Elaboracin del programa de

capacitacin (cmo?)
Determinar la metodologa que seguirn los participantes para aprender esos
contenidos es tan importante como el propio contenido del programa. A continuacin
viene una breve descripcin de los mtodos y tcnicas que ms frecuentemente se
utilizan para realizar programas de capacitacin.

Conferencia. Es una exposicin sobre un tema en particular en la que el

conferenciante habla y el auditorio escucha.

Conferencia con participacin. Es una exposicin en la que el conferenciante

expone unilateralmente, pero se permite que el auditorio participe con preguntas durante la
conferencia o al final de la misma.

Clase formal. Es una exposicin a un grupo generalmente reducido en el que se dan

intercambio de ideas, preguntas, discusiones. Normalmente, la clase formal dura varias
sesiones.

Capacitacin en el trabajo. Se asigna a una persona con experiencia para que ayude
al aprendiz a conocer el sistema o forma de realizar el trabajo, a utilizar ciertas herramientas o
maquinaria, y otros procedimientos. No se saca a la persona de su ambiente de trabajo y se le
pide que observe cmo se realizan las labores y que las copie.

Dramatizacin. Se pide a los participantes que simulen situaciones reales o ficticias

para practicar las habilidades o destrezas que se pretenden lograr. Por ejemplo, se puede
simular que se est atendiendo a un cliente molesto por el servicio.

Mtodo de aprender haciendo. Consta de tres pasos y es uno de los ms efectivos.

El primer paso consiste en dar la informacin al aprendiz de cmo se realiza el trabajo. En el
segundo paso, el instructor demuestra en la prctica cmo se debe realizar el trabajo y el
aprendiz observa. Y por ltimo, el aprendiz realiza el trabajo l mismo y el instructor lo corrige
y retroalimenta.

Rotacin de puestos. Consiste en rotar al personal dentro de la empresa de un

puesto a otro durante un tiempo, a fin de que conozca las diferentes funciones dentro de la
organizacin. Antes de asumir un nuevo puesto se le instruye sobre sus funciones.

Estudio de casos. Se entrega a los participantes una descripcin escrita de una

situacin real o ficticia para que la estudien y discutan entre ellos con el fin de diagnosticar el
problema y plantear alternativas de solucin.

Mtodos audiovisuales. Consiste en la utilizacin de pelculas, videos, diapositivas,

etc., para sustituir temporalmente al instructor. Las personas escuchan y/o ven el material que
ha sido grabado previamente. Economizan tiempo y recursos.
Para seleccionar el mtodo ms adecuado de impartir los contenidos del programa se
deben tomar en cuenta los siguientes factores:

Tema.

Objetivos.

Nmero de participantes.

Nivel de conocimientos e integracin del grupo.

Recursos materiales.

Tiempo disponible.

Presupuesto.

CAPACITACIN Y DESARROLLO DE RECURSOS HUMANOS

La Capacitacin significa la preparacin de la persona en el cargo. Es una actividad sistemtica,
planificada y permanente cuyo propsito es preparar, desarrollar e integrar los recursos humanos al
proceso productivo, mediante la entrega de conocimientos, desarrollo de habilidades y actitudes
necesarias para el mejor desempeo de todos los trabajadores en sus actuales y futuros cargos y
adaptarlos a las exigencias cambiantes del entorno.
La capacitacin va dirigida al perfeccionamiento tcnico del trabajador para que ste se desempee
eficientemente en las funciones a l asignadas, produzca resultados de calidad, proporcione
excelentes servicios a sus clientes, prevenga y solucione anticipadamente problemas potenciales
dentro de la organizacin.
El Desarrollo se refiere a la educacin que recibe una persona para el crecimiento profesional a fin
de estimular la efectividad en el cargo. Tiene objetivos a largo plazo y generalmente busca
desarrollar actitudes relacionadas con una determinada filosofa que la empresa quiere desarrollar.
La capacitacin es para los puestos actuales y la formacin o desarrollo es para los puestos futuros.
La capacitacin y el desarrollo con frecuencia se confunden, puesto que la diferencia est ms en
funcin de los niveles a alcanzar y en la intensidad de los procesos. Ambas son actividades
educativas.
OBJETIVOS DE LA CAPACITACIN Y DESARROLLO

Los principales objetivos de la capacitacin son:

1. Preparar al personal para la ejecucin de las diversas tareas particulares de la organizacin.
2. Proporcionar oportunidades para el continuo desarrollo personal, no slo en sus cargos actuales
sino tambin para otras funciones para las cuales la persona puede ser considerada.
3. Cambiar la actitud de las personas, con varias finalidades, entre las cuales estn crear un clima
ms satisfactorio entre los empleados, aumentar su motivacin y hacerlos ms receptivos a las
tcnicas de supervisin y gerencia.
BENEFICIOS DE LA CAPACITACIN DE LOS EMPLEADOS
Beneficios para la organizacin:
Mejora el conocimiento del puesto a todos los niveles.
Eleva la moral de la fuerza de trabajo.
Ayuda al personal a identificarse con los objetivos de la organizacin.
Mejora la relacin jefes-subordinados.
Es un auxiliar para la comprensin y adopcin de polticas.
Se agiliza la toma de decisiones y la solucin de problemas.
Promueve el desarrollo con vistas a la promocin.
Contribuye a la formacin de lderes y dirigentes.
Incrementa la productividad y calidad del trabajo.
Ayuda a mantener bajos los costos.
Elimina los costos de recurrir a consultores externos.
Beneficios para el trabajador que repercuten favorablemente en la organizacin:
Ayuda a la persona en la solucin de problemas y en la toma de decisiones.
Aumenta la confianza, la posicin asertiva y el desarrollo.
Forja lideres y mejora las aptitudes comunicativas.
Sube el nivel de satisfaccin con el puesto.
Permite el logro de metas individuales.
Elimina los temores a la incompetencia o la ignorancia individual.
Beneficios en relaciones humanas, relaciones internas y externas, y adopcin de polticas:
Mejora la comunicacin entre grupos y entre individuos.
Ayuda en la orientacin de nuevos empleados.
Proporciona informacin sobre disposiciones oficiales.
Hace viables las polticas de la organizacin.
Proporciona una buena atmsfera para el aprendizaje.
Convierte a la empresa en un entorno de mejor calidad para trabajar.
PASOS DEL PROCESO DE CAPACITACIN
1. Determinacin de necesidades de capacitacin
Detectar las necesidades de capacitacin permite que la empresa no corra el riesgo de equivocarse
al ofrecer una capacitacin inadecuada, lo cual redundara en gastos innecesarios. La actividad de

capacitacin debe estar fuertemente alineada con los intereses del negocio para ser justificada.
Deben realizarse tres tipos de anlisis; estos son:
Anlisis Organizacional: Es aqul que examina a toda la compaa para determinar en qu rea,
seccin o departamento, se debe llevar a cabo la capacitacin. Se debe tomar en cuenta las metas y
los planes estratgicos de la organizacin, as como los resultados de la planeacin en recursos
humanos.
Anlisis de Tareas: Se analiza la importancia y rendimiento de las tareas del personal que va a
incorporarse en las capacitaciones.
Anlisis de la Persona: Dirigida a los empleados en forma individual. En este anlisis se debe
comparar el desempeo del empleado con las normas establecidas en la empresa y esta informacin
es obtenida a travs de una encuesta.
Los principales medios utilizados para la determinacin de necesidades de capacitacin son:
Evaluacin de desempeo: Mediante la evaluacin de desempeo es posible descubrir no
slo a los empleados que vienen efectuando sus tareas por debajo de un nivel satisfactorio,
sino tambin averiguar qu sectores de la empresa reclaman una atencin inmediata de los
responsables del entrenamiento.
Observacin: Debe ser realizada en el sitio de trabajo y permite verificar donde hay
evidencia de trabajo ineficiente, tales como excesivo dao de equipos, atraso con relacin al
cronograma, perdida excesiva de materia prima, nmero acentuado de problemas
disciplinarios, alto ndice de ausentismo, entre otros.
Cuestionarios: Investigaciones mediante cuestionarios y listas de verificacin
proporcionan evidencias sobre las necesidades de entrenamiento.
Solicitud de supervisores y gerentes: Cuando la necesidad de entrenamiento apunta a un
nivel muy alto, los propios gerentes y supervisores se hacen propensos a solicitar
entrenamiento para su personal.
Entrevistas con supervisores y gerentes: Contacto directo con supervisores y gerentes,
con respecto a posibles problemas solucionables mediante entrenamiento, por lo general se
descubren en las entrevistas con los responsables de diversos sectores.
Reuniones interdepartamentales: Discusiones entre los diferentes departamentos acerca
de asuntos concernientes a objetivos empresariales, problemas operacionales, planes para
determinados objetivos y otros asuntos administrativos.
Examen de empleados: Prueba de conocimiento del trabajo de los empleados que ejecutan
determinadas funciones o tareas.
Modificacin de trabajo: Siempre que se introduzcan modificaciones totales o parciales
de la rutina de trabajo, se hace necesario el entrenamiento previo de los empleados en los
nuevos mtodos y procesos de trabajo.
Entrevista de salida: Cuando el empleado va a retirarse de la empresa es el momento ms
apropiado para conocer su opinin acerca de la empresa y las razones que motivaron su
salida. Es posible que salgan a relucir varias diferencias de la organizacin, susceptibles de
correcciones.
Anlisis de cargos: El conocimiento y la definicin de lo que se quiere en cunto a
aptitudes, conocimientos y capacidad, hace que se puedan preparar programas adecuados de
capacitacin para desarrollar la capacidad y proveer conocimientos especficos segn las
tareas, adems de formular planes de capacitacin concretos y econmicos y de adaptar
mtodos didcticos.

Adems de estos medios, existen algunos indicadores de necesidades de capacitacin, los cules
son:
Indicadores a priori: Son los eventos que provocaran futuras necesidades de capacitacin
fcilmente previsibles. Los indicadores a priori son:
Expansin de la empresa y admisin de nuevos empleados.
Reduccin del nmero de empleados.
Cambio de mtodos y procesos de trabajo.
Sustituciones o movimiento de personal.
Faltas, licencias y vacaciones del personal.
Modernizacin de maquinarias y equipos.
Produccin y comercializacin de nuevos productos o servicios.

Indicadores a posteriori: Son los problemas provocados por las necesidades de

capacitacin no atendidas. Por lo general, estn relacionadas con la produccin o con el
personal y sirve como diagnstico de capacitacin. Se clasifican en:
a) Problemas de produccin:
Calidad inadecuada de la produccin.
Baja productividad.
Averas frecuentes en equipos e instalaciones.
Comunicaciones defectuosas.
Prolongado tiempo de aprendizaje e integracin en el campo.
Gastos excesivos en el mantenimiento de mquinas y equipos.
Exceso de errores y desperdicios.
Elevado nmero de accidentes.
b) Problemas de personal:
Relaciones deficientes entre el personal.
Nmero excesivo de quejas.
Poco o ningn inters por el trabajo.
Falta de cooperacin.
Errores en la ejecucin de rdenes.
Dificultades en la obtencin de buenos elementos.
2. Programacin de la capacitacin
Consiste en la eleccin y prescripcin de los medios de capacitacin para sanar las necesidades
percibidas. En esta etapa se toman en cuenta los siguientes aspectos:
Plantacin de la capacitacin. La programacin de la capacitacin exige una planeacin que
incluye lo siguiente:
-

Enfoque de una necesidad especifica cada vez.

Definicin clara del objetivo de la capacitacin.
Divisin del trabajo a ser desarrollado, en mdulos, paquetes o ciclos.
Eleccin de los mtodos de capacitacin, considerando la tecnologa disponible.
Definicin de los recursos necesarios para la implementacin de la capacitacin, como tipo
de entrenador o instructor, recursos audiovisuales, mquinas, equipos o herramientas
necesarias, materiales, manuales, entre otros.
Definicin de la poblacin objetivo, es decir, el personal que va a ser capacitado,
considerando:

o Nmero de personas.
o Disponibilidad de tiempo.
o Grado de habilidad, conocimientos y tipos de actitudes.
o Caractersticas personales de comportamiento.
Local donde se efectuara la capacitacin, considerando las alternativas en el puesto de
trabajo o fuera del mismo, en la empresa o fuera de ella.
poca o periodicidad de la capacitacin, considerando el horario ms oportuno o la
ocasin ms propicia.
Clculo de la relacin costo-beneficio del programa.

Tcnicas de capacitacin. Estas se dividen en:

a) Tcnicas aplicadas en el sitio de trabajo:
Capacitacin en el puesto: Contempla que una persona aprenda una responsabilidad
mediante su desempeo real. Ofrece varias ventajas, tales como que es relativamente
econmica, los trabajadores en capacitacin aprenden al tiempo que producen y no hay
necesidad de instalaciones costosas fuera del trabajo como salones o dispositivos de
aprendizaje programados. El mtodo tambin facilita el aprendizaje ya que los empleados
aprenden haciendo realmente el trabajo y obtienen una retroalimentacin rpida sobre lo
correcto de su desempeo. Existen varios tipos de capacitacin en el puesto, entre ellas:
El mtodo de instruccin o sustituto, en la que el empleado recibe la capacitacin en el
puesto por parte de un trabajador experimentado o supervisor.
La rotacin de puestos en la que el empleado pasa de un puesto a otro en intervalos
planeados.
Rotacin de puestos: Con el fin de proporcionar a los empleados, experiencia en varios
puestos, se utiliza la rotacin del personal de una a otra funcin. Cada movimiento de un
puesto a otro es normalmente precedido por una sesin de instruccin directa. Adems de
proporcionar variedad en su labor diaria, esta tcnica ayuda a la organizacin en perodo de
vacaciones, ausencias, renuncias, entre otros.
Relacin experto-aprendiz: En las tcnicas de capacitacin que utilizan una relacin entre
un maestro y un aprendiz se aprecian claras ventajas en la retroalimentacin que se obtiene
prcticamente de inmediato.
b) Tcnicas aplicadas fuera del sitio de trabajo:
Conferencias, videos y pelculas, audiovisuales y similares: Estas tcnicas no requieren
de una participacin activa del trabajador, economizan tiempo y recursos. Los bajos niveles
de participacin, retroalimentacin, transferencias y repeticin que estas tcnicas muestran,
pueden mejorar mucho cuando se organizan mesas redondas y sesiones de discusin al
terminar la exposicin.
Simulacin de condiciones reales por computadoras: Consiste en la simulacin de
instalaciones de operacin real, donde el trabajador se va a aprender de manera prctica su
puesto de trabajo. Permite transferencia, repeticin y participacin notable, generalmente
las utilizan las compaas areas, los bancos y los hoteles.
Actuacin o sociodrama: Esta tcnica obliga al capacitando a desempear diversas
identidades. Se utiliza para el cambio de actitudes y el desarrollo de mejores relaciones
humanas. Una de las ventajas es que se pueden crear vnculos de amistad, as como
tolerancia de las diferencias individuales.
Estudio de casos: Permite al trabajador resolver situaciones parecidas a las que se pudieran
presentar en su trabajo, mediante el estudio de una situacin especfica real o simulada.

Para ello, recibe sugerencias de otras personas y desarrolla habilidades para la toma de
decisiones. En esta tcnica de capacitacin, se practica la participacin, ms no as la
retroalimentacin y la repeticin.
Lectura, estudios individuales, instruccin programada: Se refiere a cursos basados en
lecturas, grabaciones, fascculos de instruccin programada y ciertos programas de
computadoras. Resultan de gran utilidad en circunstancias de dispersin geogrfica o
cuando hay dificultad para reunir un grupo de asistentes a un programa de capacitacin. Los
materiales programados proporcionan elementos de participacin, repeticin, relevancia y
retroalimentacin.
Capacitacin en laboratorio (sensibilizacin): Constituye una modalidad de la
capacitacin en grupo. Se emplea para desarrollar las habilidades interpersonales y el
desarrollo de conocimientos, habilidades y conductas adecuadas para futuras
responsabilidades laborales. Por lo general se utiliza a un profesional de psicologa como
moderador de estas sesiones. Se basa en la participacin, retroalimentacin y repeticin.

3. Ejecucin del Programa de capacitacin

La capacitacin presupone el binomio instructor/aprendiz. Los aprendices son las personas situadas
en cualquier nivel jerrquico de la empresa y que necesita aprender o mejorar los conocimientos
que tienen sobre alguna actividad o trabajo. Los instructores son las personas situadas en cualquier
nivel jerrquico, expertos o especialistas en determinada actividad o trabajo y que transmiten sus
conocimientos de manera organizada a los aprendices.
Tambin presupone una relacin de instruccin/aprendizaje. La instruccin es la enseanza
organizada de cierta tarea o actividad y el aprendizaje es la incorporacin al comportamiento del
individuo de aquello que fue instruido.
La ejecucin del programa de capacitacin, depender principalmente de los siguientes factores:
Adecuacin del programa de entrenamiento a las necesidades de la organizacin. La
decisin de establecer determinados programas de entrenamiento debe depender de la
necesidad de preparar determinados empleados o mejorar el nivel de los empleados
disponibles.
La calidad del material del entrenamiento presentado. El material de enseanza debe ser
planeado de manera cuidadosa, con el fin de facilitar la ejecucin del entrenamiento.
La cooperacin de los jefes y dirigentes de la empresa. El entrenamiento debe hacerse
con todo el personal de la empresa, en todos los niveles y funciones. Su mantenimiento
implica una cantidad considerable de esfuerzo y de entusiasmo por parte de todos los
participantes en la tarea, adems de implicar un costo que debe ser considerado como una
inversin que capitalizar dividendos a mediano y corto plazo y no como un gasto
superficial.
La calidad y preparacin de los instructores. El xito de la ejecucin depender del
inters, del esfuerzo y del entrenamiento de los instructores. Es muy importante el criterio
de seleccin de los instructores, los cules debern reunir ciertas cualidades personales,
tales como facilidad para las relaciones humanas, motivacin por la funcin, raciocinio,
capacidades didcticas, exposicin fcil, adems del conocimiento de la especialidad.
La calidad de los aprendices. Este aspecto influye de manera sustancial en los resultados
del programa de entrenamiento. Los mejores resultados se obtienen con una seleccin
adecuada de los aprendices, en funcin de la forma y del contenido del programa y de los
objetivos del entrenamiento.

4. Evaluacin de los resultados de la capacitacin.

La Evaluacin es un proceso que debe realizarse en distintos momentos, desde el inicio de un
Programa de Capacitacin, durante y al finalizar dicho programa. Es un proceso sistemtico para
valorar la efectividad y/o la eficiencia de los esfuerzos de la capacitacin. Los datos que se obtienen
son tiles para la toma de decisiones y se pueden realizar tres diferentes tipos de evaluacin:
Evaluacin de los procesos, la cual examina los procedimientos y las tareas implicadas en la
ejecucin de un programa o de una intervencin.
Evaluacin de los impactos, es ms cabal y se centra en los resultados de largo alcance del
Programa o en los cambios o mejoras al estado de la actividad.
Evaluacin de los resultados, se usa para obtener datos descriptivos en un proyecto o programa y
para documentar los resultados a corto plazo.

CAMBIOS EN EL PROCESO DE ADIESTRAMIENTO, CAPACITACIN Y

DESARROLLO CON EL AUGE DE LAS NUEVAS TECNOLOGAS DE COMUNICACIN
E INFORMACIN
En cualquier organizacin, el adiestramiento, capacitacin y desarrollo de los recursos humanos,
son considerados factores importantes para el logro de los objetivos y metas proyectadas, ya que un
personal que pueda responder de manera efectiva a las distintas necesidades institucionales, desde la
operatividad de sus funciones en el cargo que ocupa; beneficia a la organizacin porque esto crea en
el empleado, un compromiso y una responsabilidad institucional, lo que se traduce en un mejor
desempeo laboral.
Con el pasar del tiempo se han venido dando cambios en el mundo empresarial, producto del
crecimiento de una economa global y del uso de las Tecnologas de Informacin y Comunicacin;
incidiendo esto en la estructura interna, jerarqua de cargos, seleccin del personal as como
tambin en la metodologa para la capacitacin del personal. El manejo de las tecnologas de
informacin y comunicacin actualmente forman parte integral del negocio, constituyen un
elemento fundamental para apoyar, mantener y propiciar el crecimiento o vigencia econmica y
social de una organizacin. El desarrollo tecnolgico permite a las empresas acortar distancias y
colocar de manera ms rpida y efectiva los mejores bienes y servicios que los clientes esperan; lo
que se traduce en niveles de competitividad y de productividad para esas empresas.
Por otra parte, adems del manejo de la informacin, el conocimiento es otro pilar fundamental para
que se generen respuestas asertivas al cliente, desde la creatividad y la innovacin, permitiendo as
que la organizacin se mantenga constantemente actualizada en cunto al uso de estrategias
diseadas desde los cambios tecnolgicos en bsqueda del xito institucional.
El proceso de innovacin en una empresa que se sustenta en el paradigma tecnolgico, es visto en
tres grandes etapas: identificacin de una necesidad en el mercado o de una oportunidad
tecnolgica; adopcin y adaptacin de la tecnologa ya existente y transfiriendo esta tecnologa por
comercializacin o por algn medio institucional. Se exige en la actualidad empresas que sean
capaces de adaptarse de manera rpida a los permanentes cambios y ver que el conocimiento es la
opcin para solventar las situaciones que se presentan en la organizacin a travs de la innovacin
tecnolgica. Es por esta razn que lo departamentos informticos de las organizaciones, constituyen
pilares fundamentales para gestionar estos cambios.

Algunos aspectos importantes a destacar de las nuevas tecnologas para el desarrollo de recursos
humanos son:

La organizacin virtual. Es un concepto donde la relacin entre personas y entre procesos

existe, pero no hay una ubicacin, un lugar fijo, se da a travs de Internet. Se trabaja en
base a desarrollo de proyectos, propuestas que van y vienen corregidas, se cumple con una
agenda y metas de trabajo de un pas a otro, incluso de un continente a otro.

Empowerment. Consiste en una nueva forma de administrar la empresa, donde se integran

todos los recursos: capital, manufactura, produccin, ventas, mercadotecnia, tecnologa,
equipo y personal; haciendo uso de una comunicacin efectiva y eficiente para lograr los
objetivos de la organizacin."Empowerment es donde los beneficios ptimos de la
tecnologa de la informacin son alcanzados. Los miembros, equipos de trabajo y la
organizacin, tendrn completo acceso y uso de informacin crtica, poseern la
tecnologa, habilidades, responsabilidad, y autoridad para utilizar la informacin y llevar
a cabo el negocio de la organizacin." Para implantar el sistema de empowerment en una
empresa es necesario que haya un cambio en la cultura de trabajo, y para esto es necesario
que se aprenda a trabajar en equipo.

Teamwork. Un equipo de trabajo tiene la finalidad de crear nuevos conocimientos sobre

los procesos organizativos, sobre los procesos grupales y sobre los procesos personales de
cada uno de los miembros del equipo, esto permite al equipo optimizar sus recursos y lograr
una mejor calidad del producto como de los procesos. Convertir el trabajo en equipo en un
modo de gestin organizacional requiere conviccin, fijacin de polticas y actitudes
proactivas por parte de las personas que trabajan en la organizacin.

El papel del gerente, en este sentido, es el de liderar el cambio mismo, convirtindose en un

estratega y un excelente comunicador e inspirador de todos aquellos aspectos que involucren a la
organizacin. El desarrollo de nuevas tecnologas y el auge cada vez mayor de la llamada
"revolucin de la informacin", ha propiciado cambios acelerados en las estructuras
organizacionales, al mismo tiempo que condiciona un nuevo perfil global para el gerente, en donde
sus principales caractersticas personales deben incluir una mayor capacidad de adaptacin a nuevas
circunstancias, una mentalidad internacional y excelentes condiciones de aprendizaje y
comunicacin, adems de contar con principios elementales como tica, honestidad y justicia, cuya
valoracin es de carcter universal. Hoy en da, se requiere de una gerencia ms participativa y con
menos niveles jerrquicos, en donde se produzca un mayor acercamiento de todos los que la
integran, con una participacin mucho ms activa de todo el equipo gerencial en la toma de
decisiones y con un nfasis muy particular en equipos decisorios basados en estructuras funcionales
por reas de negocios.