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.

. .JEAN-YVES ROUSSEAU
o

CAROL COUTURE

() OS -;U~DAM(ENTOS
DA DISCIPLINA
\ A R Q I V S T II C A

IS

PUBLICAES 1" DOM

QUIXOTE

...

'"

ulgou-se durante muita tempo


que no se podia ser um
arquivista competente . .m

se

ser historiador. Esta crena,


corno a ~ue defende que, par. efectuar
a escolha dos documentos a c
sarvar,
se deve ter recebido uma fo..' iio em
Hist6ria, no resiste realidade. S. a

histria deve pennanecer . . . . naatria


importante"" fonnao dos --.nslas,
ela j no constitui elemento exclusivo;
outros eaementos de fonnao do-Ihe

indispensveis, como a adlllinisl :ao,


a infonntica, as ciencias da"'" i ..ao
e todas as disciplinas especializadas

que permitem ao .rquivist. dominar


melhor este ou aquele tipo ele arquivos..
Em tennos absolutos, um arquiwista que
tenha uma forma;o comple'a em

Histria pode revelar-se inlere .ante,


mas isso no pode ser u .... abriga:iio e
sobretudo no pode substituir uma
fonnao em Arquivfstica. A _ a wistica

tem necessidade de elementos ...... dos


de fonnao, mas tes exlst_ apenas
para enriquecer um corpus de conhecimentos arquivistlcos fonaado por
bases tericas, intervenes e -.toclos
de
trabalho
e.peclflcos
de.sa
disciplina"..
dean-Yves Rousseau dlrector do
Service eles .rchives de "U asit de
Montral Carol Coutur. -' professor

titular da cole de blblioth". _Ale ai


des 8ciences de "inforftlatian de
"Universit de Montral .. Colaboram

ainda na obra F10rence Ares. Chantale


Filion, Marlene Gagnon, LouIse Gagnon..

...-

-Arguin, Yves Lacroix e DOlDinlque


Ma.-I.

~.

OS FUNDAMENTOS
DA DISCIPLINA ARQUIVSTICA

JEAN-YVES ROUSSEAU
CAROLCOUTURE

OS FUNDAMENTOS
DA DISCIPLINA ARQUIVSTICA
COLABORADORES
'F1orence Ares. Chanlale FiUio Marlene Gagoon.
Louise Gagnon-Arguin e Dominique Maurel
TRADUO
Magda Bigolte de Figueiredo
REVISO CIENTlFlCA
Pedro Penleado

PUBLICAES
L
I
S
B
O

DOM
A

QUIXOTE

Biblioteal Nacional - Catalo&alo na Publicao

Rousseau. Jean Yves. e outro


Os fundamentos dn disciplina arquivistica
Jean. Yves Rousseau. Corol Couture.
(Nova enciclop!dia; 56)
ISBN 972.20-1428-5
I - Courure. Carol
, COU 930.25
651.5

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-./ . __"

SUMRIO
Nota tradu!o portUgue.sa ..........................................................................._.................................... .

13
15

Publicaes Dom Qubote


Av. Cintura do Porto de Lisboa
UrbanizDio da Matinha - Lote A _ 2.a C
1900 Lisboa

Prembulo ............................................................................................_....................................._.. '.... .

21

Inlroduo ..........................................................................................._......... _.................................

23

Parte I A arquivstiC3 e a sociedade .....................................................................................................

27

Capftulo I Os :uquivos. os ~~i's~ e a arquiv~tica. Consideraes Iti1tricu .................... _ ........


I. [)os documentos admmlSb'anvos aos arqtllVOS ........ __ .......... _ ............ _._ _ ................ _. __
1.1. Os arquiV01 e as suas funes nas diferentes aviliuaes _..........._.................... _.._._.. ..
1.2. Os grandes tipos de docume_ produzidos ....................................................._. _.........
1.3. Os. diferentes supones e a sua consct'W'aio auavs dos tcm~ ...._....... :......................... .
1.4. A localiza1o dos nrquivos ............ _............................. ,........................................._........ .
2. Oos responsvcls dos documentos administrativos aos :uquivistas contcmponncos .......... _.. ..
2.1. As R1ads.![! com a administrajo ._ .................................................................................. .
2.2. A colabora!o na defesa dos direitos e privi!t&ios ...;,:,:;:.................................................
2.3. Q300io investigao ..........._........................................................................................ .
2.4. O triplo paPei rulnual. administntivo e cientifico ........................_................
3. A disc:iplin:l. azquivCsctca ......................................................... _............... _...............................
3.1. O desenvolvimcnto da disciplina ...................................................................................... .
3.1.1. O It1IIameQ" ..................................................... _.................. _...
3.1.2. ~ mtodos de conservado material ..................................................................... ..

29
32
l2
35
38

m._ ..... _.....

Reservados todos os direitos


de acordo com a legislao em vigor
<O 1994. Presses de I'Universit~ du Qu~bec

3.2. ~l~~triD~~:O: ~~~~~~~~~ti~:::::::::::::::::::::::::::::::::::::::=:::::::::::::::::::::::::::::::

Ttulo original: s Fondements de la Discipline Archivistique


Revislio tipogrfica: Filipe Rodrigues
1.- edio: M:uo 198
Depsilo legal n, 121 O9S198
Fotocomposiio: ABC Gdfica. Lda.
Impresslo e acabamento: Varona Salamanca

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3.2,1. O principio da territori:didA4e ................................................................................. .

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r:~,: .::=:==:::::::=:::=:=:=:==::~:::~:::::=:::::::::::~:==:=::=:::::

3.3. A consti1i!o de um corpus cientfico e o desenvolvimenlo da formao .. _........... _ .....


Nous ............................................................................................................................................ .

ISBN: 97220-1428.5

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8 I OS FUNDAMENTOS DA DrSCIPLINA ARQUIVtSTICA

Caprulo 2 O lugar da arquivstica na gestio da lnfonnao ............................................................... .


~ I. O Que a gesto ~ inro~o ................._...........................:................................................ .
2. O que a a:'Iuivsbca no seiO ~ orgDJuuig c da gcsto da mfonnaso ...............................
J 3. A aIqutviSbca face s suas opoes ............ _ .............................................................................
Notas ............................................................................................................................................ .
Pane 2 A arquivstica: principios e bases ............................................................................................ .

INDlCE / 9

61

3.4.1. A qualidade de testemunho dos arquivos definitivos ..................................... _ ... ~..


3.4.2 A utilizao dos arquivos definitivos pant. fios adminisb'alivos .................. ___ .. .
3.4.3. A utilizao dos arquivos definitivos para fios de reconstituio ....................... _.. .
Notas ____....................................................- - - -................................................... .

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@
69
73

caP~I~~::!~:a::~fu~d~;~;;::==:=~~:::::::::=:::::::::::::::::::::::::=:::::::::::

17

~~;I~~~~=R~j~~

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rund
de arqUIVO
. ..............................................................
Caprulo 3 ~ p~Ploa
P"'.':D1.cocta
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0

I.

~. ::~~:~;o~ ::~:~::a~ri~i;i~::::::::::::=:==::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::

1.2. Definio .............................__..........._. __....................................................................... .


13. Os dois graus do princpio da provenincia ........................................................................
1.3.1 O primeiro grau do princrpio da proveniencia ........................................................ ..
1.3.2. O segundo grau do princpio da provenincia ........................................................ .
1.4. A aplicao do princpio da proveniencia _...:...................................................................
1.5. Vanlagens da aplicao do princpio da provenincia ..................................................... ..
1.6. Princpio da provenincia ~ princpio da territorialidade dos arquivos ............................ ..
1.6.1. A evoluo do princpio ._........ __..........................................................................
1.6.2. Definio ........:......................._ ............................................................................ .
1.6.3. Aplicao do princpio .......... _ ._ ...................................................................
2. O fundo de arquivo ...................._ .._.......__.._ .................................................................... ..
2.1. Noo e derInio ............... __.......... _._..................................................................... ..
2.2. Fundo aberto e fundo fechado ..._.....____................................................................... .
2.3. A situao do fundo de aIquivo .....____..._............................................................... .
Notas ........................................_ ..........._._..._ ....................................................................
ADexo I Conveno de Viena sobJc a Sucesso de Emdos em matria de Bens. Arquivos e Dvidas
de Estado ........................._ .............................................................................................

Capitulo 4 O ciclo de vida dos documentos de arquivo ........................................................................


1. Constituio e evoluo desta abordagem _. ___....................................................................
2. Os conceitos ....._..............................._.......____..................................................................... .
2.1. As trs idades ...................._._......._..__........................................................................
2.1.1. O perodo de actividade: arquivos ~ntes .......................................................... ..

2.1.2. O perodo de setniactividade: arquivos intenndios .................................................


2.1.3 . O perodo de inactividade: eliminaio ou conservao como arquivos definitivos.
2.2. Cambiantes que se impem ao conceito das trs idades ....................................................
2.3. O duplo valor dos arquivos ._..._.........__ ._......................................................................
2.3.1 . O valor primrio ............................._ ................................................
2.3.2. O valor secundrio ...._ ........._._. __..................................................................... .
3. As consequncias arquivsticas da aplicao do ciclo de vida ..................................................
3.1. A organizao dos documentos activos em arquivos correntes .........................................
3.2. A organizao dos documentos semiaccivos em arquivos intenndios ..............................
3.3. A eliminao dos documentos tnactivos _ ....................................._..............................
3.4. A transferncia para os ~uivos definitivos .....................................................................

25. Fundo (de arqUIVO) ..................................


2.6. Srie _ _ __............................... .............
2.7. Unidade de iostalaio ..............................

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134

_ ........................................ _. __ .. .

. ...................................................

' 135 ,

................................................... .
2.8.l'<a _ _................................................___.__ ..........................................,..... ,.
2.9. [))mmentn (de arquivo) ...........................______................................................. .
2.10. Dado (mformacional) ..............................._ _ _._...................................................
3. Car.aJuiz:o-.:o dos instrumenlos de descrio rfnn'men tal e de referencia para o utilizador .. .
3.1.1-..os de descrio documental ...._
.......................................... ,.. ,.... .
3.2. lD.sb1ant!I1ros de referncia ....................______._..............................................
4. ~ dos iosbUmeotos de gesto e de referncia para o arquivista .............................. .. ..
4.i. lmuameaIos de gesto .................:...........
........................................,... .. .
42. lusb:wa::utos de referncia ........ ..............._
......................................... ........ .

~~ ~0:1ogrmIa~ :~:~~:. ~::~:~~:~. : : :

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_.: : : : :. :::::=:::::::=::::::::::::::::::::

rJcaPtulo 6 A kgisIao e a regulamentao ..............._ _ _ _._........................................... ... ..


1. Os figwbmegtos do valor legal dos documentos
.......................................... _ .. ..
2. As Ies ~vas aos arquivos ..........................
............................................... ..
2.1 c.... iDlmucional ...................................... _ _ _..........................................,., .... ,..
2.2. A AlDrica do Norte ................................_
-")oIt.e ................... .. . ..................... _ ... .
2.2.\, O Canad ............................................_ _._............... ,........... .
2.1.2. O Quebeque ....:..................................
._......................................... _ ... .
2.23. Os Estados Unidos da Amrica ......_____........................................... "........
3. leiS caoadianas e quebequenscs complementa:res s n:lativas aos aIquivos ..............................
3. t. Act:sso aos documenlos e proleco das informaes pessoais .................................. __...
32 Propriedade intelectual e direitos de autor
._................................................
3.3. JIcos cuItunis ...........................................
................................................ ..
3.4. Oe..!< Civil (o caso do Quebeque) .......
................... ,........ __ ....... ,._. __ .,.
4. leis cspec:ificas a CUlos domnios de actividade e outras leis relativas aos arquivos ....~_ ..
4.1. Leis cspcficas de cenos domnios de actividade _ _................................................... .
4.2. CJutt:as &eis relativas aos arquivos .........._._
............................................. "....
S. A atitude do arquivista face s leis ..................______._.............................................. .
5.1. O respeito da lei: um elemenlo suplementar da planificao ........................................... ..

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' .-

10 I OS FUNDAMENTOS DA DISCIPLINA ARQUIVfsTICA

S.2. O pa:Ib:tf jurdiCO: um bUafo indispens"el ._._ .._...... _...................... _ .......................... .


S.3. Qu:uWdade de documcatos cuja consena.o determinada por disposies lesisliltivU

"" ~ _.... _--.. _._ ...... __ ._... _......................................._........_...............

N.... _ _.__.._._........ _._. ___ ............................................................................................


Patle 3 A acqui.vstica e o seu meio _ _ ..............................................................................................

Captulo 1 A tipologia e as particularidades dos arquivos noneamericanos ...................................... ..


I. lipologia das institui6c:s de arquivo nonc-americanas .......................................................... ..
1.1. As institui6es govcn&alDClllais nacionais ....._................................................................. ..
1.1.1. ()cfiDj&J, organizao e contedo .......................................................................... .
1.1.2. Principais eleDlCDlOS distintivos ...............................................................................
1.2. As instiluies govemaDlC:Dl:ais regionais .......................................................................... .

1.2.1. l)cfiaio. organizao e conledo ...........................................................................


1.2.2 Principais eleJDeDtos distintivos ............................................................................. ..
1.3. As UlSblUi6cs govemaDlC:Dl:ais locais ................................................................................
1.3.1. Oe~. "'11J1izaio e COl1l_ .........................................................
1.3.2. Priocipais elenxacos distintivos ........................................ ,. ,.................................. .
1.4. M insIilU<S de ""iDo __._....... _..__ ... _............ _._._... _._............................... _.... .
1.4.1. Oelilliio. cxg;uz;>;io e COIlteLdo _._ _ _
1.4.2. Priocipais elefneotDs distiativos .__ _..............._.................................................... .
1.5. M insIiruios da _ da sade _.......................................
1.5.1. Oefiniio. orpniZllio e contedo ......................
152 Priocipais elc:roc:aIos dislintivos .................... _....................................................... ..
1.6. As instirwOc:s R:ligiosas --.-........................... _.......................................................... .
1.6.1 .l)cfinj:lo. organizao e contedo .......................................................................... .
1.6.2. Principais elemcDlos distintivos .............................................................................. .
1.1. As instibli6es iodusttiais e coOlCrt'iais ............................................................................ .
1.1.1. Definio. organiza:io c conledo .......................................................................... .
1.1.2. Principais elemeotos distintivos .............................................................................. .
.S. As I.DShrui6es socioculbIr.s e cientificas .... _...................................................................
1.8.1. [)efini30. organil::am e conledo ...........................................................................
1.8.2. PriDCipais elemearos distintivos ...............................................................................
2. Componentes do tonlello DO qua1 evoluem as instiruics de arquivo none-americanas ....... .
2.1. A desc:eolraliZl3o dos arquivos ....................................................................................... .
2.2 O car.ictcr rttcDlC dos anp.os ........................................................................................ .
D. O "'""" informao e o pro<.c<o d> vida priv3d> ....................................................
2.4. ()s arquivos na -cr.I di iofonnaolt ._......................................................_........_....._......
2.5. O dcscnvotvimenlo das instibIies de lrqUivo.lribulrio das ncces.sKiades cb mvesciga30 .
2.6. A dificuldade: de ilJ(cgr.Jo das duas vertentes da arquivstic3 ........................................ .
NOI35 __._.... __._ .........____........................................................................................... .
Capndo 8 ()s tipos e os suporteS de arquivo ........................._........ _................................................. ..
In~ ._._. _____ ...._. _ _ ............................................................................................

I: Os mapas e pl:wos __._.___........................_._........_.................................................... .

lNDlCE / 1l

191

2. Os docuroenlOS rotogr.Ui.cos ._ ..................................................- ........................ - ....... -.-..- ... .


3. Os re,isfos soaoros .......................................... _.................. -_ ..... _ .... _ .................................

192
192

4. As imalens em roovi.cocnto .................. _... _.... _....................... _ .... _._._ .................. _............ .
S. Os supoctes iafonaticos ..........._........ - ..........- ..- ......................... - .. -.... -......................... _... .

-.lli-

199

Now ........................._............................................ -.............. - .......................................-.---..


Bibliografia ....................................................................................................................................

242

C,pfrulo 9 A ronnao ....................................................................... - .. _.......................................... .


I. Conlcxto ................................................................................. -.-.............................................. .
2. Evoluo .................................................................................. - .............................................. .
3. finalidades e objectivos da Connao em Arquivstiea: um arquivista completo .................... ..
3.1. Objectivos de formao em relao aos suportes de arquivo ............................................ .
3.2 Objectivos ~ formao em relao s lds idades ... __ ............................. _._._ .............. .
4. Elementos de tontedo ....................................... _ .............._... _._._._._ ........................ _..... _..
4.1. Os fundaJncnlO5 da arquiviscica ....................................... _.....................................~ ...... ..
4.2. As funes uquivslicas ...................................... ' ............................................................ ..
4.3. A orgilDizaio e a gesto dos servios de arquivo ........................................................... ..
4.4. As disciplinas contributivas ....................................._..._ ........................................._._.... .

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Concluso ..................................__._._._................. _. __......... _ ....................................................

45. O estgio ....... _.............. _._........................................ _ .......... __..... _._._ ......._....... __._ ...

S. Elemenlos de organizaio .......... _ .... _................_..................._.............................................. ..


5.1. PreRssas privios organizaio da rormaio .... _. _. ___.................................. _........ .
5.2. Os recUflOS humanos ......................................................_................................................ ..
5.2.1 O pessoal docente ..................................................: _.. _........................................... .
5.2.2. O pessoal de assistncia pedaggica .................. " ..._.............................. _.............. ..
5.2.3. O pessoal administtalivo ............................... _....... _........... _........................._.__ _
- 5.3. Os recursos m:ucriais ....................................................... _._ ..........._. __ ..................~. __ . ~

.l~~tl~~=~=::~===~~~-~{
y/

5.' 5.4.1. M associaes e agrupamenlos profissioDais ........................................................ ..


5.4.2. Os servios de arquivo ........................... ~ .... _..................... --................................. ..
5.4.3. As instiruies e organismos circundantes .......... __._ ............__ ................................. .
5.4.4. Os servios de apoio ped.1g6gico ...................._.............................................
5.5. A integrao da teoria e da prtica na Conn:5.o em Arquivsti;a .....................__ .......... ..
6. A in"cstigilo em arqui"islica ......................................_......_................._................... _....._.. .
Now ...................__.._............................. _.............._.... _._._.. ___._._.__ ............_.._......._....

ConcIWi~

.................. _._._._ ............................................................ _..................................................

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Glossrio ... __ .........._......._ ......._........................................................................................................ ..

283

Biblioarafia ......................._................................................................. _._._._ .._................... ~-- .......... ..

297

12 I OS FUNDAMENTOS DA D[SClPLll'fA ARQUlVfsTICA

Gencrolld.>dcs ........._._...... _._. ___.. _... _._ ....___....... _.. _._........................ _.............. _.. _..........
CapCwIo I Os arquivos. os arquivistas e a arquivistica! considera6es de ordem histrica ..................
c.pbllo 2 Olugar ct. arquiv<i<:a na gesLlo ct. infonnao .........._..................._................................
Capmlo 3 O principio di provenincia e o fundo de arquivo ...............................................................
CapCwlo 4 O ciclo de vida dos documentos de arquivo .........................................................................
c.pbllo S lo> unidade:! de . .baIho ........................................................................................................
C2pCtulo 6 A legislaio e. regulamentao ..........................................................................................
C3pmlo 7 A tipologia e as particularidades dos arquivos naneamericanos ........................................
CapCwlo 8 Os tipos e 0$ suportes de arquivo .........................................................................................

297
299

304
305
308

309
313

316
322

c.pbllo 9 A fonnaJo ......................................_...................................................................................

334

Equivalncias de tennos arquivsticos: Canad (Qucbcque), Portugal, Bruil ........................................

339

!adice ............................... _...................................................................................................................

NOTA TRADUO PORTUGUESA

341

A obra Os Fundamentos da Disciplina Arquivstica o primeiro manual de arquivslica


traduzido e publicado em Ponugal. Este facto trouxe responsabilidades acrescidas edio
portugue:;a. a qual teve de enfrentar opes terminolgicas e problemas de natureza conceptual complelos, sobre os quais a comunidade arquivlstica ainda no chegou a consensos.
Neste conlelto, procurou-se um compromisso CDIR: uma traduo literal, prxima do originaI francs, e a tenninologia arquivstica que se tem vindo a afmnar em Ponugal ou que
constitui a trndio portuguesa. Usmo-Ia nos casos em que os tennos escolhidos eram seguros e Do implicavam alterao conceprual. Foi assim, por exemplo, que oplmos por princpio da provenincia., ao invs de princpio do respeito pelos fundos, apesar de os autores da obra utilizarem a expresso principe de respect des fonds.
Sempre que este tipo de interveno no se afigurava pacfica, optou-se por traduzir da
fonna mais literal a proposta dos autores canadianos, de modo a garantir a fidelidade ao seu
texto. Foi Desta linha de pensamento que mantivemos as designaes de Rousseau e Couture
......
sobre os. valores dos documentos ou as mltiplas designaes dos instrumentos de descrio
documentaI. Isso no invalidou que, sempre que acbmos pertinenle, inclussemos notas de
reviso cientfica em que procurmos indicar qual a tenninologia elou o sentido das designaes empn:gues em Ponugal. Para aumentar Ograu de segurana da traduo e dar opor
tunidade ao aparecimento de leituras diferentes, incluCmos uma listagem final onde figuram
alguns tennos arquivlsticos empregues no presente tr.IbaIho, devidamente acompanhados da
sua equivalncia na obra original. A listagem de tennos em questo vem enriquecidl com as
expresses brasileiras que lhes correspondem, nem sempre coincidentes com as nossas. apenas uma fonna de contornar alguns problemas de diferena terminolgica entre os dois pases I05fonos, a qual no dispensa consulta da bibliografia especializada.

14/ OS FUNDAMENTOS DA DISCIPLINA ARQUIVISTlCA

Go"Iaramos ainda de salienlar que a edio portuguesa beneliciou de algumas aClUalizaes proposlas pelos autores, as quais nos pennitem acompanhar a evoluo do seu pensameoto arquivstico, bem como uma melhor conjugao com o contedo do segundo volume
da obr.J. em fase de preparao no Canad.
No poderamos tenninnr sem expressar os nossos sinceros agradecimentos a todos os
colegas e amigos que, com a sua disponibilidade para debater, infonnar ou sugerir, contriburam para o aperfeioamento desla traduo, com especial deslaque para Carol Couture,
Louise Gagnon-Arguin e Daniel Ducharme, do Canad, Madalena Garcia e Fernanda Ribeiro,
de Portugal, e Lus Carlos Lopes, do Brasil.

PREFCIO
Pedro Penteado
Um dos aspectos mais surpreendentes e mais lamentveis deSIa era da informao que
a mais antiga foona de informao registada - essa infonnao nica e eminentemente pertinente para a comunidade internacional e para qualquer povo que constilUa os arquivos das
suas instiruies - sempre a menos conhecida e a menos compreendida e. por consequncia, o menos bem utilizado de todos os recursos informativos'. Esla repetio de uma observao feita h mais de uma dcada sublinha o valor e a importncia do presente estudo.
A viso de conjunto que este nos apresenla dirigida no s ao pblico em geral e aos seus
utilizadores eventuais, como aos profissionais da gesto da infonnao, incluindo os que pretendem obter o cargo de arquivislaS sem conhecerem e compreenderem bem o papel que os
arquivos desempenham em qualquer sociedade.
Se tivssemos literalmeote de comear pelo princpio, deveramos recordar que, h mais
ou menos seis mil anos, a humanidade comeou a desenvolver a civilizao ao longo dos
vales dos principais rios da massa continenlal da EurW- A emergncia de instilUies constituiu um factor crtico nessa transio cuja continuidade e organizao das actividades foram
asseguradas graas inveno e aplicao de uma nova tecnologia: a escrila. A escrita permitiu registar dados, informao e conhecimentos, criar sobre fonna tangvel e material, por
assim dizer, sobre um suporte, O que antes s podia ser comunicado, conservado e transmitido oral ou visualmente. O que se seguiu foi que os documentos escritos permitiram aos mercadores, aos sacerdotes e aos reis consolidar e alargar o seu poder e a sua influncia atravs
das instituies que eles prprios criavam.

J Frank B. EV ANS. "An An:hival Perspet1ivc", Untsco JOUfTUJl oflnfonnation Scitnce. UbranaflShip
and Archives Administrarion. IV. ~ti 2 (Abril-Junho. 1982),18.5.

16 I OS FUNDAMENTOS DA DISCIPLINA ARQUIVtSTlCA

Asnecessidades do comrcio, mais do que as dos contadores de histrias, dos filsofos


ou dos educadores, levaram inveno da escrita e da sua utilizao para criar documentos
de arquivo. medida que as novas instituies adquiriam um carcter oficial e um estatuto
jurdico, o mesmo foi acontecendo com os documentos de arquivo que elas acumulavam. Os
documentos de arquivos institucionais conservam ainda o seu carcter oficial e estatuto jurdico, propriedades que os distinguem de outros tipos de documentao. Na Antiguidade, aqueles que conseguiram dominar a difcil arte de escrever tornaramse confidentes e conselheiros dos mercadores, dos sacerdotes e dos reis; cabia-lhes a responsabilidade de crar, gerir e
conservar os documentos de arquivo.
Uma histria geral dos arquivos no Oriente est por escrever, mas na sociedade ocidental, sabemos que as prticas primitivas de conservao e de valorizao dos arquivos foram
melhoradas e desenvolvidas durante a transio da civilizao do Prximo Oriente para o
Egipto, para a pennsula grega e, finalmente, para Roma. Este desenvolvimento respondeu,
em grande parte, s necessidades das administraes pblicas, as mais englobantes e mais
avassaladoras das instituies que transformavam a sociedade. Na Antiguidade, a arte e a profisso de conservao e de valorizao dos documentos de arquivo atingiram o apogeu sob o
Imprio Romano. Com o declnio e a queda desse imprio, a Igreja de Roma assumiu a tarefa
de conServar e prosseguir o desenvolvimento, no s da herana cultural da Antiguidade, mas
tambm das suas estruturas administrativas e dos seus modos de funcionamento. Durante os
sculos que se seguiram, os clrigos, que tinham preservado a arte da escrita, criaram e conservaram, em primeiro lugar, os arquivos nos reinos feudais e, depois, nos estados-naes que
gradualmente foram dando lugar Europa Ocidental. A emergncia das lnguas vernculas,
das variaes nacionais dos sistemas jurdicos e dos sistemas de administrao reflectiu-se
na evoluo da conservao e da valorizao dos documentos de arquivo. Com o nascimento
das universidades, as pessoas formadas em Cincias Jurdicas e noutras disciplinas substituram progressivamente os clrigos na administrao, e a centralizao dos arquivos e o cargo
de conservador de arquivo j se haviam tornado num dos legados mais duradouros e mais
preciosos do mundo moderno.
Retrospectivamente, os arquivos constituram sempre os instrumentos de base da administrao, mas ao longo da sua utilizao, foram-se tornando os produtos dos procedimentos
do funcionamento administrativo. Por consequncia, eles testemunham polticas, decises,
procedimentos, funes, actividades e transaces das instituies. Em vinude do seu careter oficial e do seu estatuto jurdico, eles representam as fontes de informao mais seguras
e mais completas relativas s instituies e ao seu papel na sociedade. Os arquivos das admi-

PREFCIO / 17

nistraCS pblicas testemunham a experincia colectiva e muitas vezes a memria colectiva


da comunidade nacional, constituindo assim uma componente fundamental da herana cultural. No incio, as administraes pblicas cooservavam os seus arquivos para assegurar a
sua legitimidade e para proteger os direitos e os interesses do soberano. Com a emergncia
do goVl:(llo constitucional, baseado na soberania do povo, os arquivos pblicos continuam a
assegurar esse papel de proteco dos direitos e interesses do novo soberano: o povo. Hoje
em dia. geralmente reconhecido que cada uma das administraes estritamente obrigada
a estabelecer c manter um sistema de arquivos nacionais que reflicta a organizao e a estrutura do Estado.
Durante o perodo em que os pases da Europa Ocidental descobriram, exploraram e,
mais tmIe, colonizarrn a Amrica Central, a Amrica do Sul, a Amrica do None, a frica
e a AusttIia. os colonizadores levaram consigo os seus sistemas jurdicos, as suas tradies
adminislIativas e as suas prticas de conservao dos arquivos. Durante o perodo da descoIonizao, depois da Segunda Guerra Mundial, a maior parte das antigas colnias teve acesso
indepeodncilL Quase todas criaram organismos de arquivos nacionais essenciais sua identidade e ao estabelecimento da sua histria naciooaI. Mas vrios documentos de arquivo fundamentais, indispensveis para testemunhar o seu passado colonial, continuaram a fazer parte
dos arquiwos dos antigos pases metropolitanos. Daqui resultou uma srie de tratados e de
acordos uoilaterais e multilaterais para autorizar o seu acesso e se tomarem disposies para
copi-los- Com efeito, ao longo da histria, ficou demonstrado que os arquivos pblicos so
to imponantes para qualquer sociedade e para qualquer nao, que no direito internacional
relativo sucesso de estados, os arquivos so considerados como um atributo essencial
soberania de um estado e, por consequncia. so imprescriveis e inalienveis.
Com o aparecimento do estado-nao e o desenvalvimento da Histria como disciplina
universitria em que as fontes originais so utilizadas como materiais de apoio investigao. os depsitos de arquivo, outrora considerados sobretudo como (arsenais de leis, transformaram-se agora em arsenais da histria. O princpio do direito de acesso aos arquivos
pblicos constitui uma herana imponante da Revoluo Francesa. Todavia, esse direito,
mesmo nas sociedades democrticas, foi necessariamente restringido por razes de defesa
naciooaI e de segurana, de proteco da informao comercial e da vida privada e para conservr, em cena medida, a confidencialidade administrativa que permite aos poder~ pblicos agir oom competncia e eficcia.
No sculo passado, os problemas de acesso agravaram-se, quando as administraes pblicas, ao alargarem as suas funes tradicionais, se comearam a relacionar com as institui-

PREFACIO / 19
18 lOS FUNDAMENTOS DA DISCIPLINA ARQUrvlSTlCA

es, as organizaes e os indivduos, por intermdio de quase todas as suas actividades. As


administraes pblicas tomaram-se organismos de recolha, de tratamento e de produo de
informoo, e o valor dos seus arquivos, enquanto fontes primrias e nicas de informao,
aumentou consideravelmente.
Actualmente, o alargamento das funes das administraes pblicas e de outras instituies contribuiu no s p.... o crescimento exponencial da quantidade dos documentos de
arquivo. como foi tambm acompanhado pelo desenvolvimento de novas tecnologias e da sua
aplicao p:ua criar e utilizar arquivos. A fotografia e o registo sonoro enriqueceram consideravelmente a herana documeotal, mas estas invenes cri ....m problemas de acesso, de
conservao. de controle material e intelectual particulares, em virtude da fragilidade dos
suportes. Alm disso, a introduo progressiva da tecnologia eleclrnica obriga os arquivistas a trabalhar com o menos permanente dos suportes e transforma o modo como as instituies funcionam relativamente aos mtodos de criao e de recepo, de utilizao, de conservao. de orientao e de eliminao da informao e dos documentos de arquivo.
O acrscimo dos documentos de arquivo registados em todos os suportes e as alteraes
rpidas operadas no funcionamento das administraes pblicas e de outras instituies represenWII srios desaIios para todos os responsveis dos arquivos. Assim, os arquivistas devem
reexaminar os seus conceitos ttadicionais. os seus princpios e mtodos e modificar ou subs
tituir as prticas herdadas que j Do se coadunam com as necessidades actuais. Devem desenvolver uma disciplina que, no s preserve a natureza, os valores e a utilizao dos arquivos,
como fornea solues prticas p:ua os problemas suscitados pelos novos suportes que substiluem os documentos de arquivo em papel e que transformam a prpria gesto.
A presente obra contribui para promover a disciplina arquivstica. Ela acentua a necessidade de gerir os documentos dos arquivos modernos desde a sua criao ou recepo, passando pelo periodo de utilizao p:ua os assuntos correntes at sua elintinao autorizada
e ao longo da sua conservao permanente, no caso de no-eliminao. Nesta obro. insiste-se na importocia de respeitar a integridade de todos os arquivos durante todo o ciclo da sua
vida hem como num cuidado especial a ter na escolha dos arquivos definitivos. Sublinha-se
igualmente que o contexto organizativo e funcional dos arquivos, que garante o princpio da
provenincia, deve ser assegurado. Os autores desejam alm disto que os arquivistas facilitem a utilizao dos arquivos criando e pondo disposio das diversas clientelas interessadas os instrumentos de descrio documental apropriados.
Esu disciplina em plena evoluo reconhece inteiramente a rica herana resumida com
brevidade neste prefcio. Ela reoe com xito os elementos fundamentais da teoria e da pr-

tica arquivfsticas europeias com o records management norte-americano. criando assim uma
disciplina global que cobre o conjunto dos arquivos. Por consequncia, ela pode servir de
modelo aos arquivistas e aos servios de arquivo no dealbar de um novo ntilnio que se vir
juntar longa e essencial histria dos arquivos.

Franck B. EVaos
College Park, MO

PREMBULO

Em Outubro de 1982 era publicado o livro intitulado: Lu an:hives au XX' siec/e. Une
ripo..e aJa buoi.. de I'administration et de la rechen:he. Elaborado a partir da experincia adquirida pelos autores na sua prtica quotidiana da arquivfstica. das suas notas de ensino,
bem como das suas reflexes e investigaes, ele coostitua ent40 a primeira obra de sfntese
em arquivstica do Quebeque. Vrias obras se lhe vieram juntar a partir da, demonstrando a
vitalidade da disciplina. Nessa poea. contudo, os autores besitavam em pedir ao editor (o
Secrtariat gnral de l'Universit de Montreal) que corresse o risco de imprimir duzentos
exemplares do seu manuscrito. Ficaram espantados quando Jacques Boucber, ento secretrio-geral, lhes deu a conhecer a sua inteno de editar, no duzentos, mas quiobentos exemplares.
O acolhimento reservado ao livro pelos tcnicos, estudantes, professores, administradores e outros pblicos ultrapassou todas as expectativas. Em 1994, ou seja doze anos depois,
foram sete mil exemplares da verso muicesa que foram vendidos no Quebeque, no Canad
e por esse mundo fora. bem como vrios milhares de exemplares das verses inglesa e espanhola. Com efeito, em 1987, a editora de Monreal, a Vhicule Press, editava uma verso
inglesa com o ttulo: The Ufe of a Document. A Globol Approach to An:hives and Records
Management, e em 1988 uma outra edio em espanhol com o ttulo: Los an:hivos en ti
sigla XX. Neste ltimo caso, tratava-se de uma edio conjunta do Secrtariat gnral de
l'Universit de Montreal e do Archivo General de la Nacin (Mxico).
A obra que se oferece hoje ao leitor inscreve-se na continuidade da iniciativa dlenvolvida ao longo dos anos 80, bem como do sulco traado por uma disciplina arquivstica em
plena evoluo. Ela constitui uma nova 00111 e no uma simples reedio revista. corrigida e
actualizada de Les an:hives au XX' siec/e. Alis, o volume das informaes tratadas incita-

22 lOS FUNDAMENTOS DA DISCIPLINA ARQUIVfSTICA

-nos a publicar a obra em dois volumes distintos. O primeiro volume, que objecto desta
publicao, debrua-se sobre os fundamentos da disciplina arquivstica. Expe as diversas
facetas, tanto sociais como tericas e conlextuais da arquivstica. vistas pelo prisma da viso
global e integrada da disciplina. O segundo volume ser editado posterionnente. Centrado
essencialmente no pr em prtica da viso global e integrada da disciplina arquivstica, tratar principaImcnte das funes arquivsticas, ou seja: a criao, a avaliao, a aquisio, a
classificao. a descrio, a comunicao e a conservao.
A presente obra resulta, em primeiro lugar e antes de mais nada, de um trabalho de equipa.
Por isso, fazemos questo em agradecer calorosamente a todos aqueles que no pouparam
tempo nem esforos a fim de a tomar possvel. Os nossos mais sinceros agradecimentos vo
para as Presses de l'Universit du Qubec que aceitaram public-Ia e integr-Ia na sua nova
coleco de gesto da infonnao, para as nossas colaboradoras e colaboradores: Aorence
Ares, Chantal FiUion, Marlene Gagnon, Louise Gagnon-Arguin e Dominique Maurel, bem
como para Frank B. Evaos, dos National Archives and Records Administration (NARA) dos
Estados Unidos da Amrica, que aceitou graciosamente redigir o prefcio da obra. Por ltimo,
queremos agradecer muito especialmente a Daniele Proulx, secretria dos Services des
Archives de I'Universit de Monnal, que procedeu ao tratamento de texto do manuscrito,
bem como a Jacques Larose, secretrio-redactor do Secrtariat gnral de I'Universit de
Montreal, que teve a pacincia de l-Ia atentamente. Os seus comentrios e sugestes contriburam amplamente para tom-Ia melhor.

INTRODUO

A gesto dos arquivos, a profisso de arquivista e a disciplina arquivstica desenvolveram.se consideravelmente ao longo das ltimas dcadas: a quantidade de servios de arquivo
e de arquivistas aumenta constantemente, a profisso ensinada nas instituies de careter
universitrio, ao mesmo tempo que a investigao terica e prtica, sinal de vitalidade de uma
disciplina, se acentua, como o atesta o nmero sempre crescente de publicaes.
A conjuntura social desempenhou um papel de grande imponncia no desenvolvimento
dos arquivos, da profisso e da disciplina. Confrontada com uma mirade de infonnaes polimorfas susceptvel de ser guardada em supones cada vez mais diversificados e capazes de
armazenarem quantidades fenomenais de dados, a sociedade afunda-s. literalmente sob uma
massa de informao cujo crescimento exponencial. Longe de dar sinais de cansao. o processo continua a acentuar-se. No se fala j em instaumr verdadeiras auto-estradas de informao capazes de troCar milhares de infonnaes, e isso vinte e quatro horas por dia, trezentos e sessenta e cinco dias por ano?
__
A sociedade tem, por arrastamento, cada vez mais necessidade de disciplinas e de tcnicos capazes de fornecerem solues de conjunto. viveis e rendveis para os inmeros problemas suscitados pela gesto dessa massa de infonnaes, em todas as suas dimenses, desde
a sua criao. avaliao. aquisio. classificao. descrio, comunicao at sua conservao. Os arquivistas e a disciplina arquivstica contribuem j com diversas solues concretas para esses mltiplos problemas e por isso que o seu papel cada vez mais reconhe
cido pela sociedade que eles servem.
Alm disso, as situaes que os arquivistas e a sua disciplina enfrentam renovam-se a um
ritmo acelerado, criando novos desafios e suscitando um questionamento constante.
Conscientes da situao. os autores decidiram continuar a fornecer o seu contributo ao redi-

INTRODU0/25
24 lOS FUNDAMENTOS DA DISCIPLINA ARQUlVlsTIcA

girem 1) presente livro. Todavia. fizeram-no tendo em conta o novo contexto das cincias de
infonnao, o lugar que nele ocupa a disciplina arquivstica ao lado de oulraS disciplinas afins,
bem como os elementos de prospectiva que lhes pareceram mais promissores.
A viso global e integrada dos arquivos, da arquivstica contempotnea e do papel do
arquivista que caracterizava s arrhives au )D(t sicle aqui no s mantida, como constitui uma premissa omnipresenle. Assim, os arquivistas so apresentados como os profissionais da gesto dos arquivos; sendo os arquivos definidos como o conjunto dos documentos,
pouco imponando a sua idade, o tipo de supone (incluindo os magoticos e infonnticos) ou
o seu valor (adminisuativo, legal, financeiro ou de testemunho), que contm informao org
nica, isto infonnac elaborada, enviada ou recebida no mbito da misso de uma pessoa
fsica ou moral. Quanto arquivstica, esta uatada como a disciplina que agrupa todos os
princpios, nonnas e tcnicas que regem as funes de gesto dos arquivos, tais como a criao, a avaliao, a aquisio, a classificao, a descrio, a comunicao e a conservao.
Uma abordagem deste tipo tem o mrito de favorecer plenamente a realizao do papel
social do arquivista, de maximizar a sua eficcia adminisuativa e profissional auavts da instaurao, manuteno e desenvolvimento de uma gesto saudvel da informao orgnica
JUDIo das pessoas fsicas ou morais que utilizam os seus servios e, finalmente, de permitir a
emergncia de pontos de concertllo com os outros tcnicos das cincias de infonnao a
fim de servir ainda melhor a snciedade.
Esta abordagem est patente nas trs partes da presente obra que incidem sobre os fundamentos da disciplina arquivstica. A primeira pane, que trata da arquivstica e da socie
dade, constiruda por dois caprulos que abordam respectivamente as consideraes de ordem
histrica e o lugar da arquivstica na gesto da infonnao. O leitor comea assim por se familiarizar com as origens e a evoluo da disciplina e posterionnente por situar o papel contemporneo dela que o de uma gesto da infonnao orgnica no seio daquilo a que se se
decidiu chamar a sociedade de infonnao.
Munido de uma perspectiva do papel e do lugar que ocupam a disciplina, os arquivistas
e os arquivos na sociedade, o leitor pode ento abordar com mais facilidade a segunda parte,
que incide sobre os princpios e as bases da arquivstica, a qual constitui o mago da presente
obra. Ela divide-se em quatro captulos que expem sucessivamente o princpio da provenincia e o fundo de arquivo, o ciclo da vida dos documentos de arquivo, as unidades de uabalho bem como a legislao e a regulamentao.
Finalmente, o leitor terminar o seu priplo com a descobena da terceira parte intirulada
.A arquivstica e o seu ambiente_ onde so expostas a tipologi. e as particularidades dos

arquivos norteamericanos, a tipologia dos supones de arquivo e uma bibliografia especfica


tal como a formao e a investigao em arquivstica.
Uma concluso, um glossrio, uma bibliografia, um sumrio e um ndice completam a
obra.
Por ltimo, o leitor poder estabelecer o nexo entre as panes e os captulos que compem
a presente obra. Poder igualmente empreender o seu prprio uabalho de reflexo, de panicipao e de desenvolvimento sobre a disciplina arquivstica, a profisso de arquivista e o seu
objecto, os prprios arquivos.

PARTE 1
A ARQUIVSTICA E A SOCIEDADE

CAPTULO I
OS ARQUIVOS, OS ARQUIVISTAS E A ARQUIVSTICA
Consideraes histricas
Louise Gagnon-A'1Iuin'

ao apa=imento da escrita que ",monta o nascimento dos arquivos e da arquivfstica,

bem como as novas ocupaes, entre as quais a de arquivista. A escrita pennitiu produzir
obras literrias mas tambm serviu a administr.lo_ Assim, qesr!e que o homem utiliza a
escrita para "'_~ jofommco que possvel seguir a evoluo do supone no qual foi inscrita essa mesma mfurfuao, o tipo de ilOOlliiio .. tida ~ ml!Idos.!!L~bo utilizados
.~ara tra.m-Ia. bem como a evolu-.Q das fuoes das~ afl:t;!S__gesto ~sasJnfor
J!!!es.
Conhecer as origens de uma profisso e da sua misso no ",leva da simples curiosidade.
Antes de mais, demonstra uma p",ocupao em que",r &iIuar a sua actividade no tempo. No
entanto, os arquivistas no manifestar.un grande empenbo em faz-lo. Emest Posner, clebre
arquivista americano, sublinha a importncia disso na sua obra sob", a histria dos arquivos
no Mundo Antigo: _[... ] archivists must feel a need to expio", lhe origins of their profession, to understand lhe circumstances and forces Ihat have detennined its evolution, and, wilh
such understanding, to anticipate and p"'pare for lhe futurc' .
Vrios autores estudaram um ou OUIm aspecto da histria dos arquivos. Alguns inte",ssaram-se particularmente pela sua histria numa detenninada poca' e pelas grand~ insti ProftSSOf'l agrc,ad3 da colc de bibliOlhconomie ct dc:s sciences de I'infomwion de l'Universil de
Montral.

30 I OS FUNDAMENTOS DA DISCIPLINA ARQUIVISTICA

tuies'. Outros debruaram-se sobre a sua evoluo atravs dos tempos' e preocuparam-se
com as caractensticas especficas dos diferentes sculos. Poucos estudaram, contudo, as relaes entre o papel social dos arquivos e a histria das menralidades, entre a organizao dos
arquivos e o pessoal que por eles responsvel e a histria das insrituiOes e das prticas polticas. o que nos propomos realizar atravs dos grandes movimentos de civilizao que existiram desde o inicio da utilizao da escrita.
Vrias dificuldades se apresentam elaborao de um fresco que incida sobre a histria dos arquivos desde a Alta Antiguidade. A primeira dificuldade situa-se no plano do vocabulrio. Os tennos .tmlIDnts_~..!!a.rquivistas e ~arqujvstjca ), fazem referncia a conceitos
modernos do domenio arquivstico, Utiliz-los para designar os documentos encontrados na
sia Menor e que datam do milnio IV, falsear a realidade da poca, mas num artigo sobre
a histria dos records manage,.., Luciana Duranti, depois de ter manifestado reservas ao
facto de se aplicar a nossa terminologia a tempos mais recuados, revela as vantagens, nestes termos: [ ...) it indicates precisely their functions in lhe light of our own division of
laoorlt. Escudados nesta afinnao. utilizaremos os lennos arquivos. arquivfstica e
arquivistas. Uma outra dificuldade provm do nmero de anos a cobrir por este tipo de
investigao. Os primeiros documentos administrativos encontrados datam do milnio IV
antes de Jesus Cristo. No se pode pois aprofundar cada uma das pocas desde essa data
quando muito podemos deter-nos nos acontecimentos e nos penodos mais significativos e
que marcaram um ou ourro aspecto da histria. Uma outra contingncia est ligada dimenso geogrfica do assunto. A histria dos arquivos comea, em primeiro lugar, no Oriente.
Prossegue nesses pases depois da sua separao do Ocidente. ~~ no entanto DOS pases
ocidentais que-evo~uem.os.llSOS a4!ninis'!"tivos que es~ orig,:m ~o~ nossos C!l!!1P.,n~
lI1entos.t:onte.!'l~eos .

Antes de dar incio a este estudo, til lembrar as grandes caractensticas polticas,
sociais, econmicas ou culturais das pocas mais marcantes para a histria dos arquivos,
dos arquivistas e da arquivstica. a fim de situar melhor os diferentes acontecimentos.
Assim, o exellcio do
er na Alta Antiguidade est intimamente li ado vida reli iosa.
Os (~s ~o antigo Egipto repraenta.YamJa~;;; ~to~ctc..poltica...como a dos deuses
Nessas civilizaes. quer se trate da civilizao assria ou egpcia. a. vida administrativa
eqcontca-se simplifiqda ~lo facto de o poder ser !!Lco. Todos trabalham para-;;- ;ci, e os
funcionrios tm apenas a misso de controlar que tudo se faa segundo as regras da arte.
A Anliguida<t~ Clssica caracteriza-se por uma administrao m~crtiGa>., como
a de ~as; onde ~s~i~ tm_aEti~idades indepel!dente...do.goverruu: ond,,--este dirige

OS ARQUIVOS_

os

ARQUlVISTAS E A ARQUlV/sTlCA / 3t

por inlCnn~e i.nslluies que devem. em co!'trapanida. inscrever um testemunho das


' sua~es. ~, dev~do ~ s~ad~~o l!1~!? descentralizada e ao papel' que
desempenham as grandes famalas, exercer tambm uma forma de autoridade que favorece a disperso dos documentos.1igados s diferentes actividades. A Alia Idade Mdia
;;;;;:;Icieri;ar-se- por modificaes importantes na vida econmica, social e polti- ;.. As;';;:
o parcelamento dos territrios com a implantao de uma autoridade autnoma em cada
um deles constitui uma primeira alterao-importante: A diminuio do papel d~rit'
na vida administrativa, bem como O problema da ausncia de uma lngua comum a grandes territrios, constitui uma outra ruptura com a poca ~tiga_ Contudo, medida que se
avana na Idade Mdia, os reinos tornamse maiores, os lerritrios expandemse. h auto
ridades que se afirmam e que favorecem deste modo a constituio de estruturas administrativas. Ao mesmo tempo, a Igreja desenvolve um poder paralelo e os mosteiros tornam-se lugares seguros e de poder. Do sculo Xli ao sculo XVlIl, assiste-se implantao
das comunas em Frana, constituio de reinos um pouco por toda a pane na Europa e
constituio dos estados modernos. Essas diversas autoridades tiveram de se impor para
se desenvolverem. Elas baseiam o seu poder em ttulos e privilgios que lhes do a garantia desse poder. Em reaco a essa sociedade, d-se a ~voluo Francesa. Assim comea
~~~~ adminis~o ~rente, oode o documento j no deseml"lnlf!! ape.!!as um
papel.l~..!l!as constitui um instru..!l!ento do poder cujo acesso_ sinaLdo_podeLdo
povo. Esta revoluo ir ter_~~ i~pac~ d~~nte nos arquivos com a criao uma ins
j tuilio nacional cujo papel o de assegurar a guarda dos arquivos. O sculo XIX, com o
desenvolvimento do nacionalis~o. atribui ao doc'!mento um valor de testemunho, j no
~m sentido jur[dico mas para reconstituir a histria. No sculo xx, assistirse ao
.a.!l.megto da.quantidade daJ.~formao, sua acessib!!!2!de, sua v,!!orizaSo e tamb..!ll_
a um movimento de racionalizao da sua utilizao.
tendo em conta estes grandes momentos da histria e o seu impacte na organizao e
no papel dos documentos que iremos tentar responder a um ceno nmero de questes_ O que
emm os arquivos no passado? Qual o seu papel? Quem foi responsvel pelos documentos
atravs dos tempos? Como que essas pessoas desempenharam as suas funes? Deste modo,
iremos traar em grandes linhas quer a histria dos arquivos como a dos arquivistas e a da
arquivstica, destacando as suas principais evolues e lentando explicar estas atravs de refe';ncias aos usos sociais ou polticos das diferentes pocas_

OS ARQUIVOS. OS ARQUIVISTAS E A ARQUIVlsTICA / 33

32 lOS FUNDAMENTOS DA DISCIPLINA ARQUIVISTICA

1. Do:s documenlos adminislrativos aos arquivos

A histria dos arquivos pode ser abordada sob diferentes ngulos. O contedo tios documentos e a concepo que deles se fez constituem aspectos que nos esclarecem sobre o
papel que eles desempenharam. bem como sobre o lugar que eles ocuparam nas diferentes
civilizaes. Os supones em que foi registada a informao administrativa apresentam tambm um grande interesse. Para alm de mudarem ao longo dos anos. condicionaram o seu
armazenamento. a sua conservao e a sua utilizao futura e exigiram o desenvolvimento de
uma especializao apropriada. Um e outro ilustram sua maneira a histria da profisso e
da disciplina.

/./. O. arquivos e as suas funes nas diferen'" civiliza..


partida, que significa a palavra arquivos. ? O termo arrheion, utilizado inicialmente
pelos Gregos no sculo w ou n a. C., designa simultaneamente govemment palace, general
administrator, office of the magistrate, records office, griginal rec0rds .!glOSitory for original
records, authority . A palavra arrh, de onde provm, tem por sua vez o sentido mais lato de
_foundation, command, power, authori!}" . Refere-se pois s actividades administrativas.
A sua utilizao varia posteriormente. Fica, porm, estabelecido que os documentos administraliYos.fazem.~~ as pocas. Eles 1J'gl'mas.rclajjes eoh? Duovemos. as oEganizacC$

as

pess'@.S.

~~..80

das pocas e dos regimes, os documentos serviram para o exerccio do ~er,


a sua utiliza~
Recordamo-Io aqui porque este papel foi muitas vezes eclipsado pela histria dos homens e
das sociedades que, DO entanto, basearam os seus poderes e a sua perenidade nesses do~ 1J'C0nhecjmento dos dj!l'i!.QS..para.Q..wjIQJIa.memria~.p,

~.':!!",:~"",.!!d!!OC~u!!me~n~to~s~cons~~b~tu~'~iu:,u~ma~~ne~e=e~ss~ida~d~eJ!!!.~TIJ~o-=oc~e~rr~l~e~io~d~0'J!!~r,.ll..uutllini
resume perfeitamente esse fenmeno:
.[ ] .a mais antiga lrImc:rio da memria foi constituda por documentos com:ntes cujo modo de gesto.
que por vez.es se perpetuou dlUilRtc muito lempo, atingiu uma perfeilo requiruada nas civilizaes do Proximo
Oriente 3Jltigo. da GJt1a e de: Roma. Os documentos eram produzidos e conservados para as nccc:ssidades do
governo c da adminisuaio; a geslrio do poder e a geslrio dos documentos estavam eslreitamenle ligadas por toda
a parte'.

Aquando das conquistas, os novos ocupantes vim Da entrega tios ttulos de propriedade
tios territrios conquistados um sinal da sua nova autondade. Sabese que de>de o sculo XIV,
com o Tratado dt Pan"s. entre o delfim e a Sabia. os documentos relativos aos territrios
cedidos seguem esses mesmos territrios'. Carlos V exigira a mesma coisa de Francisco I por
ocasio do Tratado de Crpy-eo-Laonnois' em 1544. Os monarcas absolutos do sculo XVIII
recorrem particularmente a este processo. Os documentos s podem ser consultados pela auto
ridade suprema. Os artesos da Revoluo Francesa compreenderam o pode0. que os arquiyos encerram e a sua importncia DO exerccio do governo. criando os Archives natitmales de
Franee em 1789 e querend.!1.~.J!esde o..infcio_Q\UlIaodJ!.to, todos os documentos I!IQ:.
duzidos sob a nova adminis~. Napoleo. ao desejar centralizar num mesmo local todos
os documentos dos estados europeus conquistados ou ocupados no perodo do seu reinado de
ir'nperador, no-est a manifestar a inteno de demonstrar o seu poder? -lhe alis atribuda
a seguinte frase: .Um bom arquivista mais til a um governo do que um bom general do
exrcito. Os administradores modernos baseiam o seu poder e os seus direitos no que est
ml!!!. A importncia dada informao administrativa e sua funo no exerccio do poder
afirmamse de um modo diferente, mas continuam a traduzir a mesma realidade. As legislacs sobre o acesso aos documenblS govemamen!ais. um fenmel!o do princpio dos anos
1950, so a ..presso da democracia. foqna de governo que exige a transparncia das ace~
governamentais. Tudo isto demonstra o papel primordial do documento no exerccio do poder
por pane dos governos ou de qualquer administrao. ?~c"',).'
Os documentos desempenham tambm um papel de prova. Foram durante muito tempo
produzidos e utilizados com esse fim. Na Grcia antiga. o local onde so depositado.s_o.s
documentos.9l'e lhes assegura_a '!!!tenti9~~. Os documentos armazenados no arrhlion
-local no Mlroon - serviro de prova em caso de litgio. [...) qualquer cidado tinha acesso
aos arquivos do Estado e podia copiar os documentos que, s pelo facto de se conservarem
no Mirroon, tinham um valor autntico". Na Idade Mdia e at Revoluo, os detentore~
de ttulos e privilgios utilizaram os documentos a fim de provarem os seus direitos. Os
diplomas ou cartas (eOO"..) deviam _permitir determinar uma preteOlo ou defender um
direito" . Certos historiadores afirmam alis que os nobres, cujo poder em Frana assentava nos privilgios, provocaram em pane o movimento revolucionrio de 1789 com a sua
insistncia em defend-los custa de processos e de diplomas". Hoje em dia, encQlltramos
diversas categorias de documenlOS que tm valor de prova ou um valor legal. De mOltiplas
formas, eles deseml":nham sempre um p~1 na_def~ dos direitos das pessoas e das i~~
tuics.

.....

34/0S FUNDAMENTOS DA DISCIPLINA ARQUIVISllCA

OS ARQUIVOS. OS ARQUIVISTAS E A ARQUIVISTlCA / 3S

o papel dos arguivis~_ ~bm o de agir como memria...


Desde a mais Aba Antiguidade que o bomcm sentiu a necessidade de conservar a sua prpria ememri:llO, primeiro sob form.a or:JJ. depois sob a fonm de graffiti e de desenhos e, Finalmente. graas a um sistema codificado.
isto i . com smbolos gficos c~ a sOabas ou a Jetr:lS. A..nKmma assim reIDsJ~~ g~ada consblU.u e constirui aiDd.la !me de toda e ~ .1Efivi dade humana: a e"ls,nc~ de um grupo social seria impossivel sem o rqisIo da memria.. ou seja. sem arquivos. A~a vich no c.1.istiria. pelo menos sob as (onnas ~
conhttcmos. se Do houvesse o ADN. isca , a memria genuc.t registada nos .arquivos P.1J\Qnlji-ru,u.

Esta afirmao de Lodolini trnduz perfeitamente o conceito de memria aplicado aos


arquivos. Trata-se, em primeiro lugar, da memria necessria a qualquer adnnistrno saudvel mas tambm daquela que ir ser til s geraes vindouras. Era antes de mais a es~a
memria das actividades mais recentes que os governos, desde os tempos antigos, faziam
apelo, ~o os tratados, as contas e os privilgios. Os arguivistaS do sculo XIX~
caram posterionnente a importncia da memria utilizando .~ssas mesmas inform~es.!!1as
para fins de reconstituio. Nessa altura, o termo arquivos apJica-se a documentos utili""
dos para esses fins e exclui os documentos administrativos de uso corrente que, no entanto!.
os Gregos dos sculos IV e m a. C. consideravam como arquivos .
.os arquivos constituem tambm um contributo imponante para a investigao. So utilizados em diferentes disciplinas. Estudos sociolgicos", demogrficos e mdicos" baseiam-se em arquivos. que servem tambm para a investigao em arte l6 e em cinciasl1.
Os historiadores so conhecidos como grandes utilizadores d!1Lar_quivos. sobrc;!l1do ~
partir
do sculo XIX 9ue
se cria esse
.
-_.- gJ;lIIde
-- elo estreito entre
- histria
- e arquivos. Entre 1830
e 1850, de arsenal trndicional do poder, os Arquivos [sic) transformam-se em laboratrios da
histria [... ]11. Com o nascimento dos movimentos nacionalista e romntico, o interesse pelo
passado e o regresso s fontes favorecem a explorao dos antigos arquivos j recolhidos. Os
arq,!i~staS imo deixar as suas actividades junto das administra~_RGl~llawn de.pr",
ferncia para o tratamento e muitas veze pa[~_a_an!ise <!l!.ul.llkll=tos antigosPreocuparam-se com o passado. esquecendo-se de que o presente viria a ser, por seu turno,
um passado I9. Os arquivos continuam a ser uma fonte privilegiada para nos mostrarem o
contedo das nossas razes. Os documentos, qualquer que seja o seu carcter, pessoal, administrntivo, financeiro, so portadores de uma informao panicular diferente da obra literria. da escrita cientfICa ou da reportagem factual . _As caractersticas particulares da informao e dos documentos de arquivo so trs, afirma Bruno Delmas, professor da cole des
Chanes; traIa-se uma informao pessoal [cada pessoa dona dos seus arquivos), a sua uti-

~-

lidade prpria a cada organismo. o seu tratamento igualmente especfico!o. Os arquivos


constituem uma fonte ~e informao nica sobre as pessoas e as organizaes e, por esse
motivo, constituem materiais indispensveis histria ou a qualguer outrn disciplina cujo
objecto seja o passado.
Os documentos administrntivos desempenharam, pois, papis muito variados consoante
as necessidades e as preocupaes das diferentes pocas. Estiveram na base da administrao dos estados e das organizaes, tal como as malhas da cadeia que permitem a transmisso e o testemunho dos seus usos e costumes.
/.2. Os grandes tipos de documentos produridos
Os tipos de documentos adnnistrativos produzidos atrnvs das pocas so muito variados, mas a fraca quantidade de alguns que chegaram at ns nem sempre permite conhecer
o seu uso. A bibliografia especializada, muitaS vezes, no apresenta seno as sries maiores
de documentao. Numa viso rpida da histria como a que aqui propomos, possvel fornecer tambm alguns exemplos que permitam caracterizar uma poca e que testemunhem as
suas grandes actividades. Faremos referncia aos documentos mais conhecidos, e isto para
cada uma das grandes pocas da histria.
para conhecer os documentos dos milnios v e IV, preciso reporlarmo-nos s escava
es arqueolgicas feitaS nos palcios da sia (Ugarit, Larsa, Mari) ou nos templos egpcios
da poca dos faras. Os documentos a encontrados mostram um modo de adminis,,o centralizado cujas actividades gravitam todas em tomo do (J!lder real ou religioso~ Dois grandes
tipos de documentos so a produzidos. Em primejro lugar, documentos q!!.e_di.z~m r~speito
vida das.pessoas: contaS a receber, contas de receita~~despesa, listas de P.!'ssoas (!!ab.a
Ihadores e escravos) que desempenham trabalhos diversos, listaS de profisses, inventrios
dos bens em armazm, inventrios dos animais, das casas e das terras I"'ss~~as.:.No 9~e se
~~~ s rel~~s exteriores, relatrios administrativos dos agentes rgios_nas provncias. de
cartaS recebidas pelo rei e sua famOia, dos contrntos e listas de ~~idas~ prazo".
Atravs das obras da poca, conhecem-se um pouco melhor os tipos de arquivos produzidos nas cidades gregas: textos de leis, plebiscitos, actas do conselho ou da assembleia dos
cidados, autos judiciais, contas pblicas, listas de efebol.o etc.". Seguramente, Rom. produziu documentos fiscais, actaS dos principais departamentos do governo, autos jurdicos, bem
como documentos utilizados nas relaes exteriores. apesar de no se encontrar grande rasto
destes.!) Estado controlava as actividades entre os cidados atravs de dQCumenros. Assim,

36 lOS FUNDAMENTOS DA DISCIPLINA ARQUIVtSTICA

um edicto de Mcio Ruro, prereito do Egipto sob a dominao romana, obriga todos os proprietrios [a) registarem as suas propriedades no prazo de seis meses nos arquivos das aquisies, e que os credores procedam de rorma idntica relativamente s suas hipotecas, bem
como todos os outros possuidores de ttulos vlidos2J)~.
Por volta do sculo XII intensificam-se as actividades relativas aos actos ou peas que
constituem ttulos para a posse de terras e de direitos". Estes actos tinham a rorma de diplomas cujo acervo constitui o Tesouro dos Diplomas (Trsor des chartes) ou cartriO).
Este Tesouro contm ttulos fundamentais [de) domnios e [de) direito: privilgios pontircios, contratos de casamento e testamentos, tratados, actos de homenagem e de investidura,
reconhecimentos dominiais, relatrios de direitos, e, pouco depois, conquistas e contas, tudo
documentos a que se pode recorrer para informao ou para provall . Trata-se, pois, de sries
de documentos relativos aos negcios de cada um dos proprietrios, quer este seja senhor,
prncipe ou prior de mosteiro.
Com a instaurao das comunas em Frana por volta do sculo XII, encontramos uma
nova concentrao de documentos que nos permite reconhecer alguns tipos. Assim, nestes
arquivos municipais encontramos registos de deliberaes, de contas, registos cadastrais, [...)
registos paroquiais, de registo civil, [... ) actos de concesses de isenes e de privilgios, cartulrios, correspondncia trocada, provises, comisses e recepes de oficios, listas de imposies, [... )".
As transaces entre particulares ravoreceram a elaborao de diversos tipos de documentos com a forma de contratos. O conjunto destes documentos constituiu os arquivos notariais, cuja importncia e volume levam ao seu agrupamento em depsitos especficos em
Frana e em Itlia no sculo xvn21 O interesse dos arquivos notariais reside no racto de estes
serem considerados como um bem para o povo, porque contm inrormaes que lhe dizem
respeito. Para assegurar a conservao e a utilizao dos papis dos notrios e das escrituras da poca colonial"., os governos obrigaram os titulares dessas funes a produzir determinados documentos em duas cpias, dando incio ao hbito de se razerem dois exemplares
de certos tipos de documentos, entre os quais os registos paroquiais.
A noo de arquivos de Estado surge por volta dos sculos XVI e XVII. Carlos V que
d incio ao movimento ao transrerir o tesouro dos diplomas de Castela para Sim ancas, constituindo deste modo o ncleo principal dos arquivos do estado de Castela. Em 1567, ele permite ao seu arquivista, Diego de Ayala, [... ) concentrar, em tomo desse ncleo original, os
papis de todos os conselhos, cortes, chancelarias, tesourarias, secretarias, capelas reais,
etc."'. O exemplo ser seguido, nomeadamente em Aorena e em Inglaterra. Sendo o poder

OS ARQUIVOS,

os ARQUIVISTAS E

A ARQUlVfSTlCA /37

exercido de modo muito pessoal pelos reis, procipes ou senhores mais poderosos, os arquivos de Estado deviam, apesar de tudo, estar muito ligados aos seus negcios. A importncia que adquire a sua administrao, medida que aumenta o seu poder, obriga-os, contudo,
a recrutar conselheiros e a confiar-lhes determinados cargos. Estes so levados muitas vezes
a considerar os documentos que produzem no exerccio das suas actividades como propriedade pessoal. Ser preciso lutar contra estes hbitos para se constiturem verdadeiros arquivos de Estado. mas isso s ser possvel com o fim dos regimes monrquicos, ou seja. no
momento em que os cargos administrativos deixarem de ser comprados ou obtidos atravs de
privilgio e transmissveis por herana.
Os arquivos de notveis, de homens de negcios, de ranulia so considerados como arquivos privados. Contudo, .<[...) so to necessrios aos particulares e s ramlias como ao Estado
e s administraes pblicaslO, afirmava o arquivista francs Charles Samaran. s por volta
do sculo XIX que as pessoas comeam a interessar-se pelos seus contedos. Foram encontrados no castelo dos La Trmoille, na cidade de Thouars no Poitou, os seguintes documentos colocados na sala dos arquivos.: os ttulos de lavai, Vitr e outras terras "sadas da
casa", bem como os papis "inteis" entre os quais fragmentos de contas e grande quantidade de Cartas'I . Os arquivos ramiliares de Agay (comuna de St-Raphael) inventariados
depois da Revoluo contm documentos econmicosll,.. So, por conseguinte. emitidos
documentos relativos aos ttulos e aos prvilgios, outros relativos administrao financeira
e outros provenientes das relaes entre as pessoas. Descries idnticas poderiam certamente
ser reitas a partir dos papis das grandes fumIias, tanto das grandes ranulias romanas como
das ramlias nobres da poca francesa pr-revolucionria.
Os arquivos da Revoluo Francesa agrupam, em primeiro lugar, os documentos das instocias governamentais da Revoluo. Slio tambm CO,!l~titudos pelo ncleo duro da nova
ordeml}. Eles so no s o receptculo de documentos em sentido comum; recebem tambm objectos com carcter fundador muito acentuado: os selos da Repblica, os tipos de moedas, os padres dos pesos e medidas". E Santoni prossegue, afirmando o valor particular
desses arquivos no contexto revolucionrio: .S eles merecem ser chamados simples e plenamente "os arquivos". pois convm no esquecer que a palavra "arche'" significa "fundamento"}').
'Diversos ractores de direrentes ordens levaram produo dos documentos administrativos que hoje em dia se conhecem. No que se rerere aos de ordem poltica, pensa-se cada vez
mais na interveno generalizada do Estado na vida dos cidados e na estruturao do Estado
moderno. Relativamente aos de ordem econmica e tecnolgica, no aumento das actividades

38 I OS FUNDAMENTOS DA DISCIPLINA ARQUIVfSTICA

financeiras e comerciais c na sua internacionalizao que facilitaram o crescimento da produo de documenlos alraVs da reprografia, da micrografia e da infonntica. Por ltimo, a
importncia atribuda ao escrito um faclor cullural no negligencivel. Em suma, tudo concorre para a produo de documenlOS, para a sua estandardizao e para um acrscimo de
importncia do seu papel nas relaes entre as pessoas, as organizaes e os governos.
1.3. Os diferentes suportes e a sua conservao atravs dos tempos

A histria dos arquivos est intimameme ligada hislria do suporte da informao


adminislrntiva. ESle suporte importanle, na medida em que se deve sua durabilidade
ou sua frngilidade o facto de se ter ou no conservado o testemunho e de se poderem
consultar os veslgios do passado. Enlre os principais suportes utilizados, encontra-se a
placa de argila, o papiro, o couro, o papel'" e, mais recentemente, os diferentes suportes
eleclrnicos.
As placas de "'Ilila foram utilizadas nas civilizaes da Alta Anliguidade e da Amiguidade
Clssica. O seu fabrico artesanal apresenta vrias vanlagens. Muito baratas, elas podiam ser
fnbricadas em grande quantidade. Alm disso, eram fceis de utilizar e de armazenar. Para as
geraes futuras, tiveram lambm a vantagem ineslimvel de se conservarem, o que permitiu conhecer as civilizaes que as utilizaram. Escavaes efecNadas na Assria puseram a
descoberto, entre oUIras coisas, os arquivos do reino de Ugarit" e de Mari".
nas margens do Nilo que crescem as folhas necessrias confeco do papiro, outro
suporte utilizado depois das placas de argila. Este produzido do seguinle modo:
Separ.unse tOm uma agulha as fibras do papiro em pelculas muilos finas e to 13IJ3S quanlo possvel. As
melhores provi!m do inltrior do caule; vm depois as oUlras na ordem da sua posio reJnivlI (... ) Todo o papiro
lecido sobre uma me:s:a hUnUdificada com a gua do Nilo cujas algas fazem de cola. Primeiro eSlendemse verticalmenle as blilS a lodo o comprimcolo. cortam-se as que ullrapassem as exlTemilbdcs. em seguida estende.se
por cirm um3 camada de lJllS lrilnSYersais. cruzadas. Melese IUdo na prensa, estendemse as rolltas ao sol. a fim
de secibs. e depois juntamse todas. comeando pelas melhores I... ) Cad.1. rolo nunca contlm mais do que vlRle
folbas~.

Compreende-se que os documentos escritos em papiro tivessem de ser enrolados para


serem conservados. Foram principalmente as civilizaes localizadas nas margens do Nilo
que utilizaram este suporte. As condies climticas favorveis ..istentes junto desse rio permitiram a co~rvao de certos papiros, que ainda hoje podem ser consultados.

OS ARQUIVOS. OS ARQUIVISTAS E A ARQurvISTICA/39

O couro serviu lambm para registar informaes. Usava-se principalmente pele de carneiro que se tosquiava fazendo-a macerar em cal e que se polia com pedra-pomes para produzir o pergaminho. O couro apresentava vantagens econmicas para quem dele se servia.
Podia .pagar-se a infonnao e voltar a utiliz-lo. Todavia, deste modo, ele privava as civilizaes fuNras do leslemunho contido nesses documenlOs. Foi conNdo a utilizao de um
suponc chato e mais pcqueno que operou uma revoluo no mundo da conservao.
Efectivamente, o pergaminho tomava possvel a justaposio de vrias folhas, portanto a produo de cdices, fonna sob a qual nos chegaram, entre outros, os diplomas"'. Os cdices
permitiam a reunio dos documentos e facilitavam o trabalho de composio e de conservao. O pergaminho podia ser igualmente enrolado como se fazia com o papiro. A descrio
de um cartulrio encontrado na Abadia de Sainl-Mont (Gers), datado do sculo XI, pennite-nos conhecer um pouco melhor a fonna material destes rolos.
TrollI-se de um c:utulrio em f0111\.3. de rolo. compoSlo por quinze rolhilS de pergaminho de dimeoscs desi
gtWs cosidas umas s outras por meio de tiro de pele: e enroladas em lorno de uma haste de vime com um diftU'O de 12 mm no inkriordo pcrg:uninho e de 19 mm IW eltrenUdades. UJBl das exlterrud..3.d.es arredondada;
a oulr.l. achou. a fim de raciliur o enrolar e o desenrolar. mede ~ 3 e 8 mm. O comprimeuto lotai do rola
de cerca de 5.80 mU

chegada do papel e ao desenvolvimento das tcnicas de impresso no sculo xv que


remontam os nossos mtodos de registo da infonnao. Antes dessa data, o papel era de uso
corrente na China, mas foram necessrias as trocas entre o Oriente e o Ocidente para que a
sua composio passasse a ser por ns conhecida. Com a introduo do papel, o documenlo
administrativo distingue-se com maior nitidez da obra literria, e vai ao ponlo de adoptar uma
forma diferente, o que no acontecia com a placa de ~ila ou o papiro. As placas de argila
encontradas na Assria obrigaram com efeito os arquelogos a munir-se de critrios para determinarem a natureza. administrativa ou literria, dos documentos nelas inscritos e a adaptar
os seus mtodos de trabalho".
Os novos suportes electrnicos de que o sculo XX se dotou apresenlam, tambm eles,
caracterslicas revolucionrias para a informao. As filas magnticas, os videodiscos, as
disquetes de todos os fonnatos tm como caracterstica comum, para alm da miniaturizao; o facto de tomarem a infonnao ilegvel sem a ajuda de um aparelho apropoiado. As
consequncias da utilizao destes novos suportes esto ainda por delerminar. Sabe-se j
que tm a vantagem de permitir um maior armazenamento e de facilitar a difuso.
Tecnicamente frgeis, levantam novos problemas relativos organizao da informao,

OS ARQUIVOS. OS ARQUIVISTAS E A ARQUlVISTlCA / 41

40 lOS FUNDAMENTOS DA DISCIPLINA ARQUrvlSTlCA

bem ",orno sua conservao. Eles exigem uma nova especializao por pane dos gestores
da informao.
Este resumo dos diferentes supones que serviram para o regislO da informao administrativa permite conhecer os hbitos de trabalho e as razes que os justificam e explica os mtodos administrativos, assim como os meios utilizados para a conservao da informao.
IA. A localilCldo dos arquivo.

A localizao dos documentos administrativos nas administraes ou junto das famtlias


reveladom da importncia que lhes concedida pelos seus criadores ou proprietrios, ao
mesmo tempo que revela os principais modos de conservao utilizados. Pode pois ser interessante encarar a histria dos arquivos sob esta pel1ipectiva e fazer uma breve abordagem da
localizao reservada aos arquivos atravs dos tempos.
Os arquivos reais de Ugarit foram encontrados repartidos por seis grandes salas que continham cada uma os seguintes documentos: documentos relativos a terras, documentos legais,
documentos jurdicos, documentos em lnguas estrangeiras, documentos relativos s relaes
com outros reinos, como a Palestina e o Egipto, documentos produzidos pelos diversos escritrios e dispostos de fonna a serem revistos". Estas salas serviam, pois, tambm para a classificao dos documentos.

Na Grcia, a localizao dos arquivos assume um sentido muito particular. Os documentos estavam depositados no An:hion, onde podiam ser consultados. Em Atenas, um documento depositado no Arrhion era considerado autntico. Trata-se de uma caracterstica
particular que no encontramos em mais nenhuma civilizao. Em Roma, era no Tabu/arium
que os responsveis dos cargos administrativos depositavam os seus documentos.. esteS locais.
os da Grcia e de Roma, conrudo no tm nada a ver com centralizao dos documentos. Pelo
contrrio, esto ligados a uma pessoa e a uma funo, o que favorece a sua grande dispel1io.
O facto de haver locais reservados ao armazenamento de documentos mostra antes um desejo
de se ter uma boa administrao e sublinha a imponncia atribuda ao acto escrito.
EnlIe a queda de Roma e o sculo XU, as tradies administrativas que se instauram fazem
com que os arquivos sejam itinerantes tal como as pessoas que os possuem. Os governantes
e os ptOprietrios trazem os seus documentos por ocasio das suas divel1i3S deslocaes. Por
vezes, deixam-nos depositados nos mosteiros, nos claustros das igrejas ou nos depsitos das
torres", para os protegerem quando partem para a guerra ou quando receiam os saques do
invasor. Esses hbitos levaram pen!a de uma imponante quantidade de documentos da poca.

O incio de uma administrao fisicamente mais estvel acarreta a constru~o de locais


aO depo'sito de documentos. Depois do sculo XU, encontramos nas camaras mumreservados
. "s N
. . das munas francesas locais previstos para 3 conservao dos arqUIVOS . os estaClpaIS
co
. '
ice de 1204 mencionado que os arquIvos sero mantIdos [...1 na
tulOS da com una de N .
.
. -'6
. . , hada com duas cbaves uma na posse do sacristo, e a outra. na do clavelro .
~-~'
.
A
nova Cmara Municipal de Brianon, noS Altos Alpes. compona [1 uma sala de arqUIvo
'echaduras" As cidades deram pois, muita imponncia conservao
fec hada com u~.
.... l i .
material dos arquivos nos locais para esse fim concebidos.
As grandes fammas arranjavam espaos para conservarem os documentos. Os senhores
previam locais especiais, em estreita ligao com a sua chancelaria e mui~ vezes com a sua
capela, a fim de conservarem os seus diplomas ou tirulos de propriedade". E assim que enconlramos uma descrio da sala dos arquivos do castelo dos La Tremome.
A sala dos arquivos. abohadada. eoconttava-sc na cave. com as cozinhas e os ofcios,junto capela que manincio do sculo XVI uma dama de La TrmoiUc. a piedosa GabrieUe de Bourbon. Cerca de 1750.
havia a nada menos do que dezasscis amWios. aos quais fora preciso acrescentar praleleiras na alameda. que
precedia o le$OWO- e ali: num dos qu.:utos do palcio....

c;br.I consauir DO

A Revoluo Francesa teve um grande impacte nos arquivos. No que respeita aos locais
de armazenamento, a principal inovao sobrerudo de ordem ideolgica e exprime-se pelo
desejo de centralizao dos documentos. A lei do 7 do Messidor do ano 2 (1792) constituiu
uma deciso nesse sentido". As diferentes legislaes, directivas e aces que iro incidir
sobre os arquivos confirmam tais intenes. As divel1ias autoridades querem assim exprimir
o seu poder e o novo sentido que do noo de Estado. Os arquivos propriamente ditos
nunca sero totalmente centralizados em Paris, mas a.riao de arquivos departamentais e
dos Archives nationales de France em Paris constirui a expresso dessa centralizao. se no
fsica, pelo menos administrauVlL
No sculo XX, so sobrerudo as qualidades desteS locais que sero objecto de uma ateno especial. Os arquivistas definiro critrios de qualidade para a conservao dos documentos nos seus locais de criao bem como paro o seu annazenamento. tendo em conta,
entre outras coisas, factores climticos c exigncias especficas dos diferentes supones. Alm
disso. novos locais iro receber mandatos especiais, como os centros de documenlo~semiac
tivos, cuja construo inl visar inicialmente objectivos econmicos, ao mesmo tempo que pretende assegurar a sua conservao. Esses objectivos trouxeram o desenvolvimento desta espe- cialidade om vista a rendibilizar os espaos de armazenamento e a segurana dos locais.

42 I OS FUNDAMENTOS DA DISCIPLINA ARQUIVfSTlCA

O,; locais onde se encontram instalados 05 arquivos foram sucessivamente smbolo de


aUloridade, de credibilidade e de poder. Eles foram a expresso de preocupaes de conservao, de proteco e de rendibilidade. Merecem, pois, que lhes dispensemos aleno num
lexlo sobre a hislria dos arquivos.
Esta breve abordagem da hislria dos arquivos permiliu examin-Ia sob diferemes perspeetivas. As diversas funes aJribudas aos arquivos, os lipos de documenlos produzidos, os
supones que servem para registar a informao e os locais de conservao constilUem oUITOs
tantos aspectos que favoreceram o conhecimento e mediram o grau de integrao na vida
adminislrntiva das diferenles pocas. Ao longo dos anos, a proliferao das instilUies, a
massa de informao" de documenlos produzidos sob forma de documenlos adminislrntivos
e o inreresse por oulTos tipos de arquivo para alm dos arquivos govemamenutis (os arquivos
privados: arquivos econmicos, arquivos de igrejas, arquivos sociais) lrOuxeram uma produo acrescida de informaes e uma maior ulilizao da informao. Pode compreender-se
melhor, desre modo. a necessidade que se imps de desenvolver uma especializao para a
gestiio dessa infoonao c a chegada ao mercado de lrab.lho de profissionais que dispem
dessa competncia.

2. Dos responsveis dos documentos administrativos aos arquivistas contemporneos

Poder-se- chamar arquivista,. ao 4Cquestor empregado das administraes romanas


ou ao .feudisla da Idade Mdia? A resposla cenamenle negativa, pois talvez injusto,
ou mesmo inexacto, aplicar esta designao contempornea a um contexto diferente
do oconido anteriormente com os documentos. Contudo, na leitura dos hbitos adminisIrntivos camcteriSlicos dos diferenles regimes desde a Alta Anliguidade, nota-se, em cada
um deles, a presena de pessoas que exercem as funes relativas preparao, ao tratamento. recuperao e conservao dos documentos produzidos por essas adminisIrnes, funes eSSas comparveis, pois, s que encontramos hoje em dia nos arquivistas.
Se difcil escrever a histria dos arquivos por causa da falta de fontes, a tarefa tornase ainda pior quando nos inten:ssamos pela histria dos arquivistas. Existem poucos textos acerca desta funo, dado que a documeDlao atribui mais imponncia aos documentos do que queles que tm a misso de conserv-los. Apesar de tudo, este assunto
pode ser abordado sob diferentes perspectivas: llulo ligado funo daquele que guarda

OS ARQUIVOS. OS ARQUIVISTAS E A ARQUIVISTlCA / 43

os documenlos, o papel que esle ltimo desempenha na administrao e as funes que


exerce. Esle ltimo aspeCIO permite um agrupamento significativo das diferentes caraclersticas prprias de cada poca. Por isso, apresentaremos em primeiro lugar as funes
relativas administrao nos diferentes governos, as relativas proleco dos direitos e
privilgios e as de colaborao no desenvolvimenlo do nacionalismo, lerminando com as
funes relativas administrao contempornea. assim como panicipao na vida ciendfica e cultural.
2. J. As relaes com a administrao

Nas civilizaeS antigas - nas do Egiplo dos far.6s, enlTe oulTas - a tarefa de autentificar e de conservar os documentos era confiada a um funcionrio superior do ESlado
ao servio do rei, assistido por escribas que transcreviam os documentos. O livro de Emst
Pasner sobre os arquivos do mundo antigo,. descreve o gabinete de um vizir sob o ~ei
nado de Ramss 11" no milnio 111. A iluslrao mOSIrn-nos escribas a escrever os documentos e a apresent-los depois ao vizir. para que coloque neles a sua assinatura.
Os documentos so posteriormente oferecidos a um deus por ocasio de uma cerimnia
de sacrifcio, antes de serem colocados numa sala contgua. Pode concluir-se que as tarefas relativas preparao e conservao dos documentos eram partilhadas entre servidores que trabalhavam para o rei mas que pertenciam elite que sabia escrever e funcionrios superiores que trabalhavam tambm para o rei mas que exerciam detenninados
poderes adminiSIT.tivos. Este modelo era provavelmenle aquele que era seguido por lodas
ilS administraes reais da Alta Antiguidade, uma vez que a arte de escrever era apangio
de uma elite e que o poder tambm se encontrav3.QjS mos do rei e de alguns privilegi.dos.
Na Grcia, segundo o arquivista-hisloriador Jean Favier, a responsabilidade dos
documentos administrativos era confiada aos principais magistrados da cidade, os
prtanes. ((OS trabalhos arquivsticos eram efccluados por escravos pblicos qualificados cuja situao era relativamente invejvel)?. Tratava-se de escravos suficientemente
inslrudos para saberem escrever e produzir os documentos segundo formas predefinidas.

Em Roma, aos questores que confiada a tarefa de conservar os documentos.


Os queslores eram magistrados encarregados de prestar assistncia aos cnsules em questes
financeiras. Enconlrnrnos tambm os tabularia cuja funo principal era arquivar e conservar

44 lOS FUNOAMENTOS OA OISCIPLINA ARQUIVlsTICA

os documentos". Emm. pois. pessoas cujo papel consistia em colaboiar no bom funcionamento da administrao corrente.
por volla do sculo XII. em Frana. com o advento das comunas e das cidades que

vamos encontrar na administrao a presena de uma pessoa deslacada para as tarefas relativas aos arquivos. As comunas e cidades confiavam ao secretrio-escrivo municipal ou a
um almotac O cargo ... de velar pela boa conservao dos arquivos". designado (... 1
arquivista. secretrio. guarda dos arquivos" . No sculo XVI. a comuna de Nice contrata um
secretrio ( ...1encarregue de guardar os privilgios da comunidade". Em 1733. no edicto
real da Casa de Sabia. mencionado que [...1o secretrio ou um arquivisla ser [... ) o
Guardio [.. 1 do mapo cadastral. do livro de mUlao e do livro dos transportes. dos edietos e ordenanas que dizem respeito comunidade [...1para alm de todos os ttulos e documentos da parquia e [que elel dever ainda tomar nota num registo de sada de certos documentos e da sua devoluo ao arquivo". O trabalho destes arquivistas ser contudo de valor
desigual. mas queles que levaram a peito a sua funo que devemos a qualidade dos actuais arquivos departamentais em Frana". Manteve-se o hbito de. nas cidades e vilas actuais. confiar a Um dos altos-funcionrios da administrao a guarda dos documentos. Esta
tarefa muitas vezes desempenhada. pelo escrivo.
Aquando da Revoluo Francesa. a primeira assembleia elegeu Armand Gaston
Camus. deputado de Paris. arquivista dos Archives nationales de France" com a responsabilidade de conservar os arquivos da Assembleia. A Revoluo reconhecia assim. de
maneira oficial, que a conservao e o testemunho dos seus aetos e a sua acessibilidade
constituam uma parte importante da misso de um governo, e confiava ess3. responsabilidade a um dos seus deputados. Alguns anos mais tarde. um funcionrio ocupar este
cargo. Contudo. o impulso foi dado e. doravante. a Frana ter sempre o seu arquivista
nacional.
Hoje em dia. todos os pfses. ou quase. nomeiam um arquivista nacional. e todas organizaes tm um responsvel pelos documentos administrativos, o qual possui um aflulo mais
ou menos correspondente funo desempenhada. assim que encontramos arquivistas. gestores de infonnao ou responsveis pelos recursos infonnacionais.
Quer seja nas cidades antigas ou nas instituies modernas. a funo pblica sempre previu um cargo administrativo com a responsabilidade de guardar os documentos e de organiz-los de modo a que a administrao possa encontr-los no momento oportuno.

OS ARQUIVOS. os ARQUIVISTAS E A ARQurvtSTICA / 45

2.2. A colaboTOifo na defesa dos di,..itos e privilgios


Existem. na Idade Mdia. diversos espaos de poder. A par das comunas. encontramos
senhorios. reinos. mosteiros e igrejas. Os documentos mais importantes para cada um deles
e para a sua descendencia dizem respeito obteno de direitos sobre terras ou de privilgios
sobre ofcios ou cargos. Cada uma destas administraes tem ao seu servio pessoas que a~mi
nistram esses documentos.
Os feudistas. especialistas do direito feudal. trabalharam para os senhores e prncipes nos
mosteiros e nas igrejas. Durante toda a Idade Mdia. eles asseguram a tarefa de conservar os
documentos relativos administrao de tipo feudal. constitudos sobretudo. como vimos
anteriormente. por tltulos e privilgios"'. Estes especialistas revelaram-se bons gestores e devemos-lhes () facto de terem elaborado mtodos de trabalho eficazes que favoreceram a utilizao dos documentos e o acesso a estes por parte das geraes posteriores. Deles falaremos
na pane sobre arquivstica. Os canorrios. encarregados da guarda dos diplomas. exerciam
as mesmas funes para este tipo panicuJar de documentos. Eles podiam constituir provas
a partir dos documentos que eles conservavam",...
Os feudistas e os canorrios ocuparam os seus cargos at ao final do Antigo Regime.
Revelaram-se auxiliares eficazes da poltica e da diplomacia". Estes cargos desaparecem com
a instaurao de uma nova forma de governo sob a Revoluo Francesa. governo j no baseado nos direitos adquiridos mas sim na igualdade de direitos. Porm. a sua especialidade ser
reconhecida pelos novos administradores pblicos e encontramos muitos deles nos Archives
nationales de France ou nos arquivos departamentais criados nessa poca.

2.3. O opoio investigao


O arquivista do sculo XIX. ao mesmo tempo que usa idntico nome que o responsvel
por certas funes que atrs vimos. desempenha um papel diferente relativamente aos
arquivos.
Com o advento dos movimentos romntico e nncionalista, bem como com o desenvolvimento de novos mtodos histricos. o arquivista abandona o seu papel de colaborador da
administrao. Volta-se para a interpretlo dos documentos que j possui. Esta ngva especializao ser alis acentuada pela vinda. para o mercado de trabalho. de arquivistas formados nas grandes escolas tanto em Frana como n. ustria. em Espanha ou em Itlia.
Dirigidos por arquivistas historiadores. e at por medievalistas. os Arquivos [sicl transfor-

-'6/ OS AJNDAMENTOS DA DISCIPLINA ARQUlVlsTICA

mam-se: em laboratrios da cincia histrica6J . Estes novos arquivistas marcaram o estilo de


toda a organizao dos arquivos durante mais de um sculo.
No sculo XIX, d-se, pois, uma [...) mp/um entre os arquivistas e os gabinetes onde so
elaborados os dossiers ~)). a esta viragem no trabalho do arquivista que se deve a dicotomia que ainda hoje encontramos na funo do arquivista, a saber, uma funo voltada para a
anlise e interpretao dos documentos com valor histrico ou um retomo a uma funo ligada
ao trabalho administrativo tal como este em conhecido na Idade Mdia e no Antigo Regime.
2.4. O triplo papel cultural, administrativo e cientfico

o sculo XX reconcilia os divelSOs papis desempenhados pelo arquivista desde a Alta


Antiguidade, traz um alargamento do seu mandato e um despertar do interesse pelos novos
arquivos. Segundo Charles Sarnaran:
o alargamenfo do domInio arquivfstico fezse em dUilS direcc:s: por um lado os arquivos ultr.lpassaram. de
cena modo, a ~iniSlJ'l30 e anex3I'aIIl pnticammfe os arquivos admirustr,uivos; por 0tJtl0, um domnio novo,
com dimeC1SeS consider.iveis. abriuse dianre destes, o dos arquivos privados e dos arquivos de empresas"'.
Diversos factores favorecem esta reconciliao. ao mesmo tempo que anunciam novos
desafios. A influncia americana foi determinante no domnio da organizao dos documentos produzidos por adminiSlr.te5 pblicas. O nascimento de um novo sector de trabalho, o paper..-ork, esteve na origem do desenvolvimento de uma nova especializao na
administrao desses documentos. A Hoover Comission prope em 1954" o estabelecimento
de um govemment-wide paperwork management progmm bem como a criao de uma
. Nota de rtl'Ldo cientirK'3 (N.R.C.): O lenno rr.mcfono doss;er designa o que em Portugal e no Brasil
pode $Cr enlendido por dossier ou Processo. consoante o conteAto em que surge. Entre ns. doss;~r a .unidade
arquh'Cslica coRStirulb. por um conjunto de documentos coligidos com o tim de inronnar uma deciso pontual!>,
enqUlnto processo a uRldade arquivstia constituda pelo conjunto de documenlos rererentes a -qualquer aco
3dmimslC3Iiva ou judici31 sujeita a tramila50 prpriil, nonn3:lmente rcgul:utlC1llada .. (lvonc ALVES ti at. (1993),
Diciotuno d~ Tumin%gia Arqui,lica.1...isboa, pp. 41-42 e 78). Par:a proceder a eSlil dislino, os arquivistas
brasileiros entr.:un em linhil de conla sobmudo com a ausncia ou a presena de fonnalidade na reunio dos
dOCUmenlos que conslituem. respectivamente. o dors;~r ou o processo.
Nesu edio. sempre que 1011 se afigurou razovel. subslilUimos o ttnno original doss;tr por processo, manrcndo-o nos rest:lnles C3.S0s. Assim. a expn:s:s:Io dossier pode surgir na sua acepo fr.mcrona. cl3Cillnente detiDida na obr.l. ou no scnbdo restrilo em ~ utilizado em Poougal e no Brasil.

OS ARQUIVOS. OS ARQUIVISTAS E A ARQUIVISTtCA / 47

agncia que seria responsvel pela supervision over ali phases of paperwork managemen!" . O objectivo principal de tais recomendaes era canalizar, na origem, a grande produilo de documentos e de assegurar uma maior eficcia administrativa. Elas iriam permitir
a apario, no mercado de trabalho, de uma nova competncia. o records management, e de
novOS especialistas. os records managers. Os arquivistas europeus reconheciam tambm que
existia uma necessidade real de que os documentos ficassem a cargo das prprias entidades
produtoras, para responder aos problemas de crescimento do nmero de documentos. Por
outro lado. os seus objectivos eram um pouco diferentes, na medida em que se interessavam
sobretudo pelos documentos que deixam de ser teis administrao mas que ainda devem
ser conservados:
A pimcir.:a ronscquncia desta mulc:iplic330 dos arquivos, que IUnguem mais pode gerir sozinho a rnass3 de
documcalos que. sem ser j de utilidade quotidiana. aJRStnla ainda um lOteresse suficiente parn no ser dcsuuida.
FOI pttCiso que especialistas. documcnwistas ou arquivistas se encancpssem do destino desses arquivos . vivos .....

A proliferao dos documentos levou, pois, os arquivistas a encarregarem-se dos arquivos vivos., a aplicarem-lhes a sua competncia e a desenvolverem sobre eles novas capacidades. Neste contexto. o arquivista transfonna-se em ((gestor de informao. A Associatioo
des archivistes du Qubec, ao adoptar estes novos objecovos em 1990 e o cdigo de tica em
1991, inscrevia esta nova designao nos seus estatutos.
A faceta cultural est ligada ao conceito de memria. O arquivista contemporneo tem o
mandato de definir o que vai constituir a memria de uma instituio ou de uma organizao. No Quebeque, a Lei dos Bens Culturais (1972) e a Lei dos Arquivos (1983) reflectem
bem essa misso. A Lei dos Arqllivos confia ao ministro da Cultura - e. na prtica, aos
An:hives nationales du Qubec, o mandato de aprovar"jjl) caso dos arquivos pblicos, a tabela
de seleco que .[... ) determina os periodos de utilizao e os suportes de conservao desses documentos activos e semiactivos e que indica que documentos inactivos so conservados de modo permanente e quais silo eliminados.... Alis, a nova poltica cultural do
Ministrio da Cultura adoptada em 1992 reconhece que estas duas leis permitimm aos organismos pblicos [... 1elabornr estratgias de conservao dos seus arquivos". Se os organismos conseguiram respooder a esta obrigao, foi graas ao trabalho dos arquivistas, que
criaram os instrumentos que concretizam essa estratgia.

Desde o sculo XIX que o arquivista sobretudo reconhecido pela sua colabomo no trabalho de investigao, particularmente na investigao histrica, onde lhe sempre reconhecida um competnci. O que todavia o distingue do arquivista desta poca, que esse papel

48 lOS FUNDAMENTOS DA DISCIPLINA ARQUlvtSTlCA

se vem,juntar aos j enunciados. E mesmo quando um arquivista pratica apenas a sua profisso em ""luivos histricos, ele j no pode ignorar uma ou outra componente da sua misso.
O ""luivista moderno pode contar com vrios dados adquiridos. Assim, a utilidade da sua
funo incontestvel, quer seja como colaborador da administrao, como responsvel dos
""luivos a conservar ou como apoio investigao. As tareras ligadas a estas funes modificaram-se consideravelmente. O arquivista doravante considerado especialista no que se
rerere ao conjunto das suas responsabilidades, e isso quisquer que sejam os termos pelos quais
designada a sua runo.

3. A disciplina arquivslka

A prtica da ""luivstica est intimamente ligada existncia dos ""luivos. Porm, a estruturao destes hbitos de trabalho em tomo de um mesmo objecto e o aparecimento de princpios plpriOS aos arquivos constituem um reDmeno contempodneo. Quais roram as primeiros prticas arquivsticas? De que necessidades nasceram os princfpios arquivsticos?
Como se constituiu o corpus cientfico? Eis outras tantas intermgaes a que possvel rornecer alguns elementos de resposta a partir das inrormaes que a histria nos transmitiu.

3.1. O desenvolvimento da disciplina


A disciplina ""luivstica desenvolveu-se em runo das necessidades de cada poca. Ela
constituda por um savoir-faire que se roi acumulando ao longo dos anos. Os mtodos de
trabalho mudaram, mas encontramos geralmente as mesmas preocupaes funcionais. A histria permite definir quatro grandes sectores principais que roram objecto dos trabalhos dos
especialistas dos ""luivos, ou seja. o tratamento, a conservao, a criao e a difuso.
3.1.1. O tratamento
As primeiras aces que visam a organizao, o tratamento e a recuperao dos documentos, e de que ainda possumos elementos hoje em dia, parecem ter sido inventrios com
a finalidade de rormar listas de documentos. Estes instrumentos roram elaborados para identificaros documentos de cenas comunas em Frana no sculo X\lI". Outros inventrios apresentam-se sob a rorma de .escritos. ou de registos, mas roram realiudos com o intuito de

OS ARQUIVOS.

os

ARQUIVISTAS E A ARQUIVISTlCA / 49

constituir a lista desses actosT.!. Outros, enfim, adquiriram a forma de (~cartulrios)t, cadernos
noS quais era constituda a lista dos ttulos e privilgios". Estes instrumentos de descrio
documental'" permitem conhecer a existncia dos ilCtos e do seu contedo. O prprio acto
podia ser posto em segurana noutro stio. O cartulrio> constitui, pois, um dos primeiros
instrUmentos demonstrativos de que as pessoas se dotavam de meios para ter acesso aos documentos e para os consultar, bem como para os conservar. com vista a uma utilizao futura.
Nesta mesma altura, comea a adquirir-se o hbito de registar os actos produzidos pela administrao. O papa Inocncio m e Joo sem Terra de Inglaterra mandam inscrever os actos
enviados pelas suas chancelarias". Esta prtica era de uso corrente nas administraes entre
a Idade Mdia e a Revoluo. Tem alis o seu apogeu na Alemanha com a criao do
Registrat.r, mtodo pelo qual qualquer pea recebida ou enviada por uma administrao
sobre determinado assunto era objecto de um registo com um reenvio para o processo do
assunto no qual devia ser classificado e ordenado".
A classificao dos documentos administrativos roi objecto de muitas tentativas. Para reagrupar os documentos, utilizaram-se ao mesmo tempo locais, ronnas simblicas, divises por
tipos de documentos ou por assuotos, a estrutura ou as funes e actividades da organizao.
Os ""luivos de Orange roram inicialmente catalogados segundo rubricas tais como espada,
adaga, Ooreteo. Depois, outra classificao componava. entre outras coisas, as seguintes grandes divises: Moiss, Jetro, Josu.. , etc?7 Do sculo xvm chegaram-nos classificaes mais
fceis de interpretar. Os arquivos do ducado de Uzs comportavam nove sries cujos ttulos
eram Privilgios da Cidade, Direito dos Senhores. Assuntos Militares), etc.
As decises da Revoluo Francesa em matria de centraliuo dos documentos puseram em evidncia o problema da sua classificao. dessa poca que datam as discusses
em tomo dos princpios de base que devem presidir c1~ficao dos ""luivos. Certos ""luivistas so partidrios da classificao e ordenao crnnolgica e outros de uma classificao
e ordenao metdica. Uns seguem o costume e os outros so inOuenciados pelo esprito dos
enciclopedistas que produzem nessa poca as suas principais obras. Como diz muito bem Elio
Lodolini, aplica-se o princpio da pertinncia" .
Foi preciso esperar pelo sculo lU}( para que rosse encontrada a rrmula que ia permitir
uma classificao plpria dos arquivos e que correspondesse s suas especificidades: o princpio de provenincia. Com base nesta .macroclassificao. que romece um quadro,,!:eral a
um conjunto de fundos, desenvolveram-se mtodos que permitiram unirormizar a classificao de um fundo em particular. Os fundos j organiudos mantm a classificao de origem.
Quanto aos outros, a partir do conhecimento da organiuo produtora, o arquivista desen-

SO I os FUNDAMENTOS DA DISCIPLINA ARQUIVlsnCA

volve ::ma classificao que d conta das particularidades e das actividades dessa organizao e dos documentos que ela produziu. Hoje em dia, uma gr:mde parte dos sistemas de classificao desenvolvida na organizao dos doeumentos activos, os quais so transferidos j
classificados para os depsitos de arquivos histricos.
3.12. Os mtodos de cODservao material
For.nn inicialmente os modos de armazenamento e de arranjo dos loeais adequados que
constituram a expresso da preoeupao de conservao.
Eis alguns exemplos dos mtodos utilizados. As placas de argila foram objecto de grandes cuidados por parte dos guardi3es da poca da Alta Idade Mdia. Esses documentos eram
colocados em recipienteS especiais, numa espcie de caixas que podiam guardar algumas placas e que haviam sido fabricadas para esse fim. A cada um dos recipientes eram presas etiquetas indicando o contedo, o tipo e o tamanho dos doeumentos que continham. Havia recipientes dedicados ao armazenamento de placas por assunto cobrindo um determinado
perodo"'. Mais ou menos os mesmos mtodos de arrumao foram encontrados nas umas
que continham os documentos de papiro no Egipto.
Na parte relativa aos locais de arquivos, j evocmos o faclo de que desde as pocas mais
remoIas eram arranjados espaos para fins de armazenamento:- Voltamos a mencionar o
assuntn apenas para lembrar que se tratou do nico mlodo de conservao aplicado at cerca
do sculo XII. Posteriormente, o registo dos actas ir garantir a sua conservao, ao mesmo
tempo que ir constituir um modo de recuper los.
No inrerior dos locais previSlos para a conservao dos doeumenlos, a arrumao podia
por vezes deixar, desejar. No castelo dos La Trmo"ille, os doeumentos foram encontrados
em armrios e em praleleiras. H,via lambm documentos que cobriam, parte de cima desses armrios. de maneira que ccas paredes desapareciam literalmente sob os pergaminhos e os
papis~ os maos. os sacos e os registos lO . Os documentos eram reunidos em maos, e
muitos deles chegaram at ns dessa fonna. Os sacos serviam para colocar os documentos
relativos aos processos. Ser preciso esperar pela utilizao generalizada de caixas para armazenamento, para que a arrumao dos documentos participe, laI como os locais, num. verdadeira conservao dos arquivos.
No sculo xx. a utilizao de produtos qumicos na produo do papel, o reconhecimenlo
das fotografias, filmes, doeumenlOS sonoros como suportes de arquivo e o regiSlo da informao
em suporIeS eleclrnicos" trouJ<e'1!lll o desenvolvimento de uma nova compelncia no dominio

OS ARQUIVOS. OS ARQUIVISTAS E A ARQUrvISTtCA / SI

da conservao, quer para o arranjo fisico dos locais quer para as condies almosfricas que ai
devem reina,". O Dcrofilme revelou-se igualmenle um meio eficaz e relativamenre baralo de
conservao. Quer se trale do Dcrofilme de substilUio (que substilUi os documentos que se dosrroem), do Dcrofilme de conservao (que se utiliza para fins de consulta em lugar do documenlo
original) ou do Dcrogilme de segurana (no qual se reproduzem os documenlos essenciais), a
descoberta do Dcrofilme constilUiu uma etapa importante para a conservao dos arquivos.
Apesar de o papel do arquiviSla se ler consideralvelmente modificado, tal no significa
que ele no deva estar sempre preocupado com a conservao material dos documenlos. condies primordiais sua ulilizao aClual e futura.
3.1.3. A criao e a difuso
A criao dos documentos constitui uma actividade arquivstica bastante recente, apesar
de, na Alta Anliguidade, os arquivistas lerem trabalhado com copistas. Foi o recorrls management que desenvolveu as competncias neste domnio. Encontramos assim, nos manuais
dedicados a eSla funo, mtodos de trabalho relativos gesto da correspondncia, relalrios, formulrios, actas, polticas e direclivas, etc. Com a utilizao cada vez maior do computador e a procuro de uma maior eficcia administrativa para a criao de documentos, as
preocupaes do arquivista. no domnio da criao. consistem sobretudo em assegurar a uniformizao da forma dos doeumenlos, bem como a gesto dos documentos eleclrnicos".
Desde o incio do sculo XIX que os arquivistas comearam a sentir que a difuso dos
arquivos lhes dizia respeilo, difuso essa que assumiu diversas formas como a cpia, a reproduo" e a exposio temtica de doeumenlOs. O microfilme revelou-se um suporte de conservao mas lambm um modo de difuso nOlvel. Elt;IlI'rmiliu a vrios servios de arquivo
difundirem fundos ou sries de doeumenlos e aumenlar-Ihes a acessibilidade.
Os elementos constitutivos de uma disciplina desenvolvem-se atravs da sua adaptao a
novas condies e atravs das respostas que conseguem dar a novas interrogaes. A arquivislica venceu vrias etapas noSle sentido. Devendo inicialmenle responder s exigncias de produo e de conservao dos documentos administralivos, os arquivistas desenvolveram mlo
dos de trabalho prprios destas funes. Para facilitarem a idenlificao, criaram instrumenlos
apropriados aos lipos de documentao produzidos e estabeleceram mlodos de orgru1lzao.
Novas necessidades levaram-nos a inleressar-se tambm pela criao dos documentos e pela sua
difuso. Estavam, pois, preenchidas certas condies para que nascesse uma disciplina.

'2 I OS FUNDAMENTOS DA DISCIPLINA ARQUlVfsTICA

3.2. O "ascimenlo dos princfpios arquivslicos

H em arquivstica trs princpios que constituem o fundamento da disciplina. Trata-se


do princpio da territorialidade, do princpio do respeito pelos fundos ou princpio da provenincia e da abordagem das trs idades. Utilizados desde o final do sculo XIX e sobretudo
no sculo xx, constituem a prpria base da arquivstica moderna.

OS ARQUrvOS. os ARQurvlSTAS E A ARQUIVlsTICA / S3

dizem respeito a um estabelecimento, um corpo ou uma fanu1ia19 O princpio da provenin


cia foi assim promulgado. Contudo s no V Congresso Internacional dos Arquivos realizado
em Paris em 1964 ele parece ter recebido uma consagrao internacional, apesar de muitos

pases j o terem aplicado".


O princpio da provenincia ser discutido, aprofundado, contestado, mas continua a estar
na base da arquivrstica moderna. Criado inicialmente para melhorar a organizao dos arquivos, serve agora de fundamento elaborao das normas de descrio dos arquivos".

3.2.1. O princpio da territorialidade


3.2.3. A abordagem das trs idades
O princpio da territorialidade define-se como sendo [... ] o princpio segundo o qual os
arquivos pblicos, prprios de um territrio, seguem o destino deste ltimo")).
No incio, este princpio no releva da arquivstica, mas sim do direito aplicado propriedade. para exprimir o seu direito que o vencedor exige ao vencido a deposio dos documentos relativos s terras conquistadas no momento da assinatura de uma rendio ou de
um tratado de paz. Com o tempo, a outorga dos documentos de um pas generalizou-se a todas
as actividades de transmisso de jurisdio ou de transferencia de mandato. Este modo de
funcionamento toma-se mais oficial com a adopo da Conveno Internacional das Naes
Unidas, Conveno de Viena sobre a Sucesso dos Estados em matria de Bens, Arquivos e
Dvidas de Estado". Alm disso, o princpio de territorialidade foi aplicado restituio de
certos fundos de arquivo a instituies ou a centros de arquivo situados perto do local de criao, e que tinham sido deslocados por diversas razes. A titulo de exemplo, foi em parte com
base neste princpio que se efectuou a regionalizao dos Archives nationales du Qubec nas
diferentes regies administrativas da provncia" entre os anos 1970 e 1980.
3.2.2. O princpio da provenincia

o princpio da provenincia -[... ] consiste em deixar agrupados, sem os misturar com


outros, os arquivos [... ] provenientes de uma administrao, de um estabelecimento ou de uma
pessoa fsica ou moral [... ]".
O princpio da provenincia alribudo a Natalis de Wailly, um historiador francs, chefe
da Seco Administrativa dos Arquivos Departamentais do Ministrio do Interior francs que,
em 1841, inspira ao seu ministro, Sr. Duchtel, o contedo de uma circular que promulga que
dar em diante os documentos que provenham de um corpo, de um estabelecimento, de uma
famlia ou de um indivduo devero ser agrupados e no misturados com aqueles que apenas

A abordagem das trs idades assenL1 nas etapas de vida dos documentos. Na idade activa,
o documento serve regularmente para a administrao; na idade semiacliva, utilizado 0Cllsionalmente, e na idade inactiva, destrudo ou conservado de modo permanente. H poucos
textoS sobre a abordagem mas a sua aplicao generalizou-se rapidamente. oriunda dos
Estados Unidos e tem as suas razes nas renexes que os arquivistas e os recorc/s managers
tiveram de fazer para resolver os seus problemas de massa documental, no princpio do sculo.
Os princpios arquivsticos so, pois, muito recentes. Eles mosttam o desenvolvimento
inequvoco da disciplina que tinha necessidade de assentar as suas prticas em bases mais
tericas. Por sua vez. estes princpios serviram poro alimentar o refinamento dos mtodos e
favoreceram a estruturao deles.
3.3. A constituio de um corpus cientfico e o desenvolvimento da jonnao
Um corpus cientfico constitui-se de diversas mane~, mas sobretudo atravs da publi
cao de manuais da especialidade e da criao de actividades de formao. O arquivista atingiu maturidade suficiente para ter uns e outros.
Desde o incio do sculo XIX, surgiram em diferentes pases vrios manuais de arquivstica". Concebidos por arquivistas cuja competncia reconhecida" ou por associaes profissionais'Jl, descrevem as prticas nacionais em matria de concepo e de tratamento dos
arquivos.
A publicao de manuais representa uma~pa na constituio de uma disciplin:pcientifica". Estas obras articulam a teoria e as prticas em tomo de uma abordagem nica e permitem a transmisso do estado dos conhecimentos bem como o estabelecimento de uma tradio.

54 I OS AJNDAMENTOS DA DISCIPLINA ARQUlVfSTICA .

OS ARQUIVOS. OS ARQUIVISTAS E A ARQULVISTlCA / 55

pelncia e demonstrar o seu savoir{aire. O esprito de corpo profissional manifestado pela


cri:l.o de associaes profissionais constitui uma etapa importante no desenvolvimento da
profisso. Com efeilo. nelas que assenta doravanle reconhecimento profissional e a promoo social.
Quanto disciplina. esta desenvolveu-se de forma muito dinmica. A especializao nos
domnios da criao. do tratamenlo (classificao. recuperao). da conservao e da difuso
dos arquivos foi consideravelmenle aperfeioada. Novas possibilidades se oferecem. particularmenle as suscitadas pelo aparecimenlo da informtica. cujas capacidades ainda no foram
lodas exploradas.
Os arquivos. os arquivistas e a arquivstica so. pois. de lodos os tempos. Relevam de
uma longa tradio da' qual podem extrair lies e enconlrar a sua razo de ser. Mas quais
os desafios fuluros? Quais so as alteraes maiores que j se podem apreender e que iro
afectar sensivelmente o papel dos arquivistas. o estatuto dos arquivos e a evoluo da arquivstica?
No plano pollico. novas atiludes emergem face informao. Os governos inclinam-se
cada vez mais para se munirem de informao. da qual fazem parte as polticas relativas aos
arquivos". Vrios pases adoplaram leis sobre a designao da memria nacional e a conservao do patrimnio escrito.
As organizaes mudam de atitude face informao e enveredam pelo movimento de
reconhecimento dos recursos infonnacionais. Os administradores contam com a infonnao
para gerir eficazmente as suas empresas, para aumentar a produtividade e para assegurar o
seu crescimento.
Novos meios fazem o seu aparecimento. As tecnologias da informao desenvolvem-se
para responder s novas necessidades de troca. de acessQS de difuso. As telecomunicaes
simplificam-se e popularizam-se. A velocidade de transmisso aumenla. Novos supanes vo
surgindo. Os arquivos mudam de forma.
A arquivstica situa-se no cruzamento de novos contextos culturais, dos novos modos de
gesto tal como das novas lecnologias. Ela est na connuncia de vrias disciplinas: informtica. cincias da informao. histria, Iingustica. arqueologia. etnologia, elc. Ao servios
de algumas delas. ela tem por obrigao servir-se das outras. a fim de assegurar a evoluo
e o seU desenvolvimenlo. Pela sua prpria natureza. ela responde s necessidades d09'organismos ou dos indivduos que criam os documentos, mas cada vez mais confrontada com
os problemas levantados pela mundializao dos mercados e a definio de novas fronleiras.
A arquivstica tem, pois. como obrigao encontrar soluo para estes "novos. problemas ao

A f"",,ao em Arquivslica inicia-se no sculo XIX com a criao de grandes escolas


especializadas: cole dos Chartes em Paris em 1821. a de Viena em 1854. a de Madrid em
1856 e a de Aorenn" em 1857. A par destas inslituies especializadas. encontramos uni-

versidades, tanlo na Europa como em frica e na Amrica, que oferecem uma fonnao em
arquivstica no primeiro, segundo ou terceiro ciclo universitrio. no programa de histria, de

cincias da informao ou noutros". A criao de uma seco sobre a formao e o aperfeioamento dos arquivistas no Conselho Inlernacional de Arquivos. aquando do XII Congresso
Internacional de Arquivos em 1992. demonstra a dimenso que a formao em Arquivslica
adquiriu no mundo inteiro.
As grandes instituies de arquivo organizam regularmenle estgios de formao. O mais
conhecido deles lodos o estgio internacional dos Archives nationales de France que recebe.
todos os anos. arquivistas provenientes dos quatro canlos do mundo. Os Archives nationales
du Canada lambm tm sesses de formao. em lngua francesa e inglesa. sobre a gesto
dos documenlos e sobre os arquivos histricos. TraIa-se de um modo de formao que se
esfora por dar a conhecer a sua compelncia e a fazer beneficiar dela a comunidade arquivstica.

As associaes profissionais. cuja criao remonta a meados do sculo. asseguram o aperfeioamento dos seus membros. ponanlO de uma boa parte dos arquivistas que exercem a profisso num delerminado pas. numa provncia ou num estado". Apesar de haver programas
de formao instilucional. sempre preciso contar com o papel indispensvel que desempenham eslas associaes para assegurar a actualizao dos conhecimentos.
Eis em traos largos um fn:sco histrico dos arquivos e da arquivstica. Quisemos demonstrar o elo estreito existenle entre esta histria e as caraclersticas palticas. culturais e econmicas prprias a cada um dos grandes perodos da histria da humanidade. Deste modo. pudemos verificar de que maneira marcaram a fonna e o papel dos arquivos nos diversoss tipos

de aclividades. Elas condicionaram o lugar que ocupam os seus responsveis nas sociedades.
O nosso objeclivo ao realizar esta retrospecliva era permilir conhecer melhor as origens
da profisso. Constata-se. pois. que sempre houve pessoas afeclas guarda. conservao ou
ao traUmento dos documentos. O papel delas variava no tempo e consoante os mandatos

que lhes eram confiados. Hoje. as instiluies prevem lugares oficialmenle atribodos a
arquivistas ou a pessoas que exercem funes profissionais deste tipo. De modo geral. mandatos mais amplos lhes so outorgados. Estes traduzem-se em objectivos de conservao. de
acesso e de avaliao da infonnao. Os administradores ignoram por vezes os tipos de servios que os arquivistas podem fornecer. Estes ltimos devem ponanlO promover a sua com-

OS ARQUIVOS, OS ARQUIVISTAS E A ARQUIVISTlCA / S1

S6 lOS FUNDAMENTOS DA DISCIPLINA ARQUIVISTICA

mesmo tempo que aprofunda a sua identidade e mantem a sua coeso. Eis alguns belos desafios investigao de amanh.

Notas
Emst POSNER (1972), Archives in lhe Ancioz World, Cambridge, Harvard University Press, p. I.
, Ide,", p. XXVII, 283 pp.
Jean e Lucic FAVIER (1988), us Archivu,1IQnonolu: qurn:e s;ec1u d'histo;u. Paris. Nathan, 23S pp.
~ Luciana DURANTI (1989), .The Odissey of Records ManagcrslO, Ruords Management Quortuly.
vol. 23. n.- 3 (Julho), p. 3. VIJI. 23. n.- 4 (Outubro), pp. 3-1 J. Jean FAVIER (1975), S archives, Paris. Presses
Universilaires de France, 124 pp.
1

J luciana DURANTI. op.


'Idem. p. 6

CII.,

vol. 23. n.- 3 (Julho), p. 3

1 Elio LODOLINI (1989), .La geslion des documenlS cll'archivistiquclO, Managemtnt of Recorded
In/annatian; Con~rg;ng DiSCIplines, Mnchen, Saur. p. 157.

RobcrtHenri BAUTIER (1961), .Les arduves., em C. SAMARAN, L'histoire el ses milhodes. Paris.
Ga/limanl, p. 1128.
, Robert-Henri BAlITIER (1968). La pbase cruciale de I'bistoirc des arehives: la constitulion des dpts
d'arehives ella naissance de I'arehivistique (XVI-XIX siecle)., Arrhivum, 18, p. 143.
10 Jean FAVIER (1975). op. cil., p. 9.
11

Robert-Henn BAUTIER (1968), op. rit. p. 141.

11 precrso contudo reconhecer que o papel que os arqUIVOS desempenharam enquanlo prova s foi possvel
s civilizaes onde a escrita era ulllizada nas administraes. Na Alia Idade Mdia. na poca das invases brbaras, era a presena de teslemunhas que garantia a validade de um aClo. Alis. ir levar lempo al que as pessoas confiem apenas Dum acto escrito. [_.) a prova em tribunal no se contentaria com uma simples deposio,
mas o escrito sozinho insuficiente. Naquelas sociedades medievais onde contam tanlO como o escrito, o geslo.
o rilo ou a paJaVfil, a tndio oral traz algo mais do que um simples complemento de IRfonna30, em Temps,
mimoire, ,radition ou Moyen ge; aclas do 13.- congresso da Socil des historiens mdivistes de l'enselgnement suprieur public, Aix-en-Provence. 4-5 Junho 1982, Aix-en-Provence. Universil de Provence, 1983, p.69.
11 Elio Lodolini (1989). op. cil., p. 157.
U Podemos citar, a ttulo de exemplo. uma investigao levada a cabo por socilogos da Universil de
Montral a partir dos arquivos religiosos de comuDidades femininas do Quebeque. Nicole tAURIN, Danielle
JUTEAU e lorraine DUCHESNE (1991). . Ia recherrhe d'un monde oublii: Jes communoulis religieuses de
femmes au Que'bec de /900 1970, Monlral,'Le lour, 424 pp.

U Os trabalhos sobre demografia. gentica e doenas hereditrias do Centre universitaire de recherches sur
les populations (SOREP), dirigido por Gr.ud BOUCHARD da Universit du Qubec Chicoutimi, bem como
os do Programa de Investigao em Demografia Histrica da Universil de Montn:al, dirigido por Hubert CHARBONNEAU c Jacques LGAR so disto aeruplo.

Os arquivos documentam as obras de arte.


No seu relatrio intitulado Se conna;trt, M. SYMONS baseia a totalidade dos esludos canadianos na utilizao dos arquivos em vnas reas enue as quais as cincias. T. H. B. SYMONS (1975) Se connaitu: le rappart de la Commission sur lu itudes conadientJ6, Ottawa. Associatioo des universits et colleges du Caoada,
16

l1

2 vais.
Il lbid., p. 149.
I' Iean FAVlER (1978), HiSloi.n: des archives de I'histoire,., u Couritr de I'UNESCO, Maro, p. 12 .
Bruno DELMAS (1985), Communicalion crite et geslion des archives au XIX sikle et XX' siecle; rfle
xlons sur la situation Cr.mmse-, Revue maghreine de documtnlOlion,
3 (Maro), p. 86.
~. Roben-Henri BAUTIER (1961), op. cil., p. 1122
~ Jean FAVIER (1915), op. cit., p. 8.
!J Admioistration de l'gypte sous Domitien (eo 89 ap. 1.-C.): enregistrement des dc1arations de proprititIO, TUles tI documenlS a'hisloire, Paris, Harbette, 1959, p, 189.
~l Roben-Henri BAIlIlER (1968), op. cil., p. 141.
11 Robert-Henri BAUIlER (1961), op. cil., p. 112S.
li- Mareei BAUDOT (1963). Les An:hives municipaJes dans la France de I' Anden Rgime. , Archiwlln.
voI. 3, pp. 23-24.
!1 Luciana DURANTI DOS artigos j cilados refere abundantemente o papel dos not.nos no desenvolvimento
do records monoge~nL
:s Roben-Henri BAlITIER (1968), op. cil., p. 145.
~ Ibid., p. 141.
,. Charles S~ (1978), Le Chanrier de la TrmonIe., Une longue vie d'irudil. Recutib d'itudeJ
de Chorles Samaran, Geneve, Droz. vaI. 2., p. 405.
JI Ibid., p. 408.
l! Frdric d' AGAY (1989), Les An:hives familiaJes d' Agay et la pnode rvolutlonnaire., Ga:etrt deI
orchivts. 0." 146-147, p. 336.
,t.. Piene SANTONl (1989), Archives et violencc; propos de la loi du 7 messidor Ml lI .. , Ga:.tttt deI orehives 0.- 146-147, p. 205.
u Ibid, p. 210.
.1' Id., ibid.
... A madeira e a pedra foram tambm utilizados nos escritrios... da Antiguidade, Como poucos documentos chegaram at ns sob essa forma. no os abordaremos neste lexto.
Iean FAVIER (1975), op. cit, p. 8.
li As placas de argila so objecto de um captulo importante (pp. 12-70) da obra de Emst POSNER j l1
citada.
)9.PUNI0 O VELHO, Histria Nalural .., livro XIII, citado em Tults el documtnlS d'hisloirr.. Paris,
Hacho"o, 1959, pp. 33-34.
.ao O cdice j existia antes do pergaminho. Contudo, foi a partir desse momento que se generalizou.
~I Chules SAMARAN (1978), Le plus ancien canulaire de Saint-Mont (Gcrs) .... Une longut vit d'irudil.
Rtcueib d'iludes de CharlB Samaran, Genve, Droz, vol. 2, pp. 606. 608.

n"

I'

OS ARQUIVOS. OS ARQUIVISTAS E A ARQUIVISTICA / 59

S8 I OS FUNDAMENTOS DA DISCIPnNA ARQUIVfsTICA


~!

E...asa: POSNER. op. d,., p. 14.


l...uci:.ru: DURANTI (1989), op. dI., ~e I, p. 4.
U Robcn:-Henri BAUTIER (1%8), op. cil., p. 141.
"M:ucel BAUOOT (1963), op. di.. p. 23 .
..,., Mircille MASSOT, Sylvie de GALANI e Olivier VERNIER (1989), tlPr:ltique administrative e archives communalcs .li Nice pendant la parcnthese revolutionnaire (1191.1814)., Ga:tlu d~s archiv~s,
n.- 1-16-147. p. 270.
t)

MoDique MAROARITEu.A (1989', .Srianon ou la Rvolution en douceur (178()"'1795)., Ga:~tl~ d~s


146-141, p. 32!i.
Robert-H.nri BAUTIER (1961). op. cit. p. 1125.

arrhi~'~s. 0.U

a Owtes SAMARAN, .Le Chartrier de la TrmonIe., op. cit., p. 408.


~I Piem: SANTONt (J91S9" op. cit., p. 200.
~ Emsc POSNER (1972', op. cit. p. 87.
'! Jean

FAVIER (1975), op. cit., p.9.


G. LAFAYE (1969), ..Tilbularius-, Diclion,.a;r~ d~s amiqllilis jr~cqll~S ~llol;n~s, in DAREMBERG.
-SANGLlANO (00.). Poris. Hoch<ne. 1969. p. 19.
U M:uul BAUDOT (1963). op. ot.. p. 29
, ls.lbdfe BONNOT (1989), .les adUvistes de la ville de Mimeme pendw la Rvolution., Ga:tltt d~s
archi~u. n.- 146.-147, p. 381. Este arti&Q traa. enlre outras coisas. a histria de um .guarda dos ;uquivos. de
Mmelha. Louis-Owies Thiers.
,. Mlcei~ MASSOT, ~ylvie de GALANI e Olivier VERNIER (1989), op. dt.. p. 270.
$f Henti COSTAMAGNA (1989) Les a.rchives communales au XVI([' siecle das la taU de la Maison de
Savoie-, GtrJne des Qrchiv~s. n.- 146-147, p. 30-1.
,. Por oc::ui50 do 200" aniversrio da Revoluo Francesa. a GQ:~tt~ d~s archi~'~s publicou um nmero especial. n.~ 146-147 (1989,. pp. 199-407_
,.. CMI L LOKK.E (1968). tlAn:hives aod lhe French Revolution A",~ri'Qn Arch;\';II, vol. 3 I, n." I (Janeiro),
p.2-'.
)l

... Nos stUS 3f1igos sobre a histria dos "cords mOl/agus, Luciana DUr:lnti d grande relevncia ao trabalho
dos notrios ncsb poca e d mesmo a impresso de que eles seriam os primeiros "gestores de documentos .
-nos dlficil panil.b:lr dessa opinio. porque nos parece que este llimos n30 tm laos lJo directos com as prorlSSeS lepis. Contudo, isto no diminui o iatcresse do traballlo de rundo por ela realizado soln o assunto. Ver:
Luci.ut3 DURANIl (1989), tlThe Odi.s.sq 01' Records Managers_, R~COrdl ManQg~m~nI Quanu/y, vot. 23, n.- 3
lIulho). pp. J-II ,01. 23. n" 4 (0'1100"". pp. 3-11.
&. Robert-Hcnfi BAUTlER (1%8). op. cit.. p. 143.
t.! Id., ibid. B:tutier relata que o arqui.,ista de Luis xm, Thodore Godefroy, p:uticipa nas negociaes do
Tf'3I3do de MwtSter eom a Lorenu, lebdo-lhe o rei outorgado a misso de explorar os diplomas da Lacena.
.. Robert-Hcnri BAUTIER (1961). op. cit. p. 1135.
M Robert-Hcnri BAUTIER (1968). op_ cit. p. 141.
Robert-Hcnri BAUTIER (1961). op_ cit. p. 1137.
... Tr.ttase da segunda comisso do mesmo nome. tcndo a primeira sido criadJ. em 1948.

" Rtcords Manogtmmr:

I"ugrol~d

InfortMlion S.vSl~ms. r ed., N.Y., Wiley, 1981, p. 20.

Robcn-H.nri BAUTIER (1961). op. cit. p. IIH.


... Loi surla archives, 1983, ar1igo ,.
M

,. GOUVERNEMENr DU QUBEC. MINISTERE DES AfFAIRES CULTIJRELLES (1992). Lo poliriq.,


du Q~~c; nolre cul'"rt, nOlrt a\'~nir, Qubec, p. 31.
li Martcl BAUOOT (1963), op. cit., p. 25.
T.: Roben-Henri BAunER (1968), op. ci,., p. 141.
1) Mareei BAUOOT (1963), op. cit., p.17.
14 Ver a propsito o artigo de Michel DUCHEIN (1986), tlU clef du usor,l'volution des instruments de
rec:hecche d'acchives du Moyen.ge nos jours d'apres des cxemp1es franais., Arch;\'~j ~I bibUotheques d~
8~/"que, vol. 51, 0.... 1 e 2, pp. 109116.
"Robcn-H.nri BAUTIER (1961). op. cit. p. 1126.
J' Robcn.Henri BAutIER (1968), op. di., p. 146.
n Man:el BAUDOT (1963), op. ci,.. p. 16.
Eli. LODOLINI (1989). op. cit.. p.58.
Em.. POSNER ('972~ op. cit. p. 14.
Cbouies SAMARAN (1978), tlLe Owtrier de la Trmonle-, op. dt.. p. 408 .
11 Por ocasi3o de uma e~viSla concedid.1 a Carol Couture fi() mbito da emi~o A,duvicu 12987), Jean
-Piem: W...UOI, arquivista nacional do Canad., lamentava a pc:cd1 de um grande numero de infonnae.s relativas
:tOS anos 1970 devida falta de &etnOlogia rec:essria boa conserva30 das ficas magntic:u. Ver umbm MODlque
G. MARSAN (1981), -OU sont Ies donnes d'arttan?, Archivtl. vol. 12 (Maro), pp. 61-70.
c Sinal dos tempos, o Conseil canadien des acchives fez da conserva40 dos arquivos uma das suas prioricbdes de ac40 para os anos 1990. Publicou o Manutl d~ con.s~rvQlion d~s dOCUmtnlS d'Qrrhives (Otawa. Conseil
canadien eles acchives. 1990, 130, 119 pp.) e contr.llou uma arquivista profissional para agir como pessoa de
reauso junto dos arquivos sobre este assunto.
U Par.. uma noo das obras sobre este assunto, ver Pierreue BERGERON (1992), tlU gestion des acchives
lectroniques.. , Arch;~ts, vol. 23, n." 3 (Inverno), pp. 5170.
lo' Os relatrios anuais das instituies nacionais de arquivos ~~ebeque e do Canad serviram de insuu.
menlOs de difuso. Incluam a reproduo de fundos ou de documentos cuja divulgal0 era considerada prioritri:a.
13 tlTerminologie lCChivislique., Arch;\~s, n.- 2 (JulhoDezembro 1974), p. 51.
&6 Ver a pane desta obr.l sobre o princpio da territorialidade.
IJ Ver Gilles HON (l911),.La rgionalisaltan des archives".Art'hiJts, n.- 2 (Julho-Dezembro), pp. &.11 e
FlilnOis BEAUDIN (1978), tlLa politique de rigionalis.:llion des AJt.bives nocionales du Qubcc: fondement de
I'invenl.:li~ nocioaaJ des Arcbiva du Qubec.., Archives, voJ. 8 (Maro), pp. 3-6.
ti Michel DUCHEIN (I9TI), tlLe respect dc.s fonds cn acchivistique., Ga:.~II~ d~s archires. n- 97, p. 72.
ft lbid. p. 13.
'10 Roben GARON (1969), .te principe de provenance., Arch;~~s. vol. I, n- 2 (JulhoOezembro). p. 15.
,. Ele esc na base do ISAD (OM) que prepara actualmcnte o Conselho Inlernacional de Arquivos e d:u Reg/ts
de dtscription des docJlments d'archjv~s, Ouawa. Buceau canadien des archivistes (a publicao desta obra tem
vindo a ser feita desde 1989).
cultJlr~lIt

60 I OS FUNDAMENTOS DA DISCIPLINA ARQUlVfSTlCA

t! Vet a este propsIID um estudo RAMP a ser publicado em breve. Pirkko RASTAS (1992), Manuou and
Ttxt 800b Df An-Iriw:s Allminiuralion anti Records Managtmtnt. A RAMP Study, Paris, Unesco.
.. Eis alguns dos primeiros manuais publicado" Theodore R. SCHELLENBERG (\964) [19561, Modtm
Archivts; Principies atttl TedWques. Chicago. Universily af Chicago Pfess. 397 pp.; William BENEDON (1%9),
Records Managemml. &:fewood Qiffs, NJ. Prcntice Hall. X-272 pp.; Carol COt.mJRE ct Jean-Yves ROUSSEAU (1982), La an:6iva dU xr siedt; une riponst QUX beso;ns de I'adm;n;stral;on ti de la rechtrcht.
Monbial. Universitde ldoatn5aJ.. Scrtariat gnral. VI-491 pp.; Michel ROBERGE (1983), La gestion des do~
cumenlS administrDtift. Qabcc. Documentar, 216 pp.
ou ASSOCIATION DES ARCHIVISTES FRANAIS (1970), Manuel d'archivistiqut!. Thiorit tI pratique
des Archives publiqaa e'Jf Fn:mct. Paris. S.E.V.P.EN., 805 pp.
" Num artigo sobre cl..cs tapcs de I'institutionnalisation scientifique_, Terry N. Clart apresenta um modelo
de desenvolvimento de ama disciplina. Segundo esse modelo, o primeiro elemento incide na constituio de um
conjunto de ideias COCRIIIies., de paradigmas. Elabonun-sc conceitos e h proposies que os ligam uns aos outros.
Teny N. CLARK (1972). .Lcs tapes de J'institutionnalisation scientiliquc, Revue inlemaliolUlle da sciences
de "informalion, vol 2-4. 1L- 4, pp. 699-713. A preparao de manuais constitui uma forma de intcgraiodas dife
rentes componentes ele a.a cisciplina.
~ Roben-Henn lIAUlIER (I96\), op. ciL, p. 1134.
..., No inrcio do sr::a a:J:i&o publicado na revista Archives, Man:el Lajeunesse faz uma boa sntese das diferentes escolas de p
sobn: este assunto. Man:el LAJEUNESSE (1986), .L'an:hivistique, une science de
l'infonnation la n:dICIde cf'ua milieu de formation, Archives, vol. 18, n." 3 (Dezembro), pp. 35-47.
A ttulo de ~ mDI. anlise dos temas de attividades da Association des an:hivistcs du Qubec desde
1967 permite consb:DiI' a pade variedade de assuntos abordados, bem como o tipo de aperfeioamento oferecido. Ver louisc GAGNON-ARGUIN (1992), L'orchivistique. ses octeurs, SOR hislOlrt depuis 1960. Sainte-Foy,
Pnosses de I'Univmi!f . . Qoobec. pp. 143-150.
." Carol COlITUREer.Man:d LAJEUNESSE (1993), Ugi.dolions et poliliques archivisliqua danJ le monde.
Qubec. Docum...... 417 [I\L

CAPTULo 2

O LUGAR DA ARQUNSTICA NA GESTO DA INFORMAO'

Este caplulo apresenta o lugar que a arquivstica deve ocupar no seio da geslo da informao. naquilo a que se decidiu chamar a era da infonnao. Este lugar situa-se num contexto administrativo e organizacional onde a informao deve ser considerada, organizada e
tratada como um recurso to importante quanto os recursos humanos, materiais ou financeiros, Todavia como esle lugar partilhado com oulros especialistas das cincias da infonnao, a arquivstica tem que enfrentar detennioadas escolhas .

1. O que a gesto da informao

O ser humano tem uma necessidade insacivel de infonnao, As razes da sua procura
incessantemente renovada apresentam mltiplas face~ujas origens se encontram na sua
sede de absolulo, de liberdade, de comunicao. de recuo das fronteiras do saber ou do exerccio do poder'_
Nos tempos imemoriais em que era transmitida de boca a orelha, a infonnao consllua
uma mercadoria rara, mais ou menos exacta, e mesmo incerta. A memria afinal uma faculdade que esquece, selecciona. distorce', evidenle que a inlroduo da infonnao documentai, islo , da que se enconlra registada num supone com a ajuda de um cdigo preestabe[ecido, criou uma verdadeira revoluo na maneira de ver e de utilizar a inforlllao,
Tomava-se possvel registar, copiar, auteotificar, transmitir, comprar, receber, difundir, classificar. recuperar, antIazenar, conservar e. finalmenle. utilizar a infonnao de um modo relativamente fcil, estvel e exacto.

62 lOS FUNDAMENTOS"DA DISCIPLINA ARQUIVfsTICA

Esia prtiCa. de incio reservada aos grandes do mundo, tal como aos eruditos, generali-

zou-se de tal maneira que a variedade dos supones da infonnao, tal como os meios que servem para difundi-Ia, proliferaram a um ritmo assustador'. A massa total da infonnao conservada. por seu lado, seguiu uma curva de crescimento exponencial, projectando-nos para
um mundo de hiperconsumo da infonnao, sob todas as fonnas'.
Paralelamente ao desenvolvimento dos desafios colocados sem cessar pelo tratamento e a
proliferao da informao, assistimos renovao ou emergncia de disciplinas como a
arquivstica6, a biblioteconomia e a informtica. Outras actividades profissionais surgiram
igualmente, introduzindo alguns matizes nas j existentes: documentalista, tcnico de documentao, especialista de comunicao ou das telecomunicaes, para citar apenas algumas'.
Trabalhando muitas vezes no seio de uma mesma organizao!, os diversos especialistaS do tratamento da infonnao. bem como os decisores de quem eles relevam, j tiveram
ou tm ainda, por razes evidentes, uma percepo parcelar da informa09. Alguns insistem energicamente nas particularidades da sua especialidade no interior daquilo a que se
convencionou chamar as cincias da informao 10, preferindo demonstrar os pontos de
divergncia em vez dos de convergncia". Eles acabam deste modo por perder de vista que
trabalham para o mesmo organismo, no mbito da gesto e da utilizao da infonnao.
muitas vezes para os mesmos utilizadores, ou at em complementaridade com outros peritos na matria Acontece-lhes esquecerem-se de que a organizao que os emprega, para
alm de possuir hbitos culturais especficos, constitui em primeitro lugar e antes de mais
nada um lugar de comunicao, de raciocnio colectivo, baseado na experincia e na capacidade de ajuizar, de deciso e de aco, com o fito de resolver questes ou problemas de
toda a espcie relacionados de peno ou de longe com a sua misso, e isto tanto no plano
das operaes como no plano da gesto. Nem sempre se apercebem de que a infonnao
constitui um recurso fundamental para qualquer organismo, e isso ao mesmo nvel que os
recursos humanos, materiais e financeiros. Nem sempre percebem que a informao deve
ser cada vez mais considerada como um todo gerido sistematicamente, coordenado, harmonizado, objecto de uma poltica clara tal como de um programa alargado de organizao e de tratamento.
No actual contexto, torna-se evidente que a organizao que dispe mais rapidamente das
melhon:s informaes, pouco importando a sua provenincia, o seu suporte ou tipo (livros,
revislas. documentos de arquivos, bancos de dados, etc.), a que alcana maior petformance
e maior competiuvidade. O organismo que aborda globalmente a questo por intenndio das
cincias de informao e que tem em linha de conta as diferenciaes operacionais necess-

o LUGAR DA ARQUIVfsTICA NA GESTO DA INFORMAO / 63

rias, no mbito de uma abordagem funcional e sistemtica., cumpre rapidamente esse objectivo maior. Daqui resulta, entre outras coisas:
- um acesso rpido e eficaz a uma infonnao de qualidade quer interna quer externa ao
organismo;
_ uma harmonizao bem como uma maior coordenao das necessidades dos utilizadores, nomeadamente atravs da introduo eventual do guichet nico, atravs de uma
rede de comunicao;
- uma maximizao dos esforos investidos no tratamento da informao documental
atravs de uma melhor coordenao e de uma nonnalizao das intervenes dos peritos das diversas 'disciplinas das cincias da infonnao.

2, O que a arquivslica no inlerior da organizao e da gesto da informao


Qualquer organizao, independentemente da sua dimenso, misso ou esfera de actividade, tem necessidade de recursos para existir, funcionar adequadamente e se desenvolver.
Neste sentido, e correndo o risco de nos repetirmos. reafinnamos que ajnfonnao constit~
uma mercadoria to vital para a empresa como os recursos humanos, materia~ancei
ros, sem os quais ela no conseguiria viver. Como qualquer outro recurso, a informao~
ser gerida eficazmente, o que necessita, como corolrio, de um reconhecimento oficial da
empresa, e at de uma formalizao estrutural que v to longe quanto a que geralmente
concedida aos outros recursos I!.
Qualquer organismo comanda um certo nmero de
directa ou indirectamente ligadas sua misso (para mais ponnenores, ver Quadro 2.1). As que se ligam de fonna directa
misso dizem respeito inevitavelmente produo ou distribuio de bens ou servios.
Permitem ao organismo satisfazer as exigncias primordiais da sua existncia. As funes
ligadas indirectamente misso vm apoiar as actividades de produo ou de distribuio.
Permitem ao organismo atingir os seus objectivos atravs de uma gesto eficaz dos seus recursos humanos, materiais, financeiros e informacionais. Encontramos geralmente nesta categoria actividades de gesto do pessoal, das finanas, dos abastecimentos, das propried!ldes e
imveis e da infonnao. Todos os membros do organismo tm necessidade de infonnao
para desempenharem as suas respectivas funes. Arranjam a informao necessria tanto no
exterior como no interior do organismo. Essa informao pode ser verbal ou registada num

.es

64 lOS FUNDAMENTOS DA DISCIPLINA ARQUlVfsTICA

supone como o papel, a fita magntica, o vdeo, o disco ptico ou o microfilme. Pode ser ou
orgnica, isto . elaborada, enviada ou recebida no mbito da sua misso, ou no orgnica,
isto , produzida fora do mbito desta.
QUADRO 2.1
Provenincia e natureza da informao no organismo

funes e actividades directa


ou indircctame:nle ligadas misso

iDCormao

or nica
interna
externa

no or nica
interna
externa

no orgnica

eX(erna

:uquivos

no institucional

biblioleca
centro de
documentao

LUGAR DA ARQUIVSTlCA NA GESTO DA INFORMAO / 65

A produo de informaes orgnicas registadas d origem aos arquivos do organismo.


Sob esta designao so agrupados todos os documentos, seja qual for o seu supone e
idade, produzidos e recebidos pelo organismo DO exerccio das suas funes. A ttulo de
exemplo, citemos as directivas, relatrios, estatsticas, estudos, pesquisas, planos e oramentos tcnicos, balanos financeiros, actas, contratos, processos de clientes e processos
de pessoal, etc. Estes documentos podem encontrar-se total ou parcialmente em todos os
locais de trabalho de cada uma das unidades do organismo. A informao no orgnica,
por seu turuo, existe muitas vezes nos locais de trabalho mas igualmente na biblioteca ou
no centro de documentao, sob a forma de publicaes, de bancos de dados ou de dos
siers temticos, etc.
De facto, a informao orgnica utilizada pelas unidades do organismo, quer pelo
seu valor primrio, a fim de decidir, de agir e de controlar as decises e as aces empreendidas, quer pelo seu valor secundrio, a fim de efectuar pesquisas retrospectivas que pem
em evidncia decises ou aces passadas (para obter um suplemento de informao relativo ao valor primrio ou secundrio da informao orgnica, consultar o captulo 4 que
incide sobre o ciclo de vida dos documentos de arquivo). A gesto da informao orgnica, permitindo a pesquisa retrospectiva, reduz a inceneza e melhora a tomada de deciso, aprofundando o conhecimento da cultura institucional e do processo de deciso (para
mais detalhes, ver o Quadro 2.2). Cada vez mais organismos utilizam os seus documentos
nas suas pesquisas retrospectivas, a fim de melhor compreender o presente. O grupo Saint-Gobin e a empresa Pont--Mousson em Frana, a Public History nos Estados Unidos da
Amrica e o Mouvement Oesjardins no Quebeque constituem excelentes exemplos desta
abordagem.
Os organismos que compreenderam a importncia...,.
estratgica da infonnao orgnica e
cujos membros podem comunicar rapidamente e sem distoro atravs da hierarquia deveriam ter uma vantagem decisiva, de rapidez, nas tomadas de deciso, por exemplo, sobre aquelas que o no conseguem ll.
Qualquer organismo que pretenda encontrar uma soluo duradoura para as dificuldades
geradas pela informao que detm, deve faz-lo de modo reflectido e ordenado. atravs
de um programa em trs fases, centrado na misso do organismo e integrado na sua poltica
de gesto da informao, que a arquivstica consegue dar um contributo nico, sendo pela sua
especificidade capaz de agir eficazmente na informao orgnica (para mais pormenores, ver
o Quadro 2.3).

O LUGAR DA ARQUJVISTICA NA GESTO DA INFORMAO / 67

66 lOS FUNDAMENTOS DA DISCIPLINA ARQUlVISTICA

QUADRO 2.3

QUADRO 2.2

A arquivstica: uma discipUna que permite


a gesto integrada da informao orgnica

Lugar e utilizao dos arquivos no organismo

POflCA (LEGISLAO - REGULAMENTAO - NORMAS E PROCEDIMENTOS)


HUMANOS - RECURSOS FINANCEIROS - RECURSOS

mandato e misso

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estrutura das actividadcs


ligadas misso

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PROGRAMA,COMPONENTE!

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DA INFORMAO

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ep 01U~WeleJl 'O;)!U9J1Ja(:) o!aJJoJ 'UJ!lVWJOjU! 'eJ!t9Jnq)


valor secundrio

pesquisa retrospectiva

no institucional

A primeira componente do programa visa a criao. a difuso e o acesso infonnao


orgnica. A infonnao concebida de maneira estruturada e inteligveL registada num
suporte adequ.ado sendo posterionnenle inserida no canal de difuso apropriado. a fim de ser

68 lOS FUNDAMENTOS DA DISCIPLINA ARQUIVISTICA

facilmence acessvel c de permitir uma comunicao mxima que tenha em conta tudo quanto
do ponlo de visu legal, cultural e tecnolgico rodeia o organismo.
A infonnao intil, suprflua ou com dupla funo eliminada partida. So-lhe aplicadas nonnas que visam a gesto da infonnao (fonnulrios, relatrios, procedimentos,
directivas, actas, correspondncia, etc.). Alm disso, uma inlerveno imediata, desde a criao da infonnao, pennite detenninar o seu encaminhamento, bem como o seu tratamento
ulterior. Devem-se colocar vrias perguntas: Quem tem acesso infonnao? Como que ela
difundida, classificada e recuperada? Qual o seu ciclo de vida? eliminada depois de um
detenninado espao de tempo ou conservada pennanentemente? Necessita de uma proteco
especial, e em caso afinnativo, quais os meios fsicos ou tecnolgicos requeridos? O correio
eleclInico, a bunltica, a telecomunicao e o tratamento da imagem (micrografia, sada de
computador em microfilme: COM, scanerizao, disco ptico, disco ptico digital, etc.)
ocupam de facto um lugar cada vez maior no interior da gesto da informao? A resposta a
estas perguntas d origem a um sisl.ma integrado de geslo da infomuJo o'llnica (SIGlO)
no interior do organismo.
A segunda componente do programa diz respeito classificao e 11 recuperao da informao. As funes e subfunes da empresa so analisadas, esquematizados e bannonizadas
num sistema de classificao e de recuperao vlido para todas as suas componentes. So
instauradas, e seguidas por todos, nonnas precisas de classificao e de recuperao da informao, tomando assim caduca a era das pesquisas desorganizadas, com resultados muitas
vezes duvidosos. A informao, independentemente da idade, do suporte ou do seu fonnalo,
pode facilmente ser comunicada em funo de necessidades imediatas ou fururas.
A lerceira e ltima componente do programa centra-se na proleco e na conservao da
infonnao. A infonnao bem prolegida e conservada segundo normas tcnicas e materiais
precisas pode ser facilmenle comunicada. A proleco dos documentos essenciais ou confidenciais e a proteco e conservao dos documentos com uma baixa freqncia de utilizao (documentos semiactivos) ou com car.\Cler pennanente (documentos legais ou arquivos
definitivos) constituem dois elementos correnles deste tipo de programa.
Chamamos a ateniio para o faclo de todas as fases do programa serem amplamenle tributrias da ubela de seleco dos documenlos que represenu o elemento esubilizador que
pennite regular o crescimento exponencial da informao. Graas tabela de seleco dos
documentos, a infonnao ser sistematicamente depurada e trauda em funo do ciclo de
vida que lhe foi atribudo, e os sistemas utilizados sero periodicamente aliviados, acelerando
a comunicao da infonnao pertinente. , pois, atravs da realizao deste programa em

O LUGAR DA ARQUIVfSTICA NA GESTO DA INFORMAAo / 69

us fases que a arquivstica demonstra a sua especificidade e ocupa o seu lugar numa poltica de gesto da infonnao.

3. A .rquivistica Cace s suas opes


participando na resoluo dos problemas ligados gesto da inConnao nos organismos que a arquivstica encontra a sua nova vocao. Para corresponder de fonna adequada
ao desafio, a arquivstica tem de definir-se em funo de uma abordagem integrada e fazer
escolhas estratgicas quanto sua organizao interna, s suas alianas e sua renovao
(formao e investigoto). Depender.Jesus escolhas estratgicas que a arquivstica caminhe
para um xito ou para um frncasso.
Para se compreender bem quais os desafios. vamos sumariamente descrever as principais
articulaes oclUais da arquivstica, fazendo depois a demonstrao da lgica e da pertinncia de se escolher uma abordagem global e integrada. Mas antes de se chegar dimenso
mais importanle das abordagens e das filosofias da arquivstica, seria pertinente examinar
mais de perto a dimensiio tecnolgica do problema.
Deste ponlo de vista, a dificuldade reside essencialmente na ulilizao dos tennos
arquivos, arquivista e uarquivstiCil para designar respectivamente o objecto, o profissional e a disciplina. Muitas pessoas no aceitam esta tenninologia. ou antes, aceitamna apenas para cobrir a realidade dos arquivos definitivos. Quanto parte do nosso domnio de actividade que tem por objecto o valor primrio dos documenlos, h quem proponha os termos gestor de documentos e gesto de documentos)), traduo literal de
records manager e de records managemtnt. para desj,gnar respectivamente o profissional
e a disciplina.
Esta tenninologia parece-nos discutvel. Em primeiro lugar porque as expresses gestor
de documentos e gesto dos documentos assentam num termo ele mesmo imprprio para
designar o objecto. De Caclo, fala-se de documentos, eocontram-se mesmo de vez em quando
os palavras "documentos administJillivos, mas estes tennos - documentos e documentos
administrativos - no ttaduzem a mesma realidade que a palavra reconls para designar os
docmentos institucionais que veiculam uma nformado orgnica, visto que no contm, por
si prprios, a dimenso institucional. Alm disso, eles no do azo a qualquer especificidade
que permita uma distino entre os documentos que veiculam uma infonnao orgnica e os
que veiculam uma infonnao no orgnica

10 I OS FUNDAMENTOS DA iSCIPLlNA ARQUIVISTlCA

-'

o LUGAR DA ARQUtVlsTICA NA GESTO DA lNFORMAO / 71

es indispensveis para que a arquivstica adquira, como acontece com outras disciplinas.

Stria igualmente imprudente estabelecer uma equivalncia entre a palavra a~hives e


o seu homnimo ingls arr:hiv<s. Em ingls, a palavra arr:lrives remete para a noo de valor
permanente, enquanto a acepo moderna da palavra rrancesa arclrives significa um COR
junlo de documenlOS orgnicos. assim que existem arr:hival records, que so documentos

um certo poder" sem o qual ela permanecer um sector de segunda ordem. Numa conjumura
que exige da anjuivstica que ela responda adequadamente s necessidades cada vez mais
sofisticadas das administraes. que ela inicie e consiga efectuar a viragem tecnolgica. que
ela crie e desenvolva programas de formao concorrenciais com outras disciplinas. que ela
defina e prossiga prioridades de investigao, parece arriscado dispersar esforos em discursos inteis conducentes diviso das intervenes numa cadeia documental. no entanto to
logicamente contnua.
No limiar do sculo XXI, a arquivstica deve escolher a sua estrutura interna, a fim de se
posicionar o mais rapidamente possvel em relao s disciplinas que a rodeiam. No lgico
definir a disciplina antes de reivindicar o seu lugar ao sol? Numa poca em que a informao se tornou um objecto estimvel, cada vez mais urgente que a anjuivistiea defina claramente o lugar que pretende ocupar no tabuleiro da informao. Para tal, ter primeiro de se
libertar completamente das suas dependncias, consolidar depois a sua autonomia para finalmente estabelecer as alianas que lhe permitam evitar o isolamento.
A anjuivstica ver reconhecer o seu lugar e o seu estatuto na sociedade desde que:

institucionais destinados il conservao permanente.


A pretexto de a palavra ."rr:hives- apresentar dificuldades de utilizao nos organismos,

os adeptos dos termos gesto de documentos e seus derivados utilizam vocbulos que geram
confuses. Para evitar este escolho, propomos que $e conservem e se valorizem as palavras
(carquivo, arquivista e arquivstic3.)) ou que se recorra a outra tenninologia mais na moda,
mais sugestiva, apesar de muita investigao e de muitas horas de discusses inteis nunca o
lerem conseguido l". Melhor era que concentrssemos os nossos esforos em dar a conhecer
melhor a eficcia das aces anjuivsticas em vez de gastarmos energia em discusses terminolgicas inteis que contm em si o germe de uma diviso das foras que se arrisca a provocar a instaurao de duas disciplinas.
A dimenso fundamental do problema que uma abordagem diversificada suscita reside
nas vises da anjuivstica que so propostas. A arquivstica pode ser abordada de trs maneiras: uma maneira unicamente administrativa (",conis manag.menl) cuja principal preocupao ter em conta o valor primrio do documento; uma maneira tradicional que pe a tnica
exclusivamente no valor secuodrio do documento~ ou, por ltimo, uma maneira nova. integrada e englobante que tem corno objectivo ocupar-se simultaneamente do valor primrio e
do valor secundrio do documento. Ns escolhemos esta ltima eventualidade.
Definamos em primeiro lugar o sentido de uma arquivstica integrada. a que permite
assegurar a unidade e a continuidade das intervenes no mbito de uma poUtica de organizao dos arquivos. Uma anjuivstica global deste tipo implica o atingir de trs objeetivos
essenciais sua viabilidade, a saber:

- estruture adequadamente as suas actividades e delimite o seu campo de actividade;


- se liberte das tutelas (histria e administrao) para atingir um nvel de confiana em
si indispensvel ao prosseguimento de uma evoluo que seja mais qualquer coisa do
que um mimetismo ou uma subservincia;
- assuma a sua completa autonomia, a fim de se tomar uma verdadeira disciplina;
- que possa fazer uma escolha de alianas em p de igualdade com as outras disciplinas.

--

A anjuivstica deve em primeiro lugar libertar-se da lUtela dessa disciplina mais conhecida e melhor organizada que a histria. E. indispensvel analisar esse lao de dependncia
institudo pela tradio entra a histria e a anjuiv'tica, de modo a poder cort-lo para que a
arquivstica possa depois adquirir a sua autonomia.
Julgou-se durante muito tempo que no se podia ser um arquivista competente sem se ser
historiador. Esta crena, como a que defende que, para efectuar a escolha dos documentos a
conservar, se deve ter recebido uma formao em Histria, no resiste realidade. Se a histria deve pennanecer uma matria imponante na fonnao dos arquivistas. ela j no constilui elemento exclusivo; outros elementos de formao so-lhe indispensveis, como a Administrao, a Informtica, as Cincias da Informao e todas as disciplinas especializadas que
permitem ao arquivista dominar melhor este ou aquele tipo de arquivo. Em termos absolutos,

- garantir a unidade e a continuidade das intervenes do arquivista nos documentos de


um organismo e permitir assim uma perspectiva do princpio das trs idades e das noes
de valor primrio e de valor secundrio u;

- permitir a articulao e a estruturao das actividades arquivistieas numa politica de


organizao dos arquivos";
- integrar o valor primrio e o valor secundrio numa definio alargada de arquivo"Alm disso, a abordagem integrada surge como a via que permite anjuivistica dolar-se
de uma imagem forte e, consequentemente: ser reconhecida socialmente. So estas as condi~

O LUGAR DA ARQUlVfsTICA NA GESTO DA INFORMAO / 73

72 I OS FUNDAMENTOS DA DISCIPLINA ARQUlVfSTlCA

um arquivista que tenha uma fonnao completa em Histria pode revelar-se interessame,
mas isso no pode ser uma obrigao e sobretudo no pode substituir uma fonnao em
Arquivstica. A arquivistica tem necessidade de elementos variados de fonnao, mas estes
existem apenas para enriquecer um corpus de conhecimentos arquivisticos fonnado por bases
tericas, intervenes e mtodos de trabalho especificos dessa disciplina.
H uma outra dependncia a espreitar a arquivstica. Ao libertar-se da histria, a arquivstica poderia efectivamente cair sob a alada das cincias administrativas. Que a arquivistica tenha uma necessidade premente de elementos de fonnao em Administrao parece-nos uma evidncia. Mas dai a tomar-se dependente dela, vai um passo que no deve ser dado.
Parece to arriscado fazer depender. arquivistic. dos criadores dos documentos de arquivo
que os utilizam para fins administrativos como dos historiadores que os utilizam nas suas
investigaes. O arquivista tem necessidade de conhecimentos administrativos, mas no tem
de depender completa e unicamente da gesto enquanto disciplina. A arquivistica uma disciplina em si mesma que, voltamos a repetir, tem as suas prprias bases tericas, as suas prprias intervenes e os seus prprios mtodos de trabalho.
Correrseiam os mesmos riscos se se estabelecessem relaes com a biblioteconomia, a
iofonnlica e as cincias da iofonnao, se essas relaes fossem de natureza a acarretar a
subordinao da arquivistica. Esta no tem tambm de depeoder da histria ou da administr.Io. Todavia, preciso reconhecer que neste plano a dinmica diferente, e isto por duas
razes: por um lado, porque os profissionais da biblioteconomia, da infonntica e das cincias da informao no constituem uma clientela da arquivstica. contrariamente aos historiadores e aos administradores; por outro, porque as relaes com essas disciplinas se fazem
por intermdio de um denominador comum, a informao, enquanto que com a histria e a
administrao esta relao se estabelece atravs do valor dos documentos (valor primrio,
valor secundrio) e pelas clientelas utilizadoras.
Autonomia no significil isolamento. A arquivstica deve claramente definir il sua esfem
de actividade para escolher em seguida as suas alianas com as disciplinas contributivas.
Tbc spectre of archivists bcing absorbed into another profession or severely weakened in the competition ror
is a very real possibility, Fears of limiting lhe size or an already smalt proCession o( further weakening

tt:$OUIt::CS

ror iostirutions and programs must bc weighed against lhe chances (or strenglhening the: identity or archivists and
thcir work ia modem .socicty',

A arquivistica deve reforar as suas bases atravs da fonnao e da investigao (para


mais iofonnao a este respeito, consultar o caprulo sobre a fonnao e a investigao).

Devia, pois, lanar-se de fonna decisiva n. investigao e, para tal, delinear estratgias, estabelecer programas, a fim de evitar o estatismo e at o retrocesso"', preciso ter em conta este
'imperativo, sem o qual o edifcio no pode ser erigido. preciso parar de ter medo de um
empenhamento, de uma tomada de posio, dos passos em frente conducentes uma arquivstica renovada.
Uma nova arquivistic. est emergir no horizonte das profisses. urgente que se realize uma verdadeira integrao e que SUrjil uma profisso cuja misso essencial consisle em
gerir. tratar e dar acesso informao, e que participe, em concenao com as vrias disciplinas, no: I ...) desafio lanado pela exploso documental" . Esta nova arquivistica dever
apoiar-se em programas de fonnao de alto nivel, sistematizar e orientar a investigao para
os conceitos e os instrumentos que utiliza, e isto em colaboraO com os outros domnios de
.ctividade. E a partir do momento, e s nesse momento, em que todos os profissionais do
records managfmenl e da arquivstica tradicional tiverem encontrado as razes e os meios
para se unir e levarem il cabo uma aco conjunta e organizada para que a sua profisso seja
reconhecida como uma verdadeiIa disciplina, completa, coerente, socialmente til e praticamente eficaz, podero esperar, j no durar ou subsistir, mas sim desenvolver-se e crescer at
atingir a plenitude do potencial que a disciplina arquivistica capaz de facultar.

Notas:
t Este captulo inspir:l~se em conferEncW proCeridas ou em textos Indilos mfigidos por um ou outro dos
aUlores da prcscnle' publicao. Ele retoma. igualmente largos exlnCtos de um texlo intitulado: L'arcbivistique
a-t-clle lroov son identit?_ que os autores pubh3r.un em col~o com heques Duchanne. seu malogr.ldo
conrradc. na revista A,!,W'. vai. 11. 0..- 2 (Junho 1988" pp. 51-60,
: Apn:senlaffios como rd~o da DO$Sil abonbgem o concedo de ciclo de deciso: informao - dc:1:is30 - aco - ~~o ifudback.). largamcote utiliZ3do em gesto com o intuito de tomar decises esc1artcidas.
rpidas e seguras OU que pennitam reduzir o f:setor de incerteza. sua expn:ss30 mais simples. Citamos igualmente
um excerto da pgml 3 do relatrio da Comission (Qubcc) d'rude sur I'acces du dtoyen I'inconnation gOIlvemementale ct sur la protcclion eles renseignements personnels Intitulado: IlIlormotiolC tt "~bento 05 auto~s afirmam que:
- (.. ,) o conhecimento uma das roates da liberdade. Em lodas as pocas, a informao esteve no imago da
luta pelo poder: os homens rcconheccnuu aela a;uma privilegiada da conquista da sua libctd3de. 30 mesmo tempo
que o instrumento da limilao da b"ben2ade dos seus semelhantes .. ,
J Os -Antigos_ que desempenhavam o papel de sbios e de eruditos e que forneciam a informao de que
dispunham no momento das tont:ldas de deciso. as lendas que cheganun 3l ns ou ainda a prtica de origem

74 I OS FUNDAMENTOS DA DISCIPLINA ARQUIVfSTlCA

&tt!' QUe consiste cm levar i1S duas panes a :r.cordo perante omnimon ou _homem da memria. constiruem alguns
uemplos que itLlSQ';W o nosso propsito.
'O t5bJ\h0. o bronze, a pedr.l. a placa de argila ou de cera. o papem. o pergaminho, o papel, o microfilme.
.3. sada de computador em microfilme (COM), a fita magntica, o disco, o disco ptico. o disco ptico digital,
etc., constiruem oulroS tantos supones utilizados pelo ser hum.3.Ro.

, A1 inovaes tecnolgicas j moldaram e continuam a impregnar o nosso mundo que alguns qualificam
como sociedade de informal0. Entre elas lembremos a imprensa, a inlroduo da dactilografia e da fotocpia, o
uso gentD.liudo do computador, do Cax e da telecomunicao, sem esquecer, evidentemente, o mundo da gesto
da iaCorma30 atravs da imagem.

Os a.utortS do presente livro optam conscientemente por uma. arquiv(stica moderna e renovada a ttulo de
disciplina aulnOfl\3 convidada iI tomar o lugar que lhe compele em colabora5o com as outras cincias de inforlR3o, e cuja razo de ser se situa DO corao da gesto de informao a. t(rulo de recurso vital da organizao.
' c13J'O que outros especialistas como os jornalistas e os profissionais de relaOc:s pblicas, para citar apenas
estes. mollbm diari3.1Denle a nossa sociedade da infonnao, No entanto, eles no seroo objecto da nossa ateno.
Os tennos organizao. ou organismo., utilizados na presente publiCllio. designam a reunio de pessoas que t!m como finalidade a reaIiuo de objec:tivos comuns ligados a Ufl\3 mesma misso, quer esta seja
pblic.3 ou priv:ul.l. A maior pane dos exemplos e dos esquemas de apresentao utilizados roi tirada de organismos ou aplicase din:ct:l.mellte a organismos. no porque os autores no considerem pertinenlcs os exemplos de
pesso:IS rLSicas, mas pcxque o nvel de complexidade geralmente menor nestas. salvo uma ou ouua excepo.
No estamos contra esta abordagem. pois ela uma realidade. Apc:n:lS Cazemos notar que se trata de uma
abordagem que actualmenle considerada como outra qualquer. Foi desenvolvida ao longo de mandatos que lhes
dizem respeito, dos media e dos suponcs que eles gerem, das clientelas especficas que eles servem e, finalmente,
da maneir.l como eles se vem a si prprios como ttnicos, ou ainda. como utilizadores.
la Existem vrias definics de ameias da inrormao, Em funo das necessidades da presente publicao,
utilizamos a dcfini30 de H3J'OId BORKO: .. discipline that investigates lhe propenies and behavior of infonnation. lhe forces govemlng the now of lnfonnation, and the means of processing infonnation for optimum a.ccessibility and usability. 11 is concemed wilh lhal body of knowledge reJaUng lO tbe origination, colleclion, organizatjon, storage, rttrieval, IDterpretation, transmission, transfonnalion ;'Ind utillsuion of infonnation_. Harold
BORKO (1968). _lnCormarion Scieocc: What is j,?_, Amtrican Docllmtntation, vaI. 19. n- I (Janeiro), p. 3,
11 Os exemplos de convergncia comeam ;'I prolifem. Mencionemos apenas que os arquivistas da Amrica
do Nane se basearam na norma RCAAl utilizada pelos seus colegas de biblioleCOnomiil para estabelecer as regras
de dl:scri30 dos documentos de arquivo, ou ainda que certos informticos e arquivistas reunidos sob il gide da
Confrcntt dcs retteurs el des princip3UX des universils du Qubec (CREPUQ) desenvolvem uma abonbgem
COOC%ftada em ~tiria de ~() dos arquivos inConnticos. Uma colnbornJo destas era impensvel h poucos
:mos atr.1s.
I! Cada vez mais organismos adoptam uma poltica de gesto da inromt:l'o c confiam a sua realizao a um
nvel hierrquico elevado, do lipo IOp man08tmtnt.
1I Franoiscde BARBEYRAC (1980), _Blocage de I'infonnation et c1imat social_, Humanismt ti tnlrtpriSt,
n-119, p. I. Ver igualmente: Richard LORANGER (1992), ocL'infonnation str.ltgique. Un nouvca.u champd'inter.
vention_, ArchilllS. vaI. 23, n.- 4 (Primavera). pp. 3355.

LUGAR DA ARQUlVISTlCA NA GESTO DA lNFORMA0 /75

I' A Association eles mbivistes du Qubec escolheu a primeira via no 5mbito dos seus congressos de 1990
e de 19911 abolindo as seces ..gesto dos documentos_ e -~lrivO$ hiS(ricos_ e precisando que a sua misso
coosistt, encn: ou(r.lS coisas. em ..agrupar as pessoas que oferecem aos organismos e s suas clientelas scr\;os
li,3dos gestIo de informa!o orgnica (produzida ou recebida no 1mbito da misso de um individuo ou de um
organismo) e registada (a inCormao apmeniada seja l qual for o suporte) qualquer que seja o seu estado de
vicia-. Citao tinda de: ASSOCIATION DES ARCHIVISTES OU QUBEC (1991), Dts spicialistts ,'o/rt
stn';u, p. 3. H tambm infonnaes sobre esta matria nos SIOIUU e no Codt ti i,hiqut da Association des

~hivistes
U

du Qubec,
As noes das trs idades, de valor primrio e de valor sccu.adrio esto definidas e explicadas nos cap

rulos da presente publicao que lhe so dedicados.


I' As componentes de uma poltica de organizao dos arquivos $30 urna legislao ou UrRil regulamentao,
bast legal das intervenes, uma estrutura que agrupe os recursos necessrios a essas jntervenes e um programa
que dcfioa e ordene cada' uma dessas intervell'ics .
.. A definio de arquivo actualmente admitida por vrios pases no mbito da sua lei sobre os arquivos faz
muitas vezes referncia a uma defini:o de Bruno DElltIAS: -O conjunto de documentos, qualquer que seja a
sua d.:IliI e iI sua mllurez.a, reunidos (elaborados ou recebidos) por uma pessoa fsica ou moral (pblica ou privada)
para as PCtcssidades da sua existncia e o exerccio das suas tarefa.s. conservados primeiro para servir de prova
e par.! ~ suas necessidOOes administrativas, cooservados depois pelo seu valor de informao geraJ_. Bruno DELMAS (1979), lA fonnation dtl archivistts. Anolyu dts progftUtllf&ts d'iludts de difli,enlS pOJs tI rifluions 1"'
ItI poJSibi'llis d'harmonisalion, Paris, UNESCO, p. S. A Fdr.1tion canadienne des sdences sociales adaptou
um:a defini!o moderna de arquh'os em 1991: I} paJ:avra arquivos _define-se como o conjunto das infonnaes,
qu:dquer que seja a sua data. narureza ou suporte, organicamente reunida5 por uma pessoa fisica ou moral, pblica
ou priv;ub.. para as necessidades da sua existncia e o exerccio das suas funes, conservadas antes de mais pelo
seu valor primrio, isto , administrativo, legal, financeiro ou prob3l000, e posterionnente conservadas pelo seu
valor secuod4rio, isto , de testemunho ou, mais simpl~mente, de informao geral. O sentido aaibuido palavra _:arquivo. permite a sua utilizao numa perspectiva. de abordagem ,loba! da disciplina arquivfstica e no res.peito dos diversos usos, realidades e valores que lhe podem ser atriburdos. Conserva o mesmo sentido tanlo no
texto em lngua francesa como no de lngua inglesa. Jean-Yves ROUSSEAU (1991), Lts archh'ts - ,ransfert el
auis, Guit!t pratiqut pour les sciences sociales, OIl.1Wa. Fdrati"S canadienne des sciences sociales, p. 2 (verso inglesa igualmente disponivel na Fdration). Por sua vez. a lei do Quebc:que dos arquivos define-os do
seguinte modo: [... ) o conjunto dos documentos, qualquer que seja a sua data ou natureza, produzidos ou recebidos por uma pessoa ou um organismo para as suas nece.s.sidades ou pan o exercicio das SUilS actividades e conservados pelo seu valor de informao gera1. (Loi sur Its Qldi~,ts, ClptUIa A21.I, anigo 2).
11 A es1e propsito, consultar. Richard 1. COX (1986), _Profes.siooalism and Archivists in lhe United Sl.3.fCS",
Nntrican ArchMr" vaI. 49, n.- 3 (Veria), p. 246.
I' Idnn, p. 245.
~ Os aut(RS s~ membros do GCOtIpe interdisciplinaire de recbel't'be en archivistique (GIRA). Nele-se enconInrn acwalmente re~entantes do mundo da arquivlstica, da administr.lo, da biblioteconomia e da hiS(ria.
Representantes da n::a da inConntica. do direito e das outras cicncias da inCormao fiICo igualmente parte deste
grupo de investigao, mais ou menos a longo prazo.

76 I OS FUNDAMENTOS DA DISCIPLINA ARQUIVfsTICA

. ~I LonF de significar um isobmeoto, a libertao das rutel3S e a passagem plr.l o domnio das cincias da
informao implicam. pelo contrrio. a panicipao da arquivstica numa plundisciplinaridi1de que o surto tecnolgico faYOlUC.. e faciliwn a evoluo paru _a cooperao de especialistas de todas as disciplinas. Ver Qaire
GUINOIAT c Micbcl MENOU (t98S) [l981)./tllroducriotl g'ni,ol~ aux sci~ncts ~l rtchnjqll~.f d~ l'infonna#on
., d, "' ............... Paris, Los Pr<ssc:s de I'UNESCO, PI'. 22, 23.

PARTE 2
A ARQUlVSTICA:
PRINCPIOS E BASES

CAPTULO 3

o PRINCPIO DA PROVENINCIA E O FUNDO DE ARQUNO'


o princpio da provenincia' a base terica, a lei que rege todas as intervenes ar,!!,ivsticas. O respeito deste princpio, na organizao e no lr.ItamenlO dos arquivos qualquer que
~ja a sua origem, idade, natureza ou suporte, garante. constituio e a plena existncia da
unidade de base em arquivstica, saber, o fundo de arquivo. O princpio da provenincia e
o seu resultado, o fundo de arquivo, impem-se arquivstica, uma vez que esta tem por
objcctivo gerir o conjunto das informaes geradas por um organismo ou por uma pessoa no
mbito das actividades ligadas misso, ao mandato e ao funcionamento do dito organismo
ou ao funcionamento e vida da referida pessoa. Pense-se na criao, avaliao, aquisio,
classificao, descrio, comunicao ou na conservao dos arquivos: todas as intervenes
do arquivista devem ocorrer sob o signo do princpio da provenincia e, partida, do reconhecimento do fundo de arquivo como unidade central das ~raes arq,!!~
..,.
I. O princpio da provenincia

1.1. Criao e evoluo do princpio

Para uma disciplina, um princpio uma lei aplicvel para tudo, por todos e em todas as
situaes'. Em arquivstica. o princpio de provenincia deste tipo. Com efeito, Q mtodo
de lr.Ibalho elaborado pelo historiador francs Natalis de Wailly (1805-1886) e aprovado pelo
ministro da tutela T. Duchtel revelou-se, posteriormente, muito mais do que um simples
modo de fazer. Numa circular emitida a 24 de Abril de 1841, Natalis de Wailly, ento chefe

80 I OS FUNDAMENTOS DA DISCIPLINA ARQUIVfsTICA

da diviso administrativa dos arquivos departamentais do Ministrio do Interior, propunha:


,,[ ... ) agregar os documentos por rundos, isto , reunir todos os ttulos [documentos) provenientes de um corpo, de um estabelecimento, de uma ramnia ou de um indivduo, e dispor
segundo uma determinada ordem os direrentes fundos [... )'. Alm disso, acrescentava, para
evitar qualquer tentao de constituir coleces: ,,[... ) os documentos que apenas tm relao
com o estabelecimento. um corpo ou uma famlia no devem ser confundidos com o fundo
desse estabelecimento, desse corpo ou dessa ramlia [...1'. Sabemos agom que Natalis de
WaiIly acabava, com estas propostas, de dar uma personalidade disciplinar prpria dos arquivistas6 fornecendo-lhes uma maneira original de abordar os arquivos. que permitia evitar os
graves e irreparveis erros que se cometiam desde h muito com a organizao dos arquivos
por assunto. por tema ou por outro qualquer foclor. Assim nlSCeu a primeira componente do
princpio da provenincia segundo a qual cada um dos rundos de arquivos direrente dos seus
semelhantes. Ao propor esta abordagem (reunio dos documentos consoante a pessoa risica
ou moraI que os criou ou recebeu), Natalis de Wailly acabava de razer sair a arquivstica da
anarquia e, mais importante, instalava-a sobre uma base slida que lhe permitiria. posteriormente, evoluir normalmenle para o estatuto de disciplina. Alis, interessante verificar que
os arquivistas do Estado da Prssia adoptaram o Provenienzprinzip' desde 1881. Fizemm-no unindo-se, no sem dificuldades, a Heinrich von Sybel, director dos Arquivos do Estado
da Prssia. e a Max Lehmann, autor do regulamento de I de Iulho de 1881 relativo ao
Geh,imes Staatsarchiv (Arquivos de Estado Secretos de Berlim), segundo o qual estes deviam
aplicar: [...) o respeito pela ordem original e pelas designaes originais' . Atravs do sistema do Registratut' j divulgado entre eles e que se poderia definir como o antepassado arastado dos nossos planos de classificao, os Alemes prepararam o caminho para o enunciado
da segunda componente do princpio da provenincia, componente que diz respeito ordem
interna do fundo. a vez dos arquivistas holandeses S. Muller, I. A. Feith e R. Fruin", que,
em 1898, afirmam: "O sistema de organizao dos documentos [leia-se o sistema que serve
para a classificao e depois paro a ordenao dos documentos no interior do fundo) deve
basear-se na organizao primitiva do rundo de arquivo que corresponde em linhas gemis
organizao da administrao donde proveniente" . Com variaes e adaptaes, o princpio da provenincia roi tambm adoptado pelos Ingleses (archives group), os Italianos e os
Espanhis ([ondo), e por fim, mais tarde, pelos Americanos e pelos Canadianos (records
group).
Mas qual em ento o alcance da circular de Natalis de Wailly? O autor tinha unicamente
em vista um objectivo arquivstico? Que queria ele proteger? E'tamos provavelmente muito

o PRINCfPIO DA PROVENI~NClA E O FUNDO DE ARQUIVO / Si

mal colocados, ns, os Norte-Americanos, no dealbar do terceiro milnio paro interpretar as


vontades de um administrador rmncs de meados do sculo XIX. Contudo, podemos derender a ideia bastante interessante de que de Wail1y, administrador e arquivista, tinha inicialmente e antes de mais nada objectivos de pum gesto administrativa". Sem querer de modo
algum diminuir a sua importncia, podemos pensar que ele queria que os arquivistas deixassem de perder definitivamente os documentos produzidos pelas administraes, ordenando-os por assuntos ou de outro modo qualquer sem que tivessem em CORLa o organismo produ.
tarll. De certo modo. ele desejava que os arquivistas no esquecessem nunca. nas suas intervenes, que os arquivos so em primeiro lugar o produto das actividades de uma pessoa
risica ou moraI e que uma parte importante do seu valor provm justamente do racto de poderem, para fins administrativos ou de investigao, testemunhar de modo privilegiado essas
mesmas actividades. No afirmava ele alguns dias depois da diruso da clebre circular: "A
organizao geraI por rundos a nica verdadeiramente conveniente para se assegurnr o pronto
desempenho de moa ordem regular e unirorme [... )>>? .Se, em vez desse mtodo, que se pode
dizer baseado na natureza das coisas, ror proposta uma ordem terica [por assunto ou outra)
os arquivos ficaro numa desordem que dificilmente se conseguir remediar [... ) Em qualouer
oulr.l organizao que no por fundos, corre-se o risco de no saber onde encontrar um docu~". Isto leva-nos a afirmar que a aplicao do princpio da provenincia e o fundo de
arquivo so realidades arquivsticas que se justifica perfeitamente ligar de rorma directa a
preocupaes administrativas. Parece to imperioso para o arquivista no alterar a ordem dada
aos documentos pela administrao que os transrere enquanto semiactivos ou arquivos definitivos, quanto parece natuml que o administrador no misture, dumnte O seu perodo de actividade, os seus arquivos com os de outra entidade. Alm disso, se os documentos j esto
bem organizados, o que cada vez mais cotrente nas n~ administraes modernas, o administrador no deve desorganiz-los antes da sua transferncia para os arquivos como documentos semiactivos ou arquivos definitivos. Numa administrao que se muniu de uma poltica de organizao em matria de arquivos, o arquivista s tem, pois. de respeitar a ordem
dos documentos existente. evidente que o princpio da provenincia e o rundo de arquivo
se aplicam organizao dos arquivos durante a sua fase activa. semiactiva e ao longo de toda
a sua conservao permanente". Durante o primeiro perodo, o administrador veria dificilmente os documentos da sua unidade de ligao institucional serem misturados com os-documentos de outras unidades. E para tal no necessrio razer apelo a princpios arquivsticos.
O runcionamento administrativo normal dita esta maneira de agir. Mais tarde. quando os documentos passam para um perodo de semiactividade, eles Do devem ser mistumdos com os

82 lOS FUNDAMENTOS DA DISCIPLINA ARQUlV1STlCA

de OUlrilS unidades. No momento de organizar documentos que sero conservados permanenlemente devido ao seu valor de lestemunho, o arquivisla ler apenas de respeilar a ordem
dos documenlOS j eS!abelecida. No lem nada que criar OUIra ordem que mislure os filAdos ou que modifique a sua ordem inlema. Tendo os arquivos sido organizados a monlanle,
graas inlerveno de uma arquivslica siluada no corao da aco adminiSlraliva do
organismo, bas!a ao arquivis!a respeilar a ordem dos documenlos eS!abelecida, no momenlo
da sua criao e dur.mle loda a sua exislncia administrativa. Praticar assim uma arquivstica racional cujas inlervenes velam pela organizao e pelo IralameDlo de lodos os
documenlos produzidos e recebidos por um organismo no mbilo das suas aClividades, e
isto ao longo da sua evoluo. Isto deveria pr fim a uma arquivistica de sobrevivncia que
s se preocupasse com os arquivos a partir do momeOlO em que a administrao produtora
deixilSse de ler recursos para lhes consagrar e no visse neles mais nenhum interesse a curto
prazo.
1.2. Definio

o princpio da provenincia, que comporia duas venenles, define-se como o .[... )


{Lrincpio fundamental segundo o qual os arguivos de uma ~~s~~ provenincia no devem
ser misturndos com os de outra l!rrvein~a e devem ser consery-~QS segundo sua
ordem primitiva. caso exista16 ou o princpio segundo o qual cada documento d~~
~olQadQ no fllOdo donde provm e, nesse fundo, !!Q.J..cuUu.gi\Lde.oge.m!1). Tanto de um
ponlo de vis!a lerico como de um ponlo de vis!a prlico, a aplicao do princpio da
provenincia garante, por um lado, a ordem estritamente administrativa! que preside
organizao dos documentos n~uwjp.ades e que~~tes devem conservar e, por outro, o
<
valor de testemunho ql1~~ algU!!:! ~I!!s tm. Este princpio exprime a prpria essncia do
valor de leslemunho de que falara Baldassare Bonifacio no sculo XVII ou da evidentiaI
value posleriormeme explicada por Sir Hilary Jenkinson, T. R. Schellenbetg e muilos
oulfOS.
Por definio, o fundo de arquivo (ver ponlo 2.1 do preseme ""plUlo) no pode existir
~m que o princpio da provenincia seja aplicado. Ora, o documenlo de arquivo que no faz
pane integrante de um fundo de arquivo lem evidenlemenle um valor inlrnseco de informao, mesmo que no se lhe possa alribuir plenamenle essa ordem adminislralva e esse valor
de testemunho ou evidential va/ue.

o .pRII>IclplO DA PROVENI~NCIA E o FUNDO DE ARQUIVO / 83

1.3. Os dois graus do princpio da provenincia

H um primeiro grau do princpio da provenincia que pennite isolar e circunscrever a


entidade que constilUi um fundo de arquivo no que respeila ao modo como esle se distingue
de qualquer oulro. Alm disso, h um segundo grau que visa o respeilo ou a reconstilUio
da ordem inlema do fundo". (Os dois graus do princpio da provenincia esto claramente
iluslrados nos esquemas 5.3. e 5.4 do caplulo 5 sobre as unidades de lrabalho.)

1.3.1. O primeiro grau do princpio da provenincia


No seu primeiro grau, o princpio da provenincia leva~nos a considerar o fundo .!te
_ ~uivo como uma entidade distinla. Assim, aplicado ao primeiro grau o princpio da provenincia quando se deIxam junlos ou quando se agrupam, se tiverem sido dispersos, lodos
os documentos criados ou recebidos por determinada personagem. ou or;anismo, no exerc~
cio das suas respectivas actividades. E este primeiro grau tem ta sua aplicao tanto no plano
do yalor primrio dos documentos de arquivo como no plano do seu valor secundrio.
O respeilO deste primeiro grau essencial para que os <!2cumenlOs de arquivo conservem
a sua plena utilidade administrativa. uma vez que os documentos aclivos e semiactivos de
uma unidade formam uma entidade prpria que no pode ser IIsrurada com os documenlos
de uma ou de vrias oulraS unidades. Por oulro lado, este primeiro grau !ambm indispensvel plena exislncia do valor de leslemunh" do documenl\uIcJlll!uiYQ.Jist!JJI""-"-prorlo fundo de arquivo, de que depende ~~procede direclamenle desse l!'~j!Q .

1.3.2. O segundo grau do princpio da provenincia

...

No segundo grau, o princpio da provenincia exige que lodos 05 documeDlos de um fundo


de ilrQujYQ ocupem um determinado lugar que (em de ser respeitado ou restabelecido, caso a
ordem prlllliva ou a ordem orlginallenha sido modificada por qualquer razo. No plano do
valor primrio dos documenlos aClivos e se~livos, esla proposla parece perfeilameme
narural desde que lenha sido dada uma ordem aos documenlos. aqui que enlra em linha de
conla o papel essencial dos quadros de classificao para os documenlos activos e cujlt aplicao perdura quando os documentos se tomam semiactivos ou arquivos definitivos. Nestes
casos. o arquivista que agiu a montante ter apenas de assegurar o respeito dessa ordem. que
vir alis a constituir um elemenlo 'suplemenlar em relao ao valor de teslemunho"'. Na

o PRINCPIO DA PROVE~NCIA E o FUNDO DE ARQUlVO / 85

84 I OS F1..1N"DAMENTOS DA DISCIPLINA ARQUJVfsTICA

ausnci. de um quadro de classificao para os activos, o ""luivista escolhe entre as seguintes possibilidades: conservar a ordem existente, tentar reconstituir a ordem primitiva ou aplicar outra ordem.
O realismo seguramente o melhor guia nesta matri._ Assim, quando um fundo de
""luivo foi j organizado e ordenado pela administrao produtora, seria um abuso que o
arquivista quisesse voltar a organiz-lo_ Alis, teria tempo e meios para tal? Em compensao, se os arquivos de uma unidade no estiverem organizados, o papel do arquivista consiste
em colmatar essa lacuna antes que os referidos arquivos se tomem semiactivos ou arquivos
definitivos. Se isso no for possvel, o ""luivista deve escolher entre a reconstituio da ordem
primitivo ou uma organizao que responda a outros imperativos, como os da investigao.
Quanto ao impacte sobre o valor de testemunho dos doeum.entos, os especialistas no
esto de acordo sobre o carcter indispensvel do segundo grau do princpio da provenincia. Pela nossa parte...J:stamos..conveRciOOs-que "princpio da provenincia. em termos ~
segundo grau, esseocial para um valor de testemunho comRk!o, apesar de a existocia
do fundo de arquivo no depeoder dele.
-O IA. A aplicao do princpio da provenincia

Par:t abordar de modo dinmico o princ!pio da provenincia, preciso situar cronologicamente a aplicao deste princpio no cicio de vida do fundo de arquivo. Assim, o princpio
da provenincia. tanto no primeiro como no segundo grau. pode ser aplicado a priori
enquaodo os documentos em plena fase activa responderem ao seu valor primrio ou a posleriori, no momento em que os documentos so adquiridos pelo servio de arquivos devido
ao seu valor de testemunho. Neste ltimo caso, o arquivista deve proceder a uma reconstituio polljue os documentos foram transferidos em desordem ou porque uma ordem qualquer substituiu a ordem primitiva Quando preciso reconstituir um ou mais fundos ou ento
_res!!!yir a ordem interna de um fundo a ap~o do princpio da proveninci;La.mamc-plel
namente o seu cnlido oneroso. rduo e..delical.-.lstQ.gue se est a pratcar IImjl a!JI~
tia de sobrevivncia.

'-

1.5. As vanlagens da aplicao do princpio da provenincia

A aplicao do princpio da provenincia o niOJD~garantir, por um lado, a inte,gridade administratiYjl dos arquiVQS.de..UJrul.!li.!ia~e e, por outro. o pleno valor de testem'!:

nho dos documentos de um fundo de arquivo. Quanto mais no fosse por esta razo, seria
-r.;-tante vantajoso, para no dizer essencial, aderir a este princpio. Mas h mais. A aplicaO deste princpio oCerece diversas outras vantagens na opinio de vrios autores, entre os
quais Schellenberg". Ela permite em primeiro lugar ter em con~atureza dos documentos
a uatar. Com eCeito, os arquivos so O produto das actividades de um organismo ou de uma
~. Ora, os documentos que compem esses arquivos foram produzidos para responder
3 objectivos muito precisos. no mbito de actividades particulares. A deciso de conservlos
no meio que os viu nascer (primeiro grau do princpio da provenincia) e no lugar exacto que
nesse momento lhes foi atribudo (segundo grau) tem muito mais em conta a natureza dos
documentos e das particularidades de funcionamento do organismo a que eles dizem respeito,
do que conseguiri~ ulll-,,-organizao por assunto,Jl!!r ordem cronolgica ou outra qualquer.
A aplicao do princpio da provenincia e o seu resultado, o fundo de arquivo, levam
igualmente o pr~fissional da ~quiv~ consi~era:. g~~ ~n)untos de doeumentos em
vez de documentos pea. O organismo criador ou a pessoa que reuniu os doeumentos pelas
suas actividades uma unidade objectiva de agrupamento que junta todos os documentos provenientes de uma mesma origem. criando deste modo conjuntos mais fceis de gerir. Este
procedimento permile, entre outras vantagens, ~itar a in!~'l'retao e ~'!.alq~jectivi
d;lde que lhe possa estar associada, visto que um.. ~~u~ento Do~!'I..lIIen~ tem apen~ uma
nica provenincia.
O princpio da provenincia favorece tambm a recuperao da informao. Bearman e
Lyde demonstraram-no bem ao explicarem que o conhecimenlo do organismo criador, da sua
misso, do mandato, das actividades, do funcionamento, do estilo de gesto, das relaes existentes entre estas componentes. so outros tanlos faclores susceptveis de facilitar a recuperao da informao contida nos documentos". Contudo ressalta da sua exposio que a condio sine qua non para a existncia dessa possibilidade reside no facto de a unidade de base
que o fundo de arquivo ter sido respeitada.
A aplicao do princpio da provenincia maximiza O processo de gesto dos arouivos.
Para cada uma das funes arquivsticas, o priocpio da proveniocia fornece grandes eixos,
um quadro geral de interveno baseado nas caractersticas e nas actividades da pessoa moral
ou fsica a que se refere. Alm disso, o priocpio da proveniocia permite aplicar o princpio
de.llruversalidade, to c~ arquivistas e que 'Iu.] tem a sua aplica~prtica naquilo a
que se decidiu chamar a noo do geral ao panicular". Isto confere um mtodo de trabalho
ao ""luivista, em virtude do qual ele considera primeiro as unidades de trabalho maiores, e
em seguida as mais pequenas.

o PRINciPIO DA PROVEN1~NClA E o.FUNDO DE ARQUIVO / 87

86 I OS FUNDAMENTOS DA DISCIPLINA ARQUIVtSTICA

I'or ltimo. a aplicao do princpio da provenincia ~Iimina qualquer possibilidade de


disperso dos d"!'umentos activos. semiactivos. ou de arquivos definitiv~s. disperso que s
pode levar perda i""medivel da infonnao contextual que resulta da pertena dos referidos documentos a um fundo de arquivo.
Acrescentemos a tennina! que vrios dos erros cometidos custa do princCpio da provenincia podem ser corrigidos ou. melhor ainda. evitados com a realizao de instrumentos de
descrio documental apropriados. Por exemplo. em vez de se desmembrar um fundo de
arquivo. para classificar os documentos que o compem por ordem temtica ou cronolgica.
deixam-se os documentos nos seus respectivos fundos e constitui-se um ndice temtico ou
um cronolgico.
1.6. Prinpio da provenincia t princpio da lerrilonoalidade dos arquivor J

Nesta parte do captulo. desejamos essencialmente realar as relaes existentes e.!!..tre o


princpio da p'ro!ej!incia.e.o.da tenilo!ali~adejos arquivos. O leitor perceber que se trata
de um breve balano da questo e Do de propostas baseadas numa teoria geral do direito
internacional em matria de arquivos. Alm disso. no conseguimos resistir tentao de propor um alargamento da definio do princpio da territorialidade dos arquivos para lhe dar
um sentido no plano institucional.
O valor do princpio da territorialidade resi!!.~~facto d~ [... ] p~a_que os arquivos permaneam vivos e sejam utilizados e melhor entendidos. eles devem. o mai~possvel. ser conservados nos meios donde emanam ou que influenciaram a sua produolS ). A importncia
do princpio da provenincia territorial. no entanto reconhecida pelos arquivistas. deveria ser
objecto de maior aten;-~;';;; ;;,;Iuo e estrita relao com o princpio da prove".incia
fazem <!ele um princpio fundamental e incontornvel em arquivstica.
1.6.1. Evoluo do princpio

a "provenincia" e a "pertinncia" [territorial] das aclaS [... ]u,.. Mas somente no sculo XX
que este princpio surge nas obras de arquivistica. Os conflitos militares e a descolonizao
de vrios paises deram lugar a vrios livros sobre o assunto. Em 1983. a Comisso do Direito
[ntemacional das Naes Unidas define uma prtica internacional da partilha dos arquivos ao
elaborar a Conveno de Viena sobre a ~ucesso dos Estados em JlEltria de Bens, Arquivos
e Dvidas de Estado" (ver Anexo I).
1.6.2. Definio
O princpio da provenincia territorial distingue-se em primeiro lugar do princpio da pertinnciTemiorial pelo facto de o primeiro ser um derivado do prin':!Pio da P!o~<;!!incia
enquanto segu~s opo;to. O princpio da'IrrOv~nincia terril2rial estipula que [ ... ]
;-rqu~os deveriam ser conservados nos servios de arquivo do territrio em que foram produzid~~.Es-;;'-;ritrio pode ser_~iii p~~!uma regi,!:!,dmili~lG!~ (provncia.liinder.
etc.]'fa~~iiilo! Poder-se-ia, pois. defini-lo deste mndo: erincpio deri~ado do
princpio da provenincia que ~~~izaqu~ os arqui~o! sejam conservados .nQ~ st;.ryl~~e
arquivo do territrio em '1ue fo,!m prnduzidos ou. me!!'or. i!! Instituio produtora d'?.!undo{
O princpio da pertinncia territorial . por seu lado. um [... tconceito oposto ao_p'incpio da provenincia segundo '?.~I. se"!. se t~~~!!!...o~gar de fri-o._os "!-~2s
~-;'r entreguesao servio de arquivo com jurisdio arquivstica sobre o territrio a.
q~~~eS se refe~lt)~. Verificamos imediatamente a ~onsequnci'!'p'rincipal da
aplicao deste princpio. a saber: o.!!~J!,J;~mprimento do princpio da provenincia que pode
levar disperso fsica dos documentos de um mesmo fundo ou criao de coleces.
Segundo o princpio da pertinncia, um mesmo fundo .~ria ver uma parte dos documentos num pas e a restante noutro. A~sim ap'lica<!~. o princpio da pertin~ncia territorial viria
contrariar o prprio fundamento da arquivstica.

- --

---

1.6.3. Aplicao do princpio


O intercmbio de arquivos entre colectividades territoriais distintas no data de ontem. J
em 1286 assistimos primeira transferncia oficial conhecida de arquivos relativos a territrios que foram entregues ao rei de [nglaterra". A partilha de arquivos entre estados foi. ao
longo dos ltimos sculos. objecto de inmeros tratados e acordos"- Alis. no sculo XtV
[ ... ] esboavam-se j alguns dos princpios do futuro direito internacional dos arquivos:
entrega dos ttulos de arquivo ao mesmo tempo que os prprios territrios [e a] distino entre

O princpio da territorialidade aplica-se a trs nveis: na,io_nal,_rsgion~l-l'jl1stituional:


arquivstica reconhece j os dois primeiros mas fica-se por a. Como veremos, a
assuno do plano institucional leva-nos a um alargamento da definio do princpio da territorialidade.
A Iite~tura

88 I OS FUNDAMENfOS DA DISCIPLINA ARQUrvfSTlCA

Plano nocional

No plano nacional. os estados soberanos servem de ponto de referncia ao principio


da territorialidade. Com efeito, estes tm frequentemente, aquando de sucesses de estados, de proceder a intercmbios de arquivos entre si, os quais se podem revelar muito problemticos. o que acontece quando detenninados pases se recusam a entregar os arquivos da antiga administrao ao estado recentemente tomado independente. At h pouco
tempo, as regras relativas sucesso de estados eram [... ) bastante confusas. Todavia, com
a prtica beneficiada pela descolonizao e pelos trabalhos de codificao realizados desde
1967 pela Comisso do Direito Internacional das Naes Unidas, esta matria doravante
mais clara, se bem que se no possa afinnar que um regime coerente e completo tenha
surgido [...1''''.
Foi neste contexto que foi elaborada em 1983 a Conveno de Viena sob,.. as Sucesses
de Estados em mat/rio. de Bens, Dl'idas e Arquivos de Estado. Esta conveno consagra,
entre outr.LS coisas, o direito consuetudinrio de earti1ha de arquivos por ocasio de sucesso de estados. Porm, permaoece ainda letra-morta, dado que um nmero insuficiente de
pases a assin~l. EIa-serve cootud~ h*_~ ~~~dc: ...!.e~_n_~i f~.-~ri ~ ~slas, s;~do
praticamente o nico quadro existente", e a opinio de que ela .[... ) rellecte em geral a
prtica intemacionaPJ. Convm. em contrapartida. precisar que ela no objeclO de unanimidade l6
Acrescentemos por ltimo que a Conveno de Viena no se inspira apenas no princpio
da territorialidade, mas faz igualmente referncia ao princpio da pertinncia territorial, o que
contraria o princpio da provenincia11
Plano regional

o princpio da territorialidade aplicado ao plano regional pouco difere, do ponto de vista


terico, do aplicado ao plano nacional, estando ambos assentes em entidades geogrficas ou
administrativas. O plano regional distingue-se nomeadamente pelo facto de delimitar melhor
o lugar de produo de um fundo. H quem afirme mesmo que, .[... ) para arquivos, um certo
regiooalismo normal, e at essencial. princpio da territorialidade dos arquivos [... ) prev
justamente_que os ~~ivOSt reflexo e emanao de um dado territrio, ~nenam de direito
li;;ciedade que Ih';;deu orig~m, e sejam cons~rvados o;;der;;;;;; criadosll. perfeitamente
n-;;n;;;;i que um fundo de arquivog;;il -,;m se;;~~;~~~ regiao (ou- na cidade) em que

. 0 PRINCIPIO DA PROVE~ClA E O FUNDO DE ARQUIVO / 89

foi criado. Por exemplo, no Quebeque, em conformidade com o princpio da territorialidade,


vrios fundos de arquivo regressaram ao lugar de origem do seu produtor depois de terem
estado numa regio prxima 011 afastada.
Plano institucional

o plano institucional aquele que, por extenso, d um sentido mais lato ao princpio da
territorialidade dos arquivos. Com efeito, este P.!!!tE.p~. ~dv.?ga que os arquivos sejam conservados o mais ~rto_po~iv~ .do lugar da-,-~cQ.l\ao e a sua a Iicao significa q~:..~!~s
de~'!1 se~ guard~d~ pela instituio que os cri?~ Neste caso o princpio da territorialidade
fica reduzido sua e"Press'!.o mais simples.
Por OIItras palavras, se temos como adquirido que os "l... ) arquivos devem ser conservados nos servios de arquivo do territrio em que foram produzidos [...)"', devamos, logicamente, poder aplicar o mesmo raciocnio ao plano institucional. As instituies, semelhana
dos estados, no so as entidades melhor colocadas para organizar e conservar o seu prprio
arquivo? O investigador tem alis vantagem em que as instituies o faam. U_"!.~tinge,
no meio em que foi produzido. o mWmn..dc peainojjl e de signi6cadQ...Do mesmo modo
que o um documento fora do seu meio geogrfico e cultural perde pertinncia, a mesma coisa
acontece com o arquivo de uma instituio se este no for conservado por ela. .Um documento pertence efectivamente a um dado meio c no pode ser entendido sem um conheci~
mento pelo menos elementar desse meio"'. Alm disso, no caso de inmeras instituies, o
arquivo, completado com publica es e fontes olllis.que no se encojJ~ssariamenle
fora da instituio produtora do fundo.
A aplicao de um princpio nunca to simples coJlj!> o seu enunciado e o princpio da
territorialidade no escapa a esta regra. Em direito internacional, os arquivos tm, sem contradio, uma importncia de primeira ordem visto que .[... ] asseguram a continuidade das
actividades administrativas e preservam os interesses das populaes visadas [... ) e [... ) so
em primeiro lugar o garante da legitimidade e da soberania dos estados" . Os arquivistas
devem, pois, colaborar na elaborao de uma politica internacional de partilha dos arquivos.
Quanto a eslender ao plano institucional o princpio da territorialidade, isso implica que as
instituies passem doravante a tomar as medidas necessrias organizao dos seus prprios
arquivos.

90 lOS FUNDAMENTOS DA OlSCIPLINA ARQUIVfsTICA

2. O fundo d. orquivo

2.1. Noo e dejinido


Para que haja a onIem adRnistrativa necessria organizao dos documentos nas uni-

dades e que possam ser utilizadas e pioradas as informaes que eies contm. e para que
esteja presente em toda a sua plenitude a sua qualidade de testemunhos. os arquivos devem
desenvolver-se num contexto particular: o fundo de arquivo. Ser necessrio iembrar aqui que
o fundo de arquivo um agrupamento intelectual de informaes registadas em suportes de
toda a espcie que esto, a maior parte ds veZes. ma~rial e fisicamente di;~fsS?NeSIesen
tido. subscrevemos as afirmaes de Sylvain Sencal" que deseja que o fundo de arquivo seja
de preferencia uma unidade intelectual e no uma unidade material e fsica. aquilo que para
ns sempre foi um fundo de arquivo. Basta visitar qualquer depsito onde haja arquivos para
confirmar este facto.
Percebe-se mais facilmente esta realidade intelectual em que consiste o fundo de arquivo
e descobremse os seus fundamentos quando se tem em conta o duplo valor inerente a qualquer documento de um arquivo. Cada documento. qualquer que seja o suporte ou a sua natureza e indepeodentemente de qualquer outra considerao. pelo simples facto de existir. comprova uma ou mais informaes oele eocerradas e que. obviamente. nos d a conhecer. o
vaIor de informao do ~,!!!,ento. Alm disso. o agrupamento de todos os arquivos de uma
~sica ou moral num coojunto permite. sob certas condies. recriar o contexto de realizao de um acontecimento. o que rodeia a vida de uma personagem ou de um organismo.
Em suma.. este conjunto volta a situar esse contexto ou esse meio circundante no tempo e no
espao. destacand()-()s atravs de uma perspectivao. este o valor de prova ,que faz dos
arquivos testemunhos privilegiados ~ objectivos das componentes da vida da pessoa fsica ou
moral que os constituiu. E este valor de prova s~divide~'U"'r seu turno em val2[lle prova
administrativa. valor de I![l>va legal. valor de prova financeira e valor de prova histrica.
FiX"";;;-' Por agora que valor de informao e valor de prova so aplicveis a todos os documentos de um arquivo. seja qual for a sua idade. Este duplo valor. os arquivistas ilustram
-no afirmando que. em arquivstica, cO todo maior do que a soma das partes>. sublinhando
que, reunido numa entidade, num fundo, o arquivo de uma pessoa fsica ou moral tem um
vaIor de testemunho que se vem justapor ao valor de informao que cada um dos documentos
desse fundo possui. Este ltimo. que uma unidade de base para a arquivstica. define-se
como o conjunto das peas. independentemente da sua natureza. que qualquer corpo admi-

o PRINcIpIO DA PROVE~CIA E O FUNDO DE ARQUlVO / 9t

nislr.ltivo, pessoa fsica ou moral. reuniu orgniCil e outomaticamente. em vinude das suas
funes ou actividades"
No plano canadiano. o fundo de arquivo correspoode definio seguinte: Conjunto de
documentos de qualquer natureza reunidos automtica e organicamente. criados elou acumulados e utilizados por uma pessoa fsica ou moral ou por uma famma no exerccio das suas
actividildes ou das suas funes.u)~.
Que nos seja aqui permitido comentar estas definies. de modo a melhor compreender
a sua amplitude.
- ((Conjunto de documentos de qualquer natureza... Esta frase leva-nos a insistir na
importncia de se considerarem todos os documentos. independentemente da sua idade,
supone. modo de produo. utilizao e contedo. Achamo-nos na obrigao de abrir
aqui um parntese para analisar o caso dos arquivos em suporte infonntico. H quem
d a entender que a nno de fundo corre grandes riscos perante estes modos de registo
da informao. Diz-se que muitas vezes impossvel precisar a origem de uma informao eleclrnica e que. por consequncia. o fuodo de arquivo. que se baseia na provenincia, no pode continuar a existir. Ser que cometemos um erro ao pensar que a
modernidade do suporte em nada modifica a problemtica"'? Tanto preciso estar alento
origem de uma infonnao legvel para a apreender no seu contexto. no seu fundo.
como preciso vigiar o percurso da informao eleclrnica. E se a mquina no pode
fornecer uma resposta satisfatria s expectativas do administrador e do arquivista nesta
matria, talvez ela deva ajustar-se s necessidades da disciplina. a menos que a mquina
reja o mundo, que coisa em que nos recusamos ii1 acreditar.
- " ... reunidos automtica e organicamente ... H. poij....esse carcter de acumulao cronolgica (automaticamente) que decorre das prprias actividades da pessoa fsica ou
moral e da ordem da sua realizao. bem como o elo com a misso. os mandatos. os
objectivos (organicamente) da pessoa fsica ou moral. A palavra reunidos por sua vez
quer significar e cobrir tanto os documentos produzidos como os recebidos . .
- ... liga~o com as actividades e as funes ... Ligamse deste modo definitivamente a
criao e a existncia dos arquivos com a ou as razes de ser da pessoa fsica ou moral.
Esta ltima preciso, juntamente com o facto de os arquivos serem documentos produzidos ou recebidos no mbito das referidas actividades, permite arquivstica distinguir-se. como disciplina. da biblioteconoRa e das cincias da informao.

o PRINcIpIO DA PROVENI~NCIA E O FUNDO DE ARQUIVO/93

92 I OS FUNDAMENTOS DA DISCIPLINA ARQUIVtSTICA

O fundo de arquivo que lem a sua origem lerica na aplicao do princpio da provenincia uma pedra de toque da prtica arquivstica. Representa, em ltima anlise, a unidade fundamental na qual se vo fixar as unidades de trnbalho que iremos abordar ulteriormente c as funes arquivisticas.
2.2. FumIo aberto e fundo fecilluJo

o desenvolvimenlo da noo de fundo de arquivo, tanlo no que se refere aos documentos activos como aos semiactivos e aos arquivos definitivos, em nossa opinio aumenta a
imponncia de se eSll:belecer uma dislino enlre o fundo aberto e o fundo fechado. evidente, como demonstrn Ouchein", que esta dislino essencial para a organizao dos arquivos de <XgaJlsmos que sofrem variaes de mandalo. Alm disso, estas noes fornecem uma
resposta s quesles levantadas por Murielle Ooyle a propsilo da aplicao da noo de
fundo aos documenlos activas e semiactivos". O fundo aberto um conjunlo de arquivos ao
qu~ continuar a juntar-se documenlos. Por exemplo, os arquivos de um minislrio que
continua a existir fazem parte de ;;;;'-iund aberto. A administrn30 desse ministrio continua as suas operaes e produz documentos sem parar. Em contrnpartida, o fundo fechado
um conjunro de arquivos ao 9'!.a.! n!'.~Q. juntar mais d.!?CuJTICnto~, como o c;'-;;~ por
razes evidentes, do arquivo de uma personagem falecida. Compreende-se que o encerramento de um fundo remeta para actividades que j no geram documenros e no para os prprios documentos. Assim, pode aconlecer que alguns documentos se juntem excepcionalmente
ao fundo fechado da nossa personagem, se se descobrir, por exemplo, uma parte da sua correspoodCocia. Isto nada tem a ver com um retomar das actividades da personagem, mas antes
com a descoberta de documentos gerados quando o fundo ainda era aberto.
2.3. A siluao do fundo de arquivo

A propsilo do respeito do princpio da provenincia, Ouchein afitmava: _[ ... ] mais fcil


enunci-lo do que defini-lo e defini-lo do que .plic-Io.... O profissional da arquivistica tem
conscincia da intensidade desta verdade quando tem de decidir sobre a situao de um fundo
de arquivo onde exista um. hierarquia administrativa complexa ou ainda entidades administrativas cujas relaes no se apresentam sob fonna hierrquica mas em rede49. Com efeito.
o fundo de arquivo relativamente simples de situar quando recobre uma entidade cujos limites esto claramente definidos: pessoa fsica (o fundo Wilfrid-Laurier, o fundo Louis-Joseph-

_Papineau) OU organismo cuja estrulura relativamente pouco complexa O mesmo no acontece quando o fundo de arquivo tem de cobrir uma realidade m.is complexa, composta de
unidades cuja importncia varia. Ser que o arquivo do governo do Quebeque, por exemplo,
form. um fundo de arquivo? O fundo no se deveria enl.o situar ao nivel de cada um dos
ntinistrios, de cada uma das direces-gerais, de c.d. um. das seces? Eis um problema
estimul.nte para o terico, mas muito embaraoso para o prtico.
Aquele para quem o fundo cobre a realidade mais vasta , segundo Ouchein, um maxim.listalO Assim, os arquivistas de certos pases da Europa de Leste, para quem tndos os documentos do Estado formavam apenas um nico grande fundo, eram maximalistas. Por outro
lado. aqueles para quem o fundo cobre a mais pequena unidade indivisvel so os minima
listas. Segundo esta terminologia, os arquivistas americanos, que ligam a noo de"fu,;do a
unidades muito pequenas, seriam minimalistas. E ns achamos que no h uma abordagem
boa ou m, mas vrias cujos diversos graus petmilem uma melhor adaptao realidade.
Para encontrar a justa medida entre estas abordagens, deixemos falar os especialislas.
Segundo Hilary lenkinson, um fundo de arquivo constitudo pelos '[.-l arcItives resuJting from
lhe worl< of an Adntinisrration which was an organic whole, complete in itself, capable of dealing independently, witboUl any added or exteroalautbority, wilh every side of any business which
could norm.lly be presented to it" . Infelizmente, isto abre um campo de interrogaes muito
vasto. Com efeito, haver hoje administraes que exeram neste ponto uma total auroridade
sobre todos os aspectos do meio circundante e que funcionem em circuito fechado? A abordagem proposta por Ouchein parece-nos mais realista, mais contempornea e mais pertinenle.
Assim. os critrios a reter. se estamos perante um fundo. deveriam ser os seguintes:

--

a) Para produzir um fundo de arquivo no sentido queJl arquivista d a este tetmo (isto ,
um conjunto de arquivos infrangivel), um organismo, seja ele pblico ou privado, deve~
suir um nome e uma existncia jurdica prprias resultantes de um aclo (lei. decreto. portaria, etc.) preciso e datado. ----~
b) Ele deve possuir atribuies precisas e estveis, definidas por um lexto com valor legal
ou regulamentar.
, - - - -,

c) A s!!!!..l!!lli!o_po..sgo da hierarquia admini~~_~ve ser definida com exactj!!o


atrnv.s do .cto que IheAeu origem;$m particular, a sua s.ubordina~.~ a outro organismo de
nrvel mais elevado deve ser claramente conbecida.
ti) Deve ter um chefe responsvel, . olando do poder de deciso correspondente ao seu
~I hierrquico. Por outras palavras, d;;ve poder trat.r dos ssuntos da sua compelncia

94 lOS FUNDAMENTOS DA DISCIPLINA ARQUIVfsTICA

sem tl!r de submet-los automaticamente por deciso a uma autoridade superior. (Isto no
significa evidentemente que deva usufruir do poder de deciso para todos os assuntos;
certos assuntos importantes podem ter de ser submetidos para deciso ao nvel superior
da hierarquia administrativa. Mas, para poder produzir um fundo de arquivo que lhe
seja prprio, um organismo deve gozar do poder de deciso, pelo menos para certos assuntos).
e) A sua organizao interna deve, tanto quanto possvel, ser conhecida e fixada num organigrama.
A aplicao deste!: cinco princpios tem as seguintes consequncias:

- as divises ou seces internas de um organismo no correspondem s condies requeridas para se produzir um fundo de arquivo;
- em contrapartida. qualquer organismo que possua uma existncia jurdica e um nvel
de competncia prpria produz um fundo de arquivo, mesmo que este esteja subordinado a outro organismo de nvel mais elevado;
- os rgos dependentes de um organismo central produzem fundos de arquivo que lhes
so prprios;
- por ltimo, surge como inevitvel que se introduza em arquivstica uma nova noo: a
da hieraJt(uia dos fundos correspondente hierarquia dos organismos produtores, acarretando a subordinao de certos fundos em relao a outros".

Vem-se j despontar diferentes abordagens para materializar a noo de fundo de


arquivo. H evidentemente a abordagem estruturalista de Carlo Laroche que, para alicerar a
noo de fundo de arquivo, faz apelo estrutura hierrquica do organismo respectivo".
nesta linha de ideias que tambm se situa Ouchein quando lhe parece indispensvel, em certos casos. estruturar os fundos para ter em conta a hierarquia dos organismos produtores. Por
seu lado, Bearman e Lytle intenogam-se sobre o valor desta soluo que no pode ser levada
em conta quando a hierarquia existe apenas no organigrama da instituio sem que seja realmente visvel nas suas actividades. ou ainda quando o estilo de administrao. em vez de se
apoiar na hierarquia, assenta antes no conceito de rede"".
Uma vez admitido o carcter essencial da noo de fundo de arquivo, cremos que a soluo para a problemtica colocada pelo princpio da provenincia no nica. Ela deve obrigatoriamente ter em conta a realidade prpria a cada meio. Em determinados casos, a anlise

PRINCPIO DA PROVENINCIA E O FUNDO DE ARQUIVO / 95

e as respostas de Ouchein permitiro encontrar a soluo; noutras, as propostas de Bearman


e Lytle sero mais adequadas.
No se pode, pois, desempenhar tarefa de arquivista sem recorrer ao princpio da provenincia, sem o qual no pode haver fundo de arquivo. Finalmente, estamos agora aptos a julgar da necessidade incontestvel do princpio da provenincia tanto no plano da organizao
e do tratamento dos arquivos para fins administrativos como no da sua organizao e tratamento para fins patrimoniais ou de investigao.
Insistindo no carcter orgnico do fundo de arquivo. esta definio autoriza-nos a no dissociar o tratamento arquivstico dos fundos confonne estes se encontrem ainda na instituio
onde foram criados, tenham j passado para um servio de gesto com fins administrativos
(estdio de pr-arquivagem em arquivos intermdios), ou tenham j entrado definitivamente
num depsito encarregue da sua conservao pennanente'3.
Enfim, na prtica quotidiana que o princpio da provenincia e o fundo de arquivo que
dela decorrem se revelam verdadeiramente, em todo o seu esplendor e complexidade e com
toda a importncia que tm para a disciplina.

Notas:
I impossvel empreender um estudo sobre o fundo de arquivo e sobre o princpio que lhe est subjacente
sem ser influenciado pelos textos seguintes que recomendamos em paniculnr: Carlo LAROCHE (1971)... Que slg
nifle le respect des Coods? Esquisse d'unc archivistique structuraJe,.. suplemento da Ga:erte des archh'cs. O. 73.
57 pp.; Michel DUCHEIN (1977), <lLe respect des fonds cn archivistique: principes thoriques ti problemes pl'r
tiques. Gazette des archjycs. 0. 97. pp. 71-96; e David A. BEARMAN e Richard H. LYTLE (1986), ..The Power
af lhe Principie af Provenancclt, Archivaria, n 21 (Inverno), pp. 14-27.
! A designao do princpio segue a normalizao proposta pela ~uinle obra: BUREAU CANADIEN DES
ARCHIVISTES. COMIT DE PLANIFICATION SUR LES NORMES DE DESCRIPTION (1990), Les Rgles
pour la descriplion des doculIlenlS d'orchives. Onawa. Dumau canadien des archivisleS.
1 Richard J. COX (1986)... Professionalism and Archivists in the United Slates_, American Arcllivisl.
vol. 49, n.- 3 (Vero), pp. 229-241.
'Michel DUCHEIN (1977), op. cito p. 73.
, Id., ibid.
6 Hubert COLLIN (1990), La mise eo reuvre du principe du respect des fonds. Rflexions sur I'lal aCluel_,
Archive~, vol. 22, n.- 2 (Outono), p. 3.

1 O Provenienzprindp o equivalente gennnico do principe de respeCl des 10mb. Esta terminologia explica
porque tantas vezes se remete para a designao "'principe dt prol/tnance. No eltiste qualquer lipo de diferena
entre as duas oisas. falso acreditar, por exemplo, que se respeita um deles distinguindo cada um dos fundos

O PRINCIpIO DA PROVENI~NCIA E O FUNDO DE ARQUIVO / 97

96 I OS FUNDAMENTOS DA DISCIPLINA ARQUIVISTICA

de ::'~IVD (primeiro grilu do principio da proveni~ndal e que se apla O oucro conservando num fundo a sua
ordem primitiva (segundo grau do priacipio da provenincia). De facto, princpio da provmiencia e .. princpio do
respeilo pelos fundos. $10 duas maneiras de elprimir li mesma realidade.
I Emst POSNER (I98~). _Max Lebmann cl la gcnesc: du principe de provcnancc .. , Techniquu modtrntJ
d'admin;rtral;on d~J archil'tJ d de gUriOR der documents: rtcuei' de lutes, Paris. UNESCO (PGI-85IWSI32).

pp. 123,124.
'Idem.. p. 124 c Michel DUCHEIN (19TI), _te rcspect des (onds co mhivistiquc: principes lhoriques ct
problemes pratiques. Ga:cltt de! archivu. n. 97. pp. 88, 89.
111 inlen:sSlnlc nol.3r que os arquiVIStas bolandeses Muller. Fcith e FruIR est30 na origem de uma viso tnmeada da no1o de arquivos. segundo a qual apenas os documentos com valor pcnnanenle podem ser chamados
arquivos. Estabelecia-se deste modo uma distino que os arquivislas alem!es faziam entre o Archill, documento
que meItte conservao pennilllente, e os Regutrotur que cobnam a realidade dos documentos amda na adminislrilo de origem. ASSOCIATION DFS ARCHIVISTES FRANAIS (1910), Manuel d'orchMstique. Th/orie
et pratique dts Arrhil'es publiques t1f France, Paris, S.E.V.E.P.E.N., p. 22.
I1 S. MULLER. J. A. FEITH e R. FRUIN (1910), Manuel pour lI! dassemenl ello dl!scriplion dl!s archilles,
L1 H.y., A, do I.ger, p. 32.
Hubert Colln "'lanou C$la idcia na introduo da conferncia pronunciada dUlilllte o ler congresso da
00 azthivisles du Qubec em Junho de: 1990. O texto da confed:ncia foi todavia publicado sem essa
assero: Huben COlllN (1990), .La mise en (rUVlC du principe de respt.C1 dC$ fonds. Rf1eAions sur l'tAt
actuel_, Arclr.ivts, vo1. 22, n,- 2 (Outooo), pp. 3-8.
I!

Assoclilbon

uNa epoca. e h muito tempo j.. que nos Archives natiorutles de Fr:mce os arqum.5tas efectuavam a org~
nilao por assURlO ou por tema. Cf. Ruben COLLIN (1990), op. di., p. 4.
u Michel DUCllElN um), op. dr.. p. 73.
U Esta realidade foi WVCISa5 vezes confIrmada dl1lill1te o Ig- congresso da Associarion des an:hivistes du
Qubcc rulizad.a em Junho de 1990 sob o tema: O principio da provenincill. Vria.s conferncias se lhe referiram: Sylvain sENCAl (1991), Une riOexion sur le conccpl de fonds d'arthves. Comment tenir compte du
principe de provenance dans un cootexle orgaoisationnel dynamique_, Archilles, vaI. 22, n.- 3 (Inverno),
pp. 41-52: Di:me CHARLAND ( 1991). Le respect dcs fonds et le milieu municlpal_, Archilles, vaI. 22, n.- 3
(Inverno), pp. 5962; Muriellc DQYLE (1991), Le respect des fonds ct la vie des doc:uments_.Arrhives, vaI. 22,
n.- 3 (lnvemo), pp. 63-65; Je:m-Yves ROUSSEAU (1990), Le rcspecl dcs fonds. La quinle5sence de la discipline an:hivislique_, Archives, vol. 22. n.- 2 (Outooo). pp. 9-14.
I' BUREAU CANADIAN DFS ARCHIVISTFS. Comiti tiL planification 'Nr le, nonnts de dtscription (1990),
Rigtu pour la dt.JCriptiQfJ W documtnu d 'orchives. Ottawa. Bureau tat\lIIdKn des archivutes. Ottawa, p. 0-5.
n CONSEIL lNTERNATlONAL DES ARCHIVES (1964), ELr~v"er's zicon 01 Arclrive Termin%g.,:
FrtMIr. En,lislr. German. Spanish. IUllian, Dutch, Amsterdam, Elscvier, p. 35.
O Dict;onno;rt dt ttrmin%gie ardivutiqut define do seguinte modo o princpio da provcnincia: Princpio
fundamental segundo o qual os OrqllillOS de uma mesma prol/enUncia n5.o devem ser misturados com os de diferente prrJ~'eniinciQ: tste princpio incluiu por v~es o princpio de resptito pekl ordem original. Ver CONSEIL
INTERNATIONAL DES ARCHIVES (1988), DictioMOirt de ttnninologit arch;lIurique, Mnchen, K. G. Saur,
p. 121. Na p3gina. 134, tambm definido o princpIO de respeito pela ordem original: .Princpio de teoria arqui-

vslin segundo o qual os orquivo.r de uma mesma pro\lttliincia devem conservar a organiroo estabelecida pelo
OIl:ll\ismo de orirem; priocCpio por vezes impHcilo no pn-ndpio do prowniincia; umbm chamado principio de
Rt,urrarur.
U Entcnde-se por ocdcm administrativa o facto de os doeumeocos de 3Iquivo de uma unidade n30 estarem
misturadO$ com os de outra unidade durante a fase aetiva ou semiactiva..
If Fazemos notarque Schellenberg e Duchein utilizam uma terminologia direrente para cobrir a realidade dos
dois gnus do prutCpio da provenincia. Schcllenberg fa.la do principio da proveDlncia para o primeiro grau e do
princpio do respeito pela ordem original para o segundo grau: T. R. SCHELLENBERG (1988) 11965],
nr~ Manogem~nI of Archives, New York, Columbia UniversilY Prc:ss. p. 92. Duchein, por seu lurno, fala do resptito externo do fundo para o primeiro grau e do respeito interno pUil o segundo: Miehel DUCHEIN (1977),
op. CII.. p. 96.
Iean-Yvos ROUSSEAU (1990), op. <ir.. p. 13.
"T. R. SCHELLENBERG (1988) [19651, op. cir., pp. 91-95.
" Dovid A. BEARMAN e Richaro H. LYflE (1986), op. <ir.. pp. 14-27.
!oi Louis CARDINAL et oL (1984),l...ts ;rutrumtnts d~ ruhtrthe polir ks archwes, La Pocatiere, Documentor,
p. 13.
!' EMe ponto ~ tral:ldo por Yves Lacrou, arquivista no Snvice de b documer.tation de la Confdration dcs
syndic.ats naciooaux (CSN).
!S ARCHIVES NATIONAlES OU QUBEC. POliliqllt COIIUnuurt k.s archilles prillltS. S.I.n,d., p. 2 (luto
oio publicado).
!lo Terrierios. bem como os arquivos respectivos (e.ttr.ldos do Trsor des chanes em Paris), foram cnto
cntregues ao rei de: Ioglatem: Robert-Hcnri BAUTIER (1963), Les ardves CC Ie droit intemational_, Actes dt

la sw'eme Confirence inttmononale de la Table rondt d~s cudilltS (VQn01l;~ 1961), Paris, Oirection dcs arthi
ves de France, p. 12. Para uma lista detalhada das trarurerenci35 de :uquivos recenseados desde essa data, ver
Bemard MAHIEU (198O), Tableau bistorique des acconls ponane sur eles tnmsrert.s d'archives, Acres de la diz-stpliime Conf/renet inJ~mationole de la Table rande des archivtJ (Corliari, 19n), Paris, Direction des archide Franco, pp, 21-37.
! I Bernard MAHIEU (1980) recenseou mais-de 200 cujas datas vo de 1601 a 1976. Op. cit., pp. 21 -37,
Z* Robcrt-Henri BAUfIER (1963), op. dt., p. 13.
..,
~ O texto integral desta conveno da ONU, com o nmero U.N. Doc. AlCons. 111114 (1983), est publicado no tomo 881198411 da Rtvue &in/rolt dt droillnttmational public, pp. 329-346. Pode igualmente ser encORtr:Ido no relatrio e~ Comission sur I'avenir politique ct tonstitudonnd du Qutbcc pela Socil qubltSt de droillntcmalioaal (vcrbibliognlIadestecaptulo). Esta ronven50 no aqui citada como o fundamento
Kkal do direito interaacional em matria de arquivos. Alis, como o leilor poder. coruitalar, ela prope, nalgumas panes. modos de: funcion;unento cootrrios 1m. prtica arquivstic:a, fuendo apelo pertinncia lerrilooal.
Alm disso. no tendo ainda sido aceite por um nmero signirlCativo de pases membros das Naes Un!<'as, n5.o
tem estatuto Jurdico propriamente dito. Contudo, postas estas reservas, acbmos importante mencion-Ia, j quc
ela deixa entrever algumas hipteses interessantes em malna de legISlao ineemaclOnal de arqUIVOS.
~CONSEo. !NIERNATlONAL DES ARCHIVES (1988), op. <it, p. 157,
)1 Id., ibid.

v"

O PRINCIpIO DA PRQVENI~NCIA E O FUNDO DE ARQUIVO / 99

98 I OS FUNDAMENTOS DADlSCIPLINA ARQUIVISTICA

,"U

"COMMISSION SUR L' AVENIR POLmQUE ET CONSTJTUTlONNEL OU QUEBEC (1991). U..


;ru,inmcmndle. juridique tI dimolinguwique pertjntnrs la rb'ision tiu $Ialul poJmqut tI constituI;

d'IZNI(TS~

(luibtc. Qubec. Assemblc: oationale, p. 61 (documenlo de lC'abalho n.- 2)


" Apenas a Arglia. a Argentina. o Egiplo, o Nepal. o Peru e a ex-Iugoslvia assiniUilm esta con\'cno.
Oaudc: EMANUEW (1993), .Archives cl souvcraincl,.. Archives. '101. 21. n. 3 (Inverno), pp. 1580.
}.I NWIJm)SQs le.llOS sublinhar.un J a imponncia da. convcn30. No caso panicular do Qucbequc c do Canad.
reporar-se ao testemunho de O;m;el Turp na CommiSSK>n sur J"avcmr poliliquc ti constilutionncl du Quibet: eslipubndo que o C3Q3d. conforme a pr.tica internacional. se deveria reguliU' por da. COMMISSION SUR L' AVE.
N1R POLrnQUE ET CONSTJTUTIONNEL OU QUEBEC (1990). loumol du dibau. n." 22 (18 de Dezembro),
p.164O.
DnMI du

" COMMISSION O'ETuOE OES QUESTIONS AFFRENTES L' ACCESSION OU QuEBEC LA


SOUVERAINETE. SECRETARIAT OES COMMISSIONS SUR LE PROCESSUS DE OETERMINAll0N DE
L' AVENIR POlfllQUE ET CONSIDUnONNEL OU QUBEC (1991), l Jucunion d'i/alS. lA Jucuss;on
aux rruitis. Qubec. Asscmblc nalionaJe. p. 2.
- Criricas por vezes azedas for.un formuladas a seu respeito. Ver em particular Charles KECSKEMETI
cTbe -VieMa Convention- o( 198),.. Procudings Df the 9th BienniaJ General COllferellu and Reglollal
Sminor Oft Archit'es Administrolion anti Regional Planning Mut;ng: Guide 112 lhe Sources Df African Hislorv:
East~ and .sou,hem Africa RegiDn {Mbobane. SIt'a-Jland, JB NDvember, 1986}. Roma. Lcsotho. The National
Uoiver>1)' of Leso"". pp. 195-205.
11 Por exemplo. esegundo os ditos princpios, todos os documentos que se "refiram directamente" ao
Quebeque: [princpio da peninncia territorial1 ou sua populao [deveriam1 serlhe entregueS ...1,.. Ver Jacques
BROSSARD tl916), L 'accession li lo sDuveroineli ec le cos du Quibec. Montral. Lcs Presses de I'Universit de
MoaortL p. 653.
(986).

GiUe:s HON (l971),.La rgioulisation des acchives,.. Archivts, n! 2 (Julbo-Oczembro), p. 5.


CONSEIL INTERNA1l0NAL OES ARCHIVES (1988). op. cil . p. 157.
G Gillcs HON (1971). op. cil. p. 6.
ASSOClATION DES ARCHlVISTES OU QUBEC (1991), ccRforme constitutionnelle et archives,.,l.a
D, I (Maio), p. 2.
c Sylvain SENCAL (1991). op. cil. pp. 41-51

II

ChronfqrH. vaI. 21.

~I ASSOClATION DES ARCHIVISTES FRANAIS (1910), Manuel d'archivisliq/lt. Thiorit el praliqut


da Ardti~ publiquts tn Fronu, Pouis. S.E. V.P.E.N., pp. 2223.
importanle razer um parnlese para alenar lodos quantos estejam lentados 3 confundir esta unidade nalur.II que o fundo de arquivo com a coleco de arquivo que pode ser designada como anti fundo, Enquanlo um
se C'OIIStibJ.iu 1WUt3..Imenre e i o produto de 3Ctivid3des prttisas. o oulro i frulo do artifcio, da :ubtlr.ariedade,
muilZS vezes do acaso; a enridade que dele resulta totalmente eSIr.1nha nalureza e rato de ser dos doeumeDl.05 que a compOc:m.
U BUREAU CANADIEN OES ARCHIVISTES. COMIT DE PLANIFICA T10N SUR LES NORMES DE
0ESCRlPl10N (1990). op. cil. p. 0-1.

,U Num reblrio apre:seot:sdo no mbilo do 11 Congresso Internacional de Arquivos, realiudo em Paris em


I98&. Jc::m.Picm: Walkll. arquivi~13 n3Cic1nal do Canad. afU'1lW. que: eSe se fiur a soma das vantagens e des-

\'antagens da inlegrao dos novos arquivos [dos quais os arquivos infonnbcos] nos arqUIVOS eXistentes, vese
que a integridade dos fundos se coloca inequivocamente do lado das vantagens {... 1,., POrt3nto, 3 conserva50 dos
arquivos in(ormiticos pelos servios de arquivo existenles aplic:aodo-Ihcs mlodos ditos tndicionais base3dos na
no30 de de fundo (oi consider.1da vantajosa e roi aceite por unanirru<bde em 1988. JeanPiem WALLOT (1988),
..Inlgrarion des nouvelles archives dans les scrvices d'archlVes existaDts ou cration d'institutions spcifiques?,.,

Arrl/ll'/Im, vol. 35, p. 108,


Por outro lado. al&umas pessoas defendem que a facilidade de manipulao dos dados toma o princpip da
proveniCncia inaplicvel aos arquivos infOC'lrllicos pcKquc se toma ento impossvet s;ber com preciso quem
so o criador 01.1 os criadores dos dados. Contudo. l questo da origem dos dados num banco de dadas constitui
um falso debale. A proveniencia dos documentos em supone de papel ~ identificada com criador do fundo, iSlo
. com o indivduo ou com o organismo que, no mbilo das suas funOes. constituiu o conjunto dos documentos
que compem o fundo, Por extenso, no caso do ilnluivo infonnlico, o criador de uma base de dados a unidlde: que pJeSlde consritlli30 do conjunto dos doados: Dil base, pouco impcxundo qual a origem deles, e isto por
que el3 tem a responsabilidade da gesto global da base.
Chules DoUar aborda tambm ele o princpio da proveniencia relativamente aos arquivos infonnlicos.
Afirma ele que, longe de se tomar obsoleto, o princpIO sai en&r:mdecido e valorizado graas disciplina que o
seu respeito impe informatizao dos dados. 1111 is clear Ihat lhe fondamenlal theory underlymg an:hives. which
I tale 10 be lhe concepl. of lhe natu~ of records UJd lhe principie which derive from lhe nalU~, remains boIh vllid
3000 ~leViln1. New iofonnation cechnologies have no changed anel nor are lhey likely (O change lhe fundamental
nalure of records as evidence of actioos and lransacuons wilh a specifrc conteXI of Ctt3UOn and use [...1. It was
refreshing 10 hear Liv Myk1and's feaffinnation of the centrality of lhe concept of provenance which - as several
spcakers also noted - is lhe basis of a5SCS!ing lhe truslworthlDtSS anel reliability o( electromc records. As lhe
volume of material in eleetronic fonu grows. U$C:rs increasingly will rcquire lhat lhe information handling service
communily providc: lhem with lhe robusc indicatoo of U'USlwonhI.ness. reliabiliry, and l/aJidity lhat ooly acchival
lheory offers,., E Oollar vai mais longe: cAJthivislS must ensurc lhal an:hives and archival (unctions are nOI submerged in a sea of electronic information and thereby lose Iheir disrinctive idenlity. We CilD do Ihis by demonsIr3ling in our inleraction with other participants in lhe infonnation hiUldlingservice arena lhal archival $Cience is
lhe anly discipline lha! alt.3.ches significance to th~contextual ~Iations of records and provides lools for 3n under
~anding of !hem. We must continue 10 emptusize how viral mairii!iiuce o( provenance is for alI uscrs o( ereto
tronic inrormalioo. In addibon. we mwt ensure lhat rigorous, aulOnomous an:hival education programs 3rt in
plact - ideally in a university environment - lhat inculcate in students iUChival theory and knowlcdge. A5 archi
vaI education programs produce graduale5 thoroughly grounded in ao understanding of lhe significance or provenance in loday's infonnation t'nvironmenl, olher infonnalion handling diSCIplines, services and users will wel
come Ihis essencial persptclive Ihal only archmsls can offer-. Charles M, DOLLAR (1992), .Selzing lhe
opportunity: Archivlsts in lhe in(ormation :Ile,., CommenlS Dtltred aI lhe Fourlll Pltnary Stssion.
XII 1~lt'maliOllal Congnss Df ArchlVts. Montral. pp. 23.

~ Michel OUCHElN (1971), op. cil., pp. 84-86.


.. Murielle DOYLE (199)). op. cil. pp. 63-65.
.u Michel DUCHElN (1977), op. cil,. p, 11.
" D.1vid A. BEARMAN el Rkhard H. LYTLE (19M). op. cit.. pp. 1+'27.

100 I OS FUNDAMENTOS DA DISCIPLINA ARQUIVISTICA


~ Michel DUCHEIN (1917), OPA ciL, pp. 17. 78. A este respeito. consultem-se tambm os seguintes textos:
Roben NAHUET (1991),.Les SIrUcIIRS univc:rsitaires clles foods d'archives: les visions maximalistc el minimalislclO, Archilles, vai. 22. 0. 3 (lavemo), pp. 67-72: Sylvain SENCAL (1991), OPA cit., p. 49.
JI Hihuy JENKlNSON (l96S) [1922J. A ManlUll of Archive Admin;stration. 2,- ed. Londres, Pc:rcy Lund.
Humphries and Co. L1d., p. IOL

ANEXO 1

" Michel DUCHEIN (l9TIl, op. cil, pp. 79W.


" Carlo LAROCHE (1971) op. cil, 57 pp.
~ David A. BEARMAN. Ricbanl LYTI.E (1986), op. cit., pp. 17, 18. 19.
~ ASSOCIAll0N DES ARCIIIVISJES FRANAIS (1970), op. cit.. p. 23.

Conveno de Viena sobre a Sucesso de Estados em matria de Bens,


Arquivos e Dvidas de Estado
N.B. Reproduzimos aptntU as partes da conveno essenciais compreenso dos artigos rdativos aos
arqui,'Ol.

Os estados partes na presente Conveno


Considerando que o processo de descolonizao produziu uma transformao profunda na comunidade internxional,
Considerando igualmente que: outros factores poderiam levar no futuro a casos de sucesso de estados,
Convencidos, nestas condies. da necessidade de codificar e desenvolver progressivamente as regras ~Ia
tivas sucesso de estados em matria de bens. arquivos c dVidas de Estado, enquanto meio de garantir uma
maior segurana jurdica nas ~Iaes intemaciooais.
Verificando que os princpios do lim consenrimmm , da boa-f e pacla sunl urvanda so universalmente
reconhecidos,
Sublinhando a importncia da codificao c do desenvolvimento progressivo do di~ito internacional que
interessa a toda a comunidade internacional e rcveslc uma importncia particular para o reforo da paz e da cooperao internacional,
Considerando que as questes relativas sucesso de estados em matria de bens, arquivos e dividas de
Estado ~vestem uma importncia particular para todos os estados.~
Conscientes dos princpios de direito internaooal incorporad~s na Cana das Naes Unidas. tais como os
princpios relativos igualdade dos direitos dos povos c o seu dm:ito autodeterminao. a igualdade sobemna
e a independncia de todos os estados, a no-ingerencia DOS assuntos internos dos estados, a Interdio da ameaa ou do uso da fora e o respeito universal e efectivo dos di~itos do homem e das liberdades fundamentais para
lodos,
Recordando que o respeito da integridade renibJriaJ. c da independncia poltica de qualquer estado exigida
pela Carta das Naes Unidas.
Tcudo p~nte as disposies das Convenes de Viena de 1969 sobre os direitos dos tratados ~e 1978
sobre a sucesso dos estados em matria de tratados.
Arumando que as questes que no so regulamenladas pela presente Conveno continuaro a ser regidas
pelas regras e princpios do direito internacional
Estabelecem o seguinte:

102 I OS FUNDAMENTOS DA DISCIPLINA ARQUlVfSTlCA -

ANEXO 1 - CONVENO DE M
V(ENA ... / 103

Artigo 4
Aplicoo no lempo da prtstnte Convendo

PorteI
Disposies gens

An;go 1

Alcanct! da prtUnlt! Conveno


A prescnle Conveno :iplica-sc aos c:reilos da sucesso de estados em matria de bens, arquivos e dvidas
de Estado.

Artigo 2
bprasts ulili:tulas
I. Pnra fins da presente Conveno:

a) a expresso sucesso de estados. designa a subsiluio de um estado por outro na responsabilidade das
rtlac:s inlertl3l:ionais de um teniEQrio:

b) a cxpruso eslado predecessor designa um eswso ao qual outro se stlbsfiruiu por ocasi30 de um.. sucesso de estados;
c) a expresso -estado sucessor- designa o estado que substituiu outro por ocasio de uma sucesso de
estados;
d) a expresso .data de sucesso de estados_ designa a 11313 em que um estado sucessor substituiu o estado
pmiecessor na responsabilidade das relaes intcmactonais do lerrilrio ao qUI I se refere a $ucessio de
esbdos;
c) a expresso -estado tomado independente- designa um estado sucessor cujo territrio, imediatamente antes

I. Sem prejuzo da aplic:ao de todas as regru enunciadas na p~Dte Conveno, s qU3l$ os efeitos de
uma sucesso de estados estari:un submeudos em vinude do direito intemacionaImdependente da Conveno,
esta aplica-se unicamente no que respeita a uma. sucesso de estados ocorrida depoiS da sua entr.lda em vigol,
salvo detennina50 em contrrio.
2. Um estado sucessor pode. no momento em que exprime o seu consenlimenlo em adeeir presenle
Conveno ou em qualquer outro momento posterior, fazer urna declarao indicando que aplicar as disposlcs da Conveno relativas sua prpria sucesso de estados, a qual ocorreu antes da entrada em vigor da
Conven!o, relativamente a qualquer outro estado contratante ou estado presente na Conveno que tenha feito
uma declarao em como aceita a declarao do estado sucessor. A partir da entrada em vigor da Conveno
cotn: os e..sL1.dos que tenham felto essas decJarao.:s ou a panir da declanlo de oceitao, se esl.3 for po!ite
rior. as disposies da Conveno aplicar-se-o aos efeitos da sucesdo de estados, a contar da dala da referida
sucesso.
3. Um estado pode, no momento em que assinta a presente Conveno ou exprime o seu consenlimento em
:aderir a ela. fa.ur uma declarao indicando que 3pli~ar provisoriUllenle as disposies da Conveno relallvamente 1 su~ prpria sucesso de CS{ados. a qual OCOJml antes da enmda em vilOC da Conveno. em rela1k> .3
qualquer ouero estado signaIno ou contratante que tenha feito uma declarao segundo a qual aceita a declara.
3.o do esL1.do sucessor: a panir do momento em que a declarao de aceitao tenha sido efectuada, essas dispoSies aplicar-se-o provisoriamente aos efeitos da sucesso de estados entre esses dois estados a contar da data
da dita sucessllo.
4. QuaJqucr ded~o efectu3da conronne o pargrafo 2 ou o pargrafo 3 devem figurar numa notificao
escrita comunicad.l ao depositrio. o qual inComur.1 as panes e os estados com qwlid3de para estar presenles na
pruente Conveno da comunit:a('30 que lhe foi feita dessa notificao e dos tenDOS dela,

da data da sucesso de estados. era um territrio dependente cujo estado predessor tinha a responsabilidade das

relaes internacionais:
Oa eApruslo -eslados Irn:euus_ designa qualquer eslado que no o estado sucessor.
2. As disposies do pargrafo I relativas s expresses utilizadas na presente Conven~o no
pressupem o emprego dessas expresses nem o sentido que lhes pode ser dado no direito interno dos estados.

Al1Ilo 5
Suceudo noutras matin'as ."...
Na presenle Convenllo. n3da. considerado como pressupondo seja de que maneiro for questes rel:mvas
aos efeitos da sucesso de estados em matrias diferentes das ViSadas nesta Conveno.

Artifo 1
Casos de JUcewo de estodos V;JtJOJ pela preJenle Conveno
A presente Conveno aplica-se unicamente aos efeitos de uma sucesso de estados ocorrida em confonnidade com o dirello inlernacional Co mais particularmente, com os principios do direito internacional incorporados
lU
d.u Noes Unidas.

Artigo 6
Direitos e obriga6es de ptssoas pJicOJ ou morois

aos

Na presente Conveno, nada considerado como pressupondo seja de que maneira for questes relativas
e obrigaes de pessoas fsicas ou mon.is.

di~ltos

\'\
ANEXO t - CONVENO DE vtENA .../ 105

104/ OS FUNDAMENTOS DA DISCIPLINA ARQU1VfsTICA

Artigo 23
PassagDII dos arquil'os de stado sem compensado

PARTE 11
Bens do Estado
Atti,os 7 - 18

Sob reserva das disposies dos anilos da pccsente p3lte e a menos que acordado de ootro modo pelos eSIa.
por um rgo iotcmaciooal apropriado, a passagem dos arquivos de Estado do csudo

do.s em causa 00 decidido

(No essenci3l1 ~o dos artip rel.wvos aos arquivos)

predccesSOf pan o estado sucessor opcnse sem compensao.

Artigo 24
Austncia de t/eilos tU uma sucesso de esuu/os nos arquil'os de um luctiro estado

PARTE IIJ
Arquivos de Estado
~

1: Introduo

Uma sucesso de estados Ro afccta eoquanto lal os arquivos que. dau da sucess10 de estados. esto situados no territrio do estado predecessor e que. nessa data, pertencem a um terceiro eSlado em conformidade com
o direito interno do estado

Atti,O 19
Alcance da prtstme porte

Os artigos da prCSCDtc pane aplicam-se aos efeitos da sucess:lo de estados em matria de arquivos de estado
do estado predecessor.
Attigo20

prtdcessor.

Artigo 25
Salvaguarda tia inle,ndade dos fundos de arql1lW1 de Estado
Na presente parte, nada considerado como pressupondo seja de que manell';! ror qucstes que se po
deriam colocar em vinude da salvaguanla da integridade dos fundos de arquivo de estado do estado prede
cessar.

Atquhw de Estado

Pm. fins dos anipsda~ parte.ae.qRSSio :uquvos de Estado do estado predecessor- designa todos
os documentos, qualquer cp: seja a sua d3tl ou natureza., produzidos ou recebidos pelo estado predecessor no
exerccio das suas funes que.. 1 data da sucesso de estados, pertencia ao estado predecessor em confonnidade
com o seu direito miemo e eram por ele dim:tamcnte conservados ou sob o seu controle na qualidade de arqUIvos fosse: qual fosse a SUl. fioalidade.
Attigo 21

Artiro 26
PreselVOfD t segllnlna dos arquil'os de Estado
Para fins de aplicao das disposies dos artigos da prescRte parte. o estado predecessor toma todas as medi
das para evitar que sejam danificados ou destrudos 0$ arquivos de Estado que passam p3r.1 o estado sucessor em
conrormidade com e.s1aS disposies..

A passagem dos arquivos de Est3do do estado predecessor implica a extino dos direitos desse mesmo estado
e o nascimento dos din:ibJs do estado sucessor suba: os arquivos de e.stado que passam para o estado sucessor,
nas condies previstas DaS disposi6es dos Uligos da presente parte.

Art;,o 22
Dota da ptWDgem dos arquil'os de Estado
A menos que acordado de outro modo pelos estados em causa ou decidido por um rgo internacional apropriado. a data da passagem dos uquivos de estado do estado predecessor a sucesso de esudos.

.-

So 1: Imposies malhas a c:atecori3S ~ficas de sucesso de esbdos

Efeitos dtJ ptUJDgtm dos arqllH'os de Estado

Artigo 27
Transferincia de uma parte do territrio de um estado
I. Quando uma parte do territrio de um esudo transferida por esse mesmo eSlado paro outro estado. a passagem dos arquivos de Esudo do estado predecessor p3r.'l. o estado sucessor e regularizada atr.I:ves de um acordo
entre eles.

2. Na ausncia de acocdo:
a) a parte dos ;uquivos de Estado do esIado predetessor que, para uma administr.to normal do territrio ao
qual se refere il sucess~o do estado, deve ficar disposi50 do estado para o qual o referido temtrio lransfe--

rido, passa para o estldo sucessor.

106 lOS FUNDAMENTOS DA DISCIPLINA ARQUIV(STlCA

b) a parte dos arquivos de Estado do eslado predecessor. que: no a. mencionada na alnea a), exclusIVa ou
principaJmenle relLClon3da com o tc:rritrio a que se refere a sucesso. passa JWa o estado S\JCeS$Of.

3. O estldo predecessor Comece ao estado sucessor a melhor prova disponvel nos seus arquivos de Estado
reJaci0nad3 CDl11 os lindos de propried:lde do remlrio tr.msferido ou com as fronteiras do mesmo ou que necessria para se precisar o sentido dos documenlos dos arquivos de Estado do estado predec::essor que passam para. o
tStKlo $uces.sor em apliQio das outras disposies do presente artigo.
4. O cst.:ldo predectssor entrega 30 estado sucessor, a pedido c a expensas deste ltimo, reprodues apro.
priildas de arquivos de Estado do estado prtdeceuor que passar.un para o est.:ldo sucessor em confonnidade com
os pargrafos 1 e 2.

Amgo 28
Estado ucim;ndtptlfdtntt
I. Qw.ndo o est3do suces.sor um: estado recmindependente;

a) os arquivos que pertenceram ao ~rritrio a que respeita a sucesso de eslados c que se tomaram, dUr.llllC
o perodo de dependncia. arquivos de Estado do estado predecessor. passam para o tlUdo recm-independente;
b) a pane dos arquivos de Estado do estado predcces.sor. que piU'i uma ildminium!o nomul do lerrilcio a
que ~iti1 3. sucesso dt: estados deve siNar-se nesse terrilriO, passa para o estndo recm-independente;
c) a parte dos arquivos de Estado do estado predecessor. que no as mencionadas nas alneas a) e b), exclusiva ou principalmente rel3cioo.3da com o territrio ao qual repeita a sucesslo de estados. passa para o ~ado tornado independente.
2. A pauagem ou .. reproduo apropriada das partes dos arquivos de E5tado do estado predecessor, que
no as mencionadas DO p3tpafo I. que interessam ao territrio a que respeita a sucesso de estados regula-

menlada por acordo entre o estado pra1ecessor e o estado lomado independente, de modo a que cada um dos eslados possa beneficiar to larga e equitativamenle quanto possvel dessas panes de arquivos de Estado do estrldo
predccessoc.
3. O estado predecessor fornece ao estado tomado independente a melhor prova disponvel nos seus arquivos de Estado relacionada com os tibltos de propriedade territoriais do eSlado lomado independente ou com as
SlW fronleiru ou que necc:ssria 'para melhor ~ o sentido dos documentos dos arquivos de furado do
estado predecessor que passam para o estado recm-independente, em aplicrlo das oulras disposies do presente ilftigo.
4. O estado predettssor coopen com o esudo sucesssor no esforo p.1r.t re.agl'llp.tr lodos os arquivos que,
lendo pertencido ao territrio a que ~ita a sucesso de estados. ficaram dispenos durante o perodo de ocupa50.

ANEXO 1 - CONVENO DE VIENA . ../ 107

7. Os acordos, concludos entre: o estado predecessor e o estado tomado independente. em matna de arqUIv05 de Estado do estado predecessor no devem atentar con1I2 o direito dos povos desses estados ao desenvolvimento, ~ informao sobre a sua histria e ao seu pacrim6nio eultural.

Artigo 29
dos nttJdos

Unifk~40

Quando dois ou mais estados se unem e formam um estado sucessor, os arquivos de Eslado dos estados pre-.
decesSOres pass:un para o estado sucessor.

Artigo 30
&poroo de uma parte ou de partes dD terrilrio de um estado
I. Quando uma ou mais partes do temtrio de um estado se separam e fonnam um novo estado. e a menos
que o estado predecessor e o estado sucessor estabeleam acordo em contr.1rio:
a) a parte dos arquivos de Estado do estado predecessor que se deve encontrar nesse eemtf'io, par.t uma
administrao nonnal do territ6rio a que respeita a sucesso de estados. passa para o estado sucessor;
b) a ouba pane dos arquivos de Estado do estado predecessor, que no a mencionada na alnea a), direcuIDtnlC ~Iacionada com o temeooo a que rupeita a suces.s10 de estados, passa para o csbdo sucessor.
2. O estado predecessor fornece ao estado sucessor a melhor prova disponvel nos seus arquivos de estado
rebciooacb com os titulas tenicoriais do eslKlo sucessor ou com as fronteir.u ou que necessria p3r.l pucisar o
sentido dos documentos dos arqUIVOS de Estado do estado predecessor que passam par.t o estado sucessor em apliC<lJo das OUlDS disposies do presente artigo.
3. Os aconIos concludos entre o e$bdo prtdec:cs.sor e o estado sucessor em matEria de arquivos de eslado
do estado predecessor no devem atentar contra o direito dos povos desses estados ao desenvolvimenro. infoema:lo sobre li. sua histria e ao seu patrimnio culrural.
4. Os estados predecessor e sucessor entregam, iI pedido de um deles e a expensas suas ou a tlulo de troca,
reprodues apropnadas dos seus arquivos de Estado ligadas aos"tfiteresses dos seus respeclivos territrios.
S. As disposies dos par.igrafos I a 4 aplicam-se quando uma parte do territrio de um estado dele se separa
e se une" oouo est.1do.

Artigo 3/
Dissoludo d~ um estado
I. Quando um estado se dissolve e deixa de existir e que as partes do territrio do estado predecessor

S. Os par:ignfos I li. 4 aplicam-se quando um estado rttm-indepmdenre fomwto por um ou dois territ-

rios dependenles.
6. Os par.igrafos I a 4 aplicam-sc quando um temtrio dependente se toma parte de um territrio de um outro
est3do que no o esbdo que: tinha a responsabililbde das suas relaes internacionais.

f~ilm dois ou mais estados sucessores, e a menos que esses estados sucessores estabeleam algo em contrrio:
a) a parte dos arquivos de Estado do estado predecessor que se deve encontrar no territrio de um estado
sucessor para uma administrao normal do seu territrio. pa5!3 para esse estado sucessor.

108 I OS FUNDAMENTOS DA DISCIPLINA ARQUIVtSTlCA

ANEXO 1 - CONVENO DE VIENA .. / 109

b) a parte das arquivos de Esudo de um estado predecessor, que no a mencion3da n3 alnea a), directamenle
relacionada com o territrio de um estado ~, passa p;u;1 esse eslado sucessor.

Resolues adaptndas pela COIIeriDCia da! Naies Unidas sobn: a ncesso de estados
em matiria de bens, arquhos e dividllS de Estado

2. Os arquivos de: Estado do estado predecessor, que no os mencionados no pargraro I, passam para os
estados sucessores de uma ma.neim. equilativa. tendo em conta todas circunslAncias peninentes.
3. Cada um dos estados sucesso~ fomece ao outro ou aos outros eslados sucessores a melhor prova di~
nvel na sua pane dos arquivos de Estado do estado predecessor ~Jacionada com os lrulos terriloriais ou com as
frooleuas desse CSIado ou dos outros escados sucessores ou que necessria para precisar o sentido dos documentos dos arquivas de &Iado do estado predecessor que passam para esse ou esses estados em aplicao das
outras disposi6es do presente anigo.

Resoluo relativa aos poYOS que lutam roalnl _ colonialismo, a domin:to estnanceiru,
11 ocupao e:straaceira, a di.scriminaio racial e o tIptII'1Jul

4. Os aconlos concludos entre os escados sucessores em causa. em malri:a de arquivos de Estado do estado

predecessor 1130 devem atentar contra o direitos dos povos desses estados ao desenvolvimento. informao sobre
o seu territrio e ao patrimnio cullUral.

5. Cada um dos estados sucessores entrega a qualquer dos outros estados sucessores, a pedido desse estado
e a expensas suas ou a Itulo de troca. reprodues apropriadas da sua parte dos arquivos de Estado do e!tado predecessor ligadols aos ioteRsse:s do territrio desse estado suceSlor.

PARTE IV
Dividas d. Esbdo
Artifos 32 - 41

(Nilo esseocial 1 compreenso dos artigos relativos aos arquivos)

PARTE V
Regulamentao de direrendos

A Conferinda das Naes Unidas soou a Sucess60 de Estados em malina de Bens. Arquivos e DMdas de

Es,ado.
Recordando os princpios do ~ito internacional e, nomeadamenle, o princpio da igualdade de direitos dos
povos e do seu direito autodeterminao. incorporado na Carta das Naes Unidas e na Declarao Relativa aos
Prindpios do Direito Internacional Refereote s Relalies Amigiveis e Cooperao entre os Estados, em conformidade com a Carta ds Naes Unuw.
Insistindo no faclO de a presente Conveno se aplicar unie:unenle aos efeitos de uma sucesso de estados
ocorrida em conformidade com o direito internacional iococpor.ldo na Carta tbs Naes Unidas,
I. Reconhece: que as dsposies desta Conveno n30 poder3o em caso .algum ClUSlr dano ao exerdcio do
)egftimo dittilO r. autodeterminao e iodcpcndencia. consoante os objectivos e princpios da CUIa das N:lcS
Unidas e a Declar.to Relaliva aos PriDcpios do DireilO Internacional Referente As Relaes Amig\'eis e de
Coopera30 entre os estados, em confurmidade com a Cart:a das Naes UniOO. por pane dos povos que IUliUR
conua o coloDialismo. a donun:lo CSlr3llseiril. a ocupa1o estrangeira. a discriminao raCial e o aparrheid.
2. Mais reconhece que os ditos povos so tituJan:s da soberania permanente sobre os seus recursos e riquezas naturais bem como dos direitos ao desenvolvimenlO. infol11li\l0 sobre a sua histria e preservao do seu
patrimnio culroral.
3. Declara que a aplicao da Conveno de Viena sobre a Sucess30 de Estados em matria de Bens. Arquivos
e Dividas de Estado por parte de estadas que se venham a tomar independentes depois da sua adopo ser facilitada pelo respeito do princpio e dos rumlos meQCionados no pargrafo 2 pelas potncias adminsualivas e demais
estados.

Artifos 42 - 46

(N30 essencial comprec:rW.o dos artigos relativos aos arquIvos)

PARTE VI
Disposies fin3is

Arrifos 47 - 51
(No essencial 1 COCftIR'Cnso dos artigos relativos aos arquivos)

(No essenc:iaJ compreenso dos anilOS RlativOS

aIn

arquivos)

CAPTULO 4

o CICLO DE VIDA DOS DOCUMENTOS DE ARQUIVO


1. Constituio e evoluo desta abordagem
Quer faa parte inlegranle do arquivo de uma pessoa fsica ou do de uma pessoa moral,
qualquer documenlo de arquivo passa por um ou mais perodos caraclerizados pela
frequncia e lipo de ulilizao que dele feila. Falase enlo em ciclo de vida do do
cumenlo que, .Ial comu a noo de fundo ou o principio da provenincia, faz pane das
bases em que assenta a arquivslica conlempornea. Composto por trs perodos. o ciclo
de vida transcende o lrabalho de qualquer arquivisla, bem como os supones de informa
o e de trabalho, e forma o pano de fundo no qual se apoiam as inlervenes arquivsli
caso Esta maneira de abordar a realidade da organizao e o lratamento dos arquivos tem
a adeso unnime dos especialistas que a eles se referem quando falam das trs idades'".
A arquivstica reparte assim a vida do documento de arquivo em trs perodos: os de acti
vidade, de semiaclividade e de inactividade'. Para este especialista, ter em conta o ciclo
de vida dos documenlos e as trs idades que o compem permite uma repartio essencial
dos grandes conjuntos que formam o arquivo de uma pessoa fsica ou moral. Este modo
de proceder um meio original que os arquivistas construram. Ele tomou-se um3 especificidade da sua disciplina. O conceito de ciclo de vida transforma um conjunto de do
cumenlos quantitativarnente demasiado importante, desmedido em relao aos meios de
que se dispe para se lhe fazer face, em subconjuntos que apresentam diferentes caracte
risticas. Isto facilita uma redistribuio dos documen.\l!oi que compem o conjunto e deixa
entrever uma problemtica que ento possvel abordar com pragmatismo e alguma hiptese de sucesso.

112/ OS FUNDAMENTOS DA DISCIPLINA ARQUIVfSTICA

l'~ curta histria desta abordagem leva-nos a constatar que ela se baseia em dois valores
que os arquivos tm ou podem ter, ou seja, o valor administrativo' e o valor de testemunho. O
que poderia ser o conceito das duas idades tomou-se o das trs idades', graas ao crescimento
incontrolvel que caracteriwu, a panir dos anos 1940, a criao dos documentos que as nos
sas adnnistraes produzem, no mbito das suas actividades. Oferecer, ininterruptamente,
mais servios atravs de actividades mltiplas e complexas no podia levar a mais nada seno
criao de arquivos cada vez mais numerosos e cuja complexidade cresce imagem e na
proporo de um estilo de gesto mais pesado. E isso sem falar da democratizao dos meios
de reproduo da informao, como a fotocpia, o nticrofilme, a informtica. Para utilizar uma
expresso consagrada. a exploso documental>, com todos os supones confundidos', depressa
evidenciou a importncia e at o ,carcter essencial de se ter em conta um perodo tampo a
. fazer as vezes de anleCm""", entre o perodo activo e o perodo inactivo. Que h de mais
normal do que falar de um perodo semiactivo? Evitando reescrever aqui uma histria da arqui
vstica, todavia interessante lembrar que a nossa disciplina passou de uma poca, durante a
qual os arquivos eram conservados unicamente pelo seu valor de prova legal, para uma poca
durante a qual s o valor de testemunho parecia ter alguma importncia'. Foi apenas no prin
cpio do sculo xx, com Jenkinson e depois com Schellenberg, que se revelou a importncia
de se ter em conta quer o valor adntinistrativo quer o valor de testemunho. Quase ao mesmo
tempo, sentiu-se a necessidade de apelar a uma nuance que permitisse repartir as grandes quan
tidades de documentos com valor adntinistrativo. Arquivistas como Protin, Dubosq, Wyffel e
outros trouxeram ento luz um perodo intermdio com o seu lugar entre o perodo de acti
vidade e o de inactividade. Este perodo intermdio devia permitir evitar, por um lado, que se
guardassem documentos durante demasiado tempo nos locais da adntinistrao de origem,
cujos espaos, j de si restritos, se viam ameaados por uma quantidade inquietante de documentos e, por outro. que se transferissem prematuramente demasiados documentos que deviam
ser conservados de modo permanente. Daqui se conclui que razes de espao e justificaes
de ordem econmica7 esto na origem da criao do perodo de semiactividade.
Consoante a poca e o pas, a designao respectiva dos documentos que se encontram
num ou noutro dos trs perodos variou, sem que com isso os fundamentos da abordagem
alguma vez fossem ameaados. Assim, utilizaram-se e propuseram-se as expresses documentos activos. uarquivos de gesto. arquivos correntes, arquivos vivos)). current
archives, currenl Tl!cords, para designar os documentos que tm a taxa de utilizao mais alta.
Por outro lado, empregaram-se as expresses udocumentos semiactivos)). arquivos intenndias. documentos em pr-arquivagem , semi-active records, semi-current records, para
'

CICLO DE VIDA DOS DOCUMENTOS DE ARQUIVO / 113

designar os documentos que era preciso conservar por razes de ordem administrativa, legal
ou financeira, mas que eram utilizados com menos frequncia do que os primeiros. Enfim,
fez-se apelo s expresses documentos inactivos, arquivo morto"', arquivo definitivo 'o),
para designar os documentos que deixaram de ter valor previsvel no plano adntinistrativo,
legal ou financeiro. Esses documentos inactivos so elintinados ou conservados consoante
tm ou no valor de testemunho. Destes diversos usos tenninolgicos, ns preferimos,
aquando da publicao do livro Les orchives ou XXeme si'c1e. Une rponse Qla besoins de
I'administration el de la recherche, os tennos documentos acLivos), documentos semiactivos, documentos inactivos. A utilizao destes tennos est actualmente consagrada. Assim,
as palavras documentos activos)) e documentos semiactivos entraram agora nos hbitos e
so reconhecidas em diversas leis de arquivo, tanto no plano profissional como no plano legal .
Para alm destas consideraes, a evoluo da disciplina arquivstica, que caminha para
uma integrao das suas intervenes, levanos a encarar a possibilidade de propor uma nova
terminologia que permita qualificar a palavra carquivo)) consoante este fonnado por documentos activos, sentiactivos ou inactivos que apresentem valor de testemunho. Depois de
vrias investigaes, depois de tennos comparado diversos usos tenninolgicos, depois de
termos discutido com vrios profissionais, acabmos por escolher as seguintes designaes:
arquivos correntes-.., que so constitudos por documentos activos, arquivos intermdios'l o ,
compostos por documentos semiactivos e arquivos definitivos, que agrupam os documentos inactivos com vaIorde testemunhal I.
Esta proposta terminolgica tem diversas vantagens. Em primeiro lugar, pennite reforar
e consagrar a extenso da palavra arquivo ao valor primrio qualificando-o com os teonos
corrente e intermdio. Percebe-se com certeza a vantagem de precisar bem, num primeiro momento, que os documentos activos fonnam os -"Iuivos essenciais para fins de gesto quotidiana. Alm disso, o qualificativo intermdio d conta da realidade do perodo de
semiactividade que um estado de espera de um tratamento mais definitivo que ser a
eliminao ou o depsito a ttulo de arquivo definitivo. Esta abordagem tenninolgica permitenos tambm estabelecer as distines que se impem entre os documentos aclivos, se
miactivos ou inactivos que fonnam os suportes da infonnao e os arquivos que so respectivamente correntes, intenndios ou definitivos, conronne so constitudos por um ou outro

'"

. N.R.C.: No on&lnaI. arquivos de gesto (archjv~s de g~stjon). proposta tenninolgica que os aulores da
presente obralem vindo gradualmc:nle a abandonar, reconhecendo a sua fraca aceiuao na comunidade arquivstica, prefenndo a designao arquIvos correnles (arr:hiv~s C'ourantes).

114 Ias FUNDAMENTOS DA DISCIPLINA ARQUIVSTICA

deste!: conjuntos de documentos. Por ltimo. isto fornece uma soluo para o problema que
coloca a utilizao actual do termo documentos inactivos para significar tanto os documentos a eliminar como os que devem ,ser guardados.
Com efeito. muita gente v nessa designao. com razo. uma conotao negativa e pejorativa que s pode servir para divulgar uma percepo no mnimo passadista da arquivstica,
segundo a qual os arquivistas s devem interessar-se por informaes que j no tenham mais
valor. Mais, esses documenlos, inactivos para a pessoa moral ou fsica que os produziu, so
perfeitamente aclivos para o utilizador interessado pelo valor d~ testemunho que eles encerram. Parece, pois, correcto afirmar que existe um perodo de inactividade ao longo do qual
os documentos deixam de ter valor previsvel para o produtor. Os documentos desse perodo
so documentos inactivos. dos quais alguns so eliminados, no havendo j razes para se
guardarem, enquanto outros so conservados pelo seu valor de testemunho. Para estes, a que
alguns chamam arquivos histricos. propomos o termo arquivos definitivos actualmente
amplamente divulgado na Europa graas lei francesa sobre os arquivos e que d conta, com
uma terminologia mais positiva.. do carcter de conservao permanente. H, pois, os documentos activos e os semiactivos, ligados ao valor primrio, que relevam respectivamente
dos arquivos correntes e dos arquivos intermdios. e que, tomados inactivos, conhecem quer
. a eliminao quer a conservao permanente como arquivos definitivos.

2. Os conceitos

2. J. As trs idades
Como apoio terico deste ciclo que repane a vida dos documentos produzidos por uma
pessoa fsica ou moral em trs fases precisas. imponante clarificar os conceitos das trs idades e as noes de valor primrio e secundrio que fornecem o relevo indispensvel para pr
em perspectiva as trs idades.
2.1.1. O perodo de actividade: arquivos correntes
o penodo durante o qual os documentos activos so indispensveis manuteno das
actividades quotidianas de uma administrao. Formam ento o arquivo corrente. Chamados
a ser utilizados frequentemente. devem permanecer o mais perto possvel do utilizador ou. se

CICLO DE VIDA DOS DOCUMENTOS DE ARQUIVO I I t5

estiverem em memria de computador, ser fcil e rapidamente acessveis. Sem serem


necessariamente utilizados todos os dias, os documentos activos tm a sua principal caracte
rstica no facto de serem essenciais ao funcionamento quotidiano. Salvo excepo. estes documentos esto na primeira fase da sua existncia e so conservados para responder aos objec~
tivas da sua criao, que mais tarde definiremos como sendo o seu valor primrio. Nos casos
frequentes em que so guardados em memria de computador, compreendese que os do
cumentos activos possam ser centralizados ou descentralizados. E do mesmo modo, se a informao neles contida estiver em supone de papel, deve ento ser guardada o mais peno poso
svel do utilizador, mas pode ser centralizada ou descentralizada. Quando termina o seu
-perodo de actividade, esses documentos tomamse semiactivos ou passam directamente para
o perodo de inactivid.de. Por exemplo. o processo de um membro do pessoal de uma organizao deveria pelo menos ser activo enquanto a referida pessoa estivesse ao servio da insti
tuio l2 Os documentos contidos nesse processo respondem perfeitamente definio do
perodo de actividade, visto que so indispensveis manuteno das actividades quotidia
nas da dita instituio. Para tal, naturaI que se guarde o processo em questo sob a jurisdio completa do servio lIe pessoal e a maior pane do tempo nos locais sob a sua alada.

2.1.2. O perodo de semiactividade: arquivos intermdios


o perodo durante o qual os documentos semiactivos. que formam os arquivos intermdios, seja qual for o supone utilizado, devem ser conservados por razes administrativas,
legais ou financeiras, mas no tm de ser utilizados para assegurar as actividades quotidianas
de uma administrao. Os documentos semiactivos devem sempre responder aos objectos da
sua criao l ), mas a baixa frequncia da sua utilizao~o justifica uma conservao prxima do utilizador ou em memria de computador. H at quem subdivida o perodo de seoactividade em trs subpenodos durante os quais os documentos semiactivos so utilizados
com muita frequncia durante a primeira, com menor frequncia durante a segunda, para o
no serem quase nunca na terceira '4. Compreende-se que este procedimento seja vantajoso e
se possa tomar imperioso por razes econmicas (espao, equipamento, etc.)
Se panirmos do princpio que a economia de espao e de equipamento (classificadores,
memria de computador) o ponto mximo e determinante a favor da existncia do penodo
de semiactividade, compreendese a vantagem de conservar os documentos semiactivos de
forma centralizada, a fim de permitir tirar o melhor proveito de um armazenamento denso.
Quando acaba o perodo de semiactividade, os documentos passam para o perodo de inacti

_0 CICLO DE VIDA DOS DOCUMENTOS DE ARQUIVO / 117

116 lOS FUNDAMENTOS DA DISCIPLINA ARQU1VfsnCA

vldade. Caso interessilJ\te e corrente o facto de os documentos que se encontram em perodo de semiactividadc regressarem por razes diversas ao perodo de actividade.
Para ilustrar o perodo de semiactividade, Caamos de novo apelo ao exemplo do processo
de um membro do pessoal, atrs evocado. Uma vez que o empregado saiu da organizao, os
documentos contidos no seu processo ficam em perodo de semiactividade. Com efeito, esses
documentos devem sempre corresponder aos objectivos da sua criao (motivos de ordem
administrativa, legal ou financeira), mas a fraca frequncia da sua utilizao no aconselha
uma conservao perto do utilizador. Justifica-se, pois, que sejam armazenados algures que
no nos servios administrativos, a fim de se economiZilC espao material ou infonntico.
Alm disso, se depois de alguns meses ou at de alguns anos, o empregado voltasse ao servio, e.5tar-se-ia apto a reaclivar o processo, evitando assim os inconvenientes, os custos e as
complicaes ligadas constituio de um novo processo.
2.1.3. O perodo de inactividade: eliminao ou conservao como arquivos definitivos
o perodo a partir do qual os documentos inaclivos ls deixam de ter valor previsvel

para a organizao que os produziu. No tendo j que responder aos objectivos da sua criao. os documentos so ou eliminados ou conservados como arquivos definitivos se possu~
rem valor de testemunho. Por exemplo, o nosso processo de pessoal ou antes algumas das
peas que O compem, terminado o perodo de semiactividade (regra geral, depois da morte
da pessoa a que dizem respeito), poderiam ser conservadas como arquivos definitivos, sendo
o resto eliminado_ Percebemos, pois, que o processo, que neste caso foi depurado, no guardado para responder aos objectivos da sua criao mas sim para testemunhar a passagem desse
empregado pela organizao_ Neste caso, estamos perante o valor secundrio do documento.
2.2. Cambiantes que se impem ao conceito das trs idades

O ciclo de vida dos documentos de arquivo encerra os deCeitos das suas qualidades.
Efectivamente, faz apelo a trs perodos que o nosso espfrito cartesiano nos leva a considerar
como muito bem delimitados, demasiado at- A prtica confirma que alinha lraada entre o perodo de actividade e o de semiacti\idade tem muito mais a ver com um elstico do que com uma
corda estica<L Para um documento desses, ser que o perodo de semiactividade comea dois
ou trs anos depois da sua criao? Quem pode afirmar peremptoriamente que, numa dada organizao, a frequncia de consulta de documentos armazenados em locais administrativos decresce
de modo significativo trs anos e cinco meses depois da criao deles? Sem querer suscitar dvi-

das em relao ao ciclo de vida que apresentmos como um dos fundamentos disciplinares d.
arquivslica contemporiinea, no dispicieodo insistir sobre a Huidez da fronteira existente entre
o perodo de actividade e o de semiactividade. Apesar das precises que podem fomecer cenos
textos nonoativos ou regulamentares, convenhamos que a certeza nesta matria relativa
Numa mesma ordem de ideias, os cortes francos e claros so por vezes difceis de estabelecer entre o perodo de semiactividade e o de inactividade. Mais, nessa altura preciso
estatuir entre a aplicao dos valores primrio e secuodrio aos documentos em questo.
Quem pode afinnar por exemplo que, para uma dada organizao, os balanos financeiros de
1982 deixam de ter utilizao previsvel e que, por consequncia, podem passar para o perodo de inactividade para se transCormarem em arquivos definitivos? H muitas vezes uma certa
impreciso e uma sobreposio entre os perodos de actividade e de semiactividade e o mesmo
acontece com a passagem do perodo de semiactividade ao de in.ctividade. O nosso modo
cartesiano de ver as coisas tem de se conformar com a existncia de zonas cinzentas.
Repetimo-Io, nem tudo tem a nitidez que distingue o preto do branco. Evitemos dividir o ciclo
de vida de um documento em us perodos distintos e sem tigao. H lugar para cambiantes.
Alm disso, o ciclo de vida dos documentos no pode ser compreendido com clareza sem
que sejam consideradas outras noes, tambm elas Da base da arquivstica Trata-se das
noes de valor primrio e secundrio".

2.3. O duplo valor dos arquivos


2.3.1. O valor primrio
O valor primrio define-se como sendo a qualidade de um documento baseado nas utilizaes imediatas e administrativas que lhe deram os seus~, por outras palavras, nas razes
para as quais o documento foi criado. Por exemplo, o valor primrio do dossier de empregado
reside na possibilidade que ele oCerece de administrar de modo oficial os diCerentes aspectos (contratao, avaliao, beneficios sociais, remunerao, promoo, formao, etc.) dos servios que
essa pessoo presta na instituio. A noo de valor primjrio esI directamente ligada razo de
ser de documentos e recobre exactamente a utilizaOO dos documentos para fins administrativos.
2.3.2. O valor secundrio

O valor secundrio define-se como sendo a qualidade do documento baseada nas utilizaes
no imediatas ou cientficas. Esta qualidade radica essencialmente no testemunho privilegiado e

118 lOS FUNDAMENTOS DA DISCIPLINA ARQUIVfSTlCA

objectivo 17 que o doeumeDIO fomece. Por exemplo. o valor secundrio do processo de um empregado. anleriormenle citado. reside no Ieslemunho que ele pode oferecer no que se refere a todos
os aspeclOs da sua passagem pela instituio. EnquanlO todos os doeumenlOs tm um valor primrio que dura mais ou menos tempo confonne os casos, nem todos tm ou adquirem necessariameDIe um valor secundrio. Como ilustra o quadro apresentado no final do presente captulo.
s uma fraca proporo do conjunto dos arquivos de uma pessoa fsica ou moral merece a aleno oecessria conservao dos doeumentos que apresentam um valor secundrio.

3_ As consequncias arquivsticas da apUcao do ciclo de vida


A aplicao desta abonlagem lem portanto como consequncia a repartio do conjunto do
. arquivos em arquivos correnles (documentos activos). arquivos inlermdios (doeumentos semiactivos) e arquivos definitivos (parte dos doeumentos inactivos com valor de Iestemunho). Cada
uma destas calegorias de documenlOs merece uma ordem de tratamento particular ligada directamellte utiUzao que as clientelas fazem deles. Examinaremos a seguir as suas respectivas
particularidades. QuanlO ao trnIamento propriamente dito. a ele nos referiremos de modo muito
mais exmlStivo num prximo Iivm que ser inteirnrnente consagrado s funes arquivsticas l8
3.1. A organizao dos documentos aClivos em arquivos correntes

o estabelecimento de nonnas regendo a. organizao dos arquivos correntes que permitir tirar o mximo proveito da informao disponvel e essencial a uma tomada de deciso
esclarecida um dos desafios que os administradores devem aceitar. Com efeito, o aumento
assustador do volume de informao levanta cada vez mais dificuldades para a sua classific....o. recuperao e conservao.
A difuso da informao requer a utilizao de supones variados desde os impostos pelo
compotador (discos. disquetes, videodiscos. discos pticos) quele que ainda o mais conhecido e o mais divulgado. o papel. passando pelo microfilme e seus derivados. Ora os documenlOs produzidos ou recebidos pelos diversos sectores de actividade de uma organizao
devem ser conservados durante mais ou menos tempo consoante o tipo de infonnaes neles
contidas. Criado para concretizar e veicular uma ou vrias informaes. o doeumento guardado durante um ceno tempo no qual deve poder ser recuperado rapidamente. a fim de que a
infonnao que ele conrem seja eficaz. A conservao de um documento no um fim em si.

CICLO DE VIDA DOS DOCUMENTOS DE ARQUIVO / 119

, pois, com o intuito de utilizao mxima da informao contida nos arquivos correntes que os administradores se munem de normas que regem a organizao dos seus documentos. Essas normas aumentam a eficcia administrativa, facilitando a classificao dos
arquivos correntes, tomando a sua recuperao mais fcil e mais rpida e racionalizando o
seu annazenamento e, consequentemente, a sua conservao.
Uma boa organizao dos arquivos correntes gera uma quantidade imponante de vantagens, tais como:

- o aumento da eliminao dos documentos na fonte e a diminuio do volume documentaltotal;


- a acelerao e a. sistematizao da organizao dos documentos;
- o aumento da proteco da informao: um documento bem classificado. ordenado e
arrumado est relativamente em segurana;
_ a acelerao da pesquisa de informao e o facto de obter de forma mais n1pida a informao peninente;
- a tomada de deciso esclarecida graas informao peninente;
_ a diminuio dos impactes negativos que a mobilidade do pessoal no deixa de produzir;
- O aumento da estabilidade. da continuidade e da eficcia administrativa da organizao;
- a optimizao da utilizao do espao. do equipamento e dos recursos humanos;
- a racionalizao e at a diminuio dos custos da organizao das massas documentais.
Em con~apartida, a ausncia de normas que rejam a organizao dos arquivos correntes
provoca a mais ou menos longo prazo os seguintes problemas:

- a m utilizao do espao e do equipamento;


- a duplicao indevida dos sislemas de classificali;
- o crescimento do pessoal, entregue a si prprio;
- a existncia de condies de trabalho menos interessantes;
- a perda parcial ou total da informao necessria a uma tomada de deciso esclarecida,
provocando consequentemente um aumento da incerteza;
- a perda de tempo. de dinheiro e de energia.
3.2.

Aorganizao dos documentos semiactivos em arquivos inlenndios

Uma pane relativamente importante dos documentos deve ser conservada durante um
. -certo tempo para fins administrativos, legais ou financeiros. Constituem-se ento os arquivos

120 I OS:FUNOAMENTOS DA DISCIPLINA ARQUIVfSTICA

intermdios. Isso no justifica todavia uma conservao nos locais administrativos, cada vez
mais exguos e.m todas as adminisunes, onde o valor locativo de cada metro quadrado de
soalho no pra de aumentar. Os organismos so forados a admitir mais cedo ou mais tarde
~ que o armazenamento de documentos pouco utilizados, em locais mais apropriados e que ofe~
l:" recem uma densidade de armazenamento mais elevada do que os escritrios. constitui uma
r,V" prlica que proporciona vantagens inequvocas. precisamente a interaco destes diversos
~v ~
elementos e a vontade de solucionar uma situao anonual que justificam os esforos de orga~
nizao dos arquivos intermdios. Estes esforos devem ter sempre como objectivo ltimo a
-'-~'.' rendibilidade
~da conservao dos documentos semiactivos atravs da racionalizao dos
custos, dos espaos, do equipamento, da recuperao da informao e dos sistemas.
}'-.
Retirando os documentos semiactivos dos locais de trabalho da organizao e depositandoos num centro que agrupe os arquivos intermdios, reduzem-se em cerca de metade os custos de
conservao. Recuperam-se vastos e dispendiosos espaos que podem assim ser reafectados para
outros fins; recupera-se equipamento que pode ser utilizado para arrumar arquivos correntes e
acelera-se bastante a capacidade de recuperao dos documentos que eles contm ao depur-los.
A organizao dos arquivos intermdios consiste, pois, no estabelecimento de normas precisas que regem a transferncia, da adminisuno para os locais previstos para esse fim, a
arrumao, a recuperao e a conservao dos documentos semiactivos que os compem. Para
tal, o arquivista deve respeitar um certo nmero de elementos de base.
/?
O primeiro elemento estabelece que os documentos semiactivos, conservados algures sem
ser
na
unidade administrativa que os criou ou recebeu, pennanecem propriedade e:cclusil'a
;... ........
dessa unidade. Diz-se ento desses documentos que eles so depositados no centro de tratamento dos arquivos intermdios. A unidade adminisunliva delega deste modo uma parte das
suas responsabilidades no centro de tratamento, mas conserva o direito de reactivar ou de
requisitar um ou mais documentos. Em virtude do seu direito de propriedade, ela a nica a
poder consultar os seus documentos, e nenhuma ouun unidade ou pessoa o pode fazer sem
sua expressa autorizao t9.
O segundo elemento impe que nenhuma alterao seja feita ao modo como esto dispostos ou organizados os documentos semiactivos de uma unidade sem o consentimento for~
mal desta ltima. Assim, no se poder modificar a organizao interna dos documentos transferidos nem elimin-los ou unt-los sem a autorizao da unidade proprietria.
O terceiro elemento fundamental diz respeito rapidez de acesso aos documentos semiactivos. Uma unidade que depositou os documentos semiaclivos e que quer consult-los deve poder
faz-lo nas horas que se seguem ao seu pedido. Quanto a .isto, a norma aClUalmente em vigor

Lb

CICLO DE VIDA DOS DOCUMENTOS DE ARQUlVO / 121

em vrios organismos a devoluo de um ou dos documentos unidade proprietria no dia


seguinte ao pedido, e at mais rapidamente em casos excepcionais.
Por ltimo, o quarto elemento vital para a saudvel adminisuno do centro de trata
mento dos arquivos intenudios: nenhum documento deve ser aceite sem que se conhea de
modo preciso. graas tabela de seleco2fJ o momento em que sair do centro para ser eli~
minado ou depositado nos arquivos definitivos. O respeito deste elemento pennite estabele~
cer uma circulao indispensvel dos documentos semiaclivos depositados e planificar a evoluo do centro de tratamento.
Depois, o untamento dos arquivos intermdios implica diversas operaes que foram descritas em Les archives au XXeme siecle. Une rponse au:c besoins de I'administra/ian el de
la recherche2'.
3.3. A eliminao dos documentos inacrivos D

Reportando-nos definio das trs idades, verifica-se que os documentos remetidos para
o estado de inactividade so os que perderam todo e qualquer valor primrio previslvel. Esses
documentos que deixaram de ser teis s pessoas fsicas ou morais que os criaram ou rece
beram DO exerccio das suas actividades devem ser eliminados.
Todos os anos. uma quantidade mais ou menos elevada de documentos activos ou semiac~
tivos toma~se inactiva. Os documentos que passam directamente do estado activo para o inac~
tivo so localizados nas diversas unidades. Os documentos inactivos que no adquiriram um
valor secundrio devem ser ento eliminados. A fim de acelerar o seu untamento, as diversas unidades adminisuntivas eliminam elas prprias esse tipo de documentos, desde que apliquem as normas da tabela de seleco e que no tran~dam as leis.
3.4. A transferncia para os arquivos definitivos

Do conjunto dos documentos criados por uma organizao no mbito das suas actividades,
alguns adquirem um valor de testemunho a partir da sua criao, outros, apenas quando atingem
o estado de completa inactividade. Os documentos que tiverem adquirido este valor encontram-se nos locais da administrao, se ainda fizerem parte dos arquivos correntes ou no oentro de
tratamento dos arquivos intermdios. A fim de acelerar o processo de tratamento, as diversas unidades administrativas podem enviar elas prprias os documentos para os arquivos definitivos
desde que o faam em conformidade com a tabela de seleco em vigor. O centro de tratamento

.22 lOS FUNDAMENTOS DA DISCIPLINA ARQUIVISTlCA

a 'CICLO DE VIDA DOS DOCUMENTOS DE ARQUlVO / .23

dos a..'"'quivos intermdios. por sua vez. transfere para os arquivos definitivos os documentos que
"m v:Uoc de teslemunho. O centro aplica as nonnas p~vistas na tabela de selecllo e obtm,
junto das unidades ~tivas, o consentimento para a transferncia dos documentos.
Enquanto as justificaes a favor da organizao, tratamento, conservao e utilizao
dos arquivos correntes e dos arquivos intermdios parecem naturais em virtude do seu valor

~contextualizao de qualidade? Contudo, apesar de toda a imponocia que preciso atribuir


aoS arquivos definitivos e mesmo que essa nica qualidade de IeSlemUMOS bastasse para justificar a sua organizao, tratamento e conservao, consideramos que preciso levar mais longe a
justificao para se analisarem as diferentes utilizaes a que eles podem dar lugar.

administrativo, o mesmo no acontece com os arquivos definitivos. Julgamos ser essencial

3.4.2. A utilizao dos arquivos definitivos para fins administrativos

demonstr lo. A conservao dos documentos, que j no tm valor p~visvel para a instituio que os produziu, poderia ser justificada exclusivamente pelo valor de lestemunho que
eles adquirem. Poder-se-ia ento fazer valer a rendibilidade intelectual da conservao de
documentos qualificados como arquivos definitivos do mesmo modo que se acentua a rendibilidade puramente financeirn no domnio da organizao e do tratamento dos arquivos
correntes e intermdios. Contudo, consideramos importante examinar mais de perto diversos
faclores que podem levar a alargar o leque das justificaes que motivam a organizao e o
triltarnenlo dos documenlOs que fonnam os arquivos definitivos.
Para tal, basear-nos-emos em trs ordens de justificaes: a justificao fundamental que
reside no valor de lestemunho que os arquivos definitivos encerram, a justificao administrativa que vantajoso evocar. mesmo que se introduzam certas cambiantes na teoria das trs
i~, e a justificao que defeode que os arquivos definitivos podem responder s inmeras necessidades de uma clientela variada.

3.4.1. A qualidade de testemunho dos arquivos definilivos


Cf ... ~ .. ' f,C' ~ /' ~

Em primeiro lugar, o que justifica ou aquilo em que se baseia o tratamento dos arquivos para
fins cuiturais, patrimoniais ou de investigao, a sua .!Il!?lidade de tc;gemj!qhos. Esses documentos provam a existncia do objecto de qualquer ~onstiluio e a fidelidade desta em ~Ia
o realidade evocada. Esle papel de testemunho pode ser atribudo a pessoas que oralmente,
graas memria, tomaro possvel a reconstituio de um acontecimento, de um costume, de
um conto ou de uma deciso. Pode tambm ser ~onhecido a objectos de natureza museolgica.
Enfim. e o que nos inleressa aqui, o papel pode ser desempenhado plenarnenle por documentos de arquivo, manuscritos, fotogrnfias, mapas, planos, fitas magnetoscpicas, microfilmes ou
suporleS informticos (discos rgidos, disqueles, fitas magnticas, discos pticos. videodiscos),
visto que eles ~ordam de maneirn objectiva e au"ntica as actividades de uma pessoa fsica ou
mor.!I. De certo modo, no fazem os arquivos parle desses lestemunhos que lornam possvel uma

No se podem juslificar plenamente a organizao e o tratamento dos arquivos definitivos sem ter em coiita as necessidades administrativas a que ele por vezes o nico a poder
responder. Mesmo quando, primeira vista, os arquivos definitivos deixaram de ser teis
administrao que os 'produziu. veremos que o seu contributo qualitativo inegvel e que a
administrao deve poder contar com eles.
As noes de valor primrio e secundrio atrs apresentadas podem levar a um a.alho
intelectual que preciso evitar, quando so sobrepostas s trs idades e as fazem correspon
der, a primeira, aos perodos de actividade e de semiactividade, e a segunda, ao de inactivi
dade. Esta simplificao apresenta, por um lado, o documento aclivo ou semiactivo como um
objecto que se conserva pelo seu valor primrio, o qual associado necessidade administrativa, e, por outro lado - e nisso que reside o problema -, o documento que faz parte dos
arquivos definitivos como algo que se conserva pelo seu valor secundrio muitas vezes associado a uma necessidade estritamente histrica. Da a afll1llar-se que os arquivos definitivos
no tm qualquer utilidade para a administrao que os produziu e que, por consequncia, s
podem ser utilizados para fins histricos, vai um passo que muita gente d alegremente. O
efeito mais perverso desta viso no mnimo restritiva o de reduzir bastante o leque dos fins
e das clientelas a valorizar no mbito de uma justificaijp.. menosprezando, entre outras coi
sas, um dos clientes mais importantes, ou seja, o administrador que criou o documento.
Verificase, pois, que a equao relativa utilizao de arquivos definitivos (arquivos definitivos =valor secundrio =necessidade histrica) contm uma restrio que primordial
matizar. Assim. no se deve associar o valor secundrio necessidade exclusivamente histrica, uma vez que se prova que os documentos conservados por essa razo so utilizados para
toda a espcie de fins e que a necessidade puramente histrica apenas uma entre outras.
Uma vez compreendidas e aceites, estas precises pennitem-nos demonstrar a t'-"ias as
nossas clientelas administrativas que, mesmo para elas, a posse de documentos de arquivos
definitivos organizados se revela um trunfo essencial quando tiverem de reconstituir a sua
evoluo e realizar estuds retrospevos.
~

124 lOS FUNDAMENTOS DA DISCIPLINA ARQUTVISTICA

3.4.;. A utilizao dos arquivos definitivos para fins de ",constituio


A definio da palavra pesquisa faz ",ferencia a qualquer esforo para encontrnr alguma
coisa. No caso que nos interessa. esse alguma coisa cobre uma realidade muito vasta que vai
do conhecimento de acontecimentos ao conhecimento de uma civilizao, passando pelo de
personagens. organismos. instituies. Ora, os meios para conseguinnos esse conhecimento
",sidem na reconstituio, entendida em sentido lato, de um estado de origem. O investigador inte",ssado pelos arquivos efectuam as suas pesquisas no intuito de uma reconstituio
e, conforme os casos, o que ele ir tentar ",constituir sero unidades simples e que ocupam
espaos fsicos ou temporais mensurveis, como um acontecimento, uma personagem, um
edifcio, uma estrutura administtativa. um organismo. um costume, um acordo, ou unidades
mais complexas, como um domnio de actividade, um tema, uma poca, um modo de vida.
A =onstituiiio pode ter dife",ntes objectivos. claro que se pode que",r =onstituir um
dado pura e essencialmente Istrico. o que acontece com quem ",constitui o processo de Louis
Riel para melhor conhecer esse acontecimento e as circuns!ncias que o rodearam. No entanto,
a =onstituio Istrica um mtodo utilizado com vantagem por outras disciplinas alm da
Istria. Por exemplo, como afirmmos no pargrafo anterior, os administradores de uma instituio ","o""m =onstituio bistrica, a fim de confirmarem direitos bistricos ou para comp",enderem melhor as origens de uma actividade, de uma funo, a fim de emilll'm uma opinio sobre estas. Numa mesma ordem de ide ias. quem no reparou no regresso s origens
efectuado atravs de Carta2es, fotografias, manuscritos, que vrias grandes empresas fazem para
dar um ar retro a uma campanha publicitria? Um aniversrio (25, 50 ou 100 anos) tambm,
muitas vezes, O momento privilegiado para uma empresa tomar conscincia da imponncia dos
documentos que compem os seus arquivos definitivos e de cuja existncia h muito ela se tinha
esquecido. A arte teatral ou cinematogrfica ","O"" tambm ",constituio Istrica e, partida, a documentos de arquivos definitivos para ",""ar um traje, construir um cenrio, definir
uma peoonagem, situar um lugar e apresentar uma poca. Basta mencionar a ttulo de exemplo
essas obras-primas de =onstituio que siio os filmes MoU,re, O Nome da Rosa, Amadeus,
Cyrano. No abusivo afirmar que estas produes cinematogrficas de to alta qualidade no
teriam podido existir sem um conjunto de testemunhos onde os arquivos, sem dvida alguma,
ocuparam um lugar impurtante. A arquitectura outro exemplo que ilustra bem o caso de uma
disciplina que soube com vantagem fazer apelo a uma quantidade de documentos de arquivos
definitivos para realizar com xito reconstituies de grande valor. A terminar uma lista de aplicaes que poderia continuar, citemos a medicina que necessita da ","onstituio Istrica e dos

CICLO DE VIDA DOS DOCUMENTOS DE ARQUtVO / 125

documentos de arquivos defioitivos que a secundam para ",alizar estudos sobre a hell'ditariedade
de certaS doenas. Os tr.IbaIhos do Centre interuniversitaire de =herche sur les pupulations
(SOREP), que o Istoriador Grard Bouchard dirige, silo uma prova desse tipu de utilizao".
Todos estes casos tendem a demonstrnr que a ",constituio histrica, para a qual os arqui
vos defioitivos so essenciais, interessa a especialistas de vrias disciplinas. Pa",cenos importante fazer valer esta dimenso no mbito de uma justificao da organizao e da conserva~
o dos arquivos defioitivos. Assim, j no se trata de uma justificao demasiado vaga que
apela a necessidades no definidas da investigao em geral, nem de uma justificao demasiado restritiva que considera unicamente as necessidades dos historiadores, as quais o arquivista deveria colocar em primeiro lugar. Estes factores de justificao sero simultaneamente
mais precisos e mais detalhados. dado que se vo apoiar numa concepo da reconstituio
que p=oniza que ela seja um mtodo til a vrias disciplinas.
De tudo isto ressalta que vrios domnios de actividade tm uma necessidade premenle
das Contes essenciais que so os arquivos de6nitivos e que, neste sentido, os servios de
",,!uivo se tornaram verdadeiros laboratrios para vrias disciplinas das cincias humanas,
das cincias sociais e das cincias puIilS. Do mesmo modo que os fsicos, os qumicos. os
bilogos p=isam do seu laboratrio para emp","nder e levar a cabo as suas pesquisas, o
engeoheiro, o arquiteclO, o urbanista, o historiador, o socilogo, o puliticlogo, o mdico,
o cineasta, o homem ou a mulher de teatro, o administrador, podem tambm eles p",cisar
desse material de laboratrio que so os arquivos para empreender e levar a cabo vrios dos
seus projectos.
Esta diversidade de clientelas deve interessar-nos muito especialmente, porque demonstra a utilizao dos documentos de arquivos definitivos para os mais diversos fins e, pur consequncia,justifica-se plenamente que se invista na orga~ao e na conservao destas fontes de informao que constituem, pelos testemunhos privilegiados e objectivos que
encerram, uma das respostas mais adequadas s necessidades dos especialistas de vrias dis
ciplinas.
O ciclo de vida dos documentos de arquivo apresenta-se, puis, como um dos fundamen
tos da disciplina arquivstica. Os conceitos e as noes em que assenta, quer se trate das trs
idades, das noes de valor primrio e de valor secundrio, so outros tantos factores determinanles que vm estabelecer com preciso. por via de consequncia. os modos de organizao especficos dos arquivos co""ntes, dos arquivos intermdios e dos arquivos definitivos.
Para os arquivos, o ciclo de vida est no prprio corao da integrao das intervenes do
arquivista numa arquivstica global.

126 lOS FUNDAMENTOS DA DISCIPLINA ARQUlVISTICA

O CICLO DE VIDA DOS DOCUMENTOS DE ARQUIVO / 127

ger.dmeme. onde os arqUIVOS recebem um mmmo de at:enio. isso e relia com base nas trts idades. Por ootro
lado, raz-se nOI~ que no utilizmos .3 upress30 IIdeori3 das Ires idades.. como se se tc:Itasse de uma hiptese
cujas possibililbles de .3plicao necessitassem de ser verificadas. Prererimos falar de cooceito ou de abordagem
das trs itbde.s.

QUADRO 4.1

O ciclo de vida dos documentos e os arquivos'


Proveniocia interna

Provenincia externa

!
I

!
I

A criao ou a reapo dos documentos

Arquivos correntes
Documentos activos

Valor primrio

CORSCna.30 nos espaos adminiWJ:tivos

100%
dos docUrMnlOS

Elimina50
de documentos
inxtivos

Transfcrencia
Arquivos intmnlios

Valor primrio

Documentos
semiactivos

apresentando uma
utilizao reduzida

Depsito dos arquivos


intermdios

Elimiu30
de documentos
inactivos

DO VALOR PRIMRIO AO VALOR SECUNDRIO

! precso compreender o termo ",in3Ctivo. num contexto de utilizaio dos documentos para fins adminisuativos. Assim, um documenlo que j no tem utilidade para a administr.1o que o produziu ou recebeu dito
inactivo e deve ser elimin3do. Em contrapaJIida, se ele apresenta um v310r de testemunho, toma-se um documeoto
que faz pane dos arquivos definilivos.
}Damos ao tmno .valor administrativo. um SCT1tido laia, de modo a que ele possa. apliar-sc tanto aos arqtuvos de pessoas ((sicas como 30S de pessoas morais.
l H casas em que a org~il.3o dos arquivos se baseia mais em dois perodos do que em trs. Nos casos
em que a quantidade de documentos restrita, o senso comum pennite 050 ler em conta o perodo tampo de
scmiaclividade que s eJliste em definitivo por IlZCS de economia de esp3o e de dinheiro, economias que s
s30 realizveis se as quantidades o justificarem. interessante notar que. nos casos em que no necessrio
3plic~r o penado de scmiactividade, os dois penados restantes cobrem perfeitamente as Does de valor primrio e de villor secundrio definidas mais adiante peste captulo. N50 enlra ento em liaba de conl! a diminuio progressiva da frequncia de utilil1o. O documento lil e Ictivo, ou J no til e lom!-se inactivo e deve ser eliminado ou ttunsferido para o arquivo definitivo_ Em casos destes, as trs idades passam a ser
apenas duas.
J Em meados do sculo XX. julgou-se, emdamente. que :a microgr.ta 3plicadl orgaoiz:ao de arquivos era
soluo pm. o aumento 3$Susuoor de enonnes quantidades de documentos. Mais receDlerDcnte. acreditou-se. e
algumas pessoas continuam a 3Creditar, que o suporte informtico a soluIo miraculosa par.t os problem;u que
a OIeJlploso documental,. levanta. Contudo, preciso que nos demos conta. a Infonntica permanece um inSIromcnlO e as eJlpcrintias vividas at agora demonstram que a influencia do supone informtico mioima no que
respeita diminuio da quantidade de documentos em papel. Nota-se mesmo em certos C3SOS que a informticil
lem tendencia para a fazer aumentar.

ia

Transferncia
Arquivos
definitivos

Valor secundrio

Depsilo dos arquivos


definitivos

51011>
de lodos os documentos

recebidos ou criados

NAC: Por su,SCS1.3o de CiU'Ot Courure. o Quadro 4.1 diferente do que foi publicado na verso original.
Com esta alterao pretende corrigir-se um dos problemas da edio cUladiana. na qual os documentos activos
eram lncotm;tuncate associados li um v~or primrio mximo e os documentos semiactivos a um valor pnrnrio
cp: pode0.. ser reduzido. fllCO 00 RUJo. N.. realKbdc. n50 o valor primrio que sofre estas 05CiI~es. mas sim
a ftequncia da ulilizao dos documentos. que pode ser mxima. reduzida, rraca ou nula.

Notas:
I

co

Pode COQSIaI3r--se nas o~ sobre ouquivstica qUt o conceito das bis idades. que car.&Cleriza. a orgamzao
dos arquivos, rem cad.:I vez mais adeptos no pl:tno intemacion.1l. No eJlagerado .3finnar que.

~o

O leitor encontrar inrormaes muito pertinenles relativas a essa evoluo da :arqui'l~tica nos seguinles
teJltos: RobcrtHenri BAUTIER (l96I),.Les Archivcs,., em C. SAMARAN (dir.), L'h,sto;re ~I su mllhod~s.
Paris. Gallimard (La Pl<iad'l. pp. 1120-11; beques DUCHARME ~.an. V,os ROUSSEAU (19801 Linte,
dpendance dc:s lJ'ChlvCS et de la gestion des documents: une approche globale de I'acchivistique... Are/rh'es,
vol. 12, n." 1 (Junho), pp. 5-28: Jean FAVIER (1975), s arrhhts. Paris. Presscs universit1ires de France (.. Que
sais-je?_, n.. 805). 124 pp.
1 i1lis este aspecto dOI orgilnizao dos arquivos intecmtdios que, em primeiro lugar. permitiu ao arquivista
dotaHe de uma linguagem que faz apelo, entre outras coisas. rendibilidade das suas intervencs.
O tenno .pr-arquivagem,. levanla problemas, pois parece considerar apenas como arquivos os documenIas conservados de modo permwnle. Os outros. quer os :letivos quer os semiactivos seriam apenas pri-usuivos.
Em conscquncia. parece-nos prefervel evitar a utilil.3o deste tenno que n30 se coaduna com a definio global da palavra OIarquivo...
Parece-nos intil insistir no facto de a utilil.3o deste tenno no ser das mais apropriadas por pouco que
nos impontmos com o v.3lor essencial dos arquivos dcfinilivos.

128 lOS FUNDAMENTOS DA OISClPLlNA ARQUIV(STlCA

1.0 O tenno :mJuivos definitivos., cuJa utilizao est mnis amplamente divulgada na Europa e na frica
franc6rona (sobretudo desde que foi utilizado na lei de arquivos em Frana), tem o interesse de razer sobressair
o car.cter de pennanncia desses arquivos e de nio negar aos documentos activos e semiactivos o direito ao DOme
de "'arquivos .

11 Os tennos arquivos conmte:sJo. <IIVIIU1VOS intermdios. e .:uquivos definitivos foram apreseBlidos como
podendo constituir os pilares de woa arquiVl:ica g~1 e integrada no seguinte leItO: lacques OUCHARME e
Jean-Yves ROUSSEAU (1980), .t'intcrdpendance &s an::hives et de la gestion des documenlS: une approc:be
globale de l'archivistique., A~hiw.r, vaI. 12. D.- I (Junho), p. 27.
I! Na prtica. a experincia tende a demonstrar que, neste caso, o perodo de aclivid3de equivalente ao
perodo de emprego 30 qual se acn:scenIam dois anos dulitnte os quais se deve voltar frequeotemente ao processo.
I) Contrariamente ao que certos escritos do a entender, ns cremos que o valor primrio no pode ser quantificado. Este valor existe ou noo e.sTe. O que, no entanto, pode ser quanlificado a frequncia de utilizao,
pois prt:cisamente elil que pode ser mais ou menos irnpxU.rMe. Por isso, no csl:unos de acOldo com os autores
do MMUd d'l1,cltivi.rliq~ fnncis quando, Da pigina 111, {abm de valor primrio reduzido.
U Este refinamento do perodo de semiactividade ~ apresent3do em: ASSOCIAll0N OES ARCHlVlSTES
FRANAIS (1970), Manu~l d'arcltiviniqu~. 17riori~ ti prrJ/iqut dts Arrhillts publiqu~s ~n Frotlu, Pwis, S.E. V.P.
E.N., pp. 121-126.

11

Este lenno utilizado denlro dos limites fixados na seco I do presente captulo.

palavras .primlio. e cseomdrio. so usadas na sua acepo cronolgica. N50 se pense que se trata
de um valor pouco evoludo (primrio) ou de somenos impoNnCl3 (secundrio).
101

As

IJ

Dizse deste testemunho que de privilegiado, porque o documento de ~uivo (oi criado no momento

da actividade de que ele o apcrio e da qual d testemunho. Dizse tambm que objecpon)uc, inicialmente, o docu.mcuto Do foi consriMdo iW'I pe:nnitir jul,83t positiva ou neg3tivamente um
faclo mas apenas piUil o atestar.
Uac10 do desempenho

'IVO,

LI As disposies das leis ~Iatin.s ao acesso inronnao tm contudo precedncia sobre os regulamentos
ou os procedimentos internos dos orpnismos visados.

I' A tabela de seleco (,oJ~n4Ird~ cotUtn>atiotl) um instrumento que pennile agrupar as regras de conservao 3dopwbs por uma organizao. admimstr-Ias, dirundi-Ias, aplic-Ias e control-Ias. Fazemos nOlar que,
DO Quebeque. a criao, a aprovao, a aplicao e a. acrualiZl10 di tabela de seJeco S!O regtdilS pela Ji sur
lu arrhVQ.
li Para uma descrio mais detaIbada destas operaes. consulte-se: Caro! COlmJRE c Jean-Yves ROUSSEAU (1982), S aTChjll~S ou )(}(irM sildt: 1Uf~ "POlUt QUX b~SO"'lS d~ I'admitlu/mtjon tI de la rtt:htrcht,
Monllal. Universil de Montrtal. pp. 144-149.
li

Para uma descrio mais dcIaIbada desta opera!o. consulte-se: Carol COUnIRE e Jean-YVts ROUS-

SEAU (1982), op. CII., pp. 159-162:!! Loi sur la pr~Ullt phologroplfiqu~ des docutnLtllS. L R. Q., captulo P-22, Qube1:, &Jilcur omciel du
Qutbec, 1985,5 pp.

' \ Grard 80UCHARD (1991). Rapport OMutl 19901991. SOREP Ctntrt ;n'tnud~tfl;'a;Tt d~ ncJrurh~s
I~J popullmotu. Univetsit du Qubec Monlral, Univenil lavai, Universit McGiII, Univetsit de
Montral, Se~mbro, 236 pp.

SIlT

CAPTULo 5
AS UNIDADES DE TRABALHO I

Muila tinia, saliva, demonstraes e esforos seriam poupados,lanto pelos puros e duros
do records management como pelos da arquivstica tradicional (documentos conservados
de modo pennanente pelo seu valor secl1lldrio), se eles quisessem simplesmente enlenderse sobre a nonnalizao da denominao do contedo e sobre a envergadura das unidades
de trabalho. Por exemplo, a srie possuiria exaclamente a mesma designao, quer datosse
de 1992 ou de 1642, fosse descrita por um detenninado especialisla, comportasse 15 ou
2000 unidades de insIalao, quer. informao nela contida fosse activa, semiactiv. ou de
conservao pennanente, quer estivesse regislada em papiro, pergaminho, papel ou em disco
ptico digilal. A infonnao poderia igualmente ser tralada de maneira contnua, at mesmo
nonnalizada, como por exemplo o modo de indicar a dala, de lhe detenninar o ttulo ou
ainda de lhe controlar a descrio com a ajuda de um controle de autoridade ou, melhor,
de um thesaurus.
i1!Uma comprtenso comum dos mesmas unidades de trabalho viria favortcer um uso
uniforme, modulado em funo da informao visada e dos necessidades expressos e ajudaria a reforar a disciplina arquivstica, dotada de uma abordagem global, que se inscreve
hannoniosamenle no aclual movimento de mundializao dos actividades humanos. Com
efeito, no actual contexto de forte competitividade em que a infonnao eSlabelece a diferena entre o sucesso ou o fracasso. o lucro substancial ou a falncia e onde as fronteiras
econmicos, cuhurais, geopolticos, sociolgicas e do saber so profundamente abala.!os, a
arquivstica contempornea tem obrigao de evoluir rapidamente, a fim de ocupar de
maneira plena o seu lugar enquanto disciplina socialmenle admitida, porque rendvel e eficaz para os seus utilizadores (administradures, investigadores, etc.) e perfeilamenle adap-

AS UNIDADES DE TRABALHO / 131.

130 ' OS FUNDAMENTOS DA DISCIPLINA ARQUIVfsTICA

lada s necessidades de geslo da infonnao prprias do sculo xx. Alm disso, os ins!rUmenlos de descrio documemal, bem como os ulensUios de trabalho do arquivisla que
decorrem de uma ou de vrias unidades de lrabalho, podem ser, no s hannonizados e
modelizados, mas tambm perspectivados uns relativamente aos outros, quer na horizon~
tal, quer na venical, tanlo do geral para o particular (para ver-se o impacle lanlo conceplual como funcional, consultar o Quadro 5.4.).
Em suma, a harmonizao das unidades de trabalho, dos ins!rUmenlos de descrio documenlal e de gesto do arquivisla iro pennilir que lodos oblenham rapidamenle uma informao completa, actualizada e convincente pelo menor preo possvel. A esle propSilO, a
normalizao ir trazer seguramente uma diminuio dos custos de criao, de difuso, de
tratamento, de memorizao, de proteco de acesso e de comunicao da informao. Basta
mencionar, a Itulo de exemplo, o g(llnde.impacle positivo que a nonnalizao ler na utilizao cada vez mais macia das tecnologias de gesto da infonnao. Um desafio enonne
est diante de ns e cabe-nos aceit-lo convenientemente, pondo os nossos conhecimentos,
bem como o nosso savoir-fail1!. 30 servio da colectividade.

QUADROS.!

Unidades de trabalho e princpio da ooiversaJidade


MESAS ENCAIXADAS
PATRIMNIO ARQUlVlsTIco COMUM
ARQUIVOS DE ESTADO
ARQUIVOS DE UM ORGANISMO
GRUPO DE ARQUIVOS
FUNDO
SRIE
UNIDADE DE INSTALAO
PEA
DOCUMENTO
DADO

1, Unidades de trabalho e noes fundamentais


H uma grande variedade de unidades de trabalho em arquivstica. Situam-se a montanle
ou a jusanle da unidade fundamental que o fundo. Algumas so prprias da arquivstica e
assenlam num vocabulrio consagrado (por exemplo: fundo, srie e subsrie); OUIras servem
a vrias disiciplinas das cincias da informao e cobrem realidades diferentes. O termo
documento , por exemplo. usado em biblioteconomia, em informtica e em arquivstica.
A arquivstiC3 preocupa-se exclusivamente com os documentos que contm informao orgnica e registada, seja qual for a idade, o supone ou o assunto, de modo a distinguir-se das
disciplinas suas irms.
As unidades de trabalho baseiam-se todas na realidade arquivslica, defendendo que o
lodo seja maior do que a soma das suas partes'. O princpio da universalidade, esse, tem a
sua justa medida naquilo a que se convencionou chamar a abordagem do geral para o panicular, em que as unidades de trabalho se integram umas nas outras como certas mesinhas
encaixadas (ver Quadro 5.! '). O princpio da universalidade exige que o arquivisla apreenda,
compreenda, eS!rUture, classifique, arrume e descreva a infonnao orgnica e regislada de
modo global anles de passar a outra mais detalhada.

"..

DADO

DOCUMENTO

PEA

ETC.

AS UNIDADES DE TRABALHO I 133

132 I OS FUNDAMENTOS DA DISCIPLINA ARQUIV(STICA

A; unidades de trabalho da arquivstica contemporoinea situamse, pois, no corao dos


prprios fundamentos da disciplina. Aplicamse ao conjunto das suas fuoes, pouco impor
tando a idade, a natu",za ou o suporte dos documentos visados.

2. Descrio das unidades de trabalho

Sublinhamos, antes de apresentar as unidades de trabalho, que a sua amplitude e com


plexidade dependem de uma enorme quantidade de caractersticas geralmente prprias da
disciplina arquivstica. da natu",za, dimenso e especificidade das necessidades da pessoa
ou do organismo aos quais se podem ou no aplicar. Com efeito, as noes de ciclo de vida,
de valor primrio ou secundrio dos documentos, de cadeia documental, de dossier, de clas
sificao interna e externa dos fundos. at mesmo a de avaliao, tomam-se todas, por uma
razo ou por outra, corolrios do conceito de unidade de trabalho, ele prprio intimamente
ligado ao princpio da universalidade. Essas caractersticas so de ceno maneira tributrias
do modo como o arquivista se posiciona ",Iativamente s noes fundamentais da arquivs
tica e, de modo particular, no que toca ao conceito de fundo. o grau de complexidade a
diversos nveis, tanto na horizontal como na vertical, que, tal coroo um holograma que muda
completamente de forma e de amplitude conforme o ponto de vista donde olhado, faz do
arquivista um verdadeiro profissional no sentido pleno do termo e, da arquivstica, uma dis
ciplina.
Um exemplo r.pido, se bem que necessariamente incompleto, ir contribuir para uma
melhor compreenso do desafio a enfrentar. O arquivista que deseja estruturar um volume
.X. de informao orgnica aplicar a noo de fundo em funo de uma abordagem mini
malist. ou maximalista (ver captulo 3, para mais detalhes). Comp",endese facilmente que
a estrutura desenvolvida ser directamente tributria dessa escolha no que se refere quer sua
amplitude quer sua complexidade! Tratase de uma pessoa fsica ou de um organismo? No
caso de um organismo, este de pequena, de mdia ou de grande dimenso? pblico ou
p<ivado? Recente ou antigo? A misso dele evoluiu ou permaneceu sempre a mesma? de
envergadura municipal, "'gional, provincial, federal, internacional? autnomo ou depeno
dente de outro organismo? Etc. Eis as perguntas que um arquivista tem de efectuar aquando
de um estudo das necessidades e, com toda a certeza, antes de traar a arquitectura do volume
X. de informao orgnica.

2. J. Patrimnio arq1l'stico comum

O _patrimnio arquivstico comum- composto pelos arquivos que formam uma pane
do patrimnio nacional de um ou de vrios estados, que no podem ser divididos sob pena
de perde",m o seu valor administrativo, legal ou histrico'.
O ..:palrimnio arquivstico comum constitui uma realidade cada vez mais presente.
Esta devese ao fenmeno da diluio de fronteiras que leva internacionalizao, e at
mundializao das actividades humanas. O arquivista deve aprender a reconhecer rapida
mente essa unidade de trabalho que se encontra cabea de todas as outras, quando ele se
encontra perante documentos produzidos por vrios organismos de um mesmo estado ou
por organizaes internacionais, como a Organizao das Naes Unidas (ONU), a
Comunidade Econmica Europeia (CEE), ou ainda por um ou mais organismos conjuntos
que ",levam de um ou mais estados, em funo de acordos ou de tratados de cooperao
ou de troca.
2.2. Arquivos tIL um ..,ado

A envergadura da aplicao desta unidade de trabalho varia muito consoante a definio


dada palavra estldo; tanto mais que ela pode ser definida segundo uma abordagem minimafista ou maximafista. Por exemplo, a ex-URSS definia o fundo dos arquivos de Estado
como a _totalidade dos documentos de carcter poltico, cientfico, econmico, social e cul
tu.ra1 pertencentes ao Estado, sujeitos a um registo central e devendo ser conservados nos
arquivos do Estado (URSS)' . Uma abordagem destas, maximalista, situase no plo oposto
da ahordagem minimalista.
.Para efeitos da presente obra. usamos a seguinte definio da palavra estado,.:
Agrupamento humano fixado num detenninado temtrio submetido a uma mesma autori~
dade e que pode ser considerado como uma pessoa moraI6. Evidentemenle. deixamos aos
arquivistas dos diversos estados o cuidado de definir as realidades, bem como a amplitude
que quise",m dar 11 palavra estado.
2.3. Arquivos tIL um organismo

Definimos o termo _orgartismo como o conjunto de pessoas que tm como finalidade a


realizan de objectivos comuns ligados a uma mesma misso, quer esta seja pblica ou pri-

134 J OS FUNDAME,.".OS DA DISCIPLINA ARQUIVISTlCA

vada. C que pode ser considerada pessoa moral. no seio do organismo que se iro encooIr:lr os fundos que o constilUem, quer estes sej.m .bertos ou fech.dos, recenles ou antigos,

AS UNIDADES DE TRABALHO / 135

rentemente andinos mas com pesadas consequncias, nomeadamente em matria de


custos.

organizados ou no.

O servio de arquivo que Caz parte de um organismo ler como mandato centralizar nos
seus depsitos os arquivos intermdios e os arquivos definitivos. Habitualmente, deixar os
documentos activos que formam os arquivos correntes nas diversas unidades do organismo.
Em contrapartida. certos documentos aclivos, considerados essenciais ou confidenciais.
podem tambm ser centralizados DO servio de arquivo. tareCa de cada organismo definir
as regras de jogo quanto aos seus arquivos'.

2.4. GnlpO d. arquivos

Trata-se do conjunto de fundos (de arquivo) de natureza idntica ou reCerente a matria


anloga, dotado de um sistema idDlico de COlao num quadro de classificao. O grupo
de arquivos pode, em caso de necessidade, ser dividido em subgrupos'.

2.5. Fundo (de arquivo)


A unidade arquivstica ceOlral o fundo.,. A sua definio, que decorre do princpio da .
provenincia de que j Calmos anteriormente, Cai apresentada no caplulo 3. Uma compilao
tenninolgica dos tennas arquivo e fundos de arquivo pennite concluir que h uma ligao ntima a uni-los'. Esta definio permite a utilizao do fundo (de arquivo) na [...) perspectiva de uma abordagem global da disciplina arquivstica e no respeito dos diversos usos,
realidades e valores [... )". que lhe podem ser atribudos.
O Cundo pode ser subdividido em subCundo (ou Cundos secundrios) e em subsubCundo, quando se trata de unidades administralivas subordinadas". A este propsito insistimos para que o leitor se reporte ao captulo 3, iDlitulado: O princpio da provenincia e
o Cundo de arquivo_ Michel Duchein guia-nos muito habilmente atravs do ddalo da hierarquia administrativa e da abordagem minim.lista ou maximalista, propondo cinco critrios para se avaliar a situao de um Cundo, etapa crucial, se que h uma, visto que permite detenninar a amplitude e a envergadura. tamo na horizontal como na vertical, do
fundo de arquivo (ver a noo de holograma explicada na seco 5 do presente captulo).
O domnio de todas estas DoeS deve traduzir-se concretamente na arquitectura, quer
interna quer externa, do' fundo. Deve tambm permitir evitar erros de interpretao apa-

2.6. Srie
a partir da srie, e da subsrie no caso presente, que o arquivista age na estrutura interna
do fundo de arquivo, seja qual Cor a idade ou a localizao da inCormao". Para o efeito
desta publicao, definimos a srie como uma diviso de peas ou de unidades de instalao
cobrindo os aspectos de uma mesma funo. actividade ou assunto, no interior de um dado
fundo e definida por u~ quadro de classificao". Claro que a srie pode ser subdividida consoante as necessidades em subsries e em subsubsries.
2.7_ Unidade de instalao

A unidade de instalao uma unidade de organizao e de inventrio dos arquivos


(cassete, caixa, registo, mao, dossier, capa, rolo, bobina, disco, disco ptico, volume, disquete, etc), com uma cota, lal como ela se apresenta nos equipamentos onde se encontra
arrumada (prateleira, gaveta de classificador, etc.)". O arquivista no pode aplicar eficazmente a noo de (unidade de instalao sem efectuar uma anlise prvia que ir determinar o alcance e a amplitude da sua interveno, e isto em funo da realidade dos documentos a tratar.
No se pode definir a unidade de instalao sem abordar duas questes importantes,
sempre espinhosas, porque complexas. Trata-se respect~arnente do lugar que deve ocupar o
dossier relativamente unidade de instalao e da Cronteira que ou no preciso traar
entre caixa) e capa (dossier) enquanto unidade de instalao.
A palavra dossier pode ser utilizada no sentido intelectual ou no sentido material do
termo (no sentido de unidade de instalao). No sentido intelectual, significa: . tratar de um
assunto [... ) estar ao corrente de uma questo, da evoluo de um projeclO [... ) ter de uma
situao uma viso de conjunto baseada num conhecimento bastante exacto para se estar
apto 'a control-Ia". No deve nunca ser confundido com unidade de instalae. Por
exemplo, o conjunto das operaes de invesligao relativas ao produto Carmacutico x
pode fazer referncia a milhares de documentos colocados em srie ou ainda ventilados em
centenas de fitas magnticas, capas, disquetes. rolos de microfilme, etc., e contudo designa-

136/ OS FUNDAMENTOS DA DISCIPLINA ARQUlvtSTICA

se O .conjunto dessas infonnacs com o vocbulo dossier de investigao do produto x)).


Trata-se, pois, de uma expresso consagrada que no raz rererncia unidade de instalao. Pode, pois, definir-se o dossier como um conjunto composto por peas, documenlos ou al por dados (som, imagem, lexlo, ele.), constitudo organicamenle por uma pessoa fsica ou moral no exerdcio das suas funes. relativo a um mesmo assunto ou a um
mesmo objecto e colocado numa ou em vrias unidades de instalao (cassete, caixa,
registo, mao, processo, capa, rolo, bobina, disco, disco duro, disco ptico, volume, disquete, etc.).
Alm disso, no sentido malerial do termo, a palavra dossi.". abundantemente utilizada no mesmo sentido que unidade de instalao. e da que provm uma certa confuso.
Acontece frequentemente que o conjunto da informao relativo a um mesmo assunto ou a
um mesmo tema no seja muito volumoso. Por exemplo, o 'processo (dossier) de beneficirio da Senhora Y. conlm 15 peas arrumadas fisicamente dentro de uma capa (algumas
pessoas diro num dossient). Percebe-se ento que a capa ou dossier constituem afinal
uma unidade de instalao'" no sentido fsico do tenno".
Por outro lado, ser necessrio traar uma linha de demarcao entre caixa e capa)
no sentido de unidade de inslalao". No queremos com isto imirar Salomo, mas parece-nos indispensvel esclarecer a pista proposta por Louis Gamn numa nota de investigao,
pois ela leva directamenle a um consenso". O cerne do problema situa-se no respeito, de que
O arquivista deve absolutamenle dar provas, pela bomogeneidade relativa da inrormao e no
modo como ele traduz fielmente essa realidade em runo das prprias necessidades do seu
criador e utilizador prvio. Com efeito, existe uma realidade verificvel, at mesmo imutvel, do [... ) dossier montado pelo criador dos documentos ou ainda do grupo de peas sobre
um detenninado assunto reunidas em conjunto por esse mesmo criador. e por ouUo lado. uma
outra realidade, a do grupo de peas reunidas numa ou em vrias capas pelo arquivista no
momento da organizao. Encontramos, assim, a estrutura lgica que raz com que a pea se
ligue ao dossier ou ao grupo de peas, o dossier ou o grupo de peas subsrie ou srie, e
esta ltima ao fundo". Em suma, a anlise da realidade doeu mental a tratar que garante a
utilizao apropriada da unidade de trabalho que a unidade de instalalio .. constitui: por
vezes, a unidade de instalao constituda por uma (caixa, outras vezes por (capas
metidas numa caixa, mas em qualquer dos casos trata-se de uma unidade de organizao
e de inventrio dos arquivos, com uma cota, tal como ela se apresenta nos equipamenlos de
instalao.

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AS UNIDADES DE TRABALHO / 137

2.8. Pea

A .pea constitui ca mais pequena uDldade arquivstica indivisvel; pode ser constilUda
por uma ou mais rolhas, por um caderno ou por um volume'"". Esclarecemos que uma pea.
pode s vezes conler vrios documentos.
2.9. Documento (d. arquivo)

O doeumenlo" um conjunto constitudo por um suporte [pea) e pela inrormao que


ele conlm, utilizvei~ para ereilos de consulta ou como prova" . Esta palavra pode igualmenle ser utilizada no pluraI com um significado idntico ao do singular:: .Documenlos de
arquivo - Documentos que conlm uma inrormao seja qual ror a data, rorma e suporte material, produzidos OU recebidos por qualquer pessoa Fsica ou moraI, e por qualquer servio ou
organismo pblico ou privado, no exerccio da sua actividade". Em resumo, um .documenlo..
constitudo por um suporte ou pea e por um conledo (a inFormalio nele registada).
2./0. Dado (informm:ional)

O termo dado> tirado da linguagem da gesto de inrormao, mas no deixa de constituir por isso uma realidade encontrada diariamente pelos arquivistas que tm de descrever e tratar dos documentos e, alm disso, proceder anlise documental. O .dado .. pode
ser definido como a mais pequena representao convencional e rundamental de uma inrormao (racto, noo, objecto, nome prprio, nmero, estatistica, etc.) sob rorma analgica
ou digital, que permita erectuar o seu tralamonlo ma:.:aI ou aUlomlico (inrormlico)".

3. Caracterizao dos instrumentos de descrio documental e de referncia para


o utilizado.."

Os instrumenlos de descrio documental rundamenlais que so conreccionadq:; pelo


arquivista constituem a ponta de lana da arquivstica", Pennitem a comunicao da infof N.R.C.: Em Porw&aI. desde a dcada de: 80 que. sobretudo por inOuncia espanhol3. se designa por Instrumenlo de descriio documental (IDO) aquilo que os arquivistas (ranc(onos chlDlam de jtUlrum~nt dt

AS UNIDADES DE TRABALHO / l39

138 lOS FUNDAMENTOS DA DISCIPLINA ARQUlvtSTICA

QUADRO 5.2
Unidades de trabalbo e instrumentos de descrio documental
e de referncia para o ulili2ador

mao orgnica no seio da organizao junto dos utilizadores, tanto do seu valor primrio
como do secundrio (administradores. investigadores, cientistas, ele.). Podem estar registados e acessveis em diversos supones (papel, electrnica, ptica, etc.). Os instrumentos
de descrio documental fundamentais compreendem os catlogos, o estado geral dos fundos, os guias, os repertrios. os inventrios, bem como os ndices, e, para os arquivos legveis por mquina. a documenta02S que permite o acesso aos dados, bem como sua
interpretao.
H igualmente um certo nmero de instrumentos de rererncia que podem servir tanto ao
trabalho do arquivista como ao do utilizador. Evidentemente, no se trata de instrumentos de
descrio documental fundamentais. Os instrumentos de referncia confeccionados pelos
arquivistas ou por agrupamentos de arquivistas podem englobar anurios ou guias de envergadura internacional, nacional, regional, local, bem como bibliografias de instrumentos de
descrio documental ou de referncia.
A escolha dos instrumentos de descrio documental ou de referncia deve ser sempre
efectuada depois de uma anlise das unidades de trabalho a descrever, bem como das necessidades gerais ou particulares dos utilizadores reais ou potenciais. A nomenclatura dos instrumentos de descrio documental ou de referncia ela prpria elaborada segundo o princpio do geral para o particular (ver Quadro 5.2).

uchl!rchl! e os arquivislas brasileiros de inslrurneRlo de pesquisa. Segundo o Dicionrio de Tenninologia


ArqUn'sllca portugus. o instrumento de descrio documental o _Documento secundrio que referencia eJou

descreve as unidades arquivsticas. quantificando as respectivas unidades de instalao. tendo em vista o seu
controlo eJou acessibilidade. Para os profissionais portugueses de arquivo. os principais instrumentos de descrio documental so os guias. os roteiros. os inventrios. os catlogos. os regislos. as listas e os ndices. Nos
ltimos tempos. o termo instrumento de descrio documental tem vindo a ser posto em causa por alguns especialislas. a exemplo de Fernanda Ribeiro (/ndl!xao I! Controlo dI! AUloridadl! I!m Arquivos. Porto. 1996.
p. 13. nota I).

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140 I OS FUNDAMENTOS DA DISCIPLINA ARQutVfsTICA

3.1. /;utrumentos de d~scriro documental

H uma grande quantidade de instrumentos de descrio documental. A nomenclatura


que se segue apresenta resumidamente os tipos de instrumentos geralmente utilizados.
Contudo, Cazemos notar que pode ocasionalmente revelar-se necessrio conceber um instrumento que apresente as caractersticas ou uma parte das caractersticas dos vrios tipos de
instrumentos de descrio documental_ Esta possibilidade deve ser reservada exclusivamente
nos casos em que um fundo comporta uma estrutura heterognea, variando de srie em srie
ou ainda de subsrie em subsrie. Alm disso, ela limita-se geralmente aos instrumentos de
tipo lista ou inventrio. Por exemplo, um repertrio numrico pode conter elementos prprios
de um repertrio numrico simples ou detalhado.
- O o:atlogo': instrumento de descrio documental de ordem geral que apresenta a inCormao por oroem alfabtica do tipo:
catlogo dos arquivos (ou catlogo coleclivo dos arquivos canadianos no caso do
Canad");
o catlogo dos fundos n , etc_
- O estado geral dos fundos: instrumento de descrio documental que Comece uma
vista de conjunto dos arquivos de um organismo e apresenu inConnaes prticas sobre a
organizao e o contedo de cada um dos fundos2l_
- O guia do servio de arquivo (guia de depsto, pia do investigador): instrumento
de descrio documental que d uma viso geral do conjunto dos fundos e coieces de um
[... ] servio de arquivo> ou de um organismo e apresentando O Cuneionaroento, a regulamentao, bem como os intrumentos de descrio documental. de modo a orientar o investigador".

N.R.C.: Em P<KfUgaI. qualquer .lnstnunenIo de descrio documental que descreve um ou ma&s acervos
documentais, ao nvel do(s) fundo(s) ou nclco(s) (historiai da eaticbde produtona. csUUtura interna di1 documentao,lftsuumen1os de descrio documcnlal disponveis, biblioJDfi.a., dl:.) ou das(s) colcco(cs)... fornecendo
ainda a infonnao. de carcter geral e sumno sobre as respectiVitS entidades produtoras., nonnaJmenle designaoo por guia (lvonc ALVES ~/. ai. (1993), op. ciL. p. 54).

AS UNIDADES DETRABALHO / 141

- O ndice geral e lisIa cronolgica: listagem ordenada e cumulativa de nomes de pessoas, de locais, de assuntos ou de matrias ou ainda de daus, acompanhada de uma reCerncia que permite aceder rapidamente informao contida numa ou em vrias unidades arqui
vfsticas (documentos. unidade de instaiao, Cundo. grupo de arquivos. arquivos de um
organismo ou at de um esudo)30_
- O guia por grupo de arquivns, subgrupo de arquivos ou fundo: instrumento de descrio documentai que Comece uma viso de conjunto de um grupo de arquivos, de um
subgrupo de arquivos ou de um fundo redigido de modo a apresentar a estrutura. a articulao, bem como (ta diversidade dos recursos que ele oferece aos investigadores)I.
- O guia temtico (guia especializado ou guia por tema d. pesquisa): . instrumento
de descrio documentai que apresenta os Cundos e as coleces de um ou de vrios servios
de arquivo relativos a temas. perodos, espaos geogrficos, tipos de documentos particulares. predefinidosl ; '.
- O guia por srie, subsrie ou subsubsrie': instrumento de descrio documenui que
fornece uma viso de conjunto de uma srie, subsrie ou subsubsrie de documentos que pos
suem uma grande amplitude".
- O repertrio sumrio: instrumento de descrio documental destinado a apresentar a documenuo de um fundo quando as unidades de instalao que o compem so homogneas".
- O repertrio numrico simples: .instrumento de descrio documental que apresenta
uma a uma as unidades de instalao de um Cundo, re$!lfuindo o contedo de cada um deias
num ttulo3S.
- O repertrio numrko detalhado: instrumento de descrio documental que enumera
as unidades de instalao heterogneas de um fundo e que apresenla _uma anlise que caracteriza o conjunto dos documentos. de que eias so constitudas".
N.R.C.: Em Portugal, qualquer clnsuumcnto de dcscn30 documen1al que descreve um rundo 'Ou ncleo
at 30 nvel da srie, referindo e enumerando as respectivas unidades de instalao, apresentando o quadro de
classificao que presidiu sua organizao e devendo ser complementado por ndices., nonnalmente dcslgnado por iDnnlrio (lvone ALVES eI aL (1993), op. dt., p. 60).

AS UNIDADES DE TRABALHO / 14.3

142 I OS FUNDAldENTOS DA DISCIPLINA ARQUIVfsTICA

~ O repertrio cronolgico: lista que enumera as unidades de instalao por ordem cronolgica, por vezes independentemente da ordem primitiva".

- O inventrio catlOgo: instrumento de descrio documental destinado a enunciar


de modo exacto a documentao de um fundo ou de uma coleco. ao nlvel das peas}!.
- O inventrio sumrio: instrumento de descrio documental que descreve, atravs

de aspectos exteriores ao documento, cada uma das peas de um fundo ou de uma coleco
de arquivo39.

- O inventrio anaItico: (<instrumento de descrio documental que descreve de modo


preciso cada uma das peas de um fundo ou de uma coleco, analisando o contedo do documento,w.
- O ndice (onomstico, geogrfico ou por assunto) e a lista cronolgica: listagein
ordenada de nomes de pessoas, de locais, de assuntos ou de matrias ou ainda de datas que
permite aceder rapidamente informao contida numa unidade arquivstica (documento, unidade de instalao, srie, fundo, grupo de arquivos, arquivos de um organismo ou at de um
estado)" .

guia pennite ao utilizador detenninar se uma detenninada fonte pode ajud-lo na sua descrio documental e se deve pedir mais informaes ao organismo internacionaI, nacional, regionaI ou local (governamental ou privado) que lhe interessa" .

_ O anurio: instrumento de referncia mas tambm de difuso que permite estabelecer


ligaes entre servios de arquivo, organismos internacionais, nacionais, regionais.ou
locais e instrumento de referncia geral que guia os utilizadores em funo dos tipos
de organismos, da natureza da sua pesquisa ou ainda da sua situao geogrfica".
_ A bibliografia dos anurios e guias dos servios de arquivo: instrumento de referncia que recenseia os anurios e guias de servios de arquivo. de organismos ou de
grupos de organismos".
_ a bibliografia dos instrumentos de descrio documental: instrumento de referncia
que faz o recenseamento dos instrumentos de descrio documentai, produzidos por um
servio de arquivo, um organismo ou um grupo de organismos e que faz referncia aos
fundos tratados".

4. Descrio dos instrumentos de gesto e de rererncia para o arquivista


3.2. Instrumentos de n!ferncia

Estes documentos apresentam de modo geral, quer ao arquivista quer ao utilizador dos
arquivos, um conjunto de dados que facilita o acesso e a difuso da informao relativa s
unidades arquivsticas de alto nvel (vrios servios de arquivo, vrios organismos, etc.).
Podem assumir diversas foonas.
- O guia por servios de arquivo, de organismos, etc.:
instrumento de referncia de ordem geral destinado a orientar os arquivistas ou os investigadores no conhecimento, difuso e explorao dos fundos e coleces de arquivo, o
. N.R.C.: Em POItUgaI. qualquer Instrumento de descrio documental que descreve. at ao nvel do documento. a totalidade ou parte de um arquivo ... ou de uma colecolO nonnalmente designado por catlogo
(tvone ALVES el. aL (1993), op. ciL. p. 19).

Os instrumentos de gesto confeccionados pelo arquivista permitem-lhe administrar os


arquivos (anlise e definio das necessidades, acompanhamento e controle dos diversos elementos do programa de gesto dos arquivos). Podem estar registados e ser acessveis em
vrios suportes (papel, eleclrnica, ptica, etc.) Os principais instrumentos de gesto so o
guia de gesto dos arquivos, o controle de autoridade, o thesauros, a tabela de seleco, o
inventrio dos documentos (anlise das necessidades), as listas de controle, o quadro geral de
classificao, o registo de entradas (aquisies) e o guia de classificao oficial ou uniforme
dos documentos. Existe igualmente um certo nmero de instrumentos de referncia que podem
servir quer o arquivista quer o investigador.
A escolha dos instrumentos de gesto e de referncia para o arquivista deve ..empre
ser efectuada depois de uma anlise das unidades de trabalho para administrar e para
controlar, bem como das necessidades gerais ou particulares da organizao (ver Quadro

....

5.3).

144 I OS FUNDAMENTOS DA DISCIPLINA ARQUIVtSTlCA

AS UNIDADES DE TRABALHO / 145

4.1. Instrumentos de gesto

QUADRO 5.3

Unidades de trabalho e inslramentos de gesto


e de referncia para o arquivista

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- O guia de gesto dos arquivos: instrumento preparado para pessoas com algumas responsabilidades em matria de gesto dos arquivos (administradores, quadros, pessoal
de apoio e de secretariado, etc.). Visa fazer aplicar a regulamentao, normas, mtodos. procedimentos e sistemas relativos gesto dos arquivos".

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EsteS documentos facilitam o trabalho dos arquivstas e dos diversos intervenientes em


matria de anlise e de definio das necessidades de acompanhamento e controle dos vrios
elementos do programa de gesto dos arquivos. Eles so de divelSOS tipos.

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- A lista de autoridade: instrumento de normalizao que consisle na verificao e na


autorizao da escolha de uma entrada de autoridade nica, bem como do controle da
uniformidade das entradas num instrumento de pesquisa, um ndice ou um catlogo"_.
Pode ser aplicado a qualquer sistema que permita o acesso informao a partir de um
nome de pessoa, de colectividade, de um nome geogrfico ou de um assunto.

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- O thesaurus: instrumento constitudo pela lista alfabtica dos lermos normalizados de


um vocabulrio geralmente especializado, a fim de analisar ou de indexar a informao referente aos documentos, unidades de instalao. sries. fundos ou grupos de
arquivos de um servio de arquivo ou de um organismo".

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- A tabela de seleco (calemirier de conservation): instrumento que agrupa as regras


ou prazos de conservao adaptadas por uma organizao ou por um estado e que permile difundi-Ias. aplic-Ias, administr-Ias e control-Ias (acompanhamento. actualizao. manuteno). As regras de conservao incidem sobre diferentes tipos de documentos e de suportes (papel. eleclrnica, magntica. ptica ou outros). Estabelecem o
valor primrio e o secundrio da informao neles contida, bem como o tratamento que
lhes deve ser conferido em funo do ciclo de vida ou em virtude do seu carncter essen~
cial49

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- O inventrio dos documentos (realizado no mbito do processo de anlise das


necessidades): instrumento que permite enumerar e descrever os diversos elementos
fsicos ou factuais que caracterizam os documentos de uma pessoa fsica ou moral, tais

146 I OS FUNDAMENTOS DA DISCIPLINA ARQUIVISTICA

.como locaJizoo, quantidade, dalaS inclusivas, tipo de organizao, ["'quncia de utilizao, ele. Alm de facilitar bastante o processo de anlise das necessidades, fazendo
o balano das actividades de uma organizao e dos documentos (de arquivo) a que ela
d origem. o inventrio dos documentos pennite analisar a situao. diagnosticar os
problemas, estabelecer um programa ",alista de tratamento e conceber mais rapidamente certos elementos como a tabela de seleco. o quadro geral de classificao dos
documentos (primeiro grau do princpio da provenincia) e tambm o guia de classificao oficial ou uniforme dos documentos (segundo grau do princpio da provenincia). Fornece igualmente estatsticas relativas planificao dos recursos necessrios
implantao, ao acompanhamento e manuteno do programa (recursos humanos,
materiais e financeiros). Finalmenle, pennite estabelecer pontos de comparao quanto
eficcia e rendibilidade do programa de tratamento".
- A lista de controle: enumerao de arquivos no que se refere a fundos, subfundos,
sries, unidades de instalao, peas e documentos. Pode assumir diversas formas e
serve para fins de identificao e de controle".
- O quadro geral de clasmicao: instrumento que permite aplicar o primeiro grau do
princpio da provenincia (ordem exteroa dos fundos uns em relao aos outros) e respeitar o princpio da universalidade que preconiza que o arquivista apreenda, compreenda, estruture, classifique, arrume e descreva a informao orgnica e registada de
forma global (fundo, grupo de arquivos, ou arquivos de um organismo) antes de passar a outra etapa mais detalhada que a da aplicao do segundo grau do princpio da
provenincia (ordem interna dos documentos, unidades de instalao e sries dentro de
cada um dos fundos)".
- O regislo de entradas (aquisies): instrumento que cootm a inscrio, geralmente
numerada por ordem crooolgica, do nome da pessoa fsica ou moral que cede os seus
documentos, da quantidade e do perodo cronolgico dos documentos, bem como da
natureza da aquisio (doao, compra, elc.) que serve de controle no momento da sua
entrada num servio de arquivoU.
- O guia de classificao oficial e unifonne: instrumento de gesto que permite aplicar o segundo grau do princpio da provenincia (ordem interna dos documentos, uni-

AS UNIDADES DE TRABALHO / 147

dades de instalao e sries) em cada um dos fundos, e respeitar o princpio da uni-

versalidade, indo do geral para o particular. de facto possvel estruturar, de modo


ordenado, a classificao da totalidade dos documentos de um organismo ou at de um
estado desde a sua criao ou durante o seu perodo de actividade, conferindo-Ihes uma
ordem decorrente do guia de classificao geral ou uniforme. esta ordem interna dos
diferentes fundos do organismo (segundo grau do princpio da provenincia) que respeitada no momento do tratamento dos documentos de conservao permanente quando
estes vm da administrao que os produziu".
- O controle de rundos: verificao e anotao da totalidade ou de uma parte do contedo de um [s.rvio] de arquivo para assegurar que cada uma das unidades de instalao se encontra no seu lugar ou est representada por um fanlaSma. Documento que
regista o pormenor dessa verificao" .
4.2. Instrumentos de referncJ

Os instrumentos de referncia do arquivista so os mesmos que siio preparados para o


utilizador. Esto descrtos na seco 3.2 - (nstrumentos de referncia do presente captulo.

5, Holograma da arquivistica contempornea


Os diversos mecanismos, bem como as articulaes que unem cada uma das unidades de
trnbalho aos instrumentos de gesto, de descrio documental ou de referncia, constituem uma
estrutura, e mesmo um modelo conceptual que possui caractersticas de um holograrna que muda
de amplitude e de relevo consoante o ngulo e a iluminao sob o qual visto. O leitor tem
possibilidade de verificar isto, e o profissional de o ap",ciar, consultando o Quadro 5.4.
As ucidades de trabalho constituem um dos fundamentos mais importantes da arquivstica. Dominadas convenientemente e utilizadas a par dos princpos e outros fundamentos da
disciplina, permitem a aplicao em todos os aspectos: criao, difuso, tratamento, memorizao, proteco, acesso e comunicao da infonnao, quer esta esteja rcgistada num.grupo
de arquivos, num fundo, srie, unidade de instalao ou num documento.

-.....

AS UNIDADES DE TRABALHO / 149

148 105 FUNDAMENTOS DA DISCIPLINA ARQUIvtSTlCA

Notas:

QuADRO 5.4

Holograma da arquivstica contempornea

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Agradecemos a Denise Plissier c a Michel Champagne. Gilles Landry c Denis Plante, respectivamente
adjunta do direclor, arquivista e tcnicos de documentao de arquivo no Service dcs acchives de l'Universite de
Montra.l. Os seus comentrios c sugestes constituram para ns um pn:cioso contributo.
l interessante notar que em gesto dos recursos humanos, no que se refere mais especialmente ao trabalho
de equipa. encontra-se substancialmente a mesma noo sob a designao de sinergia, para demonstrar que os
resultados do trabalho em equipa so maiores do que a soma dos resultados que teriam obtido os seus membros
individualmente.
J O Quadro 5.1 - Unidades de trabalho c princpio da universalidade - foi realizado depois de um estudo
comparativo das seguintes publicacs: bcques DUCHARME (1982), .Les instrumenlS de recherche., Quadro I
- Instrumentos - noca 3 de descno de pnmeuo nvel, em Carol COlJl1JRE e Jean-Yves ROUSSEAU. s
areml/a ou XXeme siic/e.: Une riponse aur bl'soins de l'adminisrralion e de /0 rrcherche, Montral, Universit
de Montra.I, Secrtariat gnral, p. 247; Bureau Canadien des archivistes. cOMIT DE PLANlFlCATION SUR
LES NORMES DE DESCRIPTION (1990), Rlgles pour la description da docunrents d'archives, Ottawa, Bureau
Canadien des archivistes, quadro intitulado: Relations entre le fonds et ses parbCS; Louis CARDINAL et 01, (1984),
La instruments de ncherche pour les archiva, La Pocaliere, Documentor (Acces l'information administrative),
Quadro intitulado: InstrumenlSde rechcrche de ~mieroiveau, p, 20; INfERNATlONAL COUNCll ON ARCHIVES (1991), Arrhiv; and CompUler (/) /991, .Statemeot ofPrinciples Regarding An:hival Description .. , Appendix:
Modcl ofthe leveis of arrangement of a ronds. p. 12. Michel CHAMPAGNE c Denys CHOUINARD ( 1987),lL
truitemenl d'unfonds d'archves; ses documenlS hisloriques, La Pocatiere, Documentor, Montral, Universit de
MontriaI, quadro mtitulado: lcs unils co acchivistiquc, p. 22.
"CONSEIl INTERNATlONAL DES ARCHIVES (1984), D;ctionnai~de tenninologie arc-hillistique, compilado por Frank B. EVANS, Franois-J. HIMLY e Peter WALNE. MDnchen. KG. 53Uf, Paris, p. 96, 0 ,9 251.
(ICA Handbooks Seri... voL 3).
j Idem., p. 163, n.- 459.
6 A. REY c 1. REY-DEBOVE (dir.) (1988), Peli, Roberr I, dictumllO;re alphabith.que e' analogique de
la Ionguefranaise, Paris. L.c Robert, p. 701.
1 Na presenle obra, no utilizamos o lenno dipl (depsitO), pod~ este ser facilmente assimilado aos dcpsilOs (magasins) de documentos. Alm disso o termo .depsito.. tem um.sentido mais rcsbito do que o tenno tcservio
de arquivo. Preferimos.. pois. usar o tenno Servio de lUtJuivo.., porque mais abrangente do que o de . depsiIO. ,
I David B. GRACY (1977). Archllles and ManuscnplS: Arrangemenl and Description, Chicago, Society or
American ArchivislS (8asic Manual Series), p. 5; louis CARDINAL et ai. (1984), op. cil. p. 17.
, A este propsito ver: CONSEIL INfERNATlONAL DES ARCHrvES (l984),op. cit.; INfERNATIONAL
COUNCIL ON ARCHlVES (1991). Archivi and Complller (I). pp. 89; COLE NATIONALE DES CHARTES
c ASS.OCIATION FRANAISE DE NORMALlSAT10N (1991), Dic';onnaire des archil'es. Dt I'arch~age alLt
sys,mes d'information, 2.- ed. rev. e aum., Paris, AFNOR, ix-25t pp.; Carol COlITURE e Jean-Yves ROUSSEAU (1982). op. dI.
11) Jean~Yves ROUSSEAU (l99I),us arrhil/es -Iransfen el accts. Guide pralique pour les sciences soei
ala, Ottawa, Fdration canadienne des scicnces sociaJes, p. 2.

ISO I OS FUNDAMENTOS DA DISCIPLINA ARQUrvfsTICA

11

Id~m. ,

n.:t pg.

p. 2. A mais recenle definio da ~yra .. fundo .. d~ pc:lOllnlcl1lIlional Council on ArchlYCS

8 de Arrhivi aruJ Compurer (I) /99/ diz: _Fonds. The whole ollhe documcnts, Il:!an:fless of fonn or

mcdium. orpnic.aJJy created andIor xcumulat.cd anel used by a panicul.:lf penem, faroily or corponuc body in lhe
cooduct of person.al or corporIle actjyity_.
I! A rerminoJogia utilinlda pelos profwiolWs traz confuso quanto ao uso da srie e da subsrie. Por exemplo, alguns rtaJtJ mQlJQ&en faJam de categorias e subcl1egorias que permi~m classificar e depois organizar 05
documallos activos de uma organizao, quando afinal se trata simplesmen~ de sries ou de subsries de documentos. Uma parte.dos documentos (a acliya) encontra-se nos escritrios das unid3des produtoras, outra parte (a
scmiactiya) est normalmente no centro de tratamento dos documentos SCmi3CtiyOS e. por ltimo, outnl parte com
c:arcter de consulta pennanente, dado o yalor secundrio, est nonnalmente em ann.:u.m ou ainda em depsito de
ilIQuiYOS defmitiyO$.. Toma-se enlo fcil, nesta perspectiva, de conservar o termo .srie_ ou .subsrie_, visto que
ela comsponde rcilidadc estrulUr.ll e funcional do organismo qualquer que seja a idade ou a localizao.
U A este propsito, ..-er: Carol COUTURE e Jean-Yves ROUSSEAU (1982), op. cit_, p. 425; CONSEIL
INIERIIATIONAL OES ARCHIVES (1984), op, rir" p, 43, n.' 84,. p. 24, n.' 30; COLE NATIONALE DES
mARTES. AfNOR (1991). op. cir" p. 178, srie (I). srie (2); David B. GRACY (1977), op. rir" p. 5.
li A este respeilO ver: Y. PROTlN er ai. (1980 e 1991), .Le classement tI la cotalion_ em ASSOCIATlON
DES ARCHJVISTFS FRANAlS, Manu~l d'orchivis,ique: Thiorie tI pratique MS arrhil'es publiq/Us tn Franu,
Paris, S.E. V.P.E..N.. pp. 195-197; Bnmo DELMAS ti 01. (1986), Yocoblllo;re MJ orrhi\'es: orchiviJliqut el diplotrIdIiqu~ cOII'~tnp<JnziltU, Paris. AFNOR. p. 22 e p. &I (detiruo de .metro linear oos dossien de normaliza
o); CONSEn.INIERIIATIONAL DES.ARHIVES (1984), op. rir., p. 96, n.' 2j(J (I); INfERNATIONAL
COUNCIL OF ARCHlVES (i964). Elsel'iir;; xicon 01 Archiv~ Tuminology: French. EngUsh. G~rman.
Sponish. Iraliall, Ourch. Anulenlam, Elsc:vier, p. 3; COLE NATIONALE DES CHARTES e AFNOR ( 1991),
op. dr. p. 38. :utigo (2); Louis CARDINAL el 01. (1984), op. clt., p. 18.

"A. REY e J. REYDEBOVE (dit.) (1988), op. cit., p. 572, O Etllitr's u.ticon 01 Archive Ttnninology
chama a 3tenlo par.! a dimensAo intelectual da palavra dossier que aparece na p. 35: .( . 1conjunto de docu~
meulos dt lf'Quivos recebidos ou elabondos por uma pessoa fisica ou moral par.l a conduo de um detenninado
assunto_o

I. P3C'3 m3is ioform.ao sobre este assunto, consultar as obras que aparecem na nota 15 do presente captulo.
GiUes HON (1986), .L'articJe dans les rptnoires: lmenl de cotauon ou lment de rangement_, Arrhil,ts,
yol. 18, n.- 2 (Setembro), pp. 314; Louis GARON ( 1989), .A-t..o()O besoin d'une nouvclle dtimtion d'article?_,
Archi.<s, '01. 21, ..1 (V,ro). pp. 83-87; Carta de Michel DUCHEIN a Lo.i. GARON, 22 de Maro d. 1988,
4 pp., Loois GARON (15 de Abril de 1918), Comentrios sobre o proJeclO de norma de cotao c-s e a nova
definio de unid3de de instalilo que ela prope. Trala-~ de um projttto de norma elaborado pelos Archives
naliorWes du Que'bcc na sequnciil da publicao do anigo de Gitles Hon sob~ O ;assunto.
u Id., ibid.

"Loois GARON (1989), op. rir., p. 86.


I' Id., ibid.. o sublinhado da ~bilidade dos autores .
.. CONSEn.INTERNATIONAL DES ARCHIVES ( 1984), op. <ir., n.' 2j(J (2) Carol COlITURE, Jean
-Yves ROUSSEAU (1982), op. <ir.. p. 245; INTERNATIONAL COUNCIL OF ARCHIVES (1964), op. <ir.,
p. 3; COLE NATIONALE DES CHARTES e AFNOR (1991), op. cir., p. m.

AS UNIDADES DE TRABALHO / 151

"CONSEIL INTERNATIONAL DES ARCHIVES (1984), op. cir.. p. 63, n.' 146 (I).
"Id,m, p. 137, n.' 387 (I)
"Idem. p. 54, n." le 2 e p. 91, o.' 237; A. REY el. REYDE80VE (dir.) (1988), op. <ir.. p. 568.
~~ Tr3t1-se aqui aptnas de uma descrio rpida que pennila a~ender iI natureza e a dimenso dos instrumentos de descrio documental e de referncia. Os pormenores relatiyos a cada um deles surgem no tomo 1(.
!j CONSEIL lNI'ERNATlONAL DES ARCHIVES (19&4), op. cit., p. 776, no' 187. Para mais informao
sobre o assunto, comullar: COLE NAll0NALE DES CHARTES c AFNOR (1991), op. cir., p. 115; Jacques
DUCIlARME (1982), op. cir.. pp. 243-256; Lo.i. CARDINAL <101. (1984), op. <ir.. pp. 19-109; Michel CHAM
PAGNE e Denys CHOUINARD (1987), op. cit., pp. 8792; B.C.A. Rig/es pour la t/escript;on des documents
J'arcltives (paginao por captulo). Chamamos a ateno par.t o facto de os instrumentos de descrio documental
produz.idos ptlos ilIQuiYista5 canadianos deverem normalmenle ter em conta as novas RigleJ pour /0 descriplion
des documenls d'archives. Eslas aplicam-se a todos os instrumentos de de.scrio documental, qualquer que seja
o supone dos documentos:
~ Robett S. GORDON e E. Grace MAURlCE (dir.), (ARCHIVES PUBLIQUES DU CANADA) (1975),
COlalogue col/ecnl dts monuscrils des ard!ives canadiennes, ed. Il:Y., Ouawa. Arcbives publiques du Canada e
Conseil canadicn des recbeltW sur Ies humanits, 2 yolumes, 1578 pp.
:1 Por exemplo: Patricia KENNEDY GRIMSTED (1972), Ardives and Manuscripl Reposilories in lhe
U.s.S.R.: MOICOW "tu! Leningrad, Princelon. Princeton Univenity Pres.s, 436 pp. (Columbia University. Studes
oflhe R\WIaIlInslu.. ), NATIONAL HISTORlCAL PUBLICATIONS AND RECORDS COMMISSION (1988).
D"eclory oi Archi..tl Qnd Manuscn"pt R~poSitOri~l in IM Unittd Saus, 2." ed., Pboenix, New Yort, Oryx Pres.s,
xv-853 pp.
~ Por exemplo: Terry COOK e Gle. T. WRlGIIT (ARCHIVES PUBLIQUES DU CANADA) (1980),
Docul1l~n's hisloriques du gouvemement du Conada, Onawa, ArthiYes publiques du Canada, v-61 pp.; Jean
FAVlER (dir.), (ARCHNES NATIONALES DE FRANCE) (1978-1988), s Arrh;ve.rnationales_ tal ginirol
dtJ londs, Paris, Archiyes nationales, 5 yols.; Murielle DOYLEFRENIRE (ARCHIVES DE LA VILLE DE
QUBEC) (1977), tat somma;re des archives de la vilJe de Quibec, Qubec, Ville de Qubec, 21 pp.
:t Definio inspirada no Dictionna;re de terminologie orclaiviJlique, p. 85, n, 217 (I) e no Dicl;onnaire des
orrhi~'es, p. 111.
Por exemplo:
- Gildas BERNARD (ARCHIVES DPARTEMENfALES DU CALVADOS) (1978), Guide du arehiw
dtparte~n'ales du Col~'Qdos, Cacn, Arthiyes dp:utementales dl.l Calvados, 256 p.;
- GREAT BRITA1N, PUBLlC RECORD OFFICE (1963-1968), O.ide ro rh, Co","'" of rhe Public Recorri
Office, London, H. M. Staltonnery Office, 3 yols.;
- Denis PLANTE (199)). SERVICE DES ARCHlVES DE L'UNIVERSIT DE MONTRAL, O.ide du
t htrchtur au archivu hisloriquu, 2.' ed. cev. e 3.um., Mootral, Universil de Montrial, 36 pp.
-.0 Setvice dcs archivcs de I'Uaiversit de Montn!al desenvolveu. com os Servic:es informatiques'llJRl aplicao inform1ica designada pelo yocbulo MANlTOU. Esta aplicao pennite, entre OUtr.lS coisas, elaborar um
ndice e uma lista cronolgica dos documentos colocados guarda. do Service da archiycs, qualquer que seja o
documento, a unidade de instalao, a srie. e o fundo ou grupo de fundos nos quais eles se enconttem, e qualquer que seja a data, nalureza do supone ou o MSunlO.

AS UNIDADES DE TRABALHO / 153

152 I OS FUNDAMENTOS DA DISCIPLINA ARQUIVtsncA

,. D:fIru3.o IIUpirada no Manuel d'arclullistique. p. 259.


Por cxemplo:
- ARClUVES PUBLIQUES OU CANADA (1971), Inll~nlajre liniral. Manwcriu (vol. I. MGIMGlO),
Ottawa. Archives publiques du Camada, ~212 pp.
"CO)lSElL INTERNATlONALDES ARCIIIVES (l984),op. dI .. p. 85, n. 217 (2); ver tambCm: COLE
NATlONALE DES CHARTES. AFNOR (1991), op. cil., p. 111
Por cxemplo:
- Chantal AWON. Clai,. MfRAS (SERVICE DES ARCHIVES DE L'UNlVERSIT DE MONTRAL)
(1988), Guid~ des fotuh d'orchilles mwicalu du Service du arehillu de "Unillenit' de Montria~ Montreal.
Universit6 de Montral, ii-33 pp.;
- Denis PLANTE (SERVICE DES ARCIIIVES DE L'UNIVERSIT DE MONTRAL) (1988), Guid, chronoJogique du curhilles rdo,;vts ti "histoirr tk r Un;vtrs;li de Monrrial cons~rl'its 011 Serl';u des arehilles de
I'Un;veni,i de Morllrial. Monrral. Umvemt de Montria]. ii-40 pp.
11 Por exemplo:
- Flidiri<k BROCHU (SERVICE DES ARCHIVES DE L'UNlVERSIT DE MONTRAL) (1988), GuUk
por sirie d sowslrle du fON Jules-BnlMl. P149. Montra1. Universil de: M~, 27 pp.
u Por ucmpJo:

- Registos civis OU de contabilidade..


,! Louis CAROlNAl ~I oL (1984), cp. ciL, p. 108.
Por exemplo:
- Chutai F1LLlON Clai .. MTRAS (SERVICE DES ARCHIVES DE L'UNIVERSrr DE MONTR~Al) (1933), Riptrtoir~ numiriqu dJlfonds Serge-Garant. P141 , Monlfcal, Universil de Monlral.
iii-184 pp.:
- Roger BESSETIE (1978~ Ri~noin numirique du fonds Lu Compagnotu de Saint- Laurentt. Monlral.
Archives pmvinciales d., PelOS de SainJo-Croix, 1978, 24 pp.
)6 Definio inspirada no DiclionNJirr da arch;ves. p. 113.
Por c.xc~plo:
- Gil/os JANSON. Lync WELSH (SERVICE DES ARCHIVES DE L'UNIVERSIT OU QUBEC A
MONTR.Al) (1981), R/pertO/Te numiriqut! dilDilli dufonds dI! "colt! normalt dt "tnstigntmtnt Itchniqut.
MonlJial. Universit du Qubc:c MootrbI. 39 pp.;
- Ch.tnI>I AWON (SER VICE DES ARCHIVES DE L'UNIVERSIT DE MONTRAL) (1988), Riptnoi"
numiriqut! ditailU du fonds du Comlli ariu",,.. A64. Monlral. Univmili! de MontraJ. fi -64 pp.
n DictUHlltl.tlrt de lermin%gie arc:Irivirriqw. p. 41. n.- 19.
M l.ouu CARDINAL t!1 al_ (1984). op. ciL, p. 101. Ver tambm: DictioMO;re du are";vts, p. IIS. Muitos
servios de arquivo ou de OfIamsmos Ubliam o termo ccatkJlo par.!. designar o inventrio. Assim o Dictionnairt
de tenninololit archivisliqut! (p. 37,11.- 66) define o catlogo (tanto em rranch como em ingls) como:
.Inslrumenlo de descrio documental que fomece: a descrio pea por pea de um lipo especfico de documenlos. ooma os mapas c os planos, ou de documentos reunidos oum desenho particular (exposio) ou relacionildos com um detenninado tema...
"Loois CARDINAL" .1. ( 1984), op. dt, p. 107.

Por ucmpSo:
- Tony GIGER (SERVlCE DES ARCHlVES DE L' UNlVERSIT DE MONTRAL) (1979), I.''n/oi"
sommairt dufonds dt la Commission spicialt chalJi~ d'inuJitr lt probliml!. l'Unj~n;tl de Montrial. A-li) ,
Monrial. Uaivenil de Montrl, 78 pp.;
Aaloine ROY (1946), /nventairt des Irellu du nota;n.r du R/,ime {ran{uis. VoL VII: Fmnou GeTUlplt el
Etitnn~ Jacob, Qubec. Arthivcs du Qubc:c. 300 pp.
.. Loois CARDINAL" DL (1984) op. dI. , p. 107.
Poruemplo:
- Claude POIRlER (1972), clnventaire analytique du ronds Uger 8nxmc:au_ (sic). em Ropport des art:hiVtS notiofllllts du Quibtc, tomo 50, Qubcc. An:hives IWionales du Qubc:c. pp_ 159-253;
- Clai,. LAPLANTE (SERVICE DES ARCHIVES DE L' UNIVERSIT DE MONTRAL) (1977),
lnvtnla;u onalylique du fonds lisa-Michoud-Duval. P. 53, s.n.j.m., MouRaJ, Univetsit de Monlt:d.
ij-36 pp.
~I Ver nola n.O 30 do presente captulo. Em muitos casos os servios de. arquivo c organismos no possuem
o rndice geral, de modo que uma referinci3, um nome de um lugar. surge em cada um dos ndices que acompanJwn os insuumentos de descrio documeutal.
U Por exemplo:
- Peler WALNE (1985), Guid~ lo the Archivt.r oI lnt~ntlJliOllQt O~, P;ut n. Paris. UNESCO.
!li pp. (PGI- 851WS/18).
- A. W. MASBS (1986), Guide dts orchives des 0'lanW/;Otu jnle~ Partie m. Paris. UNESCO.
41 pp. (PGI-85IWS/19).
- TORONTO AREA ARCHlVISTS GROUP (1978). Guid~ 10 Arehha ar tM Toronto Arto. Toronto.
Toroo.. AIOa Archivis. Groop, 70 pp.
- COMMISSION D'ACcEs A L'INFORMATlON DU QUBEC (1990). /tiptnoi" dts mponsablts d,
I'occis ou documtnts dt.r organismes pubUcs d dt la prottction des rnueirnmtnlS ptrsonntls. Qubec.
Commission d'acc nnfonnation. 349 pp.
- GROUPE D' ARCHIVISTES DE LA RGlON DE MONTRAL (1990). Acquisitiotu r/etntu. Guide dt
fonds el collectiotu ocquis par Its membres dJJ GARM, Monui31, Groupc d'arebivistes de la cgioo de Mon1r31.

I~pp

- pmSBURGH COUNCll FOR EUROPEAN STUDIES (1973).l.ibrunts and Arehivts in FrQnc~.


A Handboot. Pinsbu'gh, Pittsbu'ib Cooncil for Europeao Srudies, 78 pp.
n Por exemplo:
- NATIONAL HISTORlCAL PUBLlCATlONS ANO RECORDS COMMISSION (1988), Dirwo,,!.'
Archl.u Gnd Manuscnpt Rtpcni,orits in tht Uniltd Stalu. Phoc:nix. Ncw yort., Oryx Prcss. xv-aS) pp.
- CONSEIL CANADlEN OES ARCHIVES (1990), Directory of CIJJ1IJdian Archive.r/ AMIUJirt dts strviCts
d'lIrcltivu cafllldien. Ottawa. Conseil inkmational dcs archives. ix-262 pp.
-CONSEU.INTERNATIONAL DES ARCHIVES (1988). cAnnum tCmIaIional dcs archives. Arch,vum,
'01. 33, 351 pp.
u Por c~empto:
- UNEsCO. An Inlemalional Bibliography of Direcloriu an4 Guidts toAn:hiwJI RepoJ1tones a WIP Stud_v.

154/ OS FUNDAMENTOS DA DISCIPLINA ARQUIVfSTICA


~t ~ exemplo:
_ SERVICE DES ARCHIVES DE L'UNIVERSIT DE MONTRAL (1988), Bibliogrophi. d" publicori

archivu. Montral. Universit de Montral. ii-17 pp.


... SERVICE DES ARCHIVES DE L'UNIVERSIT DE MOl'ITRAL (1989). Guide de gesrion des archi
l'es da facubis. dipanemtnrs. ales. ctntres de rtchercht el strvicts de I'Unil'trsil de Montrial. MontriaJ.
Universil de Montral.
U Louisc GAGNON-ARGUIN (1988). Ulle introduction ou contrrJlt d'oulori,i pour te Ira;ltmtnl des noms
propa tn archMstiqut. Ottawa, Bureau canadien des ilIChivistes, 30 pp. Ver igualmente: Claude-Andr BONlN
tI 01. (1986), Laiqut d';nformarian documtnlairt. 3.a ed. rev. e num., la POC3lirc. Documentor. MonlraJ,
Corpor.llion des bibliothcain::s proressionnels du Qubec. p. 261.
.11 ncfuo inspirnda no Pttit Robut e no Dicrionnaire de Itnninologit arr:hivistiqut. p. 169, n." 476. Ver
tambm: Gemo! WERSIG e: Ulrich NEVELlNG (dir.) (l916). Tenninologie de lo documelllorion. Paris. Les
P=ses de I'UNESCO, n.- 3122,
... Cada vez mais estados que adoptam ou revem uma legislao relativa aos arquivos incluem nela a obrigao. para os organismos pblicos e par.apblkos. de elabom uma labela de seleco.
\O Definio inspiroda. em S otdives ou XX ~me si~cle e no Guide de gestion des orchives de I'Uni\'ersiri
de Montriol. bem como no Guith de c1assiftcollon des documenu de I'Universiti de MOlllrial. 3.~ ed., Montral.

aM du SelVct! des

Universit de Monlr3l. 1992.


,. Dcfmio tirada do Dicrionnoire de tenninologie orchil'istique. p. 101. n.- 261 (I) e p. 40. n," 76 (2).
Por exemp.lo:
- ~u de trans(en, de dpt ou de versement (guia de remessa).
_ borden:au d'limination de documcnlS (lista de eliminao de documentos).
-etc.
n Por.xemplo: Franois BEAUDIN. Carol COUTURE (SER VICE DES ARCHIVES DE L'UNIVERSlT

DE MON11tAL) (1988). cadrt de classeml!nr des on:hives dI! I'Universiri de Montriol. 6." ed. rev. corro e
awn. por MOOcleine ROY, Monlrial. Universit de Monllial. 13 pp.
n Diait1tUU1ire de tenninologie orrhiv;stique, p. 16. n.- 5.
s. Por exe:mplo:
SERVICE DES ARCHIVES DE L'UNIVERSIT DE MONTRAL (1993), Guid. de clossifica/io., 3.'.11.
rev.. corro e: aum., Montral. Universit de Monlral.
n DictionlUJ;re de ttnninologie orrh;vistique. p. 164. n.o 462.

CAPTULO 6
A LEGISLAO E A' REGULAMENTAO' I

o caplUlo que se segue no deve ser considerado como um estudo exaustivo das leis com
incidncia sobre a gesto dos arquivos ou como um estudo de inlerprelao jurdica. Essa
tarefa de advogados e juristas. Isto, contdo, no quer dizer que o arquivisla deva colocar
inteiramente essa questo nas suas mos ou ento desinteressar-se; muito pelo contrrio.
O arquivisla deve conhecer as diversas leis, bem como a regulamentao que direcla ou
indirectamente diz respeito aos arquivos. Alm disso. as leis no so imutveis. uma vez que
em geral se adaplam s necessidades da sociedade que servem, na sequncia de uma evoluo
o quer poltica. econmica ou sociocultural. O arquivista deve, no caso presente. participar
acrivamenle nas alI.raes jurdicas que lhe dizem respeito. Traia-se da sua credibilidade e
da sua eficcia enquanto gestor, bem como da evoluo da arquivstica contempornea. Postas
estas premissas. abordaremos os dados de base indispensveis compreenso do assunto que
nos interessa, ou seja, dos fundamentos do valor legal d9j..documentos. Em lereeiro lugar,
recordaremos sumariamente o estado actnal das leis relativas aos arquivos tanto no plano inter
nacional como na Amrica do Norte. Em quarto lugar, apresentaremos as leis complemeDla N.R.C.: A principal legislao arquivstica em vigor em Portugal e: no Br.tSil a seguinte:
Portugal
- Decreto-Lei n.- 16193 de 23 de Janeiro de 1993 (ratificado pela Lei n" 14194 de l1 de Maio): define o
regime geral dos arquivos e o papel do rgo coordenador da poltica arquivstica nacional.
Decrelo-Lei n.- (fJI97 de 20 de: Maro de 1997: traa a lei orgnica do Instituto dos Arquivos NacionaisITom:
do Tombo, rgo cordenador da rererida polflica (subslitui o Decrelo-Lei n.- I06-GI92 de I de Junho).
Decrelo-Lei n.- 447/88. de 10 de Dezembro de 1988: regula vrios aspectos da prarquivagem de documentos, no que: diz respeito sua avaliao, seleco e eliminao e elaborao das tabelas de selc:co,

156 I OS FUNDAMENTOS DA DISCIPLINA ARQUIVtsncA

resdos arquivos, bem como as especficas de cenos domnios de a<lividade. Finalmenl~, abordaremos, na ltima pane, a atitu<k: que os especialislaS da geslo dos arquivos deveriam adoptar face s leis di=1a ou indi=lamenle relativas sua rea de actividade.

L Os fundamentos do valor legal dos documentos


Para lennos bem a noo da importncia que lm os documenlos nos 1..los da lei, basla
apenas folhear alguns. Levando mais longe esla peregrinao, v-se que muilas deslas leis
e regulamentos implicam. por uma razo ou por outra. a constituio ou a manuteno. a
difuso e a conservao de documentos. O faclo de os lexlOS da lei, lal como a regulamenlao que deles decorre, fazerem referencia a toda a espcie de documenlOS nada lem de Surpreendenle. No plano jurdico, o documenlo , e sempre foi, se for admilido como prova,
um elemento importante. A posse de um documento que eSlabelece um lflulo. um aeto ou
uma tronsaco facilila a prova a prestar, se houver conteslao. Diversas passagens da histria arquivstica revelam efecvamcnle que, em ltima anlise, tudo comeou com o valor
de prova ou de evidncia que o documento tem e que o fundamento primeiro que justificava
na origem a criao e a conservao de numerosos documentos era essencialmente de natu~
reza jurdica.
DccR:to-Lei 0.- 121/92 de 2 de Julho de 1992: referente gestlo de documentos relativos aos recursos
bumanos. patrimoniais c fioaDceims dos servios da administrao pblica.
- Dccreto-Lci n.- 241191 de 10 de Junho de 1991: estabeleee o esWUto da c:ureira de pessoal na rea dos
arquivos.
Brasil
- Lei n.- 8159 de 8 de Janeiro de 1991: dispe sobre a politic3 n~cion31 de ouquivos pblicos e privados.
DecretO D.. 1113 de 29 de Juabo de 1994: dispe sobre as atribui6es. organizao c funcionamento do
Conselho Nmonal de Alquivos (CONARQ) c do Sistem~ Nacional de Arquivos (SINAR).
Decreto 0..- 2134 de 24 de JilDCO de 1991: rege a cla.wflC34lo. a reprodu~o e o acesso aos documentos
pUblicos de narua:za. sigilosa que dipm rapcito segurana da 5CX~ade e do Estado. bem como 1 inlimidade:
do indivduo:
Resoluo 0..4 de 28 de Maro de 1996: dispe sobre o cdigo de classifICao de documentos de arquivo
das actividade$-meio da administrao pblica. aprovando os praUls estabelecidos na respectiva tabela de tem-

poralidade.

Os principais coatcdos de vrios destes diplomas foram publicados pelo Conselho Internacional de Arquivos
atravs da sua revista -.An:bi~ (volumes XL c XU).

A LEGISLAO E A REGULAMENTAO / 157

Na Idade Mdia, documenlos como as ordens govemamenlais. as sentenas judiciais ou


os canrios eram conservados unicamenle por causa do seu valor legal. Na poca moderna,
continua a ser esla a razo que justifica a conservao de muilos documenlos, para se provar
ou pr em evidncia um direilo ou uma obrigao. Por e<emplo, um reconhecimento de dvida
oU uma ordem de pagamenlo eram conservados at extino da dvida ou al ao pagamenlo
final, podendo ser ento eliminadas, pois j no tinham valor jurdico'. Em compensao,
documenlos que faziam as vezes de doao ou de quilao eram conservados por herdeiros
remotos com o objeclivo de provarem, se fosse caso disso, o seu direito propriedade ou a
sua libenao. S lardiamenle - no final do sculo XVIII, meados do sculo XIX - que os
documentos, sem perderem a importncia jurdica. comeam a ser conservados pelo seu valor
secundrio para fins de investigao ou de reconstituio hislrica.
Esle parnlesis pennite-nos compreender a importocia jurdica dos documenlos e, por
conseguinle, o lugar de eleio que eles ocupam nos lexlos legais, bem como a regulamenlOo que da decorre. Para o legislador, o documenlo conslilui muilaS vezes o meio privilegiado que permile a aplicao das leis. Sem os documentos, como que se poderia verificar
a aplicao da lei do Minislrio das Finanas, ou a do regime das penses ou ainda controlar as contribuies inerentes laXa sobre os produtos e servios?
Tenhamos, pois, em conla que as leis adopladas pelos legisladores tomam muilaS vezes
obrigatrias a criao e a conservao de uma grande quantidade de documenlos tanlo para as
pessoas fisicas como para as pessoas morais (instituies), pblicas ou privadas. Alm disso,
lodos conhecemos a quantidade fenomenal de documentos - qualquer que seja o supone - a
que a adntinistrao lem de fazer face hoje em dia'. Eslamos longe do ano de 1877 em que o
presidenle dos Eslados Unidos podia impor a conservao de todos os documenlos produzidos pela administrao governamenlal a prel..lo de queJjjI.diam vir a ser leis. Actualmente,
uma medida deslas seria impensvel, e alis de modo algum desejvel para os seus utilizadores, quer eles fossem administradores ou investigadores, pois esles ficariam indubilavelmenle
submersos sob uma enanne montanha documental cuja proliferao se tomaria quase incontrolvel. A eliminao de grande pane dos documentos lomou-se a pedra angular de qualquer
programa de gesto de informao, e o especialisla neste domnio define-se agora tanlo pelo
seu papel de etiminador como pelo de conservador'. Ora, um dos critrios mais importanles
que preciso ter em conta na supresso ou na triagem dos documentos consiste em re!peitar
a obrigao eslabelecida por muilaS leis de conservar os documenlos visados por um perodo
mais ou menos longo antes de nos desfazermos deles. e da a importncia incontestvel da
dimenso jurdica relativa ao tratamenlo e conservao dos arquivos'.

1!i8 l OS FUNDAMENTOS DA DISCIPLINA ARQUIVfsTICA

2.As leis relativas aos arquivos

H uma grnnde diversidade de [...) disposies legislativas, regulamentares, administrativas ou nonnativas que, a vrios ttulos. tm uma incidncia no mundo dos arquivos',..
Compele a todos os arquivistas documentarem-se convenientemente no que se rerere ao 5eCtor da legislao e da regulamentao, seja ela de teor internacional, regional ou local. Paro
a pn:sente publicao, contentar-nas-emas em passar em revista sumariamente a situao
internacional, apresentando depois o estado da questo na Amrica do Nane e abordando
mais precisamente os casos do Canad, do Quebeque e dos Estados Unidos da Amrica.
2.1. Cena internacional

A UNESCO e o Conselho Internacional de Arquivos (CIA) foram os primeiros a abordar a questo das leis ligadas ao domnio dos arquivos no mundo inteiro'. Havia estudos que
faziam referncia s leis, mas de [...) forma muito geral, privilegiando uma abordagem nor-

mativa. Tentava-se sobretudo responder pergunta: em que devia consistir minimamente uma
legislao ideal'?
Foi, nomeadamente, neste esprito que foi publicado, em 1971, o projecto de lei de arquivos tipo (PLAn de Salvatore Carbone e Raoul Guze'. Fonemente inspirado n. legislao
arquivstic. italiana, tinha como objectivo harmoniz.o das legisl.es arquivsticas .travs da aplicao de critrios gerais, de princpios orientadores e de normas. Serviu sobretudo
de exemplo aos pases com uma experincia semelhantee da Itlia.
Foi preciso esperar por 1986 para que um estudo RAMP efectu.do paro a UNESCO por
Eric Ketelaar sobre a Ligislalion et rglementation en matire d'archives e de gestion des
documents trouxesse elemenlos que interessavam a toda a colectividade inlemacional. Este
estudo .[... ).presenta um conjunto de directivas rel.tivas el.borao ou reviso dos textos legais e .dministrativos. a partir das disposies em vigor em cerca de 120 pases". Ele
prope nomeadamente um. srie de princpios orientadores que servem de guia .quando da
el.borao de uma legisl.o e de uma regul.mentao em matria de arquivos. Esta smul.,
que se julg.v. ser definitiva, foi aumentada, em 1991, com os trabalhos efectuados por dois
professores da cole de biblioteconomie et des sciences de I'information de l'Universit de
MonlIial". Iremos recorrer abundantemente. esta fonte, dado estar el. mais actualizada no
momento em que fizemos o ponto d. legislao e da regulamentao intem.cionalem matria de arquivos.

A LEGISLAO E A REGULAMENTAO / 159

Um estudo destes permite-nos constalar que [... ] ainda hoje (1991) muitos pases sofrem
de um vazio juridico em matria de organizao, de proteco e de utilizao dos seus arquivos. Estes regem-se ento, falta de melhor, por disposies gerais ou de aplicao restrita
que relev.m da defesa do patrimnio cultural, dos monumentos hist6ricos e das descobenas
arqueolgicas, quando no do simples direito administrativo'',.. que a questo legisl.tiva e
regul.mentar, .0 mesmo tempo que constitui um trunfo importante para favorecer a .plicao de uma doutrina arquivstica, no deixa de estar irredutivelmente ligada s [... ] realidades sociais, polticas, econmicas e culturais que caracterizam cada paes. Com ereito. no se
pode discutir a legislao in abstracto, pois ela est intimamente lig.da s tradies e aos
costumes nacionais. por isso que qualquer esforo de harmonizao deve renunciar a limar
particularismos incontornveis e deve empenhar-se em detenninar os elementos mais vlidos
das diversas experincias l ].
Os .utores fazem nalar que as bases tericas, que os textos legisl.tivos constituem, no
devem apenas sercomparadas, mas que [... J tambm preciso verificar .inda o grau de aplicao [... Jse quisermos ter. ceneza de que existe uma ligao enrre uma legisl.o arquivstica e a poltica nacional que dela deveria decorrer [...pois] a legisl.o arquivstica, par.
alm de ser um elemento iniciador da poltica nacional de arquivos, fornece um indicador privilegiado do estado do desenvolvimento dessa mesma politic.....
Fin.lmente concluem que:
O desenvolvimento de uma arquivstica nacional eficaz e dinmica no pode ocorrer sem
um determin.do qu.dro jurdico, o qual regista um. tomada de conscincia da importncia
dos arquivos por pane dos decisores. Esta condio, seguramente necessria, no contudo suficiente se no ror acompanhada dos recursos humanos, financeiros e materiais indispensveis
criao de um. verdadeira poltica de arquivos. Assim, a J;gislao surge como essencial para
criar uma rede arquivfstica vivel, ou pelo menos para consolidar as infra-estruturas existentes e
preparar os desenvolvimentos futuros. [... ] Acontece que os servios de arquivo regionais so mal
organizados ou .t mesmo inexistentes (nomeadamente em fric.), apesar das medidas legisl.tivas publicadas, apesar at dos regulamentos de aplicao. Alm disso, O rgo consultivo dos
arquivos tem por vezes uma existncia mais terica do que real. Muitas vezes, enfim, os Arquivos
vem-se impedidos de desempenhar cO!reCtarnente as suas atribuies em matria de transferncia ou de conservao. pois os instrumentos postos sua disposio revelam-se insuficientes:
pobreza de meios financeiros, locais demasiado exguos, carncias de pessoal de arquivo.
A nossa .bord.gem das princip.is funes arquivsticas mostra que cenas tarefas rel.tivas organizao dos arquivos correspondem estritas obrig.es trat.das de modo expl-

A LEGISLAO E A REGULAMENTAO / 161

160 I OS FUNDAMENTOS DA DISCIPLINA ARQUrvfsTICA

cita numa determinada clusula de lei. Em compensao, casos h em que o legislador no


considerou a propsito fixar detalhadamente as prerrogativas da instituio de arquivo,
estando disposto a confiar s autoridades competentes um mandato geral no mbito do qual
podero ser empreendidas as aces que se impem. A legislao encontra-se ento substituda pela regulamentao ou at simplesmente pela administrao, o que permite maior
flexibilidade na execuo. As medidas adoptadas para a proteco de arquivos privados e
para a gesto de arquivos correntes e intermdios fornece inmeros exemplos a este respeito.
Todavia, bom que o legislador faa um esforo para se antecipar aco administrativa. em vez de usos administrativos virem colmatar as lacunas dos textos promulgados,
sem o que nos aniscamos a ver surgir prticas destitudas de fundamentos jurdicos slidos e que manifestam um perigo de arbitrariedade, nomeadamente em matria de comunicabilidade. Supondo que se lhe siga uma aco concreta adequada, a existncia de uma lei
suficientemente clara e completa d a segurana de que as actividades dos arquivos ficaro
melhor definidas; os mandatos e os objectivos, melhor circunscritos. Em contrapartida, sem
um bom instrumento legislativo, as intervenes arquivsticas sero mais aleatrias e mais
ligadas s contingncias. de modo que ser menos fcil compreender os princpios que
regem a organizao dos arquivos do pas. O mesmo acontecer se os textos em vigor se
mostrarem ultrapassados perante a evoluo das tecnologias. das estruturas administrativas
e da arquivstica moderna.
No plano meramente legislativo, sente-se escala internacional uma ntida renovao
tendente a uma noo alargada e abrangente da arquivstica, cobrindo a partir de agora a
organizao e o tratamento tanto dos arquivos correntes e intermdios (ACI) como dos definitivos. Na prtica, [acontece os intervenientes assumirem] habitualmente uma superviso
geral neste domnio. Em compensao, o nmero diminui quando se trata de intervir em
pontos especficos. A arquivstica tradicional, centrada nos arquivos definitivos, permanece,
pois, solidamente implantada, enquanto a gesto dos ACI permanece por vezes em estado
de desenvolvimento. Tiremos a concluso de que as prticas arquivsticas respondem no
s aos tipos de lei, mas tambm s alteraes ocorridas nas abordagens e nas mentalidades. A legislao arquivstica reflecte a inovao ao mesmo tempo que a vai modelando, e
constitui um elemento essencial de qualquer poltica nacional de arquivos ao mesmo tempo
que , na maioria dos casos, um indicador privilegiado do desenvolvimento dessa mesma
poltic alS.

2.2. A Amrica da Norte


Na Amrica do Norte, dado esta ser composta por pases que funcionam segundo uma
estrUtura federal (Canad e Estados Unidos da Amrica), os poderes e os modos de controle
que da advm repartem-se entre as legislaturas do estado federal e as dos estados ou das provncias. ccUm sistema destes encoraja a experimentao de fnnulas legislativas e admin!strativas diversificadas e originais, mas em contrapartida ocorrem muitas vezes grandes disparidades, e at incongruncias flagrantes, devidas a uma falta de direco central e de
orientaO de conjunto I6.
2.2.1 O Canad
Os Archives nationales du Canada esto sob a autoridade do ministro do Patrimnio canadiano e so dirigidos pelo arquivista nacional Tm jurisdio ao nvel do governo federal em
funo da Loi our leo archiveo nationales du CanaJa enquanto as provncias possuem a jurisdio exclusiva dos arquivos criados pelos organismos pblicos provinciais e municipais'l.
De acordo com os objectivos fixados no mbito da sua misso e atribuies, eles [... ] conservam os documentos privados e pblicos de importocia nacional, favorecendo o seu acesso.
So o depositrio permanente dos documentos das instituies federais e dos documentos
ministeriais. Facilitam a gesto dos documentos das instituies federais e dos documentos
ITnisteriais e apoiam os meios arquivsticos".
A lei prev toda uma srie de medidas que permitem ao arquivista nacional realizar a
misso que lhe foi confiada. No que respeita gesto dos documentos das instituies federais e dos documentos ministeriais, o arquivista tem nomeadamente a responsabilidade de
[ ... ] aconselhar as instituies federais quanto s normas e mtodos de gesto dos do
cumentos; fornecer s instituies federais servios de reproduo e outros servios ligados gesto dos documentos; fornecer um servio central de guarda e controle dos documentos dos antigos membros do pessoal das instituies federais; fornecer s instituies
federais instalaes de armazenamento de documentos; fornecer servios de formao aos
tcnicos de arquivo e gesto dos documentos 19. Alm disso, a transferncia dos documentos de organismos pblicos com importncia histrica ou arquivstica efectua-~ [ ... ]
segundo as tabelas ou acordos conservados para este efeito entre o arquivista e o responsvel dos documentos"', enquanto a eliminao destes [... ] est subordinada autorizao do arquivistal' .

162 I OS FUNDAMENTOS DA DISCIPLlNA ARQUIVfSTICA

No que respeita aos documentos de conservao pennanente, o arquivista pode (c[ ... ]
adquirir documentos ou obter a posse, a guarda ou o controle dos mesmos; tomar todas as
medidas teis organizao, descrio, proteco e restauro dos documentos; pennitir o
acesso a eles, sob reserva de restries jurdicas aplicveis; fornecer servios de infonnao,
de consulta e de investigao bem como servios conexos relativos aos arquivos: dar a conhecer os arquivos, nomeadamente atravs de publicaes, exposies e emprstimos" . Note-se que, no captulo das aquisies de documentos, o arquivista nacional pode adquirir documentos privados sem importncia nacional. Ele procede em funo de uma poltica de aquisio e de critrios de seleco precisos. As doaes tal como os legados tm privilgios, mas
ele pode igualmente adquirir documentos por compra.
FinaJmenle, o arquivista nacional pode [ ... ) dar o seu apoio profissional, tcnico e financeiro aos meios arquivfsticos!J,.. A esle respeito. ele ler um cuidado especial em ,,[... ] colabomrcom os organismos Il:lacionados com os arquivos e com a gesto de documentos nomeadamente atravs de trocas e de actividades comuns~~)I.
O funcionamento do sislema arquivstico canadiano assenta numa estrutura organizacional que engloba trs componentes: I) o COllseil calladiell des arclriles. que constitui um organismo composto pelo arquivista federal, por um representante de cada uma das redes provinciais de arquivos e por um representante de cada uma das associaes profissionais. quer
estas sejam de tipo nacional ou provincial. Ele assume a coordenao e a planificao estra~gica dos arquivos no plnno nacional. enquanto cada uma das provncias agrupa em rede os
organismos ou instituies preocupadas com a gesto dos arquivos; 2) os agrupamentos de
arqui"istas que trabalham geralmenle numa base regional e tm como objectivo assumir a
coordenao das aquisies orientam igualmente os doadores para os organismos mais susceptveis de ajud-los"; e 3) o Bureau calladien des arr:!r;";stes (BCA) que permite aos representantes das duas associaes profissionais de arquivistas que o compem, a Association of
Canadian Archivists (ACA) e a Association des archivistes du Qubec (AAQ), trocarem e
tomarem um certo nmero de decises relativas a assuntos comuns profissoZli .

2.2_2. O Quebeque

o mandato dos Archives nationales do Qubec emana da Loi su, les archi.'es adoptada
em 1983 pelo governo do Quebeque". Esta aplica-se tanto aos arquivos pblicos como aos
privados. e o ministro da Cultura te[... 1est encarregado de promover a sua conservao e a
sua acessibilidade[ ... ]". A lei do Quebeque define os arquivos como [. .. ) o conjunto dos

A LEGISLAO E A REOULAMENTAO / t63

documentos. qualquer que seja a sua data ou natureza, produzidos ou recebidos por uma pes.
soa ou um organismo para as suas necessidades ou o exerccio das suas actividades e conservados pelo seu valor de informao geral". Esta definio deve ser interpretada em correlao com a da palavra (documento que diz o seguinte: [ ... ) qualquer suporte de
informao, incluindo os dados que ele encerra, legveis pelo homem ou pela mquina, com
",cepo dos documentos visados na Loi sur la Bibliotheque nationale du Qubec'". A abordagem moderna e global seguida pelo Quebeque insiste, pois, na informao contida nos
arquivos, e isso seja qual for o suporte. [Esta ... ] definio mais operacional do que descritiva
revela-se particularmente vantajosa no caso de arquivos informatizados, que implicam dados
que no esto intrnseca e definitivamente ligados ao mediulII que inicialmente os registou Jl .
Um anexo Loisu, les arclr'es inventaria os organismos do Quebeque considerodos
pblicos e reparteos em sete pargrnros ou categoriasll . Os documentos que eles detm constituem, por consequncia, os arquivos pblicos do Quebeque. Apenas a ttulo indicativo, os
arquivos pblicos so os que emanam do governo, do conselho executivo, do conselho do
Tesouro, dos ministrios e organismos que deste relevam directarnente, do representante da
minha na provncia (lieutenant-gouvemeur), da Assembleia Nacional, dos tribunais, oficiais
de justia e comissrios-inspectores. das municipalidades, corporaes de transportes. comisses escolares e estabelecimentos pblicos de ensino (entre eles as universidades e institutos)
e dos estabelecimentos pblicos de sade ou de servios sociais.
A jurisdio dos Archives nationales du Qubec, bem corno a aplicao das diversas dispusies e obrigaes da lei, efectua-se de forma modulada junto dos organismos, e isso em
funo do pargrafo (ou da categoria) no qual foram referidos_ A elaborao de uma poltica,
de um direito de vigilncia e de uma funo de aconselhamento sobre os programas de gesto dos documentos activos, semiactivos e inactivos d~overno tal como dos organismos a
ele relativos constituem o elemenlo-chave da lei.
.
Assim. no que se refere aos documentos activos e semiactivos, (cO ministro {... ) adapta uma
poltica de gesto dos documentos activos e semiactivos dos organismos pblicos visados no
pargrafo 1.0 do anexo .. [... ] O conservador dos Archives nationales du Qubec coordena a preparao dessa poltica, vigia a sua aplicao e aconselha os organismos nessa matria. Pode
igualmenre [...] conservar os documentos semiacvos desses organismos}}. Alm disso. (O
ministro prope 30S organismos pblicos visados nos pangrafos 2. e 3.0 do anexo UlIla pollica de gesto dos documentos activos e semiactivos. O conservador pode, depois de negociao. conservar os seus documentos semiactivosl'. Finalmente, Os organismos pblicos visa
dos nos pargrafos 4. a 7. do anexo adaptam uma poltica de gesto dos seus documentos

A LEGISLA O E A REGULAMENTAO / 16S

ltH lOS FUNDAMENTOS DA DISCiPLINA ARQUlVfSTlCA

acti'.'!Js e semiacnvos. O amservador pode aconselh-los nesta matriaH . No que respeita aos
documentos inaclivos, .o ministro adopta uma poltica de gesto dos documentos inactivos dos
organismos pblicos. O conservador coordena a sua preparao, vigia a sua aplicao e acon
selha esses organismos na matria". Alm disto, a lei especifica que Todos os organismos
pblicos constantes dos pargrnfos 1.' ou 3.' do anexo devem, uma vez por ano, entregar ao
conservador os docurncutos inactivos cuja tabela de seleco prev a conservao permanente.
Todos os organismos referidos no pargrafo 2.' podem enviar ou entregar junto do conservador
esses documentos. Todos os organismos visados nos pargrafos 4.' a 7.' do anexo devem, em
conformidade com o regulamento do governo. assumir a gesto dos seus documentos
inactivo.s.
Com o objectivo de assegurar a aplicao da poltica de gesto dos documentos, a lei confia ao ministro, e por extenso aos Arrhives narionales, o poder de aprovar as tabelas de selec
o dos documentos dos organismos pblicos exciuindo todavia os organismos referidos no
pargrafo 2.' do anexo, que transmitem a sua tabela apenas para informao. Deste modo,
Todos os organismos pblicos devem estabelecer e manter actualizada uma tabela de seleco que determina os perodos de utilizao e os suportes de conservao desses documentos activos e semiactivos e que indica quais os documentos inactivos a conservar de modo
permanente e quais os que devem ser eliminados lJ.
A aplicao da tabela de seleco, aliada s disposies previstas nas polticas em matria de gesto dos documentos activos, semiactivos e inactivos, permite assim libertar espaos
e equipamentos, a1igeilar os sistemas de gesto dos documentos, reduzir custos e finalmente
conservar os documentos inactivos pblicos que adquiriram um valor secundrio dito histrico ou de investigao.
No Quebeque, os arquivos privados so [ ...) os arquivos outros que no os pblicos".
A Lo; sur fes arrhives prev que o ministro [...) est encarregado de promover a conservao dos arquivos privados e o acesso aos mesmos... . Os An:hives nationales du Qubec procedem, pois. aquisio. tratamento, descrio e valorizao dos arquivos privados.
Contudo, depois da adopo da Loi sur les arrhives, Uma pessoa ou um organismo pode
pedir ao ministro que equipe o seu servio com arquivos privados'''. Alm disso, estes servios de arquivos privados podem, uma vez que foram providenciados e depois de acordo
com o ministro, receber documentos pblicos enviados ao conservador ou provenientes de
orgartismos pblicos constantes nos pargrafos 4.' a 7.' do anexo".
Estas disposies visam criar uma parceria que trabalhe, aliada aos Archives nationales
du Qubec, na consulta dos documentos, tanto pblicos como privados, e no acesso a eles,

atravs de uma rede de servios de arquivo privados criados e ajudados financeiramente pelo
ministrio". Com efeito, em 1989, este ltimo adopta uma polftica sobre os arquivos privados conservados no Quebeque e confia um papel de ajuda, de coordenao e de substituio
aOS Archives nationales du Qubec. Estes criam polos regionais de coordenao onde apelam
aos parceiros privados, concebendo depois e aplicando um programa de sensibilizao, de
apoio profissional e de apoio financeiro. Esta ltima componente comporta trs elementos: o
programa de ajuda ao funcionamento dos servios de arquivos privados agregados, o programa de sensibilizao da populao ao patrimnio arquivstico e o programa de tratamento
e de valorizao dos arquivos privados.
2.2.3. Os Estados Unidos da Amrica"
Os Arquivos Nacionais dos Estados Unidos da Amrica (National Aschives and Records
Administration ou NARA) so regidos pelo Ttulo 44 - Public Prinring and Dacumenrs - do
Unired Srares Code e pelo Captulo 12 do Code of Federal Regularions".
Os Estados Unidos possuem um sistema de arquivos descentralizado tal como o Canad.
Os arquivos de cada um dos estados so autnomos dos Arquivos Nacionais (NARA), quer
do ponto de vista jurdico quer do ponto de vista administrativo.
A jurisdio do NARA diz respeito .os arquivos da administrao federal incluindo os
do Congresso, dos tribunais, do presidente e do vice-presidente, da Cmara dos Deputados,
etc. Pode, pois, afimar-se que o NARA o principal responsvel pelos arquivos federais,
considerando que apenas um pequeno nmero de servios governamentais restringiu o acesso
do NARA aoS seus arquivos. Os acordos estabelecidos entre os estados americanos so tambm admissveis pelo arquivista. O controle do NA~ exercese nomeadamente por um
direito de inspeco relativo aos arquivos em poder dos diferentes servios, bem como por
uma ajuda s funes de recorris management".
O NARA autoriza a transferncia de arquivos privados relativos administrao [ederal
mas [... ] no tomou qualquer medida de proteco directa no que se refere aos fundos pri
vados. Alm disso, quando acontece O NARA aceitar doaes de arquivos pessoais, estes
constituem apenas uma pequena parte dos documentos na sua posse" . Todavia, a National
Histoncal Publications and Records Commission (NHPRC), presidida pelo arquivisl<l, encoraja os particulares bem como determinados organismos privados a adquirirem, conservarem
e at publicarem os fundos privados na posse deles. So mesmO concedidos subsdios para
este fim.

f
166 l OS FUNDAMENTOS DA DISCIPLINA ARQUIVfSTlCA

As administraes federais pennilem o acesso aos seus documentos em virtude do


Freedom of Infomwtion Aet e do Primey Acr". Pela sua parte, o arquivisla [...) responsvel pela ulilizao dada aos arquivos federais lransferidos para os NARA. Ele deve fazer respeilar loda e qualquer restrio de comunicao imposla pelo servio de origem duranle o
prazo de trinla anos [... ) (Em certos casos de mais de cinquenla anos)"".

3. Leis canadianas e quebequenses complemenmres s relativas aos arquivos

oconhecimenco das leis relativas aos arquivos deve necessariamente ser completado pelo
das outras leis ou por regulamenlos comendo disposies relalivas aos arquivos. Com efeilo,
h um grande nmero de leis que implicam exigncias quanlo ao acesso e li comunicabilidade dos documenlos, propriedade i~leleclual e aos direilos de aUlor, importao, exportao e proleco dos bens cullurais, IaDlo no que se refere prova como prescrio.
3.1. Acesso aos documentos e proteco das infonnaes pessoais'"

o acesso infonnao constitui, num nmero crescente de pases, um direito fundamental que lodo o cidado possui. .Em lodas as pocas, a informao esleve no cenlCO da lUla
pelo poder. os homens reconheceram nela a arma privilegiada da conquisla da sua liberdade
ao mesmo lempo que o instrumenlo da limilao da dos seus semelhanles". Eis o que nos
permile compreender por que razo polilicamenle importanre para um eSlado poder declarar geralmeme acessvel a informao a que ele d origem. Do mesmo modo, polilicamenle
rendvel para o Eslildo e muito desejvel para o indivduo que uma certa prottco das informaes seja assegurada.
Certos doeumeDlos conlm informaes cuja divulgao poder ser prejudicial ao seu
detentor ou a uma terceira pessoa. So as diversas facetas das informaes requeridas, bem
como a dimenso da sua divulgao, que so avaliadas pelo seu proprielrio ou deposlrio,
de cada vez que um pedido de acesso a um documemo lhes apresenlado. A envergadura do
poder de deciso, por vezes discricionrio, que possuem reside muitas vezes no carcter
pblico ou privado dos documentos, bem como nas bases jurdicas e regulamentares especificando o seu alcance.

No Canad, os organismos pblicos federais permilem ao cidado aceder informao


que eles delm, excepluando lodavia informaes mulo precisas, as quais lm restries

A LEGISLAO E A REGULAMENTAO / 167

comunicao. O governo federal bem como vrias provncias adaptaram leis que incidem
sobre Oacesso informao, consagrando assim o direito dos cidados a consultarem os documenlos pblicos que requerem e concedendo-lhes um recurso quando o acesso lhes
recusados:!.
A ttulo de exemplo, citamos as seguintes categorias de documentos que no tm geralmente direito de acesso'J:
_ Relaes inlergovernameolais ou negociaes eolre organismos pblicos: documenlos oblidos a ltulo confidencial de um esrado estrangeiro ou dos seus organismos, de uma organizao internacional, de um governo provincial ou dos seus organismos a menos que o estado, organizao, governo ou organismo consintam a sua
comunicao ou os lomem pblicos; documenlos com informaes cuja divulgao
entravasse uma negociao em curso com outro organismo pblico ou causasse prejuzo conduo de assuntos internacionais, federais-provinciais ou interprovinciais,
defesa ou deteco, preveno ou represso de actividades hostis ou subversivas.
_ Juslia e segurana pblica: documenlos que contm informaes relativas a inqurilos, projectos ou lcnicas de inqurilo que permitem combarer o crime e fazer respeitar as leis federais e provinciais e cuja divulgao entravaria este tipo de actividades; documenlOS que conlm informaes cuja divulgao prejudicaria quer a segurana
dos indivduos quer a segurana dos estabelecimentos penitencirios ou se arriscaria a
facililar a pe<pelrao de infraces; ou ainda, documentos que contm informaes
prolegidas pelo segredo profissional de um advogado para com o seu cliente.
_ Finaoas e economia: documenlos que conlm segredos induslriais do organismo,
informaes cuja divulgao prejudicaria a compeli\iridade do organismo, informaes
lcnicas ou cienlficas cuja divulgao privaria um quadro ou um empregado do organismo da sua prioridade de publicao, informaes cuja divulgao traria um prejuzo
aprecivel ao organismo ou ao governo ou causaria vantagens injustificadas a uma
pessoa.
_ Inrormaes sobre lerceiros: documenlos conlendo informaes industriais sobre um
terceiro ou infonnaes financeiras, comerciais, cientficas, tcnicas fornecidas por esse
mesmo lerceiro, as quais so de natureza confidencial e como tal por ele tratadas~infor
maes cuja divulgao causaria perdas ou beneficios a um lerceiro, prejudicaria a competitividade ou entravaria uma das negociaes. a menos que O terceiro consinta a sua
comunicao.

168 I OS FUNDAMENTOS DA DISCIPLINA ARQUIVlsTICA

- Decises administrativas e polticas: documentos que contm infonnaes relativas a


ensaios. provas. exames. verificaes ou aos mtodos e tcnicas utilizados, cuja dlvul
gao prejudicaria a sua explorao ou falsificaria os resultados. Um organismo pblico
pode recusar comunicar uma anlise quando a divulgao correr o risco verosmil de
ter consequncias num processo judicial.
- Informaes pessoais: as infonnae5 pessoais no podem ser comunicadas sem o con
sentimento do indivduo. Contudo, a lei autoriza a divulgao de infonnaes pessoais
na posse dos organismos federais ou provinciais em determinados casos especficos,
como trabalhos de investigao ou de estatstica. O requerente deve tudavia provar a
necessidade dele, e comprometer-se por escrito a abster-se de qualquer comunicao
posterior das infoonaes, caso estas pennitam a identificao das pessoas visadas.

O governo do Quebeque, por seu lado, adoptou em 1982 a Loi sur I'occes oux documen/s
des organismes publics etsur In protection des renseignements personnels, tendo depois entregue um Projet de Loi sur la prottet;on dts renseigntments personntls dons le seeltur priv
(ver nota 52). No tendo esta ltima sido adaptada at ao momento da redaco do presente
captulo, foi decidido no efectuar a sua apresentao.
Como iudica o seu longo ttulo, a lei de 1982 visa dois objectivos: um primeiro que o
de assegurar o acesso aos documentos conservados pelos organismos pblicos quebequenses;
um segundo que o de proteger as infonnaes pessoais conservadas pelos mesmos
organismos.
Os artigos 9 a 15 especificam o direito de acesso do cidado. Assim, qualquer pessoa que
faa o pedido tem direito de acesso aos documentos sob reserva dos direitos relativos propriedade intelectual; este direito exerce-se por consulta no local durante as horas habituais de
trabalho; o acesso a um doeumeoto gratuito, mas despesas de traoscrio, reproduo ou
de transmisso podem ser exigidas; o acesso no pode ser recusado, alegando como nico
motivo que o documento contm detenninadas infonnacs que no podem ou no devem
ser acesSlveis e, finalmente, esse direito s incide sobre documentos que no requerem nem
clculo nem comparao de infonnaes.
Quem diz acesso diz igualmente classificao e recuperao da infonnao. Contrariamente
a vrias leis que no fazem qualquer meno, a lei quebequense muito explcita a este respeito: [... ] um organismo pblico deve organizar os seus documentos de maneim a permitir
que estes possam ser encontrados. Deve estabelecer e manter actualizada uma lista de classificao e onlenao indicando a ordem segundo a qual os documentos so organizados. Ela deve

A LEGISLAAo E A REGULAMENTAO / 169

ser suficientemente precisa para facilitar o exerccio do direito de acesso". Os especialistas da


re3 do trntamento dos documentos administrntivos concO<dam em ver neste artigo aquele em
que o legislador tocou mais directunente a organizao da infonnao administrativa. O administrndor deixou de ter escolha, ele deve munir-se de meios que lhe permitam encontrar nos pmzos previstos os documentos que coatm a infonnao procurada pelo cidado.
No se pode encerrar este ponto sem sublinhar a correlao existente entre o anigo 16, o
artigo 44 da lei de acesso segundo O qual .[... ] o responsvel [pelo acesso aos documentos]
deve prestar assistncia, na rODOulao de um pedido, a qualquer pessoa que o requeim [... ]
e o artigo 42 que diz que [... ] o pedido de acesso a um documento deve, para ser aceite, ser
suficientemente preciso para pennitir encontrloo. Compreende-se que o responsvel num
dado organismo seja chamado a pr ele pnprio prova os processos de classificao e de
recuperao da informao que teobam sido postos em prtica no seu organismo e apercebemo-nos da situao, um pouco embaraosa. em que ele ficaria se no fosse capaz de prestar uma assistncia adequada.
Alm disso, o direito de acesso limitado por um grande nmero de excepes que passamos a resumir de modo sucinto: DOtas pessoais inscritas num documento, esboos, desenhos, rascunhos, notas preparatrias, etc. (anigo 9); infonnaes com implicaes nas relaes intergovernamentais (artigos 18 e 19); nas negociaes entre organismos pblicos
(artigo 20); na economia (artigos 21 a 27); na administrao da justia e da segurana pblica
(artigos 28 e 29); nas decises administrativas ou polticas (anigos 30 40); n. verificao
(anigo 41).
As disposies relativas ao processo de acesso esto patentes nos artigos 42 a 52.
Mencionemos que o pedido de acesso aos documentos pode ser vemal, mas que s uma deciso baseada num pedido escrito susceptvel de revis~para a Comission d'occes I'inform.tion criada pela presente lei (artigos 103 a 154). A deciso deve ser comunicada num prazo
de 20 dias a seguir data de recepo do pedido; um prolongamento adicional de 10 dias
pode contudo ocom:r sob certas condies.
No que respeita li proteco das infonnaes pessoais, o legislador obriga, em tennos
no--equivocos, todos os mgansmos pblicos a conservar num lodo um certo numero de informaes nominais. Assim, segundo o artigo 71:
Um organismo pblico deve tranSferir para um ficheiro de infonnaes pessoais, ~stabe
lecido em conformidade com a presente subseco, qualquer infonnao nominal que:
I) esteja identificada ou se apresente de mndo a ser localizada por referncia ao nome da
pessoa ou a um signo ou smbolo prprio desta; ou

170 I OS FUNDAMENTOS DA DISCIPLINA ARQUIVlsTICA

2) por ele foi ullizada ou esteja destinada il servir-lhe p:u-a uma deciso relativa a uma
pessoa.
Aqui, preciso estabelecer uma ntida distino entre as informaes nominais que se
podem encontrar em qualquer documento administrativo e que o artigo 54 deline como
se segue: Num documento, so nominais as infonnaes relativas a uma pessoa fsica que
permitem identific-Ia [, .. ]_ e as informaes nominais que o legislador queira ver reunidas
em ficheiros de informaes pessoais como est previsto no artigo 71. evidente que o controle das primeiras mais difcil de estabelecer, dado que essas informaes nominais esto
dispersas pela totalidade dos arquivos do organismo e o legislador s pode contar com a aplicao do artigo 14 p= garantir uma certa conlidenei.lidade. Segundo este ltimo, "Um organismo pblico no pode recusar o acesso a um documento pelo simples motivo de que esse
documento contm certas infonnaes que ele deve ou pode recusar comunicar em virtude
da lei. Se um pedido visar um documento que contenha essas infonnaes, o organismo pode
recusar O seu acesso se as infonnaes constiturem a sua ffi:lior parte. Nos outros casos, o
organismo pblico deve dar acesso ao documento pedido depois de lhe ter retirado as informaes s quais o acesso no est autorizado>.
Alm disso, evidente que a maior parte das informaes nominais conservadas pelos
organismos pblicos se encontra naquilo a que se chama os processos individuais, ou seja. os
processos constitudos por documentos relativos a pessoas fsicas, e o caso dos bancos de
informaes que os artigos 71 a 80 querem reger. De modo geral, estes processos individuais
no levantam problemas de localizao, visto que esto organizados, a maior parte das vezes,
em funo de sistemas de fcil e rpido acesso do tipo alf.btico ou numrico. So antes os
meios de controle destes _licheiros de informaes pessoais que o Estado quer ver mais
apenados, dado que o objectivo da lei neste domnio das informaes nominais de proteco mais do que de acessibilidade, salvo, claro, se pensarmos na pessoa a que se referem as
infonnats. Os organismos pblicos devero, pois. munir-se dos meios que permitam, entre
outrns coisas. conhecer a existncia de cada um desses ficheiros, assegurar que as informaes neles contidas so exactas e actuais, assegurar que os fins para que as informaes foram
recolhidas existem sempre, saber quem pode consultar essas informaes no mbito do seu
trabalho e quem do exterior as consultou. Todos os ficheiros do lugar a declaraes li
Comission d'acces e devem ser estabeleeidos acordos entre os organismos que quiserem trocar informaes sobre pessoas".
Finalmente, os artigos 80, 81 e 82 da lei permitem ao organismo, que para tal obteve um
deCrt:IO, constituir ficheiros confidenciais contendo informaes nominais destinadas a ser

A LEGISLAO E A REGULAMENTAO / 17t

ulilizadas para prevenir, detectai' ou reprimir o crime e as infraces s leis. O legislador visa
deste modo o tratamento dos documentos que encontramos na maior parte dos servios de
segurana. Estes ltimos devem, pois, submeter a constituio dos seus .ficbeiros confidenciais). a um certo nmero de regras especficas relativas ao tipo de informaes que neles
podem ser conservadas, utilizao que deles pode ser feita, natureza das medidas de segurana a tomar, a fim de assegurar a confidenci.lidade desses ficheiros, s normas aplicveis
conservao e destruio de informaes contidas nos ficheiros. bem como s categorias
de pessoas que tm acesso a essas informaes_
Como se pde com certeza verificar, tudo quanto rodeia o mundo da informao est sensivelmente transformado pelas incidncias directas e indirectas que as leis de acesso tm sobre
O tratamento dos documentos administrativos. As nossas administraes aceilam cada vez
mais consagrar uma parte do seu oramento aplicao de mtodos de trabalho relativos ao
trnlamento dos seus documentos. e os especialistas desta rea de actividade vem transformar-se a abordagem da sua interveno e quer o cidado quer o investigador podem dorav:lJ1le contar com uma documentao mais acessvel.
3.2" Propn"edade in/elec/ual e direitos de autor

Dois cimpos de actividade para os quais o arquivista tem regularmente ocasio de desempenhar um papel devem de modo particular ser objeclO da sua ateno em matria de propriedade intelectual e de direitos de autor. Trata-se respectivamente das funes de aquisio
e de reproduo dos documentos. Assim, no momento da aquisio dos documentos, o arquivista sensato estabelece no contrato se a transferencia de propriedade acompanhada de transferencia de propriedade intelectual. O direito parcial '?J;!..total de reproduo dos documentos
deve igualmente ser estabelecido com clareza. Alm disso, muito conveniente indicar a
quem pertencem os direitos sobre os instrumentos de descrio documental e de difuso que
podero ser realizados no futuro. Tal prtica, vlida nos casos das aquisies recentes, tomase todavia muito mais ale.tria, ou mesmo impossvel de praticar nos casos das aquisies
mais antigas.
De qualquer maneim, e sejam quais-forem as prticas arquivsticas existentes, qualquer arquivista tem obrigao de respeitar as disposies legais ou regulamentaros relativas propriedade intelectual. bem como aos direitos de autor dos documentos sua guarda.
sob pena de se ver confrontado com situaes delicadas ou, o que pior, exposto a recursos legais.

172

Ias FUNDAMENTOS DA DISCIPUNA ARQurvisTICA


N~

Canad. eslas disposies so regidas pela Loi surle droil d'auteur que preconiza um
equilbrio dos direilos enlIe os autores e os ulilizadores de uma obra". A noo de direilo de
aulor engloba o direilo exclusivo de produzir, reproduzir, publicar, difundir, trnduzir ou adaplar uma obra, ou uma pane importante desta, e de apresent-Ia em pblico.
O direilo de aulor aplica-se s fotografias, estampas e gravuras, livros, obras musicais,
artsticas, cinemalogrficas, dramticas e literrias (incluindo os quadros, as compilaes, as
trndues e os programas de computador), bem como s obras de arte arquileclnica e s
obras de escullura. O direilo de aulor permile ao criador de uma obra receber dinheiro quando
esta reproduzida ou apresentada em pblico. Confere-lhe lambm o direilo moral de manler o anonimalo, reivindicar a criao de uma obra, mesmo sob pseudnimo e de lhe preservar a inlegridade.
Para ser admissvel s disposies de proleco contidas na Loi sur I. droil d'auteur, uma
obra deve ser original e produzida numa forma malerial qualquer, visual, escrita ou sonora.
Deve resultar dos esforos pessoais e originais do aulor que cria a obra exprimindo o seu pensamenlo e as suas ideias. Assim. a expresso da ideia ou, se preferirem, o modo como ela
expressa e lrllOsmitida que pmcegido e no a prpria ideia. A proleco do direilo de aulor
concedida a partir do momento da criao de uma obra original quando o aulor cidado
ou residente canadiano ou ento quando ele admissvel em virtude da Loi sur le droit
d'auteur. Alm disso. o Cana.d assinou duas convenes internacionais em matria de direilos de aulor: a Conveno de Bmw e a Conveno Universal. Donde resulta que os direilos
de autor esto protegidos em todos os pases que subscreveram estes acordos.
Fora algumas excepes previstas na lei, a regra geral que trnla da durao dos direitos
de aUlor, quando a obra foi publicada, cobre a vida do aulor e um perodo de mais de cinquenla anos depois da sua morte. Quando esle prazo expira, lodas as obras se tornam propriedade pblica. O arquivista deve contudo dedicar uma aleno especial s obras no publicadas. tais como a correspondDCi~ os manuscritos ou as composies musicais, pois [ ... )
a obra que no foi publicada ou o foi sem o consenlimenlo do aulor ou do lilular dos direitos de autor em princpio objecto de uma proteco perptua". Quando elas so publicadas depois da mone do autor. o direito aplicado durante um prazo de cinquenta anos a contar da data do seu aparecimento.
Por ltimo. a lei especifica os actos que violam o direito de 3utar e os que no o violam:
considerado como tendo violado o direito de autor sobre uma obra todo aquele que,
sem o consentimento do titular desse direito, executar um acto que em virtude da presente lei
s o titular tem a faculdade de executar.

A LEGISLAO E A REGULAMENTAO / l7J

No constiluem qualquer violao do direito de aulor:


a) a utilizao equitativa de uma obra para fins de estudo privado, investigao, critica,
resenb. ou para preparao de um resumo destinado aos jornais;
b) a utilizao, por parte do autor de uma obra artstica, autor esse que no tem o direito
de autor dessa obra, dos moldes, das formas, esboos, planos, modelos ou estudos que executou com vista criao dessa obra, com a condio de no repetir ou imilar com isso as
grandes linhas dela;
c) a execuo ou a publicao de quadros, desenhos, gravuras ou fOlografias de uma obra
de escultura ou de uma obra devida ao trnbalho artistico de um arteso, erigida em permanncia numa praa pblica ou num edifico pblico, nem a execuo ou a publicao de quadros, desenhos, gravuras, ou fotografias que Do tenham o cmcter de desenhos ou de planos
de arquitectura, de uma obra de arte arquiteclnica;
ti) a publicao de cunos extraclos de obras literrias ainda protegidas, publicadas e no
destinadas elas prprias ao uso das escolas, numa recolha composta principalmente pur matrias no prolegidas, preparada para ser utilizada nas escolas e designada como tal no titulo e
nos anncios efectuados pelo editor, se DO espao de cinco anos, o mesmo editor no publicar mais do que duas passagens tiradas das obras do mesmo aulor e se a fonle do emprstimo
for indicada;
e) a publicao, num jornal, do texto de um. conferncia feita em pblico, a menos que
tenha sido proibido tmnsmiti-Io pur meio de um aviso escrito e visivelmente afixado, anles e
durante a conferncia, na porta ou peno da puna da entrnda principal do edifcio onde ela
lem lugar; o letreiro deve ser colocado junto do conferencista, salvo quando ele falar num
edifcio a servir, na altura, a um culto pblico; contud~.,l' presente alnea no afecta em nada
a disposio contida na alnea a) a respeito dos resumos destinados aos jornais;
j) a leitura ou recitao em pblico, por uma pessoa, de um extcaclO, de extenso razovel, de uma obra publicada;
8) execuo, sem inteno de lucro, de uma obra musical numa exposio ou feira agrcola ou industrial e agrcola, que recebe um subsdio federal, provincial ou municipal, ou financiada pelos seus administmdores em funo de uma aUlorizao federal, provincial ou municipal;
'h) a reproduo de um manuscrito, de um documento original, de arquivos, de ulRa prova
fotogrfica, de um negativo, de uma obra cinematogr:ifica ou de um registo sonoro efecluado
para ser depusitado Dum estabelecimento, segundo as directivas dadas em conformidade com
o artigo 14 da Loi sur rexportalion tI rimportarion de biens cullurels;

17' IOS-FUNDAMEmOS DA DISCIPLINA ARQUIVISTlCA

i) a comunicao de documenros efecruada em funo da Loi sur I'occes a /'informotion

ou a comunicao de documenros do mesmo gnero efectuada em virtude de uma lei provincial de objecro comparvel;
j) a comunicao de infonnaes pessoais efec[uada em virtude da Loi sur la protect;oll
des renseigntments personnels ou a comunicao de informaes do mesmo gnero ereeruada em funo de uma lei provincial de objecro comparvel".
1.1. Bens culturais

No Canad, exisrem numerosas leis que asseguram a proteco dos bens culturais e do
palrimnio provincial". Elas vm especificar ou completar as disposies federais em matria de exportao e de impot1llo de bens culturais". Assim:
O proprietrio de arquivos que deseje export-los para fora do Canad deve satisfazer as_
exigncias da Lo; sur I'exportalion el ['importation des biens culluTels. Sem entrar em pormenores e excepes pemtitidas como a excluso de bens que tenham menos de cinquenta
anos ou a excluso de bens cujo autor est vivo, precisemos que esta lei permite, no Canad,
controlando a exportao. conservar o patrimnio nacional.

Os arquivos. documentos. fotografias e regislos sonoros constituem, entre outras coisas.


bens proregidos pela lei quando apresentam um interesse excepcional para a hisrria do
Canad ou para a sociedade canadiana, por razes de esttica ou para o esrudo das artes ou
das cincias pelo facto de revestirem uma tal importncia que a sua perda empobreceria gravemente o palrimnio nacional. Estes bens devem ser objecto de um pedido de licena de
exportao junro de um funcionrio nomeado pelo Ministrio das Finanas nacional, a qual
poder ser recusada na sequncia de recomend3es por pane de um perito verificador.
Contudo, um pedido de reviso da deciso pode ser entregue na Comission canadienne
d'!'!xamen des exponalions de biens culturales 6l .
O proprietrio de arquivos pode igualmente alienar os seus direitos de propriedade
cedendo-os por doao ou por venda a organismos pblicos canadianos. Redues fiscais
como a emisso de um recibo que possa ser utilizado para benefcios fiscais so concedidos
pela Comission canadienne d'examen des exportations de biens culturales aos proprietrios
de bens culturais em runo da aco combinada da Loi sur I'e:cporlation el fimportation des
biens cU/lurels e da Loi de rimpl sur le revenu6~.
No Quebeque, qualquer bem cultural pode ser reconhecido ou classificado, na toralidade
ou em parte; segundo as disposies da Loi sur les biens culturels" um bem histrico como

A LEGISLAO E A REGULAMENTAO / I7S

um manuscrito, um impresso, um documento audiovisual ou um objecto reiro mo cuja con


servao apresente um interesse histrico constitui um bem cultural no sentido da lei.
O reconhecimento de um bem histrico em funo das disposies da Loi sllr /es biens
cll/turels implica:

- que ele no pode ser transportado para fora do Quebeque sem aUlorizao do minisrro
da Cultura;
- que ningum o pode alienar sem prvia informao, escrita ao ministro, de pelo menos
sessenta dias;
- que o ministro possui um direito de preempso quando o bem posto venda, se ele
existir h maisde cinquenta anDe; ou mais de deI no caso de um documento rOlogro
fico, cinematogrfico, audiovisual. rndiofnico ou televisivo;
- que a pessoa que recebe um bem reconhecido por via de sucesso legal ou restamentria deve inronnar por escrito o ministro;
- que a sua allerao, restauro, reparao, modificao ou destruio no pode ocorrer
sem prvia infonnao, escrila ao ministro, de pelo menos sessenta dilS;
- que em caso de perda ou de roubo, o ministro poder reivindic-lo por conta do seu
proprietrio.
A classificao de um bem histrico produz efeiros idnticos aos do reconhecimento, mas
implica ainda:
- que ele deve ser conservado em bom esrado;
- que ningum pode, sem autorizao do ministro, alienar um bem classificado em beneficio:
de um governo, incluindo os seus ministrios.,;;...organismos. excepto o governo do
Quebeque;
de uma pessoa fsica que no tenha a cidadania canadiana ou residncia permanente;
de uma pessoa moral cujo estabelecimento principal no se situe no Quebeque;
que a sua alterao, restauro, reparao, modificao ou destruio no pode fazer-se
sem autorizao do ministro.
3.4 O Code civil (o caso do QuebequeJ'"

O caso de um cdigo que rege uma matria especial atravs de leis, de disposies legais
ou de obrigaes dara de h vrios milnios (o Cdigo Justiniano constitui um excelente

176 I OS FUNDAMENTOS DA DISCIPLINA ARQUIVISTlCA

exemplo disto). H vrios tipos de cdigos: cdigo de estrada, cdigo comercial, cdigo penal,
cdigo civil, etc. Contentar-no...,mos para a presente publicao em abordar unicamente o
Code civil, tomando o caso do Quebeque para exemplo'.
Inspirado no Cdigo de Napoleo, foi adoptado pelo Caplulo 41 das Leis de 1865 da legislarura da provncia do Canad sob o Irulo de Code civil d/l BasCanada. Modificado desde
ento, o Code civil do Quebeque constirui, na sua ltima verso, uma lei bastante vanguardista
em matria de tratamento de documentos. Ele contm, entre outras coisas, disposies relativas ao bom nome e vida privada. prova. bem como prescrio aquisitiva e extintiva.
Os artigos 35 a 41 tratam do respeito do bom nome e da vida privada. Assim:
35. Todas as pessoas tm direito ao respeito da sua repulao e da Sua vida privada.
Nenhum prejuzo pode ser causado vida privada de uma pessoa, sem que esta ou os seus
herdeiros o consintam ou sem que a lei o autorize.
36. Podem considerar-se Domeadamenle alentados vida privada de uma pessoa os
seguintes actos:
I. entrar Da sua casa ou de l retirar seja o que for;
2. iDten:eptar ou utilizar voluntariamente uma comunicao privada;
3. C3ptlC ou utilizar a sua imagem ou a sua voz quando ela se encontra em locais privados;
4. vigiar a sua vida privada, seja por que meio for;
5. utilizar o seu nome, imagem, semelhana ou voz paro outros fins que no a informao legitima do pblico;
6. utilizar a sua correspondncia. manuscritos ou outros documentos pessoais.
37. Qualquer pessoa que constitua um processo sobre outra pessoa deve ter um interesse
srio e legitimo ao faz-lo. Ela s pode recolher as informaes pertinentes paro o objeetivo
declarado do processo e no pode, sem consentimenlo do interessado ou aUlorizao da lei,
comunic-Ias a terceiros ou utiliz-Ias para fins incompatveis com os da sua constituio;
tambm no pode, na constituio ou na utilizao do processo. atentar contra vida privada
do interessado nem contra a sua reputao.
. N.R.C: Paru o caso portugus. vejase o Cdigo Civil aprovado pelo Decrelo-Lei 0-. 47344 de 2S de
Novembro de 1966 e o C6d'-go de Pnxaso eMI com as a1tcaes lnrnx!uzidas pelos Decretos-leis n.- 329 Al9S,
de 12 de Il=mbro de 1995,.180/96 de 2S de S.rembro de 1996.

A LEGISLAO E A REGULAMENTAO / 177

38. Sob reserva das outras disposies da lei, qualquer pessoa pode, groluiL1II1enle, consultar e fazer reclificar um processo que outra pessoa delenha sobre ela, quer paro lomar uma
deeiso a seu respeilo quer paro informar um lerceiro; ela pode tambm faz-lo reproduzir,
atraVs de gaslos razoveis. As infonnaes contidas no processo devem estar acessveis numa
tranSCrio inleligvel.
39. Todo aquele que tem em seu poder um processo sobre oulr.t pessoa no lhe pode recusar o acesso s infonnats nele contidas, a menos que no d provas de um interesse srio
e legtimo ao faz-lo ou que as suas informaes sejam susceptveis de prejudicar seriamenle
terceiros.
40. Qualquer pessoa pode fazer corrigir, num processo sobre si propria, informaes inexaeras, incompleras ou equivocas; no pode tambm fazer suprimir uma informao desaclUalizada ou no juslificada pelo objeetivo do processo, ou formular por escrito comenlrios
e inclu-los no processo.
A rectificao notificada, imediatamenle, 11 pessoa que recebeu as informaes, nos seis
meses anleriores e, em certos casos, pessoa de quem recebeu as referidas informaes.
O mesmo acontece com o pedido de rectificao. se esta for contestada.
41. Quando a lei no prev as condies e modalidades de exerccio do direilo de consulta ou de rectificaiio de um processo, o lribunal delermina-as medianle requerimenlo.
Caso sulia uma dificuldade no exerccio desles direilos, tambm o tribunal a resolve mediante requerimento.
Os anigos 2811 a 2842 tratam do escrilo sob o trulo dos meios de prova. Os escrilos so
os aclos aUlnticos (2813 a 2821), os aclos semiaulnticos (2822 a 2825) os aclos privados
(2826 a 2830), os outros escritos (2831 a 2836), bem como as inscries informatizadas (2837
a 2839); as disposies relativas 11 reproduo de certos.'Jl!.tumenlos (2840 a 2842) vm complelar esla sequncia. Os anigos 2859 a 2868 abordam a queslo da aceila'l dos meios de
prova, enquanlo os que vo de 2875 a 2933 Iratam do regime da prescrio. Assim:

Dos meios de prova


2811. A prova de um aelo jurdico ou de um faclo pode ser estabelecida por escrilo, por
leslemunho, presuno, confisso ou apresentao de um elemenlo malerial, em cooformidade com as regras enunciadas no presenle livro e do modo indicado no Cdigo do Processo
Civil ou por qualquer outra lei.

178 lOS FUNDAMENTOS DA DISCIPLINA ARQUIVSTICA

Das cpias de leis


2812. As cpias de leis que estiveram ou esto em vigor no Canad, e que so atestadas
por um funcionrio pblico competente ou poblicadas por um editor autorizado, do prova
da existncia e do contedo dessas leis, sem que seja necessrio provar a assinatura ou o selo
nelas apostos nem a qualidade do funcionrio ou do editor.
Dos ados autnticos

2813. O acto autntico aquele que foi recebido ou atestado por um funcionrio pblico
compelenle segundo as leis do Quebeque ou do Canad, com as formalidades requeridas pela
lei.
o acto cuja aparncia material respeite essas exigncias considerado autntico.
2814. So autenticos. nomeadamente, os seguintes documentos, se respeitarem as exigncias da lei:
l. os documentos oficiais do Parlamenlo do Canad e do Parlamenlo do Quebeque;
2. os documentos oficiais que emanam do governo do Canad ou do Quebeque. como as
cartas patentes com selo branco, os decrelos e as proclamaes;
3. os registos dos tribunais judiciais com jurisdio no Quebeque;
4... os regislos e os documentos oficiais que emanam dos municpios e das outras pessoas
mornis de direito pblico conslilUidas por uma lei do Quebeque;
5. os registos de carcler pblico que a lei exige que sejam efecluados por funcionrios
pblicos;
6. os actos notariais;
7. as actas de demarcao de terrenos.
2815. A cpia original de um acto autntico ou em caso de perda do original, a cpia de
uma cpia. :J:utntca desse acto :J:utntica quando atestada pelo funcionrio pblico depositrio.

2816. Quando o original de um documenlo, inscrito num regislo cuja manuteno exi
gida pela lei e conservado pelo funcionrio encarregado do registo, se perde ou est na posse
da parte contrria ou de terceiros, sem o conluio da pane que o invoca, a cpia desse documento tambm autntica, se for atestada pelo funcionrio pblico que dela depositrio ou,
se tiver ingressado ou sido depositada nos arquivos nacionais, pelo conservador dos Archives
nationales du Qubec.

A LEGISLAO E A REGULAMENT AO / 179

2817. O extracto que reproduz textualmente uma pane de um acto autenticado ele
prprio aUlnlico quando confirmado pelo deposilrio do aClo, desde que este indique a
data de emisso e mencione, quanto ao aClo original, a data e natureza deste. o lugar em
que foi passado e. caso contrrio, o nome das panes no acto e o do funcionrio pblico que
o redigiu.
2818. As enunciaes, no aclo aUlntico, dos faclos que o funcionrio pblico tinha por
misso verificar ou inscrever. constituem prova aos olhos das pessoas.
2819. O aclo notarial, para ser aUlnlico, deve ser assinado por todas as panes; conslilui
enlo prova, aos olhos de lodos, do aclo jurdico que enCerra e das declaraes das panes e
que a ele dizem directamente respeilo.
Quando as partes no podem assinar. a sua declarao ou consentimento deve ser recebida na presena de uma lestemunha que assina. No podem servir de teslemunhas, os
menores, os maiores incapazes de consentimenlo. tal como as pessoas que tm um interesse no aclo.
2820. A cpia aUlenticada de um documento conslilui prova, aos olhos de todos, de que
est conforme ao original e substitui este ltimo.
O excerto autenticado constitui prova da sua confonnidade com a parte do documento
que reproduz.
2821. A inscrio de falso s necessria para conttadizer as enunciaes no acto aUln
tico dos factos que o funcionrio pblico tinha misso de verificar.
Ela no exigida para conleslar a qualidade do funcionrio pblico e das leslemunhas
nem a assinatura do funcionrio pblico.
Dos actos semiautnticos

2822. O acto que aparentemenle emana de um funcionrio pblico eSlrangeiro compe


tente constitui prova, aos olhos de todos, do seu contedo, sem que seja necessrio provar a
qualidade nem a assinatura desse funcionrio.
De igual modo, a cpia de um documenlo de que um funcionrio pblico eslrangeiro
depositrio constitui prova, aos olhos de todos, da sua conformidade com o original e subs
titui este ltimo, se aparentemente emanar desse funcionrio.

2823. Constitui igualmenle prova, aos olhos de todos, a procurao privada feita fora do
Quebeque, desde que autenticada por um funcionrio pblico competente que lenha verifi
cado a identidade e a assinalura do mandalrio.

A LEGISLAO E A REGULAMENTAO / 181

180 I OS FUNDAMENTOS DA DISCIPLINA ARQUIVtSTICA

,2824. Os actas. cpias e procuraes mencionadas na presente seco podem ser entregues a um nDlrio, para que esle emira uma cpia.
A cpia consilUi prova da confonnidade do documenlo deposilado e subSlilui OSIe himo.
2825. Quando forem conleslados os aclos e cpias emilidos por um funcionrio pblico
eslr.lJlgeiro, ral como as procuraes cenificadas por um funcionrio pblico eSlr.lJlgeiro, compele a quem os invoca fazer a prova da sua aUlenticidade.
Dos aelos privados

2826. O aclo privado o que conSlala um aClo jurdico e que apresenla a assinalUra das
partes; no esl submetido a nenhuma oulra fonnalidade.
2827.. A assinatura consiste na aposio que uma pessoa faz no acto com o seu nome ou
com uma marca que lhe prpria e que ela uliliza de fonna correnle, para manifeslar o seu
consentimento.
2828. Todo aquele que invoca um aclo privado deve estabelecer-lhe a prova.
Todavia, o oclo oposlD a quem panece l-lo assinado ou aos seus herdeiros lido como
reconhecido se no for conleslado da maneira previSla no Code de procdure civile.
2829. O aclo privado constilUi prova, aos olhos daqueles conlra quem ele foi provado, do
aclD judico que encem e das declaraes das panes que a ele dizem direClamenle respeilo.
2830_ O aclO privado niio lem dala conlra lereeiros, mas eSIa pode ser eSlabelecida contra eles por todos os meios.
Contudo, os aclas efectuados no decurso das actividades de UDla empresa so presumidos terem-no sido na data neles inscrita.
Dos outros ...,ritos

2831. O escrilo no assinado, habilualmenle ulilizado no decurso das aclividades de uma


empresa para verificar um aclo jurdico, conslilui prova do seu cOnledo.
2332. O escrito no-autntico nem semiaulnl1co que d conhecimento de um facto pode,
sob reserva das regras contidas nesle livro, ser admilido como prova, a llulo de leslemunho
ou a ttulo de confisso contra o seu autor.
2833. Os papis domsticos que enunciam um pagamenlo efecluado ou que conlm a
meno de que a nola faz as vezes de Utulo a favor daquele em benefcio de quem eles enunciam uma obrigao. constituem prova contra o seu autoT.

2834. A meno liberatria aposla pelo credor no UlUlo, ou uma cpia deste que ficou
em seu poder, se bem que no assinada nem datada. constilUi prova conlra ele.
Contudo, a meno no admitida como prova de pagamenlo, se tiver como consequncia subtrair a dvida s regras relativas prescrio.
2835. Todo aquele que evoca um escrilo no assinado deve provar que eSle escrilo emana
de quem ele afinna ser o seu aulor.
2836. Os escrilos visados pela presenle seco podem ser conlraditos por todos os
meios.
Das inscries informatizadas
2837. Quandos os dados de um aeto jurdico so inscritos num suporte infonnlico. o
documento que reproduz esses dados constitui prova do conledo do aclo, se for inleligvel
c se apresentar garantias suficientemente srias para que seja fivel.
Para apreciar a qualidade do documenlo, o tribunal deve ler em conla as cireunSlncias
em que os dados foram inscrilos c o documenlo reproduzido.
2838. A inscrio dos dados de um aclo jurdico em suporte infonntico presumida
apresenlar garantias suficienlemenle srias para que seja fivel quando efecluada de modo
sistemlico e sem lacunas, e que os dados inscritos esto protegidos contra alteraes. Um
presuno desle tipo a favor de lereeiros exisle pelo simples faclo de a inscrio ler sido efecluada por uma empresa.
2939. O documento que reproduz os dados de um aclo jurdico inscrilos em suporte informlico pode ser conlradilo por lodos os meios.
Da reproduo de certos documentos"

2840. A prova de um documento, cuja reproduo se enconlra na posse do Eslado ou de


uma pessoa moral de direilo pblico ou de direilo privado e que que foi reproduzido a fim de
que se guardasse prova permanente, pode ser eslabelccida alraVs do depsilo de uma cpia
da reproduo ou de um exlraclo suficienle para lhe pennitir a idenlificao e o depsilo de
uma declarao que confinne que a sua reproduo respeila as regras previslas na p<esenle
seco.
Uma cpia ou um exlraclo certificado confonne declarao pode ser admitido como
prova, ao mesmo UlUlo que o original.

182 lOS FUNDAMENTOS DA DISCIPLINA ARQUlVfsTICA

2841. Para que a reproduo constitua prova do teor do documento. tal como o original,
ela deve reproduzir fielmente o original, constituir uma imagem indelvel deste e pennitir
determinar o local e a data da reproduo.
Alm disso, a reproduo deve ter sido efectuada na presena de uma pessoa especial.
mente autorizada pela pessoa moral ou pelo conservador dos Archives nationales du Qubec.
2842. A pessoa que foi designada para assistir reproduo de um documento deve, num
prazo razovel, atestar a realizao desta operao numa declarao feita sob juramento, a
qual deve apresentar a meno da natureza do documento e do local e data da reproduo e
certificar a fidelidade da reproduo.
Da aceitao dos meios de prova
2859. O tribunal no pode substituir oficiosamente os meios de noaceitao resultantes
das disposies do presente captulo que uma parte presente ou representada no tenha invocado.
2860. O acto jurdico verificado num escrito ou no contedo de um escrito deve ser provado pela apresentao do original ou de uma cpia que legalmente faz as vezes dele.
Contudo, quando uma das partes no pode, apesar da boa-f e diligncia, apresentar o
original do escrito ou a cpia que legalmente faz as vezes dele, a prova pode ser feita por
todos os meios.
2861. Quando no tiver sido possvel a uma das partes, por uma razo vlida, conseguir
a prova escrita de um acto jurdico, a prova desse aeto pode ser feita por todos os meios.
2862. A prova de um acto jurdico no pode, entre as partes, fazer-se por testemunho
quando o valor do litgio exceder 1500 dlares canadianos.
Contudo, na ausncia de uma prova escrita e qualquer que seja o valor do litgio, pode
ser provado por testemunho qualquer acto jurdico, desde que haja incio de prova; pode tambm ser provado por testemunho, contra uma pessoa, todo o acto jurdico passado por ela no
decu"o das actividades de uma empresa.
2863. As partes presenteS num acto jurdico verificado atravs de um escrito no podem,
atravs de testemunho, contradiz-lo ou mudar-lhe os termos, a menos que exista um comeo
de prova.
2864. A prova por testemunho admitida quando se trata de interpretar um escrito, de
completar um escrito manifestamente incompleto ou de atacar a validade do acto jurdico que
ele constata.

A LEGISLAO E A REGULAMENTAO / 183

2865. O incio de prova pode resultar de uma confisso ou de um escrito emitido pela
parte contrria, do seu testemunho ou da apresentao de um elemento material, quando um
meio deste tipo toma verosmil o facto alegado.
2866. Nenhuma prova admitida contra uma presuno legal, quando, em virtude dessa
presuno. a lei anula detenninados aetos ou recusa a aco em justia. sem ter reservado a
prova em contrrio.
Todavia, esta presuno pode ser contradita por uma confisso feita na instncia durante
a qual a presuno invocada, quando ela no de ordem pblica.
2867. A confisso, feita fora da inslncia onde invocada. est entre os meios aceitveis
para provar o facto que constitui o seu objeeto.
2868. A prova por apresentao de um elemento material admitida em conformidade
com as regras de aceitao previstas para provar o objecto, o facto ou o local que ele representa.
Do regime da prescrio
Disposies gerais
2875. A prescrio um meio de adquirir ou de libertar por esgotamento do tempo e nas
condies detenninadas pela lei: a prescrio dita aquisitiva no primeiro caso e, no segundo,
extintiva.
2876. O que est fora do comrcio, inacessvel ou no susceptvel de apropriao, por
natureza ou por afectao, imprescritvel.
2877. A prescrio efectua-se a favor ou contra todp~ incluindo o Estado, sem reserva
das disposies expressas na lei.
2878. O tribunal no pode substituir oficiosamente o meio resultante da prescrio.
2879. O prazo de prescrio conta-se por dia inteiro. O dia a partir do qual corre a prescrio no contado no clculo do prazo.
A prescrio s adquirida quando o ltimo dia do prazo expira. Quando o ltimo
dia for um sbado ou um dia feriado, a prescrio s adquirida no primeiro dia til
seguinte.
2800. A privao da posse fixa o ponto de partida do prazo da prescrio aquisitiva.
O dia em que o direito de aco se iniciou fixa o ponto de partida da prescrio eXlintiva.

184 I OS FUNDAMENTOS DA DISCIPLINA ARQUIVISTICA

1881. A prescrio pode ser oposta em qualquer silUao. mesmo em apelao. a menos
que a pane que no tiver oposto o meio tenha. em razo das circunstncias. manifestado a
sua inteno de renunciar a ele.
2882. Mesmo que o prazo para beneficiar atravs de aco directa tenha expirado. o meio
que tende a adiar uma aco pode sempre ser invocado, desde que tenha podido constilUir um
meio de defesa vlido para a aco, no momento em que ainda podia fundamentar uma acn
directa

Este meio se for aceite no faz reviver a aco directa prescrita.


Da renncia prescrio

2883. No se pode renunciar antecipadamente prescrio, mas podese renunciar prescrio adquirida e ao benefcio do decurso do tempo para a prescrio iniciada.
2884. No se pode estabelecer um prazo de prescrio diferente do previsto na lei.
2885. A renncia prescrio ou expressa ou tcita; tcita quando resulta de um facto
que pressupe o abandono do direito adquirido.
Todavia. a renncia prescrio adquirida de direitos reais imobilirios deve ser publicada no gabinete da publicidade dos direitos.
2886. Todo aquele que no pode alienar, no pode renunciar prescrio adquirida.
2887. Todo aquele com interesse em que a prescrio seja adquirida pode op-Ia, assim
que o devedor ou o possuidor renunciar a ela.
2888. Depois da renncia. a prescrio recomea a correr pelo mesmo lapso de tempo.
Da interrupo da prescrio

1889. A prescrio pode ser interrompida natural ou civilmente.


2890. H interrupo nalUral da prescrio aquisitiva quando o possuidor privado,
duraote mais de um ano, do gozo desse bem.
2891. H interrupo natural da prescrio extintiva quando o titular de um direito, depois
de no se ter dele prevalecido, exerce esse direito.
2892. A entrega de um pedido judicial, antes de o prazo de prescrio ter expirado,
constitui uma interrupo civil, desde que esse pedido seja notificado pessoa que se quer
impedir de prescrever, o mais tardar nos sessenta dias seguintes ao expirar do prazo de
prescrio.

A LEGISLAO E A REGULAMENTAO / ISS

o pedido reconvencional, a inlerveno, a penhora e a oposio so considerados como


aceS judiciais. O mesmo acontece com a informao que exprime a inteno de uma das

partes de submeter um diferendo arbitragem, desde que essa informao exponha o objeclo
do diferendo que a ela ser submetido e que seja notificado segundo as regras e nos prazos
aplicveis aco judicial.
2893. Inlerrompe igualmente a prescrio, qualquer pedido feito por um credor com vista
participao numa distribuio em concorrncia com outros credores.
2894. A interrupo no ocorre se houver rejeio do pedido, desistncia ou perempo
da instncia.
2895. Quando o pedido de uma das partes rejeitado sem que uma deciso tenha sido
dada sobre o problema de fundo e que, data do julgamento, o prazo de prescrio tenha
expirado ou deva expirar em menos de trs meses, o requerente beneficia de um prazo suplementar de trs meses a contar da significao do julgamento. para fazer valer o seu direito.
O mesmo acontece em matria de arbitragem; o prazo de trs meses corre ento desde a
en!rega da sentena. o fim da misso dos rlJitros ou a significao do julgamento de anulao da senlena.
2896. A interrupo resultante de uma aco judicial continua at julgamento ocor
rido por fora de facto julgado ou, no caso em apreo, al transaco obtida entre as
partes.
Tem os seus efeilos, em relao a todas as partes, para todos os direitos decorrentes da
mesma fonte.
2897. A imerrupo resultante do exerccio de um recurso colectivo beneficia todos os
membros do grupo que no pediram para dele serem excludos.
2898. O reconhecimento de um direito, tal como a ren~~a ao benefcio do tempo decorrido, imerrompe a prescrio.
2899. A aco judicial. ou qualquer outro acto imerruptivo contra o devedor principal ou
contra a cauo. interrompe a prescrio em relao a um ou a outro.
2900. A interrupo em relao a um dos credores ou dos devedores de uma obrigao
solidria ou indivisvel produz os seus efeitos em relao aos outros.
2901. A interrupo em relao a um dos credores ou devedores conjuntos de uma obrigao divisvel no produz efeitos em relao aos outros.
2902. A interrupo em relao a um dos co-herdeiros de um credor ou de um devedor
solidrio de uma obrigao divisvel no produz efeitos em relao aos outros credores ou
devedores solidrios, a no ser para a parte desse herdeiro.

A LEGISLAO E A REGULAMENTAO / 187

186 L 05 FUNDAMENTOS DA DISCIPLINA ARQUIVfSTlCA

2903. Depois da interrupo. a prescrio recomea a correr com a mesma durao.


Da suspenso da presc~o
2904. A prescrio no corre cOOlra as pessoas que esmo na impossibilidade de agir ou
por si prprias ou fazend<>-se represenlar por ouJras.
2905. A prescrio no corre coolra uma criana que vai nascer.
Tambm no corre contra o menor ou o adulto sob curalela ou sob tutela, em relao

lOS

recursos que eles podem ler cOOlra o seu represenlanle ou conlra a pessoa responsvel pela
sua guarda.
2906. A prescrio no corre entre os cnjuges durnnle a vida em comum.
2907. A prescrio no corre conlra o herdeiro. em relao s divid!S que ele lem por
fora da sucesso.
2908. O requerimenlo para obleno da a",orizao de exercer um recurso coleclivo
suspende a prescrio a favor de lodos 05 membros do grupo a quem ela aproveila ou. no
caso em apreo. a favor do grupo descrilo pelo julgamenlo que d provimenlo ao requeri
menta.

Essa suspenso dura enquanlo o requerimenlo no for rejeilado. anulado ou Ojulgamenlo


que lhe d provimeOlo no for anulado; em contrapanida. o membro que pedir para ser excludo do recurso. ou que dele e.cluido pela descrio que do grupo faz o julgamenlo que aUI<>riza o recurso, um julgamento interlocutrio ou o julgamento que dispe do recurso, deixa

de beneficiar da suspenso da prescrio.


Todavia. no caso de um julgamento, a prescrio s comea a correr no momento em que
o julgamento j no susceptvel de recurso.
2909. A suspenso da prescrio das dvidas solidrias e das dividas indivisveis produz
efeitos em relao aos credores ou devedores e seus herdeiros segundo as regras aplicveis
inlerrup~ da prescrio dessas mesmas dividas.
Das condies d. exen:cio da prescrio aquisitiva

2910. A prescrio aquisiliva um meio de adquirir o direilo de propriedade ou um dos


seus desmembramentos, por ereito da posse.
2911. A prescrio aquisitiva requer uma posse conforme s condies eSlabelecidas no
livro Dos Bens.

2912_ O sucessor a l(rulo panicular pode. para complelar a prescrio. junlar sua posse
a dos seus autores.
O sucessor universal ou a tlulo universal continua a posse do seu autor.
2913. A deleno no pode fundamenlar a prescrio. mesmo que ela se produza para
alm do lermo eSlabelecido.
2914. Um Ululo precrio pode ser inlervenido por meio de um lilulo produzido por lerceiros ou de um acto do delentor inconcilivel com il precariedade.
A interverso toma a posse til prescrio, il contar do momento em que o proprietrio
toma conhecimento do novo ttulo ou do acto do detentor.
2915. Os lereeiros podem prescrever contra o proprietrio duranle o desmembrameOlo ou
a preariedade.
2916. O agravado e os seus sucessores universais ou a titulo universal no podem prescrever contra o apelado anles da abenuJ!l da substiluio.
Dos prazos da prescrio aquisitiva

2917_ O prazo de prescrio aquisitiva de dez anos. salvo delerminao legal em conJrrio.
2918. Todo aquele que. duraOle dez anos. possuiu a liNlo de proprietrio um imvel que
no eSleja matriculado no regiSlo predial. s pode adquirir a sua propriedade depois de uma
aco judicial.
O possuidor pode. nas mesmas condies. exercer o mesmo direito em relao a um imvel mamculado. quando o regiSlo predial no revelar quem o proprietrio dele; o mesmo
aconlece quando o proprietrio faleceu ou esJ ausenle qg.inccio do prazo de dez anos. ou
quando resulla do regiSlo predial que esse imvel um bem sem dono.
2919. O possuidor de boa-f de um mvel adquire a propriedade desle aps Us anos a
conlar da perda da posse por pane do proprielrio.
Enquanlo eSle prazo no expirar. O proprietrio pode reivindicar o mvel. a menos que
ele lenha sido adquirido sob a aUloridade da justia.
2920. Para prescrever. basla que lenha exiSlido boa-f dos lerceiros aquisidores
no moioenlo da aquisio. mesmo que a sua posse JiI s lenha comeado a panir ~essa
dala.
O mesmo aconlece em caso de juno de posses. em relao a cada um dos aquisidores
precedenles.

188

Ias

A LEGISLAO E A REGULAMENTAO / 189

FUNDAMENTOS DA DISClPLlNA ARQUIV1STICA

Da prescrio extintiva
2921. A prescrio extintiva um meio de extinguir um direito por no utilizao 'ou de
opor um fim de no-recebimento a uma aco.
2922. O prazo da prescrio extintiva de dez anos. salvo disposio legal em contrrio.
2923. As aces que visam fazer valer um direito real imobilirio prescrevem passados
dez anos.
Todavia. a aco que visa conservar ou obter a posse de um imvel deve ser exercida no
mesmo ano em que ocorre o conflito ou a perda da posse.
2924. O direito reGuhante de um julgamento prescreve passados dez anos, se no ror exercido.
2925. A aco que tende a fazer valer um direito pessoal ou um direito real e cujo prazo
de prescrio no aherado pela lei prescreve passados trs anos.
2926. Quando o direito de aco resulta de um prejuzo moral, corporal ou material que
se manifesta gradual ou tardiamente, o prazo dec""" a contar do dia em que se manifesta
pela primeira vez.
2927. O direito de prescrio da aco de nulidade de um contrnto decorre a contar do
conhecimento da causa de nulidade por pane de quem a invoca, ou a contar da cessao da
violncia ou do receio.
2928. O pedido do cnjuge sobrevivente para fazer estabelecer a prestao compensatria prescreve um ano aps a morte do cnjuge.
2929. A aco baseada num atentado reputao prescreve passado um ano, a contar do
dia em que a pessoa difamada dela tomou conhecimento.
2930. Apesar de disposies em contrrio, quando a aco fundamentada na obrigao
de repar.ll' um prejuzo corporal causada a outrem. a exigncia de dar um parecer prvio ao
exerccio de uma aco, ou de intent-Ia num prazo inferior a trs anos, no pode anular o
prazo de prescrio previsto no presente livro.
2931. Quando o contrato de execuo sucessiva. a prescrio de pagamentos devidos
ocorre, apes:1l' de as panes continuarem a executar uma ou out.r:l das obrigaes do contrato.
2932. O prazo de prescrio da aco em reduo de uma obrigao que se executa de
maneira sucessiva. quer essa obrigao resulte de um contrato. da lei ou de um julgamento,
decorre a contar do dia em que a obrigao se tomou exegvel.
2933. O detentor no se pode libertar por prescrio da prestao ligada sua deteno,
mas os juros e as prestaes em atraso so prescritveis.

4. LeIs especftcaS a certos domnios de adividade e oulras leis relativas aos arquivos
4.1. Ls especficas de Ctrtos domnios de acrividade"

Qualquer arquivista empregado de uma empresa pblica ou privada deve no s conhecer mas aplicar a legislao ou a regulamentao que visa especificamente o seu domnio de
actividade. Assim, aquele que est empregado numa empresa de engenheiros deve ter como
preocupao a pesquisa de toda a lei ou regulamentao que vise a engenharia, quer ela seja
emitida. por exemplo, por uma instncia governamental quer por uma corporao profissional. Se for esse o caso, o arquivista deve ento ter em considerao todo e qualquer artigo da
lei ou regulamentao relativo aos arquivos. Do mesmo modo, todo aquele que empregado
de uma municipalidade deve ajustar a sua prtica, de forma a respeitar a legislao relativa
s cidades que lhe dizem respeito.
4.2. Outros Itis relativas aos arquivo""

Certas leis contm em primeiro lugar obrigaes relativas manuteno dos livros, dos
registos, etc. Vrios regulamentos que emanam das leis prevem mesmo a feitura dos documentos, bem como a. natureza ou o tipo de informao que neles deve ser registada. Outras
especificaes dizem tambm respeito aos documentos secundrios, isto . queles que permitem provar em segundo lugar a veracidade das inscries feitas nos livros ou nos registos
atrs mencionados. As leis prevem tambm com frequncia um ou mais poderes de inqurito ou de verificao dos livros ou registos referidos. Enfim, certas leis componam prescries relativas ao perodo de conservao, ou ento podem ~belecer a obrigao de se obter
autorizao para eliminar os documentos antes de proceder. Noutros casos, obriga-se a conscrvar sob proviso relativa a durao da guarda, elemento que possui uma grande importncia na conservao dos documentos, e sem que nenhum outro mecanismo de eliminao
tcnha sido previsto.
Eis a tftulo de exemplo algumas leis canadianas e quebequenses com uma incidncia no
tratamento dos documentos:

61

- Leis tanadianas ou provinciais


Companies Act
TIre Corporations ACl

A LEGlSLAO E A REGULAMENTAO / 191

190 I OS FUNDAMENTOS DA DISCIPLINA ARQUIVfSTlCA

BlIsinl!u Corpororion Acr

Partnership Act
Income TlU Acr
IlIcome Ta.t regulariaM
Erciu Tax Acr
CUS/OInS Acr

Corporotions Capiral Ta..


Rerai! Sal.. TIU Acr
Re~'enu Tar Acr
Canado. Busin..s Corpororion Acr
Canada Pension Plan
Unemployment Insurance Acl
Canada lbour Code
Canada Occuporional Safery and Hea/rh Regularions
Fim Aid Regularions
Indusrrial Srando.rds Acr
Workplace HawrrJous Marerials brfonnations

- Leis quebequenses
Lni sur le minisrire du Rtl'enu
Loi du salaire minimum
Loi sur les acciden/~ de ITal'ail elles ma/adies professionnelles
Loi de {"impt sur la taxe de vente
Loi de la taxe sur les rtpas
Ji du rigne de renUs
1.ois du rrgimi! de rrtroite
Jis des associariam coopratives

Lois d.. do.ssier> d'enrrtprises


Ji du minisrere des Insrirutions ftnancires. Compagnies el Coopra/ives
Ji des compagnies
etc.

5. A atilude do arquivista face s leis


5.1. O respeito da lei:

11111

elemen/o suplementar de planificao

Visto que um nmero relativamente grande de leis e de regulamentos tem uma incidncia real ou potencial no tratamento dos documentos, importante que os programas de Ira
tamento os tenham em linha de conta. preciso saber. partida, que as incidncias legais no
tratamento dos documentos so mltiplas e que sobre eles preciso agir em confonnidade,
Assim, a lei pode lomar obrigalrias a criao e a Feilura de delerminados documenlos. Por
um lado, o especialista do tratamento dos documentos, de quem releva muitas vezes a sua
criao, ou pelo menos que nisso desempenha um papel, dever certificar-se de que essa
criao est de Faclo em conFormidade com a lei. Por oulro, a lei pode obrigar li conservao
de certos documenlos por um perodo de lempo e prever mecanismos de eliminao. Enfim,
cada vez mais leis e regulamentos obrigam concepo, aplicao, 3ClUo.lizao e manuten
o de sislemas de classificao e de recuperao da inFonnao. de labelas de seleco, de
meios de proleco de certas infonnaes, elc. O arquivisla deve proceder em conFonnidade
e velar para que O organismo no qual lrabalha Faa o mesmo.
O Faclo de se lerem em coma obrigaes legais acarrela, pois, elememos que devem ser
previstos e que, a esse mesmo llUlo, devem ler lugar na planificao do lrabalho. Por exem
pio, o lempo de criao de um documemo cujo conledo e disposio eslo previslos pela lei
ser provavelmenle mais longo do que o tempo necessrio para a simples apresentao de um
documenlo inlemo. Por outro lado, a eliminao de um documenlo, para a qual necessrio
obler aUlorizao escrila do organismo ou da pessoa designada por uma lei ou um regula
menta, precisar de mais tempo do que a eliminao de ..;.P,
um documento que no eSleja reoido
ti
por eSle lipo de disposio.

5.2. O parecer jllridico: 11111 Inurfo indispens,'e/


Os conselhos e pareceres de um advogado so indispensveis a qualquer instituio que
tenha ou deseje criar um programa de tratamento dos documentos. Quer se trate de questes
de imerprelao ou de aplicao das leis, de reconhecimenlo do valor legal de certes do
cumentos, de respeito das prescries quanto guarda, ao acesso ou ainda proteco de cerlas inFormaes, Oadvogado da empresa (ou de um escritrio eXlerior) ser Oinlerlocutor pri
vilegiado no que se refere aos diversos tipos de documentos cujo tratamento eSl prescrito

192 lOS FUNDAMENTOS DA DISCIPLINA ARQUIVlsTICA

pelas leis ou regulamentos. Esses conselhos e pareceres podem at tomar-se obrigatrios


aquando da aplicao de certas leis. No Quebeque, por exemplo, as tabelas de seleco submetidas aprovao do Ministrio da Cultura em virtude da Loi sur les arrIJives devem previamente ter sido validadas do ponto de vista legal, a fim de assegurar que respeitam as leis
em vigor. Enfim, o parecer jurdico, apesar de nem sempre ser exigido, tranquilizar o responsvel pelo trntamento dos documentos e os que, com ele, devem tomar decises e atitudes, pois ningum suposto ignorar a lei.
5.3. Quanlidnde dos documenlos cuja conservao detenninada por disposies legislalivos ou Tfgulamenlares

No nos deixemos cegar pela dimenso do assunto (o tratamento dos documentos e alei)
e tenhamos em considerao que uma grande parte dos documentos no est sob a alada das
leis ou dos regulamentos. Com ereito, diversos tipos de documentos internos, que existem em
grande quantidade, no tm valor legal e no so prescritos por nenhuma lei ou regulamento.
Apesar dos limites que preciso reconhecer oeste captulo, podemos extrair algumas ideias
gerais que nos ajudaro a orientar vrias decises imponantes que o arquivista deve tomar
quanto ao tratamento e conserwo dos documentos. Em primeiro lugar, ficou amplamente
demonstlildo que a incidncia da lei do tratamento e da conservao dos documentos no um
logro. Segundo, lembremos que neste domnio, como em qualquer outro, preciso visar um
certo equilbrio, uma justa medida que se situa entre a segurana ingnua baseada em ralsas
percepes que se podem ter das leis e a inquietao paralisante que alguns podem sentir race
aplicao das leis mal conhecidas. Terceiro, preciso evitar subestimar a importncia do
parecer jurdico que tem pleno sentido, uma vez admitido o papel que as leis desempenham
na cooservao dos documentos, Finalmente, os nossos legisladores e os seus colaboradores
mais prximos deviam ter sempre presente o papel positivo que poderiam desempenhar as leis
dos arquivos, dado que elas visam racilitar certos procedimentos administrntivos.
Notas:
I Exprimimos os nossos agradccimenlos m3is sinceros a M' Ginc:ue Rgimba]. 3dvogada no BureOlu des afTai
res juridique.s de l'Universit de MDDlraJ. pelos seus judiciosos conselhos c a ajuda prestada.
~ Evidentemente. se hooveue prescrio quamo a este lipo de documentos, esta. deveria ser respeitada antes
de eles .sett:m eliminados.
J No vivemos numa. sociedade dita de informao? E esta no cresce a um ritmo tIponcncial?

A LEGISLAO E A REGULAMENTAO / 193


~ Precisemos que art 9S ou 96 por ttnto da nw.satotal dos documentos podem ser diminados a partir de um deltt.
minado lapso de cempo prescrilO muitas vezes pelas leis mas tambm por impmIivos administrativos ou fmanceiros.

' Compcte aos proprietrios dos documentos e, por extensao, aos arquivistas. bem como aos advogados fazer
respeitar as obngle5 e ilS prescries relativas conservao dos documentos estipuladas pelas leis.
' Carol COUTURE e Mareei LAJEUNFSSE (1991), LigislD.,ions arcluvisliquts ti poIitiqut:S nanonoltl
d'll,divtJ: iludt comparotivt J'impoct. relatrio de investigao. Monui:al, UnivasiL de MontrUl, colc de
bibltotconom~ el des sdeOCCi de l'informalion, p. 3.
I Archivum. vol. 17. pp. 19-21 e lglslation archivistique 197~19so. in An:hillUm, vol. 28 (1982), 447 pp.
Carol COUTIlRE. Man:ct LAlEUNESSE (t99t), op. ci/. p. 4.
'Salvalore CARBONE e Raoul GUZE (1991), Projtl dt loi d'archi~~: pr(stnlation ti latt, P:lris.
UNESCO, documentation. bibliothques et archives: tudes et recherche, 0.- 1. 243 pp.
11 ric KETElAAR (1986), Utislation ti rigltmentation tn matitrt d'arclt.ivt.S ti dt gtstion du documtnts:
iludt RAMP. accOInpagnlt dt principts dirult'''$. Paris, UNESCO, p. 10. (PGI-851W5/9).
11 Carol COlITURE e MarcellAlEUNESSE (1991), op. cit., 426 pp. Trata-st de um estudo feito l parti, de
uma amostragem de estados que tim uma lei de arquivos, bem como associaes profwion.u.s.
I: Idtm, p. 4.
Il ldtm, p. 27.
11 Idtm. p. 28.
Idtm. pp. 389-390.
"Idtm. p. 8
11 GOUVERNEMENT DU CANADA (1987), Loi conctnumllts Arcltiva lUJlionalts dJJ Canada ti appor
tant dts moification.r IIgisllltivu co"ilD.t;vts. lS-36 Eliubt:th li, capo 1. 1981. IS pp. O leitor que deseje ~r
mais sobre as leis provinciais n:lativas aos arquivos pockr.1 consult-Ias DO quadro seguinte tuado de Jean-Yves
ROUSSEAU (1991 l. us archivts'lronsftrt ti accu. Guidt protiqllt polir lu scimcu socialts, Ottawa. Fdr.lIion
canadieooe des sciences sociales. p. 5:
Lista da! leis prorinciait relativas a arqWY05
Alberta
Historical Resoun:es AcL R.S.A., 1980. c.H-8. amc:ndc:ments: s9 1983
e.D-25.5 s23; st8 t980 et7 stO; s28 t987 c26 s2; s29 1987 e26
sJ; s30 t987 e26 s4; 53t 1987 e26 if;"s34 t987 c26 s6.
Colmbia 8rilnka
Ooc:ument 0isp0saI Acl R.s., 1979. c.9!i. amc:odt:mcnts: si 1983 elO; s3 1980
es50; s3 t983 e20; s6 1983 e20.
Ilha do Prncipe: Eduardo Archives Acl 1915. c.64.
Lei sur la Bibliothque de I' Assemble lgislative. LR.M. 1987. cL120.
Manitoba
Novo 8runswick
Lei sur les an:hives, 1977, c.A-II .I. amende 1986. c.11.
Nova Esccia
Public An:hives ACL R.S., 1989, c.370.
Ontno
Archives ACl R. S.O. 1980, c.21.
Qucbcqu.
Loi sur lcs ""hivc>. LItQ., t987: e.A2U amcndc: 2.1988; 50, t985~ e.47;
5t.52. t986. e.26; ann. t988, e.84
Saskatchc:wan
Atcllives AeL ItS., t978. e.A.-26 amcndcmcnls: s.tl, t9798O, e.92;5.ll, t983.
c.ll; s.1l, 1986. c..s.

I'

194/ OS FUNDAMENTOS DA DISCIPLINA ARQUIVlsTICA

Terr.:.Nova
II

Hisroric Objecu. Slles and Records AcL R.S.N. 1970. c.I!iJ.ttpcaJed and subslituted 1973, no, 85.

J' conumant la Archil'cs 'lQ';olUJ/~s du Calloda. 4 (I).

.. Id~m. 4 (2) rj.


;" Idem. 6 (I)

Idem. S (I)
Idem. 4 (2) a-e..
!.I Idem. 4(2) I.
!~ Idem. " (2) k.
!.I Existem actualmente tris agrupamentos importantes de ~uivistas: o do Quebeque (Groupt des archivisles de la rgion de Qubec ou GARQ), o de Monreal (Groupe des :lJ'thivistes de la rgion de Monlral ou GARM)
e o de Toronto (Toronto Aru Arcruvists Group ou TAAG).
.)) P:ua obter as ~ destes 0C'pn1ml0$. consultar Jean-Yves ROUSSEAU. S orcl.iveNrDruferr tt aeets.
pp. 8.9.
!1 GOUVERNEMENT nu QUBEC, Loi Sllr lu archH'ts. LR.Q. Capo A!I.1 actualiudo a 13 de Janeiro
d. 1988. 11 pp.
!I Idem. artigo 21.
O leitor que desejar obter um suplemento de inronnao sobre a legisl3o quebequense rel:uiva aos arquivos ou. ainda. Loi SUl' lu ard';Its dever consuhar:
Richard CT (l990),.La politique gouvemementale qubtoisc: sur les archives prives. Prisenlalon sommaire de 53 mise en O:Uvre-. Arclril'CJ. vol. 21, n.- 3 (Inverno), pp. 37-'6.
Je;mM .. urice DE.\IERS (1989). _Ltvolution juridique de la Loi sur les archives du Qub. Ou 31 rtWl
1983 au I juilkt 1989_, Archi\lcs, vol21. Q.- 2 (Outono), pp. 1S.39.
Andn: FRENIERE (1992), -1..3 lJislalion relative la gestion des documents adminisuatifs et des an:hlves
au Qubec. SynthCse anaIytique_, Archi\lu. '0'01. 24, n." 12 (VecloOutono), pp. 6588.
Robcn GARON (1989), _L'impactdc la Loi sur les archives sur la profession. Une rne.lion_,Archi\cs, vol.
21. n.- 2 (Outono), pp. 7-14.
Vincent OUEI..LETI'E (1991), lIi,isltZlion archil'isf;que du Quibec Cf la gwion des archi~'es publiques,
lese de mestr.ldo, Vancouver. University Df British Columbia. Agoslo, 169 pp.
~ GOUVERNEMENT OU QUBEC, Loi sur lu archi.u, :tnigo 2, 2.- alnea.
. . Idem. artigo 2. s.a aloea..
:1 Vincenl OUEUEnE (1991), op. ri/., pp. 48-49.
J! GOUVERNEMENT OU QUt!BEC, Loi sur feJ archu'es, anexo (organismos considef3dos publicas).
'lIdem. artigo 14. A polrica de geslo dos documenlos aclivos foi adoplada a 9 de Agoslo de 1985 e a relativa aos documentos semiactiv05, a 1,5 de Julho de 1988.
.u Idem. artigo 5.
)J Idem. artigo 6.
!I

!.!

'Idem. anigo 14. A poltica de ,CSlo dos documentos inaclivos foi adoplitda a J2 de Maro de
1991.
J7 Idem. artigo IS.

A LEGISLAO E A REGULAMENTAO / 19S

)l Idem. artigos 8, 9, 10,35,36. Minislere des affaires culturelles (1984) . Arrl: minisliriel .. , 9 de Julho
de 1984 (modificado a 17 de Maro de 1986); Archives nalionales du Qubec (1984). Dcision du
conservaleur des Archives nationales du Qubec_, 9 de Julho de 1984 (modificada a 17 de Maro de

(986).
" Idem. anigo 2. 3." alnea
.., Idem. artigo 21.
~I
~!

Itkm. anigo 22.


Idtm, artigo 16.

Idem. artigo 23.

O leilor que desejar obler uma viso gcral do sislema federal de arquivos dos Estados Unidos da Amrica
pode consultar: NATIONAL ARCHIVES ANO RECORDS ADM~ISTRATION (NARA). Annllal Repor/,
Washington, D.C., NARA. H cambm infonnao disponvel junlo dos diversos estados .
~J United States Code (Cps. 7, 15, 17,21,22,23,25,29,31 e 33). Public Pnnting and Documenl5 (Ttulo
.... ) e National Archives :tnd Records AdmlnlSuabon IR Code of Federal Rtgulattons (cap. 12).
~ Carol COtmJRE. M"",.I LAlEUNESSE (1991), op. cll.. p. 270.
~ I Id., ibid., p. 270.
oU

~ UNITED STATES OF AMERICA (1974), Frudom of Infonnalion ACI, 5 Uniled States Code 552.
Subchapter fI: AdmnislC3tive Procedure, e Privacy ACI, 88 StalUles ai Large 1896.
.. Carol COtmJRE. Marc.1 LAlEUNESSE (1991), op. cir., p. 274.

,. Esta seco retoma excenos de uma conferencia proounciada por Carol CoulUre no mbilo das confereo
cias Aegidius-Fauteux 1984-1985: .L'acces I'informaboo: undfi de tajlJe pour I'arcruviste.. in L'accis I'informol;on: l'impocl de la ligislarioll rlunu Jur lu sc,,'ice.r d'infomr.alion docwrttnIaire, MontIaJ. 1985, pp. 2769,
bem como de JcanYves ROUSSEAU (1991), Lu orchirn-trmuftrt el QC'(b. Guilk pralique pour IlS scilnccs
socialts, Ottawa, FdtC3tion canadieMe des $Ciences sociale:s, pp. 1316.
" GOUVERNEMENT OU QUBEC. COMMISSION O'TUOE SUR L'ACCES OU CITOYEN A
L'INFORMATlON GOUVERNEMENTALE ET SUR LA PROTECTION OES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS (1981),lnfomuJlion elliberti. Qubec, Minisltre eles Communications, p. 3.
J! O leitor que deseje consullar as leis fedemis e provinciais sobre o acesso informao e sobre as infor
maes pessoais pode orientar a sua pesquisa reponand~se ao quadro ~te, tirado da pgina 1-' de s archi"ts-transfen el arets.
Leis que incidem sobn: o DCCSSO Inronrt2o e sobre as informaes ptSSOais
Canad
Loi sur l'acces l'information, S.R.C., 1985, c.Al. Loi sur la proteclion des
n:nsegnements personnels. S.R.C., 1985 C.P21.
Colmbia Britnica
Privacy Acl Revised Slahltes of British Columbia, 1979, c 336 as amended by
S.B.C., 1982. C46, S2.
Maniloba
Loi sur la hben d'a.cces l'jnfonnation.lois de Mantoba 198586, c.6 c~ap,
F175. ProIocrion de I. vi. priv/<:o S.R.M., 1987, C.P - 125.
New 8ruruwkk
Lot sur Ie droit ~ I'infonnaon. Lois du Nooveau8runswick 1918. c.RIO.3,
3m<nde p" LN.B. 1919, c.41,7,8,II,13; 1982, di; 1986, c.72

Nova Esccia

Freedom of Infonnation

ACI.

R.S.N.S., 1989 C.l80; REPEALED 1990,c.1I

A LEGISLAO E A REGULAMENTAO / 191

196 I OS FUNDAMENTOS DA DISCIPLINA ARQUIVfsnCA

Ontrin

An Acl to Provide for Frcedom of Infonnalion and Protection of IndividUal


Privacy. Statutes ofOnlario 1987, c.25.
Quebeque
Loi sur I'acces aux documeota des organtsmes publics et sur la proleclion des
rensclgncments pcrsonncls. LR.Q., 1991, C.a-2.!.
Loi sur la pro(tction des renscignements pmonncls dans k $Ccteur priv. (Projet
de Ioi 68, 199], chap. 17)
Sastatchewan
Privacy Act. Statutes of S:lSulChewan 1978. c.P24, amended 1979, c.69. s.3.
TCTT2 Nova
lhe Freedom of Informabon ACL Starutes of Newfoundland 1981, c.S.
The Privacy Acl Starutes of Newfoundland 1981, C.6.
J) Id~m, pp. 1516. Fazemos nout que cabe ao 8Jquivista e ao requerente familiariz.mm.se com as disposics especficas da lei que pennitem ou no o acesso aos documentos.
),I GOUVERNEMENT OU QUBEC (1991),l.oi sur l'accb dUX documMu dtJ orgdnUlntS pllblics~' sur
la prottction du nns~igM",~nu ptl'lotUU/!ls, LR.Q.. C.A-2-I, artigo 16.
A ComW;oo d'ilctts rinfocmation do Quebeque particulmnc.nte scnsfvel luilizao dos processos,
bem como dos ncheiros infonnatizados. Assim, acaba de publicar: Erigtnus minimoles re/afivts li la sicurill
du dossien ;nformolisls du usogus du ris~ou de la Janfte el tUs stlVicts socioux, par Benoit ~LlE e Alice
LABREQUE. Qubec. c.1.A., 1992. 22 (I) pp. As medidas mnimas de segurana a instauliU" nos sistemas informticos so ai apresentadas. Esw medidas devem ser enunciadas em processos administrativos escritos por cada
um dos estabelecimentos da rede de sade e dos servios socWs.
'" GOUVERNEMENT OU CANADA. Lo; sur It droil d'QUltUr, l.R.C. 1985. e.C-42; Loi modfiam la Loi
Jur le droil d'lJlJltur I!t appat1anl dtJ modijiaJtioIU COMUU el co",loti\'~s, S.C., 1988. C. 15. sancionada em 8
de Junho de 1988. O leitor ter inronn~ suplemenlilr, c~ltlDdo:
- Breoda Wn.sON e Pcter BURPEE (1990), 4roit d'lJU1eur. Guidt praliqlJt pour /es scil!nus socialts ~I
II!:S ilUda humainl!s, Ottawa. FdiratiOR anadiennc des scieoces sociales el Fdration canadienne des tudes
humaines. 18 pp.
- Normand TAMARO (1990), Lo Loi sur li! droil d'ou/eurcomnunle el annolle, Mon~l. &litions Thmis,
650 pp.
n Idem, p. 197.
SI Loi SlIr li! droit d'outtur, outigo 27, alneas 1 e 2.
"O leitor que deseje conhecer mills sobre M leis provinciais relaliv:lS aos bens cullurais e o patrimnio
provincial pode consulllas reportand()-sc ao seguinte quadro lirado de Jean-Yves ROUSSEAU (1991), op.
cil., p.7
Lista das leis provinciais relativas aos bens cu!tuns e ao patrimnio provincial
Colmbia Brilnica
Heritage Conscrvation ACl R.S.B.C., 1979, c.165, amended: 1981.
c.IS, 5.23; 198], c.9, .19.
Uha do Prncipe Eduardo Archaelogical Sites Protcction ACl RS.P.E.I., 1988, c.A17.
Maniloba
HeriLage Manitoba Act - Loi sur Ic Pillrimoine du Maniloba.
R.s.M.. 1987, C.H]9.
New Brunswiek
Historie Sites Protection Acl - Loi sur la protection des lieux historiques.
RS.N.B, - LR.N.B .. 197], .H-6, amend'" - amende: 1975, c.79, 5.11; 1976,

c. ]0, 5. 1,2; 1977, c.27, 5.2.1 ; 1978, c.28, 5.1.2, 7.1 , 9, 9.1; 1979, cAI, 5.5. 9.1;
1982, c.3, 5.2.1; 198], c.7, 5.4: 1983, c.30, .1; 1986, c.8, .1,10.
Nova Esccia
Ontrio
Qucbcquc
Sasutehew;m

Heritage Property Aee. R.S.N.S., 1989, e.I99.


Ontario Heritage Ael R.S ,O., 1980, c.337.
Loi sur Ies bicas culturtls, LR.Q .. 1992. e.8-4.
Hcrilage Propcny Act. R.S.s., 1979-SO, c.H1-2, lor omcndmcnls scc: T,bles 01
the Statules of Sasbtchewan and SaskatcbewitR Regulatioos, 1989, pp. 125126.

Terra Nova
Historic Objccts, Sile5 and ReconJs Aet. R.S.N., 1970, c.lS3.
60 GOUVERNEMEm' OU CANADA (1985), Loi lur l'upot1al;on el ;mpol1arion de bl~ns culturtls. L.R.C.,
c.C-SI.
61 Jean-Yves ROUSSEAU (1991), op. cit, p. 6.
~ GOUVERNEMEl'IT OU CANAOA (1992), Loi de /'impl JIIr le rtl'eRU em: Lo; d~ rimp' sur k w'tn"

d~ CatUJdQ e' Ri,ttmlRlJ cotU~Udis jusqu'oll 3/ dictmbre /99/, Montr::d. C.C.H., ~ . IIO(IJ b.l .
" GOUVERNEMEl'IT OU QUBEC (1992), /.oi
bi..u CIIln".ts, L.R.Q.. 1992, C.8-4.
.. GOUVERNEMENT OU QUBEC (1991), Codt civil du Quibec, capo64.
6j Os artigos 2840 a 2842 do Cod~ civil substituem a LDi sur lo pnuu pholagrophiqut de docum~nls. Qubcc,

,u, {"

LR.Q.. C.P-22.
"" No t! tarefa nossa enumerar aqui as legislaes e regulamentaes especficas de certos domnios de :leli
vidade. Fazemos todavia. notar que as actividadc:s ditaS liberais so muitas vezes visadas por leiS especficas ou
ainda por uma ~gulamentao da corporao profLSSionaJ. que mloe os membros (mdicos, advogados, pSlelogos, engeMcl103, etc,). Fazemos tambem oom que muitos stctores de actividade, lOvemamenLais ou pnvados,
podem ser regidos por leis espc:crlClS (cducao,lnvesllgi\30, pabimro, ronsau50, saUde, cutdados sociais,
estatisticas, etc.)
. 1 As leis a que nOS referimos foram escolhidas aps investigao feita pelos aulores. Ser necessrio le~
brar que estas leis so apenas mencionadas a ttulo indicativo e que um exame mais aprofundado demonstr.uia
que muitas outras leis podem ler consequncias no tratamento dos documtntos.
M InlorDUlcs exlr.lidas de: Ronald Mo ANSON-CARTWRIGIIT, Robcn T. HOLLINGSHEAD, Timothy
KENISH e Bruce M. PERREAULT (l989), Rtcards Rtltntion

paginao mltipta.

Law"!;J!criCt, Sc:arbarour;h. Richard De Boo,