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Tcnicas de relevamiento
Materiales escritos
Entrevistas
Cuestionarios
Observacin
Muestreo
Materiales escritos
La reunin de materiales escritos no es una actividad rutinaria, debido a que cada
sistema es diferente. Por un lado puede haber muy poca documentacin, y por lo
tanto no hay pistas para seguir. Por el otro, puede haber mucho material escrito para
que el analista examine. Parte de este material, puede estar incompleto,
desactualizado e ignorado por las personas que deberan usarlo. Los manuales de
procedimientos (que son los que indican cmo se deben realizar ciertas tareas)
pueden haber sido reemplazados por memos, rdenes verbales, mails, etc. Es posible
que la documentacin original haya sido preparada pobremente y entonces es intil.
Los materiales escritos pueden estar dispersos por toda la organizacin y su bsqueda
es slo el comienzo. Los materiales escritos dan lineamientos sobre cmo deben ser
operados los sistemas, pero pueden diferir mucho sobre cmo se opera el sistema en
la realidad.
Se debe tener en cuenta la siguiente lista de materiales escritos, que de estar
disponibles, se deben revisar:
Manuales de procedimientos
Manuales de operaciones
Manuales de usuarios
Descripcin de trabajos
Formularios
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Formularios
Los formularios son transportes de datos y existen en todas las formas y tamaos.
Se usan para muy diversos propsitos, por ej.: pedidos de provisiones para un
restaurante, saldo de una cuenta bancaria, informe de fabricacin de ciertos artculos,
solicitudes de inscripcin, actas de exmenes, etc.
Se debe obtener una copia de cada formulario usado en el sistema, ya sea que se
origine dentro o fuera de la organizacin. El mejor modo de ver cmo se usa un
formulario, es obtener una copia del formulario vaco y otra lleno.
De cada formulario se debe conocer:
Cul es el objetivo del formulario?
Quin lo llena?
Dnde es enviado? De dnde viene?
Quin usa el formulario?
Qu autoridad lleva?
Entrevistas
Es una conversacin entre dos o ms personas dirigida a satisfacer las necesidades de
informacin del entrevistador.
Ventajas
Desventajas
el
Clasificacin
Recoleccin de datos
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A quin entrevistar
Se deben entrevistar a diferentes personas a distintos niveles de la organizacin.
El tipo de informacin que se podr obtener, vendr dada en parte por el nivel
jerrquico del entrevistado, como se puede ver a continuacin:
Nivel decisorio
Nivel ejecutivo
Nivel operativo
Una
entrevista
no
estructurada,
sin
embargo,
puede
variar
considerablemente del plan original. Esto no quiere decir que usted se sienta y
charla con el usuario esperando que surja algo interesante. An las tcnicas no
estructuradas se planifican. Pero no es necesario apegarse al guin si la
conversacin conduce en una direccin inesperada. Un analista puede sentirse
libre de preguntar algo y decirle al entrevistado que se extienda y explique.
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Definicin de
objetivos
Planificacin
Concrecin
Realizacin
Evaluacin
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Cuestionarios
Puede ser una herramienta muy til. Consisten en una serie de preguntas escritas a
las que hay que contestar tambin por escrito (ya sea en papel o utilizando algn
software).
Se deber seleccionar con cuidado las personas que debern contestar el cuestionario.
Se debe asegurar que quien lo reciba, tendr la informacin necesaria para contestar
las preguntas.
Ventajas
Desventajas
y probado. A continuacin se
Porqu
breve?
qu significa
atractivo?
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cmo puede
ser claro?
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Porqu
probado?
Observacin
Es particularmente apropiada para aplicaciones donde fluyen documentos. El analista
observa el flujo de los datos: quin interrelaciona con quin, que papel se mueve de
un escritorio a otro y cmo los papeles entran o dejan la organizacin.
Los datos reunidos de esta manera no pueden ser recolectados fcilmente con otras
tcnicas.
La ventaja clave de la observacin es informacin de primera mano. Se toman notas
que describen las actividades y cmo ocurren.
El propsito de la visita del analista se da a conocer a los miembros de la organizacin
por medio de su propia gerencia. El analista no interrumpe a los trabajadores o los
distrae de sus tareas, pero se puede presentar resistencia de las personas a ser
observadas. Adems, cuando las personas estn siendo observadas directamente,
tienden a mejorar las funciones que realizan y el rendimiento de las mismas. Puede
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ser necesario que haga varias visitas para acostumbrarlos a su presencia y hacer que
retornen a sus hbitos normales.
Una forma de observacin es la observacin participativa con la
temporalmente realiza las actividades del grupo. Puede ser til
actividades de una organizacin complicada. Con esta tcnica, el
aprender haciendo. Se puede aprender mucho en corto tiempo, a
sentirse un intruso.
cual el analista
al estudiar las
analista puede
pesar de poder
Muestreo
Esta tcnica consta de reunir slo un conjunto representativo de los datos. Por ej. en
lugar de observar a 75 empleados llenando pedidos en una hora, tome una muestra
de 3 o 4 de ellos. O en casos de salidas impresas de mucho volumen, tal como
facturas a clientes, podra reunir una muestra al azar de algunas de ellas.
Es apropiada cuando hay un gran volumen de datos. Puede ser muy costoso controlar
todos los datos, pero la misma informacin puede obtenerse usando muestreo. Saber
cunto y qu dato seleccionar es un trabajo para especialistas que usan tcnicas
estadsticas.
Torbellino de Ideas
Esta tcnica consiste en estimular, a partir de un concepto o problema, para que los
alumnos expresen ideas originales, novedosas, mediante el mecanismo de libre
asociacin de ideas. Tiene dos tiempos:
En una primera etapa se pide al grupo que exprese libremente lo que se les ocurre,
sin preocuparse porque sea descabellado o una tontera. Cada una de ellas se
registra en el pizarrn. El clima debe ser permisivo e informal, que no se critiquen las
ideas (sobre todo si stas parecen descabelladas), que se sientan libres para
imaginar. Se acepta el robo intelectual, es decir, debe aprovecharse lo que otro dijo
para incorporar nuevas ideas... todo vale.
La duracin es variable, pero no debe exceder los quince / veinte minutos, podemos
decir que cuando comienza a decaer la productividad, es conveniente cerrar.
La segunda etapa es totalmente crtica. Las ideas se leen y analizan. El docente
orienta el anlisis a travs de tablas de criterio en donde se analiza la pertinencia y
factibilidad de cada propuesta (posible, posible pero no ahora, imposible para
nosotros, imposible). Luego se separan las alternativas ms promisorias o productivas
para que los alumnos logren formular el concepto o la solucin ms conveniente.
El torbellino de ideas o brainstorming suele utilizarse para iniciar el tratamiento de un
nuevo tema, pues facilita la aparicin de informacin previa, aunque sea en forma
fragmentada, para la propuesta o el diseo de nuevos servicios, la solucin de un
problema, el anlisis de premisas en el planeamiento, la formulacin de alternativas,
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etc. Existen (3) tres reglas a tener en cuenta cuando se quiere lograr un eficiente
Torbellino de Ideas
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