Sistemas de Gestin Integrada

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PASOS A SEGUIR PARA LA IMPLEMENTACION DE UN SISTEMA

DE GESTIN O UN SISTEMA DE GESTIN INTEGRADO (SGI)
La implementacin de un Sistema de Gestin
Integrado (SGI) representa un paso muy
importante para una organizacin, razn por
la cual deber ser tomado con la mayor
seriedad posible.
As tambin, es necesario resaltar que la
implementacin de un SGI es una bsqueda
1.
1.1.

FASE 1: COMPRENSIN DE LA NORMA, EL SISTEMA DE GESTIN

REQUERIMIENTOS
Participacin de la Alta Direccin

El primer paso para implementar un SGI, lo

da la Alta Direccin, al decidir que la
organizacin debe seguir dicho rumbo. Sin
embargo y como es de esperar, la
responsabilidad directa de la implementacin
recaer sobre el Representante de la
Direccin, cuyo nombramiento depender
de la Alta Direccin, en funcin a las
caractersticas de la organizacin.
Cabe precisar que el personal integrante de
la Alta Direccin no deber ser ajeno a la
fase de implementacin, por el contrario, se
espera que participe activamente.
1.2.

Conocimiento de la Norma

Para lo cual no es necesario ser un gur en

la materia, sin embargo es recomendable
tener todos los conceptos y definiciones muy
claros, as como un ejemplar a la mano de la
2.
2.1.

para mejorar sustancialmente sus negocios.

Sin embargo, es necesario resaltar que la
alta direccin deber participar tanto en el
apoyo, as como el planeamiento del
desarrollo de todo el proceso. Todos los SGI
cuentan con herramientas y procesos a
seguir durante la fase de implementacin:
Y SUS

misma para evitar estancamientos durante la

fase de implementacin como resultado de
problemas de interpretacin. En este paso es
recomendable contar con asesoramiento de
personal que conozca a profundidad no
solamente de la norma, sino tambin de las
leyes y reglamentos de aplicacin sectorial
directa (PRODUCE, MINEM, MTC, DIGESA,
CONAM, etc.)
Tambin puede ser de gran beneficio tanto
para el personal que implementar
directamente el sistema como para la Alta
Gerencia y el Representante de la misma,
asistir a cursos de entrenamiento en donde la
capacitacin a impartir vayan desde
conceptos y definiciones bsicos, hasta
interpretaciones de la norma en situaciones
aparentemente no previstas. De ser el caso,
se pueden solicitar programacin de talleres
avanzados al respecto

FASE 2: IMPLEMENTACIN DEL SISTEMA DE GESTIN INTEGRADO

Revisar Opciones y Literatura
Adicional de Importancia

En esta etapa, existen dos posibilidades:

Implementar un SGI autodidcticamente,
para lo cual se puede encontrar en el
mercado gran cantidad de publicaciones que
permiten alcanzar dicho objetivo.
Una segunda posibilidad es contratar los
servicios de una empresa especializada en
Consultora y Asesora en Sistemas de
Gestin (SGI), la cual se encargar de
realizar
todo
el
procedimiento
de
implementacin del SGI; Debido a que los
Consultores son profesionales que han

dedicado gran parte de su desarrollo

profesional a la implementacin de SGI y
saben perfectamente lo que una compaa
debe hacer para alcanzar sus objetivos con
efectividad.
Los
Consultores
pueden
ayudarlo
significativamente durante el proceso de
implementacin y aconsejarlo para adaptar
mejor el sistema de tal forma que cubra todas
las necesidades de la empresa, y conseguir
el mayor provecho en su uso.
2.2.

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Familiarizar y Capacitar a todo el

Personal con relacin al Sistema
de Gestin

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Como parte del requerimiento de la norma, y

de modo tal que todo el personal se involucre
directamente con el SGI, es importante
difundir entre los trabajadores que es lo que
se esta haciendo y los objetivos que se
pretenden alcanzar, tratando temas como por
ejemplo: De qu se trata el SGI y qu
impactos positivos tendr en su trabajo
diario?
3.

FASE 3: CERTIFICACIN DEL SISTEMA DE GESTION INTEGRADO

Una vez que se ha concluido con la

implementacin del SGI y este se encuentra
a punto, y como garanta de su viabilidad a
largo plazo, es recomendable realizar una
Certificacin de Tercera Parte; para lo cual
se debe escoger una compaa certificadora.
En esta fase es recomendable considerar lo
siguiente:

Cobertura
compaas
cubren una
mientras que
mundo.

Geogrfica:
Algunas
certificadoras
solamente
pequea rea o regin,
otras operan en todo el

Experiencia en la Industria: Algunas

compaas certificadoras tienen asesores
con experiencia en todas las industrias,
otros cubrirn slo pocas.

Acreditacin:
Algunas
compaas
certificadoras operan sin acreditacin,
algunas tienen pocas, otras tienen
muchas acreditaciones - Cules quiere
usted y qu tan importante es para
usted?. Recordar que contra mejor
reconocida sea la Empresa Certificadora,
mayor valor tendr su certificacin

4.

Cabe precisar que los criterios para los

cursos de entrenamiento expuestos en el
item anterior, pueden ayudar mucho en esta
etapa. Aunque habitualmente los cursos se
desarrollan especficamente de acuerdo con
los requerimientos de la organizacin; esto
se puede hacer empleando un especialista
en capacitacin del personal.

Estructura de precios y tarifas: Algunas

compaas certificadoras cobran gastos
arriba de la cuota nominal, otras no. Es
recomendable que preste atencin al
costo total en varios aos, no solo el
costo en el primer ao.

De todo lo expuesto, es neceario precisar

que se tome el tiempo suficiente para
encontrar a la compaa certificadora que
mejor le cubra sus necesidades y
requerimientos.
La Etapa de Certificacin
Una vez que haya escogido una compaa
certificadora que cubra sus requerimientos y
necesidades, el proceso de certificacin
tpicamente consiste de los siguientes pasos:
1. Pre-auditrora (voluntaria
recomendable)

pero

muy

2. Auditora o Certificacin Inicial

3. Auditoras Contnuas
Cabe precisar que algunas compaas
certificadoras requerirn que vuelva a llevar a
cabo una auditoria de certificacin completa
despus de 3 aos.

FASE 4: MANTENER EN FUNCIONAMIENTO SU SISTEMAS DE GESTIN.

Luego de concluir con las tres fases

anteriores y considerando el gran esfuerzo y
trabajo invertidos, los beneficios no son
solamente internos. En esta etapa, la
organizacin debe hacer de conocimiento a
sus clientes que cuenta con un Sistema de
Gestin (SGI), lo cual puede otorgar
beneficios significativos a corto o inmediato
plazo.

Mejorar de manera continua su SGI. Como

en toda empresa, debe considerarse al SGI
como algo viviente lo cual necesita ser
continuamente mejorado para operar de
manera eficiente.
Esto se logra a travs de Auditorias
Internas continuas, lo cual permitir
conservar la certificacin con el transcurrir de
los aos.

Dentro de esta fase existe, si se quiere, otra

implcita la cual consiste en Mantener y

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