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GOBIERNO REGIONAL
DE AREQUIPA
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No 335-2009-GRA/PR
Visto, el Informe N 062-2009-GRA/OPDI, mediante el cual se propane para su aprobaci6n el
Proyecto de Directiva denominado: "Disposiciones para Ia Administraci6n de Bienes Almacenados en
el Gobiemo Regional de Arequipa" y;
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CONSIDERANDO:
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Que, para el lagro de una mejor administraci6n de los bienes almacenados en las diferentes
dependencias integrantes del Gobierno Regional de Arequipa, resulta pertinente formular disposiciones
y/o normas que permitan Ia aplicaci6n de criterios tecnicos y procedimientos , asi como Ia
determinacion de responsabilidades; para lo cual, es necesario establecer los lineamientos de canicter
tecnico operative que orienten el desarrollo de Ia gesti6n institucional, respecto a Ia administraci6n de
los bienes almacenados, habiendose elaborado para el efecto Ia Directiva de Vista;
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De conformidad con lo dispuesto en Ia Ley W 27867, sus Modificatorias Leyes Nros. 27902; W
28926; N 28961; N 28968 y Ia Ordenanza Regional N 010-AREQUIPA.
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SE RESUEL VE:
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~~~ ~E.GIDtik~i~~' ARTICULO 1". Apro bar Ia Directiva W 004-2009-GRA/OPDI denominada "Disposiciones para Ia
' ~~ji?n;, ;:~{~dministraci6n de Biene~ Almacenados en el Gobiemo Regional d~ :Arequipa", Ia misma que en fojas
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' ~ ~')biete (07) y un Anexo (foJas 01) forman parte de Ia presente Resoluc10n.
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( 05)
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CERT!li'ICO que el presente docurrH-r
e:.; copia fie d<: su ori~Pnal, con el r,
i'ue con~r-::mtado . De a que doy ~'e
Gobierno Regional
de Arequipa
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OBJETIVO
Establecer normas y lineamientos que permitan Ia aplicaci6n de criterios tecnicos y
procedimientos, asl como Ia determinacion de responsabilidades en Ia administraci6n de los bienes
que se encuentran en los almacenes del Gobierno Regional de Arequipa.
II. FINALIDAD
Tener un control estricto de los ingresos y salida de bienes de los almacenes del Gobierno Regional
de Arequipa; asi como su custodia y atenci6n de requerimientos en condiciones de eficiencia y
oportunidad, evitando su deterioro y/o perdida si fuera el caso.
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IV..ALCANCE
Las disposiciones contenidas en Ia presente Directiva son de aplicaci6n y observancia en todas las
dependencias integrantes del Gobierno Regional de Arequipa.
V. NORMASGENERALES
5.1 El Almacen, es un area fisica seleccionada bajo criterios y tecnicas adecuadas, destinada a !a
custodia y conservaci6n de bienes a utilizarse en Ia ejecuci6n de obras y de aquel!os necesarios
para el cumplimiento de actividades de funcionamiento. Las actividades que esencialmente
en el se realizan, son las que corresponden a! almacenamiento, custodia y distribuci6n de bienes.
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~~ 5.2 Todos los bienes que sean adquiridos con cargo al presupuesto de Ia Sede Presidencial, los
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comprados por las Entidades dependientes del Gobierno Regional de Arequipa (Gerencias
Regionales Sectoriales Programas y Proyectos) y aquel!os que provengan de donaciones o
transferencias, sin excepci6n deberan ser ingresados a los diferentes Almacenes del Gobierno
Regional de Arequipa, segun corresponda. El ingreso o salida de bienes , contara con Ia
supervision del personal encargado del Almacen.
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La Oficina de Logistica y Patrimonio en la Sede Presidencial o las que hagan sus veces, en todas
las dependencias del Gobiemo Regional de Arequipa, tienen a su cargo Ia organizaci6n e
implementaci6n de los Almacenes. Para ello, se tendnin en cuenta criterios y tecniCas de
almacenaje en Ia ejecuci6n de procedimientos para su: distribuci6n, sefializaci6n , ubicaci6n
nipida , control, ejecuci6n de programas de seguridad, etc .. Segtm la naturaleza de los bienes a
almacenar, se clasificanm entre otros, en Almacenes de :
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5.4 Para \ a selecci6n y organizaci6n de los
se tendra en cuenta lo siguiente:
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b) Seguridad.- Se rodeara de condiciones que protejan a los locales y bienes contra los los
riesgos ocasionados por fen6menos naturales (inundaciones, lluvia humedad, eventos
sismicos, mennas) o de aquellos provocados por Ia mano del _hombre (sabotaje,
incendio, robo, etc.). Se hani uso de extintores apropiados y otros medias de seguridad.
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r.
a. Es Ia secuencia de operaciones que se desarrollru1 a partir del momenta en que los bienes
llegru1 a! local institucional para ser ingiesados al Almacen. Se inicia con Ia presentaci6n de
la(s) Orden(es) de Compra y Guia(s) de Remisi6n de bienes al personal encargado de
Almacen, quien proceden\ a Ia verificaci6n fisica y controles cuantitativos y cualitativos de
bienes en presencia del personal responsable de Ia entrega, como paso previo a su
autorizaci6n de ingreso.
b. La recepci6n de bienes comprende Ia ejecuci6n de las siguientes operaciones :
- Verificacion de: registros, sellos, envolturas, embalajes, prescintos de seguridad, los
mismos que deben encontrarse en perfecto estado.
- Verificaci6n cuantitativa de bienes de acuerdo ala Orden de Compra y Guia de Remisi6n
en cuanto a cantidad, dimensiones, capacidad (pesar los bultos si fuera el caso), etc.
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Gobierno Regional
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La conformidad en Ia recepci6n , solo se dani por aquellos bienes que cumplen en las
cantidades y especificaciones tecnicas solicitadas y sera suscrita por el responsable de
Almacen en el rubro respectivo de la Orden de Compra y Guia respectiva. Para ello,
se anotara en los formatos: Apellidos y nombres de la persona que hace la entrega y de
la que recibe los bienes; fecha y bora de recepci6n, asi como la placa del vehfculo de
transporte utilizado.
6.2 Internamiento:
Esta referido a la ubicaci6n de los bienes en los lugares previamente determinados, una vez
dada la conformidad .. Se ejecutaran las acciones siguientes:
a) Agrupar los bienes segun caracterfsticas similares, dimensiones, volumen, periodo de
vencimiento, etc ..
b) Ubi car los bienes en el Iugar que previamente se les ha asignado en Ia zona de
almacenaje. Se hara de tal manera que su identificaci6n sea rapida y de facil acceso para
para su entrega inmediata.
c) Cuando los espacios disponibles resulten reducidos, se proceden:i a intemar el integra
de los bienes similares en zonas previstas para las ampliaciones.
d) Si el Almacen no cuenta con equipos o ambientes adecuados para la conservaci6n de bienes
especiales, estos se intemanin en otros locales institucionales que cuenten con las
condiciones necesarias. La responsabilidad de la custodia corresponde a estos ultimos. El
Encargado de Almacen efectua Ia constataci6n del ingreso y da conformidad a! rnismo.
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CofDunto de actividades que se realizan con Ia finalidad de que los bienes almacenados
conserven las mismas caracteristicas ffsicas y numericas en que fueron recibidas. Las acciones
concemientes a Ia custodia son las siguientes:
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Gobierno Regional
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a) Protecci6n a los bJenes-materiales: esta referida a los tratamientos especificos que son
nccesarios para cada articulo almacenado, a fin de protegerlos de elementos naturale.s como
Ia humedad, luz, l!uvia, temperatura, ett. Las tecnicas por aplicar, seran las .estipuladas e.r.
nonnas tecnicas, manual del fabricante u otros textos especializados .
b) ProtecciO.n del l.ocal de almacen: las areas fisicas destinadas a servir de almacen se las
debe .rodear de medios necesarios para proteger a los bienes, al material almacenado,
mohiliaiio, equipos e instalaciones de rii:sgos. infernos y .extemos. Para el -efecto se tomanin
medidas a fin de evitar; robos,-acciones de sabotaje, incendios, inundadones, deterioro, etc..
Proceso tecnico de abastecimiento, que consiste en Ja.enlrega. de bienes .al usuario por parte del
encargado del Almac~n, previa presentaci6n del Pedido de Comprobante de Salida de bienes
(PECOSA); debidamente auiorizad(> con Ia confonnidad dela JefanJJ"a de Ia Oficina de Logistica
y Patrimonio o del que haga sus veces en todas las dependencias integrantes del Gohiemo
Regiomil de Arequipa. Cotriprende laS sigtiientes acciones :
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2. INVENTARIO SELECTIVO :
a) Comprende a un grupo de bienes previamente seleccionados. Se realiza
peri6dicamente o cada vez que sea necesario comprobar que los registros de stock se
mantienen a! dia, completos y exactos; y verificar que las existencias fisicas
concuerden con los registros de las Taijetas de Control Visible de Almacen y las
Tarjetas de Existencias Valoradas correspondientes. Se realiza sin paralizar las
actividades de almacen; solo se efectl.la el bloqueo temporal de Ia documentaci6n y el "
inventario por el
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b) En el caso que el origen de los sobrantes de almacen se deba a las dos primeras causas
indicada$ en el literal anterior, estos se incorporan en los registros de existendas,
fonni:ilando la respectiva Nota de Entrada a Almacen .
c)
Cuando Jos sobrantes tienen su origen en ]a entrega de un bien similar en Iugar del sobrante,
implica que la misma cantidad del hien sobrante' ,debe figllrar como faltante enJos
bienes entregados; En este caso, se procedera a realizar efajuste en la respectiva Tarjeta de
ExistenCias Valoradas de Almacen anulando la s~lida del bieti..sobranie,la misma que
sera silstentada con el informe de la Comisi6n
Verificaci6n; previo lnido de ra:
detenniruici6n de responsabilidades. Asimismo seregistranila salida del bien.faiiante. .
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'FALTANTESDEALMACEN
En: d caso que como consecuentia de Ia conciliaci6n entre los regi~tros de existencias
i el
inventario flsico - valorizado realizado , la Comision de lnventario determinara faltantes,
pmcedera a identificar las causas(robo, merma, negligencia, etp), luega levantara un Acta.y dara
cuenia n)ediiuite 1nforme a la Oficina Regional de Administrati6n o quien haga sus veces, para
Ia detetn:iiuaci6n de responsabilidades y acciones que corre.spondan:,
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Gobierno Regional
de Arequipa
h) Bienes vencidos: Estado de descomposici6n no recomendables para el consumo.
i) Cualquier otra causa justificable: La causa justificable . debe sustentarse ante la
Superintendencia Nacional de Bienes Estatales .
Las causales antes seil.aladas y otras que priven a la entidad del uso de los bienes, requieren una
respuesta oportuna de la administraci6n, la misma que, previa calificaci6n y justificaci6n
documentada e investigaci6n de ser el caso, debe proceder a dar de baja a tales bienes, conforme
a las disposiciones emitidas por la Superintendencia Nacional de Bienes Estatales.
La baja sera aprobada mediante Resoluci6n Ejecutiva RegionaL Resuelta Ia baja, se registra;
informa y sustenta su salida con la resoluci6n respectiva.
. . .... .
RESPONSABILIDAD
Son responsables de Ia supervision en el cumplimiento de las disposiciones contenidas en Ia
presente Directiva, Ia Oficina Regional de Administraci6n, Oficina de Logistica y Patrimonio,
Area de Almacen y las que hagan sus veces en todas las dependencias del Gobiemo Regional
de Arequipa. El incumplimiento de lo mencionado, generara la sanci6n administrativa pertinente
de acuerdo a la normatividad vigente.
La Oficina Regional de Administraci6n y Ia Oficina de Logistica y Patrimonio, senin
responsables de Ia implementaci6n y aplicaci6n de la presente Directiva en el ambito del
Gobiemo Regional de Arequipa.
OFICINA DE LOGISTICA
Y PATRIMONIO
OFICINA DE PLANEAMIENTO Y
DESARROLLO INSTITUCIONAL
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