. EL INSTRUMENTO PBLICO Y SUS REQUISITOS FORMALES.

En la vida jurdica
-y ms en la de nuestro pas, por razones legales- todo acto o hecho jurdico
que busque tener consecuencias jurdicas, debe tener una forma. Esta forma
es la manera de representar y plasmar de manera escrita un acto o un hecho
jurdico. De esta manera el instrumento pblico es considerado por los
estudiosos del derecho (especialmente por los procesalistas) como el medio de
prueba ms eficaz que existe en los procesos judiciales. Antes de estudiar las
partes en que se divide el Instrumento Pblico, debemos tener en claro la
definicin del mismo. "El trmino instrumento proviene del latn instruere que
significa instruir, ensear, dar constancia, y se refiere a todo aquello que sirve
para conocer o fijar un acontecimiento". La definicin del Maestro Prez
Fernndez del Castillo nos da una idea clara de lo que es el instrumento
pblico y el fin para el cual est hecho. El Maestro argentino Gattari concibe al
Instrumento notarial de la siguiente manera: ""Es aquella especie de
documento jurdico pblico, en el cual una persona singular con el oficio de
autenticar, conocida por notario, escribano o su equivalente procede a dar fe
de los hechos y dichos emitidos en acuerdo por los comparecientes en asuntos
de derecho privado y de los hechos y dichos propios con el fin de darle forma,
constituirlos y probarlos para los interesados ante la comunidad". Por otra
parte el mismo Gattari indica que el notario "No puede autenticar fuera del
instrumento en el cual procede a dar su fe; una vez autorizado, ste se
convierte en autntico, como emitido por tal oficial pblico determinado,
autenticante de los dichos y hechos de las partes percibidos por el notario y
autenticado pasivamente porque sus hechos y dichos tambin lo son, no
pudiendo contradecir, variar ni alterar su contenido". En este sentido
podemos entender para que el notario pueda autenticar un hecho o un acto,
es necesario que lo haga por medio del instrumento notarial, ya que por s solo
no podr hacerlo; as que es necesario que el notario se apoye en el
instrumento para dar plena autenticidad al acto o al hecho de que se trate. El
artculo 60 de la ley de 1999 establece: "Para los efectos de esta ley, se
entiende por escritura cualquiera de los siguientes instrumentos pblicos: I. El
original que el notario asiente en el libro autorizado, conforme al artculo 46 de
este ordenamiento, para hacer constar un acto jurdico, y que contengan las
firmas de los comparecientes y la firma y sello del notario. II. El original que se
integre por el documento en que se consigne el acto jurdico de que se trate, y
por un extracto de ste que contenga sus elementos esenciales y se asiente
en el libro autorizado. El documento deber llenar las formalidades que seala
este captulo, ser firmado en cada una de sus hojas y al final por los
comparecientes y el notario; llevar el sello de ste en los expresados lugares,
y agregarse al apndice con sus anexos. El extracto har mencin del nmero
de hojas de que se compone el documento, y relacin completa de sus anexos
y ser firmado por los comparecientes y el notario. La autorizacin definitiva y
las anotaciones marginales se harn solo en el libro de protocolo". Pues bien,
ahora la nueva ley establece prcticamente los mismos conceptos sobre

Escritura, solo que ahora la fraccin I dice "El original que el notario asienta en
folios", no en el libro autorizado. La diferencia entre ambas disposiciones
radica en que la nueva ley establece la creacin de una sntesis asentada por
el notario en los folios que correspondan en la que se sealen los elementos
personales y materiales del o de los actos consignados. Dicha sntesis era
tomada en cuenta por la ley de 1999, sin embargo, no la llamaba sntesis,
nicamente estableca los elementos que deba contener. Antes de continuar
queremos establecer la diferencia que existe entre escritura y acta ya que sta
ltima tambin es uno de los instrumentos que son utilizados por los notarios
en ejercicio de sus funciones. El acta notarial, al igual que la escritura es un
instrumento, sin embargo, su contenido es diferente de conformidad con el
artculo 125 de la nueva ley establece "Acta notarial es el instrumento original
en el que el notario, a solicitud de parte interesada, relaciona, para hacer
contar bajo su fe, uno o varios hechos presenciados por l, o que le consten, y
que asienta en los folios del protocolo a su cargo con la autorizacin de su
firma y sello. Esta definicin no vara en gran medida con lo que estipula la ley
de 1999. As pues, las escrituras debern contener actos jurdicos y las actas
hechos jurdicos que fueren presenciados por el notario, dentro del mbito
notarial se le conoce como fe de hechos. A continuacin se indicarn las
caractersticas que deben contener los instrumentos pblicos. Gimnez-Arnau
concibe las caractersticas del instrumento pblico de la siguiente manera:
-Presuncin de veracidad. -Expresin formal externa de un negocio jurdico.
-Presuncin de validez de lo probado y expresado en el documento. Lo anterior
es llamado por Gimnez-Arnau como tringulo prueba-forma-eficacia. Se
persigue, entonces, dar autenticidad y fuerza probatoria; se pretende llenar los
requisitos formales y por medio de su validez se busca que el documento sea
eficaz. Cada parte de este tringulo interviene una con otra para llegar al fin
que se pretende. El instrumento pblico deber reflejar la tcnica jurdica y la
legalidad del acto; al momento de estar plasmado el instrumento por medio de
la escritura se prolonga su existencia en el tiempo, adems de que puede ser
guardado en los medios modernos conocidos. Debe ser tambin un medio de
garanta de terceros, porque al contar con la fe pblica las declaraciones
contenidas en l tendrn validez frente a todos aquellos interesado. El
instrumento pblico es tambin un medio legal por medio del cual se hace
ejecutiva la obligacin contenida en l. Es en el instrumento pblico, donde las
partes manifiestan su voluntad dndole forma impresa a sus pensamientos.
Expuesto lo anterior podemos decir que el instrumento pblico pretende
fundamentalmente crear y dar forma a los negocios jurdicos; probar la
realizacin de un hecho o en su caso, que ha nacido un negocio jurdico; y
como ya se mencion, busca dar eficacia al acto o al hecho que fue plasmado
en el propio instrumento. Estos son, pues, los tres fines principales del
instrumento pblico, de acuerdo con Gimnez-Arnau. Este autor incluye las
afirmaciones de Lavandera, quien considera que de los fines mencionados
surgen otros como son: "hacer ejecutiva la obligacin, sustituir a la tradicin

real y garantizar a los terceros". El maestro Gimnez-Arnau establece un

concepto de instrumento pblico, el cual dice: "Es el documento pblico,
autorizado por notario, producido para probar hechos, solemnizar o dar forma
a actos o negocios jurdicos y asegurar la eficacia de sus efectos jurdicos".
Pensamos que esta definicin abarca en general los elementos y los fines que
persigue el instrumento pblico, por lo que concordamos con la misma. 4.1.
PRODUCCIN DEL INSTRUMENTO PBLICO El notario debe producir y elaborar
la escritura pblica. Ms adelante hablaremos de manera ms profunda del
protocolo del notario; sin embargo, es importante sealar que el prrafo
tercero del artculo 42 de la Ley del Notariado para el Distrito Federal de 1999
indica al notario que para poder autorizar algn acto deber hacerlo constar
en los libros que forman el protocolo. La nueva ley contempla la misma
disposicin en el artculo 78. Es entonces, en la escritura pblica donde se
redacta el acto jurdico que se trate. Para hablar de la escritura pblica
debemos remitirnos a los artculos 60 de la ley de 1999 y al 100 de la nueva
Ley del Notariado para el Distrito Federal, ya que ambas disposiciones
contemplan a la escritura pblica de manera similar. En renglones anteriores
ya comparamos estos dos artculos y comentamos su gran similitud. El
documento deber llenar las formalidades que seala el artculo 100 de la
nueva ley; es decir, ser firmado en cada una de sus hojas y al final por los
comparecientes y el notario; llevar el sello de ste en los expresados lugares,
y agregarse al apndice con sus anexos. El extracto har mencin del nmero
de hojas de que se compone el documento, y relacin completa de sus anexos
y ser firmado por los comparecientes y el notario. La autorizacin definitiva y
las anotaciones marginales se harn slo en el libro del protocolo. El artculo al
cual nos referimos establece la obligacin de los otorgantes y del notario de
estampar sus firmas en la escritura, para efecto de reconocimiento de la
misma, aunado al sello de autorizar del notario, para que tenga total validez el
acto. Tales requisitos son establecidos para poder considerar el documento
como escritura pblica, adems de que el notario realiza sus funciones en
virtud de la fe pblica con la que fue investido. El artculo 61 de la ley de 1999
establece prcticamente lo mismo que el artculo 101 de la nueva ley; que las
escrituras debern asentarse con letra clara, abstenerse de guarismos y
abreviaturas, cubrir los espacios blancos con lneas de tinta antes de que se
firme la escritura. Se refiere tambin a las palabras que se debern testar,
esto es, aquellas palabras que no deban asentarse y que por error se
escribieron, en este caso se cruzar la palabra con una lnea horizontal que la
dejar legible, salvo que la ley ordene ilegibilidad. Esta parte ltima es una
excepcin nueva con relacin a la nueva ley ya que contempla el caso de que
la ley ordene ilegibilidad. Prohibe igual que la ley anterior las enmendaduras y
las raspaduras. Por otra parte, las escrituras que realizan los notarios deben
contener un proemio y captulos correspondientes a antecedentes y
declaraciones, clusulas, representacin o personalidad, certificaciones,
generales, fechas de otorgamiento y autorizacin. El proemio es una

introduccin o resumen del contenido del instrumento, en el que se indican las

partes que intervienen y ante quien se realiza el acto jurdico, en este caso el
notario. En los antecedentes se incluye generalmente documentos como
testimonias, certificados de inexistencia de gravmenes, declaraciones y
expedientes judiciales, avalos, informes fiscales de no adeudo y otros ms
que sirven para acreditar una situacin. El artculo 62 de la ley de 1999
establece en su fraccin III como una de las reglas que debe observar el
notario el consignar "los antecedentes y certificar haber tenido a la vista los
documentos que se le hubieren presentado para la formacin de la escritura."
La nueva ley establece la misma disposicin en el artculo 102 en la fraccin
III. En la escritura pblica intervienen diversos sujetos o partes. Una de las
partes es aquella en la cual repercutirn los efectos del acto del cual se trate.
Existe otra parte que, por el contrario, no le repercuten los efectos del acto en
su persona, pero que s interviene en su formacin, esta persona es el notario.
Existen otros elementos que pueden intervenir en una escritura, como son los
testigos, los cuales la ley los contempla para hacer constar la identidad de los
comparecientes, como lo establece el artculo 63 fraccin III de la ley de 1999.
Al respecto la nueva ley habla de los testigos en el mismo sentido en el
artculo 104 fraccin III. Otra de las partes que pueden intervenir son los
intrpretes. Estas personas son mencionadas por los artculos 66 y 67 de la ley
de 1999. La nueva ley los contempla en los artculos 106 y 107.Intervendrn
como intrpretes en los casos en que el otorgante fuere sordo ignore el idioma
espaol. Los representantes en una escritura aparecen dependiendo de las
necesidades del otorgante. La representacin puede ser voluntaria, cuando el
otorgante faculta al representante para que ste acte por l, por medio de un
contrato de mandato. La representacin puede ser tambin legal, en los casos
que expresamente lo imponga la ley. Este tipo de representacin puede ser
originada por diversas causas. En algunos casos el legislador habr tomado en
consideracin la incapacidad de ejercicio de un menor o la incapacidad de una
persona disminuida de sus facultades. La representacin voluntaria ser
entonces la que existe gracias a acuerdos entre personas fsicas y morales, a
diferencia de la legal que es aquella que emana de la ley. Una vez que se ha
establecido lo anterior, el notario debe proceder a autorizar el instrumento
para darle el carcter de documento pblico. "El notario acta en nombre del
Estado. En el momento en que el notario autoriza el instrumento le da el
carcter de pblico, inscribible, autntico y ejecutivo, dndole la fuerza o
reconocimiento estatal al documento, y quitndole as la categora de
documento privado". 4.2. EL PROTOCOLO Para el Maestro Bernardo Prez
Fernndez del Castillo la esencia del la fe pblica notarial radica en que sta
es documental y no verbal. Por esta razn opina que las actas y escrituras
pblicas nicamente podrn autorizarse en el protocolo. El artculo 76 de la
nueva ley establece de manera textual el concepto de protocolo que maneja la
ley de 1999 en el artculo 42: "Protocolo es el conjunto de libros formado por
folios numerados y sellados en los que el notario, observando las formalidades

que establece la presente ley, asienta y autoriza las escrituras y actas que se
otorguen ante su fe, con sus respectivos apndices; as como por los libros de
registro de cotejos con sus apndices." El artculo 76 de la nueva ley establece
en su segundo prrafo lo siguiente acerca del protocolo "En sentido amplio es
la expresin que se refiere a todos los documentos que obran en el haber de
cada notara. El protocolo es abierto, por cuanto lo forman folios
encuadernables con nmero progresivo de instrumentos y de libros. En sentido
estricto es tanto el conjunto de instrumentos pblicos fuente original o matriz
en los que se hace constar las relaciones jurdicas constituidas por los
interesados, bajo la fe notarial: como la coleccin ordenada cronolgicamente
de escrituras y actas autorizadas por el notario y aquellas que no pasaron, y
de sus respectivos apndices, conforme a una periodicidad, procedimiento y
formalidades reglados en esta ley; y que adquiridos a costa del notario
respectivo son conservados permanentemente por l o por su substituto en
trminos de esta ley afectos exclusivamente al fin encomendado y,
posteriormente, destinados permanentemente al servicio y matricidad notarial
del documento en el Archivo como propiedad del Estado, a partir de la entrega
de los mismos a dicha oficina, en uno o ms libros, observando para su
redaccin y conformacin de actos y hechos las formalidades y solemnidades
previstas por esta ley, todo lo que constituye materia de garanta institucional
de origen constitucional regulada por esta ley." El artculo transcrito establece
de manera concreta los elementos que integran al protocolo y lo divide en
sentido amplio y en sentido estricto estableciendo la diferencia entre ambos
sentidos. As mismo contempla al protocolo abierto y suprime el protocolo
especial que esta previsto en el artculo 43 de la ley de 1999; en el cual se
asientan todos los actos y contratos en los que intervengan las autoridades del
Distrito Federal. El artculo 77 de la nueva ley establece los que debe cumplir
el protocolo; de tal modo que los libros que lo integren debern ir numerados
de manera progresiva, utilizando los folios por ambas caras ordenando los
instrumentos que se asienten en ellos en forma progresiva, as mismo los
instrumentos que se asienten en ellos debern ser ordenados en forma
sucesiva y cronolgica. La ley de 1999 establece estos requisitos en el artculo
42 prrafo segundo. El notario debe obtener del Colegio de Notarios bajo su
costa de los folios a los que se refiere la ley, bajo la responsabilidad del propio
colegio. Los folios sern autorizados por las autoridades del Distrito Federal y el
Colegio de Notarios deber informar a dichas autoridades sobre la entrega de
folios que haya realizado cada mes, segn lo marca el artculo 44 de la ley de
1999. Esta disposicin se encuentra en el artculo 82 de la nueva ley; sin
embargo no habla sobre la autorizacin a que se refiere el artculo 44 de la ley
de 1999. El artculo 48 de este ordenamiento indica la forma en que deben
utilizarse los folios: "Para asentar las escrituras y actas en los folios, debern
utilizarse procedimientos de escritura o impresin que sean firmes, indelebles
y legibles.

La parte utilizable del folio deber aprovecharse al mximo posible, no

debern dejarse espacios en blanco y las lneas que se impriman debern
estar a igual distancia unas de otras." Esta misma disposicin se establece en
el artculo 85 de la nueva ley, y adems agrega una excepcin en caso de que
"se trate de la reproduccin de documentos se podr hacer transcribiendo a
rengln cerrado o reproduciendo su imagen por cualquier medio firme e
indeleble, incluyendo fotografas, planos y en general cualquier documento
grfico." El artculo 51 de la ley de 1999 seala: "Dentro de los treinta y cinco
das hbiles siguientes a la integracin de una decena de libros, el notario
deber asentar en una hoja adicional, que deber agregarse al final del ltimo
libro, una razn de cierre en la que se indicar la fecha del asiento, el nmero
de folios utilizados e inutilizados, la cantidad de los instrumentos asentados, y
de ellos los autorizados, los pendientes de autorizar y los que no pasaron, y
pondr al calce de la misma su firma y sello de autorizar." Este artculo es
incluido en la nueva ley de manera textual en el artculo 90. Una vez que se
asiente la razn que mencionamos anteriormente, el notario contar a partir
de esa fecha con un plazo de cuatro meses para encuadernar la decena de
libros y enviarla al Archivo General de Notaras, de acuerdo con el artculo 52
de la ley de 1999 y con el artculo 91 de la nueva ley que establecen el mismo
plazo en ambas legislaciones. El notario deber llevar por cada libro una
carpeta denominada apndice, en la cual coleccionar los documentos a que
se refieren los instrumentos que formarn parte integrante del protocolo. Tal
obligacin la establece el artculo 53 de la ley de 1999 y el artculo 92 de la
nueva ley. La ley le impone al notario la obligacin de guardar en la notara la
decena de libros durante cinco aos, que se contarn a partir de la fecha de
certificacin de cierre del Archivo General de Notaras. Concluido el trmino el
notario los entregar al mencionado archivo junto con sus apndices para su
guarda definitiva, de conformidad con el artculo 54 de la ley de 1999;
prcticamente la nueva ley establece la misma obligacin al notario en el
artculo 95; pero agrega adems un plazo de diez das para entregar los libros
despus de concluido el trmino de cinco aos. 4.3. PUBLICIDAD DE LOS
DERECHOS REALES Los Derechos Reales son aquellos que se refieren a las
cosas -res que en latn significa cosa -. Al intervenir el notario en una escritura
concerniente a un bien mueble o inmueble, est dando fe del acto que se
pretende realizar. En el caso de los bienes inmuebles, stos deben ser inscritos
en el Registro Pblico de la Propiedad y del Comercio, con el fin de dar
certidumbre de la propiedad de estos bienes. El notario debe encargarse de
hacer tal inscripcin, especificando de quin es la propiedad, si existe
gravamen alguno y cul es el origen de la misma. La publicidad de los actos
es el medio idneo para oponer los actos jurdicos frente a terceros, en este
caso la propiedad de bienes muebles o inmuebles; ya que, de quedarse el acto
solamente en las escrituras, se tendran que consultar a las mismas, lo cual
sera un gran problema, en cambio, cuando se inscribe en el Registro Pblico

el acto est respaldado de tal manera que cualquiera que tenga inters
jurdico en el negocio de que se trate podr recurrir al mencionado organismo.

La parte utilizable del folio deber aprovecharse al mximo posible, no debern

dejarse espacios en blanco y las lneas que se impriman debern estar a igual
distancia unas de otras."
Esta misma disposicin se establece en el artculo 85 de la nueva ley, y adems
agrega una excepcin en caso de que "se trate de la reproduccin de documentos
se podr hacer transcribiendo a rengln cerrado o reproduciendo su imagen por
cualquier medio firme e indeleble, incluyendo fotografas, planos y en general
cualquier documento grfico."
El artculo 51 de la ley de 1999 seala: "Dentro de los treinta y cinco das
hbiles siguientes a la integracin de una decena de libros, el notario deber
asentar en una hoja adicional, que deber agregarse al final del ltimo libro,
una razn de cierre en la que se indicar la fecha del asiento, el nmero de
folios utilizados e inutilizados, la cantidad de los instrumentos asentados, y
de ellos los autorizados, los pendientes de autorizar y los que no pasaron, y
pondr al calce de la misma su firma y sello de autorizar." Este artculo es
incluido en la nueva ley de manera textual en el artculo 90.
Una vez que se asiente la razn que mencionamos anteriormente, el notario
contar a partir de esa fecha con un plazo de cuatro meses para encuadernar la
decena de libros y enviarla al Archivo General de Notaras, de acuerdo con el
artculo 52 de la ley de 1999 y con el artculo 91 de la nueva ley que
establecen el mismo plazo en ambas legislaciones.
El notario deber llevar por cada libro una carpeta denominada apndice, en la
cual coleccionar los documentos a que se refieren los instrumentos que formarn
parte integrante del protocolo. Tal obligacin la establece el artculo 53 de la
ley de 1999 y el artculo 92 de la nueva ley.
La ley le impone al notario la obligacin de guardar en la notara la decena de
libros durante cinco aos, que se contarn a partir de la fecha de certificacin
de cierre del Archivo General de Notaras. Concluido el trmino el notario los
entregar al mencionado archivo junto con sus apndices para su guarda
definitiva, de conformidad con el artculo 54 de la ley de 1999; prcticamente
la nueva ley establece la misma obligacin al notario en el artculo 95; pero
agrega adems un plazo de diez das para entregar los libros despus de
concluido el trmino de cinco aos.
4.3. PUBLICIDAD DE LOS DERECHOS REALES
Los Derechos Reales son aquellos que se refieren a las cosas -res que en latn

significa cosa -. Al intervenir el notario en una escritura concerniente a un

bien mueble o inmueble, est dando fe del acto que se pretende realizar.
En el caso de los bienes inmuebles, stos deben ser inscritos en el Registro
Pblico de la Propiedad y del Comercio, con el fin de dar certidumbre de la
propiedad de estos bienes. El notario debe encargarse de hacer tal inscripcin,
especificando de quin es la propiedad, si existe gravamen alguno y cul es el
origen de la misma.
La publicidad de los actos es el medio idneo para oponer los actos jurdicos
frente a terceros, en este caso la propiedad de bienes muebles o inmuebles; ya
que, de quedarse el acto solamente en las escrituras, se tendran que consultar
a las mismas, lo cual sera un gran problema, en cambio, cuando se inscribe en
el Registro Pblico el acto est respaldado de tal manera que cualquiera que
tenga inters jurdico en el negocio de que se trate podr recurrir al
mencionado organismo.