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en Archivos
Guas
AGN
Conservacin Preventiva
en Archivos
Compilado por
Natasha Eslava Vlez
Consejo Directivo
Ministerio de Cultura
Comit Editorial
Presidencia de la Repblica
Vctor Manuel Daz
Representante del Sr. Presidente
Coordinacin Editorial
Colciencias
Paola Natalia Nieto
Representante del Sr. Director
ISBN 978-958-8242-12-5
Archivo General de la Nacin de Colombia
Carrera 6 No. 6-91
Telfono: 3282888 Fax: 337 2019
E-mail: contacto@archivogeneral.gov.co
Pgina web: www.archivogeneral.gov.co
Bogot, D.C., Colombia
2009
Impreso en Colombia
Contenido
Contenido
Introduccin..................................................................................................................................................................
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Transferencia al Archivo Central................................................................................................................................. 37
7 . Anexos.................................................................................................................................................................
Anexo 1.........................................................................................................................................................................
Deterioro en Documentos de Archivo..................................................................................................................
Factores de alteracin......................................................................................................................................
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Contenido
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Anexo 2......................................................................................................................................................................... 55
Empaste y encuadernacin la solucin?............................................................................................................. 55
Anexo 3......................................................................................................................................................................... 57
Extintores................................................................................................................................................................. 57
Anexo 4......................................................................................................................................................................... 58
Normatividad Archivstica sobre Preservacin, Conservacin y Restauracin................................................. 58
BIBLIOGRAFA.......................................................................................................................................................... 61
Introduccin
Introduccin
Para el Archivo General de la Nacin (AGN), ha sido una preocupacin constante apoyar la
conservacin de los acervos documentales de las entidades a nivel nacional. A pesar de los
esfuerzos que se hacen continuamente para guiar a cada institucin o persona que solicita
asesora en el tema, seguimos encontrando mltiples entidades con las mismas carencias en
materia de conservacin. El universo es comn, los problemas son los mismos y aunque las
soluciones no siempre son iguales, s hay algunos parmetros establecidos que permiten a
los funcionarios de los diversos archivos, tomar medidas muchas veces sencillas y eficaces,
para garantizar la conservacin de la documentacin a travs del tiempo.
La restauracin, ha sido y seguir siendo materia de profesionales en el tema, ya que como se
evidencia en la mayora de casos, donde personas inexpertas han tratado de asumir este papel,
las consecuencias pueden ser desastrosas. Sin embargo, la conservacin preventiva es un tema
de todos, sin importar cul sea nuestra profesin, oficio o cargo dentro de una entidad y puede
implementarse desde el mismo momento en que planeamos producir un documento, de manera que se reduzcan significativamente los factores de deterioro durante todo el ciclo vital.
Con esta publicacin, se pretende guiar a aquellas entidades y personas que por aos han
estado atentas a las directrices que en materia de archivos ha impartido el AGN como rgano rector de la poltica archivstica de Colombia, especialmente en lo relacionado con la
conservacin de los documentos en todo su ciclo vital. Muchas son las preguntas que recibe
el Grupo de Conservacin y Restauracin sobre el tema, nos hemos esforzado por brindar
respuestas a cada una de ellas; sin embargo, resulta insuficiente responder de manera aislada cuando las dudas que persisten son las mismas en todo el territorio.
No estamos hablando de ideas o conceptos nuevos o revolucionarios que pretendan cambiar la concepcin de la conservacin preventiva en archivos. Se trata simplemente de
una gua de conservacin para todo el ciclo vital de los documentos, con los mismos elementos y principios que ha tratado de aplicar el Grupo de conservacin y restauracin
Introduccin
de esta entidad y que al ser correctamente entendidos y aplicados, pueden reducir los
deterioros que frecuentemente encontramos en los archivos pblicos y privados.
Por otro lado, es necesario recordar que Gobernadores, Alcaldes y dems funcionarios y
servidores pblicos tenemos el deber constitucional y legal de elaborar proyectos para la
proteccin, conservacin y difusin del patrimonio documental de los archivos territoriales,
incluso desde el mismo momento de su produccin o recepcin. Esta Gua presenta algunos
elementos que podrn resultar de utilidad para la elaboracin y desarrollo de estos proyectos y para controlar y evitar el gasto de grandes sumas de dinero en procesos posteriores
de tipo correctivo.
El Sistema Integrado de Conservacin (SIC), definido en el captulo XI del Reglamento
General de Archivos, puede constituirse en una herramienta segura para reducir los riesgos
que terminen en intervenciones a nivel de restauracin, que sin duda alguna, resultarn
siempre mucho ms costosas que la implementacin de estrategias de conservacin preventiva. A travs de una gua de los aspectos que se deben tener en cuenta y de las labores
a realizar con los documentos que se encuentran en cada etapa del ciclo vital (Archivo de
Gestin, Central e Histrico), sin lugar a dudas, la funcin archivstica y la conservacin de
la documentacin se ver fortalecida al interior de las entidades.
Consideramos muy importante resaltar que lo planteado en esta publicacin no obedece al
conocimiento o experiencia de una sola persona, sino al esfuerzo mancomunado de todo
un equipo compuesto por restauradores, microbilogos, qumicos y bilogos, entre otros
profesionales que han pasado por el Laboratorio de Restauracin del AGN y que a travs
del tiempo y gracias a sus esfuerzos han aportado elementos valiosos para la conservacin
de los archivos en Colombia.
Natacha Eslava Vlez
Restauradora,
Coordinadora del Grupo de Inspeccin y Vigilancia de los Archivos del Sector Pblico
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Una sociedad logra asegurar que las nuevas generaciones sean portadoras de su legado
cultural mediante procesos de apropiacin y sentido de pertenencia. Por eso, es necesario cultivar una conciencia nacional para conservar las culturas. Una forma importante de
conservar el pasado es precisamente a travs de los documentos que consignan el devenir
histrico de las sociedades, y que son testimonio de hechos que forman parte de nuestras
vivencias y se constituyen por s mismos en portadores de valores histricos, estticos y de
referencia material y tecnolgica. Aqu yace la importancia del patrimonio documental entendido en primera instancia como: el conjunto de documentos conservados por su valor
histrico y cultural, que hacen parte de la historia, la cultura, la memoria e identidad de
una nacin, pero tambin de conservar los documentos en todas sus etapas del ciclo vital.
Debido al gran volumen documental, la restauracin resulta sumamente costosa e insuficiente
ya que en muchas ocasiones los daos resultan irreversibles, la informacin se pierde aunque
los soportes puedan recuperarse parcialmente y la cantidad de profesionales en el mercado re1 Nombre adoptado a partir de la Resolucin 114 de 2008.
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sulta bastante limitada en proporcin al volumen documental de la Nacin. Por fortuna, cada
vez cobra ms importancia el desarrollo de la conservacin preventiva como la nica instancia aplicada al manejo de grandes volmenes documentales con caractersticas heterogneas,
pues propone soluciones generales de mantenimiento. La conservacin preventiva se refiere
a las estrategias de orden poltico u operativo que directa o indirectamente contribuyen al
mantenimiento de los bienes de archivo sin entrar a intervenir su materia. Estas acciones van
dirigidas al entorno ambiental y al sistema administrativo en el cual los materiales se hallan
inmersos2; en otras palabras, contempla manejos administrativos, uso de materiales adecuados, adopcin de medidas especficas en edificios y locales, sistemas de almacenamiento
y depsito, unidades de conservacin, manipulacin y mantenimiento peridico entre otros
factores3.
Para implementar medidas de conservacin preventiva, es necesario enmarcarlas dentro de
un programa integral de conservacin, que debe contemplar la orientacin, planeacin y
diseo de estrategias que de manera directa o indirecta contribuyan con la conservacin del
material que custodia y/o produce cada entidad.
Para llevar a cabo este propsito en lo que concierne a los bienes documentales, es necesario estructurar un plan de trabajo que nos oriente adecuada y certeramente en la aplicacin
de las estrategias para su desarrollo y as lograr nuestro objetivo principal: los archivos al
servicio de la sociedad. Por lo tanto, se requiere ser conscientes de la responsabilidad y el
compromiso con la Nacin, la sociedad y la entidad a la cual estamos vinculados. Esta toma
de conciencia es a la vez, un compromiso moral, hacindose partcipe en la recuperacin
del patrimonio documental, meta que se lograr de una parte, atendiendo a las realidades
de nuestro pas y de otra, con la puesta en prctica de las estrategias investigadas en el
campo de la conservacin preventiva.
2 Garca, Mara Clemencia. Prevenir antes que curar. Publicado en Boletn Con-Tacto No. 1. Septiembre 1994. Archivo General de la Nacin. Pgina 12.
3 Archivo General de la Nacin. Reglamento General de Archivos. Artculo 59. Pargrafo Primero.
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El SIC no puede depender nicamente del jefe de archivo o del funcionario que haga sus
veces y de las secretarias, sino de todos los funcionarios, desde jefes, coordinadores, supervisores y mantener constantemente un proceso de sensibilizacin a todo nivel, para concien4 Archivo General de la Nacin. Reglamento General de Archivos. Artculo 60.
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tizar de modo que se desarrolle un trabajo en equipo, pues el mantenimiento de los bienes
de archivo es una responsabilidad inherente a todos los miembros de una institucin.
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prevenir el deterioro como para corregirlo. Su aplicacin debe ser continua desarrollando acciones, formulando estrategias y proyectos, ejecutando procesos y procedimientos
permanentes.
Estas estrategias debern ajustarse dependiendo de las necesidades particulares, el presupuesto
y las posibilidades reales de la entidad para ejecutarlos. No pueden convertirse de ningn
modo en camisa de fuerza, sino ms bien cada entidad determinar cules son las que debe
implementar e incluso si requiere de otras para satisfacer sus propias necesidades. En otras
Palabras, es a partir de diagnstico integral que se definen los programas requeridos.
En trminos generales los programas de conservacin consisten en:
Sensibilizacin del personal
Migracin de la informacin a otros soportes (tanto para documentos en papel, como electrnicos)
Monitoreo y control ambiental y biolgico
Limpieza de reas y documentos.
Uso y manipulacin (materiales, mtodos y funcionalidad de unidades de almacenamiento).
Inspeccin y mantenimiento de instalaciones.
Prevencin y atencin de emergencias.
Es importante recalcar que el diagnstico integral es un programa prioritario que no se incluye en esta publicacin por ser tema especifico de una ya existente, pero que es la base para la formulacin de los programas
requeridos que funcionan conjuntamente y no de manera aislada o individual.
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A travs de esta estrategia, se busca concertar mecanismos y acciones para el reconocimiento y valoracin de las fuentes documentales y para crear conciencia sobre la responsabilidad en la conservacin y organizacin de los archivos.
Las acciones que se desarrollen deben ser dirigidas a todo el personal de los archivos y a
sus usuarios. Se har especial nfasis en las diferentes instancias en las que se establecen
y aplican los Programas de Gestin Documental y tambin en las que involucran prstamo, consulta y reprografa, ya que en todas ellas est involucrada la manipulacin de la
documentacin.
Esta sensibilizacin se puede lograr a travs de la programacin de capacitaciones para los
funcionarios, actividades ldicas o incluso resultan de gran utilidad manuales didcticos y
cartillas.
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El polvo que ingresa a los depsitos de archivo y se almacena sobre estanteras, cajas, carpetas y documentos, puede generar procesos de corrosin de los soportes que asociados
con una humedad relativa y temperatura elevadas, llegan a favorecer la acidificacin y
la aparicin de deterioros fsicos y qumicos que en la mayora de los casos resultan irreversibles. Por otro lado, la presencia de polvo, guarda una estrecha relacin con agentes
biolgicos entre los que se encuentran caros y esporas de hongos y bacterias, que a travs de diversos procesos, generan manchas de diversos colores y degradacin de fibras,
cargas y encolantes, componentes principales del papel.
Para Recordar
Un buen programa de limpieza puede ser la frmula ms eficaz para prevenir problemas de deterioro en la documentacin, reduciendo as las probabilidades de tener que recurrir a grandes gastos de dinero y tiempo en procesos de restauracin.
El objetivo es aplicar procesos de limpieza para el control del polvo y la suciedad
sobre las reas de depsito y manejo documental. Por ello, est dirigido al personal que tiene a cargo el mantenimiento y la custodia de la documentacin y al
personal del rea de servicios generales.
Es necesario que se identifiquen las fuentes de polvo y suciedad de todo el edificio.
Es muy importante que se adopten las medidas de seguridad industrial para los
funcionarios encargados de estas actividades.
La limpieza de reas y depositos no se debe hacer con productos que aporten
humedad a los ambientes.
Es necesario que las labores de limpieza se basen en un instructivo de limpieza de reas y
documentos. El AGN desarrollo un instructivo con las pautas minimas a tener en cuenta,
que podr ajustarse de acuerdo a necesidades particulares siempre siguiendo los lineamientos del ente rector. Es necesario tener en cuenta que slo ser para los espacios, NUNCA
para la documentacin, pues esta, requiere de un trabajo realizado por profesionales que
puedan controlar los efectos de los productos y procesos sobre los soportes.
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Para lograr una buena conservacin, es necesario controlar de manera permanente las
condiciones ambientales (humedad relativa, temperatura, luz, ventilacin y contaminantes
atmosfricos), en particular en reas de depsito documental, consulta, limpieza y procesos
tcnicos y aplicar mecanismos y sistemas para estabilizar y controlar las condiciones ambientales y evitar el ataque de agentes biolgicos.
El monitoreo y control de las condiciones ambientales y biolgicas debe estar a cargo del
personal responsable del mantenimiento y la custodia de la documentacin y del personal
del rea de servicios generales, aunque es importante anotar, que todo aquel que manipula
la documentacin en cualquier momento deber velar por su preservacin y notificar a los
responsables en caso de hallar factores que estn causando deterioro o puedan hacerlo a
largo plazo.
Datalogger para medicin dehumedad relativa y
temperatura
Es importante evaluar el entorno climtico segn la ubicacin geogrfica del archivo, determinar los valores y fluctuaciones de las condiciones ambientales y su influencia en la conservacin de la documentacin, utilizando equipos para la medicin y registro de las condiciones ambientales: luxmetro, monitores UV, termohigrmetro, datalogger, entre otros;
Una vez se evalen las condiciones y se tenga un buen entendimiento del comportamiento
climtico dentro y fuera del archivo, ser necesario adoptar medidas correctivas o preventivas como el uso de filtros de control UV, persianas, humidificadores o deshumidificadores
(segn el caso), ventiladores, sistemas naturales o artificiales de climatizacin, anjeos y
filtros de polvo, entre otros.
Para tener un programa de control de condiciones ambientales no es indispensable contar
con equipos de ltima tecnologa en grandes cantidades, ya que en lugar de invertir gran
presupuesto en equipos, es preferible hacer mediciones puntuales con pocos equipos muy
bien calibrados y que el personal sepa utilizar y contar con los recursos necesarios para el
control de las condiciones, ya que la toma de datos no es por s sola una solucin.
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Para mayor informacin sobre el deterioro documental, puede remitirse al Anexo No. 1. (Deterioro en Documentos
de Archivo).
Es necesario recordar que NO siempre podr lograrse que los archivos cuenten con las condiciones ideales, estipuladas en el Acuerdo 049 de 2000; en esos casos, se deber controlar
ms que el lograr la temperatura y la humedad relativa ideales, los niveles de fluctuacin,
que no debern exceder los 3 4C y el 5% diario; ya que el papel por su naturaleza, tender siempre a amoldarse a las condiciones exteriores, por lo tanto una fluctuacin mayor
a la ya indicada, producir cambios estructurales muy fuertes que terminarn deteriorando
el soporte.
La accin ms notoria de la humedad relativa, en conjunto con la temperatura, es el deterioro biolgico ya que favorece la accin microbiana, especialmente el crecimiento de hongos, as como la proliferacin de insectos. Dependiendo de la humedad relativa, se puede
generar resequedad en la documentacin (prdida de la humedad estructural), reblandecer
encolados y pulverizar los soportes.
La ventilacin es un factor determinante para la buena conservacin, por ello, debe contarse con sistemas de ventilacin naturales o mecnicos (como extractores o ventiladores) que
ayuden a controlar los efectos de la temperatura y la humedad relativa. Es necesario que se
garantice la renovacin continua y permanente del aire. En casos en los que no se alcanzan
los rangos recomendados, la ventilacin se convierte en un aliado estratgico.
La ventilacin es un factor determinante para la buena conservacin, por ello, debe contarse con sistemas de ventilacin
naturales o mecnicos
La ubicacin de las cajas y estantes dentro del archivo, deber permitir una adecuada ventilacin, por esto se recomend anteriormente que la estantera nunca quede recostada
sobre los muros.
Es importante anotar, que la solucin ideal para los problemas de temperatura y humedad no est directamente relacionada con la instalacin de aire acondicionado. A menos
que pueda garantizarse que funcionar las 24 horas del da de manera que no ocasione
fluctuaciones por encima del rango permitido, es preferible buscar mtodos de ventilacin sencillos pero eficaces, como el uso de ventiladores mecnicos en los espacios y
extractores.
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Otro aspecto que debe tomarse en cuenta es la Iluminacin. Las radiaciones visibles y an
ms las invisibles tienen efectos dainos sobre la celulosa, por ende, la radiacin visible
lumnica deber ser igual o menor a 100 lux. En caso de que el espacio cuente con claraboyas o ventanales, stos debern ser protegidos con filtros U.V. Es indispensable evitar la
incidencia directa de la luz sobre los documentos.
La luz deber ser encendida nicamente cuando deba ingresar personal a buscar documentacin, el resto del tiempo deber permanecer apagada. En trminos ideales, los depsitos
de archivo, no deberan tener ventanales por donde ingrese luz natural, y la ventilacin
debera garantizarse por otros medios. Sin embargo, en casos donde se requiere adecuar
los espacios ya existentes, podr pensarse en soluciones alternativas como las ya propuestas
o con persianas (no cortinas de tela, que conservan grandes cantidades de polvo) que se
mantengan cerradas.
La ubicacin de las cajas y estantes dentro del archivo, deber
permitir una adecuada ventilacin
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Debe contarse con un cronograma de saneamiento ambiental y desinfeccin, desinsectacin y desratizacin de reas.
Uso y Manipulacin
Esta estrategia implica tomar en cuenta los materiales y mtodos de almacenamiento, teniendo presentes los diferentes soportes que componen un archivo. Para lograr una mejor
conservacin, es necesario dar prioridad a la calidad de los materiales a utilizar, sin descuidar
la funcionalidad de los diseos, que deben adaptarse a los documentos y no viceversa.
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Almacenamiento y Realmacenamiento
Es indispensable el uso de mobiliario y unidades de conservacin6 acordes con la cantidad,
formato, tcnica y uso de los documentos en cualquier etapa del ciclo vital. Para la adquisicin de las unidades correctas, es indispensable el trabajo en grupo con el personal responsable de compras de la entidad, que debe estar consciente de la importancia que reviste en
el tema de archivos el uso de materiales calidad archivo.
Se requiere:
Asociar los procedimientos de almacenamiento con los lineamientos archivsticos y ms
especficamente con los procesos de gestin documental y el ciclo vital; es decir, desde el
mismo momento de la produccin del documento deber contemplarse el uso de carpetas y cajas o archivadores segn sea el caso.
Organizar, inventariar y clasificar el archivo, pues la organizacin no consta nicamente
de almacenar en cajas y carpetas, sin control alguno.
Mobiliario diseado para el almacenamiento de
planos y mapas
Determinar previamente el nmero total o aproximado de los documentos y de las unidades de conservacin necesarias para garantizar la conservacin documental y proyectar
el crecimiento del volmen de documentacin de acuerdo con las tablas de retencin
documental y las transferencias programadas.
Identificar las caractersticas fsicas de los documentos, tipologas y formatos especficos,
para disear o adquirir unidades que respondan a las necesidades particulares.
Determinar la capacidad y adaptabilidad del mobiliario.
6 Unidad de conservacin: cuerpo que contiene una unidad archivstica, de tal forma que garantiza su preservacin e
identificacin. Ejemplos: cajas, carpetas, rollos, legajos y libros, entre otros.
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El Comit de Conservacin
desarroll la NTC 5397:2005.
Materiales para documentos de
archivo en soporte papel. Caractersticas de calidad.
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Un plan programado acertadamente permite una respuesta rpida y eficiente ante una emergencia, minimizando el peligro
PARGRAFO: El plan de prevencin de desastres debe coordinarse con los programas adelantados en las entidades por los Comit Paritario de Salud Ocupacional en cumplimiento de lo
establecido por la Ley y debe contar con un responsable o Coordinador y un Comit que apoyar todas las medidas de reaccin y recuperacin.
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Otros Programas
Aunque se han mencionado las principales estrategias implementadas por el Archivo General de la Nacin, de acuerdo con las necesidades particulares de la entidad, hay otras
estrategias y programas que pueden aplicarse y que tambin redundarn en grandes beneficios en caso de ser bien enfocadas. Entre estas encontramos:
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Controlar y restringir el uso de material metlico, perforacin, doblado de documentos, uso de cinta pegante comercial, amarre con pita, anotaciones sobre originales y uso
de AZ.
Realizar los recorridos de la documentacin por las oficinas en carpetas.
En correspondencia, almacenar los documentos en muebles con compartimentos (tipo
colmena).
Usar embalajes resistentes y rgidos para el manejo de correspondencia externa.
Equipo de Microfilmacin
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manipulacin de los documentos en procesos reprogrficos, al personal de depsito, servicios al pblico y a los usuarios.
Debe evaluarse el estado fsico y de integridad de la documentacin previamente, teniendo
en cuenta sus valores administrativos e histricos para fijar prioridades y establecer las acciones de conservacin durante y despus del proceso de migracin. Asimismo es de suma
importancia capacitar al personal involucrado sobre los procesos especficos de conservacin preventiva como manipulacin y desempaste, si llega a requerirse este proceso aunque
lo ideal es evitarlo.
En el tema de la reproduccin documental, es necesario recalcar que sta debe hacerse con
un objetivo especfico. De ninguna manera puede convertirse en una moda o en un gasto
sin un propsito. Adems, es muy importante tener en cuenta que debe realizarse cuando
la documentacin cuenta con organizacin desde el punto de vista archivstico.
El Sistema Integrado de Conservacin, aplicado durante todo el Ciclo vital de los documentos y sincronizado con todos los procesos de organizacin, incluyendo la elaboracin de
TRD y TVD en el caso de los fondos acumulados, redundar en la proteccin de los archivos administrativos e histricos y aportar las herramientas requeridas para una adecuada
conservacin del patrimonio documental de nuestra Nacin.
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Es importante tener claro que ningn proceso que se realice de manera independiente
puede tener buenos resultados; un sistema integrado de conservacin realizado de manera
aislada o slo al momento de realizar una transferencia al archivo histrico, no garantizar
la conservacin, la elaboracin de TRD, sin adoptarlas e implementarlas junto con buenas
prcticas de manipulacin y uso, tampoco revisten valor alguno, pues terminan por convertirse en un documento ms. El poseer estantera, cajas y carpetas, en todos los archivos,
sin tener en cuenta los procesos de organizacin y los principios de orden original y procedencia, no hace ms que una bonita fachada para un fondo acumulado, donde es imposible
encontrar los documentos en el preciso instante en que se requieren.
Por este motivo a continuacin, se ponen a disposicin del pblico medidas bsicas que debern implementarse durante cada etapa del ciclo vital. En algunas ocasiones, los pasos son
casi exactos o incluso se repiten, por lo que es necesario que todos los principios envueltos
en el tema de la Conservacin Preventiva se inculquen en los servidores pblicos responsables no slo de custodiar, sino de producir documentos.
Los buenos hbitos se inculcan y se aprenden, pero tambin es fcil que se d el proceso
inverso y terminemos olvidando las buenas costumbres, para regresar a esos viejos hbitos
que han ocasionado grandes prdidas a la memoria documental e histrica de muchas naciones. Por esto es necesario un esfuerzo arduo y constante de todos los actores involucrados en los archivos.
El Sistema Integrado de Conservacin redundar en la proteccin de los archivos administrativos e histricos y aportar las
herramientas requeridas para
una adecuada conservacin
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Garca, Mara Clemencia. Conservacin preventiva en archivos de gestin. Publicado en el Boletn Con-Tacto No.
6. Archivo General de la Nacin. Pgina 18.
9 Ley 594 de 2000.
10 Esta Norma Tcnica es la homologacin de la norma internacional ISO 11108.
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Es indispensable que las entidades se mantengan informadas sobre la publicacin de normas relacionadas con el tema, de manera que siempre estn al da y cumpliendo con ellas.
Juegan aqui un papel importante las oficinas responsables de compras en cada entidad
En segunda instancia, la manipulacin y almacenamiento de los documentos an dentro de
esta etapa del ciclo vital, son factores determinantes en la preservacin de los archivos. Es
importante que en las oficinas se eliminen prcticas tan dainas para los documentos como la
perforacin de los documentos y el uso de material metlico como ganchos legajadores, clips y
grapas, entre otros y sean reemplazados por elementos plsticos (o al menos que tengan recubrimiento plstico) an cuando su costo pueda resultar algo superior. Es necesario recordar,
que la correccin de problemas y deterioros generados por estos elementos resultar sin duda
alguna mucho ms costosa (segn los expertos el costo puede resultar hasta 3 veces mayor).
Actualmente, la mayora de documentos son perforados con el fin de ser almacenados dentro de AZ carpetas de yute. Prcticas como sta, sumadas a la falta de regulacin en las
mrgenes de los documentos, causan la prdida de soporte y de informacin dentro de los
documentos. Lo ideal es no perforar ningn documento (salvo contadas excepciones como
los documentos contables, que sern determinadas al interior de la entidad, por el respectivo Comit de Archivo y por exigencias formativas, ms no por simple preferencia de los
funcionarios). En caso de requerir este sistema de almacenamiento, ser necesario utilizar
ganchos legajadores plsticos (disponibles en el mercado) y asegurar que las mrgenes no
ocasionen prdida de informacin una vez sean perforados.
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Para el tema de la perforacin es necesario hacer una sensibilizacin al interior de la entidad, ya que la concepcin comn de que el documento que no se legaje est en riesgo
de perderse, es el denominador comn en las entidades pblicas y privadas. Sin embargo,
dicha prctica no garantiza que un documento no pueda extraerse de un expediente, incluso, cuando se trata de AZ, por la gran cantidad de folios, aumenta la posibilidad de que la
dificultad de manipulacin, conlleve a arrancar los folios.
Cuando se requiere unir varios folios con un gancho de grapadora puede implementarse
el uso de una pequea pestaa de papel blanco que evite el contacto entre los folios y el
metal, como se muestra en la fotografa. Esta medida es de carcter temporal, ya que asla
los folios del material metlico, pero debe recordarse que al momento de transferir la documentacin, deber ser eliminado todo el material metlico. Cabe anotar que esto ser
responsabilidad de cada funcionario y no del personal del archivo central.
Al momento de almacenar, es importante tener en cuenta las dimensiones de la documentacin, si existen varios formatos debe tomarse el mayor como referencia para la adquisicin de la carpeta, evitando los dobleces en los folios que con el paso del tiempo y la
manipulacin terminan causando fragmentacin e incluso prdida.
Los documentos deben almacenarse respetando la cantidad mxima recomendada para
la unidad de conservacin. Por ejemplo, una carpeta de cuatro aletas tiene una capacidad
mxima de 200 folios aproximadamente (dependiendo del gramaje del papel), por lo tanto,
no deber excederse esta cantidad de manera que la carpeta no pueda cerrarse, pues terminar deteriorndose rpidamente. Las carpetas no debern cerrarse con cinta adhesiva una
vez almacenados los documentos, como mtodo de prevencin para que los documentos
no se salgan, ya que la carpeta est diseada para mantenerse cerrada.
En los casos en los que no sea posible implementar el uso de carpetas de cuatro aletas libres
de cido y se haya optado por el uso de carpetas comerciales, se recomienda colocar al inicio
y al final, una cartulina blanca que acte como barrera entre la carpeta y los documentos.
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el expediente est legajado, sino de otros factores, tales como el control de los documentos
(inventario nico documental actualizado, hoja de control) y la foliacin adecuada.
A propsito de la foliacin, la documentacin debe foliarse en lpiz de mina blanda, previendo posibles modificaciones en el momento de las transferencias; no es el esfero lo que
garantizar que la documentacin no se pierda, por el contrario ocasionar una gran cantidad de dificultades, entre esas la foliacin mltiple.
En los archivos de gestin, toda la documentacin debe mantenerse organizada de acuerdo
a las TRD, lo que facilitar la recuperacin de la informacin y futuras transferencias. Es
importante recalcar que la ordenacin debe ser descendente (el documento ms reciente
deber ser el ltimo dentro de la carpeta) y no ascendente como se ha venido haciendo en
muchas entidades, de manera que se respete el principio de orden original.
El archivo de gestin de cada oficina debe contar con el mobiliario apropiado para almacenar el volumen de documentacin que maneje. Dentro del mobiliario recomendado,
encontramos archivadores metlicos o estantera (fija o rodante), que cumpla con las especificaciones dadas en el Acuerdo 049 de 2000, emitido por el AGN. Es necesario anotar que
cada archivador tiene una capacidad mxima que debe ser respetada para evitar daos de
la documentacin y del mobiliario. Dentro del archivador, la documentacin debe ubicarse
al interior de carpetas y con su respectiva identificacin dentro del archivador de acuerdo
con las TRD de cada entidad.
Deber proyectarse el espacio suficiente dentro de cada oficina, de manera que no se presenten inconvenientes y episodios en los que las oficinas soliciten hacer transferencias extemporneas al archivo central debido a la falta de espacio y no al tiempo de retencin
estipulado en la respectiva Tabla de Retencin Documental; esto puede generar mltiples
deterioros por almacenamiento inadecuado debajo de escritorios, en cajas en el piso o al
interior de espacios no adecuados como baos, cafeteras y corredores.
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Los acabados en los bordes y ensambles de piezas deben ser redondeados para evitar
desgarres en la documentacin.
El cerramiento superior no debe ser utilizado como lugar de almacenamiento de documentos ni de ningn otro material.
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(deben retirarse todas las cajas o libros y limpiar estante por estante) con el fin de evitar
la acumulacin de polvo y suciedad. La limpieza de cajas debe hacerse en seco, una por
una con aspiradora (por el exterior). Para desarrollar este tipo de programas, resultar
necesario contar con el apoyo de un restaurador que haga una induccin al personal encargado.
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Anexos
ANEXOS
Anexo 1
Deterioro en documentos de archivo
Despus de haber hecho un recorrido por la conservacin preventiva en archivos de gestin, central e histrico, se hace necesario hacer un acercamiento al tema del deterioro de
los documentos de archivos, conocer los factores que lo causan, los mecanismos por los que
se produce dicho deterioro y los indicadores que permiten que sea detectado. Asimismo, es
necesario incluir algunos aspectos relacionados con la conservacin del material fotogrfico, ya que cada vez son ms archivos los que contienen este tipo de documentos que pueden
ser muy frgiles y susceptibles a sufrir alteraciones irreversibles.
La alteracin de los materiales de archivo se presenta como respuesta a las condiciones o
modificaciones del medio ambiente o a reacciones de los componentes originales, procesos
a los cuales contribuyen las condiciones en las que se encuentran almacenados. Estas alteraciones se pueden clasificar en:
Factores de deterioro:
intrnsecos (propios de la
naturaleza de los materiales) y
extrnsecos (agentes externos a
los documentos).
Factores de alteracin
Aquellos factores con capacidad de inducir, mediante cambios o caractersticas propias a
su naturaleza, ciertos mecanismos que producen la transformacin de los materiales. Tambin llamados causas de deterioro, pueden ser agrupados en intrnsecos o extrnsecos y son
hechos pasivos que pueden generar condiciones que aceleren o retarden el deterioro.
Intrnsecos: Son el resultado de la propia naturaleza de los materiales del papel y/o de
los componentes o aditivos que recibe durante el proceso de fabricacin; La presencia de
agentes de deterioro puede ser fortuita, debido al uso de aguas no depuradas o a elementos
metlicos oxidantes que se incorporen durante el proceso de fabricacin.
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Anexos
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Anexos
Extrnsecos: Dentro de stos se encuentran las condiciones ambientales, biolgicas, desastres naturales y factores antropognicos (depsito y mantenimiento, manipulacin y
vandalismo).
Condiciones Ambientales
Temperatura: las temperaturas muy altas y las fluctuaciones, pueden generar o acelerar
acciones biticas y procesos de oxidacin y condensacin, cuyos indicadores son la descomposicin, debilitamiento y pulverizacin del soporte. Es importante controlar muy
bien este factor y sobre todo evitar las fluctuaciones al mayor grado posible.
Humedad Relativa: la humedad es un factor determinante, considerando que el papel es
un material higroscpico (absorbe y devuelve humedad), que necesita cierta cantidad de
agua en su estructura.
Los materiales orgnicos tienen en su estructura un porcentaje de humedad que les permite mantener sus propiedades y funciones dentro de rangos ptimos para su conservacin
en el tiempo; este porcentaje se conoce como el agua de constitucin, que est en equilibrio dinmico con la cantidad de vapor de agua presente en el ambiente. El equilibrio se
rompe si la humedad relativa es muy alta o muy baja, causando diversos deterioros.
La fluctuacin de temperatura
y humedad relativa
pueden generar deterioros
considerables.
Un exceso de humedad sobre la documentacin favorece el crecimiento de hongos (deterioro de tipo biolgico), fragilidad del soporte por debilitamiento de los puentes de
hidrgeno y disminucin de las interacciones entre las fibras constituyentes, procesos de
hidrlisis, as como tambin ocasiona migraciones inicas que a su vez rompen las redes
celulsicas que dan forma a la hoja de papel.
En ambientes con una humedad relativa inferior al 35% se presentan deterioros por
resequedad, la cual torna frgil y quebradizo el soporte. Este dao es prcticamente
irreversible y se caracteriza por la prdida de agua de hidratacin y de propiedades fsicomecnicas como la resistencia y la flexibilidad.
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Anexos
Otro problema que se puede presentar es la cristalizacin de los adhesivos o colas utilizados en los procesos de encuadernacin. Estos materiales que se involucran en la documentacin producen tambin cambios dimensionales como encogimiento debido a la
prdida de flexibilidad y elasticidad de la pelcula o adhesivo.
Iluminacin: Para evitar el deterioro ocasionado por la luz, es necesario adems de conocer su naturaleza y caractersticas, poder medirla. Esto se puede hacer con el luxmetro
y el monitor de radiaciones UV.
Fuentes de iluminacin:
Proviene de los rayos solares. Aunque sea de forma indirecta es la ms perjudiNatural
cial pues contiene la mayor proporcin de radiaciones UV y una alta intensidad
lumnica. Altas montaas: mayor dao.
Constituida por un bulbo de cristal con un filamento de tungsteno calentado por la electricidad. Gran
Lmpara incandescente parte de la electricidad se convierte en calor y no en
luz. Emite una gran cantidad de rayos IR por lo que
aumenta la temperatura de los depsitos.
Artificial
Constituida por un tubo de cristal que contiene vapor
de mercurio y recubierta de polvos capaces de
Lmpara fluorescente
fluorescer en las radiaciones emitidas por el vapor.
Emiten radiaciones UV. No deben usarse sin filtro.
Eliminar la radiacin UV utilizando filtros en ventanas.
Reducir la iluminacin de manera que sea slo la necesaria para que el objeto se vea.
Acciones
para reducir Reducir el tiempo de iluminacin tanto como sea posible.
los efectos No permitir que los rayos solares ni la luz artificial incidan directamente sobre los
documentos.
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Anexos
Es necesario tener claro que todo material orgnico corre peligro en presencia de la luz
(papel, madera, pergamino, cuero, tintes, colas, gomas y resinas entre otros).
La luz puede aportar calor que acelera los procesos de deterioro de la celulosa, estimula
la actividad biolgica. Por otro lado las radiaciones UV de la luz natural y de las lmparas
fluorescentes ocasionan daos ms graves como reacciones fotoqumicas de los radicales
libres de la celulosa. El dao de este tipo ms comn es la fotooxidacin; sta conlleva
una gran cantidad de reacciones qumicas que en ltimas producen cambios de color,
disminucin en las propiedades mecnicas, etc. Este proceso puede verse acelerado tambin por la presencia de algunas sustancias como la lignina y de acuerdo al tipo de fibras
del papel.
Como ltimo aspecto sobre la iluminacin, es necesario comentar que mientras ms intensa sea la luz sobre un documento y ms tiempo de exposicin tenga, mayor ser su
deterioro, gracias a la Ley de la Reciprocidad que nos dice que la luz acta acumulativamente, de manera que es el tiempo total de exposicin lo que importa. Por este motivo,
la estrategia ms eficaz para reducir los daos es reducir la iluminacin y el tiempo de
exposicin.
Ley de Reciprocidad:
La luz tiene un efecto
acumulativo sobre el papel, por
lo que es necesario reducir los
tiempos de exposicin.
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Anexos
metlicas del papel en ambientes contaminados con cloro, fertilizantes y sustancias de las
fumigaciones.
En primer lugar, los metales reaccionan con el oxgeno produciendo xidos, este xido
puede ser lo suficientemente colorido como para provocar una mancha sobre la documentacin. Aunque la reaccin de algunos gases contaminantes atmosfricos con el agua
puede ser lenta, al estar presentes partculas metlicas como xidos de aluminio, cobre,
hierro, etc, se acelera ocasionando un incremento en la velocidad de deterioro. Este fenmeno es conocido como un proceso de catlisis qumica.
Factores Biolgicos
Gran parte de la destruccin
de los materiales de archivo es
atribuida a la accin de microorganismos, insectos y micro
mamferos.
Factores biolgicos
Gran parte de la destruccin de los materiales de archivo es atribuida a la accin de microorganismos, insectos y micro mamferos.
Hongos. Son organismos que toman las sustancias alimenticias por digestin del sustrato
en que crecen. El cuerpo de un hongo es denominado micelio y consiste en la reunin
de mltiples filamentos llamados hifas. Durante su ciclo de vida, muchos hongos forman
estructuras especializadas que producen cuerpos reproductivos o esporas. Estas son liberadas al aire en donde permanecen en estado de latencia hasta que encuentran un
medio ambiente favorable. Los hongos, juegan un papel mucho ms importante que las
bacterias en lo que se refiere al deterioro de los materiales de archivo, debido a su amplio
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Anexos
Pescadito de Plata
Fotografa: Jorge Ventocilla / Instituto Smithsonian
Desastres o catstrofes
Aquellos eventos de ocurrencia fortuita o aleatoria de carcter accidental y/o inducido
que al incidir directamente sobre la documentacin van a causar deterioros generalmente
irreversibles. La posibilidad de ocurrencia de catstrofes naturales depende en gran parte
de la ubicacin geogrfica y de la conformacin geolgica de los terrenos. De acuerdo
con estos aspectos podemos tener los siguientes casos:
Sismos/terremotos. Este factor afecta aquellas zonas volcnicas o cercanas a fallas geolgicas, generalmente en las vecindades de la costa pacfica, donde estos fenmenos
ocurren con cierta periodicidad.
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Anexos
Factores Antropognicos
Se definen como aquellos que son producto de la accin directa o indirecta del hombre.
Entre ellos se encuentran los siguientes:
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Anexos
Entre las alteraciones ms frecuentes podemos citar las manchas causadas por la oxidacin de estos materiales. La accin corrosiva que tienen sobre los soportes, causan
principalmente manchas y roturas.
Vandalismo. Se refiere a los deterioros fsicos o mecnicos en general, causados por manejos
malintencionados. En este punto podemos citar las rasgaduras, roturas, inscripciones,
fragmentaciones y manchas.
Son una secuencia de cambios fsicos y qumicos que provocan modificaciones en ciertas
propiedades especficas del material, cuando ste ha sido influenciado por factores de alteracin. Entre los mecanismos deteriorantes ms comunes podemos citar los siguientes:
degradacin trmica; oxidacin; hidrlisis cida, degradacin enzimtica o alteraciones
fsico-mecnicas, entre otros.
Los indicadores, son todas aquellas manifestaciones visuales (o de otro tipo) mediante
las cuales podemos determinar o deducir los procesos deteriorantes (mecanismos de
alteracin), que ha sufrido el material.
Anexo 2
Empaste y encuadernacin: La solucin?16
Dentro de los archivos, es bien conocido el proceso de empaste que se realiza muchas veces
de manera indiscriminada, sin evaluar la utilidad de dicho proceso y los mtodos por los que
se realiza. En ocasiones, no resulta fcil determinar el paso a seguir con grandes paquetes de
documentos. Sin importar cul sea la cantidad de paquetes que tengamos, es necesario recordar que el objetivo es conservar en buen estado el patrimonio documental. En el tema del
empaste, existe una verdad fundamental: un empaste de calidad deficiente trae consecuencias
irreversibles, por lo que se hace necesario evitar que este tipo de prcticas se vuelvan comunes
dentro de nuestros archivos.
16 Tomado de: Ante todo Prevenir. Artculo publicado en el Boletn Con-Tacto No. 8 por ngela Barajas y Tarcisio
Pearanda. Archivo General de la Nacin. Pginas 3-5.
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Anexos
Los problemas que se han hallado en diferentes archivos son mltiples, consideramos importante mencionar algunos ejemplos con el propsito de que no se repitan. En algunas
ocasiones, la documentacin no se ha preparado correctamente para llevar a cabo este
proceso y se ha llegado a empastar sin eliminar primero el material metlico, hacer foliacin y revisarla, desdoblar los documentos (quedando incluso perdida la informacin por
no poder desdoblarlo). En otros casos, las mrgenes resultan insuficientes y al empastar la
informacin se ha perdido al perforar el soporte o sencillamente no puede leerse porque
no puede abrirse lo suficiente. El tipo de costuras utilizadas para el empaste son otro problema que ha contribuido a deteriorar una parte del patrimonio documental de la Nacin,
pues se usan las costuras conocidas como diente de perro y de nervios incrustados que
causan roturas y prdidas de parte del soporte, causan desgarros de la unidad y el exceso
de adhesivo ingresa en los canales donde se incrustan los nervios, generando problemas de
tipo qumico, fsico y hasta esttico.
Al momento de evaluar la necesidad de un empaste, deben tenerse en cuenta los siguientes
criterios:
Necesidad: segn la clasificacin archivstica, la frecuencia de uso y la obligatoriedad del
empaste.
Funcionalidad: debe examinarse con cuidado si las mrgenes lo permiten sin afectar el
contenido y el grado de abertura que se requerira para no alterar la lectura del texto.
Durabilidad: resistencia al uso y estabilidad estructural.
Longevidad: resistencia al deterioro qumico y estabilidad de los materiales que se usan
para el empaste.
Reversibilidad: en lo referido a procesos y materiales que den la posibilidad de reemplazarse posteriormente.
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Anexos
A la hora de empastar, es muy importante evaluar la calidad de los materiales, especficamente el grado de acidez de cartones, papeles y telas; asimismo la cubierta debe ser acorde
con el tamao y el peso de la unidad, si la cantidad de folios es muy alta, debe partirse en 2
3 partes iguales y empastar de la misma forma, de manera que no dificulte la abertura.
Anexo 3
Extintores
Para tener una idea de la mnima cantidad de extintores que debern ubicarse dentro de un
depsito de archivos, se incluye la siguiente tabla.
Clasificacin mnima
Extintor individual
rea mxima
por unidad de A
Distancia mxima a
recorrer hasta el extintor
Extintor de CO2
OCUPACIN
Riesgo Leve
(bajo)
OCUPACIN
Riesgo ordinario*
(moderado)
OCUPACIN
Riesgo Extraordinario
(alto)
Cuando el rea de un edificio es menor de 3000 pies2 (279 m2) debera colocarse por lo
menos un extintor del tamao mnimo recomendado.
* Riesgo Ordinario (moderado). Dentro de esta clasificacin entraran la mayora de los depsitos de archivo siempre y cuando sea respetado su uso nico como archivo y no como
cuarto de san alejo. La cantidad total de combustible de clase A e inflamables de clase
B estn presentes en una proporcin mayor que la esperada en lugares con riesgo menor
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Anexos
(bajo). Estos lugares podran consistir en oficinas, salones de clase, tiendas de mercanca y
almacenamiento, manufactura ligera, salones de exhibicin de autos, parqueaderos, taller
o mantenimiento de reas de servicio de lugares de riesgo menor (bajo) y depsitos con
mercancas de clase I clase II.
Cada entidad deber evaluar si es necesario o si cuenta con el presupuesto para implementar otro tipo de medidas preventivas como sistemas automticos de riego (sprinklers), entre
otros. Teniendo presente que el dao causado a los documentos en un incendio, sea el menor posible. Ya que en caso de conatos de incendio, puede resultar peor el uso de sistemas
avanzados que el de extintores, al mojar la documentacin y causar problemas con las tintas
y los soportes.
Anexo 4
Normatividad archivstica sobre Preservacin, Conservacin y Restauracin
Acuerdo 07-1994 Reglamento General de Archivos.
Captulo VII Conservacin de los Documentos .
Artculo 59. Conservacin preventiva, conservacin y restauracin documental.
Artculo 60. Conservacin integral de documentacin de archivos.
Artculo 61. Condiciones de edificios y locales destinados a archivos.
Artculo 62. Responsabilidad de la informacin de archivos.
Artculo 63. Sistemas de almacenamiento y depsito de la documentacin.
Artculo 64. Prevencin de deterioro de los documentos de archivo y situaciones de
riesgo.
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Anexos
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Anexos
Normas Tcnicas
NTC 4436 Papel para documentos de archivo. Requisitos para la permanencia y la
durabilidad.
NTC 5397:2005. Materiales para documentos de archivo en soporte papel. Caractersticas de calidad.
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Bibliografa
Bibliografa
CRDENAS, Martha. Limpieza del material de Archivo. En: Boletn Con-Tacto, Nmero
3. Publicacin del Laboratorio de Restauracin, AGN, Colombia, 1995.
FERNNDEZ, Mario Omar. Contaminacin del aire por compuestos slidos y lquidos.
En: Boletn Con-Tacto, Nmero 3. Publicacin del Laboratorio de Restauracin,
AGN, Colombia, 1995.
FERNNDEZ, Mario Omar. La iluminacin. En: Boletn Con-Tacto, Nmero 4 y 5. Publicacin del Laboratorio de Restauracin, AGN, Colombia, 1996.
GARCA, Mara Clemencia. Conservacin preventiva en archivos de gestin. En: Boletn
Con-Tacto, Nmero 6. Publicacin del Laboratorio de Restauracin, AGN, Colombia,
1997.
GARCA, Mara Clemencia. Programas permanentes de conservacin. En: Boletn ConTacto, Nmero 8. Publicacin del Laboratorio de Restauracin, AGN, Colombia,
1999.
GUERRERO, Helbert. Condiciones ambientales y conservacin. En: La conservacin del
patrimonio documental, Memorias del V Seminario Sistema Nacional de Archivos.
Colombia: Archivo General de la Nacin, 1997.
GUERRERO, Helbert. Eliminacin de factores biolgicos dainos en archivos. En: Boletn Con-Tacto, Nmeros 4 y 5. Publicacin del Laboratorio de Restauracin, AGN,
Colombia, 1996.
GUERRERO, Helbert. La humedad como factor de deterioro. En: Boletn Con-Tacto,
Nmero 6. Publicacin del Laboratorio de Restauracin, AGN, Colombia, 1997.
61
Bibliografa
GUERRERO, Helbert. El problema biolgico en los pases de clima tropical. En: Boletn
Con-Tacto, Nmero 7. Publicacin del Laboratorio de Restauracin, AGN, Colombia,
1997.
LABORATORIO DE RESTAURACIN, AGN. Instructivo de limpieza, desinfeccin de
reas y documentos, 2005.
PEZ, Fabio Enrique. Gua para la conservacin preventiva en los archivos, orientaciones
en primeros auxilios para documentos de archivo. Colombia: Archivo General de la
Nacin, 1997.
SANTANDER, Mario Javier. Gua de conservacin preventiva de nuevas tecnologas. Soportes documentales alternativos en archivos y centros de informacin. Colombia:
Archivo General de la Nacin, 2004.
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