Por qu Business Intelligence?

La capacidad para tomar decisiones de negocio precisas y de forma rpida se ha

convertido en una de las claves para que una empresa llegue al xito. Sin embargo, los
sistemas de informacin tradicionales (como la mayora de los programas de gestin,
las aplicaciones a medida, e incluso los ERP ms sofisticados), suelen presentar una
estructura muy inflexible para este fin. Aunque su diseo se adapta con mayor o
menor medida para manejar los datos de la empresa, no permite obtener la
informacin de los mismos, y mucho menos extrapolar el conocimiento almacenado en
el da a da de las bases de datos. Las principales caractersticas que limitan estos
sistemas son:
Gran rigidez a la hora de extraer datos, de manera que el usuario tiene que
ceirse a los informes predefinidos que se configuraron en el momento de la
implantacin, y que no siempre responden a sus dudas reales.
Necesidad de conocimientos tcnicos. Para la generacin de nuevos
informes o mtricas suele resultar ineludible acudir al departamento tcnico,
solicitando una consulta adecuada para interrogar la base de datos.
Largos tiempos de respuesta, ya que las consultas complejas de datos
suelen implicar la unin de tablas operacionales de gran tamao, lo que se
traduce en una incmoda espera que dificulta la fluidez del trabajo.
Deterioro en el rendimiento del SI. Cuando la base de datos consultada,
para generar informes o ratios de negocio, es la misma que la que soporta el
operativo de la empresa, el funcionamiento del sistema puede degradarse hasta
afectar y paralizar a todos los usuarios conectados.
Falta de integracin que implica islas de datos. Muchas organizaciones
disponen de mltiples sistemas de informacin, incorporados en momentos
distintos, para resolver problemticas diferentes. Sus bases de datos no suelen
estar integradas, lo que implica la existencia de islas de informacin.
Datos errneos, obsoletos o incompletos. El tema de la calidad de los datos
siempre es considerado como algo importante, pero esta labor nunca se lleva al
extremo de garantizar la fiabilidad de la informacin aportada.
Problemas para adecuar la informacin al cargo del usuario. No se trata
de que todo el mundo tenga acceso a toda la informacin, sino de que tenga

acceso a la informacin que necesita para que su trabajo sea lo ms eficiente

posible.
Ausencia de informacin histrica. Los datos almacenados en los sistemas
operacionales estn diseados para llevar la empresa al da, pero no permiten
contrastar la situacin actual con una situacin retrospectiva de aos atrs.
Para superar todas estas limitaciones, el Business Intelligence se apoya en un conjunto
de

herramientas

que

facilitan

la

extraccin,

la

depuracin,

el

anlisis

el

almacenamiento de los datos generados en una organizacin, con la velocidad

adecuada para generar conocimiento y apoyar la toma de decisiones de los directivos y
los usuarios oportunos.
No es que los productos de BI sean mejores que las aplicaciones actuales: se trata de
sistemas con objetivos distintos, eficientes en sus respectivas ramas, pero que deben
complementarse para optimizar el valor de los sistemas de informacin.

Datos, informacin, conocimiento

En qu se diferencia el conocimiento de los datos y de la informacin? En una
conversacin informal, los tres trminos suelen utilizarse indistintamente y esto puede
llevar a una interpretacin libre del concepto de conocimiento. Quizs la forma ms
sencilla de diferenciar los trminos sea pensar que los datos estn localizados en el
mundo y el conocimiento est localizado en agentes de cualquier tipo (personas,
empresas, mquinas...), mientras que la informacin adopta un papel mediador entre
ambos.
Los conceptos que se muestran a continuacin se basan en las definiciones
de Davenport y Prusak (1999).

Datos
Los datos son la mnima unidad semntica, y se corresponden con elementos primarios
de informacin que por s solos son irrelevantes como apoyo a la toma de decisiones.
Tambin se pueden ver como un conjunto discreto de valores, que no dicen nada sobre
el porqu de las cosas y no son orientativos para la accin.
Un nmero telefnico o un nombre de una persona, por ejemplo, son datos que, sin un
propsito, una utilidad o un contexto no sirven como base para apoyar la toma de una
decisin. Los datos pueden ser una coleccin de hechos almacenados en algn lugar
fsico como un papel, un dispositivo electrnico (CD, DVD, disco duro...), o la mente de
una persona. En este sentido las tecnologas de la informacin han aportado mucho a
recopilacin de datos.
Como cabe suponer, los datos pueden provenir de fuentes externas o internas a la
organizacin, pudiendo ser de carcter objetivo o subjetivo, o de tipo cualitativo o
cuantitativo, etc.

Informacin
La informacin se puede definir como un conjunto de datos procesados y que tienen un
significado (relevancia, propsito y contexto), y que por lo tanto son de utilidad para
quin debe tomar decisiones, al disminuir su incertidumbre. Los datos se pueden
transforman en informacin aadindoles valor:
Contextualizando: se sabe en qu contexto y para qu propsito se generaron.
Categorizando: se

conocen

las

unidades

de

medida

que

ayudan

matemtica

interpretarlos.
Calculando: los

datos

pueden

haber

sido

procesados

estadsticamente.
Corrigiendo: se han eliminado errores e inconsistencias de los datos.
Condensando: los datos se han podido resumir de forma ms concisa
(agregacin).

Por tanto, la informacin es la comunicacin de conocimientos o inteligencia, y es

capaz de cambiar la forma en que el receptor percibe algo, impactando sobre sus
juicios de valor y sus comportamientos.
Informacin = Datos + Contexto (aadir valor) + Utilidad (disminuir la incertidumbre)

Conocimiento
El conocimiento es una mezcla de experiencia, valores, informacin y know-how que
sirve como marco para la incorporacin de nuevas experiencias e informacin, y es til
para la accin. Se origina y aplica en la mente de los conocedores. En las
organizaciones con frecuencia no slo se encuentra dentro de documentos o almacenes
de datos, sino que tambin est en rutinas organizativas, procesos, prcticas, y
normas.
El conocimiento se deriva de la informacin, as como la informacin se deriva de los
datos. Para que la informacin se convierta en conocimiento es necesario realizar
acciones como:
Comparacin con otros elementos.
Prediccin de consecuencias.
Bsqueda de conexiones.
Conversacin con otros portadores de conocimiento.

Arquitectura de una solucin de Business Intelligence

Una solucin de Business Intelligence parte de los sistemas de origen de una
organizacin (bases de datos, ERPs, ficheros de texto...), sobre los que suele ser
necesario aplicar una transformacin estructural para optimizar su proceso analtico.
Para ello se realiza una fase de extraccin, transformacin y carga (ETL) de datos. Esta
etapa suele apoyarse en un almacn intermedio, llamado ODS, que acta como
pasarela entre los sistemas fuente y los sistemas destino (generalmente un
datawarehouse), y cuyo principal objetivo consiste en evitar la saturacin de los
servidores funcionales de la organizacin.

La informacin resultante, ya unificada, depurada y consolidada, se almacena en un

datawarehouse corporativo, que puede servir como base para la construccin de
distintos datamarts departamentales. Estos datamarts se caracterizan por poseer la
estructura ptima para el anlisis de los datos de esa rea de la empresa, ya sea
mediante bases de datos transaccionales (OLTP) o mediante bases de datos analticas
(OLAP).

Los datos albergados en el datawarehouse o en cada datamart se explotan utilizando

herramientas comerciales de anlisis, reporting, alertas... etc. En estas herramientas
se basa tambin la construccin de productos BI ms completos, como los sistemas de
soporte a la decisin (DSS), los sistemas de informacin ejecutiva (EIS) y los cuadros
de mando (CMI) o Balanced Scorecard (BSC).

La Inteligencia de Negocio en los diferentes departamentos de

la empresa
En todas las empresas cada departamento acumula diferentes datos: sobre sus
clientes, sus inventarios, su produccin, sobre la efectividad de las campaas de
mrketing, informacin sobre proveedores y socios, adems de los datos que pueden
proveer del exterior, como los referentes a competidores. En este sentido, el Business
Intelligence puede realizar distintas aportaciones a cada departamento, siempre con el
objetivo de integrar y optimizar la informacin disponible en la organizacin:
Departamento

de

marketing

El BI permite identificar de forma ms precisa los segmentos de clientes y

estudiar con mayor detalle su comportamiento. Para ello se pueden incluir
anlisis capaces de medir, por ejemplo, el impacto de los precios y las
promociones en cada segmento.
Departamento

de

compras

El BI permite acceder a los datos del mercado, vinculndolos con la informacin

bsica necesaria para hallar las relaciones entre coste y beneficio. Al mismo
tiempo, permite monitorizar la informacin de cada factora o cadena de
produccin, lo que puede ayudar a optimizar el volumen de las compras.
Departamento

de

produccin

El BI proporciona un mecanismo que permite analizar el rendimiento de

cualquier tipo de proceso operativo, ya que comprende desde el control de
calidad y la administracin de inventarios hasta la planificacin y la historizacin
de la produccin.
Departamento

de

ventas

El BI facilita la comprensin de las necesidades del cliente, as como responder

a las nuevas oportunidades del mercado. Tambin son posibles anlisis de
patrones de compra para aprovechar coyunturas de ventas con productos
asociados.

Departamento

econmico-financiero

El BI permite acceder a los datos de forma inmediata y en tiempo real,

mejorando

as

ciertas

operaciones,

que

suelen

incluir

presupuestos,

proyecciones, control de gestin, tesorera, balances y cuentas de resultados.

Departamento

de

atencin

al

cliente

Aplicado a este mbito, el BI permite evaluar con exactitud el valor de los

segmentos del mercado y de los clientes individuales, adems de ayudar a
retener a los clientes ms rentables.
Departamento

de

recursos

humanos

Obteniendo los datos precisos de la fuente adecuada, el BI permite analizar los

parmetros que ms pueden afectar al departamento: satisfaccin de los
empleados, absentismo laboral, beneficio-hora/hombre etc.

Finalmente, en caso de aprovechar la integracin de la informacin con proveedores y

socios, el BI ofrece niveles de anlisis sobre cuestiones como nuevas oportunidades de
inversin, o nuevas ocasiones para la colaboracin con terceros.