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COMBINANDO
A
CORRESPONDENCIA
UNIDAD
Información útil
Combinar correspondencia: Opción que permite organizada bajo una estructura determinada. Puede
combinar un documento o carta modelo con un ser considerada como una tabla sencilla. Cada
archivo de datos. Esta opción es útil cuando columna del origen de datos se corresponde con
necesitas generar varias copias de un mismo una categoría de información o un campo de datos
documento, pero que va dirigido a distintos (nombre, apellido, dirección, teléfono). El nombre
destinatarios. de cada campo de datos se incluye en la primera
fila de celdas, y recibe el nombre de Registro inicial.
Origen de datos: Es el archivo que contiene la Cada una de las filas siguientes contiene un conjunto
base de datos que se utilizará para combinar completo de información relacionada. Por ejemplo,
correspondencia. el nombre, la dirección y el teléfono de un único
destinatario.
Base de datos: En términos muy simples, una
base de datos es una recopilación de información
Actividades
Todavía estás en la Semana Aniversario de tu colegio, y continúas en el comité organizador.
Ahora que está todo programado y publicitado, corresponde buscar los auspiciadores de las
actividades.
Para preparar las cartas con las que vas a tomar contacto con ellos, tienes que aprender a
combinar correspondencia.
1 Abre un nuevo documento y guárdalo en tu carpeta Procesador de textos con el nombre Carta
Auspiciadores.
Señor Apellido:
Pertenecemos al establecimiento educacional "Los Guindos" y próximamente festejaremos
50 años de trayectoria de nuestra institución.
Esta celebración es muy importante para toda la comunidad educativa. Por ello, nos hemos
atrevido a tomar contacto con ustedes, con el objeto de solicitarles que nos auspicien con
sus Rubro empresa.
Comité Organizador
Colegio Los Guindos
3
3 Guarda los cambios y cierra el documento.
En este caso se trata de buscar auspiciadores para la Semana Aniversario. Por lo tanto, necesitas
los datos de las empresas a las que deseas escribirles. Si te fijas en la carta que figura en el
punto 2 de la actividad anterior, verás que los datos que se deben personalizar son los siguientes:
Señor: Este dato cambia dependiendo del sexo del destinatario de la carta. En esta
ocasión, se usa dos veces en la misma carta.
Empresa: Cambia para cada empresa.Se refiere al tipo de actividad que realiza la
empresa.
Cada uno de estos datos es un campo en la base de datos, y cada campo debe tener un
nombre. En este caso, todos los campos recibirán el mismo nombre del dato, excepto Señor
al que llamaremos Saludo.
2 Crea una tabla con tantas columnas como datos (campos) necesites y tantas filas como empresas
(registros) vayas a ingresar, más una fila extra para los nombres de los campos. En este caso,
son 7 columnas y 5 filas.
3 En la primera fila, ingresa los nombres de los campos. Utiliza las siguientes filas para ingresar
los datos de cada empresa.
TIP: Para agregar más campos o registros a la base de datos, sólo debes
agregar nuevas filas y columnas para escribirlos.
tip
4 Finalmente, tenemos una base de datos que consta de 7 campos y 4 registros. Anda al menú
Archivo y guarda el documento (que será el origen de datos para tu carta) como BD_empresas
en tu carpeta Procesador de textos. Ciérralo.
1 A continuación debes poner mucha atención. Vas a trabajar con los documentos Carta Auspiciadores
y BD_empresas para generar un tercer documento, en el que se mezclará el contenido de la carta
con la información de la base de datos, es decir, en el que se producirá la combinación de
correspondencia.
Señor
Nombre Apellido
Empresa
Presente
Señor Apellido:
Pertenecemos al establecimiento educacional "Los Guindos" y próximamente festejaremos
50 años de trayectoria de nuestra institución.
Esta celebración es muy importante para toda la comunidad educativa. Por ello, nos hemos
atrevido a tomar contacto con ustedes, con el objeto de solicitarles que nos auspicien con
sus Rubro empresa.
Comité Organizador
Colegio Los Guindos
Herramientas
Combinar
correspondencia
Paso 1
Paso 2
Paso 3
Crear
Cartas modelo
. Se desplegará un nuevo cuadro de diálogo. Haz clic en ventana activa, lo que significa que
no vas a crear una nueva carta, sino que vas a usar el archivo Carta Auspiciadores.
Ventana
activa
Obtener datos
Abrir origen
de datos
BD empresas
Abrir
Modificar documento
principal
Con el último clic volverás al documento Carta Auspiciadores. Verás que está activa la
Barra de herramientas de Combinar correspondencia.
Barra de
herramientas de
Combinar
correspondencia
Ahora, vas a reemplazar la información de la carta con los campos de tu base de datos
BD_empresas. Selecciona Señor, anda a la barra de Combinar correspondencia y haz
clic en Insertar campo de combinación. En el menú que se despliegue selecciona Saludo.
Saludo
Insertar campo
de combinación
Saludo
Espacio
Continúa reemplazando los campos de tu carta, hasta que se vea de la siguiente manera.
Combinar
La acción anterior llama un cuadro de diálogo. Haz clic en Combinar, para juntar la carta
modelo con la base de datos, y generar las cartas para cada empresa en un nuevo documento.
Combinar
Indica Documento
Nuevo
Indica Todos
Con tu último clic se generará automáticamente un tercer documento con el nombre Cartas
modelo 1. Si haz realizado todos los pasos en forma correcta, encontrarás las cuatro cartas
con los datos seleccionados. Y ya está lista la combinación de correspondencia para ser
impresa y enviada a los auspiciadores.
Aplica Zoom con el botón de la Barra de herramientas Estándar y podrás observar todas las
cartas.
Ejercicio
Imagina que vas a celebrar una fiesta en tu casa. Aplica lo que aprendiste en esta Unidad: crea
una bonita tarjeta de invitación luego la base de datos de tus amigos y compañeros y combina
correspondencia. Listo ya tienes todas las invitaciones personalizadas que necesitas.
Muestra tu trabajo al profesor.