CICLOS TRANSACCIONALES Y SU RELACIN CON EL ESTADO DE

FLUJOS DE EFECTIVO
Para la preparacin de un Estado de Flujos de Efectivo se requiere la adecuada
interpretacin de los ciclos operativos y no operativos (Ciclos Transaccionales) de
una Organizacin para lograr su interrelacin de las diferentes cuentas del activo y
pasivo con las de Resultado, basndose en el manejo de la Administracin
Financiera y Operativa de una empresa, en la cual se maneja la primera en el ciclo
de Tesorera y los correspondientes ciclos de Adquisicin y Pago (segmentos de
compras y nmina) y de Conversin o Transformacin como efectivo pagado en la
Actividad Operativa o de Explotacin y especficamente el ciclo de Ingresos como
efectivo recibido en la Actividad Operativa o de Explotacin. Para una mejor
entendimiento de la filosofa de cada ciclo y si interrelacin con las actividades que
hacen parte de un Estado de Flujos de Efectivo (Operativa, Inversin y
Financiacin), se presenta la naturaleza y funciones de cada uno de ellos:
1. Ciclo de tesorera. Comprende el manejo de los fondos de la empresa; comienza con
el reconocimiento de los ingresos, incluye la distribucin del efectivo en las operaciones
corrientes y otros usos y termina con el retorno de ste a los inversionistas y acreedores.
2. Ciclo de adquisicin y pagos por compras. Se refiere a la adquisicin de activos
de capital, mano de obra, servicios y materiales a cambio de efectivo.
3. Ciclo de adquisicin y pago por nmina o personal. Se relaciona con las
erogaciones y transacciones en efectivo por los pagos de recursos humanos o
personal de mano de obra directa, indirecta y de administracin y ventas.

ACTIVIDADES DE LOS NEGOCIOS DE UNA EMPRESA

HECHOS ECONMICOS QUE SE

CONVIERTEN EN
TRANSACCIONES

CICLO DE
TRANSACCI
ONES

1- Se reciben fondos de capital de

inversionistas y acreedores
CICLO DE
TESORERA

2- Se invierten temporalmente
fondos de capital hasta que se
necesiten para las operaciones.
3- Se adquieren recursos
(mercancas y servicios) de
proveedores y empleados a cambio
de obligaciones de pago.
CICLO DE
ADQUISICIN
Y PAGO

4- Se pagan obligaciones a
proveedores y empleados.

5- Se retienen, usan o transforman

recursos.

CICLO DE
CONVERSIN

6- Se distribuyen recursos a
terceros a cambio de promesas de
pagos futuros.
CICLO DE
INGRESOS

7- Los terceros pagan los recursos

que les fueron distribuidos.

CICLO DE
REGISTRO E
INFORMACIN

Inversiones,
"propiedad, planta y
equipo", obligaciones
financieras, bonos,
capital, dividendos
por pagar.
Prstamos

FLUJOS DE EFECTIVO
ACTIVIDAD
RELACIONADA
CON EL
ESTADO DE
FLUJOS DE
EFECTIVO

DE INVERSIN
Y DE
FINANCIACIN

Cuentas por pagar,

proveedores, salarios
por pagar,
provisiones
estimadas,
impuestos por pagar,
materia prima, mano
de obra directa e
indirecta, gastos de
fabricacin
indirectos, gastos
operacionales de
personal y otros.

Inventarios en
proceso, terminados,
causaciones de
depreciaciones,
amortizaciones.

MTODO
DIRECTO O
INDIRECTO

ESTADO
DE FLUJOS
DE
EFECTIVO

DE OPERACIN
O DE
EXPLOTACIN

Ventas, cuentas por

cobrar clientes,
prestacin de
servicios y otros
ingresos
operacionales.

4.

Ciclo de conversin, produccin o transformacin.

Consiste en la
transformacin de los activos adquiridos en bienes y servicios para la venta,
incluyendo las causaciones por uso de los activos o amortizaciones.

5.

Ciclo de ingresos. Se refiere a la venta de bienes y servicios a terceros a cambio

de dinero.

6. Ciclo de informacin financiera. Comprende la preparacin de estados financieros

que resumen el resultado de las actividades del negocio a una fecha o por un perodo
determinado.
Hay un alto grado de interdependencia entre estos ciclos, aunque la incidencia de uno en
otro dependa del tipo de compaa o industria.

Cada ciclo comprende una o ms funciones, las cuales son tareas o segmentos de un
sistema que procesa de manera lgica las transacciones. En cada ciclo se utilizan ciertos
asientos contables, documentos y archivos. A continuacin se relacionan las funciones,
asientos contables y documentos tpicos de los ciclos descritos, los cuales pueden variar
segn la clase de empresa.
CICLO DE TESORERA
Introduccin

El ciclo de Tesorera de una empresa incluye aquellas funciones que tratan sobre la
estructura y rendimiento del capital.
Las funciones del ciclo de Tesorera se inician con el reconocimiento de las necesidades
de efectivo, continan con la distribucin del efectivo disponible a las operaciones
productivas y otros usos y se terminan con la devolucin del efectivo a los
inversionistas y a los acreedores.
La mayor parte de las funciones relacionadas con un ciclo de Tesorera pueden
efectuarse en la Tesorera de la empresa. Sin embargo, la Direccin Financiera, la
Contralora, Personal, por ejemplo, tambin pueden tener participacin. Es frecuente
que algunas funciones de la alta direccin estn encaminadas a la planeacin y control
financiero.
Funciones Tpicas

Las funciones tpicas de un ciclo de Tesorera podran ser:

-

Relaciones
con
sociedades
financieras y de crdito
Relaciones con accionistas
Administracin del efectivo y las
inversiones
Acumulacin, cobro y pago de
intereses y dividendos
Custodia fsica del efectivo y los
valores

Administracin
de
monedas
extranjeras
incluyendo
riesgos
cambiarios.
Administracin y vigilancia de la
deuda (principal e intereses)
Operaciones
de
inversin
y
financiamiento
Administracin financiera de planes
de beneficio a empleados
Administracin de seguros

Asientos contables comunes

Dentro del ciclo de Tesorera podramos distinguir los siguientes asientos contables
comunes:
-

Obtencin y pago de financiamiento

Emisin y retiro de acciones
Compra y venta de inversiones en
valores
Acumulaciones, cobros y pagos de
intereses y dividendos

Amortizacin de descuentos, gastos

y primas diferidos, en relacin con
deudas e inversiones
Cambios en los valores segn libros
de inversiones y deuda
Compra y venta de moneda
extranjera.

Formas y documentos importantes

Algunos ejemplos de formas y documentos importantes del ciclo de tesorera podran

ser:
-

Certificados
provisionales
de
acciones
Acciones emitidas
Obligaciones,
bonos,
papel
comercial
Acciones,
bonos
y
otros
instrumentos
adquiridos
como
inversiones
CICLO TESORERA
Movimientos interrelacionados por
variaciones del balance o saldo de
cuentas de resultado del perodo

ACTIVIDAD INTERRELACIONADA

OPERATIVA INVERSIN

Aportes de capital
Retiros de capital
Dividendos por pagar
Dividendos pagados
Donaciones recibidas en efectivo
Cuentas con accionistas o socios
Cuentas con sociedades relacionadas
Cuenta de Inversiones
Inversiones superiores a 90 das
Redencin de inversiones
Venta de inversiones

Propiedad, planta y equipo

Compra de activos fijos
Venta de propiedad, planta y equipo

Otras inversiones
Recuperacin de otras inversiones

Obligaciones financieras
Nuevas obligaciones financieras
Pagos de obligaciones financieras
Bonos por pagar
Emisin de bonos
Redencin de bonos
Otros prstamos recibidos
Cancelacin prstamos en efectivo
Ingresos de operacin

Ttulos de crdito como cheques,

pagars, cartas de crdito, etc.
Contratos de cambio de moneda
extranjera para entrega futura
Fideicomiso o Convenios para el
plan de beneficios a empleados
Plizas de seguro.

FINANCIACIN

x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x

Efectivo y
su
equivalente

x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x

CICLO DE ADQUISICIN Y PAGO POR COMPRAS

Introduccin

Debido a que en casi todas las empresas las funciones relacionadas con la nmina son
distintas de las funciones de compra, se ha considerado conveniente mostrar
separadamente dichas funciones en dos ciclos, para facilitar la revisin del control
interno del ciclo de egresos.

El ciclo de compras de una empresa incluye todas aquellas funciones que se requieren
llevar a cabo para:
-

La adquisicin de bienes, mercancas y servicios.

El pago de las adquisiciones anteriores.
Clasificar, resumir e informar lo que se adquirir y lo que se pag.

El ciclo de compras contiene la adquisicin y el pago de:

-

Inventarios
Propiedad, planta y equipo

Servicios externos
Suministros o abastecimientos

En este ciclo se clasifica la adquisicin de los recursos antes mencionados entre diversas
cuentas de activo y de resultados. En virtud de que existen diferencias en tiempo entre la
recepcin de los recursos y el pago de los mismos, deben considerarse tambin como
parte de este ciclo las cuentas por pagar y los pasivos acumulados derivados de la
adquisicin de dichos recursos.
Las funciones tpicas, asientos contables comunes, formas y documentos importantes,
etc., del ciclo de compras que se describen ms adelante, son aqullas que podran
considerarse como tpicas de este ciclo. Sin embargo, debe tomarse en cuenta que las
mismas debern servir tan slo como un gua general que oriente al auditor cuando lleve
la revisin del control interno, ya que la identificacin y determinacin de estas
funciones, asientos contables comunes, formas y documentos importantes, etc., se
deber efectuar para cada caso en particular.
Funciones tpicas

Las funciones tpicas de compras podran ser:

-

Seleccin de proveedores
Preparacin de solicitudes
compra
Funcin especfica de compras
Recepcin
de
mercancas
suministros

de
y

Control de calidad de las mercancas

y servicios adquiridos
Registro y control de las cuentas por
pagar y tos pasivos acumulados
Desembolso de efectivo

Asientos contables comunes

Dentro del ciclo de compras podramos distinguir los siguientes asientos contables
comunes:
-

Compras
Desembolso de efectivo
Pagos anticipados

Cuentas por pagar

Proveedores
Ajustes de compras

Formas y documentos Importantes

Ejemplos de formas y documentos importantes del ciclo de compras podran ser:

-

Requisiciones de compra

Ordenes de compra y contratos

Documentos de recepcin
mercancas
Facturas de proveedores
Notas de cargo y de crdito
CICLO DE COMPRAS
Movimientos interrelacionados por
variaciones del balance o saldo de
cuentas de resultado del perodo
Compras de materias primas
Compras de suministros y materiales
Inventarios de productos terminados
Proveedores
Cuentas por pagar servicios
Costo de Ventas, excepto gastos personal

de

Solicitudes de cheques
Recibos de servicios
Comprobantes de cheque

ACTIVIDAD INTERRELACIONADA

OPERATIVA INVERSIN

FINANCIACIN

Efectivo y
su
equivalente

x
x
x
x
x
x

Desembolsos para pagos ciclo compras

CICLO DE ADQUISICIN Y PAGO POR NOMINA O PERSONAL

Introduccin

El ciclo de nminas de una empresa incluye aquellas funciones que se requiere llevar a
cabo para:
-

La contratacin y utilizacin de mano de obra

El pago de mano de obra
Clasificar, resumir e informar lo que se utiliz y pag de mano de obra

El ciclo de nminas contiene la contratacin, utilizacin y pago de servicios personales

como por ejemplo nminas de mano de obra directa, mano de obra indirecta, ejecutiva,
administrativa, etc.
En virtud de que existen diferencias en tiempo entre la recepcin de los servicios del
personal y el pago de los mismos, estn relacionados como parte de este ciclo las
cuentas por pagar y pasivos acumulados derivados de la obtencin de dichos recursos.
Las funciones tpicas, asientos contables comunes, formas y documentos importantes,
etc., del ciclo de nminas que se describen ms adelante, son aqullas que podran
considerarse como tpicas de este ciclo. Sin embargo, debe tomarse en cuenta que las
mismas debern servir tan slo como una gua general que oriente al auditor cuando
lleve a cabo la revisin del control interno, ya que la identificacin y determinacin de
estas funciones, asientos contables, formas y documentos importantes, etc., se deber
efectuar para cada caso en particular.

Funciones tpicas

Las funciones tpicas de nminas podran ser:

Reclutamiento y seleccin de
- Registro, informacin y control de
personal
la nmina
Contratacin de personal
- Desembolso de efectivo
Llevar las relaciones laborales
- Promocin
y
evaluacin
de
Preparar informes de asistencia
personal.

Asientos contables comunes

Dentro del ciclo de nminas podramos distinguir los siguientes asientos contables
comunes:
-

Pago de nminas
Anticipos de sueldos y prstamos al
personal

Distribuciones de mano de obra

Otras prestaciones al personal
Ajustes de nminas

Formas y documentos importantes

Ejemplos de formas y documentos importantes del ciclo de nminas podran ser:

-

Solicitud de empleo
Contratos de trabajo
Informes de tiempo
Tarjetas de reloj
CICLO DE NMINA
Movimientos interrelacionados por
variaciones del balance o saldo de
cuentas de resultado del perodo

Cuentas por pagar salarios y prestaciones

Provisiones estimadas por gastos personal
Costo de ventas por mano de obra directa e
indirecta
Gastos de personal de administracin
Gastos de personal de ventas

Autorizacin de ajustes de nmina

Autorizacin de pagos especiales
Recibos de pago
Cheques.

ACTIVIDAD INTERRELACIONADA

OPERATIVA INVERSIN

FINANCIACIN

Efectivo y
su
equivalente

x
x
x
x
x

Desembolsos para pagos ciclo nmina

CICLO DE CONVERSIN, PRODUCCIN O TRANSFORMACIN

Introduccin

Muchos de los recursos adquiridos por una empresa se almacenan, se convierten, se

procesan, se montan o ensamblan o se utilizan en otra forma. Las funciones del ciclo de
produccin manejan recursos tales como inventarios, propiedades y equipo
depreciables, recursos naturales existentes, seguros pagados por adelantado y otros
activos no monetarios que se tienen para usarse en el negocio.
En un negocio de manufactura, montaje o proceso, la actividad ms importante del ciclo
de produccin es la obtencin de un artculo terminado mediante el uso de los recursos

adquiridos con ese propsito: materiales, mano de obra directa y elementos de costos
indirectos. El ciclo de produccin de una empresa de esa clase incluira el proceso y
movimiento de todos los recursos relacionados con los inventarios, hasta que los
productos terminados se transfieren a su almacn respectivo. Los embarques a clientes
son parte del ciclo de ingresos.
Las industrias usan distintos mtodos de contabilidad para determinar el costo de los
productos fabricados o vendidos. Muchos fabricantes utilizan sistemas sofisticados de
costos para valuar los recursos que se ponen en produccin, los artculos producidos y
las mercancas vendidas.
Otros utilizan un sistema de mercancas generales, basado en la comparacin de
inventarios fsicos para determinar el costo produccin y ventas.
Funciones tpicas

Las funciones tpicas de un ciclo de produccin podran ser:

-

Contabilidad de costos
Control de fabricacin
Administracin de inventarios

Contabilidad
de
maquinaria y equipo

inmuebles,

Asientos contables comunes:

Dentro del ciclo de produccin podramos distinguir los siguientes asientos contables
comunes:
-

Transferencias de inventarios (de

materia prima a proceso y a
producto terminado)
Aplicacin del costo de mano de
obra
Aplicacin de gastos de fabricacin
Depreciacin y amortizacin de
inmuebles, maquinaria y equipo y
otros costos diferidos

Variaciones
(incluyendo
desperdicios)
Cambios en el valor en libros de
inventarios, inmuebles, maquinaria,
equipo y otros costos diferidos.

Tambin se puede incluir como

asiento contable comn los retiros o
venta de inmuebles, maquinaria y
equipo

Formas y documentos importantes:

Algunos ejemplos de formas y documentos importantes del ciclo de produccin podran
ser:
-

Ordenes de produccin
Requisiciones de materiales
Tarjetas de tiempo (de mano de
obra)
Informe de produccin
CICLO DE TRANSFORMACIN
Movimientos interrelacionados por
variaciones del balance o saldo de
cuentas de resultado del perodo
Materias Primas
Mano de Obra Directa
Materiales y suministros
Gastos Indirectos de produccin
Productos en Proceso
Productos Terminados
Desembolsos por Gastos Indirectos

Informe de desperdicios
Hojas de trabajo de aplicacin de
gastos de fabricacin
Hojas de costo

ACTIVIDAD INTERRELACIONADA

OPERATIVA INVERSIN

FINANCIACIN

Efectivo y
su
equivalente

x
x
x
x
x
x
x

CICLO DE INGRESOS
Introduccin

El ciclo de ingresos de una empresa, incluye todas aquellas funciones que se requieren
llevar a cabo para cambiar por efectivo, con los clientes, sus productos o servicios. Estas
funciones incluyen la toma de pedidos de los clientes, el embarque de los productos
terminados, el uso por los clientes de los servicios que presta la empresa, mantener y
cobrar las cuentas por cobrar a clientes y recibir de stos el efectivo. En virtud de que el
ciclo de ingresos es el ciclo en que el control fsico y el derecho de propiedad sobre los
recursos se venden, la determinacin del costo de ventas es una funcin contable que
puede identificarse con el ciclo de ingresos.
Las funciones tpicas, asientos contables comunes, formas y documentos importantes,
etc., del ciclo de ingresos que se describen ms adelante, son aqullas que podran
considerarse como tpicas de este ciclo. Sin embargo, debe tomarse en cuenta que las
mismas debern servir tan solo como una gua general que oriente al auditor cuando
lleve a cabo la revisin del control interno, ya que la identificacin y determinacin de
estas funciones, asientos contables comunes, formas y documentos importantes, etc., se
deber efectuar para cada caso en particular.

Funciones tpicas

Las funciones tpicas de un ciclo de ingresos podran ser:

-

Otorgamiento de crdito.
Toma de pedidos.
Entrega o embarque de mercanca
y/o prestacin del servicio.
Facturacin.
contabilizacin de comisiones.
Contabilizacin de garantas.

Cuentas por cobrar.

Cobranza.
Ingreso del efectivo.
Ajuste a facturas y/o notas de
crdito.
Determinacin del costo de ventas.

Asientos contables comunes

Dentro del ciclo de ingresos podramos distinguir los siguientes asientos contables
comunes:
-

Ventas.
Costo de ventas.
Ingresos de caja.
Devoluciones y rebajas sobre
ventas.
Descuentos por pronto pago.
Provisiones para cuentas de cobro
dudoso

Cancelaciones y recuperaciones de
cuentas incobrables.
Gastos de comisiones.
Creacin de pasivos por el impuesto
a las ventas.
Provisiones para gastos de garanta.

Formas y documentos importantes

Ejemplos de formas y documentos importantes del ciclo de ingresos podran ser:

-

Pedidos de clientes.
Ordenes de venta y embarque.
Conocimientos de embarque.
Facturas de venta.
Notas de crdito por devoluciones y
rebajas sobre ventas.
Avisos de remesas de clientes.

Formas especiales para llevar a cabo

ajustes a cuentas de clientes.

CICLO DE INGRESOS
Movimientos interrelacionados por
variaciones del balance o saldo de
cuentas de resultado del perodo

ACTIVIDAD INTERRELACIONADA

OPERATIVA INVERSIN

Cuentas por cobrar clientes

Cuenta de Ventas
Ventas de contado
Prestacin de servicios
Intereses o rendimientos recibidos
Ingresos financieros
Otros ingresos operativos
Recaudos de cartera de crdito
Recaudos por prestacin de servicios

FINANCIACIN

x
x
x
x
x
x
x
x
x

Efectivo y
su
equivalente

x
x
x
x
x

CICLO DE INFORMACION FINANCIERA

Comprende la preparacin de estados financieros que resumen el resultado de las actividades del
negocio a una fecha o por un perodo determinado.
Funciones tpicas

1.
Preparacin de asientos de diario
2.
Registros en los libros de contabilidad
3.
Recoleccin de informacin suplementaria
para preparacin de informes
4.
Preparacin de informes
5.
Mantenimiento de los registros contables

Formas y documentos tpicos:

1.
2.

Comprobantes de diario
Estados financieros y otros anexos

Informacin de soporte
Cdigo de cuentas
1. Presupuestos
2. Libros de contabilidad
3. Registros auxiliares
Asientos contables comunes

1.
2.

Ajustes por inflacin

Eliminaciones y reclasificaciones, si es aplicable.