Diagrama de Gantt en

Excel
El diagrama de Gantt es una excelente herramienta para visualizar la
secuencia en las actividades de un proyecto, as como su duracin en
das a partir de una fecha de inicio establecida. Este tipo de diagrama es
ampliamente utilizado en la planificacin y desarrollo de proyectos para
facilitar la asignacin de recursos.
En el mercado actual existen herramientas de software especializadas en
la creacin y edicin de diagramas de Gantt, como es el caso de
Microsoft Project, pero seguramente habr ocasiones en las que los
participantes de un proyecto no tendrn acceso a dichas herramientas
por lo que ser indispensable compartir los detalles de un proyecto
utilizando otro tipo de software.
Una alternativa es utilizar Excel para crear un diagrama de Gantt que
contenga informacin bsica, pero de gran utilidad para la toma de
decisiones en el desarrollo del proyecto. As que, en esta ocasin
haremos un ejercicio mostrando los pasos necesarios para crear un
diagrama de Gantt en Excel.
Al desarrollar cada uno de los pasos descritos en este artculo,
tendremos una tabla con informacin bsica de cada una de las
actividades del proyecto as como un grfico de barras de Excel que
representar adecuadamente el diagrama de Gantt. En la siguiente
imagen puedes ver una imagen del resultado final.

Antes de iniciar con nuestro ejercicio debo dejar en claro un par de

cosas. En primer lugar debes tener en cuenta que este es un diagrama
de Gantt en Excel bsico pero podrs agregar funcionalidad adicional
posteriormente si as lo deseas. Tambin debes recordar que Excel no
fue hecho con el objetivo de crear este tipo de diagramas, as que ciertas
cosas que son sencillas de implementar utilizando herramientas
especializadas, podran ser mucho ms complicadas de implementar
dentro de Excel.

Cmo crear un diagrama de Gantt en Excel

Como puedes observar en la imagen de la seccin anterior, nuestra tabla
de datos tiene informacin sobre cada una delas actividades del proyecto
como: el nombre de la actividad, la fecha de inicio, su duracin y la fecha
final. No es necesario que captures manualmente la fecha de la columna
Fin, ya que es posible calcularla haciendo una suma de la columna Inicio
y la columna Duracin.

Debes poner especial atencin en la creacin de esta tabla ya que ser

la fuente de datos para nuestro grfico. Ingresa con mucho cuidado esta
informacin y al terminar estaremos listos para insertar el grfico.
Una vez que tenemos lista la tabla de datos, debemos hacer clic sobre
una celda vaca de nuestra hoja y posteriormente ir a la ficha Insertar >
Grficos > Barra y posteriormente seleccionar la opcin Barra apiladaque
es el segundo icono dentro del grupo Barra en 2-D tal como se observa
en la siguiente imagen.

Notars que esta accin insertar un grfico en blanco, pero no habr

que preocuparse por eso en este momento ya que poco a poco
agregaremos cada uno de los elementos de nuestro diagrama de Gantt.

Seleccionar datos para el Diagrama de Gantt

Ahora que tenemos nuestro grfico de barra vaco incrustado en la hoja,
debemos hacer clic derecho sobre el grfico y seleccionar la
opcin Seleccionar datos.

Inmediatamente se mostrar el cuadro de dilogo Seleccionar origen de

datos y ser aqu donde indicaremos el rango de celdas que contiene la
informacin sobre las actividades de nuestro proyecto.

Si no ests acostumbrado a crear grficos de Excel de esta manera, te

recomiendo hacer cada uno de los pasos descritos a continuacin con
sumo cuidado ya que de esto depender el buen funcionamiento de
nuestro diagrama de Gantt.

Utilizaremos este cuadro de dilogo para agregar dos series de datos, y

como probablemente lo estars imaginando, lo haremos a travs del
botn Agregar. As que, comencemos haciendo clic sobre dicho
botnAgregar y se abrir otro pequeo cuadro de dilogo con el
ttulo Modificar serie.
En este nuevo cuadro de dilogo centraremos nuestra atencin en el
recuadro Valores de la serie donde indicaremos los valores de la
columna Inicio de nuestra tabla de datos, que para nuestro ejemplo
ser el rango B2:B6.

Una vez hecha la seleccin debemos hacer clic sobre el botn Aceptar y
se habr creado la primera serie de datos. Ahora necesitamos modificar
las etiquetas del eje horizontal para dicha serie as que debers centrar
tu atencin en el panel derecho del cuadro de dilogo Seleccionar origen
de datos y hacer clic sobre el botnEditar que se encuentra debajo de la
seccin Etiquetas del eje horizontal:

Esto abrir el cuadro de dilogo Rtulos del eje, y debers seleccionar la

columna Actividades de nuestra tabla de datos y que es el rango A2:A6.
Finalmente debers hacer clic en el botn Aceptar.

De esta manera hemos agregado la primera serie de datos con

informacin del inicio de cada actividad y ahora nos resta agregar la
segunda serie de datos que contendr informacin sobre la duracin de
cada actividad.

En este momento tendrs en pantalla el cuadro de dilogo Seleccionar

origen de datos, as que debers hacer clic sobre el botn Agregar y en
el cuadro de dilogo Modificar serie, dentro del recuadro Valores de la
serie, debers seleccionar los datos de la columna Duracin que en
nuestra tabla de datos es el rango C2:C6.

Haz clic en el botn Aceptar para terminar con la creacin de la segunda

serie pero, al igual que con la serie de datos anterior, tambin ser
necesario editar las etiquetas del eje horizontal as que debers
seleccionar la segunda serie del panel izquierdo y posteriormente hacer
clic en el botn Editar ubicado en el panel derecho para poder abrir el
cuadro de dilogo Rtulos de eje tal como lo hicimos con la primera serie
de datos.
Para los rtulos de eje de la segunda serie de datos tambin elegiremos
los valores de la columnaActividades es decir, debers indicar el rango
A2:A6. Finalmente debers hacer clic en el botn Aceptar para cerrar el
cuadro de dilogo de Rtulos de eje y finalmente volver a hacer clic en el
botn Aceptar para cerrar el cuadro de dilogo Seleccionar origen de
datos.
Despus de haber agregado ambas series de datos tendremos un grfico
como el que se muestra en la siguiente imagen.

En este momento nuestro grfico se ve como cualquier otro grfico de

barras, pero seguiremos trabajando para agregar el detalle necesario
para crear nuestro diagrama de Gantt en Excel.

Formato al eje vertical del grfico

Nuestro siguiente paso ser dar formato a los ejes del grfico ya que en
este momento las actividades se muestran en orden inverso, es decir, en
la parte superior del grfico se encuentra la actividad E y en la parte
inferior est la actividad A pero deseamos invertir dicho orden. Para
lograr este cambio debes hacer clic derecho sobre el eje vertical y
seleccionar la opcin Dar formato a eje.

Aparecer el cuadro de dilogo Dar formato a eje y dentro de la

seccin Opciones del eje debers asegurarte de marcar la
opcin Categoras en orden inverso.

Al cerrar el cuadro de dilogo habrs ordenados las actividades dentro

del grfico de la misma manera en que aparecen en la tabla de datos.

Quitar relleno de la primera serie de datos

Si analizas con detenimiento el estado actual de nuestro grfico, podrs
observar que las barras de color rojo representan adecuadamente el
inicio, duracin y fecha final de cada una de las actividades.
La funcin de las barras azules es ayudarnos a ubicar correctamente el
inicio de las barras rojas, es decir, las empujan hacia la derecha hasta
ubicarlas correctamente en la fecha de inicio. As que, en estricto sentido,
no es necesario que las barras azules estn visibles en nuestro grfico
por lo que procederemos a esconderlas.
Para ocultar visualmente las barras azules removeremos su color de
relleno y para eso debers seleccionar cualquiera de las barras azules y
hacer clic derecho para seleccionar la opcin Dar formato a serie de
datos:

Se abrir el cuadro de dilogo Formato de serie de datos y debers

asegurarte de ir a la seccin Relleno para seleccionar la opcin Sin
relleno:

Al cerrar el cuadro de dilogo habrn desaparecido visualmente las

barras azules de nuestro grfico. Para dar un poco ms de espacio a las
barras podemos remover la leyenda del grfico y eso lo logramos
haciendo clic en dicha leyenda y seleccionando la opcin Eliminar.

Despus de aplicar estos cambios tendrs un grfico como el que se

observa en la siguiente imagen en el que solo se muestran las barras
rojas y que ocupan un mayor porcentaje del rea del grfico.

Formato al eje horizontal del grfico

Nuestro ltimo paso en la creacin de un diagrama de Gantt en Excel

ser dar formato al eje horizontal de manera que no exista tanto espacio
libre a la izquierda de las barras. Esto lo lograremos indicndole al
grfico el valor numrico donde debe iniciar el eje horizontal.
El truco de este paso es obtener adecuadamente el valor numrico de la
fecha de inicio de la primera actividad en iniciar, que para nuestro
ejemplo es la actividad A. Este valor numrico lo podremos conocer
fcilmente haciendo clic derecho sobre la celda B2, que tiene la fecha de
inicio para dicha actividad, y posteriormente elegimos la opcin Formato
de celda y cambiamos temporalmente la opcin de Categora
a Nmero tal como se observa en la siguiente imagen.

Sin hacer clic en el botn Aceptar puedes observar en la

seccin Muestra que el valor numrico para la fecha 01/01/2011 es el
valor 40544. Debers anotar este nmero porque lo colocaremos como
valor de inicio en nuestro grfico, as que cierra el cuadro de
dilogo Formato de celdas haciendo clic en Cancelar y posteriormente
debers hacer clic derecho sobre el eje horizontal para seleccionar la
opcin Dar formato a eje:

Aparecer el cuadro de dilogo Dar formato a eje y dentro de la seccin

Opciones del eje debers habilitar la opcin Fija para el valor mnimo fijo
y colocar el nmero que acabamos de obtener, que para nuestro
ejemplo es el valor 40544 y que corresponde a la fecha de inicio de la
actividad A.

Al fijar el valor mnimo del eje horizontal habremos eliminado el espacio

en blanco que exista a la izquierda de las barras.
Pero antes de cerrar el cuadro de dilogo modificaremos un poco las
etiquetas del eje horizontal. Para eso debers seleccionar la
seccin Nmero y dentro del recuadro Categora debers elegir la
opcinPersonalizado y en el cuadro de texto Cdigo de formato debers
introducir el valor dd/mm y finalmente pulsar el botn Agregar. Esto dar
una mejor visibilidad a las fechas mostradas en el eje horizontal ya que
remover el ao y solamente se mostrar el da y el mes.

Cierra el cuadro de dilogo pulsando el botn Cerrar y debers tener un

diagrama idntico al mostrado al inicio de este tutorial.

Es as como hemos terminado nuestro ejercicio para crear un diagrama

de Gantt en Excel. Como lo he mencionado anteriormente, es un
diagrama que muestra informacin bsica pero que ser suficiente para
tener una visin clara de la duracin de las actividades de un proyecto.
Es totalmente posible agregar funcionalidad adicional a este diagrama de
Gantt pero eso ser un tema para alguna publicacin futura. Por ahora
puedes descargar el archivo de trabajo utilizado en este artculo y
utilizarlos como una plantilla para crear tus propios diagramas de Gantt
en Excel.