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PROGRAMA DE MEJORAMIENTO DE LOS SERVICIOS DE SALUD PMSSBANCO INTERAMERICANO DE DESARROLLO BIDCOMPONENTE DE FORTALECIMIENTO INSTITUCIONAL
NDICE
SISTEMA INTEGRADO ADMINISTRATIVO FINANCIERO
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE ALMACN
Pgina
I.
PRESENTACIN
II.
OBJETIVOS
2.1.
GENERAL
2.2.
ESPECFICOS
III.
NORMAS
IV.
NARRATIVA DE PROCEDIMIENTOS
4.1.
4.2.
4.3.
V.
FLUJOGRAMAS
5.1.
5.2.
5.3.
VI.
FORMATOS E INSTRUCTIVOS
6.1.
10
10
6.2.
12
6.3.
13
15
6.4.
6.5.
6.6.
17
18
I.
PRESENTACIN
2.
Bodega de material mdico quirrgico: en esta bodega se lleva el manejo del material mdico
quirrgico, reactivos y oxgeno.
3.
4.
II.
OBJETIVOS
2.1.
GENERAL
Permitir que las reas de Salud, Hospitales y Dependencias Tcnico Normativas tengan
conocimiento y control de las existencias de sus inventarios, de los ingresos y salidas de almacn, as
como de los niveles mnimos y mximos de los productos almacenados.
2.2.
ESPECFICOS
a)
Registrar el ingreso y egreso de productos a las bodegas, en tarjetas kardex autorizadas por la
Contralora General de Cuentas.
b)
c)
III.
NORMAS
a)
b)
Es obligatorio que todos los Departamentos, Secciones, Servicios Mdicos, etc., que requieran de
insumos para su funcionamiento lo soliciten al Almacn, a travs de una requisicin de materiales
y suministros.
c)
Toda requisicin de materiales y suministros que realicen las unidades solicitantes debe hacerse
por escrito, indicando exactamente el insumo que se necesita a travs del formato establecido y
con las firmas de autorizacin correspondientes.
d)
El Jefe de Almacn debe revisar, analizar, verificar los movimientos y las existencias contenidas en
los reportes mensuales Tarjeta de Control de Inventarios y el Informe de Existencias del
Inventario emitidos por los encargados de bodega.
e)
f)
Todo producto que el Almacn reciba de los proveedores, debe estar autorizado por las
autoridades de la Unidad Ejecutora a travs de orden de compra.
g)
Los datos incluidos en la factura deben coincidir con los de la orden de compra, tanto en las
especificaciones de los productos como en el precio y cantidad.
h)
Para la recepcin de los productos, el auxiliar de almacn debe verificar el cumplimiento conforme
a lo especificado en la orden de compra y otras caractersticas relevantes, tales como las fechas
de fabricacin y de vencimiento, defectos, alteraciones, etc., de acuerdo a lo establecido en las
Normas DAM vigentes; en cuanto a la calidad y caractersticas relevantes de los productos que as
lo requieran, contar con el visto bueno de la unidad solicitante.
i)
Para el despacho de los productos, el auxiliar de almacn debe regirse por la fecha de vencimiento
de los mismos, por lo tanto, los productos prximos a expirar deben ser los primeros en ser
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE ALMACN
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despachados. Sin embargo, los productos que no registran fecha de vencimiento deben ser
despachados bajo el criterio de antigedad, es decir que los que ingresan primero deben ser los
primeros en ser despachados.
j)
k)
El Jefe del Almacn es responsable de velar por el cumplimiento de las normas descritas en el
presente manual.
IV.
NARRATIVA DE PROCEDIMIENTOS
4.1.
La recepcin del producto constituye el momento del ingreso fsico de los productos en las
bodegas del Almacn de la Unidad Ejecutora. Para que el Almacn reciba los productos que el
proveedor entrega, es necesario que exista la orden de compra, donde se verifican que las caractersticas
del producto a recibir coincidan con las especificaciones indicadas en dicha orden.
En esta etapa se dan dos eventos singulares, el primero es la generacin de una obligacin de
pago hacia los proveedores o beneficiarios por la recepcin conforme de los bienes y el segundo es el
ingreso al inventario (incremento) y el seguimiento de las existencias.
No.
1.
RESPONSABLE
Jefe de Almacn
DESCRIPCIN
2.
Auxiliar de Almacn
c)
f)
g) Traslada
el
expediente
que
contiene
la
documentacin de soporte original (orden de
compra, factura, constancia de ingreso a almacn,
etc.) al Jefe de Almacn.
3.
Jefe de Almacn
4.2.
Las salidas de productos del Almacn se originan con las requisiciones de materiales y suministros
recibidas de las Unidades, Departamentos, Secciones o Servicios de la Unidad Ejecutora, a travs del
formulario de requisicin correspondiente; esta operacin disminuye las existencias de productos de los
inventarios.
No.
1.
RESPONSABLE
Jefe de Almacn
DESCRIPCIN
b) Revisa que la
autorizada
por
Financiera.
2.
Auxiliar de Almacn
a) Recibe la requisicin.
c)
f)
Archiva.
4.3.
Peridicamente el Almacn debe presentar un informe de existencias de los productos, para que
Compras formule la programacin de las adquisiciones del perodo, con el objetivo de mantener en sus
bodegas los niveles adecuados de dichas existencias y evitar el desabastecimiento. Este proceso se
lleva a cabo a travs del anlisis del informe de existencias del inventario (ver formulario 6.2.).
No.
1.
RESPONSABLE
Auxiliar de Almacn
DESCRIPCIN
2.
Jefe de Almacn
3.
4.
Director
5.
V.
FLUJOGRAMAS
5.1.
No.
JEFE DE ALMACN
AUXILIAR DE ALMACN
Inicio
1.
2.
3.
Fin
5.2.
No.
JEFE DE ALMACN
AUXILIAR DE ALMACN
Inicio
2.
f)
Archiva
Fin
5.3.
No.
AUXILIAR DE ALMACN
GERENTE ADMINISTRATIVO
FINANCIERO
JEFE DE ALMACN
DIRECTOR
Inicio
1.
2.
3.
de
a) Revisa
existencias
el
informe
de
a) Revisa y si no esta de
acuerdo devuelve para su
correccin. Si esta de acuerdo
autoriza la solicitud de pedido;
y
b) Traslada al Director para su
aprobacin
a) Revisa y si no
esta de acuerdo
devuelve, en caso
contrario autoriza; y
4.
b) Devuelve a la
Gerencia
Administrativa
Financiera
5.
a) Recibe y traslada a
Compras para la programacin
de las adquisiciones
Fin
FECHA
RESPALDO
DOCUMENTO DE
MEDIDA
UNIDAD DE
10
20
5
CANTIDAD
50.00
120.00
40.00
-
Q.
5.00
6.00
8.00
VALOR
PRECIO
UNITARIO Q.
ENTRADAS
10
CANTIDAD
8.00
UNITARIO Q.
PRECIO
SALIDAS
VALOR
80.00
Q.
CANTIDAD
10
30
35
25
5.00
6.00
8.00
8.00
UNITARIO Q.
PRECIO
EXISTENCIA
50.00
180.00
280.00
200.00
TOTAL Q.
35
10
DESCRIPCIN
Mximo
Mnimo
Niveles de seguridad
Gobierno de Guatemala
Contralora General de Cuentas
Guatemala, C.A.
Unidad Ejecutora:
OBSERVACIONES
No.
VI.
FORMATOS E INSTRUCTIVOS
6.1.
FORMULARIO TARJETA DE CONTROL DE INVENTARIOS E INSTRUCTIVO
2)
Objetivo
Llevar el control de las entradas y salidas de los materiales y suministros, as como de las
existencias en cantidades y valores.
3)
Responsabilidad
El Jefe de Almacn es el responsable de velar por la elaboracin de las tarjetas de control de
inventarios y de mantener actualizada la informacin de las mismas.
4)
Distribucin
Original: para archivo del Almacn.
5)
Detergente clorado
Cloro liquido
261-007-0020
268-024-9999-001
268-024-9999-002
261-007-0010
CDIGO
Fecha:
Unidad Ejecutora:
Unidad
Unidad
Galn
Libra
MEDIDA
UNIDAD DE
8,000
1,500
200
500
MNIMO
NIVEL
10,000
3,000
500
800
MXIMO
NIVEL
CONSUMO
3,200
1,600
140
200
MENS. ACUM.
PROMEDIO
9,000
1,500
220
620
CANTIDAD
0.027
0.234
9.00
4.710
UNITARIO Q.
PRECIO
EXISTENCIA
243.00
351.00
1,980.00
2,920.20
TOTAL Q.
OBSERVACIONES
6.2.
Pgina 1 de 1
CDIGO
Fecha de realizacin:
CONTROL DE INVENTARIOS
MEDIDA
CONTEO FSICO
TARJETAS DE
UNIDAD DE
CANTIDAD
CANTIDAD
(+) Sobrante
UNITARIO Q.
PRECIO
DIFERENCIAS
TOTAL Q.
(-) Faltante
OBSERVACIONES
Pgina 1 de 1
6.3.
2)
Objetivo
Realizar peridicamente el conteo fsico de los productos incluidos en el inventario.
3)
Responsabilidad
El Jefe de Almacn es responsable del inventario fsico llevado a cabo a travs de los formularios
correspondientes.
4)
Distribucin
Original: para archivo del Almacn.
5)
6.4.
NO.
Lugar y fecha:
Unidad solicitante:
CDIGO
_________________
Firma, nombre y
cargo del solicitante
________________________
Firma y nombre del
Jefe Inmediato Superior
CANTIDAD
UNIDAD
DE MEDIDA
SOLICITADA
_____________________
Firma, nombre y cargo
de quien recibe
_____________________________________
Vo. Bo. Gerente Administrativo Financiero
AUTORIZADA
No.
DESPACHADA
KARDEX
__________________________
Firma, nombre y cargo
de quien entrega
2)
Objetivo
Presentar en un formulario nico la solicitud de todos los materiales y suministros que son
adquiridos por la Unidad Ejecutora.
3)
Responsabilidad
Son responsables de su elaboracin las unidades solicitantes, quienes debern presentar la
solicitud de requisicin debidamente autorizada por las autoridades de la Unidad Ejecutora.
4)
Distribucin
Original: para el Almacn.
Copia: para la unidad solicitante.
5)
6.5.
Gobierno de Guatemala
Contralora General de Cuentas
Guatemala, C.A.
DEPENDENCIA:
PROGRAMA:
FECHA:
CDIGO
CANTIDAD
No. FOLIO
TARJETA
ALMACN
PRECIO POR
VALOR
UNIDAD Q.
TOTAL Q.
Valor en Letras:
OBSERVACIONES:
AUXILIAR DE ALMACN
JEFE DE ALMACN
ENCARGADO DE INVENTARIOS
DE ACTIVOS FIJOS
6.6.
El objetivo de este formulario es dejar constancia de los documentos que se reciben por parte del
proveedor al momento de la recepcin del producto; por ejemplo: factura original, orden de compra
original, nota de envo, etc.
No.
00000
Guatemala,
de
de 200