CAPITULO 1

Proyecto de Registros de Inventarios

Integrantes: Claudia Muoz , Denisse Caldern , Sebastian

Pincheira

1.

Descripcin de la Industria
1. rea de salud.
Dentro del rea de salud en los ltimos aos, el crecimiento del presupuesto
entregado para la adquisicin de activos no financieros ha ido en un aumento
sostenido por el costo de los equipos, como la automatizacin de algunos
procesos para la mejor atencin de los pacientes, por lo tanto es de suma urgencia
implementar software dedicado al registro y salidas de equipos, mobiliarios
distribuidos en diferentes reas. Ya que al igual del aumento en la compra de
equipos, el hurto o robo de especies tambin se ha hecho presente, por lo tanto
hay que llevar un registro claro y verdico el cual no deje dudas.
Figura N1.1 Gasto pblico en salud respecto del PIB* (pesos 2014)

2. Qu es un activo fijo?
Los activos fijos se definen como los bienes que una empresa utiliza de manera continua
en el curso normal de sus operaciones; representan al conjunto de servicios que se
recibirn en el futuro a lo largo de la vida til de un bien adquirido.
Para que un bien sea considerado activo fijo debe cumplir las siguientes caractersticas:

1. Ser fsicamente tangible.

2. Tener una vida til relativamente larga (por lo menos mayor a un ao o a un ciclo
normal de operaciones, el que sea mayor).
3. Sus beneficios deben extenderse, por lo menos, ms de un ao o un ciclo normal de
operaciones, el que sea mayor. En este sentido, el activo fijo se distingue de otros activos
(tiles de escritorio, por ejemplo) que son consumidos dentro del ao o ciclo operativo de
la empresa.
4. Ser utilizado en la produccin o comercializacin de bienes y servicios, para ser
alquilado a terceros, o para fines administrativos. En otras palabras, el bien existe con la
intencin de ser usado en las operaciones de la empresa de manera continua y no para
ser destinado a la venta en el curso normal del negocio.
Es importante aclarar que la clasificacin de un bien como activo fijo no es nica y que
depende del tipo de negocio de la empresa; es decir, algunos bienes pueden ser
considerados como activos fijos en una empresa y como inventarios en otra. Por ejemplo,
un camin es considerado como activo fijo para una empresa que vende artefactos
elctricos si es que lo usa para entregas de mercadera; pero es considerado como un
inventario (para ser destinado a la venta) en una empresa distribuidora de camiones.
2. reas Funcionales de la industria o Sub-industria
1. Area Funcional de Finanzas
La tercera rea es la de FINANZAS, que se encarga del manejo, obtencin,
distribucin, conservacin de recursos monetarios. Tiene las siguientes funciones
o departamentos:
Contabilidad: para registrar, clasificar las operaciones de la empresa en trminos
monetarios utilizando diferentes herramientas de registro como la Balanza
General, Estado de Resultados y Balances de Comprobacin.
Tesorera: para llevar la custodia de efectivo y valores, ingresos y egresos,
polticas financieras y toma de regiones sobre inversiones. 3. Costos: para
controlar la adquisicin de materia prima, mano de obra y gastos directos e
indirectos para poder determinar utilidades. 4. Contralora: Para salvaguardar
bienes y verificar la exactitud de datos a travs de auditoria interna y externa.

3. Situacin Actual
1. Ingreso y salida de los activo fijos
En la actualidad hemos observado que varios establecimientos del rea de la salud,
llevan un registro de los activos, pero de manera muy rudimentaria llena de limitaciones
en planillas Excel mayormente y los un poco ms expertos en base de datos Access con
formularios de consulta.
Donde los cdigos de ingresos muchas veces se repiten por no tener las validaciones
necesarias, y las salidas se borran de manera definitiva o se lleva una planilla anexa para
el registro de las ms mismas
2. Contabilizaciones
Todas las contabilizaciones se hacen manualmente donde el funcionario a
cargo compara la informacin una a una de cada activo buscando archivadores y
carpetas, luego ejecuta contabilizaciones respecto a los estndares establecidos.
No existe reportabilidad que recopile la informacin automatizada.
3. Plataforma
Los programas actualmente se manejan de manera local en el equipo del
encargado de inventarios, l debe registrar todo manualmente para luego
ingresarla en sus planillas no existen validaciones de datos y si el necesita alguna
consulta de algn activo que este fuera de su lugar l debe volver a su oficina para
efectuarla.
4. Reportabilidad

Al ejecutar un inventario, se debe dejar un certificado que acredite los que se

encuentra en el lugar dejando a una persona que trabaje ah a cargo de los activos
, hoy eso se ejecuta de manera manual en planillas Excel o Word.
Adems agregar que se hace difcil detectar los activos, ya cumplieron su vida til
o entregar informacin detallada del costo actual de cada activo, todo eso se
realiza manualmente buscando la informacin en archivadores o carpetas para
luego ingresarla en una planilla Excel. La cual una vez que se enva no se le hace
un seguimiento posterior hasta que nuevamente se solicite.

4. Problemticas:
Como sabemos en este sistema de salud, hemos visto que se encuentra un dficit
en la gestin de los activos fijos, esto quiere decir que, uno de los principales
problemas es la prdida de informacin ya que no se encuentra claro. Esto
ocurre porque tiene gran cantidad de datos antiguos y no se encuentran
almacenados en forma ordenada y precisa, existiendo adems, ausencia de
informacin. Por otro lado, no hay un sistema completo que ordene la
documentacin, que sea seguro, rpido y fcil de manejar, no hay un sistema que
tenga el control efectivo de las actividades de la organizacin, la integracin de los
cargos fijos que necesitan las diferentes reas.
Uno de los mayores problemas es su base de dato ya que es muy bsica no
cumple con los mnimos requerimientos o estndares de nuestra institucin ,
pierden fechas de entrega de elementos, no tiene los inventarios actualizados por
si fuera poco es muy difcil buscar una informacin especfica ya que todo esto es
de manera manual ,hay poca comunicacin con la gerencia ya que los gerentes
no le tienen confianza al software por los sin nmero de errores que hoy presenta

La persona encargada de hacer este trabajo no alcanza a cumplir todo el trabajo

que debe realizar, menos an sin un sistema computacional que lo apoye.
Administrativamente ya se encuentra sobrepasada y carece de directivas, o reglas
que acoten y definan exactamente los alcances de su labor. Un sistema
computacional no llenara los vacios administrativos pero al menos sera un gran
impulso para ordenar el trabajo del encargado y para ayudar a la organizacin a
ordenar su informacin y encauzar para el apoyo a la gestin y mejorar los
procesos que permitan un desarrollo ms eficiente.

Por lo ya mencionado,las principales necesidades son ;

Entrada de informacin : proceso en el cual toma los datos que requiere.

Almacenamiento de informacin : Esta es una de las actividades mas

importantes que tiene el
sistema ya que a travs de esta el sistema puede
recordar la informacin de alguna sesin o procesos anteriores

Salida de informacin : Es la capacidad del sistema para sacar la informacin

procesada

Que proporcione informacin de apoyo : Esto servir para la toma de

decisiones por parte de la gerencia, ya que en este momento es no existe

Preparacin inmediata de informes : Los informes o documentos se deben

producir automticamente de manera online para que sea ms rpido y seguro
Preparar una buena base de datos : la base de datos debe ser capaz de :

Guardar informacin
Presentar la informacin de manera correcta
Mostrar validaciones
Eliminar informacin
Llevar un conteo de formularios

Diseo del sistema : El diseo debe ser atractivo y contener una interfaz amigable
y sobre todo ayudar a mantener el orden de los archivos
Las contabilizaciones : deben dejar de ser manuale ya que esto desorganiza y
hace ms difcil mantener informacin importante
Seduridad :

5. Objetivo del Proyecto

1. Objetivo General
Disear, desarrollar e implementar un sistema de informacin que permita llevar el
registro de Activos y donaciones el control de las entradas y salidas de los
mismos. Tambin apoyar al rea contable en la deteccin de posibles fallas de
equipos, optimizando la reportabilidad, el registro ms automatizado y fidedigno.
Este proyecto es desarrollar un software que permita el buen funcionamiento, un
sistema online que pueda hacer, validaciones de los documento que se requieran ,
publicar informacin detallada sobre los procesos que se realizan de las distintas
reas ,verificar si lo requerido fue entregado y debe tener una informacin
detallada, ordenada y eso tendr que esta todo en lnea as se podr sacar la
informacin ms rpida y segura
1.5.2 Objetivos Especficos

Objetivos especficos:
1. Mantener un buen funcionamiento esto quiere decir que se deber designar una
persona para que haga
constantes seguimientos al sistema online ya
que en el caso de que se caiga el servidor o tenga otras complicaciones.
2. Recuperar y recopilar la informacin disponible actualmente sobre los cargos fijos de
las distintas reas ya que no siempre son las mismas ni la misma cantidad eso depender
de cada departamento
3. Recopilar las actividades o requerimientos de cada rea a partir de esta hacer un
anlisis de la situacin y designar al sistema sus funciones para llevarlas a cabo
4. El sistema cada vez que ingrese una informacin y realice la actividad deber hacer
una validacin para saber si se cumpli o fue aceptada la peticin as se asegurar un
funcionamiento ms ordenado
5. Mantener la base de datos es muy importante ya que se encontrara la informacin
para esto deber estar a cargo una persona capacitada para realizar esta tarea . Deber
manejar la informacin de las reas y llevar conteos de los cargos fijos , deber buscar
informacin , resumir informacin , permitir guardar gran cantidad de informacin y
estar bien organizado
6. El sistema deber ser fcil de utilizar ya que cualquier persona encargada podra ir y
solicitar un documento
7. Habr acceso directo con la gerencia ya est tomar decisiones basadas a los
registros validaciones y presupuestos que estn almacenados en la base de dato del
sistema es por este motivo que tendr una sesin especial
8. El sistema realiza reportes automticos donde aporta con la informacin requerida ya
que anteriormente el programa se manejaba de manera local

9. El sistema hace un conteo de los cargos fijos , los valida y ingresa la informacin a la
base de dato .Deja la informacin guardada y va haciendo un inventario por s mismo
10. Sistema tiene un encargado para disear el sistema
11. Agilizar el proceso de bsqueda de informacin de las distintas reas ya que existen
distintas demandas y peticiones y con distintas fechas , este sistema de bsquedas
ayudar a mantener el orden y estar ms informados
12. La creacin de usuarios a los socios para que estos puedan visualizar de manera online
su informacin
13. resguardar costos y verificar el nivel de donaciones , esto es importante para la
gerencia ya que de ellos dependen los costos finales y los tipos de materiales

6. Solucin Propuesta
La solucin que nosotros proponemos, es un sistema online o red, el cual podr
registrar los activos fijos los activos fijos son:
Dando de baja: los mismo activos fijos y entregando reportes automticos para una mejor
gestin, Que es lo que ellos necesitan y lo que nosotros nos enfocaremos y as poder
darles una mejor calidad y funcionamientos de sus requerimientos, tales como tema
organizacional, papeleos, gestin, organizando la informacin y que no haga falta de ella,
tambien que permita desde otras sucursales , estar en linea y asi por su parte verificar,

ingresar, modificar, eliminar informacin, regular el ingreso, tambin el sistema, ser

rpida y precisa.