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DOCUMENTAL EN LA UNIVERSITARIA
INTRODUCCIN
La funcin principal de este diagnstico, es orientar las actividades archivsticas
que se encuentran sin realizar para as poder estructurar el Sistema de Gestin
Documental basndonos en la Ley 594 de 2000, Decreto 2609 de 2012 y dems
normas vigentes.
Este diagnstico identifica la situacin actual de los archivos de la
UNIVERSITARIA, y se plantea por medio de este documento soluciones definitivas
a la situacin de organizacin documental que se tiene.
En la organizacin de la documentacin se encuentra sin ningn tipo de avance,
solo se tiene parte de esta documentacin clasificada segn la serie documental
estando pendiente la ordenacin y descripcin.
Por otra parte se realiz el cuestionario para ser aplicado a los auxiliares de
archivo el cual fue fundamental para la identificacin de la organizacin que se
tiene de la documentacin como de las falencias que se estn presentando
actualmente en la gestin documental.
DIAGNOSTICO
2. ESTADO ACTUAL DE LA PRODUCCIN DE DOCUMENTOS
La produccin documental no se encuentra reglamentada ni establecida, ya que
no se tiene las Tablas de Retencin Documental elaboradas, al no contar con esta
herramienta archivstica se presenta desorganizacin en los expedientes.
Como accin para solucionar este problema se debe elaborar las Tablas de
Retencin Documental, ser socializadas en todas las reas de la Universitaria para
posteriormente iniciar con su implementacin.
A pesar de no contar con las TRD, se tiene parte de las Series documentales
clasificadas y con su inventario, labor que facilita la consulta y prstamo de los
documentos, pero sin la debida intervencin archivstica.
No se tiene establecido ni documentado, las funciones del Archivo como las del
personal, lo cual genera desorganizacin y una falta de planificacin de las
actividades a realizar, que son la razn de ser del Grupo de Gestin Documental.
4. ADMINISTRACCIN DEL ARCHIVO
El siguiente equipo de trabajo que interviene en el funcionamiento del Archivo son
4 Auxiliares, en la mayor parte del tiempo est dedicada a la operacin y
prestamos mas no a la planeacin y elaboracin de planes, programas y proyecto
en el archivo.
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Attn,
Elaboro: Jonathan Jimnez
Reviso: Adriana Len.
Aprob: Adriana Len.
Fecha: 13/4/2015