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PASO A PASO DE REGISTRO AL EXAMEN SABER 11

DE MANERA INSTITUCIONAL

Atencin seor(a) rector(a):


Por cambio en la plataforma tecnolgica en el ICFES presentan las
novedades en el proceso de inscripcin. A travs del sistema de
inscripcin su Institucin podr:
1.

Autogestionar los usuarios y las contraseas de su Colegio, ya que


el sistema garantiza la confidencialidad de la informacin.

2.

Simplificar el proceso de autorizacin, ya que los estudiantes


matriculados en ltimo grado aparecern pre-cargados en la
plataforma de inscripcin, con base en los datos que la Colegio
haya reportado en el SIMAT. Por lo anterior, es indispensable que
la informacin del Colegio est actualizada en el Sistema
Integrado de Matrcula (SIMAT) y en el Directorio nico de
Establecimientos (DUE) del Ministerio de Educacin Nacional. Los
datos de estos sistemas sern la fuente para la nueva plataforma
del ICFES.

3.

Retirar estudiantes en el listado denominado Matrcula SIMAT. Es


pertinente aclarar que estas modificaciones slo se realizan en la
plataforma del ICFES y no se ven reflejadas en los sistemas de
informacin del Ministerio de Educacin Nacional, por lo cual, es
necesario que tambin se realic la actualizacin en el Sistema
Integrado de Matrcula SIMAT.

4.

Hacer filtros para identificar de manera gil y confiable cuntos y


cules estudiantes se encuentran en los listados Matricula SIMAT,
Aspirantes, Pre-inscritos y/o Inscritos.

5.

Seleccionar los estudiantes que pagarn por medio de un


instructivo generado por la Institucin Educativa o podrn realizar
el pago por medio de un instructivo Individual.

6.

Confirmar el registro y el recaudo de los estudiantes.

Es importante tener en cuenta que a partir de agosto de 2014 el


Examen Saber 11 cuenta con una nueva estructura, por favor consulte
las novedades y las Guas de Orientacin en:
http://www.icfes.gov.co/examenes/saber-11o/estudios-que-soportanla-alineacion-del-examen
http://www.icfes.gov.co/examenes/saber-11o/guias-y-ejemplos-depreguntas
EN EL PANEL DE CONTROL INSTITUCIONAL SE VISUALIZAN
CUATRO LISTADOS:

Matrcula SIMAT: Listado de estudiantes que la institucin tiene cargado


en el Sistema Integrado de Matrcula SIMAT del Ministerio de Educacin
Nacional y se trae pre-cargado a la plataforma del Icfes.

Aspirantes: Listado de estudiantes autorizados por la institucin y a los


que se les puede marcar para que hagan su proceso de pago de manera
unitaria. Los estudiantes se pueden autorizar uno por uno o de manera
masiva.

Preinscritos: Listado de estudiantes que ya diligenciaron el formulario de


inscripcin. En este estado se pueden generar referencias de pago
agrupadas, las cuales son pagadas por la Institucin.

Inscritos: Listado de estudiantes que han culminado el proceso


satisfactoriamente y pueden consultar la citacin en la fecha
establecida.

A continuacin se describen de manera general todos los pasos que


debe seguir la Institucin para garantizar que los estudiantes sean
correctamente citados al examen:
PASO 1: AUTENTICACIN
Ruta de acceso:
REGISTRO

www.icfesinteractivo.gov.co /

Seccin Izquierda,

Descripcin:
Por favor ingrese con su usuario y contrasea. Para el proceso de
registro seleccione el mdulo que corresponde a INSCRIPCIN. A
continuacin el sistema le mostrar los perfiles con los que pueden
hacer transacciones. Si el usuario selecciona un perfil que tiene
asociados varios agrupadores, deber especificar con cul de ellos va
trabajar. Una vez que se carga el men, el usuario puede seleccionar
alguna de las opciones disponibles.
El sistema le abrir el panel de Control donde encontrar un men para
hacer los procesos de GESTIONAR INSCRIPCIN, ACTUALIZAR DATOS y
AYUDA ste ltimo le permitir descargar el Manual de Usuario.
PASO 2: DILIGENCIAMIENTO DEL FORMULARIO DE REGISTRO
Ruta de acceso:
REGISTRO

www.icfesinteractivo.gov.co /

Seccin Izquierda,

Descripcin:
El Colegio debe ingresar con el cdigo Icfes y la contrasea a la
plataforma de inscripcin y verificar la lista de estudiantes de ltimo
grado de educacin media, la cual ha sido cargada desde el SIMAT. En
caso que al ingresar al sistema no le aparezca ninguna lista, podr
incluir los estudiantes uno a uno por la opcin "Agregar; o de manera
masiva en Carga Masiva.
El listado de estudiantes matriculados NO equivale a un listado de
estudiantes inscritos, esto quiere decir, que no es suficiente con que el

Colegio vea completa la lista de matriculados, es necesario que cada


estudiante se encuentre en el listado de inscritos para que pueda
obtener la citacin al examen.
Aunque el sistema permita agregar o eliminar nombres en la lista de
matriculados, el Rector est en la obligacin de reportar las
modificaciones ante la Secretara de Educacin de su entidad territorial
para actualizar la informacin del SIMAT.
Qu hacer en caso de?
A continuacin aparece una lista de las posibles situaciones que se
pueden presentar en la ejecucin del segundo paso. Al final de este
documento puede consultar el procedimiento detallado que el Colegio
debe seguir en cada caso:
1.

Autoric a un estudiante con errores en el nombre y/o en el


documento.

Culminado el proceso de pasar a la lista de aspirantes, es necesario que


sea diligenciado el formulario de registro correspondiente a cada
estudiante, para lo cual, el Colegio puede escoger cualquiera de las
siguientes alternativas:
2.

Delegar en el estudiante la responsabilidad del diligenciamiento.

Para que cada estudiante tenga acceso al aplicativo, el Colegio debe


asegurarse de que reciba la contrasea que el sistema gener en el
momento de agregarlo a la lista de aspirantes, asimismo, es
indispensable explicarle el procedimiento, la fecha lmite y las
consecuencias de no diligenciar oportunamente el formulario.
3. Asumir directamente la responsabilidad del diligenciamiento de los
formularios.
El Colegio debe recopilar previamente la informacin requerida en el
formulario de registro, para ello, puede consultar el modelo que aparece
en la pgina www.icfesinteractivo.gov.co, en el enlace Consulte AQU el
modelo de formato de inscripcin. Una vez cuente con los datos

necesarios, puede ingresar al listado Aspirantes e iniciar la inscripcin


de cada estudiante seleccionando la opcin Inscribir que aparece en la
lista desplegable de la columna derecha llamada Acciones.
Recuerde que las contraseas son de uso personal e intransferible.
Antes de culminar el diligenciamiento del formulario, es indispensable
verificar que toda la informacin consignada sea correcta,
particularmente la ciudad de presentacin y el tipo de discapacidad (si la
hay), ya que sta determina los apoyos necesarios para presentar el
examen.
Qu hacer en caso de?
A continuacin aparece una lista de las posibles situaciones que se
pueden presentar en la ejecucin del tercer paso. Al final de este
documento puede consultar el procedimiento detallado que el Colegio
debe seguir en cada caso:
1.

La ciudad de aplicacin seleccionada no es la correcta.

Qu hacer en caso de?


A continuacin aparece una lista de las posibles situaciones que se
pueden presentar en la ejecucin del primer paso. Al final de este
documento puede consultar el procedimiento detallado que el Colegio
debe seguir en cada caso:
1.

Cuando ingreso al sistema la lista de estudiantes matriculados


est vaca.

2.

El nombre y/o documento de identidad de uno o ms estudiantes


que aparecen en la lista tiene alguna inconsistencia.

3.

Uno o varios estudiantes de la lista de matriculados son repitentes


de grado 11.

4.

Los datos de identidad del estudiante que deseo agregar no


corresponden con los que trae el sistema.

5.

Cuando agrego un estudiante a la lista de aspirantes, el sistema


me informa que ya tiene resultados de Saber 11 como bachiller.

6.

Cuando agrego un estudiante a la lista de aspirantes, el sistema


me informa que ya fue autorizado o inscrito por otra Institucin.

7.

Uno o varios de los estudiantes que aparecen en la lista de SIMAT


no son estudiantes de mi Colegio.

8.

Se me olvid la nueva contrasea.

PASO 3: RECAUDO
Ruta de acceso: www.icfesinteractivo.gov.co / Seccin Izquierda,
REGISTRO, Ingreso a sistema PRISMA, Ingrese Usuario y contrasea. En
pestaa Aspirante o Pre - Inscrito se ingrese a Consulta de
movimientos, seleccione la referencia de pago que desee pagar
Descripcin:
Antes de realizar el pago, el Colegio debe verificar que la tarifa que se le
cobrar por la inscripcin de cada estudiante es la correcta, ingresando
a la pgina www.icfesinteractivo.gov.co y dando clic en la opcin
Ingrese AQU para consultar la tarifa de su Institucin.
El Colegio debe coordinar con los estudiantes quines realizarn el pago
a travs de la Institucin y quines lo harn de manera unitaria,
solamente cuando los estudiantes se encuentren en el listado de
Aspirantes, el Colegio podr marcarlos para que realicen el pago por
su cuenta, es decir, marcarlos para pago unitario. En caso que los
estudiantes no sean marcados para pago unitario, cuando se encuentren
en el listado de Pre-inscritos la Institucin deber marcarlos para
hacer el pago de manera agrupada, lo cual quiere decir que el Colegio
har el pago al Icfes para la inscripcin de estos estudiantes, una vez
seleccionados, se debe dar clic en el botn Referencia grupo y el
sistema automticamente generar el instructivo correspondiente.

RECAUDO (Opcin 1) - Descarga de instructivo, pago por ventanilla


Ruta de acceso: www.icfesinteractivo.gov.co / Seccin Izquierda,
REGISTRO, Ingreso a sistema PRISMA, Ingrese Usuario y contrasea. En
pestaa Aspirante o Pre - Inscrito se ingrese a Consulta de
movimientos, seleccione la referencia de pago que desee pagar y escoja
pago por banco con instructivo.
Antes de imprimir el Instructivo de pago por favor lea cuidadosamente
la descripcin del servicio o examen que escogi. El sistema le mostrar
una pantalla de respuesta de generacin del instructivo. Descargue el
instructivo haciendo clic en la imagen PDF, tenga presente la fecha de
expiracin segn el perodo en el cual fue generado.
Imprima el instructivo de pago, preferiblemente en impresora lser, y
dirjase a cualquiera de las sucursales del Banco Popular. En caso de que
la impresin no sea en impresora lser, el cajero debe digitar el cdigo
de barras e ingresar el nmero de la Referencia de Pago, de ninguna
manera puede rechazar el pago. Una vez efectuado el pago verifique el
timbre generado por el banco, y lea cuidadosamente la informacin
contenida en el instructivo.
RECAUDO (Opcin 2) - Pago por medio electrnico (PSE)
Ruta de acceso: www.icfesinteractivo.gov.co / Seccin Izquierda,
REGISTRO, Ingreso a sistema PRISMA, Ingrese Usuario y contrasea. En
pestaa Aspirante o Pre - Inscrito se ingrese a Consulta de
movimientos, seleccione la referencia de pago que desee pagar y escoja
pago electrnico (PSE).
Para el pago electrnico debe seleccionar el modo de pago: PAGO EN
LNEA y luego le aparecer la pantalla para ingresar los datos de la
cuenta desde la cual se va a debitar el valor. Es importante tener en
cuenta que slo se admiten pagos con tarjeta dbito (no con tarjeta de
crdito).
Una vez concluya el proceso, el sistema le entregar un nmero de
transaccin, en caso de que esto no suceda debe comunicarse con la
entidad bancaria para confirmar el estado de la transaccin, ya que si

este trmite no se realiza de forma correcta, la inscripcin no se


finalizar exitosamente. Adems, mientras este proceso se encuentre
pendiente por confirmacin, el sistema no le permitir descargar una
nueva referencia de pago.
Qu hacer en caso de?
A continuacin aparece una lista de las posibles situaciones que se
pueden presentar en la ejecucin del cuarto paso. Al final de este
documento puede consultar el procedimiento detallado que el Colegio
debe seguir en cada caso:
1.

La tarifa que arroja el instructivo no es la correcta.

2.

El pago que realic no se ve reflejado en el panel de control


institucional.

PASO 4: CONSULTA DE CITACIN


Ruta de acceso: www.icfesinteractivo.gov.co / Citacin.
Descripcin:
El 17 de julio de 2015 se publicarn las citaciones al examen para que
cada estudiante conozca el sitio en el que debe presentar la prueba. Las
citaciones pueden ser descargadas por cada estudiante o por el Colegio
ingresando con el cdigo ICFES y la contrasea.
PASO 5: PRESENTACIN DEL EXAMEN
Descripcin:
Recomiende a sus estudiantes que antes del da del examen visite el
lugar al cual est citado para confirmar la ruta de llegada y as
asegurarse de presentarse puntualmente el da de la aplicacin.
El colegio debe advertirles a los estudiantes que slo podrn ingresar al
saln un lpiz, un borrador, un tajalpiz y el documento de identidad.

No se permitir el ingreso al examen a quienes porten elementos


diferentes a los autorizados.
PASO 6: CONSULTA DE RESULTADOS
Ruta de acceso: www.icfesinteractivo.gov.co / Resultados.
Descripcin:
Acceda usando su usuario ICFES y contrasea, seleccione la consulta de
resultados del examen Saber 11.
El 17 de octubre de 2015 se podrn consultar los resultados individuales
del examen ingresando con el usuario nico de cada estudiante. La
interpretacin de los resultados aparece en el cono inferior derecho del
informe individual. El 31 de octubre de 2015 se publicarn los resultados
institucionales y agregados.
Qu hacer en caso de?
Consulte a continuacin el procedimiento que debe seguir en caso que
se le presente alguna de las siguientes situaciones:
Posibles situaciones en el momento del paso 2: DILIGENCIAMIENTO DEL
FORMULARIO DE REGISTRO
1. Autoric a un estudiante con errores en el nombre y/o en el
documento.
Si desea modificar los datos de un estudiante que se encuentra en la
lista Aspirantes, es necesario que seleccione la opcin Desautorizar
en la columna Acciones ubicada en la parte derecha de la pantalla, el
estudiante regresar al listado Matrcula SIMAT, el Colegio podr
corregir los datos seleccionando las opciones Corregir nombre y/o
Corregir documento y autorizarlo nuevamente.
2. La ciudad de aplicacin seleccionada no es la correcta.

El Colegio podr modificar slo una vez el municipio de presentacin


seleccionado durante el diligenciamiento del formulario de registro. Este
cambio se puede realizar cuando los estudiantes estn en los listados
3.

Preinscritos o Inscritos, seleccionando la opcin Cambiar


municipio en la columna Acciones ubicada en la parte derecha
de la pantalla.

A continuacin se desplegarn los datos del inscrito, adicionalmente se


habilitarn las opciones para seleccionar el departamento, el municipio y
la zona de presentacin, se deben confirmar y dar clic en el botn
Actualizar.
4. Cuando ingreso al sistema la lista de estudiantes matriculados est
vaca.
Si al ingresar al sistema no le aparece ninguna lista, podr incluir los
estudiantes uno a uno por la opcin de "Agregar". Es indispensable que
reporte la situacin ante su respectiva Secretara de Educacin para que
actualicen los datos en el DUE y en el SIMAT.
5. El nombre y/o documento de identidad de uno o ms estudiantes que
aparecen en la lista tiene alguna inconsistencia.
Si los datos de identidad de uno o ms estudiantes que aparecen en la
lista pre-cargada tienen alguna inconsistencia, el Colegio puede
corregirlos seleccionando las opciones Corregir nombre y/o Corregir
documento en la columna Acciones ubicada en la parte derecha de la
pantalla.
6. Uno o varios estudiantes de la lista de SIMAT son repitentes de grado
11.
El sistema detecta que son repitentes y el Colegio debe confirmar si son
repitentes de ltimo grado. Estos estudiantes no estn obligados a
presentar nuevamente el examen, si lo hacen, sus resultados no se
incluirn en los promedios institucionales.

7. Los datos de identidad del estudiante que deseo agregar no


corresponden con los que trae el sistema.
Si al agregar un estudiante a la lista de aspirantes el sistema le muestra
que ese documento de identidad ya est asociado a otro nombre y
apellido, d clic en el botn identidad no corresponde, de esta manera
podr hacer la modificacin y agregar el estudiante a la lista para
continuar con la inscripcin, no obstante, deber enviar comunicacin
escrita a travs de la Unidad de Atencin Al Cuidado, anexando copia del
documento identidad del estudiante.
8. Cuando agrego un estudiante a la lista de aspirantes, el sistema me
informa que ya tiene resultados de Saber 11 como bachiller.
Si al ingresar un estudiante a la plataforma, el sistema le indica que ya
tiene resultados de Saber 11 como bachiller, el Colegio puede
agregarlo (a) pero todos los resultados de esta persona quedarn en
conflicto hasta que la Institucin aclare la situacin con la Unidad de
Atencin al Ciudadano del ICFES; especificando el cdigo del Colegio, el
nombre de la Institucin, el nombre del estudiante, el tipo y nmero de
documento del estudiante y las razones por las cuales dicho estudiante
present anteriormente el examen como bachiller.
9. Cuando agrego un estudiante a la lista de aspirantes, el sistema me
informa que ya fue autorizado o inscrito por otra Institucin.
Si al ingresar a la plataforma, el sistema le indica que un estudiante de
su Institucin ya fue autorizado o inscrito por otro Colegio, el
responsable del proceso no podr adicionarlo a su lista de aspirantes.
Para corregir la situacin el Colegio debe enviar a travs de la Unidad de
Atencin al Ciudadano los soportes legales que evidencien que el
estudiante est matriculado all. El ICFES le responder por correo
electrnico.
10. Uno o varios de los estudiantes que aparecen en la lista de SIMAT
no son estudiantes de mi Colegio.

En caso que en su lista de matriculados figuren estudiantes que no


pertenecen a su Colegio, podr retirarlos del listado seleccionando la
opcin Retirar.
11.

Se me olvid la contrasea.

Si se le olvid la contrasea, podr ingresar a la plataforma y dar clic a


Ha olvidado su contrasea?. Para restablecerla deber ingresar el
Cdigo ICFES y digitar el correo electrnico, el sistema le enviara a ese
correo una contrasea temporal para la activacin de la contrasea,
seleccione el link que viene adjunto en el correo digite usuario y clave
temporal, a continuacin el sistema le solicitar cambiar contrasea.
Posibles situaciones en el momento del paso 3: RECAUDO
1. La tarifa que arroja el instructivo no es la correcta.
Si el sistema o el instructivo de pago le muestran una tarifa que no es
correcta, podr enviar su solicitud a travs de la Unidad de Atencin al
Ciudadano, especificando el cdigo Icfes del Colegio, el nombre de la
Institucin, la tarifa correcta segn el valor de la pensin mensual, los
datos de contacto y adjuntando la resolucin de costos en la que se
evidencie el valor de la pensin. El Icfes le responder por correo
electrnico.
2. El pago que realic no se ve reflejado en el panel de control
institucional.
Si su pago no se ve reflejado en el panel de control institucional,
pasadas 24 horas hbiles de haber pagado en el Banco Popular o 1 hora
de haber realizado pago en lnea por el sistema PSE, podr enviar su
solicitud a travs de la Unidad de Atencin al Ciudadano, especificando
el cdigo del Colegio, el nombre de la Institucin, los datos de contacto
y adjuntando la copia del instructivo de pago con el sello del Banco
legible o copia de la transaccin electrnica aprobada. El ICFES le
responder por correo electrnico.

INFORMACION ADICIONAL:
Realice el proceso de inscripcin a travs del navegador Google Chrome
www.icfesinteractivo.gov.co En caso de no contar con este
en
programa, el sistema le proveer un vnculo para descargarlo e
instalarlo. Se puede utilizar tambin Internet Explorer 8.1 o versin
superior (en modo compatibilidad1).
Las Instituciones que no realicen el pago y el registro oportuno de la
totalidad de sus estudiantes NO recibirn Clasificacin de Planteles 2015
(Resolucin 503 de 2014).
Para soporte al proceso de registro el ICFES pone a disposicin de los
ciudadanos la lnea gratuita nacional 018000110858 y la lnea local en
Bogot 3077008, de lunes a viernes, de 7 a.m. a 7 p.m. Recuerde
marcar la opcin 1.