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Excel
Consigli & Trucchi
Indice
001 - Copia negli appunti e messaggi di errore
002 - Gestione celle - Spostarsi velocemente sul foglio di lavoro
003 - Gestione formule - Bloccare con riferimento assoluto il contenuto di una cella
004 - Memorizzare l'anteprima
005 - Gestione testo - Scrivere un testo in base ad una condizione
006 - Elenchi - Gli strumenti per la creazione di elenchi personalizzati
007 - Riempimento celle - Come riempire automaticamente una cella
008 - Inserire commenti personali
009 - Gli stili - Come impostare uno stile personale
010 - Visualizzazione celle - Come salvare le impostazioni di visualizzazione
011 - Riferimento celle - Come riferirsi a celle esterne al foglio di lavoro corrente
012 - Protezione celle - Come impostare una password di protezione
013 - Denominazione celle - Attribuire un nome ad un insieme di celle
014 - Ricerca - Utilizzare l'opzione ricerca guidata per trovare facilmente dati
015 - Gestione database - Come collegare un foglio di lavoro ad un database Access
016 - Collegamenti - Recupero del contenuto di un archivio danneggiato
017 - Anno 2000 - Valore dellanno espresso in Excel con due cifre
018 - Matrici senza limiti - Si! Ma, attenti al...
019 - Contenuti del web in Excel
020 - Formato celle
021 - Selezioni estese
022 - Selezioni non contigue
023 - Numeri che iniziano con zero
024 - Documenti Word o Excel da chiudere
001 - Copia negli appunti e messaggi di errore
Spesso capita che se state utilizzando Excel e cercate di copiare degli appunti, vi compaia un messaggio di errore:
Impossibile svuotare gli appunti. Ed in poche parole non riuscirete n a copiare, n ad incollare i vostri appunti da un'altra
parte. Il messaggio di errore compare perch spesso un altro programma si "impadronisce" degli appunti, o anche poca
memoria di Windows (raro per). In questo caso l'unica cosa da fare chiudere tutto e riavviare il PC. Un'altra causa di
questo errore pu essere la corruzione di alcuni file di Excel. Soluzione ultima: reinstallare Excel.
002 - Gestione celle - Spostarsi velocemente sul foglio di lavoro
Per velocizzare gli spostamenti allinterno di fogli di lavoro particolarmente grandi, si pu utilizzare il comando Vai a
raggiungibile dal menu Modifica/Vai a o premendo il tasto funzione [F5]. Eseguita tale operazione sar aperta una
finestra di dialogo, dove nella casella Riferimento potrete inserire la cella in cui spostarvi. Da notare che man mano
effettuate
gli spostamenti mediante lutilizzo di questa finestra, Excel crea una lista di riferimenti gi visitati, in modo che volendo
ritornare nella cella di partenza non dovrete pi inserire la cella bens cliccare sul riferimento voluto.
003 - Gestione formule - Bloccare con riferimento assoluto il contenuto di una cella
In alcuni casi, specialmente nelle operazioni in cui propaghiamo un formula mediante il trascinamento del mouse
potremmo aver bisogno di mantenere un riferimento assoluto ad una particolare cella. Se ad esempio dovessimo
aumentare un prezzo del 10%, volendo riportare laumento in una colonna diversa, potremmo inserire in un cella (Cella x)
il valore 10%, scrivere una formula che tenga conto dellaumento percentuale del tipo =Cella 1+Cella 2*Cella x e
propagare la formula trascinandola con il mouse, in questo caso per perderemmo il riferimento alla Cella x che
verrebbe sostituita con altri valori. Per far in modo che ci non accada possiamo bloccare la cella inserendo il simbolo
speciale $ in questo modo: =Cella 1+Cella 2 * $Cella$ x cos facendo i valori vengono sempre moltiplicati per la Cella x.
Volendo invece propagare la formula anche sulle righe, in modo ad esempio da ottenere un prezzo maggiorato del 20%,
dobbiamo bloccare non solo la cella contenente il valore percentuale, ma anche le celle con i valori di partenza.
La formula diviene: =$Cella 1 + $Cella 2 * Cella$ x.
Eseguita tale operazione possiamo trascinare la formula di partenza sia in orizzontale che in verticale.
004 - Gestione file - Memorizzare lanteprima
Volendo visualizzare unanteprima di un file Excel salvato precedentemente, dobbiamo impostare Excel in modo che
vada effettivamente a salvare limmagine danteprima.
Per effettuare tale operazione, prima di chiudere il foglio di lavoro cui state lavorando, aprite il menu File/Propriet e
selezionate la scheda riepilogo, in questa scheda spuntate la casella Salva anteprima immagine. Cos facendo, alla
prossima apertura del file con il comando File/Apri avremo la possibilit di avere unanteprima del foglio di lavoro
precedentemente salvato.

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005 - Gestione testo - Scrivere un testo in base ad una condizione
Excel mette a disposizione dellutente una potente funzione per testare delle condizioni, stiamo parlando della funzione
SE.
Un uso pratico di questa funzione potrebbe essere quello di far apparire un testo specifico in funzione di una certa
condizione; ipotizziamo di aver memorizzato in una cella un valore rappresentativo e di voler evidenziare con un
messaggio lavvenuto superamento di una certa soglia prefissata.
Lobbiettivo pu essere raggiunto inserendo la seguente formula:
=SE(A1>=100; soglia superata;soglia non superata)
ci significa che se il valore contenuto nella cella A1 maggiore uguale a 100, sar visualizzata la stringa Soglia
superata altrimenti sar mostrata Soglia non superata.
006 - Elenchi - Gli strumenti per la creazione di elenchi personalizzati
Excel dispone di un potente strumento che permette linserimento di un elenco personalizzato. Se ad esempio dobbiamo
inserire una serie di nomi, ci baster creare lelenco una sola volta e richiamarlo ogni qualvolta ne abbiamo bisogno. Per
eseguire loperazione appena descritta baster aprire il menu Strumenti/Opzioni e selezionare la scheda Elenchi a questo
punto baster digitare le voci del nostro elenco nellapposito spazio Voci elenco e premere infine il tasto Aggiungi.
Tornando ora nel foglio di lavoro se proviamo a digitare la prima voce dellelenco ed a trascinare con il mouse la cella,
Excel generer automaticamente tutte le voci restanti dellelenco, risparmiandoci la fatica di digitarle manualmente.
Mediante la finestra Elenchi esiste inoltre la possibilit di importare elenchi gi esistenti, per farlo cliccate sullicona con la
freccia rossa posta nelle vicinanze del tasto Importa, la finestra verr ridotta e potrete selezionare con il mouse le celle
contenenti lelenco, infine cliccate nuovamente sullicona con la freccia rossa e premete il tasto Importa; Excel effettuer
la creazione dellelenco in modo automatico.
007 - Riempimento celle - Come riempire automaticamente una cella
Volendo propagare un simbolo automaticamente allinterno di una cella, inserire un simbolo in una cella, selezionarla con
il mouse ed utilizzare la funzione di riempimento automatico; per accedervi bisogna scegliere il menu Formato/Celle e
selezionare, dalla finestra che sar aperta, la scheda Allineamento. A questo punto bisogner scegliere la voce Riempi
dal combo box Orizzontale e cliccare sul pulsante Ok. Come effetto, Excel duplicher il valore precedentemente inserito
per tutta la cella.
008 - Inserire commenti personali
La guida in linea di Excel 97 come pure quella degli altri applicativi Office 97, consente linserimento di messaggi
personali.
Per compiere tale operazione, baster aprire la guida facendo clic sul punto interrogativo posto sulla barra degli strumenti
ed effettuare una ricerca sullargomento di interesse. In seguito per aggiungere un commento personale baster cliccare
sul pulsante Opzioni e scegliere la voce Annota.
A questo punto possiamo inserire un commento e cliccare il pulsante Salva.
Il nostro commento sar cos notificato mediante un fermaglio verde e salvato insieme alla guida di Excel.
009 - Gli stili - Come impostare uno stile personale
Per evitare di formattare ogni volta le celle con i caratteri, i formati numerici i colori etc. che pi desideriamo, possiamo
impostare uno stile personale che tenga conto di tutte le impostazioni. Apriamo dunque il menu Formato/Stile digitiamo
un nome per lo stile personale che vogliamo creare, spuntiamo le caselle relative agli oggetti che lo stile dovr
coinvolgere e premiamo il tasto Modifica. Dalla finestra che appare possiamo effettuare le variazioni desiderate, per
esempio potremmo far in modo che i numeri negativi vengano automaticamente visualizzati in rosso etc. Una volta
effettuate le variazioni premiamo il tasto Ok, e a seguire il pulsante Aggiungi in modo da rendere effettive le variazioni sul
nostro stile personale.
In seguito per applicare lo stile, vi baster selezionare le celle cui applicare lo stile, aprire il menu Formato/Stile scegliere
lo stile da applicare dal combo box Nome dello stile e premere Ok.
010 - Visualizzazione celle - Come salvare le impostazioni di visualizzazione
Durante il lavoro sui fogli di calcolo possiamo aver bisogno di visualizzare il foglio cui stiamo lavorando con alcune
impostazioni personalizzate; ad esempio, potremmo voler lavorare con alcune righe o colonne che sono
momentaneamente nascoste etc. Se chiudessimo il foglio di lavoro, alla sua riapertura dovremmo per ricreare
manualmente la visualizzazione precedete agendo sui vari menu di Excel. Il programma mette a disposizione una pratica
procedura che ci consentir di richiamare la nostra visualizzazione preferita con pochi clic del mouse. Anzitutto
effettuiamo le nostre impostazioni di visualizzazione sul foglio di lavoro, apriamo poi il menu Visualizza/Visualizzazioni
Personalizzate e dalla finestra che sar mostrata clicchiamo sul pulsante Aggiungi definiamo poi un nome per la
visualizzazione e diamo lOk. Da questo momento ogni volta che desideriamo avere la visualizzazione salvata, ci baster
spostarci nel menu Visualizza/Visualizzazioni Personalizzate selezionare la visualizzazione e cliccare sul tasto Mostra.

011 - Riferimento celle - Come riferirsi a celle esterne al foglio di lavoro corrente
Se vogliamo inserire un valore localizzato in una cella di un foglio di lavoro contenuto in un file diverso a quello corrente
dobbiamo utilizzare una sintassi particolare; ipotizziamo di volerci riferire alla cella A2 contenuta nel foglio di lavoro1 del
file FileExcel.xls nella nostra formula dobbiamo inserire:
=[FileExcel.xls]foglio1!A2
se il file aperto con Excel se invece la sorgente contenente la cella e chiusa bisogna includere il percorso completo in
questo modo: =C:\cartella\[nome.xls]Foglio1!A2 .
012 - Protezione di celle - Come impostare una password di protezione
Capita spesso di far in modo che i fruitori del nostro foglio di lavoro possano modificare solo alcune celle del foglio
stesso. A tal fine possiamo impostare una protezione del foglio di lavoro inserendo una password. Per effettuare tale
operazione bisogna selezionare alcune celle (quelle che non avranno la protezione) aprire il menu Formato/Cella
selezionare la scheda Protezione e deselezionare le caselle Bloccata e Nascosta. A questo punto apriamo il menu
Strumenti/Protezione/Proteggi foglio, nella finestra che sar aperta spuntiamo le caselle relative alle sezioni da
proteggere e digitiamo una password.
Successivamente volendo rimuovere la protezione, bisogner selezionare le celle
protette aprire il menu Stru-menti/Protezione/Rimuovi protezione foglio e digitare la pas-sword scelta in precedenza per la
protezione.

del 2029, assolutamente necessario immettere la data utilizzando quattro cifre. Ad esempio per memorizzare la
data del 4 luglio 1914, necessario digitare 4.7.1914.
Excel 95, 5.x, 4x e 3x.
Queste versioni di Excel gi attribuiscono gli input di due cifre da 00 a 19 allanno 2000. Cio: gli input da 00 a 19
vengono associati al 21 secolo mentre quelli da 20 a 99 al 20. Con queste versioni, quindi, bisogna fare attenzione ad
immettere con quattro cifre le date anteriori al 1 gennaio 1920 o posteriori al 21 dicembre 2019.
Excel 2.x.
Questa prima versione accetta input riferiti allanno che va dal 1900 al 2078. Attenzione: Excel 2.x interpreta tutti gli input
a due cifre come anni del 20 secolo.
Per questa ragione, ogni anno del 21 secolo deve essere immesso con quattro cifre.

013 - Denominazione celle Attribuire un nome ad insieme di celle.


Per facilitarci linserimento di formule complesse, possiamo attribuire un nome ad una cella o insieme di celle; per portare
a termine tale operazione, selezionare la zona di celle, aprire il menu Inserisci/Nome e digitare il nome da attribuire alle
celle stesse; infine, premendo il tasto Aggiungi il nome sar memorizzato per utilizzi futuri. Se ora dobbiamo effettuare la
somma o qualsiasi altra funzione sulle celle, ci baster digitare in modo molto intuitivo semplicemente =SOMMA(nomecelle).
014 - Ricerca - Utilizzare lopzione ricerca guidata per trovare facilmente dati
Se lavoriamo con grossi fogli di lavoro, possiamo avere la necessit di effettuare la ricerca di alcuni dati; Excel in questo
caso offre uno strumento per la ricerca automatica dei dati allinterno di fogli di calcolo.
Per impostare la ricerca guidata baster aprire il menu Strumenti/Creazione guidata/Ricerca e seguire a schermo le
istruzioni fornite dal programma.
Alla fine Excel restituir il valore da cercare singolo oppure con i parametri di ricerca affiancati.
La ricerca avanzata rappresenta un componente aggiuntivo, perci se non dovesse essere presente, dovr essere
aggiunto dal menu Strumenti/Componenti Aggiuntivi.
015 - Gestione database - Come collegare un foglio di lavoro con un database Access
Volendo memorizzare il contenuto di una specifica cella o di un intero foglio di lavoro in un database Access, dobbiamo
far uso della creazione guidata modelli, la procedura si compone di cinque passi e potr essere avviata dal menu
Dati/Creazione guidata modelli.
Se tale voce dovesse mancare nel menu Dati sar necessario installare il componente dal menu Stru-menti/Componenti
Aggiuntivi e successivamente spuntare la casella Creazione guidata modelli con registrazione dati.
Eseguita tale operazione siamo pronti per effettuare il collegamento, apriamo il menu Dati/Creazione guidata modelli ed
inseriamo i dati che man mano ci vengono chiesti dal wizard, avendo cura di selezionare nel passaggio 2 di 5, Access
come tipo di database da creare.
016 - Collegamenti - Recupero del contenuto di un archivio danneggiato
Un foglio Excel pu essere danneggiato a causa di problemi hardware legati allhard disk o durante la sua trasmissione in
rete.
Excel permette, tuttavia, di ricostruire con notevole sicurezza i dati contenuti nel foglio.
Lanciare Excel e cliccare su File/Nuovo, quindi scegliere Cartella di lavoro e dare l OK. Immettere nella cella A1 del
nuovo foglio la formula =<Nome-del-file>!A1 in cui Nome-del-file si riferisce al nome dellarchivio del foglio danneggiato.
Nel caso compaia la finestra di dialogo Seleziona foglio cliccare sul foglio desiderato e confermare con OK. Selezionare
la cella A1 e cliccare su Modifica/Copia.
Scegliere una zona del foglio con unampiezza uguale a quella delle celle occupate nel foglio danneggiato.
Cliccare su Modifica/Incolla (le celle rimangono selezionate).
Spostarsi su Modifica/Copia e aprire di nuovo il menu Modifica dal quale selezionare su Incolla speciale;
scegliere lopzione Valori e confermare con OK.
Sebbene in questo modo i collegamenti ricostruiti vadano nuovamente perduti, i dati danneggiati vengono recuperati nel
nuovo foglio.
017 - Anno 2000 - Valore dellanno espresso in Excel con due cifre
Le diverse versioni di Excel interpretano lanno espresso con due cifre (ad. Es. 7.6.99) in maniera differente. Per evitare
che questa caratteristica abbia delle ripercussioni dannose, bisogna applicare le seguenti regole.
Excel 97 ed Excel 98 per Macintosh.
In linea di principio, ambedue le versioni assegnano le cifre da 00 a 29 allanno 2000, mentre i valori da 30 a 99 vengono
attribuiti al 1900. Ci significa che quando si inserisce una data anteriore al 1 gennaio 1930 o posteriore al 31 dicembre

018 - Matrici senza limiti - Si! Ma, attenti al...


A differenza delle versioni precedenti, Excel 97 non pone alcun limite alla grandezza di una matrice allinterno di una
foglio elettronico. Se si dispone di sufficiente memoria RAM, si possono creare matrici di centinaia di migliaia di celle.
C tuttavia una limitazione: Excel non permette la definizione di una matrice che occupa unintera riga od unintera
colonna. Gli esempi seguenti mostrano le conseguenze pratiche di questa regola:
A1:=SOMMA(SE(B1:B65535=0;1;0))
A2:=SOMMA(SE(B:B=0;1;0))
A3:=SOMMA(SE(B1:J65535=0;1;0))
A4:=SOMMA(SE(B:J=0;1;0))
A5:=SOMMA(SE(B1:DD65535=0;1;0))
Attenzione: per inserire formule nelle matrici si pu utilizzare la combinazione di tasti Ctrl+Maiusc+Invio. Si pu osservare
che nella cella A1 compare il valore 65535. Questo risultato esatto. Nelle celle A2 ed A4 compare, invece, il messaggio
#NUM! dato che la matrice fa riferimento ad una colonna completa. Anche la formula in A3 funziona normalmente e
restituisce il risultato corretto di 589.815. Attenzione: per il calcolo della matrice in A3, Excel ha bisogno di un po di
tempo dato che deve controllare 600.000 celle.
La formula nella cella A5 far certamente apparire il messaggio diagnostico Memoria insufficiente. Si desidera proseguire
ma, lazione non sar ripristinabile < dato che queste dimensioni sono normalmente troppo grandi per Excel e per un PC
normalmente equipaggiato.
019 - Contenuti del web in Excel
Quando trovate, all'interno di una pagina Web, delle informazioni che vi interessano e volete salvare sul vostro hard disk
solo la parte testuale, in alternativa al classico copia e incolla potete usufruire di un'apposita funzione di Excel 2000:
1. Selezionate Dati|Carica dati esterni|Nuova Query Web.
2. Nel primo campo di testo della finestra che viene visualizzata digitate l'indirizzo della pagina Web che vi interessa.
3. Sempre all'interno della finestra, al punto 2 selezionate l'opzione Tutta la pagina ed al punto 3 l'opzione Nessuno.
4. Fate clic su OK.
5. Nella finestra Restituzione dati esterni scegliete una delle due opzioni disponibili (dati nel foglio corrente oppure in un
nuovo foglio). Poi fate clic su OK.
Dopo alcuni secondi (dipende dal contenuto della pagina Web) avrete tutto il testo inserito nel vostro foglio Excel, a
disposizione per i vostri successivi utilizzi.
020 - Formato celle
Vi pu capitare di volere estendere una formattazione particolare (per font, bordi ecc.) a tutte le celle del vostro foglio di
lavoro di Excel. Ovviamente non potete ripetere l'operazione Formato|Celle per ognuna di esse. Pi semplicemente, dopo
avere stabilito il formato ed averlo applicato ad una singola cella:
1. Selezionate la cella in questione e poi Modifica|Copia.
2. Selezionate le restanti celle alle quali volete estendere la formattazione.
3. Selezionate Modifica|Incolla speciale...
4. Nella finestra Incolla speciale, selezionate l'opzione Formati, poi fate clic su OK.
In questo modo verr incollato solo il particolare formato da voi scelto, senza che vi sia effetto alcuno sui contenuti
numerici o letterali delle celle stesse.
021 - Selezioni estese
Se utilizzate Excel 97 o 2000, ecco i tre modi possibili per selezionare aree di celle. Il primo adatto a selezioni piccole, il
secondo pu essere pi veloce per selezioni pi vaste, il terzo si adatta benissimo a grandi selezioni che
necessiterebbero si uno scrolling del foglio perch terminano in celle non visualizzate:
1. Selezionate una cella e, continuando e tenere premuto il pulsante sinistro del mouse, trascinate fino all'estremit della
vostra selezione;
2. Selezionate una cella; scegliete la seconda cella che costituir l'estremit della selezione e, premendo
contemporaneamente il tasto MAIUSC, selezionatela con il pulsante sinistro del mouse .
3. Selezionate una cella; premete F5. Verr visualizzata la finestra Vai a. Nel campo di testo Riferimento digitate le
coordinate della seconda cella (per esempio h30). Tenendo premuto contemporaneamente il tasto MAIUSC, fate clic su
OK.
Come vedete il secondo metodo veloce, ma il terzo si adatta meglio ai casi nei quali le celle della selezione non sono
tutte visualizzate sul monitor e vi evita di dovere effettuare lo scrolling del foglio.

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022 - Selezioni non contigue
Excel 2000 vi permette di effettuare selezioni di pi celle che si trovino non solo in posizioni contigue, ma anche lontane
le une dalle altre:
1. Selezionate la prima cella e poi, tenendo premuto MAIUSC, selezionate un'altra cella.
In questo modo la selezione ha forma rettangolare e le due celle da voi selezionate ne costituiscono gli estremi. Per
aggiungere non una singola cella bens un'ulteriore area rettangolare alla selezione attuale:
2. Tenendo premuto CTRL, selezionate una nuova cella: costituir il primo estremo della nuova area rettangolare.
3. Rilasciate il tasto CTRL.
4. Tenendo premuto MAIUSC selezionate l'ultima cella per ottenere la seconda selezione rettangolare.
Come noterete entrambi i rettangoli da voi creati risultano contemporaneamente selezionati.
023 - Numeri che iniziano con zero
Excel non va molto d'accordo con i numeri che iniziano con lo zero. Se per esempio digitate 02, spostandovi alla cella
successiva noterete che l'applicazione ha convertito la vostra digitazione in 2. Esiste un modo per mantenere gli zero in
testa alla numerazione inserita:
1. Selezionate le celle in cui dovete inserire i numeri.
2. Fate clic con il pulsante destro del mouse su una delle celle e, nel men contestuale, scegliete Formato celle.
3. Nella finestra Formato celle, selezionate l'etichetta Numero e, tra le opzioni che avete a disposizione per Categoria,
scegliete Personalizzato.
4. Nella casella di testo Tipo, al posto della scritta che viene visualizzata, digitate tanti zero quanti sono quelli che
desiderate compaiano, pi uno (per es. digitando 000, cio tre zeri, potrete inserire numeri del tipo 002 oppure 003, ma
non 0003. Nell'ultimo caso il numero verr convertito in 3).
5. Premete OK.
024 - Documenti Word o Excel da chiudere
Sia che lavoriate con Word, sia che lavoriate con Excel, pu spesso accadere di dovere aprire, in una stessa sessione,
pi di un documento. Nel momento in cui dovete chiudere i lavori aperti, potete farlo effettuando un'unica operazione:
1. Tenete premuto MAIUSC mentre selezionate il men File. Verr visualizzata un'opzione che normalmente non
compare: Chiudi tutto.
2. Selezionate l'opzione e l'applicazione provveder a chiudere tutti i documenti che voi avevate aperto.