HABILIDADES PARA LA ORGANIZACIN Y GESTIN DEL TIEMPO

AlguienseufananteUNAMUNO:
Yoduermomenosqueusted.
Si, replico Don Miguel, pero yo, cuando estoy despierto, estoy ms
despiertoqueusted

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PLAN PERSONAL DE USO EFICAZ DEL TIEMPO

Tres objetivos:
1. Uno cuantitativo, concreto e inmediato: recuperar, al menos, una hora diaria, de
las que nosotros no decidimos como empleamos.
2. Otro cualitativo, menos concreto, pero mucho ms importante: Ser ms eficaz
3. Combatir el estrs.

Cuatro fases:
1. Descubrir como funcionamos en relacin al tiempo.
Analizaremos tres aspectos:
El propio recurso tiempo
Nuestros hbitos
El comportamiento de nuestro entorno.
2. Decidiremos que queremos conseguir, desde el plazo ms largo,
hasta maana.
3. Nos defenderemos de nuestros ladrones de tiempo.
Eliminaremos todo lo que perjudique nuestra eficacia
4. Desarrollaremos nuestras capacidades personales y las de las
personas que dependen de nosotros.

EFICAZ O EFICIENTE?
Eficaz: consiste en hacer lo que hay que hacer. Se centra en el resultado: en que
debe ser hecho, con los menores recursos posibles.
Eficiente: hace muy bien lo que hace. Pero puede realizar maravillosamente algo
que debera haber realizado otro, o que ni siquiera era necesario hacer.

CARACTERSTICAS DE LA GESTIN DEL TIEMPO.

1. Manejar bien el tiempo NO es trabajar deprisa.

2. La mayora de personas NO pueden resolver sus problemas de

tiempo trabajando ms horas.
3. Los que se concentran en trabajar eficientemente NO son los ms eficaces. La
eficacia, ms que hacer las cosas bien, exige hacer lo que hay que hacer.
4. Hacer varias cosas a la vez NO es un uso eficaz del tiempo. Resulta ms eficaz
concentrar tiempo y esfuerzo en una cosa, terminarla y abordar otra con igual
concentracin.
5. La mayora de personas NO tienen exceso de trabajo por las propias exigencias
de su puesto. El tiempo nunca es suficiente para realizar todo cuanto se deseara
hacer, y es necesario elegir.
6. Siempre se puede elegir en funcin de las prioridades. Siempre hay cosas ms
importantes que otras, por conducir ms directamente a los objetivos. Y son stas
las que requieren prioridad.
7. Todas las actividades diarias pueden ser planificadas. Aunque no es necesario
respetar ciegamente esta planificacin si luego surge una actividad alternativa de
mayor inters.
8. En general, NO solemos saber en qu empleamos nuestro tiempo y cules son las
causas que hacen que lo perdamos a veces.
9. Los individuos ms atareados y activos NO son los que obtienen mejores
resultados. Es evidente que, a igualdad de eficacia, una mayor actividad produce
mejores resultados, pero una gran actividad, por si misma, no garantiza nada.
10. La simplificacin de tareas directivas NO es una buena manera de ganar tiempo.
11. Controlar el tiempo NO lleva a perder oportunidades inesperadas pero
interesantes.
12. Manejar bien el tiempo NO supone trabajar como un robot. La libertad se
preserva con la eleccin deliberada del empleo de nuestro tiempo, y no dejndonos
arrastrar por las circunstancias.
13. Las personas de mayor responsabilidad NO deben trabajar ms tiempo para dar
ejemplo. La responsabilidad, la dificultad o calidad del trabajo no se manifiestan por
un mayor nmero de horas trabajadas.
14. Mi responsabilidad NO me exige estar siempre disponible para el que me
necesite. La responsabilidad y disponibilidad son conceptos independientes.
15. La calidad de las decisiones NO mejora por tomarlas con ms tiempo. Una vez
recogida la informacin suficiente, cuanto ms tiempo se deje pasar, menos eficaz
resultar la decisin. Nunca se dispondr, por otra parte, de toda la informacin que
se querra tener.
16. Delegando NO se libera un montn de tiempo a corto plazo ni permite aliviar
responsabilidades.
17. Hacerlo uno mismo NO permite ahorrar tiempo, dirigir no es hacer las cosas uno
mismo, sino conseguir resultados a travs de un equipo.

LOS ENEMIGOS DE LA GESTIN DEL TIEMPO

No presupuestar bien el tiempo

Confusin en las prioridades
Los sumideros de tiempo
El desorden
Los ladrones del tiempo
La falta de concentracin
La impuntualidad

LADRONES DE TIEMPO.
Los ladrones de tiempo son esa suma de imprevistos que nos resta minutos e
incluso horas de trabajo efectivo. Detectarlos nos ayudar a combatirlos. Estos son
los ms destacados:
>
>

>
>
>

Visitas inesperadas. Si las hace una persona con la que se tiene confianza
se le puede emplazar a solucionar el tema a tratar en otro momento.
Reuniones. Hay que entrar en ellas con un orden del da y procurar ceirse
a l para evitar divagaciones que alarguen el encuentro innecesariamente. Si
algunos de los temas no nos incumben podemos pedir permiso para salir de la
reunin cuando se llegue a ellos.
Papeleo y lectura. Mejor redactar slo lo imprescindible y tener preparado
un mismo texto para contestar a peticiones similares. La lectura, slo para los
documentos necesarios y hacindola con cierta rapidez.
Desorden. Si destinamos unos pocos minutos cada da a archivar nos
evitaremos perder horas buscando un papel por la mesa. Cuesta, pero vale la pena.
Comunicacin ineficaz. Si no transmitimos mensajes claros es muy posible
que los dems realicen mal el trabajo y tengan que volver a repetirlo, lo cual
supone una enorme prdida de tiempo. Debemos comunicar con claridad y
comprobar que la otra persona ha comprendido lo que intentamos transmitirle. De
la misma forma, hay que escuchar con atencin y preguntar si algo no nos queda
claro.
Escasa disciplina personal. Es uno de los peores ladrones de tiempo y uno
de los ms difciles de corregir. No hay recetas mgicas. La nica forma de
cambiar es con voluntad.

ORGANIZAR NUESTRO TRABAJO

1. PLANIFICAR: Decidir qu se va a hacer, planteando objetivos a largo plazo, y
objetivos a medio y corto plato que los hagan posibles.
2. PROGRAMAR: Decidir cundo se va a hacer y asignar los recursos necesarios para
conseguir los objetivos.

Planificar con criterio

La agenda es una herramienta bsica a la hora de organizar la jornada
laboral, la semana e incluso la previsin de tareas a medio y largo plazo. La
utilizaremos para anotar el listado de tareas diario ordenndolas de forma lgica.
Primero las ms urgentes, aunque sean las que menos nos gustan (eso no va a
hacerlas desaparecer) y luego las menos relevantes.
Ahorraremos tiempo si agrupamos las tareas por afinidad y franja horaria.

Las llamadas y visitas, mejor a primera hora, cuando el personal llega a las
empresas. Si no es posible agrupar las tareas debemos ir revisando la agenda
peridicamente para no dejar trabajos pendientes.
A cada tarea debemos asignarle un tiempo y ceirnos a l en la medida de
lo posible, si no corremos el peligro de caer en la Ley de Parkinson, que dice: Se
tarda tanto en terminar un trabajo como tiempo se tenga para ello. Pero hay que ser
flexibles, no podemos prever cmo ir el da: si surgirn imprevistos, si recibiremos
muchas llamadas, si tendremos problemas informticos, etc.
Tambin hay que reservar momentos para descansar y otros para pensar,
algo que no siempre hacemos, abrumados por el da a da. Pensar es indispensable
para evaluar el trabajo realizado, planificar el que ha de venir, crear, innovar y, en
definitiva, ser ms eficientes.
Al final de la jornada destinaremos unos minutos a revisar qu tareas
hemos completado y cules no y ajustaremos la agenda del da siguiente.
Aplicar toda esta estrategia requiere tiempo, pues para cambiar un hbito se
necesita constancia y voluntad.
El tipo de personalidad tambin influye en ello. Los profesionales controladores y
paternalistas son los que lo tienen peor. Los primeros siempre salen tarde pues no
se fan de su equipo y lo quieren revisar todo, y los segundos porque absorben ms
trabajo del que pueden realizar.

URGENTE O IMPORTANTE?
Stephen R. Covey propone una matriz de gestin personal para clasificar las
distintas tareas y actividades diarias segn estos dos criterios:
1. Urgencia, aquellas actividades que requieren una accin inmediata
2. Importancia, aquellas actividades que tienen que ver con los resultados.

IMPORTANTE

NO IMPORTANTE

URGENTE

NO URGENTE

I
Vencimientos
Crisis
Problemas

II
Planificacin
Anticipacin
Oportunidades
Relaciones
IV
Inmediatez
Prdidas de tiempo
Actividades gratas

III
Interrupciones Trivialidades
Cambios
Correspondencia
Informes

TRAMPAS EN EL CONTROL DE NUESTRO TIEMPO.

El excesivo PERFECCIONISMO
No saber decir NO
Estar muy ocupado (cuento de los dos leadores - anexo)
Dejar las cosas importantes para luego.
La adiccin al trabajo.
La excitacin del riesgo: la prisa suele servir

para

ahorrar

minutos.despus de haber malgastado horas.

HERRAMIENTAS Y RECURSOS DE CONTROL DEL TIEMPO.

Evitar posponer las tareas

Reduccin de interrupciones
Aprender a delegar
Gestionar adecuadamente nuestro estrs
Ser asertivos
Optimizar nuestras reuniones

DECLOGO DEL USO DE TIEMPO

1. DECIDE A DONDE QUIERES IR, es decir, tus objetivos
2. PLANIFICA TUS ACTIVIDADES para llegar all
3. ASIGNA A CADA UNA SOLO EL TIEMPO JUSTO
4. COMIENZA POR LA MS IMPORTANTE
5. SIGUE TU PROGRAMA, salvo que surja algo ms importante.
6. HAZLO YA, no lo dejes para luego
7. CONCNTRATE EN UN SOLO ASUNTO
8. ACABA LO QUE COMIENCES
9. HAZ EL MEJOR USO DE TU PRXIMO MINUTO
10. TOMATE TIEMPO PARA TI MISMO; desarrllate, disfruta, vive.

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ANEXO
CUENTODELOSDOSLEADORES
RecientementetuvolugarelCampeonatoMundialdeLeadoresquese
celebratodoslosaosenCanad.Losfinalistas?UnCanadienseyun
NoruegollamadosPeteryJohannrespectivamente.
Su tarea era muy sencilla. A cada uno de ellos se le adjudic un
sector del bosque. Aquel que talara ms rboles entre las 8 de la
maanaylas4delatarde,seraelganador.
Alas8enpuntosonelsilbatoylosdosleadoressepusieronmanos

alaobracondestreza.Ibantalandointercambiandogolpetrasgolpe
hastaquealasnuevemenosdiezelCanadienseoyqueelNoruegose
detena Advirtiendo su oportunidad, el Canadiense redobl sus
esfuerzos!
Alas9,elCanadienseoyqueelnoruegocomenzabaatalarotravez.
Unavezmsparecaqueibantalandointercambiandogolpetrasgolpe,
hastaquealasdiezmenosdiezelCanadienseoyqueelNoruegose
detena! El Canadiense persever, decidido a sacar el mayor partido
posibledeladebilidaddesuadversario.
Alas10enpunto,elNoruegocomenzatalardenuevo.Hastaquea
lasoncemenosdiezhizounanuevapausa.LaconfianzadelCanadiense
iba en AUMENTO poda oler la victoria y prosigui con su ritmo
regularyconstante.
Yassucesivamentealolargodetodoelda.Cadahoraamenosdiez,
el Noruego paraba y el Canadiense segua talando. Cuando son el
silbatoalas4delatardesealandoelfinaldelacompetencia,el
Canadienseestabaabsolutamenteconvencidodequeelpremioerasuyo!
Te podrs imaginar cul sera su sorpresa al descubrir que haba
perdido
Cmo lo hiciste? le pregunt al Noruego. Cada hora a menos diez
oaqueteparabas.Cmodemoniospudistecortarmsrbolesqueyo?
Noesposible!
Puesrealmenteesmuysencillo,respondielNoruegoconfranqueza.
Cadahoraamenosdiez,paraba.Ymientrastseguastalando,yome
dedicabaaafilarelhacha