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INTRODUCCIN
OBJETIVO
El presente manual tiene por objeto describir el Sistema Integrado de Gestin Institucional
del Ministerio del Interior y del Fondo para la Participacin y el Fortalecimiento de la
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ALCANCE
El alcance del Sistema Integrado de Gestin Institucional - SIGI - cubre las principales
actividades que dan cuenta del objeto misional del Ministerio del Interior tales como:
Este alcance se enmarca en los requisitos establecidos en las normas ISO 9001:2008 y la
Norma Tcnica de Calidad NTC GP 1000: 2009.
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EXCLUSIONES
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El Ministerio del Interior de acuerdo con el numeral 1.2 de la Norma ISO: 9001: 2008 y 2.2 de
la NTC GP 1000: 2009 establece que cuando uno o varios requisitos no se puedan aplicar
debido a la naturaleza de la entidad, pueden considerarse para su exclusin. Por lo anterior
se ha decidido excluir el numeral 7.6 del Sistema de Gestin de la Calidad, debido a que el
Ministerio del Interior no utiliza dispositivos o equipos de medicin y de seguimiento para
medir la conformidad de sus productos frente a sus requisitos, sin embargo, cuenta con
mecanismos apropiados para realizar el control y seguimiento, para proporcionar productos y
servicios de calidad, los cuales se han planificado y sealado en los procedimientos que
describen los procesos y subprocesos, mapa de riesgos, plan de accin y dems
instrumentos utilizados por la entidad.
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DEFINICIONES1
NTCGP 1000:2009. Norma Tcnica de Calidad de la Gestin Pblica Bogot: ICONTEC, 2009. Numeral 3.
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Satisfaccin del cliente. Percepcin del cliente sobre el grado en que se han cumplido sus
requisitos.
Trazabilidad. Capacidad para seguir la historia, la aplicacin o la localizacin de todo aquello
que est bajo consideracin.
6 NORMATIVIDAD
LEYES
Ley 87 de 1993, por la cual se establecen normas para el ejercicio del control interno en las
entidades y organismos del estado y se dictan otras disposiciones.
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Ley 489 de 1998, por la cual se dictan normas sobre la organizacin y funcionamiento de las
entidades del orden nacional, se expiden las disposiciones, principios y reglas generales para
el ejercicio de las atribuciones previstas en los numerales 15 y 16 del artculo 189 de la
Constitucin Poltica y se dictan otras disposiciones.
Ley 872 de 2003, por la cual se crea el sistema de gestin de la calidad en la Rama Ejecutiva
del Poder Pblico y en otras entidades prestadoras de servicios.
DECRETOS
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Decreto 4110 de 2004, por la cual se reglamenta la ley 872 de 2003 y se adopta la Norma
Tcnica de Calidad en la Gestin Pblica.
Decreto 1599 de 2005, por el cual se adopta el Modelo Estndar de Control Interno para el
Estado Colombiano.
Decreto 4485 de 2009, por del cual se adopta la actualizacin de la Norma Tcnica de
Calidad en la Gestin Pblica
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Decreto 2482 de 2012, por el cual se establecen los lineamientos generales para la
Integracin de la Planeacin y la Gestin
OTRAS NORMAS
NTCGP 1000:2009, Norma Tcnica de Calidad de la Gestin Pblica Bogot.
ISO 9001:2008, Sistema de Gestin de la Calidad
Modelo Estndar de Control Interno MECI 1000:2005
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7 RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCIN
7.1 COMPROMISO DE LA DIRECCIN
El Ministro del Interior ha designado mediante Acto Administrativo al Jefe de la Oficina
Asesora de Planeacin como Representante de la Direccin para liderar el Sistema Integrado
de Gestin Institucional - SIGI, integrado por los Sistemas de Gestin de la Calidad, Sistema
de Desarrollo Administrativo y Sistema de Control Interno.
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Para la Gestin de los Recursos, se cuenta principalmente con los siguientes procesos y con
los procedimientos que los describen:
Planeacin y Direccionamiento
Gestin del Talento Humano
Gestin de Tecnologas de Comunicacin e Informacin
Gestin Documental
Gestin Contractual
Gestin de Recursos Administrativos y Financieros
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En el Ministerio del Interior acatamos la Constitucin Poltica Colombiana, las Leyes y las
Normas vigentes aplicables a las funciones asignadas.
Practicamos un estilo de direccin democrtico y participativo orientada a cumplir las
polticas, misin, visin, objetivos y metas institucionales.
Fomentamos el desarrollo del talento humano y el uso racional y transparente de nuestros
recursos para entregar productos y servicios de calidad con eficiencia, eficacia,
efectividad y trasparencia a nuestros clientes y partes interesadas.
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El cdigo de tica es otro instrumento previsto por la entidad para orientar el comportamiento
tico de sus servidores, el cual incluye la siguiente declaracin: Nosotros los abajo
firmantes, servidores pblicos del Ministerio del Interior, conocemos, asumimos y cumplimos
de manera responsable y consciente los principios, valores y directrices ticas establecidas
en el presente Cdigo de tica y nuestras actuaciones sern en todo acordes con los
mismos.
Estructura organizacional. Est compuesta por las funciones y objetivos (decreto 2893 de
2011), planta de personal (Decreto 2896 de 2011) y el manual de funciones, perfiles y
competencias (Resolucin 1725 de 2011). Adicionalmente se cuenta con las
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caracterizaciones y procedimientos del proceso de gestin del talento humano que permiten
la operacin de las actividades del mismo y facilitan la comunicacin de todos los que
participan en su desarrollo.
Comunicacin organizacional. Se cuenta con diferentes medios de comunicacin tales como
pgina web, correo electrnico, circulares, memorandos, oficios, carteleras y algunos comits
como el comit de gerencia, el comit sectorial de desarrollo administrativo, la comisin de
personal, entre otros, los cuales proporcionan espacios para que sus miembros puedan
socializar y tratar voz a voz, los diferentes temas de inters para la entidad.
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dichos servicios. Las herramientas bsicas utilizadas por la entidad para este contacto son
las encuestas que permiten medir el grado de satisfaccin del cliente.
7.3 POLTICA DE LA CALIDAD.
La entidad ha establecido la siguiente declaracin para expresar la poltica de calidad y de
Gestin Ambiental:
Poltica de la Calidad:
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con que cuenta la entidad; son entendidas por todos los servidores de la entidad y se revisan
para su adecuacin continua.
7.3.1 Aspectos Complementarios del MECI y SISTEDA
Este numeral se ve complementado por los elementos, acuerdos ticos, compromisos y
protocolos ticos y por las polticas de operacin del Modelo Estndar de Control Interno
MECI.
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7.4 PLANIFICACION
7.4.1 Objetivos de la Calidad y de Gestin Ambiental.
El Ministerio del Interior ha establecido los objetivos de la calidad y de Gestin ambiental
coherentes con la poltica de la calidad y de Gestin Ambiental, en el marco de su
Direccionamiento Estratgico, que se concreta con el Plan Estratgico Cuatrienal y el Plan de
Accin con una periodicidad anual. Estos objetivos se incluyen en los planes Estratgico y de
de Accin de la entidad, bajo el control y la medicin por parte de los niveles y dependencias
responsables, los objetivos referidos corresponden a los siguientes:
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Objetivos de calidad:
1. Fortalecer la gobernabilidad territorial y afianzar la relacin Nacin-Territorio.
2. Promover el respeto y garanta de los Derechos Humanos - DDHH y del Derecho
Internacional Humanitario DIH.
3. Promover la defensa, fortalecimiento y consolidacin de derechos de los Grupo tnicos y
Minoras.
4. Impulsar la participacin social y poltica de la ciudadana
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Misin
Ejercer la rectora y la coordinacin de las polticas pblicas para el fortalecimiento de la
democracia, la convivencia y la participacin ciudadana, el disfrute de los derechos y
libertades pblicas y el ejercicio pleno del Estado Social de Derecho. As como liderar la
articulacin de polticas orientadas al fortalecimiento de la descentralizacin y ser interlocutor
de los asuntos del interior en lo atinente a las relaciones polticas dentro de la Nacin, con el
Congreso de la Repblica, con las entidades territoriales y con los diferentes actores sociales
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Principios.
Los Principios ticos del Ministerio del Interior son:
Los recursos y bienes pblicos son para el servicio exclusivo del inters general.
El gran propsito de la gestin pblica es el mejoramiento de la calidad de vida de la
poblacin.
Valores.
Los valores ticos a los cuales se refiere el Cdigo de tica tienen como propsito
fundamental establecer un referente tico, para guiar las actitudes, prcticas y formas de
actuacin de los servidores pblicos del Ministerio del Interior.
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RESPETO. Reconocer, aceptar y valorar las cualidades del prjimo y sus derechos.
Implica reconocer en s y en los dems la condicin humana y sus obligaciones.
RESPONSABILIDAD. Cumplir integralmente y con empeo nuestras competencias y
deberes como servidores pblicos.
SOLIDARIDAD. Condicin del servidor pblico con la ciudadana y los compaeros de su
entidad para brindar asistencia y justicia social.
SERVICIO. Brindar la informacin y atencin oportuna de forma amable y eficaz a las
personas que necesitan de nuestra ayuda y colaboracin
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TOLERANCIA. Aceptar recprocamente las diferencias existentes entre las personas para
mantener una convivencia armnica en nuestra sociedad.
TRANSPARENCIA. Demostrar continuamente los resultados de nuestra gestin pblica
sin omitir detalle alguno
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As mismo con la Resolucin 1725 del 11 de agosto de 2011, se adopt el manual especfico
de funciones y competencias laborales, en el cual se encuentran previstos los perfiles, las
funciones y competencias de cada cargo existente en cada uno de los niveles jerrquicos de
la entidad.
7.5.1.1 Aspectos Complementarios del MECI y SISTEDA
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Accin con una periodicidad anual que junto con los proyectos de inversin permiten la
concrecin de los objetivos previstos en el Plan Estratgico Cuatrienal, el anteproyecto de
presupuesto y el marco de gasto de mediano plazo completan los instrumentos claves para
la provisin de los recursos, no solo para la implementacin y mantenimiento del Sistema
Integrado de Gestin Institucional, sino para la atencin de los dems temas misionales
propios de la entidad, estos documentos pueden consultarse en la pgina web en el link:
http://www.mininterior.gov.co/content/proceso-planeacion-y-direccionamiento
Otro recurso, quiz el ms importante en toda organizacin, es el denominado factor o
talento humano. El Ministerio a travs de la Secretaria General Subdireccin de Gestin
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Humana ha documentado tres (3) subprocesos con sus respectivos procedimientos, los
cuales describen el proceso de Gestin del Talento Humano, estos documentos pueden
consultarse en la pgina web en el link:
http://www.mininterior.gov.co/content/proceso-gestion-del-talento-humano
La infraestructura de la entidad est compuesta por cuatro (4) sedes y sus espacios de
trabajo ubicadas en las siguientes direcciones:
Los requisitos de los productos y servicios son establecidos por la normatividad vigente y se
involucran en los diferentes procesos misionales que la entidad desarrolla para el
cumplimiento de su Misin, el seguimiento se realiza a travs de las actividades de revisin o
comparacin durante el desarrollo de los procedimientos especficos para lograr el
cumplimiento de los objetivos.
Con relacin a la comunicacin con el cliente; la entidad cuenta con los siguientes
instrumentos que le permiten estar en permanente contacto con estos y dems partes
interesadas, como son:
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consultarse
en
la pgina
web
institucion/sigi/documentacion-sigi
en
el
link:
http://www.mininterior.gov.co/la-
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responsable de coordinar con los responsables de los procesos la atencin de las peticiones,
quejas, reclamos, denuncias y sugerencias, relacionadas con el objetivo misional.
El Grupo de Servicio al Ciudadano es una herramienta gerencial para el seguimiento y
mejoramiento continuo de los procesos; a travs de la efectiva atencin de las peticiones,
quejas, reclamos, sugerencias y denuncias de los ciudadanos; frente a los servicios o
productos que entrega el Ministerio del Interior. El procedimiento para la Atencin y
tratamiento de Peticiones, Quejas, Reclamos y Sugerencias, puede ser consultado en la
pgina web de la entidad en el link: http://www.mininterior.gov.co/content/procedimiento-parala-atencion-y-tratamiento-de-quejas-reclamos-y-sugerencias-tc-sc-p-01-v04
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http://www.mininterior.gov.co/content/proceso-de-seguimiento-y-control
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10.5 MEJORA
10.5.1 Mejora continua
Con base en los datos e informacin recopilada y analizada de conformidad con el numeral
10.4; los dueos de cada proceso y subproceso, la Oficina Asesora de Planeacin y la
Oficina de Control Interno; realizan las acciones de mejoramiento que se materializan en
acciones preventivas, correctivas o los llamados planes de mejoramiento, los cuales se
concretan con la implementacin de las acciones previstas.
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Este numeral se ve complementado por los elementos planes de mejoramiento por proceso y
controles del Modelo Estndar de Control Interno MECI.
11. Anexos
Anexo 01 Relacin de procesos, subprocesos y procedimientos del SIGI
12. CONTROL DE CAMBIOS
FECHA
CAMBIO
VERSIN
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30/09/2010
14/03/2012
04
05
92
06
93
25/11/2013
Elabor
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Revis y Aprob
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Diana P Bohrquez Hernndez
Profesional Especializado
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TRD: 1103.34.03
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