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Tabla de Contenidos

PREFACIO...........................................................................................................................................6
El software de fuente abierta al servicio de la gestin.....................................................................6
La Solucin Open ERP....................................................................................................................7
CONOCIENDO OPEN ERP..............................................................................................................10
Conectndose a Open ERP............................................................................................................10
Barra de preferencias.................................................................................................................11
Idiomas en Open ERP..........................................................................................................13
Solicitudes.................................................................................................................................13
Las solicitudes como un mecanismo de comunicacin interna............................................13
Configuracin de usuarios........................................................................................................16
Gestin de Asociados.....................................................................................................................17
Lista de Asociados................................................................................................................17
Categoras de los Asociados.................................................................................................18
Funcionalidades.............................................................................................................................20
Tour Guiado por Open ERP...........................................................................................................20
Asociados..................................................................................................................................20
Bsqueda de un asociado.....................................................................................................20
Formulario del asociado.......................................................................................................21
Acciones posibles sobre un asociado...................................................................................22
Contabilidad y Finanzas............................................................................................................24
Tableros de control....................................................................................................................25
Productos...................................................................................................................................25
Recursos Humanos....................................................................................................................27
Control de Inventario................................................................................................................28
Gestin de relacin con Clientes y Proveedores.......................................................................29
Gestin de Compras..................................................................................................................31
Gestin de ventas......................................................................................................................31
Conceptos generales del flujo de trabajo............................................................................................33
Personalizacin de la Compaa Principal................................................................................33
Categoras de Asociados...........................................................................................................34
Productos y sus categoras........................................................................................................35
Ubicaciones de stock.................................................................................................................37
Creacin de un plan de cuentas.................................................................................................39
Flujo de Trabajo.............................................................................................................................40
Pedido de compra......................................................................................................................40
Recepcin de mercadera..........................................................................................................42
Control de facturas de compra..................................................................................................43
Pago al proveedor......................................................................................................................44
De la Propuesta de Ventas a el Pedido de Ventas......................................................................45
Preparacin de mercadera para despachar a clientes...............................................................46
Facturacin de Mercadera........................................................................................................48
Pago del cliente.........................................................................................................................48
Gestin de relaciones con los clientes................................................................................................50
Asociados.......................................................................................................................................51
Contactos...................................................................................................................................52
Categoras de los asociados.......................................................................................................53
Gestin de casos.............................................................................................................................53
Configuracin de CRM.............................................................................................................54
Secciones..............................................................................................................................54
Categoras.............................................................................................................................55

Men.....................................................................................................................................55
Uso de casos..............................................................................................................................57
Generacin de calendarios........................................................................................................59
Anlisis de desempeo..............................................................................................................60
Automatizacin de acciones usando reglas...............................................................................61
Usando el servidor de correo electrnico..................................................................................66
Perfiles de prospectos....................................................................................................................66
Uso efectivo de los perfiles.......................................................................................................67
Herramientas de Comunicacin.........................................................................................................69
Interfaz de Mozilla Thunderbird....................................................................................................69
Instalacin de la extensin de Thunderbird..............................................................................70
Interfaz de usuario de Thunderbird...........................................................................................71
Interfaz de Microsoft Outlook.......................................................................................................72
Instalacin de la extensin de Outlook.....................................................................................72
Uso de la extensin de Outlook................................................................................................73
Interfaz de Microsoft Word............................................................................................................73
Instalacin de la extensin de Word..............................................................................................74
Uso de la interfaz de Word........................................................................................................74
Contabilidad General..........................................................................................................................76
Desde la facturacin hasta el pago.....................................................................................................76
Flujo de trabajo contable y generacin automtica de facturas.....................................................79
Facturas en Borrador.................................................................................................................80
Facturas abiertas o pro forma....................................................................................................80
Saldar entradas de facturas y pagos..........................................................................................81
Un sistema basado en archivos.................................................................................................83
Facturacin.....................................................................................................................................83
Carga de una factura de cliente.................................................................................................85
Gestin de Impuestos...........................................................................................................90
Cancelacin de una factura...................................................................................................91
Creacin de la factura de un proveedor....................................................................................93
Notas de crdito........................................................................................................................97
Pago de facturas........................................................................................................................97
Entradas contables.........................................................................................................................98
Gestin de estados bancarios....................................................................................................99
Gestin de caja........................................................................................................................102
Entrada manual en un libro.....................................................................................................103
Proceso de reconciliacin........................................................................................................104
Reconciliacin automtica.................................................................................................105
Reconciliacin manual.......................................................................................................106
Gestin de pagos..........................................................................................................................108
Proceso para la gestin de rdenes de pago............................................................................109
Preparacin y ejecucin de rdenes........................................................................................110
Anlisis Financiero...........................................................................................................................114
Gestin de cuentas a pagar / acreedores y cuentas por cobrar /deudores....................................114
Anlisis financiero de asociados.............................................................................................115
Mltiples pasos de seguimiento..............................................................................................116
Situacin del Asociado............................................................................................................118
Cuentas e Impuestos establecidos por ley....................................................................................120
Impuestos................................................................................................................................120
Configuracin de una estructura impositiva.......................................................................121
Casos de Impuestos............................................................................................................122
Objetos de Impuestos.........................................................................................................123

Uso de Impuestos sobre Productos, Asociados, Proyectos y Cuentas................................126


Los libros mayores y la hoja de balance.................................................................................128
Los libros.................................................................................................................................128
Declaracin de Impuestos.......................................................................................................129
Anlisis Financiero de la Compaa............................................................................................131
Indicadores de gestin.............................................................................................................131
Anlisis de tiempo de los indicadores................................................................................132
Definicin de sus propios indicadores................................................................................133
Buena gestin presupuestaria..................................................................................................133
El Tablero de Control de Contabilidad....................................................................................135
Configuracin de cuentas.................................................................................................................137
Plan de cuentas.............................................................................................................................137
Creacin de un plan de cuentas...............................................................................................138
Planes de cuentas virtuales......................................................................................................140
Libros...........................................................................................................................................142
Configuracin de un Libro......................................................................................................142
Control y Asistencia para la carga de datos............................................................................143
Perodos y Aos Fiscales.............................................................................................................144
Definiendo un perodo o un ao fiscal.........................................................................................145
Cierre a fin del ao..................................................................................................................145
Condiciones de Pago....................................................................................................................146
Entradas al comienzo de un ao..................................................................................................147
Gestin efectiva de la compaa.......................................................................................................148
Cuentas Analticas............................................................................................................................148
Para cada empresa, su propio plan analtico................................................................................150
Caso 1: Una empresa fabricante industrial.............................................................................150
Caso 2: Un estudio de abogados.............................................................................................153
Caso 3: Una compaa de servicios de IT...............................................................................155
Configuracin de las cuentas analticas.......................................................................................158
Configuracin del plan de cuentas..........................................................................................158
Creacin de los libros..............................................................................................................160
Registros analticos......................................................................................................................161
Entradas automticas...............................................................................................................162
Carga manual de registros.......................................................................................................164
Anlisis Financiero......................................................................................................................164
Anlisis por cuenta..................................................................................................................165
Balance Analtico...............................................................................................................165
Balance Analtico Invertido................................................................................................165
El Libro Mayor de Costo....................................................................................................166
El Libro Mayor de Costo (solo cantidades)........................................................................166
Indicadores Clave....................................................................................................................167
Recursos Humanos...........................................................................................................................169
Gestin de RR. HH......................................................................................................................169
Gestin de Personal.................................................................................................................170
Gestin de Contratos de Empleo.............................................................................................171
Entrada y Salida......................................................................................................................172
Hojas de Asistencia......................................................................................................................173
Configuracin de empleados...................................................................................................174
Carga de datos en la hoja de asistencia...................................................................................175
Evaluacin de costos de servicio............................................................................................178
Gestin por departamento.......................................................................................................180
La Gestin de Servicios....................................................................................................................183

Polticas de gestin de precios.....................................................................................................183


Creacin de lista de precios....................................................................................................185
Versiones de Listas de Precios............................................................................................185
Reglas para calcular precio.................................................................................................186
Lista de Precios por defecto...............................................................................................188
Caso de uso de listas de precios..............................................................................................188
Definicin de la lista de precios.........................................................................................190
Condiciones de contratos de clientes..................................................................................191
Otras bases para el clculo de precios.....................................................................................193
Gestin de precios en varias monedas....................................................................................193
Gestin de Contratos de Servicios...............................................................................................194
Contrato con precios fijados...................................................................................................194
Contratos costo - reembolso....................................................................................................196
Contratos con precio fijado facturados a medida que se lleva a cabo el servicio...................198
Contratos limitados a una cantidad.........................................................................................201
Planeamiento que mejora el liderazgo.........................................................................................201
Planeamiento por tiempo o por tareas?.................................................................................203
Creacin de planes..................................................................................................................205
Uso correcto del planeamiento................................................................................................205
Planeamiento en todos los niveles de la jerarqua...................................................................206
Tratamiento de gastos..................................................................................................................207
Un proceso integrado..............................................................................................................207
Reclamo de gastos...................................................................................................................208
Organizacin interna y Gestin de proyectos...................................................................................211
Gestin de proyectos....................................................................................................................211
Definicin de un proyecto y sus tareas...................................................................................212
Gestin de tareas.....................................................................................................................213
Asignacin de roles: Gerentes de cuenta y Gerente de proyecto............................................215
Facturacin de tareas...............................................................................................................216
Planeamiento y prioridades en la gestin................................................................................218
Delegacin eficiente................................................................................................................219
El arte de la productividad sin estrs...........................................................................................220
No todo lo urgente es necesariamente importante..................................................................221
Organizando su vida sistemticamente...................................................................................222
Contexto..................................................................................................................................222
Cajas de tiempo..................................................................................................................222
Metodologa y procesos iterativos......................................................................................223
Algunos resultados convincentes.......................................................................................226
Personalizacin de Open ERP..........................................................................................................227
Creacin de un Mdulo de Configuracin...................................................................................228
Personalizacin del men............................................................................................................230
Dejar que los usuarios cambien ellos mismos sus contraseas...............................................230
Personalizacin de la pgina de inicio para cada usuario.......................................................232
Asignacin de valores por defecto a los campos....................................................................233
Cambio de terminologa..........................................................................................................234
Traduccin a travs de un archivo CSV.............................................................................234
Cambios a travs de la interfaz cliente...............................................................................236
Gestin de derechos de acceso.....................................................................................................237
Grupos y Usuarios.......................................................................................................................238
Derechos de acceso para los mens........................................................................................238
Derechos de Acceso a Objetos................................................................................................240
Historial de modificacin........................................................................................................242

Configuracin de los flujos de trabajo.........................................................................................242


Definicin de los Flujos de Trabajo........................................................................................243
Configuracin de reportes............................................................................................................243
Gestin de reportes estadsticos..............................................................................................244
Modelar un nuevo reporte..................................................................................................244
Personalizacin de los tableros de control.........................................................................246
Gestin de plantillas de documentos con OpenOffice.org......................................................246
Instalacin del mdulo de OpenOffice.org........................................................................248
Conexin de OpenOffice.org a Open ERP.........................................................................248
Modificacin de reportes....................................................................................................248
Creacin de un nuevo reporte.............................................................................................250
Creacin de encabezados comunes para reportes...................................................................251
Importar y exportar informacin..................................................................................................252
El formato CSV para estructuras de bases de datos complejas...............................................252
Campos muchos-a-uno.......................................................................................................254
Campos muchos-a-muchos.................................................................................................255
Campos uno-a-muchos.......................................................................................................255
Ejemplos de importacin de archivos CSV............................................................................256
Categoras de Asociados.....................................................................................................256
Nuevos Asociados..............................................................................................................258
Exportar Informacin..............................................................................................................259
Metodologa de implementacin......................................................................................................262
Planeamiento y Anlisis de los Requerimientos..........................................................................262
Mtodos de planeamiento.......................................................................................................264
Despliegue...................................................................................................................................264
Opciones de despliegue...........................................................................................................265
La Ofeta de Software como un Servicio (SaaS).................................................................265
Hosting por un proveedor...................................................................................................266
Instalacin Interna..............................................................................................................268
Procedimiento de Despliegue..................................................................................................269
Entrenamiento del usuario...........................................................................................................271
Soporte y mantenimiento.............................................................................................................271
Actualizaciones y mejoras......................................................................................................272
Versin Migracin...................................................................................................................273

PREFACIO1
Los Sistemas de Informacin han jugado un rol cada vez ms visible en la
mejora de la competitividad de los negocios a lo largo de los ltimos aos. No
son slo herramientas para manejar tareas repetitivas, sino que se estn
usando para guiar y promover todas las actividades diarias de una compaa.
Un software de gestin integrada es un recurso clave que otorga una ventaja
competitiva significativa.

La respuesta habitual de una empresa a las necesidades de agilidad, fiabilidad


y respuesta a expectativas que crecen rpidamente es crear una organizacin
basada en departamentos, con una estructura lineal integrada alrededor de sus
procesos operativos. Para aumentar la eficiencia entre la gente de ventas, los
contadores, el personal de logstica y todos los dems, usted debera tener un
entendimiento comn de sus problemas.

Para esto se necesita un lenguaje comn que permita compartir las referencias,
las polticas y la comunicacin en la organizacin. Un sistema ERP (por
Enterprise Resource Planning, planificacin de recursos empresariales)
constituye la plataforma ideal para este punto de referencia comn.

El software de fuente abierta al servicio de la gestin


Los riesgos y los costos de integracin son barreras importantes para todas las
ventajas que Usted obtiene de estos sistemas. sta es la razn por la cual,
todava hoy, pocas PyMEs usan ERP. Adems, los vendedores ms grandes de
ERP, como SAP, Microsoft y Oracle, no han sido capaces de reconciliar el poder
y la cobertura integral de un ERP con la simplicidad y flexibilidad deseadas por
los usuarios. Y esto es precisamente lo que estn buscando las PyMEs.

1Este manual est basado en Open ERP: a modern approach to integrated


business management systems, escrito por los creadores de Open ERP, Fabian
Pinckaers y Geoff Gardiner. Para conocer ms sobre ellos y Tiny SRL, el editor de Open
ERP, visite http://www.openerp.com/.

Los procesos de desarrollo de software de fuente abierta y los nuevos modelos


de negocios adoptados por sus desarrolladores, brindan un nuevo modo de
resolver dichos problemas de costo y calidad para esta clase de software
empresarial.

Para que un sistema ERP est totalmente disponible para las PyMEs la prioridad
es la reduccin de costos. El software de fuente abierta lo hace posible al
reducir los costos de desarrollo al permitir la reutilizacin constante de las
libreras de software de fuente abierta, eliminar los intermediarios
(distribuidores) con todos gastos generales de venta, eliminar los costos de
ventas con la publicacin libre del software y reducir considerablemente los
gastos de marketing.

Al existir una interaccin abierta entre miles de colaboradores y asociados


trabajando en el mismo proyecto, el escrutinio resultante beneficia
enormemente la calidad del software producido. Y usted no puede ser todo al
mismo tiempo: contador, desarrollador de software, vendedor, profesional de
calidad ISO 9001, especialista en productos agrcolas, experto en las
costumbres y hbitos de los vendedores farmacuticos, slo para empezar.

Con estos requerimientos tan amplios, qu podra ser mejor que una red
mundial de asociados y colaboradores. Cada uno de ellos suma su propia
colaboracin de acuerdo a su capacidad profesional. A travs de este libro,
usted ver que los resultados superan cualquier expectativa razonable cuando
este trabajo est bien organizado.

Pero el desafo real del desarrollo es que esta solucin sea tan simple y flexible
como completa. Y para alcanzar este nivel de calidad usted necesita un lder y
coordinador que sea capaz de organizar todas estas actividades. Entonces, el
equipo de desarrollo de Open ERP es responsable por la mayor parte de la
organizacin, sincronizacin y coherencia del software.

Y Open ERP ofrece un gran desempeo en todas estas reas.

La Solucin Open ERP


Gracias a su modularidad, los desarrollos en colaboracin de Open ERP han
sido limpiamente integrados, permitiendo que cualquier compaa elija lo que
necesita de una larga lista de funciones disponibles. Como en la mayora de los
softwares de fuente abierta, la accesibilidad, la flexibilidad y la simplicidad son
claves para el desarrollo. La experiencia ha demostrado que no se necesita
entrenar a los usuarios en el sistema durante meses, porque ellos pueden
bajarlo y directamente comenzar a usarlo.

As, usted encontrar los mdulos para todos los tipos de necesidades,
permitiendo que su compaa construya un sistema personalizado, agrupando
y configurando los mdulos que mejor se adapten entre los cientos que estn
disponibles. Ellos van desde mdulos muy especficos, como la interfaz EDI
para productos agrcolas, hasta el mdulo de automatizacin genrica para
pedir sandwichs, que se ocupa de las preferencias de su personal a la hora de
comer.

Los resultados son impresionantes. Open ERP es el software de gestin ms


bajado del mundo, con ms de 600 descargas por da. Est disponible en 18
idiomas y tiene una red mundial de colaboradores y asociados. Ms de 800
desarrolladores participan en los proyectos del sistema de desarrollo
colaborativo de Tiny Forge.

Open ERP es, que se sepa, el nico sistema de gestin que se usa
rutinariamente no slo en grandes compaas, sino tambin en otras muy
pequeas e incluso muchas independientes. Esta diversidad ilustra la
flexibilidad del software: una coordinacin bastante elegante entre las
expectativas de la gente sobre las funcionales del software y una gran
simplicidad en su uso. Y esta diversidad tambin es evidente en los varios
sectores y comercios que usan el software, incluyendo productos agrcolas,
textiles, remates pblicos, TI y asociaciones comerciales.

Finalmente, este software nace de la combinacin de un cdigo de alta calidad,

arquitectura bien calculada y el uso de tecnologas abiertas. De hecho, si usted


es una persona dedicada a la TI, se sorprender de encontrar que el tamao de
Open ERP no supera los 4 MB una vez instalado. Hemos recorrido un largo
camino desde los das en los que las nicas personas que podan esperar
beneficios de un ERP eran los dueos de una fbrica enorme en algn remoto
estado industrial.

Este libro es ms que un manual sobre Open ERP. Es un trabajo que trata
acerca de tcnicas avanzadas de gestin realizadas a travs de estas
herramientas de TI. Usted ver qu prcticas de gestin pueden ser tiles, qu
es posible y cmo alcanzarlas con Open ERP.

Consideramos que Open ERP est para eso: no como un fin en s mismo, sino
como la herramienta que usted use para poner en marcha un sistema de
gestin de avanzada.

Este libro est dirigido a directores y gerentes que tienen la ambicin de


mejorar el desempeo del equipo de gestin de su compaa. Ya cuentan con
grandes responsabilidades y tienen la influencia de hacer que las cosas pasen
en su compaa. Es probable que muchos lectores provengan de PyMEs y
empresas independientes, por la amplitud de funciones que necesitan ser
analizadas e involucradas en el cambio. Los mismos principios, sin embargo, se
aplican a compaas ms grandes.

CONOCIENDO OPEN ERP


Comience a descubrir Open ERP para familiarizarse con la interfaz de usuario.
Este recorrido guiado provee una introduccin a muchas de las caractersticas
disponibles en el sistema.

Es comprensible que tenga un poco de aprehensin cuando se siente por


primera vez frente a su computadora para conectarse con Open ERP, ya que
los sistemas de ERP son conocidos por su complejidad y por el tiempo que
toma aprender a usarlos. Despus de todo, son sistemas de planeamiento de
gestin de empresas, capaces de manejar la mayora de los elementos de
empresas globales. Pero an siendo ste el caso con el software propietario,
Open ERP es una excepcin en la clase de software de gestin.

A pesar de su exhaustividad, las facilidades de interfaz y gestin de flujos de


trabajo son muy simples e intuitivas de usar. Por esta razn Open ERP es uno
de los pocos paquetes de software con clientes de referencia tanto en negocios
muy pequeos (que requieren simplicidad) como en grandes cuentas (que
requieren una amplia cobertura funcional).

Conectndose a Open ERP


Para conectarse a Open ERP, usted cuenta con un nombre de Usuario y una
Contrasea. Estos datos deben ingresarse en los campos correspondientes en
la ventana de inicio. Esta ventana aparece normalmente al iniciar el programa.
Si esto no ocurre, puede acceder a ella a travs del men en la parte superior
de la pantalla: Archivo > Conectar, o bien a travs de un atajo: Ctrl + O.

Usted debera ver una ventana como sta:

CAPTURA
Ingrese sus datos y haga click en Aceptar. Esta accin lo llevar a la pantalla
de inicio. Su nombre de ingreso determina sus derechos de usuario, es decir, a

qu informacin y funcionalidades tiene acceso.

Es posible que en lugar de ingresar a la pantalla de inicio, se muestre


directamente un tablero de control, cuyas caractersticas bsicas se detallarn
ms adelante. Desde el tablero de control puede acceder a la pantalla inicio. Si
est usando el cliente web, puede llegar al men haciendo click en el enlace
Men Principal en la parte superior izquierda de la ventana. Si est usando el
cliente Windows, el men est en la primera pestaa (que est escondida ,
siendo la segunda pestaa en el tablero de control que aparece al principio).

Una vez que se muestre el men principal, podr ver los siguientes tems:

La barra de Preferencias en la parte superior derecha, que muestra


nombre de usuario, enlaces a la pgina de inicio, Preferencias, Acerca de
y Salir.

Abajo, informacin sobre el sistema de Solicitudes.

Enlaces al Men principal y los atajos.

Informacin sobre copyright en la parte inferior de la pgina.

El contenido principal de la ventana flanqueada por la barra de


herramientas del men y algunos enlaces arriba y a la derecha.
CAPTURA PANTALLA PGINA

52 (TOTAL)/ 40 (PAGINADO)

Hay 3 mens disponibles a la izquierda:

Asociados,

Contabilidad & Finanzas

Administracin

Barra de preferencias
Cuando se conecta a Open ERP, la barra de Preferencias indica con qu usuario
est conectado. Usted encontrar a la derecha un enlace a la Pgina de
Inicio, que lo lleva ya sea al tablero de control o a los mens disponibles,
dependiendo de la configuracin de usuario. Generalmente a cada usuario del
sistema se le muestra un tablero de control diseado para mostrar indicadores
y documentos urgentes, que son los ms tiles para alguien en la posicin del
usuario dentro de la compaa. Usted ver cmo asignar tableros de control a
diferentes usuarios ms adelante.
Nota: Multinacionales y zonas horarias
Si usted tiene usuarios en diferentes pases, ellos pueden
configurar su propia zona horaria. Los datos referidos a
horarios (de creacin y modificacin de archivos, por
ejemplo) se ajustarn al huso horario del usuario.
El siguiente elemento en la barra de herramientas es un enlace a
Preferencias, que lo llevar a una pgina donde el usuario actual puede
especificar una zona horaria y un idioma.

El campo Idioma permite cambiar el idioma de trabajo del usuario. Para


ello, deben cargarse otros idiomas en el sistema para que el usuario sea
capaz de elegir una alternativa.

El campo Zona horaria indica a Open ERP la ubicacin del usuario. sta
puede ser diferente a la del servidor. Todos los datos en el sistema se
convierten automticamente al huso horario del usuario.

El enlace Acerca de brinda informacin sobre el desarrollo del software de


Open ERP.

El enlace Salir le permite desconectarse y volver a la pgina de ingreso


original, para que usted pueda conectarse a otra base de datos, o bien a la
misma base de datos con un usuario diferente.

El enlace Solicitudes se encuentra por debajo de la barra de herramientas.


Veremos sus caractersticas ms adelante.

Idiomas en Open ERP


Actualmente, hay ms de 20 idiomas disponibles. Cada usuario del sistema
puede elegir en qu idioma trabajar a travs del enlace Preferencias. Usted
puede, incluso, asignar un idioma a un asociado (cliente o proveedor) y en este
caso todos los documentos enviados a este asociado sern traducidos
automticamente al idioma elegido.
Ms informacin sobre idiomas
La versin base del Open ERP (en francs) est traducida a
los siguientes idiomas: ingls, alemn, chino, espaol,
italiano, hngaro, holands, portugus, rumano, sueco y
checo.
Otros idiomas estn disponibles en www.tinyforge.org: rabe,
afgano, austraco, blgaro, indonesio, finlands, tai, turco y
vietnamita.

Solicitudes
El enlace Solicitudes se encuentra por debajo de la barra de herramientas. Es
visible nicamente si usted est conectado a una base de datos. Si su base de
datos es nueva, dir Sin solicitudes. Puede hacer click en este vnculo para ver las
solicitudes que le han enviado en cualquier momento.

Las solicitudes como un mecanismo de comunicacin interna


Las solicitudes son un poderoso mecanismo de comunicacin entre los usuarios
del sistema. Tambin son usadas por el mismo Open ERP para enviar mensajes
de sistema a los usuarios. Las solicitudes tienen ventajas distintivas respecto a
los correos electrnicos tradicionales:

se enlazan con otros documentos de Open ERP,

se adjunta un historial de eventos a la solicitud,

usted puede monitorear los eventos de forma efectiva desde los mensajes
enviados por ellos.

Open ERP usa este mecanismo para informar a los usuarios sobre ciertos
eventos del sistema. Por ejemplo, si hay un problema relativo al
reabastecimiento de un producto, Open ERP enva una solicitud al gerente de
produccin.

Para enviar una solicitud, siga los siguientes pasos:

1. Haga click en el enlace Solicitudes. Esto abre una ventana que muestra
todas sus solicitudes pendientes.

2. Haga click en Nueva para crear y enviar una nueva solicitud.

3. Complete el Asunto de la solicitud, por ejemplo Cmo ests? y describa


su inquietud en el campo.

4. Haga click en el botn Buscar que se encuentra a la derecha del campo


Enviar a y seleccione en la ventana que se abre el usuario a quien quiere
enviar su solicitud.

5. Usted puede enlazar esta solicitud a otros documentos del sistema


usando el campo Referencias que puede ser, por ejemplo, un asociado,
un presupuesto o una factura impugnada.

6. Haga click en Enviar a para mandar la solicitud al receptor. Luego haga


click en Men principal para volver a la pantalla original.

CAPTURA PGINA 55 (TOTAL)/ 43 (PAGINADO)

Para revisar sus solicitudes:

1. Haga click en el enlace de la derecha la etiqueta Solicitudes para abrir


una lista de sus solicitudes. Es posible que todava aparezca la frase Sin
solicitudes ya que esta informacin no se actualiza al instante, sino
peridicamente. La lista se solicitudes se abre y usted ver las solicitudes
recibidas.

2. Puede hacer click en el botn Editar, representado por un lpiz, al


extremo derecho de la lnea de solicitud. Esto abre la solicitud en modo
de edicin.

3. Haga click en el botn Responder y escriba su respuesta en el campo


Solicitud que aparece en lugar del mensaje original.

4. Haga click en Enviar a para guardar su respuesta y enviarla al remitente


original.
Ventaja de la solicitud sobre el correo electrnico
La ventaja de una solicitud de Open ERP comparada con un
conjunto de correos electrnicos acerca de un tema, es que
la solicitud contiene toda la conversacin en un solo lugar.
Usted puede monitorear fcilmente una discusin completa,
con los documentos adjuntos y revisar rpidamente una lista
de discusiones incompletas con el historial en cada solicitud.
Mire la solicitud y su historial, y luego cirrela.

1. Haga click en la pestaa Historial en el formulario Solicitud para ver la


solicitud original y todas las respuestas. Haciendo click en cada lnea,
puede obtener ms informacin sobre cada elemento.

2. Vuelva a la primera pestaa, Solicitud, y haga click en Fin de la


solicitud para configurarla en Cerrado. Esto aparecer en un color gris.

La solicitud ya no estar activa y no ser visible en las bsquedas ni aparecer


en su lista de solicitudes pendientes.
Nota: Informacin disparadora
Usted puede enviar una solicitud con una fecha futura. No
aparecer en la lista de espera de los receptores hasta la
fecha indicada. Este mecanismo es muy til para configurar
alertas antes de un evento importante.
Configuracin de usuarios
Si usted es el Administrador y se conecta como tal, tiene todo el acceso que
necesita para configurar usuarios. Haga click en Administracin > Usuarios
> Usuarios para desplegar la lista de usuarios definida en el sistema. Haga
click en el nombre del usuario que desea configurar para abrir un formulario no
editable del mismo.

Haga click en la pestaa Seguridad para ver que si este usuario es miembro
de grupo alguno, tiene roles o es sujeto de reglas especializadas. El usuario
admin,

como puede ver si sigue la misma secuencia para ver su definicin, es

un miembro del grupo admin, que le da ms derechos avanzados para


configurar nuevos usuarios.
Definicin: Roles, grupos y usuarios
Los usuarios y los grupos proveen la estructura para
derechos de acceso especficos a diferentes documentos. La
configuracin responde a la pregunta: "Quin tiene acceso
a qu?".
Los roles se usan en procesos de negocios para permitir o
bloquear ciertos pasos en el flujo de trabajo de un
documento dado. Por ejemplo, puede asignar el rol de
aprobar una factura. Los roles responden a la pregunta
"Quin debera hacer esto?"
Haga click en Administracin > Usuarios > Grupos por debajo del men
principal para abrir la lista de grupos definidos en el sistema. Si abre la vista en
formulario del grupo admin haciendo click en su nombre en la lista, la primera

pestaa le muestra la lista de todos los usuarios que pertenecen a este grupo.

Haga click en la pestaa Seguridad para ver los detalles de los derechos de
acceso a ese grupo. stos estn detallados ms adelante, pero ya puede ver
ms arriba en la ventana la lista de derechos reservados para el grupo admin.
Por convencin, en Open ERP el grupo admin tiene derechos de acceso al men
Configuracin en cada seccin. As, Asociados / Configuracin se encuentra en la
lista de derechos de acceso pero Asociados no se encuentra all porque es
accesible a todos los usuarios.

Puede crear nuevos usuarios para integrarlos al sistema y asignarlos a grupos


predefinidos para garantizarles ciertos derecho de acceso. Luego pruebe sus
derechos de acceso cuando se conecte como esos usuarios. La gestin define
estos derechos de acceso como se describen posteriormente.
Derechos de acceso en versiones posteriores de Open
ERP
Hay un rea donde las futuras versiones de Open ERP estn
cambiando: muchos grupos estn siendo predefinidos y el
acceso a muchos de los mens y los objetos sern tecleados
en estos grupos por defecto. Esto contrasta con el enfoque
ms liberal de 4.2.2 y anteriores, donde los derechos de
acceso podan ser definidos pero no activados por defecto.

Gestin de Asociados
En Open ERP, un asociado representa una entidad con la que Usted puede
hacer negocios. ste puede ser un prospecto, un cliente, un proveedor, o an
un empleado de su compaa.

Lista de Asociados
Haga click en Asociados en el men principal para abrir la lista de asociados.
Luego haga click sobre el primer asociado para obtener sus detalles,

apareciendo un formulario con varias pestaas:

La pestaa General contiene la informacin principal sobre la compaa,


como el nombre de la corporacin, su idioma primario, los diferentes
contactos de ese asociado y las categoras a las que pertenece.

La pestaa Info extra contiene informacin que es un poco menos


inmediata.

La pestaa Historial de eventos contiene el historial de todos los


eventos en los que ha estado involucrado el asociado. Estos eventos se
crean automticamente por medio de diferentes documentos del sistema:
facturas, solicitudes de soporte, etc. stos le dan una vista rpida del
historial del asociado en una sola pantalla.

La pestaa Propiedades contiene la configuracin del asociado relativa a


contabilidad, inventario y otras reas.

CAPTURA PGINA 59 (TOTAL)/ 47 (PAGINADO)

Definicin: Categoras de los Asociados


Las categoras de los asociados le permiten segmentar a los
diferentes asociados segn su relacin con usted (cliente,
prospecto, proveedor, etc.). Un asociado puede pertenecer a
varias categoras, pudiendo ser al mismo tiempo cliente y
proveedor, por ejemplo.
Categoras de los Asociados
Usted puede listar a sus asociados por categora usando el men Asociados >
Asociados por categora. Esto abre una estructura jerrquica de categoras
donde cada una de ellas puede ser dividida en subcategoras. Haga click en
una categora para obtener una lista de asociados en esa categora. Por
ejemplo, haga click en todos los asociados de la categora Proveedor o

Proveedor de componentes. Usted ver que si una compaa est en una


subcategora (como Proveedor de componentes), tambin aparecer
cuando haga click en la categora madre (como Proveedor).

CAPTURA PGINA 60 (TOTAL)/ 48 (PAGINADO)


El administrador puede definir nuevas categoras. Entonces usted crear una
nueva categora y la enlazar a un asociado.

1. Use Asociados > Configuracin > Categoras > Editar categoras


para llegar a una lista de las mismas categoras que vio antes pero en una
lista y no en una estructura jerrquica de rbol.

2. Haga click en Nueva para abrir un formulario vaco para crear una nueva
categora.

3. Ingrese Mis prospectos en el campo Nombre de la categora. Luego haga


click sobre el cono Buscar a la derecha del campo Categora madre y
seleccione Prospecto en la lista que aparece.

4. Luego guarde su nueva categora usando el botn Guardar.


Atencin: Campos obligatorios
Los campos azules son obligatorios. Si Usted intenta guardar
un formulario mientras uno de estos campos est vaco, este
campo se vuelve rojo para indicar que hay un problema. Es
imposible guardar el formulario hasta que haya completado
cada campo obligatorio.
Usted puede revisar la estructura de su nueva categora usando Asociados >
Asociados por categora. Usted debera ver la nueva estructura Prospectos /
Mis prospectos

aqu.

CAPTURA

PGINA

61 (TOTAL) / 49 (PAGINADO)

Para crear un nuevo asociado y enlazarlo a esta nueva categora, abra un

formulario de nuevo asociado para modificarlo.

1. En la pestaa General, tipee Nuevo asociado en el campo Nombre.

2. Luego haga click en el cono de bsqueda a la derecha del campo


Categoras y seleccione su nueva categora de la lista que aparece:
Prospecto

/ Mis prospectos.

3. Guarde su asociado haciendo click en Guardar. El asociado ahora


pertenece a la categora Prospecto / Mis prospectos.

4. Controle la modificacin en el men Asociados > Asociados por


categora. Seleccione la categora Mis prospectos. La lista de asociados se
abre y all usted encontrar a su nuevo asociado.
Nota: Buscando documentos
Si necesita buscar en una larga lista de asociados, es mejor
usar el criterio de bsqueda disponible que desplazarse a
travs de la lista de asociados entera. Es un hbito que le
ahorrar mucho tiempo mientras busca toda clase de
documentos.
Ejemplo: Categoras de Asociados
Un asociado puede ser asignado a varias categoras. Esto le
permite crear clasificaciones alternativas como necesarias,
generalmente en una forma jerrquica.
Algunas estructuras que se usan con frecuencia son:
* Ubicaciones geogrficas
* Inters en ciertas lneas de productos
* Suscripcin a boletines de noticias.
* Tipo de industria

Funcionalidades

Toda la funcionalidad de Open ERP est contenida en sus diversos mdulos.


Muchos de stos, los mdulos centrales, se cargan automticamente durante la
instalacin inicial del sistema y pueden actualizarse en lnea ms tarde.
Aunque la mayora no est instalada en su base de datos al comienzo, los
mdulos estn disponibles en su computadora para su instalacin inmediata.
Hay mdulos adicionales que pueden ser cargados en lnea desde el sitio oficial
de Open ERP http://openerp.com. Estos mdulos estn inactivos cuando se cargan
en el sistema, y pueden ser instalados en una etapa aparte.

Tour Guiado por Open ERP


Asociados
Para que se familiarice con la interfaz de Open ERP, comenzar a trabajar con
informacin sobre los asociados. Haciendo click en Asociados > Asociados,
aparecer una lista de asociados que fueron cargados automticamente
cuando usted cre la base de datos con la opcin Cargar datos de
demostracin tildada.

Bsqueda de un asociado
Arriba de la lista de asociados ver un formulario de bsqueda que le permite
filtrar rpidamente a los asociados. Hay dos pestaas disponibles para ello:
Bsqueda bsica y Bsqueda avanzada, diferencindose en que la ltima
muestra ms campos para restringir su seleccin.

Si usted no ha aplicado filtro alguno, la lista muestra cada asociado en el


sistema. Por razones de espacio, slo muestra los primeros asociados (el
cliente web llega, por defecto, hasta 20, pero puede seleccionar hasta un
mximo de 100 por pgina). Si quiere mostrar otros archivos puede buscarlos o
navegar a travs de toda la lista usando las flechas Primero / Previo /
Prximo / ltimo.

CAPTURA

PANTALLA PGINA

69 (TOTAL) / 57 (PAGINADO)

Cliente Windows: Lmite de lista de 80


Por defecto, en este cliente se muestran solamente los
primeros 80 archivos, para evitar sobrecargar la red y el
servidor. Se puede cambiar este lmite haciendo click sobre
el cono + a la izquierda del criterio de bsqueda, y puede
cambiar el punto de inicio para que empiece ms all que la
primera entrada.
Si hace click en el nombre de un asociado, se abre la vista del formulario
correspondiente del mismo en modo slo lectura. En la lista puede hacer click
en el cono de lpiz para abrir el mismo formulario en modo Editar. Una vez que
tiene un formulario puede alternar entre los dos modos haciendo click en
Guardar o Cancelar cuando est en el modo Editar, y en Editar cuando est
en el modo Solo Lectura. En este ltimo modo, adems, usted puede navegar
toda la lista que ha seleccionado, como si estuviera en la vista Lista. Tambin
puede hacer click en Buscar para ver el formulario en vista Lista otra vez.

Formulario del asociado


El formulario del asociado contiene varias pestaas, referidas al archivo en uso:

General

Info extra

Historial

Propiedades

Los campos en una pestaa no son todos del mismo tipo. Algunos, como
Nombre, contienen texto libre, otros como Idioma le permiten elegir un valor
de una lista de opciones. Unos le brindan una vista de otro objeto (como
Contactos del asociado, porque un asociado puede tener varios contactos) o
una lista de enlace a otro objeto (como Categoras). Hay opciones para tildar,
como el campo Activo en la pestaa Info extra; campos numricos (como

Lmite de crdito) y campos de fecha (como, obviamente, Fecha).

La pestaa Historial le da un vistazo general rpido de las cosas que le han


ocurrido al usuario, un paneo de informacin til como pedidos, facturas
abiertas y solicitudes de soporte. Open ERP genera los eventos
automticamente a partir de los cambios en otros documentos referidos a este
asociado. Es posible agregar eventos manualmente, como una nota registrando
un llamado telefnico. Para agregar un nuevo evento, haga click en Crear un
nuevo registro a la derecha del campo Eventos del asociado. Esto abre un
cuadro de dilogo nuevo de Eventos de asociado que permite crear y
agregar un evento al asociado en uso.

Acciones posibles sobre un asociado


A la derecha del formulario de asociado hay una barra de herramientas que
contiene una lista de posibles Reportes, Acciones y Enlaces acerca del
asociado mostrado en el formulario.

Puede generar documentos PDF acerca del objeto seleccionado (o, en una vista
de lista, acerca de uno o ms objetos seleccionados), usando los siguientes
botones en la seccin Reportes de la barra de herramientas.

Etiquetas: imprime etiquetas de direcciones para los asociados


seleccionados.

Pagos vencidos: genera cartas de seguimiento para pagos vencidos de


los asociados. Cada carta se imprime en el idioma del asociado o, por
defecto, en espaol.

Algunas acciones pueden iniciarse con los siguientes botones en la seccin


Acciones de la barra de herramientas:

Arquitectura de la compaa: abre una ventana mostrando a los


asociados y sus "hijos" (derivados y asociados dependientes) en una

estructura jerrquica.
Cliente Windows: Reportes, acciones y enlaces
Cuando usted est viendo un formulario en el cliente
Windows, los botones a la derecha del formulario son atajos
a los mismos Reportes, Acciones y Enlaces descritos en
el texto. Cuando est viendo una lista (como la lista de
asociados), esos botones no estn disponibles. En cambio,
puede acceder a Reportes y Acciones a travs de dos de los
botones de la barra de herramientas arriba de la lista,
Imprimir y Accin.
Los asociados son usados a lo largo de todo Open ERP en otros documentos.
Por ejemplo, el men Gestin de ventas > Pedidos de ventas > Todos
los pedidos de ventas trae todas las rdenes de venta en una vista de lista.
Haga click en el nombre de un asociado (ms que en el nmero de orden) en
una de esas lneas y obtendr el formulario de asociado (ms que el formulario
de pedido de venta).
Nota: Click derecho y atajos
En el cliente Windows no tiene hipervnculos a otros tipos de
documentos. En cambio, puede hacer click derecho en una
vista lista para mostrar los campos vinculados (esto es,
campos que tengan enlace a otros formularios) en esa lnea.
En el cliente web ver atajos de hipervnculos en varios de
los campos de un formularios que est en modo Solo
Lectura, as puede desplazarse a los formularios para esas
entradas. Cuando el formulario Web est en modo Editar,
puede en cambio mantener apretado el botn Ctrl del
teclado y hacer click derecho en el campo, para obtener
todos los campos enlazados en un men emergente tal
como lo hara en el cliente Windows.
Usted puede probar esto rpidamente yendo a una de las
rdenes de venta en Gestin de ventas > Pedidos de
ventas > Todos los pedidos de ventas y viendo que
Usted puede llegar del campo de asociado al formulario de

ese pedido de ventas usando tanto el cliente web con el


formulario en Solo Lectura y Editar, como en el cliente
Windows.

CAPTURA

DE

PANTALLA PGINA 72 (TOTAL) / 60 (PAGINADO)

Contabilidad y Finanzas
Los captulos siguientes estn dedicados a la contabilidad general y analtica.
Aqu se brinda un breve vistazo a las funciones provistas por estos mdulos
como introduccin.

La Contabilidad est totalmente integrada a todas las funciones de la


compaa, ya sea general, analtica, presupuestaria o auxiliar. La funcin
contable de Open ERP es de doble entrada y soporta mltiples divisiones de la
compaa y mltiples compaas, como as tambin mltiples monedas e
idiomas.

La contabilidad que est integrada a lo largo de todos los procesos de la


compaa simplifica el trabajo de ingresar informacin contable, porque
muchas de las entradas se generan automticamente mientras otros
documentos estn siendo procesados. Puede evitar ingresar datos dos veces
en Open ERP, lo que comnmente representara una fuente de errores y
demoras.

As, la contabilidad de Open ERP no sirve solamente para reportes financieros,


tambin es el punto de anclaje para muchos de los procesos de gestin de la
compaa. Por ejemplo si uno de sus contadores congela el crdito de uno de
sus clientes, esto bloquear inmediatamente cualquier otra accin relacionada
con el crdito de esa compaa (como una venta o un envo).

Open ERP tambin provee contabilidad analtica integrada, que le permite la


gestin por actividad comercial o proyecto y provee detallados niveles de
anlisis. Puede controlar sus operaciones basado en necesidades de gestin de

negocios, ms que en los cuadros de cuentas que generalmente cumplen


solamente requerimientos legales.

Tableros de control
Los tableros de control le dan una vista general de toda la informacin que es
relevante para Usted en una sola pgina. El men Tableros de control le da
acceso a tableros predefinidos para Contabilidad, Produccin y Gestin de
Proyectos.
Definicin: Tableros de control
A diferencia de la mayora de los otros sistemas de ERP y
sistemas basados en estadsticas, Open ERP deja que los
tableros de control sean provistos a todos los usuarios del
sistema, no slo a los directivos y contadores.
Los usuarios pueden tener, cada uno, su propio tablero de
control, adaptado a sus necesidades, para permitirles
administrar su propio trabajo de forma efectiva. Por ejemplo,
un desarrollador usando el Tablero de control de Proyectos
puede ver informacin tal como una lista de las prximas
tareas, historial de finalizacin de tareas y un anlisis del
estado de progreso de los proyectos relevantes.
Los tableros de control son dinmicos, lo que le permite navegar fcilmente
alrededor de toda la informacin base. Usando los conos arriba de un grfico,
puede filtrar la informacin o agrandar el grfico. Puede hacer click en
cualquier elemento de la lista para obtener estadsticas detalladas del
elemento seleccionado.

Los tableros de control se adaptan a las necesidades de cada usuario y cada


compaa.
Nota: Construccin de los tableros de control
La versin 4.3 de Open ERP contiene un editor de tableros
de control. Esto le permite construir su propio tablero de
control para que se ajuste a sus necesidades especficas

usando slo unos pocos clicks.


Productos
En Open ERP, un producto es un material crudo, un producto almacenable, un
consumible o un servicio. Puede trabajar con productos enteros o con patrones
que separan la definicin de productos y variantes.

Por ejemplo, si vende camisetas en diferentes talles y colores:

El producto patrn es la "Camiseta" que contiene informacin comn a


todos los talles y colores.

Las variantes son "Talle: S" y "Color: Rojo", las cuales definen los
parmetros para ese talle y color.

El producto final es la combinacin de los dos, camiseta en talle S y color


rojo.

El valor de este enfoque para algunos sectores es que Usted puede definir un
patrn en detalle y todas sus posibles variantes rpidamente en lugar de
contar cada tem como un producto entero.

Ejemplo: Patrones y variantes de productos


Un producto puede definirse como un total o como un producto
patrn y distintas variantes. Las variantes pueden estar en una o
varias dimensiones, dependiendo de los mdulos instalados.
Por ejemplo, si trabaja en textiles, las variantes del producto patrn
para "camiseta" son:
* Talle: S, M, L, XL, XXL.
* Color: blanco, gris, negro, rojo.
* Calidad de la tela: 125 g/m2, 150 g/m2, 160 g/m2, 180
g/m2.
* Escote: redondo, en V.

Esta separacin de tipos de variantes requiere el mdulo opcional


Moda. Usndolo puede evitar una explosin en el nmero de
productos para manejar en la base de datos. Si toma el ejemplo de
arriba, es ms fcil gestionar un patrn con 15 variantes en 4 tipos
diferentes, que 160 productos totalmente distintos.
El men Productos le da acceso a la definicin de productos y sus patrones y
variantes, y a las listas de precios.
Terminologa: Consumibles
En Open ERP, un consumible es un producto fsico que es
tratado como un producto inventariable, excepto que esa
gestin de inventario no es tomada en la contabilidad del
sistema. Puede comprarlo, enviarlo o producirlo, pero Open
ERP siempre asumir que hay suficiente de ese producto en
stock. Nunca dispara una excepcin de reabastecimiento.
Abra un formulario de producto para ver la informacin que lo describe. Varios
tipos diferentes de producto se encuentran en la informacin de demostracin,
dando un buen vistazo de las opciones posibles.

Las listas de precios (Productos > Listas de precios de productos)


determinan los precios de compra y venta y los ajustes derivados del uso de
diferentes monedas. La Lista de precios de compra por defecto usa el
campo de producto Costo para basarse en un precio de compra. La Lista de
precios de venta por defecto para tomar un precio de venta cuando emite
un presupuesto.

Las listas de precios son sumamente flexibles y le permiten disponer de toda


una poltica de gestin de precios. Se componen de reglas simples que le
permiten constituir un conjunto de reglas para las situaciones ms variadas:
descuentos mltiples, precios de venta basados en precios de compras,
reducciones de precios, promociones en todo un rango de productos, entre
otras.

Recursos Humanos
El mdulo de Gestin de Recursos Humanos provee funcionalidades como:

Gestin de personal y calendario de das no laborales

Gestin de contratos de empleo

Gestin de beneficios

Gestin de das no laborables y licencias por enfermedad

Gestin de procesos de reclamos

Gestin de desempeo de personal

Gestin de aptitudes y competencias

Muchos de estas funciones son provistas por mdulos opcionales cuyos


nombres comienzan con hr_ en vez del mdulo central HR, pero estn todas
cargadas en el men principal de Recursos Humanos. Los diferentes temas
se tratan en detalle en la cuarta seccin de este libro, dedicado a la
organizacin interna y a la gestin de un negocio de servicios.

Control de Inventario
Control de Inventario tiene varios submens que en conjunto proveen las
operaciones que Usted necesita para administrar el stock. As, Usted puede:

Definir sus depsitos y estructurarlos alrededor de ubicaciones y


distribuciones de su preferencia.

Administrar la rotacin de inventario y niveles de stock.

Ejecutar pedidos de remito generados por el sistema.

Ejecutar envos con notas de envo y calcular gastos de envo.

Manejar lotes y nmeros de serie para la trazabilidad.

Calcular niveles tericos de stock y automatizar tasacin de stock.

Crear reglas para reabastecimiento automtico de stock.

Por lo general, los pedidos de remito y los envos se definen automticamente


calculando los requerimientos basados en ventas. El personal de almacn usa
los remitos generados por Open ERP, producidos automticamente en orden de
prioridad.

La administracin de stock, como la contabilidad, es de doble entrada. As los


stocks no aparecen y desaparecen mgicamente en un depsito, sino que se
mueven de un lugar a otro. Y, como la contabilidad, este sistema de doble
entrada le da una gran ventaja cuando va a auditar el stock, porque cada tem
perdido tiene una contraparte en algn otro lugar.

La mayor parte del software de gestin se limita a generar listas de productos


en depsitos. Gracias a este sistema de doble entrada Open ERP administra
automticamente tanto stock de proveedores como de clientes, lo que
presenta muchas ventajas: completa trazabilidad desde el proveedor hasta el
cliente, gestin de stock consignado y anlisis de movimientos de stock
equivalentes.

Ms an, como los planes de cuenta, las ubicaciones de stock son jerrquicas,
y as Usted puede llevar a cabo anlisis en varios niveles de detalle.

Gestin de relacin con Clientes y Proveedores


Open ERP provee varias herramientas para la gestin de relaciones con

asociados, disponibles a travs del men CRM & SRM.


Terminologa: CRM & SRM
CRM quiere decir Customer Relationship Management,
Gestin de Relaciones con el Cliente, un trmino estndar
para sistemas que gestionan relaciones con los clientes. Lo
mismo aplica para SRM, pero en este caso para Supplier, es
decir, Proveedor.
El concepto de caso es usado para manejar arbitrariamente diferentes tipos de
relacin, cada una derivada de un mtodo genrico. Usted puede usarlo para
todo tipo de comunicacin, como preguntas sobre pedidos, problemas de
calidad, gestin de un call center, solicitudes de soporte, etc.

Open ERP asegura que cada caso sea manejado efectivamente por los usuarios
del sistema, clientes y proveedores. Puede reasignar automticamente un
caso, rastrearlo para el nuevo responsable, enviar recordatorios por correo
electrnico y levantar otros procesos y documentos de Open ERP.

Todas las operaciones son archivadas, y un servidor de correos electrnicos le


permite actualizar un caso automticamente desde los correos electrnicos
enviados y recibidos. Un sistema de reglas le permite configurar acciones que
puedan mejorar automticamente los procesos de calidad, asegurando que los
casos abiertos nunca queden sin atencin.

Adems de esas funciones, Usted tiene herramientas para mejorar la actividad


de todo el personal en su trabajo diario:

Un editor de documentos con interfaz con Open Office.org

Interfaces que sincronizan sus contactos y su calendario de Outlook con


Open ERP

Una extensin de Outlook que permite guardar automticamente sus


correos electrnicos y adjuntos en un Sistema de Gestin de Documentos

integrado con Open ERP.

Un portal para sus proveedores y clientes que les permite acceder a


informacin limitada (por Usted) del sistema.

Usted puede implementar una poltica de mejora continua para todos sus
servicios,usando algunas de las herramientas estadsticas de Open ERP para
analizar las diferente comunicaciones con sus asociados. Con ellas, Usted
puede ejecutar una poltica de mejora real para gestionar su sistema de
calidad.

Usted podr ver ms detalles de CRM ms adelante.

Gestin de Compras
La gestin de compras le permite rastrear las cotizaciones de precios de sus
proveedores y convertirlas en Pedidos de Compras cuando lo requiera. Open
ERP tiene muchos mtodos para monitorear facturas y rastrear la recepcin de
mercadera pedida.

Usted puede manejar envos parciales en Open ERP, as puede mantener el


rastreo de tems que todava deben ser enviados, y puede enviar recordatorios
automticamente.

Las reglas de gestin de reabastecimiento permiten que el sistema genere


automticamente rdenes de comrpa en borrador, o usted puede configurarlo
para ejecutar un proceso impulsado directamente por las necesidades de la
produccin actual.
Nota: Visualizacin del flujo de trabajo
Open ERP puede mostrarle el flujo de trabajo de cualquier
proceso operativo y el estado actual de un documento
siguiendo el flujo de trabajo, para ayudarle a entender los
procesos de su empresa. Esta operacin est disponible en
el cliente Windows, no as en el cliente Web.

Por ejemplo, abra un formulario de Pedido de Compra en el


cliente Windows. Haga click en Extensiones > Ejecutar
una extensin y luego seleccione Imprimir flujo de
trabajo y d Ok.
A medida que progresa el Pedido de Compra, usted puede
reemprimir el flujo de trabajo mostrado. El estado del pedido
se marca con nodos rojos.

ESQUEMA

DEL FLUJO DE TRABAJO DE UNA ORDEN DE COMPRA

Gestin de ventas
El men de Gestin de Ventas le da bsicamente la misma funcionalidad que el
men de Gestin de Compra, la habilidad de crear nuevos pedidos y revisar los
pedidos existentes en sus varios estados, pero hay diferencias importantes en
los flujos de trabajo.

La confirmacin de un pedido dispara el envo de la mercadera, y el tiempo de


facturacin se define por una configuracin en cada pedido individual.

Los cargos de envo pueden ser gestionados usando una grilla de tarifas para
diferentes transportadores.

Conceptos generales del flujo de trabajo


Ahora que ya conoce algunas de las muchas funcionalidades de Open ERP, le
mostraremos en detalle algunos de los pasos del flujo de trabajo con los que
deber familiarizarse para optimizar el uso de Open ERP.

Personalizacin de la Compaa Principal


Comience personalizando su base de datos renombrando la Compaa
Principal desde el valor por defecto Tiny sprl al nombre de su compaa.
Cuando imprima documentos estndares como presupuestos, pedidos y
facturas, usted encontrar esta informacin en los encabezados y pies de estos
documentos.

Para hacerlo, haga click en Asociados > Asociados y haga click sobre Tiny
sprl.

Aparecer un formulario en modo solo lectura, al que puede hacer editable

haciendo click en el botn Editar en la parte superior izquierda del formulario.


Cliente web: Formulario editable
Cuando va del modo lista al modo formulario de un tem,
usted generalmente hace click sobre el nombre en la vista
de la lista para que aparezca una vista no editable o sobre el
cono de lpiz a la mano derecha de la lnea para abrir una
vista editable. Puede ir y venir entre editabe y no editable
cuando est en la vista de formulario.
Cambie lo siguiente:

Nombre: el de Su compaa

Contacto: el de Su Contacto

y todos los otros campos que desee, como la direccin y los nmeros
telefnicos, y luego haga click en Guardar.

Desde el Men Principal, haga click en Administracin > Configuracin >


Base > Definir Compaa Principal para editar esta entrada, incluyendo
encabezados y pies.

Para cambiar la moneda, hgalo tanto en Administracin > Configuracin


> Base > Compaa Principal como en Productos > Listas de Precios >
Listas de Precios.

Categoras de Asociados
Como se ha dicho antes, un asociado es toda entidad con la que su empresa
hace negocios, ya sea un proveedor, un cliente o sus mismos empleados. Por
eso es conveniente establecer categoras de asociados. Son muy tiles para
organizar grupos de asociados, pero no tienen un comportamiento que afecte a
los mismos, por lo que pueden asignarse como se desee.

Para hacerlo, use el men Asociados > Configuracin > Categoras >
Editar categoras. Haga click en Nueva, lo que abrir un nuevo formulario
para definir Categoras de asociado. Puede definir entonces las dos
categoras bsicas escribindolas en Nombre de la categora y
guardndolas:

Proveedores

Clientes

Ahora usted puede asignar esas categoras a sus asociados. Para cargar un
asociado, vaya a Asociados > Asociados. Haga click en el botn Nuevo para
abrir un formulario en blanco y agregar la informacin de su nuevo asociado.
Los campos bsicos que debe llenar son:

Nombre

Nombre de contacto

Tipo de direccin

Categora

Ahora puede hacer click en Guardar.


Nota: Tipo de direccin
Si tiene guardados varios contactos para el mismo asociado,
usted puede especificar qu contacto se usa para los varios
documentos especificando el Tipo de direccin.
Por ejemplo, para un mismo asociado la direccin de envo
puede diferir de la de facturacin. Si los tipos de direcciones
estn correctamente asignados Open ERP puede seleccionar
automticamente la direccin apropiada durante la creacin
del documento. Una factura, entonces, se dirige al contacto
que ha sido asignado con Tipo de direccin de Factura. Si
eso no existe, se enva a la direccin por defecto.
Para controlar cmo se han asignado las categoras a los asociados, puede ir al
men Asociados > Categoras de asociados y al hacer click en cada
categora, ver a los asociados que pertenecen a cada una de ellas. Recuerde
que un asociado puede pertenecer a ms de una categora.

Productos y sus categoras


A diferencia de las categoras de asociados y sus asociados asignados, las
categoras de productos tienen un efecto sobre los productos asignados a ellas,
y un producto slo puede pertenecer a una categora. Seleccione el men
Productos > Configuracin > Categoras de productos y haga click en
Nueva para obtener un formulario vaco para definir una categora de
producto.

Ingrese el nombre correspondiente, por ejemplo: Radiadores en el campo


Nombre y haga click en Guardar. Podr ver que otros campos, especialmente
aquellos en Propiedades contables, se completan automticamente con

valores de cuentas y libros diarios. stos son los valores que van a afectar los
productos. Campos equivalentes en un producto van a tomar los mismos
valores si estn vacos al momentos de guardar el formulario.
Definicin: Campos de propiedades
Las propiedades estn definidas por parmetros en el men
Administracin > Personalizar > Propiedades. Slo
completan los campos cuando el formulario se guarda y slo
si esos campos estn vacos en ese momento. Usted puede
omitir manualmente estas propiedades cuando lo considere
necesario.
Los campos de propiedades se usan todo a lo largo del
sistema de Open ERP, y particularmente en un ambiente
multicompaa. All, los campos de propiedades en un
formulario de asociado pueden ser llenados con diferentes
valores dependiendo de la compaa del usuario. Por
ejemplo, las condiciones de pago para un asociado pueden
diferir dependiendo de la compaa desde la cual se dirigen
hacia l.

Definicin: UM
UM es una abreviacin para Unidad de Medida. Open ERP
maneja mltiples unidades de medida para cada producto:
usted puede comprar en toneladas y vender por kilo, por
ejemplo. La conversin entre cada categora se hace
automticamente (una vez que usted haya configurado el
ndice de conversin en el formulario del producto primero).

Ventaja: Gestin de unidades de medida doble


La gestin de inventario completa puede llevarse a cabo con
dos unidades de medida (UM y UV, por Unidad de Venta).
Por ejemplo, una compaa puede almacenar y vender
jamn por pieza, pero venderla y valuarla por peso. No hay

relacin directa entre estas dos unidades as que se debe


hacer una operacin de pesaje. Esta funcionalidad es crucial
en la industria agroalimentaria, y puede ser igualmente
importante en fabricacin, qumicos y muchas otras
industrias.
Para crear un nuevo producto, vaya al men Productos > Productos y haga
click en Nuevo. Ingrese el producto en el campo Nombre, por ejemplo,
Radiador de Aleacin de Aluminio,

para seguir con el caso planteado antes.

Luego haga click en el cono de Bsqueda a la derecha del campo Categora y


seleccione la categora correspondiente (en este caso, sera Radiadores).
Contine con el Tipo de producto, que este ejemplo sera Producto Almacenable,
su valor por defecto. Los campos Mtodo de abastecimiento, UM
predeterminada y UM de la compra tambin pueden permanecer en sus
valores por defecto, a menos que usted desee cambiarlos.

HERMOSA

CAPTURA DE UN FORMULARIO DE PRODUCTO

Despus haga click en la pestaa Abastecimiento y cargue los campos


Precio de costo y Precio de lista. En la pestaa Propiedades haga click en
Guardar, con lo que las Propiedades de Inventario toman valores por
defecto (como las Propiedades contables en la categora de producto), pero las
Propiedades Contables aqu permanecen vacas. Cuando ocurren
transacciones de productos, las cuentas Ingresos y Gastos que usted haya
definido en la Categora de Producto se usan para el Producto a menos que una
cuenta sea especificada aqu, para omitir lo anterior.

Una vez que el producto est guardado, cambia a un estado no editable. Si


usted ha cargado informacin incorrecta o ha dejado un campo requerido en
blanco, quedar editable y necesitar hacer click de pestaa en pestaa hasta
encontrar un campo color rojo, con un mensaje de error debajo, que usted
debe llenar correctamente.

Ubicaciones de stock
Haga click en Control de inventario > Ubicaciones para ver la jerarqua de
las ubicaciones de stock. Estas localizaciones han sido definidas cuando la base
de datos fue creada.

Desde el Men principal, haga click en Control de Inventario >


Configuracin > Ubicaciones para ver una lista de las ubicaciones (no la
vista en rbol). Luego haga click en el nombre de una ubicacin para ver un
formulario descriptivo. Cada locacin tiene un Tipo de ubicacin y una
Ubicacin madre que define la estructura jerrquica. Una Cuenta de
Inventario puede ser asignada a una ubicacin.

Desde el Men Principal, haga click en Control de inventario >


Configuracin > Depsitos para ver una lista de depsitos.
Nota: Valuacin de stock
Si usted quiere una valuacin de stock en tiempo real que
rastree todos los movimientos de stock, debe asignar una
cuenta a cada ubicacin de stock. Como los productos se
agregan a y se toman desde cada ubicacin, Open ERP
genera una entrada contable para esa ubicacin definida por
la configuracin del producto que se est moviendo, y una
valuacin de stock basada en el Costo Estndar o el Precio
Promedio.
Por ejemplo, si usted asigna una cuenta a la ubicacin
Proveedor ser capaz de ver el valor del stock que ha
tomado del proveedor. Su contenido debera ser valuado en
sus cuentas. As gestiona el inventario en consignacin.
Un Almacn contiene una ubicacin de ingreso, una ubicacin de inventario y
una ubicacin de salida para productos vendidos. Usted puede asociar un
almacn con un asociado para darle una direccin al almacn. sa no tiene que
ser necesariamente su propia compaa: usted puede especificar fcilmente
otro asociado que puede estar almacenando stock por usted.

Atencin: Estructura de ubicacin


Cada almacn est compuesto por tres ubicaciones:
Entrada, Salida y Stock. Su stock disponible est dado por
el contenido de la ubicacin Stock.
La ubicacin Entrada puede ser colocada como hija de la
ubicacin Stock, lo que significa que cuando se consulte por
las cantidades de productos, tambin tome en cuenta el
contenido de la ubicacin Entrada. La ubicacin Salida
nunca debe ser colocada como hija de la ubicacin Stock,
ya que los productos almacenados all ya estn empacados
listos para enviar al cliente y no deben ser considerados
como disponibles para la venta.
Creacin de un plan de cuentas
Usted puede crear un plan de cuentas mientras crea la base de datos, o
trabajar con el plan mnimo que est en Open ERP (un puado de cuentas
necesarias sin jerarqua, impuestos o subtotales).

Una serie de planes de cuentas ha sido definida para Open ERP, algunos de los
cuales se ajustan a las necesidades de las distintas legislaciones nacionales.
Usted puede tomar uno de ellos sin cambiarlo si as le parece, o tomarlo como
un punto de partida y disear un plan de cuentas completo que se ajuste a sus
necesidades exactas, incluyendo cuentas para inventario, amortizacin de
activos e impuestos.

Usted tambin puede tener mltiples planes de cuentas en paralelo, para


poner todas sus cuentas de transacciones en diferentes planes, con diferentes
arreglos para impuestos y amortizacin, agregados en forma diferente para
varias necesidades.

Antes de usar cualquier plan de cuentas usted necesitar especificar un Ao


Fiscal. ste define los diferentes perodos disponibles para las transacciones
contables. Para hacerlo:

1. Seleccione Gestin financiera > Configuracin > Perodos > Aos


fiscales y haga click en Nuevo para abrir un formulario en blanco de
definicin de Ao fiscal.

2. D un nombre a ese Ao fiscal (como Ao financiero 2009, por ejemplo), y


un Cdigo (AF 2009) y seleccione la Fecha de comienzo y la Fecha de
finalizacin.

3. Luego haga click en uno de los botones Crear perodos mensuales o


Crear perodos trimestrales para crear un conjunto de perodos
apropiado para el ao fiscal, como se muestra en la figura. Luego, haga
click en Guardar.

CAPTURA AO

FISCAL Y PERIODOS CONTABLES

Haga click en Gestin financiera > Planes > Planes de cuentas y luego
haga click en Abrir planes en el Ao fiscal que ha creado para ver una
estructura jerrquica de las cuentas. Puede hacer click en el cono de expandir/
colapsar en el nodo superior del rbol para ver los detalles de este plan.

Flujo de Trabajo
Pedido de compra
Para hacer un Pedido de Compra a su proveedor, use el men Gestin de
Compra > Pedido de Compra para abrir un formulario nuevo de Pedido de
Compra. Debe completar los siguientes campos:

Depsito: a pesar de no ser un campo obligatorio, esta seleccin


completa automticamente el campo obligatorio Domicilio Destino en
la pestaa Envos de la compra.

Asociado: el nombre de su proveedor.

Cuando complete este campo, Open ERP automticamente llena los campos

Direccin y Lista de precios a partir de la informacin del registro del


Asociado. Luego haga click en el cono Crear nuevo archivo a la derecha del
campo Lnea de la Orden de Compra. Esto guarda automticamente el
cuerpo del Pedido de compra y abre la ventana Lnea de Pedido de
compra.

Ingrese la siguiente informacin:

Producto: tipee parte del nombre y haga click en el cono al final de la


lnea Buscar/ Abrir un recurso para completarlo.

Cuando usted selecciona un producto en la lnea de producto, Open ERP


automticamente completa los siguientes campos a partir de la informacin
existente en el registro del Producto:

UM del producto: la unidad de medida para este producto

Descripcin: la descripcin detallada del producto

Fecha programada: basada en el "lead time" del producto.

Precio unitario: del producto.

Cuenta analtica: si se especifica alguna cuenta aparecer en la lnea de


pedido.

Impuestos: impuestos aplicables definidos en el asociado, si se hubieran


especificado. Si no se hizo, los definidos en el producto, si se los hubiera
especificado.

Usted puede editar cualquiera de los campos para ajustarse a los


requerimientos del pedido de compra al momento de cargar los datos.

Tambin debe ingresar:

Cantidad

Haga click en Aceptar y cierre la ventana de Lnea de pedido de compra


haciendo click en el botn Cerrar. Puede confirmar el pedido de una lnea
haciendo click en Guardar, que hace que el formulario pase a no editable y
est en un estado de Solicitud de presupuesto. Luego haga click en Confirmar
Orden de Compra, que se corresponde con la aprobacin de un gerente o de
Cuentas y mueve el pedido al estado Confirmado.

Finalmente haga click en Aprobado por proveedor para indicar que el


proveedor ha acusado recibo del pedido, que pasa a Aprobado. Si hace click en
la pestaa Envos de la compra usted ver el Remito que ya ha sido creado,
listo para ser usado por su departamento de Recepcin de mercadera.
Atencin: visibilidad de una ventana
A veces una ventana hija, tal como la ventana de Lnea de
Pedido de Compra, sale de foco y desaparece detrs de la
ventana principal. Si una ventana no se abre como usted lo
espera, chequee que no est escondida detrs de la ventana
principal, minimizando esta ventana a la barra de tareas.
Recepcin de mercadera
Despus de confirmar la orden tendr que esperar que su proveedor le enve
los productos. Tpicamente lo debera hacer alguien de Almacn ms que de
Compras.

Esta persona debera abrir el men Control de inventario > Remitos >
Recepcin de mercadera, usando el cono expandir/colapsar ms que
haciendo click directamente en Remitos. Cuando aparece la ventana de
Remitos, seleccione el nombre de la entrada en la lista para visualizar el
mismo Remito y haga click en Validar para cargar el formulario Hacer
remito. Haga click en Hacer picking para indicar que ha recibido todo lo que

esperaba.

Para controlar los niveles actuales de stock, use el men Control de


inventario > Ubicaciones, encuentre Stock en la jerarqua usando los
controles de expandir y colapsar para ir a lo largo del rbol y haga click sobre
l. Eso le mostrar todo en la ubicacin Stock y los niveles inferiores, incluyendo
Stock real (la cantidad real registrada en esa ubicacin y bajo ella) y Stock
virtual (las cantidades esperadas a futuro cuando todos los recibos y los
despachos se hayan llevado a cabo).

LISTA

DE PRODUCTOS Y NIVELES DE STOCK

Alternativamente puede hacer click en la lnea de nivel superior Ubicaciones


para resaltarla (no el texto Ubicaciones en s mismo) y luego apretar el botn
Imprimir en la parte superior derecha del formulario para probar los diferentes
reportes disponibles (tales como Lotes por ubicacin).
Cliente Web: Cmo volver a Open ERP despus de
imprimir reportes PDF
Cuando est usando el cliente web, estos documentos no
son parte de la pgina web estndar, sino que son
generados en formato PDF, que usted puede imprimir o
adjuntar a un correo electrnico o guardar en el disco. Usted
no tiene los enlaces de navegacin habituales en estas
pginas.
Open ERP no es totalmente consistente en la visualizacin
de estas pginas en la versin 4.2.2, as que la pgina de
PDF no aparece en una nueva pestaa o ventana como
debera ser (y como es en otras reas de Open ERP), sino
que reemplaza a la pgina estndar de Open ERP en
formato web.
Una vez que termine con el documento PDF, usted tendera
a cerrar simplemente la ventana, lo que cerrara totalmente
a Open ERP. En lugar de ello, haga click en el botn Volver
en su navegador de Internet para volver a Open ERP.

Ventaja: Trazabilidad en doble entrada


Open ERP opera con un esquema de transferencia de stock
de doble entrada similar al contable. Por ello, usted puede
hacer varios anlisis de los niveles de stock en su almacn,
junto a los correspondientes niveles de ubicaciones virtuales
en sus proveedores. Las ubicaciones de sus proveedores
muestran niveles negativos una vez que usted ha recibido la
mercadera.
Control de facturas de compra
Cuando reciba una factura de su proveedor, vaya al men Gestin financiera
> Facturas > Facturas del proveedor > Facturas de proveedores en
borrador para abrir una lista de facturas de proveedores esperando recepcin
(tendr que usar el cono de expandir/colapsar en Factura del proveedor en
lugar de hacer click en el texto, lo que creara una nueva factura). Estas
facturas le permiten a su Departamento de Cuentas comparar el precio y las
cantidades pedidas contra el precio y las cantidades de la factura del
proveedor. No es infrecuente recibir una factura con detalles ms favorables al
proveedor que aqullos acordados al momento de la compra.

Si al confirmar el Pedido de Compra del proveedor el campo Control de


facturacin estaba en OrderOn (valor por defecto), la factura se cre
automticamente en ese momento. Otras opciones le permiten crear facturas
al momento de recibir la mercadera o bien manualmente. El estado inicial de
una factura es Borrador.

Haciendo click en la factura de su pedido usted puede ver su contenido y


comparar la mercadera registrada all con la recibida desde su proveedor. Si
hay alguna diferencia es posible cambiar las lneas de pedido para, por
ejemplo, agregar un gasto de envo. Haga click en Validar para confirmar la
factura y pasarla al estado Abierta.

Las entradas contables se generan automticamente una vez que la factura es

validada. Para ver los efectos en su plan de cuentas, use el men Gestin
financiera > Planes > Plan de cuentas.

Pago al proveedor
Seleccione el men Gestin financiera > Facturas > Facturas de
proveedor > Facturas de proveedor abiertas para obtener una lista de
facturas de proveedor que no han sido pagadas todava. Haga click en el cono
Editar (el lpiz) al extremo derecho de la lnea para abrir la factura en modo
editable, o bien busque la factura por nmero de pedido o, ms generalmente,
por facturas prximas a su fecha de pago.

Haga click en Pagar factura en la barra de tareas a la derecha del formulario,


lo que abre una ventana con una descripcin del pago. Seleccione Libro Banco en
el campo Libro. Luego haga click en Pagar factura en la parte superior
derecha del formulario, lo que lleva a cabo la accin de pago dentro de Open
ERP y luego vuelve al men principal.
Comentario: Pago de una factura
El mtodo descripto aqu es para aquellas compaas que no
usan su sistema contable para pagar facturas sino
solamente para registrarlas. Si est usando el mdulo
contable de forma completa, otros mtodos ms eficientes
le permiten gestionar los pagos, tal como cargar estados
contables, reconciliar papeles, usar herramientas para
preparar pagos, tener interfaz con los bancos.
Usted puede monitorear el impacto contable de pagar la factura a travs del
plan de cuentas disponible desde el men Gestin financiera > Planes >
Plan de cuentas. Open ERP automticamente crea entradas contables desde
el pago y puede reconciliar el pago con la factura.

De la Propuesta de Ventas a el Pedido de Ventas


En Open ERP las propuestas de ventas y los pedidos de ventas se gestionan
usando documentos que se basan en la misma funcionalidad comn que los

pedidos de compras, con cambios en su detalle y en su flujo de trabajo. Para


crear una nueva propuesta de venta, use el men Gestin de ventas >
Orden de venta lo que crear un nuevo pedido en estado Cotizacin. Entonces
seleccione Local por defecto en el campo Sucursal. La sucursal est vinculada
con un almacn, el que define la ubicacin desde la que usted despachar la
mercadera. Llene el campo Asociado. Esto llenar automticamente otros
campos (si es que el asociado ya estaba cargado en la base de datos):
Contacto de pedido, Direccin de facturacin, Direccin de envo y la
Lista de Precios Por defecto. stos son solo valores por defecto y puede
modificar estos campos segn su necesidad.

CAPTURA PEDIDO

DE

VENTA

Haga click en el cono Crear nuevo registro a la derecha del campo Lnea
de orden de venta. ste guarda el formulario de pedido principal y abre una
ventana de Lnea de orden de venta. Seleccione el producto a vender.
Aunque el campo Producto no es obligatorio, es usado por Open ERP para
seleccionar el producto especfico y as varios otros campos pueden ser
llenados automticamente en la lnea de orden de venta, tales como:
Descripcin, UM del Producto, Precio unitario, Demora en la entrega e
Impuestos. Cargue la cantidad que sea necesaria y haga click en Guardar. La
lnea aparece en el formulario de presupuesto. Una lnea de pedido en blanco
reaparece para que usted pueda ingresar otra lnea. Cuando termine, haga
click en Cerrar para volver al formulario de pedido.

En la pestaa Otros datos de esta Orden de Ventas seleccione una Poltica


de envo desde la lista desplegable. Vuelva a la primera pestaa Orden de
venta y valide el documento haciendo click sobre Confirmar Orden, lo que
calcula precios y cambia el estado de la orden desde Cotizacin a En progreso. Si
usted est en negociacin con el cliente, debera seguir haciendo click en
Calcular y Guardar, manteniendo el documento en estado Cotizacin tanto
como sea necesario.

En la ltima pestaa del pedido, Historial, usted puede ver el Remito que ha
sido creado y ser capaz de ver cualquier factura que haya sido generada

relacionada a esta orden.

Desde el Men Principal haga click en Productos > Productos para


desplegar una lista de productos. Su Stock real y su Stock virtual pueden
diferir si usted va a necesitar ms productos para despachar a sus clientes que
los que tiene en existencia.

Preparacin de mercadera para despachar a clientes


El gerente de locales selecciona el men Control de inventario > Remitos >
Envo de mercaderas > Remitos confirmados esperando asignacin
para obtener una lista de pedidos a despachar.
Consejo: Clculo de requerimientos
En este momento su Orden de Venta est esperando que se
reserven productos para cumplir con el pedido. Una
actividad de reserva de stock se realiza peridicamente para
calcular las necesidades, lo que tambin lleva a las cuentas
las prioridades del cliente. El clculo puede iniciarse desde
el men Produccin > Calcular requerimientos. Esto
reserva los productos automticamente.
Aunque Open ERP se da cuenta automticamente de que los tems en esta
orden necesitarn ser despachados, todava no ha asignado ningn tem
especfico desde ninguna ubicacin para cumplir con el pedido. Entonces usted
puede mover el producto desde la ubicacin Stock hasta la ubicacin Salida
(definidas en Local de Venta en el Pedido de Ventas), por lo que empiece este
proceso haciendo click en Asignar. La lnea Mover cambia desde el estado
Confirmado

hasta el estado Asignado.

Ahora cree un Remito haciendo click en el botn Remito en la seccin


Reportes de la barra de herramientas a la derecha del formulario. Tambin
puede crear una Nota de despacho haciendo click en el botn Enviar
reporte. Estos dos documentos son creados en una nueva ventana o pestaa
de su navegador, por lo que pueden ser impresos y luego cerrarse.

Luego, haga click en Validar en el Remito para marcar el movimiento que


usted estara haciendo fsicamente en sus locales. Aparecer un formulario de
Hacer remito permitindole transferir unidades entre ubicaciones y hacer un
paquete con ellas dentro del proceso. Haga click en Hacer remito en la parte
superior izquierda del formulario para hacer la transferencia. La lnea de
Movimiento cambia su estado a Hecho.

Las mercaderas estn ahora en la Plataforma de Salida, que ha sido definida


por defecto en Open ERP como Salida, como un paquete nico con un
Nmero de Lote. Para registrar cundo el transportador retira el paquete, use
el men Control de inventario > Pedidos de Envo > Pedidos de Envo a
Procesar. Seleccione la lnea apropiada para abrir el formulario de
Movimiento de Stock, luego haga click en Mover el lote. El estado cambia a
Movido.

El empaque est definido por las rdenes de venta, as que si usted

empaca menos paquetes que los que estn pedidos, Open ERP
automticamente gestiona el recordatorio para futuros envos.

Para analizar los movimientos de stock que usted ha hecho durante estas
operaciones siga los siguientes pasos.

1. Seleccione el men Control de inventario > Ubicaciones.

2. Seleccione la primera lnea haciendo click en algn punto de ella, pero no


sobre el mismo texto Ubicaciones. Luego haga click en el cono
Imprimir arriba de la lista ms a la derecha.

3. Seleccione el reporte Lotes por ubicacin y haga click en el botn Ok


para obtener un reporte detallado del Stock en cada ubicacin.
Nota: Jerarqua de ubicacin
Los productos pueden ser encontrados en la ubicacin
Entrada luego de haber sido recibidos, en lugar de la
ubicacin Stock, pero son considerados parte del stock
porque Entrada es una ubicacin hija de Stock.

Si usted quiere poner una estacin de Control de Calidad en


Mercaderas, todo lo que necesita es poner Entrada en el
mismo nivel que Stock. Luego movera manualmente los
tems desde Entrada hasta Stock cuando ellos pasen los
controles de Recepcin de Mercadera.
Facturacin de Mercadera
Use el men Gestin Financiera > Facturas > Factura de Clientes >
Factura de Clientes en Borrador para abrir una lista de facturas generadas
por Open ERP. stas estn en estado Borrador, lo que significa que no tienen
todava presencia en el sistema contable. Usted encontrar que una factura
borrador se crea una vez que ha despachado la mercadera si ha seleccionado
Facturacin Automtica despus de Envo.

Una vez que ha confirmado una factura, Open ERP le asigna un nmero nico,
y se generan todas las entradas correspondientes. Para hacerlo, abra la factura
y haga click en Crear, lo que mueve la factura al estado Abierta. En este punto,
usted puede enviar a su cliente la factura a pagar. Haga click en Facturas en
la seccin Reportes de la barra de herramientas a la derecha del formulario
para obtener un documento PDF que puede imprimirse o enviarse al cliente.

Usted tambin puede adjuntar el documento PDF al registro de factura de Open


ERP. Guarde el PDF en algn lugar conveniente de su PC (como en el
escritorio). Luego haga click en el botn Agregar un adjunto a este recurso
que est a la derecha del formulario de factura (parece un clip). Explore hasta
el archivo que acaba de guardar en el cuadro de dilogo que aparece y haga
click en Cerrar este cuadro. Esto le da un registro permanente y no editable de
su factura en el sistema de Open ERP.

Si en este momento revisa su plan de cuentas, puede ver el impacto de estas


actividades en su contabilidad, una nueva lnea de ingreso desde la factura.

Pago del cliente


Registrar un pago de una factura por parte de un cliente es esencialmente lo
mismo que el proceso de pagar a un proveedor. Desde el men Gestin
financiera > Facturas > Factura de cliente > Facturas de clientes
abiertas haga click en el nombre de la factura que usted quiere marcar como
pagada:

1. Use el botn Pagar factura en la seccin Accin de la barra de


herramientas a la derecha para abrir una ventana que le permita registrar
el pago.

2. Seleccione el Libro Libro banco y haga click en Pagar factura. La factura


se marca como pagada y usted volver al Men Principal.

CAPTURA

DE

FACTURA

PAGAR

Chequee su plan de cuentas otra vez para ver su balance bancario en la cuenta
Caja Chica.

Gestin de relaciones con los clientes


El departamento de ventas es el motor de toda su compaa. El xito en las
ventas impulsa la motivacin del staff y el dinamismo general de la compaa,
lo que le permite seguir innovando y sentar las bases de futuros xitos.

La clave para un xito en las ventas continuo es una efectiva gestin de


relaciones con los clientes (CRM, por sus siglas en ingls). Las capacidades de
Open ERP en CRM son flexibles y altamente desarrolladas para asistirlo en el
manejo de todos los aspectos tanto de las relaciones con el proveedor como
con el cliente. Las herramientas analticas lo ayudan a entender sus
controladores de desempeo, y la automatizacin de datos y procesos lo
conduce a nuevos niveles de eficiencia.

Open ERP puede compartir informacin a travs de sus interfaces con las
aplicaciones office ms comunes, minimizando la interrupcin de sus
operaciones cuando lo instale por primera vez. Su personal puede construir
sobre su productividad previa siguiendo con el uso de sus sistemas de correo
electrnico y herramientas office, ahora conectadas a Open ERP, transfiriendo
a la interfaz de Open ERP solo cuando lo necesiten.

Se dice con frecuencia que el cliente es el que manda. En el mundo de los


negocios, usted debera idealmente tratar a todos sus clientes como el centro
de la atencin. El mdulo CRM de Open ERP est diseado para hacer realidad
este objetivo, ayudando a los empleados del negocio a entender mejor las
necesidades de sus clientes, y automatizando sus esfuerzos de comunicacin.
Terminologa: CRM y SRM
CRM es la abreviatura de Customer Relationship
Management, Gestin de Relacin con el cliente, y SRM es la
de Supplier Relationship Management, Gestin de Relacin
con el proveedor.
Si se quiere enfocar en sus clientes, necesita herramientas que se lo faciliten.

Herramientas que capturen todo el conocimiento que tenga disponible, que lo


ayuden a analizar lo que sabe y que le hagan ms fcil el uso de ese
conocimiento y anlisis.

Una ventaja crucial que Open ERP le brinda es que conoce ms acerca de sus
clientes y su habilidad para proveerlos porque est gestionando su
contabilidad, ventas, compras, manufacturas y cumplimiento como as tambin
est comunicando todo su personal interno.

El mdulo CRM de Open ERP usa esa informacin y ofrece varias caractersticas
significativas que permiten que usted y su personal monitoreen y controlen
efectivamente sus relaciones con clientes y proveedores, delegando los
asuntos a la gente ms apropiada, manteniendo un historial de
comunicaciones y eventos, calificando prospectos y detectando problemas.
Tambin usa varias herramientas estadsticas para que pueda analizar las
relaciones cuantitativamente como, por ejemplo, el desempeo de su servicio
al cliente y de la calidad de sus proveedores. Usando anlisis de desempeo,
usted puede fcilmente establecer una poltica de mejora continua
desarrollando un sistema basado en reglas en Open ERP.

Para minimizar el trabajo de retipeo, Open ERP le provee un servidor de correo


electrnico que enlaza sus correos electrnicos con las bases de datos. sta es
una caracterstica significativa, muchos de sus empleados van a trabajar
automticamente con Open ERP a travs del correo electrnico sin conectarse
nunca ni tener que aprender un nuevo sistema.

Finalmente, usted ver un mtodo eficiente de calificar prospectos o clientes


que le permite ofrecer un servicio a medida del valor potencial de cada uno de
ellos.

Asociados
En Open ERP, un asociado representa a las entidades con las que usted puede
hacer negocios. Algunos posibles tipos de asociados son:

Proveedores

Fabricantes

Clientes

Empleados

Prospectos

El concepto de un asociado es mucho ms flexible aqu que en otras


aplicaciones de gestin, porque un asociado puede corresponder a un tipo o a
varias combinaciones de estos tipos. Esto evita el doble ingreso de datos y y
provee gran flexibilidad en las caractersticas disponibles. Entonces, un
asociado puede ser tanto su proveedor como su cliente al mismo tiempo. Este
caracterstica es particularmente importante cuando tiene subsidiarias o
franquicias ya que las transacciones entre la casa central y sus subsidiarias en
estos casos ser generalmente bidireccional.

Para obtener la lista de asociados, use el men Asociados > Asociados.

CAPTURA FORMULARIO ASOCIADOS


A la derecha del formulario del asociado, usted encontrar todas las acciones,
reportes y atajos disponibles para el asociado seleccionado. Esto le permite ver
rpidamente el historial de un pedido del asociado, o imprimir una carta de
aviso.

Para crear una compaa en Open ERP (esto es, un nuevo asociado), usted
debera como mnimo ingresar el Nombre de la compaa en el formulario de
asociado.

Contactos
Usted puede tener varios contactos para un solo asociado. Los contactos

representan empleados de la compaa con los que usted est en contacto,


junto a sus detalles de direccin. Para cada direccin, usted puede indicar su
tipo (Por defecto, Factura, Envos, Contacto, Otra). Basado en esto, Open ERP puede
proveer una direccin que se ajuste a la funcin del contacto cuando est
generando un documento en cualquiera de las etapas del proceso de Open
ERP.

Los contactos pueden cargarse en la primera pestaa, General, del formulario


de Asociados, o puede acceder directamente a la lista de direcciones a travs
del men Asociados > Contactos de asociado. Puede buscar un
subconjunto de asociados y contactos usando su Nombre de compaa o
nombre de Contacto, o alguno de los otros campos de bsqueda tanto en la
Bsqueda bsica como en la Bsqueda avanzada.
Nota: Asociados independientes o gente fsica
Si usted quiere representar una persona fsica ms que una
compaa, en Open ERP el nombre de esa persona puede
ser tipeado directamente en el campo Nombre en el
formulario de Asociado. En este caso, no cargue el
Nombre de contacto.
Categoras de los asociados
Open ERP usa categoras jerrquicas para organizar a los asociados. Para llegar
a la lista de categoras de asociados disponibles, use el men Asociados >
Asociados por categora.

CAPTURA

EJEMPLO CATEGORAS ASOCIADOS

Haciendo doble click en una de las categoras en la estructura de categoras de


asociados, usted obtiene una lista de los asociados en esa categora. Si hace
click en una categora que tiene subcategoras, obtendr una lista de todos los
asociados en la categora principal y en todas sus subcategoras.

Como las categoras estn estructuradas jerrquicamente, puede aplicar una


accin a cualquier nivel de la estructura: una actividad de promocin de

marketing, por ejemplo, puede aplicarse a todos los clientes, o selectivamente


solo a aqullos en una categora y sus subcategoras.

La estructura en forma de rbol es muy til cuando usted est ejecutando


cualquiera de los reportes estadsticos. Usted puede estructurar reportes en
cualquier nivel de la jerarqua usando esta segmentacin de asociados.

Use el men Asociados > Configuracin > Categoras > Editar


categoras para definir una nueva categora.

Gestin de casos
Las siguientes secciones describen los pasos que usted podra usar para
implementar una poltica efectiva de gestin de relaciones con clientes. sta se
implementa basando nuevos tipos de caso en el caso en el sistema de manejo
de casos que Open ERP tiene incorporado.
Definicin: Caso
Caso es un trmino genrico que se refiere a una discusin
con un asociado acerca de un tema especfico. ste puede
ser de cualquier categora, como el monitoreo de respuestas
a un aviso de empleo, o un pedido de compra o venta, o un
problema de calidad post-venta.
Un caso se usa para el seguimiento del historial de mensajes
sobre un tema y para automatizar algunas operaciones en
respuesta a ciertas condiciones.
Las estadsticas de caso generadas por el sistema pueden
ser usadas por sus gerentes para mejorar la gestin de
interacciones con clientes y proveedores.
Configuracin de CRM
La gestin de casos es un sistema genrico que puede ser configurado para
ajustarse a sus necesidades. Usted puede desarrollar tres casos tipo, para ver
cmo construir los siguientes sistemas:

1. Un sistema para gestionar oportunidades comerciales.

2. Un sistema para gestionar contratos de soporte en dos niveles.

3. Un sistema para gestionar calidad de proveedores.

Secciones
Para manejar cada uno de estos tipos de casos, usted debe crear diferentes
secciones en Open ERP usando el men CRM & SRM > Configuracin >
Caso > Secciones.

Usted puede definir, por ejemplo, las siguientes cuatro secciones:

Ventas

Nivel de soporte 2

_ Nivel de soporte 1

Calidad

Ponga el nombre en el campo Seccin de caso. Usted construir una


estructura de rbol para las secciones usando el campo Seccin Madre en el
formulario Seccin. Entonces usted puede decir que Nivel de soporte 2 es la
seccin madre de Nivel de soporte 1. Open ERP no restringe el orden en el que
usted puede definir estas dos secciones, ya que puede grabar la seccin madre
mientras define la seccin hija.

Un gerente puede ser asignado a cada seccin (desde la lista de usuarios de


sistema de Open ERP) y puede agregarse una direccin de correo electrnico.
Los casos de esta seccin se conectan automticamente a esta direccin de
correo electrnico, los mensajes de casos salen automticamente desde esta
direccin y los correos a esta direccin se conectan automticamente a esta

seccin del sistema CRM.

Haga click en el men CRM & SRM > Casos > Casos por seccin para
obtener las secciones en una lista jerrquica, y luego haga click en el nombre
de una seccin para listar los casos que han sido asignados a esa seccin.

Categoras
Una vez que haya definido las diferentes secciones, usted puede crear
Categoras, que se usan para diferenciar los casos en una seccin. Las
categoras se crean usando el men CRM & SRM > Configuracin > Casos
> Categoras.

Men
Una vez que las secciones y las categoras estn definidas, usted puede crear
algunos mens para hacer ms fcil el uso de estos casos. Use el men CRM
& SRM > Configuracin > Crear mens para una nueva seccin.

El procedimiento es crear el nombre del nuevo men en Nombre de men


base, seleccione el nombre de un Men Padre para el men, y un nombre de
Seccin de caso, luego haga click en Crear entradas de men. Cada vez
que ejecute esta utilidad, Open ERP genera una estructura de men similar a la
figura siguiente.

CAPTURA

ACORDE AL CASO

Un paso ms all: Secciones de casos a partir de la


versin 4.3
Desde la versin 4.3 de Open ERP, usted ser capaz de
seleccionar el modo vista que quiera cuando el men sea
abierto para mostrar los casos para cada seccin:
comercial, mesa de ayuda, solicitudes de soporte, etc.
Su seleccin de vista determina el tipo de formulario que se

abre cuando se muestra un caso en cada seccin. As el


formulario que sigue a una solicitud de soporte puede diferir
de un formulario para una oportunidad de negocios.
Si usted est trabajando en un idioma diferente al por
defecto, usted puede definir las etiquetas en ese lenguaje
luego de haber creado los nuevos mens.

Nota: Personalizar el men


Usted puede renombrar mens si a usted no le gusta el
modo en el que han sido generados por el sistema. Para
hacerlo, seleccione la lnea del men haciendo un solo click
sobre ella, pero no sobre el texto de men, y luego haga
click en el cono Cambiar.
Usted ver una vista de formulario de la definicin del men.
Si est en modo Editar, usted puede cambiar este nombre y
la posicin en la jerarqua, y puede seleccionar un cono
diferente para el mismo. Tambin puede elegir una accin
diferente para cuando se haga click sobre ese men. Si
usted ha guardado o cancelado el formulario de men para
que no est en modo Editar, usted puede duplicarlo o
borrarlo completamente. Duplicarlo puede ser til en
algunas ocasiones, guardando una copia en otro lado del
men jerrquico y tal vez hacindolo accesible a diferentes
grupos de usuarios.
Uso de casos
Aunque usted haya creado rboles de men especiales para cada uno de los
tipos de caso que ha definido, puede seguir usando el sistema de caso
genrico a travs de CRM & SRM > Casos. Los nuevos tipos de casos son solo
versiones del caso genrico.
Ventaja: Transferibilidad de casos
Es muy til basar toda la gestin de las relaciones con los
clientes sobre un sistema genrico, como lo hace Open ERP.

Ya que cada seccin es solo una especializacin del sistema


genrico, usted puede transferir solicitudes desde una
seccin hacia otra, y esto significa que usted no pierda
casos en el sistema mientras delegue trabajo hacia otro
personal en la compaa.
Suponga, por ejemplo, un pedido de soporte que se
convierte en una oportunidad de negocios. O una solicitud
de servicios post venta que se convierte en un asunto de
calidad de proveedor donde se encontr una falta en un
producto.
Usted puede tambin rastrear tems a lo largo de toda la
compaa.

CAPTURA

DE UNA ENTRADA DE OPORTUNIDAD DE NEGOCIOS

Para cargar una nueva oportunidad de negocios, puede usar el men por
defecto que haya creado o usar los mens genricos CRM & SRM > Casos >
Casos por seccin, o bien CRM & SRM > Casos > Todos los casos.

Los campos a llenar son:

Una Descripcin del caso.

La Seccin, que en caso de ingresar desde Casos por seccin se


completar automticamente con la seccin correspondiente.

Una Prioridad

El Asociado

El Contacto de Asociado, que se completa automticamente cuando se


ingresa en nombre del Asociado, pero puede ser sobreescrito.

La direccin de Correo electrnico del asociado, que tambin se


completa automticamente pero puede sobreescribirse.

La persona en su compaa que ser el Usuario responsable para el


caso.
Ventaja: El servidor de correo electrnico
Ver ms tarde en este captulo que los casos pueden
generarse automticamente desde los correos electrnicos.
Si el servidor se configura adecuadamente, usted no deber
cargar los casos manualmente a travs del sistema de
men, sino que sern directamente creados desde los
correos electrnicos entrantes.

Una vez que ha sido creado, un caso comienza en el estado Borrador. Usted
puede abrirlo para indicar que est trabajando en l haciendo click en el botn
Abrir.

Para cargar texto acerca de la solicitud o acciones tomadas para satisfacerla,


tipee una entrada como texto libre. Para guardar el historial de sus
comentarios, haga click en Guardar historial. Si usted hace click en Enviar a
asociado y guardar historial, el asociado tambin recibir una copia de su
comentario tal como usted lo ha guardado. Mientras el caso est abierto puede
hacer click en Cerrar si ya ha sido completado o bien en Cancelar si es
necesario. Si quiere esperar una respuesta de parte de un asociado, haga click
en Pendiente.

Si usted ha organizado las secciones en una estructura jerrquica, puede hacer


click sobre Subir un nivel. El caso entonces sube a la seccin madre. Esto es
til, por ejemplo, para transferir asuntos desde un usuario de nivel de
experiencia ms bajo que maneja la seccin hija, a un usuario con ms
experiencia responsable de la seccin madre.
Mtodo: Asignacin de casos
Para asignar un caso, hay dos enfoques disponibles.

Cualquier caso puede ser asignado por el usuario que cre el


caso original, o este campo puede dejarse en blanco. Usted
puede revisar la lista de casos sin asignacin y elegir uno
para usted mismo.
Tambin es posible un mtodo mixto: todos los casos llegan
sin asignar y un usuario es responsable por la divisin de
trabajo a la seccin que corresponda.
Puede ver el historial de comentarios y acciones sobre la solicitud en cualquier
momento, mirando en el Historial del caso, que tiene su propia pestaa.

Usted puede crear sus propios atajos desde mens como Mis solicitudes de
soporte y Mis oportunidades de negocios para listar rpidamente los casos
de los que es responsable.

Generacin de calendarios
El cliente Web de Open ERP puede mostrar cualquier tipo de recurso en forma
de una agenda. Desde la versin 4.3.1 usted puede generar vistas de
calendario para cada uno de sus casos a medida que cree mens para esos
casos.

Entonces si quiere implementar un calendario compartido para su calendario


en Open ERP, tiene que:

1. Crear una seccin Calendario de reuniones.

2. Crear mens para esta seccin especificando que quiere una vista de
calendario desde CRM & SRM > Configuracin > Crear mens para
una nueva seccin.

Usted obtendr mens que le permitirn gestionar calendarios para cada


empleado, y adems tendr un calendario compartido para la compaa. Esta
vista de calendario es totalmente dinmica. Puede mover un evento o cambiar
su duracin solo usando su mouse.

CAPTURA

MUY MONONA DE UN CALENDARIO SEMANAL/ MENSUAL

Usted puede cambiar la vista y volver al modo lista, formulario o grfico


usando los botones que estn arriba a la derecha. Las herramientas de
bsqueda y los filtros habituales de Open ERP le permiten filtrar los eventos
mostrados en el calendario o, por ejemplo, mostrar el calendario a solo algunos
empleados por vez.
Ventaja: El calendario genrico
A diferencia del software CRM tradicional, la vista de
calendario de Open ERP no est limitada a mostrar
reuniones. Est disponible para cualquier tipo de recurso.
As, adems de los casos aqu explicados, puede obtener
calendarios de tareas, envos, pedidos, ventas o licencias de
personal.
Esta vista es muy til para planeamiento o para tener una
visin global de una lista de elementos.
Anlisis de desempeo
Ya que todas las comunicaciones con sus clientes estn integradas al sistema
de Open ERP, usted tiene varias maneras de analizar el desempeo de sus
equipos. Existe un mdulo que puede ayudarlo con esto, report_crm. A travs del
men CRM & SRM > Reportes para crear diferentes reportes.

CAPTURA

DE ANLISIS DE DESEMPEO

Si usted quiere analizar el desempeo de su grupo de servicio y soporte, por


ejemplo, use el grfico desde CRM & SRM > Reportes > Todos los meses >
Casos por usuario y seccin. Haga click en el men para obtener una vista
en lista, luego haga click en el botn Grfico en la parte superior derecha de la
lista. El sistema le muestra sus estadsticas por usuario y es posible filtrar cada
seccin y usar otros criterios de bsqueda. Por ejemplo, puede tipear un rango
de datos, hacer click en Filtrar y ver cmo cambiar el grfico reflejando los
nuevos datos.

Por defecto, el sistema provee una lista conteniendo la siguiente informacin

para cada mes, usuario y seccin, y una indicacin del estado de cada conjunto
de informacin:

Nmero de casos

Demora promedio en cerrar la solicitud

Ingreso estimado para una oportunidad de negocio

Costo estimado

Ingreso estimado multiplicado por la probabilidad de xito, para darle un


grfico de estimated weighted revenue.
Nota: Navegando a travs de las estadsticas
Puede obtener ms informacin acerca de un usuario o una
seccin de casos desde estos reportes, yendo ms all de
los datos mostrados.
En el cliente web haga click en la fila de texto apropiada de
una de las lneas (como Usuario o Mesa de ayuda y soporte)
para abrir un formulario para eso, y haga click en la barra de
herramientas Accin a la derecha del formulario Usuario o
Seccin que se despliega.
En el cliente Windows haga click derecho sobre el texto, lo
que abrir un men con las mismas opciones que en el
cliente Web.

En la versin 4.3.1 y posteriores, ser capaz de especificar que la vista grfico


aparezca por defecto para que pueda presentar la informacin ms
visualmente.

Automatizacin de acciones usando reglas


El anlisis de estadsticas le da una mejor base para gestionar todos sus
servicios y las relaciones con clientes y proveedores. Pero usted puede hacer

ms que slo ver los grficos de estadsticas de vez en cuando.

Si el desempeo de una seccin, un usuario o una categora de un caso est


comenzando a causar preocupacin, entonces usted puede usar el sistema de
reglas de Open ERP para monitorear la situacin ms de cerca. Las reglas le
permiten gatillar acciones automticamente dependiendo de criterios que
usted defina para cada caso. Ellas proveen un buen modo de implementar una
poltica de mejora continua apropiada para sus relaciones con los clientes y
calidad de servicio.

Usando estas reglas usted puede:

Enviar correos electrnicos automticamente al cliente durante las


diferentes fases de una solicitud de soporte, para mantener al cliente al
tanto de los progresos

Asignar el caso a otra persona si el encargado est de vacaciones

Enviar un recordatorio al proveedor si su respuesta est demorando


demasiado

Marcar siempre un caso como urgente si viene de un gran cliente

Transferir el caso al servicio tcnico si la solicitud es acerca de una falla


tcnica

Para definir nuevas reglas use el men CRM & SRM > Configuracin >
Casos > Reglas.

CAPTURA

DE PANTALLA DE UNA REGLA

Los criterios para la activacin de esta regla se definen en la parte principal de


la pantalla. Estos criterios son:

Una condicin sobre el estado inicial (por ejemplo, durante la creacin de


un caso: Estado inicial: Ninguno, estado eventual: Borrador).

Una condicin sobre el estado final (por ejemplo en el cierre de un caso


enviar una confirmacin o un correo electrnico de agradecimiento).

La seccin de caso donde se aplica la regla.

La categora del caso.

Una condicin sobre el encargado del caso (por ejemplo, enviar copias
con el progreso del caso a un gerente si la solicitud del cliente est
manejada por un aprendiz).

Una condicin sobre el nivel de prioridad (por ejemplo, para proveer


diferentes tipos de reaccin dependiendo de la urgencia de la solicitud).

Un asociado o una categora donde aplicar la regla.

Una fecha para la activacin

_ reporte por la fecha de creacin

_ reporte por la fecha de la ltima accin

_ reporte por el tiempo que ha estado activo

Si usted tiene definidos varios criterios, Open ERP aplicar la regla solo si todos
los criterios son vlidos.

Usted define la accin que se tomar si la regla se cumple en la segunda


pestaa de la parte ms baja de la ventana de configuracin. Se incluyen las
siguientes acciones:

Cambiar el estado del caso

Mover el caso a una nueva seccin

Asignar el caso a un gerente de sistema

Cambiar la prioridad del caso

Enviar un recordatorio al encargado del caso o a un asociado

Adjuntar informacin (o no) a un recordatorio

Enviar copias de la discusin del caso a direcciones de correo electrnico


especficas

Enviar a un correo electrnico predefinido

Ejemplo 1: Mejora en la calidad del soporte


Usted, por ejemplo, en un grfico que analiza el desempeo del
equipo de soporte, ve que el usuario X toma un tiempo promedio
de 3 das y 4 horas para cerrar un caso. Es mucho tiempo. Despus
de analizar los datos en profundidad, ve que muchos casos se
cierran en menos de dos das, pero algunos toman ms de 10 das.
Pensando en la calidad del servicio, usted puede automatizar
ciertas acciones. Puede enviar copias de la discusin a un experto
tcnico si el caso permanece abierto por ms de 2 das, definido
por la siguiente regla:
* Nombre de regla: Copiar a un experto despus de dos das.
* Estado del caso inicial: Abierto.
* Estado del caso final: Abierto.
* Responsable: Usuario X.
* Fecha de aplicacin: Fecha de creacin.
* Demora despus de la fecha de aplicacin: 2 das.

* Agregar veedores (cc): expert@miempresa.com.ar


* Recordar responsable: S.
Despus de que se defina la regla, el experto recibir una copia de
toda la discusin entre el Usuario X y el cliente para cada caso que
permanezca abierto despus de dos das. Ser capaz de interactuar
en la discusin para evitar ms demoras o mayores problemas.
Algunas compaas usan varios niveles de soporte. El primer nivel
est manejado por el personal de soporte menos calificado y los
niveles superiores por usuarios de mayor experiencia. Un usuario
en el nivel 1 puede subir el caso a un nivel superior cuando sea
necesario.
Para entrenar sistemticamente a los empleados del nivel 1, usted
puede crear la siguiente regla: cuando el caso sea subido de nivel,
ellos seguirn recibiendo copias del progreso del caso. Si un usuario
en el nivel de soporte 1 no puede manejar una solicitud, puede
subirla al nivel 2. Luego, cuando un experto del nivel 2 responde la
solicitud del cliente, la persona de soporte del nivel 1 tambin
recibe la respuesta al problema que l originalmente no pudo
resolver. As, su equipo puede ser educado automticamente
escuchando las llamadas de soporte en vivo.
Suponga que usted brinda dos tipos de contrato de soporte a sus
clientes: Super y Normal. Usted puede crear una regla que sube la
prioridad de un caso automticamente si el asociado est en la
categora de contrato de soporte Super.
Defina el caso de esta manera:
* Nombre de regla: Prioridad para asociados Super.
* Estado del caso inicial: /
* Estado del caso final: Open
* Categora del asociado: Contrato de soporte Super.
* Establecer prioridad a: Alta.
Las mejoras en las relaciones con los clientes pueden venir del uso
inteligente de estas reglas. Con el sistema de control de
estadsticas usted puede gestionar ciertos acuerdos de nivel de
servicios con sus clientes sin un gran esfuerzo de su parte. As
usted puede ser selectivo al responder a esos asociados basado en

la calidad especfica del servicio que han contratado.


Ejemplo 2: Rastreo de calidad de proveedores
Recuerde que un asociado de Open ERP puede ser al mismo tiempo
proveedor y cliente. Usted puede usar el mismo mecanismo para la
gestin de calidad de proveedor como para el soporte a clientes.
Si alguien de su personal detecta un problema de calidad de un
producto de un proveedor, debera crear un nuevo caso en la
seccin Calidad. Si el servidor de correos electrnicos est
instalado todo lo que necesita es copiar un email a una direccin
especificada (por ejemplo, quejas@miempresa.com.ar), mientras
enva su correo electrnico de queja al proveedor. El caso se crea
automticamente en Open ERP y la respuesta del proveedor
cerrar el caso y ser puesta automticamente en el historial del
caso.
En este caso el usuario puede agregar acciones correctivas o
preventivas conformes a ISO 9001, sin tener que cargar cada
accin en Open ERP, mucha de la informacin viene simplemente
de los correos electrnicos.
Las estadsticas del sistema proveen un anlisis sobre el nmero y
el costo de los problemas de calidad de los diferentes proveedores.
Si ciertos proveedores no ofrecen la calidad de servicio que usted
espera, puede crear automticamente reglas que:
* Enven un recordatorio al proveedor luego de unos das si el
caso permanece abierto
* Recuerden al gerente de produccin llamar al proveedor y
resolver la situacin si el caso no ha sido cerrado en una semana
* Seleccionar y calificar sus proveedores sobre la base de la
calidad de servicio.

Ventaja: El portal CRM


El mdulo de Open ERP portal_service le permite abrir partes
de su funcionalidad CRM a clientes y proveedores. Ellos

pueden conectarse con su sistema usando su propio usuario


y contrasea y seguir sus pedidos y solicitudes en lnea. Por
ejemplo, un cliente puede hacer una solicitud directamente
a su sistema, evitando quizs un largo proceso de ingreso de
datos.
Usando el servidor de correo electrnico
Para automatizar la creacin de los casos en uso usted puede instalar el
servidor de correos electrnicos. ste le permite usar el CRM de Open ERP sin
tener que abrir la interfaz de Open ERP. Los usuarios pueden crear casos
actualizados solo enviando y recibiendo correos electrnicos. Este sistema
trabaja con la mayora de los clientes de correo electrnico como MS Outlook o
Thunderbird.

SIMPTICA

CAPTURA DE PANTALLA SOBRE EL SERVIDOR

Perfiles de prospectos
Durante las actividades de preventa, es muy til calificar rpidamente sus
prospectos. Puede hacer una serie de preguntas para descubrir qu producto
ofrecer al cliente, o cun rpido debera manejar la solicitud.
Mtodo: Hacer perfiles
Este mtodo de rpida calificacin de prospectos se usa
frecuentemente en compaas que hacen las preventas por
telfono. Una lista de prospectos se importa al sistema de
Open ERP como un conjunto de asociados y los operadores
entonces hacen una serie de preguntas a cada prospecto.
Las respuestas a estas preguntas permiten calificar
automticamente a cada prospecto, lo que lleva a que se le
ofrezca un servicio especfico basado en esas respuestas.

EJEMPLO

SIMPTICO

+ ESQUEMA

La persona de ventas empieza haciendo las preguntas y en un par de minutos

de trabajo puede decidir qu proponer al prospecto. Los detalles del prospecto


y sus respuestas se cargan en Open ERP. El sistema de perfilacin
automticamente clasifica los prospectos en las categoras de asociados
apropiadas.

Esto le permite a su personal de venta seguir a los prospectos eficientemente y


adaptar su enfoque basado en el perfil de cada cliente. Por ejemplo, pueden
enviar una carta basada en una plantilla desarrollada para una categora de
asociado especfica. Para la proposicin de ventas, usarn el editor y generador
de reportes de Open ERP.

Uso efectivo de los perfiles


Para usar el sistema de perfilacin, necesitar el mdulo crm_profiling. Usted
puede crear una lista de preguntas y las posibles respuestas a travs del men
CRM & SRM > Configuracin > Segmentacin > Preguntas. Para obtener
un esquema similar al mostrado puede crear las siguientes preguntas y
respuestas:
Preguntas

Respuestas

Periodista?

S / No

Sector de la Industria?

Comercio / Distribucin / IT / Otros

Personal?

1 / 2-20/ 21-50/ 51-100/ > 100

Funcin del contacto?

Toma decisiones / No toma decisiones

Herramientas de Comunicacin
Open ERP provee toda la informacin que usted necesita para perseguir las
oportunidades comerciales de su compaa eficientemente. Pero para
permanecer productivo con toda la informacin que tiene que manejar es
esencial que usted siga usando sus herramientas usuales de comunicacin
conectndolas con Open ERP y no debe restringirse a la interfaz de Open ERP.
Open ERP puede hacer la mayor parte de las cosas que necesita para concretar
sus oportunidades comerciales efectivamente. Pero puede haber un poco para
aprender, lo que reduce su eficiencia mientras lo hace. Y si eso es cierto para
un usuario constante del sistema, es doblemente cierto para un usuario
ocasional o para alguien que ya hace un uso intensivo de las aplicaciones
Office estndares y no puede cambiar fcilmente.
Entonces para aqullos que necesitan continuar usando sus aplicaciones Office
tradicionales para mantener su eficiencia, Open ERP puede equiparse con
adaptadores para las interfaces ms comunes. Sus usuarios pueden participar
en muchos procesos soportados por Open ERP sin dejar su ambiente basado en
Office con el que ya estn familiarizados, y pueden evitar la doble carga de
datos vinculndose a la base de datos de Open ERP automticamente.

Se describen los tres mdulos siguientes:

Interfaz de Mozilla Thunderbird

Interfaz de Microsoft Outlook

Interfaz de Microsoft Word

El captulo es una mezcla de instrucciones de instalacin y configuracin, y


ejercicios bsicos de interaccin.

Interfaz de Mozilla Thunderbird


La extensin de Mozilla Thunderbird le permite llevar a cabo una serie de
operaciones de Open ERP directamente desde el cliente de correo electrnico
de Thunderbird:

crear un contacto o asociado desde un correo electrnico

guardar un correo electrnico y sus adjuntos en Open ERP

enviar cualquier archivo adjunto a un documento Open ERP (tales como


propuestas, proyectos y tareas).

Instalacin de la extensin de Thunderbird


Para ser capaz de usar la extensin de Thunderbird, usted necesita el mdulo
email_interface.

No est cargada en el ncleo de Open ERP 4..2.2 pero puede

estarlo en una futura versin. Una vez que la tenga en los archivos de sistema
de su servidor, se instala de la misma manera que los otros mdulos.

Luego tendr que instalar la extensin de Thunderbird. Para hacerlo, use el


archivo tiny_plugin-2.0.xpi que se encuentra en el directorio de extensiones del
mdulo email_interface. Luego siga los siguientes pasos:

1. Desde Thunderbird, Herramientas > Mdulos Complementarios.

2. Haga click sobre el botn Instalar.

3. Seleccione el archivo tiny_plugin-2.0.xpi.

4. Haga click sobre Instalar ahora y luego reinicie Thunderbird.

Una vez que la extensin ha sido instalada, usted solo tiene que crear un atajo
en su barra de herramientas de Thunderbird para la funcin Archivar a Open
ERP. Hgalo as:

1. Haga click derecho sobre la barra de herramientas y seleccione


Personalizar.

2. Ubique el cono Archivar a Open en la barra de herramientas en el lugar

que desee.
Atencin: Versin de Thunderbird
La extensin de Open para Thunderbird slo funciona con la
versin 2.0 y superiores de Thunderbird. Por eso, fjese en su
versin antes de la instalacin y descargue la ltima versin
que necesite desde la siguiente direccin:
http://www.mozilla.org/products/thunderbird/.
Interfaz de usuario de Thunderbird
Cuando haya instalado el mdulo, lo primero que hay que hacer es conectarlo
con Open ERP desde Thunderbird. Para hacerlo use el men Herramientas >
Extensin de Open.

Una ventana de configuracin aparece permitindole ingresar datos de


configuracin acerca de su servidor de Open ERP.

CONFIGURACIN

PARA ACCEDER A

OPEN ERP

DESDE

THUNDERBIRD

Para archivar un correo electrnico en Open ERP desde Thunderbird, seleccione


el correo electrnico y haga click sobre Archivar en Open. Alternativamente,
usted puede hacer click derecho para que aparezca un cuadro de dilogo de
bsqueda.

Esto le permite seleccionar un objeto que le gustara agregar a su correo


electrnico y sus adjuntos. Usted puede seleccionar un asociado, una tarea, un
proyecto, una cuenta analtica o cualquier otro objeto.

SELECCIN

DE UN OBJETO DE

OPEN ERP

DESDE

THUNDERBIRD

Un paso ms lejos: Gestin de documentos


La extensin de Thunderbird es compatible con la gestin de
documentos de Open ERP. Si usted instalase el mdulo
documento

podra:

* buscar a travs del contenido de los documentos de

su compaa (los que tienen el tipo .doc, .pdf, .sxw y .odt) y


tambin en correos electrnicos archivados
* tener un sistema de archivos compartido que est
conectado a diversos documentos de Open ERP para
compartir informacin y acceder a ella con su navegador
favorito
* organizar y estructurar sus documentos (tales como
proyectos, asociados y usuarios) en el sistema de Open ERP.
Si usted no puede encontrar a un asociado o contacto que se corresponda con
su correo electrnico en Open ERP es posible crear uno en el momento usando
simplemente la informacin contenida en el correo electrnico y haciendo click
sobre el botn Crear.

CREACIN

DE UN CONTACTO EN EL MOMENTO DESDE

THUNDERBIRD

Para acceder a la informacin archivada desde diferentes documentos en Open


ERP, usted puede usar la interfaz Correo Electrnico Thunderbird que
aparecer sobre los documentos de Open ERP.

Interfaz de Microsoft Outlook


Todo lo que puede hacer con la extensin de Thunderbird, es posible con la
extensin de Microsoft Outlook, permitindole llevar a cabo una serie de
operaciones de Open ERP directamente desde Outlook, tales como:

crear un contacto o asociado desde un correo electrnico

archivar un correo electrnico y sus adjuntos en Open ERP

enviar cualquier archivo adjunto a un documento de Open ERP (tales


como propuestas, proyectos y tareas).
Atencin: Versiones de Outlook
La extensin de Microsoft Outlook funciona con Microsoft
Outlook 2003 y 2007, pero no con Outlook Express.

Instalacin de la extensin de Outlook


Para empezar, debe instalar el mdulo email_interface en Open ERP, el mismo
usado por la extensin Thunderbird. No necesita instalarlo de nuevo si ya lo
hizo.

Una vez que haya instalado el mdulo todo lo que necesita es ejecutar el
autoinstalador de Windows tiny_outlook_plugin-X.exe donde X corresponde al
nmero de versin descargado. Este archivo puede encontrarse en la lista de
mdulos en el sitio oficial de Open ERP. La instalacin es entonces automtica.

Uso de la extensin de Outlook


La utilizacin de la extensin de Microsoft Outlook es bastante similar a la
extensin de Thunderbird. En Outlook encuentre el men Herramientas >
Opciones de Open ERP.

MEN

DE

CONFIGURACIN

PARA LA

INTERFAZ

ENTRE

OUTLOOK

OPEN ERP

En la ventana que usa para configurar la extensin de Outlook usted puede


ingresar parmetros para acceder al servidor de Open, con varias opciones
para:

manejar archivos

elegir color para los correos electrnicos transferidos a Open ERP.

Una vez que la carga de datos del servidor est completada, haga click en
Probar la conexin para controlar que sus parmetros lo hagan funcionar
correctamente.

Cuando Outlook est configurado, usted puede archivar en Open ERP un correo
electrnico y sus archivos adjuntos desde la barra de herramientas.

Una vez que el correo electrnico es enviado a Open ERP es marcado con otro

color en Outlook para que usted recuerde no archivarlo otra vez.

Interfaz de Microsoft Word


CONFIGURACIN

DE

ACCESO

OPEN ERP

DESDE

WORD

Open ERP provee una extensin de Microsoft Word que le permite crear sus
propias plantillas de documentos. Lo que es ms, usted puede usar la
herramientas de combinacin Herramientas > Combinar documentos para
insertar datos desde Open ERP mientras genera diferentes documentos de
negocios.
Entonces es posible crear plantillas para un nmero de necesidades, tales
como propuestas, cartas de acuerdos de negocios o solicitudes de precio. Cada
usuario puede crear su propio documento y usar la extensin para obtener
datos desde Open ERP. La extensin es muy til para automatizar fcilmente
acciones de negocios.

Instalacin de la extensin de Word


El mdulo para conectar Microsoft Word se encuentra tambin en la lista de
mdulos de Open ERP en http://openerp.com/ Una vez que se ha descargado,
instale el archivo tiny_word_plugin-X.exe.
Cuando el programa est instalado, usted debe ejecutar Microsof Word y
configurar los parmetros que le permitirn acceder al servidor de Open ERP
desde Word. Haga click en el men Herramientas > Opciones de Open
ERP.

MEN

PARA ACCEDER A LA CONFIGURACIN DE LA EXTENSIN

Uso de la interfaz de Word


Comience por seleccionar el mdulo desde el cual usted quiere hacer un
reporte, por ejemplo un Pedido de Ventas. Desde Word usted puede acceder a
todos los campos en un Pedido de Open ERP, y todos los campos enlazados
para ese pedido tales como desde Lneas de Pedido y desde Productos en esas
Lneas de Pedido.

SELECCIONE

EL MDULO QUE GENERAR EL REPORTE

Complete su documento e inserte los campos de Open ERP en los lugares


apropiados.

AGREGUE

CAMPOS DE

OPEN ERP

EN UN DOCUMENTO DE

WORD

Atencin: Campos en rojo


Cuando usted ha seleccionado algunos campos y los agreg
a su documento de Word, algunos de ellos aparecen en rojo.
Esto indica que usted no puede usar un campo en particular
porque tiene una compleja relacin de datos que solo puede
ser descubierta cuando comience a usar el campo.

SELECCIN

DE

DOCUMENTOS

DE

OPEN ERP

PARA SER USADOS EN LA COMBINACIN

Seleccione la herramienta de combinacin haciendo click sobre Realizar


combinacin de mail desde la barra de herramientas. Esto conecta Microsoft
Word con Open ERP, punto en el cual busca los datos para insertar en el
documento. Esta herramienta le permite seleccionar qu documentos deben
ser incluidos en el reporte. Haga su seleccin y haga click en Comenzar
Combinacin para ejecutar la herramienta que produce sus diferentes
documentos.
Word entonces genera los documentos insertando los datos de Open ERP, en
una pgina por cada documento seleccionado.
Ms adelante ver otro mdulo ms poderoso que le permite crear reportes
completos en OpenOffice.org a travs de una interfaz agregada directamente
en Open ERP. De este modo podr crear sus propias plantillas, tales como faxes
y facturacin.
Estos reportes pueden ser exportados en PDF dejando Open ERP, o pueden ser
editados antes de enviarlo a un cliente. As puede personalizar los detalles de
sus faxes y facturas como lo necesite, aunque se basen en sus plantillas.

RESULTADO

DE COMBINAR UN DOCUMENTO DE

WORD

CON DATOS DESDE

OPEN ERP

Contabilidad General
Cuando est bien integrado con un sistema de gestin, un sistema de
contabilidad ofrece a una compaa beneficios especiales adems de las obvias
habilidades que debe tener para reportar la posicin financiera. Esta parte
trata de los aspectos prcticos de la contabilidad y del rol de sta a lo largo de
toda la compaa.

El mdulo de contabilidad de Open ERP no slo le permite manejar claramente


sus operaciones, siguiendo el flujo de trabajo desde la facturacin hasta el
pago. Tambin le posibilita usar varias herramientas para el anlisis financiero
basado tanto en informacin en tiempo real como el historial reciente,
dependiendo del anlisis.

Su estructura contable puede configurarse para ajustarse a las necesidades de


su compaa.

Desde la facturacin hasta el pago


Este captulo expone el flujo de trabajo de contabilidad bsica en Open ERP,
desde el ingreso de una factura hasta el registro de un pago. Se describen
todas las operaciones, desde la entrada de recibos de contabilidad y el
tratamiento del proceso de reconciliacin, incluyendo los pedidos de pago.

La contabilidad es el ncleo de la administracin de una compaa: todas las


operaciones de la compaa tienen un efecto all. Tiene un rol informativo y,
debido a los datos que provee, un sistema de contabilidad confiable y detallado
puede y debe tener un rol importante en la toma de decisiones.

En muchas compaas, la contabilidad se limita a producir reportes legales y


satisfacer la curiosidad de los directores acerca de ciertas direcciones
estratgicas, y a imprimir el balance general y el estado de ingresos varias
veces al ao. Incluso hay frecuentemente varias semanas de demora entre la

realidad y el reporte.
Recomendacin: Valuacin de su funcin de
contabilidad
En muchas pequeas compaas, la funcin contable se usa
escasamente.
No slo usted ve que los datos para la documentacin se
ingresan en el sistema dos veces, sino que tambin los
resultados se usan, con frecuencia, solo para producir
documentacin legal y listados peridicos, algunas semanas
ms tarde, del balance general y los estados de ingresos.
Por contraste, integrando sus cuentas con su sistema de
gestin, esto le permite:
* Reducir el esfuerzo de ingresar datos, ya que solo
debe hacerlo una vez.
* Ejecutar sus procesos con el beneficio de una visin
financiera: negociar contratos, predecir el flujo de fondos,
etc.
* Obtener informacin til de manera sencilla y
cuando lo necesite, por ejemplo: la posicin de crdito de un
cliente.
Como puede ver, la contabilidad por lo general es subutilizada. La informacin
que provee es una herramienta muy efectiva para dirigir una compaa si est
integrada al sistema de gestin. Para que usted sea efectivo hacindolo, la
informacin contable es necesaria en todos los procesos de su compaa, por
ejemplo:

Para preparar presupuestos es importante conocer la posicin financiera


exacta del cliente, y ver en el historial si hay demoras en los pagos.

Si un cliente dado ha excedido su lmite de crdito, la contabilidad puede


detener automticamente envos futuros a ese cliente.

Si se gast el 80% del presupuesto de un proyecto, pero slo se ha

completado el 20% de este proyecto, puede renegociar con el cliente, o


revisar y mandar en los objetivos del proyecto.

La contabilidad general de Open ERP tiene un manejo ptimo de estas


necesidades por la estrecha integracin entre todos mdulos. Ms an, las
transacciones, las acciones y los anlisis financieros ocurren en tiempo real,
para que usted no slo pueda monitorear la situacin sino tambin
administrarla efectivamente.

El mdulo contable en Open ERP es de doble entrada, multimoneda y


multicompaa.
Terminologa: Contabilidad
* Contabilidad General (o financiera), para identificar
los activos y los pasivos de la compaa. Se maneja usando
un sistema de doble entrada que asegura que cada
transaccin se acredita a una cuenta y se debita de otra.
* Contabilidad Analtica (o de gestin, o de costos),
sistema contable independiente que refleja las cuentas
generales, pero estructurada a los largo de ejes que
representan las necesidades de gestin de la compaa.
* Contabilidad Auxiliar, refleja las cuentas de los
clientes y/o proveedores.
* Cuentas presupuestarias, predefinen la asignacin
esperada de recursos, usualmente al comienzo del ao
financiero.

Mtodo: Multicompaa
Hay un surtido de mtodos para integrar a Open ERP en un
ambiente multicompaa:
* Si las compaas tienen pocos documentos en comn
(productos, asociados, cualquier fuente de Open ERP), usted
debera instalar bases de datos separadas.
* Si las compaas comparten muchos documentos, puede

registrarlos en la misma base de datos e instalar los


documentos multicompaa de Open ERP para manejar con
precisin los derechos de acceso.
* Es posible sincronizar tipos de documentos especficos
en varias bases de datos usando el mdulo synchro.
Una de las grandes ventajas de integrar cuentas con todos los dems mdulos,
es evitar el doble ingreso de datos en documentos contables. As, en Open ERP,
un pedido genera automticamente una Factura, y sta genera
automticamente las entradas contables. Esto deviene en recordatorios a los
clientes, presentaciones de impuestos, y as sucesivamente. Esta integracin
tan fuerte le permite:

Reducir trabajo de ingreso de datos.

Disminuir notablemente el nmero de errores en el ingreso de datos.

Obtener informacin en tiempo real y tener tiempos rpidos de reaccin


(para recordatorios de facturas, por ejemplo)

Ejercer control por tiempos sobre todas las reas de gestin de la


compaa.
Aviso para contadores
Cuando usted crea una base de datos, puede elegir instalar
slo los mdulos contables eligiendo el perfil Slo Contabilidad.
Usted debera instalar el portal web. Con la gestin
apropiada de derechos, esto permite a los fideicomisarios
proveer a los clientes acceso a sus datos en tiempo real.
Tambin les da la oportunidad de trabajar en ciertos
documentos que no tienen impacto contable directo, como
presupuestos.
Esto puede dar un servicio de valor agregado que mejora
sustancialmente la relacin entre los fideicomisarios y sus
clientes.

Todas las cuentas se mantienen en la moneda por defecto (la cual est
especificada en la definicin de la compaa), pero cada cuenta y/o transaccin
tiene una moneda secundaria (definida en la cuenta). El valor de las
transacciones multimonedas se sigue, entonces, en las dos monedas.

Flujo de trabajo contable y generacin automtica de


facturas
El siguiente cuadro muestra el flujo de trabajo financiero seguido por cada
factura:

CAPTURA

DE

PANTALLA "EN

CASTELLANO"

PGINA 151 (TOTAL)/139 (PAGINADO)

En general, cuando usted usa todas las funcionalidades de Open ERP, las
facturas no necesitan ser ingresadas manualmente. Las facturas en borrador se
generan automticamente a partir de otros documentos como los Pedidos de
compra.

Facturas en Borrador
El sistema genera propuestas de facturas que inicialmente estn en estado
Borrador.

Mientras estas facturas permanecen sin confirmacin, no tienen

impacto contable en el sistema. No hay nada que impida a los usuarios crear
sus propias facturas si as lo desean.

La informacin que se necesita para la fa facturacin se toma


automticamente del formulario de Asociado (como las condiciones de pago y
la direccin de facturacin), o del Producto (como la cuenta que se va a usar), o
de una combinacin de los dos (como los impuestos aplicables y el precio del
producto).
Ventajas de las facturas en borrador
Hay varias ventajas en trabajar con facturas en borrador:
* Tiene un estado de validacin intermedio antes de que la
factura se apruebe. Esto es muy til cuando sus contadores
no son los que crean la factura inicial, pero son necesarios

para aprobarla antes de que la factura entre a la


Contabilidad.
* Le permite crear facturas por adelantado, sin aprobarlas
al mismo tiempo. Tambin puede listar todas las facturas
esperando aprobacin.
Facturas abiertas o pro forma
Se puede aprobar (o validar) una factura en el estado Abierto o en el estado Pro
forma.

Una factura pro forma no tiene un nmero de factura, pero las entradas

contables sobre la factura que es creada corresponden a los montos que Open
ERP guardar como a pagar por el cliente. Adems, est cerrada, es decir que
no se pueden realizar cambios en una factura pro forma.
Comentario sobre la factura pro forma
En algunos pases, no est permitido generar entradas
contables desde facturas pro forma. En cambio, se crea un
reporte desde el pedido de compra, que imprime una
factura pro forma que no tiene consecuencias contables en
el sistema.
Una factura abierta tiene un nmero de factura nico. La factura se enva al
cliente y se marca en el sistema como esperando pago.

Saldar entradas de facturas y pagos


En Open ERP, una factura es considerada paga cuando sus entradas contables
han sido saldadas con las entradas de pago.
Atencin: Pagos y saldo
Para evitar sorpresas, es importante entender la idea de la
conciliacin y su relacin con el pago de facturas.
En una factura, usted encontr un campo Saldada y una
opcin para tildar Pagada. Se diferencian solo si una factura
ha sido pagada (usando la reconciliacin de archivos) pero
ha sido subsecuentemente marcada como no reconciliada.

Terminologa: Reconciliacin
La reconciliacin enlaza entradas en una cuenta simple que
se cancelan mutuamente. Se saldan una a otra (suma de
crditos = suma de dbitos). Esto se aplica generalmente a
pagos contra sus correspondientes facturas.
Si el proceso de reconciliacin, Open ERP no podra marcar las facturas que han
sido pagadas. Imagine la siguiente situacin con el cliente Prez & ca.:

Factura 145: 50

Factura 167: 120

Factura 184: 70

Si usted recibe un pago de 120, Open ERP va a demorar la conciliacin porque


hay una variedad de facturas a pagar. Podra conciliar tanto las facturas 145 y
184 juntas, o bien la 167.

Usted puede cancelar una factura si la funcin Permitir cancelar entradas


ha sido activada en el libro diario y las entradas todava no han sido saldadas.
Puede moverlas luego desde Cancelado, a travs del estado Borrador para
modificarlas y regenerarlas.
Nota: Tratamiento en lotes
Generalmente, diferentes transacciones se agrupan juntas y
se manejan al mismo tiempo, en lugar de hacerlo factura
por factura. Esto se llama lote de trabajo o manejo de lotes.
Usted puede seleccionar varios documentos en la lista de
facturas: tildar las opciones de las lneas de inters usando
el cliente web y hacer click en el botn de atajo apropiado a
la derecha, o hacer maysculas + click con el ratn en el
cliente Windows y usar la accin o el botn de imprimir en la
parte superior. Esto le dar la opcin de una de varias
posibles acciones en los objetos seleccionados.

A intervalos regulares, independientemente de las facturas, se puede usar un


procedimiento de importacin automtica, o un procedimiento manual de
cuentas para hacer estados bancarios. stos comprenden todos los pagos de
proveedores y clientes y transacciones generales, como aqullas entre
cuentas.

Cuando una cuenta se valida, Open ERP genera automticamente las entradas
contables correspondientes. Las facturas se marcan como pagadas cuando las
entradas contables sobre la factura han sido saldadas con entradas contables
acerca de su pago.

Esta transaccin de reconciliacin puede llevarse a cabo en varios lugares del


proceso, dependiendo de su preferencia:

en el ingreso de datos para el estado de cuentas

manualmente desde los archivos de cuentas

automticamente usando la reconciliacin inteligente de Open ERP.

Usted puede crear archivos contables directamente, sin usar la factura y los
estados de cuenta. Para hacerlo, use la entrada de datos rpida en un libro
diario. Algunos contadores prefieren este enfoque porque estn ms
acostumbrados a pensar en trminos de archivos contables que en trminos de
facturas y pagos. Sin embargo, usted debera usar los formularios designados
para facturas y estados bancarios ms que la entrada manual de datos. Es ms
fcil y se maneja con un sistema de control de errores.

Un sistema basado en archivos


Todas las transacciones contables en Open ERP se basan en archivos, hayan
sido creados por una factura o directamente.

As, los recordatorios de asociado se generan simplemente de la lista de

entradas no saldadas en la cuenta de cuentas a cobrar de ese asociado. En un


solo recordatorio usted encontrar el conjunto completo de facturas no
pagadas, como as tambin pagos no conciliados, tales como adelantos.

De forma similar, los estados financieros como el libro mayor, el saldo de


cuentas, el balance cronolgico y los diversos libros diarios, todos se basan en
entradas contables. No importa si usted gener la entrada desde un formulario
de factura o directamente en el libro diario de facturas. Es lo mismo para la
declaracin de impuestos y otros estados financieros legales.

Al usar contabilidad integrada, usted debera seguir el proceso estndar de


facturacin porque algunos mdulos dependen directamente de los
documentos de factura. Por ejemplo, un pedido de venta de un cliente puede
ser configurado para esperar el pago de la factura antes de hacer el envo. En
ese caso, Open ERP automticamente genera una factura en borrador para
enviar al cliente.

Facturacin
En Open ERP, el concepto de "factura" incluye los siguientes documentos:

La factura del cliente

La factura del proveedor

Una nota de crdito del cliente

Una nota de crdito del proveedor

Solo el tipo de facturas y el modo de representacin difieren para cada uno de


los cuatro documentos. Todos se almacenan en el mismo tipo de objeto en el
sistema.

Usted obtiene la forma correcta para cada uno de los cuatro tipos de factura

desde el men que usa para abrirlos. El nombre de la pestaa le permite


distinguir los tipos de factura cuando est trabajando en ellas.
Tcnica: Tipos de facturas
Hay muchas ventajas en derivar los diferentes tipos de
facturas desde el mismo objeto. Las dos ms importantes
son:
* En un ambiente multicompaa con facturacin entre
compaas, una factura de cliente de una compaa se
convierte en una factura de proveedor para la otra.
* Le permite trabajar y buscar todas las facturas desde el
mismo men. Si est buscando un historial de facturacin,
Open ERP le provee facturas tanto de proveedores como de
clientes, como as tambin notas de crdito.

Terminologa: Nota de crdito


Una nota de crdito es un documento que le permite
cancelar una factura o parte de una factura.
Para acceder a las facturas en Open ERP, use los submens de Gestin
financiera > Facturas.

La mayora de las veces, Open ERP genera automticamente las facturas, a


medida que se van generando desde otros procesos en el sistema. As,
generalmente no es necesario crearlas manualmente, sino simplemente
validarlas o aprobarlas. Open ERP usa las siguientes formas de generacin de
facturas:

Desde pedidos de proveedores o clientes.

Desde la recepcin o el envo de mercaderas.

Desde trabajos llevados a cabo (hojas de asistencia, Captulo 10).

Desde tareas completadas (Captulo 12)

Desde cargos por honorarios u otros gastos recargables (Captulo 12)

Los diferentes procesos generan facturas en Borrador. stas deben ser


aprobadas por el usuario de sistema que corresponda y enviadas al cliente.

Para obtener la lista de facturas en borrador generadas por Open ERP, puede
usar el men Gestin financiera > Facturas > Facturas de cliente >
Facturas de cliente en borrador . Hay un men similar para las facturas de
compras que no han sido recibidas o aprobadas: Gestin financiera >
Facturas > Facturas de proveedor > Facturas de proveedor en
borrador.

Tambin es posible ingresar facturas manualmente. Esto se hace generalmente


para facturas que no estn asociadas a un pedido (usualmente pedidos de
compra) o notas de crdito. Si el sistema no ha sido configurado
correctamente, usted podra necesitar editar la factura antes de enviarla al
cliente. Por ejemplo, si usted no ha notado que el cliente est exento de
impuestos, la factura que usted genera desde un pedido contendr los
impuestos en las tasas habituales. Es posible, entonces, suprimir esto de la
factura antes de validarla.

Carga de una factura de cliente


El principio de ingresar datos para facturas en Open ERP es muy simple, ya que
permite a los usuarios que no son contadores crear sus propias facturas. Esto
significa que su informacin contable puede mantenerse actualizado todo el
tiempo a medida que los pedidos se colocan y reciben, y sus impuestos son
calculados.

Al mismo tiempo, permite que la gente que tiene ms conocimiento contable


mantenga control total sobre las entradas contables que estn siendo
generadas. Cada valor propuesto por Open ERP puede ser modificado despus

de ser necesario.

Comience cargando manualmente una factura de cliente. Para esto, use


Gestin financiera > Facturas > Facturas de cliente.

CAPTURA

DE PANTALLA

PGINA 155 (TOTAL)/ 143 (PAGINADO)

Un nuevo formulario de factura se abre para que ingrese informacin. El


documento se compone de tres partes:

La parte superior, con informacin del cliente.

El cuerpo principal, con lneas detalladas de factura

La parte inferior, con detalles sobre los impuestos, y los totales.

Para ingresar un documento en Open ERP, usted siempre debera llenar los
campos en el orden en el que aparecen en la pantalla, ya que de esa manera
algunos campos se llenan automticamente por las selecciones hechas en los
anteriores. Se selecciona el asociado, por ejemplo, y los campos siguientes se
llenan automticamente:

La direccin de facturacin corresponde al contacto al que se le dio el tipo


de direccin Factura en el formulario de asociado (o el tipo de direccin Por
defecto).

La cuenta de asociado corresponde a la cuenta dada en las Propiedades


que se encuentran en la tercera pestaa del formulario de asociado. Por
defecto, el software est configurado con la cuenta Cuentas a Cobrar.

Una condicin de pago puede especificarse para este caso o, si ha sido


definida por defecto, en el rea de Propiedades en el formulario de
asociados. Las condiciones de pago se generan por reglas para el pago de
la factura. Por ejemplo: 50% a 21 das y 50% a 60 das desde fin de mes.

Definicin: Los campos de Propiedades


Los campos de Propiedades en el formulario del Asociado o
en el de Producto son campos multicompaa. El valor que
el usuario ve en estos campos dependen de la compaa
para la que el usuario trabaja.
Si trabaja en un ambiente multicompaa que usa una sola
base de datos, usted tiene varias tablas de cuentas. Las
cuentas de activo y pasivo para un asociado dependen de la
compaa para la que trabaja el usuario.

Nota: Viendo relaciones de asociado


Usted siempre puede acceder a ms informacin desde un
campo de relacin en Open ERP. En el cliente web una
relacin es un hipervnculo si el formulario es de solo
lectura, llevndolo al formulario principal para esa entidad,
con todas las acciones y enlaces. En el cliente web en modo
editar, y en el cliente Windows, puede presionar el botn
Ctrl en el teclado al mismo tiempo que hace click derecho en
el campo para obtener un dilogo desplegable con enlaces y
otras opciones. As usted puede hacer click sobre el campo
de un asociado y obtener rpidamente los siguientes datos
del mismo:
* Compras y ventas en curso
* Solicitudes de CRM
* Facturas abiertas
* Archivos de cuentas
* Cuentas a cobrar y a pagar
Usted puede agregar una breve Descripcin a la factura y seleccionar la
moneda que quiere para facturar.
Atencin: Descripcin de la factura
La descripcin de la factura es ms un ttulo que un
comentario. Si quiere agregar comentarios ms detallados,

puede usar el campo Notas en la parte inferior de la


segunda pestaa Info extra.
Una vez que el encabezado de la factura est guardado, usted debe ingresar
las diferentes lneas de factura. Puede usar cualquiera de estas dos tcnicas:

Ingresas el campo completo manualmente

Usar un producto para completar los diferentes campos automticamente

Seleccione el producto Radiador de aleacin de titanio en el campo de producto de


una lnea de factura. Los siguientes campos se llenan automticamente:

Descripcin: viene desde el producto, en el lenguaje del asociado.

Cuenta de crdito/dbito: determinada por la cuenta de compras o


ventas definidas en las propiedades del producto. Si ninguna cuenta est
especificada en el formulario del producto, Open ERP usa las propiedades
de la categora con la que se asocia el producto.

Unidad de medida: definida por defecto en el formulario del producto.

Precio por unidad: est dado por el precio de lista en el formulario del
producto y se expresa sin impuestos.

Impuestos: provistos por el formulario de producto y el de asociado.


Nota: Gestin de precios con impuesto incluido
Por defecto, Open ERP factura y procesa los precios sin
impuestos, los que se manejan como una figura aparte. Si
quiere tener facturas con impuestos incluidos puede agregar
el mdulo correspondiente. ste agrega un campo en cada
factura que le permite indicar si la factura incluye o no los
impuestos.

Nota: Informacin sobre el producto


Cuando est ingresando datos de la factura, a veces puede
ser til tomar la mayor informacin del producto que est
facturando. Ya que usted est todava en modo editar, si
presiona Ctrl mientras hace click derecho sobre el campo
Producto (tanto en el cliente web como en el Windows).
Seleccione los reportes disponibles. Open ERP provee tres
reportes estndar sobre el producto:
* Pronsticos de futuro stock
* Estructura de costo de producto
* Ubicacin del producto en sus almacenes
Es posible ingresar varias lneas de factura y modificar los valores que Open
ERP sugiere automticamente.

Una vez que las lneas de factura han sido ingresadas, puede hacer click en
Calcular sobre la factura para obtener la siguiente informacin:

Detalles de impuestos calculados

Tasa de impuestos

Impuestos totales

Precio total

En el rea Impuestos en la parte inferior izquierda de la factura encontrar los


detalles de los totales calculado para los diferentes impuestos usados en la
factura.
Tcnica: Clculos de impuestos
Usted puede hacer doble click en una de las lneas en el
sumario de impuestos de la factura. Open ERP le muestra el

detalle de los cargos de impuestos que van a ser su


declaracin de impuestos a fin de mes. Le indica el total que
va a ser computado en las diferentes partes de la
declaracin legal. Esto le permite gestionar la declaracin en
Open ERP automticamente.

CAPTURA

DE PANTALLA PGINA

158 (TOTAL)/ 146 (PAGINADO)

Antes de aprobar la factura, usted puede modificar la fecha y el perodo


contable, que se ingresan por defecto con la fecha de hoy. Estos campos se
encuentran en la segunda pestaa Otra informacin.
Nota: El diseo de la factura
Si usted quiere que el diseo de la factura sea ms
elaborado, puede instalar el mdulo account_invoice_layout.
Esto le permite agregar varios elementos entre las lneas,
como subtotales, secciones, separadores y notas.
Haga click en Validar cuando quiera aprobar la factura. sta pasa del estado
Borrador

al estado Abierta.

Cuando haya validado una factura, Open ERP le dar un nmero nico desde
una secuencia definida. Por defecto, toma la forma Ao / Nmero de secuencia, por
ejemplo 2008/00101. Si quiere modificar los nmeros de secuencia, use el men
Administracin > Personalizar > Secuencias > Secuencias.

Las entradas contables correspondientes a esta factura se generan


automticamente cuando usted aprueba la factura. Usted puede verificar el
detalle de esto abriendo el cono Abrir en el campo Transacciones en la
segunda pestaa de la factura.

Gestin de Impuestos
Los detalles del formulario de producto y del formulario de asociado
determinan la seleccin de impuestos aplicables para una lnea de factura. Por

defecto, Open ERP toma cuenta de todos los impuestos definidos en el


formulario de producto. Si un impuesto est definido en la pestaa de
Propiedades del formulario del Asociado, Open ERP har el clculo de
impuestos en base a los impuestos del Asociado. As, un Asociado que est
definido como exento de impuesto, por ejemplo, va a tener precedencia sobre
los impuestos definidos en el producto.

Tome el caso del siguiente producto: NECESITAMOS UN EJEMPLO AQU.


Consejo: Facturas ocasionales
Cuando cree una factura para un producto que solo va a ser
vendido o comprado puna sola vez, no tiene que codificar un
nuevo producto, pero tendr que dar un poco de informacin
manualmente en la lnea de factura:
* Precio de venta
* Impuestos que aplican
* Cuenta
* Descripcin del producto
Cancelacin de una factura
Por defecto, Open ERP no le permitir cancelar una factura una vez que sta
haya sido aprobada. Las entradas contables ya se crearon, y tericamente
usted no puede retractarse y borrarlas. Sin embargo, en muchos casos es ms
conveniente cancelar una factura cuando hay un error que producir una nota
de crdito y conciliar las dos entradas. Su actitud respecto a esto depender de
la legislacin vigente en su jurisdiccin contable y su adherencia a la pureza
contable.

Open ERP se acomoda a cualquier enfoque. Se puede permitir la cancelacin


de una factura tildando la opcin Permitir cancelar entradas en el libro
diario correspondiente a esta factura. Entonces podr cancelar la factura si se
cumplen las siguientes dos condiciones:

1. Las entradas contables no han sido reconciliadas o pagadas. Si esto ya


ocurri, tendr que cancelar la reconciliacin.

2. El perodo contable o el ao fiscal no se ha cerrado todava. Si ya se cerr,


no hay modificaciones posibles.

La cancelacin de una factura tiene el efecto de modificar automticamente las


correspondientes entradas contables. Cuando la factura se cancela, usted tiene
la posibilidad de ponerla de vuelta en el estado Borrador. Esto significa que
puede modificarla y aprobarla otra vez ms tarde.
Consejo: Numeracin de facturas
Algunos pases requieren que usted tenga nmeros de
facturas continuos sin brechas en la secuencia. Si luego de
cancelar una factura que usted no est regenerando,
encuentra una brecha dentro de la numeracin, usted debe
ir y modificar la secuencia, rehacer la factura y reemplazar
el nmero de secuencia con su valor original.
Usted puede controlar las secuencias usando el men
Administracin > Personalizar > Secuencias >
Secuencias.
Atencin: el cancelar una factura producir una brecha en la numeracin de
sus facturas. Se recomienda enfticamente recrear esta factura y reaprobarla
para llenar el hueco en la numeracin.
Ventaja: Duplicacin de un documento
La funcin Duplicar puede ser aplicada a todos los
documentos del sistema: usted puede duplicar cualquier
cosa, un producto, un pedido o un envo.
Algunos Puntos
1. Duplicar facturas:
En vez de ingresar una nueva factura cada vez, usted puede basar
una factura en una anterior similar y duplicarla. Para hacerlo,
primero busque una factura existente que se ajuste a lo que desea.
En el cliente web, muestre la factura en el modo Solo Lectura y
luego haga click en Duplicar. En el cliente Windows, seleccione
Formulario > Duplicar en el men superior.

La duplicacin crea una nueva factura en el estado Borrador. Esto le


permite modificarla antes de aprobarla. La duplicacin de
documentos en Open ERP es una funcin inteligente, que permite
que la factura duplicada tenga su propio nmero de secuencia, la
fecha del da y el estado borrador, an cuando la factura en la que
se basa ya est pagada.
2. Guardar preferencias de asociado:
Open ERP tiene muchas funciones que lo ayudan a ingresar
informacin rpidamente. Si usted factura con frecuencia los
mismos productos al mismo asociado, puede guardar las
preferencias de la ltima factura usando valores por defecto
condicionales.
Para probar esta funcionalidad, cree una factura para un asociado
dado y agregue varias lneas. Luego haga click en el nombre sobre
una lnea de factura y seleccione Convertir esto en valor por
defecto. Tilde la opcin que indica que esto slo se aplicar a este
asociado.
La prxima vez que haga una factura para este asociado, las lneas
de factura sern creadas automticamente y usted slo deber
modificar las cantidades antes de confirmar la factura.
Para los impuestos, se recomienda poner el monto por defecto en
las lneas de factura. Haciendo esto no olvidar agregar el impuesto
cuando est cargando facturas manualmente.
3. Obtener informacin con click derecho
Cuando est creando una factura, frecuentemente tendr que
encontrar informacin extra sobre el asociado para completarla.
Para obtener ms informacin sobre cualquier campo en Open ERP,
todo lo que debe hacer es mantener apretado la tecla Ctrl y hacer
click derecho, y as Open ERP le mostrar automticamente la
informacin relativa a ese asociado, como:
* Tareas completadas
* Detalles de beneficios
* Movimientos recientes
* ltimos pedidos
Haga lo mismo para obtener informacin sobre los productos que

est facturando. Por ejemplo: hay suficiente stock? cundo


ingresar ms stock? cules son los costos y los precios de lista
normal para este producto?
Haciendo estos datos accesibles mientras est facturando, Open
ERP simplifica su trabajo.
Creacin de la factura de un proveedor
El formulario que gestiona las facturas de proveedor es muy similar al de las
facturas de clientes. Sin embargo, ha sido adaptada para simplificar el ingreso
rpido de datos y monitorear los montos registrados.
Mtodo: Ingreso de datos
Muchas compaas no codifican las facturas a proveedores,
sino que simplemente ingresan los datos contables
correspondientes al libro diario de Compras.
Esto se aplica en particular a los usuarios enfocados en el
sistema contable ms que en todas las capacidades
provistas por un sistema ERP. Los dos enfoques llegan al
mismo resultado contable, pero prefieren uno u otro
dependiendo de sus habilidades.
Sin embargo, cuando use las funciones de Gestin de
Compra en Open ERP usted debera trabajar directamente
en las facturas, porque proveen los Pedidos de Compra o los
documentos de Recepcin de Mercadera.
Para codificar una nueva factura de proveedor, use el men Gestin
Financiera > Facturas > Facturas de proveedor. Todo es similar a la
factura de cliente, comenzando con el Libro diario y luego el Asociado, lo
que completa automticamente los siguientes campos:

Direccin de facturacin

Cuenta del asociado

Al contrario de la factura de cliente, no tiene que ingresar condiciones de pago,

simplemente una Fecha lmite. Y si usted no tiene una fecha lmite, Open ERP
asume que esa factura va a ser pagada en efectivo. Si usted quiere codificar
condiciones de pago ms completas que solo la fecha lmite, puede usar el
campo Trmino de pago que puede encontrar en la segunda pestaa, Otra
info.

Luego de eso, usted ingresa el Total de la factura con impuestos incluidos.


Open ERP usa este monto para controlar si todas las lneas de factura han sido
ingresadas correctamente antes de dejarlo validar la factura.

Indique la Moneda si la factura no va a usar la moneda por defecto, y luego


puede ingresar las Lneas de factura.

Tal como en la factura de cliente, usted tiene la opcin de ingresar todos los
datos manualmente o usando un producto para completar automticamente
muchos de los campos. Ingresando un productos, estos valores se completan
automticamente:

La Cuenta del producto se completa de las propiedades del formulario


del producto o de la Categora del producto si nada est definido en el
producto mismo

Los Impuestos vienen del formulario del producto y del formulario del
asociado, basados en los mismos principios que en la factura de cliente.

La Cantidad est configurada por defecto en 1, pero puede cambiarse


manualmente.

El Precio por unidad se calcula automticamente del precio total


despus de deducir los diferentes impuestos aplicables.

Haga click en Calcular para verificar que los diferentes montos corresponden a
los indicados en la factura de papel del proveedor. Cuando apruebe la factura,
Open ERP verifica que el monto total indicado en el encabezado corresponde a

la suma de los montos sin impuestos sobre las lneas de factura y los diferentes
impuestos aplicables.
Nota: El botn Calcular
Aunque usted debera calcular la factura antes de aprobarla,
no tiene que presionar el botn Calcular. Si usted aprueba
la factura directamente, el software calcula los diferentes
impuestos por s mismo y verifica el total.
Este botn se una solamente para hacer un control previo
del monto mostrado antes de que usted lo confirme
finalmente.
Open ERP completa automticamente la Fecha de facturacin y el perodo
contable, pero usted puede cambiar esos valores manualmente en la segunda
pestaa de la factura antes de guardarla.
Terminologa: Fechas y Perodos contables
Los perodos contables se tratan como declaraciones de
perodos legales. Por ejemplo, una declaracin de impuestos
para una factura depende del perodo contable y no de la
fecha de facturacin.
Dependiendo de si sus declaraciones se hacen
mensualmente o trimestralmente, el ao fiscal contiene
doce o cuatro perodos.
Las fechas se muestran en el documento creado en el
sistema contable y se usan para calcular fechas lmite.
Las dos piezas de informacin no tienen que tener la misma fecha. Suponga
que usted recibe una factura el 5 de enero, pero est fechada el 31 de
diciembre del ao anterior por su proveedor. En este caso, puede cargarla en el
perodo contable de enero y poner la fecha de factura como 31 de diciembre.
La fecha lmite estar basada en la fecha de 31 de diciembre, pero la factura
ser reconocida en el ao fiscal actual para la declaracin de impuestos.

Usted puede encontrar que los montos no corresponden con los que le ha dado
su proveedor en papel por razones que pueden incluir:

El proveedor tuvo un error en los clculos

Los montos fueron redondeados de forma diferente


Tcnica: Redondeo de Impuestos
Frecuentemente ocurre que un proveedor agrega 1 al total
porque el clculo de los impuestos ha sido redondeado hacia
arriba. Algunos montos de impuestos no son vlidos a causa
de este redondeo.
Por ejemplo, es imposible llegar al monto de 145,50 si usted
est trabajando con 2 decimales de precisin y una tasa de
19,6%.
* 121.65 x 1,196 = 145,49
* 121,66 x 1,196 = 145,51

En este caso usted puede modificar un valor en las lneas en las que se basa el
total, o el monto total de impuestos en la parte inferior izquierda del
formulario: ambos son editables para que usted pueda modificarlos para
ajustarlos al total.

Cuando los totales coinciden usted puede validar la factura. Open ERP
entonces genera las entradas contables correspondientes. Usted puede
gestionar estas entradas usando los campos Cuenta en la factura y en cada
lnea de factura.

Notas de crdito
Ingresar una nota de crdito de un cliente es casi idntico a ingresar una
factura de cliente. Comience desde el men Contabilidad Financiera >
Facturas > Reembolsos a cliente.

De forma similar, ingresar una nota de crdito a un proveedor es lo mismo que


hacer una factura a proveedor, usando el men: Contabilidad Financiera >
Facturas > Reembolsos a proveedor.

Es fcil generar rpidamente una nota de crdito a partir de una factura


existente. Para hacerlo, seleccione una factura de un cliente o proveedor y
haga click en Reembolsar factura en la barra de herramientas a la derecha.
Open ERP abre para usted un nuevo formulario de nota de crdito en el modo
Borrador

para que usted pueda modificarla antes de aprobarla.


Nota: Acreditacin de varias facturas
Usted puede reembolsar varias facturas en una sola
operacin. Desde el cliente web usted puede ver una lista de
facturas y tildar las opciones al costado de aqullas que
quiere reembolsar. Luego haga click en la accin
Reembolsar factura de la barra de herramientas de la
derecha.
En el cliente Windows haga una seleccin mltiple de
facturas haciendo click en Ctrl sobre las lneas que quiera
seleccionar. Luego ejecute la accin haciendo click sobre el
cono Accin en la barra de conos y seleccionado
Reembolsar factura.

Pago de facturas
Open ERP marca a una factura automticamente como pagada una vez que las
entradas de facturas han sido saldadas con las entradas de pago. No tiene que
marcar las facturas como pagadas usted mismo: Open ERP lo hace cuando
usted reconcilia sus pagos.
Consejo: Saldar una nota de crdito
Generalmente usted salda las entradas contables de una
factura con su/s pago/s. Pero usted tambin puede
reconciliar una factura con las entradas de la nota de crdito
correspondiente, para cancelarlas mutuamente.
Probablemente usted haya notado el botn de accin Pagar factura en la
barra de herramientas a la derecha del formulario de factura. Esto le deja
ingresar pagos y saldar entradas rpidamente. Esta funcionalidad se usa en
compaas que usan Open ERP como un simple sistema de facturacin y no
para contabilidad total. Ellos codifican sus pagos manualmente en diferentes

facturas. Usted quiz no use esta funcionalidad si tiene toda su contabilidad en


Open ERP. Es ms conveniente gestionar los pagos de facturas cuando est
ingresando estados bancarios y transacciones de fondos. Esto permite un
mejor control de las transacciones financieras y una mayor flexibilidad en reas
como:

Adelantos y pagos parciales de facturas

Pagos de varias facturas por varios pagos

Control fino de diferentes fechas lmites en las mismas facturas

Gestin de ajustes si hay montos diferentes a los de la factura

Entradas contables
Pueden usarse varios mtodos de creacin de entradas contables. Usted ya ha
visto cmo una factura crea sus propias entradas, por ejemplo.

Esta seccin trata, en orden, de:

Gestin de estados bancarios

Gestin de caja

Entradas manuales en libros diarios

Usted ver cmo proceder al ingresar transacciones financieras. En Open ERP


usted usa el mismo formulario para manejar estados bancarios que para
manejar la caja. Los dos tipos de transaccin difieren solamente en el libro
diario que se usa.

Gestin de estados bancarios


Open ERP provee una herramienta visual para la gestin de estados bancarios
que simplifica el ingreso de datos a las cuentas. Tan pronto como una entrada
de estado es validada, Open ERP genera automticamente la entrada contable
correspondiente. Esto permite que la gente no contable ingrese transacciones
financieras sin preocuparse por cosas como crditos, dbitos y contrapartes.

Comience creando una lnea de estado. Para hacer esto, use el men Gestin
Financiera > Entradas > Estados. Esto abre un formulario de ingreso de
datos para estados.

CAPTURA

DE PANTALLA

PGINA 166 (TOTAL) / 154 (PAGINADO)

Open ERP sugiere automticamente la referencia de estado (Nombre) y la


Fecha desde la lnea de estado precedente. Usted puede configurar su propia
referencia gestionando secuencias en el men Administracin.

Luego, usted debe seleccionar el Libro Diario. Idealmente, cuando usted


configure su compaa, va a crear por lo menos un libro diario para cada
cuenta de banco y otro para la caja. Entonces seleccione el que corresponda a
la cuenta de banco cuyo estado est manejando.

La moneda que est usando para la lnea de estado es la del libro diario
seleccionado. La moneda se convierte automticamente en la moneda
principal de la compaa cuando usted confirma la entrada, usando las tasas en
efecto a la fecha de entrada (lo que significa que usted necesitar que se creen
primero tasas de conversin de moneda vlidas).

Open ERP completa automticamente el balance inicial basado en el balance


final del estado anterior. Usted puede modificar este valor y forzar otro. Esto le
permite ingresar estados en el orden que prefiera. Tambin, si ha perdido una
pgina de su estado puede ingresar las siguientes inmediatamente sin tener
que esperar por un duplicado desde el banco.

Luego, complete el balance final, que corresponde al ltimo valor en la cuenta


despus de todas las entradas de estado. Este monto ser el control para las
operaciones antes de aprobar el estado. Despus debe ingresar todas las lneas
del estado. Cada lnea corresponde a una transaccin bancaria.

Ingrese la lnea de transaccin.. Cuando escriba el nombre del Asociado, Open


ERP automticamente le propondr la cuenta correspondiente. Open ERP
precompleta el monto total debido para el cliente o proveedor. (Monto). Esto le
da una simple indicacin del pago efectivo. Usted debe ingresar en monto que
aparece en su lnea de estado: un signo negativo para un retiro y un signo
positivo para un pago en efectivo o depsito.

Cuando la entrada de pago ha sido hecha es posible reconciliarla directamente


con la entrada contable para las facturas. Presione la tecla Ctrl en el teclado
(necesario en el cliente Web, pero no en el cliente Windows) y presione la tecla
F1 mientras su cursor est en el campo Reconciliar sobre la lnea de pago.

CAPTURA

DE

PANTALLA PGINA 167 (TOTAL) / 155 (PAGINADO)

Entonces aparece el formulario de reconciliacin. A la derecha encontrar el


monto para el pago. Debe seleccionar las facturas pagadas por esta
transaccin (Entradas). Para que pueda reconciliar esto el monto de pago debe
corresponder exactamente con uno o varias fechas lmite de factura.
Mtodo: Reconciliacin
Hay otros mtodos de reconciliacin: desde entradas
contables, cuando el pago se guarda directamente sobre
una factura, o usando la herramienta de reconciliacin
automtica. Pero si puede, usted debera hacer la
reconciliacin cuando est codificando el pago porque es el
momento en el que usted tiene toda la informacin que
necesita manejar para reconciliar el pago con la factura
correspondiente.

Atencin: Reconciliacin parcial


En Open ERP solo es posible la reconciliacin total. Para
ingresar un pago parcial para una factura, hay varios
mtodos:
* No reconcilie el monto de ese pago, solo el saldo entero.
* Reconcilie de una vez, pero haga un ajuste contable en
la cuenta de crdito del asociado. En este caso, la factura
ser marcada como pagada.
Si usted ve una diferencia entre el pago y las facturas a reconciliar, puede
notar esa diferencia en la segunda parte del formulario, Cancelar. Usted debe
indicar entonces qu cuenta debe ser usada para este ajuste. Esta diferencia
se explica generalmente por:

prdidas y ganancias

diferencias de cambio

descuentos dados por pago rpido

Cuando la reconciliacin est completa, es decir que el pago equivale a la


suma de pagos debidos y los ajustes, entonces usted puede cerrar el
formulario de reconciliacin.

La operacin de reconciliacin es opcional, usted puede hacerlo ms tarde o


nunca. Sin embargo, hay dos efectos importantes:

Marcar que las facturas han sido pagadas.

Prevenir que los montos de pago y los montos de facturas aparezcan en


recordatorios a los clientes. A menos que los haya reconciliado, el cliente
ver estos montos en la carta recordatorio (y no despus del balance ya
que se cancelan el uno al otro).

Finalmente, una vez que ha ingresado las lneas de su estado bancario, puede
validarlas. Open ERP genera automticamente las entradas contables
correspondientes si el balance calculado equivale al balance final indicado en
el encabezado. Las facturas reconciliadas se marcan como pagadas en ese
punto.

Un usuario con destrezas contables avanzadas puede ingresar entradas


contables directamente en el libro diario del banco. La cuenta resultante es la
misma, pero la operacin es ms compleja porque usted debe conocer las
cuentas para usarla y debe tener dominados los conceptos de crdito y dbito.

Gestin de caja
Para gestionar la caja, usted usa el mismo formulario que antes. Al comienzo
del da debe indicar el monto inicial de efectivo en la entrada (saldo de
comienzo). En lugar de confirmar la entrada inmediatamente, puede dejarla en
estado Borrador.

Todas las transacciones a lo largo del da se ingresan en este estado. Cuando


cierre la caja, generalmente al final del da, debe ingresar el monto encontrado
en la misma en el campo Saldo final. Luego confirme el estado para cerrar el
estado de caja del da y generar automticamente las entradas contables.
Atencin: Validacin del estado
Las entradas contables se generan solamente cuando el
estado se confirma. Entonces, si el estado total no ha sido
aprobado (es decir al final del da, en el caso de la caja
chica), no debera sorprenderle si los pagos de asociados no
han sido deducidos de su cuenta correspondiente.
Entrada manual en un libro
Las facturas y los estados producen entradas contables en los diferentes libros
diarios. Pero usted puede igualmente crear entradas directamente en uno de
ellos usando los formularios para ayudarse.

Para hacerlo, use el siguiente men: Gestin Financiera > Entradas >
Entradas en libro. Usted tambin puede usar el men Libros abiertos, que
es un atajo desde los libros diarios o los perodos que ya tienen entradas
contables pero todava no hay sido cerrados.

Seleccione el libro diario y el perodo contable. Una ventana se abrir,


permitindole ingresar la informacin contable en una lista editable. Despus
puede ingresar los datos de una factura de proveedor.

Como usted recordar, usualmente Open ERP genera estas entradas


automticamente. Si usted no ha creado una factura usted tendr que ingresar
valores manualmente. Llene esos campos en este orden:

Fecha efectiva: fecha de facturacin.

Movimiento: deje este campo vaco as Open ERP pueda llenarlo


automticamente desde el prximo nmero en la secuencia para
validaciones de lnea.

Ref.: referencia desde la factura de proveedor.

Ref. Asociado: asociado en cuestin.

Cuenta: cuenta para la lnea de compra (Compra de productos).

Nombre: descripcin de la lnea de factura (Radiador de aleacin de


titanio).

Crdito: 1196.

Presione la tecla Enter en su teclado para validar esta primera lnea. El prximo
nmero de la secuencia se asigna a su entrada contable. Su lnea se colorea de
rojo y toma el estado Borrador. Cuando una lnea est en estado borrador no se

refleja en la contabilidad. Open ERP no la validar hasta que se haga la lnea


que la salde (as los montos de crditos deben saldar los montos de dbito para
ese conjunto de entradas).

Open ERP ahora propone que se llene la lnea de saldo contable. Si la cuenta
usada (en este caso la cuenta 600) incluye impuestos por defecto en esta
definicin Open ERP propone automticamente impuestos asociados con el
monto ingresado. En esta etapa usted puede modificar y validar esta segunda
lnea de la cuenta, o reemplazarla con otra informacin tal como una segunda
lnea de compra.

Cuando haya ingresado todos los datos de sus lneas, Open ERP
automticamente propone entradas contrapartes, basadas en las entradas de
crdito. Si lo valida, se hacen coincidir las entradas contables y las lneas pasan
del estado Borrador (rojo) al estado Abierta (negro).
Nota: Completar una entrada de saldo
Cuando una entrada contable se iguala, Open ERP la pasa
automticamente al estado abierto y se prepara para
ingresar la prxima informacin.
Si usted quiere agregar alguna otra lnea de saldo, puede
ingresar el nmero de la entrada en la nueva lnea que est
cargando. En este caso, la lnea completa permanece en
Borrador hasta que todo el conjunto se salda en cero.
Proceso de reconciliacin
La operacin de reconciliacin consiste en igualar entradas en diferentes
cuentas para indicar que stas estn relacionadas. La reconciliacin se usa
generalmente para:

Igualar entradas de facturas con pagos para que las facturas se marquen
como pagadas y los clientes no reciban recordatorios de pago
(reconciliacin en una cuenta de cliente)

Igualar depsitos y retiros con sus respectivos pagos

Igualas facturas y notas de crditos para cancelarlas

Un contador debe llevar a cabo una reconciliacin sobre una lista de entradas
contables para que la suma de crditos iguales la suma de dbitos para las
entradas igualadas. En Open ERP la reconciliacin solo puede realizarse en
cuentas que han sido configuradas como reconciliables (el campo
Reconciliar).
No confundir reconciliacin contable con
reconciliacin de estados bancarios
Es importante no confundir estos dos trminos. El primero
consiste en relacionar entradas de cuentas unas con otras,
mientras que el segundo consiste en verificar que su estado
bancario corresponde con las entradas de esta cuenta en su
sistema contable.
Hay diferentes mtodos de reconciliar las entradas. Usted ya ha visto la
reconciliacin de entradas mientras ingresa datos en una cuenta. Aqu se
describen las reconciliaciones automticas y manuales.

Reconciliacin automtica
Para la reconciliacin automtica, le pedir a Open ERP que haga su propia
bsqueda de entradas a reconciliar en una serie de cuentas, por lo que tratar
de encontrar entradas para cada asociado donde los montos corresponden.

Dependiendo del nivel de complejidad que elija cuando comience a usar la


herramienta, el software podr reconciliar desde dos hasta nueve entradas al
mismo tiempo. Por ejemplo, si eligi nivel 5, Open ERP reconciliar tres
facturas y dos pagos si los montos totales se corresponden.

CAPTURA

DE

PANTALLA PGINA 161 (TOTAL)/ 159 (PAGINADO)

Para iniciar la herramienta de reconciliacin, haga click en Gestin

Financiera > Procesamiento Peridico > Reconciliacin >


Reconciliacin automtica. Se abre un formulario, pidindole la siguiente
informacin:

Cuenta a reconciliar: puede elegir una, varias o todas las cuentas


reconciliables.

El perodo a tomar en consideracin (Comienzo de perodo / Final de


perodo).

El Poder de reconciliacin (desde 2 hasta 9).

Informacin necesaria para el ajuste (detalles de Movimiento de


Cancelacin).
Nota: Reconciliacin automtica
Usted puede reconciliar:
* Todas las Cuentas a Cobrar, las cuentas de sus clientes
de tipo Deudor
* Todas las Cuentas a Pagar, las cuentas de sus
proveedores de tipo Acreedor

La opcin de ajuste le permite reconciliar entradas aunque sus montos no sean


exactamente equivalentes. Por ejemplo, Open ERP permite que clientes
extranjeros cuyas cuentas estn en monedas diferentes tengan una diferencia
de hasta 0,50 unidades de moneda y pongan la diferencia en una cuenta de
cancelacin.
Nota: Valores por defecto
Si usted inicia la herramienta de reconciliacin automtica
regularmente, debera configurar los valores por defecto
para cada campo presionando la tecla Ctrl y usando el click
derecho (cuando el formulario est en modo editar usando
el cliente web, o usando el cliente Windows). Esto significa
que usted no tendr que volver a escribir todos los campos

cada vez.
Reconciliacin manual
Para la reconciliacin manual, abra las entradas para reconciliar una cuenta a
travs del men Gestin Financiera > Procesamiento Peridico >
Reconciliacin manual. Usted tambin puede iniciar la reconciliacin manual
desde cualquier pantalla que muestre entradas contables.

Seleccione las entradas que quiera reconciliar. Desde la seleccin, Open ERP
indica la suma de dbitos y crditos para las entradas seleccionadas. Cuando
stas estn igualadas, puede hacer click en Reconciliar entradas.

Ejemplo: Caso real de reconciliacin


Suponga que usted ha ingresado detalles de un pedido de cliente.
En ese momento se puede preguntar qu hay de extraordinario en
la cuenta del cliente (la lista de facturas no pagadas y pagos no
reconciliados). Para verla desde el formulario de pedido, haga click
derecho sobre el campo de Asociado y seleccione la vista A pagar y
a Cobrar. Open ERP abre una lista de entradas contables no
reconciliadas.
CAPTURA DE PANTALLA PGINA 161
Usted nota un factura por 1900 y un pago dos semanas ms tarde
de 1900 con la misma referencia. Usted puede seleccionar las dos
lneas en esa vista. El total al final de la pgina muestra que el
monto de crdito iguala al monto de dbito para la lnea
seleccionada. Haga click en Reconciliar entradas para reconciliar
las dos lneas.
Despus de esto, estas lneas no puede ser seleccionadas y no
aparecern cuando las entradas se listen otra vez. Si hay alguna
diferencia entre las dos entradas, Open ERP le sugerir que haga
un ajuste. Este ajuste es una entrada compensadora que permite
una reconciliacin completa. De todos modos, usted debe
especificar el libro diario y la cuenta a ser usados para el ajuste.

Por ejemplo, si usted quiere reconciliar las siguientes entradas:

Entradas para reconciliacin


Fecha

Ref.

Descripci
n

Cuenta

Dbito

12 Mayo 08

FAC23

Alquiler
auto

4010

544,50

25 Mayo 08

FAC44

Seguro de
auto

4010

100,00

31 Mayo 08

PAY01

Facturas 23,
44

4010

Crdito

644,00

En la reconciliacin, Open ERP muestra una diferencia de 0,50. En esta etapa


usted tiene dos posibilidades:

No reconciliar, y el cliente recibe una solicitud por 0,50.

Reconciliar y aceptar un ajuste de 0,50 que se tomar directamente de la


cuenta P&L.

Open ERP genera automticamente la siguiente cuenta:

Cuenta de Cancelacin
Fecha

Referencia Descripci
n

Cuenta

03 Junio 08

AJ001

Ajuste:
prdidas y
beneficios

4010

03 Junio 08

AJ001

Ajuste:
prdidas y
beneficios

xxx

Dbito

Crdito
0,50

0,50

Las dos facturas y el pago sern reconciliados en la primera lnea de ajuste. Las
dos facturas sern marcadas automticamente como pagadas.

Gestin de pagos

Open ERP le brinda formularios para preparar, validar y ejecutar rdenes de


pago. Esto le permite gestionar asuntos como:

1. Pagos provistos en varias fechas lmites

2. Fechas automticas de pago

3. Separacin de preparacin de pagos y aprobacin de pagos en su


compaa

4. Preparacin de una orden durante la semana conteniendo varios pagos, y


posterior creacin de un archivo de pago al final de la semana.

5. Creacin de un archivo para pago electrnico que pueda ser enviado a un


banco para su ejecucin.

6. Divisin de pagos dependiendo de los saldos disponibles en sus varias


cuentas de banco.

Proceso para la gestin de rdenes de pago


Para usar la herramienta para gestionar pagos primero debe instalar el mdulo
account_payment,

que es parte del ncleo del sistema de Open ERP.

El workflow para la gestin de pago es el siguiente:

ESQUEMA PGINA 163


El sistema le permite ingresar una serie de pagos a realizar desde sus diversas
cuentas bancarias. Una vez que los diferentes pagos han sido registrados,
usted puede validar las rdenes de pago. Durante la validacin usted puede
modificar y aprobar las rdenes de pago, enviando la orden al banco para la
transferencia electrnica de fondos o solo imprimir cheques como desee.

Por ejemplo, si tiene que pagar una factura de proveedor para un monto

grande, usted puede dividir los pagos entre varias cuentas bancarias de
acuerdo a su saldo disponible. Para hacer esto, usted puede preparar varias
rdenes en borrador y validarlas una vez que est satisfecho con la divisin de
pagos.

Este proceso puede ser agendado regularmente. En algunas compaas, una


orden de pago se mantiene en estado Borrador y los pagos se agregan a la
lista borrador cada da. Al final de la semana es la tarea de un contador
trabajar en todas las rdenes de pago en espera.

Una vez que la orden de pago est confirmada, todava hay un paso de
validacin que un contador debe realizar. Usted puede imaginar que esas
rdenes seran preparadas por un administrativo de cuenta, y luego aprobada
por un gerente para seguir adelante con el pago.
Un paso ms lejos: Flujo de trabajo de pago
Un flujo de trabajo de Open ERP est asociado con cada
orden de pago. Para ver una visualizacin de ello, tendr
que usar el cliente web. Seleccione una orden de pago y
haga click en Extensiones > Imprimir flujo de trabajo
desde el men en la parte superior.
Usted puede integrar reglas ms complejas para gestionar
rdenes de pago adaptando el flujo de trabajo. Por ejemplo,
en algunas compaas los pagos deben ser aprobados por
un gerente bajo cierto flujo de fondos o condiciones de lmite
de valores.

ESQUEMA PGINA 164


Cuando el gerente de cuentas valida el documento, Open ERP genera un
registro de banca con todas las rdenes de pago. Usted puede entonces enviar
el archivo a travs de su conexin electrnica con su banco para ejecutar todos
sus pagos.

En negocios pequeos, generalmente es la misma persona la que ingresa las


rdenes de pago y la que las valida. En ese caso usted debe solamente hacer

click en los dos botones, uno despus de otro, para confirmar el pago.

Preparacin y ejecucin de rdenes


Para cargar una orden de pago, use el men Gestin Financiera > Pago >
rdenes de pago.

CAPTURA

DE PANTALLA

PGINA 166

Open ERP entonces sugiere un nmero de referencia para su orden de pago.


Como es habitual, usted puede cambiar el punto de partida para esta
secuencia desde el men Administracin.

Luego usted tiene que elegir uno de los varios medios de pago disponibles para
su compaa. stos tienen que ser configurados cuando usted configure el
sistema contable usando los mens Gestin Financiera > Configuracin >
Tipo de pago y Gestin Financiera > Configuracin > Modo de pago.
Algunos ejemplos:

Cheques

Transferencias bancarias

Tarjeta Visa sobre una cuenta FORTIS

Caja chica

Luego debe indicar la Fecha preferida para el pago:

Fecha lmite: cada operacin ser efectuada en la fecha lmite de la


factura

Directamente: las operaciones ser efectuadas cuando las rdenes se


validen.

Fecha acordada: usted debe especificar una fecha de pago efectivo en


el campo Fecha estipulada que sigue.

Esta fecha es particularmente importante para la preparacin de transferencias


electrnicas porque las interfaces bancarias le permiten seleccionar una futura
fecha de ejecucin. Entonces para configurar su Open ERP de forma ms fcil
usted puede elegir pagar todas sus facturas automticamente en la fecha
lmite.

Luego usted debe seleccionar las facturas a pagar. stas pueden ingresarse
manualmente en el campo Lnea de pago, pero es ms fcil agregarlas
automticamente. Para ello, haga click en Agregar lneas de pago y Open
ERP propondr lneas con fechas lmites de pago. Para cada fecha lmite usted
podr ver:

La Fecha efectiva de la factura

La referencia Ref. y la descripcin de la factura, Nombre

La fecha lmite para la factura

El monto a pagar en la moneda por defecto de la compaa

El monto a pagar en la moneda de la factura

Usted puedo entonces aceptar el pago propuesto por Open ERP o seleccionar
las entradas que pagar o no pagar de esa orden. Open ERP le da toda la
informacin necesaria para hacer una decisin de pago para cada tem de la
lnea:

Cuenta

Cuenta de banco del proveedor

Monto que ser pagado

Monto a pagar

El proveedor

Monto total debido al proveedor

Fecha lmite

Fecha de creacin

Usted puede modificar los tres primeros campos de cada lnea: la cuenta, la
cuenta de banco del proveedor y el monto que pagar. Este arreglo es muy
prctico porque le brinda completa visibilidad de todas las deudas comerciales
a pagar de su compaa. Usted puede pagar solo una parte de la factura, por
ejemplo, y cuando prepare su prxima orden de pago, Open ERP
automticamente le sugerir el pago del remanente debido.

Cuando el pago haya sido preparado correctamente, haga click en Confirmar.


El pago entonces cambia al estado Abierto y aparece un nuevo botn que puede
ser usado para iniciar el proceso de pago. Dependiendo del mtodo de pago
elegido, Open ERP provee un archivo conteniendo todas las rdenes de pago.
Usted puede enviar esto al banco para hacer las transferencias de pago.

En futuras versiones de Open ERP, se espera que el sistema sea capaz de


preparar e imprimir cheques.

Anlisis Financiero
Este captulo est dedicado a la carga impositiva establecida por ley y los
reportes financieros de Open ERP. Ya sea que necesite reportes acerca de
proveedores y clientes, o bien declaraciones para varios propsitos legales,
Open ERP le permite llevar a cabo un amplio rango de anlisis paramtricos de
la salud financiera de su compaa.
Si quiere analizar la salud general de su empresa o revisar el estatus de una
Cuenta por Cobrar en detalle, las cuentas de su compaa son el lugar para
definir sus indicadores de negocios.
Para llevarle la situacin ms acertada de su compaa, los diferentes reportes
contables de Open ERP son flexibles, y los resultados se calculan en tiempo
real. Esto le permite automatizar acciones recurrentes y cambiar sus
operaciones rpidamente cuando hay un problema general de la empresa
(como una cada marcada de los fondos, o las cuentas por cobrar escalando
demasiado) o bien un problema local (un cliente que no ha pagado o gastos
excesivos en el presupuesto de un proyecto).
Este captulo describe los variados reportes y declaraciones financieras
provistas por el mdulo contable de Open ERP. Tambin resea cmo Open ERP
maneja los impuestos de compras y ventas, y el reporte de impuestos.

Gestin de cuentas a pagar / acreedores y cuentas por


cobrar /deudores
Open ERP provee numerosas herramientas para la gestin de cuentas de
clientes y proveedores. Usted ver:

Anlisis financiero de asociados, para entender los reportes que le


permiten llevar a cabo un anlisis de todos sus asociados.

Recordatorios multinivel, un sistema automtico para preparar cartas o


correos electrnicos cuando las facturas permanezcan impagas.

Anlisis detallado de asociados individuales.

Anlisis financiero de asociados


Cuando los miembros de su departamento de cuentas se conectan al sistema
de Open ERP, se encuentran inmediatamente con el Tablero de Control
Contable. Por defecto, contiene un grfico til para analizar cuentas por
cobrar. Para tener acceso, instale el mdulo board_acount. Luego mrelo usando
el men Tableros de Control > Contabilidad > Tablero de Control
Contable.

TABLERO

DE CONTROL CONTABLE

En el tablero de control, el grfico a la derecha llamado Cuentas por cobrar


acumuladas representa sus cuentas pendientes semana por semana. Esto le
da un vistazo del monto acumulado de sus deudores por semana.

Todos los grficos de Open ERP son dinmicos. As, por ejemplo, usted puede
filtrar la informacin haciendo click sobre Zoom y luego Filtrar en el
formulario de bsqueda. O slo hacer click en Zoom para abrir una ventana
ms grande para un grfico, luego hacer click en Buscar para mostrarlo en
una vista de lista.

Para obtener un reporte ms detallado del balance a lo largo acumulado (en


orden por fecha pasada) use el men Finanzas > Contabilidad > Reportes
> Cuentas de Asociados > Balance de Asociado Acumulado.

BALANCE

ACUMULADO EN UN PERODO DE

30

DAS

Cuando abra ese reporte, Open ERP pregunta el nombre de la compaa, el


perodo fiscal y el tamao del intervalo a ser analizado (en das). Luego Open
ERP calcula una tabla de balance de crdito por perodo. Si usted solicita un
intervalo de 30 das, Open ERP genera un anlisis de acreedores por el mes
pasado, los dos meses pasados y as sucesivamente.

Para un anlisis por asociado usted puede usar el balance de asociado que
obtiene a travs del men Gestin Financiera > Reportes > Cuentas de
Asociado > Balance de Asociado. El sistema entonces provee un reporte en

PDF conteniendo una lnea por asociado representando el balance de crdito


acumulado.

BALANCES

DE ASOCIADOS

Si quiere informacin detallada acerca de un asociado usted puede usar los


Libros de Asociados a los que llega a travs del men Gestin Financiera >
Reportes > Cuentas de Asociados > Libro de Asociado.

LIBRO

DE

ASOCIADO

Finalmente, puede mirar entradas contables individuales en la bsqueda de


informacin til. Para buscar entradas contables:

por libro, a travs del men Gestin Financiera > Entradas >
Entradas por libro

por cuenta, a travs del men Gestin Financiera > Planes > Planes
de cuentas y haga doble click en la cuenta correspondiente

haciendo una bsqueda global, a travs del men Gestin Financiera


> Entradas > Buscar entradas

por asociado, haciendo click derecho sobre el campo del asociado en


algn formulario que lo muestre, o usando los botones a la derecha del
formulario de asociado.
Ventaja: Exportar entradas
Es muy til recordar que usted puede exportar todo tipo de
recursos en Open ERP. Desde el cliente web necesita
navegar a una lista de bsqueda para el recurso, luego
hacer click en el enlace Exportar en la parte inferior
izquierda de la lista. Desde el cliente Windows use el men
Formulario > Exportar. Esto le permite hacer fcilmente
su propio anlisis en Microsoft Excel o en OpenOffice.org
Calc, exportando entradas contables.

Mltiples pasos de seguimiento


Para automatizar la gestin de seguimiento (recordatorios) usted debe instalar
el mdulo account_followup. ste se instala automticamente como parte del

perfil contable, pero no es parte de otros perfiles.

Una vez que el mdulo est instalado configure sus niveles de seguimiento
usando el men Gestin Financiera > Configuracin > Trminos de pago
> Seguimientos.

Los niveles de seguimiento son relativos a la fecha de creacin de una factura


y no a la fecha de vencimiento. Esto le permite establecer condiciones de pago
tales como 'pagables en 21 das' y enviar un mensaje a los 30 das, o lo
recproco.

Por cada nivel usted debera definir el nmero de das y crear una nota que
ser automticamente agregada a la carta recordatorio. La secuencia
determina el orden del nivel en orden ascendente.

Ejemplo de Configuracin de Niveles de Seguimiento


Secuencia

Nivel

Das

Descripcin

Nivel 1

30 das netos

Primer recordatorio de pago

Nivel 2

40 das netos

Segundo recordatorio de pago

Nivel 3

60 das desde fin


de mes

Notificar

Usted puede enviar sus recordatorios por carta o correo electrnico con el
men Gestin Financiera > Manejo peridico > Enviar seguimientos.

FORMULARIO

PARA LA PREPARACIN DE CARTAS DE SEGUIMIENTO

Open ERP le presenta una lista de asociados a quienes mandar recordatorios


de pago, la cual puede modificar antes de empezar con el procedimiento. En la
segunda pestaa del formulario usted puede proveer la informacin que
enviar en el recordatorio.
Luego, el sistema le da un reporte en PDF con todos los recordatorios para
cada asociado. Cada carta est escrita en el lenguaje del asociado (si esto est
disponible) y entonces usted puede tener cartas en varios idiomas en el mismo

PDF en varias pginas.


Para analizar la fecha de vencimiento de clientes o proveedores antes de
empezar el procedimiento de recordatorio, use los submens de Gestin
Financiera > Procesamiento peridico >Enviar seguimientos:

Entradas a cobrar

Entradas a pagar

As usted obtiene la lista de entradas no conciliadas en cuentas de tipo A pagar


y Por Cobrar. Usted puede entonces modificar la fecha y el ltimo seguimiento
y el nivel de recordatorio de cada entrada.

Para obtener un reporte detallado por asociado, use el men Gestin


Financiera > Reportes > Seguimientos.

Los diferentes reportes son pantallas de Open ERP clsicas, as usted puede
filtrarlas y explorar los elementos en detalle.

PANTALLA

QUE RESUME LOS SEGUIMIENTOS

Situacin del Asociado


En el uso diario de Open ERP, un gerente senior frecuentemente tendr que
buscar rpidamente informacin financiera entre los datos de asociado. Para
esto, puede usar los botones a la derecha del formulario cuando abra un
formulario de asociado, para ir directamente a:

una carta recordatorio desde el botn Reporte de Pagos Vencidos,

la lista de Facturas abiertas,

un atajo a Todas las entradas contables,

las solicitudes CRM no cerradas desde Casos Abiertos,

un atajo a las A pagar y Por cobrar no conciliadas.

Estos enlaces tambin estn disponibles al hacer click derecho sobre un campo
de asociado en cualquier formulario.

El reporte Pagos vencidos produce un documento PDF el cual es usado para


seguimiento pero no modifica ninguna de las entradas contables del asociado.
Su uso no incrementa el nivel de seguimiento, por lo que puede usarse
repetidamente sin ningn problema.

En Open ERP puede buscar un asociado sobre la base del valor de su deuda.
Entonces, si busca los asociados con un monto de crdito entre 1 y 999999999,
obtendr la lista de asociados que tienen pagos pendientes. Usted puede
seleccionar toda la lista e imprimir cartas de seguimiento para todos ellos.

A la derecha del formulario de asociado hay un atajo a Facturas abiertas. Este


enlace incluye todas las facturas definidas en el sistema, a saber:

Facturas de clientes

Facturas de proveedores

Notas de crdito

Notas de crdito de los proveedores


Consejo: Recordatorios desde entradas contables
Las compaas que no tienen registros computarizados
tienen a rastrear los pagos desde facturas y papeles, y no
desde una cuenta de asociado formal.
Sin embargo, es mejor crear cartas de recordatorio desde las
cuentas a cobrar de un asociado que desde facturas sin
pagar. Usando el sistema Open ERP usted puede tomar
cuenta fcilmente de todos los adelantos, pagos no

conciliados, notas de crdito y pagos de crdito.


Entonces, es mejor enviar una carta basada en las entradas
contables de facturas y pagos no conciliados, que desde una
lista de facturas sin pagar.
En los enlaces que aparecen en el formulario de asociado, dos botones
permiten la apertura de entradas contables de asociado:

Todas las entradas contables

Por cobrar y A pagar

El primer botn es til para obtener un anlisis histrico del cliente o


proveedor. Usted puede tener informacin acerca de temas importantes como
volumen de ventas y demoras en los pagos. El segundo botn es un filtro que
muestra slo los crditos y dbitos abiertos para el asociado.
Finalmente, tenga presente que todas las funciones sobre el formulario de
asociados son accesibles desde cualquier documento de Open ERP haciendo
click derecho sobre un campo de Asociado. Esto es extremadamente til para
tener acceso rpido a la informacin desde cualquier pantalla.

Cuentas e Impuestos establecidos por ley


Esta seccin trata acerca de cuentas e impuestos que son obligatorios
legalmente:

la estructura de impuestos provista por Open ERP,

los libros mayores contables,

el balance contable (usado para producir la declaracin de ingresos y la


hoja de balance),

los diferentes libros diarios (generalmente, centralizados y detallados),

la declaracin de impuestos.

Impuestos
Usted puede adjuntar impuestos a las transacciones financieras para poder:

agregar impuestos al monto que paga o es pagado

reportar sobre los impuestos en varias categoras que usted debera


pagar a las autoridades fiscales

rastrear impuestos en sus cuentas generales

gestionar el pago y reembolso de impuestos usando el mismo


mecanismo que Open ERP usa para otras transacciones monetarias.

Ya que la estructura detallada de impuestos es un mecanismo para llevar a


cabo polticas gubernamentales, y la recaudacin de impuestos es tan crtica
para sus autoridades fiscales, los requerimientos y los reportes impositivos
pueden ser complejos. Open ERP tiene un mecanismo flexible para administrar
los impuestos que puede ser configurada a travs de su interfaz grfica de
usuario o a travs de mecanismos de importacin de datos para ajustarse a los
requerimientos de las muchas jurisdicciones impositivas.

El mecanismo impositivo puede ser usado adems para gestionar otras


transacciones financieras similares, tales como regalas a autores basadas en
el valor de las transacciones a travs de una cuenta.

Configuracin de una estructura impositiva


En el sistema de impuestos de Open ERP, estn involucrados tres objetos
principales:

un Caso de Impuesto (o Cdigo de Impuesto), usado para reportes

impositivos, que puede configurarse en una estructura jerrquica para


que mltiples cdigos de impuestos puedan organizarse en rboles de la
misma manera que un Plan de Cuentas.

un Impuesto, el objeto impositivo bsico que contiene las reglas para


calcular el impuesto sobre la transaccin financiera se adjunta y est
vinculado a las Cuentas Generales y a los Casos de Impuestos. Un
impuesto puede contener mltiples impuestos hijos y basar su clculo en
aquellos impuestos ms que en la transaccin base, proveyendo una
flexibilidad considerable. Cada impuesto pertenece a un Grupo de
Impuestos (actualmente solo IVA u Otro).

las Cuentas Generales que registran los impuestos debidos y pagados.


Ya que las cuentas generales se discuten en otra parte de este manual y
no son especficas para impuestos, no sern detalladas en esta seccin.

Usted puede adjuntar a los productos cero o ms Impuesto a Proveedor o


Impuesto a Cliente, para poder contabilizar por separado los impuestos de
compra y venta (o IVA de salida o de ingreso). Como usted puede adjuntar ms
de un impuesto, puede gestionar un IVA o un Impuesto de Ventas por separado
de un Impuesto Eco sobre el mismo producto.

Tambin puede adjuntar un Impuesto por defecto a un asociado, lo que


reemplaza a cualquier impuesto perteneciente al mismo Grupo de Impuestos
que pueda haber sido definido para un producto.

Entonces usted puede definir un Exento de Impuestos en el grupo IVA y


asignarlo a asociados que declaren hacer caridad. Todos las ventas de
productos a una caridad estaran exentas del IVA an cuando los productos
mismos lleven varias tasas de impuestos, pero impuestos no IVA todava
pueden ser aplicados.

Casos de Impuestos
Los Casos de Impuestos tambin se conocen en Open ERP como Cdigos de
Impuestos. Se usan para reportes de impuestos, y pueden establecerse en una
estructura jerrquica para formar rboles de la misma forma que un Plan de
Cuentas.

Para crear un nuevo Caso de Impuestos, use el men Gestin Financiera >
Configuracin > Impuestos > Cdigos de Impuestos. Usted debe definir
los siguientes campos:

Nombre del Cdigo de Impuesto: un nombre nico requerido para


identificar el caso.

Compaa: un enlace requerido que adjunta el caso a una compaa


especfica, tal como la Compaa Principal.

Cdigo de Caso: un cdigo corto para el caso.

Cdigo Padre: un enlace a un Caso de Impuesto Padre que forma la


base de la estructura de rbol como un Plan de Cuentas.

Signo para la cuenta madre: elija 1.00 para agregar el total a la


cuenta madre o -1.00 para restarlo.

Descripcin: un campo de texto libre para propsitos de


documentacin.

Usted tambin puede ver dos campos de solo-lectura:

Total del Ao: una cifra nica mostrando el total acumulado en este
caso para el ao financiero.

Total del Perodo: una cifra nica mostrando el total acumulado para el

perodo financiero actual (tal vez 1 mes o 3 meses).

Usted probablemente necesitar crear dos casos de impuestos para cada tasa
de impuesto que deba definir, uno para el impuesto mismo y otro para el
monto de la factura sobre el que se basa el impuesto. Y crear casos de
impuesto que no vincular a Objetos de Impuesto (similar a los tipos de Vista de
Cuenta General) solo para organizar la estructura de rbol.
Para ver la estructura que ha construido usted puede usar el men Gestin
Financiera > Procesamiento peridico > Impuestos. Esta vista del rbol
refleja la estructura de los Casos de Impuestos y muestra la situacin
impositiva actual.
Objetos de Impuestos
Los objetos de impuestos calculan el impuesto sobre las transacciones
financieras a las que estn adjuntados, y se enlazan a las Cuentas Generales y
a los Casos de Impuestos.

Para crear un nuevo Caso de Impuesto, use el men Gestin Financiera >
Configuracin > Impuestos > Impuestos. Usted debe definir los siguientes
campos:

Nombre de Impuesto: un nico nombre requerido para este impuesto


(tal como IVA 21%).

Compaa: un enlace requerido a una compaa asociada con el


impuesto, tal como la Compaa Principal.

Grupo Impositivo: IVA u Otro, usado para determinar cules impuestos


sobre productos pueden ser sustituidos por impuestos sobre asociados.

Tipo de Impuesto: un campo requerido indicando cmo calcular el


impuesto: Porcentaje, Fijo, Ninguno o Cdigo Phyton (el ltimo es encontrado en
el campo Cmputo de cdigo en la pestaa Cmputos especiales).

Tipo Aplicable: un campo requerido que indica si el monto base debera


ser usado sin cambia (cuando el valor es verdadero) o si debera ser
procesado por el Cdigo Phyton en el campo Cdigo Aplicable en la
pestaa Cmputos especiales cuando el valor es Cdigo).

Monto: un campo requerido cuyo significado depende del Tipo de


Impuesto, siendo un multiplicador sobre el monto base cuando el Tipo
de Impuesto es Porcentaje, y un monto fijo cuando el Tipo de Impuesto
es Fijo.

Incluir en el monto base: cuando est tildado, el impuesto se agrega


al monto base y no se muestra separadamente.

Dominio: slo se usa en desarrollos especiales, no en el sistema ncleo


de Open ERP.

Cuenta de Impuesto de Factura: una Cuenta General usada para


registrar montos de impuestos facturados, la que puede ser la misma
para varios impuestos o dividirse para que cada impuesto est asignado
a una cuenta.

Cuenta de Reembolso de Impuesto: una Cuenta General usada para


registrar reembolsos de impuestos facturados, la que puede ser la misma
que la Cuenta de Impuestos de Factura o, en algunas jurisdicciones
impositivas, deben estar separados.

Impuestos sobre Hijos: cuando est tildada, el clculo de impuesto se


aplica a la salida desde otros clculos de impuestos especificados en la
Cuenta de Impuestos Hijos (as usted tiene impuestos sobre
impuestos), de otro modo el clculo se aplica sobre el monto base sobre
la transaccin.

Cuenta de Impuestos Hijos: otras cuentas impositivas que pueden ser


usadas para proveer la cifra para el impuesto.

Nota: Usando Impuestos Hijos


Usted puede usar impuestos hijos cuando tiene una
situacin impositiva compleja que usted quiere esconder a
sus usuarios finales. Por ejemplo, usted podra definir un
producto de gastos de kilometraje con un impuesto
compuesto formado por dos impuestos hijos, un elemento
privado no reclamable y un elemento impositivo reclamable.
Cuando su personal venga a reclamar el kilometraje, no
necesitan saber acerca de este impuesto, pero el impacto
contable de su reclamo ser automticamente gestionado
por Open ERP.
Los campos arriba aplican los impuestos que usted especifica y los registran en
las cuentas generales pero no le proveen documentacin que sus autoridades
fiscales puedan necesitar. Para esto, use la pestaa de Declaracin de
Impuestos para definir qu Casos de Impuestos deberan ser usados para este
impuesto:

Facturas/ Cdigo base: caso de impuesto para registrar el monto


facturado sobre el que se basa el impuesto.

Facturas/ Cdigo de Impuesto: caso de impuesto para registrar el


monto de impuesto facturado.

Facturas Reembolsadas/ Cdigo base: caso de impuesto para


registrar el monto de la factura de reembolso en el que se basa el
impuesto.

Facturas Reembolsadas/Cdigo de Impuesto: caso de impuesto para


registrar el monto del impuesto de la factura de reembolso.

Uso de Impuestos sobre Productos, Asociados, Proyectos y Cuentas


Cuando usted ha creado una estructura de impuestos consistente en Casos de
Impuestos y Objetos de Impuestos, usted puede usar los impuestos en sus

variados objetos de negocios para que las transacciones financieras puedan ser
asociadas con impuestos y cargos similares a impuestos.
Consejo: Clientes minoristas
Cuando le vende a usuarios finales ms que a negocios,
usted querra (o alguien podra pedirle) mostrar precios que
incluyan impuestos en sus documentos de facturacin ms
que un precio que tenga el precio ms el impuesto.
Para hacerlo en Open ERP, slo instale el mdulo
account_tax_include.

A cada factura se le da un nuevo campo

Mtodo de Precio, en el cual usted elige Impuesto incluido o


Impuesto excluido.

Los precios se visualizan entonces

apropiadamente.
Usted puede asignar un impuesto a un asociado para que ste invalide
cualquier impuesto definido en un Producto. Usted hara esto, por ejemplo, si
un asociado es una obra de caridad y paga un IVA o un Impuesto de ventas
ms bajo o incluso cero en sus compras. Asumiendo que usted tiene un IVA o
impuesto de venta para obras de caridad apropiado en el Grupo de
Impuestos IVA,use el men Asociados > Asociados para abrir y editar un
formulario de un Asociado de obra de caridad, y entonces:

seleccione la pestaa Propiedades

establezca el Impuesto por defecto para el impuesto IVA para Caridad.

Usted puede asignar mltiples impuestos a un Producto. Asumiendo que ha


configurado los impuestos apropiados, use el men Productos > Productos
para abrir y editar una definicin de Producto, entonces:

seleccione uno o ms Impuestos de Cliente para cualquier producto


que usted pueda vender, el que pueda incluir un Impuesto de Ventas o IVA de
salida,

y un Impuesto ECO de ventas,

seleccione uno o ms Impuestos de Proveedor para cualquier

producto que usted pueda comprar, el que pueda incluir un Impuesto de


Compras

o IVA de entrada y un Impuesto ECO de Compras.

Generalmente. cuando usted hace una compra o venta, los impuestos


asignados al producto se usan para calcular los impuestos que debe o que le
deben. Pero cuando hace una transaccin con un asociado que tiene definido
un Impuesto por defecto, por ejemplo una venta a una obra de caridad con
Impuestos para caridad,

ese impuesto ser usado en lugar de otros impuestos de

Producto en el mismo grupo, en este caso reemplazando el Impuesto de Ventas o


IVA de salida

estndar.

Usted tambin puede asignar mltiples impuestos a un Proyecto, as las


facturas del Proyecto llevan una tasa apropiada de impuestos (la facturacin de
proyectos se ver en detalle ms adelante).
Un paso ms all: Regiones Impositivas
El mdulo de tercera parte import_export puede ser usado
para extender el sistema de impuestos de Open ERP, para
que usted pueda asignar impuestos a diferentes cuentas
dependiendo de la ubicacin del Asociado. A ste se le da
una nueva Ubicacin de Asociado, que puede ser Local,
Sudamrica

o Afuera, as los impuestos y bases impositivas

puedan ser canalizadas a diferentes cuentas.


Este mdulo podra ser la base de una contabilidad
impositiva basada en la ubicacin ms ambiciosa.
Usted puede asignar mltiples impuestos a una cuenta para que cuando usted
transfiera dinero a travs de la cuenta pueda atraer un monto de impuesto. En
este caso, este 'impuesto' puede no ser un impuesto legalmente requerido,
pero s algo parecido, como regalas por derechos de autor o comisin por
ventas.

Los libros mayores y la hoja de balance


Para imprimir el balance de cuentas o los libros mayores usted debera ir al
Plan de Cuentas. Para hacerlo, vaya al men Gestin Financiera > Planes >

Planes de Cuentas.

Seleccione el perodo contable en el que est interesado y haga click en Abrir


Planes, luego seleccione una o varias cuentas para anlisis haciendo click y
resaltando la o las lneas apropiadas. Haga click sobre el botn Imprimir y
Open ERP le pedir seleccionar ya sea el Libro Mayor General, el Balance
de Cuenta o un Control Analtico. Si usted selecciona una cuenta que tiene
subcuentas en la jerarqua, usted puede automticamente analizar la cuenta y
sus cuentas hijas.
Ventaja: Balance Simulado
Cuando usted est imprimiendo balances de cuenta, si usted
tiene instalado el mdulo account_simulation, Open ERP le
preguntar qu nivel de simulacin desea ejecutar.
Los resultados variarn dependiendo del nivel seleccionado.
Usted puede, por ejemplo, imprimir el balance dependiendo
de varios mtodos de amortizacin. Ms generalmente le
permite hacer anlisis usando ms niveles de simulacin
que los que usted esperara.
Al momento de escribir este libro, un nuevo mdulo est en los estados finales
del desarrollo para Open ERP, account_reporting. Est siendo desarrollado para
permitir el uso de reportes configurables para hojas de balance o declaraciones
de ganancias en formatos requeridos legalmente.

Los libros
Para obtener los diferentes libros diarios, use el men Gestin Financiera >
Reportes > Imprimir libros.
Terminologa: Libros
Note que hay diferentes tipos de libros en Open ERP:
* Libros de cuentas (detallados en este captulo)
* Libros de compras (para distribucin de provisiones
provistas o en ciertas fechas)
* Libros de ventas (clasificando ventas por su tipo de

transaccin)
* Libros de facturacin (para clasificar ventas por
modo de facturacin: diaria/ semanal/ mensual) y
automatizacin de las tareas.
Para obtener estos diferentes libros, instale los mdulos sale_journal y
purchase_journal.

Luego seleccione uno o varios libros diarios y haga click en

Imprimir. Open ERP le propone entonces los tres siguientes reportes:

Entradas contables detalladas

Libro general

Libro agrupado por cuenta

IMPRIMIENDO

UN LIBRO DIARIO

Declaracin de Impuestos
La informacin requerida para una declaracin de impuestos se genera
automticamente por Open ERP a partir de las facturas. En la seccin sobre la
facturacin usted habr visto que puede obtener detalles de la informacin
impositiva desde el rea inferior izquierda de una factura.

Usted puede tambin obtener informacin sobre las entradas contables en las
columnas de la derecha.

Open ERP mantiene un cuadro de impuestos al que llega desde el men


Gestin Financiera > Procesamiento peridico > Impuestos. La
estructura del cuadro es para calcular la declaracin de impuesto pero tambin
todos los otros impuestos pueden ser calculados.

EJEMPLO

DE UNA DECLARACIN DE IMPUESTOS

El cuadro de impuesto representa el monto de cada rea en la declaracin de


impuestos de su pas. Est representado en una estructura jerrquica que le

permite ver el detalle solo de lo que le interesa y oculta los subtotales menos
interesantes. Esta estructura puede ser alterada como lo desee para ajustarse
a sus necesidades.

Usted puede crear varios cuadros de impuestos si su compaa est sujeta a


cuentas de diferentes tipos de impuestos o similares, tales como derechos de
autor. Cada entrada contable puede ser vinculada a una de las cuentas de
impuestos. Esta asociacin se hace automticamente por los impuestos que
han sido configurados previamente en las lneas de factura.
Ventaja: Declaracin de impuestos
Algn software contable gestiona la declaracin de
impuestos en una cuenta general dedicada. La declaracin
entonces est limitada al balance en el perodo especificado.
En Open ERP usted puede crear un cuadro de impuestos
independiente, lo que tiene varias ventajas:
* es posible asignar solo una parte de la transaccin
de impuesto
* no es necesario gestionar varias cuentas generales
diferentes dependiendo del tipo de venta o tipo de impuesto
* puede reestructurar su cuadro de impuestos como lo
desee.
En cualquier momento usted puede controlar su cuadro de impuestos para un
perodo dado usando el siguiente reporte: Gestin Financiera > Reportes >
Reportes de Impuestos.

Esta informacin se actualiza en tiempo real. Esto es muy til porque le


permite prever en cualquier momento el impuesto que debe al comienzo y al
final del mes o cuatrimestre.

Adems, para su declaracin de impuesto usted puede hacer click en una de


las cuentas de impuestos para investigar las entradas detalladas que
componen el monto total. Esto le ayuda a buscar errores cuando ha codificado
una factura con impuesto completo donde debera haber cero impuesto para

una obra de caridad.

En algunos pases, el impuesto puede calcularse sobre la base de pagos


recibidos en lugar de hacerlo sobre facturas enviadas. En estos casos elija
Basar en Pagos en lugar de Basar en Facturas en el formulario Seleccionar
perodo. Aunque usted haga su declaracin sobre la base de facturas enviadas
y recibidas puede ser interesante comparar los dos reportes para ver el monto
de impuesto que usted paga pero todava no ha recibido de sus clientes.

Anlisis Financiero de la Compaa


Usted ver aqu las herramientas de anlisis para la situacin financiera de su
compaa, en particular:

Indicadores de gestin

Presupuestos

Tablero de Control de Contabilidad

Indicadores de gestin
Terminologa: Indicadores Financieros
Los indicadores, a veces llamados razones financieras, son
herramientas para analizar las finanzas de una compaa. Le
permiten comparar dos cuentas o sets de cuentas desde la
hoja de balance o la cuenta de ganancias y prdidas, en la
forma de una razn. Tambin le permiten medir la salud
financiera de una compaa y hacer comparaciones desde
un ao al prximo o contra aqullos de otras compaas.
Para definir los indicadores contables en Open ERP usted debera instalar el
mdulo account_report. Cuando lo instale, los indicadores financieros usuales se
registran en Open ERP.

Usted puede consultar sus indicadores, calculados en tiempo real, desde el

men Gestin Financiera > Reportes > Reportes de cliente (o


personalizado?).

Los indicadores definidos por defecto en Open ERP son los siguientes:

Indicadores de Capital Circulante: determina si la compaa puede


pagar sus deudas a corto plazo en condiciones normales. Se calcula a
partir de (Reservas + Fondos + Activos actuales) / Pasivos actuales.

Razones Financieras: le permiten calcular la liquidez de la compaa.


Se define como sigue: (Activos actuales - Reservas) / Pasivos actuales.

Activos fijos: en una empresa en marcha, el valor de los activos fijos


est cubierto en primer lugar por el capital de los dueos y en segundo
lugar por todos los pasivos a largo plazo. Idealmente, este indicador ser
mayor que 1.
Consejo: Clculo de indicadores
El clculo de indicadores puede tomar un tiempo en Open
ERP porque usted debe analizar todas las entradas
contables de la compaa. Entonces es mejor no calcular
todos los indicadores de una vez, sino una pequea
seleccin para mantener el tiempo de clculo dentro de los
lmites.

Anlisis de tiempo de los indicadores


Usted puede analizar los indicadores financieros a lo largo de dos ejes. Usted
debe tener una cifra calculada en un instante particular de tiempo cuando
compara cuentas, balances y las razones entre ellos. Pero tambin puede
calcular una serie de tiempo para seguir el cambio de un indicador dado a lo
largo de la vida de la compaa.

Para hacer un anlisis temporal de sus indicadores, debe instalar el mdulo


account_report_history

del set de mdulos de extensiones extra. Una vez que este

mdulo est instalado, usted puede hacer click en un indicador financiero para
obtener un grfico de su evolucin en el tiempo.

HISTORIA

DE UN INDICADOR CONTABLE

Definicin de sus propios indicadores


Usted puede definir sus propios indicadores en Open ERP usando el men
Gestin Financiera > Configuracin > Reportes Personalizados >
Nueva Frmula de Elemento de Reporte.

DEFINICIN

DE UN NUEVO INDICADOR

Usted debera asegurarse que las cuentas en las que basa sus indicadores
tengan cdigos de cuenta nicos, porque los cdigos son usados en la creacin
de frmulas. Cree una frmula usando la sintaxis indicada en las instrucciones
al pie del formulario:

Total de dbitos en una cuenta general: dbito ('12345')

Total de crditos en una cuenta general: crdito ('12345')

Balance de una cuenta general: balance ('12345')

Valor de otro indicador: reporte ('IND')

Donde:

12345

IND

representa el cdigo de una cuenta general.

representa el cdigo de otro indicador.

Entonces, usando esta notacin, la razn de fondos se define por balance ('4',
'5') / (balance '1'),

cuenta 1.

se es el balance en cuentas 4 y 5 dividido por el balance en la

Buena gestin presupuestaria


Open ERP gestiona sus presupuestos usando tanto la Contabilidad General
como la Analtica. Usted ver cmo hacerlo para las Cuentas Generales ahora y
para las Analticas ms adelante.
Use el men Gestin Financiera > Configuracin > Presupuestos >
Presupuestos generales para definir un nuevo presupuesto.
Aunque usted pueda modificar un presupuesto en cualquier momento para
hacer una revisin, lo mejor para usted es no hacerlo. En lugar de editar un
documento de presupuesto existente, haga una nueva versin para as
mantener sus estimados originales a salvo para una comparacin. Esto le
permite analizar sus perspectivas cambiantes de la compaa de revisin a
revisin.
Comience la carga de datos ingresando un Cdigo y un Nombre en la primera
pestaa de su nuevo presupuesto. La Direccin del presupuesto puede ser
para Productos o Cargos, elija uno. Luego, en la segunda pestaa, Dotaciones/
Gastos usted puede definir los cargos por perodo. Por cada perodo usted
puede definir una cantidad y/o un monto gastado en la moneda actual del plan
de cuentas.
Tambin es posible crear automticamente los diferentes gastos e ingresos
sobre los perodos de un solo ao fiscal. Para hacerlo, haga click en Distribuir
en la segunda pestaa. Una ventana se abrir solicitando el ao fiscal sobre el
cual quiere presupuestar, y las cantidades y montos totales para ese ao. Si
usted quiere que su presupuesto cubra varios aos, repita la operacin varias
veces.
Una vez que los cargos han sido generados usted puede modificarlos
manualmente para revisar los cargos perodo por perodo. Una vez que los
montos han sido asignados sobre el perodo, usted debe especificar la cuentas
para crear este presupuesto en la tercera pestaa, Cuentas.
Para hacerlo, haga click en Agregar y haga selecciones mltiples para las
diferentes cuentas para ser representadas por el presupuesto. Una vez que las
tres pestaas se completaron, puede guardar su presupuesto.
Recordatorio: Seleccin mltiple

Usted puede seleccionar varios elementos (cuentas,


asociados, etc) al mismo tiempo desde una lista. En el
cliente web, tilde al lado de su nombre en la vista lista. En el
cliente Windows, haga click sobre cada elemento mientras
presiona la tecla Ctrl.

IMPRESIN

DE UN PRESUPUESTO

Para imprimir un presupuesto y hacer clculos de gastos al presupuesto, use el


men Gestin Financiera > Reportes > Imprimir presupuestos. Open
ERP le da entonces una lista de presupuestos disponibles. Seleccione uno o
ms presupuestos y haga click sobre Imprimir para configurar el reporte. La
figura anterior da el ejemplo de un presupuesto producido por Open ERP.

El Tablero de Control de Contabilidad

TABLERO

DE CONTROL CONTABLE

Si usted ha instalado el mdulo board_account, Open ERP le da un tablero de


control de contabilidad que puede ser presentado a su personal contable
cuando se conecten con el sistema (si usted lo ha configurado como su Pgina
de Inicio). Este tablero de control provee un anlisis de la salud financiera de la
compaa en un vistazo.

Cuentas analticas para cerrar: cuando est gestionando casos cada


cuenta analtica es un proyecto o un contrato. Esta rea muestra las
cuentas que deber ser cerradas (por ejemplo, contratos vencidos, horas
de soporte excedidas).

Cuentas para facturar: muestra las cuentas analticas donde hay


cargos para ser facturados.

Facturas en borrador: le da la lista de facturas esperando ser


aprobadas por un contador.

Costos para facturar: le da el cambio semanal que puede ser, pero


todava no ha sido, facturado

Cuentas por cobrar vencidas: da un grfico semana de las cuentas


por cobrar que todava no han sido conciliadas.

Ingresos vencidos: le da un grfico semanal de la facturacin de la


compaa.

En cada panel del tablero de control de los contadores usted puede hacer click
sobre el botn Zoom en la parte superior derecha para investigar el detalle de
sus indicadores financieros.

El Tablero de Control de Contabilidad est dinmicamente integrado, lo que


significa que usted puede navegar fcilmente a travs de la informacin si
necesita ms detalles acerca de ciertos factores, y editar las entradas si es
necesario.

Configuracin de cuentas
Las cuentas deben ser configuradas para ajustarse a las necesidades de su
empresa. Este captulo explica cmo modificar su plan de cuentas, libros,
derechos de acceso, balances de cuenta iniciales y valores por defecto de la
configuracin inicial en las cuentas de su Open ERP.

Open ERP le permite adaptar y reconfigurar muchas funciones para facilitar la


tarea del ingreso de datos:

Agregando controles para el ingreso de datos

Personalizando las pantallas

Llenando los campos automticamente durante el ingreso de datos con la


informacin ya conocida por el sistema.

Plan de cuentas
Durante la instalacin, se le da al sistema un plan de cuentas por defecto.
Puede ver los planes de cuentas activos usando el men Gestin financiera
> Planes > Planes de cuenta.
Ventaja: Planes jerrquicos
Muchos de los paquetes de software contable representan
sus planes de cuenta en forma de lista. Tambin puede
hacer esto en Open ERP si as lo desea, pero la vista de rbol
ofrece varias ventajas:
* Le permite mostrar y calcular solo las cuentas que le
interesan.
* Le permite tener una visin global de las cuentas
(cuando usted visualiza solo cuentas sumarias).
* Simplifica las bsquedas semnticamente.
* Es ms intuitivo, porque usted puede buscar cuentas

sobre la base de su clasificacin.


* Es ms flexible porque usted puede reestructurarlo
fcilmente.
La estructura del plan de cuentas es jerrquica, con subtotales de cuentas
llamados vistas de cuentas. Usted puede desarrollar un conjunto de vistas de
cuentas con solo aquellos elementos que le interesen.

Para obtener el detalle de las entradas contables que le importan, todo lo que
necesita es hacer click en la cuenta. Usted tambin puede elegir el cono
Imprimir despus de seleccionar una o varias cuentas (haga Ctrl + click
sobre cada lnea que quiera seleccionar). El software le da a elegir entre, por lo
menos, dos reportes: imprimir el libro mayor o el balance de las cuentas
seleccionadas.

La visualizacin del plan de cuentas puede tomar varios segundos porque Open
ERP calcula los dbitos, crditos y balance de cada cuenta en tiempo real. Si
usted quiere trabajar con un plan de cuentas que tiene estructura pero no
muestra totales, use la funcin Gestin financiera > Planes > Planes de
cuentas > Planes de cuentas rpidos.

CAPTURA

DE

DEFINICIN

DE UNA

CUENTA

Creacin de un plan de cuentas


Para agregar, modificar o borrar cuentas existentes, use el men Gestin
financiera > Configuracin > Cuentas generales > Definicin de
cuentas.
Ventaja: Campos multi-idioma
En Open ERP, los campos multi-idioma se marcan con una
pequea bandera a su derecha. Haga click en la bandera
para obtener una traduccin del valor del campo en los
diferentes idiomas instalados. Usted puede tambin editar la
traduccin.
Esto le permite gestionar eficientemente otros idiomas

cuando los necesite. El valor del campo aparece en el idioma


del usuario actual o, en el caso de reportes impresos para un
asociado, en el idioma de este ltimo.
Los principales campos de cuenta son:

Nombre: el nombre de la cuenta es un campo multi-idioma, por lo que


hay una bandera a la derecha.

Activar: si usted desactiva una cuenta (destildando la opcin), ya no


estar visible en el plan de cuentas, pero puede ser reactivada despus.
Solo las cuentas que no son necesarias para las entradas contables
pueden ser desactivadas.

Tipo de Cuenta: los tipos de cuenta determinan el uso de una cuenta en


cada libro. Por defecto, estn disponibles los siguientes tipos: Vista, A
cobrar, A pagar, Ingreso, Gasto, Impuestos, Fondos, Activo, Patrimonio Neto.

Usted

puede agregar nuevos tipos a travs del men Gestin financiera >
Configuracin > Plan de cuentas > Tipos de Cuentas. Use el tipo
Vista

para las cuentas que componen la estructura de los planes y no

tienen informacin contable propia.


Comentario: Tipos de cuentas
Los tipos de cuentas se usan principalmente a ttulo
informativo. Los dos nicos tipos que tienen un efecto
particular son A cobrar y A pagar. Estos dos tipos se usan
en los reportes sobre los crditos y dbitos de los asociados.
Se calculan de la lista de entradas no reconciliadas en las
cuentas de uno de estos dos tipos.

Nmero de cuenta: el cdigo no est limitado en el nmero de dgitos.


Use el cdigo 0 para todas las cuentas races.

Moneda: la moneda por defecto de esa cuenta:

Mtodo de pasaje al siguiente ejercicio: determina cmo se va a


tratar la cuenta y sus entradas al cerrar los libros a fin de ao. Hay cuatro
mtodos disponibles.

1. Balance:

una entrada se genera para el balance de la cuenta y se la

lleva al nuevo ao (generalmente para cuentas bancarias).

2. Ninguno:

ninguna entrada contable se transfiere al nuevo ao

financiero.

3. Detalle:

todas las entradas se mantienen para el nuevo ao fiscal.

4. No reconciliada:

solo las entradas no reconciliadas se trasladan al

nuevo ao fiscal (generalmente para cuentas de terceros).

Reconciliar: determina si usted puede reconciliar las entradas en esta


cuenta. Active este campo para cuentas de asociados y para control de
cuentas.

Madres: determina cul cuenta es la madre de sta, para crear la


estructura de rbol del plan de cuentas.

Impuestos por defecto: ste es el impuesto por defecto aplicado a


compras o ventas usando estas cuenta. Permite que el sistema genere
entradas de impuestos automticamente cuando se cargue informacin
en un libro manualmente.

La estructura de rbol de las cuentas puede ser alterada tan frecuentemente


como usted desee sin tener que recalcular ninguna de las entradas
individuales. As usted puede reestructurar fcilmente su cuenta a lo largo del
ao para reflejar mejor la realidad de su compaa.

Planes de cuentas virtuales


La estructura de un plan de cuentas se impone por la legislacin en efecto del
pas respectivo. Desafortunadamente, esa estructura no siempre se
corresponde con la vista que el gerente de una compaa necesita.

En Open ERP usted puede usar el concepto de planes de cuentas virtuales para
gestionar diferentes representaciones de las mismas cuentas
simultneamente. Estas representaciones pueden ser mostradas en tiempo
real sin tener que cargar informacin adicional.

As, su plan de cuentas general puede ser el que le exigen las leyes de su pas,
y su gerente puede tener tantos planes virtuales como necesite, basados en las
cuentas del plan general. Por ejemplo, el gerente puede crear una vista por
departamento, una vista de flujo de fondos y liquidez, o cuentas consolidadas
para diferentes compaas.

Lo ms interesante de los planes de cuentas virtuales es que pueden ser


usados del mismo modo que el plan de cuentas por defecto para toda la
organizacin. Por ejemplo, usted puede establecer presupuestos de sus
cuentas consolidadas o de las cuentas de una de sus compaas.
Ventaja: Cuentas virtuales
Las cuentas virtuales le permiten proveer diferentes
representaciones de uno o varios planes de cuentas
existentes. Crear y reestructurar planes de cuentas virtuales
no tiene impacto en las entradas contables. Usted puede
usar los planes virtuales sin riesgo de alterar el plan de
cuentas general o futuras entradas contables.
Ya que se usan para obtener diferentes representaciones de
las mismas entradas, son muy tiles para:
* Consolidacin de varias compaas en tiempo real.
* Clculos de depreciacin.
* Vistas de flujo de fondos.
* Obtencin de vistas ms tiles que las impuestas por

ley.
* Presentacin de planes sumarios a otros usuarios.
Entonces, hay buenas razones para visualizar la ejecucin
de transacciones financieras a travs de planes virtuales,
como presupuestos e indicadores financieros basados en
vistas especiales de la compaa.
Para crear un nuevo plan de cuentas usted debera crear una cuenta raz
usando el men Gestin Financiera > Configuracin > Cuentas
Generales > Definicin de Cuentas. Su cuenta del nivel superior debera
tener el Cdigo 0 y el Tipo Vista. Luego usted puede elegir su estructura
creando otras cuentas de Tipo Vista como sea necesario. Chequee su
estructura virtual usando el men Gestin Financiera > Planes > Planes
de Cuentas.

Finalmente, cuando tenga su estructura, debe hacer coincidir las cuentas


generales y las virtuales. Para ello, busque las cuentas generales y asegrese
que cada cuenta no Vista tenga tambin una cuenta virtual en el campo
Madres.

Usted puede check through su plan de cuentas general como as tambin su


plan virtual que le da otra representacin de la compaa. Todas las acciones y
estados en su cuenta general tambin estn disponibles en las cuentas
virtuales.

Finalmente, usted puede hacer planes de cuentas virtuales desde otros planes
virtuales. Esto puede darle una dimensin adicional para anlisis financieros.

Libros
Todas sus entradas contables deben aparecer en un libro contable. Entonces
usted debe, como mnimo, crear un Libro Ventas para facturas de clientes, un
Libro Compras para facturas de proveedores y un Libro Fondos para
transacciones bancarias y en efectivo.

Configuracin de un Libro
Para ver, editar o crear nuevos libros use el men Gestin Financiera >
Configuracin > Libros > Definicin de Libros.

Tal como en Cuentas Generales, los libros pueden ser desactivados para
hacerlos invisibles: para ello destilde la opcin Activar.

CAPTURA DEFINICIN

DE UN

LIBRO CONTABLE

Usted tiene que asociar una vista con cada libro. La vista del libro indica los
campos que deben ser visibles y requeridos para entrar informacin contable a
ese libro. La vista determina tanto el orden de los campos como las
propiedades de cada uno de ellos. Por ejemplo, el campo Nmero de Cuenta
debe aparecer al ingresar datos en el libro de banco pero no en otros libros.

Antes de crear una nueva vista para un libro, chequee que no hay nada similar
definido por otro libro. Usted debera crear solamente una nueva vista para
nuevos tipos de libros.
Nota: Personalizacin de vistas
Con frecuencia, usted tendr que editar una vista de libro.
Por ejemplo, para un libro en una moneda extranjera, usted
agrega un campo para la moneda y esta moneda debe estar
en la vista de libro.
En cambio, para simplificar el ingreso de datos la vista de
libro para el banco es diferente de una para los libros de
facturacin.
Usted tambin puede crear una secuencia para cada libro. Esta secuencia da la
numeracin automtica para entradas contables. O bien, varios libros pueden
usar la misma secuencia si usted as lo desea.

Las cuentas crdito y dbito por defecto, permiten la generacin automtica de


entradas equivalentes cuando usted est ingresando informacin rpidamente
en el libro. Por ejemplo, en un libro bancario usted debera poner una cuenta

bancaria asociada para la correspondencia automtica de crditos y dbitos,


as no tiene que crear entradas equivalentes para cada transaccin
manualmente.

Un libro puede ser marcado como siendo centralizado. Cuando usted hace esto,
las entradas equivalentes no sern de cada entrada sino que pertenecern
globalmente al libro y al perodo dados. Usted tendr una lnea de crdito y una
lnea de dbito centralizadas para cada uno de estos libros, significando que
tanto el crdito como el dbito aparecen en la misma lnea.

Control y Asistencia para la carga de datos


Usted puede realizar dos tipos de control en los libros en Open ERP, controles
sobre las cuentas financieras y controles de acceso para grupos de usuarios.

Para evitar errores durante la carga de datos, usted puede colocar condiciones
en las cuentas generales acerca de quin puede usar una cuenta dada. Para
hacerlo, usted debe listar todas las cuentas o todos los tipos vlidos de cuentas
en la segunda pestaa , Control de carga. Si usted no ha agregado ninguna
cuenta all, Open ERP no aplica restricciones sobre la carga de datos en las
cuentas o libros. Si usted lista cuentas y los tipos de cuenta que pueden ser
usados en un libro, Open ERP previene que usted use una cuenta que no est
en esa lista. Este paso de verificacin comienza en el momento en el que usted
guarda la carga.

Esta funcionalidad es til para limitar los posibles errores de carga de datos.
Tambin, en un libro bancario, es posible restringir las cuentas que van a
enlazarse a los bancos a las clases 1 a 5. Usando esto usted evita que el
usuario haga falsas cargas en el libro.
Consejo: Control de carga de datos
En contabilidad no es una buen a idea permitir una entrada
directamente desde la cuenta de banco A a la cuenta de
banco B. Si usted carga una transaccin desde el Banco A al
Banco B la transaccin ser contabilizada dos veces.

Para evitar este problema, pase la transaccin a travs de la


cuenta intermediaria C. Al momento de la carga de datos, el
sistema chequea el tipo de cuenta que es aceptada en el
libro bancario: solo se aceptan cuentas que no son de tipo
Banco.

Si su contador define adecuadamente este control, se evita que los usuarios no


contables transfieran pagos de un banco a otro, reduciendo sus riesgos.

Perodos y Aos Fiscales


Terminologa: Perodos y Aos Fiscales
Un ao fiscal corresponde a 12 meses para una compaa.
En muchos pases el aos fiscal se corresponde con el ao
calendario, pero no es as en otros.
El ao fiscal se divide en perodos contables mensuales o
trimestrales.
La gestin de Open ERP del ao fiscal es lo suficientemente flexible para
permitirle trabajar en varios aos al mismo tiempo. Esto le da varias ventajas,
como crear presupuestos de 3 aos y estados a travs de varios aos
calendarios.

Definiendo un perodo o un ao fiscal


Para definir su ao fiscal use el men Gestin Financiera > Configuracin
> Perodos > Ao fiscal. Usted puede crear varios aos por adelantado para
definir presupuestos a largo plazo.

CAPTURA

DE

DEFINICIN

DE UN

AO FISCAL

PERODOS

Primero ingrese la fecha del primer da de su ao fiscal y la del ltimo da.


Luego, para crear los perodos haga click sobre uno de los dos botones
inferiores dependiendo de si usted quiere crear doce perodos de un mes o bien
cuatro de 3 meses:

Crear Perodos Mensuales

Crear Perodos Trimestrales

Cierre a fin del ao


Para cerrar a fin de ao, use el siguiente men: Gestin Financiera >
Procesamiento de Final de Ao > Cerrar un Ao Fiscal. Se abre un
formulario preguntndole la informacin necesaria para crear entradas para
empezar el ao siguiente.

CAPTURA CIERRE AO FISCAL


Cuando el ao es cerrado usted ya no puede crear o modificar ninguna
transaccin financiera en ese ao. Entonces usted siempre debera hacer una
copia de respaldo de la base de datos antes de cerrar el ao fiscal. No es
obligatorio cerrar el ao fiscal y usted puede hacerlo en algn momento del
ao siguiente cuando sus cuentas se manden finalmente a las autoridades
legales, y no se permiten ms modificaciones.

Tambin es posible cerrar un perodo contable. Usted, por ejemplo, puede


cerrar un perodo mensual cuando se ha hecho una declaracin de impuestos.
Cuando se cierra un perodo usted no puede modificar las entradas de ese
perodo. Para cerrar un perodo contable use el men Gestin Financiera >
Procesamiento de Final de Ao > Cerrar un Perodo.

Condiciones de Pago
Usted puede definir las condiciones de pago que necesite en Open ERP. Las
condiciones de pago determinan las fechas lmite para pagar una factura.

Para definir nuevas condiciones de pago, use el men Gestin Financiera >
Configuracin > Condiciones de Pago > Condiciones de Pago.

CAPTURA DEFINICIN

DE

CONDICIONES

DE

PAGO

Para configurar nuevas condiciones comience por dar un nombre al campo


Condicin de Pago. El texto que ponga en el campo Descripcin ser usado

en facturas, as que cargue una descripcin clara de las condiciones de pago


aqu.

Luego cree lneas individuales para calcular las condiciones en la seccin


Condicin de Pago. Usted debe dar un nombre a cada lnea (Nombre de
lnea). ste es a ttulo informativo y no afecta el clculo real de las
condiciones. El campo Secuencia le permite definir el orden en que las reglas
son evaluadas.

El campo Valor le permite calcular el monto a pagar por cada lnea:

Porcentaje:

la lnea corresponde al porcentaje del monto total, el factor

siendo dado en Monto. El nmero indicado en Monto debe tomar un valor


entre 0 y 1.

Monto Fijado:

Balance:

es un valor fijado dado por la caja Monto.

indica el remanente despus de contabilizar las otras lneas.

Piense cuidadosamente acerca de configurar la ltima lnea del clculo a


Balance para evitar errores de redondeo. El nmero ms alto de la secuencia
es evaluado al ltimo.

Los ltimos dos campos, Nmero de das y Condicin, permiten el clculo de


las demoras en pago para cada lnea. La Condicin de demora puede ser
configurada en Das netos o Fin de mes. Por ejemplo, si usted lo configura a 15
das desde el fin del mes, Open ERP agrega 15 das a la fecha de hoy y
configura el pago para el final del mes en el que est la nueva fecha. Entonces
la fecha de pago para 15 das desde el fin de mes ser:

el 31 de enero, si hoy es 5 de enero.

el 28 de febrero, si hoy es 20 de enero.

Usted puede agregar condiciones de pago a un asociado a travs de las


Propiedades en el formulario de Asociado.

Entradas al comienzo de un ao
Para actualizar todas sus cuentas, cree un Libro de tipo Situacin en modo
Equivalencia Centralizada para evitar una equivalencia en cada lnea.

Para cada cuenta que necesita actualizacin, ingrese informacin contable en


el Libro. Para esta operacin, use el men Gestin Financiera > Entradas >
Entradas de Libro.

Tambin puede usar la herramienta genrica de importacin de Open ERP si


usted carga el balance de cada una de sus cuentas desde otro software
contable.

Gestin efectiva de la compaa


Su compaa es una mezcla entrelazada de gente y procesos que forman todo
el sistema. Si quiere que ste sea eficiente, y ser capaz de gestionarlo
efectivamente, usted tiene que organizarlo y hacerlo sistemtico, y optimizar
sus operaciones. Trazos de una gestin pobre pueden perturbar tola la cadena
de valor agregado.

Esta parte presenta un enfoque a una mayor eficiencia, mostrando soluciones


concretas al aplicar Open ERP a los diferentes problemas en una compaa de
servicios. Para cada funcin empresarial, Open ERP le permite automatizar las
tareas recurrentes, sistematizar procesos complejos, simplificar la transmisin
de informacin y controlar todo el conjunto de operaciones.

Cuentas Analticas
En el corazn de los procesos de la compaa, las cuentas analticas (o cuentas
de costo) son herramientas indispensables para la adecuada gestin de sus
operaciones. Al contrario de sus cuentas financieras, no son slo para el
personal contable, sino tambin para los gerentes generales y de proyectos.

Usted necesita una referencia comn para cada usuario, servicio o documento
para integrar todos los procesos de su compaa efectivamente. Esa base
comn es provista en Open ERP por las cuentas analticas (o cuentas de
gestin, o cuentas de costo, como tambin son llamadas).

Las cuentas analticas se presentan frecuentemente como una base para las
decisiones estratgicas empresariales. Pero por toda la informacin que
coordinan, las cuentas analticas de Open ERP pueden ser una herramienta de
gestin muy til, en el centro de la mayora de los procesos del sistema.

Hay varias razones para esto:

Muchas de las operaciones de la compaa se reportan automticamente


en las cuentas, por lo que ellas reflejan su actividad de gestin
completamente.

A diferencia de las cuentas generales, la estructura de las cuentas


analticas no est regulada por obligaciones legales, por lo que cada
compaa puede adaptarlas a sus necesidades.
Ventaja: Independencia de las cuentas generales
En algunos paquetes de software, las cuentas analticas son
administradas como una extensin de las cuentas generales
(por ejemplo, usando los dos ltimos dgitos del cdigo de la
cuenta para representar las cuentas analticas).
En Open ERP, las cuentas analticas estn vinculadas con las
cuentas generales pero se tratan de forma totalmente
independiente. As, usted puede ingresar un surtido de
operaciones analticas que no tienen equivalencia en las
cuentas financieras generales.

Mientras que la estructura del plan general de cuentas es impuesto por ley, el
plan de cuentas analtico se construye para ajustarse lo mejor posible a las
necesidades de la compaa.

Tal como en las cuentas generales, usted encontrar entradas contables en las
diferentes cuentas analticas. Cada entrada analtica puede ser vinculada o no
a una cuenta general, como usted lo desee. A la inversa, una entrada en una
cuenta general puede ser vinculada a una, varias o ninguna cuenta analtica.

Usted descubrir numerosas ventajas de esta representacin independiente.


stas son algunas:

Usted puede gestionar muchas operaciones analticas diferentes

Usted puede modificar un plan analtico durante el curso de una


actividad, gracias a su independencia

Usted puede evitar una explosin en el nmero de cuentas generales

Incluso las compaas que no usan las cuentas generales de Open ERP,
puede usar las cuentas analticas para la gestin
Importante: Quin gana con las cuentas analticas?
A diferencia de las cuentas generales, las cuentas analticas
en Open ERP no son tanto acerca de la contabilidad como
son una herramienta de gestin para todos en la compaa.
Es por eso que tambin se las llama cuentas de gestin.
Los principales usuarios de las cuentas analticas son los
directores, los gerentes generales y los gerentes de
proyecto.

Las cuentas analticas constituyen una poderosa herramienta que puede ser
usada de muchas maneras. El truco es crear su propia estructura analtica para
un plan de cuentas que se ajuste a las necesidades de su compaa.

Para cada empresa, su propio plan analtico


Para ilustrar claramente las cuentas analticas, usted puede seguir tres casos,
cada uno en un tipo de compaa diferente:

1. Una empresa fabricante industrial

2. Un estudio de abogados

3. Una compaa de servicios de IT

Caso 1: Una empresa fabricante industrial


En la industria, usted encontrar con frecuencia planes de cuentas
estructurados en los departamentos y productos en los que la compaa misma
est estructurada.

Entonces el objetivo es examinar los costos, ventas y mrgenes por


departamento y por producto. El primer nivel de la estructura comprende los
diferentes departamentos y los niveles ms bajos representan los rangos de
productos que la compaa fabrica y vende.

Ejemplo: Representacin Analtica del plan de cuentas para


una empresa fabricante industrial
1. Departamento de marketing
2. Departamento comercial
3. Departamento de administracin
4. Produccin
* Rango de productos 1
Subgrupos:
* Rango de productos 2
En el uso diario es til marcar la cuenta analtica en cada factura de compra. La
cuenta analtica es aqulla a la que deberan asignarse los costos de esa
compra. Cuando la factura es aprobada, esto generar automticamente las
entradas tanto para la cuenta general como para las cuentas analticas
correspondientes. Entonces, para cada entrada en las cuentas generales hay al
menos una entrada analtica que asigna costos al departamento que incurri
en ellos.

Aqu vemos una posible distribucin de algunas entradas contables generales


del ejemplo visto anteriormente, asignadas a varias cuentas analticas:

Estructura de entradas de cuentas generales y analticas (Caso 1)

Cuentas Generales

Cuentas Analticas

Ttulo

Cuenta

Compra de materia prima

600

1500

Produccin Rango 1

1500

Subcontratistas

602

450

Produccin Rango 2

-450

Nota de crdito por


materiales defectuosos

600

Produccin Rango 1

200

Cargos de transporte

613

450

Produccin Rango 1

-450

Costos de personal

6201

10000

RR. PP.

614

Dbito

Crdito

200

450

Cuenta

Valor

Marketing

-2000

Comercial

-3000

Administracin

-1000

Produccin Rango 1

-2000

Produccin Rango 2

2000

Marketing

450

La representacin analtica por departamento le permite investigar los costos


asignados a cada departamento en la compaa.

El plan de cuentas analtico muestra la distribucin de los costos de la


compaa usando el ejemplo anterior:

Plan de Cuentas Analtico (Caso 1)


Cuenta

Total

Departamento de Marketing

-2450

Departamento Comercial

-3000

Departamento de Administracin

-1000

Produccin

-6200

Produccin Rango 1

- 3750

Produccin Rango 2

-2450

En este ejemplo de una estructura jerrquica en Open ERP usted puede


analizar no slo los costos de cada rango de producto, sino tambin los costos
de toda la produccin. El balance de una cuenta resumen (Produccin) es la
suma de los balances de las cuentas hijas.

Un reporte que relacione tanto las cuentas generales como las analticas le
permite obtener una estructura de costos en un departamento dado. Un
anlisis del departamento Produccin / Producto Rango 1 se muestra en esta
tabla:

Reporte combinando cuentas generales y analticas para un


departamento (caso 1)
Produccin / Producto Rango 1
Cuenta General

Monto

600 - Materia Prima

1300

613 - Cargos de Transporte

-450

6201 - Costos de Personal

-2000

Total

-3750

Los ejemplos anteriores se basan en la estructura de costos de la compaa.


Las asignaciones analticas pueden ser as de efectivas para ventas. Esto le da
la rentabilidad (ventas - costos) de diferentes departamentos.
Alternativa: Representacin por rango de producto
nico
Esta representacin analtica por departamento y por
producto se usa generalmente en compaas comerciales e
industriales.
Una variante de esto es no dividirlo en departamentos
comercial y de marketing sino asignar cada costo a su
correspondiente rango de producto.
Elegir uno sobre los otros depende en cmo mira usted sus
esfuerzos de marketing. Es un costo global asignado en una
manera general o cada rango de producto tiene
responsabilidad por sus propios costos de marketing?
Caso 2: Un estudio de abogados
Los estudios de abogados generalmente adoptan la gestin por caso, donde
cada caso representa el expediente de un cliente actual. Todos los gastos y
productos se adjuntan a un expediente dado.

Una de las principales preocupaciones de los estudios de abogados es la


facturacin de las horas trabajadas y la rentabilidad por caso y por empleado.

Como muchos de los procesos del sistema, las horas trabajadas se integran en

la contabilidad analtica. Cada vez que un empleado ingresa una hoja de


asistencia por un nmero de horas, eso automticamente genera cuentas
analticas correspondientes al costo de esas horas en el caso concerniente. El
cargo horario es una funcin del salario del empleado.

Entonces, un estudio de abogados va a optar por una representacin analtica


que refleje la gestin del tiempo que los empleados destinan a los casos de los
diferentes clientes.

Ejemplo: Representacin de un plan de cuentas analtico


para un estudio de abogados
1. Ausencias
* Ausencias pagadas
* Ausencias no pagadas
2. Proyectos internos
* Administrativo
* Otros
3. Casos de clientes
* Cliente 1
Caso 1.1
Caso 1.2
* Cliente 2
Caso 2.1
Todos los gastos y ventas se adjuntan a un caso. Esto da la rentabilidad de
cada caso y, a un nivel consolidado, de cada cliente.

Es inusual facturar por los diferentes casos. Los casos no se corresponden con
ninguna entrada en las cuentas generales ni vienen de facturas de compra o
venta.. Estn representados por las variadas operaciones analticas y no tienen
equivalencias exactas en las cuentas generales. Son calculados sobre la base
del costo horario por empleado. Estas entradas son automticamente creadas
en planillas de trabajo de facturacin (billing worksheets).

Al final del mes cuando usted pague salarios y beneficios, usted los integrar a
las cuentas generales peor no a las analticas, porque ya han sido
contabilizados al facturar cada cuenta. Un reporte que relaciona informacin
desde las cuentas generales y analticas le permite comparar los totales, as
usted puede reajustar sus estimaciones de costo horario por empleado
dependiendo del tiempo realmente trabajado.

La siguiente tabla le da un ejemplo de las diferentes entradas analticas que


usted puede encontrar para su cuenta analtica:

Entradas analticas para el plan de cuentas (Caso 2)


Ttulo

Cuenta

Monto

Cuenta
General

Dbito

Estudiar el expediente Caso 1.1


(1 h)

-15

Buscar informacin (3 Caso 1.1


h)

-45

Consulta (4 h)

Caso 2.1

-60

Cargos de servicio

Caso 1.1

Compra de artculos
de librera

Administra -42
cin

601 - Compra de
muebles

42

Combustible - Viaje a
cliente

Caso 1.1

613- Transportes

35

280

-35

Salarios del personal

Crdito

705 - Servicios
facturacin

280

6201 - Salarios

3000

Usted ver instantneamente que esto le permite hacer un estudio detallado


de la rentabilidad de diferentes transacciones. En este ejemplo, el costo del
Caso 1.1 es 95,00 (la suma de los costos analticos de estudiar el expediente,
buscar informacin y los gastos de servicio), pero ha sido facturada por 280,00,
lo que le da una ganancia bruta de 185,00.

Pero un inters en cuentas analticas no se limita a un simple anlisis de la


rentabilidad de los diferentes casos.

Esta misma informacin puede ser usada para la recarga automtica de


servicios al cliente al final del mes. Para facturar a clientes tome los costos
analticos en ese mes y aplique un factor de precio de venta para generar la

factura. Si el cliente requiere detalles de los servicios usados en el caso, usted


puede imprimir las entradas de servicio en la cuenta analtica para este caso.
Ventaja: Facturacin de costos analticos
La mayor parte del software que gestiona facturacin le
permite recargar por horas trabajadas. En Open ERP estos
servicios son representados automticamente por los costos
analticos. Pero muchos otros documentos de Open ERP
pueden generar tambin costos analticos, tales como notas
de crdito y compra de mercaderas.
Entonces, cuando usted facture al cliente al final del mes, es
posible incluir todos los costos analticos, no solo las horas
trabajadas. As, usted puede fcilmente recargar todo el
costo de sus viajes al cliente.
Caso 3: Una compaa de servicios de IT
Muchas compaas de servicios de IT enfrentan los siguientes problemas:

Planeamiento de proyectos

Facturacin, rentabilidad y seguimiento financiero de proyectos

gestin de contratos de soporte

Para lidiar con estos problemas, usted usara un plan analtico de cuentas
estructuradas por proyecto y por contrato. Una representacin de esto est
dada en el siguiente ejemplo:

Ejemplo: Representacin analtica de un plan de cuentas


para una compaa de servicios de IT
1. Proyectos internos
* Administrativo y Comercial
* Investigacin y Desarrollo
2. Proyectos de los clientes

* Cliente 1
Proyecto 1.1
Proyecto 1.2
* Cliente 2
Proyecto 2.1
Proyecto 2.2
3. Contratos de soporte - 20 h
* Cliente X
* Cliente Y
La gestin de servicios, gastos y ventas es similar a la presentada
anteriormente para los abogados. La facturacin y el estudio de rentabilidad
tambin son similares.

Pero ahora veamos los contratos de soporte. Estos contratos estn limitados
usualmente a un nmero de horas prepagadas. Cada servicio destinado en las
cuentas analticas muestra las horas remanentes de soporte disponibles. Para
la gestin de contratos de soporte, usted usara las cantidades y no los montos
en las entradas analticas.

En Open ERP cada lnea analtica lista el nmero de unidades vendidas o


usadas, como as tambin qu encontrara usualmente all - el monto en
unidades de moneda. Entonces usted puede sumar las cantidades vendidas y
usadas en cada cuenta analtica para determinar si quedan horas del contrato
de soporte.

Para diferenciar servicios de otros costos en la cuenta analtica usted usa el


concepto de libro analtico. Las entradas analticas se asignan en los diferentes
libros:

Libro de servicio

Libro de gastos

Libro de ventas

Libro de compras

Entonces para obtener la estructura detallada de un contrato de soporte usted


solo tiene que mirar el libro de servicio para la cuenta analtica correspondiente
al contrato en cuestin.

Finalmente, la cuenta analtica puede ser usada para pronosticar futuras


necesidades. Por ejemplo, el planeamiento mensual del personal en diferentes
proyectos puede ser visto como un presupuesto analtico limitado al libro
servicio. Las entradas contables se expresan en cantidades (tales como
nmero de horas y nmero de productos) y en montos en unidades de moneda.

As usted puede establecer el planeamiento sobre la base de cantidades. El


anlisis del presupuesto analtico le permite comparar el presupuesto (es
decir, su plan) con los servicios realmente llevados a cabo a fin de mes.
Consejo: Presupuestos de fondos
Los problemas de gestin de fondos estn entre las mayores
dificultades que enfrentan las pequeas empresas en
crecimiento. Es muy difcil predecir el monto de dinero que
estar disponible cuando una compaa es joven y est en
rpida expansin.
Si la compaa adopta la gestin por caso, entonces el
planeamiento de personal puede ser representado en el
reporte de las cuentas analticas, como acaba de ver.
Pero como usted conoce el precio de venta de cada uno de
los diferentes proyectos, puede ver lo fcil que es usar el
plan en las cuentas analticas para anticipar precisamente
los montos que usted facturar en los meses siguientes.

Configuracin de las cuentas analticas

Para la configuracin inicial de buenas cuentas analticas usted debera:

Configurar el plan de cuentas

Crear los diferentes libros

Configuracin del plan de cuentas

CAPTURA

DE LA CONFIGURACIN DE UNA CUENTA ANALTICA

Comience eligiendo la representacin analtica que mejor se ajuste a su


compaa antes de ingresarla a Open ERP. Para crear las diferentes cuentas
analticas, use el men Gestin financiera > Configuracin > Cuentas
analticas > Cuentas analticas.

Para crear una cuenta analtica usted debe llenar los campos principales:

El Nombre de Cuenta

El Cdigo de Cuenta, que se usa como un atajo para seleccionar la


cuenta.

El Tipo de Cuenta, tal como en las cuentas generales el tipo Vista es


usado para cuentas virtuales empleadas solamente para crear una
estructura jerrquica y para subtotales, y no para guardar entradas
contables.

La Cuenta analtica madre, que define la jerarqua entre las cuentas.

Si el proyecto es por un tiempo limitado usted puede definir aqu una fecha de
comienzo y otra de final. El campo Estado se usa para indicar si el proyecto
est en marcha (Abierto), esperando por informacin del cliente
(pendiente),Borrador o Cerrado.

Finalmente, si la cuenta analtica es un proyecto de un cliente usted puede

completar los campos sobre el Asociado, los que necesitara para facturarle:

El Asociado

Una Lista de precios que muestra cmo deberan cargarse los servicios
asociados al proyecto.

Un Precio mximo de facturacin, mostrando el precio mximo que


puede cobrarse sin considerar el gasto real.

Una Cantidad mxima, para contratos con un lmite de horas prefijado.

Un campo de Facturacin, que define una tasa de facturacin y si el


proyecto debe ser facturado automticamente desde los servicios
representados por los costos de la cuenta analtica.
Mtodos: Facturacin
En Open ERP hay varios mtodos disponibles para la
facturacin automtica:
* Las compaas de servicio usan habitualmente la
facturacin desde los pedidos de compra, cuentas analticas
o, ms raramente, tareas de gestin de proyectos.
* Las compaas fabricantes y comerciales ms
frecuentemente usan la facturacin desde envos o desde
pedidos de compras de sus clientes.

CAPTURA

DE UN PLAN ANALTICO PARA PROYECTOS

Una vez que ha definido las diferentes cuentas analticas usted puede ver su
plan a travs del men Gestin Financiera > Planes > Plan de cuentas
analtico.
Tcnica: Configuracin de una cuenta analtica
La pantalla de configuracin de una cuenta analtica puede

variar dependiendo de los mdulos instalados en su base de


datos. Algunos de estos mdulos agregan estadsticas de
gestin muy tiles a la cuenta analtica.
Creacin de los libros
Una vez que el plan analtico ha sido creado para su compaa, usted tiene que
crear los diferentes libros. stos le permiten categorizar las diferentes entradas
contables segn su tipo:

Servicios

Reembolso de gastos

Compra de materiales

Gastos variados

Ventas

Entradas de situacin (situaciones especiales como instalacin del


software)
Atencin: Libros mnimos
Como mnimo usted debe crear un libro analtico para
Ventas y otro para Compras. Si usted no crea estos dos,
Open ERP no validar las facturas vinculadas a una cuenta
analtica porque no sera capaz de crear una entrada
contable analtica automticamente.

CAPTURA CREACIN LIBRO ANALTICO


Para definir sus libros analticos, use el men Gestin Financiera >
Configuracin > Libro > Definicin de Libro Analtico. Crear un libro

analtico es muy fcil. Slo dele un Nombre, un Cdigo y un Tipo. Los tipos
disponibles son:

Ventas,

para ventas a clientes y notas de crdito.

Compras,

Fondos,

para compras y gastos surtidos.

para entradas financieras.

Situacin,

para ajustar cuentas cuando comienza una actividad, o al final

del ao financiero.

General,

para todas las otras entradas.

El tipo de libro permite que el sistema seleccione automticamente el libro


analtico basado en la naturaleza de la operacin. Por ejemplo, si usted ingresa
una factura para un cliente, Open ERP buscar automticamente un libro
analtico del tipo Ventas.

Registros analticos
Tal como en la contabilidad general, las entradas analticas deben pertenecer a
una cuenta y a un libro analtico. Los registros analticos pueden ser
distinguidos de los generales por las siguientes caractersticas:

No son necesariamente documentos legales contables.

No pertenecen necesariamente a un perodo contable existente.

Se gestionan de acuerdo a su fecha y no a un perodo contable.

No generan entradas de crdito o dbito, pero s un monto positivo


(ingreso) o negativo (costo).

REGISTRO

DE UNA CUENTA ANALTICA

La figura representa las entradas en una cuenta analtica para un proyecto de


un cliente.

All usted puede ver:

Los costos de servicio para el personal trabajando en el proyecto

Los costos por el reembolso de gastos de un viaje devuelto al cliente

Compras de mercaderas que han sido enviadas al cliente

Ventas por recargo de estos costos

Entradas automticas
La contabilidad analtica est totalmente integrada con los otros mdulos de
Open ERP, por lo que usted nunca deber reingresar los registros. Se generan
automticamente por las siguientes operaciones:

La confirmacin de una factura genera entradas analticas por ventas o


compras conectadas a la cuenta mostrada en la lnea de factura.

La entrada de un servicio genera una entrada analtica por el costo de


este servicio en un proyecto dado.

La fabricacin de un producto genera una entrada por el costo de


produccin de cada operacin en el rango del producto.

Otros documentos vinculados a una de estas tres operaciones producen


registros analticos indirectamente. Por ejemplo, cuando est cargando un
pedido de venta de un cliente usted puede vincularlo a la cuenta analtica del
cliente. Cuando usted est gestionando por caso o proyecto, marque el

proyecto con ese pedido. Este pedido entonces va a generar una factura al
cliente, que ser vinculada con la cuenta analtica. Cuando se valide la factura
se crearn automticamente registros de contabilidad analtica y general para
el correspondiente proyecto.

Los recibos de gastos de un empleado se pueden vincular con una cuenta


analtica para reembolso. Cuando un recibo es aprobado por la compaa, se
genera una factura de compra. Esta factura representa un dbito de la
compaa a favor del empleado. Cada lnea de la factura de compra est
entonces vinculada con una cuenta analtica que asigna automticamente los
costos de ese recibo al proyecto correspondiente.

Para visualizar las entradas generales que siguen a estas diferentes acciones
usted puede usar uno de los siguientes mens:

1. Para ver todas las entradas: Gestin Financiera > Entradas >
Entradas Analticas > Entradas Analticas.

2. Para ver las entradas por cuenta, haga click en el campo Cuenta
Analtica de cualquier lnea de las Entradas Analticas para ver los
detalles de esa entrada. Luego use el Nombre de Cuenta analtico para
iniciar una bsqueda de todas las entradas con ese nombre (solo haga
click en el hipervnculo Fecha sobre una lnea en el cliente Web, o haga
doble click en la lnea en el cliente Windows).

3. Para ver todas las entradas por Libro: Gestin Financiera > Entradas
> Entradas Analticas > Entradas por Libro, y haga click sobre
alguno de los nombres de libro.
Nota: Revisar una cuenta jerrquica
En el plan de cuentas analticas, si usted hace click sobre
una cuenta, Open ERP abre una ventana mostrando las
entradas analticas correspondientes.
La intencin es que si usted abre una cuenta tipo Vista, Open

ERP abra todas las entradas pertenecientes a sus cuentas


hijas. Esto puede ser muy til para abrir las entradas
pertenecientes a varias cuentas, tales como todos los
proyectos de clientes.
Carga manual de registros
A pesar de que muchas entradas analticas se producen automticamente
desde los otros documentos de Open ERP, a veces es necesario hacer entradas
de registros manualmente. Esto suele pasar con ciertas operaciones analticas
que no tienen equivalencia en las cuentas generales.

Para hacer entradas manualmente, use el men Gestin Financiera >


Entradas > Entradas Analticas > Entradas por Libro.
Comentario: Entradas Analticas
Para hacer una entrada analtica, Open ERP le pide
especificar una cuenta general. Esto se da solamente para
informacin en los diferentes reportes cruzados. No crear
nuevas entradas en las cuentas generales.
Seleccione un libro y complete los diferentes campos. Escriba un gasto como
una cifra negativa y un ingreso como una cifra positiva.
Nota: Ingreso de fecha
Para ingresar una fecha en la lista editable, usted puede
usar la herramienta calendario en el cliente Web o si, en el
cliente Windows, usted ingresa solo el da del mes, Open
ERP completa automticamente el mes y el ao cuando
usted presiona la tecla Tab.
Ejemplo: Redistribucin de costo
Uno de los usos de la entrada manual de informacin para las
operaciones analticas es la reasignacin de costos. Por ejemplo, si
una creacin ha sido hecha para un proyecto determinado pero
puede ser usada de nuevo en otro, usted puede reasignar parte del
costo al segundo proyecto.

En este caso, haga una entrada positiva en la primera cuenta y una


negativa por el mismo monto en la cuenta del segundo proyecto.

Anlisis Financiero
Varios reportes diseados para el anlisis financiero se basan en las cuentas
analticas. Muchos de ellos estn disponibles directamente desde el rbol de
cuentas o desde la forma vista de la cuenta.

Anlisis por cuenta


Desde un formulario analtico, haga click en el botn Imprimir para
seleccionar un reporte. Open ERP propone los siguientes anlisis financieros:

Balance Analtico

Balance Analtico Invertido

Libro Mayor de Costo

Libro Mayor de Costo (solo cantidades)

Balance Analtico

CAPTURA

BALANCE ANALTICO

El balance analtico es un reporte que relaciona las cuentas analticas con las
cuentas generales. Brinda los balances de las cuentas analticas
descompuestas por cuenta general para un perodo dado.

Este reporte es til para analizar la rentabilidad de los proyectos. Le da la


rentabilidad de un proyecto para las diferentes operaciones realizadas para
llevarlo a cabo.

Balance Analtico Invertido

CAPTURA BALANCE ANALTICO INVERTIDO

El balance analtico invertido provee un reporte similar relacionando las


cuentas generales con las cuentas analticas. Este reporte muestra los
balances de las cuentas generales descompuestas segn las cuentas analticas
seleccionadas, para un periodo dado.

Esto le permite analizar sus costos segn la cuenta general. Por ejemplo, si
examina su cuenta general de sueldos de personal, usted puede obtener todos
los costos de salario descompuestos segn las diferentes cuentas (o proyectos)
analticas.

El Libro Mayor de Costo

CAPTURA LIBRO MAYOR

DE

COSTO

Mientras que los dos reportes anteriores brindan resultados sumados por
cuenta, el libro mayor de costo provee todas las entradas detalladas para las
cuentas seleccionadas. Esto permite un anlisis detallado de cada operacin
llevada a cabo en uno o varios proyectos.

El Libro Mayor de Costo (solo cantidades)

CAPTURA LIBRO MAYOR

DE

COSTO (SOLO CANTIDADES)

El ltimo reporte brinda el detalle de entradas para una cuenta analtica y una
lista de libros seleccionados. Solo se reportan las cantidades para este anlisis,
no los costos ni los ingresos.

Este reporte se usa frecuentemente para imprimir el nmero de horas


trabajadas en un proyecto, sin mostrar los costos y los ingresos. As usted
puede mostrrselo a un cliente como un registro de las horas trabajadas en un
proyecto en particular.

Para restringir el reporte a horas trabajadas, sin incluir ventas y compras,


seleccione solo el libro servicios para imprimir el reporte.
Nota: Impresin mltiple
Para imprimir varias cuentas analticas de una sola vez,

usted puede hacer una seleccin mltiple sobre las


diferentes cuentas en el rbol de cuentas. Para ello,
seleccione las lneas de cuentas usando la combinacin Ctrl
+ clik. Luego haga click en Imprimir en el rbol o en la
vista lista para exportar la seleccin completa a un solo
documento PDF.

Nota: Multicompaa
En un ambiente multicompaa, cada compaa tiene su
propio plan general de cuentas en la misma base de datos.
Los dos planes generales de cuentas son independientes
pero pueden vincularse en un tercer plan usando una cuenta
vista para hacer la consolidacin.
Si las diferentes compaas colaboran en proyectos
conjuntos, ellas pueden compartir el mismo plan de cuentas
analtico. En este ambiente, los reportes cruzados como el
balance y el balance invertido son muy tiles porque
permiten hacer un anlisis por compaa vinculndolo a las
cuentas generales.
Indicadores Clave
Si usted usa cuentas analticas con una estructura de cuentas por proyecto de
cliente, usted puede instalar el mdulo correspondiente que agrega tres
nuevas pestaas al formulario de cuenta analtica:

Indicadores de gestin en la pestaa Resumen de Anlisis

Estadsticas mensuales en la pestaa Estadsticas por mes.

Estadsticas por cada usuario en la pestaa Estadstica por usuario.

CAPTURA

DE INDICADORES DE GESTIN PARA UNA CUENTA ANALTICA

La figura muestra todos los indicadores de gestin. stos le permiten ver

rpidamente los siguientes elementos:

Rentabilidad del proyecto.

Si puede facturar todava un servicio al cliente o no.

El monto de los servicios a facturar.

Los diferentes mrgenes.

DESCOMPOSICIN

DE LOS COSTOS MENSUALES DE UNA CUENTA ANALTICA

CUENTAS

ANALTICAS EN GESTIN DE PROYECTOS

Estos diferentes mens le brindan vistazos rpidos que son muy tiles para los
proyectos en marcha. Para cada proyecto usted puede chequear si hay
servicios sin facturar, y ver la fecha de la ltima factura y la del ltimo servicio
sin facturar, y reportes sobre los montos recibidos y aqullos que se espera
recibir. Los gerentes de proyectos tienen toda la informacin necesaria para
gestionar bien sus proyectos, mostrados en una sola pgina. Con esta
informacin ellos puede llevar a cabo diferentes operaciones necesarias para
gestionar el proyecto, como facturacin automtica, planeamiento de proyecto,
actualizacin de clientes y presupuesto para recursos.
Un paso ms all
No ha habido discusin de presupuestos analticos en esta
seccin porque por el momento ese mdulo est siendo
completamente revisado. Sin embargo, vale la pena
probarlos porque ofrecen la posibilidad de:
* Pronosticar proyectos a mediano plazo.
* Controlar los costos del proyecto.
* Comparar con las cuentas generales.

Recursos Humanos
Para comenzar, este captulo trata de los recursos humanos y los servicios de
empleados.

Una compaa es efectiva solamente si puede contar con el buen trabajo de


sus empleados. Los mdulos de recursos humanos de Open ERP le permiten
administrar eficientemente importantes aspectos del trabajo del personal, tales
como sus destrezas, contratos y tiempo de trabajo.

Gestin de RR. HH.


Para establecer un sistema que est integrado con la gestin de una compaa,
usted necesita empezar con una lista actualizada de colaboradores.
No confundir: Empleado y Usuario
Para Open ERP, un "empleado" representa a la persona fsica
que tiene un trabajo contratado con la compaa. Esto
incluye todo tipo de contrato: contratos por perodos
tiempos fijos o indeterminados, y tambin contratos de
servicio independientes.
Un usuario es la persona fsica a la que se le da acceso a los
sistemas de la compaa. Muchos empleados son usuarios
pero algunos usuarios no son empleados: asociados
externos pueden tener acceso a partes del sistema. Usted
puede administrarlos a travs de los mdulos de portal.
Aqu hay algunos ejemplos de funciones que dependen de la lista de
empleados:

El costo de un servicio, que depende del contrato de trabajo de un


empleado.

El planeamiento de un proyecto, que depende del patrn de trabajo de los

colaboradores del proyecto.

La tarifa a facturar al cliente, que depende de la funcin de trabajo del


empleado.

La cadena de comando o responsabilidades, que se relaciona con la


estructura jerrquica de la compaa.

Gestin de Personal
Para definir un nuevo empleado en Open ERP, use el men Recursos
Humanos > Empleados > Nuevo Empleado.

CAPTURA

DE

DESCRIPCIN

DE UN

EMPLEADO

Comience ingresando el Nombre del empleado y la Compaa para la cual


trabaja. Usted puede entonces crear un nuevo usuario del sistema Open ERP
que est enlazado con este empleado llenando en el campo Nombre de
Usuario. An cuando el empleado no sea un usuario, es mejor crear un acceso
al sistema para la mayor parte del personal para poder controlar sus derechos
de acceso desde el comienzo.
Consejo: Hacer un enlace entre el empleado y usuario
Si el empleado es tiene una cuenta de usuario en el sistema,
usted no debera olvidar enlazar su cuenta al formulario de
empleado.
Al crear este enlace, se realiza un llenado automtico en el
campo Empleado en los formularios relevantes, como
registros de servicios y gastos.
Luego cargue la direccin del empleado. sta aparece en el formulario de
contacto de asociado en Open ERP. Ya que sus empleados son gente con la que
su compaa tiene contactos, es lgico que tengan entradas tal como cualquier
otro asociado en su base de datos. Luego ingrese el nombre del empleado
como el Nombre de un nuevo asociado y la direccin en el formulario de
Contacto. Luego todas las funciones que apliquen a un asociado pueden

aplicarse a un empleado. Esto se vuelve particularmente importante porque


usted puede rastrear dbitos y crditos en las cuentas, por lo que puede
rastrear pagos de sueldo, por ejemplo.

Entonces es posible indicar tanto un libro analtico y un producto enlazado a


este empleado. Si lo hace de esa manera, entonces esta informacin puede ser
usada para rastrear servicios. Usted debe completar los siguientes campos:

Libro Analtico: por ejemplo, el libro Servicios.

Producto: usted puede crear, por ejemplo, un producto llamado


Empleado full time.

Luego complete la siguiente informacin acerca del contrato de trabajo del


empleado:

Horas de trabajo por semana: el nmero de horas trabajadas por


semana.

Nmero de das de vacaciones al ao

Comenz el: da de comienzo del contrato.

Jefe: nombre del superior inmediato del empleado.

Categora: posicin que ocupa el empleado.

La hoja de asistencia del empleado (usando Grupo de Trabajo del


empleado).

CAPTURA

DE UNA

HOJA

DE

ASISTENCIA

Las diferentes categoras de hojas de asistencia pueden definirse en el men


Recursos Humanos > Configuracin > Categoras de Hojas de

Asistencia.

Gestin de Contratos de Empleo

CAPTURA

DE

DEFINICIN

DE

CONTRATO

DE

TRABAJO

PARA UN

EMPLEADO

En el formulario del empleado, en la pestaa Contrato, usted puede ingresar


informacin:

Nombre de Contrato: por ejemplo, full time, 38 horas por semana.

Funcin del empleado: por ejemplo, secretaria.

Horas de trabajo por da

Fecha de comienzo

Fecha de finalizacin: si est especificada.

Sueldo y el Tipo de sueldo (Bruto Mensual o Neto Semanal, por


ejemplo).

Entrada y Salida
En algunas compaas, el personal tiene que firmar la entrada al llegar al
trabajo y firmar la salida al final del da. Si cada empleado ha sido enlazado a
un usuario del sistema, ellos pueden firmar la entrada en Open ERP usando el
men Recursos Humanos > Asistencias > Entrada / Salida.

Si un empleado se olvida de firmar la salida, el sistema propone que lo haga


manualmente y tipee la hora a la que se fue cuando vuelva al da siguiente. As
se administran fcilmente las firmas de salida olvidadas.

Un administrador puede entonces ver si un empleado ha llegado viendo


directamente el formulario. Mire la lista de empleados usando el men

Recursos Humanos > Empleados, y puede ver si estn presentes o


ausentes.

Para obtener el detalle de asistencias desde el formulario de un empleado en


Open ERP, usted puede usar los tres reportes disponibles:

Imprimir Hoja de Asistencia por semana

Imprimir Hoja de Asistencia por mes

Imprimir Reporte de Error de Asistencia

El ltimo reporte, acerca de gestionar cambios, puede mostrar si un empleado


ha ingresado el tiempo de entrada o salida manualmente. Esto muestra la
diferencia entre la hora de salida esperada y la hora ingresada por el empleado
al firmar la salida. Esto le permite descubrir fcilmente a la gente que
sistemticamente distorsiona su asistencia.

Hojas de Asistencia
En muchas compaas de servicios donde se ha integrado Open ERP, las hojas
de asistencia o de servicio han revolucionado las prcticas de gestin. Estas
hojas de servicio son producidas por cada empleado a medida que trabajan en
los diferentes casos o proyectos que estn en marcha. Cada uno de ellos est
representado por una cuenta analtica en el sistema.

A lo largo del da, cuando los empleados trabajan en uno u otro proyecto,
agregan una lnea a las hojas de asistencia con detalles del tiempo usado en
cada proyecto. Al final del da, cada empleado debe marcar todo el tiempo
trabajado en el cliente o en proyectos internos para sumar el nmero total de
horas trabajadas en el da. Si una cuenta no est en el sistema, entonces el
tiempo se agrega a las horas que no han sido asignadas en el da.

CAPTURA

DE UNA

HOJA

DE

ASISTENCIA

PARA UN

DA

DE

TRABAJO

No confundir: Hoja de Asistencia y Asistencia


La hoja de asistencia no intenta ser una forma disfrazada de
formulario de asistencia. No hay control sobre los tiempos
de servicio y el empleado el libre de codificar 8 9 horas o
ms de servicio cada da si as lo desea.
Si usted decide usar el sistema, es importante aclarar este
punto con su personal. El objetivo no es controlar horas,
porque los empleados deciden por s mismo qu van a
ingresar, sino rastrear las tareas que estn en marcha y la
asignacin de costos entre ellas.
Entre los muchos usos de un sistema como ste en una compaa, aqu estn
algunos de los ms importantes:

Permitir el rastreo de los costos reales de un proyecto contabilizando el


tiempo usado en l.

Rastrear los servicios provistos por diferentes empleados.

Comparar las horas realmente usadas en el proyecto con las estimadas


inicialmente.

Facturacin automtica basada en las horas de servicio provistas.

Obtener una lista de horas de servicio de un determinado cliente.

Conocer los costos necesario para dirigir la compaa, tal como los costos
de marketing, los costos de entrenamiento para nuevos empleados y las
tarifas de facturacin para un cliente.

Configuracin de empleados
Para ser capaz de usar las hojas de asistencia, usted primero debe definir

aquellos empleados que son usuarios del sistema. Los formularios de definicin
de empleados contienen la informacin necesaria para usar esa planilla tal
como el ttulo de trabajo y los costos horarios.

Dos campos son de particular inters para usted cuando gestione las hojas de
asistencia: el Libro Analtico y el Producto.

En el libro analtico se guardarn todas las entradas analticas acerca de los


costos de tiempos de servicio. stos le permiten aislar el costo de servicio de
otros cosos de la compaa, tales como la compra de materia prima, gastos,
etc. Usted puede usar diferentes libros para cada empleado para separar
costos por departamento o por funcin.

El empleado tambin se asocia con un producto en su base de datos en Open


ERP. Un empleado est enlazado con un producto para que pueda ser
"comprado" (subcontratado) o "facturado" (gestin de proyectos). Usted tiene
que crear un producto para cada tipo de trabajo en su compaa.

La siguiente informacin es importante en el formulario de producto:

Nombre del producto: tal como Secretaria, Vendedor, Gerente de Proyecto.

Tipo de producto: siempre Servicio.

Unidad de medida: Hora o Da.

Lista de Precios: precio de venta de los servicios del empleado para la


posicin concerniente.

Precio Estndar: costo promedio de servicio expresado en la unidad de


medida elegida.

Como con los Asociados, usted debera crear una Categora de Producto

llamada Empleados en la configuracin de producto.

En resumen, cada empleado de la compaa, en la mayora de los casos,


corresponde a:

Un formulario de Asociado

Un formulario de Empleado

Un Usuario de sistema

Y cada puesto de trabajo en la compaa corresponde a un Producto.

Carga de datos en la hoja de asistencia


Una vez configurados los empleados, los diferentes usuarios del sistema
pueden cargar sus hojas de asistencia en el men Recursos Humanos >
Codificacin de horas > Para m > Mis trabajos del da.
Consejo: Atajos
Una buena idea es que todos los empleados que usen hojas
de asistencia ubiquen este men en sus atajos. Esto es
porque necesitarn volver a ellos varias veces al da.
Haga click en Nuevo para obtener una lnea de hoja de asistencia editable,
para cargar los campos en este orden:

1. El Usuario se propone por defecto, pero usted puede cambiarlo se est


codificando la primera hoja de asistencia para otro empleado de la
compaa.

2. La Fecha se propone automticamente con la fecha de hoy, pero es


posible cambiarla si est codificando la hoja de asistencia para un da
anterior.

3. La Cuenta Analtica representa el trabajo o el proyecto para el que


usted est cargando la hoja de asistencia.

4. La Cantidad representa el nmero de horas o das que usted ha


trabajado.

Un texto libre est disponible en cada dem para su Descripcin.

Los otros campos se completan automticamente pero pueden ser


modificados: el Producto, la Unidad de medida, el Costo del servicio y la
Cuenta General asociada.

Las horas se codifican a lo largo del da por cada empleado. Esto ayuda a
revisitar la lista al final del da para verificar que el nmero de horas de
asistencia en la compaa ha sido apropiadamente contabilizada. El total
ingresado se muestra en la parte superior derecha de la lista de horas de
servicio.

La precisin de los servicios cargados es crucial para calcular la rentabilidad de


los diferentes trabajos y la recarga de servicios. Diferentes reportes estn
disponibles para verificar la carga de datos de los empleados. Ellos mismos
pueden verificar su propia hoja de asistencia usando los siguientes reportes:

Imprimir las hojas de asistencia por mes, usando el men Recursos


Humanos > Reportes > Hojas de asistencia > Imprimir mis hojas
de asistencia.

Revisando todas las entradas de servicio usando el men Recursos


Humanos > Horas codificadas > Para m > Todo mi trabajo. Usted
puede usar los filtros para analizar sus servicios por proyecto, por perodo
o por producto.
Tcnica: Costo de Servicios
Por defecto, Open ERP est configurado para mostrar el coso

de cada servicio cuando un empleado codifica el nmero de


horas por proyecto. Usted puede modificar este campo
agregando el atributo invisible= Verdadero en la vista de la
hoja de asistencia.
El valor en este campo muestra a los empleados el costo de
su tiempo usado en la compaa, as que ocultar este campo
puede no ser siempre la mejor opcin.

CAPTURA

DEL RESUMEN DE UNA HOJA DE ASISTENCIA PARA UN EMPLEADO

Los gerentes pueden hacer uso de los diferentes reportes para administrar las
hojas de asistencia fcilmente. Usted puede imprimir un resumen en la forma
de una tabla por usuario y por da en el men Recursos Humanos >
Reportes > Hoja de Asistencia > Imprimir resumen de hoja de
asistencia. Esto le ayuda a ver cundo un empleado ha olvidado de codificar
su hoja de asistencia un determinado da.

Se disponen de muchos grficos a travs de los mens Recursos Humanos >


Reportes > Este mes / Todos los meses, por ejemplo:

Hoja de asistencia por usuario

Hoja de asistencia por cuenta

Hoja de asistencia por factura

Hoja de asistencia diaria por cuenta

GRFICO

DE UNA HOJA DE ASISTENCIA POR CUENTA

La informacin para estos grficos puede ser cambiada usando los filtros
disponibles en la parte superior de la pantalla. Si quiere obtener cifras ms
exactas, cambie a la vista en modo lista.

Nota: Tablero de control


El tablero de control para gestionar proyectos tiene una
vista grfica que resume la hoja de asistencia del usuario
actual para los ltimos siete das.
Se puede asignar un tablero de control a usuarios de tal
forma que aparezca cuando ellos se conecten a Open ERP.
Entonces, cada empleado podr darse cuenta si ha olvidado
de completar su hoja de asistencia cuando se desconecten
del sistema.
Evaluacin de costos de servicio
Usted ya sabe que las hojas de asistencia se relacionan estrechamente con las
cuentas analticas. Los diferentes proyectos reportados en las hojas de
asistencia corresponden a esas cuentas. Las entradas de las hojas de
asistencia en s mismas son entradas analticas. Estas entradas comprenden
varias operaciones analticas que no se corresponden con ninguna de las
cuentas generales. Por lo tanto, todas las operaciones que modifiquen y creen
lneas de hojas de asistencia automticamente impactan en la correspondiente
lnea analtica y, a la inversa, son modificadas automticamente por cambios
en esa lnea.
Tcnica: Hoja de asistencia y entradas analticas
La implementacin de hojas de asistencia en Open ERP
relacionadas a entradas analticas se gestiona por un
mecanismo hereditario: el objeto de la hoja de asistencia
hereda al objeto de la entrada analtica.
La informacin, entonces, no se codifica en la base de datos
como dos eventos separados, lo que evita muchos
problemas de sincronizacin. S se guardan en dos tablas
separadas, porque un servicio es una entrada analtica, pero
una entrada analtica no es necesariamente un servicio.
No es un enfoque clsico, pero es lgico y pragmtico. Las hojas de asistencia
de los empleados son un buen indicador de cmo los costos de servicio se
distribuyen a travs de los diferentes casos como son reportados en las

cuentas analticas.

Una cuenta analtica debera reflejarse en las cuentas generales, pero no hay
equivalencia directa de estas cuentas analticas en las cuentas generales. En
cambio, si los costos horarios de los empleados se contabilizan correctamente,
las entradas de la hoja de asistencia mensual deben ser saldadas por el salario
ms el paquete de beneficios pagado a todos los empleados a fin del mes.

A pesar de todo esto, es bastante difcil resolver el costo horario promedio de


un empleado precisamente porque ste depende de:

Las horas extras que ha trabajado

Los feriados y las licencias por enfermedad

Las variaciones de salario y los costos asociados, tales como los cargos
por cobertura social.

Los reportes que le permiten relacionar cuentas generales a las cuentas


analticas son herramientas valiosas para mejorar su evaluacin de los
diferentes costos horarios de los empleados. La diferencia entre los balances
de productos en las cuentas analticas y en las cuentas generales, divididos por
el nmero total de horas trabajadas, puede entonces ser aplicada al costo del
producto. Algunas compaas compensan esa diferencia llevando a cabo otra
operacin analtica a fin de mes en una cuenta creada para ese propsito. Esta
cuenta analtica debera tener un balance que tienda a cero.

Como tiene un sistema con hojas de asistencia integrada, usted puede:

Rastrear la rentabilidad de proyectos en las cuentas analticas

Ver el historial de entradas de hojas de asistencia por proyecto y por


empleado

Ajustar regularmente los costos horarios comparando sus tarifas con la


realidad
Importante: Rentabilidad de un proyecto
Es muy importante controlar precisamente los costos y la
rentabilidad de un proyecto.
Esto le permite hacer buenas estimaciones y rastrear
asignaciones de presupuestos a los diferentes servicios y
sus proyectos, como costos de ventas. Usted tambin puede
refinar sus argumentos sobre la bases de hechos claros en
lugar de conjeturas si tiene que renegociar un contrato con
un cliente luego de un bajn en el proyecto.

Los anlisis de rentabilidad por proyecto y por empleado estn disponibles


desde las cuentas analticas. Ellos toman todas las facturas en cuenta, como
as tambin el costo del tiempo empleado en cada proyecto.

El historial de servicios por proyecto est disponible en las hojas de asistencia


o en las cuentas analticas. Por ejemplo, si un cliente pregunta por el historial
de un contrato de soporte, usted puede usar el reporte Libro Mayor de Costo
(slo por cantidad) sobre una cuenta analtica. En el reporte usted imprimir
slo los libros que seleccione, entonces elija el libro de hojas de asistencia.

Gestin por departamento


Cuando se usan correctamente, las hojas de asistencia pueden ser una buena
herramienta de control para los gerentes de proyecto y pueden llamar la
atencin sobre costos y tiempos.

Cuando los equipos de empleados son importantes, se debe implementar un


sistema de control. Todos los empleados deberan completar sus hojas de
asistencia correctamente porque esto forma la base del control de
planeamiento, la gestin financiera y la facturacin de proyectos.

Ver luego que es se puede facturar servicios automticamente a fin de mes

basndose en las hojas de asistencia. Pero al mismo tiempo, algunos contratos


se limitan a horas prepagadas. Estas horas y su deduccin del lmite original
tambin se gestionan por las hojas de asistencia.

En esa situacin, las horas que no son codificadas en las hojas de asistencia
representan prdida de dinero para la compaa. Entonces es importante
establecer seguimientos efectivos de las hojas de asistencia de servicio y su
codificacin.

ESQUEMA

DEL PROCESO DE APROBACIN DE UNA HOJA DE ASISTENCIA

Para ingresar informacin a la hoja de asistencia cada empleado usa el men


Recursos Humanos > Hojas de asistencia > Mis hojas de asistencia >
Mi hoja de asistencia actual.

En la parte superior de la pantalla el usuario comienza con las horas de entrada


y de salida. El sistema permite el control de la asistencia da por da. Los dos
botones, Entrada y Salida, permiten completar automticamente las horas en
el rea de la izquierda. Estas horas pueden ser modificadas por el empleado,
por lo que no es un sistema de control verdadero.

El rea en la parte inferior de la pantalla representa una planilla de las


entradas de los empleados para un da seleccionado. En total, esto debera
comprender el nmero de horas trabajadas en la compaa cada da. Esto
provee una verificacin simple de que el tiempo de asistencia del da completo
ha sido codificado adecuadamente.

DETALLE

DE LAS HORAS TRABAJADAS POR DA POR UN EMPLEADO

La segunda pestaa de la hoja de asistencia Por da brinda el nmero de


horas trabajadas en los diferentes proyectos. Cuando hay una brecha entre la
asistencia y las entradas en la hoja de asistencia, usted puede usar la segunda
pestaa para detectar los das o las entradas que no han sido codificadas
correctamente.

La tercera pestaa, Por cuenta, muestra el tiempo trabajado en todos los


proyectos. Esto le permite retroceder y tener una vista general del tiempo en el
que un empleado ha trabajado en diferentes proyectos.

Al final de la semana o del mes, el empleado confirma su hoja de asistencia. Si


el tiempo de asistencia en la compaa corresponde a las entradas codificadas,
la hoja de asistencia completa es confirmada y enviada a su gerente de
departamento, quien es responsable de la aprobacin o de pedir correcciones.

Cada gerente puede mirar una lista de las hojas de asistencia de su


departamento esperando aprobacin usando el men Recursos Humanos >
Hojas de asistencia > Hojas de asistencia de mi departamento > Hojas
de asistencia a validar. Luego las aprueba o las regresa a su estado inicial.

Para definir la estructura del departamento, use el men Administracin >


Usuarios > Estructura del Departamento > Definir departamentos.
Consejo: Importancia de las aprobaciones
A primera vista, la aprobacin de las hojas de asistencia por
el gerente de departamento puede parecer un estorbo
burocrtico. Esta operacin, sin embargo, es crucial para la
gestin efectiva. Hay muchas compaas donde los gerentes
estn tan cargados de trabajo que ignoran qu estn
haciendo sus empleados.
Por eso este proceso de aprobacin le brinda al gerente un
esbozo del trabajo de cada empleado al menos una vez a la
semana, por las horas trabajadas en los diferentes
proyectos.
Una vez que se aprueban las hojas de asistencia, usted
puede usarlas como control de costos y par facturar horas a
sus clientes.

La Gestin de Servicios
Este captulo se enfoca en la gestin de contratos, y los servicios asociados con
eso. El proceso completo de gestin de servicios se estudia aqu desde la
definicin de precios y contratos hasta la facturacin automtica de los
servicios, pasando por el planeamiento y el tratamiento de costos adicionales
tales como los recibos de gastos.

Polticas de gestin de precios


Algunas compaas son conocidas por sus listas de precios complicadas. Se
usan muchas formas de variacin de precios, tales como devoluciones de fin de
ao, descuentos, cambios de trminos y condiciones con el tiempo, prepagos,
descuentos escalonados, promociones estacionales y reducciones de precios
progresivas.
Terminologa: Descuentos, Devoluciones y
Reducciones
En algunas jurisdicciones contables usted tiene que
diferenciar entre los siguientes trminos:
* Descuentos: reembolso al cliente, generalmente a fin
de ao, que depende de la cantidad de mercadera
comprada en un perodo dado.
* Devoluciones: reduccin en la lnea de pedido o en la
lnea de facturacin si una cierta cantidad de mercadera es
comprada de una sola vez o es vendida en el marco de una
actividad promocional.
* Reduccin: una reduccin extraordinaria resultante
de un defecto de calidad o una variacin en un producto de
acuerdo con una especificacin.
La gestin inteligente de precios es difcil, porque requiere que usted integre
varias condiciones de los clientes y proveedores para crear estimaciones
rpidamente o para facturar automticamente. Pero si usted tiene un
mecanismo de gestin de precios eficiente, usted puede mantener mrgenes

elevados y responder rpidamente a los cambios en las condiciones del


mercado. Un buen sistema de gestin de precios le brinda la oportunidad para
variar uno o todos los factores relevantes cuando usted est negociando un
contrato.

Para ayudarlo a trabajar ms efectivamente, los principios de lista de precios


de Open ERP son extremadamente poderosos aunque estn basados en reglas
simples y genricas. Usted puede desarrollar tanto la lista de precios de venta
como la de compras capaces de acomodarse a condiciones tales como la
fecha, la cantidad solicitada y el tipo de producto.
No confundir: Los diferentes precios
Es importante no confundir el precio de venta y el precio
base de un producto. En la configuracin bsica de Open
ERP el precio de venta se hace igual al precio base marcado
en el archivo del producto, pero usted puede variar el precio
de venta en respuesta a las condiciones de sus clientes.
Es lo mismo para el precio de compra y el costo estndar. El
precio de compra es el precio de venta de su proveedor, el
cual cambia en respuesta a diferentes criterios tales como
cantidades, fechas y proveedor. Esto se fija
automticamente por el sistema contable.
Cada lista de precios se calcula a partir de polticas definidas, entonces usted
tendr tantas listas de precios de ventas como polticas activas de venta tenga
la compaa. Por ejemplo, una compaa que vende productos a travs de tres
canales puede crear las siguientes listas de precios:

1. Distribucin principal:

* Lista de precios para Supermercado Patito

* Lista de precios para Supermercado Ramn

2. Ventas por correo

3. Clientes al paso

Una nica lista de precios puede existir en varias versiones, pero solo se
permite que una est activa en un tiempo dado. Estas versiones le permiten
establecer diferentes precios en diferentes momentos. As, la lista de precios
para clientes al paso podra tener cinco versiones diferentes, por ejemplo:
Otoo, Verano, Ofertas de verano, Invierno, Primavera.

Los clientes directos vern

precios que cambian con las estaciones.

Cada lista de precios se expresa en una sola moneda. Si su compaa vende


productos en varias monedas, tendr que crear tantas listas de precios como
monedas tenga.

Los precios en una lista de precios pueden depender de otra lista, lo que
significa que usted no tiene que repetir la definicin de todas las condiciones
para cada producto. As, una lista de precios en dlares puede estar basada en
una lista de precios en pesos. Si el ndice de conversin de la moneda entre
pesos y dlares cambia, o los precios en pesos cambian, las tarifas en dlares
pueden ajustarse automticamente.

Creacin de lista de precios


Para definir una lista de precios use el men Productos > Listas de precios
> Listas de precios. Para cada lista usted tendr que definir:

Un Nombre para la lista.

Un Tipo de lista: Venta para clientes o Compra para proveedores.

La Moneda en la que se expresan los precios.

Versiones de Listas de Precios


Una vez que la lista est definida, usted debe darle al menos una versin. Para
hacerlo, use el men Productos > Listas de Precios > Versiones de Listas

de Precios. La versin contiene todas las reglas que le permiten calcular un


precio para un producto y una cantidad dada.

Luego d el Nombre de esta versin asociada. Si la lista solo tiene una


versin, usted puede usar el mismo nombre para la lista de precios y la
versin. En el campo Lista de Precios seleccione la lista de precios que ha
creado. Luego indique la Fecha de inicio y la Fecha de finalizacin de esta
versin. Estos campos son opcionales: si usted no quiere poner ninguna fecha,
esta versin estar activa permanentemente. Use el campo Activo en las
versiones para activar o desactivar una versin de lista de precios.
Nota: Actualizacin automtica de la lista de precios
Es posible hacer que cualquier lista de precios dependa de
una de las otras listas. Entonces usted puede decidir hacer
su lista de precios de venta dependiendo de la lista de
compra a su proveedor a la que agrega un margen de
ganancia. Los precios se calculan automticamente como
una funcin del precio de compra y no necesitan ajustes
manuales extras.
Reglas para calcular precio

CAPTURA

DE REGLAS DE UNA VERSIN DE LISTA DE PRECIOS

Una versin de lista de precios est formada por un conjunto de reglas que se
aplican a los precios base de los productos.

Usted define las condiciones para una regla en la primera parte de la pantalla
de definicin llamada Rules Test Match. La regla se aplica al Producto o
Plantilla de Producto y/o la Categora de Producto. Si se aplica una regla a
una categora, entonces se aplica automticamente a todas sus subcategoras
(usando la estructura de rbol para categoras de producto).

Si usted establece una cantidad mnima en Cantidad Mnima la regla slo se


aplicar a una cantidad igual o mayor que la indicada. Esto le permite
establecer tarifas reducidas en etapas que dependen en las cantidades

pedidas.

Varias reglas puede aplicarse en ese sentido. Open ERP evala las reglas en
secuencia para seleccionar cules aplicar al clculo de precios especificado. Si
varias reglas son vlidas, entonces solo se usa la primera en secuencia para el
clculo. El campo Secuencia determina el orden, empezando por el nmero
ms bajo.

Una vez que una regla ha sido seleccionada, el sistema tiene que determinar
cmo calcular el precio a partir de la regla. Esta operacin est basada en los
criterios expuestos en la parte baja del formulario, etiquetada como Cmputo
de precio. El primer campo que tiene que completar est etiquetado como
Basado en. Usted debe indicar el modo de calcular el precio del asociado.
Usted tiene que elegir entre:

La Lista de precios establecida en el archivo de producto

El Costo estndar en el archivo de producto

Otra lista de precios

dada en el campo Si otra lista de precios

El precio que vara como una funcin de un proveedor definida en la


Seccin Asociado del formulario de producto.

Muchos otros criterios pueden ser considerados y agregados a la lista, como


ver ms adelante.

Luego, varias operaciones pueden aplicarse al precio base para calcular el


precio de venta o de compra para el asociado en las cantidades especificadas.
Para calcularlo, usted aplica la frmula mostrada en el formulario:

Precio = Precio base x (1 - campo1) + campo2

El primer campo (campo1 en la frmula) representa un descuento. Por ejemplo,

ingrese 0,20 para un descuento del 20% sobre el precio de lista. Si el precio
est basado en el Costo Estndar, usted puede ingresar -0,15 para obtener un
aumento del 15% en el precio de venta comparado con el costo estndar.

El campo2 es un suplemento fijado expresado en la moneda de la lista de


precios. El monto se agrega (o se deduce, si es negativo) al monto calculado
despus del descuento aplicado por el campo1.

Usted tambin puede especificar un Mtodo de redondeo. El clculo de


redondeo se hace al nmero ms cercano. Por ejemplo, si usted pone 0,50, un
precio de 45,66 se redondear a 45,65. Y un precio de 14,567 redondeado al 100
ms cercano, dar un precio de 14,600.

La adicin del campo2 se aplica luego del clculo de redondeo, el que puede ser
muy til en situaciones de precio especficas. Por ejemplo, si usted quiere que
su precio termine en 9,99, redondee a 10 y luego agregue un suplemento de
-0,01

en el campo2.

Los campos Margen mnimo y Margen mximo aseguran que usted puede
garantizar un margen de ganancia sobre el precio base. Un margen de 10 le
permite asegurarse que el retorno no ser menor a un margen de 0. Si usted
pone este campo a 0, entonces no tendr efectos en el clculo.

Una vez que la lista de precios est definida, usted puede asignarla a un
asociado. Para hacerlo, encuentre un Asociado y seleccione su pestaa de
Propiedades. Usted puede entonces cambiar la Lista de precios de venta y
la Lista de precios de compra que estn cargadas por defecto para el
asociado.

Lista de Precios por defecto

CAPTURA

DE LISTA DE PRECIOS POR DEFECTO

Cuando usted instala el software se crean dos listas de precios por defecto: una
para compra y otra para ventas. Cada una contiene solo una versin de la lista

de precios y una sola lnea en esa versin.

El Precio de Venta se coloca por defecto al valor dado en la Lista de Precios


en el archivo del producto. No hay descuento, ni suplemento ni redondeo
alguno para influir en el clculo de precio. Esta regla por defecto se aplica a
todos los productos y todas las categoras de producto para una cantidad
mnima de 1. Entonces el precio de venta de un producto viene del precio
especificado en el archivo del producto. En este sentido, las compaas que no
necesiten listas de precios especializadas pueden usar simplemente el precio
definido en el archivo del producto.

El precio para compras definido en la Lista de Precios por defectos se establece


del mismo modo por el Costo Estndar del producto en el archivo de producto.

Caso de uso de listas de precios


Tomemos el caso de una compaa que comercia sistemas de IT, para quienes
se han configurado las siguientes categoras de producto:

Todos los productos:

1. Accesorios

Impresoras

Scanners

Teclados y mice

1. Computadoras

Porttiles

_ Porttiles de pantalla grande

Computadoras

- Computadoras de oficina

_ Computadoras profesionales

Adems, los productos presentados en la siguiente tabla estn definidos en la


moneda del plan de cuentas instalado.

Ejemplos de productos con sus diferentes precios


Producto

Lista de Precios

Precio Estndar

Precio por
defecto
del proveedor

Acer Porttil

1200

887

893

Toshiba Porttil

1340

920

920

Teclado Cherry

100

50

50

1400

1000

1000

Computadora de
oficina
Definicin de la lista de precios

Ahora defina la lista de precios para revendedores como sta:

Para computadoras porttiles, el precio de venta se calcula de la lista de


precios del proveedor Acer, con un suplemento del 23% sobre el precio
de compra.

Para todos los otros productos, el precio de venta est dado por el costo
estndar en el archivo del producto, sobre el que se agrega un 31%. El
precio debe terminar en ".99".

El precio de venta de los teclados Cherry se fijan en 60 para la cantidad


mnima de 5 teclados comprados. De otra manera se usa la regla de
arriba.

Asuma que la lista de precios de Acer est definida en Open ERP. La lista de
precios para revendedores y la versin de la lista de precios contienen tres
lneas:

1. Lnea Acer

Categora de Producto: Porttiles.

Basado en: Otra lista de precios.

Lista de precios si hay otra: Lista de precios de Acer.

campo1: -0,23.

Secuencia: 1

1. Lnea Cherry

Plantilla de producto: Cherry, teclado

Cantidad mnima: 5

campo1: 1

campo2: 60

Secuencia: 2

1. Lnea Otros Productos:

Basado en: Lista de precios estndar.

Campo1: -0,31.

Campo2: -0,01.

Secuencia: 3.

El campo Secuencia a la segunda regla debe configurarse debajo que la de la


tercera regla de este ejemplo. Si no se hace as, la tercera regla siempre ser
aplicable porque una cantidad de 5 es mayor que una cantidad de 1 para todos
los productos.

Note tambin que para fijar un precio de 60 para los teclados Cherry, se us la
frmula Precio = Precio base x (1-1.0) + 60.

Condiciones de contratos de clientes


La compaa comercial puede establecer ahora condiciones especficas para un
cliente, como la compaa Compumax, que puede haber firmado un contrato
vlido con las siguientes condiciones:

Para Porttiles Toshiba, Compumax se beneficia con un descuento del 5%


sobre el precio de reventa.

Para todos los otros productos, las condiciones de reventa no cambian.

La lista de precios para Compumax, llamada "Contrato Compumax", contiene


dos reglas:

1. Lnea Toshiba porttil:

Producto: Toshiba porttil.

Basado en: Otra lista de precios.

Lista de precios si hay otra: Lista de Precios revendedor.

Campo1: 0,05.

Secuencia: 1.

1. Lnea Otros Productos:

Producto:

Basado en: Otra lista de precios.

Lista de precios si hay otra: Lista de precios de revendedor.

Secuencia: 2.

Una vez que esta lista ha sido cargada, encuentre el archivo de asociado para
la compaa Compumax. Haga click sobre la pestaa Propiedades y luego el
campo Lista de Precios de Venta para seleccionar Contrato Compumax. Ya que
el contrato es vlido por un ao, complete los campos Fecha de inicio y
Fecha de finalizacin en la versin de lista de precios.

Entonces cuando el personal de venta prepare un estimado para Compumax,


los precios propuestos se calcularn automticamente a partir de las
condiciones del contrato.

Otras bases para el clculo de precios


Open ERP provee una manera de hacer precios dependiendo de cualquier
campo del formulario de producto, no solo los campos predefinidos: Lista de
precios

y Precio de Costo. Para hacerlo, use el men Productos > Configuracin

> Tipos de precio. Luego cree una nueva entrada correspondiente a un


nuevo tipo de precio. Ingrese el nombre del campo (por ejemplo: Precio al pblico)
y la moneda en que se expresa. Nuevos campos se agregan al archivo del
producto para que puedan usarse en los clculos.

Una vez que haya hecho esto, usted puede hacer una dependencia sobre el
nuevo tipo de precio en la lista de precios. As, al agregar el campo Peso y/o
Volumen usted puede variar el precio de una pieza de producto como una
funcin de su peso y/o su volumen. Esto es diferente que definir un precio por
peso porque en ese caso la unidad de medida por defecto sera peso y no por
pieza (por ejemplo, usted podra tener una caja de cerezas con un precio por
unidad, ms que 200 gr de cerezas con un precio por gramo).

Gestin de precios en varias monedas


Desde que cada lista de precios se definen en una sola moneda usted debe
crear listas de precios separadas para las otras monedas en las que vende.
Entonces, si su compaa comercial quiere empezar un catlogo de productos
en otra moneda, usted tiene varias posibilidades:

Codificar el precio en una nueva lista de precios independiente y


mantener las listas en dos monedas separadas.

Crear un campo en el formulario de producto para la nueva moneda y


hacer la lista de precios dependiente del nuevo campo: los precios se
mantienen separados, excepto en el archivo de producto.

Crear una nueva lista de precios para la segunda moneda y hacer que
esta lista dependa de otra lista de precios o de un precio de producto: la
conversin entre monedas se har automticamente segn los ltimos
ndices. Esta solucin suele ser la ms flexible y la ms simple para
mantener a medida que cambien los precios.

Gestin de Contratos de Servicios


Los contratos pueden tomar diferentes formas en Open ERP, dependiendo de
su naturaleza. As, usted puede tener diferentes tipos de contrato de servicio
tales como:

Contratos con precios fijados.

Contratos costo-reembolso, facturados cuando se completan los


servicios.

Contratos con precios fijados, facturados mensualmente a medida que


los servicios se llevan a cabo.
Caso: Presupuestos de contrato
Algunas compaas se comprometen a contratos sobre la
base de un volumen requerido a un cierto precio por un
periodo definido. En este caso, el contrato se representa por
medio de una lista de precios para este cliente especfico.
La lista de precios se enlaza en la pestaa Propiedades del
formulario de este asociado, apareciendo cada vez que algo
es comprado o vendido a este asociado (dependiendo si es
un acuerdo de venta o de compra). Open ERP
automticamente selecciona un precio basado en esta lista
de precios acordada.

Contrato con precios fijados


Los contratos con precios fijados para la venta de servicios se representan en
Open ERP en un Pedido de Venta. En este caso, la provisin de servicios se
gestiona como cualquier otro producto consumible o almacenable.

Usted puede agregar nuevos pedidos usando el men Gestin de ventas >
Pedidos de venta.

PROCESO

DE MANEJO DE UN PEDIDO DE VENTA

El nuevo documento Pedido de Ventas comienza en el estado Presupuesto, por lo


que el estimado no tiene impacto contable en el sistema hasta que no sea
confirmado. Cuando usted aprueba el documento, su estimado pasa al estado
En Progreso.

Una vez que la orden ha sido aprobada, Open ERO generar automticamente
una factura y/o una propuesta de documento de envo basados en los

parmetros configurados en el pedido.

La factura ser gestionada en el sistema dependiendo del campo Poltica de


Envo, en la segunda pestaa del pedido Otra informacin:

Pago antes del envo: Open ERP crea una factura en el estado Borrador.
Una vez que sea confirmada y pagada, se activa el envo.

Facturacin automtica despus del envo: la orden de envo se


produce cuando el pedido es validado. Una factura en borrador se crea
cuando el envo ha sido completado.

Envo y facturacin manual: Open ERP comienza el envo a partir de


la confirmacin del pedido, y agrega un botn sobre el que usted har
click cuando est listo para crear una factura.

Facturacin desde el remito: la factura se crear a partir del remito


ms que desde el pedido. Este mtodo es el ms usado en las compaas
comerciales.
Atencin: Envo de un pedido
El trmino 'envo' debera ser tomado en el sentido ms
amplio en Open ERP. El efecto de un envo depende de la
configuracin del producto vendido. Si su tipo es tanto
Producto almacenable

como Consumible, Open ERP har una

solicitud para packing. Si el tipo de producto es Servicio, el


programador de Open ERP crear una tarea en el sistema de
gestin del proyecto, o crear una orden de venta de
subcontrato si el Mtodo de obtencin del producto es
Hacer a la orden.

La facturacin despus del envo es: facturacin por los


servicios cuando las tareas han sido cerradas.
Cuando firme un nuevo contrato usted solo tiene que ingresar el pedido en el
sistema y Open ERP rastrear el pedido.

Esto trabaja bien para pequeos pedidos. Pero para pedidos de servicios de
ms valor usted quiz quiera facturar varias veces a lo largo del contrato, por
ejemplo:

30% al momento del pedido

40% al momento de completarlo

30% un mes despus que el sistema est en produccin

En este caso, usted debera crear varias facturas para un nico pedido, y para
ello tiene dos opciones:

No manejar la facturacin automticamente desde el pedido, sino hacer


facturacin manual.

Crear facturas borrador y vincularlas a la tercera pestaa Historial, en la


seccin Facturas Relacionadas. Cuando cree una factura desde el
pedido, Open ERP deduce los montos de las facturas ya vinculadas al
pedido para calcular el valor a facturar propuesto.

Contratos costo - reembolso


Algunos contratos no se facturan desde un precio fijo en el pedido, sino a partir
del costo de los servicios llevados a cabo. Esto pasa frecuentemente en el
sector de la construccin o en grandes proyectos.

El enfoque que usted use para esto es totalmente diferente porque en vez de
usar los pedidos de ventas como la base de la factura, usted debe usar las
cuentas analticas. Para esto usted debe tener instalado el mdulo
hr_timesheet_invoice.

Se crea una cuenta analtica para cada nuevo contrato. Los siguientes campos
deben ser completados en esa cuenta analtica:

Asociado: asociado relacionado con el contrato.

Lista de precios de venta: lista de precios de los productos (servicios)


especificados en el contrato.

ndice de Facturacin: por ejemplo, 100%.

La seleccin de un ndice de facturacin es una forma indirecta de especificar


que el proyecto ser facturado sobre la base de los costos analticos. Esto
puede tomar diferentes formas, como el envo de los servicios, compra de
materia prima y reembolsos de gastos.
Consejo: Listas de precios e ndice de facturacin
Usted puede seleccionar una lista de precios sobre la cuenta
analtica sin tener que usarlo en ndices especficos de
facturacin.
Este caso es para un proyecto de cliente que va a ser
facturado, pero no directamente a partir de los costos
analticos. Poniendo la lista de precio en la cuenta analtica
hace posible comparar las ventas reales con el mejor caso
donde todos los servicios seran facturados. Para obtener
esta comparacin usted debe imprimir el balance analtico a
partir de la cuenta analtica.
Los servicios se cargan sobre hojas de asistencia por varias personas que
trabajan sobre el proyecto. Peridicamente, el gerente de proyecto o gerente
de cuenta usa el siguiente men para preparar una factura: Gestin
Financiera > Procesamiento Peridico > Facturacin sobre una base
temporal > Horas no facturadas.

PANTALLA

PARA FACTURACIN DE SERVICIOS

Open ERP luego mostrar todos los costos que no han sido facturados todava.
Usted puede filtrar la lista propuesta y hacer click en el botn de accin
apropiado para generar las facturas correspondientes. Usted puede seleccionar
el nivel de detalle con el que se reporta en la factura, tal como la fecha y los

detalles de los servicios.

Los gerentes de proyectos o los gerentes de cuentas pueden facturar servicios


sobre diferentes proyectos cuando lo necesiten. Para un pantallazo general de
eso, ellos puede abrir los proyectos de los que que son responsables desde el
men Gestin de Proyectos > Cuentas Analticas.

Seleccione un proyecto, y abra sus entradas analticas usando el botn Costos


a facturar. Usted encontrar una lista de costos que pueden ser facturados al
cliente:

Tiempo trabajado

Reembolso de gastos

Compra de materia prima

Usted puede entonces facturar las lneas seleccionadas usando la accin


Facturar costos.

Contratos con precio fijado facturados a medida que se lleva a cabo el


servicio
Para proyectos de gran valor, la facturacin de precios fijados basados en los
pedidos de ventas no siempre es apropiada. En el caso de proyectos de
servicio planeados para ejecutarse en 6 meses aproximadamente, la
facturacin podra estar basada en lo siguiente:

30% en el momento del pedido

30% a mitad de camino del proyecto

40% al momento del envo

Este enfoque se usa con frecuencia en una compaa pero hay otras opciones.
Este mtodo de facturacin puede dar varios problemas para la organizacin y
la facturacin del proyecto:

Es muy difcil determinar si el proyecto est en camino o no. El punto final


es difuso lo que puede resultar en una discusin con el cliente al
momento de la facturacin final.

Si el proyecto toma ms o menos tiempo que el pronosticado, esto


resultar efectivamente infra o sobre facturacin durante el proyecto.

Usted tendr una respuesta apropiada dependiendo del cliente. Por


ejemplo, si el cliente se toma un largo tiempo para firmar la aprobacin
del proyecto, usted no puede facturar el 40% remanente aunque usted
haya provisto el servicio acordado adecuadamente.

El gerente de cuenta y el gerente de proyecto son con frecuencia


diferentes personas. El gerente de proyecto tiene que avisar al gerente de
cuenta cundo el cliente puede ser facturado, pero ese momento puede
ser fcilmente olvidado o confundido.

El proyecto puede ser fijado por costos de servicios pero tiene extras
acordados, como reembolso por gastos de viajes. La facturacin desde el
pedido no se adapta bien a este enfoque.

Open ERP brinda un tercer mtodo de facturacin de servicios que puede ser
til en proyectos largos. Esto consiste en la facturacin peridica del proyecto
sobre la base del tiempo trabajado hasta un monto fijado que no puede
sobrepasarse. Al final del proyecto se genera una factura final o una nota de
crdito para ajustarse al monto total del valor fijado para el proyecto.

Para configurar un proyecto as, usted debe establecer una tasa de facturacin,
una lista de precios y un monto mximo sobre la cuenta analtica para el
proyecto. Los servicios se facturan a lo largo del proyecto, ya sea por el

gerente de proyecto o por el gerente de cuenta, tal como los proyectos que se
facturan por tiempo trabajado. Los gerentes pueden aplicar un reembolso
sobre la factura final si el proyecto toma ms tiempo para completarse que el
permitido por el contrato.

Cuando se termina el proyecto usted puede generar la factura de cierre usando


el botn Factura Final en la cuenta analtica. Esto calcula automticamente el
balance final de la factura, tomando los montos ya cargados en la cuenta. Si el
monto ya facturado es ms grande que el mximo acordado, entonces Open
ERP genera una nota de crdito borrador.

Este enfoque ofrece muchas ventajas en comparacin con los mtodos


tradicionales de facturacin en fases para contratos de precios fijados:

Los contratos con precios fijados y los contratos costo-reembolso se


facturan de la misma forma, lo que hace que los procesos de facturacin
de la compaa sean simples y sistemticos an cuando los proyectos
sean mixtos.

Todo se factura sobre la base del tiempo trabajado, haciendo fcil


predecir la facturacin a partir de planes vinculados a las diferentes
cuentas analticas.

Este mtodo de procedimiento educan a los gerentes de proyecto y al


cliente porque los reembolsos tienen que darse por el trabajo hecho si el
proyecto se derrumba.

La facturacin sigue el curso del proyecto y evita la depender de la buena


voluntad del cliente en la aprobacin de ciertas fases.

La facturacin de gastos sigue el mismo flujo de trabajo, y por eso es muy


simple.
Consejo: Negociacin de contratos

En la negociacin del contrato, las condiciones de


facturacin son dejadas de lado frecuentemente por el
cliente. Entonces puede ser dificultoso aplicar este mtodo
de facturacin.
Contratos limitados a una cantidad
Finalmente, ciertos contratos se expresan en trminos de una cantidad en vez
de un monto fijo. Los contratos de soporte que comprenden un nmero de
horas prepagadas son un ejemplo.

Usted puede configurar un mximo nmero de horas para cada cuenta


analtica. Cuando los empleados carguen su tiempo trabajado sobre el contrato
de soporte en las hojas de asistencia, las horas se deducen automticamente
del mximo establecido en cada cuenta analtica.

Usted debe tambin nombrar a alguien en la compaa responsable de la


renovacin de contratos vencidos. Ellos se transforman en los responsables de
buscar a lo largo de la lista de cuentas aqullas que muestren horas
remanentes en negativo.

El contrato de cliente puede limitarse a cierta cantidad de horas, y tambin


puede limitarse en plazos. Para ello, usted debe establecer una fecha de
finalizacin para la correspondiente cuenta analtica.

Planeamiento que mejora el liderazgo


El planeamiento en una compaa toma con frecuencia la forma de una reunin
peridica entre los diferentes equipos. Cada equipo tiene un cierto nmero de
proyectos y objetivos que ellos deben organizar y para los que deben
establecer prioridades.

Idealmente, estas reuniones de planeamiento deben ser cortas pero regulares


y sistemticas. Pueden ser semanales o mensuales dependiendo del tipo de
actividad. Una reunin de planeamiento tiene generalmente tres etapas:

1. Minutos del perodo precedente y anlisis del trabajo realizado


comparado con el trabajo planeado.

2. Presentacin de nuevos proyectos.

3. Planeamiento del prximo perodo.

La funcin de planeamiento cubre varios objetivos que sern descriptos en esta


seccin:

Planeamiento de proyectos en vivo contra los compromisos que se han


hecho a los clientes.

Determinacin de requerimientos de RR. HH. en el mes por venir

Establecimiento de trabajo para cada empleado para los perodos por


venir

Anlisis del trabajo realizado en los perodos precedentes

Paso de los objetivos de alto nivel a niveles ms bajos en la estructura de


la compaa
Consejo: El rol social del planeamiento
Algunos gerentes de proyecto creen que pueden gestionar el
planeamiento ellos solos. Estn generalmente
sobrecargados de trabajo y piensan que las reuniones son
una prdida de tiempo.
An cuando el personal pueda gestionar su trabajo por ellos
mismos, estas reuniones regulares tambin sirven para
tranquilizar a todos. Si ellas, usted puede caer en
situaciones de estrs excesivo a partir de:
* Sentimientos de sobrecarga de trabajo porque han
perdido de vista sus prioridades.

* Falta de retroalimentacin y rastreo del trabajo que


ya se complet.
* Impresin de pobre organizacin si sta no ha sido
explicitada.
As, el rol social del planeamiento no debera ser dejado de lado. Todos hemos
experimentado un ambiente de estrs en una compaa derivado de la falta de
comunicacin y planeamiento.

Planeamiento por tiempo o por tareas?


Hay dos grandes enfoques al planeamiento empresarial: el planeamiento por
tarea y el planeamiento por tiempo. Usted puede gestionar ambos con Open
ERP.

En el planeamiento por tarea, el gerente de proyecto asigna tareas de los


diferentes proyectos a cada empleado durante un perodo dado. Los empleados
entonces pueden llevar a cabo con precisin el trabajo que se les ha asignado.

El planeamiento por tiempo consiste en asignar, a cada empleado, un tiempo


en cada uno de los diferentes proyectos por el perodo concerniente. Las tareas
de cada proyecto se ordenan por prioridad y pueden ser directamente
asignadas a un usuario o permanecer sin asignacin. Cada empleado entonces
elige la tarea que har a continuacin, basado en los planes y en las
prioridades relativas de las tareas.

PLANEAMIENTO

MENSUAL DEL TIEMPO DE TRABAJO DE CADA EMPLEADO

La figura muestra una sesin de planeamiento mensual donde los planes han
sido hechos para que cada empleado pase un nmero de das de trabajo en
varios proyectos.

En este enfoque de planeamiento basado en el tiempo, las prioridades del


cliente no figuran ms en el planeamiento, pero estn explcitas en la lista de
tareas. Entonces este enfoque le ayuda a separar el planeamiento de recursos
humanos en proyectos, de la priorizacin de tareas en un proyecto.

Ejemplo: Comparacin de los dos mtodos de planeamiento


Para ilustrar las diferencias entre el planeamiento por tiempo y el
planeamiento por tarea, tome el caso de un proyecto de IR que
tiene un tiempo de trabajo estimado de seis meses. Este proyecto
est gestionado por ciclos iterativos de desarrollo de alrededor de
un mes y se hace una presentacin al cliente al final de cada ciclo
para marcar el progreso del proyecto. En esta reunin usted planea
qu debe llevarse a cabo el mes siguiente. Al final del mes, el
gerente de cuenta para el proyecto factura al cliente por el trabajo
realizado en el proyecto.
Suponga que el proyecto tiene una demora porque es ms
complejo de lo que esperaba. Hay dos maneras de resolver el
retraso si usted no tiene ms recursos: usted puede demorarse en
la entrega de las funciones planeadas, o bien estar a tiempo pero
con menos funciones que las planeadas.
Si su planeamiento se basa en fases y tareas, usted reportar en la
reunin con el cliente que tomar varias semanas completar todo
lo que ha sido planeado para la fase actual. En cambio, si usted
est planeando por tiempo usted mantendr la reunin con el
cliente para cerrar la fase de desarrollo actual y planear la nueva,
pero solo ser capaz de presentar parte de las funcionalidades
planeadas.
Si el cliente es sensible a la demora, el primer enfoque causar un
malestar agudo. Usted tendr que replanear el proyecto y todas sus
fases futuras para tomar en cuenta esa demora. Es probable que
haya problemas ms tarde con la facturacin, porque ser difcil
para usted facturar por un trabajo que ha sido completado pero que
todava no ha sido mostrado al cliente.
El segundo enfoque requerir que usted reporte las funciones que
no han sido completadas, y cmo encajaran en una futura fase de
planeamiento. Sin embargo, esto no supondr una pausa en el
tiempo de trabajo asignado al proyecto. Usted tendra que generar
dos listas: un plan para el personal para los diferentes proyectos, y
la lista de tareas priorizadas para el proyecto del cliente. Este
enfoque ofrece varias ventajas sobre el primero:

* El cliente tendr la opcin de demorar el final del proyecto


planeando una fase extra, o dejando ir algunas funciones menores
para ser capaz de entregarle un sistema final ms rpidamente.
* El cliente puede replanear las funciones tomando en cuenta
la nueva demora.
* Usted ser capaz de hacer que el cliente se de cuenta
gradualmente que el proyecto progresa bajo presin y que el
trabajo es quizs ms complejo que lo que se haba estimado al
principio.
* Una demora en la entrega de varias de las funciones no
afectar necesariamente ni la facturacin mensual ni el
planeamiento del proyecto.
Ser capaz de separar el planeamiento de los recursos humanos de
la priorizacin de tareas simplifica la gestin de asuntos complejos,
como el ajuste de las licencias de los empleados o el manejo del
constante cambio en las prioridades en los proyectos.
Creacin de planes
Con el mdulo report_analytic_planning usted puede crear sus planes mensuales a
travs del men Recursos Humanos > Planeamiento > Planeamiento.

Sobre cada lnea lnea de planeamiento usted debera cargar el usuario, la


cuenta analtica concerniente y la cantidad de tiempo asignado. La cantidad
ser expresada en horas o en das dependiendo de la unidad de medida usada.
Para cada lnea, usted puede agregar una nota breve acerca del trabajo a
realizar.

Una vez que el plan ha sido guardado, use las otras pestaas del formulario de
planeamiento para chequear que el monto de tiempo asignado a los
empleados o a los proyectos es correcto. El tiempo asignado debe
corresponder con el del contrato de empleo de los empleados, por ejemplo
37,5 horas por semana. El tiempo pronosticado para el proyecto debe ajustarse
al compromiso que usted ha tomado con el cliente.

Usted debera, idealmente, completar todo el planeamiento para el presente


perodo. Usted tambin puede completar algunas lneas en el planeamiento de
meses futuros, reservando recursos sobre los diferentes proyectos en
respuesta a los compromisos con los clientes, por ejemplo. Esto le permite
gestionar los recursos humanos disponibles para los meses que vienen.

Uso correcto del planeamiento


Los planes pueden ser impresos y/o enviados por correo electrnico a los
empleados. Si usted instala el mdulo board_project cada empleado puede tener
acceso a un tablero de comando que le mostrar grficamente el tiempo que
se le ha asignado para un proyecto y el tiempo que ha consumido hasta ahora.
As, cada empleado puede decidir a qu proyectos dar prioridad. Luego
selecciona una tarea en el proyecto de prioridad ms alta, ya sea una tarea
asignada directamente a ese empleado o bien una que no est asignada pero
que es capaz de completar y es de alta prioridad.

Al final del perodo usted puede comparar la duracin del trabajo efectivo sobre
los diferentes proyectos con el que se estim al comienzo. Imprima el plan para
obtener una comparacin del tiempo de trabajo planeado y el tiempo real
trabajado.

COMPARACIN

DE HORAS PLANEADAS, HORAS TRABAJADAS Y PRODUCTIVIDAD DE


EMPLEADOS POR PROYECTO

Usted puede estudiar adems varias de las estadsticas de sus proyectos desde
el men Recursos Humanos > Reportes > Planeamiento.

Planeamiento en todos los niveles de la jerarqua


Para disponer de un planeamiento a lo largo de toda la compaa, usted puede
usar un sistema de delegacin de planeamiento. Para ello necesita el mdulo
report_analytic_planning-delegate.

Con este mdulo, el formulario de entrada de

planeamiento cambia para reflejar la estructura jerrquica de la compaa.


Para ingresar datos en una lnea usted puede:

Asignar a un empleado tiempo para un proyecto.

Asignar tiempo para un proyecto a un gerente de departamento para su


equipo completo.

Usted puede asignar el tiempo de trabajo en proyectos para el total de un


departamento, sin tener que detallar las tareas de cada empleado. Entonces,
cuando un gerente de departamento cree su propio plan encontrar qu se
requiere de su grupo por su gestin al pie del formulario. En la parte superior
del formulario hay lugar para asignar el trabajo en detalle a cada miembro del
departamento.

Si usted no tiene que planear tiempo de trabajo en un borrador final, usted


puede hacerlo sobre una cuenta analtica que depende de cuentas hijas. Esto
significa que usted puede crear planes para objetivos de alto nivel del equipo
de gerentes y luego distribuirlos hacia abajo a travs de los diferentes
departamentos para establecer un presupuesto de tiempo para cada
empleado. Cada gerente luego usa sus propios planes para gestionar su nivel
de la jerarqua.

Tratamiento de gastos
Los gastos de los empleados son cargos ocasionados en nombre de la
compaa. La compaa entonces los reembolsa al empleado. Los recibos
encontrados con ms frecuencia son:

Viaje en auto, reembolsado por unidad de distancia (kilmetro).

Gastos de comida, reembolsados en base a la factura.

Otros gastos, como librera y libros, destinados a la compaa pero


llevados a cabo por el empleado.

Un proceso integrado

ESQUEMA

DE UN PROCESO DE REEMBOLSO DE GASTOS

Los gastos generados por empleados se agrupan en perodos de una semana o


un mes. Al final del perodo, el empleado confirma todos los gastos y una
planilla con el resumen se enva al gerente de departamento. El gerente es
responsable de aprobar todas las solicitudes de gastos generadas por su
equipo. La planilla de gastos debe estar firmada por el empleado, quien
tambin adjunta all todos los recibos.

Una vez que la planilla ha sido aprobada por el jefe de departamento se enva
a los contadores, quienes registran responsabilidad de la compaa hacia el
empleado. Contabilidad puede tambin pagar esta factura y reembolsar al
empleado que ha puesto el dinero previamente.

Algunos recibos son para los gastos del proyecto, entonces stos pueden ser
adjuntados a la cuenta analtica. Los costos incurridos se agregan al costo
suplementario de la cuenta analtica cuando la factura es aprobada.

Usted necesitar facturar al cliente por estos gastos, dependiendo del contrato
preciso que se ha negociado. Los gastos de viaje y subsistencia se manejan as
generalmente. stos pueden ser recargados al cliente a fin de mes si el precio
del contrato ha sido negociado ms expensas.

Si usted tiene que seguir muchos pasos para reclamar estos gastos, esto puede
transformarse rpidamente en algo engorroso, sobre todo para aquellos
empleados que alegan varias lneas de gastos diferentes. Si usted tiene un
buen sistema que integre la gestin de estos reclamos, usted puede evitar
muchos problemas y aumentar sutilmente la productividad de su personal.

Si sus sistemas manejan sus gastos bien, usted puede evitar prdidas
significativas estableciendo los trminos de venta efectivamente. En contratos
con precio fijado, los reembolsos se facturan habitualmente de acuerdo con el
gasto real. Le conviene sistematizar su tratamiento y automatizar el proceso al

mximo, para recargar tanto como pueda contractualmente.

Reclamo de gastos
Con el mdulo hr_expenses usted puede automatizar la gestin de reclamo de
gastos. Los usuarios pueden cargar sus gastos a travs del men Recursos
Humanos > Gastos > Mis gastos.

Un formulario de gastos comienza en el estado Borrador. Un empleado carga


una lnea por cada gasto individual. Sobre una lnea se carga el producto, la
cantidad, el monto total incluyendo impuestos, y tambin la cuenta analtica
del proyecto relacionado para cualquier gasto que pueda ser recargado.

El conjunto de gastos aceptados por la compaa debe haber sido creado


previamente usando el formulario de producto de Open ERP. Usted, por
ejemplo, podra crear un producto con los siguientes parmetros para el
reembolso de gastos de viaje en auto a 0,25 el kilmetro:

Producto: viaje en auto

Unidad de medida: km

Costo Estndar: 0,25

Precio de venta: 0,30

Tipo de producto: Servicio

El empleado mantiene su planilla de gastos en estado Borrador mientras la


completa a lo largo del perodo. Al final del perodo (semana o mes) puede
confirmar su formulario de gastos usando el botn Confirmar en el formulario.
Esto lo pasa al estado En espera de validacin.

Al final del perodo el gerente de departamento puede acceder a la lista de

formularios de gastos esperando aprobacin usando el men Recursos


Humanos > Gastos > Todos los Gastos > Gastos esperando validacin.
Atencin: Gestin de roles
Usted debe asignar el rol Recursos Humanos - Gastos a un
usuario para permitirle que apruebe estos gastos. Usted
debera asignar este rol nicamente a las personas
responsables de proyectos o departamentos.
Usted puede asignar tambin el rol Recursos Humanos Facturacin de gastos a usuarios responsables de crear
facturas. Estos roles pueden superponerse (la misma
persona que aprueba los gastos de su grupo de contabilidad
puede ser tambin responsable de crear las facturas).
El gerente de departamento puede entonces aprobar los gastos, los que
automticamente crea una factura proveedor en nombre del empleado, para
que ste pueda ser reembolsado. Una cuenta analtica se codifica sobre cada
lnea de la factura. Cuando se confirma la factura, las entradas de contabilidad
analtica y general se generan automticamente tal como se hace con
cualquier otra factura.

Si usted establece su facturacin sobre la base de servicio de tiempo o costos


analticos, el gasto ser automticamente recargado al cliente cuando se
genere su factura por los servicios asociados con el proyecto.

La facturacin a partir de hojas de asistencia le permite preparar todas sus


facturas en un sistema integrado, todas los gastos y hojas de asistencia para el
proyecto de un cliente.

Organizacin interna y Gestin de proyectos


Si usted cuenta con un buen sistema para la gestin de tareas, entonces toda
su compaa ser beneficiada. Los mdulos de gestin de proyectos de Open
ERP le permiten gestionar y rastrear las tareas eficientemente, trabajar en ellas
efectivamente, delegarlas rpidamente y rastrear las tareas delegadas
estrechamente. Open ERP tambin ayuda a manejar el tiempo personal de sus
empleados en la organizacin, y este captulo propone una metodologa
orientada a mejorar la productividad de los ejecutivos.

Gestin de proyectos
En el captulo previo usted lidi con la gestin financiera de los proyectos, que
estaba basada en las cuentas analticas de Open ERP, estructurados en casos.
Esta forma de trabajar le permite analizar planes de tiempo y presupuestos,
controlar la facturacin y gestionar sus diferentes contratos.

En este captulo usted puede usar la gestin de proyectos operacional para


organizar tareas y planear el trabajo que necesita para que las tareas se
completen. Todas las operaciones necesarias se llevan a cabo a travs del
men Gestin de proyectos.
Terminologa: Proyecto
En Open ERP, un proyecto est representado por una serie
de tareas a ser completadas. Los proyectos tienen una
estructura de rbol que puede ser dividida en fases y
subfases. Esta estructura es muy til para la organizacin
del trabajo.
Mientras que las cuentas analticas miran las actividades
pasadas de la compaa, el rol de la gestin de proyectos es
planear el futuro. An cuando hay una relacin cercana
entre los dos (tal como cuando un proyecto ha sido planeado
y luego completado a travs de Open ERP), hay todava dos
diferentes conceptos, contribuyendo cada uno a un flujo de

trabajo flexible.
La mayora de los proyectos de los clientes estn representados por:

Una o varias cuentas analticas en el sistema de cuentas para rastrear el


contrato y sus diferentes fases.

Uno o varios proyectos en la gestin de proyectos para rastrear el


proyecto y las diferentes tareas a ser completadas.

Definicin de un proyecto y sus tareas


Para definir un nuevo proyecto, vaya al men Gestin de proyectos >
Configuracin > Proyectos y haga click en Nuevo.

Si el proyecto se divide en diferentes fases, usted puede crear un subproyecto


para cada una de las fases. Luego establezca el proyecto padre en cada
subproyecto. Cuando consulte la lista de proyectos (Gestin de proyectos >
Todos los proyectos ), usted acceder a una vista jerrquica de los proyectos
y sus diferentes fases y subfases.

Tildando la opcin Avisar al gerente, usted puede configurar la sistema para


que enve al gerente del proyecto una solicitud cada vez que se cierra una
tarea.

El estatus de un proyecto puede tomar los siguientes valores:

Abierto:

cuando el proyecto est siendo llevado a cabo.

Pendiente:

cuando est pausado.

Cancelado:

cuando el proyecto ha sido cancelado y por lo tanto abortado.

Hecho:

cuando el proyecto ha sido completado exitosamente.

En la segunda pestaa, Informacin del Asociado, usted puede cargar


informacin acerca del asociado si ste es un proyecto relacionado con un
cliente o con un proveedor.

Si usted tilda la opcin Avisar al Gerente, debera definir un encabezado y un


pie de pgina en la misma pestaa para usar en un correo electrnico. Open
ERP prepara entonces un correo electrnico que el usuario puede enviar al
cliente cada vez que una tarea se complete. El contenido de este correo est
basado en detalles de las tareas de proyecto y puede ser modificado por el
usuario antes de ser enviado.
Nota: Estudio de satisfaccin del cliente
Algunas compaas tienen un sistema donde los correos
electrnicos se envan automticamente al final de una
tarea solicitando al cliente que complete una encuesta en
lnea. La encuesta les permite hacer diferentes preguntas
acerca del trabajo llevado a cabo para evaluar la
satisfaccin del cliente a medida que el proyecto progresa.
Esta funcin puede ser usada por compaas certificadas ISO
9001, para medir la tasa de satisfaccin del cliente.
Una vez que un proyecto ha sido definido, usted puede codificar las tareas a
realizarse. Para esto, usted tiene dos posibilidades:

Codificar nuevas tareas directamente en el formulario de proyecto


usando la tercera pestaa, Tareas.

Desde el men Gestin de proyectos > Todas las tareas, cree una
nueva tarea y asgnela a un proyecto existente.

Gestin de tareas
Cada tarea contiene uno de los siguientes estatus, dependiendo del estado:

Borrador:

la tarea ha sido ingresada pero no ha sido validada todava por la

persona que debe hacerlo

Abierta:

Cerrada:

la tarea est siendo realizada

la tarea est completa

Cancelada:

Pendiente:

la tarea ha sido cancelada y no se realizar

la tarea est esperando por un documento o por otra tarea para

ser realizada

Una tarea puede ser asignada a un usuario, que se transforma en el


responsable de cerrarla. Pero usted tambin podra dejarla sin asignar para que
nadie en particular sea el responsable: varios miembros de un equipo, en
cambio, son colectivamente responsables de las tareas para las que ellos
tienen las herramientas.

TAREAS

EN GESTIN DE PROYECTOS

Cada usuario gestiona entonces su propia tarea usando los diferentes mens
disponibles. Para abrir la listas de tareas no cerradas que usted tiene asignadas
especficamente, use el men Gestin de Proyectos > Mis tareas > Mis
tareas abiertas. O para abrir las tareas no asignadas, vaya a Gestin de
Proyectos > Todas las tareas > Tareas no asignadas y seleccione las
tareas en estado Borrador y Abierta de esa lista.
Consejo: Atajos
Cada usuario debera crear un vnculo al men Mis Tareas
Abiertas en sus propios atajos, porque tendrn que consultar
este men varias veces al da.
Cuando un usuario trabaja en una tarea, l puede cargar su trabajo en la lista
del campo Trabajo de tarea al pie del formulario. Las Horas efectivas se
calculan automticamente a partir del trabajo all codificado.
Nota: Tareas y hoja de asistencia

El mdulo hr_timesheet_project le brinda una forma de crear la


hoja de asistencia diaria automticamente desde el trabajo
efectivo hecho para cada una de las diferentes tareas. De
este modo usted no tiene que codificar los servicios dos
veces, una para la tarea del proyecto y otra para la hoja de
asistencia.
Cuando usted quiera completar su hoja de asistencia, use el
men Recursos Humanos > Hojas de Asistencia > Mis
hojas de Asistencia > Importar Proyectos.
Asignacin de roles: Gerentes de cuenta y Gerente de proyecto
En algunas compaas se definen dos responsabilidades diferentes para cada
proyecto importante:

Alguien responsable por el cliente

Alguien responsable por la gestin del proyecto tcnicamente

La persona responsable por el cliente, el gerente de cuenta del cliente,


aprueba las solicitudes del cliente, escribe propuestas de ventas y asegura que
estas actividades y la facturacin progresen apropiadamente. l es responsable
de la definicin funcional de las necesidades de los clientes. El gerente de
cuenta debera tener un perfil de ventas, ventas tcnicas o financiero.

La persona responsable del seguimiento tcnico del proyecto se llama gerente


de proyecto. Hace que el proyecto ocurra, organizando y subcontratando las
diferentes tareas del proyecto. El gerente de proyecto debera ser responsable
de un equipo de desarrollo que lleve a cabo el proyecto y tener generalmente
un perfil tcnico.

En Open ERP, el gerente de cuenta del cliente sera responsable de mantener


las cuentas analticas para el proyecto, y debera ser cargado en el campo
Gerente de Cuenta en la primera pestaa del formulario de la cuenta
analtica. El gerente de proyecto es responsable del mismo y sus diferentes

tareas debera tambin ser cargado en el campo Gerente de proyecto en la


primera pestaa del formulario del proyecto. Una cuenta analtica se vincula a
un proyecto en la segunda pestaa del formulario del proyecto, Informacin
del Asociado.

Si usted no hace esa distincin entre los roles, entonces ponga a la misma
persona en ambos campos.

Facturacin de tareas
Ya se han visto varios mtodos de facturacin:

Facturacin desde un pedido de ventas

Facturacin sobre la base de los costos analticos (tiempos de servicio,


gastos)

Facturacin sobre la base de las entregas

Facturacin manual

Existe otro mtodo, sin embargo: facturacin a partir de las tareas a medida
que stas se cierran. Para hacerlo, primero configure el proyecto con una Lista
de Precios y un producto cuyos detalles sern listados en la factura. Los
diferentes modos de facturacin en el campo Modo de fijacin de precio
son:

Por proyecto: el precio de venta se fija y anota en el proyecto.

Por hora: se establece una tarifa horaria, y la factura se crear en base


al tiempo estimado por el gerente de proyecto para esa tarea.

Por hora efectiva: se establece una tarifa horaria, y Open ERP usa el
campo Horas efectivas para crear el monto de la factura cuando se

completa la tarea.

El asociado al que se factura debe ser especificado en la definicin del


proyecto. Pero si usted tiene un proyecto con mltiples clientes puede codificar
un cliente diferente en cada tarea individual. Esto significa que usted puede
configurar proyectos soporte genricos y facturar cada tarea a un cliente
diferente.

Para facturar automticamente diferentes tareas, use el men Gestin de


Proyectos > Todas las tareas > Tareas Cobrables. Seleccione las lneas de
las tareas que quiera facturar desde alguno de los submens y haga click en
Facturar tareas desde el men de acciones a la derecha del formulario para
crear las facturas.

Para ser facturada, la tarea debe haber sido marcada como tal. Tilde la opcin
Para ser facturada en la pestaa Informacin extra en el formulario de
definicin de tarea.
Nota: Facturacin por proyecto
Si su facturacin est basada en tareas a una tasa acordada
por cada proyecto, usted puede especificar tareas al
comienzo de un proyecto o una fase. Entonces por cada fase
en un proyecto que va a ser facturado, usted crea un recibo
de tarea o una nota de entrega.
Cuando la tarea ha sido cerrada el gerente de cuenta puede
facturar automticamente todos los proyectos o fases de
proyectos que se muestren en la lista de tareas a facturar.
Aunque la facturacin de tareas pueda parecer til en ciertas situaciones, es
mejor facturar desde el servicio o desde pedidos de compra. Estos mtodos de
facturacin son ms flexibles, con varios niveles de precios configurados en la
lista de precios,y diferentes productos que pueden ser facturados. Adems es
de mucha ayuda limitar el nmero de mtodos de facturacin en su compaa
extendiendo el uso de un mtodo de facturacin que usted ya tenga.

Si usted quiere conectar su Pedido de Ventas con las tareas de Gestin de


Proyectos, debera crear productos tales como Asesor y Desarrollador Senior. Estos
productos deberan ser configurados con el Tipo de Producto Servicio, un
Mtodo de Obtencin Hacer a la orden y un Mtodo de Provisin (en la
segunda pestaa, Obtencin) de Producir. Una vez que haya configurado esto,
Open ERP crear automticamente una tarea en la gestin de proyectos
cuando el pedido est aprobado.

Usted tambin puede cambiar alguno de los parmetros del pedido, que
afectan a la factura:

Poltica de Envo: Pago previo a la entrega, o Facturacin automtica despus del


envo

(en el cierre de la tarea).

Facturar sobre: Cantidades pedidas o Cantidades enviadas (horas efectivas en


la tarea).

Planeamiento y prioridades en la gestin


Pueden usarse muchos mtodos para el ordenamiento de las tareas segn sus
respectivas prioridades. Open ERP ordena las tareas basado en una funcin de
los siguientes campos: Secuencia, Prioridad y Fecha lmite.

Use el campo Secuencia en la segunda pestaa, Informacin extra, para


planear un proyecto compuesto de varias tareas. en el caso de un proyecto de
IT, por ejemplo, donde las tareas de los desarrolladores se realizan en un orden
determinado, la primera tarea a realizarse ser el nmero de secuencia 1,
luego los nmeros 2, 3, 4 y as sucesivamente. Cuando usted abra la lista de
tareas, estarn listadas en su orden de secuencia.

Si el proyecto est compuesto de tareas sin orden aparente, usted puede dejar
el nmero de secuencia en su valor por defecto. En este caso usted usa el
campo Prioridad, que puede tomar uno de los siguientes valores: Muy baja,
Baja, Media, Urgente, Muy urgente.

Finalmente, si la tarea no tiene una secuencia ni una prioridad, Open ERP usa
la fecha en el campo Fecha lmite para ordenar las tareas.

Usted puede usar uno de estos tres mtodos de ordenamiento, o bien


combinarlos, dependiendo del proyecto.

Usted puede establecer una grilla de asistencia (o las hojas de asistencia) en el


archivo de proyecto. Si usted no especifica nada, Open ERP asume por defecto
que usted trabaja 8 horas al da de lunes a domingo. Una vez que una grilla se
especifica, usted puede hacer un grfico Gantt del proyecto, usando el botn
Imprimir. El sistema entonces calcula un plan de proyecto para la entrega ms
temprana usando el ordenamiento de tareas y la grilla de asistencia.
Punto: Vista Calendario
El cliente Web de Open ERP le puede dar una vista de
calendario de las diferentes tareas. Esto es todo basado en
la fecha lmite y muestra todas las taras que tienen una
fecha lmite. Usted puede entonces borrar, crear o modificar
tareas usando simplemente arrastrar y soltar. Esto no est
disponible en el cliente Windows.

VISTA CALENDARIO

DE LAS

TAREAS

DEL

SISTEMA

Delegacin eficiente
Para delegar una tarea a otro usuario, usted puede simplemente cambiar la
persona responsable para esa tarea. Sin embargo, el sistema no lo ayuda con
el seguimiento de tareas que haya delegado, tal como el monitoreo del trabajo
realizado, si lo hace de esta manera.

FORMULARIO

DE LA DELEGACIN DE TAREAS A OTRO USUARIO

En cambio, usted puede usar el botn Delegar sobre una tarea a partir de la
versin 4.3 de Open ERP.

Al hacer click en Delegar se crea una nueva tarea para el usuario que usted
especifique. Su propia tarea se mueve al estado Pendiente y se modifica para
reflejar el cambio de requerimiento para aprobar el trabajo cuando est
completado.

Cuando el usuario a quien se ha asignado esta nueva tarea la completa, su


propia tarea, que consiste ahora en aprobar el trabajo hecho pasa del estado
Pendiente

al estado Abierta. Esta tarea (la de aprobar el trabajo que ha delegado)

entonces aparece en su lista de tareas junto con todas las dems en las que
est trabajando.

El sistema le permite modificar tareas en todos los niveles en la cadena de


delegacin, para agregar informacin adicional. Una tarea pueden entonces
comenzar como un objetivo global y transformarse en algo ms detallado a
medida que es delegada hacia abajo en la jerarqua.

La segunda pestaa en el formulario de tarea le da un historial completo de la


cadena de delegacin de cada tarea. Usted puede encontrar un enlace a la
tarea madre all, y las diferentes tareas que han sido delegadas.

El arte de la productividad sin estrs


Ahora desvese ligeramente de la gestin empresarial pura y mire algunas de
las herramientas que Open ERP le ofrece para mejorar su propia gestin de
tiempo personal. No es tanto un desvo ya que la buena organizacin es la
clave para una mejor productividad en su trabajo diario.

El mdulo project_gtd de Open ERP est inspirado en el trabajo de dos libros


enfocados en la gestin de tiempo eficiente:

Getting things done, The art of stress-free productivity, de David Allen


(2001), frecuentemente referido por sus iniciales GTD (una marca
registrada desde 2005). Este libro est construido alrededor del principio
de que la gente debera escribir claramente todas sus tareas

extraordinarias y guardar los detalles acerca de esas tareas en un sistema


digno de confianza. Entonces no tienen que preocuparse por tener todas
estas cosas en sus cabezas. Ya que ellos estn bastante seguros de que
esa informacin est bien guardada, pueden permitirse relajarse y tener
tiempo y energa para concentrarse en manejar ellos mismos las tareas
sistemticamente.
Nota: Desestrsese usted mismo
Limpie las tareas que atestan sus pensamientos
registrndolas en un sistema organizado. Esto
inmediatamente le ayuda a desestresarse y organizar su
trabajo de la mejor forma posible.
Si usted se siente estresado por tener mucho trabajo, haga
el siguiente ejercicio para convencerse de los beneficios.
Tome algunas hojas de papel en blanco y escriba todo lo que
pase por su cabeza acerca de las cosas que tiene que hacer.
Para cada tarea, anote la siguiente accin para hacer en una
lnea adyacente, y clasifquela segn la fecha en la que se
ha comprometido a hacerla.
Al final del ejercicio se sentir mejor organizado,
considerablemente menos estresado y mucho ms libre de
preocupaciones.

Los 7 hbitos de la gente altamente efectiva, de Stephen Covey (1989): el


autor asesora a organizaciones en el uso de estas prcticas y predica
sobre las mejoras en la productividad de la organizacin resultantes.

Nuestro objetivo en este desvo no es detallar la metodologa completa, sino


describir las herramientas de soporte provistas por el mdulo project_gtd.

No todo lo urgente es necesariamente importante


La primera modificacin al sistema bsico de Open ERP que hace este mdulo
es una separacin de los conceptos de urgencia e importancia. Las tareas ya
no se clasifican por un nico criterio sin por el producto de dos criterios,
permitindole priorizar temas que son tanto urgentes como importantes en una

nica lista.

Muchos gerentes con una pesada carga de trabajo usan la urgencia como su
nico mtodo de priorizacin. La dificultad es entonces en resolver cmo
planear las tareas sustanciales (como los objetivos a mediano plazo). stas no
son urgentes pero son muy importantes.

Ejemplo: Distincin entre urgente e importante


Si usted est muy organizado, las tareas urgentes pueden (y con
frecuencia deberan) tener menos precedencia que las tareas
importantes. Tome un ejemplo de la vida cotidiana: el caso de tener
algn tiempo con sus hijos.
Para la mayora de la gente, esa tarea es importante. Pero si usted
tiene una vida profesional ocupada, los das y las semanas fluyen
con tareas urgentes sin fin que deben resolverse. Aunque usted
gestione bien su tiempo, usted puede dejar ir varios meses sin
pasar tiempo con sus chicos porque la tarea de verlos nunca es tan
urente como su otro trabajo, a pesar de su importancia.
En Open ERP, la urgencia est dada por la Fecha lmite de la tarea y la
importancia por la Prioridad. La clasificacin de las tareas entonces resulta del
producto de dos factores. Tanto las tareas ms importantes como las ms
urgentes aparecern en el tope de la lista.

Organizando su vida sistemticamente


En esta seccin se presenta una metodologa para que usted se organice
usando los conceptos de contexto y caja de tiempo.

Contexto
El contexto est determinado por el ambiente de trabajo en el que usted debe
estar para lidiar con ciertas tareas. Por ejemplo, usted podra definir los
siguientes contextos:

Oficina: para tareas que tengan que ser resueltas en su lugar de trabajo
(como llamar a un cliente o escribir un documento).

Casa: para tareas que tengan que ser llevadas a cabo en su direccin
privada (como encontrar a personal de limpieza o cortar el csped).

En movimiento: cosas para las que usted debe ir de un lado a otro


(como ir de comprar o al correo).

En viajes: para tareas que usted pueda manejar en el avin o en el


mnibus mientras est haciendo un viaje de negocios (como escribir un
artculo o analizar un nuevo producto).

Un empleado/usuario del sistema puede crear sus propios contextos usando el


men Gestin de Proyectos > Configuracin > Gestin de tiempo >
Contextos.

Cajas de tiempo
Luego usted tiene que definir las cajas de tiempo. Usted tiene que completar
las tareas en el intervalo de tiempo especificado por una caja de tiempo. Usted
usualmente define las cajas de tiempo con los siguientes perodos:

Da: para las tareas que deben resolverse hoy.

Semana: para las tareas que deben resolverse esta semana.

Mes: para tareas que deben ser completadas durante el mes.

Largo plazo: para tareas que deban resolverse en ms de un mes.

Una tarea puede ser puesta en una y slo una caja de tiempo a la vez.

Usted debera distinguir entre una caja de tiempo y la fecha lmite para

completar una tarea, porque esta ltima est usualmente fijada por los
requerimientos del gerente de proyecto. En cambio, una caja de tiempo se
selecciona de acuerdo a lo que un individuo puede hacer.

Para definir las cajas de tiempo de su compaa, use el men Gestin de


proyectos > Configuracin > Gestin de tiempo > Cajas de Tiempo >
Mis cajas de tiempo.

Metodologa y procesos iterativos


Para organizar eficientemente sus tareas, Open ERP usa un mtodo basado en
el seguimiento sistemtico y proceso iterativo:

Mtodo: Proceso iterativo


1. Identifique todas las tareas que debe realizar, incluyendo todo lo
que lo mantiene despierto a la noche, y crguelas en su Bandeja de
Entrada, que encontrar en el men Gestin de Proyectos >
Gestin de tiempo > Bandeja de entrada.
2. Clasifique las tareas en su Bandeja de Entrada peridicamente,
asignndoles un contexto y una caja de tiempo. Esto indica tanto
cundo y dnde se deben realizar las tareas. Si una tarea toma
menos de 10 minutos, podra ser realizada inmediatamente.
3. Todos los das, lleve a cabo el siguiente proceso:
* Primero en la maana, seleccione las tareas contenidas en
la caja de tiempo de esta semana con las quiere trabajar hoy. Se
presentan en orden de importancia y urgencia, por lo que usted
debera seleccionar las tareas ms cercanas al tope de la lista.
* Realice cada tarea, es decir, trabaje en las tareas usted
mismo o delegue a otro usuario.
* Al final del trabajo del da, vace la caja de tiempo del da y
vuelva todas las tareas no cerradas a la caja de tiempo de la
semana.
4. Repita el mismo proceso cada semana y cada mes para las
respectivas cajas de tiempo.

No confundir: Agenda y Caja de Tiempo


La idea de la caja de tiempo es independiente a la de una
agenda. Ciertas tareas, como las reuniones, deben realizarse
en una fecha precisa. Entonces no pueden ser manejadas
por una caja de tiempo, sino por una agenda.
El ideal es poner el mnimo de cosas en la agenda y poner
solo las tareas que tienen una fecha fija. El sistema de caja
de tiempo es ms flexible y ms eficiente para lidiar con
mltiples tareas.
Comience por cargar todas las tareas requeridas por la gestin de proyectos.
stas pueden haber sido cargadas por otro usuario y asignadas a usted. Es
importante codificar todas las tareas que estn dando vueltas en su cabeza,
para sacarlas de su mente. Una tarea puede ser:

Trabajo a ser realizado

Un pequeo objetivo a mediano o largo plazo

Un proyecto complejo que todava no ha sido dividido en tareas

Un proyecto o un objetivo de varios das puede ser resumido en una sola tarea.
Usted no tiene que detallar cada operacin si las acciones que deben realizarse
son lo suficientemente claras para usted.

Debe vaciar su Bandeja de Entrada peridicamente. Para hacerlo, use el men


Gestin de Proyectos > Gestin de Tiempo > Mi Bandeja de Entrada.
Asigne a cada tarea una caja de tiempo y un contexto. Esta operacin no
debera tomarle ms que unos minutos, porque usted no est lidiando con las
tareas en s, slo est clasificndolas.

En este punto usted puede comenzar el ciclo diario iterativo. En la maana


abra la caja de tiempo usando el men Gestin de Proyecto > Gestin de

Tiempo > Mi caja de tiempo para hoy.

CAJA

DE TIEMPO CON TAREAS DEL DA

Luego haga click sobre el botn en la parte superior derecha: Planear la caja
de tiempo. Este procedimiento le permite seleccionar las tareas del da entre
aqullas en la caja de tiempo para la semana. Esta operacin le da un
pantallazo general de las tareas y objetivos en el mediano plazo y le hace
revisarlas al menos una vez al da. Es entonces cuando usted debera decidir
asignar parte de su tiempo ese da a ciertas tareas basado en sus prioridades.

Ya que las tareas estn clasificadas por prioridad, es suficiente con tomar las
primeras de la lista, hasta el nmero de horas en su da. Esto le tomar
solamente un minuto, porque la seleccin no se toma de todas las tareas que
debe realizar a futuro, sino de aqullas seleccionadas para esta semana.

Una vez que la caja de tiempo ha sido completada, usted puede comenzar su
trabajo en las tareas del da. Para cada tarea usted puede comenzar a trabajar
sobre ella, delegarla, cerrarla o cancelarla.

Al final del da usted vaca la caja de tiempo usando el botn en la parte


superior derecha. Todas las tareas que no se han realizado se mandan de
vuelta a la caja de tiempo general y se ponen entre las tareas que sern
planeadas la maana siguiente.

Haga lo mismo cada semana y cada mes usando los mismos principios, pero
solo usando las cajas de tiempo apropiadas para esos perodos.

Los atajos a la derecha de la caja de tiempo lo ayudan a usar eficientemente el


sistema con:

Un enlace directo a la Bandeja de Entrada

La lista de todas sus tareas abiertas

La lista de todas sus tareas pendientes

Sus fechas lmites

Un enlace a todas las tareas en la caja de tiempo.

Algunos resultados convincentes


Despus de unos das de practicar este mtodo cuidadosamente, los usuarios
han reportados las siguientes mejoras:

Una reduccin en el nmero de tareas y objetivos olvidados

Una reduccin en el estrs al sentirse ms en control de la situacin

Un cambio de las prioridades en los tipos de tareas realizadas


diariamente

Mayor percepcin de la urgencia e importancia de tareas y objetivos e la


organizacin de tiempo a largo plazo.

Mejor manejo de la delegacin de tareas y la seleccin de cules tareas


son mejores para delegar

Un aumento en el enfoque de trabajo importante, ms que en el menos


importante pero superficialmente ms interesante.

Finalmente, es importante notar que este sistema est totalmente integrado


con la funcin de gestin de proyectos de Open ERP. El personal puede usar o
no este sistema dependiendo de sus propias necesidades. Este sistema es
complementario a la funcin de gestin de proyectos que maneja la
organizacin de equipo y el planeamiento de la compaa.

Personalizacin de Open ERP


Despus de que usted haya probado y evaluado Open ERP, necesitar
configurarlo para ajustar el software a las necesidades de su compaa. Su
flexibilidad le permite configurar los diferentes mdulos, adaptndolos a su
industria o sector de actividad.

Diseado para gerentes de proyectos ERP, esta seccin trata de la


administracin y configuracin del sistema, dndole poderosas herramientas
para integrar el software con una compaa, y dirigir y seguir el proyecto,
tomando nota de diferentes problemas, un rango de tipos de proveedores,
riesgos de implementacin y las opciones disponibles para usted.

Este captulo es para los administradores de un sistema Open ERP. Usted


aprender a configurar y personalizar Open ERP para ajustarlo a las
necesidades de su compaa y las de cada usuario individual del sistema.

Open ERP le brinda una gran flexibilidad en los modos de configurarlo y usarlo,
lo que le permite modificar su apariencia, el modo general en el que funciona y
las diferentes herramientas de anlisis elegidas para ajustarse ms a las
necesidades de su compaa. Estos cambios de configuracin se llevan a cabo
a travs de la interfaz del usuario.

Cada usuario puede organizar su propia pgina de inicio y su propio men, y


usted puede tambin personalizar Open ERP asignndole a cada usuario su
propio tablero de comando en su pgina de inicio para darles la informacin
ms actualizada. As, todos pueden ver inmediatamente la informacin ms
relevante para ellos cada vez que se conecten.

El men principal de Open ERP puede ser reorganizado totalmente. La gestin


de derechos de acceso le deja asignar ciertas funciones a usuarios del sistema
especficos. Usted tambin puede asignar roles, los cuales definen la parte que
cada usuario del sistema cumple en el flujo de trabajo que mueve los
documentos del sistema de estado a estado (tal como la habilidad de aprobar

solicitudes de gasto por parte de los empleados).


Definicin: Personalizacin
La palabra personalizacin se usa muchas veces como
parametrizacin. La palabra configuracin tambin est
estrechamente relacionada, siendo el proceso general de
establecer opciones de configuracin que moldeen el
sistema a las necesidades operacionales de una compaa
determinada.
Usando el mdulo Diseador de reporte OpenOffice.org usted puede
cambiar cualquier parte de cualquiera de los reportes producidos por el
sistema. El administrador del sistema puede configurar cada reporte para
modificar la distribucin y el estilo, o an que se provee all.
Ventaja: El editor de reporte de OpenOffice.org
La extensin de OpenOffice.org le permite no slo configurar
los reportes de los productos bsicos en Open ERP, sino
tambin crear nuevas plantillas de reporte. Cuando el
usuario imprime estos reportes a travs de la interfaz de
cliente de Open ERP, OpenOffice.org se abre con el reporte
conteniendo toda la informacin seleccionada.
Usted tambin puede crear fcilmente documentos de fax,
presupuestos o cualquier otro documento comercial. Esta
funcionalidad le permite extender considerablemente la
productividad de su personal de venta, quienes tienen que
enviar muchas propuestas a los clientes.
Finalmente, usted ver cmo importar sus datos a Open ERP automticamente,
para migrar todos sus datos de una sola vez.

Creacin de un Mdulo de Configuracin


Poder hacer una copia de respaldo de sus opciones de configuracin
especficas en un mdulo de Open ERP dedicado solo a eso es muy til. Esto le
permite:

Duplicar automticamente las opciones de configuracin instalando el


mdulo en otra base de datos.

Reinstalar una base de datos limpia con su propia configuracin en caso


de tener problemas con la configuracin inicial.

Publicar su configuracin especfica para beneficiar a otras compaas del


mismo sector industrial.

Simplificar las migraciones, si usted ha modificado algunos elementos de


la configuracin bsica, hay un riesgo en devolverlos a su estado original
despus de la migracin, a menos que haya guardado las modificaciones
en un mdulo.

Comience instalando el mdulo base_module_record de la manera usual. Luego


comience a grabar sus acciones usando el men Administracin > Gestin
de Mdulos > Grabacin de Mdulos > Comenzar a grabar. Haga
manualmente todos los cambios de configuracin a travs de la interfaz del
usuario como lo hara normalmente (tal como gestin de men, asignacin de
tableros de comando, personalizacin de la pantalla, nuevos reportes y gestin
de derechos de acceso, cuyos detalles se describirn ms adelante).

Una vez que ha hecho esto, vaya al men Administracin > Gestin de
Mdulos > Grabacin de Mdulos > Guardar el Men Grabado.
Un paso ms all: Contribuyendo al desarrollo de
Open ERP
Una vez que su configuracin personal ha sido guardada en
un mdulo, instale el mdulo base_module_publish. Esto le da
una nueva accin posible, Publicar Mdulo, en el men
Administracin >Gestin de Mdulos > Mdulos.
Use esta funcin para publicar su mdulo en el sitio oficial
de Open ERP. Podr entonces ser usado por otras compaas
con las mismas necesidades que las suyas. Y en el futuro

usted podra beneficiarse con las mejoras hechas por esas


compaas.
No olvide crear de antemano una cuenta de usuario en http://
openerp.com.

Luego, Open ERP crea un archivo comprimido para usted conteniendo todas las
modificaciones que usted ha hecho mientras estaba llevando a su trabajo de
configuracin. Usted podra reinstalar este mdulo en otras bases de datos y/o
publicarlo en lnea para ayudar a otras compaas. Esto podra terminar siendo
til si usted quiere instalar un servidor de prueba para los usuarios de la
compaa y darles la misma configuracin que el servidor de produccin.

Para instalar un nuevo mdulo guardado en formato comprimido, use el men


Administracin > Gestin de Mdulos > Importar un nuevo mdulo.

Personalizacin del men


La organizacin del men de Open ERP no est sujeta a restriccin alguna, as
que puede modificar todas la estructura, la terminologa y todos los derechos
de acceso para adaptarlos a sus necesidades especficas de la mejor forma
posible. Sin embargo, antes de hacer todo eso tal como lo hara con otro
software, debera balancear los costos y los beneficios de hacer tales cambios,
tal como la necesidad de entrenar usuarios, mantener nueva documentacin y
continuar las alteraciones a travs de las subsecuentes versiones del software.

Esta seccin describe cmo proceder para cambiar la estructura del men y la
pgina de inicio, personalizacin la terminologa de los mens y formularios en
la interfaz del usuario y gestionar derechos de acceso de los usuarios a los
mens y los objetos de negocios subyacentes.

Dejar que los usuarios cambien ellos mismos sus contraseas


Al conectarse como administrador a la base de datos, dos mens le dan acceso
a formularios para cambiar su contrasea:

Administracin > Usuarios > Usuarios le da una lista de todos los


usuarios: haga click en su propio nombre en esa lista y aparece un
formulario conteniendo un campo con su contrasea (por el momento, no
haga click en el cono Editar que se encuentra en la parte superior del
formulario, ni en el cono Editar a la derecha de la lista de usuarios).

Administracin > Usuarios > Usuarios > Cambiar mi contrasea le


muestra otra lista, con slo usted esta vez: haga click sobre su propio
nombre y ver un formulario donde solo la contrasea y la firma pueden
ser editadas (por ahora, siga sin editar).

Estos dos cuadros mencionados arriba se encuentran en el ramal


Administracin de su men, que solo es visible para los usuarios que son
miembros del grupo admin. Usted puede hacer un tem de men accesible a
todo el mundo movindolo o duplicndolo, por lo que puede hacer el men
Cambiar mi Contrasea accesible a todos.

Para hacerlo, seleccione el tem del men Administracin > Usuarios >
Usuarios > Cambiar mi Contrasea. Luego haga click sobre la lnea
conteniendo la palabra Administrador (pero no sobre el nombre Administrador) y
haga click sobre el botn Cambiar para traer el tem del men como un
formulario editable (puede hacer lo mismo usando el cliente Windows,
seleccionando la lnea y haciendo click sobre el botn Vista).

Usted podra ahora editar este formulario, cambiar su Men Padre (lo que
mueve la entrada a una parte diferente del sistema del men), editar su
nombre de Men (para cambiar cmo aparece en el rbol de men), o darle un
nuevo cono. Tambin podra darle una nueva Accin.

En lugar de editar este formulario, que es la entrada original del men,


duplquela. Con el cliente web usted debe hacer primero el formulario slolectura haciendo click sobre el botn Cancelar, luego haga click en el botn
Duplicar que aparece (en el cliente Windows, haga click en Formulario >
Duplicar Formulario en la parte superior del men). El formulario que queda

es la entrada duplicada, no el original.

CAPTURA FORMULARIO CAMBIO CONTRASEA


Para mover esta entrada duplicada, cambie el campo Men Padre borrando lo
que est all y reemplazndolo con otro men que todos puedan ver, tal como
Herramientas o Recursos Humanos, y asegrese que la entrada se mueva
al final de la lista del men reemplazando la Secuencia con 99. Usted puede
experimentar con los conos si lo desea. Guarde el formulario y luego haga click
en el Men Principal para ver los resultados.
Atencin: Duplicar el men
Usted debera duplicar un men antes de modificarlo. De
este modo usted siempre mantendr un enlace al men
original que funciona si as lo necesita.

Atencin: Gestin de Contraseas


Si usted deja que los usuarios cambien ellos mismos las
contraseas, no tendr control directo sobre la contrasea
que han elegido. Usted debera tener una poltica escrita
acerca de la fortaleza de la contrasea para tratar de
mantener un nivel de seguridad en su sistema.
Personalizacin de la pgina de inicio para cada usuario
Cuando usted se conecte a Open ERP por primera vez, aparece una pgina de
inicio. En un sistema mnimo, usted slo obtiene el men principal, el mismo
que usted obtiene por defecto cuando hace click en el botn Men Principal.
A medida que agrega funcionalidades a la base de datos, usted obtiene ms
opciones para la pgina de inicio, con diferentes tableros de control asignados
automticamente a varios roles de la compaa a medida que sean creados.

El administrador puede cambiar tanto la pgina de inicio como la del men


principal individualmente para cada usuario del sistema, y puede adaptar el
software a cada rol en la compaa para ajustarse mejor a las necesidades de

cada uno.

Para hacer modificaciones para un usuario en particular, edite de nuevo la


configuracin del usuario en Administracin > Usuarios > Usuarios. Abra el
formulario para un usuario en particular, y seleccione diferentes entrada de
men para los campos Accin de Inicio y Accin de Men.

SELECCIN

DE UNA NUEVA

PGINA

DE

INICIO

La Accin de Inicio es el tem del men que se abre automticamente cuando


usted se conecta, y a la que se llega luego haciendo click en el enlace Inicio
en la barra herramientas superior derecha del cliente web. All usted puede
elegir cualquier pgina a la que llegara a travs de cualquier men (alguno de
los tableros de control podra ser muy til). La Accin de Men es aqulla a la
que llega a travs del botn Men Principal en el cliente web (y el botn
Men en el cliente Windows). Usted puede elegir all el men principal y los
tableros de control
Atencin: Acciones en el men de administrador
Es muy fcil cambiar la pgina de inicio y el men de los
diferentes usuarios. Sin embargo, usted no debera cambiar
el men del administrador principal porque podra hacer
inaccesibles ciertos mens por error.
Asignacin de valores por defecto a los campos
Usted puede configurar fcilmente el sistema para poner valores por defecto
en varios campos a medida que abre nuevos formularios. Esto le permite
precompletar los campos con informacin por defecto para simplificar el
trabajo de sus usuarios al cargar nuevos documentos.

Para hacer esto, abra la ventana de formulario de su eleccin. Por ejemplo,


abra un nuevo formulario de asociados haciendo click en el botn Nuevo luego
de hacer click en el men Asociados > Asociados. Ingrese un pas, por
ejemplo Brasil en el campo Pas del Contacto de Asociado.

Si est usando el cliente Web, haga Ctrl + click derecho (o sea, click
derecho mientras el cursor est en el campo y la tecla Control se presiona
en el teclado).

Si est usando el cliente Windows, slo haga click derecho mientras el


cursor est en el campo.

Luego elija Establecer por defecto. Aparece un cuadro de dilogo


Preferencias de Campo, donde usted puede seleccionar el botn Valor
aplicable para: y elija Para todos (o Solo para usted)

Para chequear esta nueva configuracin, abra un nuevo formulario de


asociado. El campo Pas debera contener ahora la entrada Brasil.

sta es una caracterstica muy poderosa. Un administrador puede usar esta


funcionalidad para redefinir el comportamiento de todo su sistema.

INSERTANDO

UN NUEVO VALOR POR DEFECTO

Cambio de terminologa
Usted puede usar la funcionalidad de traduccin de idioma de Open ERP para
sustituir su terminologa estndar con terminologa que se ajuste mejor a su
compaa. Es ms sencillo adaptar el software con diferentes trminos
especficos de su industria. Adems esto puede fortalecer la aceptacin de su
nuevo sistema Open ERP, porque todos sern capaces de conservar su
vocabulario habitual.

Usted puede hacer esto de dos maneras:

Traducirlos en un archivo CSV, el que le da una vista global de todos los


trminos del sistema, para que pueda buscarlos y reemplazarlos donde
sea.

Traducir las frases directamente en el cliente, lo que significa que puede

cambiarlas en su contexto y esto puede ser muy til cuando est


traduciendo.
Definicin: CSV
CSV es un formato de texto libre, que representa
informacin tabular donde los valores estn separados por
comas. Estos archivos usan una extensin .csv y el formato
es una forma muy comn de exportar datos desde un
sistema de software a otro.
Cada lnea del archivo corresponde a un registro en la tabla,
y las celdas de cada fila estn separadas por comas.
Traduccin a travs de un archivo CSV
Para traducir o modificar todas las frases del sistema, primero tiene que
exportar un archivo de traduccin en formato CSV.

Haga click en Administracin > Traduccin > Exportar idioma para abrir
el formulario de exportacin y bajar el archivo de traduccin. Usted puede
seleccionar un idioma traducido all, o simplemente Nuevo Idioma. Open ERP
crea entonces un archivo CSV el cual usted tiene que guardar en su
computadora (asegurndose que agrega una extensin .csv al archivo que ha
elegido), luego abra en OpenOffice. Calc o Microsoft Excel.
Atencin: Formato UTF-8
El archivo CSV est codificado en el formato UTF-8.
Asegrese de que usted conserva este formato cuando abra
el archivo en un programa de hoja de clculo porque sino se
arriesga a ver una sucesin de caracteres extraos en lugar
de caracteres acentuados.

CAPTURA ARCHIVO CSV

DE

TRADUCCIN

El archivo contiene cinco columnas: tipo, nombre, res_id, src y valor. Debe
asegurarse de que la primera lnea, la cual especifica los nombres de estas

columnas, permanezca sin ser tocado. El campo src contiene el texto base en
ingls y el campo valor contiene una traduccin a otro idioma convencional o
a una frase tcnica. Si no hay nada en el campo valor entonces la traduccin
en ingls ser usada automticamente en el formulario que ve.
Nota: Cundo debera modificar el texto?
La mayor parte del tiempo, usted encontrar el texto que
quiere modificar en varias lneas del archivo CSV. Qu lnea
debera modificar? Remtase a las dos columnas Tipo y
Nombre. Alguna lnea tiene el nombre ir.ui.menu, lo que
muestra que es una entrada de men. Otras tienen un tipo
de seleccin, lo que indica que usted vera esta entrada en un
men desplegable.
Usted debera entonces cargar el nuevo archivo en su sistema Open ERP
usando el men Administracin > Traduccin > Importar idioma. Ahora
tiene dos formas de seguir:

Puede sobreescribir la traduccin previa usando el mismo nombre que


antes.

Puede crear un nuevo archivo de traduccin que los usuarios puedan


seleccionar en sus Preferencias.

Si no est conectado al idioma traducido, haga click en Preferencias,


seleccione el idioma en Idioma y finalmente haga click en Ok para cargar el
nuevo idioma con su nueva terminologa.
Nota: Traducciones parciales
Usted puede cargar algunas de las lneas en un archivo de
traduccin borrando la mayor parte de las lneas y luego
cargando solo las que han cambiado. Open ERP entonces
cambia solamente las lneas cargadas y deja las originales
como estaban.

Cambios a travs de la interfaz cliente


Para modificar la terminologa usada en Open ERP usted necesita comenzar
con un archivo de traduccin cargado en el sistema, tal como el Nuevo
idioma descrito antes.

Luego usted debera abrir el formulario que usted quiere traducir. A travs del
cliente web, haga click en el botn Traducir este recurso en la parte superior
derecha del formulario, y directamente a la derecha del botn Buscar solo
visible cuando el formulario est en modo solo-lectura no editable. Se
muestran todos los trminos que pueden ser traducidos:

Los datos en el sistema (contenidos en los Campos)

Los ttulos de los campos (las Etiquetas)

Todos los botones Accin a la derecha del formulario

Los trminos usados en la forma Vista

El procedimiento es ligeramente diferente usando el cliente Windows. En ste


usted debe hacer click derecho con el mouse sobre una etiqueta o botn. Usted
puede elegir traducir el tem o toda la vista. ste mtodo es simple y rpido
cuando usted solo tiene unas pocas entradas para modificar, pero puede
volverse cansador y representar una prdida de tiempo si tiene que cambiar
algunos trminos a lo largo de todo el sistema. En ese caso podra ser mejor
usar el mtodo de traduccin que emplea un archivo CVS.
Cliente Windows: Tomando las traducciones
En el cliente Windows los trminos modificados no se
actualizan inmediatamente. Para ver los efectos de las
modificaciones, debe cerrar la ventana en uso y volver a
abrir el formulario.

Gestin de derechos de acceso

Una de las reas ms importantes en la configuracin de Open ERP es cmo


gestionar los derechos de acceso a la informacin en el sistema.

Usted est planeando poder toda la informacin significativa de su negocio en


el sistema, pero la mayor parte de su personal necesita ver solo parte de ella, o
incluso mucho menos. Quin debera tener acceso para qu y cmo debera
usted manejar eso?

El enfoque de Open ERP a la gestin de derechos es altamente flexible. Cada


usuario puede pertenecer a uno o ms grupos, y el o los grupos a los que
pertenece determinan:

La visibilidad de cada tem del men

La accesibilidad

Por ejemplo, el grupo Stock solo puede tener acceso a algunos de los mens en
Control de Inventario, y puede no tener acceso a la informacin contable.
Cada usuario del sistema que trabaja en Tiendas es miembro del grupo Stock. Si
algunos usuarios trabajan en otros lados, tambin se les dar membresa de
otros grupos.

Los usuarios de Open ERP tambin pueden pertenecer a varios roles. Mientras
el grupo determina los derechos de acceso del usuario, cada rol determina los
deberes del usuario. Esto se gestiona a nivel de flujos de trabajo, los que
forman los procesos de negocio de la compaa.

Grupos y Usuarios
Para configurar los derechos de acceso, debe comenzar definiendo los grupos.
Es importante que los grupos sean representativos de las funciones de trabajo
de la compaa y no de empleados individuales.

Entonces, si su Director de Finanzas es la misma persona que su Director de

Ventas, usted debera crear un grupo para cada uno, aunque sean la misma
persona, y ambos grupos deben asignarse a ese usuario. Esto le da flexibilidad
para el futuro.

Usted debera crear tambin grupos en reas departamentales que tienen


diferentes niveles de derechos de acceso. Por ejemplo, si usted crea un grupo
de Director de Ventas y otro de Ventas, evite asignar exactamente los
mismos derechos a cada grupo. El primero podra ver todos los reportes,
mientras el segundo podra estar limitado a ver presupuestos. Usted puede
hacer al Director de Ventas un miembro de los dos grupos, y darle al grupo
Director de Ventas un set limitado de derechos extras, o darle al grupo
Director de Ventas todos los derechos necesarios para que el Director de
Ventas pertenezca solo a este grupo. Usted debera elegir el esquema que le
de la mayor flexibilidad y luego apegarse a l para mantener la consistencia.
Consejo: Flexibilidad en la gestin de acceso
Para tener flexibilidad, usted puede asegurarse que un
miembro del personal confiable (quiz un director, o alguien
en cuentas, o incluso el administrador del sistema) tenga
amplios derechos para usar el sistema, y est autorizado por
la gestin para llevar a cabo tareas especificas para la
gente.
Derechos de acceso para los mens
Como dijimos antes, primero debe configurar los grupos, para luego definir los
derechos de acceso para cada uno de esos grupos y as personas que sern sus
miembros.

Para crear un nuevo grupo, use el men Administracin > Usuarios >
Grupos. Ingrese el nombre del nuevo grupo que desea crear, por ejemplo,
Stock1.

Luego, para crear un nuevo usuario vinculado a esto, use Administracin >
Usuarios > Usuarios para cargar la siguiente informacin:

Nombre: por ejemplo, Personal de Tienda

Nombre de usuario: Tiendas

Contrasea: Tiendas

Compaa: el nombre de su compaa.

Accin: Men

Accin de Men: Men

En la segunda pestaa del formulario de usuario, Seguridad, agregue el grupo


Stock1

que acaba de crear.

GRUPOS

QUE TIENEN ACCESO AL MEN

CONTROL

DE

INVENTARIO

Guarde el usuario, y luego vaya al men Administracin > Seguridad >


Definir accesos a los tems del men para obtener una lista de mens.
Filtre esta lista usando el campo de bsqueda Men para tener el tem de
men Control de Inventario. En el formulario que describe el men, agregue
Stock1

en el campo Grupos. Mientras est en eso, tambin agregue el grupo

Admin.

Desde ahora en adelante, solo los miembros de los grupos Stock1 y Admin

podrn ver este tem de men en su lista de men principal.


Info: Jerarqua de Men
Como los mens son jerrquicos, no hay necesidad de
esconder accesos a los mens ms bajos: una vez que ha
configurado Control de Inventario de esta manera, todos los
mens de nivel ms bajo se hacen inaccesibles para los
miembros de otros grupos.

Importante: Seguridad
Este mtodo de gestin de accesos a mens no garantiza

que usuarios que no tienen acceso a objetos de negocios


ocultos en el sistema accedan a ellos de otra manera. Por
ejemplo, esconder el men Facturas no evitar que la
gente alcance facturas a travs de rdenes de compra y
venta, o adivinando la URL.
Para la gestin efectiva de seguridad, usted debe usar los
mtodos para la gestin de derechos de acceso a objetos
presentada en la siguiente seccin.

Ms informacin: Configuracin de acceso inicial


En la configuracin inicial, el usuario Admin, un miembro del
grupo Admin tiene acceso el men Configuracin en cada
seccin del men principal. Por ejemplo, Asociados >
Configuracin es visible en el men del administrador
entre los otros tems del men de Asociado, pero solo las
otras entradas del men son visibles para otros usuarios. De
forma similar, la entrada de men Administracin es
visible solamente para los usuarios que son miembros del
grupo Admin.
Derechos de Acceso a Objetos
Los derechos de acceso de men determinan quin puede acceder a qu
men, pero no define lo que usted puede hacer una vez que ingres al men.

Los controles de acceso sobre los objetos le dan la posibilidad de definir qu


pueden hacer los usuarios con su informacin una vez que acceden a ella. El
control de acceso a objetos est estructurado de la misma manera que el
acceso a los mens.
Definicin: Objeto
Un objeto representa un documento en el sistema. Los
objetos estn enlazados a tablas de la base de datos y
tambin tienen conceptos y adicionales, tales como la
funcin de campos, la herencia desde otros objetos y

mtodos de catalogarlos para darles comportamiento.


Si no se asigna un grupo a un objeto, todos los usuarios pueden acceder a l
sin restriccin alguna. A la inversa, cuando un control de acceso es definido
para un objeto, un usuario debe ser miembro de un grupo que posea derechos
de acceso adecuados para tener algn tipo de acceso a ese objeto.

Usted siempre debe asegurarse que no deje afuera al grupo Admin de ningn
objeto de la administracin de control y opciones de configuracin.

Usted puede gestionar cuatro modos de acceso sobre objetos


independientemente:

Acceso para lectura: los miembros del grupo pueden leer la


informacin en el objeto.

Acceso para crear: los miembros del grupo pueden crear un nuevo
registro en el objeto.

Acceso para escribir: los miembros del grupo pueden modificar los
contenidos de los archivos en el objeto.

Acceso para borrar: los miembros del grupo pueden borrar registros en
el objeto.

CAPTURA CONTROL

DE

ACCESO

FACTURAS

PARA EL

GRUPO ADMIN

Para configurar los derechos de acceso a los objetos de Open ERP, use el men
Administracin > Seguridad > Controles de Acceso. Usted le da un
Nombre al control de acceso, selecciona un Grupo, y el objeto (Modelo),
luego tilde la opcin correspondiente a cada uno de los cuatro modos de
Acceso.

Si usted no especifica ningn grupo en las reglas de acceso, la regla es


aplicada a todos los grupos. Para remover acceso a un objeto para todos los

usuarios, usted puede crear una regla:

que est definida para un objeto especifico,

que no est vinculada a un grupo,

para la que ninguna de las cuatro opciones de acceso est tildada.

Usted puede crear reglas adicionales sobre el mismo objeto para dar derechos
especficos a ciertos grupos.

Historial de modificacin

CAPTURA HISTORIAL

DE

REGISTRO

DE

ASOCIADO

Cada registro en la base de datos de Open ERP lleva una nota de su historial.
Usted puede encontrar entonces quin y cuando cre ese registro, y quin lo
modific y cundo ocurri eso. Haga click sobre el cono Ver registro en la
parte superior derecha de cualquier formulario en el cliente web (pero solo
cuando sea de solo lectura, no cuando es editable) para visualizar un cuadro de
dilogo mostrando esta informacin, como se muestra en la figura. esto puede
ayudarle a identificar si hay algn problema con la informacin de los registros.

Configuracin de los flujos de trabajo


Los flujos de trabajo representan los diferentes procesos de negocios de la
compaa. Son completamente configurables y definen el patrn que cualquier
objeto de Open ERP (como un pedido) debe seguir dependiendo de las
condiciones (por ejemplo, un pedido sobre un cierto valor debe ser aprobado
por un director de ventas, o en caso contrario por cualquier personal de ventas,
antes de que se pueda comenzar con el envo).

CAPTURA FLUJO

DE

TRABAJO

PARA

UN PEDIDO

La figura muestra el flujo de trabajo estndar para un pedido. Usted puede


verlo desde el cliente Windows comenzando con Gestin de Ventas >

Pedidos de Ventas > Todos los Pedidos de Ventas. Seleccione un pedido,


luego vaya al men Agregados > Ejecutar un Agregado > Imprimir Flujo
de Trabajo para ver el men. Est diseado realmente para administradores,
entonces no est disponible a travs del cliente web.

Definicin de los Flujos de Trabajo


Los flujos de trabajo pueden ser creados y modificados en la interfaz de usuario
de Open ERP.

DEFINICIN

DEL

FLUJO

DE

TRABAJO

PARA UN

PEDIDO

DE

VENTA

Usted puede ver las especificaciones del flujo de trabajo para el pedido anterior
usando el men Administracin > Nivel Bajo > Base > Flujo de Trabajo.
Es el proceso llamado sales.order.basic. Todos los nodos que aparecen en el
grfico estn listados en el campo Actividades y todas las flechas estn
listadas en el campo Transiciones.

Configuracin de reportes
Open ERP tiene dos tipos distintos de reportes:

Reportar estadsticas: stos son informacin calculada, representada


frecuentemente en forma de listas o grficos. Estos reportes son
dinmicos y usted puede navegar a travs de la informacin que
compone las cifras a travs de la interfaz cliente.

Reportar documentos: se usan para imprimir documentos del sistema.


Usualmente, el resultado es un PDF generado por una seleccin hecha en
la pantalla. Adems, Open ERP le permite abrir estos reportes en
OpenOffice.org para editar los cambios que desee antes de enviarlo a su
cliente.

Debido al poder del motor de Open ERP, estos dos tipos de reportes pueden ser
creados o modificados sin necesidad de desarrollo alguno y esto puede ser

realizado directamente en la interfaz cliente de Open ERP o desde


OpenOffice.org.

Gestin de reportes estadsticos


Muchos reportes se configuran de antemano en Open ERP. Usted puede
encontrarlos en los submens Reportar bajo cada entrada de men principal.
Usted tambin puede instalar ms nuevos reportes usando los diferentes
mdulos cuyos nombres habitualmente comienzan con report_.

Modelar un nuevo reporte


Open ERP le da la posibilidad de desarrollar su propio anlisis para ajustarse a
sus necesidades especficas. Para definir un nuevo anlisis de la informacin
del sistema usted debera instalar el mdulo base_report_creator. Esto le permite
crear consultas complejas sobre la base de datos, en una forma simple y visual.

Una vez que el mdulo est instalado, cree un nuevo reporte usando el men
Tableros de Control > Configuracin > Personalizar Reportes. D un
Nombre de Reporte a su nuevo reporte y seleccione los objetos que usted va
a analizar. Por ejemplo, podra seleccionar: Asociado, Pedido de Venta y
Lnea de Pedido de Venta.

Luego vaya a la segunda pestaa, Ver Parmetros, para seleccionar las vistas
que quiere en su reporte. Seleccione rbol en la Primera Vista y Grfico en la
Segunda Vista. Usted puede elegir el tipo de grfico mostrado usando los
campos Vista de Grficos. Usted tambin podra seleccionar Calendario como
una vista si fuera a agregar el campo Fecha en su reporte.
Ventaja: El Agregado MS Excel
El Agregado Microsoft Excel le permite conectar a Open ERP
y extraer la informacin seleccionada automticamente.
Usted puede entonces aplicar frmulas y grficos para hacer
sus propios tableros de control de medidas directamente en
Excel. El archivo .xls puede ser guardado y, cuando se lo

reabre, se reconecta con Open ERP para refrescar las


diferentes listas y grficos con los datos actualizados.

CAPTURAS VARIAS
En la tercera pestaa, Campos para mostrar, usted puede agregar filtros
sobre todos los campos de los objetos seleccionados (Filtros sobre campos).
Para hacerlo, use el botn Agregar Filtro en la parte superior del formulario.

En la cuarta pestaa debe indicar cules de los campos en la lista quiere que
sean mostrados en su reporte (Campos para mostrar). Complete la pantalla
junto con las lneas:

1. El campo Secuencia da el orden de los campos mostrados.

2. Campo, la segunda columna, le permite seleccionar un campo de alguno


de los tres objetos que ha seleccionado en la primera pestaa.

3. Mtodo de agrupamiento, la tercera columna, le permite determinar la


operacin de agrupamiento que va a ser aplicada en este campo:

_ Agrupado: le permite agrupar entradas de documentos con el


mismo valor en este campo.

_ Suma: le da la suma de los valores en este campo.

_ Mnimo: le da el mnimo de todos los valores que aparecen en este


campo.

_ Mximo: le da el mximo de todos los valores que aparecen en este


campo.

_ Promedio: le da el promedio aritmtico de todos los valores en este

campo.

4. Modo Grfico, la cuarta columna, determina si el campo aparecer en la


vista grfica y, si lo hace, en qu eje (X o Y).

5. Modo Calendario, la quinta columna, le permite especificar el campo


que puede ser la base de una vista calendario.

Una vez hecho esto, puede Guardar el reporte que ha definido. Haga click en
el botn Abrir Reporte a la derecha del formulario para obtener el anlisis
requerido.

CAPTURAS VARIAS
Personalizacin de los tableros de control
Desde la versin 4.3 de Open ERP, usted puede igualmente definir medidas
para poner en sus propios tableros de control. Para hacerlo, use el men
Tableros de control > Configuracin > Definicin de los Tableros de
Control.

Un tablero de control es una seleccin de reportes previamente definidos en


Open ERP. Usted puede elegir entre cientos de reportes predefinidos y, para
cada reporte, indicar su posicin en el tablero de control.

CAPTURA

DE LA

DEFINICIN

DE UN

NUEVO TABLERO

DE

CONTROL

Tal como los campos en los reportes, el campo Secuencia determina el orden
en el cual las vistas aparecen en el tablero de control.

Una vez que el tablero de control ha sido definido, usted puede usar el botn
Crear Men para crear una entrada de men para su tablero de control desde
cualquier parte del sistema de men.

Gestin de plantillas de documentos con OpenOffice.org


Para personalizar sus documentos imprimibles en Open ERP, use el mdulo
base_report_designer.

Ventaja: El Agregado OpenOffice.org Writer


Usted puede crear sus propios reportes en unos pocos
minutos usando la aplicacin OpenOffice.org Writer. Esta
herramienta puede dar a su equipo una gran mejora en su
productividad. Usndola, puede crear plantillas para todos
los documentos de la compaa, reduciendo el trabajo de
crear y disear informacin y documentos para clientes.
El sistema es tanto simple como poderoso, porque le brinda los beneficios de
todas las facilidades de diseo ofrecidas por OpenOffice.org Writer como as
tambin toda la informacin y los clculos provistos por Open ERP. Usted puede
crear o modificar reportes directamente desde OpenOffice.org y luego usarlos
en Open ERP.
Tcnicas: Independencia de OpenOffice.org
OpenOffice.org solo se usa para generar nuevas plantillas de
documentos. El administrador del sistema es la nica
persona que tiene que instalarlo.
Una vez que las plantillas de documentos han sido definidas,
los usuarios no necesitan llevar a cabo su trabajo normal.
Ellos pueden usar tanto OpenOffice.org como MS Office,
como lo prefieran.
La extensin de OpenOffice.org le permite buscar campos en Open ERP e
integrarlos en sus plantillas de documentos. Usted puede usar loops de
informacin en tablas o secciones, permitindole adjuntar varias lneas a una
orden, por ejemplo.

Una vez que el nuevo reporte ha sido definido, aparece directamente en el


cliente Open ERP para los usuarios del sistema.

Hay dos formas de usar los reportes:

Hacer el reporte produce en documento PDF con informacin en l que


refleja el registro seleccionado (por ejemplo, una factura).

Hacer el reporte abre un documento para modificacin en OpenOffice.org


con informacin en l que refleja el registro seleccionado. Esto le permite
modificar el documento en OpenOffice.org antes de enviarlo al cliente
(como un Presupuesto).

Los reportes personalizados se almacenan en la base de datos de Open ERP y


son accesibles para todos aqullos que tienen derecho a usar su base de datos
sin necesidad de instalar OpenOffice.org en sus propias computadoras. Las
modificaciones del documento se aplican a una sola base de datos.

Instalacin del mdulo de OpenOffice.org


Usted debera instalar dos componentes antes de usar el editor de reporte:

El mdulo base_report_designer, primero en su instalacin de Open ERP si no


estuviera all todava, y luego en la base de datos de Open ERP en la que
lo quiera usar.

El OpenOffice.org Report Designer en la instalacin de OpenOffice.org en


el sistema de la computadora de su administrador.

Comience por instalar el mdulo base_report_designer tal como cualquier otro


mdulo de Open ERP. Para instalar la extensin de OpenOffice.org, busque el
archivo openreport.zip provisto con la distribucin Report Designer. Controle
que OpenOffice.org est correctamente instalado en su computadora y que
usted tenga derechos de administracin para la instalacin.

MEN REPORTES

DE

OPEN

EN

OPENOFFICE.ORG WRITER

Inicie OpenOffice.org Writer, seleccione Herramientas > Administrador de


Extensiones para abrir el cuadro de dilogo y buscar el archivo openreport.zip
para instalarlo. Luego cierre la aplicacin y reinicie el Writer: un nuevo men

aparece en la barra de men superior: Open ERP Report.

Conexin de OpenOffice.org a Open ERP


Seleccione Open Report > Parmetros del servidor en el men superior de
OpenOffice.org Writer. Usted puede ingresar entonces sus parmetros de
conexin al servidor de Open ERP. Aparecer un mensaje si usted se ha
conectado exitosamente.

Modificacin de reportes
El editor de reporte le permite:

Modificar reportes existentes que reemplazarn a los originales en su


base de datos de Open ERP.

Crear nuevos reportes para el objeto seleccionado.

Para modificar un reporte existente, seleccione Reporte de Open >


Modificar reporte existente. Elija, por ejemplo, el reporte Solicitar un
presupuesto

en el cuadro de dilogo Modificar reporte existente y luego haga

click en Guardar en Directorio de Temporales.

CAPTURA

DE LA MODIFICACIN DE UNA PLANTILLA

Luego, OpenOffice.org abre el reporte en modo editar. Usted puede modificarlo


usando las funciones estndar del Writer de OpenOffice.org.

El documento se modifica en su versin en Espaol. Se traducir a otro idioma


cuando lo use a travs de la interfaz del cliente, si usted as lo ha determinado.
Entonces, usted solo necesita modificar la plantilla una sola vez, aunque su
sistema use otros idiomas, pero necesitar agregar traducciones como se
indic previamente, si usted agrega campos o cambia el contenido de los
existentes.
Atencin: Reportes viejos

Los reportes ms viejos no han sido todos convertidos al


nuevo formato soportado por Open ERP. Las expresiones de
datos en el viejo formato se muestran entre doble parntesis
y no en campos de OpenOffice.org.
Usted puede transformar el formato de un reporte viejo al
nuevo formato desde el men de OpenOffice.org Reporte
de Open > Convertir Parntesis - Campos.
Desde la barra de herramientas de Open en OpenOffice.org es posible:

conectar al servidor de Open ERP, proveyendo los parmetros de


conexin

agregar un loop: seleccione un campo relacionado entre los campos


disponibles del objeto propuesto, por ejemplo Lneas de Pedido. Cuando se
imprima, este loop ser ejecutado para cada lnea del pedido. El loop
puede ser puesto en una tabla (las lneas sern repetidas) o en una
seccin de OpenOffice.org.

agregar un campo: usted puede ir a travs de la base de datos de Open


ERP desde el objeto seleccionado y luego a un campo en particular.

agregar una expresin: ingrese una expresin en el lenguaje Pyhton para


calcular valores de cualquiera de los campos en el objeto seleccionado.
Tcnica: Expresiones de Phyton
Usando el botn Expresin usted puede ingresar expresiones
en lenguaje Phyton. Estas expresiones puede usar todos los
campos del objeto para sus clculos.
Por ejemplo, si usted hace un reporte sobre un pedido,
puede usar la siguiente expresin:
'%2f' % (amount_total * 0,9)

En este ejemplo, amount_total es un campo del objeto


Pedido. El resultado ser 90% del total del pedido,
formateado a dos decimales.

Guarde el reporte modificado y envelo al servidor usando el men Reporte de


Open > Enviar a Servidor. Aparece entonces un cuadro de dilogo Enviar al
servidor. No modifique el Nombre Tcnico si quiere que la modificacin
reemplace el reporte original. Cambie el formulario Nombre de Reporte a Mod
Pedido de Venta,

tilde la opcin Encabezado Corporativo y haga click en

Enviar reporte al servidor.

Usted puede controlar el resultado en Open ERP usando el men Gestin de


Ventas > Pedidos de Venta > Todos los pedidos.

Creacin de un nuevo reporte


Para crear un nuevo reporte, seleccione Reporte de Open > Abrir nuevo
reporte en el Writer de OpenOffice.org, luego eleija una plantilla de base para
el nuevo reporte. Por ejemplo, elija Pedido de Venta del cuadro de dilogo Abrir
nuevo reporte, luego haga click en Usar modelo en reporte.

La plantilla general est compuesta de loops (tal como la lista de pedidos


seleccionada) y campos del objeto, con los que tambin puede ser loopeado.
Formatelos a sus requerimientos y luego guarde la plantilla.

Las plantillas de reportes existentes componen una rica fuente de ejemplos.


Usted puede comenzar agregando los loops y varios campos para crear una
plantilla mnima.

Cuando el reporte ha sido creado, envelo al servidor haciendo click en


Reporte de Open > Enviar al servidor, lo que hace aparecer el cuadro de
dilogo Enviar al servidor. Ingrese el Nombre Tcnico de pedido.venta para
hacer que aparezca adems de los otros pedidos de venta. Renombre la
plantilla como Nueva Pedido de Venta en Nombre de Reporte, tilde la opcin
Encabezado Corporativo y finalmente haga click en Enviar reporte al
servidor.

Para enviarlo al servidor, usted puede especificar si prefiere que Open ERP

produzca un PDF cuando el usuario imprima el documento, o si Open ERP


debera abrir el documento para editarlo en el Writer de OpenOffice.org antes
de imprimirlo. Para hacerlo, elija PDF o SXW (un formato de documentos de
OpenOffice.org) en el campo Seleccionar tipo de reporte.

Creacin de encabezados comunes para reportes


Cuando guarde reportes nuevos y aqullos que haya modificado, se le dar la
opcin de seleccionar un encabezado. Este encabezado es una plantilla que
crea un encabezado y un pie de pgina estndar que contiene informacin
definida en cada base de datos.

El encabezado est disponible para todos los usuarios del servidor de Open
ERP. Esta plantilla puede encontrarse en el sistema de archivos del servidor en
el directorio extensiones/personalizar y es comn a todos los usuarios del servidor.
Aunque los reportes adjuntan informacin acerca de la compaa que los
imprimen, usted puede reemplazar varios nombres en la plantilla con valores
desde la base de datos, pero la configuracin de la pgina permanecer comn
a todas las bases de datos del servidor.

Si su compaa tiene su propio servidor o un servidor alojado, usted puede


personalizar esta plantilla. Para agregar el logo de la compaa, usted debe
conectarse al servidor de Open ERP como un usuario con permisos para editar
archivos del servidor. Vaya al directorio extensiones/personalizar, copie su logo (en
un archivo de formato grfico estndar), luego edite el archivo
corporate_rml_header.rml

en un editor de texto. El texto en el formulario <image

file="corporate_logo.png" x="1cm" y="27.4cm" width="6cm"/>

debera aparecer

despus de la lnea <!--logo--> para mostrar su logo en cada pgina que use el
encabezado corporativo.

Importar y exportar informacin


Cada formulario en Open ERP tiene un mecanismo estndar para importar
informacin desde un archivo CSV. se es el mismo formato usado en las
traducciones.

Nota: Formularios y listas


Usted tiene acceso a las funciones Importar y Exportar en
el cliente web en un nico formulario en modo vista de slo
lectura - usted no puede acceder a Importar o Exportar en
otra vista o cuando el formulario es editable. Si est usando
el cliente Windows, usted puede encontrar las funciones en
el men superior Formulario > Importar... y Formulario
> Exportar...
El formato de archivo CSV es un formato de texto compatible con la mayora de
los programas de hojas de clculo y es fcilmente editable como una hoja de
trabajo. La primera lnea contiene el nombre del campo en el formulario. Todas
las lneas subsecuentes son informacin, alineadas con sus respectivas
columnas.

El formato CSV para estructuras de bases de datos complejas


Cuando usted importa informacin, tiene que resolver el problema de
representar una estructura de base de datos en formato plano .csv.

Para hacerlo, en Open ERP hay dos soluciones posibles:

Importar un archivo CSV que ha sido estructurado de un modo particular


para permitirle cargar varias tablas de base de datos diferentes desde un
nico archivo (tales como asociados y contactos de asociados en un
archivo CSV).

Importar varios archivos CSV, cada uno correspondiendo a una tabla de


base de datos especfica, que tiene vnculos explcitos entre las tablas.

Comience por construir el encabezado del archivo CSV. Abra la herramienta de


importacin sobre el objeto en el que est interesado y seleccione los campos
que quiere importar en su base de datos de Open ERP. Debe incluir cada campo
que est coloreado de azul ya que son obligatorios, y cualquier otro campo que
sea importante para usted.

SELECCIN

DE CAMPOS PARA IMPORTAR

Use los nombres de campo como nombres de columna en la primera lnea de


su archivo CSV, aplicando un campo por columna. Si su archivo CSV tiene esos
nombres en la primera lnea cuando usted importe su archivo CSV, Open ERP
automticamente corresponder el nombre de la columna con el nombre del
campo de la tabla. Cuando usted haya creado su archivo CSV, lo har haciendo
click sobre el botn Nada para limpiar los Campos a importar, luego
seleccione su archivo CSV por medio de la bsqueda de un Archivo para
importar y luego haciendo click en el botn Deteccin automtica.

Para importar informacin CSV que se corresponda con la estructura de su


base de datos, necesita distinguir los siguientes tipos de campos en la interfaz
de Open ERP: campos muchos-a-muchos (entre mltiples fuentes y
destinos),campos muchos-a-uno (desde mltiples fuentes a un solo destino) y
campos uno-a-muchos (desde un solo origen a muchos destinos).
Definicin: Tabla en primer plano
Cada una de esos tipos se describe en relacin a una tabla
en primer plano, la tabla cuyo formulario de entrada usted
est viendo y cuyas entradas seran actualizadas por un
simple archivo CSV.
Solo por que uno de estos campos de relacin aparezca en
la tabla en primer plano, no significa que hay un campo
inverso en la tabla relacionada, pero puede haberlo.
Entonces no hay un campo uno-a-muchos en el formulario
de usuario para reflejar el campo uno-a-muchos Vendedor
en el formulario de asociado, pero hay un campo muchos-auno Asociado en el formulario de Contacto de Asociado
para reflejar el campo uno-a-muchos Contacto de
Asociado en el formulario de Asociado.
Vea las capturas siguientes para notar las diferencias:

CAPTURAS

SURTIDAS

Todos los otros campos se codifican en el archivo CSV como un campo en cada
columna.

Campos muchos-a-uno
Los campos muchos-a-uno representan una relacin entre la tabla en primer
plano y otra tabla en la base de datos donde la tabla principal tiene una
entrada nica para la otra tabla. Open ERP trata de vincular el nuevo archivo
en la tabla en primer plano con una de las entradas en la otra tabla buscando y
correspondiendo el Nombre o el Cdigo con el valor en el archivo CSV.

Usted tambin puede trabajar con identificadores en vez de los nombres de los
recursos. Para hacerlo, usted debe importar un primer archivo (por ejemplo,
Productos) con una columna llamada id en su archivo CSV que contiene un
identificador para cada producto. El identificador es una lnea de caracteres
que es nica para cada una de las lneas que estn siendo importadas y
guardadas.

Cuando usted importe otros archivos que se vinculen con la primera tabla,
usted puede usar el identificador en vez de los nombres. Para hacerlo, el ttulo
de la columna en su CSV debe terminar en :id (por ejemplo, Producto :id).
Ventaja: Importar con identificadores
La gestin de identificadores libres de texto le permiten
simplificar considerablemente la conversin de otra base de
datos a Open ERP. Usted puede crear una columna id que
contenga el identificador usado en la base de datos original
para cada tabla que est importando.
Para otras tablas relacionadas a sta, usted pude usar la
relacin de identificador a la entrada en la tabla original. No
necesita una conversin compleja para crear enlaces a la
tabla original.
Campos muchos-a-muchos
Los campos muchos-a-muchos se manejan tal como los campos muchos-a-uno

en tratar de recrear la relacin entre tablas: ya sea en buscar por nombres o


usando los identificadores.

Hay varios valores posibles en un campo muchos-a-muchos. Adems, un


asociado puede tener varias categoras asociadas. Usted debe separar los
diferentes valores con una coma.

Campos uno-a-muchos
Estos campos son un poco diferentes. Tome, por ejemplo, el campo Contactos
de Asociado en el formulario de Asociado, el cual contiene todos los contactos
vinculados.

Para importar un campo como ste, usted no tiene que vincular a una entrada
existente en otra tabla, sino que puede en cambio crear y vincular a varios
contactos de asociado usando el mismo archivo. Usted puede entonces
especificar varios valores para campos diferentes vinculados a este objeto por
el campo uno-a-muchos. Cada campo debe ponerse en una columna de la
tabla, y el ttulo de esa columna debe ser expresado en el formulario campo_unoa-muchos/campo_objeto enlazado.

Por ejemplo, para importar asociados con muchos contactos para los cuales
usted especifica un nombre y una ciudad, usted creara el siguiente archivo
CSV:

Ejemplo de importacin de campos uno-a-muchos


Nombre
Jaja SA
Arot SA

Cdigo
Jaja
Arot

Direccin/Contac Direccin/Ciudad
to
Juan Prez

Buenos Aires

Pepe Le P

Tucumn

Jos Muoz

Crdoba

Hotel Presidente
En este ejemplo, los campos Nombre y Cdigo pertenecen a la tabla
Asociado, y los campos Contacto y Ciudad pertenecen al Contacto

vinculado a este asociado.

Cuando importe este archivo tendr tres asociados:

Jaja SA: con dos contactos.

Arot SA: con un contacto.

Hotel Presidente: sin contactos.


Nota: Simetra en campos de relacin
Dependiendo de la estructura de su informacin puede ser
ms fcil usar el formulario uno-a-muchos o el muchos-auno al relacionar dos tablas, mientras que los campos
relevantes existen en ambos extremos de la relacin.
Por ejemplo, usted puede:
* Importar un asociado con diferente contacto en un
solo archivo (uno-a-muchos).
* Importar los asociados primero, y luego contactos
con el campo vinculando al asociado en un formulario
muchos-a-uno.

Ejemplos de importacin de archivos CSV


Aqu tiene dos ejemplos para ilustrar el concepto de importacin de datos. El
primero es importar categoras de asociados, y luego importar algunos
asociados y sus contactos junto a enlaces a las categoras que acaba de crear.
Aunque usted puede crear nuevos contactos al mismo tiempo que crea
asociados (porque puede hacerlo para relaciones uno-a-muchos).

Categoras de Asociados
Comience por crear categoras de asociados en un archivo CSV:

1. Cree la siguiente tabla en su programa de hoja de clculo:

Columna A

Columna B

Lnea 1

Nombre de Categora

Categora madre

Lnea 2

Calidad

Lnea 3

Oro

Calidad

Lnea 4

Plata

Calidad

Lnea 5

Bronce

Calidad

En la primera lnea, Nombre de Categora y Categora Madre son los ttulos


de las columnas que corresponden a los nombres de campos en el formulario
Categora de Asociado.

La Columna A es para las diferentes categoras de asociado y la Columna B


indica si esa categora tiene una categora madre. Si la columna B est en
blanco quiere decir que la categora est en el nivel superior.

2. Guarde el archivo de hoja de clculo en formato CSV (separado por


comas) y pngale de nombre categorias.cvs.

3. En Open ERP, seleccione Asociados > Configuracin > Categoras >


Editar Categoras.

4. Haga click en Importar (arriba a la izquierda de la lista) para que


aparezca el cuadro de dilogo Importar Informacin, en el cual
encontrar la lista de campos que pueden ser importados.

5. Haga click en Explorar... en el campo Archivo a Importar y seleccione


el archivo CSV que acaba de crear, categorias.csv. Luego haga click en
Autodetectar para hacer coincidir los nombres en el archivo CSV con los
nombres disponibles en Categoras de Asociado.

6. Haga click en Importar arriba a la derecha del cuadro de dialogo para


cargar su informacin. Debera aparecer el mensaje 4 objetos importados en
un nuevo cuadro de dilogo. Cierre ste y el cuadro de dilogo Importar
informacin para volver a la pgina original.

7. Haga click en Asociados > Asociados por Categora para ver el rbol
de categoras, incluyendo la nueva rama Calidad que ha cargado.
Cliente Windows: Cuadro de dilogo para importar
archivos CSV
El cuadro de dilogo que usa en el cliente Web para importar
un archivo CSV es ligeramente diferente al del cliente
Windows. En este ltimo se muestran los campos requeridos
y no incluye aquellos campos que no pueden ser
completados (como los campos calculados).
Nuevos Asociados
Aqu se muestra cmo crear nuevos asociados con varios contactos, y cmo
vincularlos a nuevas categoras:

1. Ingrese la siguiente tabla en su programa de hoja de clculo.


Columna A

Columna B

Lnea 1

Nombre

Categoras

Lnea 2

Publicidad Ruiz Plata, Oro

Lnea 3
Lnea 4

Columna C

Columna D

Contacto/
Nombre

Vendedor

Pedro Ruiz

Administrador

Juan Prez
Tiny sprl

Fabien
Pinckaers

Administrador

La segunda lnea corresponde a la creacin de un nuevo asociado, con dos


categoras existentes, que tiene dos contactos y est vinculada a un vendedor.

2. Guarde el archivo bajo el nombre asociados.csv.

3. En Open ERP, seleccione Asociados > Asociados y luego importe el


archivo que acaba de guardar. Aparecer un mensaje confirmando que
ha importado y guardado la informacin.

4. Verifique que ha importado la informacin. Un nuevo asociado debera


aparecer (PublicidadRuiz), con un vendedor (Administrador), dos contactos (Pedro Ruiz

y Juan Prez) y dos categoras (Plata y Oro).

Exportar Informacin
El mecanismo genrico de Open ERP le permite exportar fcilmente cualquier
informacin a cualquier ubicacin en su sistema. No est restringido lo que
puede exportar, aunque usted puede restringir quin puede importar esa
informacin usando las facilidades de derechos de gestin discutidos arriba.

Usted puede usar esto para exportar su informacin en hojas de clculo o en


otros sistemas tales como paquetes contables especializados. El formato de
exportacin es usualmente CSV, pero usted tambin puede conectarse
directamente a Microsoft Excel usando el mecanismo COM de Microsoft.
Tcnica: Acceso a la base de datos
Los desarrolladores pueden usar tambin otras tcnicas para
acceder automticamente a la base de datos de Open ERP.
Las dos ms tiles son:
* Usando el servicio Web XML-RPC.
* Accediendo a la base de datos PostgreSQL
directamente.
Para ilustrar la exportacin de datos, usted puede seguir los pasos siguientes
para exportar informacin sobre un asociado especfico usando el cliente web:

1. En Open ERP, seleccione Asociados > Asociados para mostrar una lista
de asociados. Busque un Nombre especfico (en este caso, Ruiz) para
visualizar solo la nica lnea.

2. Haga click en Exportar para que aparezca el cuadro de dilogo


Exportar informacin.

3. Todos los campos disponibles se muestran en la seccin Todos los


campos a la izquierda, que corresponde a todos los campos visibles en el
formulario, incluyendo todos los campos que vienen de vnculos a otras

tablas en la base de datos subyacente.

4. Seleccione los campos que le interesan agregndolos a la seccin


Campos para exportar usando el botn Agregar.

5. Haga click en Exportar para exportar un archivo CSV o, si su cliente est


en una PC Windows, usted tiene la opcin de abrir la informacin en una
hoja de clculo de Microsoft Excel. La informacin se exporta en una
tabla similar a la que aparece abajo.
Columna A

Columna B

Lnea 1

Nombre

Lnea 2

Publicidad Ruiz Plata

Lnea 3
Lnea 4

Categoras/
Nombre de
categora

Columna C

Columna D

Contacto

Vendedor

Pedro Ruiz

Administrador

Oro
Juan Prez

En la tabla de arriba:

La Columna A contiene informacin en texto para el campo Nombre en


la Tabla de Asociados.

La Columna B contiene informacin en texto para el campo Nombre de


categora en la tabla relacionada mucho-a-mucho Categora de
Asociado: si hay muchas categoras estn listadas en esa columna con
muchas otras lneas que quedan en blanco excepto por cualquiera otros
campos en la tabla Categora de Asociado que pueden haber sido
seleccionadas tambin.

La Columna C contiene informacin en texto para el campo Nombre en


la tabla asociada uno-a-muchos Contacto de Asociado: si hay varios
contactos de asociado entonces estn listadas en esa columna con otras
lneas que quedan en blanco excepto por cualquier otro campo en las
tablas de contacto de asociado que puede haber sido seleccionado.

La Columna D contiene informacin en texto para el vendedor, el cual


es el campo Nombre en la tabla relacionada muchos-a-uno Usuario.
Est listada solamente sobre la misma lnea que el mismo Asociado.
Consejo: Grabador de mdulo
Si usted quiere ingresar informacin manualmente en Open
ERP, usted debera usar el Grabador de Mdulo, descripto en
la primera seccin de este captulo.
Haciendo esto usted generar un mdulo que puede ser
reusado fcilmente en diferentes bases de datos. Entonces
si hay problemas con una base de datos usted ser capaz de
reinstalar el mdulo de informacin que ha generado con
todas las entradas y modificaciones que ha hecho para este
sistema.

Metodologa de implementacin
Usted puede tener dominados los aspectos tcnicos de administracin y eso de
su sistema de gestin empresarial, pero tiene todava un largo camino por
recorrer integrando Open ERP a su compaa. Este trabajo est ms
relacionado con los negocios y con lo social que con lo tcnico. El proceso de
implementacin de Open ERP abarca varias fases diferentes: evaluacin,
planeamiento, configuracin, migracin de datos, despliegue y entrenamiento
de usuarios, e impacta tanto en el soporte como en el mantenimiento.

La gestin de proyectos ERP, y la gestin de proyectos IT en general, son el


sujeto de varios otros libros que usted podra querer investigar por s mismo.
Los elementos de la metodologa presentada aqu no intentan ser una revisin
exhaustiva, sino un vistazo general breve de las diferentes fases necesarias
para implementar Open ERP en su compaa.
Definicin: Implementacin
La implementacin abarca todo el proceso de integracin y
despliegue de Open ERP, incluyendo evaluarlo, establecer
especificaciones, planear el despliegue, la configuracin del
software, cargar los datos, la instalacin y el entrenamiento
de los usuarios. No se extiende realmente a la
personalizacin del software, ni el soporte ni el
mantenimiento.

Planeamiento y Anlisis de los Requerimientos


El planeamiento y el anlisis de los requerimientos son las claves para el xito
de una implementacin. En esta etapa usted debera formar un equipo de
gestin para definir los costos y beneficios del proyecto, seleccionar un equipo
de proyecto y exponer las etapas detallas que tendr que llevar a cabo.

Open ERP es tan fcil de comenzar a usar que no es siempre obvio,


particularmente para el staff de IT, que un plan de requerimientos claro es
necesario para la implementacin exitosa del sistema. La dificultad no reside

particularmente en la instalacin del software ni en su configuracin, sino ms


en:

saber qu configurar

decidir si debera adaptar el software o tal vez cambiar su mtodo de


trabajo para algunos de los procesos especializados

formar equipos que puedan especificar y trabajar en algunos de los


cambios

asegurarse que sus usuarios estn comprometidos con el cambio.

La implementacin del sistema ERP es un proyecto que se lleva cabo usando


tecnologa de la informacin pero es un proyecto de negocios ms que un
proyecto IT en s mismo. El desafo de este tipo de proyecto est en cambiar el
comportamiento de aqullos involucrados en todos los niveles de la empresa.

La gente en el departamento de IT ser ciertamente una parte integral del


proyecto pero deberan ser comandados por alguien en una posicin directiva
que entienda el impacto del negocio a lo largo de la organizacin y tenga
experiencia en proyectos tcnicos. Idealmente el gerente de proyecto debera
conocer bien la compaa, tanto sus singularidades como sus diferentes
procesos estndares.

Si la empresa no tiene su propio grupo de IT, usted probablemente est mejor


eligiendo una oferta de sistema de software como servicio. Esto significa que
usted subcontrata toda la dificultad tecnolgica, desde la instalacin del
servidor hasta su mantenimiento, siempre estando seguro de la instalacin de
una arquitectura robusta con su redundancia, servidores de respaldo y
separacin de autenticacin y datos.
Recordatorio: La oferta de Sistema de Software como
Servicio (SaaS)

Este servicio est ofrecido por un proveedor en la forma de


una suscripcin mensual que incluye todo el material IT
(servidores), mantenimiento del sistema, hosting y soporte.
Este servicio puede ser particularmente til para pequeas
compaas que quieren hacer crecer su sistema integrado
de gestin rpidamente, a un bajo costo, basadas en la
misma estructura de sistemas que son usadas por grandes
bancos.
Mtodos de planeamiento
Los mtodos de planeamiento varan en su grado de complejidad, formalidad y
nivel de automatizacin. No es la intencin de este captulo dirigirlo hacia un
mtodo u otro.

Los mens de Open ERP estn organizados para llevarlo a travs de una
implementacin en un orden sensato, para que la informacin que deba ser
ingresada se encuentre primero en el sistema de men. Los formularios
tambin estn organizados de manera tal que si usted ingresa datos en el
orden natural, ms tarde los campos se completen automticamente por los
anteriores donde sea posible.

Los mismos mens brindan varias sugerencias de implementacin de gran


ayuda, como los submens de Administracin > Configuracin que son
tiles para la configuracin del software. Las nuevas funciones como el
Grabador de Mdulo le permiten acelerar significativamente la configuracin
de datos.

Los mdulos externos, tal como el Planeador de Implementacin implem que lo


ayuda a desarrollar planes de implementacin de alto nivel, son tambin
producidos por desarrolladores de terceras partes. Estos planes, diseados
para gestionar o investigar Open ERP, detallan la estructura del software y los
diferentes pasos requeridos para su implementacin.

Despliegue

Como ya ha visto, la estructura completa de Open ERP incluye los siguientes


elementos:

Un servidor de base de datos

Un servidor de aplicacin de Open ERP

Un servidor web eOpen

Varios clientes que acceden al servidor de Open ERP: pueden ser tanto
clientes web como clientes Windows.
Definicin: Despliegue
El despliegue es el proceso de poner una base de datos de
Open ERP en un estado listo para la produccin, donde
pueda ser usado por todos en su negocio para el trabajo
diario. Usted usualmente configurara el Open ERP y cargara
datos en l sobre un sistema de desarrollo, entrenara
personal sobre se u otro sistema de entrenamiento y lo
desplegara sobre un sistema de produccin que tiene mejor
proteccin contra fallas, seguridad y performance.

Opciones de despliegue
Para desplegar Open ERP en su compaa, tiene disponibles varias opciones:

un Sistema de Software como servicio u Oferta sobre demanda que


incluye el equipamiento, el hosting, el mantenimiento y el soporte sobre
un sistema configurado a sus necesidades por adelantado.

una instalacin interna, que usted puede gestionar por s mismo o hacer
gestionar por una compaa de servicios IT tal como un asociado de
Open ERP.

hosting por un proveedor de servidor sobre el cual se instala Open ERP,

lo que le permite proceder a agregar adaptaciones sobre su servidor.

Los dos primeros enfoques son los que se usan ms frecuentemente.

La Ofeta de Software como un Servicio (SaaS)


Saas es un paquete completo brindado por un proveedor, que incluye los
siguientes servicios: servidor hardware, hosting de la solucin genrica,
instalacin y configuracin inicial, redundancia de la arquitectura, respaldos,
mantenimiento de sistema y soporte.

Est provisto en la forma de una suscripcin mensual con un precio por usuario
fijo. Estos paquetes no permiten desarrollar mdulos especficos para sus
necesidades. Todo lo contrario, ofrecen un servicio a un precio establecido
basado en mdulos de software estndares que contienen pocos riesgos de
migracin. Los proveedores Saas se limitan generalmente a los mdulos
certificados y validados por el autor original y gerente de proyecto, Tiny.

Aqu estn las ventajas principales de una solucin Saas:

Un retorno de inversin imbatible (costo de implementacin: 0, costo de


licencias: 0).

Costos que estn controlados y no darn sorpresas (la oferta incluye


mantenimiento, migraciones frecuentes y soporte).

Una solucin cerrada, instalada en menos de 24 horas.

Paquetes adaptados y preconfigurados para diferentes sectores de la


actividad.

Una estructura fuerte garantizada para tener acceso permanente y


constante, alcanzable desde cualquier lado.

Este servicio est recomendado para pequeas compaas con menos de 15


empleados.

Hosting por un proveedor


A primera vista, un sistema alojado de Open ERP parece similar a Saas: provee
Open ERP desde una instalacin remota a travs de un explorador web. Pero en
general las similaridades terminen all.

Para compararlo con un paquete SaaS, usted debera controlar si el hosting


provee adecuadamente los siguientes elementos:

Hardware de servidor

Hosting

Mantenimiento

Futuras migraciones

Respaldos

Redundancia de servidor

Soporte telefnico y va correo electrnico

Actualizaciones frecuentes de los mdulos

As mismo, infrmese sobre los siguientes puntos:

La versin de Open ERP propuesta

Los costos de implementacin (configuracin, carga de datos,

entrenamiento)

El costo de personalizacin (si es que se propone)

La tecnologa y el procedimiento usados para asegurar su base de datos

La tecnologa y el procedimiento usados para prevenir fallas de sistema

La tecnologa y el procedimiento usados para restaurar un sistema en


falla

Las limitaciones en el nmero de usuarios, el nmero de usuarios


simultneos y el tamao de la base de datos

El nivel de soporte y sus costos

El procedimiento para actualizar Open ERP (a versiones corregidas)

El procedimiento adoptado para las actualizaciones (a versiones


corregidas y con nuevas funcionalidades).

Llamar a esos proveedores puede ser una buena solucin si usted quiere
confiarles todas las especificaciones tcnicas para el funcionamiento de Open
ERP, especialmente si usted necesita mdulos personalizados o de extensin
que estn en la versin estable lanzada por Tiny.

Instalacin Interna
Las medianas y grandes empresas tpicamente instalan Open ERP usando sus
propios recursos internos. Usualmente prefieren tener su propio servicio IT a
cargo del mantenimiento.

Estas compaas pueden hacer el trabajo de implementacin ellas mismas


internamente, o volcarse a un asociado de Open ERP que har el trabajo de

implementacin o los asistir. Generalmente, las compaas prefieren una


solucin intermedia que consiste en:

1. Volcar la implementacin inicial sobre un asociado para limitar los riesgos


y demoras de la integracin. Esto les permite ser gestionados por
expertos y obtener una configuracin de alta calidad.

2. Hacerse cargo ellas mismas de las necesidades simples una vez que el
software ha sido implementado. Es ms conveniente para ellas ser
capaces de modificar las tablas de bases de datos, formularios, plantillas
y flujos de trabajo internamente que depender de un proveedor.

Una instalacin interna ser probablemente ms cara que un paquete Saas o


un servicio de Hosting. An si se pone usted mismo a cargo de todo, le tomar
un poco de tiempo aprender a gestionar la implementacin a menos que el
equipo ya tenga experiencia con Open ERP. Esto representa un riesgo
significativo.

Sin embargo, una implementacin interna puede ser particularmente


interesante si:

usted quiere mantener sus datos dentro de su compaa

piensa que quiere modificar su software

quiere un paquete especfico de mdulos

le gustara una respuesta muy rpida

quiere que el software est disponible aunque se caiga su conexin de


Internet.

Estos factores, y el acceso a los recursos necesarios para manejar una

implementacin y el subsecuente mantenimiento, son las razones por las que


grandes y medianas empresas usualmente lo hacen por ellas mismas, al
menos parcialmente.

Procedimiento de Despliegue
El despliegue de una versin de Open ERP es bastante simple cuando su
servidor ha sido configurado en su entorno de produccin. La seguridad de los
datos ser entonces un elemento clave.

Cuando usted haya instalado el servidor, usted debera crear al menos dos
bases de datos:

una base de datos de desarrollo o de prueba, en la cual los usuarios


pueden probar el sistema y familiarizarse con l y

una base de datos de produccin, la cual ser la usada por la compaa


en el uso diario.
Nota: Numeracin de las versiones
Open ERP usa un modelo de numeracin de versiones que
comprende 3 nmeros A.B.C (por ejemplo, 4.2.2), donde
cambios en el nmero A significan un cambio funcional
mayor, cambios en el nmero B significan una actualizacin
que incluye un lote de errores corregidos y alguna nueva
funcionalidad, y el nmero generalmente se refiere a
algunas actualizaciones limitadas o arreglos en la
funcionalidad existente.
El nmero B es notable: si es impar, es para una versin de
desarrollo que no est designada para un entorno de
produccin. Los nmeros pares son para versiones estables.

Si usted ha preparado un mdulo de datos para Open ERP (esto es, un mdulo
que consiste solo en datos, no funcionalidad alterada), usted debera probarlo
en su versin de desarrollo y controlar que no requiera ms ajustes manuales.

Si corre correctamente, eso muestra que est listo para cargar sus datos en la
base de datos de produccin.

Usted puede usar procedimiento de respaldo de la base de datos de Open ERP


en diferentes etapas de la configuracin. Entonces, si hace un paso en falso
que no puede solucionar, siempre puede volver a una etapa anterior.

Ya que sus datos describen mucho del valor de su compaa, tenga especial
cuidado tanto cuando necesite transferirla (en respaldos y a lo largo de su red
de trabajo) como cuando est gestionando la contrasea del super
administrador. Asegrese de que la conexin entre una PC cliente y los dos
servidores est correctamente asegurada. Usted puede configurar Open ERP
para usar el protocolo HTTPS, el que provee seguridad para la transferencia de
datos.
Definicin: HTTPS
El protocolo HTTPS es el protocolo estndar seguro por usar
los protocolos SSL o TSL. Permite a un usuario verificar su
identidad en el sitio al cual quiere acceder, usando un
certificado de autenticacin. Tambin garantiza la integridad
y confidencialidad de los datos enviados entre el usuario y el
servidor. Puede, opcionalmente, proveer autenticacin de
cliente altamente segura usando un certificado numerado.
El puerto HTTPS por defecto es 443.
Usted podra tambin usar la base de datos PostgreSQL directamente para
respaldar y restaurar datos sobre el servidor, dependiendo de derechos de
acceso y la disponibilidad de contraseas para el servidor.

Entrenamiento del usuario


Tiny y sus asociados proveen dos tipos de entrenamiento:

Entrenamiento tcnico en Open ERP: el objetivo de este entrenamiento


intensivo es permitirle desarrollar sus propios mdulos modificando y

adaptando los existentes. Cubre la creacin de nuevos objetos, mens,


reportes y flujos de trabajo, y tambin de interfaces con software
externo. Dura cinco das y est diseado para personal de IT.

Entrenamiento de usuario: esto le permite ser productivo tan rpido


como sea posible en el uso de Open ERP. Todos los mdulos son
detallados con ejemplos concretos y diferentes ejercicios. Para mayor
realismo, el entrenamiento usa datos de una compaa ficticia. Este
entrenamiento tambin dura cinco das. Est diseado para aqullos
responsables de un proyecto ERP, los que sern capaces de entrenar
empleados internamente.

Tanto Tiny como los asociados de Open ERP puede proveer entrenamiento
personalizado. Esto, aunque es ms caro, est enfocado en sus propias
necesidades.

Sus necesidades de entrenamiento dependen del tipo de despliegue que haya


elegido. Si ha optado por un desarrollo Saas, el entrenamiento tcnico no es
muy til.

Soporte y mantenimiento
Cuando use realmente su ERP, usted obtendr mayor valor por su inversin.
Por esa razn el mantenimiento y el soporte son crticos para el xito a largo
plazo.

El soporte apunta a asegurar que los usuarios finales obtengan la


mxima productividad del uso de Open ERP, respondiendo a sus
preguntas sobre el uso del sistema. El soporte puede ser tcnico o
funcional.

El mantenimiento apunta a asegurar que el mismo sistema siga en


funcin como se requiere. Esto incluye actualizaciones, lo que le da
acceso a la ltima funcionalidad disponible.

Algunos asociados ofrecen mantenimiento preventivo. Esto asegura que todos


los desarrollos especficos para su sistema son revisados y probados para cada
nueva versin para que permanezcan compatibles con la base de datos de
Open ERP.

Si usted no ha anticipado sus necesidades con un contrato de mantenimiento


preventivo, los costos de migracin despus de unos cuantos aos pueden
resultar significativos. Si los mdulos especiales que ha desarrollado se vuelven
muy viejos, usted podra necesitar eventualmente un nuevo desarrollo para sus
especificaciones.

Actualizaciones y mejoras
Hay cuatro fuentes de cambio de cdigo para Open ERP:

parches provistos por Tiny para corregir fallas: despus de la validacin


estos parches no causarn efectos secundarios

actualizaciones menores: que juntan todas las correcciones en un


paquete, y se anuncian generalmente con una modificacin en el nmero
de versin, como de 4.2.0 a 4.2.1

mejoras, que empaquetan todas las correcciones y las mejoras a la


funcionalidad en un lanzamiento mayor, tal como de 4.0.3 a 4.2.0

nuevas funciones generalmente lanzadas en forma de nuevos mdulos.

Usted debera establecer un procedimiento con su proveedor para definir cmo


responder a los cambios en el cdigo de Open ERP.

Para actualizaciones simples, su equipo de mantenimiento evaluar los parches


para determinar si son beneficiosos para el uso de su Open ERP. Estos parches
deberan ser probados en una instancia de Open ERP sin conexin antes de ser
instalado en su versin de produccin.

El equipo de mantenimiento debera tambin hacerse cargo de las


actualizaciones regulares del software.

Los parches y las actualizaciones slo pueden instalarse si usted tiene el


acceso necesario al servidor de Open ERP. Usted debe instalar primero el
parche o la actualizacin y luego reiniciar el servidor usando la lnea de
comando: update=all-.

Una vez que Tiny ha lanzado una versin nueva mejorada su respuesta debera
ser cautelosa. Si usted est perfectamente satisfecho con el sistema existente,
sera mejor no tocar la nueva versin. Si usted quiere tener acceso a la nueva
funcionalidad provista por una versin mejorada, tiene que llevar a cabo una
delicada operacin. La mayora de las mejoras requieren que sus datos sean
migrados porque las bases de datos antes y despus de la mejora pueden ser
un poco diferentes.

Versin Migracin
Open ERP tiene un sistema para manejar las migraciones automticamente.
Para actualizar mdulos especficos o toda la base de datos, solo necesitar
iniciar el servidor con el argumento: update=NAME_OF_MODULE o update=all.

Las nuevas versiones estables de Open ERP a veces requieren operaciones que
no estn provistas en la migracin automtica. Tiny tiene la poltica de soportar
la migracin desde todos los lanzamientos estables oficiales hasta el ltimo.
Los scripts se proveen para cada nuevo lanzamiento de una versin estable.
stos llevan a cabo la mejora desde la mayor versin previa hasta la nueva
versin mayor.

Los gerentes responsables de la migracin entre dos versiones de Open ERP


encontrarn la documentacin y los scripts necesarios en el directorio
doc/migrate

del servidor de Open ERP.

El procedimiento de migracin se ejecuta de la siguiente manera:

1. Haga una copia de seguridad de la base de datos desde la versin vieja


de Open ERP.

2. Detenga el servidor en el que corre la vieja versin.

3. Inicie el script llamado pre.py para las versiones entre las que se est
moviendo.

4. Inicie la nueva versin sobre el servidor usando la opcin -update=all.

5. Detenga el servido en el que corre la nueva versin.

6. Inicie el script llamado post.py para las versiones entre las que se est
moviendo.

7. Inicie la nueva versin sobre el servidor y prubela.

Una migracin nunca es un proceso fcil. Puede ser que su sistema no funcione
como antes o que a veces requiera nuevos desarrollos en la funcionalidad de
los mdulos que ya han sido instalados. Por esto, usted debera moverse a una
nueva versin slo si tiene una necesidad real y debe contratar a un asociado
competente para que ayude si la versin que est usando difiere grandemente
de la versin bsica de Open ERP.

De forma similar, usted debera tener cuidado porque esta migracin no corrige
una configuracin que haya sido hecha incorrectamente. Puede ser el caso, por
ejemplo, que la estructura del men principal haya sido modificada sin
guardarla. Usted podra encontrar que est haciendo conjeturas errneas
acerca de esa estructura cuando cargue datos que fueron grabados con el
Grabador de Mdulos.

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