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Facultad de Ingeniera
Escuela de Ingeniera Mecnica Industrial
FACULTAD DE INGENIERA
TRABAJO DE GRADUACIN
PRESENTADO A LA JUNTA DIRECTIVA DE LA
FACULTAD DE INGENIERA
POR:
AL CONFERRSELE EL TTULO DE
INGENIERA INDUSTRIAL
DECANO
VOCAL I
VOCAL II
VOCAL III
VOCAL IV
SECRETARIA
DECANO
EXAMINADOR
EXAMINADORA
EXAMINADORA
SECRETARIA
AGRADECIMIENTOS A:
Dios
Mis padres
Francisco Snchez
Emma Sarmiento de Snchez
Saadia Rivas Ros
El regalo ms importante que Dios me ha
dado, quienes con amor, apoyo, paciencia
y sus consejos han logrado de m lo que
soy.
Mis hermanos
da,
por
ser
el
soporte
complemento de mi vida.
Mis sobrinos
Mis amigos
Por
su
amistad,
cario
apoyo
incondicional
de Guatemala
El Instituto Guatemalteco de
Profesional Supervisado.
Dios
Mis padres
Francisco Snchez
Emma Sarmiento de Snchez
Saadia Rivas Ros
Mis hermanos
Mis abuelos
Francisco Snchez ()
Lidia Guzmn
Imelda Ros ()
Mis tos
En general
Mis primos
En general
Mis amigos
En general
Mi patria
Guatemala
NDICE GENERAL
NDICE DE ILUSTRACIONES................................................................... VII
LISTA DE SMBOLOS............................................................................... XI
GLOSARIO................................................................................................ XIII
RESUMEN.................................................................................................. XIX
OBJETIVOS............................................................................................... XXI
INTRODUCCIN........................................................................................ XXIII
Organigrama
del
departamento
de
1.2.5.2
abastecimientos............................................. 8
Descripcin
del
departamento
de
1.2.5.3
abastecimientos............................................. 10
Ubicacin
del
departamento
de
1.2.5.4
abastecimientos............................................. 11
reas de trabajo en el departamento de
abastecimientos............................................. 11
1.2.5.5
Funciones
del
departamento
de
abastecimientos............................................. 14
1.2.5.6
Procesos de compra...................................... 15
a. Proceso de compra por el sistema de
cotizacin y licitacin..........................
16
21
30
dentro
fuera
(en
caso)
del
departamento de abastecimientos............................... 42
2.1.4. Descripcin de puestos actuales................................. 60
2.1.5. Diagrama de causa y efecto del departamento de
abastecimientos........................................................... 73
2.2. Anlisis de los procesos de compra....................................... 74
a. Proceso de licitacin y cotizacin pblica......................... 75
b. Proceso de manifestacin de inters................................ 79
c. Proceso de compra directa............................................... 79
II
84
2.6 Costos......................................................................... 86
2.6.1 Recurso humano.............................................. 87
2.7 Distribucin fsica actual del Departamento de
Abastecimientos........................................................
88
del
papel
en
el
departamento
de
abastecimientos......................................................... 90
III
123
127
134
4. IMPLEMENTACIN
4.1 Propuestas implementadas....................................................... 136
4.2 Propuestas programadas......................................................... 139
4.3 Propuestas en gestin............................................................... 141
4.4 Costos....................................................................................... 144
4.4.1 Beneficio........................................................................... 144
4.4.2 Recuperacin de la inversin........................................... 149
154
5.4 Resultados obtenidos............................................................... 155
IV
CONCLUSIONES...................................................................................... 157
RECOMENDACIONES.............................................................................. 161
BIBLIOGRAFA.......................................................................................... 163
ANEXOS.................................................................................................... 165
VI
NDICE DE ILUSTRACIONES
FIGURAS
1.
Organigrama Institucional
2.
3.
4.
5.
17
6.
22
7.
27
8.
31
35
9.
44
10.
46
11.
12.
13.
14.
15.
51
52
54
operativo
58
59
VII
16.
17.
18.
73
83
83
19.
83
20.
21.
22.
89
97
104
23.
113
24.
25.
115
26.
120
27.
124
128
28.
132
29.
152
30.
154
VIII
TABLAS
88
II
133
III
134
de compra
IV
Utilidad obtenida
147
IX
LISTA DE SMBOLOS
Smbolo
Significado
Operacin
Inspeccin
Demora
Decisin
Combinada
XI
XII
GLOSARIO
Acuerdo 35/2005
Acuerdo
del
gerente
del
Instituto
Acuerdo 36/2005
Acuerdo
del
gerente
del
Instituto
Adjudicatario o adjudicado
Bases
Comisin receptora
XIII
Compra directa
Contratacin
de
bienes,
suministros
Contratista
Contrato abierto
cabo
directamente
con
los
cuales
quedan
exoneradas
de
los
Cur
Dab-60
Dependencia solicitante
XIV
Disposiciones especiales
Especificaciones generales
en
las
bases,
especificaciones
Especificaciones tcnicas
se
desglosan
las
caractersticas
Fr03
XV
Fr04
Guatecompras
del
direccin
en
www.guatecompras.gt
sector
pblico.
internet
y
el
nmero
Su
es
de
Instituto
Ivs
estado
Oferente
XVI
Oferta
(cubiertas)
papel
de
reproduccin
Programas EMA
Qurum
Sala situacional
XVII
siempre
que
exceda
de
XVIII
RESUMEN
XIX
XX
OBJETIVOS
General
XXI
XXII
INTRODUCCIN
El presente informe est orientado al cumplimiento de la instruccin dada
por subgerencia administrativa en cuanto al plan de reestructuracin del
departamento de abastecimientos.
XXIII
XXIV
El
departamento
de
abastecimientos
anteriormente
departamentos
de
compras y de almacenes en el
2)
GERENCIA
CONCEJO
TCNICO
Direccin de
Auditoria General
Departamento de
Auditoria de Servicios
de Salud
Departamento de
Auditoria Interna
Subgerencia de
Planificacin y
Desarrollo
Depto. de
Organizacin y
Mtodos
Departamento de
Infraestructura
Subgerencia
Financiera
Subgerencia de
Prestaciones
Pecuniarias
Subgerencia
Administrativa
Departamento de
Planificacin
Departamento de
Contabilidad
Departamento de
Inversiones
Departamento
Legal
Depto. de
Abastecimientos
Depto. de
Comunicacin
Social y RRPP
Departamento de
Prestaciones en
Dinero
Departamento de
Invalidez, Vejez y
Sobrevivencia
Departamento
Actuarial y
Estadstico
Departamento de
Presupuesto
Departamento de
Tesorera
Departamento de
Servicios
Contratados
Divisin de
Inspeccin
Departamento de
Recursos
Humanos
Departamento de
Trabajo Social
Departamento de
Medicina Legal y
Evaluacin de
Incapacidades
Departamento de
Recaudacin
Departamento de
Servicios de
Apoyo
Departamento de
Informtica
Divisin de
Mantenimiento
Divisin de
Desarrollo de
Sistemas
Div. de Admon.y
Compensaciones
Divisin de
TRansportes
Divisin de
Operaciones
Divisin de
Capacitacin y
Desarrollo
Div. de Registro
de Patronos y
Trabajadores
Subgerencia de
Prestaciones en
Salud
Departamento
Tcnico de
Servicios de
Salud
Departamento de
Medicina
Preventiva
Subgerencia de
Integridad y
Transparencia
Administrativa
Departamento de
Investigaciones
Especiales
Departamento de
Supervisin
Divisin de
Dotacin
Divisin Jurdica
Laboral
Divisin de
Bienestar Laboral
Seccin de
Correspondencia
y Archivo
Seccin de
Biblioteca
Departamento de
Cambio
Institucional
Seccin de
recepcin y
seguimiento de
denuncias
1.2.5.1
ESTRUCTURA DE PUESTOS
Departamento de Abastecimientos
PRESIDENTE DE
JUNTA DIRECTIVA
GERENTE
ASESORES (3)
SUBGERENTE
ADMINISTRATIVO
SUPERVISOR
FARMACEUTICO
JEFE
SUBJEFE
ENCARGADO DE
COSTURERA
SECRETARIA
B
COSTURERO
INDUSTRIAL (18)
ENCARGADO DE
FONDO
ROTATIVO
CAMARERO
ANALISTA
A (2)
PERSONAL DE
APOYO (2)
PROCURADOR
A (2)
SECRETARIA
A (2)
OFICIAL
ADMINISTRATIVO
ASISTENTE
ADMINISTRATIVO A
ASISTENTE
ADMINISTRATIVO C (2)
RECEPCIONISTA
ENCARGADO
DE BODEGA
SECRETARIA
B (4)
ANALISTA
B (4)
SECRETARIA
C
ANALISTA
C
BODEGUERO
B
BODEGUERO
A
CAMARERO
Junta directiva
Es
la
autoridad
suprema
del
instituto
en
Gerencia
Es el rgano ejecutivo del instituto y en consecuencia,
tiene a su cargo la administracin y gobierno del mismo, de
acuerdo con las disposiciones legales, debe tambin llevar a la
prctica las decisiones que adopte la junta directiva sobre la
direccin general del instituto, de conformidad con las
instituciones que ella le imparta.
2005.
Gerencia
delega
funciones
al
subgerente
1.2.5.2
adecuadamente
el
ejercicio
del
derecho
de
elabora
prepara
la
documentacin
mediante
tomadas
por
el
resoluciones
aprueben
departamento,
relativas
las
a
decisiones
compras,
10
El
departamento
actualmente
cuenta
con
26
1.2.5.3
1.2.5.4
reas
de
trabajo
en
el
departamento
de
abastecimientos
Lo conforma una
11
Seccin de alimentacin
de
bienes,
suministros
servicios
12
suministros
servicios
que
requiera
el
13
Asesora farmacutica
1.2.5.5
compra
contratacin,
almacenamiento
de
bienes,
funciones
de
dicho
departamento
se
detallan
continuacin:
Dirige y supervisa el proceso de compra por el sistema de
cotizacin, licitacin, contrato abierto, manifestacin de
inters y por medio de la organizacin panamericana de la
salud OPS-.
Realiza la compra directa propia del departamento.
Evala expedientes para la autorizacin de contratos de
arrendamiento.
Extiende las exenciones del impuesto al valor agregado
IVA- e impuesto sobre la renta ISR-.
14
1.2.5.6
Procesos
de
compra
que
se
realizan
en
el
departamento de abastecimientos
61/2006,
le
corresponde
la
subgerencia
del
instituto
las
aprobaciones
de
cada
15
16
Empresa:
Instituto Guatemalteco de
Seguridad Social IGSS-
Departamento: Abastecimientos
Inicio:
Pgina:
Emite Pedido
1/4
Revisado por:
Personal Operativo
Autorizado por:
Finaliza:
Mtodo:
Tramita pago
Actual
Depto. de
Abastecimientos
Subgerencia y
Departamento
Legal
Depto. de
Abastecimientos
Depto. De
Comunicacin
Social y Relaciones
Depto. De
Abastecimientos
Dependencia
Solicitante
Solicitud y realizacin
de publicacin de
documentos de
cotizacin (3 das)
Jefatura
analista
(2 das)
Elaboracin de documentos de
cotizacin, revisin y correccin
de los mismos. (5 das)
Subgerencia
Depto. De
Abastecimientos
17
expediente
Entrega de Documentos de
Cotizacin, incluyendo
modificaciones y aclaraciones
(10 das)
asigna
Solicitud
y
emisin de record
laborales
(4 das)
Nombramiento de
la
Junta
de
Cotizacin
(3 das)
Notifica
a
miembros de la
Junta
(2 das)
Empresa:
Instituto Guatemalteco de
Seguridad Social IGSS-
Departamento: Abastecimientos
Inicio:
Pgina:
Emite Pedido
2/4
Revisado por:
Personal Operativo
Autorizado por:
Finaliza:
Mtodo:
Tramita pago
Actual
A
Junta de
Cotizacin
Autorizacin
por
Subgerente por medio
de Acta y se publica en
Guatecompras (3 das)
Ofertas Suficientes?
NO
SI
11
12
Junta resuelve
recurso (3 das)
SI
13
Calificacin y adjudicacin
de ofertas, suscribiendo el
acta respectiva.
(5 das)
Plazo para recibir recursos de
revisin (3 das)
Recibe Recursos?
NO
14
Junta aclara
incongruencias
(3 das)
NO
15
Subgerencia
aprueba
o
Imprueba lo resuelto por la Junta
de Cotizacin (5 das)
Aprueba lo resuelto por Junta
de Cotizacin?
SI
16
Plazo para
aclaracin.
(3 das)
recibir
recursos
de
Depto. de
Abastecimientos
17
Notifica a interesados de la
aprobacin (2 das)
Departamento
Legal
18
18
Empresa:
Instituto Guatemalteco de
Seguridad Social IGSS-
Departamento: Abastecimientos
Inicio:
Pgina:
Emite Pedido
Revisado por:
Personal Operativo
Autorizado por:
Finaliza:
Mtodo:
Tramita pago
Actual
B
Enva expediente al
Depto de
Abastecimientos
(02 das)
19
ACTA
CONTRATO
20
Subgerencia solicita
correccin y aclaracin
a quien corresponda
(07 das)
NO
Aprueba Contrato?
21
SI
22
Depto.
Abastecimientos
notifica
a
interesados
sobre
aprobacin
del
Contrato (02 das)
Gerencia
aprueba
o
imprueba Contrato (10 das)
23
Abastecimientos
solicita
nombramiento de Comisin
Receptora (02 das)
24
25
Proveedor y Comisin
Receptora
Unidad Solicitante
19
Subgerencia nombra
Comisin Receptora (03
das)
26
Empresa:
Instituto Guatemalteco de
Seguridad Social IGSS-
Departamento: Abastecimientos
Inicio:
Pgina:
Emite Pedido
4/4
Revisado por:
Personal Operativo
Autorizado por:
Finaliza:
Mtodo:
Tramita pago
Actual
RESUMEN
Cantidad
Tiempo (das
hbiles)
Operacin
26
121
Inspeccin
Combinado
21
30
144
Actividad
Smbolo
TOTAL
20
21
Instituto Guatemalteco de
Seguridad Social IGSS-
Departamento: Abastecimientos
Inicio:
Pgina:
Emite Pedido
1/4
Revisado por:
Personal Operativo
Autorizado por:
Finaliza:
Mtodo:
Tramita pago
Actual
Depto. de
Abastecimientos
Subgerencia
Depto. de
Abastecimientos
Depto. De
Comunicacin
Social y Relaciones
Dependencia
Solicitante
Solicitud y realizacin
de publicacin de
manifestacin de
inters (3 das)
Jefatura
analista
(2 das)
Programacin
de
la
Manifestacin de Inters y
publicacin en Guatecompras
(2 das)
Depto. de
Recursos
Humanos
Subgerencia
Depto. De
Abastecimientos
22
asigna
expediente
Solicitud
y
emisin de record
laborales
(4 das)
Nombramiento de
la
comisin
receptora
(3 das)
Notifica
a
miembros de la
comisin
(2 das)
Empresa:
Instituto Guatemalteco de
Seguridad Social IGSS-
Departamento: Abastecimientos
Inicio:
Pgina:
Emite Pedido
2/4
Revisado por:
Personal Operativo
Autorizado por:
Finaliza:
Mtodo:
Tramita pago
Actual
A
Comisin
receptora
Subgerencia
autoriza
que se realice una
Compra Directa (3 das)
MAS DE UN
OFERENTE
NINGN
OFERENTE
UN OFERENTE
11
12
13
Departamento
Legal
10
14
Elaboracin
de
Contrato
o
Administrativa y tramite firmas
Subgerente y Proveedor (10 das)
ACTA
15
CONTRATO
16
D
B
23
Gerencia
aprueba
o
imprueba Contrato (10 das)
Acta
con
Empresa:
Instituto Guatemalteco de
Seguridad Social IGSS-
Departamento: Abastecimientos
Inicio:
Pgina:
Emite Pedido
Revisado por:
Personal Operativo
Autorizado por:
Finaliza:
Mtodo:
Tramita pago
Actual
B
Subgerencia solicita
correccin y aclaracin
a quien corresponda
(07 das)
NO
Aprueba Contrato?
17
SI
18
Depto.
Abastecimientos
notifica
a
interesados
sobre
aprobacin
del
Contrato (02 das)
19
Abastecimientos
solicita
nombramiento de Comisin
Receptora (02 das)
20
21
Proveedor y Comisin
Receptora
Unidad Solicitante
24
Subgerencia nombra
Comisin Receptora (03
das)
22
Empresa:
Instituto Guatemalteco de
Seguridad Social IGSS-
Departamento: Abastecimientos
Inicio:
Pgina:
Emite Pedido
4/4
Revisado por:
Personal Operativo
Autorizado por:
Finaliza:
Mtodo:
Tramita pago
Actual
RESUMEN
Cantidad
Tiempo (das
hbiles)
Operacin
22
105
Inspeccin
Combinado
21
26
128
Actividad
Smbolo
TOTAL
25
y menor de
26
Instituto Guatemalteco de
Seguridad Social IGSS-
Departamento: Abastecimientos
Revisado por:
Personal Operativo
Autorizado por:
Inicio:
Pgina:
1/3
Actual
Mtodo:
11
Valor de la compra?
Mayor a
Q1,000.00
Menor a
Q1,000.00
27
Empresa:
Instituto Guatemalteco de
Seguridad Social IGSS-
Departamento: Abastecimientos
Revisado por:
Personal Operativo
Autorizado por:
Inicio:
Pgina:
2/3
Actual
Mtodo:
Encargado de Presupuesto
verifica disponibilidad
presupuestaria (1 hora)
10
Secretaria de Subjefatura
elabora DAB-60 y exencin
de IVA (1 hora)
Efectivo
11
Proveedor despacha
pedido solicitado (8 horas)
Cheque
Encargado de Fondo Rotativo
elabora formulario FR 03 y FR
04 IGSS
(1 hora)
12
13
28
Empresa:
Instituto Guatemalteco de
Seguridad Social IGSS-
Departamento: Abastecimientos
Revisado por:
Personal Operativo
Autorizado por:
Inicio:
Pgina:
3/3
Actual
Mtodo:
14
Encargado Correspondiente
emite cheque (0.5 hora)
15
16
RESUMEN
Cantidad
Tiempo (horas
hbiles)
Operacin
16
25
Inspeccin
Combinado
20
29
Actividad
Smbolo
TOTAL
29
de
seleccionar
al
proveedor,
jefatura
y/o
30
Instituto Guatemalteco de
Seguridad Social IGSS-
Departamento: Abastecimientos
Revisado por:
Personal Operativo
Autorizado por:
Inicio:
Pgina:
1/3
Actual
Mtodo:
11
Valor de la compra?
Mayor a
Q1,000.00
Menor a
Q1,000.00
31
Empresa:
Instituto Guatemalteco de
Seguridad Social IGSS-
Departamento: Abastecimientos
Revisado por:
Personal Operativo
Autorizado por:
Inicio:
Pgina:
2/3
Actual
Mtodo:
Encargado de Presupuesto
verifica disponibilidad
presupuestaria (1 hora)
Secretaria de Subjefatura
elabora DAB-60 y exencin
de IVA (1 hora)
Efectivo
10
Proveedor despacha
pedido solicitado (8 horas)
Cheque
Encargado de Fondo Rotativo
elabora formulario FR 03 y FR
04 IGSS
(1 hora)
11
12
32
Empresa:
Instituto Guatemalteco de
Seguridad Social IGSS-
Departamento: Abastecimientos
Revisado por:
Personal Operativo
Autorizado por:
Inicio:
Pgina:
3/3
Actual
Mtodo:
13
Encargado Correspondiente
emite cheque (0.5 hora)
14
15
RESUMEN
Cantidad
Tiempo (horas
hbiles)
Operacin
15
19.5
Inspeccin
Combinado
19
23.5
Actividad
Smbolo
TOTAL
33
anticonceptivos
por
medio
de
la
Organizacin
34
Empresa:
Instituto Guatemalteco de
Seguridad Social IGSS-
Departamento: Abastecimientos
Inicio:
Pgina:
Emite Pedido
1/2
Revisado por:
Personal Operativo
Autorizado por:
Finaliza:
Mtodo:
Seguimiento al pago
Actual
Tipo de producto?
Gerencia nombra
comisin receptora
(10 das)
Medicamentos o
Anticonceptivos
Vacunas
35
Empresa:
Instituto Guatemalteco de
Seguridad Social IGSS-
Departamento: Abastecimientos
Inicio:
Pgina:
Emite Pedido
2/2
Revisado por:
Personal Operativo
Autorizado por:
Finaliza:
Mtodo:
Seguimiento al pago
Actual
10
11
12
13
14
RESUMEN
Cantidad
Tiempo (das
hbiles)
Operacin
14
61
Inspeccin
Combinado
16
63
Actividad
Smbolo
TOTAL
36
reglamentos
procedimientos
establecidos
por
la
administracin de la institucin.
38
conocimiento
administrativo
del
por
parte
del
departamento
personal
de
operativo
abastecimientos
39
Realizar
supervisar
el
trmite
para
la
compra
de
esta
aprobacin
la
emite
el
subgerente
40
preventivo.
El
departamento
de
41
42
cuestionario
est
dirigido
al
personal
operativo
tareas
correspondientes
responsables
de
ciertas
43
CUESTIONARIO 1
Detalle de Actividades
Personal Departamento de Abastecimientos
Buenos das / tardes, la finalidad del presente cuestionario es recabar informacin necesaria
para la readecuacin de procesos del Departamento. La informacin recolectada ser utilizada
en forma confidencial y su uso se circunscribe especficamente para el desarrollo del Plan de
Trabajo del Departamento de Abastecimientos.
Instrucciones: a continuacin encontrar una serie de preguntas, por lo que agradecer
responder segn su apreciacin le corresponda.
NOMBRE:_______________________________________________________
EDAD:_________
NIVEL DE ESCOLARIDAD:
Primaria
Bsico
Diversificado
Detalle las actividades que realiza en el Departamento e indique la periodicidad con la que las
PERIODICIDAD
ACTIVIDADES
Diaria Semanal Mensual
realiza.
44
Otro
(especifiq
45
CUESTIONARIO 2
Jefatura y Subjefatura
Departamento de Abastecimientos
Buenos das / tardes, la finalidad del presente cuestionario es recabar informacin necesaria para la readecuacin de
procesos del Departamento. La informacin recolectada ser utilizada en forma confidencial y su uso se circunscribe
especficamente para el desarrollo del Plan de Trabajo del Departamento de Abastecimientos.
Instrucciones: a continuacin encontrar una serie de preguntas, por lo que solicito marque con una X en el cuadro
que segn su apreciacin le corresponda.
DATOS GENERALES
Puesto que ocupa en el Departamento:
Jefe
Subjefe
Otro: ______________________
Jefe
Subjefe
Analistas
Secretarias
Asesores
Supervisores
Recepcionista
Operarios
Otros (Especifique)
PRIMERA PARTE
1.
2.
No (Pase a la pregunta # 3)
3.
No (Pase a la pregunta # 6)
46
Contina
4.
___________________________________________________________________________________________
5.
6.
No s
______________________________________________________________________________________________
7.
____________________________________________________________________________________________
8.
(4-6 aos)
(7-10
aos)
No Por qu?
______________________________________________________________________________________________
9.
Por Escrito
No se dan a conocer
No
14. Utilizan en su Departamento algn tipo de estrategias para poder alcanzar sus objetivos?
S
47
Contina
15. Qu tipos de estrategias utilizan en su Departamento?
Estrategias de ventas
Estrategias de compras
Estrategias para el manejo de personal
Estrategias Administrativas
Otras: ____________________________
16. Existen procedimientos definidos por escrito que detallen la manera exacta en que deben realizarse las
actividades en el Departamento?
S (Pase a la siguiente pregunta)
18.
Se cuenta en el Departamento con un reglamento interno de trabajo al cual los empleados se tienen que regir
para realizar sus actividades?
S
No
No
No
48
Contina
25. En que reas del Departamento se utiliza(n) este(os) tipo(s) de control(es)?
Administrativa
Finanzas
Recursos Humanos
Otro:____________
26. En el Departamento, Se utiliza algn tipo de control financiero?
S
No
28. En su Departamento, Se utiliza algn tipo de control para verificar s las actividades estn enfocadas al
cumplimiento de los objetivos previamente planeados?
S
29.
No
De los siguientes planes, Cules son los que se revisan en forma peridica?
S
No
Objetivos
Polticas
Estrategias
Procedimientos
Programas
Presupuesto
30. Existe alguna persona encargada en forma exclusiva del diseo, preparacin, implementacin y actualizacin de
controles?
S
No
49
Contina
33. Con qu frecuencia se evala el trabajo que desempean los empleados?
Diario
Semanal
Quincenal
Mensual
Anual
Otro:_________________
35.
No
Tienen alguna medida correctiva en caso de que los resultados no concuerden con lo planeado?
S Explique
No (Termina la encuesta)
______________________________________________________________________________________
50
las
tareas
que
se
realizan
en
el
departamento
de
abastecimientos.
NO
75%
51
NO
49%
Por experiencia
38%
52
53
CUESTIONARIO 3
PERSONAL ADMINISTRATIVO
Departamento de Abastecimientos
Buenos das / tardes, la finalidad del presente cuestionario es recabar informacin necesaria para la readecuacin de
procesos del Departamento. La informacin recolectada ser utilizada en forma confidencial y su uso se circunscribe
especficamente para el desarrollo del Plan de Trabajo del Departamento de Abastecimientos.
Instrucciones: a continuacin encontrar una serie de preguntas, por lo que solicito marque con una X en el cuadro
que segn su apreciacin le corresponda.
NOMBRE: ____________________________________________________________________________________
PRIMERA PARTE
1.
2.
No
3.
No
No s
6.
7.
Por Escrito
No
9.
Otro: ______________
8.
No
En el Departamento Se utiliza algn tipo de estrategias (acciones especficas) para poder alcanzar los objetivos?
S
No
54
No
Contina
10. Maneja el Departamento algn manual que detalle la manera exacta en que deben realizarse las actividades?
S (Continu)
No
No s
No
No s
No
No s
55
Contina
20. El Departamento hace uso de alguna medida correctiva, cuando el trabajo que usted desempea no es el
adecuado?
S Explique
No
No s
_____________________________________________________________________________________________
56
continuas,
las
cuales
retienen
los
procesos
ya
57
Figura 14. Grfica porcentual sobre la revisin del trabajo al personal operativo
NO
67%
continuacin
se
presenta
58
el
cuestionario
nmero
4,
CUESTIONARIO 4
PERSONAL OPERATIVO
Departamento de Abastecimientos
Buenos das / tardes, la finalidad del presente cuestionario es recabar informacin necesaria para la readecuacin de
procesos del Departamento. La informacin recolectada ser utilizada en forma confidencial y su uso se circunscribe
especficamente para el desarrollo del Plan de Trabajo del Departamento de Abastecimientos.
Instrucciones: A continuacin le plantear una serie de preguntas que le ruego responder de forma sincera, indicando
cul de las posibles respuestas es la que ms se ajusta a su criterio y explicando en forma ms detallada cuando as se
lo requiera. Gracias.
Nombre:___________________________________________________________________________________
Quin es su jefe?
Gerente General
1.
Otro: ________
___________________________________________________________
2.
3.
No (Pasar a la pregunta # 4)
No s (Pasar a la pregunta # 4)
Escrita
Otra: _________
4. Cundo empez a trabajar en el Departamento, le proporcionaron algn folleto o libro que le mostrara la forma en
que debe realizar su trabajo (procedimientos)?
S
5.
6.
No (Pasar a la pregunta # 7)
Escrito
No
No s
Tienen en el Departamento algn mtodo para saber si el trabajo realizado corresponde a lo que fue planeado?
S
9.
Otra: __________
8.
No s (Pasar a la pregunta # 7)
7.
No
No
No s
59
Contina
No s
11. El Departamento hace uso de alguna medida correctiva, cuando el trabajo que usted desempea no es el
adecuado?
S Explique
No
No s
______________________________________________________________________________________________
60
61
jefatura, subjefatura y
Redaccin de providencias
Coordinacin de eventos de cotizacin
Archivo y revisin de expedientes
Apoyo en llamadas telefnicas a unidades hospitalarias
Apoyo en eventos de licitacin
63
64
65
resolver
dudas
de
las
unidades
mdicas
varias
asignadas
por
jefatura
subjefatura
del
departamento.
Publicacin y manejo de todo el proceso de guatecompras.
En
este
puesto
se
refleja
el
desequilibrio
de
distribucin
de
acadmico:
diversificado,
segundo
semestre
de
Apoyo secretarial
Numerar y sellar correspondencia
Descargo de pedidos en el sistema AS400 (sistema de red que
almacena distinta informacin)
Coordinar envo de correspondencia
Ordenamiento de expedientes
Foliar expedientes
Notificacin de contratos a unidades del rea metropolitana y
departamental
Analizar expedientes
Atender
llamadas
telefnicas
del
rea
metropolitana
departamental
Entrega de correspondencia
Registro de pedidos en los formularios DAB 6 (formulario de
pedido)
Anlisis de expedientes
Apoyo secretarial a subjefatura
Elaboracin de propuestas de trabajo
Elaboracin de actas (eventualmente)
Cotizacin de productos para el departamento (eventualmente)
Envo de correspondencia
Atencin al pblico
Liquidacin de fondo rotativo en caja menor
Elaboracin
de
conciliaciones
bancarias,
programaciones
71
72
Sistema
burocrtico
Instalaciones
fsicas
Personal
inequidad
salarial
No
capacitacin al
pesonal
falta de
ventilacin
evasin de
responsabilidad
inexistencia
de induccin
Ambiente
ruidoso
personal
ambigo
Desorganizacin
Administrativa
computadoras
ineficientes
indiferencia
afectiva
falta de sistema
de red a todo el
personal
ausencia de
mobiliario
sectorizacin
de grupos
laborales
Ambiente
Social
Recursos
es
la
inequidad
salarial,
desigualdad
de
responsabilidades,
Los
efectos
que
reflejan
la
ineficiencia
del
departamento
de
74
75
76
legal
y/o
las
autoridades
correspondientes
para
77
de
procesos
concluidos,
los
cuales
se
encuentran
78
79
80
81
82
Figura 17. Instalaciones del sanitario para el personal del departamento de abastecimientos y para tres
departamentos mas
Figura 18. Cuatro servicios de sanitario para el departamento de abastecimientos y tres departamentos ms
83
evalan
nicamente
los
requisitos
solicitados,
84
85
2.6 Costos
A continuacin se describen los costos actuales, es decir los
costos y gastos que son ocasionados por el retraso en los procesos.
86
personal
que
labora
actualmente
en
el
departamento
de
87
Personas
2
2
4
1
2
1
1
6
1
1
1
2
1
3
1
Puesto
Personal de Apoyo
Analista A
Analista B
Analista C
Procurador A
Oficial Administrativo
Secretaria A
Secretaria B
Secretaria C
Secretaria Ejecutiva "A"
Asistente Administrativo A
Asistente Administrativo C
Supervisor Farmacutico
Asesores
Analista B (plaza vacante)
Total
en
el
departamento
de
abastecimientos,
88
Figura 20. Distribucin fsica actual del personal del departamento de abastecimientos, instalaciones en el
segundo nivel de oficinas centrales del instituto
Bodega
Recepcin
Personal
Operativo
Asesores
Sala de
Eventos
Comedor
Asistentes
Personal
Operativo
Secretaria
Subjefatura
Subjefatura
REA
DEPTO. RECURSOS
HUMANOS
Personal
Operativo
Jefatura
Secretaria
Jefatura
89
90
91
92
Sobre la base del anlisis del captulo dos, numeral 2.1.3 de la pgina
60, se denota que actualmente el recurso humano utilizado en el departamento
de abastecimientos, con respecto a sus funciones, no concurre con una
distribucin proporcionada, esto promueve inestabilidad laboral, desequilibrio
salarial y por tanto descontento por parte del personal, ocasionando as
indiferencia afectiva.
Para establecer una eficiencia considerable en el uso del recurso humano,
se deben tomar en cuenta las propuestas que se mencionan en este apartado y
son las siguientes:
Se propone continuar y dar seguimiento a las salas situacionales que
se han venido elaborando, para conocer y satisfacer las necesidades
de cada empleado del departamento y as lograr un ambiente estable
y confortable.
94
que
actualmente
laboran
en
el
departamento
de
95
secretaria B,
96
ESTRUCTURA DE PUESTOS
Departamento de Abastecimientos
Oficinas Centrales
JUNTA DIRECTIVA
GERENCIA
SUBGERENTE
ADMINISTRATIVO
JEFATURA
ASESORIA
SUBJEFATURA
APORTE LEGAL
Secretara de
Jefatura y
Subjefatura
Seccin de
Infraestructura
Seccin de
Equipos
Seccin de
Alimentacin y
Lavado y Planchado
Seccin de
Medicamentos
Seccin de
Aduanas
Seccin de
Arrendamientos y
Licitaciones
Coordinacin de
Seccin de
Infraestructura
Coordinacin de
Seccin de Equipos
Coordinacin de
Seccin de
Alimentacin y Lavado
y Planchado
Coordinacin de
Seccin de
Medicamentos
Coordinacin de
Seccin de Aduanas
Coordinacin de Seccin
de Arrendamientos y
Licitaciones
Personal Operativo
de Seccin de
Infraestructura
Personal Operativo
de Seccin de
Equipos
Personal Operativo de
Seccin de
Alimentacin y Lavado
y Planchado
Personal Operativo
de Seccin de
Medicamentos
Personal Operativo
de Seccin de
Aduanas
Personal Operativo de
Seccin de
Arrendamientos y
Licitaciones
Recepcin
Personal de
Apoyo
97
3.1.2 Personal
98
Asesores
Funcin Principal: Encargados del control administrativo y
del
farmacutico o
ingeniera qumica.
Experiencia: Mnimo dos aos en manejo de personal, dos aos en
compras y contrataciones del estado.
Conocimientos: En medicamentos y frmulas comerciales, Ley de
Contrataciones del Estado, computacin, idioma ingls (80%).
99
Oficial Administrativo
Funcin
Principal:
Coordinar
la
seccin
de
aduanas
del
farmacutico o
ingeniera qumica.
Experiencia: Mnimo dos aos en manejo de personal, dos aos en
compras y contrataciones del estado.
Conocimientos: En medicamentos y frmulas comerciales, Ley de
Contrataciones del Estado, computacin, idioma ingls (80%).
Asistente Administrativo A
Funcin Principal: Coordinar la seccin de servicio de alimentacin
y lavado y planchado del departamento de abastecimientos,
dirigiendo y apoyando al personal operativo que analiza expedientes
relacionados con prrrogas de contratos para dichos servicios y
eventos de cotizacin de distintas unidades del instituto. Atender al
pblico y empleados personalmente o por telfono y dems tareas
asignadas por jefatura y/o subjefatura.
Escolaridad: Tercer ao aprobado en carrera tcnica universitaria o
mnimo tres aos aprobados en carrera de licenciatura a fin al puesto.
Experiencia: Mnimo un ao en contrataciones del estado.
Conocimientos: Ley de Contrataciones del Estado, computacin.
100
Asistente Administrativo C
Funcin Principal: Coordinar la seccin que sea asignada por
jefatura del departamento de abastecimientos, dirigiendo y apoyando
al personal operativo que le sea designado y que analiza y tramita
eventos de cotizacin y/o licitacin de distintas unidades del instituto.
Atender al pblico y empleados personalmente o por telfono y
dems tareas asignadas por jefatura y/o subjefatura.
Escolaridad: Ttulo universitario a nivel licenciatura en carrera afn al
puesto.
Experiencia: Mnimo dos aos en manejo de personal, dos aos en
compras y contrataciones del estado.
Conocimientos: Ley de Contrataciones del Estado, computacin,
idioma ingls (80%).
Analista A, B o C
Funcin
efectuar
Principal:
dictmenes,
Analizar
expedientes,
formulacin
de
elaborar
proyectos,
recomendaciones
de
mdicas,
ordenar
clasificar
para
archivo
de
101
Procurador A
Funcin Principal: Auxiliar en procesos legales, econmico coactivo
al departamento, recibir avisos, analizando los mismos, tomando la
responsabilidad de elaborar el proyecto de memorial, verificacin de
la base legal de los expedientes, efectuar demandas de proyectos de
liquidacin,
emitir
dictmenes
de
expedientes
administrativos.
102
3.1.2.2
farmacutico,
quienes
coordinando
con
jefatura
103
3.1.3 Distribucin
fsica
propuesta
del
departamento
de
abastecimientos
A continuacin se propone la
distribucin ms ptima:
Figura 22. Distribucin fsica propuesta del personal del departamento de abastecimientos, en el tercer
Ventanas
Bodega
Ventanas
Asistentes
Ventanas
Personal
Operativo
Asesor
Farmacutic
o
Up
Ventanas
Salas para
Eventos
Subjefatura
Asesores
Jefatura
Ventanas
Aea Acondicionado
104
105
106
107
3.2.1 Procesos
creando
gestiones
prcticas,
eficientes,
eficaces,
3.2.1.1
108
rea
firmar
de
recibida
dicha
solicitud,
obviando
los
109
110
111
i. La ley dicta que se debe nombrar una comisin para la recepcin del
bien, suministro o servicio, por cualquier sistema de compra, sin
embargo no indica en que momento debe nombrarse dicha comisin,
por lo que se propone que este nombramiento sea al momento de la
aprobacin de la decisin de las juntas de cotizacin o licitacin o bien
al momento de cada aprobacin de adquisicin, como en el caso del
sistema de contrato abierto y por medio de la organizacin
panamericana de la salud OPS-.
112
113
3.2.1.2
114
Figura 24. Flujograma propuesto del proceso de compras por el sistema de cotizacin
Empresa:
Instituto Guatemalteco de
Seguridad Social IGSS-
Departamento: Abastecimientos
Inicio:
Pgina:
Emite Pedido
Revisado por:
Personal Operativo
Autorizado por:
Finaliza:
Mtodo:
Tramita pago
Propuesto
Dependencia
Solicitante
Depto. de
Abastecimientos
2
Subgerencia
Depto. de
Abastecimientos
Depto. De
Comunicacin
Social y Relaciones
Depto. De
Abastecimientos
Solicitud y realizacin
de publicacin de
documentos de
cotizacin (2 das)
Elaboracin de documentos de
cotizacin (2 das)
Revisin y aprobacin de
documentos de cotizacin y
publicacin en Guatecompras
(4 das)
Subgerencia
Entrega de Documentos de
Cotizacin, incluyendo
modificaciones y aclaraciones
(10 das)
Depto. De
Abastecimientos
115
Solicitud
y
emisin de record
laborales
(4 das)
Nombramiento de
la
Junta
de
Cotizacin
(3 das)
Notifica
a
miembros de la
Junta
(1 da)
Empresa:
Instituto Guatemalteco de
Seguridad Social IGSS-
Departamento: Abastecimientos
Inicio:
Pgina:
Emite Pedido
2/4
Revisado por:
Personal Operativo
Autorizado por:
Finaliza:
Mtodo:
Tramita pago
propuesto
A
Junta de
Cotizacin
Autorizacin
por
Subgerente por medio
de Acta y se publica en
Guatecompras (3 das)
Ofertas Suficientes?
NO
10
SI
11
12
Junta aclara
incongruencias
(3 das)
NO
13
Calificacin y adjudicacin
de ofertas, suscribiendo el
acta respectiva.
(5 das)
Subgerencia aprueba o Imprueba lo
resuelto por la Junta de Cotizacin y
nombra comisin receptora (5 das)
Aprueba lo resuelto por Junta de
Cotizacin?
SI
14
Depto. de
Abastecimientos
15
Notifica a interesados de la
aprobacin
(1 da)
Departamento
Legal
16
Elaboracin de Contrato o
Acta Administrativa y tramite
firmas con Subgerente y
Proveedor (4 das)
116
Empresa:
Instituto Guatemalteco de
Seguridad Social IGSS-
Departamento: Abastecimientos
Inicio:
Pgina:
Emite Pedido
Revisado por:
Personal Operativo
Autorizado por:
Finaliza:
Mtodo:
Tramita pago
propuesto
B
Enva expediente al
Depto de
Abastecimientos
(01 da)
17
ACTA
CONTRATO
18
Subgerencia solicita
correccin y aclaracin
a quien corresponda
(2 das)
NO
Gerencia
aprueba
o
imprueba Contrato (6 das)
Aprueba Contrato?
19
SI
20
21
Proveedor y Comisin
Receptora
Unidad Solicitante
117
Depto.
Abastecimientos
notifica
a
interesados
sobre
aprobacin
del
Contrato (02 das)
22
Empresa:
Instituto Guatemalteco de
Seguridad Social IGSS-
Departamento: Abastecimientos
Inicio:
Pgina:
Emite Pedido
4/4
Revisado por:
Personal Operativo
Autorizado por:
Finaliza:
Mtodo:
Tramita pago
propuesto
RESUMEN
Cantidad
Tiempo (das
hbiles)
Operacin
22
61
Inspeccin
Combinado
25
68
Actividad
Smbolo
TOTAL
118
3.2.1.3
119
Figura 25. Flujograma propuesto del proceso de compras por el sistema de manifestacin de inters
Empresa:
Instituto Guatemalteco de
Seguridad Social IGSS-
Departamento: Abastecimientos
Inicio:
Pgina:
Emite Pedido
1/3
Revisado por:
Personal Operativo
Autorizado por:
Finaliza:
Mtodo:
Tramita pago
Propuesto
Dependencia
Solicitante
Depto. de
Abastecimientos
Subgerencia
2
2
Depto. De
Comunicacin
Social y Relaciones
Solicitud y realizacin
de publicacin de
manifestacin de
inters (3 das)
Revisin y aprobacin de
publicacin de manifestacin de
inters
(03 das)
Programacin de la Manifestacin
de Inters y publicacin en
Guatecompras (1 da)
Depto. de
Recursos
Humanos
Subgerencia
Depto. De
Abastecimientos
120
Solicitud
y
emisin de record
laborales
(3 das)
Nombramiento de
la
comisin
receptora
de
ofertas
(3 das)
Notifica
a
miembros de la
comisin
(2 das)
Empresa:
Instituto Guatemalteco de
Seguridad Social IGSS-
Departamento: Abastecimientos
Inicio:
Pgina:
Emite Pedido
2/3
Revisado por:
Personal Operativo
Autorizado por:
Finaliza:
Mtodo:
Tramita pago
Propuesto
A
Comisin
receptora
Subgerencia
autoriza
que se realice una
Compra Directa (2 das)
MAS DE UN
OFERENTE
NINGN
OFERENTE
UN OFERENTE
10
11
12
Departamento
Legal
13
Elaboracin
de
Contrato
o
Administrativa y tramite firmas
Subgerente y Proveedor (05 das)
ACTA
14
CONTRATO
15
121
Gerencia
aprueba
o
imprueba Contrato (05 das)
Acta
con
Empresa:
Instituto Guatemalteco de
Seguridad Social IGSS-
Departamento: Abastecimientos
Emite Pedido
3/3
Inicio:
Pgina:
C
Revisado por:
Personal Operativo
Autorizado por:
Finaliza:
Mtodo:
Tramita pago
Propuesto
Subgerencia solicita
correccin y aclaracin
a quien corresponda
(03 das)
B
NO
Aprueba Contrato?
16
SI
Proveedor y Comisin
Receptora
Unidad Solicitante
17
Depto.
Abastecimientos
notifica
a
interesados
sobre
aprobacin
del
Contrato (02 das)
18
19
RESUMEN
Cantidad
Tiempo (das
hbiles)
Operacin
19
59
Inspeccin
Combinado
23
66
Actividad
Smbolo
TOTAL
122
3.2.1.4
El proceso ptimo que se propone para realizar una compra por medio
de compra directa se grafica en la figura 26 en la pgina 124, una de las
mejoras que se proponen es que no se elabore parcialmente el formulario A-01
SIAF, sino que se complete al momento de tener toda la informacin del
proveedor, ya que colaborar en reducir el tiempo de realizacin; asimismo, se
propone que jefatura o subjefatura elija a los proveedores a cotizar, para tener
un mejor control y evitar actos corruptos. Al tomar en cuenta estas propuestas
se estar disminuyendo el tiempo de realizacin en 12 horas y media hbiles.
De la misma manera se propone para el sistema de compra por contrato
abierto, es por ello que no se grafica, ya que son procesos similares, que
solamente vara en un proceso, como se ha mencionado anteriormente en el
numeral 1.2.5.6, inciso c, pgina 26.
colabora con la mejora del tiempo de ejecucin de estos procesos, son las
propuestas que se detallan en el numeral 3.2.1.1 pgina 108 y corresponden a
las mejoras que se deben realizar en forma general para todos los procesos, es
por ello que no se detalla en cada uno de stos, sino se realiza en forma
general.
123
Figura 26. Flujograma propuesto del proceso de compras por el sistema de compra directa
Empresa:
Instituto Guatemalteco
de Seguridad Social
IGSS-
Departamento: Abastecimientos
Inicio:
Pgina:
Revisado por:
Personal Operativo
Autorizado por:
Finaliza:
Mtodo:
Propuesto
Valor de la compra?
Mayor a
Q1,000.00
Menor a
Q1,000.00
Encargado de Presupuesto
verifica disponibilidad
presupuestaria (0.5 hora)
124
Empresa:
Instituto Guatemalteco de
Seguridad Social IGSS-
Departamento: Abastecimientos
Inicio:
Pgina:
Revisado por:
Personal Operativo
Autorizado por:
Finaliza:
Mtodo:
Propuesto
A
8
Secretaria de Subjefatura
elabora DAB-60 y exencin
de IVA (0.5 hora)
Efectivo
10
Proveedor despacha
pedido solicitado (8 horas)
Cheque
Encargado de Fondo Rotativo
elabora formulario FR 03 y FR
04 IGSS
(1 hora)
11
12
13
Encargado Correspondiente
emite cheque (0.5 hora)
14
125
Empresa:
Instituto Guatemalteco de
Seguridad Social IGSS-
Departamento: Abastecimientos
Inicio:
Pgina:
Revisado por:
Personal Operativo
Autorizado por:
Finaliza:
Mtodo:
Propuesto
B
2
15
RESUMEN
Cantidad
Tiempo (horas
hbiles)
Operacin
15
14.5
Inspeccin
Combinado
18
16.5
Actividad
Smbolo
TOTAL
126
3.2.1.5
127
Figura 27. Flujograma propuesto del proceso de compras por medio de la OPS/OMS
Empresa:
Instituto Guatemalteco de
Seguridad Social IGSS-
Departamento: Abastecimientos
Inicio:
Pgina:
Emite Pedido
1/2
Revisado por:
Personal Operativo
Autorizado por:
Finaliza:
Mtodo:
Propuesto
1
Tipo de producto?
Gerencia nombra
comisin receptora
(10 das)
Medicamentos o
Anticonceptivos
Vacunas
128
Empresa:
Instituto Guatemalteco de
Seguridad Social IGSS-
Departamento: Abastecimientos
Inicio:
Pgina:
Emite Pedido
2/2
Revisado por:
Personal Operativo
Autorizado por:
Finaliza:
Mtodo:
Propuesto
10
11
12
RESUMEN
Cantidad
Tiempo (das
hbiles)
Operacin
12
37
Inspeccin
Combinado
14
39
Actividad
Smbolo
TOTAL
129
130
Asimismo,
se
necesitar
de
capacitaciones
sobre
sistemas
a.
131
b.
3.2.3 Costos
A continuacin se presentan los costos que incurrirn al momento de
implementar todas las propuestas presentadas en el presente captulo, tomando
en cuenta el recurso humano y el recurso material.
132
3.2.3.1
Recurso humano
Personas Puesto
2
7
5
1
2
1
2
5
1
1
1
3
1
2
Sueldo por
Sueldo mensual
puesto mensual
total
Personal de Apoyo
Analista A
Analista B
Analista "C"
Procurador A
Oficial Administrativo
Secretaria A
Secretaria B
Secretaria "C" (Secretaria de
Subjefatura)
Secretaria
Ejecutiva
"A"
(Secretaria de Jefatura)
Asistente Administrativo "A"
Asistente Administrativo C
Supervisor Farmacutico
Asesores
TOTAL
Q1,200.00
Q2,600.00
Q3,000.00
Q3,200.00
Q3,000.00
Q4,000.00
Q1,800.00
Q2,000.00
Q2,500.00
Q2,400.00
Q18,200.00
Q15,000.00
Q3,200.00
Q6,000.00
Q4,000.00
Q3,600.00
Q10,000.00
Q2,500.00
Q3,000.00
Q3,000.00
Q3,300.00
Q5,500.00
Q12,000.00
Q10,000.00
Q3,300.00
Q16,500.00
Q12,000.00
Q20,000.00
Q119,700.00
La tabla anterior detalla los costos del recurso humano que se requiere para
la agilizacin de los procesos de compra, es decir el sueldo base del equipo de
trabajo que se necesitar en el departamento de abastecimientos para dicho fin,
estableciendo una inversin mensual total de Q119,700.00.
133
3.2.3.2
Recurso material
Tabla III. Costos de materiales y equipo para la agilizacin de los procesos de compra
Cant. Descripcin
11
Computadoras
estndar
para
Precio
Precio
Unitario sin
Total sin
IVA
IVA
Q4,500.00 Q49,500.00
Fotocopiadora
Scanner
Q700.00
Q700.00
Impresoras
Q500.00
Q2,500.00
mano
Q10,000.00 Q10,000.00
de
obra
material de tablayeso)
1
Q1,500.00
Q1,500.00
Q74,200.00
134
asimismo
indica
el
seguimiento
cada
propuesta
implementada para tener una mejora continua, la cual estar a cargo de los
asesores del departamento de abastecimientos.
del
control
administrativo
tcnico
dentro
del
capacitaciones
diversas
al
personal
operativo
136
137
las
en
aspectos
mismas
tareas
legales,
que
el
sin
embargo
personal
continan
operativo
del
138
Estas propuestas son las que no han sido implementadas, pero las
autoridades administrativas del departamento de abastecimientos, tienen
programado implementarlas dentro de poco tiempo.
139
140
141
142
143
4.4
Costos
En este numeral se compararn los costos actuales y costos que incurrirn
4.4.1
Beneficio
144
145
146
Actualmente
Con
Mejoras
Implementadas
Salarios (+)
Q117,400.00
Q119,700.00
Evento sin
Q6,666.68 (gasto)
Q13,333.33 (ahorro)
Q124,066.68
Q106,366.67
efecto
Total
del
costo
mensual
UTILIDAD GENERADA MENSUAL
Q17,700.01
de
compra
incongruencias)
Sustituyendo datos:
Total de costos mensuales= Q119,700.00 Q13,333.33
Total de costos mensuales= Q106,366.67
147
con
Ahorro obtenido
Si se tiene un gasto actual de Q124,066.68 mensualmente,
incluyendo costos innecesarios por realizar eventos de compra sin
efecto y el costo que el instituto tendr mensualmente, con las
mejoras implementadas es de Q106,366.67, sin incluir el costo
nico debido a la adquisicin de recursos materiales. Se obtiene
un ahorro mensual al implementar las propuestas presentadas de:
Ahorro
obtenido
gasto
actual
costo
con
mejoras
implementadas
Sustituyendo datos:
Ahorro obtenido = Q124,066.68 Q106,366.67
Ahorro obtenido = Q.17,700.01 mensual
148
4.4.2
Recuperacin de Inversin
= Tiempo de recuperacin
Gasto actual
Ahorro mensual
Q74,200.00
Q17,700.01
= 4 meses 6 das
149
150
pudiendo
reutilizar
stos
desperdicios
para
tener
un
Disminuye el desperdicio.
152
153
154
Las
autoridades
administrativas
cargo
del
departamento
de
155
156
CONCLUSIONES
1. En el Instituto Guatemalteco de Seguridad Social IGSS-, el proceso
para la adquisicin de un bien o servicio se torna ineficiente, debido a la
falta de personal capacitado, al sistema burocrtico del instituto, a la falta
de informacin y a la incorrecta administracin en el departamento de
abastecimientos, se considera conveniente elaborar un manual de
procesos que sea accesible para cualquier empleado del instituto, se
deben realizar capacitaciones constantes al personal del departamento
sobre la ley de contrataciones del estado, tcnicas de computacin,
capacitaciones motivacionales, entre otras, lo cual fortalecer al grupo de
trabajo
en
trminos
de
experiencia
satisfaccin
profesional,
157
5. La
falta
de
motivacin
del
personal
del
departamento
de
por
lo
que
es
conveniente
realizar
capacitaciones
6. Una causa de los retrasos en el requerimiento de pedidos, la noobtencin y saturacin de producto, es la negligencia y falta de
conocimiento por parte de las autoridades administrativas de las distintas
unidades del instituto, por lo que se propone distribuir material de apoyo,
sobre informacin de los sistemas de compra como: circulares, manual
de procesos de compra y capacitaciones sobre la ley de contrataciones
del estado, lo que colaborar en la agilizacin de los procesos, evitando
rechazos
de
pedidos
por
falta
de
requisitos
disponibilidad
158
159
160
RECOMENDACIONES
1. Implementar las mejoras segn el seguimiento propuesto, de forma
correcta como se detalla en el captulo tres del presente documento,
controlando y monitoreando resultados que se van obteniendo,
elaborando una bitcora de los mismos para futuras referencias.
161
162
BIBLIOGRAFA
1. Benjamn Niebel. Ingeniera Industrial. Alfaomega Grupo Editor, S.A. de
C.V, 1996
2. Gary
Dessler.
Administracin
de
Personal.
Prentice-Hall
9. www.monografias.com/administraciondepersonal.html
10. www.monografias.com/administracionestrategica.html
163
164
166
ANEXO I
INSTITUTO GUATEMALTECO DE SEGURIDAD SOCIAL
Direccin: _____
CONTENIDO
1
TERMINOLOGA.................................................................................................... 168
2.
CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES ..................................................................... 171
3.
BASES ................................................................................................................... 171
4. ESPECIFICACIONES GENERALES, TCNICAS Y ESPECIALES DE C/PEDIDO179
5. ANEXOS ................................................................................................................. 179
167
TERMINOLOGA
1.1
ADENDA(S)
Es el documento que modifica y/o amplia el contenido de los Documentos y surgen de
dudas planteadas por los Oferentes o por revisin de quienes elaboraron los
Documentos.
1.2
ADJUDICATARIO
Oferente a quien se le ha adjudicado la negociacin.
1.3
1.4
BASES
Documento con informacin del Proceso que los oferentes deben conocer para poder
ofertar. (Artculos 18 y 19 de la Ley de Contrataciones del Estado)
1.5
CONTRATISTA
Persona individual o jurdica con quien se suscribe el contrato.
1.6
CONTRATO
Es el instrumento legal, firmado por el funcionario titular de la Autoridad Administrativa
Superior del Instituto Guatemalteco de Seguridad Social y por el Contratista donde se
estipulan los derechos y obligaciones que rigen la ejecucin de la negociacin y las
relaciones entre el Contratante y el Contratista, cuyas condiciones surgen de todos los
documentos tcnicos y legales que integran el proceso.
1.7
DEPARTAMENTO DE ABASTECIMIENTOS
Unidad Administrativa del Instituto Guatemalteco de Seguridad Social a la que le
compete la coordinacin, ejecucin y evaluacin de la adquisicin del objeto de estas
bases, ubicada en _____, con horario de atencin de 8:00 a 16:00 horas.
1.8
DISPOSICIONES ESPECIALES
Informacin e instrucciones especficas para la ejecucin de este proceso de
Cotizacin, que deben ser atendidas por los OFERENTES (Artculo. 18 de la LEY).
1.9
DOCUMENTOS
Agrupacin de datos impresos que proveen la informacin necesaria para que el
oferente pueda presentar en forma adecuada y estandarizada su oferta, incluyen como
mnimo, en su orden, los siguientes: bases, especificaciones generales,
especificaciones tcnicas y anexos. (Artculo 18 de la LEY).
168
1.10
ESPECIFICACIONES GENERALES
Informacin general del servicio a contratar. (Artculo 20 de la LEY)
1.11
ESPECIFICACIONES TCNICAS
Apartado de estos DOCUMENTOS en donde se desglosan las caractersticas fsicas,
de composicin y presentacin, inherentes al OBJETO de este PROCESO. (Artculo 20
de la LEY).
1.12
FORMULARIO DE COTIZACION
Formulario que el oferente utiliza para indicar los precios unitarios y totales en quetzales
para cada uno de los renglones ofertados. Los precios debern incluir, adems del
Impuesto al Valor Agregado, IVA, (Artculo 10 de la Ley del IVA), todas las tasas,
derechos arancelarios, impuestos y otros gastos que correspondan, adems de todos
los gastos necesarios para que los mismos sean puestos en las Unidades Mdico
Hospitalarias solicitantes, segn lo requieran y en las condiciones que se establecen en
las Bases.
1.13 GUATECOMPRAS
Sistema de Informacin de Contrataciones y Adquisiciones Pblicas, en donde se
anuncia e informa sobre las compras, ventas y contrataciones del Sector Pblico. Su
direccin en Internet es www.guatecompras.gt (Artculo 8 REGLAMENTO DE LA LEY).
1.14
INSTITUTO
Instituto Guatemalteco de Seguridad Social.
www.igssgt.org.
1.15
JUNTA
Junta de Cotizacin integrada por tres miembros nombrada por la autoridad
administrativa superior, a la que le compete recibir, analizar y calificar las OFERTAS y
adjudicar la ejecucin del OBJETO del presente proceso, y dems funciones que
determina la Ley. (Artculo 10 al 16 de la LEY).
1.16
LEY
Ley de Contrataciones del Estado, Decreto Nmero 57-92 del Congreso de la Repblica
de Guatemala y sus reformas.
1.17
1.18
OBJETO
____ del Instituto Guatemalteco de Seguridad Social.
1.19
OFERENTE(S)
Persona individual o jurdica que presenta una oferta.
169
1.20
OFERTA(S)
Propuesta presentada por cada Oferente para ejecutar el Objeto de este Proceso. Esta
propuesta debe incluir los aspectos tcnicos, financieros y legales, de acuerdo con lo
solicitado en los Documentos. (Artculo 9 del Reglamento de la Ley de Contrataciones
del Estado)
1.21
PROCESO
Conjunto de actividades relacionadas con esta Cotizacin Pblica, para alcanzar el objeto
de la misma.
1.22
1.23
REGLAMENTO
Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado, Acuerdo Gubernativo No. 1056-92
y sus reformas..
UNIDAD
Unidad solicitante.
170
2.
CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES
DESCRIPCION
2.1
2.2
2.3
2.4
2.5
Apertura de Ofertas
2.6
Plazo de Adjudicacin
2.7
Notificacin de la Adjudicacin
3.
BASES
3.1
OBJETO:
FECHA
A partir de la publicacin de los
DOCUMENTOS en GUATECOMPRAS,
hasta el _____ de ____ 2006 antes de la
hora fijada para la recepcin de ofertas.
Hasta 2 das hbiles, antes de la fecha
de recepcin de ofertas.
El _______ de octubre del 2006 de 8:30
a 10:00 horas y transcurridos treinta
minutos despus (10:30 horas), no se
aceptar ninguna oferta mas.
Las ofertas sern presentadas en sobres
cerrados, rotulados con el numero de
Operacin Guatecompras -NOG- ____ y
Pedido ofertado, en el Departamento de
Abastecimientos ____.
___ de ____ de 2006, despus de
concluida la recepcin de ofertas.
03 das despus de la recepcin y
apertura de ofertas.
Dentro del plazo establecido en la Ley de
Contrataciones del Estado.
El INSTITUTO, convoca para recibir ofertas de: _____, por el perodo comprendido del
_____ de ________ al _________de______________ del ao 2006. En total
cumplimiento de acuerdo a las condiciones y requerimientos establecidos en las
ESPECIFICACIONES
GENERALES,
ESPECIFICACIONES
TECNICAS
Y
DISPOSICIONES ESPECIALES de la presente cotizacin.
3.2
171
a)
b)
3.3
VISITA
Los interesados podrn visitar la UNIDAD en la cual es requerido el servicio objeto de la
presente cotizacin, esto con el fin de evaluar antes de realizar su OFERTA todas las
condiciones (ambientales, infraestructura, elctricas, etc).
3.4
3.5
ELABORACIN DE LA OFERTA
Los OFERENTES deben realizar su propuesta de acuerdo a lo estipulado en estos
DOCUMENTOS, en caso de discrepancia en el contenido de los mismos prevalecern
en el siguiente orden: DISPOSICIONES ESPECIALES, ESPECIFICACIONES
TCNICAS, ESPECIFICACIONES GENERALES y BASES DE COTIZACION. (Artculo
5 del REGLAMENTO)
La OFERTA debe ser presentada en plica de la siguiente forma:
a) Original y copia, en sobres cerrados y separados respectivamente, rotulados con la
informacin del OFERENTE (nombre, razn social, nmero de identificacin
tributaria, direccin, telfonos y otros medios de comunicacin), la identificacin del
PROCESO y la palabra Original y Copia, segn corresponda, la copia quedar a
disposicin de los OFERENTES para consulta. (Artculo 19 inciso 4 de la Ley)
b) En idioma espaol.
c) Los documentos contenidos en la plica, no deben contener enmiendas,
correcciones, borrones o raspaduras, excepto que estn debidamente salvadas.
d) Legible, con folios numerados, firmados y un ndice del contenido, y con los
documentos ordenados de acuerdo a como se listan en numeral 3.5) de los
presentes DOCUMENTOS.
172
e) Los OFERENTES deben tomar en cuenta que los gastos en que incurran para la
preparacin y presentacin de su propuesta, sern a su exclusiva cuenta y riesgo,
razn por la cual el INSTITUTO no reconocer suma alguna por este concepto, ni
efectuar reembolsos de ninguna naturaleza.
f)
3.7
c) Fianza de Sostenimiento de Oferta por una suma equivalente al 5% del monto total de
la OFERTA presentada.
173
e) Solvencia del Instituto en original, en la que conste que la empresa est solvente de
pago al mes anterior de la presentacin de la oferta, en sus cuotas laborales y
patronales (documento extendido por el Departamento de Recaudacin, 2do. Nivel
del Instituto, 7. Av. 22-72 zona 1), ciudad de Guatemala. El INSTITUTO se reserva
el derecho de verificar por su propios medios la situacin como patrono en que se
encuentra el Oferente.
174
3.7.1
REQUISITOS FUNDAMENTALES:
Los documentos que se detallan en las literales a, b) y c) del inciso 3.7 de los
presentes DOCUMENTOS, se consideran requisitos fundamentales y su no inclusin o
la presentacin de los mismos sin la totalidad de la informacin y formalidades
requeridas, dar lugar a que la JUNTA DE COTIZACION, de acuerdo a lo dispuesto en
el Artculo 30 de la LEY, rechace la OFERTA, sin responsabilidad alguna de su parte.
3.7.2
REQUISITOS NO FUNDAMENTALES:
Los dems documentos que se solicitan en el numeral 3.7 se consideran requisitos no
fundamentales, los cuales podrn satisfacerse en la propia OFERTA o dentro del plazo
comn que fije la JUNTA DE COTIZACION. Dicho plazo no podr ser menor de dos
das hbiles contados a partir de la notificacin de la solicitud del cumplimiento de los
requisitos solicitados por la JUNTA. De no cumplir con la presentacin de los mismos
en el plazo indicado por la JUNTA, la OFERTA ser rechazada. (Artculo 30 de la LEY)
3.7.3
3.8
3.9
APERTURA DE PLICAS
Al finalizar el periodo de presentacin y recepcin de OFERTAS, la JUNTA DE
COTIZACION proceder a la apertura de plicas en el orden en que fueron recibidas,
informando oportunamente el resultado de la misma.
De lo actuado se faccionar acta, la cual ser suscrita por los integrantes de la JUNTA,
misma que ser publicada en GUATECOMPRAS.
3.10
175
f)
3.11
CALIFICACIN Y ADJUDICACION
3.11.1 CALIFICACIN:
Las OFERTAS recibidas sern calificadas por la JUNTA de acuerdo a la LEY y su
REGLAMENTO, para determinar si las mismas cumplen con los requisitos solicitados en estos
DOCUMENTOS. La JUNTA podr solicitar aclaracin o informacin adicional a cualquier
OFERENTE. Dichas aclaraciones o informacin adicional no podrn modificar la OFERTA
presentada.
A los OFERENTES que hayan cumplido con todos los requisitos y DOCUMENTOS que
conforman la OFERTA, la JUNTA aplicar los criterios de calificacin indicados en el artculo 28
de la LEY, como son: calidad, precio, tiempo, caractersticas y dems condiciones que se fijan
en estos DOCUMENTOS.
La JUNTA calificar nicamente las ofertas que hayan cumplido con todos los requisitos
solicitados y que no hayan sido rechazadas por las circunstancias establecidas.
La metodologa a utilizar ser la siguiente:
a)Verificacin del cumplimiento de los requisitos fundamentales. Si la empresa los
cumple, pasarn a determinar el cumplimiento de dichos requisitos en otra oferta y
as sucesivamente hasta agotar todas las revisiones. Si un oferente no cumple con
algn requisito fundamental, se anotar el nombre de la empresa y el o los
requisitos fundamentales no cumplidos, para anotar lo correspondiente en el acta
de recepcin y apertura de plicas.
b) Revisin del cumplimiento de los requisitos no fundamentales y otro tipo de
informacin requerida, de las ofertas que hubieren cumplido con entregar todos los
requisitos fundamentales. Si alguna empresa no cumpli con proporcionar todos los
requisitos no fundamentales y otras informaciones o requisitos de forma, se anotar
el nombre de la Empresa y los requisitos no cumplidos, para elaborar notas de
requerimiento de dicha informacin, las que se notificarn para que se les de
cumplimiento en el plazo que la Junta determine. Si transcurrido este plazo, los
oferentes no cumplen con entregar la informacin solicitada y/o requisitos no
fundamentales, se les descalificar y continuar el proceso solamente con las
ofertas que hubieren cumplido todos los requisitos.
176
3.11.2
ASPECTO A EVALUAR
Cumplimiento de los requisitos
solicitados.
La calidad se medir en base a
constancias de buen servicio,
extendidas por entidades del sector
pblico o privado.
Tiempo de entrega: Se evaluar
con 30 puntos al OFERENTE que
ofrezca el servicio en el menor
tiempo despus de solicitar el
mismo, como tambien la celeridad
con que ofrezca atender las
emergencias.
RANGO DE PUNTAJE
10 puntos, si cumpli desde el inicio.
05 puntos, si se le requiri que
completara documentos o informacin y
cumpli dentro del plazo fijado por la
JUNTA.
PUNTOS
10
10
30
TOTAL
50
40
30
50
15
100
3.11.3 ADJUDICACIN
Para la adjudicacin la Junta de Cotizacin deber establecer el orden de calificacin
de mayor a menor en que quedaron finalmente, luego de haber aplicado la metodologa
de calificacin de los aspectos tcnicos y econmicos, identificando claramente al
OFERENTE que qued en primer lugar y los que clasifiquen sucesivamente, para que
en caso, el ADJUDICATARIO no suscribiere el contrato respectivo, la negociacin
pueda llevarse a cabo con solo el subsiguiente clasificado en su orden, respectivamente
(artculo 33 de la Ley de Contrataciones del Estado).
De lo actuado se levantar el Acta de Calificacin y Adjudicacin correspondiente,
consignando, el nombre de la empresa, valor de la oferta adjudicada, al acta se anexar
el cuadro de evaluacin y calificacin de las ofertas.
177
La Junta de Cotizacin notificar a cada uno de los oferentes, dentro de los tres (3) das
hbiles siguientes de haber adjudicado el proceso y adicionalmente, el Acta de
Adjudicacin se publicar en Guatecompras. Dentro del plazo de dos (2) das
siguientes a la adjudicacin. La Junta trasladar el expediente completo a la Autoridad
Administrativa Superior para que dentro de los 5 dias hbiles siguientes de su
recepcin, apruebe o impruebe lo actuado, y la JUNTA, en caso de improbacin
proceder conforme a la LEY. La aprobacin o improbacin de lo actuado por la
JUNTA se publicar en GUATECOMPRAS (Artculos 35 y 36 de la Ley de
Contrataciones del Estado).
3.12
3.13 GARANTAS
3.13.1 GARANTA DE SOSTENIMIENTO DE OFERTA
Deber formalizarse mediante fianza extendida a favor del INSTITUTO por una
institucin afianzadora debidamente autorizada para operar en la Repblica de
Guatemala y deber tomarse en cuenta las siguientes consideraciones: (Artculos 64 y
69 de la LEY)
a)
Deber tener una vigencia de ciento veinte (120) das a partir de la fecha de
recepcin y apertura de plicas.
b)
c)
178
c)
d)
PLAZO CONTRACTUAL
El plazo contractual ser de ____ ( ) meses, contados a partir del da siguiente en que
el CONTRATISTA reciba la notificacin de la resolucin de aprobacin del CONTRATO.
3.18
SANCIONES
El incumplimiento a las condiciones estipuladas en el CONTRATO o en los presentes
DOCUMENTOS, estar sujeto a las sanciones que establece la LEY y su
REGLAMENTO.
3.20
FORMA DE PAGO
EL INSTITUTO pagar los servicios, toda vez que estos sean recibidos a su
entera satisfaccin, en cada unidad, por medio de depsito en cuenta monetaria del
Banco de Desarrollo Rural, Sociedad Annima, -BANRURAL- que el contratista haya
registrado. El pago se efectuar en el plazo de los treinta (30) das hbiles siguientes a
la presentacin de la factura y dems documentacin que se le requiera en la unidad
correspondiente. El trmite de pago estar a cargo de la unidad solicitante quien
proceder de conformidad con la normativa presupuestaria del INSTITUTO.
3.21
3.22
7.
ANEXOS
1) MODELO DE CARTA DE PRESENTACIN DE LA OFERTA.
DATOS DEL OFERENTE.
2) MODELO DE FORMULARIO DE OFERTA
179
ANEXO 1
MODELO DE CARTA DE PRESENTACIN DE LA OFERTA
Seores
Junta de Cotizacin
Evento de
Instituto Guatemalteco de Seguridad Social
Ciudad, Guatemala.
Estimados integrantes de la Junta de Cotizacin:
Por este medio tengo a bien presentarles para su consideracin, la oferta tcnica y
econmica del evento de Cotizacin No. ___, correspondiente al Pedido No.
____________/2006 de____________________________________, en mi carcter de:
propietario o representante legal de la empresa:________________________________, para
que sea considerada como Oferente en el proceso de Contratacin de ____
siguiente:______________________.
Manifiesto a ustedes la aceptacin de mi representada, a todos los requerimientos,
especificaciones y aspectos legales y administrativos, contenidos en los documentos del
presente proceso de cotizacin, que he ledo y entendido en su totalidad, por lo que estoy en la
disposicin de ofertarles el servicio requerido, de acuerdo a los precios contenidos en nuestra
propuesta financiera adjunta.
Me comprometo a cumplir con el servicio de _____, en la cantidad y calidad solicitada
oportunamente. Entiendo que la presentacin de esta oferta no implica derecho alguno para la
adjudicacin de lo requerido y que el INSTITUTO est en su derecho de rechazarla de no
convenir a sus intereses.
Anexo encontrarn las generales de mi representada para los intercambios de
informacin que consideren convenientes.
Finalmente declaro, que la suscripcin del presente documento garantiza la veracidad y
exactitud de toda la informacin proporcionada.
Atentamente,
________________________________________
Firma del Propietario o Representante Legal de la Empresa
Representante Legal de la Empresa
Sello de la Empresa
180
Datos de la Empresa:
Direccin:
Telfono(s) de la empresa:
Telfono(s) Celular(es):
Fax:
Correo Electrnico:
181
ANEXO 2
EVENTO DE COTIZACIN No. ____
CONTRATACIN DE ______
FORMULARIO DE PROPUESTA ECONMICA
Servicio Ofertado
Para el Rengln nico.
Servicio de _____ siguiente: _________________________________________
Precio Unitario y Total
Precio cotizado correspondiente al rengln nico de la Cotizacin del Pedido No. ______/2006
de ___________________________________________________________, de acuerdo con
(Nombre de la unidad solicitante)
las especificaciones establecidas en las bases de cotizacin. Precio Unitario en Quetzales en
nmeros:_____ (con dos cifras decimales)
Precio unitario en Quetzales en letras:___________
Precio total en nmeros:_________ (con dos cifras decimales)
Precio total en letras:________________________________________________________
Tiempo de Entrega:____________________
____________________________________
FECHA
182
183
ANEXO II
De acuerdo al numeral 1.10 del Artculo 44 de la Ley de Contrataciones del Estado, y Artculo
20 del Acuerdo Gubernativo 1056-92 Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado, y en
cumplimiento de los Amparos Provisionales emitidos por el Juzgado Quinto de Primera
Instancia del Ramo Civil constituido en Tribunal de Amparo en los expedientes 84-2006 y 1052006, y el Amparo Provisional emitido por el Juzgado Tercero de Primera Instancia Civil
constituido en Tribunal de Amparo en el expediente C2-2006-8624.
EL INSTITUTO GUATEMALTECO DE SEGURIDAD SOCIAL
INVITA:
A las personas individuales o jurdicas que se encuentren legalmente autorizadas para operar
en el pas y que dentro del giro ordinario de su actividad comercial; para que presenten
manifestacin de inters a ofertar, lo siguiente:
No. De
pedido Cdigo Descripcin
Cantidad estimada
184
Fotocopia legalizada de la autorizacin otorgada al distribuidor, del producto que se oferte, por
el fabricante o su representante legal (ubicado en la sede de la casa matriz o donde tenga su
representatividad comercial) para ofrecer y comercializar su producto farmacutico, segn
corresponda. Este mismo documento deber ser presentado si el OFERENTE fuera codistribuidor; o constancia de que es fabricante de dichos productos.
Declaracin Jurada hecha ante Notario, en la que conste que la casa fabricante del
medicamento ofertado cumple con los estndares de fabricacin contenidos en el artculo 19 del
Reglamento para el Control Sanitario de Medicamentos y Productos Afines, Acuerdo
Gubernativo Nmero 712-99 de la Presidencia de la Repblica. En el texto de la declaracin
jurada se debe especificar el nombre y cdigo del IGSS, del medicamento ofertado.
Fotocopia legalizada de los siguientes documentos:
Si es una persona individual:
g.1
Patente de Comercio de la empresa, que indique el giro comercial afn a lo requerido.
g.2
Cdula de vecindad completa del propietario.
Si es persona jurdica:
g.3
Testimonio de la Escritura de Constitucin de la Sociedad y su modificaciones si las
hubiere, debidamente inscritos en el Registro Mercantil.
g.4
Documento que acredite el nombramiento del representante legal o mandatario
debidamente inscrito en los registros correspondientes.
g.5
Cdula de vecindad completa del representante legal.
g.6
Patente de Comercio de Sociedad.
g.7
Patente de Comercio de Empresa, que indique el giro comercial afn a lo requerido.
g.8
Constancia de inscripcin en Guatecompras.
g.9
Del certificado de fbrica que acredite la calidad del producto.
En todos los casos, cuando se trate de documentos provenientes del extranjero debe cumplirse
con lo que establecen los artculos 37 y 38 de la Ley del Organismo Judicial.
185
186
187
ANEXO III
ACTA DE CALIFICACIN Y ADJUDICACIN NMERO ____ DIAGONAL
DOS MIL
SIETE (___/2007). En la ciudad de ____, siendo las ___, del da ___ de ___ del dos mil
siete, reunidos en la oficina que ocupa el ____, ubicado en ____; los seores: ____; todos
integrantes de la Junta de Cotizacin nmero DA nmero ___ guin IGSS guin dos mil
siete (DA No. ___-IGSS-2007), nombrados por la Subgerencia Administrativa en Oficio
nmero ____de fecha ____ ENCARGADA DE RECIBIR, CALIFICAR OFERTAS Y
ADJUDICAR LAS COMPRAS QUE REALIZA EL INSTITUTO BAJO EL SISTEMA DE
COTIZACIN CORRESPONDIENTE A LA CONTRATACIN DEL SERVICIO DE _____,
CORRESPONDIENTE AL EVENTO DA NMERO ____ GUIN IGSS GUIN DOS MIL
SIETE (___-IGSS-2007); para dejar constancia de lo siguiente: PRIMERO: Que en Acta
de Recepcin de Ofertas y Apertura de Plicas nmero ____, suscrita por esta Junta de
Cotizacin el da ____, correspondiente al pedido nmero ____, de fecha ___, registro
nmero____, formulado por el _____, solicitando: la contratacin del Servicio de ____. Con
base a lo que establece el numeral ___ Listado de Documentos que deber contener la
oferta con los Documentos de ____, la Junta hace constar que la oferente: 1) _____
SEGUNDO: De conformidad con lo establecido en el Artculo veintiocho (28) de la Ley de
Contrataciones del Estado, en cumplimiento de los requisitos y condiciones establecidas en
el numeral ___ (Criterios de Calificacin) los Documentos de ___, y a la autorizacin
contenida en Acta nmero ____ de fecha ____ , emitida por la Subgerencia Administrativa,
la Junta procedi a evaluar la oferta, utilizando los criterios de calificacin siguientes:
presentacin de la oferta, estabilidad del oferente en prestar el suministro de ____,
cercana de las instalaciones del oferente, cumplimiento de las especificaciones tcnicas y
precio, obtenindose los siguientes resultados:
Total
Cumplimiento de
Presentacin
Estabilidad del
Cercana de las
de la oferta
oferente en
instalaciones del
las
Precio
(___ puntos)
prestar el
oferente (___
especificaciones
(____
suministro de
puntos)
tcnicas (___
puntos)
puntos)
alimentacin
(___ puntos)
188
Cantidad Estimadas
Precio
Unitario con
IVA
Se deja constancia que el Instituto est exento del Impuesto al Valor Agregado (IVA), por
consiguiente para efectos de pago se deber deducir el citado impuesto. Lugar de
entrega: ____; Tiempo de entrega:____. CUARTO: No habiendo ms que hacer constar,
se da por finalizada la presente en el mismo lugar y fecha ____minutos despus de su
inicio, la que leda en cada uno de sus puntos, la aceptamos, ratificamos y firmamos de
conformidad las personas que en ella intervinimos. NOTIFQUESE.
____________
Integrante
______________ ______________________
Coordinadora
Integrante
189
ANEXO IV
ACTA DE RECEPCIN DE OFERTA Y APERTURA DE PLICAS NMERO ___/2007. En la
ciudad de Guatemala, siendo las ___ horas del da ___de ___del ao dos mil siete, reunidos en
____, ubicado ___, las siguientes personas: ____, quienes conforman la Junta nombrada por la
Subgerencia Administrativa en Oficio nmeros____, que tendr a su cargo la recepcin de
ofertas para el Evento ___ lo siguiente: ____; con el objeto de dejar constancia de lo siguiente:
PRIMERO: Que derivado del Pedido nmero ____, de fecha ___, realizado por _____, en el
que se requiere la cantidad de ____, el cual fue autorizado segn providencia nmero ____ de
fecha ___
Guatecompras, el
Reglamento,
TERCERO: Se hace constar que de las ___ horas, horario establecido para la
recepcin para la recepcin de ofertas, se recibi ___ ofertas que consiste en _____, los
siguientes oferentes:___ CUARTO: En la forma descrita en el punto anterior la Junta nombrada
para el efecto procedi a dar cumplimiento a lo indicado en Oficio nmero ___ de fecha ___. Se
da por finalizada la presente en el mismo lugar y fecha de su inicio, ___ minutos despus,
quedando contenida en ___ hojas, la que es leda por los que en ella intervenimos y enterados
de su contenido, objeto, validez y dems efectos legales, la aceptamos, ratificamos y firmamos.
Coordinador
Integrante
Integrante
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