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INDICE
ECUACION DE INVENTARIO
ECUACION DE INVENTARIO ........................................................................................................... 4
RECURSOS = DEUDAS .............................................................................................................. 4
ACTIVO = PASIVO + PATRIMONIO ......................................................................................... 4
Concepto de cuenta contable ....................................................................................................... 5
Ejercicio ..................................................................................................................................... 6
Aportes: ..................................................................................................................................... 6
Variaciones de la ecuacin ............................................................................................................ 7
INVARIABILIDAD DEL CAPITAL ....................................................................................................... 7
Tratamiento del gasto (prdida) ............................................................................................... 7
Tratamiento del ingreso (ganancia) .............................................................................................. 8
Para qu la invariabilidad .............................................................................................................. 9
LA CUENTA CONTABLE Y SU TRATAMIENTO ............................................................................. 9
Cuenta Contable ........................................................................................................................ 9
Diseo y Tecnicismos en las Cuentas ........................................................................................ 9
Clasificacin de cuentas .............................................................................................................. 10
Tratamiento de las Cuentas ........................................................................................................ 10
Reglas para el tratamiento de cuentas ....................................................................................... 11
EL ASIENTO CONTABLE................................................................................................................ 12
Tipos de asientos ......................................................................................................................... 12
Ejemplos .................................................................................................................................. 12
Asiento de apertura .................................................................................................................... 13
Inventario Inicial .......................................................................................................................... 13
Primer Asiento............................................................................................................................. 13
Asientos de apertura en empresas individuales ......................................................................... 14
Ejemplos .................................................................................................................................. 14
Asiento de Apertura en Sociedades de Personas ....................................................................... 15
La apertura en las sociedades de personas implica dos instancias: ....................................... 15
Ejemplo.................................................................................................................................... 15
Primer asiento: Registro del Capital ........................................................................................ 15
Segundo asiento: Pago de Aportes Comprometidos .............................................................. 16
Asiento de Apertura en Sociedades de Capital ........................................................................... 18
Primer asiento: Autorizacin del Capital................................................................................. 19
Segundo asiento: Suscripcin del Capital Autorizado ............................................................. 19
Tercer asiento: Pago del Capital.............................................................................................. 20
COMPOSICION DEL PATRIMONIO ............................................................................................... 21
EL ASIENTO CONTABLE................................................................................................................ 21
Tipos de asientos ......................................................................................................................... 22
Ejemplos .................................................................................................................................. 22
Asiento de apertura .................................................................................................................... 22
Inventario Inicial ...................................................................................................................... 22
Primer Asiento......................................................................................................................... 23
Asientos de apertura en empresas individuales ..................................................................... 23
Ejemplos .............................................................................................................................. 23
Asiento de Apertura en Sociedades de Personas ................................................................... 24
Ejemplo................................................................................................................................ 24
Primer asiento: Registro del Capital .................................................................................... 25
Segundo asiento: Pago de Aportes Comprometidos .......................................................... 25
ECUACION DE INVENTARIO
La Ecuacin de Inventario es la frmula con que se expresa la igualdad entre recursos y deudas
y de la cual se deriva el principio de dualidad econmica o Partida Doble, es decir:
RECURSOS = DEUDAS
Como ya se sabe, los recursos se denominan activos y las deudas se clasifican en: deudas con
terceros, llamadas pasivo; y deudas con los dueos, conocidas como patrimonio. Tomando
estas denominaciones, la ecuacin queda:
PASIVO
PATRIMONIO
$450.000
$0
$450.000
PASIVO
PATRIMONIO
$1.270.000
$820.000
$450.000
3. A continuacin, digamos que la empresa decide abrir una cuenta corriente en el Banco
del Pas, para mejor administrar sus fondos de caja, depositando $400.000 del dinero
en efectivo. En este caso slo se produce un cambio interno en el activo el dinero
pasa de la caja al banco, mantenindose sin modificaciones el pasivo y patrimonio,
por tanto la igualdad se conserva en los mismos valores anteriores.
4. Luego se aceptan 5 letras por $500.000 para cancelar parte de la deuda por la compra
de mueble a los acreedores. Aqu se produce tan solo un cambio en la composicin del
pasivo; esto es: se crea una deuda documentada por $500.000 (letras por pagar) y
disminuye a $320.000 la deuda no documentada con los acreedores. Los dems
conceptos y valores se mantienen, conservndose la igualdad con los mismos valores
anteriores.
5. Ahora, pensemos que la empresa paga con cheque por $200.000, parte de la deuda de
los muebles. En tal evento se produce una disminucin en el activo por $200.000,
dinero que sali del banco; y, a la vez, una disminucin de la deuda: de $820.000 a
$620.000. Esta situacin implica la siguiente igualdad:
6.
ACTIVO
PASIVO
PATRIMONIO
$1.070.000
$620.000
$450.000
Estos ejemplos demuestran que una determinada transaccin puede aumentar, disminuir o
mantener los valores totales de la ecuacin, pero la igualdad entre ellos siempre subsiste.
Caja
ACTIVO
PASIVO
PATRIMONIO
$450.000
Capital
$450.000
PASIVO
PATRIMONIO
Caja
$450.000
Acreedores
$820.000
Muebles
$820.000
Capital
$450.000
$1.270.000
$1.270.000
PASIVO
PATRIMONIO
$50.000
Acreedores
$820.000
Banco
$400.000
Capital
$450.000
Muebles
$820.000
$1.270.000
$1.270.000
4. Luego de documentar parcialmente la deuda con los acreedores por $ 500.000 con
letra.
ACTIVO
Caja
PASIVO
PATRIMONIO
$50.000
$500.000
Banco
$400.000
Acreedores
$320.000
Muebles
$820.000
Capital
$450.000
$1.270.000
$1.270.000
5. Y, luego del pago parcial por la compra de muebles con cheque por $200.000.
| Este documento contiene la Semana 4
ACTIVO
Caja
PASIVO
PATRIMONIO
$50.000
$500.000
Banco
$200.000
Acreedores
$120.000
Muebles
$820.000
Capital
$450.000
$1.070.000
$1.070.000
Ejercicio
Algunos negocios se inician con el aporte de recursos y tambin de deudas. Veamos este
ejemplo:
Aportes:
Saldo en cuenta Corriente del banco del as
87.000
1.300.000
600.000
320.000
115.000
Aqu hay que determinar el monto del capital aportado. Para ello es preciso conocer el monto
del activo y del pasivo. Luego empleando la frmula: Activo = Pasivo + Patrimonio, podemos
encontrar el capital, que a estos efectos coincide con el Patrimonio, o sea:
PATRIMONIO = ACTIVO - PASIVO
Siguiendo este procedimiento, los activos son:
Saldo en cuenta corriente del banco del pas por
87.000
1.300.000
320.000
Total Activo
$ 1.707.000
115.000
600.000
715.000
992.000
600.000
PASIVO Y PATRIMONIO
Vehculo
87.000
1.300.000
Mercaderas
320.000
$
115.000
Capital
992.000
1.707.000
$ 1.707.000
Variaciones de la ecuacin
En cuanto a las variaciones de la ecuacin, sabiendo que la igualdad entre recursos y deudas
siempre se mantendr, podemos concluir, siguiendo este mismo ejemplo, que:
a. Cuando en una transaccin interviene un concepto de activo asociado a otro de pasivo
o patrimonio, ambos aumentan (transacciones 1 y 2), o ambos disminuyen
(transaccin 5).
b. Cuando en una transaccin intervienen slo dos conceptos de activo, uno aumenta y el
otro, necesariamente, disminuye (transaccin 3).
c. Cuando en una transaccin intervienen slo dos conceptos de pasivo, uno aumenta y
el otro, necesariamente, disminuye (transaccin 4). Lo propio ocurre tratndose del
Patrimonio, o de este asociado al Pasivo.
Grficamente las variaciones de un activo en relacin a otro activo, al pasivo o al patrimonio,
podemos representarlas de la siguiente manera:
CAUSA
EFECTO
CAUSA
EFECTO
SI
Activo Disminuye
SI
Activo Aumenta
ACTIVO
Pasivo Aumenta
ACTIVO
Pasivo Disminuye
AUMENTA
Patrimonio Aumenta
DISMINUYE
Patrimonio Disminuye
Este mismo esquema se puede iniciar con el pasivo o el patrimonio para representar las variaciones en
los otros componentes.
Para ilustrar, tomemos los datos del ltimo ejemplo y agreguemos que se paga arriendo con
cheque por $50.000. La situacin queda:
ACTIVO
Vehculo
37.000
1.300.000
Mercaderas
320.000
PASIVO + PATRIMONIO
600.000
Proveedores
115.000
Capital
992.000
Prdida
(50.000)
1.657.000
$ 1.657.000
Los dos conceptos que han intervenido son Banco del Pas y Prdida. Como el pago fue con
cheque disminuyeron los recursos del activo, dinero en el banco en $50.000. A su vez, el
patrimonio disminuy en igual monto. Esta disminucin pudo haberse hecho directamente al
concepto de capital, pero se ha preferido mantenerlo invariable, con el propsito que siga
representando nicamente el valor inicial. En consecuencia, la expresin Prdida tiene por
objeto registrar, indirectamente, las disminuciones del capital, originadas por transacciones
que representan los costos expirados o gastos para la empresa.
Expresando lo anterior en la ecuacin y sustituyendo la denominacin genrica de Patrimonio,
por los conceptos que lo integran, esta queda:
ACTIVO = PASIVO + (CAPITAL - PERDIDA)
Caja
230.000
37.000
Vehculo
1.300.000
Mercaderas
160.000
PASIVO + PATRIMONIO
600.000
Acreedores
115.000
Capital
992.000
Prdida
(50.000)
Ganancia
1.727.000
70.000
$ 1.727.000
En este caso intervinieron tres conceptos: Caja en el activo, aument de cero a $230.000 por el
precio de venta de las mercaderas, Mercaderas, en el activo, disminuy en $160.000 por el
valor de costos de las mercaderas, producindose un aumento neto de $70.000 en el activo,
resultante del precio de venta menos el costo ya indicado.
A su vez, en el Patrimonio figura este aumento neto de activo bajo el nombre de ganancia, que
como tal aumenta el capital, pero que para no perder el valor inicial de este, se registra
separadamente. Incorporando este hecho a la ecuacin, esta queda:
ACTIVO = PASIVO + (Capital + Ganancia - Prdida)
Pudo haberse registrado estas variaciones en el Capital. En tal caso, el valor final del mismo
sera de $1.012.000 (Capital inicial $992.000 ms ganancia $70.000 menos prdida $50.000).
Bajo este supuesto, no slo se habra perdido el valor inicial del capital, tambin se ignorara el
monto de las ganancias (ingresos econmicos) y de las prdidas (costos y gastos). La utilidad o
prdida final slo se podra obtener por la diferencia entre el capital final menos el capital
inicial. En definitiva, se estara perdiendo o dificultando la obtencin de informacin.
Para qu la invariabilidad
En consecuencia, el concepto de invariabilidad del capital surge de la conveniencia de tener
informacin acerca del monto de los ingresos econmicos y de los costos y gastos asociados a
ellos e, igualmente, conocer el monto del resultado y cmo ha sido generado, adems de
conservar la informacin del valor inicial del capital.
En la prctica y ya empleando los informes de contabilidad, sucede que el Estado de
Resultados muestra cmo se ha generado el resultado, a travs de la exposicin de los
ingresos econmicos menos los costos y gastos. Y en el Balance se muestra en una sola lnea
dicho resultado, bajo el nombre de utilidad o prdida del ejercicio. De aqu que se diga que el
Estado de Resultados es complementario del Balance, porque muestra y explica las variaciones
en el capital; o que este informe surge del concepto de invariabilidad del capital para explicar
las variaciones del capital en cada ejercicio.
Cuenta Contable
Durante el ejercicio contable, las variaciones de activo, pasivo y patrimonio se van acumulando
por separado en los diversos conceptos que representan a los recursos y a las obligaciones.
Cada concepto asume la representacin de una Cuenta.
La Cuenta, es la agrupacin sistemtica de transacciones relacionadas con un mismo asunto o
persona, bajo un ttulo apropiado. Por ejemplo, los ingresos y egresos de dinero se agrupan en
una cuenta, que bien puede denominarse Caja; las transacciones relacionadas con deudas por
compra de mercaderas al crdito y sus posteriores pagos, pueden denominarse Proveedores.
As, se hablar de la cuenta Caja, de la cuenta Proveedores y de otras cuentas.
DETALLE
DEBE
HABER
SALDO
(NOMBRE DE LA CUENTA)
HABER
Cargar
Abonar o
Adeudar o Debitar
Acreditar
Suma=Dbito
Suma=Crdito
Como se observa, el lado izquierdo de la cuenta se llama Debe, el lado derecho, Haber y al
centro se ubica el nombre de la cuenta. Las anotaciones al Debe implican Cargar o Debitar la
cuenta y las anotaciones al Haber implican abonar o acreditar la cuenta. La suma de los cargos
se denomina Dbito y la suma de los abonos se llama Crdito.
La diferencia entre el dbito y el crdito de una cuenta recibe el nombre de Saldo. Cuando el
dbito es mayor que el crdito el saldo se llama Deudor y cuando el dbito es menor que el
crdito el saldo se denomina Acreedor. Si el dbito es igual al crdito se dice que la cuenta est
Saldada, no tiene saldo.
Dbito > Crdito : SALDO DEUDOR
Dbito < Crdito : SALDO ACREEDOR
Dbito = Crdito : CUENTA SALDADA
Es preciso sealar que los distintos trminos empleados, corresponden a expresiones propias
de la tcnica contable y no tienen otro significado ms que el aqu asignado, aun cuando en el
lenguaje comn tengan otra acepcin.
Clasificacin de cuentas
Cinco son los grupos ms usuales en los que se clasifican las cuentas:
Cuentas de activo, cuentas de pasivo, cuentas de patrimonio,
cuentas de prdida y cuentas de ganancia.
A los tres primeros grupos se les conoce como Cuentas del Balance y a los dos ltimos, como
Cuentas de Resultado.
Un sexto grupo corresponde a las Cuentas de Orden. Estas cuentas no afectan a la ecuacin de
inventario ni a sus componentes. Se emplean para reflejar responsabilidades o contingencias,
es decir, situaciones que pudieran afectar la estructura econmica-financiera de la empresa en
el futuro. En nuestro medio se han venido reemplazando por las "notas a los estados
econmicos financieros", prctica que no ha sido aceptada totalmente.
10
- Disminuciones de Activo
Luego, para dejar slo trminos semejantes en cada miembro de la ecuacin, los aumentos y
disminuciones quedan as:
Aumento de Activo
Aumentos de Pasivo
+ Disminuciones de Pasivo
+ Disminuciones de Patrimonio
+ Aumentos de Patrimonio
+ Disminuciones de Activo
Aumentos de Pasivo
+ Disminuciones de Pasivo
+ Aumentos de Patrimonio
+ Disminuciones de Patrimonio
+ Disminuciones de Activo
Aumentos Disminuciones
PASIVO
Disminuciones Aumentos
PATRIMONIO
Disminuciones Aumentos
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Luego, para homogeneizar los trminos de igual signo podemos trasladar a la izquierda de la
ecuacin las prdidas, con ello los trminos de ambos miembros quedan con signo positivo,
as:
ACTIVO + PERDIDA = PASIVO + CAPITAL + GANANCIA
De donde concluimos que (por la posicin de las prdidas junto al activo y las ganancias junto
al pasivo y el capital o patrimonio inicial) las prdidas siguen el tratamiento de las cuentas de
activo, como las ganancias, el de las de pasivo y patrimonio, esto es:
a. Las cuentas de resultado prdida se cargan por los aumentos y se abonan por las
disminuciones. Su saldo es deudor y representa el valor de los costos expirados y
gastos de un perodo.
Las cuentas de resultado ganancia se cargan por las disminuciones y se abonan por los
aumentos. Su saldo es acreedor y representa el valor de los ingresos econmicos de un
perodo.
EL ASIENTO CONTABLE
El asiento contable es un tecnicismo empleado para registrar las transacciones en el Libro
Diario, de acuerdo con el principio de Partida Doble y dejando constancia de la siguiente
informacin:
a. Nmero de Referencia: Corresponde a la numeracin cronolgica de las
transacciones, generalmente es mensual y permite identificar cada uno de los
asientos.
b. Fecha: Seala el da, mes y ao del asiento contable, independiente de la fecha del
documento o comprobante fuente que ha servido de base para el registro de la
transaccin.
c. Cuentas deudoras o que se cargan y cuentas acreedoras o que se abonan: Para
facilitar la lectura de los asientos, las cuentas deudoras se anotan junto al margen
izquierdo y las cuentas acreedoras se anotan en las lneas siguientes, separadas del
margen izquierdo.
d. Valores de cargos y de abonos: Los primeros se anotan en el debe y los segundos,
en el haber frente a las respectivas cuentas. Aqu se verifica el cumplimiento de la
Partida Doble en el sentido que el o los valores de cargos deben ser iguales a el o los
valores de abonos.
e. Glosa: Se trata de un resumen o breve descripcin de la transaccin efectuada que,
por s sola, debe ser suficiente para interpretar el asiento y la transaccin registrada.
Como fcilmente se comprender, el razonamiento que se sigue para preparar los asientos es
el mismo que hemos explicado en el Anlisis de Transaccin del punto anterior.
Tipos de asientos
En este anlisis se determinan las cuentas que se emplearn en el asiento. Si intervienen dos
cuentas, una de cargo y otra de abono, se dice que es un asiento simple. Cuando intervienen
ms de una cuenta deudora o ms de una cuenta acreedora o, simultneamente, ms de una
deudora y ms de una acreedora, se habla de asiento compuesto.
Ejemplos
Para ejemplificar, veamos las dos siguientes transacciones y sus respectivos asientos en una
hoja del Libro Diario:
12
Asiento de apertura
Inventario Inicial
El inventario inicial es el punto de partida del proceso contable. Cuando la empresa est en
marcha el inventario final de un ejercicio es el inventario inicial del siguiente. Por ejemplo, si el
31 de diciembre de un ao se termina con $100.000 en la caja, el siguiente, que se inicia el 1
de enero del ao prximo, comienza con los $100.000 de caja.
El inventario consiste en el detalle de todos los recursos y deudas que tiene una empresa en
un momento determinado. Esto significa que forman parte del inventario todos los
componentes del Balance, es decir, activo, pasivo y patrimonio. Los componentes del Estado
de Resultados de cada ejercicio no se arrastran a los ejercicios siguientes. As, cada perodo
tiene sus propios ingresos econmicos, costos y gastos asociados. Luego la diferencia entre
estos ingresos menos costos y gastos, o sea, la utilidad o prdida de cada ejercicio, se
trasladar, al finalizar el ejercicio anual, al patrimonio, como un aumento del patrimonio, si es
utilidad o como una disminucin, si es prdida.
Primer Asiento
Formalmente el inventario inicial de una empresa que est en marcha se encuentra registrado
en el Libro Inventario y Balance, de tal modo que de este libro se obtienen los datos para el
asiento de apertura del ejercicio que se inicia, el cual se registra en el Libro Diario.
Tomando como base los datos del inventario inicial indicados en el ejemplo del Captulo III al
describir el libro Balance, el asiento de apertura es:
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A este asiento de apertura se irn agregando los dems asientos correspondientes a las
diversas transacciones que se efecten para posteriormente traspasarlos al Libro Mayor.
Cuando recin se inician las actividades de una empresa, los asientos de apertura son
diferentes. Las cuentas que se emplean dependen del tipo de empresa de que se trate y la
forma en que el capital sea pagado. A continuacin, distinguiremos los asientos de apertura
que usualmente son empleados en las empresas de un solo propietario, en sociedades de
personas y en las sociedades de capital.
Ejemplos
Veamos los dos siguientes ejemplos:
1. El seor Armando Arias inicia sus actividades comerciales el 20 de julio de 19XX, con un
aporte en efectivo de $450.000.
2. El seor Bernardo Briones inicia sus actividades el 2 de enero de 19XX, aportando una
camioneta avaluada en $1.900.000 y 7 letras por pagar con vencimientos mensuales
(ltimo da de cada mes) por $100.000 cada una. Estas letras corresponden al saldo del
crdito obtenido para comprar la camioneta.
En ambos casos los aportes deben registrarse primeramente en el Libro de Inventario y
Balance en calidad de inventarios iniciales y a continuacin hacer el asiento de apertura en el
Libro Diario.
En el primer ejemplo intervienen las cuentas Caja y Capital. En la cuenta Caja se registra el
ingreso de dinero y en la cuenta Capital se refleja el monto de dicho aporte. El asiento es:
En el ejemplo dos, interviene una cuenta de activo para registrar la camioneta, una cuenta de
pasivo, para registrar las letras por pagar y la cuenta Capital, que es de patrimonio, para
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registrar el valor neto del aporte; es decir, el activo menos el pasivo. El asiento queda como
sigue:
Ejemplo
Para ello consideremos el siguiente ejemplo:
Con fecha 25 de septiembre de 19XX, se constituye la sociedad de personas denominada
Ilustracin Ltda., con tres socios. Segn extracto de la escritura, el capital social es de
$2.000.000. El socio Domingo Daz se compromete a aportar 50%, el socio Elas Espinoza, 20%
y el socio Francisco Flores se compromete con 30%.
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Las Cuentas Obligadas de los socios son cuentas del patrimonio y complementarias de la cuenta Capital.
El carcter complementario de estas cuentas indica que tienen un tratamiento inverso a la cuenta
principal, en este caso, a la cuenta Capital. En general, aumentan con los cargos, disminuyen con los
abonos y su saldo es deudor. Comparativamente el tratamiento especfico de estas cuentas con la
cuenta Capital es el siguiente:
CUENTA OBLIGADA
CUENTA CAPITAL
Patrimonio
Patrimonio
Cargos
Devoluciones de Capital
Aporte de Capital
Deudor
Acreedor
Abonos
Saldo
Como ambas cuentas son del patrimonio, al preparar el Balance, los saldos deudores de las
Cuentas Obligadas se presentan rebajando el saldo acreedor de la Cuenta Capital. Esto
equivale a tener un patrimonio igual a cero en la situacin que analizamos. O tan slo tener un
capital nominal por los $2.000.000.
Aun cuando, en este caso, no hay capital real o efectivo, la sociedad puede empezar sus
operaciones comerciales, comprando al crdito u obteniendo prstamos mientras los socios
pagan sus aportes obligados, conforme a como lo hayan establecido en la escritura de
constitucin de la sociedad.
Luego de este asiento y suponiendo que no han habido otras transacciones, la situacin de
esta sociedad, mostrada en el esquema del Balance, sera:
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Como puede observarse, en este momento la empresa tiene recursos por $1.000.000 en caja y
un capital pagado por igual monto, lo que hace la igualdad que siempre debe existir en la
ecuacin de inventario, esto es:
Activo = Pasivo + Patrimonio
Aqu se observa que el activo aument a $2.100.000 debido al aporte del vehculo; aparece un
pasivo por las Letras por Pagar y las Cuentas Obligadas disminuyen a $700.000. Este ltimo
valor corresponde al saldo del socio E. Espinoza por $100.000 y el aporte de 30% del capital
social comprometido por el socio F. Flores que est pendiente de pago.
800.000
Mercaderas al Costo
280.000
400.000
430.000
200.000
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En este caso hay que determinar el monto de los recursos (Activos) y las deudas con terceros
(Pasivos), para llegar a conocer el capital del socio F. Flores. Los activos son: Muebles,
Mercaderas y Clientes por un total de $1.480.000; y, los pasivos son: Prstamos Bancarios y
Proveedores por $630.000 en total, lo que indica un capital de $850.000.
Como el aporte que este socio se comprometi a efectuar es de $600.000 y el capital del
negocio que aporta alcanza a $850.000, la diferencia de $250.000 constituye un mayor valor
por sobre el aporte comprometido que la empresa debe devolver al socio; por consiguiente, se
trata como un pasivo en la empresa Ilustracin Ltda. Para el registro de este pasivo se emplean
generalmente las denominaciones de Cuenta Personal o Particular del socio.
De acuerdo a lo expresado, el asiento queda:
Una vez registrado este asiento y suponiendo ausencia de otras transacciones, el Balance
mostrara la situacin siguiente de la sociedad Ilustracin Ltda.:
En este Balance se puede observar que con el pago del aporte del socio F. Flores, el activo
aument a $3.580.000, el pasivo a $1.680.000 y el patrimonio lleg a $1.900.000.
Luego de registrar los pagos de estos tres socios, slo el socio E. Espinoza adeuda $100.000 de
sus aportes comprometidos. Este mismo es el valor que figura rebajando el capital social de
$2.000.000. Conviene recordar que el capital social de las sociedades slo se puede modificar
por acuerdo de los socios y el consiguiente cambio en la escritura social.
18
Esta secuencia tiene relacin directa con la normativa que rige a las sociedades annimas. Los
antecedentes acerca del capital se encuentran, al igual que las sociedades de personas, en la
escritura pblica de constitucin de la sociedad y en la declaracin de inicio de actividades que
se presentan al Servicio de Impuestos Internos, pero, muy particularmente, en el dictamen de
la Superintendencia de Valores y Seguros mediante el cual se autoriza la proposicin de capital
que hacen los accionistas fundadores y la forma de como ste va a ser suscrito y pagado.
Para ilustrar esta situacin, consideremos el siguiente ejemplo:
Se constituye una sociedad annima con un capital autorizado de $40.000.000,
dividido en 10.000 acciones de un valor nominal de $4.000 cada una.
Se suscribe 60% del capital autorizado.
Los accionistas pagan en efectivo el 40% del capital suscrito.
19
En el asiento por la suscripcin del 60% del capital autorizado, o sea, por $24.000.000,
intervienen la cuenta Acciones y la cuenta Accionistas, quedando el asiento de la manera
siguiente:
La cuenta Accionistas es, al igual que la cuenta Acciones, del grupo de cuentas del patrimonio y
complementaria de la cuenta Capital. Representa el compromiso adquirido en la compra de
acciones por el pblico inversionista, al que para estos efectos se le da el nombre de
accionistas.
Luego de la suscripcin de capital, la sociedad del ejemplo sigue con patrimonio igual a cero,
puesto que al saldo acreedor de la cuenta Capital de $40.000.000 se le restan los saldos
deudores de las cuentas complementarias: $16.000.000 de la cuenta Acciones y $24.000.000
de la cuenta Accionistas.
A continuacin de estos asientos y bajo el supuesto de que no han habido otras transacciones,
la estructura del Balance indicara la siguiente situacin de esta S.A.
Como se puede observar en este Balance, los recursos en Caja de la sociedad son $9.600.000,
valor que es igual al del patrimonio o Capital Pagado. Igualmente, se ve que el capital
autorizado de $40.000.000 est siendo rebajado por los saldos deudores de las cuentas
Acciones y Accionistas.
20
En ocasiones, en el Balance figura tan slo el capital pagado y en notas a los estados
financieros se proporcionan las explicaciones acerca de cmo se llega a ese valor. En nuestro
ejemplo la nota sera la siguiente:
EL ASIENTO CONTABLE
El asiento contable es un tecnicismo empleado para registrar las transacciones en el Libro
Diario, de acuerdo con el principio de Partida Doble y dejando constancia de la siguiente
informacin:
1. Nmero de Referencia: Corresponde a la numeracin cronolgica de las
transacciones, generalmente es mensual y permite identificar cada uno de los
asientos.
2. Fecha: Seala el da, mes y ao del asiento contable, independiente de la fecha del
documento o comprobante fuente que ha servido de base para el registro de la
transaccin.
3. Cuentas deudoras o que se cargan y cuentas acreedoras o que se abonan: Para
facilitar la lectura de los asientos, las cuentas deudoras se anotan junto al margen
izquierdo y las cuentas acreedoras se anotan en las lneas siguientes, separadas del
margen izquierdo.
4. Valores de cargos y de abonos: Los primeros se anotan en el debe y los segundos,
en el haber frente a las respectivas cuentas. Aqu se verifica el cumplimiento de la
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Partida Doble en el sentido que el o los valores de cargos deben ser iguales a el o los
valores de abonos.
5. Glosa: Se trata de un resumen o breve descripcin de la transaccin efectuada que,
por s sola, debe ser suficiente para interpretar el asiento y la transaccin registrada.
Como fcilmente se comprender, el razonamiento que se sigue para preparar los asientos es
el mismo que hemos explicado en el Anlisis de Transaccin del punto anterior.
Tipos de asientos
En este anlisis se determinan las cuentas que se emplearn en el asiento. Si intervienen dos
cuentas, una de cargo y otra de abono, se dice que es un asiento simple. Cuando intervienen
ms de una cuenta deudora o ms de una cuenta acreedora o, simultneamente, ms de una
deudora y ms de una acreedora, se habla de asiento compuesto.
Ejemplos
Para ejemplificar, veamos las dos siguientes transacciones y sus respectivos asientos en una
hoja del Libro Diario:
1. El 2 de enero de 199x se deposita en cuenta corriente del Banco Nacional la suma de
$185.000 en dinero de la Caja.
2. El mismo da se paga una deuda a proveedores, factura 1021 Rozas y Ca. Ltda., por
$240.000, con 50% en cheque y 50% en letra.
Asiento de apertura
Inventario Inicial
El inventario inicial es el punto de partida del proceso contable. Cuando la empresa est en
marcha el inventario final de un ejercicio es el inventario inicial del siguiente. Por ejemplo, si el
31 de diciembre de un ao se termina con $100.000 en la caja, el siguiente, que se inicia el 1
de enero del ao prximo, comienza con los $100.000 de caja.
El inventario consiste en el detalle de todos los recursos y deudas que tiene una empresa en
un momento determinado. Esto significa que forman parte del inventario todos los
componentes del Balance, es decir, activo, pasivo y patrimonio. Los componentes del Estado
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de Resultados de cada ejercicio no se arrastran a los ejercicios siguientes. As, cada perodo
tiene sus propios ingresos econmicos, costos y gastos asociados. Luego la diferencia entre
estos ingresos menos costos y gastos, o sea, la utilidad o prdida de cada ejercicio, se
trasladar, al finalizar el ejercicio anual, al patrimonio, como un aumento del patrimonio, si es
utilidad o como una disminucin, si es prdida.
Primer Asiento
Formalmente el inventario inicial de una empresa que est en marcha se encuentra registrado
en el Libro Inventario y Balance, de tal modo que de este libro se obtienen los datos para el
asiento de apertura del ejercicio que se inicia, el cual se registra en el Libro Diario.
Tomando como base los datos del inventario inicial indicados en el ejemplo del Captulo III al
describir el libro Balance, el asiento de apertura es:
A este asiento de apertura se irn agregando los dems asientos correspondientes a las
diversas transacciones que se efecten para posteriormente traspasarlos al Libro Mayor.
Cuando recin se inician las actividades de una empresa, los asientos de apertura son
diferentes. Las cuentas que se emplean dependen del tipo de empresa de que se trate y la
forma en que el capital sea pagado. A continuacin, distinguiremos los asientos de apertura
que usualmente son empleados en las empresas de un solo propietario, en sociedades de
personas y en las sociedades de capital.
Ejemplos
Veamos los dos siguientes ejemplos:
1. El seor Armando Arias inicia sus actividades comerciales el 20 de julio de 19XX, con un
aporte en efectivo de $450.000.
2. El seor Bernardo Briones inicia sus actividades el 2 de enero de 19XX, aportando una
camioneta avaluada en $1.900.000 y 7 letras por pagar con vencimientos mensuales
(ltimo da de cada mes) por $100.000 cada una. Estas letras corresponden al saldo del
crdito obtenido para comprar la camioneta.
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En el ejemplo dos, interviene una cuenta de activo para registrar la camioneta, una cuenta de
pasivo, para registrar las letras por pagar y la cuenta Capital, que es de patrimonio, para
registrar el valor neto del aporte; es decir, el activo menos el pasivo. El asiento queda como
sigue:
Ejemplo
Para ello consideremos el siguiente ejemplo:
Con fecha 25 de septiembre de 19XX, se constituye la sociedad de personas denominada
Ilustracin Ltda., con tres socios. Segn extracto de la escritura, el capital social es de
$2.000.000. El socio Domingo Daz se compromete a aportar 50%, el socio Elas Espinoza, 20%
y el socio Francisco Flores se compromete con 30%.
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Las Cuentas Obligadas de los socios son cuentas del patrimonio y complementarias de la
cuenta Capital. El carcter complementario de estas cuentas indica que tienen un tratamiento
inverso a la cuenta principal, en este caso, a la cuenta Capital. En general, aumentan con los
cargos, disminuyen con los abonos y su saldo es deudor. Comparativamente el tratamiento
especfico de estas cuentas con la cuenta Capital es el siguiente:
CUENTA OBLIGADA
CUENTA CAPITAL
Patrimonio
Patrimonio
Cargos
Devoluciones de Capital
Aporte de Capital
Deudor
Acreedor
Abonos
Saldo
Como ambas cuentas son del patrimonio, al preparar el Balance, los saldos deudores de las
Cuentas Obligadas se presentan rebajando el saldo acreedor de la Cuenta Capital. Esto
equivale a tener un patrimonio igual a cero en la situacin que analizamos. O tan slo tener un
capital nominal por los $2.000.000.
Aun cuando, en este caso, no hay capital real o efectivo, la sociedad puede empezar sus
operaciones comerciales, comprando al crdito u obteniendo prstamos mientras los socios
pagan sus aportes obligados, conforme a como lo hayan establecido en la escritura de
constitucin de la sociedad.
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Luego de este asiento y suponiendo que no han habido otras transacciones, la situacin de
esta sociedad, mostrada en el esquema del Balance, sera:
Como puede observarse, en este momento la empresa tiene recursos por $1.000.000 en caja y
un capital pagado por igual monto, lo que hace la igualdad que siempre debe existir en la
ecuacin de inventario, esto es:
Activo = Pasivo + Patrimonio
Aqu se observa que el activo aument a $2.100.000 debido al aporte del vehculo; aparece un
pasivo por las Letras por Pagar y las Cuentas Obligadas disminuyen a $700.000. Este ltimo
valor corresponde al saldo del socio E. Espinoza por $100.000 y el aporte de 30% del capital
social comprometido por el socio F. Flores que est pendiente de pago.
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800.000
Mercaderas al Costo
280.000
400.000
430.000
200.000
En este caso hay que determinar el monto de los recursos (Activos) y las deudas con terceros
(Pasivos), para llegar a conocer el capital del socio F. Flores. Los activos son: Muebles,
Mercaderas y Clientes por un total de $1.480.000; y, los pasivos son: Prstamos Bancarios y
Proveedores por $630.000 en total, lo que indica un capital de $850.000.
Como el aporte que este socio se comprometi a efectuar es de $600.000 y el capital del
negocio que aporta alcanza a $850.000, la diferencia de $250.000 constituye un mayor valor
por sobre el aporte comprometido que la empresa debe devolver al socio; por consiguiente, se
trata como un pasivo en la empresa Ilustracin Ltda. Para el registro de este pasivo se emplean
generalmente las denominaciones de Cuenta Personal o Particular del socio.
De acuerdo a lo expresado, el asiento queda:
Una vez registrado este asiento y suponiendo ausencia de otras transacciones, el Balance
mostrara la situacin siguiente de la sociedad Ilustracin Ltda.:
En este Balance se puede observar que con el pago del aporte del socio F. Flores, el activo
aument a $3.580.000, el pasivo a $1.680.000 y el patrimonio lleg a $1.900.000.
Luego de registrar los pagos de estos tres socios, slo el socio E. Espinoza adeuda $100.000 de
sus aportes comprometidos. Este mismo es el valor que figura rebajando el capital social de
$2.000.000. Conviene recordar que el capital social de las sociedades slo se puede modificar
por acuerdo de los socios y el consiguiente cambio en la escritura social.
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de la sociedad, es un mayor valor patrimonial que no se distribuye a los accionistas, sino que
permanece en la sociedad. Por su parte, el descuento en las colocaciones, es un menor valor
del patrimonio.
La adopcin de una u otra de estas tres alternativas, depender del tipo de sociedad, la mayor
o menor demanda por la compra de acciones, la prontitud en disponer del capital pagado u
otra variable propia de la sociedad annima que se est constituyendo.
En el asiento por la suscripcin del 60% del capital autorizado, o sea, por $24.000.000,
intervienen la cuenta Acciones y la cuenta Accionistas, quedando el asiento de la manera
siguiente:
La cuenta Accionistas es, al igual que la cuenta Acciones, del grupo de cuentas del patrimonio y
complementaria de la cuenta Capital. Representa el compromiso adquirido en la compra de
acciones por el pblico inversionista, al que para estos efectos se le da el nombre de
accionistas.
Luego de la suscripcin de capital, la sociedad del ejemplo sigue con patrimonio igual a cero,
puesto que al saldo acreedor de la cuenta Capital de $40.000.000 se le restan los saldos
deudores de las cuentas complementarias: $16.000.000 de la cuenta Acciones y $24.000.000
de la cuenta Accionistas.
A continuacin de estos asientos y bajo el supuesto de que no han habido otras transacciones,
la estructura del Balance indicara la siguiente situacin de esta S.A.
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Como se puede observar en este Balance, los recursos en Caja de la sociedad son $9.600.000,
valor que es igual al del patrimonio o Capital Pagado. Igualmente, se ve que el capital
autorizado de $40.000.000 est siendo rebajado por los saldos deudores de las cuentas
Acciones y Accionistas.
El tratamiento contable de las cuentas Acciones y Accionistas se podr apreciar ms
claramente en el siguiente esquema de cuentas "T" y el movimiento que han tenido:
En ocasiones, en el Balance figura tan slo el capital pagado y en notas a los estados
financieros se proporcionan las explicaciones acerca de cmo se llega a ese valor. En nuestro
ejemplo la nota sera la siguiente:
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FLUJO DE TRANSACCIONES
El flujo de las operaciones comerciales o transacciones contables sigue, en trminos generales,
la secuencia de las fases del proceso contable antes descrito, y al que nos referimos en forma
pormenorizada al describir los libros de contabilidad en el captulo anterior.
Ahora, sintetizando, y sin que ello signifique omitir algunos pasos intermedios, podemos
concluir que el flujo de las transacciones se inicia con la identificacin de las transacciones
posibles de medir y registrar en trminos monetarios, sigue con la clasificacin en
comprobantes, luego el registro en los diversos libros, contina con los informes dirigidos a los
usuarios, los que adoptan decisiones que van a generar nuevas transacciones.
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Libro Mayor
Una vez que se han registrado las transacciones en el Libro Diario deben efectuarse los
traspasos al Libro Mayor. Recordemos que el objetivo de este libro es clasificar y agrupar el
movimiento de cargos y abonos en cada una de las cuentas que se han empleado al
confeccionar los asientos contables. As, por ejemplo, los cargos y abonos por ingresos de
dinero que se encuentran en los diversos asientos dispersos en el Libro Diario, sern reunidos
en la cuenta Caja del Libro Mayor, lo que permitir determinar el Dbito y el Crdito, o sea, el
monto total de ingresos y de egresos habidos en el perodo y el dinero disponible en Caja al
trmino del mismo u otras fechas intermedias, el cual queda reflejado en el saldo de esta
cuenta.
Para estos efectos, se abren en el Libro Mayor tantas cuentas como las empleadas en los
asientos registrados en el Diario. Utilizando un diseo convencional para el Libro Mayor y
siguiendo con el movimiento de la cuenta Caja, se apreciarn las siguientes anotaciones, luego
de los traspasos provenientes del Mayor:
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CUENTA CAJA
Aqu se puede observar como el movimiento de dinero disperso en los asientos del Libro
Diario, asientos 1, 3, 8 y 9, se encuentran agrupados bajo el ttulo de la cuenta Caja con los
respectivos valores de cargos, abonos, dbitos, crditos y saldos adems de la fecha de las
transacciones y las glosas correspondientes.
Una forma alternativa para registrar las transacciones en el Mayor, muy frecuentemente
empleada en el plano de la ejercitacin, es el uso del esquema de las cuentas "T", el que, como
ya se sabe, corresponde a una reduccin simple del diseo convencional del Libro Mayor.
A continuacin, registraremos en este esquema los traspasos del Diario, incluyendo para fines
comparativos del lector la cuenta Caja:
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Los traspasos del Diario al Mayor deben efectuarse tan pronto como sea posible:
inmediatamente despus del registro del asiento en el Diario o al trmino del da. La idea es
mantener permanentemente actualizadas las cuentas en el Libro Mayor, puesto que, como ya
hemos venido adelantando, este libro es una fuente de informacin a la que con mayor
frecuencia se recurre, en razn a la clasificacin y agrupacin de transacciones de igual o
similar naturaleza y debido al carcter analtico de la informacin que contiene.
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La periodicidad con que se prepara esta hoja de trabajo depende del volumen de
transacciones, pudiendo ser diaria, semanal o, a lo menos, hacerse una vez al mes.
En el caso de nuestro ejemplo, la cuadratura numrica de la Partida Doble se observa en la
igualdad entre la suma del Dbito y el Crdito y en que estos valores son iguales al Debe y
Haber del Libro Diario. Esto demuestra que todo el movimiento registrado en el Diario fue
traspasado al Mayor y que no hay errores de cuadre numrico. La igualdad entre los saldos es,
claramente, una consecuencia de la igualdad entre el Dbito y el Crdito, que no requiere
explicaciones adicionales.
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Los saldos finales correctos deben coincidir con el inventario general de los recursos y deudas
debidamente valorizados, el cual constituye el respaldo a los saldos de cada cuenta.
Balance Tubular
Como se sabe, la hoja de trabajo del Balance Tabular se conoce tambin por el nombre de
Balance de Ocho Columnas en razn al nmero de sus columnas, y el de Balance Tributario
debido a que hasta hace algunos aos era exigido por disposiciones tributarias nacionales para
ser presentado junto a la declaracin anual de impuestos de las empresas.
En su forma, esta hoja de trabajo, corresponde a una extensin de la hoja de trabajo del
Balance de Comprobacin y de Saldos, a la cual se le agregan cuatro columnas a las cuatro ya
existentes. La quinta y sexta columna se destinan a los saldos de las cuentas del Balance y la
sptima y octava se emplean para los saldos de las cuentas de resultado.
Su objetivo es entregar una visin de conjunto de todas las cuentas que han tenido
movimiento durante el ejercicio con sus respectivos dbitos, crditos y saldos; y, revelar el
resultado del perodo mediante la distincin y separacin de los saldos y cuentas del Balance
(activo, pasivo y patrimonio) y de las de resultado (cuentas de prdidas y de ganancias).
Continuando con el ejercicio que venimos desarrollando, esta hoja de trabajo presentara el
siguiente formato y contenido:
En este ejemplo, el resultado obtenido es una prdida que, slo para fines de presentacin, se
agrega en la columna de activo y de ganancias, para establecer sumas iguales. Cuando hay
utilidad sta se agrega en las columnas de pasivo y patrimonio y de prdidas, con igual
propsito.
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En efecto, al separar los saldos deudores de las cuentas del activo y de prdida y compararlos
con los saldos acreedores de las cuentas de pasivo y patrimonio y ganancias se obtiene por una
doble va el resultado del ejercicio, lo que implica:
RESULTADO = ACTIVO - (PASIVO + PATRIMONIO)
RESULTADO = PERDIDA - GANANCIA
Debiendo, en ambos casos, llegar al mismo resultado.
Veamos lo dicho en la siguiente figura, con los datos y el resultado obtenido en nuestro
ejercicio en desarrollo:
DETERMINACION DE RESULTADOS
Un anlisis vertical nos permite observar claramente que la suma de los saldos deudores es
igual a la suma de los acreedores, o sea, $1.040. Al separarlos y comparar horizontalmente los
saldos de las cuentas del Balance, vemos que hay ms deudas (pasivo y patrimonio) que
recursos (activos), lo que implica una prdida por $20. De similar manera constatamos que el
saldo de las cuentas de prdidas es mayor que el saldo de las cuentas de ganancias, por lo
tanto, verificamos la misma prdida de $20, pero ahora por comparacin entre las cuentas de
resultado.
Recordando la ecuacin de inventario, podemos concluir que esta demostracin es
simplemente la consecuencia de la igualdad a la que obliga dicha ecuacin y la aplicacin del
principio de Partida Doble o Dualidad Econmica, esto es:
ACTIVO = PASIVO + PATRIMONIO RESULTADO
(inicial)
o, lo que es lo mismo,
ACTIVO + PERDIDA = PASIVO + PATRIMONIO + GANANCIA
(Inicial)
Informes Finales
A partir de la informacin contenida en la hoja de trabajo del Balance Tabular, se pueden
preparar muy fcilmente, entre otros informes de fin del ejercicio, el Balance y el Estado de
Resultados, teniendo el cuidado de ordenar y clasificar los diferentes conceptos y valores
(cuentas y saldos) en la forma que se haya establecido al disear dichos informes.
Continuando con el ejercicio, el Balance queda como sigue:
40
ILUSTRACIONES COMERCIALES
BALANCE
Al 31 de diciembre de 19XX
ILUSTRACIONES COMERCIALES
ESTADO DE RESULTADOS
Entre el 1 de enero y el 31 de diciembre de 19XX
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DETERMINACION DE RESULTADOS
Un anlisis vertical nos
permite observar claramente
que la suma de los saldos
deudores es igual a la suma
de los acreedores, o sea,
$1.040. Al separarlos y
comparar
horizontalmente
los saldos de las cuentas del
Balance, vemos que hay ms
deudas (pasivo y patrimonio)
que recursos (activos), lo que
implica una prdida por $20.
De
similar
manera
constatamos que el saldo de
las cuentas de prdidas es
mayor que el saldo de las
cuentas de ganancias, por lo
tanto, verificamos la misma prdida de $20, pero ahora por comparacin entre las cuentas de
resultado.
Recordando la ecuacin de inventario, podemos concluir que esta demostracin es
simplemente la consecuencia de la igualdad a la que obliga dicha ecuacin y la aplicacin del
principio de Partida Doble o Dualidad Econmica, esto es:
ACTIVO = PASIVO + PATRIMONIO RESULTADO
(inicial)
o, lo que es lo mismo,
ACTIVO + PERDIDA = PASIVO + PATRIMONIO + GANANCIA
(Inicial)
Informes Finales
A partir de la informacin contenida en la hoja de trabajo del Balance Tabular, se pueden
preparar muy fcilmente, entre otros informes de fin del ejercicio, el Balance y el Estado de
Resultados, teniendo el cuidado de ordenar y clasificar los diferentes conceptos y valores
(cuentas y saldos) en la forma que se haya establecido al disear dichos informes.
Continuando con el ejercicio, el Balance queda como sigue:
ILUSTRACIONES COMERCIALES
BALANCE
Al 31 de diciembre de 19XX
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ILUSTRACIONES COMERCIALES
ESTADO DE RESULTADOS
Entre el 1 de enero y el 31 de diciembre de 19XX
Ejercicios
1. Describa el tratamiento contable (naturaleza o grupo de la cuenta, cargos, abonos,
saldo y significado del saldo) de las siguientes cuentas:
a. Caja
b. Clientes
c. Proveedores
d. Remuneraciones
e. Ventas
f. Banco
g. Vehculo
h. Letras por Pagar
i. Costo de Ventas
j. Intereses Ganados
2. Indique los principios contables con los que se relacionan las siguientes situaciones y
expresiones:
a. Fecha del Balance
b. Nombre de la Empresa
c. Igualdad entre el activo con el pasivo y patrimonio
d. Los gastos se registran al momento de conocerse
e. La empresa es un ente diferente de su dueo o propietario
3. Seale los cambios en la estructura del Balance, luego de cada una de las
transacciones siguientes y prepare en cada ocasin un nuevo Balance:
a. Balance inicial:
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Dinero en efectivo
Una camioneta para reparto
Deuda por pagar de la camioneta
$ 1.000.000
$ 5.000.000
$ 3.500.000
aporte de $2.400.000
aporte de $4.000.000
aporte de $1.600.000
Mercaderas por
Muebles de oficina
Deudas por los muebles
$ 1.800.000
2.600.000
1.500.000
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