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SUMRIO
Introduo
11
Disponibilidade de recursos
11
Complexidade de projetos
14
Esforo necessrio
15
Nmero de fornecedores
15
Custo de projeto
15
15
Impacto em macroprocessos
16
16
20
21
23
Colocando em prtica
26
Concluso
29
Referncias
31
Introduo
Fato que no mundo dos negcios existem pouqussimas verdades absolutas,
certo? Pois uma dessas raridades : sempre se tem mais demandas coisas para
fazer do que capacidade efetiva de execuo. Nesse cenrio, em que a mudana
constante e as dinmicas de projetos se tornam cada vez mais complexas e menos
previsveis, tentar prever qual ser a real necessidade de recursos em seu prximo
ciclo de projetos uma tarefa bastante complexa.
Independentemente de softwares e ferramentas, gerenciar demandas, recursos e
projetos um grande desafio. No entanto, antes de mais nada, quero dar aqui duas
notcias uma boa e uma m se voc pretende comear a gerenciar seu capacity
planning.
A m notcia que, mesmo investindo elevadas quantias em softwares ditos
milagrosos, voc pode no conseguir obter a resposta para a mais simples das
perguntas: quantos projetos temos realmente a capacidade de entregar? J a boa
notcia que existe, sim, soluo para o seu problema. E essa soluo no est
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O que Capacity
Planning?
Agora, enquanto escrevo este e-book, encontro-me em um aeroporto e uma forte
chuva cai l fora. Por ser um aeroporto menor, os avies ficam no ptio e o acesso at
a aeronave pela pista, andando. Para que os passageiros cheguem aeronave so
distribudos guarda-chuvas para cada passageiro. No entanto como a companhia s
tem 20 guarda-chuvas disponveis e a aeronave comporta 359 pessoas, o embarque
levar, por motivos bvios, muitas e muitas horas. O atraso do embarque acarreta,
consequentemente, o atraso da decolagem e todos os demais processos da minha
viagem.
No mundo corporativo existe um grande desafio: executar com sucesso um grande
nmero de projetos enquanto utiliza um nmero limitado ou at insuficiente
de recursos para atender s demandas da organizao. Assim como no exemplo do
aeroporto.
Quantos projetos vamos conseguir entregar este ano? Quantos projetos um gerente
de projetos consegue gerenciar mantendo a qualidade do produto final e entregando
6 | Capacity Planning na Prtica
Capacity Planning na
gesto de projetos
Definir corretamente a necessidade de recursos humanos e de infraestrutura para
entregar com sucesso o prximo ciclo de projetos aprovados: essa a proposta
do capacity planning na gesto de projetos. Se est dentro dos objetivos da sua
organizao implementar uma gesto efetiva do capacity planning, alguns pontos
essenciais precisam ser levantados:
Como os recursos sero gerenciados em diferentes projetos de forma a evidenciar
sua taxa de alocao e disponibilidade, evitando possveis super alocao ou
subutilizao;
Frente a todas as demandas, como selecionar e priorizar os projetos mais
relevantes para a estrategia da empresa;
Como lidar com atrasos de projetos que possuem recursos dependentes;
Como dimensionar a capacidade de execuo simultnea de projetos;
Como dimensionar a necessidade de gerenciamento desses projetos.
necessariamente projetos, alm de que contar com 8 horas pode ser um obstaculo a
mdio prazo, j que ningum produz realmente por 8 horas dirias.
Para concluir esse primeiro passo, crie uma planilha com o tipo de recurso e a
disponibilidade existente dentro da empresa voc pode baixar essa planilha para
ajud-lo a calcular a capacidade de recursos atuais na empresa. O resultado final ser
mais ou menos assim:
Tipo de recurso
Horas trabalhadas
por dia
Recursos existentes na
empresa
Total de horas
mensais*
Analista de negcios
640
Programador
20
3200
Testador
640
Implantador
480
Gerente de projetos
320
*20 dias teis por ms
Para quem utiliza o Project Builder, essas informaes so geradas com base na
criao de pessoas e funes. Se voc j cliente ou est fazendo um teste, pode
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acessar Menu pessoas > Nova e criar um novo recursos, definido seu nome, sua
funo e o volume de horas que o recurso trabalha por dia.
Complexidade de projetos
Agora que voc j conhece sua disponibilidade de recursos, o prximo passo
classificar os tipos de projetos existentes dentro da organizao de acordo com
sua complexidade. Nessa etapa, o objetivo ser medir os tamanhos dos projetos
demandados e dividi-los em grupos de acordo com sua complexidade.
Para esse processo funcionar, ser necessrio criar alguns critrios de comparao,
por meio dos quais tentaremos mensurar a complexidade por caractersticas
existentes nos projetos. Lembrando que esse atributos sero diferentes de acordo
com o tipo de projeto e a rea de atuao da companhia. importante, nesse ponto,
refletir sobre quais so os fatores que aumentam ou diminuem a complexidade dos
processos em sua empresa.
Separei alguns exemplos de atributos que podem ajud-lo a classificar a
complexidade de seus projetos:
Esforo necessrio
Baixo (80 a 100horas);
Mediano (101 a 200 horas);
Alto (acima de 201 horas).
Nmero de fornecedores
1;
2 a 3;
4 ou +.
Custo de projeto
At 30 mil;
De 30 a 100 mil;
Acima de 100 mil.
Nmero de colaboradores da equipe interna
1;
2 a 5;
6 ou +.
Capacity Planning na Prtica | 15
Impacto em macroprocessos
1;
2 a 4;
5 ou +.
Quantidade de pessoas impactadas na organizao
At 10;
De 11 a 20;
Acima de 20.
Esses so alguns critrios que podem impactar no dimensionamento da complexidade
do projeto. Para cada categorizao de atributo possvel atribuir uma nota, criando,
assim, um modelo de classificao que permita identificar quantos projetos se tem de
baixa, mdia e grande complexidades.
Essa informao til para saber quanto de esforo ser necessrio para conduzir
projetos de cada uma das naturezas. Para empresas que j esto maduras na gesto
de projetos, pode ser possvel gerenciar at 5 projetos de grande complexidade.
Porm, para empresas que ainda esto dando seu primeiros passos, aconselhvel
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Preparamos a planilha (baixe aqui) para ajudar a identificar, de forma mais simples,
o esforo necessrio para seu prximo ciclo de projetos. Para quem cliente Project
Builder possivel utilizar modelos de projetos por tipo de propostas para mensurar
essa necessidade at o nvel de exatido que a organizao necessita.
Essas filas de demanda podem ser classificadas como um backlog ou como lista de
pendncias. Um backlog muito grande pode significar que a empresa precisa ampliar
sua capacidade de execuo, o que pode ser feito com a ampliao da equipe, com a
melhoria da produtividade do time, com a otimizao dos processos e a capacitao
dos recursos ou com a terceirizao de parte dessa demanda.
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Seu funil da gesto de projetos deve sempre ser otimizado, de maneira a reduzir as
listas de demanda e, ao mesmo tempo, tornar a organizao cada vez mais gil e
pronta para atender s demandas mais importantes para o negcio no momento.
Outra reflexo que deve ser feita pela organizao em relao ao nmero de
recursos dedicados aos projetos, comparando o quanto se gasta com eles versus o
retorno que esses projetos e recursos esto trazendo, tudo com o objetivo de sempre
buscar o melhor retorno sobre o investimento.
Colocando na Prtica
Toda mudana exige planejamento. E com a implementao do capacity planning no
seria diferente. Seu primeiro passo nessa jornada ser identificar a situao do atual
momento para, em seguida, criar um plano de evoluo. Pode ser que partes desses
processos sejam executadas atualmente dentro da companhia. preciso apenas
formalizar melhor sua execuo.
Mas de nada adianta todo o planejamento se a execuo no realizada em
conformidade com ele, no mesmo? Durante a fase do planejamento a
disponibilidade dos diferentes recursos devidamente considerada. Assim, conforme
as atividades de um projeto so concludas, os recursos j comeam a ser utilizados
em outro projeto. E a que mora o problema, principalmente quando se trata de
um recurso crtico, pois o atraso de uma atividade pode gerar um efeito domin em
todos os projetos que usam o mesmo recurso.
Durante a execuo, o objetivo ser controlar o volume de horas executadas e
o percentual de realizao de escopo entregue por atividade. A utilizao do
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CONCLUSO
Uma gesto efetiva da capacidade de execuo gera muitos benefcios para a
organizao, permitindo que ela antecipe demandas, responda rapidamente a
oportunidades do mercado e concentre esforos e ateno naquilo que pode
efetivamente gerar valor para seu negcio.
Para a rea de TI ou para a rea de projetos, controlar efetivamente a capacidade da
companhia permite atestar, de maneira embasada, qual sua efetiva necessidade em
relao aos recursos, apresentando seus argumentos em reunies formais, por meio
de apresentaes por escrito, e no na hora do caf, informalmente.
Para a alta gesto, gerenciar de forma racional os recursos da empresa permite fazer
mais com menos e gerar resultados efetivos para o negcio, colocando o time focado
no que realmente importante.
Independentemente da atual maturidade da empresa, importante ressaltar que
sempre possvel evoluir seus resultados. Pode ser que nesse momento uma parte
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do que foi falado nesse material j esteja sendo executado, mas lembre-se de que
possvel sempre melhorar seus modelos de priorizao de projetos, a estrutura
de recursos humanos, a infraestrutura geral e as ferramentas de gesto e controle,
permitindo, assim, uma melhor alocao dos recursos.
Referncias
1. KEZNER, Harold. Project Management Ninth Edition.
2. COX, Jeff / GOLDRATT, Eliyahu M. A Meta.
3. PM CANVAS
4. COOPER, Robert G. Portfolio Management for New Products.
5. FITZ-ENZ, Jac. Retorno do Investimento em Capital Humano: medindo o valor
econmico do desempenho dos funcionrios.