MS ACCESS 2010

02/08/
14
CLASE 01
DEFINICION: MS ACCESS es un generador de base de datos, a travs del cual
podemos realizar, consultas, formularios e informes.
ENTIDAD: Es una persona, actividad, suceso o cosa de inters para una
organizacin acerca de la cual se necesita reunir, almacenar, y administrar datos.
Examples:
a. En una bodega se necesita saber o conocer los clientes, los productos, los
pedidos, los proveedores y los detalles del pedido.
b. En un instituto se necesitar conocer a los alumnos, profesores, cursos,
aulas, horarios entre otros.
c. En un hospital se necesitar conocer
la lista de pacientes, doctores,
consultas, consultorios, etc.
ATRIBUTOS DE LA ENTIDAD: Es el conjunto de caractersticas o propiedades de
una entidad as como por ejemplo los atributos de la entidad Clientes sern:
Nombre, Apellido, Fecha de nacimiento, Direccin, Telfono, Fotografa, etc.
BASE DE DATOS: Una base de datos est formada por tablas y a su vez cada
tabla est formada por registros y cada registro por campos

Qu es una base de datos relacional?

Una base de datos relacional es aquella cuyas tablas estn interconectadas a travs
de una relacin. Esta relacin ser establecida a travs de los campos claves de
cada tabla.
REGISTRO: Es el conjunto de datos pertenecientes a una entidad o tabla.
Ejemplos: la lista de los alumnos del saln de clases.
CAMPO: Es la representacin de un atributo o conjunto de datos de un mismo tipo,
por ejemplo Tipo Texto, Nmero, Fecha, Imagen entre otros.
Ejemplo:
Nombre ser un campo de tipo Texto
Fecha de nacimiento ser un campo de tipo Fecha/hora.
Fotografa ser una campo de tipo Objeto Ole

CAMPO CLAVE: es el campo que sirve como identificador de cada registro.

Un campo clave normalmente se repite de una tabla a otra.
MODELAMIENTO DE UNA BASE DE DATOS
Para crear una base de datos debemos definir las entidades o tablas y luego definir
los atributos o campos de cada tabla.
Si se pretende llevar un control de nuestras ventas tendramos la siguiente tabla:
Nombre del Producto
Fideos
Azcar
Arroz
Alverja
Garbanzo

Precio Unidad
2.80
2.00
2.50
2.40
5.00

Stock
6
3
6
10
3

Si se tiene esta tabla donde se registra las ventas, surgen las preguntas de quin
compra, donde vive, cul es su telfono, etc. Para esto necesitamos adicionar ms
columnas a la tabla y tendramos lo siguiente:
Nombre
del
Producto
Fideos

Precio
Unidad

Stock

Nombre

Direccin

Telfono

2.80

Juan Pozo

3625228

Azcar

2.00

Ana Zapata

Arroz

2.50

Iris Quijano

Alverja

2.40

10

Juan Pozo

Garbanzo

5.00

Pedro Ros

Av. El Pino
312
Av. Habich
1425
Jr.
Contumaza
123
Clle. Rivera
666
Av. 28 de
julio 1452

4623745
4489563

7136505
5863621

Como se ve en la nueva tabla Juan Pozo ha cambiado de direccin y se va a tener q

modificar todos los registros de Juan Pozo con su nueva direccin y esto sera un
primer problema.
En el transcurso de las ventas se decide eliminar el garbanzo, es decir, ya nos
vender este producto, por lo tanto se eliminar tambin la informacin de Pedro
Rios y eso sera un segundo problema.
Con estas afirmaciones se llega a la conclusin que se debe mantener las distintas
clases de informacin por separada en las diferentes tablas, por lo tanto

empezaramos a crear las tablas producto y clientes. De tal modo que si Juan Pozo
cambia de direccin solo actualizaremos en la tabla clientes y si dejamos de vender
garbanzo solo se eliminar de la tabla producto.

BASE DE DATOS RELACIONALES

Cmo s que cliente lleva tal producto si tenemos dos tablas diferentes?
Cmo nos conectamos entre ellas? Para esto se debe crear una relacin
adicionando campos claves o nmero de identificacin nico, por ejemplo para este
caso adicionaremos el campo
CodProducto en la tabla Productos
CodClientes en la tabla clientes para que cada vez que se adicione un producto o
cliente se debe generar un nmero(cdigo) nico para cada uno de ellos y las tablas
quedarn de la siguiente manera
Tabla Productos
CodProduc
to

Nombre del
Producto

1
2
3
4
5

Fideos
Azcar
Arroz
Alverja
Garbanzo

Preci
o
Unida
d
2.80
2.00
2.50
2.40
5.00

Stoc
k

6
3
6
10
3

Tabla Clientes
CodClient
e
001

Nombre

Direccin

Ana Zapata

Av. Habich 1425

002

Iris Quijano

Jr. Contumaza 123

003

Juan Pozo

Clle. Rivera 666

004

Pedro Ros

Av. 28 de julio 1452

Telfon
o
462374
5
448956
3
713650
5
586362
1

Nota.- observe que se ha actualizado la informacin de Juan Pozo mientras que en

la tabla productos no se puede eliminar garbanzo ya que estaramos perdiendo
informacin vendida anteriormente.
Ahora relacionaremos la tabla producto con la tabla cliente adicionando a la tabla
producto una columna ms (campo) denominada cdigo cliente. Esta adicin se
realiza con la finalidad
de saber quien compr cada producto buscando
simplemente el cdigo del cliente

Tabla Productos
CodProduc
to

Nombre del
Producto

1
2
3
4
5

Fideos
Azcar
Arroz
Alverja
Garbanzo

Preci
o
Unida
d
2.80
2.00
2.50
2.40
5.00

Sto
ck

CodClie
nte

6
3
6
10
3

001
002
003
001
004

Tabla Clientes
CodClient
e
001

Nombre

Direccin

Ana Zapata

Av. Habich 1425

002

Iris Quijano

Jr. Contumaza 123

003

Juan Pozo

Clle. Rivera 666

004

Pedro Ros

Av. 28 de julio 1452

Telfon
o
462374
5
448956
3
713650
5
586362
1

Una vez obtenida estas dos tablas se tiene la informacin un poco ms ordenada
pero ahora surge otras preguntas, as como cual es la fecha de compra, cual es el
importe de cada compra, la cantidad llevada de cada producto, etc.

Para eso necesitaramos otras tablas tales como: Tabla de Pedidos, Detalle de
pedidos, Tabla de empleados, Tabla de proveedores, etc.

INGRESO AL ACCESS(POR FIN!)

Para ingresar al Access seguir la secuencia:
a) Inicio-Todos los programas-Ms Office-Ms Access 2010.
b) Siguiendo la secuencia Inicio-ejecutar(WIN + R).
En la ventana que se muestra escribir Msaccess y aceptar

Nota

Para que aparezca la barra de herramientas en el explorador de windows presionar

la tecla ALT, entonces tenemos:

Para que se quede de forma definitiva la barra de herramientas( porque desaparece

cuando trabajamos en el explorador) nos vamos a Organizar/ Diseo/Barra de
Mens

Como se activa la extensin(u oculte)

-

Herramientas/ Opciones de carpeta/ Ver / desactivar(activar) Ocultar las

extensiones