PROCEDIMIENTO PARA LA ADQUISICION DE

MATERIALES Y SERVICIOS
Cdigo: PMA

Versin: 01

Fecha de elaboracin: 2015-12-07

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SEORES:
SOUTHERN PERU COPPER CORPORATION

CONTRATO: 4600004220 / 4600004625

SERVICIO DESMANTELAMIENTO, DESMONTAJE, LIMPIEZA Y SEGREGACION DE
RESIDUOS FERROSOS Y NO FERROSOS DE BIENES DE SOUTHERN PERU Y
ADMINISTRACIN DE LAS ZONAS DE ALMACENAMIENTO ZAC Y ZAI, DEPOSITOS DE
CHATARRA EN LA UNIDAD MINERA DE TOQUEPALA, CUAJONE E ILO.

EMPRESA: NCK INGENIEROS E.I.R.L.

ILO PER
2015

PREPARADO POR:

Supervisor
Seguridad

REVISADO POR:

de
NCK

Gerente
Ingenieros
Ingenieros
Fecha de Elaboracin:
2016-01-15

REVISADO POR:

NCK

Gerente Programa de
Seguridad
SOUTHERN PERU

APROBADO POR:

OPERADOR
SOUTHERN PERU
Fecha

de

Aprobacin: _______

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1. INTRODUCCION
NCK INGENIEROS E.I.R.L., somos una Empresa dedicada a la segregacin de
residuos ferrosos y no ferrosos, as como a la Fabricacin, Diseo y Reparacin de
estructuras metlicas; la comercializacin de herramientas, accesorios y equipos para
los sectores productivos de Minera, Pesca e Industria en general; adems brindamos
servicios de reparacin y mantenimiento de los Equipos en mencin.
Nuestros aos de experiencia en el mbito de las actividades de Ingeniera en
Mantenimiento, en las reas de reparaciones, venta, fabricacin y asesora tcnica
comercial, como tambin en la comercializacin de mquinas, equipos y
herramientas; y actualmente nuestra nueva incursin en el rea de segregacin de
residuos ferrosos y no ferrosos, nos permitir ofrecerles un servicio basado en
calidad, confianza y seguridad de forma eficaz y con mano de obra calificada. As
tambin resaltamos que contamos con personal Tcnico Calificado respaldados con
Plizas de Seguros de Trabajo de Alto Riesgo y Seguro Vida Ley.
Actualmente realizamos Servicio de Metal mecnica, Segregacin de materiales
ferrosos y no ferrosos y otros en la Empresa Minera Southern Peru Copper
Corporation por ms de 15 aos en sus reas de Toquepala, Cuajone e Ilo, como
tambin hemos realizado reparaciones de Equipos y herramientas en las propias
instalaciones de SPCC.
2. OBJETOS
En este procedimiento se describe la sistemtica a seguir para llevar a cabo la
formalizacin de las solicitudes de necesidades de material, equipos o servicios, as
como de la posterior tramitacin de los pedidos, teniendo como resultado final la
entrada de productos/servicios que cumplen todo lo requerido por la organizacin.
Tambin se establecern las pautas a seguir para la seleccin y evaluacin de
proveedores de productos y servicios con incidencia en el Sistema de Gestin de
Calidad.
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3. ALCANCE
El proceso engloba todas las actividades asociadas a la identificacin y definicin de
necesidades de compras de materiales, equipos y/o contratacin de servicios, asi
como la tramitacin de los pedidos/contratos a los proveedores, finalizando con la
recepcin de los mismos en la organizacin y la seleccin y evaluacin de aquellos
proveedores de productos servicios que incidan en la calidad de los servicios
presentados por la organizacin.
4. RESONSABILIDADES

Personal de la empresa
o

Deteccin de necesidades de material, equipos y/o servicios

Comunicacin de las necesidades al responsable de administracin

Revisin de las coincidencias de parmetros tcnicos definidos en el

pedido

Responsable administracin
o

Registro de la informacin del solicitante

Solicitud de aprobacin de presupuestos

Aprobacin y realizacin del pedido

Revisin de las coincidencias de parmetros econmicos definidos en

el pedido.

Responsable del rea de Recepcin

o

Realizar el seguimiento a proveedores

o Comunicar al Responsable de Calidad las posibles incidencias

detectadas durante la inspeccin en recepcin de productos
comprados o servicios contratados, y la catalogacin de los mismos.

Responsable de Calidad
o

Realizar la evaluacin de los proveedores en relacin con el Gerente y

recoger los resultados de la evaluacin en la ficha de proveedor

Conservar los registros relativos a la evaluacin de los proveedor

Realizar el anlisis anual de los resultados de calidad de los

proveedores recogidos en las correspondencias hojas de seguimiento

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Emitir los informes correspondientes a la evaluacin y seguimiento de

proveedores

Gerencia

o Aprobacin de pedidos
o

Aprobar, evaluar y aceptar a los proveedores

Rechazar, en su caso, a los proveedores

5. ENTRADAS
Necesidad de compra de un material, equipo o contratacin de un servicio por parte
de cualquier persona de la organizacin, y comprobacin de que el proveedor es
capaz de suministrar los materiales o servicios solicitados o conforme a unos
requisitos que son previamente definidos por la organizacin.
6. SALIDAS
Recepcin de los materiales, equipos o servicios por parte del personal de almacn
y/o persona de la organizacin que solicito el mismo y mantenimiento por parte del
proveedor de una regularidad en la calidad de los productos y servicios solicitados.
7. PROCESOS RELACIONADOS
Control de almacenes

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8. DIAGRAMA DE FLUJO

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8.1. DESARROLLO
8.1.1. EVALUACION PROVEEDOR
El proceso de evaluacin de proveedores es realizado conjuntamente por
la Gerencia y el Responsable de Calidad. Se divide en dos fases
diferenciadas, cada una con su correspondiente finalidad:

Evaluacin inicial: Se da la aprobacin inicial a un proveedor o la

continuidad en la compra de suministros a proveedores habituales.

Seguimiento

contino

de

proveedores:

Se

desarrolla

una

comprobacin efectiva de que el proveedor mantiene regularmente

la calidad de los productos y servicios solicitados.
Para la aprobacin de los nuevos proveedores se realiza un seguimiento
en los tres primeros pedidos (en el caso de material), o del primer pedido
(en el caso de servicios), indicado los nmeros de las rdenes de compra o
servicios contratados en el formato Lista de proveedores. Si en este
seguimiento no hay ninguna incidencia, se pasar al formato Lista de
proveedores aceptados.
8.1.1..1.

CLASIFICACION DE PROVEEDORES

Los criterios de seleccin y valoracin que se han expuesto se utilizarn

para catalogar al proveedor como aceptado o rechazado. Los proveedores
aceptados, es decir, a los que se puede comprar, se incluirn en el formato
Lista de proveedores aceptados, que ser firmada por el Responsable de
Calidad.
Adems, para cada Proveedor aceptado, se abrir una ficha de proveedor,
segn el formato Ficha de Proveedor (aprobada por la Gerencia) donde
vendrn indicados:

Datos del proveedor

Producto/servicio suministrado

Observaciones

Requisitos exigibles

Tipo de proveedor

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Perodo de validez de evaluacin

Forma de evaluacin

Visto Bueno del Gerente

Reclasificacin del Proveedor

En caso e rechazo del proveedor se indicara en la ficha del proveedor el

motivo y alcance del rechazo
El criterio a seguir por parte del responsable de calidad para rechazar a un
proveedor era que se haya abierto 10 partes de no conformidad, en caso
de incidencias graves o 1 parte de no conformidad, en caso de incidencias
inaceptables, habiendo determinado previamente que se considera
incidencia grave e inaceptable, segn el procedimiento.
8.2. COMPRAS
8.2.1. COMPRA DE MATERIAL
8.2.1..1.

Deteccin de necesidades

8.2.1..1.1. Existencias de Almaje

Tras la deteccin de necesidades de material, el personal
demandante del mismo comprobara si se dispone de stock en
almacn
8.2.1..1.2. Comunicacin al responsable de administracin
El personal que detecte la necesidad de compra comunicar, a
travs de la va estipulada, al responsable de administracin las
necesidades de material, especificando la cantidad y referencia
a pedir.
8.2.1..1.3. Elaboracin del pedido
El responsable de administracin introduce toda la informacin
del solicitante en el programa de gestin de pedidos de almacen
y genera la hoja de Pedido de Compra, segn el formato, que
revisar.
8.2.1..1.4. Aprobacin del pedido
En caso de que el importe supere los 1500 soles, requiere la
aprobacin de la gerencia, en caso contrario se limita a la
aprobacin del Responsable de administracin.
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8.2.1..1.5. Envi del pedido

Siempre se transmite el pedido al proveedor mediante via email.
8.2.2. COMPRA DE EQUIPOS/SERVICIOS
8.2.2..1.

Deteccin de necesidades

El personal demandante de un equipo/servicio comunicara via e-mail

al responsable de administracin todas las caractersticas del mismo.
8.2.2..2.

Solicitud de presupuesto

Se requiere la solicitud de ofertas a por lo menos tres proveedores

aprobados, previo envi por e-mail de las especificaciones del
equipo/servicio requerido.
8.2.2..3.

Aprobacin del presupuesto

Una vez recibidos los presupuestos, sern analizados desde dos

puntos de vista:

Por parte del demandante, quien revisar el cumplimiento de

los requisitos tcnicos.

Por parte del responsable de administracin, quien revisar

los requisitos econmicos.

En funcin del anlisis realizado por ambas partes, el responsable de

administracin decidir la aprobacin o rechazo del presupuesto.
8.2.2..4.

Comunicacin al proveedor

La aceptacin del presupuesto se llevar a cabo, bien emitiendo una

Hoja de servicios contratados o bien remitiendo el presupuesto
firmado por parte de responsable de administracin.
8.3. VERIFICACIN DE MATERIALES/EQUIPOS EN RECEPCION, DEL SERVICIO
PRESTADO Y SEGUIMIENTO DE PROVEEDORES
8.3.1..1.

Comunicacin al proveedor

La aceptacin del presupuesto se llevar a cabo, bien emitiendo una

Hoja de servicios contratados o bien remitiendo el presupuesto
firmado por parte de responsable de administracin.
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8.4. COMPRA DE EPP

8.4.1. Recepcin material/equipo/servicio
En el momento de entrega se proceder a revisar la coincidencia de los
parmetros definidos en el pedido con el producto/servicio recibido

Materia: El personal del almacn comprueba la coincidencia entre la

cantidad, referencia, plazos y estado del producto.

Servicios: El usuario comprueba que la ejecucin del servicio se realiza

segn las condiciones pactadas.

El albarn/nota de entrega siempre estar firmado, indicando la fecha de

recepcin.
INCIDENCIAS DETECTADAS
En caso de existir algn tipo de incidencia, esta ser registrada en el albarn,
que se remitir al responsable de administracin, quien proceder a tramitarlo
como no conformidad y a resolverlo con el proveedor. Asimismo, se seguir lo
establecido en el Apdo. 8.3 Evaluacin y Seguimiento de Proveedores.
8.4.2. Evaluacin y Seguimiento de Proveedores
Esta etapa se lleva a cabo con el fin de comprobar que el proveedor mantiene
regularmente la calidad de sus suministros. Para esto, el Responsable de
Calidad recopilar todas las Hojas de Seguimiento de Proveedores registradas
mediante la aplicacin informtica de Gestion, anualmente, para analizar y
estudiar todos los problemas: existentes con los proveedores utilizando la
siguiente informacin:

Las incidencias reflejadas por el responsable de recepcin del material

en las rdenes de compra segn lo descrito en el Apdo. 8.3 de este
procedimiento Recepcin del Material/Producto/Servicio

Las desviaciones recogidas en los partes de no conformidad segn lo

descrito en el procedimiento Gestin de incidencias, acciones

ACEPTACION/RECHAZO DEL PROVEEDOR

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Cada ao la gerencia y el Responsable de Calidad analizarn y estudiarn las

incidencias detectadas a travs del seguimiento en proveedores realizando por
el Responsable de Calidad, teniendo en cuanta todos los registros
anteriormente citados. La Gerencia ser quien aprueba o rechace a los
proveedores, mediante su firma en el apartado observaciones del formato
Seguimiento de proveedores.

Proveedor Aprobado: cuando las desviaciones detectadas, en su

mayora, son leves o pocos importantes, por lo que no se descalifica al
proveedor para compras futuras.

Proveedor Rechazado: Cuando se hayan abierto 10 partes de no

conformidad, en el caso de incidencias graves, o

por parte de no

conformidad, en el caso de incidencias inaceptables.

8.4.3. Comunicacin de rechazo al Proveedor
Cuando el resultado de esta evaluacin sea rechazado, el Responsable de
Calidad podr informar al Proveedor de la necesidad de corregir y/o mejorar
ciertos aspectos del servicio o, en casos extremos, de la suspensin de
acciones comerciales en un futuro prximo, si no acta correctamente (Plan de
acciones correctivas, etc.).
En este sentido, si el Proveedor resultase rechazado y fuera imprescindible, por
diversos

motivos,

que

continuara

suministrando,

la

Gerencia

deber

complementar la Ficha de Proveedor aprobando las compras al proveedor

para el siguiente periodo e indicando el motivo de tal aprobacin.
Cualquier consideracin acerca de los proveedores de la organizacin se ver
reflejada en el informe anual que realizar el Responsable de Calidad para su
revisin y aprobacin por la Gerencia. Este informe se llevar a Revision del
Sistema de gestin y calidad, segn el procedimiento
9. ARCHIVO
Toda la documentacin generada: pedido de compra, hoja de servicios contratados,
presupuestos, contratos, ofertas, albaranes/notas de entrega, facturas; sern archivadas
por el rea de Administracin

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En cuanto a los proveedores, las hojas de seguimiento y la lista de proveedores

aceptados se archivaran en las reas de Recepcin y Administracin; el cuestionario de
evaluacin inicial y los informes de evaluacin, sern archivados por el Responsable de
Calidad.
10. DEFINICIONES

Proveedor habitual: Proveedor del que existe un conocimiento justificado derivado

de un histrico de compras.

Proveedor nuevo: Proveedor del que no existen referencias puesto que no ha

efectuado suministro previos.

ANEXOS

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ANEXO 01
FORMATO DE ORDEN DE PEDIDOS PEQUEOS

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FORMATO DE COTIZACION

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