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Este Manual es una Obra Literaria protegida en favor de Computacin en Accin, S.A. de C.V.; Copyright 20052006 Derechos Reservados 2005-2006 Computacin en Accin, S.A. de C.V., Pablo Villaseor No. 435, Col.
Ladrn de Guevara, Guadalajara, Jalisco, Mxico. C.P. 44600. Los Derechos de este Manual se encuentran
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del Cdigo Penal Federal; as como los artculos 229 fracciones VII y XVI y 231 fracciones I, III, IV y X, de la Ley
Federal del Derecho de Autor y dems normas aplicables vigentes.
Las marcas COMPUTACIN EN ACCIN , EN ACCIN , PAQ y sus respectivos diseos; la marca y nombre
comercial COMPAC y su diseo; las marcas ES TIEMPO DE PODER , LA CONEXIN DE TU NEGOCIO , TU
NEGOCIO SIEMPRE EN MARCHA , SOAR. PODER. CRECER. ; los avisos comerciales Bien Pensado ,
Respuesta Oportuna , y La Forma ms Amigable de Controlar tu Negocio ; as como la Imagen del
Foquito y del Diseo de la Portada , son signos distintivos registrados y protegidos propiedad de
Computacin en Accin, S.A. de C.V.
AdminPAQ , MegaPAQ , Exin , ContPAQ , CONTPAQ i , CheqPAQ , NomiPAQ ,
WinPAQ , Solucin Contable PAQ , ProduPAQ y VentPAQ , tambin son marcas registradas y
protegidas propiedad de Computacin en Accin, S.A. de C.V., la que ostenta de igual forma los derechos
patrimoniales de autor; con excepcin del programa de cmputo que ostenta la marca VentPAQ, cuyos derechos
patrimoniales pertenecen a Pacific Soft, Sistemas de Informacin, S.A. de C.V.
Microsoft , MS-D.O.S. , WINDOWS y Excel , son marcas y en su caso productos de Microsoft Corporation.
Cualquier otra marca que se mencione dentro de este manual que pertenezca a terceras partes tiene solamente
propsitos informativos y no constituye aprobacin y/o recomendacin. Computacin en Accin, no se responsabiliza
de la ejecucin o uso de estos productos.
51320120529
Mdulo Elemental
CONTPAQ i CONTABILIDAD
Contenido del manual
Objetivo del
manual
Estructura de
este manual
El Mdulo Elemental est compuesto por captulos que contienen la explicacin del sistema;
en cada uno se incluyen ejercicios prcticos que te permitirn afianzar el conocimiento
adquirido.
Este manual incluye una induccin con informacin de temas especficos que no
necesariamente requieres practicar.
Sealtica
Pgina
1
ndice
ndice
INDUCCIN
Tema
Pgina
I
II
XIII
Tema
VISIN GENERAL
CMO ABRIR Y CERRAR LA EMPRESA
UN PASEO POR EL SISTEMA
CMO REGISTRO CUENTAS CONTABLES
CMO CAPTURO LA PLIZA DE SALDOS INICIALES
Pgina
1-1
1-2
1-4
1-5
1-12
VISIN GENERAL
INSTALACIN DEL SISTEMA
CREACIN DE EMPRESAS
2 CAPTURA DE PLIZAS
Tema
VISIN GENERAL
CMO UTILIZO LOS TIPOS DE PLIZAS
CMO REGISTRO UNA PLIZA
QU OTRAS FUNCIONES PUEDO REALIZAR
PARA QU ALMACENO LOS CFD/CFDI
CMO ASOCIO LOS CFD/CFDI A LA PLIZA
Pgina
2-1
2-2
2-6
2-12
2-14
2-16
3 CONSULTA DE INFORMACIN
Tema
VISIN GENERAL
CMO EJECUTO REPORTES
QU FORMATOS PUEDO UTILIZAR PARA EXPORTAR LA INFORMACIN
CMO UTILIZO LOS LISTADOS
QU OTRAS FUNCIONES PUEDO REALIZAR
CMO CONSULTO EL ESTADO DEL NEGOCIO
Pgina
3-1
3-2
3-4
3-6
3-11
3-13
ndice
Pgina
2
ndice, Continuacin
4 RESPALDAR Y RESTAURAR
Tema
Pgina
4-1
4-2
4-4
Tema
Pgina
5-1
5-2
5-5
5-7
VISIN GENERAL
CMO RESPALDAR INFORMACIN
CMO RESTAURAR INFORMACIN
Pgina
3
ndice
50020111209
Induccin
Visin general
Introduccin
Objetivo
En este captulo
Pgina
I
Pgina
II
XIII
Induccin
Objetivo
En esta seccin
Induccin
Pgina
II
Pgina
III
IV
VI
XI
Tipos de instalacin
Requerimientos
de equipo
Terminal
Contenido
del instalador
Pgina
III
Induccin
SQL (Structured Query Language) por sus siglas en ingls significa Lenguaje de consulta
estructurado.
Microsoft SQL Server es un sistema de gestin de bases de datos relacionales basado en
el lenguaje SQL.
Debido a esto, las bases de datos tienen un motor SQL y puede trabajar en modo
Cliente/Servidor, es decir, el Servidor almacena toda la informacin y los clientes slo
acceden a ella mediante una red local o remota.
Requisitos para
instalar
CONTPAQ i
CONTABILIDAD
Requisitos para
instalar SQL
Antes de que instales CONTPAQ i CONTABILIDAD, revisa que cuentes con los siguientes
programas o complementos:
Si ya tengo
instalado SQL
Si ya tienes instalado SQL Server en la mquina que se utilizar como Servidor o como
Monousuario, verifica si ya tienes creada la instancia COMPAC, en caso de no ser as, es
recomendable que la crees, aunque puedes instalar CONTPAQ i CONTABILIDAD en
cualquier instancia.
Recomendacin: Genera la instancia COMPAC para que los sistemas de CONTPAQ i
estn instalados en una misma instancia.
Para verificar si ya est creada la instancia COMPAC, o bien, para conocer los nombres de
las instancias existentes utiliza el SQL Server Management Studio Express. En cuanto te
conectes aparecern todas las instancias que se han creado en SQL Server.
El SQL Server Management Studio Express lo puedes obtener del portal
www.contpaqi.com. Ingresa a la opcin Soporte Tcnico y del apartado Enriquece tus
sistema selecciona la opcin Utileras.
Induccin
Pgina
IV
Si no tengo
instalado SQL
Si no tienes instalado SQL Server en la mquina que se utilizar como Servidor o como
Monousuario, entonces, apyate en el siguiente diagrama para instalar CONTPAQ i
CONTABILIDAD:
Inicio
Qu versin
de SQL Server
se utilizar
2005 Standard
Edition o superior*
2005 Express
Edition**
Instalar
manualmente
SQL Express Edition
Fin
Se conecta
a la instancia
"COMPAC"
El instalador crea
la instancia
"COMPAC"
No
Iniciar instalacin
CONTPAQ i
CONTABILIDAD
Capturar la clave***
del usuario sa
para SQL
Existe instancia
"COMPAC"?
Importante: Con base en los requerimientos de equipo podrs determinar cul es la versin
de SQL que te conviene instalar.
Qu pasa
con las
terminales
Pgina
V
Induccin
Si cuentas con SQL Server 2005 Standard Edition y acabas de adquirir CONTPAQ i
CONTABILIDAD debers tener a la mano lo siguiente:
Si no tienes dicha versin de SQL y no deseas adquirirla, nicamente debes tener a la mano
el DVD de instalacin del sistema, ya que ste incluye la instalacin de SQL Server 2005
Express Edition y esta versin es gratuita.
Servidor de
aplicaciones
CONTPAQ i
Instalacin de
CONTPAQ i
CONTABILIDAD
Monousuario
Bienvenida
Informacin
del usuario
Seleccin
de sistemas
Instalar Servidor
de aplicaciones
como servicio
Seleccin
de los directorios
del sistema
Seleccin
de idioma
Indica rutas
de programas
y respaldos
Selecciona
CONTPAQ i
CONTABILIDAD
Inicia instalacin
SQL Server
Express Edition
Instalacin
de SQL Server (*)
No
Finalizar
Iniciacin
del Servidor
de licencias
Creacin
de accesos
directos
Estado
de la instalacin
Inicia Instalacin
CONTPAQ i
CONTABILIDAD
(*) Revisar diagrama Si no tengo instalo SQL para conocer el procedimiento a seguir.
(**) Revisar diagrama Instalacin Microsoft SQL Server 2005 para conocer los pasos de esta instalacin
Informacin del
servidor y
usuario(**)
Est instalado
SQL
Indica clave
de acceso
y confirmacin
Induccin
Pgina
VI
Inicia instalacin
Microsoft SQL
Server 2005
Express Edition
Instalacin de
CONTPAQ i
CONTABILIDAD
Servidor
Contrato de
licencia para
usuario final
Instalando
requisitos previos
Progreso
de la instalacin
Completando
la instalacin
Pgina
VII
Induccin
Consideraciones
especiales
En el paso 3. Seleccin de sistemas, haz clic en el botn Avanzado para que selecciones la
opcin Terminal. Adems, debers especificar la direccin IP del Servidor para que la
mquina se conecte y acceda a las bases de datos de CONTPAQ i CONTABILIDAD.
Inserta el DVD para que puedas seleccionar la instalacin y realiza los siguientes
procedimientos.
Ejercicio
Induccin
Pgina
VIII
Ejercicio
Ejercicio
5
6
Nota: Para este ejercicio, deja las casillas marcadas y haz clic en el botn
Siguiente>.
Marca la casilla Instalar el Servidor de Aplicaciones de CONTPAQ i como
un servicio de Windows para que dicha aplicacin se genere como un servicio
en vez de una aplicacin.
Indica la ruta donde se instalarn los programas de CONTPAQ i
CONTABILIDAD as como el directorio para respaldos y archivos de salida y haz
clic en el botn Siguiente>.
Recomendacin: Deja las rutas que aparecen por omisin.
Deja marcada la opcin Espaol como idioma en los registros predefinidos,
enseguida haz clic en el botn Siguiente.
Conserva las opciones que aparecen marcadas por omisin: S, deseo instalar
SQL Server y 2005 Express Edition Recomendado-.
Nota: Si ya tienes un servidor de SQL Server activo, el sistema omite este paso.
Captura la Clave de Acceso (*Obligatorio)y reptela en el campo
Confirmacin para que se pueda conectar al servidor de SQL con esta
contrasea.
Para este caso, la clave es Compac y el usuario por omisin es sa.
Al finalizar haz clic en el botn Siguiente>.
Nota: Si ya tienes instalado SQL asegrate de utilizar el usuario sa.
7a
7b
7c
Pgina
IX
Induccin
10
11
Ejercicio
Haz clic en el botn Siguiente> porque, en este caso, no se realizar interfaz
con NomiPAQ y CheqPAQ.
Verifica la informacin para iniciar el proceso de instalacin. Si los datos son
correctos haz clic en el botn Siguiente>.
Resultado: Iniciar la instalacin de CONTPAQ i CONTABILIDAD.
Haz clic en el botn S ante la pregunta Desea crear los accesos directos a los
sistemas instalados en el escritorio?
Haz clic en el botn Finalizar cuando el asistente de instalacin le indique que
ha terminado de copiar los archivos a la computadora.
Resultado: Los sistemas quedan instalados en el equipo.
Cmo instalo el
Mdulo de
Capacitacin de
CONTPAQ i
CONTABILIDAD
Ejercicio
Instala el DVD en la unidad correspondiente de tu computadora, o bien, si
acabas de instalar CONTPAQ i CONTABILIDAD, te regresar a la ventana
Instalador CONTPAQ i.
Haz clic en el botn
2
3
Cmo desinstalo
los sistemas
Utiliza la opcin Agregar o Quitar programas del Panel de control para desinstalar
CONTPAQ i CONTABILIDAD.
Nota: En un ambiente Monousuario, si desinstalas CONTPAQ i CONTABILIDAD y
CONTPAQ i BANCOS ya no podrs hacer interfaz desde AdminPAQ y/o CONTPAQ i
NMINAS hacia estos sistemas.
Para realizar las interfaces de nuevo, desinstala el SDK de CONTPAQ i y reinstala
AdminPAQ y/o CONTPAQ i NMINAS.
Induccin
Pgina
X
En este tema se listan algunos puntos a tomar en cuenta para llevar de forma exitosa la
instalacin de CONTPAQ i CONTABILIDAD.
Es recomendable que los revises detalladamente antes de comenzar la instalacin.
Control
de cuentas
de usuario (UAC)
activado
Desactivar
el control
de cuentas
de usuario
Quiz no sea posible cambiar la ruta de empresa para interfaz con AdminPAQ.
En Windows 7:
1.
2.
3.
SQL Express
en versiones
de Windows
Pgina
XI
Induccin
Rutas en el
Registry
para 64 bits
Permisos
al instalar
Configuracin
regional
Conexin remota
Induccin
2.
3.
Pgina
XII
Creacin de empresas
Visin general
Introduccin
Parte de una buena planeacin para cualquier proyecto, es conocer lo que se necesita para
arrancarlo satisfactoriamente.
Por ello, es importante conocer qu informacin se requiere tener bien definida antes de crear
una empresa en CONTPAQ i CONTABILIDAD.
Objetivo
En esta seccin
Pgina
XIII
Pgina
XIV
XVIII
Induccin
Informacin
requerida
Parte de una buena planeacin para cualquier proyecto, es conocer lo que se necesita para
arrancar dicho proyecto satisfactoriamente.
Por ello, es importante conocer qu informacin se requiere tener bien definida antes de crear
una empresa en CONTPAQ i CONTABILIDAD.
Si vas a llevar la contabilidad de la empresa, debes tener en cuenta lo siguiente:
Definicin del
catlogo de
cuentas
Al crear una empresa debers definir los siguientes datos para el manejo del catlogo de
cuentas:
Catlogo
preinstalado
Contiene las cuentas contables ms utilizadas en un catlogo de cuentas por cada giro
empresarial: General, Servicios, Comercial e Industrial.
Si utilizas un catlogo preinstalado, slo captura las cuentas afectables que manejars.
Estructura del
catlogo de
cuentas
Catlogo preinstalado
Estructura
Valores
Niveles
Un dgito es la longitud de nmeros que tendr la cuenta contable; pueden ser letras,
nmeros o la combinacin de ambos y acepta hasta un mximo de 30 dgitos.
Un segmento es una agrupacin de los dgitos y se pueden utilizar hasta un mximo de 9
segmentos.
Dependiendo de la estructura de cuenta que selecciones es la forma en que estarn
acumuladas las cuentas contables para la generacin de los reportes financieros.
La definicin del dgito debe ser indicada con la letra X y la del segmento con un guin (-).
Ejemplo: La estructura XX-XXXX-X indica que el catlogo de cuentas ser de 7 dgitos
divididos en 3 segmentos.
Induccin
Pgina
XIV
CONTPAQ i CONTABILIDAD permite utilizar dos tipos de valores en la captura del catlogo
de cuentas:
Niveles
del catlogo
Cada segmento
SI es un nivel
En este tipo de catlogo hay una relacin directa entre cada segmento y los niveles que est
usando el catlogo, de forma que la dependencia de las cuentas se asigna automticamente
cuando se utiliza el mismo nmero en el mismo segmento.
Beneficios: Como segmentos y niveles estn relacionados se reduce el riesgo de errores de
captura, ya que no es necesario indicar las dependencias de las cuentas de forma manual.
Riesgos: En catlogos muy complejos puede ser que la estructura de la cuenta sea muy
grande.
Cada segmento
NO es un nivel
A partir de la
cuenta de mayor
los segmentos s
son niveles
Este tipo de catlogo es una combinacin de los anteriores niveles de catlogos: por eso se
le conoce como un catlogo mixto pues aprovecha las ventajas de ambos mtodos.
As, no existe relacin entre los niveles del catlogo y el nmero de segmentos usados antes
de las cuentas de Mayor, pero a partir de stas, los segmentos sern considerados niveles y
se relacionarn de manera automtica.
Beneficios: El nmero de cuenta puede ser ms pequeo al no utilizar un segmento nico
para los niveles superiores al de Mayor, pero las cuentas son fciles de reconocer y organizar
a partir del nivel de Mayor.
Riesgos: Se pueden cometer errores de captura en las dependencias de cuentas en los
niveles superiores a Mayor o si las mismas cuentas de Mayor se definen de forma incorrecta.
Pgina
XV
Induccin
Para que quede ms clara la diferencia entre estos niveles en las siguientes tablas se
muestran algunos ejemplos de estos niveles:
Nombre
ACTIVO
CIRCULANTE
BANCOS
Moneda Nacional
Banamex cta. 394
Banamex cta. 994
HSBC cta. 574
Moneda Extranjera
Santander cta. 277
Bancomer cta. 857
Cuenta
1-0-0-0-00
1-1-0-0-00
1-1-2-0-00
1-1-2-1-00
1-1-2-1-01
1-1-2-1-02
1-1-2-1-03
1-1-2-2-00
1-1-2-2-01
1-1-2-2-02
Depende de
Ninguna
ACTIVO
CIRCULANTE
Bancos
Moneda Nacional
Moneda Nacional
Moneda Nacional
Bancos
Moneda Extranjera
Moneda Extranjera
Cuenta de mayor
No
De Ttulo
S
De Subttulo
No
No
No
De Subttulo
No
No
Nombre
ACTIVO
CIRCULANTE
Bancos
Moneda Nacional
Banamex cta. 394
Banamex cta. 994
HSBC cta. 574
Moneda Extranjera
Santander cta. 277
Bancomer cta. 857
Cuenta
000-100
000-110
102-000
102-100
102-101
102-102
102-103
102-200
102-201
102-202
Depende de
Ninguna
ACTIVO
CIRCULANTE
Bancos
Moneda Nacional
Moneda Nacional
Moneda Nacional
Bancos
Moneda Extranjera
Moneda Extranjera
Cuenta de mayor
No
De Ttulo
S
De Subttulo
No
No
No
De Subttulo
No
No
Nombre
ACTIVO
CIRCULANTE
Bancos
Moneda Nacional
Banamex cta. 394
Banamex cta. 994
HSBC cta. 574
Moneda Extranjera
Santander cta. 277
Bancomer cta. 857
Cuenta
100-0-00
110-0-00
102-0-00
102-1-00
102-1-01
102-1-02
102-1-03
102-2-00
102-2-01
102-2-02
Depende de
Ninguna
ACTIVO
CIRCULANTE
Bancos
Moneda Nacional
Moneda Nacional
Moneda Nacional
Bancos
Moneda Extranjera
Moneda Extranjera
Cuenta de mayor
No
De Ttulo
S
De Subttulo
No
No
No
De Subttulo
No
No
Induccin
Pgina
XVI
Es importante que definas el ejercicio y periodo con el que iniciars la captura en la empresa.
CONTPAQ i CONTABILIDAD maneja 5 tipos de periodos: Mensual, Bimestral, Trimestral,
Semestral y Especial. Ser decisin del contador indicar qu tipo de periodo se manejar en
la empresa.
Un periodo especial puede comprender desde 1 hasta 352 das, el nico requisito es que,
por todos los periodos, sean 365 das.
Nota: CONTPAQ i CONTABILIDAD te permite manejar de 2 a 13 periodos por ejercicio.
Manejo de
periodos
Abiertos
o Permite capturar, modificar y/o eliminar plizas de periodos anteriores y
posteriores al vigente.
o No se requiere realizar cierre de periodo.
o El cambio del periodo vigente se realiza de forma manual.
Cerrados
o Slo puede capturar, modificar y/o eliminar plizas del periodo vigente.
o Es obligatorio realizar cierre de periodo para capturar informacin del
periodo inmediato siguiente convirtindose ste en el periodo vigente.
o El cambio del periodo vigente se realiza mediante la opcin Cierre del
periodo/ejercicio.
Consideraciones
especiales
Para qu sirve
La fecha de Fin del ejercicio se generar en base a la fecha de Inicio del ejercicio.
La fecha de Inicio del ejercicio generalmente es el primer da del primer mes del
ao en curso.
El Periodo vigente ser tomado en base a la fecha de Windows.
Pueden almacenarse tantos ejercicios sean necesarios en una empresa, pero slo
podr modificarse la informacin de 3: el ejercicio inmediato anterior, el actual y el
inmediato siguiente.
Una vez que hayas realizado el anlisis y hayas decidido cmo manejar tu empresa, podrs
crearla en CONTPAQ i CONTABILIDAD.
Pgina
XVII
Induccin
Es el archivo donde se almacenarn todos los movimientos bancarios que realiza tu empresa.
Cmo ingreso
Para que puedas crear las empresas que necesitas, primero debers ingresar a la ventana
Catlogo de Empresas; para ello, realiza cualquiera de las siguientes acciones:
Una vez dentro, realiza cualquiera de las siguientes acciones para crear una empresa:
Qu necesito
para crear
la empresa
Para que puedas crear la empresa, debes indicar la razn social de tu empresa en el campo
Nombre de la Empresa y la Estructura que utilizars para tu catlogo contable.
Revisa los Valores, Niveles y el Tipo de periodo si quieres modificarlos.
El Inicio del Ejercicio se tomar de la fecha de la computadora y el nombre de la Base
de Datos se tomar del nombre de la empresa.
Induccin
Pgina
XVIII
Ya que indicaste los datos obligatorios para crear la empresa, en la ventana Nueva empresa,
realiza cualquiera de las siguientes acciones para guardarla:
Consideraciones
especiales
Es importante que definas el Inicio del Ejercicio y la Base de Datos ya que estos datos
no podrn modificarse una vez que se ha guardado la empresa.
Para qu sirve
Ejercicio
Captura tu nombre
1-1-1-3
1er da del ao actual
1
ctTuNombre
Nota: Deja el resto de los datos tal como aparecen. Ten en cuenta que el valor
ser Numrico (slo nmeros) y el nivel ser Cada segmento S es un nivel.
Haz clic en el botn Guardar o presiona la tecla <F8>.
Pgina
XIX
Induccin
50020120420
Captulo 1
Para empezar a trabajar
Visin general
Introduccin
Porque sabemos lo importante que es para ti contar con la informacin necesaria para
comenzar a trabajar, hemos reunido en este captulo lo fundamental para que puedas iniciar a
utilizar el sistema.
Objetivo
En este captulo
Pgina
1-1
Pgina
1-2
1-4
1-5
1-12
Captulo 1
Para empezar a trabajar
Cmo abrir
empresa
empresa; o bien, una vez seleccionada la empresa deseada haz clic en el botn
Qu necesito
para usar la
empresa
Antes de comenzar a trabajar con el sistema, es necesario que conozcas cierta informacin
que facilitar el uso y manejo de la empresa:
Captulo 1
Para empezar a trabajar
Pgina
1-2
En algunas ocasiones es necesario cerrar la empresa, por ejemplo al ejecutar ciertas utileras
de mantenimiento del sistema, al respaldarla, etctera.
Para cerrarla ve al men Empresa y selecciona la opcin Cerrar empresa.
Nota: Si lo que deseas es cambiarte a otra empresa, no es necesario que cierres la actual,
simplemente abre la nueva empresa y automticamente se cerrar la que est activa.
Abrir empresa
Realiza los siguientes pasos para abrir la empresa con la que trabajars a lo largo de este
curso.
Ejercicio
Paso
1
Ejercicio
Ve al men Empresa y selecciona la opcin Empresas.
Resultado: Aparecer la ventana Catlogo de Empresas.
Pgina
1-3
Captulo 1
Para empezar a trabajar
Barra de men. Contiene todas las herramientas del sistema catalogadas por
funciones.
Barra de herramientas. Contiene botones con acceso a las acciones ms utilizadas
dentro del sistema.
Barra de men
Barra de herramientas
Mdulo de
capacitacin
Bsquedas en
catlogos
Captulo 1
Para empezar a trabajar
Pgina
1-4
Es importante que lo analices bien, porque a partir de esta informacin podrs indicar la fecha
y los saldos iniciales con los que registrars las cuentas bancarias.
Qu es
Cmo ingreso
Para registrar una cuenta contable, realiza cualquiera de las siguientes acciones:
Cuenta Flujo
de efectivo
Al ingresar por primera vez al Catlogo de cuentas, solicitar la cuenta que utilizars como
Flujo de efectivo. Se recomienda que esta cuenta sea la Cuenta de Mayor de Bancos, para
que todas las cuentas afectables sean consideradas al ejecutar los reportes de flujo de
efectivo, sin embargo, esta cuenta puede ser afectable.
Nota: Si no sabes en ese momento cul ser la cuenta de efectivo, podrs indicarla despus
en la ventana Redefinir empresa.
Es importante que
especifiques esta cuenta en
caso de que quieras llevar
el Control de IVA.
Pgina
1-5
Captulo 1
Para empezar a trabajar
Para crear una cuenta contable debers indicar los siguientes datos:
Cuenta (nmero)
Nombre
Subcuenta de
Tipo de cuenta
Cuenta de mayor
Moneda
Cmo guardar
Una vez que hayas capturado la informacin realiza cualquiera de las siguientes opciones:
Captulo 1
Para empezar a trabajar
Pgina
1-6
Una vez que has creado las cuentas contables que utiliza tu empresa, puedes ejecutar el
reporte Catlogo de cuentas.
Para ejecutar este reporte, ve al men Reportes, submen Reportes de catlogos y
selecciona la opcin Catlogo de cuentas.
Inicia la captura de las cuentas contables con los pasos que se indican a continuacin:
Ejercicio 1
Paso
1
3
4
Ejercicio
Presiona simultneamente las teclas <Ctrl+F3>.
Resultado: Aparecer la ventana Catlogo de Cuentas y despus la ventana
Flujo de Efectivo.
Captura 1-1-2-000 en el campo Cuenta de flujo de efectivo: y presiona la
tecla <F8> para guardar la cuenta de flujo de efectivo.
Resultado: La cuenta ser guardada y se cerrar la ventana Flujo de Efectivo,
pero permanecer abierta la ventana Catlogo de Cuentas.
Presiona simultneamente las teclas <Alt+N> para registrar la primera cuenta
del catlogo.
Captura 1 en el campo Cuenta:, conserva los ceros que aparecen por omisin
y presiona la tecla <Tab>.
Pgina
1-7
Captulo 1
Para empezar a trabajar
Ejercicio
Captura ACTIVO en el campo Nombre: y presiona la tecla <Tab>.
Registro de cuentas
Contina capturando el resto de las cuentas contables que manejars.
Ejercicio 2
Es importante que realices esta captura ya que estas cuentas las utilizars en el siguiente
tema.
Cuenta
1-1-0-000
1-1-1-000
1-1-2-000
1-1-2-001
1-1-2-002
1-1-3-000
1-1-3-001
1-1-3-002
1-1-4-000
1-1-4-001
2-0-0-000
2-1-0-000
2-1-1-000
2-1-1-001
2-1-1-002
2-1-2-000
2-1-2-001
3-0-0-000
3-1-0-000
3-1-1-000
3-1-2-000
Captulo 1
Para empezar a trabajar
Nombre
CIRCULANTE
CAJA
BANCOS
Banamex cta. 394
HSBC cta. 574
CLIENTES
Rosa Jimnez
Ral Gutirrez Becerra
IVA ACREDITABLE
IVA al 16%
PASIVO
CIRCULANTE
PROVEEDORES
Multipaquetes, SA.
Rollos de Oriente, SA de CV
IVA CAUSADO
IVA al 16%
CAPITAL
CIRCULANTE
Capital de aportacin
Resultados del ejercicio
Pgina
1-8
Tipo de cuenta
Activo Deudora
Activo Deudora
Activo Deudora
Activo Deudora
Activo Deudora
Activo Deudora
Activo Deudora
Activo Deudora
Activo Deudora
Activo Deudora
Pasivo Acreedora
Pasivo Acreedora
Pasivo Acreedora
Pasivo Acreedora
Pasivo Acreedora
Pasivo Acreedora
Pasivo Acreedora
Capital Acreedora
Capital Acreedora
Capital Acreedora
Capital Acreedora
Cuenta de Mayor
De Ttulo
S
S
No
No
S
No
No
S
No
No
De Ttulo
S
No
No
S
No
No
De Ttulo
S
S
Cmo consulto
y modifico la
cuenta
Si quieres conocer los datos con los que se registr la cuenta (el tipo, si es cuenta de mayor,
su moneda, etctera), basta con que hagas doble clic en la cuenta que quieres ver.
Consultar la cuenta
Modificar la cuenta
Borrar la cuenta
Qu
modificaciones
puedo realizar
Si ya creaste una cuenta y an no tiene movimientos asignados, puedes modificar todos sus
datos, excepto el cdigo o nmero de cuenta.
Si la cuenta ya tiene movimientos asignados slo podrs modificarle el nombre o cambiar la
opcin Cuenta de mayor.
Cmo elimino
la cuenta
Si te equivocaste al crear la cuenta o si la creaste pero no la vas a usar puedes eliminar con
el botn
Importante: La cuenta contable no debe tener movimientos asignados.
Funciones
del botn
derecho
Mediante el botn derecho del ratn, teniendo seleccionado una cuenta, se pueden realizar
diversas acciones para visualizar algunos datos adicionales de la cuenta, entre ellas, el saldo
de la cuenta.
Utiliza estas opciones en caso de que requieras conocer alguno de estos datos.
Pgina
1-9
Captulo 1
Para empezar a trabajar
Cmo cambio
la estructura
de la cuenta
Si al crear la empresa especificaste una estructura de cuenta, pero te diste cuenta que
necesitas incluir ms dgitos al segmento o incluso, agregar un nuevo segmento realiza el
cambio desde la ventana Redefinir empresa.
Para ello, ve al men Configuracin y haz clic en la opcin Redefinir empresa.
Posteriormente, ingresa en la pestaa 2. Cuenta y su estructura y haz clic en el botn
Cambiar estructura.
Recuerda: Slo podrs aumentar dgitos y/o segmentos,
Cmo cambio
la cuenta de flujo
de efectivo
Si al ingresar por primera vez al catlogo de cuentas no indicaste cul ser la cuenta que
manejars para el flujo de efectivo, puedes indicarlo en la pestaa 2. Cuentas y su
estructura que se encuentra en la ventana Redefinir empresa.
Cuenta de cuadre
Es una cuenta de control que utiliza CONTPAQ i CONTABILIDAD para que aquellas
plizas que no son capturadas completamente, es decir, que la suma de sus cargos no
coincide con la suma de sus abonos, queden cuadradas.
Al utilizar esta cuenta (_CUADRE), se agrega un movimiento por la diferencia, permitiendo
grabar la pliza.
Captulo 1
Para empezar a trabajar
Pgina
1-10
Cmo configuro
la cuenta de
cuadre
La cuenta de cuadre no puede ser capturada ni eliminada por el usuario ya que se trata de
una cuenta definida automticamente por CONTPAQ i CONTABILIDAD.
Al crear una nueva empresa, el uso de la cuenta de cuadre estar activa por omisin, si no la
quieres utilizar desactiva la casilla Usar Cuenta de cuadre en la pestaa 2. Cuentas y su
estructura que se encuentra en la ventana Redefinir empresa.
Recomendacin: Conserva
esta casilla marcada, de esta
forma es ms fcil identificar
las plizas descuadradas.
Despliegue
del catlogo
de cuentas
Mostrar el rbol de cuentas - Despliega todas las cuentas que estn registradas. Si
esta casilla no se marca, el rbol aparecer en blanco en el Catlogo de cuentas.
Se recomienda para empresas que tienen un catlogo de cuentas grande.
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1-11
Captulo 1
Para empezar a trabajar
Es importante que lo analices bien, porque a partir de esta informacin podrs indicar la fecha
y los saldos iniciales con los que registrars las cuentas bancarias.
Qu es
Los saldos iniciales deben registrarse en CONTPAQ i CONTABILIDAD al crear una nueva
empresa, con el fin de indicar la situacin financiera con la que inicia operaciones dicha
empresa.
Cmo capturo
la pliza
La pliza de saldos iniciales, o pliza de apertura, debe ser de tipo Diario y reflejar los saldos
finales del periodo inmediato anterior en el que inicia el registro de movimientos en
CONTPAQ i CONTABILIDAD.
Esto significa que la pliza se registrar en un periodo anterior al de inicio en el sistema, para
que los saldos de las cuentas se contemplen desde el primer periodo en que inicia la historia
en la nueva empresa.
Ejemplo:
Inicio de empresa
Febrero de 2011
Ejercicio
Ejercicio
Presiona las teclas <Ctrl+P> desde la ventana principal de CONTPAQ i
CONTABILIDAD.
Resultado: Se desplegar la ventana Plizas.
31/01/(ao actual).
Dato
Tipo
No.
Concepto
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1-12
Ejercicio
Captura los movimientos correspondientes a esta pliza. Consulta la siguiente
tabla para conocer los datos a capturar:
Cuenta
1-1-1-000
1-1-2-001
1-1-2-002
1-1-3-001
1-1-3-002
1-1-4-001
2-1-1-001
2-1-1-002
2-1-2-001
3-1-1-000
Nombre de la cuenta
Caja
Banamex cta. 394
HSBC cta. 574
Rosa Jimnez
Ral Gutirrez Becerra
IVA al 16% (Acreditable)
Multipaquetes, SA
Rollos de Oriente, SA de
CV
IVA al 16% (Causado)
Capital de aportacin
TOTALES
Cargo
$ 10,000.00
$1068,390.00
$ 757,640.00
$ 78,200.00
$ 11,500.00
$ 65,670.00
Abono
$
$
$1991,400.00
48,875.00
43,125.00
$ 62,700.00
$1836,700.00
$1991,400.00
Pgina
1-13
Captulo 1
Para empezar a trabajar
50020111212
Captulo 2
Captura de plizas
Visin general
Introduccin
Para que una empresa se mantenga en operacin es indispensable una buena contabilidad y
la captura correcta de las plizas es fundamental para este efecto.
Tambin es importante llevar una buena organizacin de los tipos de pliza que utilizar la
empresa, de esta forma, existir un mejor control en la contabilidad.
Objetivo
En este captulo
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2-1
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2-2
2-6
2-12
2-14
2-16
Captulo 2
Captura de plizas
Cmo ingreso
Qu necesito
para crear
Lo nico que necesitas para crear un tipo de pliza es indicar el Cdigo y Nombre que le
vas a poner.
Cmo guardar
Una vez que hayas capturado la informacin realiza cualquiera de las siguientes opciones:
Captulo 2
Captura de plizas
Pgina
2-2
Tipo
Ingresos
Descripcin
Se utilizan para plizas en las que intervienen entradas a las
cuentas de banco.
Egresos
Diario
Orden
Estadstica
Plizas de orden
y estadsticas
Al crear una empresa automticamente se configuran algunos datos, entre ellos el uso de
plizas de orden y estadsticas.
Si deseas usar alguno de estos tipos de plizas, realiza los cambios necesarios en la
configuracin de la empresa.
Para ello, ve al men Configuracin, selecciona la opcin Redefinir empresa y haz clic en
la pestaa 3. Plizas y su captura.
Pgina
2-3
Captulo 2
Captura de plizas
Rango de plizas
permitidas
Modo de uso
de los nmeros
de pliza
Consultar
reportes
Ejecuta el reporte Catlogo de tipos de pliza si quieres conocer los datos de cada tipo de
pliza como: el ltimo nmero de pliza, la pliza inicial y final,.
Este reporte se encuentra en el men Reportes, submen Reportes de Catlogo.
Captulo 2
Captura de plizas
Pgina
2-4
Ejercicio 1
Haz decidido crear tres tipos de pliza nuevos para diferenciar tus plizas de Diario, de forma
que al consultar un reporte puedas obtener de forma rpida la informacin separada por cada
tipo.
Estos tipos de pliza manejarn los nmeros Por Periodo y son:
Diario Gastos para plizas de gastos y/o compras a crdito. Plizas: 1 al 575.
Diario Facturas para plizas de ventas a crdito. Plizas: 576 al 1276.
Diario Pago para plizas de pagos de clientes. Plizas: 1220 al 2000.
Nota: Esta captura la hars sobre la empresa que creaste en el captulo Induccin y que
debe tener el nombre de tu empresa.
Realiza el siguiente ejercicio para capturar los nuevos tipos de plizas.
Paso
1
Ejercicio
Ve al men Configuracin, submen Tipos de pliza y selecciona la opcin
Catlogo.
6
7
Pgina
2-5
Captulo 2
Captura de plizas
Cmo ingreso
Qu necesito
para registrar
plizas
Para registrar las plizas en CONTPAQ i CONTABILIDAD es necesario trabajar con dos
ventanas: Plizas y Movimientos de pliza.
Cada ventana tiene campos obligatorios para su captura.
Ventana Plizas
Aqu se registran los datos del encabezado, el cual funciona como el identificador del
documento.
Los datos que debes capturar para que se genere el encabezado son:
Fecha
Captulo 2
Captura de plizas
Pgina
2-6
Importante: CONTPAQ i
CONTABILIDAD no
permite tener plizas
descuadradas.
Al guardar un movimiento
automticamente se
desplegar la ltima cuenta
capturada.
Pgina
2-7
Captulo 2
Captura de plizas
Una vez que hayas modificado los datos que quieres, realiza cualquiera de las siguientes
acciones para guardarlos:
Cmo hago la
captura ms
rpida
Para que la captura de los movimientos sea ms rpida, utiliza cualquiera de las siguientes
acciones:
Consultar
reportes
Si quieres ver una lista de las plizas que has creado en un determinado rango de fechas,
utiliza el Diarios y plizas que se encuentra en el men Reportes, submen Reportes
auxiliares.
Captulo 2
Captura de plizas
Pgina
2-8
Ejercicio
Captura
1214-000
6 y presiona la tecla <+>
Nota 027
Compra mesas y sillas
Captura
1125-0130
900
Conserva los datos mostrados
Conserva los datos mostrados
Captura
1112-1100
Presiona la tecla <*>
Conserva los datos mostrados
Conserva los datos mostrados
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2-9
Captulo 2
Captura de plizas
Ejercicio
Captura el encabezado de la pliza, considerando los datos de la tabla.
Nota: Recuerda utilizar la tecla <Enter> para avanzar al siguiente campo.
Encabezado
Campo
Fecha
Tipo
Nm. de Pliza
Concepto
Captura
060209
2
Conserva el consecutivo
+2 y presione la tecla <Enter>
Movimiento 1
Cuenta: 1131-1000
Cargo: 60 y presiona la tecla <+>
Referencia: Nota 3360
Concepto: +2 y presiona la tecla <Enter>
Movimiento 2
Cuenta: 1125-0130
Cargo: 9 y presiona la tecla <+>
Movimiento 3
Cuenta: 1112-1100
Cargo: 23 y presiona la tecla <+>
Movimiento 4
Cuenta: 2121-1001 Fernando Gmez Alczar
Cargo: 46 y presione la tecla <+>.
Presiona la tecla <F10> para guardar el ltimo movimiento, as como la pliza
generada.
Captulo 2
Captura de plizas
Pgina
2-10
060209
Egresos
Conserva el consecutivo
&1 y presiona la tecla <Enter> para que se muestre el concepto.
Posteriormente presiona la tecla <Fin> y completa el dato indicando
mes Febrero.
Cargo
$ 5,000.00
TOTAL
$ 5,000.00
Abono
$ 5,000.00
$ 5,000.00
Indica en los movimientos, los nmeros de nota de cada gasto para llevar el control
de los mismos.
En el movimiento a la cuenta de bancos, indica los nmeros de las dos notas que
fueron pagadas.
080209
Egresos
Conserva el consecutivo
Concepto
Movimientos
Cuenta
Cargo
5221-2260 Gasolina y lubricantes
$ 500.00
1125-0130 IVA Acreditable al 16% $ 144.00
5221-2270 Casetas, cuotas
$ 400.00
y peajes
1112-1100 Banamex #1870879-5
TOTAL $1,044.00
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2-11
Abono
$1,044.00
$1,044.00
Captulo 2
Captura de plizas
Copiar pliza
Copiar pliza
Imprimir pliza
Ir a la pliza inicial
Ir a la pliza final
Si necesitas repetir una pliza y los datos son los mismos, en lugar de que vuelvas a capturar
todos los datos, tienes la opcin de copiar la pliza, slo te pedir el nmero de pliza.
Para hacerlo, abre la pliza y haz clic en el botn
Imprimir pliza
Eliminar pliza
o movimiento
Si por alguna razn quieres eliminar una pliza o movimiento, slo haz clic en el botn
Opciones
de navegacin
Puedes desplazarte entre una pliza/movimiento y otro utilizando los botones de navegacin
Botn
l
l
Configuracin
de captura
Descripcin
Muestra la pliza o movimiento anterior.
Muestra la siguiente pliza o movimiento.
Muestra la primer pliza.
Muestra la ltima pliza.
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2-12
Consultar
reportes
Una vez que has capturado todas las plizas del mes, ejecuta cualquiera de los siguientes
reportes para que conozcas la informacin contable de la empresa.
Balance general.
Estado de resultados.
Balanza de comprobacin.
Diarios y plizas.
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2-13
Captulo 2
Captura de plizas
Los comprobantes fiscales digitales (CFD) y comprobantes fiscales digitales por internet
(CFDI) son documentos que el Servicio de Administracin Tributaria (SAT) reconoce como
comprobantes vlidos.
Recepcin
de CFD/CFDI
Los CFD/CFDI deben ser archivos XML y deben tener una estructura vlida reconocida por
el SAT. Esta institucin requiere que estos archivos sean almacenados a travs de algn
medio.
La va ms comn de recepcin de los XML es el correo electrnico aunque tambin pueden
utilizarse otros medios, dependiendo de las opciones que maneje la aplicacin que tu
proveedor utiliza para generar los XML.
Para que un XML sea considerado vlido ante el SAT como un CFD o CFDI debe cumplir con
la siguiente estructura:
Cmo verifico
que un CFD/CFDI
sea vlido
Almacenamiento
de CFD/CFDI
De acuerdo al artculo 29, fraccin V, tercer prrafo del CFF, los contribuyentes que emitan y
reciban los CFD, debern almacenarlos en medios magnticos, pticos o de cualquier otra
tecnologa y aquellos contribuyentes que emitan y reciban CFDI, debern almacenarlos en
medios magnticos, pticos o de cualquier otra tecnologa, en su formato electrnico XML.
Adems, debern cumplir con los requisitos a que se refieren los rubros I.B y I.C del Anexo
20, el cual indica lo siguiente:
(*) as como tener y poner a disposicin de las autoridades fiscales, un sistema
informtico de consulta que permita a estas ltimas, localizar los comprobantes fiscales
digitales expedidos y recibidos, as como la revisin del contenido de los mismos.
(*) = Regla I.2.23.4.3 1. RMF 14/09/2010
Captulo 2
Captura de plizas
Pgina
2-14
Proceso
de recepcin
Almacn digital
El Proveedor
emite y entrega
CFD/CFDI
Cmo se
relaciona un
CFD/CFDI
con la
contabilidad
El Cliente
recibe el XML
mediante correo
u otro medio
Valida el XML y se
ordena la informacin
Con base en lo indicado anteriormente (**) en la pliza se deber anexar como documento
fuente del asiento contable el comprobante fiscal (ya sea tradicional, CBB o digital).
(**)= Fundamento legal Artculo 29 RCFF.
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2-15
Captulo 2
Captura de plizas
Requerimiento
de versiones
El Administrador del almacn digital est disponible a partir de las siguientes versiones:
Etapas para
asociar un
CFD/CFDI
La asociacin de los CFD/CFDI a las plizas consta de 3 etapas, las cuales se indican a
continuacin:
Cmo enlazo
las empresas
Importar CFD/CFDI
en el Administrador
del Almacn Digital
Captulo 2
Captura de plizas
Pgina
2-16
Para mayor informacin sobre el manejo del Almacn digital consulta el taller
Esquemas de facturacin de los sistemas comerciales.
Cmo ingreso
al Administrador
del Almacn
digital
Qu necesito
para asociar un
CFD/CFDI a una
pliza
Si ingresas desde:
Una vez creada, haz clic en el botn Almacn digital, haz clic en el botn Asociar uno
o ms CFD/CFDI y selecciona el archivo xml.
Pgina
2-17
Captulo 2
Captura de plizas
Qu otras
funciones puedo
realizar
Ver CFD/CFDI
asociados
El botn
te mostrar la lista de los xml que relacionaste con la pliza as como sus datos
generales. salo si no recuerdas cul CFD/CFDI asociaste.
Deshacer
asociacin
Asociar un
archivo a la
pliza
Esta opcin te permite asociar otro tipo de archivo como solicitud o comprobacin de gastos,
nmero de folio para respaldar el pago del gasto, etctera.
Captulo 2
Captura de plizas
Pgina
2-18
Tambin puedes asociar el CFD/CFDI directamente en el Almacn Digital. Para ello, haz lo
siguiente:
1. Abre el Administrador del Almacn Digital.
2. Selecciona la seccin Importados Por asociar.
3. Selecciona el CFD/CFDI deseado.
4. Haz clic en el botn Pliza y asocia la pliza que le corresponde.
Esta opcin se recomienda cuando hay varias plizas sin asociar, de esta forma, no ser
necesario abrir cada pliza para asociarla a un CFD/CFDI.
Qu pasa si no
tengo
AdminPAQ/
CONTPAQ i
FACTURA
ELECTRNICA
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2-19
Captulo 2
Captura de plizas
50020111209
Captulo 3
Consulta de informacin
Visin general
Introduccin
Obtener informacin oportuna es una herramienta de gran importancia para cualquier negocio
ya que con base en esto es posible realizar la toma de decisiones correctas y asertivas.
Objetivo
En este captulo
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3-1
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3-2
3-4
3-6
3-11
3-13
Captulo 3
Consulta de informacin
Cmo ejecuto
un reporte
Captulo 3
Consulta de informacin
Pgina
3-2
Ejercicio
1
2
Pgina
3-3
Captulo 3
Consulta de informacin
Formatos
disponibles
Cmo ingreso
Qu necesito
para exportar
Cmo guardar
Una vez que hayas seleccionado el formato, indicado el nombre y verificada la ubicacin
donde se guardar el documento exportado, haz clic en el botn Aceptar.
Captulo 3
Consulta de informacin
Pgina
3-4
Para qu sirve
Reportes
sensibles
al contexto
Algunos reportes tienen un rea sensible al contexto. Para identificarlos, encontrars algunos
datos dentro de un recuadro azul.
Haz doble clic sobre el rea sensible para ejecutar un reporte ms detallado.
Pgina
3-5
Captulo 3
Consulta de informacin
Son vistas que permiten la consulta de informacin desde varios niveles; mediante estos
listados puede realizar consultas, localizar datos especficos y darles salida en un reporte o
en un archivo de texto.
Tipo de listados
De plizas
De movimientos
de pliza
De saldos de
cuentas
Cmo ingreso
Catlogo
Plizas
Listado
de plizas
Listado
de plizas causacin
de IVA
Listado
de movimientos
de pliza
Saldos de cuenta
Listado
de plizas control
de IVA
si quieres
Captulo 3
Consulta de informacin
Pgina
3-6
Para realizar una consulta en los listados debes utilizar, por lo menos, una de los 3 niveles de
bsquedas:
Puedes utilizar los tres niveles para que tu consulta sea ms exacta o especfica.
Bsqueda Incremental.
Bsqueda con Autofiltros.
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3-7
Captulo 3
Consulta de informacin
Dentro de los listados podrs realizar bsquedas incrementales. Esto significa que al capturar
una letra CONTPAQ i CONTABILIDAD busca el texto capturado en todos los campos y
muestra la informacin que contenga ese dato y lo muestra en el rea de despliegue; de esta
forma la bsqueda se vuelve ms exacta o especfica.
Filtros
personalizados
Columnas numricas
Todos
Igual a
Diferente a
Menor a
Mayor a
Rango
*Los filtros Empieza con y Contiene a slo aplican para las columnas que lleven textos.
El filtro Empieza con muestra los registros que comiencen con una palabra deseada (en
todos los campos) y Contiene a muestra aquellos que tengan esa palabra en cualquier parte
del texto.
Consideraciones
especiales para
los filtros
Captulo 3
Consulta de informacin
Pgina
3-8
Los listados tambin permiten consultar, modificar, eliminar y capturar nuevas plizas.
Mediante el botn derecho del ratn, teniendo seleccionado un rengln, se pueden realizar
diversas acciones para visualizar algunos detalles del documento.
Consulta la siguiente tabla para:
Para
Desglosar IVA
Causado
Desglosar IVA
Acreditado
Asignar movimientos a
proveedor
Asegrate de
Tener activo el manejo de Causacin
de IVA.
Tener activo el manejo de Devolucin
de IVA.
Haber capturado el proveedor en el
Padrn de proveedores.
Listado de
saldos de
cuentas
Ejercicio
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3-9
Captulo 3
Consulta de informacin
Ejercicio
Haz doble clic en la pliza nmero 3,489.
Resultado: Mostrar la ventana Plizas con los movimientos de la pliza 3,489
que es del da 02 y tiene un importe de $4,193.00.
Haz clic en el botn Cerrar para salir de las ventanas Plizas y Listado de
plizas.
Resultado: Mostrar todas las cuentas que empiecen con la palabra Ventas.
Selecciona la cuenta 1112-1200 de Tipo Abono y presiona la tecla <F11>.
5
6
Captulo 3
Consulta de informacin
Ejercicio
Pgina
3-10
Personalizar
listado
Para personalizar un listado desde la ventana Listado haz clic en el botn Personalizar
listado.
Asigna un nombre al nuevo listado y selecciona las columnas que contendr.
Guardar filtro
Podrs realizar cualquier modificacin a los listados predefinidos o los que vayas generando y
podrs guardar esta nueva configuracin que hayas asignado.
Pgina
3-11
Captulo 3
Consulta de informacin
Mediante esta opcin se puede seleccionar la salida del reporte. Las opciones son:
Disco Enva el reporte a un archivo de salida utilizando alguno de los formatos que
se manejan en el Visor de reportes como son PDF, XLS, HTML y TXT.
Impresora Enva el reporte a la impresora pudiendo seleccionarse una impresin
normal o en modo de texto, as mismo se puede seleccionar un tipo de impresora
predefinida, calidad de impresin y el tipo de letra que se desee utilizar.
Pantalla Muestra el reporte en pantalla y se puede ampliar el ancho de columna en
un determinado porcentaje.
Bajar listado
Esta opcin crea un archivo texto con los registros del listado; al ejecutar la opcin Bajar
listado se exportan los documentos incluidos en el listado y se pueden cargar a otra
empresa.
Este archivo se genera en el directorio de la empresa, pero puede modificarse.
Ejemplo: <C:\Compac\Empresas\ctNueva_Empresa>.
Captulo 3
Consulta de informacin
Pgina
3-12
Es un resumen que presenta informacin sobre el estado actual del sistema, tanto en saldos,
cargos y abonos del periodo vigente as como del ejercicio.
Cmo ingreso
Para ingresar a al estado del negocio, realiza cualquiera de las siguientes acciones:
Qu necesito
para ejecutar
Pgina
3-13
Captulo 3
Consulta de informacin
51320120529
Captulo 4
Respaldar y Restaurar
Visin general
Introduccin
Objetivo
En este captulo
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4-1
Pgina
4-2
4-4
Captulo 4
Respaldar y Restaurar
Antes de
respaldar
Cmo ingreso
Para ingresar a la ventana Respaldar empresa realiza cualquiera de las siguientes acciones:
Qu necesito
para respaldar
Al generar un respaldo se
crea un archivo con
extensin bak.
El nombre del archivo de
respaldo se compone de:
Nombre del directorio de
empresa + fecha + hora.
Nota: El campo Ruta te va a permitir modificar la ruta del respaldo cuando intentes
restaurar una empresa que tiene instalado SQL y la bases de datos en un servidor distinto
donde se encuentra instalado CONTPAQ i CONTABILIDAD.
Importante: Los reportes creados o modificados por el usuario modelos de la Hoja
Electrnica, reportes del Editor de Reportes no se respaldan al ejecutar este proceso.
Si deseas respaldar especficamente esta informacin copia los archivos deseados y
gurdalos en una carpeta o dispositivo disponible.
Pgina
4-2
Una vez que hayas indicado el nombre con el que se guardar el respaldo realiza cualquiera
de las siguientes acciones para ejecutar el proceso:
Cundo
respaldar
Para qu sirve
Un respaldo sirve como apoyo o proteccin en caso que la informacin actual se pierda o
dae por alguna circunstancia.
Esta copia se puede realizar en dispositivos externos o en un directorio distinto al que se
utiliza para los archivos de trabajo.
Pgina
4-3
Captulo 4
Restaurar y Respaldar
Antes de
restaurar
Cmo ingreso
Para ingresar a la ventana Restaurar empresa realiza cualquiera de las siguientes acciones:
Qu necesito
para restaurar
Para ejecutar este proceso selecciona de la lista el respaldo que deseas utilizar.
Nota: El campo Ruta te va a permitir modificar la ruta del respaldo cuando intentes
restaurar una empresa que tiene instalado SQL y la bases de datos en un servidor distinto
donde se encuentra instalado CONTPAQ i CONTABILIDAD.
Captulo 4
Restaurar y Respaldar
Pgina
4-4
Una vez que hayas seleccionado el respaldo a utilizar realiza cualquiera de las siguientes
acciones para ejecutar el proceso:
Cundo restaurar
Para qu sirve
El proceso de restaurar sirve para recuperar la informacin de la empresa que fue guardada
como proteccin.
Importante
Pgina
4-5
Captulo 4
Restaurar y Respaldar
50020120105
Captulo 5
Cierre del ejercicio
Visin general
Introduccin
Al trmino del ejercicio es necesario realizar un cierre para conocer la utilidad o prdida
obtenida.
Este proceso CONTPAQ i CONTABILIDAD lo realiza de forma automtica, generando la
pliza de cierre necesaria para la cancelacin de saldos a las cuentas de resultados y al
mismo tiempo, actualiza las tablas de fechas para la captura del siguiente ejercicio contable.
Otra ventaja que tiene CONTPAQ i CONTABILIDAD es que, si se manejan periodos
abiertos, podrn realizarse ajustes a los movimientos capturados, an despus de haber
aplicado el cierre del ejercicio y los saldos en los reportes se reflejarn fielmente.
Objetivo
Al finalizar este captulo el participante ser capaz de realizar las etapas necesarias para
hacer el cierre del ejercicio.
Etapas
Cambiar periodo
vigente
Requisitos
Realizar cierre
del ejercicio
En este captulo
Generar pliza
de cierre
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5-1
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5-2
5-5
5-7
Captulo 5
Cierre del ejercicio
Periodo de
Ajustes
Requisitos para
cambiar periodo
Para realizar el cambio de periodo es necesario que, al instalar la empresa, se haya marcado
la casilla Manejar periodos abiertos; si no lo marcaste, ve al men Configuracin,
selecciona la opcin Redefinir empresa y en la pestaa 3. Plizas y su captura, marca las
casillas:
Impresin
de reportes
Antes de que cambies el periodo vigente es recomendable que imprimas, de forma anual, los
siguientes reportes:
Cmo ingreso
Balance general.
Estado de resultados.
Reportes de IVA (Causacin / Control).
Reportes del IETU.
Reportes del DIOT.
Captulo 5
Cierre del ejercicio
Pgina
5-2
Para cambiar el periodo slo necesitas indicar el nuevo periodo que quieres manejar.
Para hacer el cierre del ejercicio, el periodo vigente debe ser el 14.
Importante:
El periodo vigente
comprender slo el
ltimo da del ao.
Todas las plizas de ajuste podrs realizarlas en este periodo para que realices los
cambios necesarios en tu contabilidad.
El manejo de periodos abiertos te permite tener mayor flexibilidad en tu
contabilidad.
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5-3
Captulo 5
Cierre del ejercicio
Ejercicio
7
8
Verifica que los campos Fecha de inicio del periodo y Fecha final del
periodo tengan el dato 31 de diciembre del ao a finalizar.
Haz clic en el botn Aceptar.
Resultado: Se guardar el dato y se cerrar la ventana Cambiar periodo.
Captulo 5
Cierre del ejercicio
Pgina
5-4
Requisitos
previos
Nota: La Cuenta de cuadre es una cuenta de control que se genera de forma automtica y
sirve para cuadrar una pliza si es que los movimientos de cargos y abonos son diferentes.
Importante: Si la Pliza de cierre se realiza y el periodo actual no es el 14, CONTPAQ i
CONTABILIDAD no considerar esa pliza como de cierre y por lo tanto no podr realizarse
el cierre del ejercicio.
Cmo ingreso
Qu necesito
para crear
Para que la pliza de cierre se genere, slo necesitas indicar la cuenta de Capital acreedora
que cancelar los saldos de resultados y el nmero de pliza que desees.
Pgina
5-5
Captulo 5
Cierre del ejercicio
Despus de
generar la pliza
de cierre
La pliza se puede desplegar desde Reportes auxiliares, marcando la casilla Slo las de
Ajuste, y desde Plizas, marcando la casilla Pliza de ajuste. Cabe aclarar que si esta
casilla no se marca, la pliza no se desplegar.
Importante: Despus de realizar el Cierre del ejercicio esta pliza no podr modificarse ni
eliminarse.
Ejercicio
Ejemplo: 2011
Haz clic en el botn Procesar.
Cuando existan plizas sin afectar, no podrs generar la pliza de cierre. Para
afectar dichas plizas ejecuta el proceso Afectacin de plizas que se localiza en
el men Plizas.
Captulo 5
Cierre del ejercicio
Pgina
5-6
El cierre de ejercicio marca el trmino del ejercicio contable y crea un nuevo ejercicio. El
proceso que se realiza es: el ejercicio actual se convierte en ejercicio anterior, el ejercicio
futuro se convierte en ejercicio actual y genera el nuevo ejercicio futuro.
Requisitos
previos
Cmo ingreso
Para realizar el cierre del ejercicio, ve al men Cierre, submen Cierre del periodo/ejercicio.
Qu necesito
para realizar
Para que el cierre del ejercicio se lleve a cabo debe existir la pliza de cierre, mientras no se
genere dicha pliza el ejercicio no podr cerrarse.
Pgina
5-7
Captulo 5
Cierre del ejercicio
Ejercicio
Ve al men Cierre y selecciona la opcin Cierre del periodo/ejercicio.
Resultado: Aparecer la ventana Cierre del ejercicio.
Captulo 5
Cierre del ejercicio
Verifica que las nuevas fechas sean del ejercicio que est por iniciar.
Pgina
5-8