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Guia para Realizar Proyectos de Mejora

1. Gua para realizar proyectos de mejora. Habilidades de Gestin Directiva


2. Objetivos del tema.- Es unificar criterios, ideas y conceptos, sobre la
estructura, formato y funcionamiento del Proyecto, con la finalidad de contar
con una metodologa estandarizada para la planeacin de las actividades.
3. Habilidades de Gestin Directiva.- Documento que describe la planificacin
de actividades que se pretenden realizar en un determinado plazo,
respondiendo a las preguntas: Cul es el problema?, Por qu ocurre? Por
qu abordarlo? Cmo lo solucionamos?, Quin lo har?, Cundo se har?,
Qu resultados nos proponemos obtener? En qu plazo? Por qu debe
realizarse? Quin lo elabora? Para qu sirve? Quin lo aplica? Cmo se
controla su aplicacin? Es un documento que representa la actividad
imprescindible de todo programa de gestin de calidad.
3.1. Etapas:
a) Qu se hace. Cmo se documenta: En este punto se identifica el problema
actual y su comportamiento en trminos concretos, explcitos y especficos,
apoyndose en hechos y datos, que representan la forma de visualizar y
entender en funcin al Tiempo que ocurra.
b) Justificacin y definicin del problema, en el cual se describe el problema, y
la necesidad de resolverlo describiendo el riesgo, costo y volumen.
c) Determinacin de la causa principal, para solucionar el problema, se
necesita realizar un anlisis del proceso para aislar las causas que generan el
problema. El anlisis se basa en las experiencias, en los hechos y datos que
describen la situacin actual. Se pueden utilizar las herramientas como
Diagrama Causa-efecto (espina de pescado), Diagrama de Pareto.
d) Anlisis de causas del problema.- En este punto se realizan los anlisis de
los mismos, llegando a una conclusin que explique la causa del problema y
las decisiones que se tomen para solucionarlo.
e) Definicin de propuestas plan de accin .- Identificada la causa se toma la
decisin acerca de las acciones para darle solucin. En caso de encontrar
varias causas, es necesario definir propuestas de accin para cada de ellas.

Seleccionando las mejores alternativas de accin es importante considerar los


siguientes factores:
- Efectividad.- Resolver todo o parte del problema
-Factibilidad.- Puede implantar la solucin
-Factor tiempo.- Qu tan rpido dar resultados, es una solucin de corto o
largo plazo.
-Eficacia.- Es una solucin costo-efectividad, en esta etapa se documenta en
dos puntos del proyecto de mejora, en el punto 3, se formulan los objetivos y
metas del proyecto, los cuales deben dar respuesta a la forma que se
solucionar el problema mediante la eliminacin o disminucin de las causas
raz. Y en el punto 4 se presentan los planes de accin, en los cuales deben
desglosarse las actividades que se realizarn para lograr dichos objetivos.
Incluyendo responsables, fechas de inicio y trmino y estatus.
7. Habilidades de Gestin Directiva EJECUCIN DE ACCIONES Esta etapa
constituye la toma de accin para la mejora, se comienza al comunicar a todas
las personas involucradas lo que se va a hacer y para qu. Y de ser necesario
se debe de proporcionar capacitacin a aquellas personas que van a intervenir
para que sepan qu hacer y cmo hacerlo bien. Esta etapa debe seguir el
orden establecido en los planes de accin, y llevar registros de las acciones
realizadas, (bitcoras, actas, minutas, listas de asistencia, oficios,
memorandos, etc)
8. Habilidades de Gestin Directiva SEGUIMIENTO <ul><li>Una vez que se
ejecuten las acciones establecidas en el plan de accin se hace necesario dar
seguimiento (cuantitativo y cualitativo a las mismas mediante el registro de la
informacin que permita conocer el comportamiento de los resultados , dar
seguimiento a las acciones ejecutadas, y en su caso tomar decisiones de
reorientacin o redefinicin de las acciones establecidas.
</li></ul><ul><li>Es importante analizar los resultados parciales obtenidos
para comparar el antes contra el despus </li></ul><ul><li>Las
herramientas que se pueden utilizar en este punto son:
</li></ul><ul><li>Grficos de control. </li></ul><ul><li>Tableros y
semforos de indicadores. </li></ul><ul><li>Histogramas </li></ul>Una vez
registrados los avances y resultados del proyecto mediante los documentos
que se mencionan en la etapa anterior es necesario, hacer una evaluacin
cuantitativa de los resultados obtenidos mediante el uso de indicadores. Se
puede utilizar el punto 5 Forma de evaluacin y seguimiento , del formato, en
donde se hace una realizacin de los indicadores establecidos, y su
seguimiento de acuerdo a los estndares que se hayan comprometido y el
registro de las mediciones realizadas a lo largo del proyecto.

9. Habilidades de Gestin Directiva TERMINO DEL PROYECTO. Se anexa


formato electrnico de Avances y Resultados de los Equipos de Mejora para
reporte mensual de los Equipos de Mejora vigentes mismo que debern emitir
a nivel Delegacional los Coordinadores de Calidad y Normatividad y remitir los
primeros 5 das de cada mes, a la Coordinacin de Sistemas de Administracin
por Calidad. En el formato electrnico establecido por la Unidad de Evaluacin
a Delegaciones.
10. COMPONENETES DEL PROYECTO. <ul><li>Justificacin y definicin del
problema . Responde a la pregunta PORQU ABORDARLO ,
</li></ul><ul><li>Anlisis de causas : Responde a la pregunta PORQU
OCURRE , </li></ul><ul><li>Objetivos y metas . El objetivo r esponde a la
pregunta QU . La meta responde a las preguntas QU RESULTADOS NOS
PROPONEMOS OBTENER y EN QU PLAZO </li></ul><ul><li>Plan de Accin .
Responde a la pregunta CMO LO SOLUCIONAMOS, QUIN Y CUNDO .
</li></ul><ul><li>Forma de Evaluacin y Seguimiento . Responde a la
pregunta CMO SABREMOS SI LO LOGRAMOS .
</li></ul><ul><li>Identificacin del Proyecto. Autorizacin del Proyecto .
Responde a la pregunta QUIN CONFORMA EL EQUIPO DE MEJORA.
</li></ul><ul><li>Autorizacin del Proyecto </li></ul>Habilidades de
Gestin Directiva
11. APLICACIN PRCTICA: Habilidades de Gestin Directiva
12. Definicin del problema. Primer paso Priorizar la problemtica:
<ul><ul><li>Costo: </li></ul></ul><ul><ul><li>Riesgo:.
</li></ul></ul><ul><ul><li>Volumen:.
</li></ul></ul><ul><ul><li>Factibilidad. </li></ul></ul>Habilidades de
Gestin Directiva Escala: (2) poco, (4) medio (6) mucho (8) muchsimo
PROBLEMA: COSTO RIESGO VOLUMEN FACTIBILIDAD SUMA Diferemiento de
cirugas. Alto ndice de quejas de los pacientes y familiares. Alta tasa de
infecciones. Estancia prolongada en hospitalizacin.
13. Descripcin del problema: <ul><li>Redacta un enunciado que describa el
problema. </li></ul><ul><li>A quienes afecta y como les afecta?
</li></ul><ul><li>Qu impacto tiene en los procesos del hospital?
</li></ul><ul><li>Qu riesgos le implica al paciente?
</li></ul><ul><li>Qu riesgos le implica a los trabajadores?
</li></ul><ul><li>Cunto cuesta tener el problema?
</li></ul><ul><li>Con cunta frecuencia se presenta?
</li></ul>Habilidades de Gestin Directiva
14. Justificacin del proyecto. <ul><li>Desde cundo se presenta el
problema? </li></ul><ul><li>Qu se ha hecho para solucionarlo y qu
resultados se han obtenido? </li></ul><ul><li>Porqu es urgente

resolverlo? </li></ul><ul><li>Porqu es factible que se pueda resolver?


</li></ul><ul><li>Qu inters poltico, econmico, social o sanitario hay en
resolverlo? </li></ul><ul><li>Quin se beneficia con su solucin?
</li></ul><ul><li>En que plazo se veran los resultados?
</li></ul><ul><li>El costo de resolverlo es menor a los costos del
problema? </li></ul><ul><li>Hay voluntad y capacidad para resolverlo?
</li></ul>Habilidades de Gestin Directiva
15. Determinacin de causas. <ul><li>Leer pgina 10 a la 13 de la Gua.
</li></ul>Habilidades de Gestin Directiva
16. Analizar el problema <ul><li>Para poder resolver un problema, es
necesario que identifiquemos por qu ocurre , es decir sus causas, o factores
que le influyen y condicionan, ya que eso nos orientar sobre como debemos
actuar para resolver el problema o mejorar la situacin, para ello podemos
realizar una Diagrama de Causas, ( tambin conocido como espina de pescado,
o diagrama de Ishikawa, su creador) </li></ul><ul><li>Revisa el ejemplo de
la pgina siguiente y trata de realizar un diagrama para tu problema:
</li></ul>Habilidades de Gestin Directiva DIAGRAMA CAUSA - EFECTO
MULTICAUSALIDAD Y SECUENCIA EFECTO CATEGOR A CATEGOR A CATEGOR
A SUBCATEGOR A CAUSA CAUSA CAUSA RA Z SUBCATEGOR A CAUSA
SUBCATEGOR A CAUSA CAUSA CAUSA CAUSA CAUSA RA Z CAUSA CATEGOR
A CAUSA CAUSA CAUSA RA Z DIAGRAMA CAUSA - EFECTO MULTICAUSALIDAD
Y SECUENCIA Problema CATEGOR A CATEGOR A CATEGOR A SUBCATEGOR
A CAUSA CAUSA CAUSA RA Z SUBCATEGOR A CAUSA SUBCATEGOR A
CAUSA CAUSA CAUSA CAUSA CAUSA RA Z CAUSA CATEGOR A CAUSA CAUSA
CAUSA RA Z
17. Ejemplo diagrama de Ishikawa. Habilidades de Gestin Directiva
18. Priorizacin de causas con Pareto. Habilidades de Gestin Directiva Motivo
de insatisfaccin. Casos en un ao. Motivos ordenados casos Frecuencia
acumulada % de FA Maltrato 114 Instalaciones. 195 195 18% Falta de
medicamentos. 186 Falta de medicamentos. 186 381 36% Descuido en la
atencin. 178 Descuido en la atencin. 178 559 52% Falta de capacidad. 98
Retraso en la atencin. 163 722 67% Instalaciones. 195 Maltrato 114 836 78%
Retraso en la atencin. 163 Falta de capacidad. 98 934 87% Trmites largos 75
Trmites largos 75 1009 94% Otros. 64 Otros. 64 1073 100% Total de casos
1073 1073
19. Habilidades de Gestin Directiva
20. Etapa 3. Definicin de propuestas y plan de accin. Habilidades de
Gestin Directiva Causa o aspecto a mejorar. Objetivos: Metas comprometidas

21. Plan de accin. Habilidades de Gestin Directiva Causa o aspecto a


mejorar: Objetivo: Meta: Actividad Responsable Inicio Trmino Estatus
22. Etapa 4 y 5. Ejecucin de acciones y seguimiento. Habilidades de Gestin
Directiva Reporte de avances por etapa. SEGUIMIENTO DE AVANCES
(Metodologa con enfoque Short Kaizen) Etapa Fecha Inicio Planeada Fecha
Inicio Real Fecha termino Planeada Fecha termino Real AVANCES Y/ O
RESULTADOS POR ETAPA 1 AREA DE OPORTUNIDAD (definicin del problema)
2 DETERMINACIN DE CAUSA RAIZ
3 DEFINICIN DE PROPUESTAS Y
PLAN DE ACCIN
4 EJECUCIN DEACCIONES
5 SEGUIMIENTO
6 TERMINO DEL PROYECTO.
23. Habilidades de Gestin Directiva MEDICIN DE RESULTADOS NOMBRE DEL
INDICADOR Valor de Medicin Inicial % de variacin con el estandar/ Meta
Comprometida Estandar/ Meta Comprometida 1 MEDICIN 2 MEDICIN 3
MEDICIN 4 MEDICIN 5 MEDICIN MEDICIN OBTENIDA AL TERMINO DEL
PROYECTO
24. Identificacin del proyecto. Habilidades de Gestin Directiva DATOS
GENERALES Delegacin Entidad Solicitante Servicio Unidades de aplicacin del
proyecto
NOMBRE DEL PROYECTO Objetivo del Proyecto Metas del
Proyecto
Nombre de Patrocinador Cargo del Patrocinador Nombre del
Asesor
VCIC Lnea de Accin FECHA DE SOLICITUD Fecha de inicio Fecha de
Cierre
Nombre del Lder del Equipo Motivo para utilizar como META DEL
PROYECTO el valor de la carta compromiso
DATOS DE LOS
INTEGRANTES DEL EQUIPO DE MEJORA No. Nombre Categoria / Puesto
Adscripcin 1
2
25. Recomendaciones de fondo. <ul><li>2.2.1. Estilo de redaccin de cada
componente. </li></ul>Habilidades de Gestin Directiva <ul><li>Plan de
Accin . Se redacta en forma enumerativa (lista) iniciando con un verbo en
infinitivo, y limitndose a decir el qu se quiere hacer sin calificativos, solo la
accin concreta a realizar. Se debe anotar en cada actividad la persona
responsable de realizarla o coordinarla, especificando la fecha de inicio y
trmino de cada actividad. </li></ul><ul><li>Formas de Evaluacin y
Seguimiento . Se redacta en futuro, determinando la forma en que se planea
verificar el cumplimiento de metas; deben citarse y describirse los indicadores
que servirn de base para evaluar el impacto de las acciones realizadas. Se
recomienda incluir indicadores de eficiencia, efectividad y calidad (en ste
rubro quedaran incluidos los relacionados con satisfaccin del usuario y
quejas), no limitndose a indicadores de eficacia.
</li></ul><ul><li>Identificacin del Proyecto . Se especifica con da, mes y
ao la fecha en que inicia y se estima terminar el proyecto de mejora, fecha en
que se elaborar informe y presentarn resultados.
</li></ul><ul><li>Autorizacin del Proyecto. Se recaban para el documento

el nombre, firma y cargo de autoridades responsables de fomentar y gestionar


la mejora continua y calidad total en la UMAE Pediatra, Director de la Unidad y
Coordinador del Comit de Calidad del Jefe de la Divisin de Calidad cuando
ste ltimo no Coordine el Comit de Calidad. </li></ul>
26. PRODUCTO FINAL. <ul><li>Determinar un problema a resolver.
</li></ul><ul><li>Integrar un equipo de mejora en su servicio.
</li></ul><ul><li>Aplicar la metodologa para elaborar un proyecto de
mejora. </li></ul><ul><li>Entregar el primer avance: Preproyecto:
Descripcin del problema y anlisis de causas. El 22 y 23 de octubre. (por
equipo o individual) </li></ul><ul><li>Entregar el segundo avance:
Elaboracin de propuestas de mejora y plan de accin, el 29 y 31 de octubre.
</li></ul><ul><li>Ejecutar las acciones programadas, del 2 de nov. Al 15 de
diciembre. </li></ul><ul><li>Presentar la primera medicin de resultados,
como parte del producto final del Diplomado, en la ltima sesin del mismo.
</li></ul>Habilidades de Gestin Directiva
27. <ul><li>Si que crees que no es posible cambiar, no habr cambio, pero si
crees que habr cambio; abres la posibilidad de cambiar este mundo.
</li></ul><ul><li>Esa es TU ALTERNATIVA. </li></ul><ul><li>Noam
Chomsky. </li></ul>Habilidades de Gestin Directiva NO ES POSIBLE MEJORAR
SIN CAMBIAR

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