CNC Procedimiento Producto No Conforme VAF v.03

SGC - VAF
Procedimiento de
Producto No Conforme
Vicerrectora Administrativa y Financiera

UNIVERSIDAD DE SANTANDER
SGC - VAF
Sistema de Gestin de la Calidad VAF

PROCEDIMIENTO DE PRODUCTO NO
CONFORME
VAF-PR-001-UDES
FECHA: 25/03/15
Versin: 03
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1. PROPOSITO
Establecer las directrices para identificar y controlar las fallas en los servicios no
conformes, para prevenir la entrega o uso inadecuado, as como tambin las
autoridades y responsabilidades relacionadas con su tratamiento. En los diferentes
procesos y/o subprocesos que conforman el Sistema de Gestin de Calidad VAF 1 SGCVAF.
2. ALCANCE
El procedimiento aplica para todos los procesos, subprocesos y/o actividades que han
adoptado el Sistema de Gestin de la Calidad VAF, en las sedes de Bucaramanga,
Ccuta y Valledupar.
3. RESPONSABLE
Todo el personal que integra los procesos y/o subprocesos del SGC-VAF es
responsable por la aplicacin de este procedimiento; siendo el Coordinador de Calidad
el responsable de llevar el control de las no conformidades y productos no conformes.
4. DESARROLLO DEL CONTENIDO
La institucin debe asegurar que el producto que no sea conforme con los requisitos,
se identifique y se controle para prevenir su uso o entrega no intencional. Se hace
apertura de un Producto No Conforme (PNC), cuando:
Se compromete el cumplimiento de los requisitos del cliente tanto interno como
externo en la Universidad de Santander.
Algn requisito establecido en el proceso/subproceso no se cumpla o se omita.
Hay reclamo o queja de un cliente interno/externo debidamente justificada, a
travs de cualquier medio: verbal, telfono, escrito, y/o correo electrnico,
cumpliendo con el procedimiento de Quejas, Reclamos, Sugerencias o
Felicitaciones.
Reincidencia en la ocurrencia de una No conformidad.
Existan hallazgos en las Auditoras Internas y de seguimiento.
Los requisitos estn determinados en los procedimientos establecidos en cada
procesos/subproceso.
1
VAF, Vicerrectora Administrativa y Financiera
ELABORO
Ing. Liliana Jimena Naranjo Cepeda
Facilitadora SGC-VAF
REVISO
Ing. Gloria Liliana Osorio Avendao
Representante de la Direccin
APROBO
Dra. Omaira Nelly Buitrago Bohrquez
Vicerrectora Administrativa y
Financiera

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4.1 DESCRIPCIN
4.1.1 Identificacin de la No Conformidad o Producto No Conforme
Los lderes de los procesos y/o subprocesos, deben controlar el cumplimiento de los
requisitos establecidos, identificando aquellos productos o servicios que no cumplen,
con el fin de evitar su entrega final o uso no intencional por parte de los usuarios; al
identificarlo, el lder realizara la descripcin del hallazgo con el responsable de la
actividad generadora del producto no conforme en el formato VAF-FT-001-UDES.
Cuando se realiza la entrega del producto o servicio y el cliente lo rechaza, el lder del
proceso y/o subproceso debe atender el rechazo de forma inmediata; de no ser
posible la solucin, el lder trasladara el Producto No Conforme o la No Conformidad
al Comit de Calidad a travs de la Coordinadora de Calidad, para que en un tiempo
no superior a tres das determine la solucin o accin necesaria.
4.1.2 Toma de Accin
El lder de cada proceso y/o subproceso debe autorizar o determinar la accin
inmediata, que puede ser: concesin (previa autorizacin del cliente para entregar el
producto sin el cumplimiento de los requisitos); reproceso, reparacin, desecho,
liberacin (aplica al procedimiento), permiso de desviacin y registrarlo en el formato
VAF-FT-001-UDES.
Aquellos que tengan ms de una ocurrencia, se les debe determinar su tratamiento
segn lo establecido en el Procedimiento de Acciones Correctivas, Preventivas y de
Mejora.
4.1.3 Reporte del Producto No Conforme
El lder de cada proceso o subproceso
Conforme al Coordinador de Calidad.
es quien
debe reportar
el Producto No
El Coordinador de Calidad debe realizar un informe semestral consolidado y detallado

acerca de las No conformidades (NC) y los productos no conformes (PNC) atendidos
registrados en el formato VAF-FT-001-UDES y se enva una copia al Representante de
la Direccin para ser tenido en cuenta en la revisin por la direccin.
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REVISO
APROBO
Financiera

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4.1.4 Verificacin De Acciones Tomadas

El Coordinador de Calidad debe verificar el producto o servicio al cual se le aplic el
tratamiento definido, con el fin de demostrar su conformidad con los requisitos
establecidos, la verificacin y seguimiento se realizara de forma quincenal y se
registraran los comentarios del seguimiento en el formato VAF-FT-001-UDES y el
seguimiento a las acciones en el formato VAF-FT-002-UDES.
Si en la verificacin y seguimiento de las acciones se detectan que no han sido
eficaces, la Coordinadora de Calidad notificara al lder para que aplique nuevamente
el procedimiento ACPM.
4.1.5 Cierre de la No Conformidad y Archivo
La Coordinadora de Calidad realizara el cierre de la No Conformidad cuando las
acciones planteadas VAF-FT-002-UDES sean realizadas y eficaces, si es as, se registra
el cierre en el formato VAF-FT-001-UDES identificando la fecha. Una vez cerrada la
No Conformidad la Coordinadora de Calidad informa al Lder del Cierre de la No
Conformidad y proceden a realizar el archivo del registro de acuerdo a lo establecido
en el Instructivo Organizacin de Archivos de Gestin y Transferencia Documental
GED-IN-002-UDES.
ELABORO
REVISO
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5. FLUJOGRAMA
ACTIVIDAD
DESCRIPCION
RESPONSABLE
Dependencia
Cargo
REGISTROS
ELABORO
VAF-FT-001-UDES
Lder el proceso y/o

subproceso
VAF-FT-002-UDES
VAF-FT-002-UDES
y/o
REVISO
VAF-FT-001-UDES
Reporte del
PNC
VAF-FT-001-UDES
Se comunica al Coordinador de
Calidad el Producto No conforme
detectado.
Lder el proceso y/o

subproceso
Si el PNC corresponde a una

nueva ocurrencia, se aplica el
procedimiento ACPM, una vez
solucionado de inmediato el PNC.
Lder el proceso y/o

subproceso
Toma de
Acciones
Todos
los
procesos
subprocesos SGCVAF
Se evala el Producto No
Conforme y se determina la
accin pertinente que se debe
tomar para corregir la situacin
de forma inmediata, las acciones
pueden
ser:
Concesin,
Reproceso,
reparacin,
liberacin, desecho o permiso de
desviacin.
Todos los procesos y/o

subprocesos SGC-VAF
Identificacin
del PNC
Se registra en el formato de
Identificacin y Control de
Producto No conforme y de las
ACPM, haciendo una breve
descripcin y anlisis de lo
encontrado,
indicando
claramente la evidencia objetiva
que sustenta el PNC.
Todos los procesos

y/o subprocesos SGCVAF
INICIO
APROBO
Financiera

CONFORME
VAF-PR-001-UDES
Coordinador de Calidad
VAF-FT-001-UDES
VAF-FT-002-UDES
VAF-FT-001-UDES
GED-IN-002-UDES
SGC - VAF
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Lder el proceso y/o

subproceso
Cierre de la No
Conformidad y
Archivo
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Todos los procesos y/o

subprocesos SGC-VAF
Verificacin de
las Acciones
tomadas.
El
Coordinador
de
Calidad
verificara el PNC con el fin de
demostrar su conformidad, el
seguimiento se realizara de forma
quincenal.
Si en la verificacin y seguimiento
de las acciones se detectan que no
han sido eficaces, se notificara al
lder
para
que
aplique
nuevamente el procedimiento
ACPM.
La Coordinadora de Calidad
realizara el cierre de la No
Conformidad e informara al Lder.
Una vez cerrada la No conformidad
se realizara el archivo del registro
de acuerdo a lo establecido en el
Instructivo
Organizacin
de
Archivos
de
Gestin
y
Transferencia Documental.
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FIN
6. FORMATOS
Los formatos del Sistema de Gestin de la Calidad VAF creados para el desarrollo
de este procedimiento son:
Formato de IDENTIFICACIN Y CONTROL DE LOS PRODUCTOS NO CONFORME Y

ACPM, cdigo VAF-FT-001-UDES.
Formato de ESTADO DE LOS PRODUCTOS NO CONFORMES Y ACPM, cdigo VAFFT-002-UDES.
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7. DEFINICIONES
A continuacin se definen algunos significados importantes para tener en cuenta en
este procedimiento:
CONFORMIDAD: Cumplimiento de un requisito. (3.6 Trminos relativos a la
NO CONFORMIDAD: Incumplimiento de un requisito. (3.6 Trminos relativos a la
DEFECTO: Incumplimiento de un requisito asociado a un uso previsto o

especificado. (3.6 Trminos relativos a la Conformidad, NTC - ISO 9000)
CORRECCION: Accin tomada para eliminar una no conformidad detectada. Una

correccin puede realizarse junto con una accin correctiva, por ejemplo, un
reproceso o una reclasificacin (3.6 Trminos relativos a la Conformidad, NTC -
Conformidad, NTC - ISO 9000)

Conformidad, NTC - ISO 9000)
ISO 9000)
REPROCESO: Accin tomada sobre un producto no conforme para que cumpla

con los requisitos. (3.6 Trminos relativos a la Conformidad, NTC - ISO 9000)
REPARACION: Accin tomada sobre un producto no conforme para convertirlo

en aceptable para su utilizacin prevista. Al contrario que el reproceso, la
reparacin puede afectar o cambiar partes de un producto no conforme. (3.6
Trminos relativos a la Conformidad, NTC - ISO 9000)
DESECHO: Accin tomada sobre un producto no conforme para impedir su uso

inicialmente previsto. Ejemplos: Reciclaje o destruccin. (3.6 Trminos relativos
a la Conformidad, NTC - ISO 9000)
CONCESION: Autorizacin para utilizar o liberar un producto que no es conforme

con los requisitos especificados. Una concesin est generalmente limitada a
la entrega de un producto que tiene caractersticas no conformes, dentro de
lmites definidos por un tiempo o una cantidad de producto acordados. (3.6
Trminos relativos a la Conformidad, NTC - ISO 9000)
PERMISO DE DESVIACIN: Autorizacin para apartarse de los requisitos

originalmente especificados de un producto antes de su realizacin. Un permiso
de desviacin se da generalmente para una cantidad limitada de producto o
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para un periodo de tiempo limitado, y para su uso especfico.
relativos a la Conformidad, NTC - ISO 9000)
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(3.6 Trminos
LIBERACION: Autorizacin para proseguir con la siguiente etapa de un proceso.
EVIDENCIA OBJETIVA: Datos que respaldan la existencia o veracidad de algo.
VERIFICACION: Confirmacin mediante la aportacin de evidencia objetiva de

que se han cumplido los requisitos especficos. (3.8 Trminos relativos al
(3.6 Trminos relativos a la Conformidad, NTC - ISO 9000)

(3.8 Trminos relativos al examen, NTC - ISO 9000)
examen, NTC - ISO 9000)
VALIDACION: Confirmacin mediante el suministro de evidencia objetiva de que

se han cumplido los requisitos para una utilizacin o aplicacin especfica
prevista. (3.8 Trminos relativos al examen, NTC - ISO 9000)
REVISION: Actividad emprendida para asegurar la conveniencia, la educacin y

eficacia del tema objeto de la revisin, para alcanzar unos objetivos
establecidos. (3.8 Trminos relativos al examen, NTC - ISO 9000)
ELABORO
REVISO
APROBO
Financiera

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8. CONTROL DE CAMBIOS
VERSION
00
01
DESCRIPCION DEL CAMBIO
RESPONSABLE
FECHA DE
APROBACION
Versin Prueba
Liliana Naranjo
Facilitadora SGCVAF
16/09/2013
Cambio responsables
numeral 4.1.1/4.1.3
Liliana Naranjo C.
Patricia Pinzn B.
Amelia Gonzalez
Equipo Facilitador
SGC-VAF
Incluye tipo de correcciones

numeral 4.3
Actualizacin Flujograma de
acuerdo
a
las
modificaciones.
Gloria Liliana Osorio

A.
Representante de la
Direccin.
19/06/2014
Carmen Guerrero
Coordinadora
Calidad SGC-VAF
Cambio formatos
02
VAF-FT-001-UDES
VAF-FT-002-UDES
Esperanza Rojas
Coordinadora
Gestin
Documental
25/07/2014
Se elimina Pie de Pagina
ELABORO
REVISO
APROBO
Financiera

CONFORME
VAF-PR-001-UDES
03
FECHA: 25/03/15
Versin: 03
Se detalla y profundiza la
descripcin
de
las
siguientes actividades del
procedimiento: 4.1.1, 4.1.2,
4.1.3, 4.1.4 y 4.1.5.
Gloria Liliana Osorio

A.
Representante de la
Direccin.
Se eliminan los numerales

4.2, 4.3 y 4.4
Carmen Guerrero
Coordinadora
Calidad
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Reajuste del Flujograma.
ELABORO
REVISO
APROBO
Financiera

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ANEXOS
ELABORO
REVISO
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Financiera

CONFORME
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FECHA: 25/03/15
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Anexo 1. Formato de IDENTIFICACION Y CONTROL DEL PRODUCTO NO CONFORME Y DE

LAS ACPM VAF-FT-001-UDES.
ELABORO
REVISO
APROBO
Financiera

CONFORME
VAF-PR-001-UDES
FECHA: 25/03/15
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Anexo 2. Formato de ESTADO DEL PRODUCTO NO CONFORME Y DE LAS ACPM, VAF-FT-
002-UDES
ELABORO
REVISO
APROBO
Financiera

CNC Procedimiento Producto No Conforme VAF v.03

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VAF, Vicerrectora Administrativa y Financiera

Sistema de Gestin de la Calidad VAF

El Coordinador de Calidad debe realizar un informe semestral consolidado y detallado

Sistema de Gestin de la Calidad VAF

4.1.4 Verificacin De Acciones Tomadas

Sistema de Gestin de la Calidad VAF

Lder el proceso y/o

Lder el proceso y/o

Si el PNC corresponde a una

Lder el proceso y/o

Todos los procesos y/o

Todos los procesos

Sistema de Gestin de la Calidad VAF

Lder el proceso y/o

Todos los procesos y/o

Formato de IDENTIFICACIN Y CONTROL DE LOS PRODUCTOS NO CONFORME Y

Formato de ESTADO DE LOS PRODUCTOS NO CONFORMES Y ACPM, cdigo VAFFT-002-UDES.

Sistema de Gestin de la Calidad VAF

CONFORMIDAD: Cumplimiento de un requisito. (3.6 Trminos relativos a la

NO CONFORMIDAD: Incumplimiento de un requisito. (3.6 Trminos relativos a la

DEFECTO: Incumplimiento de un requisito asociado a un uso previsto o

CORRECCION: Accin tomada para eliminar una no conformidad detectada. Una

Conformidad, NTC - ISO 9000)

REPROCESO: Accin tomada sobre un producto no conforme para que cumpla

REPARACION: Accin tomada sobre un producto no conforme para convertirlo

Trminos relativos a la Conformidad, NTC - ISO 9000)

DESECHO: Accin tomada sobre un producto no conforme para impedir su uso

a la Conformidad, NTC - ISO 9000)

CONCESION: Autorizacin para utilizar o liberar un producto que no es conforme

Trminos relativos a la Conformidad, NTC - ISO 9000)

PERMISO DE DESVIACIN: Autorizacin para apartarse de los requisitos

Sistema de Gestin de la Calidad VAF

para un periodo de tiempo limitado, y para su uso especfico.

relativos a la Conformidad, NTC - ISO 9000)

LIBERACION: Autorizacin para proseguir con la siguiente etapa de un proceso.

EVIDENCIA OBJETIVA: Datos que respaldan la existencia o veracidad de algo.

VERIFICACION: Confirmacin mediante la aportacin de evidencia objetiva de

(3.6 Trminos relativos a la Conformidad, NTC - ISO 9000)

examen, NTC - ISO 9000)

VALIDACION: Confirmacin mediante el suministro de evidencia objetiva de que

REVISION: Actividad emprendida para asegurar la conveniencia, la educacin y

Sistema de Gestin de la Calidad VAF

DESCRIPCION DEL CAMBIO

Incluye tipo de correcciones

Gloria Liliana Osorio

Se elimina Pie de Pagina

Sistema de Gestin de la Calidad VAF

Gloria Liliana Osorio

Se eliminan los numerales

Reajuste del Flujograma.

Sistema de Gestin de la Calidad VAF

Sistema de Gestin de la Calidad VAF

Anexo 1. Formato de IDENTIFICACION Y CONTROL DEL PRODUCTO NO CONFORME Y DE

Sistema de Gestin de la Calidad VAF

Anexo 2. Formato de ESTADO DEL PRODUCTO NO CONFORME Y DE LAS ACPM, VAF-FT-

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