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Cada organizao estrutura sua rea de materiais conforme sua convenincia e modelo gerencial adotado. Atualmente, as estruturas organizacionais
tradicionais j no so unanimidade entre os estudiosos da Administrao,
as organizaes progressivas esto reprojetando seus processos pela criao
de organizaes modulares, virtuais e sem fronteiras (SILVA, 2001, p. 486).
Porm, independente da forma como se estrutura a rea de materiais, o
importante compreender o seu papel nas organizaes. Portanto, na continuao se prope uma estrutura bsica, padro, em que se contemplam
as atividades da administrao de materiais e, depois, se comenta sobre o
papel da administrao de materiais nas organizaes atuais.
O autor.
Gerncia de
produo
Gerncia de
materiais
Gerncia de
marketing
Gerncia de
finanas
Anlise
PCP
Distribuio
e trfego
Compras
Recepo
Controle de
qualidade
Armazenagem
Expedio
senciais dessa rea so a seleo, desenvolvimento, classificao e avaliao do desempenho de fornecedores, para garantir que os objetivos
organizacionais possam ser atingidos com um mnimo de recursos. A
atividade de compras extremamente importante, uma vez que apresenta interface com a rea financeira, pelos impactos gerados no fluxo
de caixa, na medida em que os volumes de recursos envolvidos nessa
atividade so significativos.
Recepo rea encarregada do recebimento de todos os suprimentos adquiridos, tendo sob sua responsabilidade a conferncia dos suprimentos (no ato do recebimento) em termos de quantidade, condies acordados no ato do pedido (preo, prazos etc.) e qualidade (em
conjunto com o controle de qualidade).
Controle de qualidade responsvel pela inspeo das entregas,
incluindo a realizao de testes apropriados, sempre que necessrio,
uma vez que essencial assegurar-se da conformidade da qualidade,
certificando-se de que est de acordo com o encomendado e com as
especificaes da rea solicitante e do fornecedor.
Armazenagem a rea responsvel por guardar os materiais at o
momento em que sejam demandados por outra rea da organizao,
e normalmente divide-se em dois ou trs tipos diferentes: almoxarifado de entrada (insumos e matrias-primas), almoxarifado de sada
(produtos acabados), e almoxarifados de suprimentos de expediente
(de escritrio, de higiene e limpeza etc.).
Distribuio e trfego s vezes tambm chamada de expedio, essa
rea tem responsabilidades mais amplas que a expedio, uma vez que
se ocupa em planejar as rotas de distribuio, definir volumes de estoques a serem disponibilizados nos canais de distribuio, gerenciar
o trfego e os roteiros definidos, entre outras atividades que podem,
inclusive, incluir aquelas descritas a seguir, como a de expedio.
Expedio normalmente subordinada ao almoxarifado, que tem a
responsabilidade pela expedio de suprimentos aos setores da produo, a fornecedores externos (para eventuais processamentos/beneficiamentos ou devolues), aos clientes e aos demais setores da
empresa. Alm disso, responsvel pela contratao de servios de
transporte sempre que necessrio, tanto para a compra de suprimentos como para a entrega de produtos acabados aos clientes.
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Localizao e abrangncia
da administrao de materiais
Em relao localizao da rea de administrao de materiais, o raciocnio o mesmo aplicado sua estrutura organizacional, uma vez que a abordagem gerencial de cada organizao que vai determinar como e onde a
rea estar localizada na hierarquia organizacional e qual a abrangncia que
dever apresentar.
O autor.
Recursos
Humanos
Produo
Administrao de
materiais
Finanas
Planejamento
Tecnologia
pessoas) tem a responsabilidade de acompanhar as demandas da funo em termos de pessoas, capacit-las para o exerccio das atividades
e, por isso, precisa receber com antecedncia as demandas da rea de
suprimentos. Atravs do planejamento das necessidades de recursos,
a rea de suprimentos informa suas necessidades funo recursos
humanos que se encarregar de prov-los no tempo certo.
Tecnologia a rea responsvel pelo gerenciamento dos recursos
da Tecnologia da Informao e da Comunicao (TIC) que so utilizados no dia a dia das atividades de materiais. A funo administrao
de materiais depende de vrios software que so utilizados nas suas
operaes, como os sistemas de compras, de administrao de armazns, de gerenciamento de transportes e outros, alm de recursos de
comunicao e transferncia de dados entre a organizao e seus fornecedores, ou entre a organizao e os clientes. Assim, a interface da
administrao de materiais com a rea de tecnologia tambm grande e exige relacionamento estreito entre as duas reas.
Planejamento uma das preocupaes constantes da administrao de materiais deve ser com o futuro da organizao. necessrio
pensar no que a organizao necessitar em termos de instalaes,
equipamentos, pessoas, recursos financeiros e outras necessidades
para manter, ou aprimorar, os servios executados pela rea. Assim,
necessrio estabelecer mecanismos de interao permanente com
a rea de planejamento para garantir que as demandas da rea sejam
contempladas na atividade de planejamento da organizao.
Como possvel perceber, as interfaces da rea de suprimentos com
outras funes administrativas so significativas e exigem um adequado
gerenciamento em virtude da abrangncia que a funo administrao de
materiais apresenta.
Alm disso, a interao com o ambiente externo tambm significativa,
uma vez que a rea estabelece relacionamentos com fornecedores, prestadores de servios, clientes etc., conforme se percebe na figura a seguir. Ou
seja, a rea de materiais, como todas as demais em uma organizao, atua
em dois ambientes, um interno e outro externo. Portanto, as interfaces existentes tambm acontecem nos dois ambientes.
No ambiente interno, as interfaces j foram apresentadas, e comentadas,
acima. Em relao ao ambiente externo, necessrio perceber como as orga59
nizaes interagem com os diferentes atores que fazem parte das cadeias
produtivas. Uma cadeia produtiva compreende todas as organizaes envolvidas no processo de criao de produtos destinados a clientes finais, desde
a matria-prima, insumos, equipamentos e todos os demais envolvidos no
processo, visando satisfazer as necessidades ou desejos de clientes finais.
Ou seja, o conceito de cadeia produtiva permite compreender as diferentes inter-relaes que ocorrem ao longo de cada uma das etapas necessrias
para a transformao de matrias-primas e insumos em produtos acabados,
permitindo, ainda, perceber que so diversos os agentes intervenientes
(atores) nesses processos. Da a necessidade de se compreender a abrangncia externa da administrao de materiais. Uma cadeia produtiva sofre
a influncia de diversos atores, tais como: bancos, sindicatos, seguradoras,
ONGs, transportadores, governos, entre outros.
Portanto, podemos diferenciar a abrangncia da administrao de materiais sob o ponto de vista interno e sob o ponto de vista externo.
Sob o ponto de vista interno, o enfoque da administrao de materiais
deve concentrar-se na eficincia do fluxo interno de materiais.
O autor.
Transportadores
Instituies
financeiras
Administrao de
materiais
Servios
pblicos
Outros
atores
Clientes
Podem existir, ainda, outras interfaces no processo de administrar os recursos materiais e patrimoniais em uma organizao. Porm, as interfaces relacionadas permitem concluir a abrangncia da administrao de materiais
para as organizaes.
Papel da administrao
de materiais nas organizaes
Compreender que a administrao de materiais exerce papel preponderante nas organizaes compreender que:
A administrao de materiais tecnicamente bem aparelhada , sem dvida, uma das
condies fundamentais para o equilbrio econmico e financeiro de uma empresa. Tratar
adequadamente do abastecimento, do planejamento e do reaproveitamento de materiais
contribui para a melhoria do resultado de qualquer organizao. (FRANCISCHINI; GURGEL,
2002, p. 2)
Ou seja, o papel da administrao de materiais essencial para o sucesso organizacional. Podemos sintetizar esse papel a partir da anlise de trs
pontos principais, conforme segue.
Em primeiro lugar, de forma geral, como deve acontecer com todas as
demais funes administrativas de uma organizao, o papel central contribuir com a estratgia da organizao. Nesse aspecto, a rea de materiais
deve alinhar suas operaes estratgia geral da organizao. Por exemplo,
se a organizao adota uma estratgia competitiva baseada na diferenciao, a rea de materiais dever estar atenta a quaisquer oportunidades de
oferecer as necessrias inovaes que gerem diferenciao aos olhos dos
clientes. Por outro lado, se a organizao adotar uma estratgia competitiva visando ser lder em preos, caber rea de materiais garantir que suas
operaes apresentem os menores custos totais possveis para assegurar
que a estratgia da organizao seja atingida.
Ou seja, necessrio que a estratgia da rea de suprimentos esteja alinhada com a estratgia geral da organizao, de modo que os objetivos
sejam atingidos, uma vez que, embora uma rea sozinha no possa ser responsvel pelo sucesso da organizao, o fracasso em qualquer rea pode
significar fracasso da organizao como um todo. Chopra e Meindl (2003, p.
27) acreditam que o sucesso ou fracasso de uma organizao esto intimamente relacionados a dois tpicos:
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Estoque
ELO 1
O autor.
Trata-se de adotar modelos de gerenciamento de estoques que so diferentes na essncia, mas iguais nos objetivos: satisfazer rapidamente s
exigncias ou necessidades dos clientes e, ao mesmo tempo, atender aos
objetivos de custos ou maximizao de resultados das organizaes.
Estoque
ELO 2
ELO n
Pedidos
ELO 1
Entregas
Pedidos
ELO 2
ELO n
Entregas
Como a figura permite perceber, so dois modelos completamente distintos de gerenciamento dos materiais ao longo de uma cadeia de suprimentos, ou mesmo do processo dentro de uma organizao. Porm, cada
um deles encontra aplicabilidade dentro de uma organizao e no se pode
afirmar categoricamente que um seja superior ao outro.
A partir de uma publicao do Boston Consulting Group, de 1968, revelou-se que algumas empresas praticavam dois tipos de planejamento: um
planejamento da ao e, outro, planejamento para mudana estratgica.
O primeiro tipo referia-se s questes do dia a dia das organizaes, sendo
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Enfoque
Logstica estratgica
Reduo de todos os custos atravs da logstica
Diferenciao
Inovao
Alianas
EXPANSO
Dominao de
Reduo dos custos logsticos
Custos
Profisso
Misso
Diversificao
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Estratgia logstica
Atividades de aplicao
1. Relacione algumas razes pelas quais a rea de materiais, principalmente a funo compras, pode estar subordinada funo produo em
algumas organizaes e, em outras, subordinada funo finanas.
2. Construa trs organogramas: um para a rea de administrao de
materiais para uma pequena empresa do ramo de comrcio de autopeas; um organograma para a rea de administrao de materiais
para uma mdia empresa do ramo indstria de produtos qumicos e
um organograma para a rea de administrao de materiais para uma
grande empresa do ramo hospitalar.
3. Relacione alguns pontos de interface da rea da administrao de materiais com um instituto de pesquisa de mercado (como o instituto A.
C. Nielsen <www.acnielsen.com.br>).
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