OBJETIVO DEL PROCESO

P
L
A
N
E
A
R

ALCANCE

RECURSOS

PROVEEDOR

1- Direccionamiento Estratgico
2- Gestin de HSQ

H
A

1- Todos los procesos

2- Proveedores externos

H
A
C
E
R

3- Subproceso Gestin de Almacenes

4- Subproceso Gestin de Infraestructura

1- Todos los procesos

2- Proveedor Externo

1- Proveedor Externo
2- Construccin

1- Gestin del Talento Humano

Qu (Precisin del Control)

Cumplimiento de las caractersticas tcnicas y funcionales de las compras a realizar

Evaluacin y Reevaluacin de Proveedores

Control sobre la calidad de los productos, insumos, materia prima, herramientas, materiales, ser
compras adquiridas al proveedor

V
E
R
I
F
I
C
A
R

Control del mantenimiento correctivo y preventivo

Control de los equipos de seguimiento y medicin

INDICADOR

% de Proveedores Confiables

% de cumplimiento del plan de mantenimiento preventivo

ndice de Producto No Conforme identificado al proveedor

A
C
T
U
A
R

VERSIN

Elabor:

Cargo: Coordinador de Compras e Infraestructura / Almacenista

CARACTERIZACIN

1- Suministrar y controlar de manera adecuada las compras que son requeridas por los proceso
2- Suministrar y mantener una infraestructura adecuada para todos los procesos de la Organiza
3- Dirigir y controlar de manera adecuada el almacenamiento de productos, insumos, materiale

Este proceso comprende los subprocesos de: Gestin de Compras, Gestin de Infraestructura y

Fsicos / Tecnolgicos / Infraestructura

Papelera, equipos de oficina, software, hardware,

instalaciones, EPP, estantera, cajas, rtulos.

ENTRADA

1- Directrices del SGI (Matriz de requisitos del SGI, matriz de

requisitos legales y otros, Manual del SGI, Mapa de Procesos,
Panorama de Riesgos, presupuesto asignado a los procesos,
asignacin de Infraestructura fsica, tecnolgica y humana
para el SGI) / Acta de eleccin del Representante de la
Direccin del SGI / Organigrama / Manuales de Cargos y
Funciones / Canales de Comunicacin Definidos, Divulgados y
Controlados.
2- Documentacin y registros del S.G.I. en el Mdulo del
Sistema de Gestin Integral de la Organizacin / Listado
maestro de registros / Listado maestro de Documentos
internos y externos / Desempeo de S&SO

1- Nuevas Necesidades de Compra. "Requisicin de Compra"

"Orden de servicio"

2- Cotizaciones, Propuestas econmicas, Muestras, Portafolio

de servicios, documentos legales, reglamentarios u otros /
Factura de cobr
3- Desempeo del Proveedor / Reporte de Producto No
Conforme
4- Registros de Calibracin y/o verificacin de equipos de
seguimiento y medicin

1- Nuevas necesidades de planta fsica, equipos, maquinaria y

herramientas. "Solicitud de Mantenimiento"
2- Certificados de Calibracin y/o verificacin de equipos de
seguimiento y medicin

1- Productos, insumos, servicios, herramientas, materia prima,

fichas tcnicas de seguridad, especificaciones de productos /
Orden de Compra / Factura / Remisin / Producto No Conforme.
2- Solicitud de Materiales

1- Personal Competente

u (Precisin del Control)

ACTIVI

y funcionales de las compras a realizar

umos, materia prima, herramientas, materiales, servicios y dems

entivo

dicin

ACTIVIDADES D
INDICADOR

to preventivo

o al proveedor

Identificacin, tratamiento y control

CONTR
FECHA

a / Almacenista

CARACTERIZACIN GESTIN DE RECURSOS

compras que son requeridas por los procesos de la organizacin.

uada para todos los procesos de la Organizacin.
namiento de productos, insumos, materiales y los dems que sean requeridos por la organizacin.

n de Compras, Gestin de Infraestructura y Gestin de Almacenes

Financieros

Humanos

Presupuesto anual de la organizacin

Personal competente para la

ejecucin del proceso.

ETAPAS / ACTIVIDADES

Identificacin, implementacin y control sobre las directrices establecidas para el Sistema d

Gestin Integral

Gestin de Compras:
*
*
*
*
*

Identificacin de la Necesidad de Compra

Cotizacin
Seleccin de Proveedores
Ejecucin de Compra
Evaluacin y Reevaluacin de Proveedores

Gestin de Infraestructura:
* Plan de Mantenimiento Preventivo
* Atencin de solicitudes de Mantenimiento Correctivo
* Control de los Equipos de Seguimiento y Medicin (Calibracin y/o Verificacin de equipos)

Gestin de Almacenes:
*
*
*
*
*

Recepcin de Pedidos
Control de Calidad en la recepcin
Almacenamiento
Control de PNC
Control de Inventarios.

Gestin operativa del proceso

* Gestin del Personal del proceso.
ACTIVIDADES DE CONTROL
Quin (Responsable)

Cmo (Descripcin del C

Coordinador de Compras e
Infraestructura

1- Todo proceso que solicite una compra debe legalizar dicha s

requisicin de compra con el total de las especificaciones tcn
compra a adquirir. En caso que el Jefe de proceso solicitante no en
procesada.

2- Una vez recibida la requisicin de compra se procede con la se

creada para tal fin. Esta seleccin tiene como fin seleccionar al p
exigencias establecidas por la organizacin.

1- Semestralmente se realiza evaluacin de desempeo a tod

realizado compras durante ese periodo, esta evaluacin tiene c
tenido el proveedor en la compaa respecto a los productos comp
Coordinador de Compras e
Infraestructura

2- Si el proveedor obtiene en la evaluacin una nota inferior a

desempeo 3 meses despus de realizada la evaluacin, esto
tomado acciones de mejora para fortalecer aquellos aspectos que

3- El reporte tanto de la evaluacin como de la reevaluacin ser i

con el fin de que el mismo este enterado del control que se esta e

1- A la llegada de cada pedido requerido al proveedor el almac

calidad a lo suministrado por el proveedor, esto con el fin de c
insumos, suministros y dems hayan sido entregado en buen esta
Almacenista

2- Si el almacenista detecta PNC al proveedor, deber separarlo d

de evitar que el mismo sea usado por cualquier proceso, y tambi
tal manera que esta informacin sea tenida en cuenta para la eva

Coordinador de Compras e
Infraestructura

1- Se proyecta mantenimiento preventivo de manera anual para

los dems que sean necesarios a fin de garantizar que los mism
que la maquinaria, herramientas o equipos sean suministradas
mantenimiento efectuado de manera mensual.

2- Se atienden todas las solicitudes por concepto de mantenimie

de no obstaculizar el desempeo del proyecto que requiera el man

Coordinador de Compras e
Infraestructura

1- Si los equipos de seguimiento y medicin son propios de la emp

las actividades de verificacin y calibracin. Confirmando que
calibracin, los certificados de los patrones que fueron tomado
rotulados con le sello de la calibracin.

2- Si los equipos de seguimiento y medicin son subcontratados,

certificados de calibracin, los certificados de los patrones que f
debidamente rotulados con le sello de la calibracin.

ACTIVIDADES DE MEDICIN Y SEGUIMIENTO

FRMULA

FRECUENCIA

Total
proveedores
evaluados
con
calificacin igual o superior a 4 puntos /
Total proveedores Evaluados * 100

Semestral

Total actividades ejecutadas en las

fechas establecidas / Total actividades
programadas * 100

Anual

Productos no Conformes identificados al

proveedor

Trimestral

Identificacin, tratamiento y control de las acciones correctivas, preventivas y de mejora

CONTROL DE CAMBIOS

DESCRIPCI

Revis:

Cargo: Representante de la Direccin del SGI

Fecha

RECURSOS
Versin

requeridos por la organizacin.

RESPONSABLE DEL PROCESO

* Coordinador de Comp
* Almacenista

NTC ISO 9001/2008 - OSHAS 18001/2007

REQUISITOS DEL PROCESO

ES

ces establecidas para el Sistema de

NTC ISO 9001 4.1 / 4.2.1 / 4.2.3 / 4.2.4 / 5.3 / 5.4.1 / 6.3 / 6.4 / 7.4.1 /
7.4.2 / 7.4.3 / 7.5.3 / 7.5.5 / 7.6 / 8.2.3 / 8.4 / 8.5.1 / 8.5.2 / 8.5.3
OHSAS 18001 4.1/4.2/4.3/4.4/4.5.1/4.5.2/4.5.3/4.5.4

SALIDA

1- Necesidades de nueva documentacin, modificaciones

o aprobaciones / Registros del Proceso
2- Desempeo del proceso
3- Acciones correctivas, preventivas y de mejora
identificadas y tratadas
4- No Conformidades del Proceso
5- Nuevas necesidades de S&SO

1- Orden de Compra u orden de Pedido

2- Resultados de la Evaluacin y/o reevaluacin del
proveedor - Carta de resultados de la Evaluacin y/o
reevaluacin al proveedor

1- Planta Fsica, maquinaria, equipos, herramientas y

tecnologa segura y adecuada

/o Verificacin de equipos)

2- Registros de Calibracin y/o verificacin de equipos de

seguimiento y medicin

1- Materia Prima, Productos, Suministros, insumos,

materiales y servicios.
2- Reporte de Producto No Conforme

1- Nuevas necesidades de Personal, capacitacin y

desempeo del personal.

Cmo (Descripcin del Control)

Regis

e una compra debe legalizar dicha solicitud enviado al responsable de compras la

el total de las especificaciones tcnicas y de funcionalidad que debe cumplir la
que el Jefe de proceso solicitante no envi la informacin completa la solicitud no ser
Requisicin de Compra

sicin de compra se procede con la seleccin del proveedor aplicando la metodologa

leccin tiene como fin seleccionar al proveedor que cumpla con mayor precisin las
la organizacin.

liza evaluacin de desempeo a todos los proveedores a los cuales se les haya
ese periodo, esta evaluacin tiene como fin poder validar el cumplimiento que ha
ompaa respecto a los productos comprados.

Evaluacin y/o Reevaluac

en la evaluacin una nota inferior a 3,5, se le deber aplicar una reevaluacin de
us de realizada la evaluacin, esto con el fin de confirmar que el proveedor ha
Carta a proveedores
para fortalecer aquellos aspectos que hayan sido reportados como dbiles.

aluacin como de la reevaluacin ser informado en todos los casos al proveedor, esto
este enterado del control que se esta ejerciendo sobre el mismo.

edido requerido al proveedor el almacenista debe hacer una revisin de control de

por el proveedor, esto con el fin de confirmar de primera mano que los productos,
s hayan sido entregado en buen estado.
Orden de Compra

a PNC al proveedor, deber separarlo del bueno, rotularlo y devolverlo al mismo a fin Registro y Control de PNC
usado por cualquier proceso, y tambin debe reprtalo al subproceso de compras de
acin sea tenida en cuenta para la evaluacin y/0 reevaluacin del proveedor.

nto preventivo de manera anual para todos los equipos, herramientas, maquinaria y
1- Plan de Mantenimiento
arios a fin de garantizar que los mismos funciones de manera adecuada. En el caso
mientas o equipos sean suministradas por un contratista se les pide el registro de
2- Registro de Mantenim
e manera mensual.

3- Soportes entregados p
licitudes por concepto de mantenimiento correctivo en el menor tiempo posible a fin
mantenimiento realizado
mpeo del proyecto que requiera el mantenimiento

iento y medicin son propios de la empresa, se contrata un laboratorio para desarrolle

cin y calibracin. Confirmando que dicho proveedor entregue los certificados de
1- Certificados de Calibra
de los patrones que fueron tomados como referencia y los equipos debidamente
calibracin.
2- Certificados de verifica

iento y medicin son subcontratados, se le pide a dicho contratista que entregue los
3- Certificados de los pat
los certificados de los patrones que fueron tomados como referencia y los equipos
le sello de la calibracin.

MIENTO
META

FUENTE DE DATOS

>= 95%

Evaluacin de los proveedores

>= 95%

Plan de mantenimiento preventivo

DOCUMENTOS

* Ver listado maestro de

* Ver listado maestro de

<= 10

Registro y control de PNC

as, preventivas y de mejora

DESCRIPCIN DEL CAMBIO

Aprob:

Cargo: Gerente General

12/2/2011
2
P
H
V
A

ador de Compras e Infraestructura

nista

Legales - Reglamentarios,
Organizacionales, Cliente y Producto

Ver matriz de requisitos del SGI

Ver matriz de requisitos legales y otros de
S&SO

CLIENTE Y/O PARTES INTERESADAS

Del 1 al 5 - Gestin de HSQ

1 y 2- Proveedor Externo.

1- Todos los procesos

2- Subproceso de Gestin de Compras

1- Construccin
2- Subproceso de Gestin de Compras

1- Gestin del Talento Humano

Registro del control

n de Compra

n y/o Reevaluacin de Proveedores

oveedores

Compra
Control de PNC

Mantenimiento Preventivo

o de Mantenimientos ejecutados.

s entregados por el contratista sobre el

iento realizado.

ados de Calibracin

ados de verificacin.

ados de los patrones usados

DOCUMENTOS Y REGISTROS DEL SGI

do maestro de registros

do maestro de documentos internos y externos