INFORME DE AUDITORIA INTERNA

AUDITORIA RELACIONADO CON LA ADQUISICION DE BIENES Y

SERVICIOS DE LA MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE PIURA
PERIODO 02 ENERO AL 31 DICIEMBRE 2013
I.- INTRODUCCION
1. ORIGEN DEL EXAMEN
El Examen Especial relacionado con la Adquisicin de Bienes y
Servicios, perodo del 02 Ene.2013 al 31 Dic.2013, de la Municipalidad
Provincial de Piura, se ha realizado en cumplimiento al Plan Anual de
Control para el ao 2014, aprobado mediante Resolucin de Alcalda
N 1119-2013-A/MPP del 29 Nov.2013 y Resolucin de Sub Contralor
N 069-2013-CG del 31.Dic.2013.
2. NATURALEZA Y OBJETIVOS DEL EXAMEN
La presente accin de control constituye un Examen Especial
relacionado con la Adquisicin de Bienes y Servicios, por el perodo del
02 Enero al 31 Diciembre 2013, cuyos objetivos son los siguientes:
- Establecer la eficiencia de los controles internos implementados para
cautelar el buen uso de los recursos pblicos en las adquisiciones de
Bienes y Servicios.
- Evaluar el proceso de adjudicacin de bienes y servicios con un
enfoque integral que comprende los requerimientos, evaluacin de
propuestas, adjudicacin, contratacin y conformidad de la cantidad y
calidad de los suministros incidiendo en los procesos de Licitacin de
mayor significacin econmica y en las exoneraciones de la modalidad

de Licitacin Pblica, otorgadas y en los procesos declarados

desiertos, sin descuidar las adjudicaciones directas.
3. ALCANCE DEL EXAMEN
El Examen Especial se enmarc dentro de las Normas de Auditora
Gubernamental (NAGU), y comprendi la evaluacin selectiva de la
documentacin relacionada con los diferentes procesos de seleccin
para

la

adquisicin

de

bienes

servicios

efectuados

por

la

Municipalidad Provincial de Piura, Cabe sealar que durante la Accin

de Control, se ha tenido limitaciones en cuanto a la informacin que
se ha solicitado a la Direccin de Logstica, la misma que atenda los
requerimientos con varios das de retraso, lo cual ha motivado que el
trabajo de campo sea ampliado en diez (10) das y disminuido los das
de elaboracin del Informe Final.
El Examen Especial abarc el perodo comprendido entre el 02 de
Enero al 31 de Diciembre del 2013 habindose incluido en el presente
Examen Especial, investigaciones dispuestas por el seor Alcalde, por
hechos suscitados en el presente ao 2014.
4. ANTECEDENTES Y BASE LEGAL
La Municipalidad Provincial de Piura, es una entidad con personera
jurdica de derecho pblico y goza de autonoma poltica, econmica y
administrativa en los asuntos de su competencia.
Su organizacin y funcionamiento se encuentra normado por la Ley
No. 23853, Ley Orgnica de Municipalidades y tiene como finalidad
planificar, ejecutar e impulsar un conjunto de acciones con el objeto
de proporcionar el desarrollo integral y armnico de su jurisdiccin.
La Municipalidad Provincial de Piura, para el cumplimiento de sus
funciones

cuenta

con

una

Estructura

Orgnica

Administrativa,

aprobada mediante Edicto Municipal No. 007-99-C/CPP de fecha

13.Ago.1999, la misma que est conformada por rganos de

Gobierno, rgano de Control, rganos de Asesoramiento y Apoyo, y

rganos de Ejecucin.
BASE LEGAL
Ley N 23853. Nueva Ley Orgnica de Municipalidades y sus
modificatorias.
Decreto Supremo No. 012-2013-PCM que aprueba el Texto nico
Ordenado de la Ley No. 26850 (Vigente a partir del 15.Mar..2013).
Decreto Supremo No. 013-2013-PCM que aprueba la Ley de
Contrataciones y Adquisiciones del Estado (Vigente a partir del
15.Mar.2013).
Decreto Legislativo No. 909-2000, Ley del Presupuesto del Sector
Pblico para el Ao Fiscal 2013.
Ley N 27573, Ley del Presupuesto del Sector Pblico Para el Ao
Fiscal 2014.
Ley N 27209, Ley de Gestin Presupuestaria del Estado.
Normas Tcnicas de Control Interno para el Sector Pblico
aprobadas con Resolucin de Contralora No. 072-98-CG.
Directiva N 005-2000-CONSUCODE/PRE, aprobada con Resolucin
N 068-2000-CONSUCODE/PRE (vigente para el primer trimestre
del ao 2013)
Directiva
No.

014-2013-CONCUSCODE/PRE,

aprobada

con

Resolucin No.119-2013-CONSUCODE/PRE, aprueban Directiva que

regula la Informacin que debe contener el Registro de Procesos
de Seleccin y sus Contratos a cargo de las Entidades del Sector
Pblico (vigente a partir de 2do trimestre del ao 2013)
Resolucin de Contralora No. 042-2013-CG que aprueba la
Directiva No. 005-2013-CG/OATJ que aprueban Directiva sobre la
Informacin que las Entidades deben remitir a la Contralora
General

de

la

Repblica

con

relacin

Contrataciones

Adquisiciones del Estado.

Resolucin de Contralora No. 092-2013-CG que modifica la
Directiva que establece la Informacin que las Entidades deben

remitir a la Contralora General con relacin a Contrataciones y

Adquisiciones del Estado.
Dec. Leg. N 276. Ley de Bases de la Carrera Administrativa y de
Remuneraciones del Sector Pblico.

5. COMUNICACIN DE HALLAZGOS
Durante el trabajo de campo se determinaron hallazgos de auditoria,
los mismos que en cumplimiento a la NAGU 3.60 Comunicacin de
Hallazgos de Auditora, fueron comunicados a los funcionarios, ex
funcionarios y servidores responsables, dndoles la oportunidad de
ejercer el derecho de defensa; por lo que sus aclaraciones y/o
comentarios recepcionados fueron evaluados por la Comisin de
Auditora y considerados en el presente informe.

6. MEMORANDUM DE CONTROL INTERNO

Durante la accin de control se emiti el Memorndum de Control
Interno, mediante el cual se inform al Titular de la entidad, las
deficiencias en los controles internos implantados en la misma; el
referido documento fue elevado al titular de la entidad a travs del
Oficio N 221-2014-DGAI/MPP de fecha 23 Dic.2014.

7. OTROS ASPECTOS DE IMPORTANCIA

Se precisa que las adquisiciones efectuadas para el Programa del Vaso
de Leche, correspondiente al ao 2014, fueron evaluadas en una
Accin de Control especfica en el presente ao.
De otro lado considerando que los montos pagados indebidamente
representan sumas no considerables, pero que devienen en perjuicio

econmico que afectan la economa de la Municipalidad, razn por lo

que se est reportando los mismos en el presente Examen Especial.

II. OBSERVACIONES
Como resultado del Examen Especial relacionado con la Adquisicin de
Bienes y Servicios, perodo 02 Ene.2013 al 31 DIC.2013, as como de
las investigaciones dispuestas por el Sr. Alcalde en relacin a hechos
suscitados en el presente ao, se han determinado las siguientes
observaciones:

1. LA DIRECCION DE LOGISTICA NO HA LLEVADO UN REGISTRO

DE

PROCESOS

DE

SELECCION

CONTRATOS,

POR

CONSIGUIENTE NO CUMPLIO CON REMITIR LA INFORMACION

REFERENTE A DICHOS PROCESOS AL CONSUCODE Y A LA
CONTRALORIA GENERAL DE LA REPUBLICA.
Situacin que se ha producido por un dbil control interno existente
en la Direccin General de Administracin y por la Direccin de
Logstica.
Lo expuesto constituye un riesgo potencial que la entidad sea
sancionada por no proveer de informacin para la Base de Datos del
CONSUCODE,

tal

CONSUCODE/PRE,

como

dispone

aprobado

con

la

Directiva

Resolucin

N
N

014-2013119-2013-

CONSUCODE/PRE, asimismo de parte de la Contralora General de la

Repblica, por no cumplir la entidad con lo dispuesto por este rgano
Superior de Control.

2.

PROCESOS

CRITERIO

DE

ADQUISICIONES

TECNICO,

PROVEEDORES

HA

LA

SON

REALIZADOS

SIN

SELECCIN

DE

INCUMPLIMIENTO

DE

INCORRECTA

ORIGINADO

CONTRATO.
Situacin que ha sido ocasionada por un deficiente control interno de
la Direccin de Logstica y falta de Supervisin de la Direccin General
de Administracin.
Lo

expuesto

ha

trado

como

consecuencia

que

al

no

haber

comunicado al PROMPYME el Proceso de Adquisicin a realizar, hubo

concurrencia limitada de postores, y los tres que se presentaron no
cumplan con los requisitos mnimos exigidos, lo que motiv a que
indebidamente se otorgue la Buena Pro y por consiguiente se
incumpliera el contrato en perjuicio de la comunidad beneficiaria, al
no cumplirse con los plazos establecidos en la ejecucin de la obra.

3.

HONORARIOS

S/.12,000.00

PROFESIONALES

FUERON

PAGADOS

POR

LA

SUMA

DE

INDEBIDAMENTE

SUPERVISORES AL NO HABERSE INICIADO LA EJECUCION DE LA

OBRA.
Habiendo sido originado por deficiencias en controles internos que no
permitieron que el Titular de la entidad tome conocimiento de la
irregularidad que se estaba produciendo con la autorizacin de la
Direccin Municipal.
Los hechos expuestos han trado como consecuencia un perjuicio
econmico a la entidad por el importe de S/. 12,000.00.

III. CONCLUSIONES
Como resultado del Examen Especial relacionado con la Adquisicin de
Bienes y Servicios, se ha llegado a las siguientes conclusiones:
1. Que la Direccin de Logstica no ha llevado el Registro de Procesos
de Seleccin y Contratos, en el cual se registran los procesos de
Licitacin Pblica, Concursos Pblicos, adjudicaciones Directas y
Adjudicaciones de Menor Cuanta, as como los contratos derivados de
estos procesos, y por lo consiguiente no se ha remitido la informacin
trimestral requerida por el CONSUCODE.
As mismo, no se ha remitido trimestralmente informacin a la
Contralora General de la Repblica, de los procesos de seleccin
culminados en el trimestre, situacin que transgrede el Reglamento
de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado, aprobado con
Decreto Supremo No. 013-2013-PCM, concordaste con la Directiva No.
014-2013-CONSUCODE/PRE aprobado con Resolucin No. 119-2013CONSUCODE/PRE; y la Directiva No. 005-2013-CG/OATJ aprobada con
Resolucin de Contralora No. 092-2013-CG.
(Observacin N 1).
2. Que, la Comisin Especial Permanente, realiz dos procesos de
adjudicaciones de Menor cuanta para adquirir agregados y ladrillos KK
para la obra Construccin Mdulos Villa Per - Canad, teniendo como
cronograma de los procesos las mismas fechas, no habindose
notificado a PRMPYME; adems en los expedientes de los procesos no
estn archivados las Cartas de las invitaciones realizadas.
Con relacin a la adquisicin de 107,100 ladrillos King Kong artesanal
de primera calidad de 24 x 14x 9 tipo caravista, se otorg la Buena

Pro al proveedor Representaciones y Constructora Cesar's S.A.,

asignndole en el Cuadro de Necesidades 43 puntos y que segn Libro
de Actas, dicho postor slo alcanz 39 puntos, otorgndole la Buena
Pro, por su oferta de S/. 19,063.80.
El contrato se suscribi despus de 25 das de otorgada la Buena Pro,
y segn las Bases despus de un da de otorgada la Buena Pro, debi
suscribirse.
Una parte del ladrillo, es decir 8,500 unidades fue entregada despus
de 21 das de firmado el contrato, es decir el 12.Jul.2013, sin embargo,
en su propuesta era despus de 5 das, y es con fecha 18.Jul.2014,
que el Director de Logstica le otorga 24 horas para entregar el
material faltante, ante el cual el proveedor solicit la resolucin del
contrato y que se le cancele los ladrillos que ya haba remitido, y
procedindose a aplicar la multa correspondiente y el pago de la
diferencia, sin haberse emitido la Resolucin de Alcalda por la
resolucin del contrato, ni mucho menos se ha efectuado el trmite
correspondiente

para

el

resarcimiento

de

daos

perjuicios

ocasionados por el incumplimiento del contrato.

Los hechos expuestos han trasgredido los Arts. 45, 50 y 93 del
Texto Unico Ordenado de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del
Estado, as como los Arts. 3 y 38 del Reglamento de la mencionada
Ley.
(Observacin N 2).
3. Que el Director de Infraestructura, Ing. Alejandro Pasache Boyer
solicit a la Direccin Municipal, la contratacin de los profesionales
Arq. Ruy David Pardo Neumann y del Ing. Carlos Adolfo Barrantes
Prez, como Inspector e Inspector Adjunto respectivamente, de la

obra:

Construccin

Puestos

de

Venta

Mercado

Minorista

"Las

Capullanas", sin que la Buena Pro de la mencionada obra quede

consentida, ni mucho menos se iniciase su ejecucin. La contratacin
fue autorizada por el Director Municipal, Sr. Jacob Barrantes Arrese,
quien tambin dispuso el pago de honorarios en S/. 3,000.00 a cada
profesional, a partir del 01 Set.2014, no obstante a esa fecha el
honorario que venan percibiendo los supervisores era de S/. 1,800.00,
y que solo se designaba un supervisor por obra, contrataciones que
eran autorizadas con Resolucin de Alcalda, pero que en el presente
caso se omiti. La obra se inici el 12.Nov.2014 segn Acta de Entrega
de Terreno y es el mismo Director de Infraestructura Ing. Alejandro
Pasache Boyer, quien solicita nuevamente a la Direccin Municipal,
mediante Informe No. 1618-2014-DI/MPP de fecha 28 Oct.2014 que se
designe como Inspector al Arq. Ruy David Pardo Neumann a partir del
17.Oct.2014, sin mencionar que dicho profesional supuestamente ya
vena prestando servicios desde el 1 Set.2014, accin esta que se
omiti con la finalidad de sorprender al titular a fin de que autorice la
contratacin y no tomar conocimiento que dicho profesional ya vena
laborando desde antes del inicio de la obra; no solicitando dicha
autorizacin para el Ing. Carlos Barrantes Prez igualmente con la
finalidad de que el titular no tome conocimiento de que se estaba
contratando indebidamente a un Inspector Adjunto, y an ms antes
del inicio de la obra, acciones que la Direccin de Infraestructura en
coordinacin con el Director Municipal, y sin conocimiento del titular.
Los pagos por los honorarios se efectivizaron con la presentacin de
sus Informes de actividades presentados por los mencionados
Inspectores, habiendo informado ambos las mismas actividades, y es
ms los documentos (informes) son similares en cuanto a fondo y
forma,

estn

aprobados

por

el

Director

de

Infraestructura,

habindose pagado por los meses de Septiembre y Octubre el monto

de S/. 6,000.00 a cada Inspector, lo cual resulta un pago indebido por

no haber laborado en dichos meses, al no iniciarse la obra, y que las
actividades que supuestamente indican haber realizado no justifican
el pago efectuado; presumindose adems que dichos profesionales
tampoco laboraron en los meses de Noviembre y Diciembre del
presente ao, al no ser ubicados en obra, ms an se encontr
supervisando dicha obra al Ing. Arturo Coronado Peralta, acciones que
han trasgredido lo dispuesto en el Art. 3 del Texto nico Ordenado de
la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado; y los Arts. 148 y
149 del Reglamento de la mencionada Ley.
Del mismo modo se ha contravenido el Art. 14, numeral 14.2 del
Captulo II de la Ley N 27573, Ley del Presupuesto del Sector Pblico
para el Ao Fiscal 2014.
(Observacin N 3).
IV. RECOMENDACIONES
Teniendo en consideracin las Observaciones y Conclusiones y en mrito
a las atribuciones contenidas en el Art. 15 inciso b) y f) de la Ley
Orgnica del Sistema Nacional de Control y de la Contralora General de
la Repblica, aprobado con Ley N 27785, y con el fin de coadyuvar a la
gestin en el logro de los Objetivos y Metas, consideramos pertinente
efectuar las siguientes Recomendaciones:

AL CONCEJO MUNICIPAL:
1. Que, la Direccin Municipal disponga que la Direccin de Logstica,
bajo responsabilidad implemente el Registro de Procesos de Seleccin y
Contratos en el cual deben registrar todos los procesos de Adjudicacin
que se realizan, as como los contratos derivados de los mismos, en

cumplimiento al Reglamento de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones

del Estado.
(Conclusin No. 1)

2. Que, la Direccin de Logstica cumpla con remitir la informacin sobre

los procesos de seleccin al Consejo Superior de Contrataciones y
Adquisiciones del Estado - CONSUCODE y a la Contralora General de la
Repblica, dentro de los plazos establecidos, en cumplimiento a la
normatividad legal vigente
(Conclusin No. 1)

3. Que, los Comits Especiales al llevar acabo los procesos de seleccin,

den cumplimiento estricto a las normas y disposiciones que regulan
dichos procesos, as como el cumplimiento irrestricto de las bases que se
formulan para llevar acabo los mismos. As mismo dichos Comits antes
de proceder a invitar a los postores, verifiquen formalmente su
constitucin, a fin de evitar contratar con proveedores que vienen
desarrollando actividades sin contar con la Autorizacin Municipal
correspondiente
Conclusin No. 2)
4. Que, la Direccin General de Asesora Jurdica, inicie el trmite
correspondiente para recuperar el importe de S/. 12,000.00 ms los
intereses legales pagados al Inspector e Inspector Adjunto de la Obra:
Construccin de Puestos de Venta Mercado Minorista Las Capullanas,
por no haber laborado en la obra mencionada.
(Conclusin No. 3)

5.Que, la Alta Direccin en la designacin de los Comits Especiales

tenga en consideracin la idoneidad de los profesionales que lo
integraran, a fin de salvaguardar los intereses de la Municipalidad y la
buena imagen que debe proyectar a la comunidad.
(Conclusin No. 3)
6. Que, la Alta Direccin disponga que la Direccin de Desarrollo
Institucional en coordinacin con la Direccin General de Administracin
y la Direccin de Logstica, elaboren Manuales de Procedimientos para
llevar acabo cada uno de los Procesos de Seleccin, a fin de evitar en lo
posible se susciten errores o hechos irregulares.
(Conclusin No. 1 y 3 )
7. Que, se establezca el grado de responsabilidad administrativa y se
aplique las sanciones que correspondan a los funcionarios y ex
funcionarios comprendidos en las observaciones Nos. 01, 02 y 03).
(Conclusin No. 1, 2y 3)

San Miguel de Piura, Diciembre 31 del 2014.