ORAGANIZACIN DE LOS ARCHIVOS DE GESTIN

Para archivar los documentos es necesario seguir el siguiente procedimiento:

INSPECCIONAR:
La iniciar el proceso de archivar es indispensable revisar todos los
documentos, puesto que en ocasiones se archivan documentos en trmite,
que con lleva dificultades serias en la entidad.

CLASIFICAR:
Despus de realizar una cuidadosa inspeccin de los documentos, se
identifican las agrupaciones documentales a las que pertenece el
documento, esto es: fondo, seccin, subseccin, serie y subserie.

ORDENAR:
Una
vez
documentos se
de acurdo con
documentales.
dentro de cada grupo, segn el sistema definido para
documental.

clasificados
los
separan por grupos,
las
agrupaciones
Luego se ordenan
cada serie o subserie

DISTRIBUIR:
Finalmente, se ubican los documentos en la unidad de conservacin
correspondiente, respetando el Principio de Orden Original.

Para la ordenacin de las unidades documentales y tipos documentales se

debe tener en cuenta las siguientes recomendaciones:

Quite ganchos y clips de todos los documentos que se van a archivar.

Alinee y cuadre bien los documentos.

Perfore los documentos adecuadamente. Haga un patrn como gua para

toda la documentacin y revise la perforadora antes de usarla.

Al archivar retire legajo por legajo no todos al tiempo.

No abra ms de una gaveta de archivo al mismo tiempo, en el mismo

gabinete.

No se retire de las unidades de conservacin dejando gavetas abiertas,

especialmente las inferiores; esto podra causar un accidente.

Descripcin documental: Fase del proceso de organizacin documental

que consiste en el anlisis de los documentos de archivo y de sus
agrupaciones, y cuyo resultado son los instrumentos de descripcin y de
consulta.

Censo
Gua
Inventario: fondo
ocdigo de clasificacin-nivel de clasificacin
ofechas extremas, nombre de la serie
otipo documental
odescripcin
osignatura.
Catlogo
ndice

CUADRO DE CLASIFICACION Y TABLA DE RETENCIN DOCUMENTAL

El Cuadro de Clasificacin Documental es un esquema que refleja la
jerarquizacin dada. En el se registra jerrquicamente las secciones,
subsunciones, las series y subseries documentales. El cuadro tendr tantas
casillas como unidades productoras de documentos hayan en cada entidad,
en concordancia con el organigrama de la entidad. Cada unidad productora
se identificar con un cdigo.
La Tabla de Retencin Documental es una herramienta gerencial que
clasifica la informacin en series y subseries por diferentes asuntos
(producida esta por una Oficina en cumplimiento de sus funciones), a la cual
se asigna un tiempo de retencin o permanencia en cada fase de archivo; es
importante tener en cuenta que siempre estar en proceso evolutivo.
BENEFICIOS CON LA ELABORACIN DE LA TABLA

Facilita el manejo de la informacin.

Contribuye a la racionalizacin de la produccin documental.

Permite proporcionar un servicio eficaz y eficiente.

Facilita el control y acceso a los documentos, a travs de los tiempos de

Retencin en ella estipulado.

Garantiza la seleccin y conservacin de los documentos que

tienen carcter permanente.

Regula la transferencia de los documentos en las diferentes fases de

archivo.

Sirve de apoyo para la racionalizacin de los procesos administrativos.

Identifica y refleja las funciones Administrativas.

CRITERIOS PARA LA ORGANIZACIN DE ARCHIVOS DE GESTIN

La organizacin de los archivos de gestin debe basarse en la Tabla de

Retencin Documental debidamente aprobada.

La apertura e identificacin de las carpetas debe reflejar las series y

subseries correspondientes a cada unidad administrativa o dependencia.

La ubicacin fsica de los documentos responder a la conformacin de

los expedientes, los tipos documentales se ordenarn de tal manera que
se pueda evidenciar el desarrollo de los trmites. El documento con la
fecha ms antigua de produccin, ser el primer documento que se
encontrar al abrir la carpeta y la fecha ms reciente se encontrar al final
de la misma.

Los tipos documentales que integran las unidades documentales de las

series y subseries, estarn debidamente foliados con el fin de facilitar su
ordenacin, consulta y control.

https://www.youtube.com/watch?v=AdGcps6tCAo
https://www.youtube.com/watch?v=Xu2EeVNF5Xg
https://www.youtube.com/watch?v=jaP5YOLXiuk