INSTITUTO TECNOLOGICO DE ORIZABA

Dinmica del proceso

administrativo: control.
Catedrtico: Fabiola Gonzlez Rodrguez
Vctor Daniel Burgoa Cortes;Felipe Velzquez Cruz
30/04/2014

CONCEPTO
Esta etapa del proceso administrativo, llamada tambien EJECUCION, COMANDO o LIDERAZGO, es
una funcion de tal trascendencia, que algunos autores concideran que l administracion y la
direccion son una misma cosa. Esto es, en gran parte, debido a que al dirigir es cuando se ejercen
mas representativamente las funciones administrativas, de manera que todos los dirigentes
pueden conciderarse administradores.
Consiste en dirigir las operaciones mediante la cooporacion del esfuerzo de los subordinados, pera
obtener altos niveles de productividad mediante la motivacion y la supervision.
IMPORTANCIA
La direccion es trascendental porque:
1.

Pone en marcha todos los lineamientos establecidos durante la planeacion y la organizacion.

2. Atravez de ella se logra las formas de conducta mas deseables en los mienbros de la
estructura organizacional.
3. La direccion eficiente es determinante en la moral de los empleados y, consecuentemente,
en la productividad.
4. Su calidad se refleja en el logro de los objetivos, la implementacion de metodos de
organizacion, y en la eficacia de los sistemas de control
5.

A travez de ella se establece la comunicacion necesaria para que la organizacion funcione

PRINCIPIOS
1. De la armonia del objetivo o coordinacion de intereses: La direccion sera eficiente en tanto se
encamine hacia el logro de los objetivos generales de la empresa.
2. Impersonalidad de mando: Se refiere a que la autoridad y su ejercicio (el mando), surgen
como una necesidad de la organizacion para obtener ciertos resultados.
3. De la supervision directa: se refiere al apoyo y comunicacion que debe proporcionar el
dirigente a sus subordinados durante la ejecucion de los planes, de tal manera que estos se
realicen con mayor facilidad.
4. De la via jerarquica: Postula la importancia de respetar los canales de comunicacion
establecidos por la organizacion formal, de tal manera que al emitirse una orden sea transmitida
atravez de los niveles jerarquicos correspondientes, a fin de evitar conflictos, fugas de
responsabilidad, debilitamiento de autoridad de los supervisores inmediatos, asi como perdidas de
tiempo.

5. De la resulocion del conflicto: Indica la necesidad de resolver losproblemas que surgan

durante la gestion administrativa, apartir del momento en que aparezcan; ya que el no tomar una
decision en relacion con un conflicto por insignificante que parezca, puede originar que este se
desarrolle y provoque problemas graves colaterales.
6. Aprovechameinto del conflicto: El conflicto es un problema u obstaculo que se antepone a lo
largo de las metas de organizacion pero que, al obligar al administrador a pensar en soluciones
para el mismo, ofrece la posibilidad de visualizar nuevas estrategias y emprender diversas
alternativas.

TOMA DE DECISIONES
Una decision es la eleccion de un curso de accion entre varias alternativas.
La responsabilidad mas importante del administrador es la toma de decisiones. Con frecuencia se
dice que las decisiones son algo asi como el motor de los negocios; y , en efecto, de la adecuada
seleccion de alternativas depende en gran parte el exito de cualquier organizacion.
Esta etapa forma parte de la direccion por que constituye una funcion que es inherente a los
gerentes, aunque resulte obvio mencionar que a lo largo de todas las etapas del proceso
administrativo se toman decisiones y que algunos autores la concideran en la etapa de decision.
Inicialmente, el tomar decisiones era algo aleatorio o fortuito, pero su importancia es tal que para
tomar decisiones en los altos niveles se han desarrollado numerosas tecnicas fundamentalmente a
base de herramientas matemticas y de investigacin de operaciones.
Una decisin puede variar en transcendencia y connotacin; por ejemplo: la implantacin de
servicio de comedor no tiene la misma importancia que el lanzamiento de un producto nuevo al
mercado. Sea cual fuere su implicacin, al tomar decisiones es necesario:
1. Definir el problema
2. Analizar el problema
3. Evaluar las alternativas
4. Elegir entre alternativas
5. Aplicar la decisin
FACTOR HUMANO

Apartir de la funcion de dirigir, los administradores ayudan a las personas a ver que pueden
satisfacer sus propias necesidades y utilizar su potencial al contribuir a las metas de una empresa.
MULTIPLICIDAD DE ROLES:
Los individuos son mucho mas que un factor productivo en los planes de administracion. Son
miembros de sistemas sociales de muchas organizaciones; son los consumidores de bienes y
servicios y asi influyen de manera vital en la demanda; y son miembros de familias, escuelas,
iglesias, asociaciones industriales y partidos politicos.

NO HAY UNA PERSONA PROMEDIO:

Las personas actuan en diferentes roles, pero tambien son diferentes entre ellos; no hay una
persona promedio. No obstante en empresas organizadas, a menudo se asume que la hay. Las
empresas desarrollan reglas, procedimientos, programas de trabajo, normas de seguridad y
descripciones de puesto, todos con la suposicion implicita de que en escencia, todas las personas
son iguales.

LA IMPORTANCIA DE LA DIGNIDAD PERSONAL:

Administracion incluye alcanzar los objetivos de la empresa. Obtener resultados es importante,
por los medios nunca deben violar la dignidad de las personas. El concepto de la dignidad
individual significa que las personas deben ser tratadas con respeto, no importa cual sea su
posicion en la organizacion.
CONSIDERACION DE LA PERSONA COMO UN TODO:
No podemos hablar de la naturaleza de las personas a menos que se considere a la persona como
un todo, no solo caracteristicas distintas y separadas como conocimiento, actitud, habilidades o
rasgos de la personalidad.

CONTROL

CONCEPTO
Es una etapa primordial en la administracion ,pues, aunque una empresa cuente con magnificos
planes una estructura organizacional adecuada y una direccion eficiente; el ejecutivo no podra

verificar cual es la situacion real de la organizacion si no existe un mecanismo que se serciore e

informe si los hechos van deacuerdo con los objetivos.
IMPORTANCIA
El control es de vital importancia dado que:
1. Establece medidas para corregir las actividades, de tal forma que se alcancen los planes
exitosamente.
2.

Se aplica a todo : a las cosas, personas y a los actos.

3. Determina y analiza rapidamente las causas que pueden originar desviaciones, para que no
se vuelvan a presentar en el futuro.
4. Localiza a los sectores responsables de la administracion, desde el momento en el que se
establecen medidas correctivas.
5. Proporciona informacion acerca de la situacion de la ejecucion de los planes, sirviendo como
fundamento al reiniciarse el proceso de planeacion.
6.

Reduce costos y ahorra tiempo al evitar errores.

7. Su aplicacion incide directamente en racionalizacion de la administracion y consecuentemente

en el logro de la productividad de todos los recursos de la empresa.
PRINCIPIOS
Del caracter administrativo del control:
Es necesario distinguirLAS OPERACIONES de control de LA FUNCION de control.
La funcion es de caracter administrativo y es la respuesta al principio de la delegacion: esta no se
podria dar sin el control, como ya lo hicimos notar. Cuanta mayor delegacion se necesite, se
requiere mayor control. Por lo mismo el control como funcion solo corresponde al administrador.
Parte de los estandares:
El control es imposible si no existen ESTANDARES de alguna manera, y sera tanto mejor, cuanto
mas precisos y cuantitativos se han dicho estandares.
Si el control es comparacion de lo realizado con lo esperado, es logico que, de alghuna manera,
supone siempre una base de comparacion previamente fijada.
Del caracter medial del control:

Aunque parezca una cosa obvia, hay que recordar constantemente este principio, el se deduce
tambien espontaneamente una regla: un control solo debera usarse si el trabajo. Gasto, etc;
impone, se justifican ante los beneficios que de el se esperan.
Del principio de excepcion:
El control administrativo es mucho mas eficaz y rapido, cuando se concentran los casos en que no
se logro lo previsto, mas bien en los resultados que se obtuvieron como se habian planeado.
Este importante principio, tiende a aprovechar los beneficios que resultan de conciderar como lo
ordinario el cumplimiento de las previsiones, y las desviaciones imposibles de evitar, como lo
excepcional: asi estas desviaciones es a donde debe dirigirse toda la atencion.
PROCESO DE CONTROL
Hay que distingir, ante todo, los pasos o etapas de todo control:
a)

establecimiento de los medio de control

b)

operaciones de recoleccion y concentracion de datos

c)

interpretacion y valoracion de los resultados

d)

utilizacion de los mismos resultados

Entre la varidad de los medios de control hay que escoger los que se puedan considerar como
estrategias
Los sistemas de control deben reflejar, en todo lo posible, la estructura de la organizacion:
a)

La organizacion es la expresion de los planes, y a la vez un medio de control

b)

Los mismos controles pierden eficacia

Al establecer los controles, hay que tener en cuenta su naturaleza y la de la funcion controlada,
para aplicar el que sea mas util
Los controles deben ser flexibles: cuando un control no es flexible, un problema que exiga rebasar
lo calculado en la prevision, hace que, o bien se tienda a abandonar el control como irreversible.
Los controles deben reportar rapidamente las desviaciones: el control de tipo historico, mira
hacia el pasado. De ahi que, muchas veces, cuando reporta una desviacion o correcion, esta ya es
imporsible de realizarse. Los controles, por el contrario, deben actualizarse lo mas que se pueda
Los controles deben ser claros para todos cuantos de alguna manera han de usarlos: de ahi la
necesidad de limitar tecnicismos. Su empleo exagerado suele ser la tendencia natural que se da
en especialistas, como un medio de hacer valer su puesto.

Los controles deben llegar lo mas concentrados que sea posible los altos niveles administrativos,
que los han de utilizar por esta razon debe de encarecerce siempre la utilizacion de grficas para el
control ya sean lineas, graficas de Gantt, punto de equilibrio, etc.

CONTROL POR REAS FUNCIONALES

El control se aplica a las 4 reas bsicas de la empresa y a cada una de sus subfunciones.

CONTROL DE PRODUCCIN
La funcin de control en esta rea busca El incremento de la eficacia, la reproduccin de costos y
la uniformidad y mejora de la calidad del producto.
Control de calidad.- Se utiliza para detectar y eliminar cualquier causa que pueda originar un
efecto en El producto.
Control de inventarios.- Su objetivo primordial es determinar El nivel ms econmico de
inventarios en cuanto a materiales, productos en proceso y productos terminados
Control de produccin.- El objetivo fundamental de este control es programar, coordinar e
implantar todas las medidas tendientes a lograr un optima rendimiento en las unidades
producidas, e indicar El modo, tiempo y lugar ms idneos para lograr las metas de produccin,
cumpliendo as con todas las necesidades del departamento de ventas.
Control de compras.- Relacionada fuertemente con El control de inventarios, esta funcin verdica
El cumplimiento de actividades tales como:

Seleccin adecuada de los proveedores

Evaluacin de la cantidad y calidad especifica por El departamento solicitante

Control de los pedidos desde El momento de su requisicin hasta la llegada de los materiales

CONTROL DE MERCADOTECNIA
Se refiere a la evaluacin de la eficacia de las funciones a travs de las cuales se hace llegar el
producto al consumidor; es de vital importancia para el control de la empresa en general, y para la
elaboracin de estrategias y planes de Mercadotecnia.
Control de ventas.- Los pronsticos y presupuestos de las ventas son esenciales para el
establecimiento de este control, ya que permitan fijar normas de realizacin sin las cules seria
avaluar las ventas y fijar las cuotas que se deben cubrir.

CONTROL DE FINANZAS
Proporciona informacin acerca de la situacin financiera de la empresa y de los rendimientos en
trminos monetarios de los recursos, departamentos y actividades que la integran.
Control Presupuestal.- Como ya se estudio, los presupuestos se elaboran durante El proceso de
planeacin, sin embargo son, tambin, control financiero, al permitir comparar los resultados
reales en relacin con lo presupuestado, y proporcionar las bases para aplicar las medidas
correctivas adecuadas.
Control Contable.- Ninguna empresa por pequea que sea, puede operar con xito si no cuenta
con informacin verdica, oportuna y fidedigna acerca de la situacin del negocio y de los
resultados obtenidos en un determinado periodo.

CONTROL DE RECURSOS HUMANOS

Su funcin es la evaluacin de la efectividad en la implantacin y ejecucin de todos y cada uno de
los programas de personal, y del cumplimiento de los objetivos de este departamento; se lleva
acabo bsicamente a travs de la auditoria de recursos humanos

Evaluacin de la actuacin

Evaluacin de reclutamiento evaluacin

Evaluacin de capacitacin y desarrollo

Evaluacin de la motivacin.

Evaluacin de sueldos y salarios

Evaluacin sobre seguridad, y servicios y prestaciones

TCNICAS CUALITATIVAS

LLUVIA DE IDEAS: Tcnica especialmente efectiva para generar ideas nuevas. El procedimiento
consiste en que se rene un grupo de personas interesadas en solucionar un problema en
particular. El lugar ideal para realizar esta tcnica es un saln, donde el problema puede escribirse
en el tablero para que todos lo vean. El lder explica el problema y las reglas del ejercicio. La lluvia
de ideas es ms efectiva cuando el problema se enumera en forma simple y especfica.

SINCTICA. Este mtodo se asemeja a la lluvia de ideas, pero la solucin final al problema se
obtiene con una metodologa ms estructurada. La sinctica tiene como aspectos positivos que es

posible evaluar un problema mucho ms complejo, debido a que el problema se aborda por
segmentos. La parte negativa es que el grupo requiere entrenamiento para utilizar medios como
analogas simblicas.

DECISIONES POR CONSENSO. Cuando los conocimientos sobre un tema en particular estn
repartidos entre varias personas, las decisiones por consenso no requieren el acuerdo total por
parte de todos los miembros del grupo, aunque la decisin debe ser aceptable para todos. Este
sistema compromete a los miembros del grupo para seguir el camino que escoja.

LA TECNICA DELPHI. Es un mtodo para predecir el futuro utilizando expertos en el rea a la cual
pertenece el problema. Se conforma un grupo de expertos en el campo especfico y ellos en forma
independiente predicen el futuro. A cada miembro se le distribuye una serie de preguntas
relacionadas con su rea de especializacin.

LA PECERA. En esta tcnica el grupo que debe tomar la decisin se sienta en forma de crculo y en
el centro de este se coloca una silla. Cuando alguien se sienta en el centro, solo esa persona puede
hablar. Ella puede presentar sin oposiciones sus puntos de vista y proponer soluciones al problema
dado.

INTERACCIN DIDCTICA. Esta tcnica se utiliza cuando se requiere una decisin del tipo se hace
o no se hace. Los factores relacionados con la decisin final pueden ser supremamente complejos
y su investigacin muy amplia. Se le asigna a un grupo o persona la tarea de enumerar las ventajas
del problema, y a otros la enumeracin de todas las desventajas.

LA NEGOCIACIN COLECTIVA. Esta tcnica generalmente es el resultado del acercamiento de los

trabajadores de la gerencia de la empresa para una negociacin.

METODOLOGA ZOPP es decir: planificacin de proyectos orientada a objetivos zopp es un sistema

de procedimientos e instrumentos para una planificacin de proyectos orientada a objetivos. Zopp
es el mtodo final de panificacin de proyectos en la gtz. Caractersticas Procedimiento de
planificacin por pasos sucesivos Visualizacin y documentacin permanente de los pasos de
planificacin. Enfoque de equipo.
Datos cuantitativos

Cuando los valores de los datos representan diferentes magnitudes, decimos que son datos
cuantitativos.
TCNICAS CUANTITATIVAS
LA MATRIZ DE RESULTADOS: Es un instrumento muy utilizado que muestra los posibles resultados
que se pueden conseguir, al seguir cursos alternativos de accin (estrategias) en diferentes
circunstancias.
RBOLES DE DECISIN: Un mtodo eficaz de combinar conceptos de probabilidades y valor (o
satisfaccin) esperados en la solucin de problemas complejos que involucran tanto incertidumbre
como un gran nmero de alternativas. Incluido en este tpico hay un tratado del anlisis de costo
utilidad bajo condiciones de incertidumbre respecto a la conducta de demanda como de costo.
PROGRAMACIN LINEAL: Es una tcnica que se aplica a una amplia gama de problemas
administrativos y a otros de decisin.
Es de valor cuando se debe escoger entre alternativas demasiado numerosas para evaluarlas con
los mtodos convencionales. Al usar la programacin lineal, podemos determinar combinaciones
ptimas de los recursos de una firma para alcanzar cierto objetivo. Se tratan de mtodos grficos y
simplex de aplicacin de esta tcnica.
EL SISTEMA DE INVENTARIOS: Ayudan al control de los costos totales de inventario; estos
enfoques pueden reducir exitosamente el costo total de comprar para almacenar, de llevar el
inventario y de quedarse sin l.

TEORIA DE COLAS: Se refiere a como optimizar una distribucin en condiciones de aglomeracin y

de espera.
Esta teora cuida de los puntos de congestin y de los tiempos de espera, es decir, de las demoras
presentadas en algn punto de servicio. Las tcnicas matemticas que utiliza son extremadamente
variadas.
TEORIA DE REDES: Permite a los gerentes hacer frente a las complejidades involucradas en los
grandes proyectos; el uso de esta tcnica ha disminuido notablemente el tiempo necesario para
planear y producir productos complejos. Las tcnicas incluyen pert (tcnica de evaluacin de
programas), cpm (mtodo de la ruta crtica) pert/ costo y programacin con limitacin de
recursos.
Se tratan tanto las dimensiones de costo como las de tiempo en la planeacin y control de
proyectos grandes y complejos.

LA PROGRAMACIN ENTERA: El mtodo de ramificar y limitar, la programacin dinmica y la

programacin de metas son mtodos para escoger entre alternativas en situaciones donde las
respuestas deben hallarse en nmeros enteros.
LA SIMULACION: Es un procedimiento que estudia un problema al crear un modelo del proceso
involucrado en ese problema y despus, mediante una serie de soluciones por tanteos
organizados, intenta determinar una mejor solucin a ese problema.
EL ANALISIS DE MARKOV: Le permite a uno predecir los cambios con el tiempo cuando la
informacin sobre la conducta de los sistemas es conocida.
CONTROL DE INVENTARIOS.La contabilidad para los inventarios forma parte muy importante para los sistemas de contabilidad
de mercancas, porque la venta del inventario es el corazn del negocio. El inventario es, por lo
general, el activo mayor en sus balances generales, y los gastos por inventarios, llamados costo de
mercancas vendidas, son usualmente el gasto mayor en el estado de resultados.
Las empresas dedicadas a la compra y venta de mercancas, por ser sta su principal funcin y la
que dar origen a todas las restantes operaciones, necesitarn de una
constante informacin resumida y analizada sobre sus inventarios, lo cual obliga a la apertura de
una serie de cuentas principales y auxiliares relacionadas con esos controles. Entres estas cuentas
podemos nombrar las siguientes:

Inventario (inicial)

Compras

Devoluciones en compra

Gastos de compras

Ventas

Devoluciones en ventas

Mercancas en trnsito

Mercancas en consignacin

Inventario (final)

El Inventario Inicial representa el valor de las existencias de mercancas en la fecha que comenz
el perodo contable. Esta cuenta se abre cuando el control de los inventarios, en el Mayor General,
se lleva en base al mtodo especulativo, y no vuelve a tener movimiento hasta finalizar el perodo
contable cuando se cerrar con cargo a costo de ventas o bien por Ganancias y Prdidas
directamente.

En la cuenta Compras se incluyen las mercancas compradas durante el perodo contable con el
objeto de volver a venderlas con fines de lucro y que forman parte del objeto para el cual fue
creada la empresa. No se incluyen en esta cuenta la compra de Terrenos, Maquinarias, Edificios,
Equipos, Instalaciones, etc. Esta cuenta tiene un saldo deudor, no entra en el balance general de la
empresa, y se cierra por Ganancias y Prdidas o Costo de Ventas. Devoluciones en compra, se
refiere a la cuenta que es creada con el fin de reflejar toda aquella mercanca comprada que la
empresa devuelve por cualquier circunstancia; aunque esta cuenta disminuir la compra de
mercancas no se abonar a la cuenta compras.