PROCESO GESTIN HUMANA

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PARA EL DESARROLLO DE SIMULACROS

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1. ajustado ambiental OBJETIVO

Proporcionar herramientas metodolgicas para el desarrollo, organizacin, ejecucin y
evaluacin de simulacros, de una forma segura y confiable, bajo una metodologa comn, que
permita identificar las situaciones potenciales de emergencia, implementar el Plan de
Preparacin y Respuesta ante Emergencia y con ello mitigar las posibles consecuencias en la
salud de las personas, los impactos ambientales, los bienes de materiales y activos de
informacin.
2.

ALCANCE

Inicia con la clasificacin de los simulacros y finaliza con la evaluacin del ejercicio.
3.

DEFINICIONES

Plan de Preparacin y Respuesta ante Emergencias: es el instrumento principal que define

las polticas, los sistemas de organizacin y las instrucciones generales aplicables para enfrentar
de manera oportuna, eficiente y eficaz las situaciones de emergencia, en sus distintas fases; con
el fin de mitigar o reducir los efectos negativos o lesivos de las situaciones que se presenten en
el ICBF.
Simulacro: Es un ensayo acerca de cmo se debe actuar en caso de emergencia, siguiendo un
plan previamente establecido basado en instrucciones de seguridad y proteccin. Permitiendo
as, probar la capacidad de respuesta de la poblacin y su ejercicio permite evaluar y
retroalimentar dichos planes.
Simulaciones: Un ejercicio desarrollado en un ambiente preparado para tal fin, en el que
participan los tomadores de decisiones y/o actores involucrados en la atencin de emergencias,
en donde se establece un escenario de entrenamiento mediante ejercicios de mesa
4.

DESARROLLO

CLASIFICACIN DE LOS SIMULACROS

Los simulacros pueden clasificarse, ya sea desde el punto de vista del nivel de informacin a los
colaboradores, de la cobertura del Plan de Preparacin y Respuesta ante Emergencias y de las
reas involucradas o participantes de los mismos de la siguiente manera:
SEGN EL NIVEL DE INFORMACIN
Simulacros Avisados: Se utilizan para entrenar al personal. Se informa con anticipacin el
objetivo, fecha, hora.
Simulacros NO Avisados: Los participantes no son informados del objetivo del simulacro, ni
fecha y hora de realizacin. Se recomiendan slo cuando se hayan realizado varios simulacros
avisados.

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SEGN LA COBERTURA DEL PLAN DE EMERGENCIAS

Simulacros Especficos: Son los que se organizan para probar parte del Plan de Preparacin y
Respuesta ante Emergencias. Puede ser para probar la cadena de llamadas, ensayar las vas de
evacuacin, identificar la alarma, reconocer los puntos de encuentro, respuesta de la brigada,
entre otros.
Simulacros Generales: Son los que se realizan para probar todo el Plan de Preparacin y
Respuesta ante Emergencias y comprenden: notificacin, evacuacin, atencin y recuperacin.
SEGN LAS REAS INVOLUCRADAS
Simulacros Parciales: Son los que se organizan para probar parte del Plan de Preparacin y
Respuesta ante Emergencias, para reas especficas del ICBF por ejemplo por pisos, reas o
edificios.
Simulacros Totales. Son los que se realizan para probar todo el Plan de Preparacin y
Respuesta ante Emergencias y comprenden todas las reas de las Organizaciones.
VENTAJAS DE LOS SIMULACROS
Dentro de las ventajas ms significativas de los simulacros se destacan:

Permite evaluar situaciones en tiempo real. Esta caracterstica es fundamental para que
los participantes tomen decisiones en condiciones reales de presin y con el stress que
esto significa.

Permitir usar escenarios diseados de la manera ms cercana a la realidad, lo cual

facilita la adquisicin y reforzamiento de habilidades y destrezas del personal
participante, el control de los riesgos asociados y la aplicacin de las instrucciones
definidos en el Plan de Preparacin y Respuesta Ante Emergencias.

Permitir experimentar las condiciones ms prximas a la realidad posibles en las que se

pueden desarrollar las acciones de respuesta.

Permitir hacer evaluacin a las instrucciones definidas en el Plan de Preparacin y

Respuesta Ante Emergencias y observar su aplicacin real.

Permitir experimentar con situaciones nuevas, de las cuales se tiene muy poca o
ninguna informacin, con el objeto de estar preparado para alguna eventualidad.

Permitir ensayar nuevas polticas y reglas de decisin.

Permitir detectar obstculos y problemas operacionales que resultan de la situacin

simulada.

Permitir la prctica de instrucciones existentes en el Plan de Preparacin y Respuestas

Ante Emergencias para casos de emergencias que se deban ejecutar.

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DINMICA DE LOS SIMULACROS

La dinmica de los simulacros se plantea en cinco fases:
a. Contextualizacin: Describe la ambientacin y preparacin del escenario previo de la
situacin, la emergencia o evento simulado. Se plantean aspectos inciales de la situacin a
simular.
b. Afectacin: Se plantean todos los aspectos de la situacin simulada. Se establece el
panorama de afectacin inicial de la situacin. Inicia con la ocurrencia del evento y la
notificacin del mismo a los participantes y a los entes interinstitucionales de apoyo.
c. Activacin y Movilizacin: Consiste en la activacin de los Planes de Preparacin y
Respuesta ante Emergencia, la movilizacin de los recursos, el desarrollo de las acciones
para control y atencin del evento simulado que sean necesarias, la adopcin del sistema
organizacional y el desempeo de los roles definidos tomando como base el escenario
planteado. Es la evolucin del simulacro.
d. Desactivacin Desmovilizacin: Se plantean todos los aspectos de solucin de la situacin
simulada. Se busca estabilizar la situacin y los reportes de atencin que se generen, se hace
el control final de la escena y la desmovilizacin de los recursos y/o la reasignacin de las
acciones.
e. Evaluacin: Esta se divide en dos partes: En primer lugar la evaluacin del ejercicio por
parte de los participantes y posteriormente el informe de los evaluadores dispuestos para la
evaluacin del ejercicio.
TIEMPO DEL SIMULACRO
Deben establecerse dos componentes especiales frente al tiempo, por una parte cuanto tiempo
demorara desarrollar el ejercicio, es decir, si el ejercicio puede hacerse en una hora, o en un da,
por otra parte cuanto tiempo lleva la preparacin del simulacro segn lo definido en el plan de
trabajo que se realice.
Normalmente los simulacros se desarrollan en tiempo real, razn por la cual es de vital
importancia que se defina muy claramente el objetivo y alcance de las acciones a desarrollar, por
ejemplo si se va a simular un rescate en una estructura colapsada, se debe considerar que las
operaciones pueden tomar muchas horas y en consecuencia la duracin del simulacro debe
estar acorde a estas acciones. As mismo puede incluirse en algunos casos la medicin de
tiempos de desplazamiento de los grupos de respuesta y esto tambin modifica la duracin total
de simulacro.
PLAN DE TRABAJO PARA EL DESARROLLO DEL SIMULACRO
Es la descripcin de las actividades secuenciales que se realizaran para garantizar el adecuado
desarrollo del simulacro, en donde se especifica de manera general las acciones a desarrollar
antes, durante y despus del mismo.
El Plan de Trabajo tiene como fin:

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Identificar las eventuales situaciones de emergencia, recurriendo a la informacin contenida en

los Matriz Integral de Riesgos y la Matriz de Valoracin de Aspecto e Impacto Ambiental y otra
informacin til para la identificacin como: historial de accidentes, incidentes y situaciones de
emergencias, prcticas de entrenamiento realizadas, requisitos legales, inventario de activos
de informacin entre otros.
Seleccionar actividades que pudieran involucrar situaciones de emergencias ambientales, de
seguridad y salud ocupacional o dao a la propiedad en lo referente a la seguridad de la
informacin.
Establecer todos los requerimientos para la planificacin, preparacin, ejecucin y evaluacin
del simulacro.
Asignar responsables de la ejecucin de tareas.
Establecer los costos que se generarn en el cumplimiento de las tareas.
Definir un perodo de tiempo para el cumplimiento de todos los requerimientos.
RESPONSABILIDADES
Director de Gestin Humana, Directores, Subdirectores, Jefes de rea y/o Dependencia y
Directores Regionales
Aprobar los planes e instrucciones establecidas
Autorizar los recursos humanos y materiales requeridos en la aplicacin de esta Gua y los que
se desprendan de la implementacin del Plan de Preparacin y Respuesta ante Emergencia en
el rea y/o Regional.
Impulsar y liderar las actividades de definicin, mantenimiento y revisin del Plan de
Preparacin y Respuesta ante Emergencia en su rea y/o Regional.
Direccin de Planeacin y Control de Gestin - Subdireccin de Mejoramiento
Organizacional, Direccin de Gestin Administrativa, Oficina de Comunicaciones, Oficina
Jurdica
Asesorar en el mbito de sus competencias en la definicin, implementacin y mantenimiento
del Plan de Preparacin y Respuesta ante Emergencia
Servidores pblicos en general
Colaborar en el diseo, implementacin y mantenimiento del Plan de Preparacin y Respuesta
ante Emergencia.
Conocer y aplicar las instrucciones establecidas.

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ROLES DEL SIMULACRO

Para realizar un simulacro se requiere participacin de varios colaboradores del ICBF, debe
hacerse previamente una asignacin de las funciones y responsabilidades de todos los
participantes en el simulacro. Se recomienda que se realice la distribucin de roles y funciones
por parte de un encargado perteneciente al grupo organizador, que conozca el desempeo de
los participantes en su actividad cotidiana. Los roles se pueden asignar por condiciones de los
participantes y su nivel de preparacin en los temas. Se anota que si no se cuenta con
colaboradores entrenados y capacitados en un rol especifico, no se debe permitir que personas
sin experiencia asuman ese rol, pues se pueden generar riesgos adicionales.
Los roles para los participantes podrn ser asignados el mismo da del simulacro, de forma
detallada indicando las funciones y responsabilidades de los participantes.
EQUIPOS DE EMERGENCIA
Los equipos de emergencia necesarios se deben identificar y suministrar en las cantidades
adecuadas. stos se deben probar a intervalos especificados para mantener su operatividad.
Ejemplos de equipos de emergencia son:
Sistema de alarmas
Iluminacin y energa de emergencia
Puntos de encuentro
Refugios
Equipo para combatir incendios
Equipo para primeros auxilios
Medios de comunicacin
EVALUACIN DEL EJERCICIO
La evaluacin es el mecanismo que permite definir el grado de eficacia y eficiencia para alcanzar
los objetivos definidos para el desarrollo del simulacro, con el fin de identificar oportunidades de
mejora del mismo.
Posterior a la evaluacin se recomienda realizar una reunin donde se consolide la informacin
de los distintos evaluadores.
Segn la evaluacin realizada, se estable un informe final, donde se consolida las observaciones
y oportunidades de mejora del ejercicio, con el objeto de retroalimentar el Plan de Preparacin y
Respuesta Ante emergencia definido por el ICBF.

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DOCUMENTOS DE REFERENCIA

Normograma
Matriz integral de riesgos
Matriz de Valoracin de Aspecto e Impacto Ambiental
6.

RELACIN DE FORMATOS

F1.G1.MPA1.P1 Formato Evaluacin del Ejercicio de Simulacro v1

F2.G1.MPA1.P1 Formato Plan de Trabajos Simulacros v3

ANEXOS
Anexo 1: Naturaleza de los Cambios
ANEXO 1: NATURALEZA DE LOS CAMBIOS
tem
Modif.

Nombre del tem

Descripcin del Cambio

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