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E PROCEDIMENTOS
Atenciosamente,
NDICE
1............................................................- NOSSA EMPRESA
...................................................................................... 1
2 - DOCUMENTOS QUE DEVEM SER ENVIADOS NOSSA
ORGANIZAO CONTBIL ................................................... 3
3 - DOCUMENTOS LEGAIS.................................................... 5
4 - RECURSOS HUMANOS - DEPARTAMENTO PESSOAL..............8
5 - SERVIOS DE TERCEIROS............................................. 19
6 - DOCUMENTOS REFERENTES MOVIMENTAO
BANCRIA........................................................................21
7 - DESPESAS E CUSTOS.................................................... 23
8 - ESTOQUES................................................................... 24
9 - COMPRAS, TRANSFERNCIAS E BENEFICIAMENTOS
DE MERCADORIAS E PRODUTOS..........................................26
10..............................- IMOBILIZADO - AQUISIO E VENDA
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11 - VENDAS E CIRCULAO DE PRODUTOS E
MERCADORIAS, E PRESTAO DE SERVIOS........................30
12........................................- RECOLHIMENTO DE TRIBUTOS
33
13.....................................................................- ARQUIVO
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1 - NOSSA EMPRESA
1.1 - PROFISSIONAIS E MEIOS DE COMUNICAO
Abaixo apresentamos relao de nossos profissionais, respectivos
ramais telefnicos e outros meios de comunicao, especializaes
e assuntos tratados em cada departamento.
Endereo Eletrnico
Administrao......................23
Recepo / Expedio .......20 .......atendimento@mzcontax.com.br
FAX........................................21
.......emerson@mzcontax.com.br
Depto. Pessoal.................28/29
.....rh@mzcontax.com.br
Depto. Contbil
..............24/25 .....wilian@mzcontax.com.br
Certides............................22
.......emerson@mzcontax.com.br
M.Z. CONTA X
Depto Pessoal
Admisses, rescises, folhas de pagamentos, clculo e
apurao de encargos trabalhistas, obrigaes mensais e
anuais como RAIS, Informe de Rendimentos e demais
assuntos previdencirios e trabalhistas.
Depto Fiscal
Notas
Fiscais
(Entrada/Sada/Servios),
apurao
de
impostos (federais, estaduais e municipais), registro e
apurao de livros e demais obrigaes mensais e anuais do
ICMS, IPI e ISS e demais tributos.
Departamento Contbil
Balancetes, balanos, documentos contbeis, livros
Dirio/Razo, Declaraes de Imposto de Renda Pessoa
Jurdica, DCTF, DACON, DAME, DIRF, GIA, DS e SINTEGRA e
demais assuntos contbeis.
Legalizaes
Alteraes contratuais, abertura e cancelamento
Empresas, certides negativas e fichas cadastrais.
Expedio
Retirada e entrega de documentos aos clientes.
de
Recepo
Atendimento das chamadas telefnicas e recebimento de fax
em geral
Assessoria / Consultoria
Orientao tributria, contbil,
atendimento a cliente em geral.
fiscal,
trabalhista
despesas,
3 - DOCUMENTOS LEGAIS
3.1 - PRINCIPAIS
3.1.1 - Contrato Social, Ata de Fundao ou Estatuto Social;
3.1.2 - Alteraes Contratuais e Atas de Assemblias Gerais;
3.1.3 - DECA - Declarao Cadastral - Secretaria da Fazenda;
3.1.4 - Carto do CNPJ;
3.1.5 - Carto de Inscrio na Prefeitura;
3.1.6 - Matrcula no INSS;
3.2 - ACESSRIOS
3.2.1 - Ficha de Cadastro Nacional de Empresas - Junta Comercial;
3.2.2 - Ficha de Inscrio no CNPJ;
3.2.3 - Fichas de Alterao no CNPJ;
3.2.4 - Fichas de Alterao da DECA;
3.2.5 - Ficha de Inscrio na Prefeitura Municipal;
3.2.6 - Guias de Alterao na Prefeitura;
3.2.7 - Inscrio em rgos de Fiscalizao Especficos;
3.2.8 - Termo de Opo pelo SIMPLES;
3.2.9 - Alvars de Funcionamento;
3.2.10
4 - DEFESA DO CONSUMIDOR
4.4 - Frias
4.4.1 - Frias Normais e Coletivas
A cada perodo de 12 meses o trabalhador tem direito ao gozo de 30
dias de frias, sem prejuzo de sua remunerao. A Constituio de
1988 assegura o pagamento de 1/3 a mais do que o salrio normal,
a ttulo de frias. Alm disso, o empregado pode, ainda, converter
1/3 de suas frias em abono pecunirio.
4.4.2 - Concesso
A poca da concesso das frias a de melhor convenincia para o
empregador. Contudo, se vencidos 2 perodos de aquisio, o
empregado faz jus ao recebimento do primeiro perodo em dobro.
Somente em casos excepcionais e para os maiores de 18 anos e
menores de 50 anos de idade, as frias podero ser concedidas em
2 perodos, um dos quais no poder ser inferior a 10 dias corridos.
O empregado estudante, com menos de dezoito anos, ter direito a
frias coincidentes com as frias escolares.
4.4.6 - Pagamento
O pagamento das frias dever ser efetuado at 2 dias antes do
incio do respectivo perodo.
4.5.1 - Durao
A durao normal da jornada de trabalho no dever ser superior a
8 horas dirias, se no fixado outro limite inferior no contrato de
trabalho, salvo se houver acordo para prorrogao ou compensao.
4.5.8 - Trabalho da
Diferenciadas
Mulher
do
Menor
Categorias
4.6 - Remunerao
4.6.1 - Pagamento dos salrios
A periodicidade do pagamento de salrios no pode ser superior a 1
ms, devendo ser efetuado at o 5 dia til do ms subsequente ao
vencido.
4.6.4 - Garantias
A lei estabelece a impossibilidade de reduo salarial. Da mesma
forma, no pode haver desigualdade de salrios entre dois
funcionrios com diferena de tempo de servio na mesma funo
inferior a dois anos, que realizem trabalho com igual produtividade e
perfeio tcnica, na mesma localidade. o chamado paradigma.
4.7 - 13 Salrio
4.7.1 - Normas Gerais
A todo trabalhador assegurado o pagamento de uma gratificao
at o dia 20 de dezembro de cada ano. Trata-se do 13 Salrio. O
dcimo terceiro salrio devido razo de 1/12 da remunerao do
ms de dezembro, por ms de servio, do ano correspondente. Para
este efeito, so considerados como ms completo as fraes iguais
ou superiores a quinze dias.
tais
segurados
filiados
at
28.11.99,
contribuio
4.10
- Penalidades
5 - SERVIOS DE TERCEIROS
Toda e qualquer atividade empresarial pode utilizar-se de servios
contratados de terceiros, a saber:
6 - DOCUMENTOS REFERENTES
MOVIMENTAO BANCRIA
Um bom controle da documentao que envolve as movimentaes
e operaes bancrias imprescindvel para a realizao de um bom
trabalho de contabilidade, uma vez que estas operaes
representam a quase totalidade da movimentao contbil e
financeira das empresas.
Essas operaes so as seguintes:
Pagamentos;
Recebimentos;
Emprstimos Bancrios;
Descontos de Ttulos;
Cobrana Bancria;
Leasing;
Despesas Bancrias;
Outras operaes.
6.1 - Pagamentos
Estas operaes compreendem todas as formas de efetuarmos
pagamentos de qualquer natureza, atravs da rede bancria, prtica
absolutamente usual nos dias de hoje, com alternativas que vo
desde um cheque at procedimentos via Internet e os chamados
home banking.
Independente da forma adotada para os pagamentos bancrios que
toda empresa pratica, a mesma deve manter em seus arquivos
cpia do documento de pagamento (cpia de cheque, recibo
eletrnico, etc..) anexando todos os comprovantes dos pagamentos
efetuados
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M.Z. CONTA X
6.2 - Recebimentos
Estas operaes compreendem todas as formas de recebermos
valores de qualquer natureza, incluindo depsitos de ttulos
provenientes de vendas de bens e servios, antecipaes de clientes
e terceiros.
Os valores constantes dos extratos bancrios a esse ttulo devem
ser documentados de forma a permitir a clara identificao do valor
recebido, da sua natureza, dos dados do remetente, individualizado
por documento (nota fiscal, fatura, duplicata, pedido, etc..).
Os depsitos bancrios devem ter indicao no seu verso ou em
documento apartado, de todas informaes necessrias ao seu bom
controle.
Os demais crditos ocorridos na movimentao bancria
(emprstimos, adiantamentos, etc.) devem igualmente ser
identificados e documentados pelo departamento financeiro e os
eventuais valores a identificar devem ser objeto de controles
internos que definam em curto espao de tempo como trat-los nos
registros financeiros e contbeis.
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M.Z. CONTAX
7 - DESPESAS E CUSTOS
Este tpico tem por objetivo esclarecer nossos clientes quanto a
contabilizao das despesas/custos, e como document-la perante a
legislao fiscal.
7.1 1 As
d e s p e s a s / cu st os
realizadas
d e v er o estar
OBRIGATORIAMENTE relacionadas com a atividade da empresa e
devem ser comprovadas por meio de documentao idnea, notas
fiscais ou recibos, emitidas sempre em nome da empresa, com data
do evento, valor, discriminao dos itens ou servios e sua devida
quitao. Ex.: Nunca deveremos lanar despesas de manuteno de
veculos, se a empresa no possui absolutamente nenhum veculo.
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M.Z. CONTA X
8 - ESTOQUES
8.1 - CONCEITO
O estoque representado pelo conjunto de: matrias primas,
produtos em fabricao, produtos prontos, material de aplicao e
material de embalagem, nas indstrias; e pelas mercadorias nas
empresas comerciais.
8.2 - INVENTRIO
M.Z. CONTAX
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M.Z. CONTA X
9 - COMPRAS, TRANSFERNCIAS E
BENEFICIAMENTOS DE MERCADORIAS E
PRODUTO S.
As compras de matrias-primas, mercadorias e materiais
secundrios iro gerar para as empresas crditos tributrios
passveis de compensao, de acordo com o tipo e ramo de
atividade.
As compras devero ser necessariamente lastreadas por notas
fiscais contendo as informaes previstas na legislao, tais como:
tipo da operao, dados do adquirente, condies de pagamento,
descrio dos produtos e destaques dos impostos incidentes, no
esquecendo de anotar a data de recebimento da mercadoria.
vedada a utilizao de alguns cupons fiscais, tquetes emitidos por
caixas registradores e notas fiscais simplificadas.
M.Z. CONTAX
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9.2 - CLASSIFICAO
A melhor classificao de uma compra, sem sombra de dvida,
realizada pelo prprio comprador, pois este sabe para que e porqu
a fez. Assim sendo, recomenda-se a utilizao de um carimbo
prprio para este fim.
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M.Z. CONTA X
10 - IMOBILIZADO - AQUISIO E
VENDA
10.1 - CONCEITO
Imobilizado o conjunto de bens e direitos que a empresa necessita
para funcionar. Exemplos de bens: imveis (terrenos, edifcios e
construes), maquinas, computadores, moveis, instalaes e
ferramentas. Exemplos de direitos: marcas, patentes e direito de
uso.
10.2 - AQUISIO
Na compra de bens e direitos exija o comprovante da aquisio
(nota fiscal, escritura, recibo, etc.).
O original ou uma cpia dever ser enviada nossa organizao
contbil para registro fiscal e contbil. Se tiver qualquer dvida
sobre o documento, consulte um dos nossos scios.
Na compra de veculo de pessoa jurdica, tire uma cpia da nota
fiscal, e na compra de particular, tire uma cpia autenticada, frente
e verso, do documento de transferncia aps o reconhecimento da
firma e antes de envia-lo para efetivar a transferncia.
Na aquisio de bens pelo valor residual
arrendamento
(leasing),
exija,
tambm,
correspondente.
ao trmino do
a
nota
fiscal
M.Z. CONTAX
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10.3 - VENDA
Na venda de bens ou direitos, pode ocorrer lucro ou prejuzo.
Antes de concretizar uma venda consulte-nos sobre o valor do bem
a ser vendido pois ele pode ter sofrido alteraes em razo de
atualizaes e depreciaes.
Se houver lucro haver tributao em conformidade com o regime
tributrio escolhido pelo contribuinte.
Na venda de veculo emita nota fiscal ou, se estiver desobrigado,
tire cpia do documento de transferencia aps assin-lo e
reconhecer a firma e antes de entreg-lo ao comprador.
Toda venda dever estar amparada por documentao prpria, tal
como: contrato ou escritura para bens imveis, nota fiscal ou recibo
para bens mveis e direitos, alm de outros especficos para
determinadas operaes.
30
M.Z. CONTA X
M.Z. CONTAX
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M.Z. CONTA X
11.5 - CFOP
CFOP ........CFOP ... DESCRIO DA SADA
Dentro do Fora do
Estado
Estado
5.101 .........6.101 ....Venda de produo do estabelecimento
5.102 .........6.102 ....Venda de mercadoria
5.201 .........6.201 ....Devolucao de compra para industrializao
5.202 .........6.202 ....Devoluo de mercadoria
5.551 .........6.551 ....Venda de Imobilizado
5.553 .........6.553 ....Devoluo de compra de bem para o ativo imobilizado
5.556 .........6.556 ....Devolucao de compra de material de uso e
consumo 5.910 .........6.910 ....Remessa em bonificao, doao ou
brinde
5.911 .........6.911 ....Remessa de amostra grtis
5.914 .........6.914 ....Remessa de mercadoria ou bem para exposio ou
feira 5.912 .........6.912 ....Remessa de mercadoria para demonstrao
5.913 .........6.913 ....Retorno de mercadoria recebida para
demonstrao 5.915 .........6.915 ....Remessa de mercadoria para
conserto ou reparo 5.916 .........6.916 ....Retorno de conserto ou reparo
5.918 .........5.918 ....Devoluo de mercadoria recebida em
consignao mercantil
5.933 .........6.933 ....Prestao de servio tributado pelo ISSQN
5.949 .........6.949 ....Outra sada de mercadoria ou prestao de servio
no especificado
CFOP
CFOP
DESCRIO DA ENTRADA
Dentro do Fora do
Estado
Estado
1.102 .........2.102 ....Compra de mercadorias para comercializao
1.202 .........2.202 ....Devoluo de mercadoria
1.913 .........2.913 ....Retorno de
demonstrao
1.914 .........2.914 ....Retorno de mercadoria ou bem remetido para
exposio ou feira
1.915 .........2.915 ....Entrada de mercadoria para conserto
1.916 .........2.916 ....Retorno de mercadoria remetido para conserto ou
reparo 1.918 .........2.918 ....Entrada de devolua de mercadoria remetida
em
consignao
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M.Z. CONTAX
OBS.:
Caso a SADA seja realizada a outro Estado, o nmero " 5 "
dever ser substitudo pelo nmero " 6 "
Caso a ENTRADA seja proveniente de outro Estado, o nmero "
1 " dever ser substitudo pelo nmero " 2 "
12 - RECOLHIMENTO DE TRIBUTOS
Este tpico tem por objetivo orientar nossos clientes sobre quais so
os principais tributos existentes, e os cuidados que se deve ter na
liquidao e guarda desses documentos.
CDIGO
VENCIMENTO
*
34
M.Z. CONTA X
COFINS ...................................................2172............DIA 20
*
COFINS - NO-CUMULATIVO.......................5856............DIA 20
*
PIS - FATURAMENTO..................................8109............DIA 20
*
PIS - NO-CUMULATIVO.............................6912............DIA 20
+
CSLL/COFINS/PIS .....................................5952 .................
@.
CDIGO
VENCIMENTO
ICMSREGIME
PERIDICO
DE
APURAO
.....046-2
*
................ ICMS- ESTIMATIVA .....................................060-7
#
................ ICMS- (DIFERENCIAL E ALQUOTA)046-2
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M.Z. CONTAX
IMPORTANTE:
QUALQUER DVIDA QUE EVENTUALMENTE APAREA, NA
CONFERNCIA DAS GUIAS PARA PAGAMENTO, ETC..,
CONSULTE SEMPRE A NOSSA ORGANIZAO CONTBIL.
13 - ARQUIVO
Os documentos aps o uso pelo Escritrio Contbil sero enviados
para arquivamento no cliente e devero ser guardados pelos prazos
abaixo:
CONSIDERAES FINAIS