1. Gua para realizar proyectos de mejora. Habilidades de Gestin Directiva
2. Objetivos del tema.- Es unificar criterios, ideas y conceptos, sobre la estructura, formato y funcionamiento del Proyecto, con la finalidad de contar con una metodologa estandarizada para la planeacin de las actividades. 3. Habilidades de Gestin Directiva.- Documento que describe la planificacin de actividades que se pretenden realizar en un determinado plazo, respondiendo a las preguntas: Cul es el problema?, Por qu ocurre? Por qu abordarlo? Cmo lo solucionamos?, Quin lo har?, Cundo se har?, Qu resultados nos proponemos obtener? En qu plazo? Por qu debe realizarse? Quin lo elabora? Para qu sirve? Quin lo aplica? Cmo se controla su aplicacin? Es un documento que representa la actividad imprescindible de todo programa de gestin de calidad. 3.1. Etapas: a) Qu se hace. Cmo se documenta: En este punto se identifica el problema actual y su comportamiento en trminos concretos, explcitos y especficos, apoyndose en hechos y datos, que representan la forma de visualizar y entender en funcin al Tiempo que ocurra. b) Justificacin y definicin del problema, en el cual se describe el problema, y la necesidad de resolverlo describiendo el riesgo, costo y volumen. c) Determinacin de la causa principal, para solucionar el problema, se necesita realizar un anlisis del proceso para aislar las causas que generan el problema. El anlisis se basa en las experiencias, en los hechos y datos que describen la situacin actual. Se pueden utilizar las herramientas como Diagrama Causa-efecto (espina de pescado), Diagrama de Pareto. d) Anlisis de causas del problema.- En este punto se realizan los anlisis de los mismos, llegando a una conclusin que explique la causa del problema y las decisiones que se tomen para solucionarlo. e) Definicin de propuestas plan de accin .- Identificada la causa se toma la decisin acerca de las acciones para darle solucin. En caso de encontrar varias causas, es necesario definir propuestas de accin para cada de ellas.
Seleccionando las mejores alternativas de accin es importante considerar los
siguientes factores: - Efectividad.- Resolver todo o parte del problema -Factibilidad.- Puede implantar la solucin -Factor tiempo.- Qu tan rpido dar resultados, es una solucin de corto o largo plazo. -Eficacia.- Es una solucin costo-efectividad, en esta etapa se documenta en dos puntos del proyecto de mejora, en el punto 3, se formulan los objetivos y metas del proyecto, los cuales deben dar respuesta a la forma que se solucionar el problema mediante la eliminacin o disminucin de las causas raz. Y en el punto 4 se presentan los planes de accin, en los cuales deben desglosarse las actividades que se realizarn para lograr dichos objetivos. Incluyendo responsables, fechas de inicio y trmino y estatus. 7. Habilidades de Gestin Directiva EJECUCIN DE ACCIONES Esta etapa constituye la toma de accin para la mejora, se comienza al comunicar a todas las personas involucradas lo que se va a hacer y para qu. Y de ser necesario se debe de proporcionar capacitacin a aquellas personas que van a intervenir para que sepan qu hacer y cmo hacerlo bien. Esta etapa debe seguir el orden establecido en los planes de accin, y llevar registros de las acciones realizadas, (bitcoras, actas, minutas, listas de asistencia, oficios, memorandos, etc) 8. Habilidades de Gestin Directiva SEGUIMIENTO <ul><li>Una vez que se ejecuten las acciones establecidas en el plan de accin se hace necesario dar seguimiento (cuantitativo y cualitativo a las mismas mediante el registro de la informacin que permita conocer el comportamiento de los resultados , dar seguimiento a las acciones ejecutadas, y en su caso tomar decisiones de reorientacin o redefinicin de las acciones establecidas. </li></ul><ul><li>Es importante analizar los resultados parciales obtenidos para comparar el antes contra el despus </li></ul><ul><li>Las herramientas que se pueden utilizar en este punto son: </li></ul><ul><li>Grficos de control. </li></ul><ul><li>Tableros y semforos de indicadores. </li></ul><ul><li>Histogramas </li></ul>Una vez registrados los avances y resultados del proyecto mediante los documentos que se mencionan en la etapa anterior es necesario, hacer una evaluacin cuantitativa de los resultados obtenidos mediante el uso de indicadores. Se puede utilizar el punto 5 Forma de evaluacin y seguimiento , del formato, en donde se hace una realizacin de los indicadores establecidos, y su seguimiento de acuerdo a los estndares que se hayan comprometido y el registro de las mediciones realizadas a lo largo del proyecto.
9. Habilidades de Gestin Directiva TERMINO DEL PROYECTO. Se anexa
formato electrnico de Avances y Resultados de los Equipos de Mejora para reporte mensual de los Equipos de Mejora vigentes mismo que debern emitir a nivel Delegacional los Coordinadores de Calidad y Normatividad y remitir los primeros 5 das de cada mes, a la Coordinacin de Sistemas de Administracin por Calidad. En el formato electrnico establecido por la Unidad de Evaluacin a Delegaciones. 10. COMPONENETES DEL PROYECTO. <ul><li>Justificacin y definicin del problema . Responde a la pregunta PORQU ABORDARLO , </li></ul><ul><li>Anlisis de causas : Responde a la pregunta PORQU OCURRE , </li></ul><ul><li>Objetivos y metas . El objetivo r esponde a la pregunta QU . La meta responde a las preguntas QU RESULTADOS NOS PROPONEMOS OBTENER y EN QU PLAZO </li></ul><ul><li>Plan de Accin . Responde a la pregunta CMO LO SOLUCIONAMOS, QUIN Y CUNDO . </li></ul><ul><li>Forma de Evaluacin y Seguimiento . Responde a la pregunta CMO SABREMOS SI LO LOGRAMOS . </li></ul><ul><li>Identificacin del Proyecto. Autorizacin del Proyecto . Responde a la pregunta QUIN CONFORMA EL EQUIPO DE MEJORA. </li></ul><ul><li>Autorizacin del Proyecto </li></ul>Habilidades de Gestin Directiva 11. APLICACIN PRCTICA: Habilidades de Gestin Directiva 12. Definicin del problema. Primer paso Priorizar la problemtica: <ul><ul><li>Costo: </li></ul></ul><ul><ul><li>Riesgo:. </li></ul></ul><ul><ul><li>Volumen:. </li></ul></ul><ul><ul><li>Factibilidad. </li></ul></ul>Habilidades de Gestin Directiva Escala: (2) poco, (4) medio (6) mucho (8) muchsimo PROBLEMA: COSTO RIESGO VOLUMEN FACTIBILIDAD SUMA Diferemiento de cirugas. Alto ndice de quejas de los pacientes y familiares. Alta tasa de infecciones. Estancia prolongada en hospitalizacin. 13. Descripcin del problema: <ul><li>Redacta un enunciado que describa el problema. </li></ul><ul><li>A quienes afecta y como les afecta? </li></ul><ul><li>Qu impacto tiene en los procesos del hospital? </li></ul><ul><li>Qu riesgos le implica al paciente? </li></ul><ul><li>Qu riesgos le implica a los trabajadores? </li></ul><ul><li>Cunto cuesta tener el problema? </li></ul><ul><li>Con cunta frecuencia se presenta? </li></ul>Habilidades de Gestin Directiva 14. Justificacin del proyecto. <ul><li>Desde cundo se presenta el problema? </li></ul><ul><li>Qu se ha hecho para solucionarlo y qu resultados se han obtenido? </li></ul><ul><li>Porqu es urgente
resolverlo? </li></ul><ul><li>Porqu es factible que se pueda resolver?
</li></ul><ul><li>Qu inters poltico, econmico, social o sanitario hay en resolverlo? </li></ul><ul><li>Quin se beneficia con su solucin? </li></ul><ul><li>En que plazo se veran los resultados? </li></ul><ul><li>El costo de resolverlo es menor a los costos del problema? </li></ul><ul><li>Hay voluntad y capacidad para resolverlo? </li></ul>Habilidades de Gestin Directiva 15. Determinacin de causas. <ul><li>Leer pgina 10 a la 13 de la Gua. </li></ul>Habilidades de Gestin Directiva 16. Analizar el problema <ul><li>Para poder resolver un problema, es necesario que identifiquemos por qu ocurre , es decir sus causas, o factores que le influyen y condicionan, ya que eso nos orientar sobre como debemos actuar para resolver el problema o mejorar la situacin, para ello podemos realizar una Diagrama de Causas, ( tambin conocido como espina de pescado, o diagrama de Ishikawa, su creador) </li></ul><ul><li>Revisa el ejemplo de la pgina siguiente y trata de realizar un diagrama para tu problema: </li></ul>Habilidades de Gestin Directiva DIAGRAMA CAUSA - EFECTO MULTICAUSALIDAD Y SECUENCIA EFECTO CATEGOR A CATEGOR A CATEGOR A SUBCATEGOR A CAUSA CAUSA CAUSA RA Z SUBCATEGOR A CAUSA SUBCATEGOR A CAUSA CAUSA CAUSA CAUSA CAUSA RA Z CAUSA CATEGOR A CAUSA CAUSA CAUSA RA Z DIAGRAMA CAUSA - EFECTO MULTICAUSALIDAD Y SECUENCIA Problema CATEGOR A CATEGOR A CATEGOR A SUBCATEGOR A CAUSA CAUSA CAUSA RA Z SUBCATEGOR A CAUSA SUBCATEGOR A CAUSA CAUSA CAUSA CAUSA CAUSA RA Z CAUSA CATEGOR A CAUSA CAUSA CAUSA RA Z 17. Ejemplo diagrama de Ishikawa. Habilidades de Gestin Directiva 18. Priorizacin de causas con Pareto. Habilidades de Gestin Directiva Motivo de insatisfaccin. Casos en un ao. Motivos ordenados casos Frecuencia acumulada % de FA Maltrato 114 Instalaciones. 195 195 18% Falta de medicamentos. 186 Falta de medicamentos. 186 381 36% Descuido en la atencin. 178 Descuido en la atencin. 178 559 52% Falta de capacidad. 98 Retraso en la atencin. 163 722 67% Instalaciones. 195 Maltrato 114 836 78% Retraso en la atencin. 163 Falta de capacidad. 98 934 87% Trmites largos 75 Trmites largos 75 1009 94% Otros. 64 Otros. 64 1073 100% Total de casos 1073 1073 19. Habilidades de Gestin Directiva 20. Etapa 3. Definicin de propuestas y plan de accin. Habilidades de Gestin Directiva Causa o aspecto a mejorar. Objetivos: Metas comprometidas
21. Plan de accin. Habilidades de Gestin Directiva Causa o aspecto a
mejorar: Objetivo: Meta: Actividad Responsable Inicio Trmino Estatus 22. Etapa 4 y 5. Ejecucin de acciones y seguimiento. Habilidades de Gestin Directiva Reporte de avances por etapa. SEGUIMIENTO DE AVANCES (Metodologa con enfoque Short Kaizen) Etapa Fecha Inicio Planeada Fecha Inicio Real Fecha termino Planeada Fecha termino Real AVANCES Y/ O RESULTADOS POR ETAPA 1 AREA DE OPORTUNIDAD (definicin del problema) 2 DETERMINACIN DE CAUSA RAIZ 3 DEFINICIN DE PROPUESTAS Y PLAN DE ACCIN 4 EJECUCIN DEACCIONES 5 SEGUIMIENTO 6 TERMINO DEL PROYECTO. 23. Habilidades de Gestin Directiva MEDICIN DE RESULTADOS NOMBRE DEL INDICADOR Valor de Medicin Inicial % de variacin con el estandar/ Meta Comprometida Estandar/ Meta Comprometida 1 MEDICIN 2 MEDICIN 3 MEDICIN 4 MEDICIN 5 MEDICIN MEDICIN OBTENIDA AL TERMINO DEL PROYECTO 24. Identificacin del proyecto. Habilidades de Gestin Directiva DATOS GENERALES Delegacin Entidad Solicitante Servicio Unidades de aplicacin del proyecto NOMBRE DEL PROYECTO Objetivo del Proyecto Metas del Proyecto Nombre de Patrocinador Cargo del Patrocinador Nombre del Asesor VCIC Lnea de Accin FECHA DE SOLICITUD Fecha de inicio Fecha de Cierre Nombre del Lder del Equipo Motivo para utilizar como META DEL PROYECTO el valor de la carta compromiso DATOS DE LOS INTEGRANTES DEL EQUIPO DE MEJORA No. Nombre Categoria / Puesto Adscripcin 1 2 25. Recomendaciones de fondo. <ul><li>2.2.1. Estilo de redaccin de cada componente. </li></ul>Habilidades de Gestin Directiva <ul><li>Plan de Accin . Se redacta en forma enumerativa (lista) iniciando con un verbo en infinitivo, y limitndose a decir el qu se quiere hacer sin calificativos, solo la accin concreta a realizar. Se debe anotar en cada actividad la persona responsable de realizarla o coordinarla, especificando la fecha de inicio y trmino de cada actividad. </li></ul><ul><li>Formas de Evaluacin y Seguimiento . Se redacta en futuro, determinando la forma en que se planea verificar el cumplimiento de metas; deben citarse y describirse los indicadores que servirn de base para evaluar el impacto de las acciones realizadas. Se recomienda incluir indicadores de eficiencia, efectividad y calidad (en ste rubro quedaran incluidos los relacionados con satisfaccin del usuario y quejas), no limitndose a indicadores de eficacia. </li></ul><ul><li>Identificacin del Proyecto . Se especifica con da, mes y ao la fecha en que inicia y se estima terminar el proyecto de mejora, fecha en que se elaborar informe y presentarn resultados. </li></ul><ul><li>Autorizacin del Proyecto. Se recaban para el documento
el nombre, firma y cargo de autoridades responsables de fomentar y gestionar
la mejora continua y calidad total en la UMAE Pediatra, Director de la Unidad y Coordinador del Comit de Calidad del Jefe de la Divisin de Calidad cuando ste ltimo no Coordine el Comit de Calidad. </li></ul> 26. PRODUCTO FINAL. <ul><li>Determinar un problema a resolver. </li></ul><ul><li>Integrar un equipo de mejora en su servicio. </li></ul><ul><li>Aplicar la metodologa para elaborar un proyecto de mejora. </li></ul><ul><li>Entregar el primer avance: Preproyecto: Descripcin del problema y anlisis de causas. El 22 y 23 de octubre. (por equipo o individual) </li></ul><ul><li>Entregar el segundo avance: Elaboracin de propuestas de mejora y plan de accin, el 29 y 31 de octubre. </li></ul><ul><li>Ejecutar las acciones programadas, del 2 de nov. Al 15 de diciembre. </li></ul><ul><li>Presentar la primera medicin de resultados, como parte del producto final del Diplomado, en la ltima sesin del mismo. </li></ul>Habilidades de Gestin Directiva 27. <ul><li>Si que crees que no es posible cambiar, no habr cambio, pero si crees que habr cambio; abres la posibilidad de cambiar este mundo. </li></ul><ul><li>Esa es TU ALTERNATIVA. </li></ul><ul><li>Noam Chomsky. </li></ul>Habilidades de Gestin Directiva NO ES POSIBLE MEJORAR SIN CAMBIAR