Mod03 TrabajoenEquipo PDF

Guatemala
MDULO
El papel de la autoridad,
liderazgo y la comunicacin en
el trabajo en equipo
El Trabajo en Equipo en la
Administracin Pblica
ndice
03
Introduccin
Unidad I
04
1. El papel de la autoridad en el trabajo en equipo
06
2. Como dirigir un equipo?
07
3. Funciones directivas y gerenciales
09
4. El papel que desempea el lder en el equipo de trabajo
11
5. Desventajas de la solucin de problemas en equipo
13
6. Por qu fallan los equipos?
Unidad II
15
La comunicacin
16
Habilidades para el personal de una organizacin inteligente
17
Importancia de la comunicacin
18
Comunicacin Efectiva
19
Puntos clave para ser un comunicador efectivo
20
Claves para una comunicacin efectiva en un equipo de trabajo
21
Pasos para incrementar la habilidad de escuchar
22
La habilidad de escuchar con atencin
23
Habilidades para escuchar e interactuar
25
Bibliografa
Mdulo 3 | Trabajo en Equipo en la Administracin Pblica | Instituto Nacional de Administracin Pblica -INAP- | Guatemala, Centro Amrica |
Introduccin
Es enorme la lista de ventajas y beneficios de trabajar
en equipo para las organizaciones, tanto privadas como
pblicas en relacin a las pocas desventajas, por lo que es
impostergable adoptar dicha herramienta como un sistema
organizacional efectivo para el incremento de la calidad y
productividad de bienes y servicios, ya sean estos con fines
lucrativos o no, logrando con ello y con la comunicacin
efectiva una mayor competitividad organizacional.
Este mdulo presenta la importancia del papel de la autoridad

y/o lder a travs de sus diferentes funciones directivas y
gerenciales para el buen desempeo de los equipo de trabajo.
Tambin se hace referencia a la consideracin particular de
las diversas cualidades de todos los integrantes del equipo,
como punto fundamental para el xito.
4
Unidad I
1. El papel de la autoridad
en el trabajo en equipo
Por qu llenar mi
mente de informacin
cuando tengo hombres
a mi alrededor que
pueden suministrarme
el conocimiento que
necesito? Henry Ford
El papel que juega la persona encargada del trabajo en equipo es un

papel de lder comprometido, es decir, de facilitar, orientar, guiar y
colaborar para hacer que el trabajo en equipo sea efectivo. Adems,
debe delegar autoridad a los miembros de equipo con el fin de agilizar
el trabajo emprendido y con ello ahorrar recursos y tiempo.
*VUELO DE GANSOS
Si se mira hacia el cielo en el momento que se remontan por el aire
los pelcanos, gansos, cisnes, patos, grullas o garzas, veremos que
tienen una formacin que por su peculiaridad, va a caracterizar su
vuelo: lo hacen en forma de V. Este tipo de formacin, encierra una
organizacin, consistente al agrupar a las aves, de manera escalonada
una detrs de otra, de manera que dan la apariencia de la letra citada.
El individuo que se ubica en la parte delantera, bate sus alas,
ocasionando un movimiento en el aire, que genera un torbellino que
asciende detrs de l. Esta correntada, va a beneficiar al compaero
ubicado a la zaga, producindole un ahorro de energa, logrando
aumentar, por lo menos, un 70% del poder del vuelo de la bandada,
en comparacin con el que pudiera detentar cada uno de ellos, si lo
hiciera de manera individual o solitaria.
Cuando el ave que va a la delantera se cansa, pasa al ltimo lugar de

la fila, siendo reemplazado por el que le contina, persistiendo estos
reemplazos, de manera sucesiva y basada en el ritmo de su esfuerzo
y agotamiento. Una cosa curiosa es que las aves que secundan al que
se ubica en primer lugar, tienden a animarlo y estimularlo, mediante la
emisin de sonidos caractersticos. Estas bandadas, han aprendido que
navegar de esta forma, evita los agotamientos y las lleva a atravesar
grandes espacios. La clave, sin embargo, est en que ninguno de ellos
renuncia a la parte del trabajo que le corresponde. Colaboran con la
bandada realizando su mejor y mayor aporte a los objetivos para la
navegacin y trnsito del grupo.
Las organizaciones, recogen y congregan individuos de naturaleza,
motivos, expectativas y comportamientos diferentes. Al tratarse de
personalidades diversas, cada uno hace una contribucin peculiar y
desde una perspectiva particular al trabajo en la empresa. Existirn
aquellos que con mejores recursos en habilidades manuales, aportaran
su destreza, mientras que otros lo harn favoreciendo con sus
conocimientos o contribucin acadmica. Habr lderes o seguidores,
obstruccionistas o colaboradores, dinmicos o apaciguados,
armonizadores o conflictivos, en definitiva, la organizacin se nutrir
de estos variados aportes, pero, es consabido, que los xitos slo
devendrn de la manera como se enriquezca, amalgame y armonice
esta diversidad.
Para que las organizaciones modernas alcancen el xito que se han
trazado, se requiere la suma de un conjunto de talentos los que, por
su complejidad, difcilmente se podr encontrar en un solo individuo.
Las nuevas estructuras, requieren una interaccin mayor entre las
personas. Se requiere conformar y constituir colectivos que, apoyados
mutuamente, contribuyan al xito organizacional.
EQUIPO DE ALTO RENDIMIENTO

No hay problema que no podamos resolver juntos, y muy pocos que
podamos resolver nosotros mismos. Lyndon Johnson.
Para hablar de un equipo de alto rendimiento, es necesario contar con
un liderazgo motivador, tener metas que se puedan cuantificar de
manera que se conozcan los avances, mantener el respeto, el
compromiso y la lealtad de los integrantes, tener un pensamiento
positivo y una apertura por la reestructuracin, modificacin o cambio,
estimular los retos y desafos, a partir de una prctica continua de la
comunicacin inter grupal. Estimulemos este modelo y practiquemos
su dinmica, hagamos de esta forma de trabajo una rutina, despertando
conciencias y estimulando espritus.
2.Como dirigir un equipo?

Dirigir es gobernar, regir, dar reglas para el manejo de una empresa,
organizacin o dependencia, segn el diccionario de la Real Academia
Espaola.
Es una de las funciones bsicas de la administracin. Por lo tanto, los
gerentes o lderes para mantener una eficacia gerencial deben dirigir los
equipos a travs de una serie de competencias gerenciales que deben
dominar, como: la competencia en la comunicacin, en la planeacin,
en acciones estratgicas, manejo de personal, globalizacin, trabajo
en equipo, etc.
El que dirige un equipo humano debe ser siempre claro en sus
instrucciones. Asimismo, el dirigente debe ser comprensivo con las
personas bajo su mando. Es funcin del lder hacer que todos se
sientan tiles y partcipes de los xitos como colectivo.
Quien maneja un equipo humano, el lder, debe ser capaz de ver
cules son los puntos fuertes de cada miembro de su equipo y cules
los dbiles, para preocuparse por potenciar los primeros e intentar
desarrollar los segundos.
3. Funciones directivas y
gerenciales
Se comienza haciendo una clasificacin y una distincin entre cules
son las funciones de un directivo e indicar, que para desarrollar esas
funciones las personas deben tener ciertas habilidades (o bien trabajar
para desarrollarlas) que les permitan estar capacitados para ello.
El objetivo mximo de cualquier directivo es conseguir los objetivos
que tiene encomendados por su empresa, eso es indudable. Para ello
debe desarrollar dos tipos de funciones con su grupo (que no tiene
por qu ser an equipo), y estas son:
FUNCIONES INSTRUMENTALES O DE GESTIN.

Dentro de dichas funciones se pueden mencionar las siguientes:
prever y planificar, organizar, decidir, ejecutar, coordinar, asesorar,
controlar y evaluar.
Para realizar estas funciones debe desarrollar unas habilidades o
capacidades:
HABILIDADES DIRECTIVAS (DE TAREA).

a. Capacidad para percibir y dirigir el cambio.
b. Capacidad para prever, organizar, coordinar y controlar.
c. De gestin del tiempo.
d. Claridad de objetivos. (Distinguir lo principal de lo secundario).
e. Capacidad de anlisis de problemas y la toma de decisiones.
f. De supervisin y el control sin agobiar.
g. Capacidad para delegar.
Estas capacidades suelen ser las que antes se comentaban, y pueden

poseerse en general cuando eres un trabajador con buenos resultados
(aunque no siempre es as), y por ello la empresa decide promocionarte
para dirigir un grupo de trabajo.
FUNCIONES INTERPERSONALES O DE RELACIN.

Dentro de estas funciones se pueden referir las siguientes: trabajar en
equipo, formar, escuchar / informar / comunicar, motivar y evaluar.
Para realizar las funciones anteriores, debe desarrollar unas habilidades
o capacidades especficas que son:
HABILIDADES DIRECTIVAS (INTERPERSONALES)

a. Liderazgo.
b. Comunicacin.
c. Motivacin.
d. La evaluacin.
e. La gestin de conflictos.
f. Negociacin.
g. Trabajo en equipo.
h. Direccin de reuniones.
Todo gerente o directivo organizacional debe considerar que la
comunicacin efectiva, la motivacin humana y el liderazgo efectivo
son tres factores sumamente importantes en la direccin de las
organizaciones, obviamente, sin menoscabo alguna de las dems
habilidades o herramientas administrativas necesarias para una
excelente direccin o gerencia.
4. El papel que desempea el

lder en el equipo de trabajo
El liderazgo es una relacin de influencia entre lderes y seguidores
que se esfuerzan por un cambio real y resultados que reflejan sus
propsitos compartidos. Una de las primeras caractersticas de un
lder es tener seguidores y poder influir en ellos de manera efectiva.
Una de las seales de un gran lder de equipo es que todos los
integrantes estn en los lugares que les corresponde.
El lder es el que moldea o da forma a la estructura de cada grupo.
Con su conduccin el lder puede o no formar grupos de personas que
funcionen como equipo de trabajo.
El lder basado en el lema divide y reinars, gobierna con xito el grupo
de trabajo pero no produce equipos, slo agrupa personas para realizar
una tarea.
El buen lder con su accionar desarrolla equipos de trabajo, utilizando
la mezcla adecuada de lealtad, motivacin y confianza que todo ser
humano necesita para creer y emprender en pos de los objetivos
grupales.
Cmo liderar? Cmo conducir? Cmo dirigir? Cmo hacer una
organizacin eficiente?
Ese es el desafo de los lderes. Con su emprendimiento motivan a sus
seguidores, con sus acciones determinan el accionar de los grupos,
con su capacidad de hacer se transforman en modelos.
Qu tipo de lder es el mejor?
La respuesta es muy sencilla: EL QUE LA GENTE ELIJA.
10
4.1. Tipo de tctica de influencia de lderes

Existen diferentes tcticas de influencia que usan los lderes para influir
en sus seguidores, ya sea de manera positiva o negativa. Para efectos
del presente curso, es de suma importancia destacar la influencia
positiva, es decir, aquella que se origina cuando el lder tiene carisma
y habilidades para lograr el compromiso entusiasta con los seguidores.
Los componentes de la inteligencia emocional como: conciencia de s
mismo, autocontrol, conciencia social, habilidad social, son aspectos
relevantes que debe manejar el lder con el fin de mantener una
gestin efectiva.
La teora Y de Douglas Mcgregor (1957), debera ser adoptada
y aplicada por los lderes y/o gerentes institucionales, la cual es un
compuesto de proposiciones y creencias que adoptan una perspectiva
de liderazgo y autorizacin de la administracin basada en un punto
de vista positivo de la naturaleza humana, de la cual, el lder o gerente
puede decir: a la mayora de los empleados le gusta trabajar y lograr
algo, puedo contar con mis empleados para que se autodirijan y
trabajen hacia los objetivos de la compaa. Ellos estn vidos de
tomar responsabilidades en el trabajo.
No. Tctica
coercin
1
2
3
Respuesta de los seguidores
Resistencia: puede parecer que los seguidores

responden, pero en realidad no lo hacen. Pueden
enojarse e incluso sabotear el plan del lder.
Posicin formal-Recompesas Obediencia: los seguidores hacen lo que se les pide,
pero sin ningn entusiasmo.
Habilidad-Carisma
Compromiso: los seguidores son entusiastas para
lograr los objetivos de los lderes y aceptan objetivos
como propios.
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Un lder efectivo debe consultar, facilitar, delegar, etc. Un lder debe

ser transformacional, es decir, inspirar a otros con su visin. Con
frecuencia promueven esta visin sobre la oposicin y demuestran
confianza en s mismos y en sus opiniones.
4.2. Caractersticas de los lderes transformacionales

1.
2.
3.
4.
5.
6.
Visionario
Carismtico y tico
Reflexivo
Seguro de s mismo
Considerado
Digno de confianza
5.Desventajas de la solucin
de problemas en equipo
Se reprocha a veces al trabajo en equipo al presentar una serie de
desventajas que habra que tener en consideracin. Entre ellas, pueden
referirse las siguientes:
a. Tomar las decisiones de forma prematura.
b. Que impere el dominio de pocas personas, en particular el de un
lder.
c. Consumir mucho tiempo en reuniones discutiendo soluciones y
acciones, retrasando su puesta en marcha.
d. Que existan presiones sobre miembros del equipo para aceptar
soluciones.
e. Responsabilidad ambigua porque queda diluida en el grupo.
Sin embargo, estos defectos que son frecuentes en los grupos
desaparecen en los equipos cuando llegan al nivel de madurez.
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Para formar un equipo de trabajo es necesario considerar no slo las

capacidades intelectuales de sus posibles miembros sino tambin
sus caractersticas socio-psicolgicas y de personalidad de cada
componente. Ciertos equipos se forman para realizar tareas concretas,
otros para asesorar y otros para gestionar.
Una participacin disfuncional en el equipo indica que algo marcha
mal. Es entonces necesario un diagnstico ms profundo de la
organizacin y de sus conflictos. Algunos ejemplos de participacin
disfuncional son:
1. La agresividad, bajo formas directas como la irona, el desprecio,
el acoso laboral, la hostilidad y la indiferencia.
2. El bloqueo desde actitudes negativas, la resistencia, la negacin
continua, el desacuerdo constante, la oposicin a la lgica,
la falta de cooperacin, la obstruccin para impedir la feliz
culminacin del trabajo y el desvo de la atencin hacia temas
menos significativos.
3. La desercin, no estar presente fsica ni psicolgicamente, aislarse
y ausentarse sin razones.
4. La divisin, el exceso de llamado de atencin, la necesidad
imperiosa de atraer simpata y de exhibir los xitos.
En el trabajo en equipo y en el fomento del compaerismo es
importante la funcin que realizan los lderes. Ellos trabajan para que
exista acuerdo sobre los objetivos y que estos sean claros, as como
que todos se sientan comprometidos e implicados con las tareas.
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6. Por qu fallan los equipos?

Las razones por las que el trabajo en equipo fracasa en muchas
oportunidades son:
a. Metas no claras
Toda meta tiene el propsito de definir un objetivo que superar.
Cuando vemos el objetivo y sabemos dnde est, es ms fcil
llegar hacia l pero, en equipos, las metas cumplen una funcin
adicional.
Las metas concentran y canalizan los aportes y la energa de
cada miembro de un equipo en una sola direccin. Si no hay una
meta clara, los miembros no se cohesionan y no se incrementa el
desempeo del equipo.
Los equipos se establecen cuando existe una meta completa y
compartida.
b. Falta de soporte de las Gerencias
Estamos acostumbrados a estructuras verticales en la organizacin.
Sin embargo, los equipos de trabajo se mueven horizontalmente
y se usan para resolver problemas que abarcan muchas reas y
departamentos.
El trabajo en equipo es un cambio de paradigma. Esta nueva forma
de trabajar puede tener xito nicamente si las cabezas de la
organizacin estn convencidas y capacitadas para dar el ejemplo.
Trabajar en equipo implica estar dispuesto a eliminar fronteras y
pensar todos como un solo territorio: la organizacin.
c. Liderazgo no efectivo de equipos
Los miembros de equipos recin formados son como los imanes
del mismo polo y se repelen. Se sienten incmodos porque estn
acostumbrados a trabajar solos y a que el xito solo dependa de
ellos. En esta etapa del equipo que suele durar entre seis meses
y un ao el lder debe ser directivo y demostrar fuerza para
resolver conflictos, trazar metas iniciales y capacitar al equipo. A
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medida que los miembros del equipo van adquiriendo confianza

entre si, exhiben un mayor nivel de cooperacin y mejoran sus
relaciones. Entonces, el lder tiene que dejar su estilo directivo y
cambiarlo a uno participativo.
El lder debe variar su estilo de liderazgo de acuerdo al grado de
madurez del equipo.
d. Individualidad
El problema es que nos limitamos a ver nicamente nuestras
diferencias e individualidades.
Cuando trabajamos en equipo, las individualidades y diferencias
se manifiestan. Nos concentramos en ser nicos, en hacer las
cosas a nuestra manera, en destacar, en competir obstaculizando
el trabajo en equipo.
Trabajar en equipo implica servir, dejar de pensar nicamente en
nuestro beneficio. Solo de esta forma contribuiremos a formar un
verdadero equipo.
Para prevenir los problemas en el equipo se debe evitar, los siguientes
puntos:
a. No sacarle la vuelta a los problemas, siempre se debe enfrentar
hablando con el equipo.
b. Evitar separar a algn miembro del equipo, ya que es muy
importante la unin del mismo. Por eso se necesita reunir al grupo
por lo menos una vez a la semana para hablar de los problemas y
resolverlos creativamente.
c. El xito de trabajo en equipo es responsabilidad de todos los que
lo conforman!
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Unidad II
1. La comunicacin
La comunicacin es un proceso por el que los individuos interactan
entre si, mediante smbolos que representan informacin, ideas,
actitudes y emociones con el fin de influirse mutuamente.
Cardona (1990) define comunicacin como el proceso que ocurre
entre una o ms personas para enviar o recibir informacin con alguna
consecuencia. En dicho proceso se intercambia informacin, ideas y
pensamientos. Dentro de la comunicacin se necesita un transmisor
(hablante o escritor del mensaje), un receptor (escucha o recibe
el mensaje), un mensaje (puede percibirse a travs del odo, tacto
o vista) y el medio de transmisin (habla, telfono, computadora,
papel).
Comunicacin organizacional y el administrador

Dentro de una organizacin o lugar de trabajo existe una comunicacin
que consiste en un conjunto de mensajes que proyecta el sentir de cada
uno de sus miembros y de la organizacin misma. Esta comunicacin
organizacional se dirige a un pblico interno (empleados, personal,
directores) y a un pblico externo (usuarios, distribuidores, visitantes).
La comunicacin del pblico interno se expresa de distintas maneras
que de una forma u otra son las responsables de la efectividad de
la organizacin. Entre los tipos de comunicacin tenemos la formal
(comunicacin referida a aspectos laborales que se expresa por
memos, reuniones), informal (puede ser de contenido laboral pero
usa canales no oficiales que se expresa por reuniones en el receso,
encuentro en los pasillos), vertical (ocurre en las reas directivas del
lugar de trabajo), horizontal (ocurre entre los empleados de un mismo
nivel) y los rumores (es informal y recorre a una alta velocidad).
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El administrador o el director de la unidad de trabajo es el responsable

de mantener unas redes de comunicacin efectiva por lo que debe
tener en mente ciertos aspectos:
a. Utilizar canales adecuados para transmitir mensajes
b. Comprender que con buena comunicacin cada empleado/a lograr
entender su papel dentro de la unidad de trabajo y se motivar para
realizar mejor su trabajo
c. Escuchar los intereses de todos
d. Aprender y aceptar nuevas ideas y recomendaciones
e. La eficiencia de un grupo depende de cun satisfactoria sea la
comunicacin
f. La existencia de un buen flujo de informacin e ideas disminuyen
el surgimiento de problemas
g. Mantener a los empleados informados acerca de decisiones y
acciones que toma la administracin crea en los individuos un
sentido de pertenencia y mucha motivacin.
La comunicacin efectiva es un componente esencial del xito
organizacional por lo que no tan slo el administrador debe colaborar
para mantener el mismo, sino todos los miembros de la unidad de
trabajo.
Habilidades para el personal de una organizacin

inteligente
Hay ciertas habilidades que todo personal de una organizacin
inteligente debe desarrollar para contar con buenas destrezas
de comuniacin. Carlos Lpez (2006) establece las siguientes:
diagnosticar, escuchar, preguntar y sentir.
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Diagnosticar
Se refiere a la capacidad de determinar ciertos niveles de calidad
o necesidad relacionados con el comportamiento no verbal, el
entorno y el paralenguaje de las personas.
Escuchar
Dentro de la habilidad de escuchar hay ciertos elementos que debemos
mejorar para elevar nuestro nivel de escucha. El primer elemento es
la percepcin (hay que prestar total atencin a lo que la otra persona
expresa), luego las distracciones (se debe estar enfocado en la
persona que habla) y por ltimo la evaluacin (se debe analizar lo
que escuchamos para extraer lo ms importante).
Preguntar
Debemos saber cmo preguntar, qu vocabulario debemos utilizar,
realizar preguntas abiertas u ofrecer distintas alternativas para
contestar. Esta es la manera ms importante y ms directa y sencilla
para recoger informacin.
Sentir
Es mostrar empata y ponernos en el lugar de los otros para entender
mejor la situacin. Antes de todo debemos saber diagnosticar, escuchar
y preguntar, adems de conocernos muy bien a nosotros mismos para
entonces conocer y entender mejor las situaciones y problemas que
nos enfrentamos y que se enfrenta la otra persona.
Importancia de la comunicacin
La comunicacin resulta esencial en el desarrollo ya sea en forma
de difusin, lineamientos, recomendaciones, apoyo, promocin,
persuasin, educacin, conversacin, mesas redondas, consultas,
dilogo, asesoramiento o entretenimiento. A veces, proporcionar la
informacin es la estrategia ms poderosa disponible. La informacin
es una herramienta que ayuda a las personas a ayudarse a s mismas,
que se asemeja a ensear a pescar, en lugar de regalar el pescado.
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La informacin tambin es la herramienta que las personas necesitan
para hacer que el gobierno asuma su responsabilidad y asegure
la transparencia en los procesos participativos y de transmisin de
poder. Segn un comunicador para el desarrollo Se dice que la luz del
sol es el mejor desinfectante, entonces dejemos entrar la luz del sol!
Sin embargo, la comunicacin es a menudo algo ms que la provisin
de informacin. Se trata ms bien de promover la conciencia social
y facilitar el dilogo democrtico pblico. Se trata de contribuir con
las polticas basadas en la evidencia y de generar un entendimiento
compartido que puede llevarnos al cambio social. Se trata de crear
espacios para que las voces de los pobres sean escuchadas y, en ltima
instancia, se trata de redistribuir el poder.
Gran parte de los problemas de efectividad y sufrimiento que
enfrentamos en el mundo actual (de las organizaciones y en la vida
personal) est relacionado con incompetencias que presentamos en
la forma de conversar y relacionarnos con otros...Muchas personas
sufren por su incapacidad de ser escuchados, por su dificultad para
reclamar o su dificultad para reconocer el trabajo de otros. Julio Olalla
(Abogado chileno, estudioso de Teora del Lenguaje y Educacin).
Debemos tener en cuenta que muchos de los problemas de las
organizaciones son a consecuencia de la pobre comunicacin que se
tenga. La comunicacin efectiva es un componente esencial para el
xito de la organizacin. La comunicacin no tan slo es interpersonal,
de persona a persona, sino que tambin nos enfrentaremos a
comunicacin intergrupal, intragrupal, organizacional y externa.
Todos debemos contar con unas buenas destrezas de comunicacin
para poder desempearnos en cada una de ellas. Lo ms importante
es estar dispuesto a colaborar y tener en mente que nuestras palabras
y acciones son la clave para el desarrollo de nuestra organizacin,
empresa, biblioteca o cualquier lugar de trabajo que representemos.
Comunicacin Efectiva
La comunicacin efectiva es el acto de darse a entender correctamente,
ya sea formalmente (como por el medio escrito) o esto combinado
con gestos corporales adecuados. La idea es que el receptor del
mensaje comprenda el significado y la intencin de lo que se est
comunicando.
19
En toda forma de comunicacin se pierde algo del significado al
transmitir el mensaje de un emisor a un receptor y la comunicacin
efectiva busca eliminar o minimizar esta fuga.
Por lo anterior, la comunicacin efectiva es una habilidad que se puede
desarrollar, potenciando los aspectos interpersonales, intrapersonales,
grupales, intragrupales, organizacionales y externos (todo esto en
conjunto es de especial valor para las empresas y organizaciones
humanas, sea cual sea su naturaleza).
La comunicacin efectiva es la comunicacin que a travs de buenas
destrezas y formas de comunicacin, logra el propsito de lo que
se quiere transmitir o recibir. Dentro de la comunicacin efectiva el
transmisor y el receptor codifican de manera exitosa el mensaje que
se intercambia. Es decir, que ambos entienden el mensaje transmitido.
Puntos clave para ser un comunicador efectivo

Muchos no nacemos con este talento, pero podemos aprender a
comunicarnos de manera efectiva si nos lo proponemos y ponemos
en prctica ciertos puntos clave.
Segn Martnez (2006) el arte de la comunicacin se aprende si
queremos aprender y si aprendemos a aprender. l recomienda los
siguientes aspectos:
1. Todo comienza con el respeto que merece su oyente, ya sea un
individuo o un auditorio. El es una persona importante y espera
que se respete su punto de vista.
2. Luego sigue el impacto que usted consiga al dar su informacin,
siempre debe comenzar con algo sorpresivo, fuera de lo comn.
3. Despus de tener la atencin de su oyente trate de transmitir su
idea con claridad para que los dems lo comprendan.
4. Al exponer sus ideas hgalo en forma segura y con calma no use
palabras que indiquen inseguridad.
5. Despus de exponer su idea, su oyente querr detalles, debe
escuchar con atencin para identificar necesidades y satisfacer las
mismas.
6. Cultive las relaciones personales, use la asertividad y empata.
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Claves para una comunicacin efectiva en un
equipo de trabajo
A continuacin, algunos principios de comunicacin que ayudan a los
lderes a aliviar el stress, desarrollar confianza e impulsar resultados en
ambientes cargados de ansiedad e incertidumbre.
a. Mantngase en contacto siempre. Una buena regla es que durante
una crisis nunca es suficiente lo que comunique siempre que lo
haga en forma honesta, abierta y consistente. Emita sus mensajes
una y otra vez. Refurcelos en tantos medios y formatos como
sea apropiado. Cada persona tiene diferentes estilos de aprendizaje
y escucha; por lo que debe probar una variedad de canales de
comunicacin para asegurar que su mensaje llegue a todos.
b. Sea claro y preciso. Para tener xito en una comunicacin de crisis,
los mensajes deben ser transmitidos con claridad, especificidad
y coherencia. La comunicacin confusa y ambigua es su peor
enemigo en una crisis. Por lo tanto, tmese el tiempo necesario
para asegurarse que sus mensajes sean planteados de forma clara
y precisa.
c. Elija al mejor mensajero. Lo ideal es que para personas diferentes
haya mensajes diferentes dentro de la organizacin. Si se trata
de una crisis que involucra a toda la empresa, usualmente el
lder de mayor peso es quien toma la dirigencia. Luego de ello,
los supervisores inmediatos debern comunicarle la informacin
y resultados relevantes. El mensaje debe ser ajustado a cada
departamento pero sin dejar de estar alineado a la estrategia global
de crisis.
d. Renase cara a cara. Cuando le sea posible, renase directamente
con su equipo de trabajo. Y, mejor an, si lo hace ms de una
vez. En situaciones de stress, un interlocutor puede no escuchar
cuando un mensaje es dicho por primera vez, o puede no leer el
material impreso entregado en una primera reunin. Multiplicar
los encuentros tambin brinda a los oyentes ms oportunidades
de evaluar y expresarle qu tan bien usted est encaminando el
mensaje.
21
e.
Fomente un feedback de 360. La comunicacin no puede

ser solamente de arriba hacia abajo, particularmente en una
crisis. Usted necesita recibir preguntas, inquietudes, ideas,
preocupaciones de todos los miembros de la organizacin. Una vez
ms, las reuniones frecuentes con grupos e individuos son una buena
manera de fomentar el dilogo en dos direcciones. Tambin puede
obtenerse una retroalimentacin til escuchando los comentarios
informales que existen en toda la organizacin. Se enterar de
aquellos temas en los que la mayora se est focalizando y, de esta
manera, podr ajustar adecuadamente sus mensajes clave.
f.
Espere lo imprevisible. En tiempos de crisis o cambios, lo

imprevisible est destinado a ocurrir. La comunicacin ser ms
fluida si usted cuenta con un Plan de Respuesta adecuado y un
Gerente designado. Las acciones rpidas y seguras tranquilizan a
las personas y les brindan confianza en sus lderes.
Pasos para incrementar la habilidad de escuchar

Actualmente vivimos con un elevado nivel de ajetreo y estrs. Tomarse
tiempo para escuchar al otro es un buen regalo que le podemos hacer.
Escuchar, muestra que te preocupas por la otra persona y es una forma
de establecer una buena relacin. Adems puede ser til a la hora
de solucionar problemas. Puedes emplear cuatro pasos para escuchar
eficazmente:
1. Busque una postura que le sea cmoda para escuchar y pueda
establecer contacto ocular.
2. Despus emplee una habilidad para confirmar que esta entendiendo
al otro.
Sera el proceso de decir pequeas ideas sobre lo que tiene que estar
sintiendo la otra persona. Esta habilidad puede servir para rebajar
la tensin de alguien que se encuentre en un momento acalorado
emocionalmente. Gracias a esta habilidad lograremos entender
bien lo que estamos oyendo. Es un buen modo para transmitir
comprensin y afecto.
22
3. Usa preguntas o afirmaciones para obtener ms informacin

Si an hay cosas que no has entendido o no te han quedado
suficientemente claras, usa preguntas o afirmaciones para obtener
ms informacin acerca de lo qu est contando. Realiza preguntas
directas tales como Qu?, Dnde? Quin?, etc.
4. Resumir puntos clave de la conversacin de la otra persona
Al final de la comunicacin puedes resumir puntos clave de la
conversacin de la otra persona, repetirlos con tus propias palabras
(El objetivo de esta frmula es verificar si lo que has escuchado es
exacto y comunicar ese entendimiento a la otra persona).
La habilidad de escuchar con atencin

a.
b.
c.
d.
e.
f.
g.
h.
i.
j.
k.
l.
Estar motivado para escuchar.

Si usted se ve en la necesidad de hablar, haga preguntas.
Est atento a los indicios no verbales.
Deje que su contraparte cuente primero su historia.
No interrumpa a la persona que est hablando.
No se distraiga.
No confe en su memoria.
Escuche con un objetivo en su mente.
Dele a su contraparte toda la atencin.
Contra ataque al mensaje, no a la persona.
No se disguste.
Recuerde, es imposible escuchar y hablar al mismo tiempo.
Habilidades para escuchar e interactuar

A fin de practicar realmente este tipo de escucha, usted no debe hacer
juicios ni dar opiniones o tratar de dar soluciones. Slo sea consciente
del contenido emocional del emisor. Dos puntos claves que le sern
tiles en su aprendizaje de la habilidad para ser emptico:
23
a. Reconocer e identificar emociones. Usted encontrar ms sencillo

identificar las emociones ajenas si puede identificar con facilidad
las suyas propias. Se siente frustrado, estresado, molesto, feliz,
triste, nervioso?
b.
Replantee el contenido. Si usted repite los comentarios de su

contraparte palabra por palabra, ste creer que lo est parodiando.
La clave consiste en replantear el contenido usando palabras
diferentes.
24
Actividades de la semana
No.
Actividades
Recursos
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Lectura Documento Estudio
Documento
colocado en el
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1 hora
Lunes de esta
semana
2.
Participa en el Foro Temtico:

En el equipo de trabajo se debe manejar la
autoridad o el liderazgo?
Herramienta
Foros
20
Marte al Jueves de
Minutos
esta semana
3.
Analice el video El Ministro y Yo. Presente

un analisis sobre el rol del liderazgo en la
Administracin Pblica. Qu relacin tiene
el video con su institucin? (1 hoja).
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60
semana. de 9:00 a
Minutos
22:00 horas
4.
Mircoles de esta
semana
25
Bibliografa
1. Administracin un enfoque basado en competencias. Don Hellriegel, Susan E. Jackson, John W. Slocum Jr. 10a. Edicin.
2. Administracin de Recursos Humanos. Idalberto Chiavenato.
Quinta edicin.
3. Administracin. Una perspectiva global. Harold Koontz y Heinz
Weihrich. 11a. Edicin.
4. Hablan los Gurs. Las mejores ideas de los mximos pensadores
de la administracin. Joseph Boyett y Jimmie Boyett. Grupo Edi- torial
Norma.
5. Liderazgo basado en resultados. Dave Ulrich, Jack Senger, Norm
Smallwood. Editorial norma.
6. Internet
Instituto Nacional
de Administracin Pblica
Boulevard Los Prceres 16-40, Zona 10
Ciudad de Guatemala, Centro Amrica
PBX: (502) 2419-8181
www.inap.gob.gt

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Guatemala

1. El papel de la autoridad en el trabajo en equipo

2. Como dirigir un equipo?

3. Funciones directivas y gerenciales

4. El papel que desempea el lder en el equipo de trabajo

5. Desventajas de la solucin de problemas en equipo

6. Por qu fallan los equipos?

Habilidades para el personal de una organizacin inteligente

Puntos clave para ser un comunicador efectivo

Claves para una comunicacin efectiva en un equipo de trabajo

Pasos para incrementar la habilidad de escuchar

La habilidad de escuchar con atencin

Habilidades para escuchar e interactuar

Este mdulo presenta la importancia del papel de la autoridad

El papel que juega la persona encargada del trabajo en equipo es un

Cuando el ave que va a la delantera se cansa, pasa al ltimo lugar de

EQUIPO DE ALTO RENDIMIENTO

2.Como dirigir un equipo?

FUNCIONES INSTRUMENTALES O DE GESTIN.

HABILIDADES DIRECTIVAS (DE TAREA).

Estas capacidades suelen ser las que antes se comentaban, y pueden

FUNCIONES INTERPERSONALES O DE RELACIN.

HABILIDADES DIRECTIVAS (INTERPERSONALES)

4. El papel que desempea el

4.1. Tipo de tctica de influencia de lderes

Respuesta de los seguidores

Resistencia: puede parecer que los seguidores

Un lder efectivo debe consultar, facilitar, delegar, etc. Un lder debe

4.2. Caractersticas de los lderes transformacionales

Para formar un equipo de trabajo es necesario considerar no slo las

6. Por qu fallan los equipos?

medida que los miembros del equipo van adquiriendo confianza

Comunicacin organizacional y el administrador

El administrador o el director de la unidad de trabajo es el responsable

Habilidades para el personal de una organizacin

Puntos clave para ser un comunicador efectivo

Fomente un feedback de 360. La comunicacin no puede

Espere lo imprevisible. En tiempos de crisis o cambios, lo

Pasos para incrementar la habilidad de escuchar

3. Usa preguntas o afirmaciones para obtener ms informacin

La habilidad de escuchar con atencin

Estar motivado para escuchar.

Habilidades para escuchar e interactuar

a. Reconocer e identificar emociones. Usted encontrar ms sencillo

Replantee el contenido. Si usted repite los comentarios de su

Lectura Documento Estudio

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