ESTRUCTURA DEL CONTROL INTERNO

INTRODUCCION
La comprensin de las operaciones de la entidad por auditar, constituye un
requisito fundamental para facilitar el desempeo de una auditora efectiva y
eficiente, as como para brindar apoyo apropiado a la gestin de la entidad. Esta
comprensin se refiere al entendimiento de las operaciones de la entidad por
examinar, sus procesos y los riesgos propios del desarrollo de sus actividades
que sea suficiente como para establecer la estrategia de auditora.
El auditor debe obtener una comprensin suficiente de la entidad o, programa
gubernamental para planear y realizar la auditora, de acuerdo con las normas de
auditora gubernamental-NAGU y otros requerimientos. Al planear la auditora, el
auditor rene informacin para obtener un cabal entendimiento de la entidad,
programa o actividad, su naturaleza, antecedentes, tamao, organizacin,
objetivos, funcin principal, estrategias, riesgos inherentes, ambiente de control, y
controles internos.
Para lograr la comprensin de las operaciones de la entidad se debe tener en
cuenta:

Entendimiento sobre la entidad.

Ambiente SIC.

Obtencin de informacin.

Entendimiento sobre la entidad

El entendimiento a obtener sobre la entidad y sus operaciones no necesita ser
amplio pero debe incluir:

Administracin de la entidad y organizacin,

Factores internos y externos que afectan las operaciones

Polticas contables.

El auditor debe identificar los elementos clave de la administracin (principales

funcionarios que ejercen autoridad y dirigen la entidad), a fin de obtener una
comprensin general de la estructura organizacional. El principal objetivo del
auditor es comprender cmo se administra la entidad y cul es el estilo gerencial
de la organizacin.
El auditor debe identificar aquellos hechos, transacciones y prcticas que, a su
juicio, puedan tener un efecto significativo en las operaciones y en los estados
financieros de la entidad, en el examen o en el dictamen. Tal conocimiento es
utilizado por el auditor, cuando evala el riesgo inherente y el riesgo de control y,

cuando tiene que determinar

procedimientos de auditora.

la naturaleza, oportunidad y alcance de los

Los factores externos a considerar son los siguientes (a) origen de fondos
(variaciones del nivel de ingresos por concepto de ventas, ampliaciones o
restricciones de las fuentes de financiamiento: interna o externa), (b) fluctuaciones
temporales (cambios climatolgicos, eventos inusuales u otros que podran incidir
en los ingresos; cambios en las fuentes de abastecimiento que podran incidir en
la produccin de bienes) (c) el clima poltico actual y los, asuntos de inters para
la entidad; y, (d) legislacin importante.
Los factores internos podran incluir (a) tamao de la entidad (en trminos de
activos netos, ingresos, nmero de empleados, montos significativos de
transacciones, importancia en el sector), (b) locales donde realiza sus actividades
la entidad, (c) estructura de la entidad (centralizada o descentralizada), (d)
complejidad de las operaciones, (e) calificaciones y competencia del personal
clave, y (f) su nivel de rotacin.
Al identificar las polticas contables, el auditor debe considerar:

Principios de contabilidad
generalmente
contables establecidas por la entidad.

aceptados

prcticas

Cambios en los principios de contabilidad generalmente aceptados que

afecten los estados financieros de la entidad, los que son realizados si la
administracin sigue polticas contables agresivas.
CONTROL INTERNO
Las normas tcnicas de control interno ya sea para el sector pblico o privado
definen el control interno como el proceso continuo realizado por la direccin,
gerencia y, otros empleados de la entidad, para proporcionar seguridad razonable,
respecto a s estn logrndose los objetivos siguientes:

promover la efectividad, eficiencia y economa en las operaciones y, la

calidad en los servicios.
proteger y conservar los recursos pblicos o privados contra
cualquier prdida, despilfarro, uso indebido, irregularidad o acto ilegal.
cumplir las leyes, reglamentos y otras normas.
elaborar informacin financiera vlida y confiable, presentada con
oportunidad.

Promover la efectividad, eficiencia y economa en las operaciones y la calidad en

los servicios
Se refiere a los controles internos que adopta la administracin para asegurar que
se ejecuten las operaciones, de acuerdo a criterios de efectividad, eficiencia y
economa. Tales controles comprenden los procesos de planeamiento,

organizacin, direccin y control de las operaciones en los programas, as como

los sistemas de evaluacin del rendimiento y monitoreo de las actividades
ejecutadas.
Proteger y conservar los recursos pblicos contra cualquier prdida, despilfarro,
uso indebido, irregularidad o acto ilegal.
Est relacionado con las medidas adoptadas por la administracin para prevenir o
detectar operaciones no autorizadas, acceso no autorizado a recursos o,
apropiaciones indebidas que podran resultar en prdidas significativas para la
entidad, incluyendo los casos de despilfarro, irregularidad o uso ilegal de recursos.
Cumplimiento de leyes, reglamentos y otras normas gubernamentales.
Se refiere a que los administradores gubernamentales, mediante el dictado de
polticas y procedimientos especficos, aseguran que el uso de los recursos
pblicos sea consistente con las disposiciones establecidas en las leyes y
reglamentos, y concordante con las normas relacionadas con la gestin
gubernamental.
Elaborar informacin financiera vlida y confiable, presentada con oportunidad.
Tiene relacin con las polticas, mtodos y procedimientos dispuestos por la
administracin para asegurar que la informacin financiera elaborada por la
entidad es vlida y confiable, al igual que sea revelada razonablemente en los
informes. Una informacin es vlida porque se refiere a operaciones o actividades
que ocurrieron y que tiene las condiciones necesarias para ser considerada como
tal; en tanto que una informacin confiable es aquella que brinda confianza a quien
la utiliza.
COMPRENSION DE LA ESTRUCTURA DE CONTROL INTERNO
El auditor debe obtener evidencia acerca de la efectividad de los controles internos
para:
A. formarse una opinin sobre las aseveraciones de la gerencia acerca de
la efectividad de los controles internos al trmino del perodo auditado; y,
B. evaluar el riesgo de control y la efectividad de los controles de
cumplimiento durante el perodo auditado.
Estructura del control interno
Se denomina estructura de control interno al conjunto de planes, mtodos,
procedimientos y otras medidas, incluyendo la actitud de la direccin de una
entidad, para ofrecer seguridad razonable respecto a que estn logrndose los
objetivos del control interno. El control interno discurre por cinco elementos, los
que se integran en el proceso de gestin y operan en distintos niveles de
efectividad y eficiencia.

Para operar la estructura de control interno se requiere la implementacin de sus

elementos, que se encuentran interrelacionados al proceso administrativo. Tales
elementos pueden considerarse como un conjunto de normas que son utilizadas
para medir el control interno y determinar su efectividad, los que se describen a
continuacin:

Ambiente de Control

Sistema de Contabilidad

Procedimientos de control

Ambiente SIC (sistema de informacin computarizada)

Funcin de auditora interna

Comprensin del sistema de contabilidad

El sistema contable consiste en los mtodos y registros establecidos para
identificar, reunir, analizar, clasificar, registrar e informar las transacciones de una
entidad, as como mantener el registro del activo y pasivo que le son relativos.
El auditor debe obtener un entendimiento del sistema contable de la entidad
(incluyendo mtodos y registros) para procesar y elaborar informacin financiera.
La comprensin de los sistemas debe ser documentada en narrativas y
flujogramas; sin embargo, si el auditor ya tiene un entendimiento suficiente de los
sistemas contables, presupuestales, de cumplimiento u operaciones, como
resultado de los procedimientos ejecutados el ao anterior, las discusiones sobre
cualquier cambio podran ser sustituidas por otro sistema.
En la comprensin del sistema de contabilidad, el auditor sigue una o ms
transacciones desde su inicio a travs del proceso hasta su inclusin en el Mayor
General, observando el procesamiento en operacin y examinando los
documentos relacionados. La comprensin es importante para entender el proceso
de cada transaccin y determinar
los procedimientos de auditora ms
apropiados; los cuales deben llevarse a cabo sobre todas las aplicaciones
contables significativas. Los aspectos relacionados con el ambiente SIC deben ser
incorporados en los papeles de trabajo de la auditora, complementado por
flujogramas adicionales y narrativas, que se consideren necesarias.
Para que sea eficaz un sistema de contabilidad debe proporcionar a la gerencia
informacin suficiente, vlida y oportuna, que apoye a la gestin de la entidad, as
como debe proporcionar a terceros, informacin apropiada acerca de la situacin
financiera, resultados de operaciones, flujos de efectivo o cambios en el
patrimonio neto, cuando sea aplicable; adems de otra informacin relevante de la
entidad.
El objetivo de implementar un sistema de control interno contable no es
nicamente el mantenimiento de un mtodo adecuado para procesar la

informacin, sino tambin para proteger a la entidad de posibles prdidas

financieras debido a errores o irregularidades. Los controles que se implementen
deben disearse para garantizar que:
la entidad percibe y anota en sus libros de contabilidad todos los ingresos
que le corresponden;
todos los gastos estn debidamente autorizados;
todos los activos estn debidamente registrados y protegidos;
todos los pasivos estn debidamente registrados y se hayan efectuado las
provisiones correspondientes;
todas las transacciones poco usuales y no recurrentes significativas se
identifiquen, informe a la gerencia y se revelen, de ser apropiado, en los
estados financieros.
los registros contables sean una base apropiada para
la
preparacin de los estados financieros.
los errores e irregularidades cometidos al procesar la informacin contable
sean detectados.
se consideran oportunamente los pronunciamientos sobre asuntos de
contabilidad financiera, impuestos y otros emitidos
por entidades
gubernamentales y por organismos profesionales que afecten a la entidad.
se protejan los documentos de contabilidad y finanzas contra destruccin,
dao, uso indebido o robo.
El auditor debe obtener un apropiado entendimiento y documentar cada ciclo
significativo de aplicacin contable, en torno a:

La manera en la cual las transacciones son iniciadas;

La naturaleza y tipo de registros, diario y mayor, y documentos

fuente y cuentas involucradas;

El proceso involucrado desde la iniciacin de las transacciones hasta su

incorporacin en los estados financieros, incluyendo la naturaleza de los archivos
del computador y la manera en que son accesados, actualizados y borrados; y,

El proceso usado para preparar los estados financieros de la entidad,

incluyendo estimados significativos de contabilidad, revelaciones, y procesamiento
computarizado.

Sistema de contabilidad presupuestal

A travs de entrevistas con funcionarios responsables de la contabilidad
presupuestal, el auditor debe entender y documentar este proceso en la entidad
para:


Conocer acerca de las aprobaciones de los calendarios de compromiso
efectuadas por la Direccin Nacional del Presupuesto Pblico;

Establecer y distribuir asignaciones presupuestales

dentro
entidad, incluyendo la reprogramacin de asignaciones presupuestales;

de

Establecer y registrar compromisos si resulta aplicable y obligaciones;

Establecer y registrar gastos;

Registrar transacciones y ajustes en cuentas liquidadas; y,

Monitorear cuentas cerradas.

la

Sistema de cumplimiento
El sistema de cumplimiento en una entidad, est constituido por el conjunto de
polticas y procedimientos establecidos para monitorear el cumplimiento de las
leyes y regulaciones aplicables. Mediante entrevistas con la administracin de la
entidad, el auditor debe comprender y documentar este proceso para:

identificar y documentar todas las leyes y regulaciones

entidad;

aplicables a la

monitorear las modificaciones en leyes y regulaciones en forma oportuna;

establecer polticas y procedimientos para cumplir con leyes y regulaciones

especficas y documentar y comunicar claramente esas polticas y procedimientos
al personal apropiado;

asegurar que un nmero apropiado de empleados competentes dentro de la

entidad vigilen el cumplimiento de las leyes y regulaciones aplicables; e,

investigar, resolver, comunicar, y reportar cualquier incumplimiento de leyes

o normas reglamentarias.
Sistema de operaciones
A travs de entrevistas con los funcionarios de la entidad, el auditor debe entender
y documentar cualquier sistema que elabore informacin que es utilizada para la
evaluacin del rendimiento. Aunque el auditor no es requerido para probar los
controles sobre tal sistema, debe entenderlo, as como los controles internos
relativos a las aseveraciones de existencia e integridad; evaluando el diseo de
los controles y, si ellos, han sido puestos en operacin. Por lo tanto, el auditor
debe entender y documentar lo siguiente:

Como la entidad determina las medidas de rendimiento a

incluyendo su relacin con la misin de la entidad;

informar,

La fuente de informacin utilizada en las evaluaciones de rendimiento; y,


El proceso usado para preparar la evaluacin del rendimiento, en base a la
informacin producida por el sistema computarizado.
Comprensin del ambiente SIC (Sistema de informacin computarizada)
Se entiende que un ambiente SIC existe, cuando en el procesamiento de la
informacin financiera de la entidad, interviene un computador, cualquiera que sea
sus especificaciones tcnicas. Al planear las reas de la auditora en que podra
afectar el ambiente SIC de la entidad, el auditor debe considerar la importancia y
complejidad de sus actividades y la disponibilidad de datos para ser considerada
en el examen. Por lo general, la comprensin del ambiente SIC involucra asuntos
tales como: significacin y complejidad del procesamiento por computador para
cada una de las aplicaciones contables importantes, la estructura orgnica del
ambiente y la disponibilidad de datos, en cuanto a documentos fuente y archivos
de cmputo.
Ambiente SIC (Sistema de informacin computarizada)
El auditor debe documentar la comprensin de cmo la entidad utiliza el sistema
de informacin computarizada-SIC y cmo afecta la preparacin de los estados
financieros. Un especialista en auditora del ambiente SIC puede asistir al auditor
para su comprensin en la entidad.
La documentacin de esta tarea debe incluir lo siguiente:

El hardware y software especfico, comprendiendo la configuracin de la

computadora, incluyendo el tipo, nmero, y ubicacin de unidades y/o estaciones
de trabajo y, si tales unidades, estn interconectadas a una red local;

Si el procesamiento est fundamentalmente centralizado o descentralizado

y, si la informacin es ingresada slo en zonas de procesamiento o tambin en
zonas remotas;

la naturaleza general de los utilitarios del software usado en zonas de

procesamiento computarizado proveen la habilidad de aadir, alterar, o borrar
informacin almacenada en archivos de datos, bases de datos, y programas para
bibliotecas;

La naturaleza general del software usado para restringir el acceso a

programas e informacin en zonas de procesamiento computarizado;

Redes de comunicacin computarizada, interfases para otros sistemas

computarizados, y la habilidad de mantenimiento de la informacin;

El impacto de las microcomputadoras sobre la entidad, incluyendo el:

alcance integral de las microcomputadoras en los sistemas de contabilidad
(tal como si las microcomputadoras fueran usadas para generar o procesar
datos para informes financieros),

 nmero relativo de microcomputadoras en uso,

naturaleza general de uso del microcomputador (tal como procesamiento de
datos, hojas de clculo, o bases de datos), y
adecuacin de polticas y procedimientos para controlar el acceso a
microcomputadoras y uso de software;

Los cambios significativos que procedan de la auditora previa necesitarn

revisiones;

El mtodo de ingreso de datos (interactivo o no interactivo);

Las clases de procesamiento computarizado realizado (a nivel de usuario,

distribuido, en red o en grupo); y,

El nmero aproximado de transacciones procesadas por cada sistema.

Obtencin de informacin
El auditor rene informacin para el planeamiento mediante diferentes mtodos
(observacin, entrevistas, visita a las instalaciones y principales unidades
operativas, revisin de polticas y manuales de procedimientos, etc.) y desde una
variedad de fuentes, incluyendo:

La administracin de la entidad;

Administracin responsable para los programas ms importantes;

Auditor Interno, segn los casos; y,

Representante legal de la entidad.

El auditor rene informacin sobre documentos importantes emitidos por o acerca

de la entidad, incluyendo:

Estados financieros y sus notas;

Plan operativo y presupuesto de la entidad e informes de la evaluacin

presupuestal;

Informes de auditora emitidos por la Contralora General de la Repblica;

Informes de auditora interna;

Informes de consultora;

Memoria anual de la entidad;

Archivo de correspondencia gerencial; y,

Material publicado acerca de la entidad en peridicos, revistas, y otras

publicaciones.

El conocimiento de las operaciones de la entidad o programa gubernamental por

examinar ayudar al auditor a identificar las reas significativas y de riesgo
potencial, formular el memorndum de planeamiento proporcionar sugerencias
constructivas al ente auditado.
El plan operativo institucional y el presupuesto autorizado, son los documentos a
travs de los cuales el auditor toma conocimiento de los objetivos de la entidad y
de las polticas establecidas para alcanzarlos. Su revisin constituye un elemento
importante para la comprensin de los estados financieros, los programas y
actividades de la entidad.