente.
El grupo inteligente aparecer ahora en todos los lugares donde habitualmente se ven
grupos.
Pruebe a editar un contacto que aparezca en el grupo inteligente para que ya no se
ajuste a los criterios. Ver que deja de aparecer en el grupo inteligente.
Si el contacto no se elimina de inmediato, puede ser que est activada la opcin de
almacenamiento del grupo en la memoria cach (ms informacin al respecto un poco
ms adelante en este documento).

4.18Cambiar los criterios para grupos inteligentes

Es posible que desee refinar los criterios del grupo inteligente usa para seleccionar los
contactos.
Por ejemplo, es posible que desee editar un grupo inteligente con todos los miembros de la
organizacin que incluya a los nuevos tambin. Usted puede hacer esto desde la
pantalla Administrar grupos.

Haga clic en Administrar grupos. Para editar los criterios de bsqueda de un grupo inteligente
en particular, haga clic en Configuracin, que aparece junto al grupo que desea editar.
En la pantalla de configuracin de grupo, haga clic en Editar criterios del Grupo inteligente en la
parte inferior izquierda.

Ilustracin 29 Parmetros de grupo

Con ello se abre la una pantalla similar a la que utiliz para crear el grupo inteligente, en la que
se muestran los resultados de la bsqueda.
Al hacer clic en la barra en la parte superior de la pantalla se mostrarn los criterios que utiliz
para definir el grupo inteligente.
Aqu puede editar estos criterios y, una vez que est satisfecho, seleccione todos los registros
y de clic en la opcin Actualizar grupo inteligente en la lista Acciones.

El grupo inteligente opera ahora con los nuevos criterios.

4.19Guardar grupo inteligente en la memoria cach {gicache}
Por cuestiones de rendimiento, los grupos inteligentes a menudo se almacenan en la memoria
cach, es decir, los contactos que cumplen con los criterios del grupo de inteligentes se
guardan en la memoria para una cierta cantidad de tiempo.
Esto acelerar procesos porque evita que CiviCRM realice una bsqueda cada vez que desee
utilizar el grupo inteligente. Es til, incluso necesario, entre mayor sea el volumen de contactos
que implique.
Lo malo es que hay que esperar hasta 5 minutos para que la consulta se actualice cuando se
editan los grupos inteligentes. Dependiendo de cmo los utilice, no debe ser mayor problema.
El tiempo predeterminado para que un grupo inteligente se actualice es de 5 minutos en las
nuevas versiones de CiviCRM. Puede ajustar el tiempo de consultas de grupos inteligentes en
la memoria cach, es decir, el tiempo en el que se puede consultar una versin actualizada del
grupo en Administrar> Personalizar Datos y Pantallas> preferencias de bsqueda.

5. Actividades
Las Actividades son un concepto clave en CiviCRM, proporcionan un lugar unificado para ver
y registrar el historial de las interacciones entre la organizacin y sus contactos. Se puede
utilizar para dar seguimiento a las reuniones, llamadas telefnicas y otras actividades.
Las actividades *se usan en todos los componentes de CiviCRM** para registrar, por ejemplo,
cuando se realizan contribuciones, cuando la gente acude a eventos, solicita registrarse en un
grupo, etctera.
Todas las actividades suceden en un punto especfico en el tiempo, e implican al menos un
contacto. Las actividades se le pueden asignar al personal o voluntarios, a los que se le enviar
automticamente un correo.
Si es importante saber quin est a cargo de realizar una tarea en la organizacin, debe
registrarlo como una actividad. Puede grabar una actividad entre un contacto determinado y
muchos otros contactos, slo tiene que aadir los contactos que desee en el campo con
contactos que aparece en el formulario de Contactos >Nueva actividad.
Civi CRM incluye varios tipos de actividades, pero se pueden crear tipos adicionales para
definir asuntos especficos de su organizacin. Puede definir estos trminos en Administrar>
Pantallas y datos personalizados> Tipos de Actividad. Tambin puede aadir campos
personalizados a los tipos de actividades para que pueda registrar los datos especficos que
requiera.

Ilustracin 30 Pantallazo de tipos de actividad

Por ejemplo, puede crear dos tipos nuevos de actividades, llamadas "Formacin" y "Entrevista".
A continuacin, puede crear un conjunto de campos personalizados para cada una, como
informacin sobre las fuentes de financiacin o del proyecto especfico que desarrolla.

Esto le permitira producir informes para cada una de las actividades que lleve a cabo un
contacto en particular, o puede ver el desarrollo de un proyecto y cmo intervienen en l
diversos contactos.
Tambin puede crear un campo personalizado que se use slo en un determinado un tipo de
actividad. Por ejemplo, podra crear un campo exclusivo para clasificar actividades del tipo
"Reunin" para clasificarlas segn sean "de personal", "con un provedor", "con otra
organizacin", "de voluntarios", "conferencia", "presentacin de libro", etctera.
Vea ms informacin sobre la creacin de campos personalizados aqu
Ms informacin sobre los informes en el manual de CiviReport.
5.1 Atributos de las actividades:

Las actividades tienen los siguientes atributos por defecto:

fecha y hora: las actividades siempre ocurren en un punto especfico en el tiempo

duracin: para que pueda determinar si las actividades suceden a lo largo de un lapso

estado: si la actividad est programada, fue cumplida, cancelada o pospuesta.

aadido por: es la persona que aadi la actividad, o el contacto que se la autoasign, si

se permite esta posibilidad a travs del sitio web.

asignado a: la persona que llevar a cabo la actividad.

con contactos: los contactos de la base de datos que son sujeto de la actividad (por
ejemplo, una clase o capacitacin)

Actividades y grupos: puede haber cierta superposicin entre el uso de estos dos.
Por ejemplo, usted puede optar registrar que se envi un paquete de membresa a un contacto
de dos formas: como una actividad o al agregar el contacto al grupo de los que "han recibido el
paquete de membresa".
Sin embargo, probablemente sera mejor registrarlo como una actividad, porque esto le permite
incluir informacin sobre cuando se hizo el envo el paquete de membresa, notas sobre la
solicitud, etctra. Tambin puede utilizar la actividad para programar el futuro envo de
paquetes y establecer la fecha.
Actividades y eventos: es importante distinguirlos. Un evento es algo a lo que asiste a un
contacto, como una reunin de seguimiento o formacin, una cena o una fiesta para recaudar
fondos.
En cambio, una actividad puede ser cualquier interaccin un contacto y su organizacin,
adems de las reuniones, se pueden registrar llamadas telefnicas y donaciones.
5.2 Crear nuevos tipos de Actividad
Vaya al men Administrar> Pantallas y datos personalizados> Tipos de Actividad y haga
clic en Agregar tipo de actividad.

Ilustracin 31 Pantallazo de tipos de actividad

Asigne el nuevo tipo de actividad al componente Contacto si desea que est disponible desde
el botn de Acciones al ver el registro de los contactos, o bien, asgnelo a CiviCase si estas
actividades son slo para un caso (en CiviCases).
5.3 Configurar campos personalizados para las Actividades

Cuando configure campos de datos personalizados, tendr que especificar qu datos se

utilizarn. Una de las opciones es la actividad, y si lo desea, puede especificar ms el tipo de
actividad.

Esto significa que estos campos de datos personalizados estarn disponibles al hacer el
registro de actividades.
Para ver ms informacin sobre los campos personalizados, haga clic aqu

Ilustracin 32 Conjunto de campos personalizados

5.4 El estado de la actividad

El conjunto predeterminado de estados es:

Programado

Terminado

Cancelado

mensaje pendiente

No se puede realizar

No se requiere

Si necesita aadir ms opciones, puede hacerlo desde Administrar> Configuracin del

sistema> Grupos de opciones.

Sin embargo, antes de agregar demasiadas opciones de estado, recuerde que todas las
opciones de estado aparecen en todas las actividades, as que pinselo bien antes de agregar
nuevas opciones.
Fuente: http://book.civicrm.org/user/current/organising-your-data/activities/
5.5 Relaciones

CiviCRM permite representar las conexiones entre los contactos mediante la creacin de
relaciones. Por ejemplo, si una madre y su hijo estn en su base de datos, puede ser ver esa
relacin.

Tambin puede darle seguimiento a las relaciones entre organizaciones, o entre individuos y
organizaciones. Por ejemplo, si ingresa una organizacin en el campo Empleador actual del
registro de un contacto individual, automticamente crea un empleado en la relacin del
individuo con la organizacin, y un empleador de en la relacin de la organizacin con el
individuo.
5.6 Crear relaciones entre contactos

1. Vaya al registro de uno de los contactos que desee relacionar.

2. Haga clic en Agregar relacin desde el botn **Acciones* del resumen del contacto, o en
la pestaa Relaciones
3. Seleccione el tipo de relacin. En este caso podra ser "Hijo de" o "Padre de".
4. Escriba el nombre o apellido de la persona con la que est que relacionado el contacto en
el campo Seleccionar contacto. Si descubre que el contacto al que desea relacionar no
est an en la base de datos, puede crear un nuevo contacto al seleccionarlo en "tipo de
contacto" y llenar el formulario emergente.
5. Haga clic en Guardado rpido, o puede desplazarse hacia abajo e introducir informacin
adicional, como fecha de inicio y de finalizacin (en caso de la relacin sea temporal),
descripcin y notas. Tambin hay dos opciones relacionadas con los permisos que se
otorgan o no a los usuarios de la base de datos para editar este rubro. Por ltimo, hay una
caja que pregunta Habilitado?, que est activada de forma predeterminada.
6. Cuando haya realizado los cambios, haga clic en Guardar Relacin.
5.7 Conectar empleados y empleadores
Una forma rpida de conectar a los empleados (contactos del tipo individuos) con los
empleadores (contactos de tipo organizacin) es utilizar el campo Empleador actual que est
en el registro de los contactos tipo persona.
1. Vaya al registro de contacto de la persona que desea vincular con una organizacin.
2. Haga clic en el botn Editar.
3. Escriba el nombre de la organizacin en el campo Empleador actual. A medida que
escribe, los contactos en CiviCRM que coincidan aparecern en una lista de
autocompletado desplegable. Puede seleccionar la organizacin que busca ah pulsando
la tecla de flecha hacia abajo o haciendo clic en el nombre. Si la organizacin no existe
como un contacto CiviCRM, introduzca el nombre de la organizacin completa.
4. Luego de que el nombre completo de la organizacin se introduce en el campo
el Empleador actual, pulse Enter o haga clic en el botn Guardar. Si la organizacin ya
existe como contacto registrado, se crea una relacin empleado/empleador entre la
persona y la organizacin. Si la organizacin no exista como contacto, se crea un nuevo
contacto para la organizacin y con l, la relacin entre el individuo y la organizacin.
Puede hacer clic en la ficha Relaciones para ver las nuevas relaciones de ls nueva
relacin que ha creado y ver las relaciones existentes.

5.8 Agregar contactos a las organizaciones

1. Seleccione los contactos que desee agregar de entre los resultados de una bsqueda.
2. Seleccione Agregar contactos a la Organizacin del men desplegable Ms acciones del
men y de clic en Go.
3. En la pgina de Agregar contactos Organizacin, seleccione el tipo de relacin en el men
desplegable.
4. Introduzca el nombre de la organizacin que desee en el campo Encontrar Target de
Organizacin y haga clic en "Buscar".
5. Las organizaciones que respondan a su bsqueda aparecern en la "Marque Contacto(s)
Target para esta relacin" en la seccin que sigue a los botones de "Buscar y Cancelar".
Si la organizacin que busca aparece en esta lista, haga clic en el botn situado junto a la
organizacin y haga clic en Aadir a la Organizacin. Si la organizacin que busca no
aparece en la lista, busque algo diferente en el campo Encontrat target de organizacin y
haga clic en Buscar de nuevo. Si esto no funciona debe ser porque est buscando una
organizacin cuyo registro no existe; haga clic en "Cancelar", agregue la nueva
organizacin y vuelva a intentarlo.
6. Despus de elegir la organizacin y hacer clic en el botn Agregar a la Organizacin,
aparecer un mensaje que indica el nmero de participantes que se ha aadido a la
organizacin.
7. Haga clic en Hecho para volver a los resultados de bsqueda.
5.9 Agregar contactos a los hogares
1. Seleccione los contactos que desee agregar de entre los resultados de una bsqueda.
2. Seleccione Agregar contactos a los hogares en el men desplegable "ms acciones",
haga clic en Go.
3. Seleccione el tipo de relacin en el men desplegable. Tenga en cuenta que, si bien
CiviCRM no le impedir agregar varios contactos como "Cabeza de Familia" para una sola
familia, esto puede causar problemas ms adelante si en una situacin usted espera
encontrar a un solo contacto como "Cabeza de familia" para cada hogar. Quiz sea mejor
usar "miembro de la familia" la mayora de las veces.
4. Escriba parte del nombre de familia u hogar al que va a agregar contactos (por ejemplo,
un apellido compartido) en el campo Buscar hogar destino. A continuacin, haga clic en
"Buscar". Los hogares que respondan a su bsqueda aparecern en Marcar Contactos
Target para esta relacin en la seccin que sigue a los botenes de Buscar y Cancelar. Si
el hogar que usted busca aparece en la lista, haga clic en el botn junto a ese hogar, y
luego haga clic en el botn Agregar a los hogares. Si el hogar que usted busca no aparece
en la lista, pruebe a introducir algo diferente en el campo Buscar hogar destino y haga clic
en "Buscar de nuevo". Si no encuentra el hogar que busca, haga clic en el botn Cancelar.
Agregue el nuevo hogar y vuelva a intentarlo.
5. Despus de elegir un hogar haber hecho clic en el botn Agregar al hogar, debera ver un
mensaje que indica que el nmero de participantes que ha seleccionado se ha aadido.
6. Haga clic en Hecho para volver a los resultados de bsqueda.

5.10Crear nuevos tipos de relaciones

CiviCRM viene con un conjunto de tipos de relaciones, que son las ms comunes. Si esto no es
suficiente para su seguimiento de las diferentes relaciones entre sus contactos, puede crear
tipos de relaciones personalizadas.
1. Desde el Men de navegacin, vaya a: Administrar> Pantallas y datos
personalizados> Tipos de relacin. Antes de crear un tipo de relacin, revise la lista de
los tipos existentes para asegurarse de que no va a crear un duplicado.
2. Si el tipo de relacin que necesita no existe, haga clic en el botn Nuevo Tipo de relacin.
3. Introduzca etiquetas descriptivas para el tipo de relacin que est creando en el
campo Etiqueta de relacin A- B y Etiqueta de relacin B-A. La primera campo describe la
relacin entre el contacto A y el contacto B (por ejemplo, profesor o padrino); mientras la
segunda campo describe la relacin entre el contacto B y el contacto A (por ejemplo,
alumno o ahijado). Usted designa qu tipo de contacto se utilizan para los contactos A y B,
respectivamente, en el paso 5.
4. Algunas relaciones se pueden describir con una misma etiqueta en ambas direcciones; en
esos casos puede introducir la relacin en el campo Etiqueta de relacin A a B. Por
ejemplo, al describir la relacin entre Sylvia y Audre, se puede decir que Sylvia es "Socia
de" Audre y Audre es el "Socia de" Sylvia. Por lo tanto, solo tiene que escribir el "Socio de"
en el campo Etiqueta de relacin A a B, dejando el campo Etiqueta de relacin B a A en
blanco.
En otras situaciones la relacin etiqueta no es bidireccional, es necesario introducir diferentes
etiquetas de la relacin en cada uno de los campos que etiquetan la relacin.
Por ejemplo, se puede decir que Kiyoshi es el "abuelo de" Yuki, pero no se puede decir que
Yuki es el "abuelo de" Kiyoshi. Por lo tanto tiene que escribir "Abuelo de" o en el
campo Etiqueta de la relacin A a B , y "Nieto de" o "su abuelo es" en el campo Etiqueta de
relacin B a A.
5. Utilice los campos Tipo de contactos A y Tipo de contacto B para designar qu tipo de
contactos estarn vinculados por su relacin.
Recuerde verificar que los tipos de contactos que seleccione tienen sentido en lo que respecta
a las etiquetas de relacin (por ejemplo, para una relacin estudiante-casa de estudios, se
puede hacer la etiqueta "Egresado de", en la que conviene que el tipo de contacto sea
Organizacin -la escuela-; mientras que el tipo de contacto Persona es mejor para la etiqueta
"Estudi aqu" -el estudiante-)
6. Conviene introducir una descripcin para las relaciones que cree, especialmente si hay
otros usuarios de la base de datos para quienes el fin que persigue este tipo de
relacin pueda no ser evidente.

7. Deje activada la casilla de verificacin, a menos que su intencin de crear este tipo de
relacin sea que se utilice hasta un futuro indeterminado, para no permitir que los
usuarios lo usen hasta entonces.
8. Haga clic en Guardar. Ver un mensaje que indica que el tipo de relacin se ha
guardado y podr verlo en la lista de Tipos de relacin.
5.11Crear nuevos tipos de relaciones

Si un tipo de relacin que ya no es til para su organizacin puede desactivarlo o borrarlo para
que ya no se presente como una opcin para las nuevas relaciones. Deshabilitar en vez de
eliminar tiene dos ventajas: es posible seguir viendo los registros de las relaciones de ese tipo,
y se puede volver a activar fcilmente en caso de se necesite despus.
1. En el Men de navegacin, vaya a: Administrar> Pantallas y datos personalizados>
Tipos de relacin.
2. Haga clic en el "ms" que aparece en la fila del tipo de relacin que desea desactivar o
eliminar.
3. Seleccione "Deshabilitar" o "Eliminar" en el men emergente.
4. Si selecciona desactivar, aparecer una burbuja emergente de confirmacin. Si selecciona
eliminar, se le dirigir a una pantalla adicional da una advertencia ms seria, y se le
solicitar confirmar. Revise la informacin, y si est seguro continuar, haga clic en el botn
Aceptar o Eliminar.

Si ha escogido deshabilitar el tipo de relacin, aparecer en rojo en la lista y las relaciones de

ese tipo an sern visibles cuando visualice los contactos. Si ha optado por eliminar el tipo de
relacin, ya no aparecer ni en la lista de Tipos de relacin ni al ver los contactos. En cualquier
caso estar inhabilitada la opcin de crear nuevas relaciones de ese tipo.
Para habilitar un tipo de relacin previamente deshabilitado, siga los pasos 1 y 2 de arriba y
elija Habilitar en la opcin "ms" del men emergente.
**Fuente*: http://book.civicrm.org/user/current/organising-your-data/relationships/

6. Perfiles

Un perfil es un conjunto de campos de la base de datos. Los perfiles son una herramienta
poderosa que tiene varios usos a travs de los diferentes componentes de CiviCRM.
Los perfiles se utilizan para recopilar datos (como en un formulario de inscripcin), y para
mostrar datos al usuario (como un directorio de miembros). Pueden ser usarse tanto a nivel
interno (como simplificar la entrada de datos del personal) y como a nivel externo (para mostrar
informacin actualizada de la base de datos).
A un perfil se le pueden agregar los campos bsicos y personalizados de datos, incluyendo
campos personalizados multivalores. Tambin puede aadirle a los perfiles los grupos (que
incluirn todo conjunto de casillas de verificacin - una para cada uno de sus grupos pblicos) y
etiquetas (que incluye todas las etiquetas pblicas).
Al crear un perfil, usted puede elegir slo los campos que sean relevantes para un fin
especfico. El siguiente diagrama proporciona una explicacin visual de cmo los campos
registrados en la base de datos se convierten en parte de un Perfil.
6.1 Cmo usar los Perfiles

En esta seccin se describe cmo utilizarlos, tanto para recopilar como para compartir datos, y
se muestran varias maneras de usarlos para ahorrar tiempo en cualquier gestin de datos de
su organizacin.
6.2 Diferentes usos: Recoger informacin en pginas pblica

Un perfil puede usarse para recoger informacin de sus miembros.

Los perfiles se pueden mostrar en pginas independientes o integrados en pginas para
donaciones o inscripciones a eventos para ayudar a llevar el registro.
Se puede agregar ms de un perfil a una pgina. En ellos, usted elige los campos requeridos y
aadir texto en el perfil como un ejemplo que ayude a los usuarios a llenar el formulario.
Algunos ejemplos:

un formulario de inscripcin de voluntarios que contenga campos predefinidos para el

nombre, apellidos, correo electrnico, y un campo personalizado para que los volntarios
describan el tipo de actividades que les interesan

un perfil que contenga campos personalizados sobre las preferencias de alimentos de las
personas que se estn registrando a un evento en el que se servir comida

6.3 Visualizacin de la informacin en pginas pblicas

Un perfil puede mostrar informacin, a partir de la base de datos, en pginas pblicas de
Internet.
Esto ahorra tiempo, ya que slo tiene que introducir la informacin en su base de datos, no en
su base de datos y en su sitio web.

Por ejemplo, una organizacin que maneje membresas puede proporcionar un directorio de
miembros de en su sitio web que se actualice tan pronto como se una un nuevo miembro.
O, si es una organizacin que quiere agradecer pblicamente a sus donantes, puede
mencionarlos en una pgina web tan pronto como hacen sus contribuciones.
Un ejemplo: Native Americans in Philanthropy (NAP) quera crear un directorio de miembros
para que stos se pudieran buscar y conectarse entre s. Antes de CiviCRM, creaban un
directorio impreso anual, cuyo envo por correo era muy caro, pues le daban uno a cada
miembro.
El proceso adems era largo, y algunos datos perdan vigencia antes de que los miembros
recibieran su directorio.
Al usar un perfil de bsqueda en su sitio web consiguieron ahorrar recursos, ya que abrieron en
su sitio web una pgina para que sus miembros se puedan contactar, que se actualiza
contantemente, y esto los ha ayudado mucho a avanzar en su labor.
6.4 Personalizar la interfaz de usuario

Los perfiles se pueden usar como formularios simplificados para la entrada de datos.
Esta tarea se facilita al crear formularios de perfil que muestren slo los campos que es
necesario llenar, adems reducen la posibilidad de que se introduzcan datos de manera
incorrecta.
Tambin puede utilizar los perfiles para que muestren determinados campos al realizar una
bsqueda avanzada. Por ejemplo, puede crear un perfil en el que pida a los voluntarios su
nmero de telfono y temas de inters; al usarlo para mostrar estos campos en los resultados
de bsqueda, el coordinador de coluntarios puede tener fcilmente una lista para llamar a los
voluntarios, y adems, convocarlos segn sus intereses.
Los detalles sobre el uso de perfiles de esta manera estn disponibles en la personalizacin de
la interfaz de usuario en el captulo de Configuracin inicial.

6.5 Actualizacin de la informacin en los lotes

Es frecuente que se requiera actualizar el registro de varios contactos a la vez, por ejemplo,
para marcar si quienes se inscribieron a un evento asistieron o no, de acuerdo con la lista de
asistencia.
CiviCRM tiene una funcin llamada actualizacin por lotes a travs de perfil, que est
disponible desde el men desplegable de acciones para la mayora de tipos de resultados de
bsqueda (Bsqueda, Bsqueda avanzada, Buscar Contribuciones, Buscar Membresas,
Buscar Participantes y Buscar Actividades) y desde la lista de participantes de eventos que se
genera a partir de la pantalla de Administracin de eventos.

La actualizacin por lotes a travs de la funcin Perfil proporciona una vista de los resultados
de bsqueda que contienen los campos del perfil. A partir de esta vista, puede cambiar el
contenido de los campos en una sola pantalla y guardarlos todos a la vez.
6.6 Gestin de listas de correo electrnico

Otro uso de los perfiles es presentar un formulario en el que las personas puedan inscribirse
para recibir boletines de su organizacin. Los grupos sirven para dar seguimiento a las
diferentes listas de correo electrnico, que se pueden aadir como casillas de verificacin en el
perfil. As, cuando los visitantes de su sitio web enven el formulario, se agregarn
automticamente a las listas de correo electrnico que marquen.
Revise este uso de los perfiles en el Manual de CiviMailing.
6.7 Planificar sus perfiles

Debido a que los perfiles se pueden usar para varios fines, hay muchas opciones para hacerlos
y varias configuraciones que hacer para crearlos. Hay configuraciones para el perfil en general
y para los valores de los campos, adems de que hay que elegir qu campos se van a incluir.
Algunas decisiones sobre un aspecto afectarn las elecciones que pueda hacer en los dems.
Por ejemplo, algunos tipos de perfiles limitan los tipos de campos que puede incluir, mientras
que algunas combinaciones de campos no se admiten en algunos tipos de perfil. Por esta
complejidad es importante entender las consecuencias de ciertos ajustes y planear qu se va a
usar en el perfil, lo que lleva necesariamente a plantearse para qu se va a usar antes de
crearlo. Es probable que tenga que experimentar y equivocarse un poco antes dar con la
solucin correcta para su propsito.
Aqu hay algunas pautas sobre qu campos se pueden agregar a un perfil:

Los perfiles que se utilizan para la Vista de Bsqueda (conocida como los resultados de la
bsqueda en 4.1 y anterior) slo pueden contener los campos de los registros de contacto
(y los diferentes tipos de contacto, por ejemplo, personas).

Los campos de contacto estn disponibles para todos los perfiles; sin embargo, no se
pueden mezclar los campos de diferentes tipos de contacto (por ejemplo, individuales y
organizaciones).

Para agregar campos (como direccin de la calle o correo electrnico) que se aplique a
ms de un tipo de contacto, seleccione los campos de Contactos ms que el tipo
especfico. El men de campo Organizacin, por ejemplo, contiene slo aquellos campos
que no se aplican tambin a otros tipos de contacto.

Salvo en los perfiles para resultados de bsqueda, puede combinar campos de contacto
con campos de uno -y nada ms de uno- de los otros tipos de registro: Actividades,
Participantes, Contribuciones y Membresa.

Si trata de combinar campos cuya combinacin no se soporta en los diferentes tipos de

registro, recibir un error cuando intente guardar el campo que no se encuentra.

6.8 Creacin y gestin de perfiles

La creacin de un perfil consta de varios pasos. En primer lugar, se crea se elige su

configuracin. Hay ajustes bsicos y configuracin avanzada. A continuacin, se agregan los
campos y la configuracin de los mismos.
6.9 Crear un perfil y entender su configuracin

Esta seccin le guiar a travs de la configuracin de los perfiles y explica cmo afecta cada
opcin que tome. La lista de valores es larga, sin embargo, la mayora de los ajustes se aplican
slo en un tipo de perfil. Cada vez que se cree uno, omitir muchos de estos valores porque no
aplican a su caso.
1. Vaya a Administrar> Personalizar Datos y Pantallas> Perfiles y haga clic en Add
Profile.
2. Nombre del Perfil: Ponga un nombre que sea significativo y til.
3. Usado para: Sus opciones son Formulario independiente o Directorio; Vista de
bsqueda (conocida como resultados de la bsqueda en la verisin 4.1 y
anteriores); Registro de usuario de Drupal; y Ver/Editar cuenta de usuario Drupal. Puede
marcar ms de una casilla en "Usar para", esto permitir que su perfil est disponible para
ms de un uso; slo recuerde que la al elegir la opcin "Vista de bsqueda" limitar sus
opciones de campo nicamente a los registros de contacto.
4. Orden: Este campo determina el orden en que se presentarn los perfiles cuando se
incluya ms de uno en una pgina. Los nmeros ms bajos se muestran antes que los
ms altos. Este campo se llena automticamente al crear un perfil en creacin; puede
cambiar el nmero si lo desea.
5. Ayuda Pre-formulario y Ayuda Post-Formulario (Pre-form HelpandPost-Form Help:
Estos campos le permiten escribir un texto que aparezca antes o despus del perfil para
ayudar a las personas a llenar los formularios.

6. Es este un perfil de CiviCRM activo: Esta casilla est activada de forma automtica, es
lo que permite que el perfil pueda ser usado como un formulario para subir datos o para la
funcin de actualizacin por lotes. Al crear perfiles, es obvio que quiere dejar marcada
esta opcin; ms adelante, si usted quiere dar de baja el uso de un perfil su organizacin,
puede editarlo y simplemente desmarcar la casilla.
6.10Ajustes avanzados
Los perfiles tienen una serie de configuraciones avanzadas que se aplican en diversos
contextos. No todo lo que aparece en Configuracin avanzada aplica para todos los perfil. Para
acceder a la configuracin avanzada, haga clic en la barra gris de ajustes avanzados y
aparecer un conjunto de campos.
Limitar listado a un grupo especfico Es importante para los perfiles que se utilizarn para
mostrar informacin en su sitio web (por ejemplo, si se le va a permitir a los visitantes buscar
los datos en un directorio de miembros).
1. Seleccione el grupo cuya informacin desea que sea visible o entre la que se va a buscar
desde el men desplegable de este campo. Por ejemplo, si desea mostrar un directorio de
miembros activos, cree un grupo inteligente de todos los miembros que tienen un estado
de Nuevo o actual.
2. Elija el grupo inteligente en este campo. (Recuerde, los grupos inteligentes son listas
dinmicas de registros, cuando se agregan nuevos miembros, el contacto se incluye
automticamente en el directorio.)
3. Si usted no elige un grupo en el men desplegable en este campo, CiviCRM permitir una
bsqueda entre todos los registros de su base de datos. Generalmente no es una buena
idea: uno no quiere que alguien venga a su sitio web para tomar fcilmente todos los
datos de sus contactos.
Aadir nuevos contactos a un grupo Si un nuevo contacto completa este perfil, se aadir al
grupo. Se puede usar esta opcin, utilizar esto, por ejemplo, para agregar a alguien que llene el
formulario de registro de voluntarios al directorio de voluntarios.
Tome en cuenta que los contactos no recibirn ninguna notificacin de que se han aadido a
ese grupo, ni se les invitar a validar su correo electrnico.
Tenga en cuenta tambin que si usted quiere ofrecer la opcin de agregare a ms de un grupo,
sera mejor aador al perfil el campo de grupos.
Notificarme cuando se complete el perfil de formulario Este ajuste slo aplica cuando se
utiliza un perfil como un formulario de inscripcin. Usted recibir un correo electrnico
automticamente cada vez que alguien llene el formulario.
Por ejemplo, si su coordinador de voluntarios quiere una notificacin cuando se registra una
inscripcin al curso de formacin de voluntarios, basta con introducir su direccin de correo

electrnico en el campo. Puede enviar este correo a varias direcciones, slo seprelas con una
coma.
Redireccionar URL Slo aplica a los perfiles que se utilizan como formularios independientes;
no aplicar cuando el perfil se incruste en un evento de inscripcin o un formulario para
contribuciones.
El campo URL Redirect le permite dirigir a la gente a una pgina web especfica despus de
que completen el formulario. Por ejemplo, es posible que desee crear una pgina web para
agradecer a la gente despus de que proporcionen su informacin.
Si este campo se deja en blanco, la gente ver una pgina que muestre la informacin que
acaban de introducir.
Cancelar Redirect URL Es lo mismo que el anterior, slo que funciona cuando las personas
cancelan su envo del formulario.
Incluir reCAPTCHA? Aplica cuando los perfiles son completados por usuarios
annimos. CAPTCHA es un tipo de software que bloquea spam al requerir que el visitante llene
un cuadro de texto con la informacin dada en un archivo grfico.
Esto evita que robots completen el formulario, por lo que es altamente recomendable que lo
incluya.
Para usar esta caracterstica, deber configurar una cuenta gratuita reCAPTCHA e ingresar
algunos datos de configuracin en CiviCRM.
Para utilizar esta caracterstica. Vaya a Administrar> Configuracin del sistema> Undelete,
Registro y ReCAPTCHA.
Opcin Registro con cuenta de usuario Drupal Este ajuste aplica a los perfiles que se
publican en pginas, y determina si las personas pueden o deben usar el formulario para iniciar
sesin en su sitio web, adems llenar el formulario.
Es puede ser til para asegurarse de que las personas que se registren obtengan una cuenta
de usuario.
Opcin de registro con cuenta de usuario de WordPress Igual que Drupal, Wordpress
permite usar Perfiles CiviCRM para crear cuentas como se describi en el punto anterior. Se
activa en Configuracin de WordPress> General "Membresa [] Cualquiera puede
registrarse".
Qu hacer en caso de encontrar duplicados Este ajuste tambin aplica a los perfiles que se
utilizan en las pginas pblicas. Controla qu cuando los datos de contacto enviados desde el
perfil coinciden con un registro de contacto que ya existe en la base de datos.

Usted debe elegir una de estas opciones. "Advertencia de emisin y no guarde" se elige por
defecto. Coincidencia de perfiles utiliza en la regla de la de duplicacin sin supervisin. Si hay
mltiples contactos coincidentes, se utiliza el primer registro.

Estas son las opciones y sus efectos en cmo funciona el formulario:

"Emitir advertencia y no guarde" Esta opcin se ignora si el perfil est incrustado en una
contribucin en lnea, registro de membresas o formulario para el registro de eventos. En
esos casos, el registro del perfil se vincula con el contacto con el que coincide.

En cualquier otra circunstancia aparte de las mencionadas, el usuario recibir un mensaje

de que ya existe su registro en la base de datos, y que no se admite una nueva entrada a
su nombre en el formulario.

"Actualizar el contacto coincidente", aade la informacin nueva que el contacto existente

haya introducido en el formulario, y si hay campos del formulario que ya tenan datos en el
expediente se sobrescriben. Por ejemplo, si el formulario incluye campos de direccin, el
texto que el usuario introduzca en el formulario reemplazarn lo que estaba antes en la
base de datos.

"Permitir el contacto duplicado que se cre" ignora las coincidencias posibles y crea un
nuevo registro de contacto para cada uno de los formularios que se completen. Esto
significa que todos los envos de se guardarn como nuevos y ningn dato se
reemplazar, como en la opcin anterior. Esto puede producir una gran cantidad de
registros duplicados que necesitarn ser revisados ms tarde.

Bsqueda de proximidad Esto slo aplica si usted est usando el perfil para ofrecer la
bsqueda de informacin dentro de un directorio; aade un bloque de bsqueda por proximidad
a los criterios de para encontrar informacin.
Este bloque tiene un campo para la direccin inicial, y otro que permite al usuario establecer un
radio de bsqueda (la distancia desde la direccin inicial que desea buscar).
Seleccione "Ninguno" si la bsqueda de proximidad no es relevante para usted, "opcional" si
desea ofrecer bsqueda de proximidad a los usuarios, y "requerido"si desea forzar al usuario a
introducir una direccin de inicio y un radio de bsqueda.
Activar asignacin para este perfil? Esto slo aplica si est utilizando el perfil para la
bsqueda en un directorio; aade un mapa a los resultados de bsqueda.
Incluir enlaces de edicin del perfil en los resultados de bsqueda? Esto slo aplica si
est utilizando el perfil para buscar informacin en un directorio; aade un vnculo en la lista de
resultados para editar los campos del perfil en los registros de contactos que devuelve la
bsqueda. Slo los usuarios con permiso para editar los contactos vern este enlace.
Incluir enlaces a la cuenta de usuario Drupal en los resultados de bsqueda de
informacin? Esto slo aplica si est utilizando el perfil para buscar informacin en un
directorio; que incluye un enlace en los resultados a la cuenta de usuario Drupal de los

contactos que arroje la bsqueda (es decir, su pgina Mi cuenta). Este enlace se incluye
nicamente en los contactos que resulten de la bsqueda y que tengan una cuenta de usuario
en su sitio web.

Una vez que haya guardado la configuracin del perfil, es el momento de agregar campos. Si
va a hacer referencia a los campos personalizados en un formulario de perfil, asegrese de que
los campos ya se han creado.
6.11Adicin de campos y elegir la configuracin del campo en perfiles

Esta seccin le guiar a travs de los ajustes de campo y explica cmo repercute cada accin
en sus perfiles. Igual que con los ajustes generales del perfil, no es necesario tenerlos en
cuenta todos cada vez.
1. Haga clic en Agregar campo.
2. Nombre del campo: Seleccione el tipo de registro en el que aparece su campo deseado
del men desplegable - select -. Se abrir har que se despliegue un men secundario en
el que se enumeran todos los campos disponibles para ese tipo de registro. Elija el que
desea agregar a su perfil.
3. Etiqueta de campo: esta etiqueta de campo aparecer en los usos que d al Perfil. Se
llena previamente con la etiqueta de campo predeterminado. Sin embargo, las etiquetas
de los campos por defecto suelen ser confusas para los usuarios, por lo que se
recomienda renombrarlas. Por ejemplo, puede cambiar el campo telnfono
celular por telfono mvil si su pblico est ms familiarizado con ese trmino.
4. Requerido: marque esta casilla para hacer asegurarse de que siempre se incluyan el
campo en el perfil que utiliza. Es muy til cuando usted para asegurar que cierta
informacin (por ejemplo, Nombre, Apellidos, Correo electrnico) siempre se incluya en
los formularios. (Esto no es relevante para el uso como Vista de bsqueda [conocida
como los resultados de la bsqueda en 4.1 y anteriores].)
5. Ver solamente: seleccione esta casilla para permitir a los usuarios ver, pero no editar,
este campo. Si el perfil se utilizar para exponer los resultados de una bsqueda de
informacin, los campos marcados con Veer solamente no se incluirn. Este ajuste no es
relevante cuando un perfil se utiliza nicamente para recopilar informacin.
6. Visibilidad: Si el perfil se va a usar para un directorio de bsqueda, ajuste la visibilidad de
los campos que quiere incluir en el formulario de bsqueda para"Pginas Pblicas" o
"Pginas Pblicas y Listados". Si va a utilizar estos campos en formularios de registro,
slo configure la visibilidad para los usuarios y administradores de CiviCRM. Esto permite
que algunos usuarios no puedan ver todos los datos de la base de datos. Para utilizar los
campos para Vista de bsqueda, debe configurar "Visibilidad para pginas pblicas ages"
o "Pginas Pblicas y Listados". La eleccin de cualquiera de estas de la pgina pblica
abrir estas opciones adicionales:

Busqueda? Slo aplica al uso como directorio de bsqueda. Marque la casilla si

desea incluir el campo en el buscador.

Columna de resultados Slo aplica a "Vista de bsqueda". Mrquelo para que el

campo aparezca en los resultados de la bsqueda.

7. Campos para mensajes de ayuda: Pre y Post Help se le permiten escribir un mensaje
que aparece en la interfaz de usuario para guiar a las personas a llenar los formularios. El
campo pre ayuda aparece en lnea. El post ayuda mostrar una pequea burbuja de
dilogo cuando el usuario haga clic en l.
8. Orden: se utiliza para controlar el orden en que aparecen los campos en la pantalla del
Perfil. Los nmeros ms bajos se muestran antes que los ms altos.
9. **Activo*: Deje activada esta casilla para asegurarse de que el campo aparezca cuando
use el perfil.
10. Haga clic en Guardar y nuevo para agregar ms campos al perfil, o en Guardar si ya
termin de agregarlos.
6.12Gestin de perfiles {#gestin}
Todos los perfiles que cree estarn disponibles para su visualizacin y edicin
en Administrar> Personalizar Datos y Pantallas> Perfiles. Puede agregar campos y editar
sus configuraciones (en el enlace Campos) y cambiar la configuracin del perfil
(enConfiguracin). Tambin puede tener una vista previa del aspecto que tendrn sus perfiles,
conseguir enlaces y cdigo para insertarlo en sus perfiles, y tomar perfiles extientes como base
para crear nuevos (en ms).
6.13Formularios independientes con perfiles

Hay dos maneras, en Drupal y Joomla!, de utilizar formas independientes una vez que haya
creado su perfil de acuerdo a las instrucciones anteriores:

Usar la pgina creada automticamente por CiviCRM para guarar el perfil. Copie el enlace
de esta pgina en Administrar> Personalizar Datos y Pantallas> Perfiles. Haga clic en
el enlace ms junto a su perfil y seleccione Usar perfil-Modo Crear en el men
emergente. A continuacin, puede publicar el enlace a donde quiera: un correo
electrnico, en un blog, etctera.

Pegar el cdigo HTML del formulario en una pgina web. Obtener el cdigo
en Administrar> Personalizar Datos y Pantallas> Perfiles. Haga clic en el
enlace ms junto a su perfil y seleccione HTML Forms Snippet en el men emergente.
Copie el cdigo que aparece en la siguiente pantalla y pguelo donde quiera.

En WordPress, hay una tercera forma adicional. Al crear o editar un mensaje, pulse en el
botn CiviCRM para insertar un cdigo corto de CiviCRM en el mensaje.

En el formulario emergente, seleccione el perfil que desea para el elemento.

Utilice el segundo widget de seleccin para especificar el perfil que quiere usar. Finalmente,
seleccione el propsito del formulario - crear, editar o ver - y haga clic en Insertar formulario.

6.14Campos de valores mltiples en los perfiles

Personalizar los campos de valores mltiples le permite tener ms de un conjunto de datos

personalizado para cada contacto. Son tiles para modelar datos que se repiten, por ejemplo,
los que se refieren a la experiencia laboral. Puede exponerlos a travs de perfiles
personalizados.
En la siguiente captura de pantalla se ve un perfil que se utiliza para recoger el nombre y los
datos de experiencia laboral. Observe que los datos personalizados de valor mltiple aparecen
de forma ligeramente diferente en el perfil para facilitar la adicin, edicin y borrado de varias
instancias de estos registros.
6.15Hacer directorios con perfiles
Instrucciones para poner un directorio en su sitio web:
Cree su perfil como se describe anteriormente. Asegrese de considerar estas configuraciones
avanzadas, ya que son especialmente tiles para hacer directorios mediante perfiles.

Activar mapas: una caracterstica realmente buena de CiviCRM es la posibilidad de que

los visitantes de su sitoo ubiqueen contactos registrados en su directorio utilizando los
mapas de Google o Yahoo!. As pueden obtener indicaciones para llegar a la direccin de
un registro de forma dinmica. Para utilizar esta funcin, debe tener habilitada la
cartografa en Administrar> Configuracin del sistema> Mapeo y geocodificacin.

Incluir vnculo para editar perfil: marque esta casilla si desea incluir un vnculo en los
listados del directorios para permitir a las personas editar datos en los campos del perfil.
Slo los usuarios con permiso para editar el contacto vern este enlace. La mayora de las

veces no ser necesario habilitar esta configuracin, pues no es de uso comn.

Incluir informacin de usuario de Drupal (Drupal solamente): marque esta casilla si desea
incluir un vnculo en los listados de directorio para ver informacin de cuenta de usuario
Drupal (por ejemplo, su pgina de Mi Cuenta). Este enlace slo se incluir para los
contactos que tengan una cuenta de usuario en su sitio web.

Lo siguiente es incluir los campos que conformarn el directorio. Para los perfiles utilizados
como directorios, usted tiene control total sobre qu campos:

se pueden buscar en el directorio

aparecern en las columnas de resultados de bsqueda

aparecern en la vista de detalles de registro

Las opciones importantes que se deben configurar en los campos para los propsitos de
directorios se muestran a continuacin:

Debe establecer la visibilidad de para todos los campos de su directorio en Pginas

pblicas o Pginas Pblicas y Listas. La diferencia entre estas dos opciones es que en

los campos configurados como Pginas Pblicas y Listas se ver un enlace en la vista
de detalle, que permitir al usuario generar una bsqueda de otros registros que tengan el

mismo valor en el campo.

Supongamos que establece el campo Ciudad con la configuracin de "Pginas Pblicas y
Listados". Luego de que el usuario realice una bsqueda y vea el detalle de un registro,
podr hacer clic en el valor de la ciudad y, con esto, se ejecutar inmediatamente una
bsqueda. Esta bsqueda arrojar los resultados igual que si el usuario hubiera ingresado

la ciudad en cuestin en la pantalla inicial del Perfil de bsqueda.

La opcin de Realizar bsquedas determina si los visitantes a su directorio pueden
buscar en el directorio este campo.

Para usarlo como un directorio comn, casi todos los campos se habilitan para su
bsqueda. Cuantos ms campos estn habilitados as, ms informacin pueden hallar sus

visitantes.
La casilla Columna de resultados determina si el campo se muestra como una columna

en la lista de resultados. Por ejemplo, el directorio puede tener un campo para el sitio web.
Si marca activa esta casilla para el campo sitio web, ste aparecer en la columna de

resultados. Si no lo hace, este campo seguir apareciendo en la vista para un registro.

En otras palabras, la comprobacin de la casilla Columna de resultados permite que el
campo aparezca en la columna de los resultados, adems de en el modo de vista de
detalle.

Despus de ejecutar la bsqueda llegar a un conjunto de resultados. Los Campos del perfil
que fueron marcados para aparecer en la columna de resultados se muestran en la lista.
Al hacer clic en el vnculo "Ver" de la lista ol usuario obtendr ms detalles acerca del contacto
que conslte, pues e mostrarn todos los campos del perfil.
6.16Crear enlace al Directorio

Hay varias opciones para crear un vnculo hacia su directorio:

Drupal: enlace a la pgina de bsqueda de directorio utilizando esta

ruta: http://www.myorganization.org/civicrm/profile?reset=1&gid=N donde N es el ID
del directorio del perfil.
Si se agrega &force=1 a la URL anterior, mostrar directamente el conjunto de

resultados.
Si se agrega &force=1&search=0, se ocultarn los criterios de bsqueda y mostrar

directamente el conjunto de resultados.

Joomla: utilizar el Men de manager para crear un elemento de men para el usuario.
Despus de crearlo, seleccione CiviCRM y elija la opcin de perfil de bsqueda. En el

panel de parmetros, seleccione el perfil especfico que desea utilizar.

Wordpress: esta funcin no est implementada todava.

Tambin puede rellenar previamente cualquier criterio de bsqueda en la URL. Estas

opciones se describen aqu.

6.17Actualizacin por lotes a travs de perfiles

La ltima forma en que se pueden usar los perfiles es para realizar actualizaciones de datos
por lotes. Por ejemplo, usted tiene un campo personalizado llamado "intereses de los
voluntarios" y desea actualizar un grupo de voluntarios con cierto inters.
Puede actualizar fcilmente todo el grupo mediante un perfil. Puede editar hasta 100 contactos
a la vez mediante la actualizacin por lotes a travs de la funcin Perfil.
A partir de los resultados de la bsqueda, vaya al men desplegable -ms acciones-.
Seleccione Actualizar por lotes a travs de perfil. Esto lo enviar a la pantalla de actualizacin
de lotes a travs de Perfil.

En la lista desplegable, seleccione el perfil que desea utilizar y haga clic en continuar.
Se abrir la pantalla de actualizacin por lotes. Usted ver una cuadrcula con los campos en
su perfil.
Actualice los valores de los campos para cada contacto segn lo necesite.
Para definir un campo con el mismo valor para todas las filas, introduzca ese valor para el
primer contacto y, a continuacin, haga clic en el icono Copiar (la imagen de dos documentos
que est al lado de cada ttulo de la columna). El valor se copiar automticamente en todos
los registros mostrados.
Haga clic en Actualizar Contactos para registrar los cambios, o si lo prefiere,
en Cancelar para no guardarlos.
6.18Limitaciones de actualizacin por lotes

No se puede actualizar por lotes diferentes tipos de contactos a la vez (por ejemplo,
personas y organizaciones)

Si desea actualizar los campos de Participantes, debe hacer la actualizacin desde una
bsqueda de Participantes (y slo incluyen los campos de participantes en su perfil).

No se pueden actualizar ms de 100 registros a la vez.

6.19Ver / editar / registrar nuevos usuarios a travs de perfiles

Para los sitios web en los que los usuarios inician sesin, tal vez quiera que la gente
proporcione informacin adicional para registrar una cuenta en su sitio web. As, es posible
alentar (o forzar) a quienes llenen el perfil a dar de alta una cuenta de usuario.

Para incluir un formulario de perfil durante el proceso de registro de usuario:

1. Cree el perfil que se utilizar para el registro del usuario:
2. Agregue los campos que quiera que la gente llene cuando se registre. Siga el mismo
procedimiento descrito anteriormente. Asegrese de que la visibilidad del campo se
establece en pginas de usuario pblicas.
6.20Incluir perfiles en la pantalla Mi cuenta de Drupal
Puede incorporar uno o ms perfiles CiviCRM directamente en la pantalla Mi cuenta de Drupal.
Esto hace que sea fcil para los usuarios iniciar la sesin para revisar y actualizar su
informacin cada vez que visitan su pgina Mi cuenta.
Para crear un perfil para este propsito:
1. Cree un nuevo perfil, o acceda a un perfil existente y haga clic en Configuracin.
2. Seleccione Ver / editar cuentas de usuario en Usar para.
3. Haga clic en Guardar.
4. Agregue los campos que quiere que la gente pueda editar desde su pgina Mi cuenta de
Drupal. Nota: el perfil debe incluir slo los mbitos relacionados con el tipo de contacto
individual.
6.21Crear nueva cuenta desde el perfil de inscripcin
Si desea que sus usuarios creen una cuenta Drupal o Joomla! al momento de llenar un perfil,
puede habilitar esto mediante la opcin de registro de cuenta de usuario en Personalizar
Datos y Pantallas> Perfiles> haga clic en Configuracin de perfil.
Los usuarios annimos (no registrados) sern invitados -o requeridos- a crear una cuenta
cuando se visiten el perfil. Los usuarios registrados no vern esta solicitud.
IMAGEN
Se debe incluir un campo de direccin de correo electrnico principal en el perfil para que esta
caracterstica funcione correctamente.
Esta caracterstica tambin funciona cuando el perfil se incrusta en una pgina de contribucin
en lnea o la pgina de registro de eventos.
Desde aqu usted puede invitar o forzar a los visitantes annimos a dar de alta una cuenta
cuando se registran para un evento.
6.22Incluir perfiles en formas en componentes CiviCRM
A menudo usted tendr que definir algunos campos para incluirlos en el registro de eventos y
pginas de Contribucin.

La nica diferencia significativa es que se pueden incluir en el perfil campos que son
especficos para el registro de los participantes (para los formularios de registro de eventos) y
contribuciones (para pginas de contribucin).
Lea sobre la inclusin de perfiles en pginas de cotizacin, pginas de registro de eventos y de
afiliacin pginas de registro en la seccin configuracin de los manuales de Contribuciones,
Eventos y Membresas.
6.23Alternativas a los perfiles

A los perfiles se les puede dar una gran cantidad de usos diferentes. Vale la pena tener en
cuenta que hay distintos criterios para cada uso. Algunas alternativas dependern del sistema
gestor de contenidos que est usando y su conjunto de habilidades. Cada uno tiene ventajas y
desventajas, de las cuales hemos enumerado las ms comunes para que investigue. Estas
son:
6.24Alternativas especficas de Drupal

Puede agregar campos a la cuenta de usuario en Drupal (en lugar de aadir un perfil).
Estos campos no estarn disponibles en CiviCRM pero estarn disponibles en Drupal.
Dependiendo de para qu est usted recogiendo la informacin, puede ser ms
apropiado.

El mdulo "Vistas" de Drupal pueden usarse para hacer slo lecturas de sus datos. Por

ejemplo, para mostrar una lista de sus miembros en su sitio web pblico.
Este mdulo le permite usar los poderosos Webforms Drupal para recopilar informacin y
aadirla automticamente a su base de datos CiviCRM. La integracin de CiviCRM
formulario web es muy amplia y ofrece muchas opciones diferentes como parte del envo
de formularios.

Puede crear y actualizar contactos, suscripciones de grupo, las etiquetas, las relaciones, los
casos, los datos personalizados, actividades, membresas, los participantes de un evento y
recibir pagos en lnea. Los Webform ofrecen una mayor flexibilidad en comparacin con los
perfiles estndar CiviCRM.

Por ejemplo, puede crear un formulario que sume a una familia con todas las relaciones, puede
agregar un nuevo formulario de miembros varias pginas, incluyendo opciones de preguntas
lgicas, puede crear una nueva actividad cuando alguien enve el formulario. WebForm
CiviCRM tiene una amplia documentacin en lnea que usted debera leer para sacar el
mximo provecho de su funcionalidad
Para obtener ms informacin,
consulte https://drupal.org/project/webform https://drupal.org/project/webform_civicrm

6.25La API

Con algunos conocimientos bsicos de codificacin (si usted est interesado y razonablemente
tcnicamente dispuesto, puede tomarle un da ms o menos), puede utilizar la API para
mostrar de forma flexible los datos en su sitio web. Consulte la gua del desarrollador para una
introduccin al uso de la API.
Fuente: http://book.civicrm.org/user/current/organising-your-data/profiles/

7. Crear campos personalizados

Es importante recordar que la decisin de crear campos personalizados se debe tomar
una vez que ya se comprob que tal informacin no se puede acomodar en los campos
que trae CiviCRM por defecto, ya que esto causara duplicados y confusiones engorrosas.
En este apartado se explica cmo crear y manejar campos personalizados que permitan
registrar ms informacin de la que CiviCRM permite por defecto. Por ejemplo, puede agregar
un conjunto de casillas de verificacin para que los contactos indiquen qu temas les interesan
y usted pueda realizar un seguimiento.
Tambin puede restringir campos personalizados para ciertos objetivos. Por ejemplo, si usted
cre un tipo de contacto llamado Estudiante, es posible que desee tener un campo
personalizado que enumere los temas que estudian.

La adicin de campos de datos personalizados en CiviCRM es un proceso de dos etapas:

1. Crear un conjunto de campos personalizados, que es como un contenedor para guardar
juntos los campos personalizados que sirvan para un propsito comn.
2. Aadir campos personalizados a este conjunto.
Un campo es una unidad de informacin introducida en la base de datos. Puede ser lengua
materna o fecha de graduacin de la universidad. Un conjunto de campos personalizados es un
grupo de campos que contienen datos relacionados con un determinado tipo de actividad, la
participacin en eventos, el registro de aportaciones, etctera.
7.1 Conjuntos de campos personalizados
Los campos personalizados son siempre parte de conjuntos de campos personalizados. Cada
juego tiene un alcance tan amplio o tan especfico como usted lo defina.
Por ejemplo, es posible asociar un conjunto de campos personalizados
llamado nacionalidad con todo tipo de contactos, otro conjunto puede ser *estatus migratorio"
para un tipo especfico de contacto (individuos), y otro conjunto con un componente especfico
(CiviMember, CiviEvent) o con otros elementos, como las relaciones y los grupos.
El mbito de aplicacin de un conjunto de campos personalizados es una de las pocas
decisiones que es irreversible en CiviCRM. usted no podr cambiarlo despus de crear el
conjunto de campors personalizados, por eso es importante considerar cuidadosamente los
aspectos que quiere asociar en el conjunto de campos personalizados desde el inicio.

Al crear un conjunto de campos personalizados, usted se debe preguntar:

Cmo se utilizarn los campos de este conjunto?

Para qu tipo de contactos o registros sern apropiados estos campos?

Los campos sern de aplicacin amplia o slo servirn para determinado tipo de
contacto, actividad, evento, control financiero, etctera?

Por ejemplo, un campo que recoja la preferencia de cena de un participante que se est
registrando en un evento se debe asignar al registro de participantes, no a la persona que se
est registrando en el evento; estos datos describen a la persona en tanto que participante en
un evento, no como persona (ya que puede o no tomar la misma decisin para otra cena).
Tomarse el tiempo para pensar en estas preguntas ayuda a mantener slo informacin
pertinente en las pantallas de la aplicacin y eliminar los campos superfluos tanto como sea
posible. Por ejemplo, si su conjunto de campos personalizados contiene caractersticas de
contacto, como un campo para "medicamentos que le causan alergia", ste se debe asociar
con un tipo de contacto individual en lugar de a contactos genricos, ya que las organizaciones
y hogares no tienen alergia a medicamentos.
Otro ejemplo sera los datos personalizados que se soliciten especficamente para una pgina
especial para el registro de eventos.
En ese caso, debe configurar los datos personalizados para el tipo de participante del evento
especfico.
Dependiendo del nmero de campos personalizados que est creando, debe considerar la
agrupacin de los campos por temas.
Por ejemplo, puede asociar 20 campos personalizados con contactos individuales, de los
cuales 12 se refieran a un directorio de miembros en lnea.
En lugar de un grupo de 20 campos en un solo conjunto personalizado, es posible que desee
dividirlos en dos grupos: uno para los campos relacionados con el directorio, y otro para los
detalles individuales ms generales.
Para crear un conjunto de campos personalizados y campos personalizados, vaya al
men: Administrar> Pantallas y datos personalizados> Campos personalizados. Una vez
ah, haga clic en el botn Aadir configuracin de campos personalizados

Esta pantalla le permite asignar un ttulo al conjunto de campos, especifique qu tipo de

registros se utilizarn, seleccione las caractersticas de visualizacin, e introduzca el texto de
ayuda. El formulario aparece en la siguiente imagen, vamos a describir cada campo.

Ilustracin 33 Creacion del conjunto de campos personalizados

7.2 Nombre del grupo

Para los conjuntos de campos personalizados que se muestran en lnea, este nombre aparece
como la leyenda del conjunto de campos.
Si utiliza el estilo de pantalla de la ficha, el nombre aparece como la etiqueta de la pestaa de
navegacin.
7.3 Usado para

Puede usar esta opcin para asegurarse de que los campos aparecen slo cuando son
pertinentes. Algunas de las opciones son:

Actividad: los campos se pueden asignar a todas las actividades o para un tipo de

actividad especfica, como una reunin o llamada telefnica.

Direcciones: crea un bloque de direcciones, lo que permite al administrador crear campos

adicionales relacionados con una direccin.

Contactos: campos que se pueden asignar a todos los contactos.

Contribuciones: campos que se pueden asignar a todas las contribuciones o a las que
son de un tipo econmico especfico, como donaciones o ingresos por eventos.

Eventos: campos que se pueden asignar a todos los eventos o a un tipo especfico de
evento (por ejemplo, un ciclo de conferencias o una fiesta para recaudar fondos). Estos

campos se aplican a un evento concreto, no al registro de inscripcin de los participantes.

Grupos: se muestra en la configuracin del grupo (tenga en cuenta que estos campos no

se pueden buscar).
Hogar: campos especficos para el tipo de contacto de los hogares.

Persona: campos especficos para el tipo de contacto persona.

Membresas: campos que se pueden asignar a todos los registros de membresas o a los

que tienen un tipo especfico de membresa.

Organizacin: campos especficos para el tipo de contacto organizacin.

Participantes: los campos aparecen en el registro de inscripcin de los participantes. Hay

tres opciones para estos: campos generales que se aplican a todos los registros de
inscripcin, campos para la asignacin de funciones especficas para participantes, y

campos de participantes espefcificos para un evento.

Relaciones: campos que se pueden asignar a todos los registros de relacin o de un tipo
de relacin especfica, como "Esposa de" o "Empleado".

7.4 Orden

Esto controla el orden en que se presentan los conjuntos de campos personalizados cuando se
ha creado ms de uno. Los nmeros ms bajos (1, 2, 3) se muestran antes que los nmeros
ms altos (8, 9, 10).
7.5 Registros mltiples
Slo aplica cuando el conjunto de campos se usa para contactos.

Cada campo contiene generalmente una sola opcin. Por ejemplo, una persona puede registrar
como color de ojos negro o marrn, no ambos.
Sin embargo, algunos campos son ms complejos y requieren mltiples entradas, como el
historial de la educacin de una persona. Una misma persona puede tener varios grados, por lo
que un campo personalizado que se dedique a ello debe permitir varios registros.
CiviCRM proporciona esta funcionalidad a los conjuntos de campos personalizados asignados
a los contactos (ya sea a todos los tipos de contactos o a un tipo especfico).
Para utilizar esta opcin, seleccione la casilla Esta configuracin de campo personalizado
permite mltiples registros y defina el nmero mximo de registros que puede albergar. Si deja
la opcin en blanco, sern ilimitados.
Esta opcin tiene las siguientes restricciones:

Se aplica a todo el conjunto de campos, no a un campo particular.

Se debe usar pantalla de la ficha, no hay display en lnea.

Slo puede ser utilizado para los contactos, no para otros usos.

No se puede utilizar en los perfiles, tales como los utilizados para Eventos.

No pueden ser exportados (hasta la ltima actualizacin de CiviCRM)

7.6 Estilo de visualizacin

Slo aplica cuando el conjunto de campos se usa para contactos.
Los conjuntos de campos personalizados para los registros de contacto se muestran, ya sea en
lnea en la pgina de resumen de contactos, o como una nueva pestaa en la parte superior
del registro de contacto, junto con las actividades, membresas, notas, etctera.
Sugerimos elegir pestaa para campos que se usen con poca frecuencia o se trate de grandes
conjuntos de campos.
El modo sangra lo mostrar en el resumen de contacto.

Los conjuntos de campos personalizados usados para los componentes, relaciones, u otros
recursos se muestran siempre en lnea. Tambin tenga en cuenta que los conjuntos de campos
personalizados configurados para manejar varios registros se mostrarn en la pestaa
Resumen.
7.7 Est esta configuracin personalizada de datos activa?

Si un conjunto de campos personalizados est activo, sus campos se pueden ver y modificar.
De lo contrario, los campos se encuentran en el sistema CiviCVRM pero estn ocultos a la
interfaz de usuario.
Esta opcin puede ser til para la gestin de sus datos, sobre todo si est migrando desde un
sistema de base de datos existente.
Por ejemplo, su base de datos existente puede tener campos que desee transferir a CiviCRM
para darle seguimiento histrico a sus datos, pero planea reestructurarlos.
Supongamos que est importando registros de los miembros de una base de datos Access.
Cada registro de acceso tiene un campo identificador nico (clave), que no tiene le beneficia
directamente en CiviCRM.
En lugar de ignorarlo por completo, puede crear un campo personalizado para contener ese
valor, importar los registros, y luego desactivar el campo (desmarcar la opcin Activar), con lo
que la oculta de la vista y reduce los datos innecesarios de la interfaz.
Aunque no es visible para los usuarios, el valor del campo se almacena en el sistema y se
puede encontrar en una fecha posterior. Por ejemplo, si alguna vez tiene que revisar los datos

ingresados para investigar una posible discrepancia o comparar el valor de un campo con un
registro impreso.
Los campos individuales se pueden definir como inactivos a la hora de definir cada uno, una
vez que el conjunto de campos personalizados est activo.
7.8 Pre y post formulario de ayuda

Si escribe texto en Pre-formulario de ayuda, el texto de ayuda aparecer encima del campo del
formulario, y si escribe texto en la forma posterior, la ayuda aparecer debajo del campo de
formulario. Utilice estas opciones para para proporcionar instrucciones relacionadas con todo el
conjunto de campos personalizados.
7.9 Otros ajustes
Puede especificar que el conjunto de campos personalizados se despliegue en la pantalla
inicial. Si marca la casilla Plegar este conjunto al mostrarse inicialmelte, slo se mostrar el
ttulo de este conjunto de campos cuando la pgina se cargue, y los campos estarn ocultos.
Esto es til para los conjuntos de campos que se utilizan con poca frecuencia, ya que reduce el
espacio de la pantalla que se ocupa al abrir la pgina.
Plegar este conjunto en bsqueda avanzada ofrece la posibilidad de establecer el mismo
comportamiento en la visualizacin de datos personalizados en una bsqueda avanzada.
Una vez que haya establecido la configuracin, de clic en guardar
7.10Los campos personalizados

Una vez que haya creado un conjunto de campos personalizados, puede crear campos de
datos personalizados dentro del conjunto. Haga clic en "Ver y editar campos personalizados"
seguido de "Nuevo campo personalizado" y ver la pantalla de la imagen de abajo. Vamos a
explicar cada una de las opciones en esta seccin.
Despus de completar las opciones de configuracin de campo, haga clic en Guardar para
grabar el campo y volver a la lista de campos para el conjunto de campos personalizados
actual, o haga clic en Guardar y Nuevo para guardar el campo y empezar a definir uno nuevo.
Puede ver una lista de todos los campos personalizados en un conjunto de campos
personalizados al ir a Administrar> Pantallas y datos personalizados> Campos
personalizados y haga clic en la opcin Ver y editar campos personalizados que est en lado
derecho.

Con la excepcin del tipo de datos y de entrada, todas las opciones de configuracin del campo
se pueden modificar despus de su creacin. Tambin puede ser til para previsualizar los
campos personalizados, as como todo el conjunto de campos personalizados, como los est
definiendo.

Esto es particularmente til para comprobar el diseo de un botn de radio, o casillas de

verificacin con un gran nmero de opciones.

Ilustracin 34 Pantallzo de definicion de campos personalizados

7.11Etiqueta de campo

Es el texto al lado del campo cuando se muestra al usuario. Este texto es tambin la etiqueta
que se muestra al exportar datos.

Al utilizar los campos de un perfil, puede sobrescribir la etiqueta del campo. As que en esta
pantalla puede elegir nombres que son adecuados para los administradores, y dar nombres
ms fciles para que los vean los usuarios los perfiles.
7.12Tipo de campo de entrada de datos

Los campos personalizados pueden ser de muchos tipos diferentes, algunos de los cuales
probablemente ha encontrado al rellenar formularios en sitios web. Cuando crea un campo
personalizado, CiviCRM presenta una lista desplegable de tipos de datos de la que debe
seleccionar la que mejor corresponda a los datos que va a guardar.
El men de la izquierda (se muestra abierto en la siguiente figura) indica el formato de los datos
que desea almacenar, mientras que el men de la derecha indica la forma en que desea
interactuar con el usuario.

Ilustracin 35 Formato de datos

Los tipos de campos son:

Alfanumrico: campos de texto y nmero que pueden ser de los siguientes tipos:

Texto, una zona sencilla en la que los usuarios pueden introducir texto.

Seleccionar, un men desplegable que limita la eleccin a una opcin.

Radio, una lista de opciones donde se puede hacer una seleccin. A diferencia
de seleccionar todas las opciones son visibles en la pantalla al mismo tiempo.

S y no, un tipo especial de lista de radio con dos opciones contrastantes.

Casilla, una lista de opciones que le permite seleccionar varias.

Seleccin mltiple, una lista de opciones en una sola caja. Puede seleccionar varias
selecciones utilizando control + clic.

Seleccin mltiple avanzada, dos listas juntas en las que los elementos se pueden pasar
de una a la otra.

Seleccionar autocompletar, un widget de autocompletado. El usuario puede comenzar a

escribir, y si el texto introducido slo admite una opcin, el campo se rellena
automticamente con ella.

Nota: un cuadro de texto que permite que varias lneas. Vienen en dos tipos:
+plano y +texto enriquecido, el cual muestra un editor WYSIWYG que permite cdigo HTML.
Entero, es decir, un nmero entero. Esto se puede mostrar como un:

cuadro de texto

cuadro de seleccin

lista de radio
Nmero: es decir, cualquier nmero que incluya decimales, como 3.175. Esto se puede
mostrar como un:

cuadro de texto

cuadro de seleccin

lista de radio

Dinero: similar a un nmero, pero tratado de acuerdo a la moneda local, como se haya
configurado en la administracin de CiviCRM. Se puede mostrar como un:

cuadro de texto

cuadro de seleccin

lista de radio

Fecha: una manera de entrar un valor de fecha (y hora, opcionalmente) con un widget de
calendario. Se puede establecer un rango de aos que pueden seleccionarse antes y despus
de la fecha actual.
Estado / Provincia: una lista de ubicaciones geogrficas disponibles segn la configuracin de
los ajustes de localizacin de CiviCRM (Administrar> Control de la configuracin>
Configuracin del sitio> Localizacin). Puede ser ofrecido ya sea como un cuadro de
seleccin o como una caja de seleccin mltiple.
Pas: una lista de ubicaciones geogrficas. Puede ser ofrecido un cuadro de seleccin o una
caja de seleccin mltiple.
Archivo: se ofrece como un navegador en el que el usuario puede seleccionar y cargar un
archivo.
Link: un hiperenlace activo a Internet.
Referencia a contacto: un widget de autocompletado de un contacto de CiviCRM existente.
Sugerimos que experimente con la creacin de diferentes tipos de campo para tener una idea
de cmo se comportan.
Cada opcin tiene diferentes implicaciones en el uso. Por ejemplo, las casillas de verificacin le
permiten utilizar OR y AND en Bsqueda avanzada, mientras que los de seleccin mltiple, no.

7.13Tipo de opcin
Slo aplica para opciones de seleccin mltiple

Para los tipos de campo que implican la seleccin de un conjunto de mltiples opciones (como
Select, Radio, Casilla, seleccin mltiple y seleccin mltiple avanzada) se da la opcin de usar
un conjunto existente de opciones que ya hemos creado para otro campo personalizado o crear
un nuevo conjunto.
Puede introducir estos valores al crear el campo o introducirlos ms tarde. La etiqueta de la
opcin se muestra en el formulario, mientras que el valor de la opcin se almacena en el
registro de contacto.
Si decide utilizar el mismo conjunto de opciones para varios campos, se le notificar al hacer
cualquier cambio que esto afectar a ms de un campo.
Al crear un nuevo grupo, usted tiene la opcin de entrar, en un principio, hasta diez opciones
mltiples disponibles en una mesa.
Si necesita ms, puede crear un nmero ilimitado de opciones adicionales despus de guardar
este nuevo campo utilizando el enlace Editar opciones mltiples disponibles.
Vaya a: Administrar> Pantallas y datos personalizados> Campos personalizados y aqu
haga clic enVer y editar campos personalizados> Editar opciones mltiples disponibles. Usted
puede ir a esta pantalla posteriormente para modificar la etiqueta, el orden y el estado activo de
cualquier opcin dentro de las que hay disponibles, o aadir ms opciones.

Ilustracin 36 Pantallazo de opciones adicionales de campos personalizados

Si lo desea, tambin puede marcar una de las opciones como predeterminada.

Las opciones desactivadas no se muestran al presentar el campo.

7.14Base de datos de longitud de campo

La longitud del campo de base de datos le permite especificar el nmero de caracteres que
este campo contendr. Normalmente debera dejar este en el mximo. En algunos casos (por
ejemplo, si usted est tratando con conjuntos muy grandes de campos) podra tener sentido
acortar este campo para mejorar el rendimiento y reducir el espacio de almacenamiento.
7.15Orden
Controla el orden en el que aparecen los campos. Puede asignar el orden en el formulario de
edicin de campo, o utilizar los iconos de flecha arriba / abajo en la tabla con el campo principal
para ajustar la presentacin de campo. Por defecto, los nuevos campos que aparecen en la
parte inferior de la lista de campos dentro de un conjunto.
7.16Valor por defecto
En su caso, usted puede designar un valor predeterminado para un campo. Este valor se
muestra automticamente cuando los usuarios van a un formulario que contiene este campo.
7.17Ayuda anterior y posterior al campo

Idealmente, su nombre de campo se explica por s mismo y los usuarios sabrn

inmediatamente qu introducir. Pero si desea ayudar a regular la forma en que se utiliza un
campo determinado, puede introducir texto de ayuda para orientar.
El texto anterior aparece encima del campo de formulario y el posterior, debajo del campo de
formulario.
El texto de ayuda aparece en todos los usos del campo en las pginas de administracin y se
inserta como la ayuda de texto predeterminado cuando los campos se asignan a un perfil.
La persona que cree un perfil con ese campo lo puede quitar o editar sin que eso cambie la
definicin original del campo personalizado.
7.18Requerido?

Al seleccionarlo hace forzosa la entrada del valor en cuestin. Si el usuario no introduce esta
informacin, recibir un mensaje de error que lo dirigir para completar los campos requeridos.
Si desea que un campo se requiera solamente cuando un usuario llene un perfil determinado,
puede dejar esta casilla sin marcar y marcarlo posteriormente como un campo requerido al
crear el perfil.
7.19Se puede buscar con este campo?

Hace que el campo aparezca en un panel de campos personalizados en la pgina de

Bsqueda Avanzada CiviCRM.
Puede ser tentador marcar todos los campos para verlos en la bsqueda, pero podra estorbar
innecesariamente el panel de bsqueda avanzada de campo personalizado si algunos campos
probablemente nunca sern buscados.
Puede activar o desactivar eesta opcin en cualquier momento, no se preocupe demasiado por
ello.
7.20Activo?
Al igual que en la casilla activo en al definir el conjunto de campos personalizados, esta casilla
determina si el campo est activado o desactivado cuando CiviCRM lo muestra al usuario.
7.21Ver slo?

Le permite designar el campo como visible pero no editable. Hay dos usos generales de este
campo:

Para almacenar los datos importados de otro sistema que desea que estn disponibles
como referencia para el usuario, pero no quiere que los modifiquen.

Para almacenar los datos que se controlan a travs de un gancho de PHP personalizado
en lugar de a travs de la interfaz de usuario. CiviCRM tiene una serie de ganchos
definidos que permiten a los desarrolladores modificar los datos, as como personalizar las
formas y pantallas sin necesidad de modificar el cdigo base CiviCRM.

7.22Elegir entre campos, grupos y etiquetas

Los campos de datos, los grupos y las etiquetas son las tres formas principales para asociar la
informacin con los contactos.
Aunque puede ser tentador crear un campo de datos especial para todos los atributos de sus
datos, dedique tiempo para aprender otras alternativas.
Los grupos y etiquetas ofrecen una potente funcionalidad de la que se puede perder si se basa
slo en datos personalizados.
Adems, demasiados campos de datos pueden hacer lento el sistema cuando contienen
informacin que sera ms apropiado manejar como grupos o etiquetas.
Por ltimo, el uso adecuado de los grupos y las etiquetas hace que sea ms fcil mantener
actualizados los registros.
Algunos consejos que pueden ayudarle a elegir son:

Datos que pueden tomar una amplia gama de valores, como la direccin o la biografa de
una persona, se deben almacenar en un campo de datos personalizado alfanumrico.

Los campos de datos personalizados se pueden agrupar y se muestran en su propia

pestaa en el registro del contacto.

Como su nombre lo indica, los grupos se utilizan para agrupar contactos. Por ejemplo, es
posible que quiera asignar los miembros del consejo a un grupo, el personal a otro, los
voluntarios a un tercero, y as. Si utiliza Drupal, puede asignar permisos en funcin de la
pertenencia a grupos. Tambin puede definir un grupo al que CiviCRM aade o elimina
automticamente contactos a partir de algunas caractersticas, a travs de un grupo
inteligente.

Si tiene previsto utilizar CiviMail para envos masivos y desea hacer el envo a ciertos
contactos, los debe asignar a un grupo. Este puede ser un grupo inteligente si quiere que
el envo dependa de una caracterstica variable, por ejemplo, si se inscribieron a una
actividad.

Tanto etiquetas como grupos pueden estructurarse jerrquicamente. Por ejemplo, un

grupo o una etiqueta de nombre "regiones" puede tener un subgrupo o subetiqueta para
cada regin geogrfica que cubre su organizacin.

Las etiquetas soportan ms opciones de bsqueda que los campos o grupos de datos.
Por ejemplo, los visitantes pueden buscar a travs de mltiples etiquetas con los
operadores AND y OR. Los campos de datos slo admiten listas de palabras, excepto
para los campos representados como casillas de verificacin, que apoyan u operadores.

Las etiquetas tienen una interfaz de usuario ms sofisticada que los campos o grupos. La
interfaz permite al visitante agregar y quitar etiquetas sin necesidad cargar la pgina en
modo de edicin.

Los campos de datos personalizados se pueden asignar a un tipo especfico de contacto

(por ejemplo, slo los hogares), mientras que las etiquetas se asignan a todos los tipos
una vez que se ha definido.

Para leer ms sobre grupos y etiquetas, haga clic aqu

7.23Limitaciones de los campos personalizados

Tenga en cuenta lo siguiente al crear campos personalizados:

El lmite el nmero de campos personalizados dentro de un conjunto es de menos de 40.

Si ha llegado a ese total, se recomienda importar algunos registros y hacer operaciones
de prueba, como bsqueda y exportacin, antes de determinar la construccin de bases
de datos y ponerla en produccin.

Por qu? CiviCRM guarda cada conjunto de campos personalizados como una tabla de
MySQL con una columna para cada campo personalizado en el conjunto.
Es importante considerar esto en como usted "esquematiza" sus datos personalizados, ya que
tendr las mismas ventajas y limitaciones que otras tablas de MySQL. Si pone demasiados
campos en un conjunto, corre el riesgo de exceder el lmite de MySQL para obtener el mximo

de tamao de fila, por lo que puede presentar problemas de bsqueda y exportacin de datos
ms adelante.

Si hace los campos personalizados con cdigo PHP manualmente, estos cambios no se
mantendrn a travs de los cambios y actualizaciones de CiviCRM. Por favor, mantenga
un registro de los acontecimientos, y vuelva a aplicarlos despus de la actualizacin. Los
campos personalizados estndar no se ven afectados.

No se registran los cambios en los valores de campos personalizados en el tiempo (a

diferencia de la "historia de suscripcin" de un contacto a travs de un grupo).

Debe usarse la bsqueda avanzada para localizar contactos en funcin de los valores de

campos personalizados.
Fuente: http://book.civicrm.org/user/current/organising-your-data/custom-fields/