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Captulo

Introduo aos Eventos

O dicionrio define evento como sendo qualquer coisa que acontea, diferentemente de qualquer coisa que exista ou uma ocorrncia, especialmente de grande importncia. Essas definies especificam o assunto deste texto eventos como coisas importantes que acontecem. As definies so bastante amplas, mas devem ser abrangentes para permitir sua universalidade, inata no caso do campo de lazer e turismo, que ser abordado a seguir. Podemos tratar desde eventos realizados em pequenas comunidades at espetculos internacionais com
participantes de todo o mundo.
Outras definies:
Um evento especial um fato que ocorre uma vez na vida, voltado a atender necessidades
especficas em um determinado momento.
Os eventos de comunidades locais podem ser definidos como atividades estabelecidas para envolver a populao local em uma experincia compartilhada, visando seu benefcio
mtuo.
(Wilkinson)
Ou ainda, tomemos a definio de Goldblatt:
Um evento especial reconhece um momento nico no tempo, com cerimnia e ritual, para satisfazer necessidades especficas.
A definio pode ser flexvel para adequar-se a situaes diferentes, mas um conceito exato
em se tratando de um departamento de eventos especiais, de um profissional de eventos ou
ainda, de um grupo organizador, deve ser claramente estabelecido antes de darmos incio a
eventos especficos e ao trabalho que demandam.

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GESTO DE EVENTOS EM LAZER E TURISMO

Uma diversidade de eventos


Nos campos de lazer, turismo e outras reas relacionadas, os eventos so extremamente diversificados:

Apresentaes artsticas
Carnavais
Festivais
Ensaios
Exposies artsticas
Datas dedicadas ao meio ambiente
Festivais no interior
Recepes
Aparies de celebridades
Feiras agrcolas
Visitaes a instituies e propriedades
Jardins para visitao (Garden Displays)
Concursos de bandas
Excurses de trailers
Viagens de barco
Roteiros histricos
Mostras em museus
Feiras profissionais
Festivais de msica
Seminrios educacionais
Desfiles

Feiras comerciais
Comemoraes
Competies, torneios e apresentaes
esportivas

Jogos de guerra
Espetculos de fogos de artifcio
Maratonas
Apresentaes areas
Festivais tnicos
Caminhadas patrocinadas
Feiras de animais
Corridas ao redor do mundo
Concursos de beleza
Apresentaes teatrais
Passeios ecolgicos
Ralis motorizados
Competies militares
Festas de rua
Recepes ao ar livre
Feiras

A lista longa e, ainda assim, omite muitas coisas. A rea to ampla que seria impossvel
listar todas as suas possibilidades. Em todo caso, algum estar sempre vislumbrando novos projetos, e organizadores de todas as partes estaro permanentemente acrescentando
novos itens.
importante reconhecer esta diversidade e tratar todos os eventos em suas particularidades; cada um tem suas prprias caractersticas e necessidades, que devem ser identificadas e
atendidas. perigoso considerar todo evento da mesma maneira, com o risco de uma organizao de m qualidade, devido no-considerao dos diferenciais importantes.

Algo que acontece


Um evento algo que acontece e no apenas existe. Esta uma questo muito importante, pois algum deve fazer com que acontea. Os eventos bem-sucedidos s acontecem por
meio da ao de algum indivduo ou grupo que faz com que as coisas aconteam. Isso se aplica a todos os eventos (grandes ou pequenos) e aos mnimos detalhes de cada um deles; fundamental prestar ateno a esses detalhes (como veremos adiante).
Tudo o que deve acontecer precisa de algum que o faa acontecer, algum que d incio
ao. Um dos passos fundamentais identificar todas as tarefas a serem realizadas, e todas
elas devem ser desenvolvidas visando a um evento bem-sucedido.

INTRODUO AOS EVENTOS

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A importncia dos eventos


muito importante que os organizadores de eventos (que podem se tornar displicentes na vigsima-terceira exposio de arte) lembrem que, para muitos dos envolvidos, esse pode ser o
primeiro. Para os participantes, todos os eventos so importantes, caso contrrio no estariam
l. Para o espectador, o evento pode representar a emoo de uma vida; para o participante,
sua maior oportunidade at ento, mesmo que para o organizador tal evento seja mais um de
uma longa srie.
Realizados de forma adequada, os eventos podem ser uma grande emoo; ao contrrio,
se malfeitos, podem representar uma experincia desagradvel para todos os envolvidos. No
se devem poupar esforos para garantir que tudo seja realizado de forma correta, o tempo todo. Talvez seja mais fcil obter comprometimento com um seminrio internacional, mas uma
reunio de negcios a ser realizada no dia seguinte pode ser to vital para seus participantes
quanto um grande evento, pois seus empregos podem estar em risco e o mesmo pode ocorrer com os organizadores, se a coisa no for bem-feita!
Ainda que no seja fcil, cada evento deve receber toda a ateno de que necessite e, assim como o cliente, importante e merece o melhor tratamento possvel. Cada evento nico, e uma das principais questes identificar as diferenas e saber como trat-las de forma
eficaz. Embora este livro destaque aspectos comuns e sugira abordagens gerais para a organizao de eventos, no tentamos trat-los como sendo a mesma coisa. O organizador tem que
identificar a natureza precisa de sua tarefa, de forma que possa analisar corretamente o trabalho especfico a ser feito.
Haver semelhanas em cada festejo a ser organizado em uma pequena cidade, mas pode
haver variaes, dependendo de fatores como:

localizao geogrfica
tamanho da populao
idade da populao
nmero de organizaes voluntrias

participao da comunidade
capacidade dos organizadores
natureza do local
instalaes e equipamentos disponveis

Um festa pode parecer um evento bastante direto, mas quanto maior se torna, e quanto mais
peculiaridades adquire, mais complexa ser sua organizao. fundamental reconhecer as caractersticas singulares quando organizamos um evento.

Semelhanas entre eventos


Com certeza, os eventos tm caractersticas singulares, mas tambm possuem suas semelhanas. Os princpios bsicos e as questes prticas gerais da organizao de eventos podem ser
aplicados a todos. Alguns organizadores tentam reinventar a roda, mas no conseguem
aprender lies organizacionais com outros que fazem o mesmo trabalho. Isto pode ser conseqncia de um certo orgulho pessoal e profissional, bem como um sentimento de que algumas reas de lazer e turismo so muito diferentes. O fato que existem mais semelhanas
gerais do que diferenas individuais.
Organizadores do campo da arte podem aprender com aqueles que trabalham em esportes
e vice-versa. As necessidades tcnicas e especializadas podem ser diferentes, mas haver muitas demandas universais. Entre outras, esto as questes de financiamento, instalaes, transportes, marketing e pessoal. Eles enfrentaro os mesmos problemas e podero solucion-los
da mesma maneira.

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GESTO DE EVENTOS EM LAZER E TURISMO

importante examinar as caractersticas especficas dos eventos, mas as semelhanas entre eles so em maior nmero e tambm precisam ser observadas. Os conceitos e os exemplos
prticos deste livro iro demonstrar que idias slidas e aes lgicas beneficiam pessoas que
trabalham em todas as reas.

A complexidade de um evento
A importncia do evento no deve ser avaliada simplesmente por sua abrangncia, seja local
ou internacional; seu padro, simples ou complexo; ou simplesmente pelo nmero de participantes; entretanto, essas questes afetaro o evento de diversas formas.
Qualquer evento precisar de financiamento, mas a quantidade ir variar muito, dependendo da natureza da ocasio. A ateno e a cobertura por parte da mdia iro oscilar tambm,
bem como as possibilidades de patrocnio e muitas outras consideraes.
O nvel de complexidade percebido no deve afetar a necessidade de se refletir minuciosamente sobre um evento; mas, inevitavelmente, ir afetar a quantidade necessria de tempo,
pessoal e dedicao. Quando iniciamos um grande evento, fundamental ter total certeza de
que o financiamento e outros recursos estejam garantidos; assunto do qual trataremos posteriormente. Lembre-se do que aconteceu nos Jogos da Comunidade Britnica de 1986! muito fcil chegar beira do desastre se voc subestimar as demandas onerosas de um grande
evento. muito comum que alguma mente brilhante decida que devemos realizar um evento, sem levar em considerao as conseqncias ou a quantidade de trabalho envolvida.

Passos decisivos para um evento bem-sucedido


Embora os eventos possam variar, a maioria deles segue as mesmas etapas fundamentais de
organizao, as quais so progressivas. Apenas em circunstncias excepcionais alguma delas
pode ser omitida:
1o Passo Faa as perguntas iniciais sobre o evento.
2o Passo Esclarea e estabelea os objetivos e as metas do evento.
3o Passo Desenvolva um estudo de viabilidade e avalie seus resultados; produza um relatrio escrito e um resumo, quando for necessrio.
4o Passo Estabelea metodologias de planejamento e implementao, e elabore um cronograma.
o
5 Passo Garanta o financiamento e quaisquer aprovaes necessrias.
6o Passo Faa o lanamento pblico do evento.
7o Passo Estabelea estruturas operacionais e contrate o pessoal necessrio.
8o Passo Desenvolva todo o pr-planejamento e estabelea sistemas de controle adequados.
o
9 Passo Desenvolva a preparao anterior ao evento, por meio de uma fora de trabalho eficaz e treinada e de um bom sistema de comunicao.
o
10 Passo Divulgue o evento.
11o Passo Faa uma ltima verificao detalhada e abrangente de todos os preparativos.
12 Passo Realize o evento de acordo com o plano e com sua estratgia de contingncia.
13 Passo Analise e avalie o evento aps o encerramento e finalize a contabilidade.
14 Passo Prepare um relatrio detalhado para o pessoal encarregado, para futura utilizao.

INTRODUO AOS EVENTOS

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Organizar um evento como assar um bolo; ser consistente e agradvel se os ingredientes forem bem escolhidos.

Faa as perguntas certas


Antes de comear a organizar qualquer evento, fundamental responder s seguintes perguntas com relao sua concepo. Se no puder respond-las, melhor no comear:

Por que precisamos ou queremos promover um evento?


Qual a natureza exata do evento?
Quando ir acontecer?
Onde ir acontecer?
Como pode ser desenvolvido?
Quais so os custos envolvidos?
Quem ir organizar?
comparecer?
assistir?
participar?
pagar?
Como o evento ser divulgado?
Ser de interesse da mdia?
atraente para um patrocinador?
Existem implicaes polticas?
H outros eventos semelhantes?
O que acontecer depois?
Qual ser o prximo passo?

Outras perguntas podem precisar ser respondidas em situaes especficas, ou no caso de


eventos maiores ou mais complexos, mas o conjunto dessa lista deve ser considerado antes de
embarcarmos em qualquer projeto.

Por qu?
Essa , provavelmente, a pergunta mais importante. Deve haver uma razo muito concreta para o evento, se formos investir tempo, energia e dinheiro nele. necessrio um compromisso
considervel, que s poder ser obtido atravs de uma clara determinao dos propsitos por
parte de todos os envolvidos.
Muitas pessoas tm uma idia que parece sensata inicialmente, mas elas no dispem de
motivao ou estmulo real, nem de um propsito especfico para a promoo. Deve haver
uma meta e um sentido verdadeiros para todos os esforos dos indivduos envolvidos. Os
grandes eventos, e aqueles que empregam um grande nmero de pessoas, so os que mais necessitam de um objetivo que estimule o esprito de equipe e a unidade de propsitos.
Quando a cidade de Sheffield promoveu o World Student Games (Universade), em 1991,
havia vrias metas:
Contribuir para a recuperao econmica da regio.
Destacar o perfil de Sheffield, em nvel nacional e internacional.
Identificar seu potencial como local de referncia para os esportes.

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GESTO DE EVENTOS EM LAZER E TURISMO

Estimular a participao local nos esportes e a cooperao nos jogos.


Promover a transferncia de seminrios, conferncias, etc, de outros locais para a cidade.
Deixar para a cidade um legado de instalaes de padro internacional.
A cidade de Manchester teve suas prprias metas para os Jogos da Comunidade Britnica de
2002. Uma atualizao do plano Manchester 2002, feita em setembro de 1997, traz as seguintes projees:
Benefcios importantes e duradouros do investimento de capital em novas instalaes,
principalmente o novo estdio em Eastlands.
Mais de 4.000 novos empregos permanentes sero criados como resultado da promoo dos jogos em 2002. O estdio e outras construes associadas j podem gerar at
2.800 novos empregos permanentes.
Um nmero significativo de empregos ser gerado a partir da organizao dos jogos.
Durante o perodo de preparao, de sete anos, o volume de emprego gerado em Manchester e na regio noroeste seria de aproximadamente 500 pessoas/ano. Essa cifra no
inclui a participao de voluntrios.
Outros benefcios adviro de outras reas do oramento operacional, tais como a instalao e operao de equipamentos de comunicao, o funcionamento da vila olmpica,
o marketing, etc. As despesas nessas reas iro gerar benefcios econmicos para muitas empresas locais.
Manchester e a regio noroeste tero benefcios importantes a partir das despesas extras dos visitantes. O aumento da despesa turstica para os jogos da Comunidade Britnica de 1994 em Victoria foi da ordem de 25 milhes de libras. Se atingirmos um nvel
semelhante, poderemos sustentar mais de 6.000 empregos por ano, em posies novas
ou j existentes na regio.
Espera-se que mais de 100 milhes de libras ingressem na regio a partir de uma combinao dos elementos acima, durante os sete anos da preparao.
O documento continua, citando outros benefcios:
Utilizao posterior das novas instalaes.
Aumento do nmero de visitantes e de suas despesas, resultante de uma divulgao
maior de Manchester e da regio.
Potencial para atrair novos investimentos como resultado da melhoria da imagem de
Manchester.
Para o pas, os jogos tero um impacto econmico em funo de uma maior divulgao no mundo todo.
Todos os indivduos envolvidos tambm devem estar cientes das metas do evento e de suas prprias; as demandas sobre eles sero altas, de forma que devem se dedicar ao propsito geral.

O qu?
fundamental que sejamos explcitos sobre o que deve ser organizado. Qualquer deficincia
na definio da natureza do evento ir gerar problemas posteriores, na identificao de o qu,
exatamente, deve ser feito, e onde pode e deve ser desenvolvido. Para eventos de grande porte, este ponto pode ter que ser ampliado com a formulao de um documento de licitao especificando exatamente o que se quer atingir, como e onde.

INTRODUO AOS EVENTOS

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Mesmo em empreendimentos de menor escala, necessrio ter um quadro claro daquilo


que se pretende. Apenas dessa forma os patrocinadores e participantes apoiaro a proposta.
Essa idia pode parecer simples, mas o erro na definio de um produto enfraquece seu potencial de marketing, e a indefinio a respeito de um evento produzir incertezas posteriores
em todos os aspectos.

Quando?
Em primeiro lugar, certifique-se de que o evento est marcado com antecedncia suficiente
para que voc possa desenvolv-lo. Leve em considerao o ms do ano, o dia da semana, a
hora do dia e o relacionamento com outros eventos semelhantes nos calendrios local, nacional e internacional. Um conflito pode ser desastroso para todos os envolvidos.
A definio do momento especialmente importante se estivermos em busca de cobertura
da televiso ou de outros meios de comunicao. Pode ser uma boa idia estabelecer um dilogo com a mdia antes do estabelecimento de uma data precisa para grandes eventos; isso pode
ajudar a evitar conflitos e dar, com antecedncia, uma indicao das possibilidades. Um evento
esportivo simultneo com a Copa do Mundo de futebol, ou um evento artstico que concorra
com o Festival de Edimburgo, representaria um pesadelo para a obteno de cobertura da mdia.
Se possvel, tenha algumas datas alternativas e faa consultas para definir a melhor.
A data tambm deve ser adequada ao calendrio anual da atividade, um momento que maximize os benefcios para os participantes e para a cultura organizacional.

Onde?
A localizao geogrfica importante, bem como o local especfico, e ambos podem ser vitais para o sucesso. O local do evento deve oferecer meios de transporte convenientes, tanto
pblicos quanto privados, e sua localizao deve ser de fcil acesso.
Ningum gosta de ficar perambulando, perdido e atrasado. Um evento realizado em um local
frio e desconfortvel tem poucas chances de ser um grande sucesso. Alm disso, se a qualidade for baixa, os participantes no voltaro a participar. Nestes tempos sofisticados, os clientes
esperam um alto padro de especializao e conforto das instalaes.
Alguns locais no Reino Unido possuem instalaes limitadas, tais como vestirios, que
no podem dar conta da demanda. Reflita cuidadosamente sobre tudo o que necessrio para o evento, ento escolha o local de acordo.

Como?
Podemos ter um local ideal e um excelente conceito, mas se no tivermos um mtodo adequado, os dois primeiros itens nada significaro. Precisamos de recursos apropriados para produzir o evento; caso contrrio, isto ser impossvel. So necessrios pessoal, estrutura, servios
de apoio e compromisso geral para que o evento possa acontecer com sucesso.
O funcionamento fundamental; se no existir, no h razo para continuar. A logstica
tambm deve estar no mbito do grupo ou indivduo mais importante; bom ser ambicioso,
mas estar fora da realidade perigoso.

Quais so os custos?
Para ter sucesso, um evento necessita de financiamento. muito perigoso, e talvez invivel,
ir adiante sem saber como o evento ser financiado. Antes de comear qualquer projeto, deve-se preparar um oramento detalhado com as previses de receita e despesa, tentando cobrir todas as reas possveis, mas ainda deixando espao suficiente para dar conta de qualquer
emergncia.

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Quem?
Talvez esta seja a chave do sucesso. Todo o evento necessita de pessoal. Em um acontecimento de grande porte, pode haver uma estrutura organizacional bastante complexa, formada por
comits que envolvam muitas pessoas; ao passo que os eventos locais podem ser desenvolvidos por um nmero pequeno de pessoas, s vezes at mesmo por uma nica.
A liderana eficaz, a organizao e o trabalho dedicado so fundamentais, seja qual for o
nmero de organizadores. Um organizador de eventos uma figura-chave, que combina os seguintes papis:

administrador
planejador
coordenador de informaes
especialista em apresentaes
consultor de gerenciamento
responsvel pelo pessoal
humorista

fonte de energia
coordenador de equipe
tomador de decises
administrador de crises
pessoa com personalidade
anjo da guarda

Alm disso, h outras pessoas que devem ser levadas em conta, como membros do pblico e
encarregados da captao de recursos:
observadores
pblico
participantes

patrocinadores
parceiros polticos

Sem pblico ou clientes para a promoo, os esforos dos organizadores sero em vo. Se no
houver um pblico-alvo claramente definido, no deve haver evento. Sejam idosos ou jovens,
entusiastas de ces ou interessados em pombas, fs de msica ou teatro, o alvo deve ser bastante claro e o evento, planejado para ele.
Uma outra questo : quem ir financiar o evento? Esse ponto no deve ser baseado em
opinies, palpites ou expectativas, mas identificado claramente e acertado antes que o projeto comece a ser implementado.

Outras questes
Entre os outros pontos que devem ser examinados, esto aqueles listados no final deste livro.
Contudo, itens como o interesse da mdia, tcnicas publicitrias e a possibilidade de patrocnio exigiro uma longa reflexo durante os estgios iniciais.

Estudo de viabilidade
Um estudo de viabilidade um exame de todos os itens necessrios. Cada evento exige que
se faa e que se responda diversas perguntas, mas isso no precisa ser demorado. Um evento
de pequeno porte pode exigir apenas uma conversa informal com um colega. O fundamental
que a questo da viabilidade seja considerada.

A seguir, o planejamento
O fracasso no planejamento o planejamento para o fracasso.
(Annimo)

INTRODUO AOS EVENTOS

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Feitas todas as perguntas iniciais importantes (e talvez outras), e obtidas respostas positivas,
o prximo passo o planejamento detalhado do evento.
Planejar determinar o que deve ser feito e como. A amplitude do planejamento necessrio para cada evento ir variar consideravelmente, de acordo com a complexidade e importncia percebidas da ocasio, mas algum planejamento ser sempre necessrio.
A regra de ouro que cada evento deve ser planejado; se para acontecer um evento, ele
ser resultado de uma ao cuidadosamente planejada; os passos para o sucesso tm que ser
identificados e desenvolvidos de forma prvia.
A melhor preparao para o bom trabalho de amanh o bom trabalho de hoje.
(Elbert Hubbard)
O planejamento o processo que identifica metas e objetivos, estabelecendo os meios para
obt-los. O planejamento de eventos deve ser desenvolvido de forma estruturada e lgica (Figura 1.1). Existem diversos exemplos excelentes de metodologia de outros setores, como a
construo ou a tecnologia da informao. Os organizadores de eventos de lazer devem aprender com eles.
Lembre-se
Planejamento
Preciso
Promove
Performance
Perfeita

Ambiente
externo

Proposta

Estudo de
viabilidade

Ambiente
interno

Figura 1.1

Demanda
de clientes

Oramento
de marketing

Parcerias

Durante e
aps o evento

Metas e
objetivos

Necessidades de
implementao

Plano de
implementao

Monitoramento
e avaliao

Plano
corporativo

Disponibilidade
de recursos

Equipe de logstica
Prtica
futura

O processo de planejamento de eventos.

O ponto de partida
Algumas perguntas que devem ser feitas antes de desencadear qualquer evento foram sugeridas anteriormente, mas como uma avaliao informal. Para a implementao de um evento
grande ou dispendioso, deve-se desenvolver uma investigao mais detalhada.

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1o Passo As metas e os objetivos da promoo de um evento especfico devem ser claramente identificados e listados.
o
2 Passo Deve-se desenvolver um estudo de viabilidade, fazendo as perguntas (como as
anteriores) de uma forma muito mais factual. O estudo deve examinar os mtodos para a concretizao do evento e identificar as possveis fontes de financiamento.
Dependendo do porte do evento, estes dois passos podem ser desenvolvidos de vrias formas,
indo desde a reflexo por parte de um pequeno grupo informal at o envolvimento de consultores especializados. Muitas vezes, necessrio desenvolver as investigaes em um perodo
curto. Se o evento for considerado vivel e vlido, a investigao dever avanar para sugerir
a forma de concretiz-lo.
O estudo de viabilidade, com seu resultado positivo, dever mostrar como concretizar o
evento, detalhando estruturas, necessidades de pessoal, fontes de financiamento e um cronograma para o desenvolvimento do projeto. Isso ir permitir um avano mais detalhado do planejamento e da implementao do evento, desde que haja tempo suficiente. perigoso dar incio a qualquer evento se o cronograma no for adequado. natural que ocorram problemas,
no sendo aconselhvel que se acrescente a presso referente ao tempo hbil j de incio.

Parte de um plano
Para que os eventos sejam eficazes, necessrio que aconteam no contexto de um plano organizacional. Independentemente do tamanho ou da natureza da organizao e de sua atividade, os eventos devem ser considerados como parte do carter especfico e da funo da organizao como um todo, e no apenas como concretizao aleatria de uma idia.
Para que aconteam de forma apropriada, os eventos necessitam de tempo e compromissos individuais e organizacionais, devendo ser justificados como parte real de um plano geral;
devem adequar-se s metas e aos objetivos organizacionais, ser coordenados em todas as partes da organizao e valer a pena para o futuro.
Deve haver um resultado benfico, como parte de um plano estratgico. necessria uma
estratgia de eventos que especifique os seguintes itens, do ponto de vista da organizao envolvida:

O propsito do evento.
As metas e os objetivos do evento.
O pessoal envolvido.
Tipo de gesto (como ser coordenado).
A quem ser delegada a responsabilidade de coordenao.

As metas do evento
Sendo parte integrante de uma estratgia geral, os eventos devem cumprir um papel fundamental na obteno das metas organizacionais como, por exemplo, a divulgao de uma determinada questo entre o pblico geral de uma regio.
A poltica geral de eventos tambm deve expressar claramente as metas para todos os
eventos promovidos pela organizao, como, por exemplo:
Proporcionar entretenimento para a populao local.
Captar recursos para a empresa.

INTRODUO AOS EVENTOS

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Um forte indicativo do ponto de vista da poltica de eventos pode ser expresso atravs de metas desse tipo. Se, por exemplo, o foco central for a promoo do atendimento aos clientes,
uma meta adequada pode ser proporcionar um atendimento melhor do que as pessoas esperavam a cada evento.
essencial estabelecer uma meta muito clara, ou um conjunto delas, para qualquer evento, desde o incio. Existem centenas de exemplos possveis:

Atrair mais visitantes para a localidade.


Estimular a participao local em esportes.
Promover as artes visuais.
Situar Wormsley-on-Sea no mapa mundial.

A lista quase infinita. Pode haver uma meta ou vrias delas, mas qualquer que seja o seu nmero, essencial que sejam claramente especificadas durante a busca de financiamento e formao da equipe.
Uma viso clara crucial se quisermos que as pessoas se engajem, desde os patrocinadores at os manobristas. Se no houver metas, qual a razo de prosseguir? As metas detalhadas de Sheffield para a Universade (pginas 28-36) demonstram como a cidade tinha uma
idia clara do evento e de seu propsito.

Os objetivos de um evento
Se voc no sabe para onde est indo, provavelmente acabar em outro lugar.
(Dr. Lawrence J. Peter e Raymond Hill)
Tendo estabelecido a razo de ser do evento como um todo, ser necessrio desmembr-la em
passos mais administrveis, com uma possibilidade maior de avaliar a realizao, ou seja, os
objetivos.
fundamental que os objetivos sejam estabelecidos, acordados e compreendidos por todos os envolvidos. Todas as pessoas devem estabelecer compromissos com a concretizao
desses alvos, o que ir nos levar a um foco determinado, um esforo coordenado e uma unidade de propsitos. Os objetivos devem ser SMART, ou seja, inteligentes, em ingls:

Especficos do evento em questo (Specific).


Mensurveis, em termos estatsticos (Measurable).
Acordados, ou viveis, para todos os envoldidos (Agreed ou Achievable).
Realistas, ou relevantes, em relao aos recursos disponveis (Realistic ou Relevant).
Bem programados em relao ao cronograma do evento (Timed).

Alm disso, os objetivos devem ser simples e claros, evitando confuso, incompreenses ou
a transmiso de mensagens incorretas.
Com certeza, os eventos podem ser gerenciados por objetivos, desde que estes sejam
claros e viveis, sendo mais eficaz estabelecer essas referncias e trabalhar no sentido de atingi-las. Um evento um acmulo desses estgios e pode ser melhor concretizado quando cada
um deles conquistado de forma lgica e progressiva. A anlise do caminho crtico (demonstrada posteriormente) a expresso maior deste mtodo.
A definio precisa dos objetivos tambm contribui muito para o estabelecimento de
uma estrutura organizacional, pois permite que cada indivduo ou comisso receba uma s-

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GESTO DE EVENTOS EM LAZER E TURISMO

rie de alvos especficos (subobjetivos) que devem ser atingidos, o que ir refletir posteriormente na necessidade de que todos trabalhem em conjunto, j que muitos objetivos sero
interdependentes.
importante que os objetivos sejam adequados, simples, claros, visveis e viveis. Na rea
financeira, deve haver estimativas e oramentos precisos para cada um, alm do estabelecimento de datas, prazos e identificao dos passos fundamentais para a sua concretizao.

Caractersticas dos melhores eventos


Antes de examinarmos os fatores envolvidos na concretizao de nossa meta ou objetivo geral, consideremos aquilo que constri um bom evento. Os elementos mais importantes so:
1. Uma viso ntida e um objetivo definido para os esforos de todos.
2. Objetivos SMART claros, com os quais todos estejam comprometidos.
3. Uma estrutura organizacional adequada e flexvel, capaz de desenvolver tarefas especficas, mas mantendo uma unidade geral de propsitos.
4. Uma equipe comprometida, disposta a ir alm.
5. Um coordenador com capacidade, autoridade e personalidade.
6. Planejamento preciso e detalhado, desenvolvido e documentado em um cronograma
adequado.
7. Um esforo coordenado e de equipe, funcionando dentro dos limites oramentrios,
utilizando-se de todos os recursos disponveis.
8. Linhas de comunicao eficientes.
9. Uma boa imagem pblica.
10. Divulgao e apresentao eficazes, alm de planos de contingncia includos no plano geral.
11. Um compromisso total com o atendimento ao cliente.
12. Sistemas permanentes e eficazes de controle e monitoramento.
13. Uma atmosfera de unidade, foco, trabalho rduo, humor e entusiasmo.
14. Uma boa avaliao posterior ao evento.

A centralidade dos eventos


Uma programao paralela, com eventos de pequeno porte, junto com a programao geral,
pode ser muito importante para eventos maiores, como um Festival de Primavera (Garden
Festivals), mas essa importncia costuma ser subestimada pelos organizadores dos principais
eventos. O Glasgow Garden Festival foi programado e coordenado pela equipe de eventos, e
a programao paralela acabou sendo o centro de todo o acontecimento.
O Garden Festival no era uma grande exposio de flores ou uma mostra ambiental, como muitas pessoas a consideravam, mas uma srie de eventos situados no ambiente e nos arredores da grande mostra. Poucas pessoas viriam se soubessem que seria apenas uma exposio de flores, mas muitas vieram para as apresentaes de grupos esportivos, artsticos e as
opes de lazer. As apresentaes das bandas de gaita de fole e as acrobacias foram to fundamentais para o sucesso do festival quanto a exposio de plantas.
Alm de ser uma parte importante da programao como um todo, os pequenos eventos se
constituram em um elemento-chave, contribuindo consideravelmente para o planejamento

INTRODUO AOS EVENTOS

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geral. Os registros dirios, os formulrios de reservas, os programas, a organizao do pessoal, a segurana e outros sistemas desenvolvidos em funo dos eventos do festival passaram
a ser um esquema operacional de trabalho bsico para todo evento.
Os eventos e as promoes paralelas so uma parte importante de espetculos de grande
porte e no devem ser considerados como acessrios, mas como algo absolutamente crucial e
central para o projeto como um todo, contribuindo no planejamento e na implementao bemsucedidos do festival. Os eventos so importantes no apenas em si, mas pelas implicaes
que tm para todos os outros envolvidos.
A centralidade e a importncia dos eventos para outras aes como a revitalizao urbana
j foram reconhecidas pelo governo do Reino Unido, embora a reao tenha sido muito lenta.
John Major, ento primeiro-ministro ingls, comprometeu o ltimo governo conservador com
uma despesa de 55 milhes de libras para contribuir com a candidatura de Manchester sede
das Olimpadas do ano 2000, construindo uma pista de ciclismo e prestando assistncia ao seu
comit organizador. Ao fazer este anncio, ele disse que no se tratava apenas do reconhecimento da importncia das Olimpadas, mas do papel fundamental que a construo das novas
instalaes cumpriam na regenerao econmica da regio leste de Manchester. A candidatura no foi bem-sucedida, mas a viso permanece, e os Jogos da Comunidade Britnica proporcionaram uma oportunidade de menor porte, mas da mesma natureza, em 2002.
Uma viso semelhante foi assumida por Michael Heseltine quando, dois anos aps os tumultos em Toxteth em Liverpool, ele levou um Garden Festival para a cidade, para devolverlhe um pouco de nimo e f em si mesma. A promoo durou mais uma dcada, visitando Stoke-on-Trent, Glasgow, Gateshead e Ebbw Vale, alm de Liverpool. Em cada ocasio, este
grande evento/promoo favoreceu a imagem e a autoconfiana da cidade anfitri.
Sediar grandes eventos internacionais tem sido motivo de celebrao em diversos locais,
o que tem ajudado a coloc-los no mapa do mundo como, por exemplo, Glasgow e seu circuito cultural e Indianpolis e suas 500 milhas.

Do que voc precisa para ter sucesso?


Essa pergunta ouvida muitas vezes mas, infelizmente, no h resposta fcil ou mgica. Com
certeza, todos os itens listados neste livro sero necessrios, mas tambm ser preciso uma
considervel dose de sorte, capacidade de avaliao, etc. Entretanto, aqui esto alguns dos
itens que podem ser importantes:

apoio poltico
ateno aos detalhes
avaliao e controle
boa motivao
boa tomada de decises
bom gerenciamento
bons relacionamentos interpessoais
capacidade de responder a mudanas
compromisso com o atendimento aos
participantes e clientes
criatividade e inovao
entretenimento e lazer
estrutura definida
excelente divulgao
gerenciamento eficiente do tempo

grande nmero de voluntrios


imagem positiva
interesse da mdia
liderana
liderana forte
mecanismos adequados
de implantao
objetivos mensurveis
objetivos SMART
oramento
personalidade carismtica
pesquisa de mercado
pessoal comprometido, de alta
qualidade profissional
planejamento e documentao

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GESTO DE EVENTOS EM LAZER E TURISMO

planejamento logstico
plano de comercializao
plano de contingncia
procedimentos de emergncia
programao detalhada
qualidade garantida

recursos e instalaes
senso de humor
sorte
trabalho rduo e entusiasmo
trabalho de equipe
viso forte

O processo de Sheffield
Introduo a um quadro geral dos eventos na cidade de Sheffield
Alm do campeonato mundial de sinuca e das partidas ocasionais de futebol profissional, at
1990 a cidade tinha pouco envolvimento com eventos esportivos nacionais ou internacionais.
Assim, no desenvolvia um mercado de eventos como acontecia com Birmingham, Edimburgo, Gateshead e Londres. Entretanto, a Universade (World Student Games, WSG) de 1991, o
maior evento multiesportivo j realizado neste pas, havia mudado essa situao.
A construo das novas instalaes e a Universade exigiram uma programao prvia de
eventos para testar a estrutura e preparar as organizaes para os jogos. Em meados dos anos
1980, havia grande reduo de emprego nos setores tradicionais de ao e engenharia pesada,
devido introduo de novas tecnologias de automao. Essa situao deixou abandonada
uma srie de espaos fabris necessitando de investimento estratgico. No final da dcada, parte das propostas para Sheffield 2000 estava relacionada ao desenvolvimento do setor de lazer
de ltima gerao, e os eventos esportivos internacionais eram considerados como parte disso, sendo identificados como uma forma de redefinir o perfil da cidade e promov-la, alm de
estimular a economia local. Na verdade, atualmente, a cidade est comprometida com sua definio e promoo atravs de uma estratgia capitaneada por eventos.
No incio da dcada de 1990, Sheffield havia investido 139 milhes de libras em instalaes esportivas de alta qualidade e de ltima gerao para promover com sucesso a Universade. Os empregos gerados pela Universade permitiriam cidade promover outros eventos de
grande importncia nacional e internacional. Sheffield tambm foi capaz de desenvolver qualificao e especializao para a organizao de eventos, de forma a utilizar integralmente as
instalaes que permaneceriam aps os jogos, todas muito importantes.
Como resultado disso, em 1990, a Cmara de Vereadores indicou um funcionrio de sua
Unidade de Desenvolvimento Esportivo com responsabilidade especfica de elaborar e coordenar uma programao de eventos como parte da Universade, e para alm dela. Para enfatizar o compromisso de longo prazo do parlamento com a promoo de grandes acontecimentos esportivos, a equipe foi ampliada para cinco funcionrios trabalhando em tempo integral.
Essa pequena equipe, agora reconhecida como a unidade de eventos de Sheffield, funciona no
interior da comisso de servios de lazer da Cmara de Vereadores da cidade, sendo responsvel pela contratao e compras relacionadas a eventos, alm de sua promoo operacional
propriamente dita. A unidade funciona como o primeiro ponto de contato para organismos diretivos de organizaes promotoras de eventos esportivos e outros que desejem realizar seus
eventos de prestgio na cidade.
Cada evento individual examinado com relao aos critrios estabelecidos pela cidade
para sua promoo. Para avaliar o sucesso e os benefcios em relao programao geral de

INTRODUO AOS EVENTOS

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eventos da cidade, foram estabelecidos metas e objetivos claros e critrios definidos. A estratgia da cidade para a atrao e promoo de eventos esportivos simples. A partir da definio de metas fundamentais, cada solicitao de evento avaliada segundo critrios predeterminados. Isso indica a viabilidade do evento para a cidade, em termos de seu potencial para a
realizao e satisfao daqueles parmetros fundamentais.
Embora a unidade de eventos de Sheffield seja parte integrante da Cmara de Vereadores
da cidade, o organismo desfruta de relacionamentos de trabalho excelentes com seus parceiros empresariais, incluindo a Destination Sheffield, o veculo responsvel por marketing e
promoo, e outras empresas do setor privado. Nos ltimos anos, a unidade ganhou uma experincia sem igual na promoo de eventos esportivos, com quatro de seus atuais membros
envolvidos na Universade, no Campeonato Europeu de Natao e nas Paraolimpadas, trs
dos maiores eventos esportivos j realizados no Reino Unido. A unidade tambm cumpriu um
papel importante no gerenciamento da Euro96, assessorando a Football Association, a UEFA (Union of European Football Associations) e a Sheffield Wednesday FC a promover as
partidas do grupo D, em Hillborough. A unidade contribui em muitos aspectos para os eventos esportivos, entre eles:
questes relacionadas a esportes
individuais
credenciamento
divulgao e mdia
alimentao
apoio da sociedade
planejamento de eventos
gerenciamento financeiro

captao de recursos
marketing
protocolo
publicidade e promoo
segurana e policiamento
patrocnio
transporte e comunicao
turismo

O negcio de eventos e a situao atual


Os grandes eventos esportivos tm uma dimenso nacional e uma dimenso internacional. Em
ambas, existe risco de incerteza em relao qualidade de desempenho e aos nveis de apoio
de espectadores.
No mbito internacional, existe um equilbrio de poder instvel, que afeta o processo de
tomada de decises em torno da alocao de eventos. A posio do Reino Unido no esporte
mundial est em decadncia, o que atualmente se constitui em uma fonte de preocupao para o conselho de esportes, assim como outras organizaes nacionais esportivas e de autoridades locais que invistam em instalaes esportivas internacionais. Representantes de alto nvel
dos esportes do pas costumavam ocupar cargos importantes em federaes esportivas internacionais. Acredito que a atual falta de representao do Reino Unido afetou, e continua a afetar, a capacidade das localidades em atrair eventos esportivos internacionais.
O mercado de eventos esportivos complexo, em funo do leque de organizaes atualmente interessadas e envolvidas. Entre elas, esto organismos internacionais, organizaes da
mdia e empresas envolvidas com o patrocnio esportivo, marketing de esportes e gerenciamento de tecnologia de esportes (isto , empresas envolvidas com servios de cronometragem, marcao e resultados).

30

GESTO DE EVENTOS EM LAZER E TURISMO

Em geral, reconhece-se que a demanda por eventos , inicialmente, um resultado da disponibilidade de instalaes, ou seja, orientada pela oferta. A demanda por lazer costuma ser
mais complexa do que a demanda por produtos, mas aquela relacionada aos eventos esportivos pode ser mais simples do que a demanda por outras formas de atividade recreacional. A
demanda por eventos em geral deve crescer no Reino Unido. medida que o mercado se desenvolve, veremos os esportes adaptando suas estruturas competitiva e organizacional para
atender s demandas e expectativas de seus clientes, patrocinadores, mdia e, possivelmente,
fornecedores de instalaes.
O leque de instalaes em Sheffield, bem como sua adequao a determinados tipos de
eventos os aquticos em Ponds Forge, os atlticos no estdio Don Valey, esportes em locais
fechados na Arena de Sheffield orientam a forma pela qual a cidade pode participar do setor. Embora a escolha dos eventos para essas instalaes seja ampla, poucas atendem aos objetivos da cidade e no oferecem segurana suficiente contra riscos e incertezas.
Sheffield vista atualmente como um centro para importantes eventos esportivos, juntamente com outros locais estabelecidos na Europa e no mundo. Esse fato reconhecido pelo
Conselho de Esportes (Sports Council), por organismos nacionais de organizaes promotoras de esportes e eventos, e foi uma das principais razes pelas quais a cidade foi apontada como a principal da Gr-Bretanha, em termos de esportes, em julho de 1995. Sheffield tem uma
importante programao esportiva, com projees para o terceiro milnio.
Esta capacidade de planejamento conseqncia da oferta de instalaes, habilidades, experincias e resultados obtidos nos ltimos seis anos. Uma exceo possvel a publicidade negativa que envolveu a Universade. Apesar disso, a cidade ganhou reputao pela qualidade de
sua organizao de eventos; assim, promotores, organismos, a mdia e os patrocinadores expressaram o desejo de retornar. No nos esqueamos de que indivduos e organizaes desejam estar associados com o melhor, com o sucesso. Sheffield desfruta desses fatores com sua
programao de eventos e est capacitada para maximizar o efeito de seu oramento limitado.

Uma estratgia para eventos esportivos nacionais e internacionais


O desenvolvimento de uma estratgia para a coordenao de eventos esportivos nacionais e
internacionais era essencial para maximizar a eficincia da operao da unidade de eventos de
Sheffield. Esta estratgia tambm oferece orientao e d um sentido de propsito, o que facilita a melhor articulao entre as metas e objetivos identificados.
A definio dessas metas e objetivos, e os critrios pelos quais os eventos so avaliados,
eram um pr-requisito para a formulao da estratgia. A premissa bsica subjacente recepo de eventos esportivos nacionais e internacionais era a qualificao do perfil da cidade (marketing da cidade) e o estmulo economia local por intermdio dos efeitos multiplicadores.
Atualmente, reconhece-se que os eventos esportivos nacionais e internacionais so um importante componente do processo geral de regenerao econmica da cidade.

Metas
1. Transformar a imagem de Sheffield nacionalmente e qualificar seu perfil no plano internacional, ampliando o espao para o esporte e lazer no mercado como parte de uma
base econmica diversificada criada pela cidade e tambm uma maneira de atrair investimento, demonstrando que a expresso Made in Sheffield, embora aplicada a
outro contexto, continua vlida como sinnimo de qualidade e realizao.
2. Estimular a comunidade local a colaborar e integrar-se aos esportes e, assim, ampliar
a utilizao de toda a estrutura esportiva da cidade.

INTRODUO AOS EVENTOS

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Objetivos
1. Entrar em contato com os principais organismos esportivos e promotores de eventos,
enfatizando o potencial de Sheffield como um importante centro esportivo.
2. Trabalhar prximo ao recm-formado Grupo de Apoio a Eventos Importantes (Major
Events Support group), do Conselho de Esportes, para garantir uma abordagem coordenada pela cidade, especialmente com relao a eventos de grande porte.
3. Estimular o desenvolvimento do turismo e o estmulo subseqente para que os turistas pernoitem no local.
4. Maximizar a visibilidade nacional e internacional de Sheffield (marketing da cidade)
incentivando a cobertura de seus principais eventos esportivos pela televiso e outros
meios de comunicao.
5. Desenvolver oportunidades de participao para aqueles que no tm acesso a esportes.
6. Promover oportunidades para que organizaes esportivas se transfiram para Sheffield
e enfatizar o potencial da cidade como uma importante base para atividades associadas (selees nacionais, treinamento, seminrios, conferncias, etc.). O projeto Sports
Sheffield e a Destination Sheffield so dois mecanismos pelos quais isso pode ser viabilizado.
7. Capitalizar e aproveitar totalmente a disponibilidade de financiamento externo para fazer frente aos custos dos eventos, tanto nos estgios de planejamento quanto nas operaes dos eventos propriamente ditas.
8. Desenvolver uma tentativa de diluir a carga e os riscos associados atrao de eventos, para incluir todos aqueles que possam se beneficiar de sua realizao na cidade.
9. Aumentar a penetrao do atual mercado de eventos e ampliar este mercado para uma
rea regional, alm de diversificar os grupos de consumidores.
10. Incentivar o desenvolvimento de esportes e de iniciativas comunitrias de recreao
para maximizar as oportunidades e garantir a melhor utilizao dos recursos disponveis.
11. Explorar as oportunidades para a hospitalidade corporativa como forma de gerar renda para fazer frente aos custos de promoo de eventos.
12. Incluir eventos culturais e artsticos na programao, de forma que as atividades esportivas e culturais se complementem.
13. Realizar o evento dentro do oramento previsto.

O estilo Sheffield: um processo em trs passos


Critrios de seleo para grandes eventos esportivos
1. O evento oportuniza o desenvolvimento contnuo de relaes com organismos esportivos, enfatizando o potencial da cidade como centro de eventos especficos de grande
porte? (Este critrio deve orientar-se pelo conjunto de instalaes que foi desenvolvido em Sheffield.)
2. Quais so as implicaes financeiras e a natureza da transao realizada com o organismo esportivo ou promotor de eventos? Este um fator crucial; nesta etapa, o envolvimento e a contribuio dos patrocinadores pode auxiliar na deciso de buscar ou no
um determinado evento.
3. Na maioria dos eventos, existe um certo nvel de risco e incerteza. Para contribuir no
processo de tomada de decises, necessrio conhecer a situao profundamente e

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GESTO DE EVENTOS EM LAZER E TURISMO

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dispor de uma grande quantidade de dados. Informaes financeiras e estatsticas anteriores so analisadas. Avaliam-se fontes de receita potenciais com relao despesa
projetada. O custo lquido para a cidade submetido uma anlise do tipo custo-benefcio.
Apesar dos custos da relizao de grandes eventos, h diversos benefcios econmicos, alm do orgulho cvico e da comunidade, da elevao do perfil nacional e internacional (marketing da cidade) e ainda outras formas de renda secundria.
Os gastos dos visitantes na localidade, por sua vez, estimulam a economia local hotis, comrcio, transporte, etc. e contribuem para o sucesso da estratgia de elaborao dos eventos. Esses benefcios econmicos tm que ser avaliados caso a caso.
realizada uma avaliao sobre o nvel de exposio mdia proporcionado pelo
evento em termos de desenvolvimento do perfil regional, nacional e internacional de
Sheffield (marketing da cidade), especialmente atravs da televiso.
necessrio pesquisar o volume de financiamento externo disponvel no Conselho de
Esportes e em outras fontes.
O evento promove a relocao para Sheffield, cria oportunidades para organizaes
esportivas e aumenta o potencial da cidade como base importante para atividades associadas (treinamento, seminrios, conferncias, etc.)?
Qual o impacto do evento no estmulo economia local para colaborar e participar
em atividades esportivas?
Existe a possibilidade de estabelecer um vnculo com o desenvolvimento de centros
de excelncia e a indicao de funcionrios especficos para o desenvolvimento esportivo?
Quais so as oportunidades para o envolvimento e o atendimento das camadas da populao que no tm acesso a esportes? O programa WSG Our Year Too continuou e
se desenvolveu, e agora tem status beneficente.
Qual a situao e a credibilidade do evento? Como percebido no mercado? Qual
a sua categoria, isto , calendrio, participao, entretenimento, evento hbrido ou particular.
A cidade pode administrar as implicaes operacionais do evento? Qual a disponibilidade de voluntrios treinados adequadamente? Existem mo-de-obra e recursos
apropriados?
O cronograma deve ser analisado criticamente. Sempre que possvel, processos e prazos de licitaes devem ser avaliados para verificar se so viveis.
O evento permite a prestao de um servio de qualidade ao consumidor e pode satisfazer suas demandas e expectativas?
Deve-se fazer uma tentativa de quantificar o valor agregado do evento para a cidade.
Outros aspectos quantificveis podem ser avaliados, como a durao e a abrangncia
da cobertura televisiva (marketing da cidade), junto com ndices de audincia e o nmero estimado de pernoites associado ao evento.

A avaliao de eventos
1. Como resultado da pesquisa e investigao proativas, ou da solicitao de uma organizao cidade de Sheffield com relao promoo de um determinado evento,
necessria uma avaliao abrangente que determine seu potencial para satisfazer as
metas e atingir os objetivos da principal programao de eventos esportivos da cidade.

INTRODUO AOS EVENTOS

33

2. necessrio que haja um dilogo com o Grupo de Apoio a Grandes Eventos do Conselho de Esportes. O secretrio de estado anunciou que o Lottery Sports Fund (Fundo
para Esporte) pode ser utilizado atualmente para contribuir com os custos da promoo de grandes eventos esportivos. A Associao Inglesa de Futebol j consultou o primeiro-ministro e o secretrio de estado sobre a disponibilidade de apoio a uma candidatura para a Copa do Mundo de Futebol no ano de 2006.
3. Durante os eventos esportivos da cidade, e nos acontecimentos comunitrios de recreao, acontecem discusses e comunicaes informais.
4. Os representantes do gerenciamento de instalaes so consultados sobre a disponibilidade de locais e estimativas de custos.
5. As necessidades de hospedagem so verificadas com a Destination Sheffield (a Secretaria de Turismo e Eventos da cidade), obtendo-se preos, quando for o caso. Se for
concludo que a cidade no pode satisfazer a especificao de hospedagem necessria,
todos os servios potenciais sero consultados para se conhecerem seus planos de desenvolvimento futuro e, se um promotor de eventos ou um organismo esportivo tiver
um interesse especfico com relao ao preo, e o sucesso do evento estiver em jogo,
os servios de hospedagem devem ser notificados deste fato antes de fornecer seus
preos.
6. O painel de avaliao formado da seguinte forma:
gerente de operaes (eventos)
funcionrio de desenvolvimento esportivo e/ou funcionrio de desenvolvimento de
esportes especficos
representante das instalaes
7. O painel de avaliao examinar o evento com relao aos critrios de seleo, tomando uma deciso objetiva sobre sua concretizao.
8. Eventos de grande porte, como o World Masters Championships, incluem discusses
e consultas com outros departamentos da Cmara de Vereadores onde houver conhecimento especializado disponvel como, por exemplo, o departamento financeiro ou o
departamento legal de administrao.

Gerenciamento operacional
1. Nesta etapa, deve-se finalizar um contrato ou acordo por escrito entre a Cmara de Vereadores e o organismo promotor, estabelecendo claramente a diviso de responsabilidades e o nvel de compromisso financeiro.
2. O procedimento acertado deve ser repetido para todas as outras agncias envolvidas
no evento proposto. Esta clara diviso de responsabilidades fundamental e deve incluir outros departamentos do parlamento, como servio direto e empresas estatais de
prestao de servios.
3. Em caso de aprovao do evento, o painel de avaliao ir formular e recomendar, em
conjunto com o organismo esportivo, a estrutura organizacional mais adequada natureza e tamanho do evento.
4. Nessa etapa, os papis dos indivduos na unidade de eventos de Sheffield podem ser
identificados e administrados.
5. Da mesma forma, o papel de outros indivduos e grupos envolvidos no evento deve ser
identificado, incluindo aqueles pertencentes ao organismo esportivo ou ao promotor,
junto com outros departamentos da Cmara de Vereadores e outros parceiros.

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GESTO DE EVENTOS EM LAZER E TURISMO

6. Deve-se fazer contato com o representante do esporte especfico do evento. O momento e o contato iro variar segundo o porte da promoo.

Como se candidatar a receber eventos esportivos internacionais


Para eventos esportivos internacionais, a federao especfica ou o organismo nacional faz
uma oferta formal para sua federao internacional, no sentido de sediar um evento. Uma vez
que isto esteja definido, elabora-se um acordo contratual com a federao internacional, e a
federao especfica dever estabelecer um contrato com as cidades anfitris escolhidas.
A escolha do local de responsabilidade da federao, que pode desejar escolher antes de
fazer a oferta federao internacional, confirmando anteriormente o nvel de apoio daquela
cidade em especial.
No caso do Campeonato Europeu de Futebol de 1996, na Inglaterra, a Associao de Futebol recebeu apoio em princpio do governo central, antes de se candidatar na UEFA para
a promoo do evento. Contudo, no houve consulta s autoridades locais das cidades anfitris at que o evento estivesse garantido, causando preocupao para aquelas autoridades,
que provavelmente teriam custos caso as partidas fossem disputadas em suas cidades. Esses
custos incluam fatores como gerenciamento de trfego e aumento na demanda por limpeza.
Havia tambm uma expectativa de que as cidades anfitris viessem a elaborar um programa
de festivais esportivos e culturais.
Algumas federaes internacionais concedem eventos para o pas da federao nacional e
permitem que esta escolha a cidade mais adequada, aps a concesso. As cidades que pretendem ser candidatas devem estar cientes desse processo. Em ocasies anteriores, na Inglaterra,
organismos esportivos nacionais garantiram eventos esportivos europeus e mundiais supondo
que aconteceriam em uma determinada cidade, tendo que escolher outra em uma data posterior.
Sheffield vem obtendo o apoio de muitas organizaes quando se candidata para eventos
esportivos internacionais. As duas universidades da cidade, hotis e restaurantes, a Destination Sheffield, a Cmara de Comrcio e muitas empresas locais j ofereceram dinheiro ou
apoio. Alm disso, a British Tourist Authority (Ministrio do Turismo Britnico) tem dado
muito apoio s candidaturas que possam resultar em grandes nmeros de estrangeiros visitando o Reino Unido (marketing da cidade). Em diversas ocasies, esse fator contribuiu muito
para o marketing e para a promoo das candidaturas internacionais.
O processo nacional de candidatura para eventos esportivos internacionais costumava ser
pouco estruturado e sem coordenao. Entretanto, a introduo do Grupo de Apoio a Grandes
Eventos, do Conselho de Esportes, uma iniciativa bem recebida pela cidade e levar a uma
estratgia muito mais coesa e objetiva para a promoo de eventos esportivos internacionais
no Reino Unido.

Financiamento de candidaturas a eventos


Os custos de candidaturas a eventos esportivos internacionais e sua promoo representam
uma carga financeira para a cidade anfitri. Muitos organismos esportivos desejam que a cidade candidata financie o processo de candidatura e garanta o custo total do evento, e muitos
desses organismos tm pouca ou nenhuma experincia em candidaturas e promoes, alm de
no conhecerem as implicaes financeiras e organizacionais associadas promoo de eventos internacionais.
Essencialmente, as cidades do Reino Unido, como Sheffield, Birmingham e Glasgow, tm
subsidiado os esportes. Por meio do financiamento do Lottery Sports Fund (Fundo para Es-

INTRODUO AOS EVENTOS

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porte), o governo britnico demonstrou estar disposto a elevar o perfil dos esportes do pas no
exterior, oferecendo assistncia financeira s cidades que investirem em instalaes de alta
qualidade para as disputas.

Monitoramento e avaliao de programas


Para medir a eficcia desse tipo de programa, essencial incorporar um mecanismo de monitoramento e avaliao. O retorno obtido a partir de tal mecanismo pode ilustrar a eficcia da
estratgia de marketing da cidade. Geralmente, pode-se medir o sucesso atravs de benefcios
quantificveis e tangveis para a cidade. Mas, mais difcil avaliar os ganhos em termos de
imagem ou marketing. Como parte de nossa avaliao posterior ao evento, esses benefcios
so registrados e podemos, ento, avali-los em relao a nossas expectativas para aquele
evento especfico. O processo posterior ao evento pode variar de uma anlise interna bsica
at um estudo externo mais complexo, como no caso da World Masters Swimming Championship e da Euro 96.
A importncia de receber eventos esportivos nacionais e internacionais reside no papel
que eles cumprem no marketing da cidade. Tambm importante a forma como os eventos estimulam a economia local por meio de seus efeitos multiplicadores. H um reconhecimento
mundial de que esses eventos podem contribuir em muito para o plano de regenerao econmica geral da localidade. As despesas secundrias por parte dos participantes, espectadores,
representantes e outros visitantes, estimulam a economia local. Hotis, restaurantes, bares e
clubes, comrcio e transporte, todos se beneficiam e contribuem para desenvolver a estratgia
centrada em eventos, da qual Sheffield foi pioneira na Inglaterra.
Apesar dos custos associados promoo de grandes eventos esportivos, Sheffield registrou, atravs de seu programa de monitoramento e avaliao, uma elevao no orgulho cvico
e da comunidade (particularmente durante os eventos propriamente ditos), na projeo de seu
perfil em termos nacionais e internacionais (marketing da cidade) bem como benefcios econmicos decorrentes das despesas secundrias. Esse tipo de programa tambm traz grandes
benefcios para a comunidade esportiva local, proporcionando oportunidades para a participao ativa e passiva. Aqui apresentamos algumas estatsticas importantes em termos do que foi
conquistado em Sheffield por meio do programa de eventos esportivos desde 1990:
Designao de Sheffield como principal centro esportivo do pas.
Realizao de 320 eventos esportivos nacionais e internacionais, incluindo 39 relacionados a esportes especficos.
Um total de 17 instalaes esportivas diferenciadas foi utilizado tanto no setor pblico
quanto privado.
A cidade recebeu 13 campeonatos mundiais e nove europeus em um perodo de seis
anos.
Os campeonatos mundiais e europeus envolveram mais de um milho de pessoas, entre participantes, espectadores e pessoas ligadas organizao.
Estima-se que mais de 45 milhes de libras tenham sido gastas na economia local, diretamente relacionadas a este programa, o que representa um retorno bastante favorvel sobre o investimento feito pelas autoridades. Para cada libra gasta no programa,
37,50 libras retornaram para a economia local.
O perfil da mdia e o marketing da cidade por propaganda transmitida na televiso em horrio
nobre um custo que seria proibitivo fora de um programa de eventos nacional e internacional.

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GESTO DE EVENTOS EM LAZER E TURISMO

Dos 320 eventos realizados em Sheffield, 88 receberam cobertura televisiva nacional


ou internacional. Muitos outros foram cobertos em nvel regional.
O evento McDonalds IAAF Permit, realizado no estdio Don Valley, em 1996, recebeu duas horas de cobertura em horrio nobre na televiso nacional e foi assistido por
mais de 5,3 milhes de espectadores. Alm disso, as imagens foram transmitidas pelo
Eurosport, via satlite, para 20 pases europeus, com uma audincia calculada em mais
de 20 milhes. Estima-se que a cobertura televisiva recebida pela cidade como resultado desses eventos tenha rendido regio cerca de 90 milhes de libras.

Questes para auto-avaliao


1. A partir de um evento que voc esteve envolvido ou participou, identifique a meta geral e at
cinco objetivos SMART. Examine quatro das perguntas-chave, questes ou itens que deveriam ser considerados.
2. Elabore sua prpria lista de 15 fatores fundamentais a partir da idia de promover com sucesso uma quermesse.
3. Considere um organismo autoridade local, empresa privada ou organizao voluntria e
sugira qual o papel que os eventos cumprem ou poderiam cumprir em seu plano estratgico
geral.

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