Gestin de Servicios Farmacuticos

Mdulo de Gestin del Suministro de

Medicamentos

GESTIN DE EXISTENCIAS

Departamento de Farmacia
II Semestre de 2015

Temario
Componentes del Sistema de Gestin de
Inventarios
Contexto
Modelo y sus componentes
Concepto de Nivel de Servicio
Modelos basados en frecuencias de pedidos
Modelos de clculos

Aplicaciones

RELACIN DE FUNCIONES EN EL CICLO DE

GESTIN DEL SUMINISTRO

Clasificacin de
Prioridades

Seleccin

Estimacin de
Cantidades
Requeridas

Control de
Inventarios

Seleccionar el
Mtodo de
Adquisicin

Evaluacin del
Uso de
Medicamentos

Localizar y
Seleccionar
Proveedores

Dispensacin/
Distribucin
Recibir, Inspeccionar
y Almacenar
los Medicamentos

Conciliar las
Necesidades con
los Fondos

Monitorizar
el Estado de
los Pedidos

Especificar los
Trminos de
Contratacin

Sistema de Gestin de EXISTENCIAS

1. Definicin del contexto
2. Definicin de tipos de registros e informes
3. Variables del modelo de Control de

Inventarios
4. Mantenimiento de equilibrio apropiado
entre Niveles de Servicio y existencias
5. Adopcin de un modelo de frecuencia de
pedido
6. Identificacin y control de los costos
variables de gestin de inventarios

Cinco Preguntas Bsicas

1. Por qu mantener inventarios?
2. Cules productos mantener?
3. Qu tantas existencias se requieren?
4. Qu tan frecuente se deben realizar los pedidos?

5. Qu cantidad pedir?

El Por Qu de los Inventarios

Seleccin de Productos a tener

Disponibles en Inventarios
Razones:
o Garantizar disponibilidad
o Conservar confianza en el sistema
o Disminuir costo unitario

o Evitar costos extras por desabastecimiento

o Reducir costos de pedidos
o Reducir costos de transporte
o Compensar fluctuaciones en la demanda

El Problema del Inventario

La Gestin del Suministro de Medicamentos. Management Science for Health, 2a ed. Boston, 2002, p. 251

El Problema del
Inventario de Medicamentos
Qu tan constante/predecible es la
demanda/consumo de medicamentos?
Qu tan constante/predecible es la provisin
de medicamentos del(los) proveedor(es)?
Importancia de pedir antes que se agoten los
inventarios. Necesidad de existencia de
reserva/colchn/seguridad.
Cmo pronosticar cunto se requiere de esta
reserva de existencias?

Modelo Ideal de
Comportamiento del Inventario
SMax
Existencias

Pendiente = Tasa de demanda

Demanda constante
y predecible
(Q+ES)/2
Inventario
Promedio

PR
CTR
ES
TR
Pedido Recepcin
Pedido

Pedido Recepcin
Pedido
Tiempo (meses)

Modelo Ideal de
Comportamiento del Inventario
Consideraciones:
1. Medicamentos se entregan en respuesta a
demanda.
2. Las existencias disponibles disminuyen
continua y constantemente hasta alcanzar
el nivel de seguridad (ES).
3. El proveedor responde en el tiempo
acordado (TR).
4. Se reciben las cantidades pedidas.
5. Las existencias retornan al punto mximo
inicial (Q + SS).

Variables Requeridas
1. Nivel de Servicio
Estimado por consideraciones de prioridad

2. Consumo promedio (Cp)

Basado en estimacin razonada, no simplemente en
promedio matemticos

3. Tiempo de reposicin (TR) del proveedor

Idealmente por proveedor por pedido
Registro?

4. Variacin del consumo promedio (DS Cp)

Histrico
Estimado razonado

5. Variacin del tiempo de reposicin del

proveedor (DS TR)
Histrico

Nivel de Servicio
Concepto:
Desde el punto de vista de quin
distribuye:
Porcentaje de artculos distribuidos a un
cliente que se entregan efectivamente.

Desde el punto de vista de quien recibe:

Porcentaje de artculos recibidos
efectivamente de un proveedor.

Nivel de Servicio (cont.)

Cunto (en porcentaje) se desea
siempre disponer del producto cuando
lo soliciten?
Debe basarse en las expectativas del
cliente

Cules deben ser estas

expectativas?
Relacin con el trmino estadstico
de Factor de Seguridad.

Factor de Seguridad

Dato probabilstico de porcentaje de

demanda normal.
A mayor Nivel de Servicio esperado,
mayor factor de seguridad.
Menor posibilidad de
desabastecimiento
Mayor inventario disponible

Relacin Factor de
Seguridad, %
Nivel de Servicio
y%
Desabastecimiento

Relacin Nivel de Servicio y

Factor de Seguridad
Factor de Seguridad

3
2,5
2
1,5
1
0,5
0
0

10

20

30

40

50

60

70

80

90

100

Nivel de Servicio (%)

Capacidad de cum plir con la dem anda de un pedido

Schroeder RG. Operations management decision making in the operation

function. Independent-demand inventory. New York: McGraw-Hill; 1985:383-420

Modelos de Control en Base

a Frecuencia de Pedidos
Peridico: Se efectan pedidos en un
tiempo fijo que establece el usuario,
independiente del nivel de inventarios,
correspondiente a la diferencia entre el
nivel mximo y el nivel actual del
inventario.
Perpetuo: Se efectan pedidos cuando se
llega a un nivel de inventario de Punto de
Reposicin, independiente del tiempo
transcurrido.

Frecuencia de Pedido Peridico

TR fijo y consumo variable (probabilstico)

Existencias

SMax
Q2
Q1

Q3

ES
TR

TR
Pedido
Fijo 1

Recepcin

Pedido
Fijo 2

Recepcin

Tiempo (meses)

TR
Pedido
Fijo 3

Recepcin

Modelo de Pedido Peridico

Parmetros a Calcular

1. Existencia de Seguridad (ES)

Cantidad de existencias a reservar para evitar
faltantes.

2. Frecuencia de pedidos suplementarios o

Periodo de compra (PC)
Perodo entre pedidos

3. Existencia Mxima (SMax)

Existencia mxima permisible

4. Cantidades a solicitar
Nmero de unidades en cada pedido

Frecuencia de Pedido Peridico

TR variable (TR2 > TR1, TR3 < TR1) y consumo fijo

Existencias

SMax

Q3

Q2

Q1

ES
TR1
Pedido
Fijo 1

TR3

TR2

Recepcin

Pedido
Fijo 2

Tiempo (meses)

Recepcin

Pedido
Fijo 3

Recepcin

Efecto de la Variabilidad Probabilstica

Operations Management, 2007

La Gestin del Suministro de Medicamentos. Management Science for Health, 2a ed. Bos-ton, 2002, p. 257

Criterios para Establecer Tiempos Fijos

de Pedidos
1. Conciliacin de aspectos administrativos,
financieros, logsticos, regulatorios y de recursos
de: espacio de inventario, sistemas de
informacin y personal.
2. Los productos ms importantes en costos
(distribucin ABC) deben rotar ms.
3. Uso de productos de comportamiento estacional.

Frecuencia de Pedido Perpetuo

Existencias

TR fijo y consumo variable (probabilstico)

Mayor
demanda

PR

Menor
demanda

CTR

ES
TR

TR
TR
Pedido

Recepcin Pedido
Pedido

Recepcin
Pedido

Tiempo (meses)

Pedido

Recepcin
Pedido

Modelo de Pedido Peridico

Parmetros a Calcular
1. Existencia de Seguridad (ES)
Cantidad de existencias a reservar para
evitar faltantes.

2. Punto de Reorden (PR)

Existencias a las cuales solicitar pedidos

3. Cantidades a solicitar (Q)

Nmero de unidades en cada pedido

Rol de las Existencias de Seguridad

en Demanda Probabilstica

Operations Management, 2007

Cuando la demanda y/o el tiempo de reposicin son inciertos, la estimacin

probabilstica de la Existencia de Seguridad es determinante.

Frecuencia de Pedido Peridico

Ventajas
Carga de trabajo ms predecible
Inventario se realiza peridicamente,
slo cuando se coloca el pedido.
Ms fcil para programar despachos
y transportes a otros centros.
Menores costos de compras por
menor frecuencia de compras.

Desventajas
Menor capacidad de respuesta a los
cambios en la demanda.
Mayores niveles de existencias de
seguridad y costos de inventarios.

Frecuencia de Pedido Perpetuo

Ventajas
Mayor capacidad de respuesta a los
cambios en la demanda

Menores costos de inventario. Se

requiere menor nivel de existencias
de seguridad.

Desventajas
Ms intensivo en trabajo. Requiere
revisin continua de niveles de
inventario, pero se facilita con
sistemas.
Requiere registro de inventarios
precisos y un eficiente proceso de
compras.
Requiere flexibilidad de proveedores
y menor tiempo de reposicin.
Mayores costos de compras por
mayor frecuencia de compras.

Aplicaciones
1. Distribucin por producto de aplicacin de
modelos.
a)
b)

Peridico o perpetuo
Con sistemas: perpetuo

2. Informacin confiable sobre comportamientos

histricos por producto y proveedores de:
a)
b)

Demanda/Consumo
Tiempos de reposicin de proveedores

3. Definicin de un Factor de Seguridad

4. Tcnica para los clculos
5. Aplicacin de ecuaciones para los modelos

Tcnica en los Clculos

Modelos Determinsticos
Proceso en los cuales un conjunto de sucesos
variables produce exactamente los mismos
valores cada vez que el proceso se repite.

Modelos Probabilsticos
Mtodos cuantitativos para predecir el
comportamiento de un proceso continuo de
sucesos.

Consideraciones para las Aplicaciones

Los modelos matemticos son guas, no
pronsticos precisos.
Aunque tericamente no debera ser as,
la mayora de los productos de un
Servicio. Farmacutico son de demanda
y tiempos de reposicin probabilsticos
con distribucin normal.
La experiencia es importante.
Considerar presupuesto disponible.

Consideraciones en la Aplicacin (cont.)

Conciliacin entre la presentacin del producto y
el pedido mnimo permisible por el proveedor
Cambios de precio
Cambios en costos de entrega
Cambios en tendencias:
Cobertura de atencin (contrataciones, servicios de
atencin, etc.)
Cambios en hbitos de prescripcin (mdicos, nuevos
medicamentos, etc.)
Cambios de proveedores

Descuentos financieros
Productos de baja rotacin

Costos Totales de Gestin de

Inventarios

1. Costos de adquisicin
2. Costos de mantenimiento del
inventario
3. Costos de la funcin de compras
4. Costos por falta de existencias

Costos Totales de Gestin de

Inventarios (cont.)
1. Costos de adquisicin
Costos netos de compras
Costos de envos
Costos de seguros

2. Costos de mantenimiento del inventario

Costo de oportunidad financiera = Costo promedio de
inventario x tasa media de inters
Costo por prdidas
Deterioro, expiracin, robos
Costos de gestin de almacenamiento:
Personal, reas, procedimientos, equipos
Costos de transporte: en cadenas

Costos Totales de Gestin de

Inventarios (cont.)
3. Costos de la funcin de compras
Personal, reas, procedimientos, equipos

4. Costos por falta de existencias

Compras urgentes
Incremento de morbi-mortalidad asociada
Prdida de confianza, imagen, compromiso

Control de Costos Variables Totales

(CVT)
Definicin:

CVT = Costo total de

compras (Ct) + costo de

mantenimiento (Cm) + costo del proceso de
compras (Cr) + compras por
desabastecimiento (agotamiento, Ca)
Lo importante es controlar los CVT y no slo el costo total de las compras.

Influencia del Tamao del

Inventario en CVT

Tipo de Costo
Compras
Mantenimiento
Proc Compras
Agotamiento

Inventario
Inventario
Incrementado Disminuido
Alto
Bajo
Alto
Bajo
Bajo
Alto
Bajo
Alto

Curva de Costos Totales de Inventarios

Costo ($)

Cadq
Cantidad de
Pedido Econmico

Volumen del Pedido (Unds)

Cm