21/05/13

1405-Como funciona a aprovao eletrnica de compras - Linha Datasul - TDN

1405-Como funciona a aprovao eletrnica de compras

FAQ: 1405-Como funciona a aprovao eletrnica de compras?

Produto: Datasul
Ambiente: EMS 2
Verso: 1

Sintoma
1405-Como funciona a aprovao eletrnica de compras?

Causa
Como funciona a aprovao eletrnica de compras?

Soluo
--------------------------------------FAQ 1.405 - Como funciona a aprovao eletrnica de compras?
NOTA: O conceito de aprovao eletrnica e suas principais funcionalidades esto descritas no manual de referncias do mdulo de compras, no tpico "Processo Aprovao
Eletrnica".
Esta documentao tem por objetivo esclarecer as principais dvidas referentes ao processo, tendo como pr-requisito o conhecimento dos tpicos abordados no manual de
referncia de compras.
Objetivo: Aprovao Eletrnica consiste controlar a movimentao de documentos, gerando pendncias de aprovao e posteriormente possibilitando a aprovao das
mesmas dentro de critrios e parmetros previamente definidos.
* Aprovao Total / Aprovao por Item:
- Aprovao Total: Consiste em aprovar um documento pelo montante dos itens. Ex: Soma total dos itens de uma requisio; soma de todas as ordens de um pedido.
O tipo de aprovao ser verificado nos parmetros de aprovao, lotao (hierarquia) ou faixa.
- Aprovao por Item: consistido o limite do usurio contra cada item do documento individualmente. Ex: Aprova item a item de uma requisio de estoque, podendo ter
limite para aprovar um item de uma requisio e deixar outro item pendente. O mesmo caso serve para o pedido e suas ordens de compra.
Ex: Requisio: 120
Itens: 10 - $ 100,00
20 - $ 150,00
30 - $ 50,00
Utilizando aprovao total o documento ter o valor de $ 300,00. Para aprovao por item ser aprovado item a item. Desta forma caso o usurio tenha limite de $ 100,00,
podero ser aprovados automaticamente a seqncia 10 e 30 da requisio 120.
* O sistema possibilita que seja utilizado 4 tipos de aprovao distintas (padro, lista, hierarquia e faixa). Maiores informaes sobre cada uma consultar no manual de
referncia do mdulo de compras, "Processo Aprovao Eletrnica".
* Como definir o tipo de aprovao?
Quando se utiliza aprovao total, ser definido nos Parmetros de Aprovao (cd1750), na pasta total, qual o tipo de aprovao, Lotao (hierrquica) ou faixa. Somente
estes dois tipos so permitidos utilizando aprovao total.
Se a aprovao no for total, a definio ser estabelecida no programa Tipo Aprovao Item (cd1707).
NOTA: Somente os documentos requisio de estoque, solicitao de compras, pedido de compra, processo de compras e contratos (mdulo de contratos) permitem
aprovao total.
1) Como parametrizar e qual o fluxo das informaes utilizando aprovao por HIERARQUIA (lotao) OU FAIXA?
Objetivo: Possibilitar o controle das movimentaes de acordo com limites estipulados por usurios/documentos, submetendo para aprovao as movimentaes que
excederem o limite estabelecido. O(s) aprovador(es) estaro ligados a lotao (cd1700) a qual o usurio pertence. Utilizando aprovao por Faixa, podero ser definidos
diferentes aprovadores de acordo com o valor do documento, e ainda uma estrutura diferente por documento. Na aprovao por Hierarquia (lotao) so relacionados os
aprovadores por lotao do usurio responsvel pelo documento.
1.1) APROVAO TOTAL
Parmetros aprovao eletrnica (cd1750). O documento que sofrer a aprovao dever estar marcado. Caso a aprovao seja total, dever ser marcado o documento na
pgina total, e selecionado o tipo de aprovao (lotao ou faixa).
1.2) APROVAO POR ITEM
Caso no seja marcado o indicador de aprovao total nos parmetros e aprovao (cd1750), o tipo de aprovao ser selecionado no programa Tipo de aprovao item
(cd1707).

tdn.totvs.com/pages/releaseview.action?pageId=5270981

1/3

21/05/13

1405-Como funciona a aprovao eletrnica de compras - Linha Datasul - TDN

Nota: Cotao sempre trabalha com aprovao por item, j que um documento nico.
1.3) LIMITE USURIO
Limite do usurio: Os limites do usurio esto definidos no programa Aprovadores (cd1701). Quando o usurio no for aprovador, e estiver cadastrando uma requisio ou
solicitao, o limite ser verificado no Usurio Materiais (cd1700).
1.4) LIMITES DIFERENCIADOS POR FAMLIA
Existe a possibilidade de cadastrar um limite diferenciado por famlia, quando a aprovao for por item, atravs do programa Limite Aprovao Famlia (cd1708). Somente
ser verificado este limite se estiver cadastrado, seno vale o limite do cd1701. NOTA: Utilizando aprovao total, esta consistncia no tem validade, j que um documento
por conter diferentes itens, de diferentes famlias.
1.5) GERAO DAS PENDNCIAS PARA APROVAO
A pendncia ser gerada quando o usurio no tiver limite. Ser verificada a LOTAO DO USURIO, e gerada pendncia de aprovao para os aprovadores vinculados a
lotao.
APROVAO POR HIERARQUIA (LOTAO): Aprovadores so relacionados no programa Hierarquia Aprovadores (cd1710). O primeiro aprovador receber a pendncia.
APROVAO POR FAIXA: Devero ser cadastradas as faixas de aprovao no programa Faixas Limites da Famlia (cd1715).
Depois, devero ser relacionados os aprovadores no programa Hierarquia Aprovadores Faixas (cd1716). Este relacionamento deve ser cadastrado para cada faixa, lotao e
documento, pois o programa cd1716 exibe um pgina diferente para cada tipo de documento (requisio, solicitao, cotao, etc). Isto torna o processo bem flexvel, porm
requer ateno na parametrizao.
NOTA: Os aprovadores relacionados para aprovar determinada lotao podero pertencer a qualquer setor. Ex: O gerente de compras poder aprovar a compra de um
usurio do RH.
1.6) APROVAO DAS PENDNCIAS
No momento da aprovao (cd1720), ser gerada pendncia para o prximo usurio relacionado na lista de aprovao (cd1710) se o aprovador no possuir limite ou esteja
marcado o campo DEPENDENTE (cd1710).
Se for rejeitado, s poder prosseguir a documento caso seja reaprovado.
2) Como parametrizar e qual o fluxo das informaes utilizando aprovao por Lista?
Objetivo: Controlar movimentaes de acordo com o limite de cada usurio. Quando no houver limite para a movimentao, sero geradas pendncias de aprovao para
um ou mais aprovadores definidos por item (cd1713), independente da lotao do usurio responsvel pelo documento.
2.1) LIMITE USURIO
Limite do usurio: Os limites do usurio esto definidos no programa Aprovadores (cd1701). Quando o usurio no for aprovador, e estiver cadastrando uma requisio ou
solicitao, o limite ser verificado no Usurio Materiais (cd1700).
2.2) LIMITES DIFERENCIADOS POR FAMLIA
Existe a possibilidade de cadastrar um limite diferenciado por famlia, atravs do programa Limite Aprovao Famlia (cd1708). Somente ser verificado este limite se estiver
cadastrado, seno vale o limite do cd1701.
2.3) GERAO DAS PENDNCIAS PARA APROVAO
(Os aprovadores sero relacionados no programa Aprovadores Itens Famlia cd1713). Ser gerada uma pendncia para cada aprovador da lista.
2.4) APROVAO DAS PENDNCIAS
Basta que um aprovador aprove o documento (cd1720). Se for rejeitado, s poder prosseguir a documento caso seja reaprovado.
3) Como parametrizar e qual o fluxo das informaes utilizando aprovao Padro?
Objetivo: Controlar movimentaes de acordo com o limite de cada usurio. Quando no houver limite para a movimentao, ser gerada pendncia de aprovao para o
aprovador padro definido no programa Aprovador Padro (cd1714), independente da lotao do usurio responsvel pelo documento. Esta parametrizao no varia por
item.
A principal finalidade permitir aprovao tcnica. Para isto, basta indicar no programa Tipo Aprovao (cd1705) que a aprovao padro tcnica. Para aprovaes
tcnicas no verificado limite do usurio nem do aprovador. Sempre ser gerada pendncia, pois tem a finalidade de analisar a parte tcnica da compra, por exemplo, se
as caractersticas do computador a ser comprador so adequadas com a necessidade da empresa.
3.1) LIMITE USURIO
Limite do usurio: Os limites do usurio esto definidos no programa Aprovadores (cd1701). Quando o usurio no for aprovador, e estiver cadastrando uma requisio ou
solicitao, o limite ser verificado no Usurio Materiais (cd1700).
3.2) LIMITES DIFERENCIADOS POR FAMLIA
Existe a possibilidade de cadastrar um limite diferenciado por famlia, quando a aprovao for por item, atravs do programa Limite Aprovao Famlia (cd1708). Somente
ser verificado este limite se estiver cadastrado, seno vale o limite do cd1701.
3.3) GERAO DAS PENDNCIAS PARA APROVAO
Ser gerada pendncia para o aprovador vinculada a aprovao padro (cd1714).
3.4) APROVAO DAS PENDNCIAS
O aprovador dever aprovar o documento no programa Aprovao Documentos (cd1720). Caso a aprovao seja tcnica, no ser consistido limite.
4) possvel trabalhar com mais de um tipo de aprovao?
possvel desde que a aprovao seja por item. No programa Tipo Aprovao Famlia/Item (cd1706/cd1707), deve-se vincular os tipos e definir prioridade, ou seja, qual
receber primeiro as pendncias.
Normalmente se utiliza mais de um tipo de aprovao quando se trabalha com aprovao tcnica. importante ressaltar que quando parametrizado mais de um tipo, sendo
uma dos tipos aprovao tcnica, esta dever ser a primeira da lista.
5) Como saber para quem foi gerada a pendncia sem precisar conhecer toda hierarquia parametrizada?

tdn.totvs.com/pages/releaseview.action?pageId=5270981

2/3

21/05/13

1405-Como funciona a aprovao eletrnica de compras - Linha Datasul - TDN

Atravs do programa Situao Documento (cd1730), possvel identificar qual aprovador est com a pendncia. Nesta mesma consulta possvel visualizar o usurio
responsvel pelo documento, o usurio que cadastrou o documento, a situao e outras informaes. Permite tambm a abertura do programa de aprovao (cd1720),
atravs do boto Pendncia.
6) Quando um documento pode ser aprovado se o usurio no tem limite?
Em determinadas situaes, o documento aprovado, mesmo exibindo na mensagem de aprovao que o valor do documento maior que o limite do usurio. Isto pode
devido as seguintes motivos:
6.1) Usurio est cadastrado como mestre (cd1701).
6.2) O documento no trabalha com aprovao eletrnica, ou seja, no est marcado nos Parmetros de aprovao (cd1750).
6.3) Ocorre quando a pendncia NO gerada(consultar cd1730 - Situao de Documentos) devido a problemas na parametrizao. Isto acontece porque no deve haver
aprovadores ou faixa de aprovao para o documento. Nos casos em que no houver sequer uma faixa e pelo menos um aprovador vlido (que aprove o tipo de documento)
o sistema emite a mensagem "15661 - Impossvel movimentar documento", e no permite que prossiga o cadastro. Nos outros casos, o documento aprovado
automaticamente, independente do limite do usurio.

Dever ser vinculado aprovadores para o documento:

Aprovao por Hierarquia : cd1710
Aprovao por Faixa: cd1716
Aprovao por Lista: cd1713
Aprovao Padro: cd1714
7) Quando um documento no aprovado automaticamente mesmo que o usurio tenha limite?
7.1) O usurio logado no sistema (EMS) no o mesmo informado no documento. Isto pode ser facilmente verificado atravs do programa Situao Documento (cd1730),
comparando o Usurio Responsvel (usurio informado no documento) com o Usurio (usurio) logado no sistema que efetuou a movimentao.
7.2) Existe aprovao tcnica. Quando tem aprovao tcnica vinculada ao item (ver tpico 3), sempre haver necessidade de aprovao.
8) Para que serve e como funciona o conceito de aprovador Alternativo?
Esta situao muito usada quando um aprovador sai de frias, por exemplo. Atravs do programa Aprovador alternativo (cd1702) pode ser relacionado um ou mais
aprovadores alternativos.
A pendncia de aprovao no ser gerada para o aprovador alternativo. Na verdade quando definido que um aprovador alternativo do outro, est dando a permisso
para que um aprove as pendncias do outro. Para o alternativo visualizar as pendncias de outro aprovador, ter que acessar o programa Aprovao Documentos (cd1720),
opo Parmetros e em seguida marcar a opo Somente Alternativos.
Caso no aparea a pendncia dos aprovadores, aos quais um determinado aprovador est vinculado como alternativo, deve-se verificar a data de validade (cd1702). O
limite para aprovao ser o limite normal estabelecido nos Aprovadores (cd1701), e no o limite do aprovador que est sendo substitudo.

9) Por que aps aprovar a cotao, foi gerada pendncia para o solicitante ?
Variao do Item
A partir do EMS 202, pode-se definir no item o percentual de variao. Esta informao serve para indicar que se o valor cotadado for superior ao valor da solicitao
(histrico), e o percentual de vario for maior que o definido no item, ento ser necessrio a hierarquia do solicitante aprovar o documento, afim de permitir continuidade
no processo.
Ex: Preo solicitao : R$ 10,00
Percentual variao: 5,00 %
Valor cotao : R$ 13,00
Neste caso, como o valor da cotao 30% maior que o valor da solicitao, ser necessrio o(s) aprovador(es) do solicitante aprovarem novamente o documento.
Aps a aprovao da cotao, ser feita esta verificao. Caso ocorra a variao, a ordem de compra ser marcada como "Expectativa de compra (cc0505)", e o valor da
cotao ser gravada no item da requisio. At que o(s) aprovador(es) do solicitante aprovem a solicitao com os novos valores, no ser permitida gerao de pedido para
esta ordem.
NOTA 1 - A "expectativa de compra" somente ser considerada no Tipo de Aprovao por Item, quando o programa for parametrizado para Aprovao Total no ser
considerado.
NOTA 2 - Variao 0 ou 999 indica que no ter esta consistncia.

tdn.totvs.com/pages/releaseview.action?pageId=5270981

3/3