El Jefe de Proyecto

Creo que la utilizacin de la palabra Jefe de Proyecto tiene un uso muy extendido en Espaa:
Jefe de Proyecto, Jefe del Servicio, etc.
Tambin creo que la palabra Jefe est empleada en un sentido muy diferente del sentido
de cacique, que parece que recuerda a algunas personas cuando la escuchan nombrar, casi
un dictador que hace y deshace a su antojo, con mayor o menor criterio.

El Responsable de Proyecto
Para m el significado se acerca ms bien a un concepto relativo al Responsable: quin
tiene la mxima responsabilidad de lo que se realiza en el proyecto? Quin es el que da el
visto bueno a las cosas?
Tener la mxima responsabilidad, ser un Project Manager no significa que todo lo hagamos
nosotros ni que todo tenga que ser revisado por nosotros.
Podemos, mejor dicho, debemos apoyarnos en nuestro equipo y delegar tareas en ellos
segn sea su capacidad y a la vez debemos intentar desarrollar al equipo para que sean
capaces de soportar cada vez la delegacin de tareas ms importantes.
Cuando un equipo puede auto gestionarse slo, la labor del Jefe de Proyecto es perfecta y
puede dedicarse a otras tareas grandes consumidoras de tiempo.

The Project Manager

En ingls, el concepto queda ms claro que en espaol o al menos no suscita tantas disputas,
Project Manager, Gestor de Proyecto. Es el que gestiona, no se alude a la Jefatura que
sustenta aunque va implcito en ella.

El Director de Proyecto

Para Project Manager hay una traduccin que se utiliza habitualmente y me parece acertada ya
que en espaol (al menos en Espaa) Gestor puede tener otras connotaciones y es la
traduccin por Director de Proyecto.
Con la palabra Director de Proyecto rpidamente se tiene una idea en mente de que es el que
encamina los esfuerzos a la consecucin de los objetivos del Proyecto, es el que dirige al
equipo y a los implicados para que tengan xito en las metas marcadas por el proyecto.

Para algunos el Jefe de Proyecto es slo la persona que lleva traje de chaqueta pero lo ms
importante:
Qu es para ti un Jefe de Proyecto / Project Manager / Director de Proyecto?
Deja un comentario con lo que t entiendes por Jefe de Proyecto!
P.D.: Todos los el/un estn utilizados en forma neutra. Me refiero de forma indistinta a hombres
y mujeres dentro de la direccin de proyectos.

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EL JEFE DE PROYECTO

Si quieres que algo funcione, designa a un responsable.

El Jefe de Proyecto se destaca como la figura clave en la planificacin, ejecucin y control

del proyecto y es el motor que ha de impulsar el avance del mismo mediante la toma de
decisiones tendentes a la consecucin de los objetivos. El Jefe de Proyecto es un verdadero
jefe, es decir, tiene poder ejecutivo y autoridad para mandar y tomar decisiones dentro del
mbito y objetivos del proyecto. No es un mero coordinador o animador, como en algunas
ocasiones se piensa. De la misma forma, tampoco sera correcto pensar que el Jefe de
Proyecto tiene un poder absoluto y dictatorial sobre el mismo, ya que se encuentra inmerso en
la estructura y organizacin de la empresa.
Las relaciones bsicas del Director de Proyecto con otras unidades o personas dependen, en
gran medida, de la estructura organizativa que posea la organizacin. A continuacin se
muestra el caso de una empresa que sigue una estructura orientada a proyectos, donde se
observa la importancia del Director de Proyecto.

Es necesario hacer mencin a una caracterstica importante como es el carcter transitorio de

todo proyecto, lo que hace que la misin de un Jefe de Proyecto tenga la misma naturaleza
temporal. Al trmino de un proyecto, el Jefe del mismo puede pasar a dirigir otro o a formar
parte de su equipo, pero tambin puede pasar a desarrollar alguna actividad de tipo
permanente dentro de la organizacin. Facilitar esa integracin a la estructura habitual debe ser
una tarea no despreciada por la empresa, evitando as el "hacer pasillos" al que se ven
sometidos muchos directores de proyecto entre una operacin y otra.
DE QU SE OCUPA
La misin del Director de Proyecto podra resumirse en: dirigir el equipo de que dispone para
alcanzar los objetivos del proyecto. Ms concretamente, podemos destacar las siguientes
funciones especficas:

Colaboracin con el cliente en la definicin y concrecin de los objetivos del

proyecto.

Planificacin del proyecto en todos sus aspectos, identificando las actividades a

realizar, los recursos a poner en juego, los plazos y los costos previstos.

Direccin y coordinacin de todos los recursos empleados en el proyecto.

Mantenimiento permanente de las relaciones externas del proyecto: clientes,

proveedores, subcontratistas, otras direcciones, etc.

Toma de decisiones necesarias para conocer en todo momento la situacin en

relacin con los objetivos establecidos.

Adopcin de las medidas correctoras pertinentes para poner remedio a las

desviaciones que se hubieran detectado.

Responder ante clientes y superiores de la consecucin de los objetivos del

proyecto.

Proponer, en su caso, modificaciones a los lmites u objetivos bsicos del proyecto

cuando concurran circunstancias que as lo aconsejen.

Esta definicin de funciones no puede considerarse exhaustiva. En cada entidad sera

necesario hacer una definicin de funciones ms concreta y adaptada a las caractersticas
particulares de cada proyecto.
EL PERFIL DE UN JEFE DE PROYECTO
El Jefe de Proyecto debe tener una perspectiva mucho ms amplia que el conocimiento de las
implicaciones tcnicas relativas al proyecto. Se trata de un gestor que necesita un triple perfil:
A. Tcnico
El dominio de la tecnologa principal del proyecto es el punto de partida necesario para
que el Jefe de Proyecto pueda comprender los puntos clave del mismo, planificar los
recursos, generar ideas y soluciones eficaces, controlar la calidad, etc.
B. Gestor
Pero el Jefe de Proyecto tambin debe poseer una notable aptitud gestora, pues no slo
se encarga de una dimensin tcnica, sino que debe controlar y conseguir todos los
objetivos del proyecto, incluyendo los financieros y de plazo, que suelen ser los ms
crticos y ms frecuentemente incumplidos.
C. Relaciones personales
El Jefe de Proyecto debe poseer una capacidad destacada para las relaciones
personales, puesto por un lado, es el representante principal del proyecto ante clientes,
proveedores, subcontratistas, otras direcciones funcionales, la propia empresa..., y por
otro, debe dirigir a un conjunto de personas sobre los que normalmente no tiene poder
jerrquico, y por lo tanto, es necesario hacerlo con grandes dosis de autoridad personal,
tacto, habilidad y capacidad de conviccin.

ESTILO DIRECTIVOS
La habilidad de un Jefe de Proyecto para ganar el apoyo de otros depende de su manera de
dirigir. Si bien el estilo de influencia se compone de una parte de autoridad personal y una
poltica de recompensas o castigos, el Jefe de Proyecto no tiene capacidad directa de influir
sobre las segundas (s podrn hacerlo indirectamente a travs de informes formales o
informales) pues son competencia de los responsables funcionales.
A continuacin se muestra una relacin donde se identifican nueve bases de influencia sobre el
estilo directivo, datos1 recogidos durante una serie de seminarios sobre direccin de proyectos.
Estn ordenados en orden de mayor a menor importancia para los propios directivos:

Conocimiento: Capacidad para ganar apoyo, debido a que el personal del proyecto
posee una experiencia o conocimiento especiales; es decir, se considera que posee
conocimientos que ellos estiman importantes.

Autoridad: Capacidad para ganar apoyo, debido a que el personal del proyecto
percibe que el jefe de proyecto tiene poder para dar rdenes..

Desafo del trabajo: Capacidad para ganar apoyo, basado en el disfrute personal
mientras se realiza un tipo particular de trabajo; orientado a la motivacin intrnseca
del personal.

Amistad: Capacidad para ganar apoyo, debido a que el personal del proyecto se
siente atrado personalmente hacia el jefe de proyecto, al proyecto o ambos. Este
poder de la amistad o poder referente y el de conocimiento, a diferencia del de
autoridad, no es otorgado por la Direccin de la organizacin, sino que se gana a
travs de su relacin con los integrantes del equipo.

Asignacin de futuras tareas: Capacidad para ganar apoyo, debido a que el

personal percibe que el jefe de proyecto es capaz de influir en la asignacin de sus
tareas futuras.

Distribucin de recursos: Capacidad para ganar apoyo, debido a que el personal

percibe que el jefe de proyecto tiene el poder de asignar recursos financieros
(presupuesto).

Promocin: Capacidad para ganar apoyo, debido a que el personal del proyecto
piensa que el jefe de proyecto puede otorgar recompensas organizativas.

Salario: Capacidad para ganar apoyo, debido a que el personal del proyecto
percibe al jefe de proyecto como capaz de dispensar directamente recompensas
econmicas.

Penalizacin: Capacidad para ganar apoyo, debido a que el personal siente que el
jefe de proyecto puede aplicar penalizaciones que desean evitar. El poder basado
en penalizacin est inexorablemente unido al poder basado en recompensa,
siendo uno una condicin necesaria para el otro.

Existe una estrecha relacin entre el estilo de influencia y el estilo de resolucin de

conflictos, encontrando que ciertos modos de influencia tienden a usarse junto con ciertos
modos de resolucin de conflictos. De esta forma, resultados al respecto indican que los jefes
de proyecto que ponen nfasis en sus conocimientos y en el reto del trabajo como bases de
influencia, tienden a resolver los conflictos por confrontacin y a evitar la retirada, lo que parece
lgico puesto que cuanto ms experto es un jefe de proyecto, ms capacidad tiene para
evaluar y cuestionar el progreso y la calidad del trabajo. Por otro lado, aquellos jefes de
proyecto que se basan en la amistad para obtener una mejor colaboracin con los
subordinados, tienden ms a los modos de resolucin de conflictos de compromiso,
conciliacin y retirada.

CMO ACTAN
Si se relaciona el estilo de influencia del jefe de proyecto, los modos que utiliza para resolver
los conflictos y el nivel de resultado global del proyecto, se llega a cuatro conclusiones globales
en relacin con las prcticas reales de direccin.
1. Parece que los jefes de proyecto no adoptan un estilo de direccin que minimice la
conflictividad global de sus proyectos.
Las bases de influencia que los jefes de proyecto piensan que son ms importantes,
como experiencia, autoridad y reto en el trabajo, no estn asociadas a menores
grados de conflicto que las dems. Es decir, en proyectos complejos los conflictos
son inevitables, y la buena realizacin de los trabajos depende a menudo del acierto
con que el jefe de proyecto pueda resolver una cantidad de cuestiones conflictivas
delicadas , sin poner en peligro el calendario acordado, el presupuesto o los
parmetros acordados.

2. La eficacia de los modos de resolucin de conflictos est determinada en gran

medida por la situacin.
A menudo, la conflictividad sobre diferentes cuestiones, como fechas, prioridades o
recursos humanos, se origina debido a las interacciones del jefe de proyecto con
diferentes elementos de la empresa. Por ello, gestionar diversas situaciones de
conflicto requiere por su parte un alto grado de adaptabilidad a diferentes
situaciones para encontrar el modo ms apropiado de resolucin de los conflictos.

3. Los jefes de proyecto presentan generalmente mayor flexibilidad para alterar sus
modos de resolucin de conflictos que para modificar sus estilos de influencia.
Algunos modos de resolucin de conflictos pueden funcionar mejor que otros al
aplicarlos sobre una cuestin dada, o sobre unos integrantes del grupo u otros. Sin
embargo, alterar el estilo de direccin parece que les resulta ms difcil. Aunque un
jefe de proyecto puede intentar tratar con sus diferentes interlocutores de forma
diferente, lo ms probable es que en sus relaciones con una interfaz especfica
utilice siempre el mismo estilo. El cambio continuo podra conducir a confusin y
desconfianza por parte de sus interlocutores.

4. Cuanto menos utilizan los jefes de proyecto las bases de influencia derivadas de la
organizacin como autoridad, salario y penalizacin, y ms se basan en el reto del
trabajo y en el conocimiento, reciben una valoracin ms alta de su habilidad para
resolver de forma eficaz los conflictos y para dirigir proyectos.
El reto del trabajo est ms relacionado con la integracin de los objetivos
personales de los componentes del equipo en los objetivos del proyecto que otros
modos de influencia, que parecen ms proclives a adaptarlos. El reto del trabajo
est principalmente orientado hacia la motivacin intrnseca del personal, mientras
que los otros mtodos estn ms dirigidos hacia las recompensas extrnsecas. Y no
se puede olvidar que cuando se piensa que la autoridad es inmerecida, su uso
puede aumentar la conflictividad.

CMO MEJORAR LA EFICACIA DEL JEFE DE PROYECTO

A continuacin se muestra un conjunto de sugerencias que pueden incrementar potencialmente
la eficacia del jefe de proyecto para resolver conflictos y, en ltimo lugar, para mejorar el
resultado global del programa.
La gestin eficaz de la comunicacin es uno
de los principales factores que determinan la
calidad del entorno organizativo. Al tener que
crear el jefe de proyecto equipos a varios
niveles de la empresa, es importante que las
decisiones clave del proyecto, como los
objetivos o las tareas de cada uno, sean
comunicadas de forma apropiada a todo el
personal relacionado con el proyecto. Las
reuniones de revisin pueden ser un buen
medio.

Siempre, deben mantener y desarrollar sus

conocimientos tcnicos en el campo de
trabajo, ya que sin entender la tecnologa que
estn manejando no se ganarn la confianza
de los miembros del equipo , ni crearn
credibilidad en los clientes.

El jefe de proyecto debe buscar un estilo de

liderazgo que le permita adaptarse a las
enfrentadas demandas de clientes, miembros
del equipo y organizacin, sin tener miedo de
variarlo si es preciso para estar en
consonancia con lo que se exige en cada
momento.

Sus propias acciones influyen decisivamente

en el clima de trabajo del equipo. Su
preocupacin por los miembros del equipo, su
habilidad de integrar los objetivos y
necesidades personales de los componentes
con los objetivos de ste y su capacidad para
crear entusiasmo por el trabajo estimulan un
ambiente de gran motivacin, involucracin
en el trabajo, comunicacin abierta y un
mejor resultado final del proyecto.

En cuanto a su habilidad para manejar los

Los jefes de proyecto deberan tratar de
conflictos, deben conocer las principales
acomodar los intereses y deseos profesionales
causas que los determinan en su entorno y los de los integrantes del proyecto, cuando se les

momentos ms probables en que ocurren en

la vida de los proyectos, deben considerar la
efectividad de los modos de resolucin de
conflictos que han utilizado en el pasado y
experimentar con modos alternativos si
sienten que se precisa una actuacin mejor.

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asigna sus tareas. El resultado del mismo

tambin depende de lo bien que se les
proporcionen trabajos desafiantes para
motivarles y de lo bien que se encajen sus
objetivos personales en los del proyecto..