CASO TINTAS DRYDEL

CARACTERIZACION DE LA EMPRESA

Tintas Dryden es una empresa dedicada a la fabricacin de tintas para imprenta y

de barnices. La compaa es iniciada a partir de un pequeo negocio familiar con
ms de 80 aos de creacin. Su mayor crecimiento ha tenido lugar en las dos
dcadas anteriores. Tintas Dryden gozaba de una buena reputacin por la calidad
en el comercio y de sus productos, sin embargo en la actualidad esto no sucede
as.
El Objetivo del presente trabajo es plantear una estrategia de solucin al problema
logstico existente en la empresa Tintas Dryden donde se tiene un grave problema
en la Organizacin enfocado principalmente en la Planificacin de las Compras,
Control de Inventarios y manejo de adquisiciones. Este caso es tpico de los
negocios familiares con muchos aos de creacin, que mantienen un ritmo de
trabajo no acorde con el avance acelerado de la ciencia y tecnologa. Si bien en
sus inicios estaba bien posicionada en el mercado, en las ltimas dcadas
presentaba mnimas utilidades; debido a la gran competencia de otras empresas,
sumado a la falta de actualizacin en su sistema de trabajo. Este planteamiento
propuesto sentar las bases para gestionar adecuadamente los inventarios y al
mismo tiempo planificar adecuadamente las necesidades de comprar
racionalizando los esfuerzos segn la importancia del material
ANALISIS DEL ENTORNO
ENTORNO EXTERIOR

La empresa se encuentra rodeada de mucha competencia, la cual se ha hecho

cada vez ms fuerte a lo largo de los aos, por lo que hay una gran presin en los
precios. Este es un grave problema que se presenta a nivel de muchas
compaas, puesto que al estar en un mercado de libre competencia, cada una
busca tener mayor participacin en este, de tal forma de tener las mayores
ganancias, utilizando diferentes estrategias para lograrlo.
Es as que pasaremos a definir el funcionamiento de un mercado: Un mercado es
un conjunto de mecanismos que ponen en contacto a oferentes y demandantes de
un bien para comercializarlo, interactuando en el en busca de acuerdos para
realizar transacciones con el objetivo de cubrir sus necesidades. Algo muy

importante es que un mercado es altamente competitivo. Esto significa que los

oferentes y los demandantes son demasiados y que todos ellos tienen las mismas
oportunidades, es decir ninguno tiene mayor poder de negociacin que otro. Otra
caracterstica muy importante de un mercado muy competitivo es que todos los
participantes tienen la misma e infinita informacin. Estas caractersticas implican
que los oferentes y los demandantes negocian de igual a igual. Es por ello que
necesitan haber diversas motivaciones que guen la conducta de los oferentes y la
de los demandantes.

Funcin de Oferta: Se define a la oferta como el comportamiento que

tienen los vendedores de un bien, respecto de diferentes variables, sobre
las cantidades que van a ofrecer del mismo. Estas variables son el precio
del bien, sus costos de produccin que estn relacionados con el precio de
las materias primas y de otros insumos productivos, la tecnologa
disponible, entre otros.
Funcin de Demanda Definiremos a la funcin de demanda como el
comportamiento que tienen los compradores de un bien, respecto de
distintas variables, sobre las cantidades que van a demandar de dicho bien.
Estas variables son el precio del bien, los gustos y preferencias, el precio
de bienes sustitutos, el precio de bienes complementarios, etc.

Como vemos el precio de los productos determina el crecimiento y participacin de

la empresa dentro del mercado, como es el caso de Tintas Dryden quienes se
encuentran en una cada sobre sus utilidades.
ENTORNO INTERNO

En cuanto al entorno interno, el personal se encuentra sometido a grandes

presiones debido a la desactualizacin de los procedimientos de planeamiento.
Adems cabe resaltar que existe un gran descontento y poca identidad del
personal hacia la empresa, lo cual se ve reflejado en la renuncia del gerente de
compras por una mejor oferta laboral.
Como observamos los temas logsticos estn provocando graves resultados
dentro de esta compaa, pudiendo desembocar en el cierre de la empresa.
Carencia de una visin global de los procesos logsticos
La carencia de una visin global de los procesos logsticos por parte de la
empresa est generando ineficiencias en todo el proceso, ya que tanto la
informacin como los materiales no fluyen correctamente.
Este problema era bsicamente debido a dos motivos:

Los procesos estn diseados de manera que no existe un flujo de

informacin entre los distintos departamentos. Producindose estancos que
generan ineficiencias.
Existan claras ineficiencias debido al modelo de informacin empleado el
cual no cubre las necesidades de informacin de la compaa provocando
duplicidades de tareas entre departamentos, adems de la existencia de
mucha informacin la cual no se puede consultar en tiempo real, pues
conociendo el nivel de stock de determinados productos se tena que ir al
almacn e inspeccionarlo de manera visual.

En este sentido y asociado con el concepto de procesos, especialmente grave era

el problema en las reas de compras/aprovisionamientos.
Falta de informacin y procedimientos
Debido a la falta de informacin y de procedimientos en la organizacin, el
departamento de compras no poda tomar decisiones basadas en la informacin,
lo que llevaba a una situacin catica con almacenes con continuas roturas de
stocks. Todas las debilidades anteriormente comentadas provocaban la
imposibilidad de realizar anlisis sobre la rotacin de productos tanto para comprar
las cantidades correctas como para su disposicin fsica en el almacn.
CARACTERIZACION DE LOS PERSONAJES

Jane, recientemente promovida a agente de compras, ha trabajado en la empresa

durante un ao. Es una joven con gran identidad y entusiasmo por sobresalir en la
empresa y con aspiraciones de contribuir mucho ms de lo que ha estado
haciendo. Es una persona responsable que cumple su trabajo lo mejor que puede
a pesar de los inconvenientes.
Jane es la mxima responsable del correcto funcionamiento, coordinacin y
organizacin del rea logstica de la empresa, tanto a nivel de producto como a
nivel de gestin de personal, con el objetivo de distribuir a los clientes los pedidos
de mercanca en tiempo y forma. Sus principales funciones son:

Coordinar las diferentes reas de almacn (entradas, reposicin,

preparacin de pedidos y transporte de los mismos).
Optimizar la poltica de aprovisionamiento y distribucin de la empresa.
Optimizar, organizar y planificar la preparacin y distribucin de pedidos.
Optimizar procesos de trabajo.
Gestionar y supervisar al personal a su cargo.

DETERMINACION DEL PROBLEMA PRINCIPAL

El principal problema, es que no existe una planificacin en la empresa, ni un

programa de pronsticos y rdenes. Esto lleva a una excesiva carga de trabajo por
parte de Jane, ya que realiza un doble trabajo, las gestiones de compras son
realizadas a ltimo minuto, y no se satisface correctamente el plan de produccin.
Tintas Drydel no cuenta con un adecuado plan logstico que incluya las materias
primas, los proveedores, los centros de produccin y almacenaje, los canales de
informacin, y las redes de distribucin y venta. Por otro lado lo importante no es
slo producir un bien y con unos costes competitivos, sino conseguir a travs de la
logstica poner a disposicin del cliente los productos o servicios que demandan,
en el momento exacto y en el lugar preciso, en condiciones ideales y a un coste
ptimo, con el fin de satisfacer los requerimientos de la cadena de suministros de
la manera ms eficaz y eficiente posible, que como vemos en el presente caso,
son ineficientes.
Tintas Drydel no cuenta con una adecuada cadena de suministro, pues las
necesidades de materia prima no se encuentran plasmadas, y no son del todo
claras. La Cadena de suministro es un concepto que ha cobrado fuerza en los
ltimos aos. La cadena de suministro cubre el ciclo de vida entero de un producto
o servicio desde que es concebido hasta que es consumido. Y est relacionado
con la estrategia logstica de las empresas. Que siendo un punto clave, podra
llevar a un resurgimiento de la empresa motivo de nuestro caso de estudio.
PROBLEMAS SECUNDARIOS
REGISTROS DE INVENTARIOS INEXACTOS

CAUSAS:
Utilizacin de mtodos obsoletos, no acorde con la situacin actual de la
compaa
Desde que el sistema haba sido instalado, no se realiz cambios en las
cantidades y sitios de ordenes en el sistema de control de inventarios
computarizados de la compaa.
EFECTOS
Falta de materiales para el funcionamiento normal de la empresa
Compras precipitadas
Presin para el encargado de compras.

EL DEPARTAMENTO DE VENTAS Y PRODUCCIN NO TRABAJA CON

PROGRAMAS DE PRONSTICOS Y RDENES.

CAUSAS:
Utilizacin de mtodos obsoletos, no acorde con la situacin actual de la
compaa.
La compaa no le da la debida importancia a la funcin de
aprovisionamiento
No se cuenta con un software para la planificacin y produccin de las
compras
EFECTOS
Se realiza compras urgentes
Posibilidad de no contar con dichos requerimientos
Alta probabilidad de incumplimiento de las ordenes

SOBRE STOCKS DE INVENTARIOS

CAUSAS
Estimacin de dicho material de una forma bastante elemental.
Poca importancia a la funcin de abastecimiento.
EFECTOS
Costos de mantenimiento, es decir se dan mayores costos de
almacenaje e incremento de costos de manipulacin interna.
Disminucin de la liquidez.
Disfucionabilidad del inventario total, es decir que estos materiales
provocan que no podamos mantener stock suficiente de otros que
tambin son necesarios para la produccin.
OBSOLESCENCIA DEL SISTEMA DE CONTROL DE INVENTARIOS

CAUSAS
Se mantiene un ritmo de trabajo no acorde con el avance acelerado de
la ciencia y tecnologa.

 Mtodos de administracin, planificacin y programacin

desactualizados.
Desorganizacin del rea de compra.
EFECTOS
Registro de inventarios inexactos
Rotura de inventarios
Se incrementan los costos de ordenar, de tenencia o sostenimiento de
inventario, entre otros.
EXISTE SOBRECARGA DE TRABAJO

CAUSAS
Inadecuada distribucin de trabajo
Carencia de personal
Mala organizacin personal
EFECTOS
Psimo clima laboral
Estrs laboral
PLANTEAMIENTO DE SOLUCIONES

Elaboracin de un organigrama funcional (desde la solicitud de cotizacin

hasta el desarrollo).

Realizar un pronstico de los requerimientos de la demanda y en base a

este, establecer una programacin de las rdenes de produccin y
compras, as como un stock de seguridad.

Instalacin o desarrollo de un software adecuado para el control de

inventario y capacitacin del personal responsable.

Actualizacin del sistema computarizado.

Respecto a los registros de inventarios inexactos, se debera realizar el

levantamiento de la data inicial del inventario que se tiene, de tal forma que
se contara con informacin confiable y actualizada, luego de ello se deber
implementar un sistema de conteo cclico.

Para la organizacin del rea de compras, es necesario un cambio

sustancial que apoye a esta, de manera que logre complementarse con las
dems reas, en beneficio de la organizacin.

ANALISIS DE SOLUCIONES

Como ya se propuso para solucionar el problema de inventarios inexactos

puede ser implementando un sistema de conteo cclico, donde se verificara la
exactitud de los registros de inventario contando los artculos continuamente
todo el ao.
Conteo cclico aleatorio:
Se toma una muestra aleatoria de todas las referencias que se tienen dentro
del almacn. Para este mtodo, se pueden utilizar tcnicas para asegurar que
todas las referencias tengan la misma probabilidad de ser seleccionadas.
Existen diferentes posibilidades de realizar la clasificacin para los conteos.
Se puede disear un sistema donde aleatoriamente escoja un producto
diferente cada mes, y cuente las existencias de ese producto. Cuando se
encuentre que los registros no concuerdan con el conteo fsico, se deber
explorar las causas de la inexactitud.
Conteo en base a clasificacin ABC:
Las referencias se separan en categoras utilizando un anlisis de Pareto. El
nmero de conteos en el ao depende de la categora en que se encuentre el
artculo. La clasificacin se puede hacer en base al costo, frecuencia de uso,
criticidad del artculo u otras caractersticas.
La empresa majera una clasificacin ABC en base al costo total en inventario.
Donde podra utilizarse los porcentajes 70, 20 y 10 respectivamente. La
empresa tendra mayor control sobre los materiales clasificados como A
Sin embargo con la clasificacin ABC por movimientos se lograra enfocar el
proceso de conteos cclicos a casos en que existe mayor posibilidad de error;
de esta forma se pueden identificar problemas con mayor facilidad y por lo
tanto se pueden realizar acciones correctivas con mayor fundamento en casos

futuros. Por otro lado se reduce la cantidad de conteos anuales lo cual reduce
los costos del proceso.
Utilizar tolerancia como lmite al momento de definir acierto y error en
conteo de materiales
Considerando este criterio, se tiene una medida ms apropiada que slo el
factor de tolerancia por porcentaje en cantidad. Se espera que este factor
favorezca el control sobre las cantidades en inventario. Para facilitar el clculo
de la tolerancia permitida, se desarrollara un aplicativo en Excel que calculara
la cantidad lmite segn la cantidad en inventario y la tolerancia
correspondiente. El aplicativo se utilizara en el proceso de conteos cclicos.
Cabe resaltar que los ajustes errados en los conteos cclicos estn afectados
por el personal que realiza los conteos, se recomienda realizar una
capacitacin al personal responsable de los conteos y los ajustes con el fin de
no generar mayores problemas de inexactitud.

MEJOR SOLUCIN

La mejor solucin sera la de realizar un pronstico de los requerimientos de la

demanda y en base a este, establecer una programacin de las ordenes de
produccin y compras, as como un stock de seguridad, a travs del desarrollo de
un software adecuado para el control de inventario.
Adems que el conteo cclico se realizara a travs de la clasificacin ABC por
movimientos con la cual se lograra identificar problemas con mayor facilidad y por
lo tanto se pueden realizar acciones correctivas con mayor fundamento en casos
futuros.

Para la organizacin del rea de compras

o Para poder garantizar un mejor logro con el plan de mejoramiento se
requiere una campaa de culturizacin que permita a todos los
involucrados con el rea de compras de la compaa asimilar y
apropiarse de la nueva propuesta.

o Reuniones quincenales con el Jefe y Auxiliar de compras, no superiores

a una hora y media. En estas reuniones se deben definir de manera
concreta los avances del plan de mejoramiento, los problemas
presentados y sus posibles soluciones.
o Realizar la caracterizacin de los procesos ejecutados en el rea de
compras, identificando cada una de sus entradas y salidas.
o Definir en un documento escrito los nuevos procedimientos y manuales
de funciones por perfiles en el rea de compras.
o Realizar el estudio de tiempos para las actividades del rea de compras.
o Disear y establecer mediante la herramienta Excel los indicadores de
gestin que permitan evaluar el desempeo del rea de compras y el
progreso obtenido peridicamente con en plan de mejoramiento.
o Desarrollar el cronograma de capacitacin para los trabajadores del
rea de compras en planeacin de procesos, posteriormente ejecutarlo
y evaluarlo.

Para el sistema computarizado

o Instalacin o desarrollo de un software adecuado para el control de
inventario y capacitacin del personal responsable.
o Establecer un programa para la actualizacin permanente de dicho
sistema, de manera que se tenga informacin actualizada.
o Es necesario destacar que en la actualidad existen muchos mtodos de
almacenamiento de informacin contra todo tipo de daos al sistema,
tanto fsico como lgicos por ello es conveniente y recomendable crear
respaldos peridicamente para mantener en resguardo una copia
actualizada de la base de datos, evitando as prdida de informacin.
o En lo que se refiere al sistema, es necesario que se haga
un mantenimiento y/o actualizacin en la base de datos cada vez que se
ingrese nuevo equipo, para que este pueda arrojar informacin
confiable. Tambin se recomienda realizar mantenimiento preventivo de
los equipos donde ser implantado el nuevo sistema, para evitar
posibles fallas durante el funcionamiento de ste.